Procedimiento: Control de Gestión de la Oficina del Rector

Fecha: 03/06/09

Oficina de la Rectoría

Versión vigente No.

1403

Fecha:

10/1019/11/2010

CONTENIDO

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión Histórica

Versión Vigente No. 00

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Versión Vigente No. 00 Fecha: 03/06/09

1. Propósito

Establecer los lineamientos generales para el Control de Gestión de la oficina del Rector, a usar en el proceso establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).

2. Alcance

Este procedimiento se aplicará únicamente al proceso previamente definido en el propósito, mismo que se le dará seguimiento por el auxiliar del Secretario particular con aplicabilidad en la oficina del Rector de la UAEM, y en caso de ser turnado será atendido a la dependencia en turno, misma que nos girará una copia de su respuesta.

3. Responsabilidad y autoridad 3.1.Responsable del proceso 3.1.1. El Responsable del proceso tiene las siguientes resposabilidades Coordinar el flujo correcto de la documentación, orientando y asesorando al personal involucrado en caso de duda. Planificar, documentar, implementar, evaluar y mejorar continuamente el proceso de control de gestión de la oficina del Rector conforme a lo establecido en el manual de calidad y en documentos del proceso. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso mediante la TSN Consultar con la DODA en caso de duda sobre el sistema. Informar a la Alta Dirección el desempeño del proceso de acuerdo a los indicadores que se generan. Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo. 3.1.2 El Responsable del proceso tiene las siguientes autoridades Autorizar los documentos del proceso. Solicitar auditorias a su proceso. 3.2 El Rector 3.2.1 El Rector tiene las siguientes responsabilidades Revisar las invitaciones previo análisis del Secretario Particular

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3.2.2 El Rector tiene las siguientes autoridades Aceptar o rechazar la documentación que ingresa a la oficina. Instruir a la Secretaría Particular sobre el resultado de la revisión de la correspondencia. 3.3. El Secretario Particular 3.3.1 El Secretario Particular tiene las siguientes responsabilidades. Revisar y depurar la correspondencia que ingresa a la oficina del Rector. Instruir al personal para que sea canalizada la correspondencia que así crea pertinente. Analizar la información antes de ser presentada al Rector para su revisión. Generar agenda resultado del análisis y acuerdo con el Rector. Elaborar agenda del Rector de acuerdo a las instrucciones recibidas por el mismo. 3.3.2 El Secretario Particular tiene las siguientes autoridades. Aceptar o rechazar la documentación que ingresa a la oficina del Rector que sean de su competencia. 3.3. El Secretario Particular Adjunto 3.3.1 El Secretario responsabilidades.

Particular

Adjunto

tiene

las

siguientes

Coordinar la logistica de los eventos a donde acude el Rector Revisar y depurar la correspondencia que ingresa a la oficina del Rector. Instruir al personal para que sea canalizada la correspondencia que así crea pertinente. Analizar la información antes de ser presentada al Rector para su revisión. 3.3.2 El Secretario Particular Adjunto tiene las siguientes autoridades. Aceptar o rechazar la documentación que ingresa a la oficina del Rector que sean de su competencia.

3.4 La Secretaria 3.4.1 La secretaria tiene las siguientes responsabilidades. Elaborar oficio de respuesta al área pertinente. Atender llamadas referentes a eventos o correspondencia ingresada a la oficina del Rector.

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Elaborar oficios o documentos para el Rector, Secretario Particular o Secretarios Adjuntos. 3.4.2 La secretaria tiene las siguientes autoridades No aplica 3.5 La Recepcionista 3.5.1 La recepcionista tiene las siguientes responsabilidades. Recibir y checar la hora y fecha a todos los documentos que ingresan a la oficina del Rector. Capturar las solicitudes que ingresen a la oficina del Rector, ya sea vía correo, fax u oficio de manera directa en recepción. 3.5.2 La recepcionista tiene las siguientes autoridades. No Aplica

3.6 El Asistente del Secretario Particular. 3.6.1 El asistente del Secretario Particular tiene las siguientes responsabilidades. Generar reportes que sean requeridos, siempre y cuando se tenga la opción habilitada en el sistema de gestión automatizado. Dar seguimiento al status de las solicitudes que ingresan a la oficina del Rector para dar respuesta en caso de ser requerida. 3.6.2 El asistente del Secretario Particular tiene las siguientes autoridades: No aplica 3.7 El Archivista. 3.7.1 El archivista tiene las siguientes responsabilidades. Ordenar los documentos. Registrar el status de los documentos y hacer anotaciones en el sistema para poder identificarlo en el archivo. Archivar documentos que ingresan a la oficina del Rector. Recuperar un resguardo del documento requerido por la Secretaría Particular o el Rector. 3.7.2 El archivista tiene las siguientes autoridades.

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Asignar un número de control a los documentos que ingresan al archivo para su posterior recuperación. 3.8 El Mensajero. 3.8.1 El mensajero tiene las siguientes responsabilidades. Enviar oficio de respuesta al área pertinente. Envía correspondencia a dependencias internas o externas. 3.8.2 El mensajero tiene las siguientes autoridades No Aplica. 3.9 Responsable del proceso en el Espacio Académico 3.9.1 El responsable del proceso en el espacio académico tiene las siguientes responsabilidades. Emitir una respuesta al usuario final y turnar a la oficina de Rectoría una copia del oficio de respuesta. 3.9.1 El responsable del proceso en el espacio académico tiene las siguientes autoridades. Dar un fallo favorable o desfavorable con base a estatus universitarios o a la disposición del recurso.

4. Normatividad aplicable  Constitución Política de los EUM Cap. (1 Art. 8º. “De las garantías individuales”)  Estatuto Universitario (Art. 31 apartado VI y VII) 5. Políticas 5.1 Recepción de documentos, dirigidos al Rector: 5.1.1 Solicitudes para asistencia a eventos 5.1.1.1 Las invitaciones para asistencia a eventos dirigidas al Rector deberán de ser entregadas en recepción con mínimo de 5 días hábiles antes. 5.1.1.2. Las invitaciones dirigidas al Rector deberán de contener los datos básicos del evento, como son, Nombre de quien invita, lugar, fecha y hora del evento, así como una descripción breve.

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5.1.2 Solicitudes para firmas de autorización, conocimiento y/o visto bueno: 5.1.2.1 Todos los oficios que sean enviados por las dependencias internas o externas para firma del Rector, deberán ser registrados en el sistema de gestión automatizado.

5.1.3 Solicitudes que se canalizan a otras áreas o dependencias: 5.1.3.1 La Secretaría Particular tendrá que envía oficio para solicitar la atención y respuesta a la dependencia que se turne una solicitud. 5.1.3.2 Las dependencias a las que les sean turnados oficios para su atención, deberán emitir respuesta o copia de la misma en un plazo menor a 5 días a la oficina del Rector para que se pueda dar como concluido el trámite en el sistema automatizado. 5.1.3.3 Los oficios de respuesta que sean ingresados a la oficina del Rector deberán de contener el Número de oficio con el que les fue turnado, para poder tener referencia en el sistema automatizado.

5.1.4 Atención a la correspondencia especial. 5.1.4.1 La correspondencia especial solo será identificada hasta el momento en que es analizada por el Rector o por los secretarios particulares. 5.1.4.2 La correspondencia especial por su grado de confidencialidad puede culminar su seguimiento en el momento en que es conocido por el Secretario Particular y/o el Rector, siempre y cuando ellos así lo decidan. 5.1.4.3 En caso de que no culmine o identifique como correspondencia especial deberá hacerse el seguimiento de una correspondencia normal.

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7. Glosario

Documentos: Se consideran todo tipo de escritos que ingresan a la oficina del Rector, como; oficios, solicitudes, invitaciones, etc.

Eventos: Son todos aquellos compromisos en los que se ha solicitado la asistencia del Rector.

Sistema de gestión automatizada: Sistema de gestión que se implementó en la Oficina del Rector para el registro de la documentación que ingresa a la misma.

Correspondencia Especial: Aquella que requiere un tratamiento particular del Rector por su confidencialidad.

Correspondencia Ordinaria: Es aquella que puede ser conocida por los integrantes de la oficina del Rector. 8. Anexos 9. Revisión Histórica. Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto)

Reaprobado (Puesto) Secretario Particular

00

05-09-07

Asesor del Rector

01

23-09-08

Asesor DODA

Secretario Particular

02

07/09/09

Responsable del proceso

Secretario

03

24/11/200919/ 11/2010

Responsable del proceso

Descripción del cambio

Primera edición

Segunda edición

Tercera edición

Particular

Comité del SGC

Se revisó ortografía, se realizaron cambios en el punto 3. Responsabilidades y autoridades, en cambio de versión de la norma ISO y en fechas. Se modificaron Tabla con formato autoridad y responsabilidad, además de que se cambió el diagrama de bloques y la normatividad aplicable, se cambiaron fechas de control.

}

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04

08/10/2010

Asesor DODA

Comité del SGC

Versión Vigente No. 00 Fecha: 03/06/09

Se modificaron autoridad y responsabilidad, además de que se cambió el diagrama de bloques y la normatividad aplicable.