ACCESS Un administrador de Bases de Datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, se puede utilizar para manejar las fichas de los artículos de un comercio, introducir o actualizar los datos, realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes?, ¿qué clientes compran un determinado artículo?, ¿cuál es la ganancia total del mes?, generar e imprimir informes, etc. Una base de datos (BD) consiste en una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, por ejemplo, el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Consta de una o más tablas, formularios, consultas, informes, etc., todos ellos contenidos en un único archivo.

Iniciar Access Esta parte se centrará en la actividad de crear, modificar, etc. una BD. Una vez que se ha ingresado al programa, al seleccionar Nuevo del menú de la barra de herramientas aparecerá el Panel de Archivo o el icono tareas con un grupo de opciones asociadas (la figura de la derecha muestra una sección). Seleccionar la opción Base de datos en blanco y ACEPTAR . Se visualizará la ventana cuyo título es Archivo nueva base de datos. La primera base de datos Se usará como ejemplo una BD para administrar un servicio de correo. En la ventana anterior, en el cuadro Nombre de archivo escribir el nombre del archivo de BD, en este caso CORREO, elegir la ubicación en el cuadro Guardar en... y pulsar el botón CREAR. Access colocará automáticamente la extensión mdb al nombre del archivo. Se presenta una ventana como la siguiente. Sobre el lado izquierdo de la ventana se observa la barra Objetos. Se describen las opciones que se usarán en este curso.

Objetos Tablas: unidad donde se almacenan los datos de la BD. Consultas: se utilizan para definir los criterios que permiten extraer información de la BD. Pueden usarse como origen de registros para generar informes. Formularios: se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos de una BD. Informes: permite preparar los registros de la BD de forma personalizada para su impresión.

Tablas Una tabla consiste en un conjunto de registros y un registro es un conjunto de campos. Campo: unidad básica de una BD. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Registro: conjunto de campos. Un registro es similar a una ficha y contiene un conjunto de datos relacionados, por ejemplo, los datos de una persona (nombre, DNI, dirección, teléfono, etc.).

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ACCESS


Antes de crear una BD conviene hacer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si la BD está destinada a otra persona, empresa o comercio, es conveniente entrevistar a los futuros usuarios de la BD para determinar sus necesidades. A partir de la información recolectada se podrá comenzar a construir las tablas que formarán la BD. Es muy importante no introducir todos los campos en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario. Crear una tabla Se pueden seguir los siguientes pasos: Pulsar el botón T ABLAS situado en la barra Objetos. Se visualiza una ventana con varias opciones: Crear una tabla en vista Diseño: para definir los campos y sus características. Crear una tabla utilizando el asistente: un programa que guía automáticamente la creación de los campos de la tabla. Crear una tabla introduciendo datos: se genera la tabla introduciendo los datos. •

Seleccionar la opción Crear una tabla en vista Diseño.

Se visualiza la ventana para el diseño de los campos de la tabla. Se observan tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. •

Escribir el nombre del primer campo: Id_envío y pasar a la columna siguiente pulsando , con la flecha de desplazamiento o con un clic del mouse. •

En la segunda columna aparece una lista desplegable donde existen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de datos disponibles. Se describen los que se usarán en este curso. Tipos de datos Texto: cadena de caracteres hasta un máximo de 255. Memo: texto hasta 65.535 caracteres. Numérico: números. Fecha/Hora: datos en formato fecha/hora. Moneda: datos en formato número con símbolo monetario. Sí/No: campo lógico. Permite ingresar valores Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.


Seleccionar el tipo de datos adecuado para los datos que serán almacenados en la tabla. En la parte inferior de la ventana se visualiza la ventana Propiedades del campo. En el siguiente cuadro se describen las opciones que se usarán en este curso.


Para datos de tipo lógico se puede optar por el formato casilla de verificación

, cuadro de texto o cuadro combinado. Para acceder a esas opciones ver la ficha Búsqueda en Propiedades del campo.

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ACCESS Propiedades del campo Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres. Hasta 255. Formato: dependiendo del tipo de campo, se puede seleccionar un formato (por ejemplo, monetario, fecha corta, etc.). Máscara de entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente para facilitar la introducción de los datos. Por ejemplo, se puede introducir una fecha ingresando sólo los números del día, mes y año y se colocarán las barras de separación. __/__/__ Título: se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formularios. Valor predeterminado: permite establecer un valor por defecto para un campo en casos que se repita frecuentemente. Regla de validación: se puede limitar los valores a introducir en un campo. Por ejemplo, se puede exigir datos numéricos menores que un número determinado. Texto de validación: se puede establecer el texto explicativo que se visualizará cuando se no se cumple la regla de validación al introducir los datos. Requerido: se puede exigir al usuario el ingreso de datos en un campo fijando el valor en Sí. Por ejemplo, el campo Id_envío servirá para introducir el código de identificación de una clase de envío, es decir, se introducirán caracteres (letras o números). Por lo tanto, será de tipo Texto.


Al seleccionar el tipo Texto, en la parte inferior de la ventana se observa que el Tamaño del campo por defecto es de 50 caracteres. En cada caso particular debe establecerse la longitud adecuada. En el ejemplo, si se conoce que el código tendrá como máximo 3 caracteres, debe fijarse ese valor. Si se define un campo de tipo Numérico posteriormente sólo se podrán introducir números en dicho campo. • Introducir los siguientes campos seleccionando el tipo de datos indicado: campo clave

Id_envio: texto 3 Tipo_envío: texto 20. Requerido Sí Tarifa: moneda, 2 decimales. Requerido Sí


El valor almacenado en un campo clave no se repite en ningún otro registro de la tabla y sirve para relacionar las tablas que componen una BD. Por ejemplo, no se puede usar como campo clave el campo Tarifa, pues es posible que se repitan para diferentes productos. • Seleccionar la fila del campo Id_envío (hacer un clic el cuadrado gris a la izquierda del nombre). Luego, seleccionar el icono Clave principal

situado en la barra de herramientas.

• Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana o seleccionar la opción Archivo  Guardar. En cualquiera de los dos casos, usará un nombre por defecto que puede ser modificado por el usuario. En este caso se guardará con el nombre Tipo Envio.


Una vez guardada la estructura de la tabla se puede modificar seleccionando la opción vista Diseño para añadir nuevos campos, modificar o borrar los campos existentes. Continúa la práctica • Crear una nueva tabla denominada Envios con los siguientes campos: Código: texto 4 Ciudad: texto 20 Fecha: fecha/hora Id_envio: texto 3, Valor predeterminado “01” • Seleccionar el campo Fecha y situar el cursor en la casilla Máscara de entrada. Aparecerá un botón en la parte derecha que se deberá pulsar. Si la tabla no fue guardada, Access informará 3

ACCESS que primero se debe guardar la tabla. A continuación aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras.

• Elegir la opción Fecha corta y hacer clic en el botón FINALIZAR. En la casilla Mascara de entrada aparecerán los símbolos correspondientes a la máscara.

• Guardar la tabla con el nombre Envios.

• Abrir la tabla TipoEnvio y agregar la regla y texto de validación que se indican en el campo Tarifa: Regla de validación: Entre 0,5 y 100 Texto de validación: Valor incorrecto • Guardar los cambios y cerrar la tabla. Relaciones Se ha definido un campo común a las dos tablas: Id_envio para realizar consultas y crear formularios con la información de las dos tablas. Una relación es una asociación establecida entre campos comunes en dos tablas. Existen tres tipos de relaciones.


Los campos comunes deben tener el mismo formato. No es necesario que tengan el mismo nombre. Relación uno a uno: En este tipo de relación un registro de la Tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la Tabla 2 y viceversa. Es la menos utilizada. En el ejemplo, cada persona tiene un único DNI. Relación varios a varios: Cada registro de la Tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la Tabla 2 y viceversa. En el ejemplo, en la Tabla 1 en cada película pueden trabajar varios actores y en la Tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas.

Relación uno a varios: Cada registro de la Tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la Tabla 2, pero cada registro de la Tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la Tabla 1. En el ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo. Continúa la práctica

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ACCESS • Con la BD CORREO abierta hacer clic en el botón RELACIONES o bien acceder desde Herramientas  Relaciones y se abre la ventana Relaciones. Aparece una nueva ventana con el nombre de las tablas. Pulsar botón derecho y seleccionar la opción Mostrar tabla (o menú Relaciones  Mostrar tabla) y se visualizará la siguiente ventana. •

Seleccionar las dos tablas, pulsar el botón AGREGAR y luego CERRAR la ventana Mostrar Tabla. Se verá la siguiente ventana.

• Hacer clic sobre el campo Id_envio de la tabla Tipo envio y arrastrarlo hasta el campo Id_envio de la tabla Envios. Se presentará la ventana Modificar relaciones. En la parte inferior Access coloca automáticamente el tipo de relación Uno a varios. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial Se utiliza para asegurar que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, hay dos opciones: • Actualizar en cascada los campos relacionados actualiza automáticamente los valores de la tabla relacionada cuando se modifica un valor de la clave principal en la tabla principal. • Eliminar en cascada los registros relacionados elimina automáticamente los registros relacionados en la tabla relacionada cuando se elimina un registro de la tabla principal.

• Activar la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones y pulsar el botón CREAR. Se visualizará la relación entre ambas tablas.

Desde el botón TIPO DE COMBINACIÓN... se accede a más características de la relación. • Cerrar la ventana y guardar los cambios en el diseño de las relaciones. Introducción de datos En la ventana Tablas, se visualizará el nombre de la tabla creada. Posicionar el cursor sobre ella, hacer doble clic o clic sobre el botón derecho y seleccionar Abrir. Aparece una pantalla en forma de tabla (similar a la planilla de cálculo) donde se pueden introducir los datos de los campos. Como hay una relación uno a varios entre la tabla Tipo envío y la tabla Envios, primero se debe dar de alta a algún tipo de envío en la tabla Tipo envío y posteriormente dar de alta los envíos en la tabla Envíos. Altas de registros Para añadir nuevos registros se puede acceder a la opción del menú Insertar  Nuevo registro, seleccionar el botón NUEVO REGISTRO

o hacer un clic directamente bajo el último registro.

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ACCESS Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro), mientras se introducen los datos, el símbolo se convertirá en un lápiz. Para desplazarse en la tabla, pulsar o hacer clic en la siguiente casilla. Para pasar de un registro a otro, pulsar . Si se quiere cancelar la introducción de los datos, pulsar la tecla y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el triángulo negro. Si se desea deshacer el último cambio de un campo antes de salir del mismo, hacer clic en el botón DESHACER del menú Edición.

o seleccionar la opción Deshacer


Al finalizar la edición de un campo (al desplazarse a otro campo) la información ingresada es automáticamente almacenada en la tabla. • Almacenar los datos que se indican en la ventana adjunta en la tabla Tipo envio.


El contenido de una tabla se puede modificar (añadir más registros o modificar los existentes) seleccionando la opción Abrir. Modificación de registros Hacer clic o pulsar en el campo a modificar y escribir el nuevo contenido. Modificación del ancho de una columna Para ajustar el ancho automáticamente según el contenido de la columna hacer doble clic en la cabecera del campo o hacer un clic en la cabecera del campo para seleccionar la columna y luego acceder al menú Formato  Ancho de columna  Ajuste perfecto. Baja de un registro Hacer clic en el cuadrado gris de la izquierda de la fila que contiene el registro que se desea borrar. Una vez seleccionada la fila, acceder al menú Edición  Eliminar registro o pulsar el botón ELIMINAR REGISTRO y luego de confirmar, se borrará el registro de la tabla.


Una vez eliminado de la tabla no se puede recuperar. Búsqueda de datos en la tabla Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. Con la tabla abierta, se puede usar el icono de la barra de herramientas o el menú Edición  Buscar. Aparecerá la ventana Buscar y Reemplazar donde se escribirá el texto a buscar y especificar dónde y cómo hacerlo (en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.). Ordenación de los datos de la tabla Seleccionar la columna que contiene el campo por el que se quiera ordenar la tabla o situar el cursor en ese campo. Según sea el orden requerido, pulsar el botón ORDEN ASCENDENTE u ORDEN DESCENDENTE . También se puede realizar desde el menú Registros  Ordenar. Se ordenará la tabla por ese campo. Al cerrar la tabla después de ordenar Access preguntará si se desea guardar los cambios, es decir, que la tabla se guarde con el nuevo orden. Copia de seguridad de una tabla Es muy importante crear copias de todo lo que se considere importante. Para hacer una copia de una tabla, ésta debe estar cerrada. Desde la pantalla principal: • Seleccionar la tabla. • Pulsar el botón COPIAR de la barra de herramientas o el menú Edición  Copiar. • Pulsar el botón PEGAR de la barra de herramientas o el menú Edición  Pegar. 6

ACCESS • Se abrirá la ventana Pegar tabla como, indicar el nuevo nombre y ACEPTAR.

Formularios Un formulario representa un diseño más conveniente para introducir, modificar y visualizar los registros de una BD. Al diseñar un formulario se especifica el modo en que se presentan los datos. Al abrirlo, se recuperan los datos de la tabla y se presentan de acuerdo al diseño elegido. Crear un formulario Seguir los siguientes pasos: • Con la BD CORREO abierta, hacer clic en el botón FORMULARIOS. • Hacer clic en el botón NUEVO. Aparecerá la ventana Nuevo formulario para elegir el tipo de formulario y la tabla o consulta desde donde proceden los datos. Seleccionar Autoformulario: en columnas y la tabla Envios. Una vez creado, el formulario se presentará en pantalla el formulario en blanco. • Cerrar la ventana del formulario y guardarlo con el nombre Envios. También se puede guardar usando el menú Archivo  Guardar.

Usar un formulario para ver los registros Los formularios ofrecen tres presentaciones posibles: Vista formulario, Vista Hoja de datos y Vista Diseño; se puede pasar de una a otra usando el botón VISTA de la barra de herramientas. Para desplazarse de un registro a otro en el formulario, se usan los botones de desplazamiento indicados por puntas de flechas hacia la izquierda, derecha, hacia el comienzo o el final de la tabla ubicadas en la parte inferior del formulario. Siempre queda visible el número de registro actual. Agregar un registro usando un formulario Estando en la Vista Formulario o en la Vista hoja de datos, elegir alguna de las opciones indicadas en la sección Altas de registros o seleccionar el botón equivalente en la barra ubicada en la parte inferior del formulario. Se presentará un formulario en blanco y el punto de inserción en el primer cuadro de texto, donde se podrá introducir la información del campo. Para desplazarse hacia los siguientes campos pulsar o hacer clic en el campo deseado. Imprimir un formulario 1. Para ver la apariencia impresa del formulario y sus datos, hacer clic en el botón VISTA MINAR

PRELI-

o seleccionar del menú Archivo  Vista preliminar.

2. Para ampliar o disminuir el tamaño de la hoja, colocar el puntero del mouse sobre la página para que se convierta en una lupa y luego hacer clic. 3. Para imprimir seleccionar el menú Archivo  Imprimir. Esta operación puede hacerse también desde Vista preliminar. Personalizar un formulario 7

ACCESS Cambiar el diseño Para modificar el diseño es necesario abrirlo en modo Diseño. En esta presentación, se distinguen tres secciones: • La sección Encabezado del formulario aparece en blanco, puede ampliarse el espacio colocando el mouse sobre la línea horizontal que la separa de la sección Detalle para colocar una etiqueta que contenga el título del formulario o la fecha y hora. En vista Formulario, el encabezado aparece una sola vez en la parte superior. • La sección Detalle contiene los campos de la tabla. En vista Formulario se repite por cada registro. • La sección Pie del formulario, al igual que la sección Encabezado, está en blanco. Para colocar etiquetas que contengan datos de interés, previamente debe ampliarse procediendo de la misma forma que se explicó para la sección Encabezado. En vista Formulario, el pie aparece una sola vez en la parte inferior. Seleccionar y cambiar el tamaño de los controles Los objetos en el formulario que presentan los datos de un campo o las palabras de un título se llaman controles. Los controles de un formulario se pueden seleccionar, cambiar de tamaño, mover y manejar en modo Diseño. Pueden utilizarse diferentes tipos de controles, entre ellos: cuadro de texto etiqueta

casilla de verificación

• La etiqueta presenta texto como un título o mensaje. • Los cuadros de texto son las áreas donde se puede presentar o escribir información de la BD. • La casilla de verificación indica una condición, ya sea marcada (seleccionada) o sin marcar (sin seleccionar). Por lo general se usan para campos de tipo lógico.

Existen otros controles que se pueden agregar a los formularios, incluyendo controles que presentan listas, imágenes o realizan acciones y que se encuentran en el Cuadro de herramientas . Para seleccionar un control en un formulario, hacer clic en el cuadro de texto (no en la etiqueta adjunta) y aparecerán en las esquinas tanto en la parte inferior como la superior los controladores que permiten modificar el tamaño en el sentido correspondiente. Si se desea secuadro de leccionar más de un control simultáneamente, colocar el etiqueta texto puntero del mouse del control ubicado en el ángulo superior izquierdo del grupo que desea seleccionar, hacer clic y arrastrar diagonalmente hacia la derecha pasando por encima de los controles a seleccionar. Mover los controles Todos los cuadros de texto tienen etiquetas adjuntas. El control y la etiqueta se pueden mover juntos o separados. Para ello seleccionarlo haciendo clic en cualquier lugar del control y mantener presionado el botón del mouse (aparecerá una mano indicando que se puede mover). Arrastrar hasta el lugar deseado y soltar el botón del mouse. Mover por separado los controles y las etiquetas adjuntas Al mover un cuadro de texto, la etiqueta adjunta también se mueve. Se los puede mover por separado colocando el puntero en el controlador de la etiqueta (el cuadrado más grande que aparece en la esquina superior izquierda). Arrastrar el controlador hasta situarla en la posición y soltar el botón del mouse. 8

ACCESS Agregar una etiqueta y editar el texto Una etiqueta es un tipo de control que se puede colocar en un formulario para agregar más información. No depende de ningún campo. Para agregar una etiqueta seleccionar el botón ETIQUETA del Cuadro de herramientas. Para editar el texto, hacer clic en la etiqueta y aparecerá el punto de inserción para hacer los cambios necesarios. Cambiar la apariencia del texto Al seleccionar una etiqueta o un control con texto, la barra de herramientas de Formato presenta los controles adicionales para cambiar la apariencia del texto. Agregar un control a un formulario Los controles que se usan para introducir, actualizar y presentar información en una tabla son dependientes de los campos de la tabla o consulta. Continuando con el ejemplo de la BD CORREO, como en la tabla Envios los posibles tipo de envíos son sólo aquellos cuyo código de identificación es coincidente con los valores almacenados en el campo Id_envio de la tabla Tipo Envio se puede reemplazar el cuadro de texto Id_envio por un Cuadro combinado en el formulario. Realizar los siguientes pasos: • Eliminar el cuadro de texto Id_envio del formulario. • A continuación hacer clic en el botón CUADRO BINADO del Cuadro de herramientas.

borrar

COM-

• Se activará el cursor en forma de cruz lo que permite, manteniendo el botón del mouse oprimido, dibujar el Cuadro combinado en el formulario.

• Al soltar el botón del mouse aparecerá un Asistente que guiará el proceso para establecer el campo y valores que se visualizarán. • Como se desea usar los valores de una tabla se usa la primera opción (seleccionada por defecto). Para continuar pulsar el botón SIGUIENTE. • En la siguiente ventana seleccionar la tabla Tipo envio y pulsar el botón SIGUIENTE. • En la siguiente ventana seleccionar el campo Id_envio, pulsar el botón > y SIGUIENTE.

• En las dos ventanas siguientes pulsar SIGUIENTE.

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ACCESS • Se visualizará la siguiente ventana. Seleccionar la opción Almacenar el valor en el campo. Seleccionar el campo Id_envio en la lista desplegable y pulsar el botón SIGUIENTE. • Escribir la etiqueta o dejar la sugerida y pulsar el botón FINALIZAR.

• Cerrar y guardar los cambios en el formulario. Nota: en el diseño campo seleccionado rante el proceso se campo del siguiente

del formulario, en el cuadro combinado, deberá visualizarse el nombre del (Id_Envio) junto con su respectiva etiqueta. Si por algún error u omisión duvisualizara el texto independiente, se deberá realizar la vinculación con el modo:

• Seleccionar el campo. • Pulsar botón derecho y seleccionar PROPIEDADES . • En la solapa Datos, en la opción Origen del control pulsar sobre dor de expresiones.

y se abrirá el Genera-

• Seleccionar Tablas, la tabla Tipo_Envio y luego doble clic sobre el campo Id_Envio en el cuadro del centro para incorporar la expresión en el cuadro de la parte superior. Para finalizar pulsar ACEPTAR. • Cerrar la ventana y se visualizará el campo en el cuadro combinado. Continúa la práctica • Usando el formulario ingresar los siguientes datos a la tabla Envios. • Al hacer clic en el símbolo
situado a la derecha del cuadro Id_envio se visualizará la lista desplegable con los posibles valores para seleccionar.

Establecer las propiedades de un control, sección o formulario Cada control de un formulario tiene un conjunto de propiedades. Las propiedades determinan la apariencia y comportamiento del control. Para ver y establecer las propiedades del control, se debe seleccionar el control, pulsar el botón derecho del mouse y seleccionar Propiedades. Para ver las propiedades de cada sección de formulario, seleccionar la sección correspondiente y luego pulsar botón derecho y Propiedades. Ejemplos de qué se puede hacer con las propiedades de los formularios 10

ACCESS • Elegir la presentación de algunas secciones del formulario solamente en pantalla o impresas. Opción Mostrar cuando. • Imprimir un registro por página, en lugar de que aparezcan en forma continua. Opción Forzar nueva página. • Para un campo determinado, verificar los valores introducidos y presentar un mensaje en caso que no sean correctos. Opciones Regla de validación y Texto de validación. • Establecer un valor predeterminado para un control de manera que se llene en forma automática. Opción Valor predeterminado. Presentación de cálculos Un control que depende de un campo de una tabla o consulta presenta los datos de ese campo. También se puede usar para presentar datos que no están en una tabla. Al control que presenta resultados de una expresión se le llama campo o control calculado. Estando en modo Diseño, seleccionar en el Cuadro de herramientas el control deseado y hacer clic en el lugar que se desee colocar el control. Un cuadro de texto es el tipo de control más utilizado para presentar un valor calculado. Luego seleccionar Propiedades y en la ficha Datos seleccionar la casilla Origen del control y escribir la expresión deseada o utilizar el Generador de expresiones pulsando el botón

de la derecha, para expresar el cálculo.

Creación de reglas de validación El uso de reglas de validación permite verificar la validez de los datos antes de almacenarlos en las tablas. Es posible establecer rangos de manera que al introducir valores incorrectos dé un mensaje de error. Para crear una regla de validación se debe especificar la expresión en la propiedad Regla de validación del control.

Consultas En muchas ocasiones se necesita obtener información de la BD, para ello se usan las consultas, que pueden ser de varios tipos. Se describen las que se utilizarán en este curso. • Consulta de selección: una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros. También se puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. • Consultas de acción: una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla. Continúa la práctica Generar una consulta que contenga los campos Código, Ciudad, Tipo_envio y Tarifa. • Con la BD CORREO abierta, hacer clic en el botón CONSULTAS. • Hacer clic en el botón NUEVO. Aparecerá una ventana para elegir el tipo de consulta a realizar. • Elegir la opción vista Diseño. Aparece la ventana Mostrar tabla. AGREGAR las dos tablas y CERRAR. Se visualizará la siguiente pantalla. 11

ACCESS • Colocar los campos indicados en la tabla de la parte inferior. Por ejemplo, para agregar el campo Código, seleccionarlo en el cuadro de la tabla Envios y hacer doble clic o arrastrarlo. Repetir el procedimiento para los demás campos.

• Para ver el resultado, pulsar el botón VISTA . En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas. • CERRAR sin guardar la consulta. • Para modificar la consulta, pulsar el botón DISEÑO. • Para ver el contenido, pulsar el botón ABRIR.

Consultas con criterios La consulta anterior fue una consulta normal de todos los registros de la BD. Una de las principales ventajas de las consultas es que se pueden introducir criterios para seleccionar registros que cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, obtener la lista de envíos a la ciudad de La Plata cuya tarifa está comprendida entre 0,5 y 10. • En la fila Criterios y en la columna del campo correspondiente se agregan los criterios indicados. • Pulsar el botón VISTA y se visualizara el resultado, que consta de 3 registros.

• Colocar una de las condiciones en otra fila como se indica en la ventana adjunta. • Al pulsar el botón VISTA se observa el resultado que incluye 9 registros. ¿Qué cambió para que se modifique el resultado? Si se observa se notará que en la primera consulta sólo aparecen los registros que cumplen simultáneamente ambas condiciones, tal como fue especificado. En la segunda aparecen los envíos a La Plata y todos aquéllos cu12

ACCESS ya tarifa está comprendida entre 0,5 y 10. Ambas se diferencian en que las dos condiciones en el primer caso están unidas por un conector Y (se deben cumplir ambas) mientras que en el segundo lo están por un O (se debe cumplir una o la otra). • CERRAR y guardar la consulta con el nombre Consulta1.


Si se deben establecer condiciones conectadas por Y, deben colocarse todas en la misma fila.
Si se deben establecer condiciones conectadas por O sobre diferentes campos deben colocarse en filas distintas (ver O a la izquierda debajo de la fila Criterios).


Si

se tratan de establecer dos condiciones O sobre un mismo campo, pueden colocarse los valores deseados separados por O.

• Ejemplo: Obtener los envíos a La Plata o Puerto Madryn. Se puede escribir: “La Plata” O “Puerto Madryn”. También se puede escribir cada condición en una fila distinta. • Ejemplo: Obtener los envíos a La Plata o Puerto Madryn de tipo carta simple. Escribir las condiciones como se indica y visualizar el resultado. • Escribir los nombres de las ciudades en diferentes filas y visualizar el resultado. ¿En qué cambió el resultado? ¿Cuál es la explicación?


Para

obtener los resultados deseados se deben establecer correctamente las condiciones.

Expresiones Se pueden utilizar expresiones avanzadas para los criterios de las consultas. Expresiones de fecha Para las fechas se utilizan los mismos operadores que para otro tipo de campos. Por ejemplo, las siguientes formas permiten conocer los registros con un campo cuya fecha sea anterior al 12 de Junio de 2007.