NORMATIVA

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO VEHICULAR

INTERNA DESARROLLO CORPORATIVO

REVISIÓN

N.- 00

FECHA

2010-09-21

HOJA

1 de 4

REALIZADO POR LOS GUARDIAS DE LAS COMPAÑÍAS DE SEGURIDAD QUE PRESTAN SERVICIOS A LA EPMAPS

N* 10

CÓDIGO: GA-P.05

CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 6. PROCEDIMIENTO 7. ANEXOS

ELABORADO

Cargo:

JEFE DE SEGURIDAD FÍSICA Y RADIOCOMUNICACIONES

Nombre:

Firma:

Ing. Forrando Amores

REVISADO

Cargo:

JEFE SERVICIOS GENERALES

APROBADO

Cargo: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Nombre; Ing. Luis F. Ruiz

Nombre: Ing. Marco A. Cevallos

Firma:

Fecha:

Firma:

NORMATIVA

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO VEHICULAR

INTERNA

DESARROLLO

N.- 0D

FECHA

2010-09-21

HOJA

2

REALIZADO POR LOS GUARDIAS DE LAS COMPAÑÍAS DE

CORPORATIVO

SEGURIDAD QUE PRESTAN SERVICIOS A LA EPMAPS CÓDIGO: GA-P.05

N* 10

1.

REVISIÓN

ele 4

OBJETO. El presente procedimiento tiene por objeto, normar las actividades a realizarse para el control y el

registro, de todos los vehículos de la Empresa, en las distintas locaciones de la misma y en sus lugares de parqueamíento, por parte de los guardias de vigilancia y segundad privada de ías Compañías de Seguridad, contratadas por la EPMAPS. 2.

ALCANCE.

Este procedimiento se aplicará en todas las dependencias de la EPMAPS, con especial atención a aquellas que se constituyen en PARQUEADEROS oficiales de la empresa y será de obligatorio

cumplimiento para los servidores u obreros, custodios y/o conductores de los vehículos pertenecientes a la EPMAPS y los supervisores y guardias de seguridad, de las compañías de seguridad contratadas por la empresa. 3.

DEFINICIONES.

Vehículos.-Todos aquellos medios de transporte o de movilización o maquinaria de trabajo, adquiridos ó arrendados por la empresa para realizar las actividades para las que fueron diseñados. Por ende todos los vehículos que se ajusten a la presente definición, pero que no pertenezcan a la empresa deberán ser considerados particulares. Salvoconducto.-Son

todos

los

permisos

de movilidad

ordinarios

y

especiales

otorgados

por el

delegado responsable de cada Gerencia, a cada uno de los vehículos de la Institución. 4.

REFERENCIAS.

o o 5.

Reglamento General de Bienes del Sector Público. Reglamento Interno de Utilización de los Vehículos GAS - 1.04.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

Este

procedimiento

pertenece

a

la

Unidad

de

Seguridad

Física

y

Radiocomunicaciones,

en

coordinación con la Unidad de Transportes y las Compañías de Seguridad, así como con los custodios y/o conductores de los vehículos de EPMAPS

El Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano es el responsable de la aprobación del presente procedimiento. El Jefe de Servicios Generales es el responsable de la revisión y de presentar las modificaciones del presente procedimiento.

Los Jefes de las Unidades de Seguridad Física y Radiocomunicaciones y de Transportes, conjuntamente con los custodios y/o conductores de los vehículos de EPMAPS, son los responsable de la correcta ejecución

y cumplimiento del presente

procedimiento

y de

mantener actualizados los

formularios correspondientes. El control de la documentación y datos se lo hará en función del procedimiento "Listado Maestro de Procedimientos" que reposa en el Departamento de Desarrollo Corporativo. G.

PROCEDIMIENTO.

Coordinador de Seguridad Física y Supervisores de la EPMAPS a)

Cada vez que se contrate una compañía de seguridad, entregar este procedimiento (GA - P.05).

b) f Difundir a través de la Gerencia Administrativa y Gestión del Talento Humano, Departamento de Servicios Generales, Unidad de Transportes, el presente procedimiento para cumplimiento de los interesados.

c

NORMATIVA INTERNA DESARROLLO

CORPORATIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO VEHICULAR

REVISIÓN

N.- ao

FECHA

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REALIZADO POR LOS GUARDIAS DE LAS COMPAÑÍAS DE SEGURIDAD QUE PRESTAN SERVICIOS A LA EPMAPS CÓDIGO: GA-P.05

N" 10

c)

Verificar el estricto cumplimiento del presente procedimiento.

d)

Presentar las procedimiento.

e)

Revisar los registros vehiculares para detectar posibles errores u omisiones, antes del Archivo.

recomendaciones

necesarias

para

la

correcta

aplicación

y

ejecución

del

Asistente de Seguridad Física y Radio Comunicaciones

f)

Receptar los registros vehiculares y tramitar su revisión por parte del Coordinador de Seguridad Física y el Supervisor responsable del distrito.

g)

Una vez realizada la revisión y determinadas las novedades preparar el memorando a la Unidad de Transportes, para que proceda a su trámite respectivo.

Compañías do Seguridad

h)

Todo Vehículo que ingrese o salga de las locaciones de la EPMAPS, deberán ser registrados en el

Formulario No. GASF-F-2010-0001' y se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Verificar que el vehículo ingrese o salga con el respectivo salvoconducto. 2. Identificar físicamente el estado del vehículo al ingreso y a la salida, cualquier novedad se registrará en la columna de observaciones. 3. 4.

Registrar el vehículo en el respectivo formulario de acuerdo al ANEXO "A" (EJEMPLO DE REGISTRO). Si el vehículo pertenece a la EPMAPS, se le deberá recordar al conductor lo siguiente:lndicar cualquier observación o indicación emitida por el Departamento de Servicios Generales, Unidad de Transportes. Unidad de Seguridad Física y Radío Comunicaciones.

i)

Los Registros deberán ser llenados completamente para los vehículos de la EPMAPS. no se omitirán los registros de kilometraje de entrada y salida, código, área y/o gerencia, número de salvoconducto y firma del responsable del vehículo, una vez llenos serán remitidos físicamente, considerando los siguientes aspectos:

4.

j)

Fecha de envió:

Todos los días lunes.

Hora de envío:

Antes de las 09:00.

Medio de envió:

Los registros llegaran físicamente acompañados de su respectivo oficio, como también enviarán por la vía del correo electrónico o en dispositivo magnético.

Datos del envío: Para: Jefe de Seguridad Física y Radío Comunicaciones Asunto: Registros vehiculares semana del - al -- de del 20

Todo vehículo deberá ser registrado, de no disponer del salvoconducto el conductor o responsable del vehículo, el guardia de seguridad deberá comunicar de inmediato a su supervisor y este coordinará directamente con el Jefe de Transportes de la EPMAPS, una vez determinada la necesidad de salida del vehículo sin el salvoconducto, se deberá registrar en la bitácora del guardia, la siguiente información.

1. Datos del conductor y del vehículo que ha salido sin el salvoconducto, actividad emergente que 2. 3. 4.

va a realizar. Hora y kilometraje de salida. Autoridad que autoriza la salida del vehículo, Firma del Funcionario o Empleado que retira el vehículo del sitio.

Cada feriado los salvoconductos quedan sin efecto y los movimientos estarán autorizados con salvoconductos especiales, ya que en estas fechas los controles de Auditoría Interna y de la

Contraloría General del Estado son estrictos y rigurosos.

' Todo vehículo que se encuentre en las instalaciones donde se haya colocado un guardia de su -^compañía de seguridad es de responsabilidad suya.

r

NORMATIVA

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO VEHICULAR

INTERNA

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REALIZADO POR LOS GUARDIAS DE LAS COMPAÑÍAS DE

DESARROLLO CORPORATIVO

SEGURIDAD QUE PRESTAN SERVICIOS A LA EPMAPS CÓDIGO: GA-P.05

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m)

REVISIÓN

de 4

De existir vehículos particulares cuyos propietarios sean funcionarios o empleados de la empresa

y cuya presencia este autorizada mediante la entrega de un listado por medio de un Memorando a Segundad Física y Radio Comunicaciones, también estarán bajo su responsabilidad, de evidenciar ustedes la presencia de estos vehículos, es su obligación reportar y exigir exista la autorización por escrito.

n)

Tanto los vehículos de propiedad de la EPMAPS, como arrendados deben quedar en los parqueadero respectivos a partir de las 16h30, el custodio dejará en las garitas la llaves del vehículo que se encuentre bajo su responsabilidad, indicando a los guardias de seguridad las novedades si la hubieren, caso contrario si el custodio no deja las llaves el guardia de segundad

esta en la obligación de informar tanto al jefe de la Unidad de Transportes como al Jefe de Seguridad Física y Radio Comunicaciones, para que se tomen las medidas necesarias.

o)

Emitir un informe semanal de las novedades existentes en cada uno de los parqueaderos en los que prestan el servicio de seguridad y vigilancia, detallando fecha, turno y novedad.

•

El incumplimiento del presente procedimiento, así como las responsabilidades que de él se desprendan, serán tratados como estipulan las clausulas del contrato para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.

•

Ante cualquier duda, CONSULTAR al Coordinador de Seguridad Física, de la EPMAPS.

7.

ANEXOS.

o Formulario No. GASF-F-2010-0001 REGISTRO VEHICULAR. o Formulario No. SALVOCONDUCTO. o/"Formulario No. GASF-l-2010-0001 INFORME NOVEDADES Y OBSERVACIONES REGITRO I VEHICULAR.

GASF-l-2010-0001

INFORME DE NOVEDADES Y OBSERVACIONES REGISTRO VEHICULAR DISTRITO: sur occidente

SUPERVISOR DE S.F.

INSTALACIÓNsur saneamiento g#i

SEMANA: 06 al 12 de septiembre de 2010

COORDINADOR DE S.F.

ANEXO "A"

JEFE DE SEG.FISICA Y R. COMUNICACIONES

EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO REGISTRO VEHICULAR

GAF-f-2008-0001

INSTALACIÓN

PARQUEADERO VANCOUVERT

COMPAÑÍA SEGURIDAD: SEPRIBE

NOMBRE GUARDIA. CARLOS ALBERTO

JARAMILLO OCAÑA

o

¡í

i)

¡:

\

VI GENCI \ Fecha i ni ci o ¡lora

1)

u o v

K

B: 00

DATOS DEL VEHÍCULO N. Aulonulor

O

N

FUNCI QNAEI O Noirbre 3411

BG72SQ0541 Hitsubishi Montero Jeep UNID. SEGURIDAD TÍSICA.

AMORES

DEP

SEG

SEGOV1A FÍSICA

í'i ti

P] acá Color

326498

Num Motor Mar/Mod/Tip/Cla Dependencia

N- 7041-CI N -2010

llora 166

KiIonclrajC

JEFE

C 1

FECHA Fecha Pi n

2010/09/21

I ni ci o

Cargo

Z A

i

Y

HUGO RAÍ)

3P RADIO

2010/09/2

2010/09/2 16: 30

:

tropolitana do ^gua Potable y Saneamiento

I'MD Í3B-1 Plateado

Y

C0MUNIC.

FERNANDO C. Ci udadani a

1702763127

CONDUCTOfi

Nonire Cargo

2987 PENALOZA BARCENES HUGO OSWALDO CHOFER C.Ciudadania 0201270857 U_G_t-L_lí_Q B_E-_L-A JLQ_1I_L_L_L_Z-A_C_L_O_N

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

BASANTES

l.A.SSO FAUR1C1O RENÁN

JEFE DE TUANSPORTKS (E)

Av. Mariana de Jesús entre Italia y Alemania | 2501 225 al 25OÍ 240, 2994 500, 2994 400 | www.emaapq.gov.ec

OUTTO DISTRITO

METROPOLITANO