DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES

A.D.E.M. Segundo Curso

A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006

Access Tema 2. Tablas

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TABLA DE CONTENIDOS 1. Introducción ............................................................................................................... 4 2. Ejercicio 2.1 ............................................................................................................... 4 3. Tablas y Campos........................................................................................................ 4 3.1

Crear una tabla .................................................................................................... 4

3.2

Agregar un campo ............................................................................................... 4

3.3

Ejercicio 2.2 ........................................................................................................ 5

3.4

La clave principal................................................................................................ 5

3.5

Guardar el diseño de una tabla ............................................................................ 6

3.6

Ejercicio 2.3 ........................................................................................................ 7

4. operaciones con campos ............................................................................................ 7 4.1

Cambiar el nombre de un campo......................................................................... 7

4.2

Mover un campo ................................................................................................. 7

4.3

Eliminar un campo .............................................................................................. 7

4.4

Ejercicio 2.4 ........................................................................................................ 7

4.5

Cambiar el tipo de datos de un campo. ............................................................... 8

4.6

Ejercicio 2.5 ........................................................................................................ 8

5. Operaciones con tablas .............................................................................................. 8 5.1

Cerrar una tabla ................................................................................................... 8

5.2

Cambiar el nombre de una tabla.......................................................................... 9

5.3

Eliminar una Tabla .............................................................................................. 9

5.4

Ejercicio 2.6 ........................................................................................................ 9

6. Modos de presentación .............................................................................................. 9 7. Establecer propiedades ............................................................................................ 10 7.1

Crear reglas de validación................................................................................. 10

7.1.1

Crear reglas para los datos.......................................................................... 10

7.1.2

Limitar el tamaño de un campo de texto .................................................... 12

7.2

Ahorrar espacio en disco y acelerar las consultas............................................. 12

7.2.1

Limitar el tamaño de un campo numérico .................................................. 12

7.2.2

Crear un índice para acelerar las consultas. ............................................... 12

7.3

Ejercicio 2.7 ...................................................................................................... 12

7.4

Cambiar el formato para presentar o introducir datos....................................... 13

7.4.1

Crear una máscara de entrada para introducir datos................................... 14

7.4.2

Establecer la propiedad Formato ................................................................ 14

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Access 7.5

Ejercicio 2.8 ...................................................................................................... 14

7.6

Establecer opciones predeterminadas ............................................................... 15

7.6.1

Sugerir los datos a introducir en un registro nuevo.................................... 15

7.6.2

Especificar el texto para las etiquetas de campo de los formularios .......... 15

7.7

Requerir la introducción de datos en un campo (Campo requerido) ................ 15

7.8

Ejercicio 2.9 ...................................................................................................... 16

8. Crear un índice......................................................................................................... 16 8.1

Eliminar un índice ............................................................................................. 17

8.2

Ejercicio 2.10 .................................................................................................... 17

9. Relaciones entre tablas............................................................................................. 18 9.1

Ejercicio 2.11 .................................................................................................... 18

9.2

Ejercicio 2.12 .................................................................................................... 19

10.

ANEXO I. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS................................................ 20

10.1 Tamaño del campo ............................................................................................ 20 10.2 Formato ............................................................................................................. 20 10.3 Lugares decimales ............................................................................................. 21 10.4 Máscara de entrada............................................................................................ 21 10.5 Título ................................................................................................................. 23 10.6 Valor predeterminado........................................................................................ 23 10.7 Regla de validación; Texto de validación ......................................................... 23 10.8 Requerido .......................................................................................................... 24 10.9 Indexado............................................................................................................ 24

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1. INTRODUCCIÓN Una vez se ha visto como crear una base de datos, se tiene que definir sus componentes principales, es decir los objetos tablas. Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema específico. Por ejemplo, una tabla puede contener datos sobre los clientes o productos. Las tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). Cada campo contiene una parte de la información correspondiente a los cliente, como por ejemplo, el DNI del cliente. Cada registro contiene toda la información correspondiente a un cliente, incluyendo su DNI, el nombre de la compañía, su dirección, etc.

2. EJERCICIO 2.1 1. Crear la base de datos PRAC2 en la carpeta PrAccess del disquete. Para ello elegir la opción Base de datos en blanco, Aceptar, poner el nombre y Aceptar

3. TABLAS Y CAMPOS 3.1 Crear una tabla Una vez creada la base de datos PRAC2, vamos a crear una tabla: 1. En la ventana Base de datos, si no está ya seleccionada, hacer clic en la solapa Tabla 2. Hacer clic sobre el botón Nuevo que hay en la ventana de la base de datos o hacer clic con el ratón en Insertar →Tabla. 3. En el cuadro de diálogo Nueva Tabla hacer clic sobre el botón Vista Diseño En la práctica anterior ya hemos visto como crear una tabla con el Asistente para tablas. En ese caso, los campos de la tabla se elegían entre los campos de una gran variedad de tablas predefinidas. 4. A continuación, ya se puede introducir los campos que componen la tabla. 3.2 Agregar un campo Se puede agregar un campo al final de la tabla o insertarlo donde se desee. Para agregar un campo al final de la tabla: 1. Hacer clic en la primera fila vacía de la columna Nombre de campo, en la mitad superior de la ventana Diseño de tabla. 2. Introducir el Nombre de campo, el Tipo de datos y, si se considera necesario, la Descripción.

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Para insertar un nuevo campo: 1. Hacer clic en el selector de campo situado a la izquierda del campo existente. 2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Insertar fila. Microsoft Access insertará una fila nueva donde puede agregar el nuevo campo. 3. Introducir el Nombre de campo, el Tipo de datos y, si se considera necesario, la Descripción. 3.3 Ejercicio 2.2 1. Crea una tabla en la base de datos PRAC2 (carpeta PrAccess de tu disquete). 2. Crea los siguientes campos:

3.4 La clave principal Microsoft Access usa un identificativo único llamado clave principal para identificar cada registro de una tabla de manera única. Al igual que un número de matrícula identifica un coche, la clave principal identifica un registro de manera única. Al guardar o cerrar una tabla, una vez creados los campos de la misma, si no elegimos alguno de ellos como clave principal, Microsoft Access advierte de tal hecho y permite indicar que campo se desea que sea clave principal o, si no se indica campo alguno, establece un campo de tipo Contador como clave principal. Características: • Todas las tablas deben tener una clave principal

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• La clave principal debe ser única. No se puede elegir como clave principal, por ejemplo, el apellido de los clientes, ya que puede estar repetido. • Si entre los campos creados no hay ninguno que identifique cada registro de manera única, se creará un nuevo campo de tipo numérico. Por ejemplo, NumEmpleado o un campo Contador. Para establecer un campo como clave principal: 1. Hacer clic en el selector de campo correspondiente al campo deseado. Si se desea más de un campo de clave principal, seleccionar los campos deseados manteniendo presionada la tecla CTRL mientras se hace clic en el selector de campo. 2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Edición y Clave principal. 3. En el selector de campo de cada campo de clave principal aparecerá un símbolo de llave. Para agregar a la tabla una clave principal de tipo contador, ver el siguiente punto: 3.5 Guardar el diseño de una tabla Una vez creada una tabla y creados los campos que contiene la tabla, en cualquier momento, se puede guardar los cambios. Para guardar los cambios en el diseño de una tabla: 1. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Guardar, o seleccionar la opción Guardar del menú Archivo. Si se ha guardado anteriormente la tabla, se vuelve a la ventana de la base de datos. Si no se ha guardado anteriormente la tabla, Microsoft Access presentará un cuadro de diálogo para asignar nombre a la tabla. 1. En el cuadro Nombre de la tabla, escribir un nombre para la tabla. 2. Hacer clic en Aceptar. Ya está guardado el diseño de la tabla. Si no se ha indicado una clave principal, Microsoft Access advierte que “No hay clave principal definida ¿Crear una clave principal?”. (Esto sólo ocurre la primera vez que guardamos una tabla nueva) 1. Si se indica “Si”, Microsoft Access establece una clave principal. Si la tabla ya tiene un campo de tipo contador, éste será designado como clave principal. En caso contrario, se creará uno nuevo. 2. Si se indica “No”, se guarda la tabla con el nombre antes indicado y se vuelve a la ventana de la tabla, para que se indique una clave principal. 3. Si se indica “Cancelar”, se cancela la acción de guardar la tabla.

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3.6 Ejercicio 2.3 1. Guardar el diseño de la tabla, dándole el nombre ALUMNOS. Después de indicar el nombre de la tabla, se nos advierte que “No hay clave principal definida. ¿Crear una clave principal?”. Hacer clic en “Si” para que Microsoft Access establezca un campo de tipo Contador como clave principal.

4. OPERACIONES CON CAMPOS 4.1 Cambiar el nombre de un campo Para cambiar el nombre de un campo: 1. Hacer clic en el nombre del campo, para posicionarse sobre el campo. 2. Modificar el nombre del campo. 4.2 Mover un campo Para mover un campo en el diseño de la tabla: 1. Hacer clic en el selector de campo situado a la izquierda del campo que se desea mover. 2. Volver a hacer clic en el selector del campo y mantener presionado el botón del ratón mientras arrastra el campo hasta el lugar deseado. 3. Soltar el botón del ratón. Se reordenan los campos de la tabla para reflejar el cambio. 4.3 Eliminar un campo Para eliminar un campo del diseño de una tabla: 1. Hacer clic en cualquier parte de la fila que define el campo. 2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Eliminar fila. Si se va a eliminar un campo que contiene datos, Microsoft Access advierte que se perderán los datos del campo. Hacer clic en Aceptar para eliminar el campo y sus datos. 4.4 Ejercicio 2.4 2. Cambiar el nombre del campo Id (campo clave creado automáticamente) por Código alumno. 3. Mover el campo NIF, de manera que quede anterior al campo Nombre 4. Eliminar el campo e-mail-2

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4.5 Cambiar el tipo de datos de un campo. El tipo de datos define el tipo y el rango de valores que se pueden introducir en un campo. Por ejemplo, Microsoft Access no permite introducir texto en un campo tipo Moneda. Hay que tener precaución al cambiar el tipo de datos de un campo que contenga datos, ya que se puede perder parte de los datos. Para cambiar el tipo de datos de un campo: 1. Hacer clic en el cuadro Tipo de datos 2. Hacer clic en la flecha del cuadro 3. Seleccionar un tipo de datos de la lista. Los tipos de datos y sus usos son: Texto ................. Se puede introducir caracteres numéricos y alfabéticos (máximo 255 caracteres). Memo ................ Igual que el texto, se puede introducir caracteres numéricos y alfabéticos. Se utiliza cuando el texto va a ser largo, como notas o descripciones. Numérico .......... Se puede introducir caracteres numéricos. Utilizar cuando se piense realizar cálculos. Fecha/Hora....... Datos con formatos especiales de tipo fecha y hora. Moneda ............. Se puede introducir caracteres numéricos. Para números grandes que requieran un cálculo rápido o para números que requieran un redondeo exacto. Contador........... Este campo asigna automáticamente números secuenciales (es decir, valores consecutivos) a los registros de la tabla. El primer registro tendrá el valor “1”, el segundo el valor “2” y así sucesivamente. Si/No.................. Para valores de tipo verdadero/falso, si/no o activado/desactivado. Objeto OLE...... Para imágenes, gráficos, hojas de cálculo de Microsoft Excel y otros objetos OLE 4.6 Ejercicio 2.5 1. Cambiar el tipo de datos del campo NIF, indicar tipo Texto.

5. OPERACIONES CON TABLAS 5.1 Cerrar una tabla Para cerrar una tabla: 1. Seleccionar la opción Cerrar del menú Archivo o hacer clic en cerrar ( la X en la ventana). Si no se ha guardado anteriormente la tabla, Microsoft Access presentará un cuadro de diálogo para asignar nombre a la tabla: Práctica 2. Tablas

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1. En el cuadro Nombre de la tabla, escribir un nombre para la tabla, y hacer clic en Aceptar. 2. Si se han realizado cambios preguntará si se guardan los cambios 5.2 Cambiar el nombre de una tabla Para cambiar el nombre de una tabla existente: 1. En la ventana Base de datos, seleccionar la tabla a cambiar el nombre. 2. Hacer clic en la opción Cambiar nombre del menú Edición (también se puede pulsar el botón derecho encima de la etiqueta del nombre de la tabla y elegir la opción Cambiar nombre del menú que se despliega) 3. Indicar el nuevo nombre 4. Pulsar la tecla de Retorno (la que tiene el símbolo ↵) o hacer clic fuera de la etiqueta del nombre 5.3 Eliminar una Tabla Para eliminar una tabla existente: 1. En la ventana Base de datos, seleccionar la tabla a eliminar. 2. Hacer clic en la opción Eliminar del menú Edición 3. A continuación, se pide confirmar la eliminación. Pulsar el botón Aceptar para confirmar la eliminación; o pulsar el botón Cancelar para cancelarla. 5.4 Ejercicio 2.6 1. Cerrar la tabla ALUMNOS. 2. Crear una tabla y crear el campo Prueba de tipo Texto. 3. Cerrar la tabla, llamándola DATOS. Indicar “No” a la pregunta: “No hay clave principal definida. ¿Crear una clave principal?”. 4. Cambiar el nombre de la tabla por el de PRUEBA. 5. Eliminar la tabla PRUEBA.

6. MODOS DE PRESENTACIÓN Hay dos modos de presentación de una tabla: Vista Hoja de datos y Vista Diseño. ♦ Con el modo Vista Hoja de datos se puede ver, introducir y editar datos. ♦ Con el modo Vista Diseño se puede modificar el diseño de la tabla. Para abrir una tabla existente en el modo Vista Hoja de datos: 1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Tabla. 2. Seleccionar la tabla deseada de la lista.

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Access 3. Hacer clic en el botón Abrir. Para abrir una tabla existente en el modo Vista Diseño:

1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Tabla. 2. Seleccionar la tabla deseada de la lista. 3. Hacer clic en el botón Diseño. Para cambiar de un modo de presentación a otro, teniendo abierta una tabla en uno de ellos: 1. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Vista Diseño o en el botón Vista Hoja de datos. (el primero de la izquierda)

7. ESTABLECER PROPIEDADES Cada campo cuenta con un conjunto de características que se llaman propiedades que se pueden establecer. Las propiedades varían dependiendo del tipo de datos del campo. Para realizar la tarea de modificar el diseño de una tabla se debe trabajar en el modo Vista Diseño. 7.1 Crear reglas de validación Las reglas de validación son para indicar qué valores debe aceptar un campo. Se puede: 1. Crear reglas para los datos 2. Limitar el tamaño de un campo de texto, para evitar errores al introducir los datos. A medida que se introducen los datos, se verificará que éstos cumplen las reglas de validación. 7.1.1 Crear reglas para los datos Para especificar las reglas se debe utilizar una expresión. Ejemplo 1. Para evitar que alguien introduzca una fecha anterior a la actual: Regla de validación: >=Fecha() Ejemplo 2. Si se desea que el valor de un campo sea mayor o igual que 50: Regla de validación:. >=50 Ejemplo 3. Si se desea que en un campo el número introducido sea distinto de cero: Regla de validación:. 0 Para crear una regla para los datos de un campo:

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1. Hacer clic en el campo para presentar sus propiedades en la mitad inferior de la ventana Tabla. 2. En el cuadro Regla de validación, escribir una expresión que establezca las condiciones para la introducción de datos. Una vez creada una regla de validación para un campo de una tabla, dicha regla se aplicará automáticamente cuando se agregue ese campo a una consulta o a un formulario. Para crear una expresión utilizando el Generador de expresiones: 1. Hacer clic en la propiedad para la cual se desee crear una expresión. 2. Hacer clic en el botón Generador que hay junto al cuadro de la propiedad (un botón con 3 puntos que está a la derecha).

3. Usar el Generador de expresiones para crear la expresión. Hay un botón de Ayuda por si se desea más información. 4. Al finalizar, hacer clic en el botón Aceptar. Si se desea poder presentar un mensaje de error en el caso de que los datos introducidos no cumplan la regla, escribir un texto en el cuadro Texto de validación. Se puede crear una regla de validación que compare valores de distintos campos: 1. Si no está ya presionado, hace clic en el botón Propiedades. Aparece la hoja de propiedades. 2. En el cuadro Regla de validación en la hoja de propiedades, escribir una expresión que establezca las condiciones para la introducción de datos. Si se desea, utilizar el Generador de expresiones.

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7.1.2 Limitar el tamaño de un campo de texto Hay que tener precaución, ya que si se reduce el tamaño de un campo que ya contiene datos, pueden perderse datos. Para limitar el tamaño de un campo de texto: 1. Hacer clic en el campo para presentar sus propiedades en la mitad inferior de la ventana Tabla. 2. En el cuadro Tamaño del campo, escriba el número máximo permitido de caracteres de texto. 7.2 Ahorrar espacio en disco y acelerar las consultas. Para ahorrar espacio y tiempo, se tienen dos opciones: 1. Limitar el tamaño de un campo numérico 2. Crear un índice 7.2.1 Limitar el tamaño de un campo numérico Al limitar el tamaño de un campo numérico, se puede ahorrar espacio en disco y acelerar las consultas. Hay que tener precaución, ya que si se reduce el tamaño de un campo que ya contiene datos, pueden perderse datos. Para limitar el tamaño de un campo numérico: 1. Hacer clic en el campo para presentar sus propiedades en la mitad inferior de la ventana Tabla. 2. Hacer clic en el cuadro Tamaño del campo. 3. Hacer clic en la flecha y seleccionar el tamaño adecuado a sus necesidades. 7.2.2 Crear un índice para acelerar las consultas. Microsoft Access utiliza índices para encontrar datos rápidamente. Es necesario crear un índice si se piensa ordenar o buscar frecuentemente registros basados en los datos de un campo. Los índices aceleran las consultas. Ver el punto Crear un índice. 7.3 Ejercicio 2.7 1. Abrir la tabla ALUMNOS, en el modo de Vista Diseño. 2. Limitar a 11 el número de caracteres del campo Teléfono de la tabla ALUMNOS, para ello: • Hacer clic en el campo Teléfono para presentar sus propiedades en la mitad inferior de la ventana Tabla. • En el cuadro Tamaño del campo indicar 11. 3. Cerrar la tabla ALUMNOS.

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Access 4. Crear una nueva tabla, que incluya los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de datos Código asignatura

Descripción

Texto

Código alumno

Numérico

Nota Word

Numérico

Nota Access

Numérico

Nota Excel

Numérico

4. Indicar los campos Código asignatura y Código alumno como clave principal. 5. Para los campos Nota Word, Nota Access y Nota Excel, indicar las siguientes propiedades de los campos: • Formato Fijo • Lugares decimales 2 • Regla de validación >=0 Y

Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a mayúsculas.

!

Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda, en lugar de de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Puede incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\

Hace que el carácter que viene a continuación se presente como carácter literal ASCII (por ejemplo, \A se muestra como A).

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Access 10.5 Título Se aplica a

Campos de tablas. Campos de consultas. Formularios. Informes. Controles (botón de comando, etiqueta, botón de alternar). Descripción • Campos especifica el texto de las etiquetas adjuntas a los controles que se crearon arrastrando un campo desde la lista de campos y sirve como encabezado de la columna cuando la tabla o consulta está en el modo de Vista Hoja de datos. • Formularios especifica el texto que aparece en la barra de título en el modo de presentación Formulario. • Informes especifica el título del informe en Presentación preliminar. • Botones y etiquetas especifica el texto que aparece en el control. Configuración Escribir el texto de Título. Los campos, los formularios y los botones pueden contener hasta 255 caracteres. Las etiquetas pueden contener hasta 2048 caracteres. 10.6 Valor predeterminado Se aplica a Campos de tabla. Controles (casilla de verificación, cuadro combinado, cuadro de lista, botón de opción, grupo de opciones, cuadro de texto, botón de alternar) en un formulario. Descripción Especifica el valor predeterminado para un campo o control. Configuración Escribir texto o una expresión. La longitud máxima es de 255 caracteres. 10.7 Regla de validación; Texto de validación Se aplica a Campos de tablas. Registros de tablas. Controles (casilla de verificación, cuadro combinado, cuadro de lista, botón de opción, grupo de opciones, cuadro de texto, botón de alternar) de un formulario. Descripción ReglaDeValidación establece la expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian los datos de un campo, o cuando se guarda un registro.

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TextoDeValidación especifica el texto del mensaje que aparece si el campo de tabla o control no cumple con las condiciones enumeradas en la configuración de la ReglaDeValidación. 10.8 Requerido Se aplica a Campos de tablas (todos excepto los campos Contador). Descripción Especifica si un valor es o no obligatorio en un campo. Si en esta propiedad está establecido Sí, al introducir datos en un registro deberá introducir algún valor en el campo o en cualquier control dependiente del mismo. Configuración Las configuraciones posibles de la propiedad Requerido son: Configuración Descripción Sí

El campo requiere un valor.

No

(Predeterminada) El campo no requiere un valor.

10.9 Indexado Se aplica a Campos de tabla. Descripción Establece un índice de campo único. Configuración La siguiente tabla describe las configuraciones de la propiedad Indexado Configuración

Descripción

No

(Configuración predeterminada). Sin índice.

Sí (con duplicados) El índice permite duplicados. Sí (sin duplicados)

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El índice no permite duplicados.

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