Story Transcript
1. OBJETIVO:
4. DEFINICIONES:
Estandarizar las actividades para realizar la identificación y trazabilidad de los Productos “Informe de Auditoría1” y “Función de Advertencia”.
IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de auditoría, informe de visita fiscal y la función de advertencia de otros.
2. ALCANCE:
PRODUCTO: Es el resultado de un proceso en el que participan varias actividades interrelacionadas. Los productos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal corresponden a los informes (de auditoría regular o especial y de visita fiscal) y las Funciones de Advertencia.
Inicia con la identificación del producto “Informe de Auditoría”, “Informe de Visita Fiscal” o “Función de Advertencia” y termina con realización de la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los procedimientos. 3. BASE LEGAL: Ver normograma 1
TRAZABILIDAD: Es la capacidad de identificar un producto y proveer información acerca de su historia, origen y su proceso de elaboración. 5. ANEXOS:
Incluye informe de auditoría e informe de visita fiscal
No aplica. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No 1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
CUALQUIER CARGO QUE SE Identifica el producto “Informe de Auditoría”, “Informe de Visita Fiscal” PROPONGA REALIZAR LA o “Función de advertencia”, verificando que contenga las siguientes IDENTIFICACION DEL PRODUCTO características o atributos: • • • • •
2
REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
Nombre del Sector. Nombre del Sujeto de Control. Periodo Auditado (vigencia) (aplica para auditorías o visitas fiscales). Modalidad de Auditoría (regular o especial). Objetivo de la función de advertencia (aplica para función de advertencia).
CUALQUIER CARGO QUE SE Realiza la trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención de los PROPONGA REALIZAR LA productos: Informe de Auditoría, de Visita Fiscal o Función de advertencia; TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO. verificando los registros determinados en los procedimientos que aplique.
7. ANEXOS No aplica 8. CONTROL DE CAMBIOS
4
VERSIÓN
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0
R.R. 04 de febrero 06 de 2003
Modificación total del Procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 004 de febrero 6 de 2003, de la siguiente manera:
Modificación del Alcance del Procedimiento, así: “Se inicia con la identificación del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral que contiene cada una de las actividades conducentes a su aprobación y termina con la trazabilidad de cada una de dichas actividades a través de los registros de los procedimientos: Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Informe Preliminar de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Actas de Mesas de Trabajo; Formatos de Traslado de hallazgos; Programas de Auditoría; Memorando de Planeación; Memorando Encargo de Auditoría y Plan de Auditoría Distrital PAD. La Trazabilidad se puede efectuar desde la aprobación del PAD hasta la firma del informe o viceversa.
Modificación de las dos actividades del procedimiento, así: La primera: Identifique el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, verificando que contenga cada una de las siguientes actividades, conducentes a su aprobación: Periodo del PAD, Nombre del Sector, Nombre del Sujeto de Control, Periodo Auditado (vigencia), Modalidad de Auditoría y Fase del PAD y la segunda: Realiza la Trazabilidad de cada una de las mencionadas actividades a través de los registros de los procedimientos.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-4 • 2013 • DICIEMBRE • 20
VERSIÓN
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
2.0
R.R. 030 de mayo 21 de 2003
NATURALEZA DEL CAMBIO
El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. Actividad 1: Se modifica la Identificación del Producto suprimiendo el atributo “fase del PAD”, en consecuencia se ajusta el alcance del procedimiento. Así mismo, se ajusta redacción de la actividad No. 2.
3.0
R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004
4.0
R.R. 018 de 14 de agosto de 2006
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. Se cambia de versión. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se modifica la definición de trazabilidad y se ajusta el nombre de Fase a Ciclo de Auditoría.
5.0
R.R. 029 de noviembre 03 Se modifica en la actividad 2 del procedimiento que no es Traslado de Hallazgos, sino Concluir Hallazgo de 2009 de Auditoría.
6.0
R.R. 007 de marzo 31 de 2011
Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión Se elimina Ciclo del PAD Se cambia para la trazabilidad el procedimiento Memorando de encargo y memorando de planeación por Memorando de asignación de auditoría Se incluye la trazabilidad para los productos relacionados con la Visita Fiscal y la función de advertencia. Se incluye como producto la Función de Advertencia, por tanto se modifica el nombre del procedimiento, con el fin de dejarlo general.
7.0
R.R. 055 de diciembre 18 de 2013
PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL
Página: Página 1 de 8 Código documento:04002 Código formato: 01002005 Versión: 11.0
FECHA: Noviembre 29 de 2013
Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)
Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía
Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo:
Cargo:
Contralora Auxiliar
Director Técnico de Planeación
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-5 • 2013 • DICIEMBRE • 20
5
6
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-6 • 2013 • DICIEMBRE • 20
ACTIVIDAD A CONTROLAR
Elaborar y actualizar el PAD
Elaborar Memorando de Asignación
Elaborar Programas de auditoría o Plan de trabajo para adelantar visita fiscal
Validar la observación de Auditoría
Elaborar y Comunicar Informe Final
Nº
1
2
3
4
5
REQUISITOS
Coordinador Grupo Especial TIC´s
Cumplimiento de los criterios de aceptación o rechazo incluidos en la caracterización del producto.
Coordinador Grupo Especial TIC´s
Director de Reacción Inmediata
Director Técnico Sectorial
Coordinador Grupo Especial TIC´s
Director de Reacción Inmediata
Director Técnico Sectorial
Que los programas Director Técnico de auditoría o Sectorial planes de trabajo cumplan con Director de las variables a Reacción Inmediata controlar. Coordinador Grupo Especial TIC´s
ATRIBUTOS: Que se cumplan con los requisitos especificados en la matriz de caracterización del producto PRESENTACIÓN: Que se cumpla con los requisitos de presentación determinados en la matriz de caracterización del producto. Procedimiento para ESTRUCTURADO: Que cumpla con la estructura adelantar auditoría definida para cada producto. especial o visita fiscal.
ESTRUCTURADO: Que los programas de auditoría o planes de trabajo se encuentren acorde con la estructura establecida en los procedimientos respectivos. COHERENTE: Que los programas o plan de auditoría sean coherentes con lo establecido en los memorandos de asignación.
Que la observación cumpla con las variables a controlar
Procedimiento para elaborar el Informe de Auditoría y Cierre de Auditoría.
Contralor Auxiliar
RESPONSABLE
ESTRUCTURADO: Que esté acorde con el modelo Que el memorando Director Técnico presentado en el procedimiento respectivo. de asignación Sectorial cumpla con las variables a Director de controlar. Reacción Inmediata
COMPLETO: El documento del PAD debe tener Que el PAD cumpla como mínimo lo establecido en el anexo de con las variables a estructura del Plan de Auditoría Distrital PAD controlar. incorporado en el procedimiento respectivo. COHERENTE: La programación de las auditorías debe ser coherente con los lineamientos de la Alta Dirección y los requerimientos de los demás proceso.
VARIABLES A CONTROLAR
Procedimiento para OBJETIVO: La observación se debe establecer la ejecución de con fundamento en la comparación entre el criterio auditoría. y la condición. RELEVANTE: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete Procedimiento para la percepción colectiva del equipo auditor. adelantar auditoría VERIFICABLE: Que se pueda confrontar con especial o visita hechos, evidencias o pruebas. SOPORTADO: fiscal. Que los hallazgos estén soportados en papeles de trabajo.
Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal.
Procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la Función de Advertencia
Procedimiento para adelantar auditoría especial o visita fiscal.
Procedimiento para la elaboración del memorando de Asignación y planeación de la Auditoría.
Procedimiento para la elaboración y Actualización del Plan de Auditoría Distrital - PAD
MÉTODO DE CONTROL
REGISTRO
ACCIONES DE CORRECCIÓN
OBSERVACIONES
P r o g r a m a s Devolver al equipo auditor Los programas de auditoría de auditoría o y realizar los ajustes aplican para las auditorías Plan de trabajo correspondientes. regulares o especiales y el aprobado plan de trabajo aplica para la visita fiscal.
de Devolver y realizar los Aplica para las auditorías ajustes correspondientes. regulares, especiales, visitas fiscales y Función de advertencia.
Cada vez que culmina el proceso de auditoría
Actas comité técnico sectorial.
Aplicar el procedimiento para el control del producto no conforme
Aplica para las auditorías regulares, especiales, visitas fiscales y Función de advertencia.
Durante el período Acta de mesa de Devolver al equipo auditor Aplica para auditorías de ejecución trabajo, actas de y realizar los ajustes regulares, especiales o comité técnico. correspondientes. visitas fiscales
Cada vez que se planea una auditoría regular, especial o visita fiscal
Cada de vez que Memorando se planea una asignación auditoría, visita fiscal o Función de Advertencia.
Cada vez que se PAD Actualizado Devolver al Director Aplica para las auditorías apruebe un PAD en la Intranet Técnico de Planeación regulares y especiales. para realizar los ajustes correspondientes.
FRECUENCIA DE CONTROL
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
En la tercera columna del formato relacionar los procedimientos a la actividad a controlar.
1.0
RR 4 Feb-6/03
Actividad 1, columna modificar por Dirección Técnica de Planeación. Actividad 4, columna 5, modificar por Memorando de Planeación. Actividad 8, columna 8, agregar: Mesas de trabajo Jurídica. Actividad 9, columna 9, modificar por realizar seguimiento a la comunicación del hallazgo. Actividad No. 10, columna 4, primer párrafo, suprimir lo correspondiente a fenecimiento. Actividad 11, columna 8, agregar: o documento que permita evidenciar la reunión con el sujeto de control. En la Modalidad de Auditoría Especial, realizar un nota pie de página, donde se indique que la Auditoría Transversal está contenida en esta modalidad de auditoría. Columna 5 cambiar la palabra característica por variable. Actividad 2 columna 9, agregar la Responsable Subsectorial. Actividad 5 columna 6 cambiar Subdirector de Fiscalización por Director Sectorial. Actividad 8 columna 9 agregar “por el Comité Técnico Sectorial y por la mesas jurídica. El documento cambia de versión. Actividad 3: Modificar Evaluar Preliminarmente el SCI por Evaluar el SCI y el requisito de completo suprimir lo correspondiente a “antes de terminar la fase de planeación”.
2.0
RR 30 May-21/03
Actividad 12: Redefinir el último párrafo de la actividad, así: “Que se evidencie el análisis de la respuesta del sujeto de control. Si bien es cierto comunicar el informe es posterior al producto final informe, las Direcciones Sectoriales deben garantizar la característica de Completo. Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, debe remitirse al sujeto de control y copia dura a la Subdirección de Servicios Administrativos para fotocopiado y empaste para distribución; la copia Original será devuelta a la Dirección que origina el Informe. (El Subdirector de Servicios Administrativos debe coordinar con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias a duplicar, incluyendo una para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales). Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones. El documento cambia de versión. Se unifican en una sola variable a controlar la “Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; Concluir Hallazgos de Auditoría y Comunicar Hallazgos a otras Instancias”.
3.0
RR 48 Sept-30/03
Así mismo se suprimieron como actividades a controlar la Evaluación del Sistema de Control Interno, Desarrollar Objetivos Subsectoriales, Elaborar el Informe Preliminar y Presentar al sujeto de control los resultados de la auditoría, con el fin de que las variables a controlar sean consecuentes con las actividades claves del proceso definido en la Descripción del Proceso Micro. De igual manera, se estableció que el Plan de Calidad diseñado para la Auditoría Especial Aplica para cualquier otra clase de actuación fiscal. Se suprime la modalidad de Auditoría de Seguimiento. Se modifica la característica de estructurado, así: Objetivo General, Componentes de integralidad, Objetivos subsectoriales, Objetivos de Articulación, Objetivos transversales y Duración de la Auditoría.
4.0
RR 51 Dic-30/04
Se ajusta la estructura del Memorando, así: Análisis del Sujeto, Areas Criticas, Objetivos de Auditoría, Plan de Trabajo Sectorial, Programas por componente de integralidad y cronograma. Se modifica la estructura del Informe de Auditoría: Dictamen Integral, Análisis Sectorial y Resultados de Auditoría.
5.0
RR 45 Nov-30/05
Cambia de versión. Para la elaboración del PAD se incluye concepto de integración y aseguramiento de la evaluación sectorial.
6.0
RR 18 Ago-14/06
El memorado de encargo debe contener los hechos relevantes de la revisión de la cuenta y una adecuada evaluación del sujeto de control, al igual que para el memorando de Planeación, así como la aplicación de la Metodología para la Evaluación de la Gestión y los Resultados. Para la elaboración del informe se dispone que el concepto sobre la gestión se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados y la inclusión de un concepto breve sobre la revisión de la cuenta. Se adiciona seguimiento a los Planes de Mejoramiento y advertencias y pronunciamientos comunicados.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-7 • 2013 • DICIEMBRE • 20
7
VERSIÓN
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN En la actividad 1 – Completo, se incluye “el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual”. En la actividad 2 – Estructurado, se incluye “universo de la muestra”.
7.0
RR 29 Nov-3/09
En la actividad 3 – Completo, se incluye “muestra”. En la actividad 6 – Completo, se cambia la Subdirección de Servicios Administrativos por la Dirección de Apoyo al Despacho y se aclara que a la Dirección de Economía y Finanzas el medio magnético será de las auditorías regulares.
8.0
RR 7 de Mar-31/11
Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada, especificando las actividades a controlar que le aplican y las especificidades en el caso que aplican. El plan de calidad cambia de versión. Se modifica el nombre del memorando de encargo de auditoría por “memorando de asignación de auditoría.
9.0
RR 33 Dic-9/11
Se suprime la modalidad de auditoría abreviada. Se suprime el procedimiento “memorando de planeación y programas de auditoría”. Del procedimiento “informe” se suprime el análisis sectorial, el informe ejecutivo y se establece para el componente de evaluación al SCI NO transcribir el significado de cada uno de los subsistemas y componentes, se debe hacer un análisis concreto por cada subsistema, indicando únicamente cual de los componentes no cumplió.
10.0
RR
Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Se ajustan las variables a controlar que apliquen a los productos del proceso.
R.R. 055 de diciembre 18 de 2013
11.0
Página: Página 1 de 7 Código documento:04003 CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTOS
Código formato: 01002006 Versión: 10.0
FECHA: Noviembre 29 de 2013
Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)
8
Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía
Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo:
Cargo:
Contralora Auxiliar
Director Técnico de Planeación
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-8 • 2013 • DICIEMBRE • 20
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-9 • 2013 • DICIEMBRE • 20
9
ATRIBUTOS
DE PRESENTACION
ESTRUCTURADO
2
3
CARACTERÍSTICA
1
ÍTEM
Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Objetivo: El texto del producto debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega de la función de advertencia por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo.
Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Se debe incluir la fuente de la información manejada. Cifras: Las cifras presentadas en el informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: pesos, miles, millones de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas. Marca de agua: el informe preliminar debe llevarlo, para identificar que no es un documento oficial definitivo y protegerlo de posibles filtraciones. Se debe incluir como marca de agua el concepto “Informe Preliminar”.
El análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas.
Cuadros, tablas y gráficos: En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño.
Que cumpla con la estructura definida para cada producto.
1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo resultados de auditoría. Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombre propios.
1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la izquierda.
1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda.
Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado.
Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:
1.
Protocolo: Debe redactarse en: ⇒ Letra Arial tamaño 12 de Word. ⇒ Margen superior, 4 centímetros. ⇒ Margen inferior, 3 centímetros. ⇒ Margen izquierdo, 3 centímetros. ⇒ Margen derecho, 3 centímetros. ⇒ Espacio interlineado sencillo.
Se debe cumplir los siguientes requisitos de presentación:
REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O RECHAZO
Aplica para informes de auditoría, visita fiscal ó función de advertencia.
Para el caso de los Hallazgos en informes de auditoría o de visita fiscal, siempre se deberá utilizar como unidad de medida pesos.
Aplica para informes de auditoría, visita fiscal ó función de advertencia.
Para el caso de los hallazgos se debe tener en cuenta que la redacción debe ser en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CB.
OBSERVACIONES
Procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la Función de Advertencia.
Procedimiento para adelantar visita fiscal El procedimiento correspondiente especifica la estructura para cada y auditoría especial. producto.
Procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría.
PROCEDIMIENTO NORMA O LEY
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
1.0
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA RR 4 Feb-6/03
2.0
RR 30 May-21/03
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
En la cuarta columna de la Caracterización de Producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”, relacionar el Procedimiento “Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. Se suprime la modalidad de auditoría Abreviada, redefiniendo las características para los informes de auditorías Modalidad Especial y de Seguimiento. Así mismo, se define que la caracterización del Informe de Auditoría Especial aplica para cualquier otra clase actuación fiscal.
3.0
RR 51 Dic-30/04
Se suprime la columna correspondiente a Seguimiento. Se suprime de la estructura del Informe la Introducción y Hechos Relevantes, quedando así: Dictamen, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo. El dictamen se estructura así: Introducción, Alcance, Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión sobre los Estados Contables, Fenecimiento y Anexos. Se agrega en el Capitulo de Resultados Síntesis por Componente de Integralidad.
4.0
RR 45 Dic-30/05
Cambia de versión
5.0
RR 18 Nov-14/06
En el dictamen se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta. En completo que el concepto de Gestión y Resultados debe ser producto de la aplicación de la Metodología establecida. En el capitulo de resultados se señala que debe hacerse seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados. En estructurado para el informe de auditoría especial se señala que se haga seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados en las áreas o aspectos evaluados en la auditoría. En coherente incluye el tema de metodología para la evaluación de la gestión y los resultados. En soportado que los hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.
6.0
RR 29 Nov-29/09
Se adiciona la modalidad de Auditoría a Entidades con Participación Accionaria. En cada uno de los ítems se hicieron las observaciones pertinentes.
7.0
RR 7 Mar-31/11
Cambia de Versión. Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada, especificando las características que le aplican y las especificidades en cada caso.
8.0
RR 33 Dic-9/11
Cambia de versión. Se suprime la modalidad de auditoría “Abreviada”. En la característica “Estructurado” se suprime el numeral de análisis sectorial.
9.0
RR 30 Dic 28/12
Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se determinan tres grandes características para los productos del proceso, con base en esto se actualiza el formato. Se asegura el manejo de la fuente en la elaboración de cuadros y gráficas.
10.0
10
R.R. 055 de diciembre 18 de 2013
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-10 • 2013 • DICIEMBRE • 20
Página: Página 1 de 7 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Código documento:04004 Código formato: 01002002 Versión: 6.0
FECHA: Noviembre 29 de 2013 Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)
Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía
Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo:
Cargo:
Contralora Auxiliar
Director Técnica de Planeación
1. OBJETIVO: Estandarizar el tratamiento del producto que no es conforme con los requisitos y prevenir su uso o entrega no intencionado. 2. ALCANCE: Inicia cuando el Director Sectorial, Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial TICS; diligencia el formato de control de producto no conforme, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la Caracterización del Producto y culmina con la aprobación del informe. 3. BASE LEGAL: Ver normograma 4. DEFINICIONES : ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable. CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. PRODUCTO: Resultado de un proceso. PRODUCTO NO CONFORME: Producto, que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de calidad definidas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. ANEXO: Control del Producto No Conforme. Formato Código: 04004001.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
1
DIRECTOR TECNICO SECTORIAL
Diligencia el Formato de Control de Producto No Conforme, describiendo las no conformidades o si estas son identificadas por el cliente y establece las acciones a seguir y responsables.
Formato Control del Producto No Conforme
DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Ver anexo 1.
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS 2
SUBDIRECTOR, ASESOR, GERENTE, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo asignado)
Ejecuta las acciones determinadas en el Anexo 1, teniendo en cuenta las fechas estipuladas en el mismo.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-11 • 2013 • DICIEMBRE • 20
11
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
3
DIRECTOR TECNICO SECTORIAL
Presenta el Informe si ha sido corregido o si se ha aceptado su uso, liberación o una concesión ante el Comité Técnico Sectorial o mesa de trabajo, para su aprobación final.
Acta de Comité Técnico
Punto de control: Verifica que el informe se haya ajustado de conformidad con las acciones establecidas en el formato.
DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS 4
DIRECTOR TECNICO SECTORIAL
Firma y comunica el informe o Función de Advertencia.
DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA
Activa procedimiento para la preservación del producto.
Acta de mesa de trabajo1
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
7 ANEXOS ANEXO 1 FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
VIGENCIA ACTUAL: PERIODO AUDITADO (Vigencia): SECTOR: SUJETO: MODALIDAD DE AUDITORIA, VISITA FISCAL O FUNCIÓN DE ADVERTENCIA: INTERNA2
EXTERNA3
FECHA: _____________________________________CONSECUTIVO:______ 1. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ___________________________________________ 2. ACCION (Indicando responsables y tiempo): _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _____________________________________ __________________________________________________
Firma Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata Coordinador Grupo especial TICS
12
1
Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
2
INTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del producto es detectada al interior de la Dirección Sectorial o Director de Reacción Inmediata, antes de la liberación del producto.
3
EXTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del producto es detectada por el Cliente: Concejo y/o Ciudadanía.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-12 • 2013 • DICIEMBRE • 20
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0
R.R. 04 de febrero 06 de 2003
Modificación página 2 del Procedimiento, en lo correspondiente al alcance, de tal manera que concuerde con las actividades inicial y final de la Descripción del procedimiento; así: “Inicia con la presentación del Informe al Comité Técnico Sectorial y culmina con la aprobación del informe”.
1.0
R.R. 030 de mayo 21 de 2003
El Procedimiento cambia de versión. Se eliminó la actividad No. 1, en consecuencia se modifica la secuencia de la descripción del procedimiento y el alcance del mismo. El Procedimiento cambia de versión. 2.0
R.R. 051 de diciembre 30 de 2004
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. Se cambia de versión. Se modifica la redacción del alcance. Se ajusta fase por ciclo.
3.0
R.R. 018 de agosto 14 de 2006
Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se establece punto de control. Se reorganizan las actividades en el sentido que el formato para el control del producto no conforme, se diligencia como resultado de la revisión por parte del Director Sectorial o del cliente. En la actividad No. 4 se establece un punto de control. Cambia de versión.
4.0
R.R. 029 de noviembre 03 de 2009
El cambio obedece a la necesidad de mantener unificados los procedimientos en una sola Resolución Reglamentaria. Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión
5.0
R.R. 007 de marzo 31 de 2011
Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos. Se incorporan definiciones. Se incluyen actividades para dar mayor claridad al procedimiento.
6.0
R.R. 055 de diciembre 18 de 2013
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-13 • 2013 • DICIEMBRE • 20
13
Página 1 de 17 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA FUNCIÓN DE ADVERTENCIA
Código documento:04006 Código formato:01002002 Versión: 9.0
FECHA: Noviembre 29 de 2013 Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso) Firma:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía
Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo:
Cargo:
Contralora Auxiliar
Director Técnico de Planeación
1. OBJETIVO Estandarizar las actividades para elaborar, comunicar y realizar seguimiento a la función de advertencia comunicada al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. o al representante legal del sujeto de control, competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C. 2. ALCANCE Este procedimiento contempla: ELABORACIÓN: Inicia con la información que suministran los Profesionales o Asesores del DRI al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS de los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros y termina con la radicación de la Función de Advertencia a través de la herramienta diseñada para tal fin. COMUNICACIÓN: Inicia con la comunicación de la función de advertencia y termina con el Análisis de la Respuesta de la administración a la Función de Advertencia. SEGUIMIENTO: Inicia con la programación del seguimiento a las acciones implementadas por el sujeto de control derivadas de la función de advertencia y termina con el traslado a las autoridades competentes de los hallazgos establecidos con las diferentes instancias. 3. BASE LEGAL Ver normograma 4. DEFINICIONES BENEFICIO DE CONTROL FISCAL21: Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor,
14
Revisión Técnica (Director de Planeación)
de los estudios macroeconómicos comunicados, de advertencias, o acciones del control fiscal participativo. Cuando el beneficio se derive de la función de Advertencia, debe estar sustentado en un estudio previo, en el cual se identifiquen y señalen claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio público y, una vez aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia, comprobar la realización de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en términos de beneficios EXPEDIENTE DE LA ADVERTENCIA: Conjunto de registros y documentos que evidencian las distintas actuaciones realizadas sobre la Función de Advertencia presentada por parte de la Contraloria de Bogotá. FICHA TÉCNICA DE LA ADVERTENCIA: Documento donde se registra los aspectos más relevantes de la Advertencia, desde su elaboración, comunicación y seguimiento. FUNCIÓN DE ADVERTENCIA: Acción que permite a la Contraloría de Bogotá advertir a la Administración Distrital e informar al Concejo de Bogotá (como apoyo al control político), sobre los actos, hechos, operaciones o decisiones que generen un riesgo de pérdida de los recursos públicos distritales y/o vulneración de los principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal de los sujetos de control o que si están sucediendo no sean mayores; sin perjuicio de las actuaciones que competen al organismo de control fiscal. Esta Función de Advertencia, deberá encontrarse soportada para su expedición en un informe técnico que contenga las evidencias objetivas que sustenten su suscripción.
1
Tomado de la metodología para la identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios de control fiscal expedido por Auditoría General de la República.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-14 • 2013 • DICIEMBRE • 20
5. ANEXOS * Anexo 1: Modelo memorando de asignación. * Anexo 2: Modelo Estructura “Función de advertencia”. No
RESPONSABLE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
1
GERENTE ASESOR DIRECCION DE REACCIÓN INMEDIATA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1. ELABORACIÓN
ACTIVIDAD
REGISTROS
Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros.
DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
2
Evalúa la pertinencia del tema y asigna el (los) DIRECTOR DE funcionario(s) que elaborará(n) la Función de REACCION INMEDIATA Advertencia. O
Memorando de asignación (Anexo 1).
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
3
GERENTE, ASESOR, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
Elabora y presenta ante el Director Sectorial o al Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial TICS el proyecto de Advertencia, anexando el Informe Técnico correspondiente. Revisa en Comité técnico o mesa de trabajo el contenido, alcance y pertinencia del Proyecto de Advertencia y determina su procedencia o improcedencia.
DIRECTOR TECNICO
4
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
El documento debe incluir en todo caso el eventual daño. DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA Verifica que la función de advertencia cumpla con los atributos y características de presentación COORDINADOR determinadas en la caracterización del producto; GRUPO ESPECIAL así como con la estructura establecida en el anexo TICS 2 de este procedimiento; de lo contrario aplica procedimiento de control de producto no conforme.
Observación: La Dirección de Reacción Inmediata o el Grupo Especial TICS elaborará Funciones de Advertencia producto de las actividades asignadas por el Contralor. Si el tema involucra otras sectoriales, la coordinación de la actividad estará en cabeza de la sectorial en cuyo sujeto de control se presentan los hechos presuntamente irregulares, para lo cual las sectoriales brindaran en forma oportuna e integral el apoyo necesario.
Proyecto Función de advertencia (Anexo 2) Informe Técnico2
Punto de Control: Cuando la Advertencia tiene como origen un proceso auditor, se puede convocar como invitados los Acta Comité integrantes del Equipo que realizó la Técnico3 auditoría en el Sujeto de Control y los elaboraron el informe técnico. Acta de mesa de que Invita a participar en el Comité trabajo4 Técnico a las Direcciones Sectoriales involucradas, si el tema objeto de posible advertencia afecta a sujetos de control de otras sectoriales.
Archiva proyecto de Función de Advertencia Fiscal, en caso de ser improcedente. DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL 5
DIRECTOR DE Remite en medio magnético y/o impreso con su pie REACCIÓN INMEDIATA de firma el proyecto de Función de Advertencia junto con el Informe Técnico para firma del Contralor. COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
Memorando Remisorio
2
El informe técnico debe contener como mínimo los siguientes elementos: (a) Pruebas de que se presentan hechos inobjetables y graves que hacen necesaria nuestra advertencia sobre procesos a ejecutar o en ejecución, b) hechos que permitan concluir que de nuestra intervención se deriven beneficios de control fiscal y c) demostración de que el daño contra el patrimonio distrital es inminente.
3
En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.
4
Aplica para la Dirección de Reacción de Reacción Inmediata y el Grupo Especial TICS.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-15 • 2013 • DICIEMBRE • 20
15
No
RESPONSABLE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
1
GERENTE ASESOR DIRECCION DE REACCIÓN INMEDIATA
6
7
CONTRALOR
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros. Punto de Control: En caso de no ser aprobada la Función de Advertencia, se debe devolver a la Dirección Sectorial y/o Dirección de Reacción Inmediata y/o Grupo Especial TICS para su complementación y/o archivo.
Analiza y firma la Función de Advertencia.
Punto de Control: Se archiva el documento original con radicado que certifique su entrega anexando el correspondiente Informe Técnico.
TECNICO OPERATIVO Radica la Función de Advertencia a través de la DIRECCION DE APOYO herramienta diseñada para tal fin. AL DESPACHO
6.2. COMUNICACIÓN
1
2
Comunica la Función de Advertencia al Alcalde Mayor y/o al representante legal del sujeto de control y envía copia de la misma a la Dirección Sectorial o CONTRALOR AUXILIAR Dirección de Reacción Inmediata o Grupo Especial TICS. CONTRALOR
Remite la Función de Advertencia Fiscal a la Oficina DIRECTOR DE APOYO Asesora de Comunicaciones para su divulgación en AL DESPACHO los medios de comunicación internos y/o externos.
DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO
3
4
5
16
CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA Y/O COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS CONTRALOR O CONTRALOR AUXILIAR
DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA O COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
Conforma expediente para las funciones de advertencias comunicadas que contenga: antecedentes, soportes, Función de Advertencia debidamente firmada, respuesta del sujeto de control; así como los seguimientos actualizados por las Direcciones sectoriales.
Recibe de la administración la respuesta de la Función de Advertencia. Remite copia al Director Sectorial y/o Director de Reacción Inmediata y/o Coordinador del Grupo Especial TICS, para su análisis.
Oficio, Memorando y Función de Advertencia Firmada Punto de control: Para todos los efectos la fuente oficial de la Función de Advertencia será: 1. FÍSICA: Dirección de Apoyo al Despacho y Dependencia que origina la Función de Advertencia. 2. VIRTUAL: Página web e intranet. Observación: Sobre aquellas Funciones de Advertencias proyectadas por una dependencia distinta de la que ejerce vigilancia sobre el respectivo sujeto de control, corresponde al Director Sectorial competente conformar el expediente y llevar el registro, control y seguimiento sobre el mismo, con la participación de la dependencia que la elaboró.
Punto de control: En la Dirección de Apoyo al Despacho se archiva el original en el expediente de la función de advertencia respectiva.
Archiva copia de la respuesta en el expediente de la Función de advertencia respectiva. Solicita la revisión y análisis de la respuesta a la Función de Advertencia, presentada por la Administración.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-16 • 2013 • DICIEMBRE • 20
No
RESPONSABLE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
1
6
GERENTE ASESOR DIRECCION DE REACCIÓN INMEDIATA ASESOR DIRECCIÓN DE REACCIÓN INMEDIATA PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros. Analiza las respuestas de la administración a la Función de Advertencia. Establece la pertinencia de las respuestas y programa el seguimiento a la Función de Advertencia comunicada.
6.3. SEGUIMIENTO No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Observación: Cuando exista auditoría en el sujeto de control, esta actividad se plasmará en el Memorando de Asignación de Auditoría.
DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O 1
DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA Programa seguimiento a la función de advertencia. Y/O
Memorando asignación seguimiento Función de Advertencia Fiscal.
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
No obstante la entidad no hubiese aceptado la Función de Advertencia, debe hacerse seguimiento y verificar si el daño se causa para iniciar el proceso de responsabilidad fiscal. Observación: Aplica Procedimiento para la identificación, evaluación, cualificación, cuantificación y certificación de los Beneficios del Control Fiscal.
Efectúa seguimiento a la Función de advertencia.
2
ASESOR DIRECCIÓN DE REACCION INMEDIATA O PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR)
Para el caso de los sujetos de control que no tienen programada auditoría regular, se determinará la realización de seguimiento a las funciones de advertencia de acuerdo con las acciones y fechas establecidas en el Plan de mejoramiento.
Se activa el Procedimiento para realizar seguimiento a los Resultados de la Vigilancia y Control a la gestión Fiscal. Se diligencia el anexo “Seguimiento a la función de advertencia” Cuantifica Beneficios de la Función de Advertencia si es del caso, determinando los beneficios directos (ahorros y/o recuperaciones) o indirectos (de carácter social, ambiental, cultural, organizacional) en aquellos que no es posible su cuantificación. Establece las conductas irregulares con alcance, fiscal, disciplinario y/o penal. Presenta los resultados en mesa de trabajo y remite formatos a la Dirección sectorial o Dirección de Reacción inmediata o Coordinador Grupo Especial TIC.
Anexo “Seguimiento a la función de advertencia”.
En el evento en que se haya causado el daño a pesar de la advertencia fiscal, diligencia formato de traslado de Hallazgo fiscal del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría, junto con los soportes y los remite a la Dirección de Responsabilidad Fiscal. Aplica Procedimiento para realizar seguimiento a los Resultados de la Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y el Director Técnico Sectorial y/o Director de Reacción Inmediata y/o Coordinador Grupo Especial TICs remite copia física del anexo Seguimiento a la función de advertencia a la Dirección de Apoyo al Despacho para su archivo en el expediente respectivo.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-17 • 2013 • DICIEMBRE • 20
17
No
RESPONSABLE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
1
GERENTE ASESOR DIRECCION DE REACCIÓN INMEDIATA
3
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
REGISTROS
Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al Director de Reacción Inmediata o al Coordinador del Grupo Especial TICS los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros.
DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O DIRECTOR DE Traslada a la Dirección de Responsabilidad Fiscal Memorando y REACCIÓN INMEDIATA o a las autoridades competentes los hallazgos oficio de traslado Y/O establecidos con las diferentes incidencias. de hallazgos. COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
7. ANEXOS
Punto de control. En caso de registrarse acciones como: Beneficios, Hallazgo, verificar que los mismos hayan sido reportados a las instancias pertinentes.
ANEXO 1 MODELO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN
PARA: Nombre y cargo (Funcionario o Equipo asignado) DE: DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL / DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA / COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TIC ASUNTO: Asignación elaboración Función de Advertencia
Me permito comunicarle(s) que ha(n) sido asignado(s) para elaborar Función de Advertencia a (nombre sujeto de control), bajo los siguientes parámetros: 1. OBJETIVO: El objetivo se determina de conformidad con los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, que fueron dados a conocer; producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones u otros. METODOLOGIA Y DURACIÓN: La ejecución del trabajo se deberá realizar según lo establecido en el procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la función de Advertencia y el término previsto para la entrega de la misma es de (determinar un tiempo tentativo de ejecución de conformidad con el tema objeto a analizar en letras y número de días), contados a partir de la notificación del presente memorando y debe contar con un informe técnico que sustenta la función de advertencia.
Cordialmente, _____________________ Director Técnico Sectorial Director Reacción Inmediata Coordinador Grupo Especial TIC Proyectó y elaboró:
18
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-18 • 2013 • DICIEMBRE • 20
ANEXO 2 MODELO ESTRUCTURA “FUNCIÓN DE ADVERTENCIA”
Señor ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. O REPRESENTANTE SUJETO DE CONTROL Ciudad
Asunto: Función de Advertencia por “…”. Respetado doctor (a): La Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de la función de vigilancia a la gestión fiscal, acorde con lo establecido en los artículos 267 y 268 de la Constitución Política y demás normas que reglamentan el ejercicio del control fiscal4 y en especial el numeral 4 del artículo 5 del Acuerdo No. 519 de 2012 que establece “Advertir a los sujetos de vigilancia y control fiscal sobre operaciones o procesos a ejecutar o en ejecución para prever graves riesgos que comprometan el patrimonio público y ejercer el control posterior sobre los hechos así identificados” profiere la presente función de advertencia. 1. ANTECEDENTES 2. HECHOS QUE GENERAN RIESGO Descripción de los hechos… (Marco normativo y descripción detallada que sustenta la advertencia), cuantificar el monto de los recursos en riesgo. 3. ADVIERTE Con fundamento en las anteriores alertas, este Órgano de Control pone en su conocimiento para los fines pertinentes los hechos comunicados, sin perjuicio de las acciones que puedan derivarse del ejercicio de nuestra acción fiscalizadora, conforme lo establece el artículo 5º Numeral 4 del Acuerdo 519 de 2012. De no estar de acuerdo con las observaciones, indicar las razones mencionando las evidencias y demás pruebas en las que se apoye. Dicha información deberá ser remitida a este Despacho a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la presente.
Cordialmente, __________________________________________ FIRMA Revisión Técnica: Nombre y firma del Director Técnico Sectorial o Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial TIC. Revisión de Asesor: Nombre y firma del Asesor de la respectiva sectorial.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-19 • 2013 • DICIEMBRE • 20
19
8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Cambiar el inicio del alcance hoja número 2 del Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento del Control Fiscal de Advertencia, ya que no concuerda con la Actividad No. 1 de la Descripción del Procedimiento, contemplado en la Resolución No. 020 del 14 de marzo de 2003. Además en la portada del procedimiento faltó la firma de aprobación del mismo.
1.0
R. R. 020 de marzo 14 de 2003
Se modifica la denominación de Procedimiento para la elaboración y seguimiento del Control Fiscal de Advertencia por Procedimiento para la Generación y Seguimiento del Control Fiscal de Advertencia. Se modifica el registro de Acta de Comité Técnico Sectorial por Acta de Comité Técnico para incluir el registro del GEIP- Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y eliminar el correspondiente al Acta del GEIP que no existe. La descripción del procedimiento se presenta de manera más sencilla y clara, incluyendo en la columna de observaciones notas y reduciendo pasos comunes, consolidándose así en 8 actividades de 12 iniciales. El anexo se modifica en el encabezado para facilitar su uso.
2.0
R. R. 030 de mayo 21 de 2003
3.0
R. R. 051 de diciembre 30 de 2004
El procedimiento cambia de versión. Como consecuencia de la delegación de funciones al Contralor Auxiliar para suscribir los Controles de Advertencia, se modificó el alcance, los registros y las actividades de dicho procedimiento. Se complementa el objetivo y la Base legal. Se incluye la actividad 2 responsabilizando al asesor jurídico de la respectiva Dirección sectorial la revisión, aprobación y firma del control de advertencia. Se suprime como ejecutor de la actividad 3 y 4 el jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
3.0
R. R. 051 de diciembre 30 de 2004
4.0
R. R. 006 de febrero 7 de 2005
5.0
Se modifica el formato del control fiscal de advertencia incorporando el nombre y firma de la revisión técnica y jurídica por parte del Director Técnico Sectorial y el Asesor Jurídico respectivamente y se cambia la firma del Director Técnico sectorial por el Contralor Auxiliar. Se cambia la denominación del GAE por GUIFO. El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005. Se diseñó e incluyó: 1. La ficha técnica del Control de Advertencia, que registra las generalidades, acciones resultados y beneficios generados; 2. El Formato de seguimiento al control de advertencia que se diligencia de manera consolidada y se remite a la Dirección de Planeación con la misma periodicidad de los demás reportes. 3. La metodología para determinar el cumplimiento de las acciones formuladas por el sujeto de control. 4. Elaborar un resumen ejecutivo sobre el Control de advertencia que se remite a la Oficina Asesora de Comunicaciones. 5. Conformar y mantener un expediente para cada Control Fiscal de Advertencia en el Despacho del Contralor Auxiliar y en la Dirección a la que pertenezca el sujeto de control.
R.R. 018 de agosto 14 de 2007
El seguimiento al control de advertencia se realizará de manera semestral, mediante la auditoría regular y a través de la programación que realice el Director Sectorial teniendo en cuenta el término propuesto para la implementación de las acciones derivadas del control de advertencia.
Resultado del seguimiento, se determina en Comité Técnico Sectorial el cierre del Control fiscal de Advertencia y la comunicación al sujeto de control.
20
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-20 • 2013 • DICIEMBRE • 20
VERSIÓN
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Se modifica el nombre del procedimiento, el objetivo y el alcance. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se señalan los elementos adicionales que debe contener el informe técnico que soporta la Advertencia Fiscal. En la descripción del procedimiento Numeral 7.1., actividad No. 2 se adiciona “El documento debe incluir en todo caso la cuantía del eventual daño.” En la nota al píe No. 2 se deja “En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.” Se elimina la solicitud al sujeto de acciones conducentes a corregir la Advertencia Fiscal.
6.0
R. R. 026 de diciembre 28 de 2007
Se ajusta el anexo 1 a un formato uniforme sobre el contenido mínimo. Se eliminan del anexo 2 el numeral 5 correspondiente a acciones correctivas y el numeral 9 correspondiente al cierre, de igual manera en el formato de ficha técnica. En el anexo 2 se agrega cuadro sobre hallazgos establecidos, al igual que en el instructivo explicativo. Asimismo se actualiza en el anexo 2 los nombres y los códigos de las dependencias. En el anexo 3 se elimina la columna sobre cierre de la advertencia fiscal, al igual que en el instructivo para el formato. Así mismo en el cuadro de respuesta de la entidad el número de acciones a adelantar. Se elimina el anexo 4. En el procedimiento Numeral 7.2. Se eliminaron las actividades 5 y 6.
6.0
R. R. 026 de diciembre 28 de 2007
En la actividad 4 se incluye: “Traslada a la Dirección de Planeación los beneficios de control fiscal”. Traslada a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o a las autoridades competentes los hallazgos establecidos.” En la suscripción se cambia la actividad 6 del procedimiento.
7.0
R.R. 029 de noviembre 03 de 2009
En la comunicación se ajusta la actividad 1 del procedimiento. En la actividad 2 se establece un punto de control para que la advertencia fiscal sea incorporada en la página Web por la Dirección de Informática. En la actividad 6 se modifica la redacción. Se cambia el nombre del GUIFO por GAF. Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se modifica el nombre de Advertencia Fiscal por Función de Advertencia. Se incorporan definiciones de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.
8.0
R.R. 007 de marzo 31 de 2011
Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos. Se incluye como Anexo 1: el modelo memorando de asignación para la elaboración de la función de advertencia. Se modifica el anexo 2 relacionado con el modelo de estructura de la función de advertencia. Se elimina el Anexo Formato Ficha Técnica Función de Advertencia. Se traslada el Anexo Formato “Seguimiento a la Función de Advertencia” al Procedimiento para realizar seguimiento a los Resultados de la Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.
9.0
R.R. 055 de diciembre 18 de 2013
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-21 • 2013 • DICIEMBRE • 20
21
Página: Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
Código documento:04007 Código formato: 01002002 Versión: 9.0
FECHA: Noviembre 29 de 2013 Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)
Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía Cargo:
Juan Pablo Contreras Lizarazo Cargo:
Contralora Auxiliar
Director Técnico de Planeación
1. OBJETIVO: Definir las actividades para preservar los productos del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente. 2. ALCANCE: Inicia con el envío en medio magnético - formato PDF, de los informes finales debidamente firmados a la Dirección de Apoyo al Despacho y termina con la publicación en la página WEB e intranet de los productos del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal.
ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones. PRESERVACIÓN: La protección física del producto para mantener su conformidad. PROTECCIÓN: Son las medidas que se toman para evitar alteración del producto. PRODUCTO: Resultado de un proceso. 5. ANEXOS:
3. BASE LEGAL:
* Anexo 1: Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho
* Ver normograma
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4. DEFINICIONES: No.
RESPONSABLE DIRECTOR TECNICO SECTORIAL
1
DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS DIRECTOR TECNICO SECTORIAL
2
DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
3
DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO
ACTIVIDAD
REGISTROS Memorando remisorio.
Envía en medio magnético formato PDF, el informe final Certificado de debidamente firmado a la archivos enviados Dirección de Apoyo al Despacho o a la Dirección la Función de Advertencia. de Apoyo al Despacho1.
Observación: El envió de los informes se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación. Ver Anexo 1 - Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.
Archiva copia física de los productos junto con los respectivos soportes en la serie documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
Observación Para el caso de las funciones de advertencia las mismas se archivan una vez firmadas por el señor Contralor, radicadas y entregadas al respectivo sujeto de control.
Remite los productos a la Oficina Asesora de Comunicaciones y solicita la publicación en la página web e intranet.
Observación: Dentro de los productos se incluyen: informes de auditoría modalidad regular, especial, visita fiscal y función de advertencia. 1
22
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
Aplica para la entrega de los informes de auditoría regular, especial o visita fiscal.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-22 • 2013 • DICIEMBRE • 20
No.
RESPONSABLE
REGISTROS
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
Publica en la página WEB e intranet los productos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, identificando producto, año de elaboración, sector y sujeto de control.
DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO
Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, en el que, informa que ese producto se encuentra a disposición en la página WEB de la entidad. Entrega Informe Final a los Clientes.
4
5
ACTIVIDAD
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Observación: La publicación se debe realizar dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de los mismos. La identificación de producto, año de elaboración, sector y sujeto de control aplica para los informes de auditoría regular, especial o visita fiscal. Punto de Control: La Dirección Sectorial, Dirección de Reacción Inmediata o Coordinador del Grupo Especial TICS serán los encargados de verificar que la Dirección de tecnologías de la información y las comunicaciones haya realizado la publicación de los productos.
Oficio remisorio
7. ANEXOS ANEXO 1 CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO DIRECCIÓN SECTORIAL / DIRECCIÓN DE REACCIÓN INMEDIATA/GRUPO ESPECIAL TICS: ________________ Informe Final de Auditoría Modalidad __________ o de Visita Fiscal de los siguientes sujetos de control:
NOMBRE DEL DIRECTOR SECTORIAL/REACCIÓN INMEDIATA/COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS:___________________ En mi calidad de Director(a) Técnico o Coordinador Grupo especial TICS certifico que los archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho, son fiel copia de los originales Informe de Auditoría Modalidad ___________, o Visita Fiscal, correspondiente a la vigencia ______, presentados a los Representantes Legales de sujetos de control, toda vez que los mismos serán colgados en la Página Web institucional para su consulta. _____________________________________________ FIRMA DIRECTOR SECTORIAL / DE REACCIÓN INMEDIATA / COORDINADOR GRUPO ESPECIAL TICS
Copia: Proyectó: Elaboró: Revisó:
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-23 • 2013 • DICIEMBRE • 20
23
8 .CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
El procedimiento cambia de versión. Adición del registro oficio remisorio. Modificación Descripción del Procedimiento, así:
1.0
•
Actividad 1: Envía informe debidamente firmado a la Subdirección de Servicios Administrativos
•
Actividad 2. Establece en coordinación con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias del informe a duplicar con destino a los clientes. (Fotocopias y empaste). Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
•
Actividad 3. Embala los informes. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
•
Actividad 4. Envía producto embalado a la Dirección de Apoyo al Despacho. El original lo regresa a la Dirección Sectorial que originó el Informe. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
•
Actividad 5. Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, incluyendo una copia para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
R.R. 04 de febrero 06 de 2003
Actividad 6. Entrega Informe Final a los Clientes. El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. 2.0
R.R. 048 de septiembre 30 de 2003
Se modifica redacción de objetivo y alcance del procedimiento. Se ajusta redacción de las actividades de la Descripción del procedimiento.
3.0
la Descripción del Proceso se incluye actividad 4 relacionado con incluir en la página R.R. 051 de diciembre 30 de 2004 En WEB de la Contraloría los Informes de Auditoría.
4.0
R.R. 045 de noviembre 30 de 2005
Cambia de versión. Se elimina en actividad 1 copia dura para la Dirección de Informática para ahorro de papel.
5.0
R.R. 018 de 14 de agosto de 2006
En la actividad 2 se dispone que las copias para los clientes sean preferiblemente en medio magnético. Se incluye que el Director de Apoyo al Despacho informe a los clientes que el producto se encuentra disponible en la página WEB. Se cambia fase por ciclo.
6.0
R. R. 029 de Noviembre 03 de 2009
Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento. Se modifica el alcance del procedimiento, la base legal, los registros, la actividad 1 del procedimiento.
7.0
R.R. 015 de Mayo 14 de 2010
Se establece una observación respecto del tiempo de envió a la Dirección de Apoyo al Despacho. En la actividad 3 se establece una observación que da el término para la publicación y un punto de control para la verificación de la publicación por parte de las Direcciones Sectoriales. Se adiciona el Anexo 1. Se modifica el nombre del procedimiento, con el fin de dejarlo general para los productos del proceso.
8.0
R.R. 007 de marzo 31 de 2011
Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se complementan las definiciones. Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos.
9.0
24
R.R. 055 de diciembre 18 de 2013
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-24 • 2013 • DICIEMBRE • 20
Página: Página 1 de 50 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ASIGNACIÓN Y PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
Código documento:04009 Código formato: 01002002 Versión: 10.0
FECHA: Noviembre 29 de 2013 Aprobó elaboración o modificación (Responsable de Proceso)
Revisión técnica (Director de Planeación)
Firma:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía Cargo:
Juan Pablo Contreras Lizarazo Cargo:
Contralora Auxiliar
Director Técnico de Planeación
1. OBJETIVO Estandarizar las actividades para la fase de planeación de la auditoría que contempla desde la elaboración del memorando de asignación hasta la aprobación del plan de trabajo y programas de auditoría. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la elaboración y comunicación del Memorando de Asignación de Auditoría y termina con la remisión del cronograma de mesas de trabajo al responsable del proceso con copia a la Dirección de Planeación. 3. BASE LEGAL Ver normograma 4. DEFINICIONES ALCANCE DE AUDITORÍA: marco o límite de una auditoría en el que se determinan los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la profundidad o materialidad de los procedimientos de control a aplicar a las entidades, asuntos, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, áreas o temas de interés a auditar, de conformidad con los objetivos de la asignación de auditoría. ÁREAS CRÍTICAS: dependencias, proyectos, procesos, áreas o temas del sujeto de control que a criterio del equipo auditor presentan aspectos de especial relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C. AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. Es un proceso sistemático que acorde con normas de auditoría del proceso auditor territorial compatibles con las gene-
ralmente aceptadas vigentes, evalúa la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal, para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la contraloría territorial fundamentar sus pronunciamien tos, opiniones y/o conceptos. (GAT) Es un proceso sistemático que evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, la política pública y/o la gestión y los resultados fiscales de los entes objeto de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar, mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal o actuaciones especiales de vigilancia y control, para determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del estado, de manera que le permita a la Contraloría de Bogotá fundamentar sus opiniones, pronunciamientos y conceptos (adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013). FASES DEL PROCESO AUDITOR *
Fase de planeación: Inicia con la elaboración del Memorando de Asignación de Auditoría, el conocimiento del sujeto de control o tema a auditar, el análisis de la cuenta, la determinación de áreas críticas y concluye con la elaboración y aprobación de los programas de auditoría y cronograma. Tiene como objetivo conocer al sujeto de control para determinar la estrategia de auditoría y focalizar los componentes a examinar; Se determina que esta fase no debe extenderse por más de cinco (5) días hábiles, incluida la aprobación de los programas y cronograma.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-25 • 2013 • DICIEMBRE • 20
25
*
*
*
Fase de ejecución: Implica la aplicación de pruebas de auditoría, la utilización de las distintas técnicas de auditoría, el examen de los aspectos relativos a la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, el análisis sobre los criterios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que actuó el ente auditado en el periodo auditado, el impacto ambiental, social y económico generado por la administración, la determinación de los beneficiarios de la acción estatal y el cumplimiento de la reglamentación que le sea aplicable; para emitir el concepto, opinión, pronunciamiento sobre la gestión fiscal. Fase de informe: Consolida los resultados de la evaluación de los componentes de auditoría, que se comunica al sujeto de control a través del informe preliminar. Con base en lo ajustes producto de la respuesta de la entidad se elaborará el informe definitivo que contiene los conceptos, pronunciamientos y resultados de la evaluación de la gestión fiscal. Fase de cierre de auditoría: etapa final, relacionada con las actividades necesarias y la entrega de todos los documentos para la culminación del proceso auditor.
COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: la auditoría regular incluye tres componentes de integralidad: Control de Gestión, Control de Resultados y Control Financiero, cada uno está compuesto por factores así: Componente
Factores Gestión Contractual 60% Rendición y Revisión de la Cuenta 2% Legalidad 5% Gestión Ambiental 5% Control de Gestión (50%) Tecnologías de la Información y Comunicación (TICS) 3% Gestión Presupuestal 10% Control Fiscal Interno 8% Plan de Mejoramiento 7% Control de Resultados (30%) Planes, Programas y Proyectos Control Financiero (20%) Estados Contables 70% Gestión Financiera 30%
26
cos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales (artículo 3). MARCA DE AUDITORÍA: indicada mediante símbolos de auditoría, las cuales pueden ser numéricos o alfabéticos y deben ser explicados de forma específica y clara en los papeles de trabajo, con el propósito de facilitar y abreviar la clasificación, archivo y para indicar los procedimientos de auditoría realizados. MUESTRA: parte representativa de un universo, que permite inferir sobre el comportamiento de la población total. MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE AUDITORÍA: documento suscrito por el Director Sectorial, resultado de la fase de planeación de auditoría, donde se define el sujeto de control, el tema, el objetivo de la auditoría, los componentes de integralidad a evaluar, la duración de la auditoría en cada fase y los integrantes del equipo auditor PAPELES DE TRABAJO: registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Tienen como propósito ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría.
EQUIPO DE AUDITORÍA: equipo interdisciplinario conformado de acuerdo con la disponibilidad de profesionales - auditores, el nivel de riesgo fiscal del sujeto de control y el alcance de la auditoría.
Se pueden registrar en papel, en forma electrónica, digital y otros medios similares, deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para fácil identificación, se clasifican en: Archivo permanente, archivo general y archivo corriente.
GESTIÓN FISCAL. Según la Ley 610 de 2000, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públi-
Las actividades desarrolladas dentro el proceso auditor deben estar soportadas en papeles de trabajo. Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrónico u otros medios. Los papeles de trabajo preparados en forma electrónica deben some-
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-26 • 2013 • DICIEMBRE • 20
terse a los mismos estándares de preparación, revisión y retención de los papeles de trabajo manuales. (NAG - 07 Papeles de trabajo). PARTE INTERESADA. Sujeto de Control al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la visita fiscal. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA: Conjunto de pasos específicos, comprobaciones instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar evidencia, proporcionando respuesta a las siguientes preguntas:
de integralidad, como por ejemplo: C= Contratación, P= Presupuesto, EC= Estados Contables, PD= Plan de Desarrollo, BS= Balance Social, GA= Gestión Ambiental, entre otras. REFERENCIACIÓN CRUZADA: Se refiere a la interrelación de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, entre otros incluidos en otros papeles de trabajo. Las reglas básicas de referenciación cruzada son: *
Sólo se referencian cruzadamente cifras idénticas;
*
Se deberá hacer siempre en ambas direcciones; La posición de la referencia en relación con el número referenciado indica la dirección del flujo
*
¿Cuándo? Periodo de tiempo en el que se realiza la evaluación.
*
*
¿Dónde? Lugar donde se aplica el procedimiento o la evaluación.
5. ANEXOS *
Modelo Memorando de asignación de
¿Cómo? Técnica de auditoría utilizada para llevar acabo el procedimiento o la evaluación, tales como: entrevista, repaso, examen, cálculo, análisis, comparación, visita fiscal, entre otros.
Anexo 1 auditoría
*
Anexo 2
Modelo carta de presentación
*
Anexo 3
Inventario Parte Interesada
*
¿Quién? Auditor responsable de realizar el procedimiento o la evaluación.
*
Anexo 4 Aspectos a tener en cuenta en para determinar las áreas críticas.
*
¿A quién? Funcionario de la administración sobre quien recae la aplicación del procedimiento o la actividad.
*
Anexo 5 Aspectos a tener en cuenta en la selección de la Muestra de Auditoría.
*
Anexo 6 Modelo programas de auditoría y cronograma.
*
Anexo 7 Aspectos a tener en cuenta en la Referenciación de papeles de trabajo y marcas de auditoría.
*
PROGRAMA DE AUDITORÍA: Guía del trabajo que va a realizar cada equipo auditor; allí se establecen los objetivos fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o ejecución. El propósito de los programas de auditoría es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente y lógica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluación de la efectividad de los controles y de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales con énfasis en la medición de la efectividad (resultados e impacto) (NAFP – 15). PROPIEDAD. Dominio que tiene el Sujeto de Control sobre los bienes que están siendo utilizados durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro o de la visita fiscal. REFERENCIACIÓN. Identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo. Se asignará en mesa de trabajo, según criterio seleccionado para agrupar por componentes
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-27 • 2013 • DICIEMBRE • 20
27
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Ver Anexo 1. Auditoría.
Modelo Memorando de Asignación de
Observación Se elabora teniendo en cuenta los siguientes insumos
1
Director Técnico Sectorial
Elabora y comunica el Memorando Memorando de de Asignación de Auditoría asignación de auditoría.
Plan de Auditoría Distrital PAD. Lineamientos de la Alta Dirección. Hechos relevantes producto del análisis de la cuenta. Requerimientos de otros procesos para asegurar la evaluación de la gestión pública distrital. Insumos del control social.
Punto de control: El memorando debe estar elaborado y notificado a más tardar en la fecha programada para iniciar la auditoría. Se entiende que el PAD aprobado estableció las auditorías a realizar, modalidad, términos y numero de funcionarios asignados. Los objetivos del Memorando de Asignación deben estar acorde con los lineamientos de la Alta Dirección. Información disponible en la intranet: Ficha Técnica Informe de auditorías anteriores Advertencias fiscales y pronunciamientos comunicados vigentes. Plan de Desarrollo Distrital.
2
Director Técnico Sectorial
Disponible en la Dirección. PQRs presentados en la Contraloría de Bogotá relacionados con el sujeto de control. Insumos resultantes de las acciones ciudadanas. Archivo permanente de papeles de trabajo. Análisis de la cuenta. Reportes observatorio de control fiscal. Diagnostico sectorial del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública. Matrices de riesgo.
Coloca a disposición los insumos para el conocimiento del sujeto de control a auditar o informa el medio electrónico en el que se encuentran disponibles.
SIVICOF Cuentas rendidas y Plan de mejoramiento vigente.
3
4
Director Técnico Sectorial
Gerente
Presenta ante el representante legal o quien corresponda y a su nivel directivo, el equipo auditor y los objetivos de la auditoría. Solicita la asignación de los equipos de cómputo, las herramientas necesarias e instalaciones adecuadas para el equipo auditor.
Recibe por escrito el inventario de bienes devolutivos suministrado por el sujeto de control, especificando cada uno de los bienes, el estado de los mismos y firmado por quien entrega y recibe.
Oficio de presentación y acta de mesa de trabajo1
Anexo 3: Inventario Parte Interesada o documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control 1
28
Ver Anexo 2. Modelo Carta de Presentación. Observación: Al acta de mesa de trabajo se le anexa la planilla de asistencia tanto de los funcionarios de la contraloría como del sujeto de control. Observación: En caso que la entidad no suministre un documento que especifique los bienes y el estado en que se encuentran se diligenciará el Anexo No. 3: Inventario Parte Interesada En caso de no recibir bienes del sujeto de control la actividad no Aplica. El equipo auditor velará por la seguridad de los bienes suministrados.
Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-28 • 2013 • DICIEMBRE • 20
Nº
RESPONSABLE
Gerente Subdirector2 5
Profesional Universitario y/o Especializado (Equipo auditor)
ACTIVIDAD
REGISTROS
Punto de control: El auditor focalizará su análisis y conocimiento en los aspectos específicos objeto de auditoría, con el conocimiento previo del sujeto o tema a evaluar.
Analiza el memorando de asignación de auditoría, los insumos suministrados y demás documentos que permitan determinar para la auditoría: la estrategia, el alcance, las áreas críticas y la muestra a ser evaluada de acuerdo con los componentes que hacen parte de la integralidad de la auditoría.
Observación Las áreas críticas están relacionadas con: desviaciones, aspectos a mejorar, riesgos, debilidades, que por lo general son temas reiterativos. Para determinar las áreas críticas tener en cuenta los aspectos contemplados en el Anexo 4. La selección de la muestra de auditoría debe conllevar a la articulación de los factores3, de tal forma que nos permita asegurar la integralidad.
Determina los responsables de ejecutar las tareas.
6
Profesional Universitario y/o Especializado (Equipo auditor)
Gerente 7
Profesional Universitario y/o Especializado (Equipo auditor)
Para los casos que se considere aplicar muestra estadística se sugiere tener en cuenta lo establecido en el anexo 5. Observación Ver anexo 6 Modelo programas de auditoría y cronograma. Se realiza por cada factor a evaluar en la auditoría. Elabora programas de auditoría y cronograma.
Punto de control: En cada programa de auditoría se incluirán procedimientos o actividades relacionadas con la revisión de cuenta, evaluación al Sistema de Control Interno – SCI y seguimiento a: Plan de Mejoramiento, funciones de advertencia y pronunciamientos.
Consolida programas de auditoría y los presenta en mesa de trabajo para verificar su coherencia. Determina la forma cómo se va realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo.
Acta de mesa de trabajo4
Director Técnico Sectorial
9
Director Técnico Sectorial
10
Gerente Profesional Universitario y/o Especializado (Equipo auditor)
Punto de control: El Gerente debe asegurar que los programas de auditoría presenten actividades coherentes y suficientes para el cumplimiento de los lineamientos, el objetivo, alcance de la auditoría y las fechas límites. Observación Ver Anexo 7 “Aspectos a tener en cuenta en la referenciación de Papeles de Trabajo y Marcas de Auditoría”.
Remite a Director Técnico Sectorial para su aprobación.
8
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
Aprueba en Comité Técnico sectorial los programas de auditoría y cronograma. Acta de Comité Técnico En caso de encontrar Sectorial observaciones solicita ajuste. Programas Remite programas de auditoría de auditoría y y cronograma una vez firmados cronograma. al equipo auditor, con el fin que reposen en los papeles de trabajo. Remite cronograma de mesas Cronograma de trabajo al Responsable del mesas de proceso con copia a la Dirección trabajo. de Planeación.
Punto de control: Se debe verificar que los programas estén orientados a obtener resultados y al cumplimiento de los lineamientos. Observación La fase de planeación incluyendo la aprobación en Comité técnico sectorial no debe extenderse por más de cinco (5) días hábiles.
Continúa con el procedimiento para la ejecución de la auditoría.
2
Aplica para las Direcciones sectoriales que tienen Subdirecciones de Fiscalización.
3
Los factores que se deben integrar como mínimo son: Planes, programas y proyectos, Gestión Presupuestal, Gestión Contractual y Gestión Financiera
4
Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-29 • 2013 • DICIEMBRE • 20
29
7. ANEXOS
1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA Descripción de los resultados que se esperan lograr en la auditoría.
ANEXO 1 MODELO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE AUDITORÍA PARA:
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
NOMBRE Y CARGO – GERENTE
NOMBRE Y CARGO - EQUIPO DE AUDITORÍA DE:
DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL
ASUNTO:
ASIGNACION DE AUDITORÍA
Me permito comunicarles que en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital-PAD- (Vigencia fiscal) han sido asignados para practicar auditoría modalidad XXXX a (nombre completo del sujeto de control asignado), bajo los siguientes parámetros: COMPONENTES
OBJETIVO DE EVALUACIÓN
Se deben formular empleando verbos en tiempos infinitivos (evaluar, verificar, analizar, determinar, entre otros) y han de expresar una sola acción por cada objetivo, los objetivos específicos deben estar relacionados con la evaluación de los componentes y factores. 3. COMPONENTES Y FACTORES Definir los componentes y factores a desarrollar de acuerdo a la modalidad establecida, para lo cual se tendrá en cuenta la siguiente matriz:
FACTORES
VARIABLES A EVALUAR Especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos Deducciones de ley; Objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento; Liquidación de los contratos. Oportunidad en la redención de la cuenta. Suficiencia y calidad de la información rendida.
Gestión Contractual (60%)
Rendición y Revisión de la cuenta (2%) 5 Conceptuar sobre las actuaciones Gestión Legal (5%) Control de Gestión en el manejo o administración (50%) de los recursos públicos en el Gestión Ambiental período a evaluar (5%) Gestión de Tecnologías de la información y comunicación (TIC'S) (3%)
Control Fiscal Interno6 (15%) Gestión Presupuestal (10%) Control de Resultados (30%)
Conceptuar en qué medida se cumplen los objetivos misionales y Planes, Programas los planes, programas y proyectos Proyectos adoptados por la administración en el período a evaluar
Control Financiero (20%)
Opinar sobre la razonabilidad Estado Contables de los estados contables y conceptuar sobre la Gestión Gestión Financiera Financiera.
Para su selección se definirán las variables de mayor importancia por su obligatoriedad normativa, su materialidad, su naturaleza, su valor y por ser prioritaria dentro de la misión y objetivos del ente o asunto a auditar.
30
Cumplimiento de normas externas e internas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados Gestión e inversión ambiental Sistemas de información
Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados, incluye lo correspondiente a Plan de Mejoramiento. Programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución Cumplimiento de las metas establecidas en términos y de Cantidad, Calidad, Oportunidad, resultados, satisfacción e impacto de la población beneficiaria y coherencia con los objetivos misionales. Cuentas de los estados contables para emitir una opinión. Indicadores financieros Portafolios de Inversión, flujo de caja, Deuda pública, Tesorería, entre otros.
Cuando no se evalúen uno o más factores en el caso del componente de Control de gestión, la ponderación de lo evaluado debe llevarse a base 100. 5
Este factor estará calificado en cada uno de los factores que hace parte del compenente.
6
Idem.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-30 • 2013 • DICIEMBRE • 20
4. DURACION DE LA AUDITORÍA El periodo de la auditoría asignada y las fechas para cada fase son: FASE
PERIODO
Planeación.
Del …………….hasta el ……………
Ejecución.
Del …………….hasta el ……………
Informe.
Del …………….hasta el ……………
Cierre de Auditoría.
Del …………….hasta el ……………
5. VIGENCIA O PERÍODO A AUDITAR Determine el año o período a evaluar. Cordialmente,
_______________________________ DIRECTOR TECNICO SECTORIAL ANEXO 2 MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN
Doctor (a) XXXXXXX CARGO Entidad Dirección
Asunto: Auditoría a XXXXXXXXXXXXXX
Respetado (a) Doctor (a) XXXXXXXXX
La Contraloría de Bogotá D.C., en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital – PAD, (vigencia), ha programado la realización de Auditoría XX (modalidad) a (ente o asunto a auditar que pueden ser, Políticas, Planes, Programas, Proyectos, Procesos o temas de interés), bajo los siguientes parámetros: 1 .EQUIPO AUDITOR Gerente de la Auditoría: Nombre Cargo Profesión Auditores: 1. Nombre Cargo Profesión
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-31 • 2013 • DICIEMBRE • 20
31
2. Nombre Cargo Profesión 3. Nombre Cargo Profesión 4. Nombre Cargo Profesión 2. DURACIÓN El proceso auditor se iniciará a partir del XXXX y culminará el XXXX. 3. VIGENCIA O PERÍODO A AUDITAR Determine aquí el año o período al que corresponden las operaciones a evaluar. La auditoría se realizará de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, como guía de desarrollo y evaluación de trabajo, en la aplicación de los sistemas de control fiscal a través del proceso auditor. Para el cumplimiento de los objetivos y los términos de referencia establecidos en nuestra programación, solicitamos la oportuna colaboración de su parte, mediante el diligente suministro de la información que soliciten los auditores y demás requerimientos relacionados con el trabajo. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá. Así mismo, le agradezco impartir las instrucciones pertinentes a quien corresponda, para efectos de que los miembros del Equipo Auditor tengan acceso a las instalaciones de la Entidad, se les asigne el espacio físico necesario para el desarrollo de sus labores, y se les brinden las facilidades necesarias para la realización de la auditoría.
Cordial Saludo, ____________________________________________ Director Sectorial ANEXO 3 INVENTARIO PARTE INTERESADA
PERIODO PAD:
PERIODO AUDITADO O DE LA ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL (Vigencia):
SECTOR:
SUJETO:
MODALIDAD DE AUDITORÍA O ACTUACIÓN FISCAL DE CONTROL FISCAL: N°
Descripción
Cantidad
Placa
Serie
Estado B
R
M
Observaciones
AL INICIO DE LA AUDITORÍA O ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL Contraloría Parte Interesada
32
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-32 • 2013 • DICIEMBRE • 20
Quien Recibe:
Quien Entrega:
Nombre:____________________
Nombre:____________________
Cargo: _____________________
Cargo: _____________________
C.C:_______________________
C.C.:_______________________
Fecha.______________________
Fecha.______________________
Firma.______________________
Firma.______________________
AL FINAL DE LA AUDITORÍA O ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL Contraloría Parte Interesada
ANEXO 4 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA DETERMINAR LAS AREAS CRÍTICAS En el proceso de planeación es prioritario focalizar el ejercicio del control fiscal , con el fin de establecer los riesgos por cada factor a ser auditado, así como, identificar los controles asociados a los mismos, de esta manera por componente se espera determinar las áreas críticas. En este sentido, el fin último es establecer las áreas críticas a partir de los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Es importante precisar que antes de iniciar la identificación de riesgos significativos para los procesos y transacciones representativas, el Equipo Auditor deberá considerar si la entidad cuenta con un sistema de administración de riesgos que le permite identificar, evaluar y monitorear de manera adecuada sus riesgos, se constituye en el punto de partida en esta importante tarea.
*
Errores en las actividades de reporte de información, entre otras.
Resultado esperado: Precisar el o las áreas objeto de auditoría. Procedimientos básicos sugeridos: A partir de los siguientes instrumentos y/o documentos propuestos, generados por el sujeto de control, la Contraloría de Bogotá u otra entidad; se orienta el ejercicio auditor y se pueden identificar en el sujeto de control qué riesgos tienen y son inherentes al proceso a auditar, por lo tanto se consideran prioritarios a ser evaluados:
Requiere el desarrollo de los siguientes pasos: 1. Conocimiento de los Procesos e identificación de Riesgos inherentes por proceso (Áreas críticas) Se debe considerar7: *
Dentro del proceso a evaluar, ubicar en dónde se manejan y/o administran bienes o fondos del Distrito y que exista la posibilidad o se cause daño al patrimonio del Distrito.
*
Las posibles desviaciones de cumplimiento de la gestión de la Entidad auditada y sus efectos.
*
El cumplimiento en el suministro del servicio o del bien que ofrece el sujeto de control
*
La adecuada definición y aplicación de medidas de control 7
Documento Evaluación y Administración del Riesgo en el Proceso Auditor - CGR 2013
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-33 • 2013 • DICIEMBRE • 20
33
34
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-34 • 2013 • DICIEMBRE • 20
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-35 • 2013 • DICIEMBRE • 20
35
36
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-36 • 2013 • DICIEMBRE • 20
Resultado: A partir de la lectura y análisis de estos documentos, se obtiene la Identificación de las áreas críticas a partir de los Riesgos, como marco de referencia para que cada integrante del equipo auditor establezca los procesos y transacciones representativas dentro de su factor, de esta manera se identifica las áreas críticas, riesgos significativos y principales debilidades alrededor del factor a evaluar, es de señalar que se debe dar especial énfasis para centrar el ejercicio auditor en donde se manejen y/o administran bienes o fondos del Distrito y que exista la posibilidad o se cause daño al patrimonio del Distrito, en aras de realizar control fiscal interno. La fuente de información corresponde a los informes generados por la Contraloría de Bogotá, así como, por la Oficina de Control Interno y/o de Planeación de la entidad y la originada por terceros (medios de comunicación, PQR), entre otros. Para el caso que se presente más de un área crítica (riesgo identificado) y se requiera priorizar, se sugiere aplicar los siguientes pasos que permitan determinar aquellos de mayor importancia para la auditoría con el fin de validar el entendimiento de los procesos y transacciones representativas y confirmar que los controles identificados por la entidad operan de manera adecuada. Se identifica por cada área crítica (riesgo) dos variables: la ocurrencia y el impacto; con el propósito de establecer el nivel de riesgo. Ocurrencia: Se relaciona con la repetida observancia a nivel interno y externo del tema vr. gr. debilidades de supervisión en los contratos, falta de controles en los procedimientos; es decir, temas que fueron observados en diferentes informes de la Contraloría de Bogotá y/o de Control Interno de la entidad o de Seguimiento a la contratación de la entidad, entre otros; visto de otra manera, corresponde a las observaciones que de manera reiterativa se presentan en informes. Se califica en alto (área crítica/riesgos identificados tanto en informes del sujeto –internos- como de la Contraloría o de otra instancia –externos- durante más de una vigencia), medio (área crítica/riesgos identificados en informes internos o externos durante una vigencia). En bajo (área crítica/riesgo se califica temas no reiterativos presentados en informes internos o externos, que a juicio del auditor se considera importante, pero que por los informes no denotan su observancia de manera repetitiva). Impacto: Se define como las consecuencias de su materialización, en términos del ejercicio del control fiscal debemos centrar nuestro esfuerzo auditor en aquellos riesgos que conformados generan afectación directa a los recursos de la entidad, esta identificación
de área crítica/riesgos para los procesos y transacciones representativas, deberá incluir la identificación de riesgo de corrupción y de fraude, en el entendido que la planeación y ejecución de la auditoría deberá realizarse para obtener seguridad razonable que la gestión adelantada por los servidores públicos de la entidad auditada no presenta situaciones que hagan pensar que existen eventos de corrupción y que los estados contables están libres de errores por fraude. Para delimitar el concepto de corrupción y de fraude las definiciones e implicaciones son las siguientes Corrupción: En el contexto gubernamental, se describe como aquellas acciones u omisiones del servidor público que en uso del poder a él otorgado, lo llevan a desviarse de los deberes formales de su cargo con el objeto de obtener beneficios pecuniarios, políticos, de posición social u otros, a favor propio o de terceros; así como cualquier utilización indebida de información privilegiada, influencias u oportunidades. Son delitos contra la administración pública, entre otros los siguientes: Celebración indebida de contratos, cohecho, concusión, enriquecimiento ilícito, intervención en política, peculado, prevaricato, revelación, tráfico de influencias, utilización indebida de información, usurpación y abuso de funciones públicas, abuso de autoridad. Los riesgos de corrupción normalmente se concentran en sectores y niveles en los cuales hay más recursos económicos, y en los cuales los servidores públicos deben tomar decisiones que producen valor económico. Fraude: Son actuaciones contrarias a la realidad o rectitud, tendientes al engaño y ocultamiento de hechos indebidos, con implicaciones económicas, financieras y/o contables de la gestión de una entidad. Contablemente existen dos tipos de fraude, los cuales son relevantes para el ejercicio del control financiero: 1 - presentación de informes contables fraudulentos 2 - la apropiación indebida de activos. Los riesgos de fraude identificados son siempre riesgos significativos y, por lo tanto, se deben comprender y evaluar si los programas y controles han sido diseñados y puestos en operación adecuadamente para prevenir o detectar errores. La presentación de informes contables fraudulentos pueden incluir actos tales como: La manipulación, la falsificación o la alteración de los documentos contables, declaraciones falsas, o la omisión intencional en los estados contables de los acontecimientos, operaciones, u otra información importante, mala aplicación
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-37 • 2013 • DICIEMBRE • 20
37
intencional de los principios de contabilidad relativos a las cantidades, la clasificación, la forma de presentación, o la revelación. Para su calificación se establece un valor por sus consecuencias al materializarse, así: se califica en 5, si es leve, en 10 al ser moderado y el mayor grado de impacto es 20 al ser catastrófica la incidencia del riesgo en la afectación de los recursos. Ocurrencia Alto Medio Bajo
De la multiplicación a partir de la calificación dada a cada riesgo por su ocurrencia e impacto, el resultado que genera se identifica en la zona que brinda la tabla, de forma matricial, estableciendo que el riesgo que queda en la zona sombreada mas oscura y con mayor valor es al cual se debe dar prioridad en el ejercicio auditor.
Valor 3 2 1 Impacto Valor
Leve 5
Moderado 10
Catastrófico 20
2. Identificación de controles requeridos que se aplican actualmente o deberían existir en el área/ proceso crítico identificado.
Actividades básicas
Establecer los procedimientos que aplica el sujeto de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C. para las área (s), proceso (s) o transacciones identificadas como críticas.
Instrumento / Documento
A partir del área (s), proceso (s) o transacciones representativas dentro del factor a evaluar, se establece qué tiene implementado, entre otros: procedimientos, manuales o instructivos al interior del sujeto de vigilancia y control fiscal.
Actividad
Ubicar en el mapa de procesos del sujeto, los procedimientos que aplican al área (s), proceso (s) o transacciones identificadas como críticas; evidenciando: actividades claves, áreas responsables y procedimientos a cumplir.
Finalidad
A partir de una revisión preliminar se entiende los procedimientos que aplican para el área (s), proceso (s) o transacciones que son representativas dentro del factor.
Esto permite evidenciar actividades claves, áreas responsables y procedimientos a cumplir. Definir que controles existen en los A partir de la revisión de los Se debe identificar los Identificar y evaluar el diferentes instrumentos (Procedi- procedimientos, se identifican los controles que se encuentren diseño y efectividad de mientos, Manuales, Instructivos, controles que se aplican. establecidos en los los controles. entre otros.) que aplican en la Procedimientos. actualidad para el área critica seleccionada.
Los objetivos de identificar y comprender los controles son: Identificar controles eficaces que proveen seguridad razonable de que los errores con los estados contables son prevenidos o detectados de forma oportuna; identificar controles eficaces que proveen seguridad razonable de que los riesgos significativos identificados son prevenidos o son detectados; identificar los controles que pueden ser probados de la manera más eficaz; determinar si faltan controles que sean necesarios; determinar la dependencia de los controles sobre Tecnologías de la Información, entre otros. Los controles pueden incluir cualquier procedimiento que el Sujeto de Control usa o le otorga confianza para prevenir que ocurran errores durante la ejecución de actividades dentro de un proceso y el procesamiento de la transacción (controles preventivos) o para detectar errores que pudieran haber ocurrido en transacciones procesadas oportunamente (controles de detección).
38
ANEXO 5 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA Conforme la definición dada de población o universo38, se tiene entonces que corresponde a la totalidad de elementos, relaciones, procesos, planes, estados, informes, cuentas, rubros, indicadores y contratos reportados por los sujetos de control a través del SIVICOF, con la periodicidad establecida en la normatividad vigente de redición de cuenta. Aquí se hace necesario precisar que una muestra será representativa por la calidad y confiabilidad de la imagen que brinde al auditor encargado del aspecto eva8
Población o Universo: es el conjunto de unidades o elementos sujetos a estudio con el propósito de obtener un resultado, en el cual los atributos de las mismas son comunes. Se afirma igualmente que, un individuo o unidad estadística, es cada uno de los elementos que componen una población.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-38 • 2013 • DICIEMBRE • 20
luado al sujeto de control; mientras que será objetiva cuando para su selección se hayan aplicado métodos de reconocido valor técnico, dejando evidencia de ello en los respectivos papeles de trabajo. El tipo de selección de la muestra al igual que el resultado, estarán a cargo de los integrantes del equipo auditor asignado ante el sujeto de control objeto de auditoría, por lo que los mismos deberán ser sometidos a aprobación en mesa de trabajo y consignados en los respectivos programas de auditoría conforme los procedimientos establecidos. Por lo anterior, el auditor deberá poseer suficiente certeza moral, criterio y conocimiento para fundamentar las opiniones y conclusiones emitidas y lograr los mejores resultados a entregar a los usuarios finales
de la información; por lo que el auditor al tener habilidad, juicio y prudencia escogerá muestras que sean efectivas, eficientes y económicas. a) Tipos de selección Existen varios tipos de selección, estadísticos y no estadísticos, donde de todas formas, las muestras deben seleccionarse de tal suerte que permitan obtener conclusiones válidas sobre la población o universo, dado que ambas pueden brindar materia de evidencia competente y suficiente al auditor tal como se ha venido indicando en el presente documento; destacando que conforme los objetivos planteados, el auditor puede escoger el que más le convenga. Los tipos de selección se pueden apreciar en el siguiente gráfico:
Tipos de selección
A criterio, subjetivo o no aleatorio
Estimación de Atributos
En Bloque o Grupo
Por métodos o muestreo estadístico
Por Atributos
Por Variables
Aceptación de Atributos
Descubrimiento de Atributos
A criterio, subjetivo o no aleatorio Calificado como no estadístico, discrecional, intencional, estimativo u opinático por cuanto es aquel donde prima la experiencia y habilidad profesional del auditor, considerada como la intuición que tiene con base en el olfato, perspicacia o el denominado “sexto sentido”, en el que puede tomar como punto de partida también el síntoma y la sospecha; donde se define por síntoma la señal o indicio de la existencia de un algo o una situación y de sospecha la acción mental que se desarrolla cuando se desconfía, se duda, se supone o se teme sobre la confiabilidad o veracidad que se tiene de un hecho, cosa o situación observada previamente.
Por Cantidad Monetaria
Los indicios pueden surgir de varias fuentes de información internas y externas, tales como las quejas de los empleados y/o funcionarios, la competencia personal de los mismos que puede ser reflejada en las rotaciones frecuentes, los indicadores de gestión pero particularmente los de rendimiento, los PQRs impetrados por los ciudadanos, los informes de otros organismos de control y las denuncias efectuadas por los medios de comunicación masivos. Cuando se opte por esta selección, independiente de la experiencia y habilidad del auditor en la identificación de las actividades con beneficios potenciales para presentar resultados de auditoría, en todo caso, la decisión recaerá inicialmente en los integrantes del
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-39 • 2013 • DICIEMBRE • 20
39
equipo auditor, deberá ser aprobada por el Comité Técnico Sectorial y reflejada en los Papeles de Trabajo respectivos. En bloque o grupo Calificado también como no estadístico, dado que es una variante del método anterior, basados en un período de tiempo consecutivo, en el cual se verifica la totalidad de elementos, relaciones, procesos, planes, estados, informes, cuentas, rubros, indicadores y contratos reportados, pero en bloque o en grupo. Esta selección es poco usada en auditoría, pero es nuestro deber enunciarla por cuanto para ciertos componentes de integralidad puede aplicarse, tal como lo veremos más adelante. Por métodos o muestreo estadístico Son todos aquellos que apliquen las leyes de probabilidades contempladas en la disciplina de la estadística, por la relación que existe entre la materialidad y el nivel de riesgo de auditoría que hay que considerar, de tal suerte que al ser utilizada implique economía, rapidez y certeza. La aplicación de esta selección permite al auditor tener mayor confianza y hacer conclusiones sobre toda la población o universo objeto de evaluación, en la medida que la tarea más importante de la estadística es hacer inferencias de una población objetivo con base en los resultados obtenidos a través de una muestra, tal como lo afirma en su libro el doctor Ciro Martínez Bencardino. Cuando se aplique la Estadística, se debe tener en cuenta que la misma estudia el comportamiento de los fenómenos de grupo, por cuanto las conclusiones no se refieren a cada unidad o elemento sino al conjunto considerado en grupo, ya que aquellos fenómenos individuales se consideran como resultado de casos aislados. Por lo mismo, cuando se estudia un todo de algo se refiere a investigación total o exhaustiva, mientras que cuando se estudia una parte de ese algo se refiere a investigación parcial o muestra. En la teoría del muestreo es de vital importancia considerar la Muestra Aleatoria, que se define como aquella que se toma de forma tal que toda unidad o elemento de una población o universo sujeto a observación tiene la misma probabilidad de ser seleccionado o incluido en la muestra; por lo mismo se denomina también muestreo probabilístico. Precisamente, esa característica de uso del azar es lo que permite el uso de la teoría de las probabilidades y consecuentemente es lo que hace posible la estima-
40
ción de características de la población o universo a partir de la muestra, recordando que esa estimación se hace siempre con un error que se denomina error de estimación. Cuando el auditor decide recurrir al muestreo estadístico debe determinar si los procedimientos de auditoría se ajustan o acomodan a este proceso, ya que de lo contrario debería recurrir a la revisión analítica, guardando la relación costo/beneficio. Finalmente, es de recordar que el muestreo estadístico está permitido, tiene vigencia y aceptación dentro de las Normas de Auditoría Generalmente AceptadasNAGA, hoy día denominadas Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas según la Contraloría General de la República-CGR en su calidad de ente rector en materia de control fiscal. Para efectos estadísticos los símbolos utilizados para referirse a la población o universo son letras mayúsculas, en tanto que para la Muestra son letras minúsculas; normalmente con la N y n, respectivamente. Para efectos prácticos del documento, a partir de aquí siempre hablaremos de población y elementos, en lugar de población o universo y unidades o elementos, respectivamente, como se venía señalando. PLANES DE MUESTREO ESTADÍSTICO Son los utilizados para lograr objetivos de auditoría específicos y estimar varias características de una población de forma práctica, económica y rápida, dentro de ciertos límites de confiabilidad. Lo anterior en la medida que obtener una buena muestra de auditoría significa obtener una visión simplificada de la población objeto de estudio. Resulta natural que se presenten errores o desviaciones de muestreo, que involucran a toda la Población de donde se extrae la muestra de auditoría, por cuanto se hacen conclusiones a partir de la observación de sólo una parte de la Población, que es lo mismo afirmar que el error es aquel que se comete por sacar conclusiones sobre cierta realidad pero a partir de la observación que se hace de sólo una parte. Los errores o desviaciones están sujetos a la medición por precisión y nivel de confianza Se entiende por error de muestreo la diferencia existente entre el resultado obtenido de una muestra aleatoria (un estadístico que es una medida usada para describir alguna característica de una muestra, tal como una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una muestra) y el resultado el cual deberíamos haber obtenido de la población (el parámetro que es
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-40 • 2013 • DICIEMBRE • 20
una medida usada para describir alguna característica de una población, tal como una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una población). Para un estimador, dice La Gran Enciclopedia de Economía49 el error de muestreo es la diferencia entre el valor verdadero del parámetro que se obtendría del conjunto de la población y la estimación que se obtiene para una muestra determinada, al no ser ésta una réplica perfecta de la población. Es conveniente entonces definir aquí lo relativo al grado de confianza, Intervalo o Nivel de Confianza, que es aquel definido por el auditor conforme su experiencia y conocimiento sobre la Población a auditar. Generalmente se trabaja con un 95% o 95.5% correspondiente a un valor según áreas de distribución normal de Z=1.96 y Z=2.00, respectivamente, por lo que se afirma que a medida que se aumenta el grado de confianza aumenta el tamaño de la muestra. Se entiende por grado de confianza aquel porcentaje que indica la probabilidad de que las conclusiones extraídas a partir del examen de la muestra sean representativas de lo que realmente sucede con la Población El valor de 1.96 es el percentil de una distribución normal con Media 0 y desviación estándar o típica 1 que encierra una probabilidad del 95%. Donde se define por percentil como la medida de posición no central que es el número que representa un tanto por ciento de las observaciones. Juega papel importante la varianza, en la medida que entre más variabilidad presente la característica, mayor será el tamaño de la muestra para representar a la población, generado porque los elementos no representan valores iguales y su variación cambia de acuerdo a cada población.
En vista que no ha perdido vigencia y por efectos prácticos también, a continuación traemos lo consignado en el MANUAL DE FISCALIZACIÓN PARA BOGOTÁ D.C.-MAFISBO 1.0 para definir el muestreo por atributos, por variables y por cantidad monetaria, con aportes extraídos de otras obras literarias: Muestreo por atributos Con este muestreo se pretende medir la proporción real de una Población con una característica cuantitativa o un atributo determinado, donde se obtiene como resultado un ratio o porcentaje de ocurrencia o de no ocurrencia de un suceso en el que está interesado el auditor. Igualmente, permite determinar un estimador dentro de límites con cierta precisión o confianza y es utilizado generalmente para verificar el cumplimiento de controles internos establecidos por el sujeto de control. Muestreo de estimación de atributos El método resulta valioso cuando la población es grande, relativamente homogénea y no requiere una respuesta precisa, ya que proporciona una estructura científica a las observaciones que efectúe el auditor. Este procedimiento se lleva a cabo sobre bases unitarias, produciendo resultados en términos porcentuales y es utilizado normalmente para verificar atrasos en las cuentas por cobrar, estimación de errores y estratificación de algunas cuentas. Muestreo de aceptación de atributos
Finalmente, si el auditor detecta error tiene, entre otras las siguientes alternativas:
El método es de poco valor en la medida que se requiere tomar decisión entre un SI y un NO y en la práctica no es fácil rechazar un lote de la población porque implicaría una revisión analítica o examen del 100%. Es utilizado en controles de calidad de procesos manufactureros, por lo que no es procedente para procesos contables.
*
Parar y revisar toda la población.
Muestreo de descubrimiento de atributos
*
Parar y emitir conclusión sobre la muestra seleccionada.
*
Parar y seguir tomando una segunda muestra.
Mantener el tamaño de la muestra pero cambiando el grado de confianza, si decide mantener el grado de confianza y el mismo tamaño de la muestra debe cambiar el porcentaje aceptable de error.
Denominado también muestreo exploratorio y rara vez se utiliza para obtener una respuesta final en razón a que selecciona lotes pero de documentos que necesitan un examen más detallado. Se dice que es una forma simplificada del muestreo de selección ya que garantiza que el porcentaje de elementos con un atributo específico, es decir con error, no exceda un determinado porcentaje de la población.
En todo caso, la decisión de parar o seguir está relacionada con la relación Costo/Beneficio 8
www.economia48.com
Es utilizado para proporcionar una comprobación de la calidad de un trabajo administrativo porque brinda la confianza de que el porcentaje de error esté por debajo de un cierto límite con un tamaño pequeño para la muestra. Al estar el auditor interesado en detectar
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-41 • 2013 • DICIEMBRE • 20
41
alguna irregularidad, su aplicación permite evidenciar fraude o violación del sistema de control. Se afirma que es útil para examinar confiabilidad de informes y como instrumento de investigaciones prelimares. El aspecto a determinar es qué tan extensa debe ser la muestra requerida para tener una probabilidad razonable de descubrimiento, ya que el método es práctico en la medida que rechaza lotes inaceptables, aunque también rechace muchos considerados aceptables. Muestreo por variables Este método permite obtener como resultado una estimación de una cantidad, generalmente monetariavalores. Se dice igualmente que este método es utilizado comúnmente como parte de las pruebas sustantivas para estimar el valor de inventarios, confirmar las cuentas por cobrar, comprobar las adiciones de activo fijo y comprobar la nómina. En este caso se debe estimar la desviación estándar o típica de la población, en el entendido que ésta, dentro de la contabilidad de costos, no es otra cosa que la variación producida entre los costos presupuestados como estándares y los costos reales incurridos. Este muestreo trata de responder a la pregunta “cuánto” más que a “con qué frecuencia”, a la cual está dirigida el muestreo de atributos. Se considera más útil dado que el auditor, en principio, estaría más pendiente de la cantidad monetaria de los errores que de la frecuencia en que ellos ocurren. La definición que trae La Gran Enciclopedia de Economía510 para la desviación estándar o típica dice que es “una medida estadística de dispersión en torno a cierto valor central (es decir, dispersión respecto a la media). Se obtiene calculando la raíz cuadrada positiva de la varianza. Una varianza real o varianza de población se obtiene en tres pasos: 1) multiplicar el cuadrado de las desviaciones respecto de la media por las probabilidades de que ocurran esas desviaciones; 2) sumar esos productos para hallar la varianza; y 3) la raíz cuadrada de esta varianza es la desviación típica”. Este muestreo sirve para evaluar el error o desperdicio, en donde deberá emplearse el muestreo por atributos con el fin de calcular la proporción de la población que se encuentra en bajo error para luego por el muestreo de variables calcular el valor total del error dentro de un límite de precisión dado con un determinado nivel de confianza. Muestreo por Cantidad Monetaria Es un método que emplea la teoría del muestreo por atributos para expresar la conclusión como una canti10 IBIDEM
42
dad monetaria, en lugar de hacerlo como un porcentaje de ocurrencia de un hecho. La probabilidad de que se seleccione un registro determinado es directamente proporcional al tamaño del elemento, considerando eso sí, el valor del atributo elegido. Se denominan unidades lógicas a las unidades físicas que comprenden las cantidades seleccionadas, que al ser examinadas por el auditor determina si las cantidades monetarias seleccionadas presentan errores. Este muestreo da como resultado en forma automática una muestra que presenta un agrupamiento óptimo por clases, el cual se obtiene seleccionando aquellas partidas proporcionales a sus valores monetarios. La selección bajo este método requiere que la muestra sea aleatoria o sistemática de esas cantidades monetarias y no de las cuentas donde estén registradas. TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE LA MUESTRA Definidos los conceptos generales, en cuanto a la selección del tamaño de la muestra y los métodos de muestreo existentes, para el ejercicio de control fiscal enunciamos a continuación los procedimientos de mayor utilización o más comunes en nuestro medio para seleccionar la muestra aleatoriamente o al azar: Muestreo Aleatorio Simple (MAS) Se considera el más usado para escoger la muestra de n elementos de una población de N elementos en total, cuando las probabilidades de selección son iguales y constantes. El MAS es utilizado para poblaciones relativamente pequeñas cuyas características presentan poca variabilidad, escogiendo los elementos con los números aleatorios generados por computador, calculadora o tablas impresas de obras literarias. Esto implica la asignación de un número a cada elemento. El manejo por computador a través de una hoja de electrónica, se realiza mediante la activación del análisis de datos recurriendo al menú herramientas → complementos → herramientas para análisis (en Excel insertar función =ALEATORIO; el problema es que se pueden regenerar y modificar el listado generado inicialmente y variar totalmente la muestra. Actualizar esa lista de números aleatorios se logra pulsando la tecla F9, por lo que se considera cuestionable la objetividad de esta técnica. De todas formas, para evitar perder los números aleatorios generados inicialmente, se recomienda seleccionarlos y copiarlos con pegado especial-Valores en la columna siguiente. La generación de números aleatorios en calculadora requiere que ella sea financiera y demanda del auditor dominio y conocimiento de la misma; el inconveniente,
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-42 • 2013 • DICIEMBRE • 20
en principio, se presenta en que no hay forma de dejar la evidencia en los papeles de trabajo, excepto que se pueda exportar la información a un computador para guardarla e imprimirla. En el manejo de las tablas al seleccionar en cualquier dirección e iniciando con cualquiera de ellos para seguir una ruta o camino, se debe soportar el por qué se escogieron esos números precisamente o por qué se inicio con un número aleatorio determinado. Muestreo Sistemático: se obtiene cuando los elementos son seleccionados de una manera ordenada; la selección depende del número de elementos incluidos en la población y el tamaño de la muestra. Se procede a dividir la Población de N Elementos entre el número de elementos deseado de la muestra n. Seguidamente se toma un elemento aleatoriamente en el rango comprendido entre 1 y N/n, el cual representa el primer elemento de la muestra y a partir de él a intervalos constantes se eligen los demás hasta completar la muestra. En otras palabras, teniendo el listado de N elementos, se determina el tamaño de la muestra n, se procede a la división de N/n para definir el intervalo de salto, se elige el elemento de arranque tomando un número aleatorio entre 1 y ese intervalo de salto para que a partir de él se elijan los demás hasta completar la muestra. Como se aprecia, es fácil de aplicación y teniendo la población ordenada se garantiza la cobertura de todas los elementos de la población, aunque si el intervalo o constante de muestreo está asociado con algo particular se pueden llegar a hacer estimaciones sesgadas. Muestreo Estratificado: Este funciona en poblaciones cuyos elementos registran características de gran variabilidad. Se afirma que si el coeficiente de variación es mayor o igual a 100, necesariamente debe aplicarse este método, donde con el coeficiente de variación se puede calcular la variación absoluta siempre y cuando las distribuciones estén dadas en las mismas unidades de medición, de lo contrario se necesita una medida de dispersión. El coeficiente de variación es el cociente entre la desviación estándar y la media. Para ello se divide la población en subgrupos, clases o estratos con características más o menos homogéneas, procurando que cada elemento pertenezca a uno solamente, luego se selecciona la muestra de manera aleatoria dentro de cada estrato. Por lo mismo se dice que entre más homogéneos sean los estratos más precisas resultarán las estimaciones. Los estratos se pueden hacer o conformar en función de características definitivas o concretas, tales como valores, fechas, etc. Las estimaciones sobre la pobla-
ción tienen mayor precisión, o lo que es lo mismo decir tienen menor error muestral. Entre cada uno de los estratos se debe distribuir el tamaño de la muestra, lo cual se conoce como fijación. Existen tres tipos de métodos para asignar la cuota: *
Fijación simple (igual): Todos los estratos tienen el mismo número de elementos en la muestra.
*
Fijación proporcional: La distribución de la muestra dentro de cada estrato se pondera por la participación del estrato dentro de la población.
*
Fijación óptima (Neyman): El reparto del tamaño de la muestra se realiza conforme a la dispersión, de manera que se aplica proporcional al valor de la desviación típica en cada estrato. Con este tipo de fijación los estratos que tengan elementos con mayor variabilidad tendrán una mayor participación dentro de la muestra.
La ventaja que presenta es que a cada estrato se le pueden aplicar pruebas sustantivas diferentes, mientras que la desventaja está el hecho de que se tiene que conocer la distribución en la Población de las variables utilizadas para la estratificación. Muestreo por Conglomerados: la Población se divide en M subgrupos o conglomerados mutuamente excluyentes y colectivamente exhaustivos para posteriormente sacar una muestra aleatoria de m conglomerados, realizando un censo dentro de cada conglomerado que pertenezca a la muestra. Su aplicación es eficiente para poblaciones grandes y dispersas, pero el error muestral es mayor que en el MAS y en el muestreo estratificado, en la medida que su cálculo es complejo. Los elementos individuales dentro de cada conglomerado tienden normalmente a ser iguales. SELECCIÓN DE LA MUESTRA La muestra debe tener dos atributos básicos: un tamaño adecuado y una probabilidad alta de explicar la población; lo primero, por cuanto un tamaño pequeño no permite detectar diferencias entre grupos, llevando a conclusiones erróneas frente al verdadero valor de la población, y un tamaño grande, encarece el estudio desde el punto de vista económico y humano. Lo segundo, por cuanto, nunca podremos estar seguros de que el resultado de la muestra sea representativo del valor poblacional, pero si se puede actuar de manera técnica para que ésta condición se alcance con una probabilidad alta. En el caso de la revisión de la contratación en los sujetos de control, con un número alto de éstos, se sugiere:
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5264 • pP. 1-43 • 2013 • DICIEMBRE • 20
43
Tamaño de la muestra:
n=
(Ns
2
En el muestreo aleatorio se han desarrollado distintos métodos de selección de los elementos de la muestra (como lo detalla el anexo 3 y la literatura estadística), los cuales apuntan a poblaciones con distintos atributos, variables o actividades; por ello, para propósitos de la auditoría y de muestras de contratos para su evaluación se sugiere:
)
z2 ( N − 1)e 2 + s 2 z 2
Donde:
MUESTREO NO ALEATORIO POR CUOTAS
n = tamaño de la muestra
Este tipo de muestreo combina el muestreo aleatorio y el no aleatorio, lo cual busca aprovechar la experiencia, información allegada o “sexto sentido” del auditor, y darle al control fiscal el carácter técnico al que está obligado.
N = tamaño de la población s = desviación estándar de la población; generalmente se toma como 0.5 e = límite aceptable de error muestral; oscila entre el 1 al 9%: 0,01