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FUNDAMENTOS SOBRE BASES DE DATOS ¿QUÉ ES UN DATO? Es una representación abstracta de un fenómeno cuya agrupación con otros datos da origen a la Información. Por ejemplo; 5, “MASCULINO”, “ALFREDO”, “AÑOS”, Si se analizan separadamente, carecerían de significado; pero si se organizan de la forma: “ALFREDO”, “MASCULINO”, 5, “AÑOS”, se hace referencia un hombre cuyo nombre es ALFREDO y tiene 5 AÑOS. CAMPOS, REGISTROS Y TABLAS Un campo es una categoría de datos cuyo valor puede ser numérico, alfanumérico, fecha o lógico (Si/No) entre otras posibilidades. Por ejemplo: El Nombre es un campo de tipo alfabético, la Fecha del Día es de tipo Fecha y El Sueldo es de tipo numérico o moneda. Un registro es una agrupación o estructuración de campos que guardan información relativa a una misma entidad. Obsérve el siguiente caso: Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 NOMBRE José Carlos

APELLIDO Pérez Díaz

CEDULA 15069975 18340109

FECHA NACIM 22/04/1980 30/10/1979

EDAD 27 28

Registro 1 Registro 2

El registro está representado por la agrupación de todos los campos; así: NOMBRE+APELLIDO+CEDULA+FECHA NACIM+EDAD; por tal razón, se observan dos (02) registros en el ejemplo, ya que en el primer caso se trata de una persona y en el segundo, los datos corresponden a otra totalmente diferente. Una Tabla es un arreglo bidimensional que almacena datos sobre entidades que tienen las mismas características. Está distribuida en filas y columnas, donde los registros representan las filas y los campos las columnas. En el ejemplo anterior, se observa una tabla que guarda datos personales de los empleados de una empresa. Nótese que para cada empleado, se almacenará la misma información. ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos es un conjunto de tablas relacionadas entre sí sin redundancias ni inconsistencias (la información no se repite a menos que sea totalmente necesario y es ingresada como es debido). El ejemplo se verá más adelante. Las bases de datos están estructuradas en tablas y relaciones, pero ¿cómo se establecen éstas entre las tablas?. Para dar respuesta a esta pregunta, es necesario acotar que existen tres tipos de relación que se pueden presentar: de uno a uno, de uno a muchos y de muchos a muchos. Para que se puedan vincular o relacionar dos tablas, es necesario cumplir dos condiciones: a) Por lo menos una de las tablas debe tener un índice único y b) Los campos que sirven de enlace deben tener el mismo nombre, tipo de datos y longitud. (esto último es altamente recomendable) Un índice es un campo o conjunto de campos que sirve para optimizar las búsquedas y para regular o restringir el ingreso de valores duplicados en la tabla. Por ejemplo, es muy usual utilizar el campo Cédula como principal para evitar que el usuario ingrese la misma cédula para diferentes registros y por ende, optimizar las búsquedas con este criterio. Un índice o clave principal, no permite valores duplicados para el campo de la tabla; mientras que una clave secundaria o foránea, si lo permite; sirviendo sólo para la optimización de búsquedas.

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A continuación se describe cada tipo de relación que se establecen entre las tablas que conforman una base de datos: 1. RELACIÓN DE UNO A UNO: Se establece cuando un registro de la tabla primaria, corresponde con un registro de la tabla secundaria. En esta relación, las dos tablas deben tener índices que no acepten duplicados para los campos que sirven de enlace. Por ejemplo, la tabla pacientes con la de historias médicas, tal como se observa en la figura: Pacientes

Historias

Cedula Nombre

Apellido

15069973 ALFREDO DIAZ 7668115 MARIA PEREZ 8350118 JOSE RUIZ

No_Historia

No_Historia Fch_Apertura

0001 0002 0003

0001 0002 0003

Fch_Cierre

10/05/2004 01/07/2005 02/07/2005

El campo No_Historia en ambos casos es clave principal y la correspondencia es de un registro de pacientes con un registro de historias. 2. RELACIÓN DE UNO A MUCHOS: Se establece cuando un registro de la tabla primaria, corresponde con muchos registros de la tabla secundaria. En esta relación, la tabla primaria, debe tener un índice que no acepte duplicados para los campos que sirven de enlace, mientras que la tabla secundaria, debe tener una clave foránea; es decir, que si acepte duplicados. Obsérvese el siguiente ejemplo: Pacientes (Tabla primaria) Cedula Nombre

Apellido

15069973 ALFREDO DIAZ 7668115 MARIA PEREZ 8350118 JOSE RUIZ

Admisiones (Tabla secundaria) No_Historia

No. Historia Fecha Ingreso

Diagnostic

0001 0002 0003

0001 0001 0003

Mononucleos Bronquitis Hipertensión

10/05/2004 01/07/2005 02/07/2005

En el ejemplo, se observan dos tablas: la primera guarda los datos básicos de los pacientes que están registrados en una clínica. Cada paciente tiene un número de historia único, nombre y apellido, mientras que en la segunda tabla, se guardan las diversas admisiones que ha tenido por diferentes motivos. Nótese la presencia del campo NoHistoria para poder conocer cuántas veces ha ingresado, en qué momento y por qué motivo. Este campo es un índice NO UNICO para la tabla “Admisiones”, ya que un mismo paciente puede tener muchas admisiones a lo largo de su vida. Lo que se debe cuidar es que el usuario no ingrese el mismo Número de historia para la misma persona en la misma fecha. Es de hacer notar que aunque el campo No_Historia es único en la tabla Pacientes, debe ser No único para la tabla Admisiones. De otra manera, sería imposible establecer una relación de uno a muchos. 3. RELACIÓN DE MUCHOS A MUCHOS: Se presenta cuando existen dos tablas preestablecidas y ambas tienen en sí índices únicos que no tienen que ver uno con el otro, pero se necesitan vincular para realizar pareamiento múltiple. Podría intentarse colocar un campo común en cada una de las tablas, pero se perdería la unicidad de los índices, tal como se muestra: Médicos

Especialidades

NomMed CodMed

CodEsp

CodEsp

NomEsp

A. Diaz G. Perez J. Lopez

01 01 02

01 02

Gastroenter Oftalmólogo

01 01 02

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En el caso anterior, la especialidad 01 (Gastroenterólogo) corresponde al médico “A. Díaz” con el código “01”, pero a su vez, está asociada al médico “G. Pérez” con el mismo código; esto genera redundancias porque si el usuario quisiera obtener un listado de médicos por especialidad, se tendría que preguntar cuál es finalmente el médico que corresponde con el código “01”, dado que ya existen dos registros con ese código (el cual, debería ser un identificador único). Cuando se presentan estos casos, es necesario generar una tabla intermedia que contenga los campos que sirven de índice o clave primaria en las tablas restantes; así: MEDICOS.DBF Nombre

CodMedic

A. Diaz

01

G. Perez

02

J. Lopez

03

MEDXESP.DBF CodMedic 01 01 02 02 03

CodEspe 001 002 001 003 003

ESPECIALIDAD.DBF CodEspe NomEspe 001 002

Gastroenteról Oftalmólogo

003

Traumatólogo

En el ejemplo anterior, se observa la tabla Médicos que guarda los datos de estos profesionales, con un índice principal, que desde luego, no admite duplicados; en la tabla de especialidad; se observa una lista de especialidades que pudiésen tener los médicos en un determinado momento. Cada especialidad tiene un código único y un nombre; pero hay que notar que un médico puede ser Oftalmólogo y Gastroenterólogo al mismo tiempo; es decir, pueden tener muchas especialidades. De allí, surge la tercera tabla para poder realizar el “pareamiento múltiple”, es decir, el médico “01- A. Díaz” tiene las especialidades “001-Gastro” y “002-Oftalmólogo”, cumpliendo lo anteriormente mencionado. La tabla intermedia como ,mínimo debe tener el campo clave de la tabla 1 (Médicos) y el campo clave de la tabla 2 (Especialidad), pero puede contener otros datos como la fecha en que obtuvo la especialidad, la institución que se la otorgó, entre otras. PRINCIPALES CARÁCTERÍSTICAS DE UNA BASE DE DATOS 1. No poseen redundancias; es decir, los datos no se repiten (a menos que sea absolutamente necesario) 2. No posee inconsistencias; o en otras palabras, los registros se ingresan con la totalidad de los campos requeridos para ser considerados válidos 3. Pueden funcionar en entornos centralizados o distribuidos; es decir, una base de datos puede residir en un servidor, o permitir que las estaciones puedan procesar “independientemente” las transacciones, para luego, actualizar la base de datos central a través de una rutina de actualización que valide que no exista redundancia o inconsistencia en los datos. 4. Posee integridad referencial: la cual, es una característica que permite a una tabla padre, actualizar o eliminar automáticamente la información en las tablas hijas de acuerdo a los lineamientos de diseño y otras consideraciones de los diseñadores de bases de datos. Teniendo como punto de partida las teorías anteriores, ahora es el momento de conocer los fundamentos del manejador de Bases de Datos Microsoft Access 2010 y por ende, crear las tablas y relaciones que conformarán nuestra base de datos.

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Microsoft Office Access 2010

5 MICROSOFT ACCESS (2010) DEFINICIÓN: Es un manejador de bases de datos creado por Microsoft Corporation que permite administrar tablas, relaciones, consultas, formularios y módulos de código entre otros objetos para crear soluciones rápidas en lo que respecta al almacenamiento de información en las empresas e instituciones tanto públicas como privadas. Access forma parte de la Suite Microsoft Office, por lo tanto, es totalmente compatible con estas herramientas. INICIO DE MS ACCES 2010 Al iniciar Ms Access 2010, aparece la ventana de presentación en la cual, se debe crear la base de datos sobre la cual trabajar: 1. Para ello, presione el botón “Nueva Base de Datos en blanco”

2. Luego, clickee en el botón y cree una carpeta en el disco C: con el nombre “sistema” 3. Una vez creada, volvemos a la pantalla inicial y le damos el nombre central.accdb 4. Presione el botón “Crear” y de esta manera, entrará en el entorno de desarrollo integrado de Access, tal como se muestra en la siguiente figura: Barras de herramien tas

Botón Archivo

Panel de Herramien tas

La Barra de Herramientas: Contiene iconos asociados a métodos abreviados para desplegar acciones propias de Access. El área de trabajo o Escritorio de Access: Sirve de soporte a los elementos de la interfaz. Cambia de acuerdo a lo que estemos realizando.

Panel de objetos Area de trabajo

Barra de Estado

Por ejemplo, si estamos en modo edición, muestra una cuadrícula con los campos donde podremos realizar el ingreso de los datos, pero si estamos en modo de diseño, mostrará las opciones de definición de tablas.

6 Panel de Objetos: Es un área donde irán apareciendo todos los objetos que se definirán como elementos de nuestra interfaz, a saber, tablas, formularios, reportes, etc. Barra de Estado: Muestra el estado de los procesos realizados por Access Panel de Herramientas: Sustituye a los menús de versiones anteriores. Contiene las opciones de administración de datos, tablas, relaciones, informes, etc, Que antes aparecían como menús. CREAR UNA BASE DE DATOS (Sólo se coloca como referencia) Para crear una nueva base de datos hagamos clic en el botón Archivo de Access 2010 y luego en la opción “Nuevo” (o presionamos CONTROL+U) Allí aparecerá la ventana de inicio de Acces 2010. Repita los pasos 2 a 4 Una vez creada la base de datos, debemos comenzar a diseñar nuestras tablas: CREAR UNA TABLA En Access 2010, cuando ud acaba de crear una nueva base de datos, se genera automáticamente una tabla con el nombre “tabla1” y en el área de trabajo, aparecerá una cuadrícula donde se podrán ir ingresando datos y generando las columnas (campos) de la tabla, tal como se muestra a continuación: Sin embargo, a efectos de este curso, trabajaremos en el modo diseño, para ello: 1) Clickee con el botón derecho en el panel de objetos, justo sobre el objeto Tabla1: Tabla y seleccione Vista Diseño 2. Se le pedirá ingresar el nombre de la tabla, a lo cual, ud colocará alumnos tal como se muestra a continuación:

Ahora, aparecerá la ventana de diseñador de tablas, donde deberá indicar las características de los campos que contiene. 3. Access 2010 crea un campo Id automáticamente. Sencillamente, nos colocamos sobre éste y borramos el nombre Id. Ahora, estamos dentro del recuadro Nombre del Campo y le colocamos el nombre del primero de ellos, al cual, llamaremos cedula (se recomienda colocar los nombres de campo en minúscula y sin espacios en blanco). 4. En la lista Tipo de Datos, desplegamos las opciones que muestra clickeando en la flecha que acompaña al cuadro de texto y allí seleccionamos la opción Texto. De esta manera, le indicamos a Access que el tipo de datos que permitirá el campo cédula será texto.

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Observación: Aunque la cédula es un valor numérico, se recomienda utilizar los campos numéricos sólo cuando se requiera realizar operaciones matemáticas o aritméticas (no tiene sentido sumar, restar o multiplicar cédulas) por lo cual, se le asigna el tipo texto. Otra acotación importante es que se acostumbra colocar un literal (letra) delante de la cédula y esto no podría realizarse si el campo fuese sólo numérico. Debemos recordar igualmente que si el campo se define como texto, podríamos indicarle a Access que sólo permita ingresar datos numéricos (aunque el campo por defecto permita todo tipo de caracteres). Esto lo podemos lograr indicando una Máscara de Entrada tal como se mostrará en pasos siguientes. Información Importante: Tipos de datos que soporta Ms Access. Tipo de Datos

Descripción

Límites en tamaño

Texto

(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto.

Memo

Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.

Hasta 65.535 caracteres. (Si el campo se manipula a través de DAO y sólo se va a almacenar en él texto y números [no datos binarios], el tamaño está limitado por el de la base de datos).

Numérico

Datos numéricos utilizados en cálculos 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el matemáticos. Para obtener más valor de la propiedad Tamaño información sobre la forma de del campo es Id. de réplica). establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del campo.

Fecha/Hora

Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

8 bytes.

Currency

Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

8 bytes.

Autonumérico

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

8 tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Si desea más información, vea el tema de la propiedad Nuevos valores. 1 bit.

Sí/No

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de Hasta 1 gigabyte (limitado por cálculo de Microsoft Excel, un el espacio disponible en disco) documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.

Hipervínculo

Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

texto a mostrar: el texto que aparece en un campo o control. dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o una página (dirección URL). subdirección: posición dentro del archivo o la página. sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas, que crea un campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

En la parte media de la pantalla, se observarán las propiedades de cada campo. Para modificarlas, debe seleccionar con un clic el campo deseado (por ejemplo: “cédula”) y luego, presionar F6 o clickear en la propiedad deseada. 5. Para cada campo, debemos indicar sus características como el ancho, título, etc. Para ello, se utiliza el panel Propiedades de Campo

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Las principales propiedades asociadas a los campos son: Tamaño del Campo: Indica el tamaño del campo (en caracteres). Para el caso de los campos numéricos, el usuario podrá elegir entre “entero”, “entero largo”, “byte”, simple o doble. Según sea la elección, los rangos de datos varían. Para el caso específico del campo cedula, debe tener una longitud de 9 caracteres. Valor

Descripción

Precisión decimal

Tamaño de almacenamiento

Byte

Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna

1 byte

Decimal

Almacena números entre 10^38-1 y 10^38-1 (.adp) Almacena números entre 10^28-1 y 10^28-1 (.mdb)

28

12bytes

Integer

Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Ninguna

2 bytes

Entero largo

(Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna

4 bytes

Single

Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

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4 bytes

Double

Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

15

8 bytes

10 En algunos casos como los campos tipo Fecha o Memo, se reservará el tamaño preestablecido de acuerdo al tipo de datos. Formato: Permite especificar cómo se mostrarán los datos al usuario una vez que se han ingresado. Por ejemplo, si se trata de un campo tipo “fecha”, puede elegir entre “fecha larga” (Domingo 01 de Enero de 2000) o “fecha corta” (01/01/2000). Por su parte, “>” y “