Herramientas Informáticas

ACTIVIDAD PRÁCTICA 5 BASES DE DATOS BASES DE DATOS EN ACCESS 2007. Ingrese a Microsoft Access 2007

De clic en base de datos en blanco:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Escriba el nombre de la base de datos y de clic en botón de la carpeta si desea cambiar la ubicación:

Luego clic en “Crear”. CREACIÓN DE TABLAS: De clic en “Ver” y luego “Vista Diseño”

Digite ahora el nombre de la tabla: “Datos personales”, luego aceptar

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Cree los siguientes “campos” con sus respectivos “Tipos de datos” y “Descripción”:

Crea una nueva tabla dando clic en la pestaña “Crear” y luego seleccionando “Tabla”. Repita el paso para ingresar a la “Vista Diseño” y guárdela con el nombre de “Cargos”. Cree los siguientes campos

Cree una nueva tabla llamada “Ciudades” y cree los siguientes campos:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Cierre TODAS las tablas para continuar dando clic contrario sobre cada nombre de la tabla y seleccionando luego cerrar, si pregunta que si guardar los cambios, seleccionamos que “SI” (Recuerde cerrar las 3 tablas):

CREAR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS: Esto se usa para facilitar el intercambio de información entre las tablas. Para esto damos clic en la pestaña “Herramientas de base de datos” y luego selecciona “Relaciones”:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Se deben de agregar las tres tablas para poder crear las relaciones. Esto se hace seleccionando cada una de las tablas en el recuadro “Mostrar tablas” y luego dando clic en el botón “agregar”:

Al finalizar se debe cerrar el recuadro “Mostrar tabla”. Para crear las relaciones debe de seleccionar el campo que es la llave principal de cada una de las tablas y dar clic sostenido hasta otra tabla que contenga el mismo campo Ej: Seleccionar el campo “cod_cargo” de la tabla “Cargos” y llevarlo con clic sostenido hasta el campo “cod_cargo” de la tabla “Datos personales”, luego seleccionamos la casilla d verificación “Exigir integridad referencial” y luego clic en “crear”.

Se debe de hacer lo mismo con el campo “cod_ciudad” de la tabla “Ciudades” y el campo “cod_ciudad” de la tabla “Datos personales”.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Debe de quedar así:

CREACIÓN DE FORMULARIOS (USADOS PARA LLENAR LAS TABLAS) Para crear los formularios debemos de seleccionar primero la tabla, luego clic en el botón “Formulario”:

Así deberá quedar

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Guardemos el formulario dando clic contrario sobre la pestaña que identifica el formulario y luego seleccionando “Guardar”: Llámelo “Formulario datos personales”.

Cree ahora de la misma manera los formularios de las tablas “Cargos” y “Ciudades”

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas

Cierre todos los formularios dando clic contario sobre cada pestaña y dando clic en CERRAR, si pregunta sobre guardar los cambios se debe seleccionar “SI” CREAR BOTONES DE DESPLAZAMIENTO DE REGISTROS De clic contrario sobre el formulario DATOS PERSONALES y seleccione la opción VISTA DISEÑO.

Aparecerá de la siguiente manera. Cierre la hoja de Propiedades

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Ubique el cursor sobre la línea inferior del PIE DE PAGINA hasta que aparezca una flecha de doble sentido y de clic sostenido hacia abajo para agrandar.

Debe quedar así. En este espacio realizaremos los botones de desplazamiento.

Para crear los botones necesitamos la herramienta BOTON de la barra de DISEÑO.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Damos clic en BOTON y luego hacemos clic sostenido en el PIE DE PAGINA en el lugar donde queramos que quede el botón. Al soltar el clic debe aparecer un asistente.

Seleccione IR AL PRIMER REGISTRO y luego clic en FINALIZAR. Aparecerá el botón con la Imagen relacionada a esa acción.

Se deben de hacer de la misma forma los botones de IR AL REGISTRO ANTERIOR, IR AL SIGUIENTE REGISTRO, IR LA ÚLTIMO REGISTRO.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Los botones para NUEVO REGISTRO y ELIMAR REGISTRO se hacen de la misma forma solo que debe seleccionar en el ASISTENTE la opción OPERACIONES CON REGISTROS y luego AGREGAR o ELIMINAR.

NUEVO REGISTRO y ELIMINRA REGISTRO. Para crear el botón que cierra el formulario, seleccionamos en el ASISTENTE la opción OPERACIONES CON FORMULARIOS y luego CERRAR FORMULARIO. El botón quedará así:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas En necesario realizar la misma operación a cada uno de los formularios de la base de datos para estos también queden con los botones de desplazamiento de registros. Puede repetir los pasos o puede copiarlos desde este formulario y pegarlos en los otros dos formularios.

Guarde y cierre los formularios. CREAR EL MENÚ PRINCIPAL Teniendo todo cerrado, damos clic en la pestaña CREAR y luego DISEÑO DE FORMULARIO.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Podemos cambiar el color de fondo del FORMULARIO, dando clic contrario en el fondo y seleccionando COLOR DE FONDO O RELLENO.

Vamos a poner el título de MENU PRINCIPAL, usando la herramienta ETIQUETA de la barra de DISEÑO.

De clic sostenido sobre el formulario, en el lugar donde desee que quede el título, luego escriba, de una vez la tecla ENTER y luego cámbiele el tamaño y color de letra. Ahora crearemos los botones para que abran los formularios que ya creamos anteriormente (Son 3 botones) y otro botón adicional para SALIR DE LA APLICACIÓN (Cerrar Access). Esto lo hacemos similar a los botones que creamos anteriormente solo que debemos de continuar con el asistente.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Para esto seleccionemos la opción BOTON de la pestaña DISEÑO, damos clic sostenido en el lugar donde queremos que nos quede el botón y esperamos hasta que salga el asistente.

Como lo que deseamos es que abra un formulario, debemos de seleccionar OPERACIONES CON FOMULARIO y luego ABRIR FORMULARIO. Luego SIGUIENTE:

Ahora seleccionamos el formulario que deseamos que se abra. Para este caso seleccionamos CIUDADES y luego SIGUIENTE.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas En el siguiente pantallazo solo damos clic en siguiente:

En el siguiente pantallazo seleccionamos la opción TEXTO y luego escribimos el nombre del formulario que abrirá (Para este caso “CIUDADES”). Luego Finalizar.

Quedará así:

Es necesario crear los botones para los formularios CARGOS y luego DATOS PERSONALES. Esto se hace repitiendo los mismos pasos anteriores y solo teniendo presente que debe de seleccionar en el segundo pantallazo, el formulario correspondiente.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Como el formulario tiene una cuadrícula, esta la usamos para que los botones queden del mismo tamaño y a la misma distancia el uno del otro.

Los botones se pueden mover y cambiar de tamaño igual que cualquier objeto de Office. Vamos a crear ahora el botón de CERRAR LA APLICACIÓN, esto se hace de la misma forma solo que seleccionamos en el asistente la opción APLICACIÓN y luego CERRAR APLICACIÓN y finalizar.

El botón quedará así. Finalmente guardamos el formulario dando clic contrario en la pestaña y seleccionando guardar, lo llamaremos MENU PRINCIPAL.

Cierre el formulario con clic contrario y luego CERRAR.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Para empezar a llenar solo debemos de dar doble clic al MENU PRINCIPAL

Y se abrirá el menú principal, luego solo debe de dar clic en el orden en que están los botones para llenar primero CIUDADES, luego CARGOS, y finalmente DATOS PERSONALES.

Digite tal como aparece en el ejemplo. De esta forma se llena la tabla Ciudades:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Cuando termine de digitar la palabra “Ibagué” con solo dar clic en el botón NUEVO REGISTRO, y se guarda automáticamente la primera ciudad y queda en blanco para digitar otra nueva ciudad:

El contador de registros indicará que se digitará el segundo registro o sea la segunda ciudad. Digite otras cuatro (4) ciudades más con sus respectivos códigos (2, 3, 4 y 5).

El indicador de registros debe decir 5. Cuando termine de clic en le Botón SALIR para quedar nuevamente en el MENU PRINCIPAL.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Llene ahora la tabla “Cargos” usando el botón “CARGOS”.

Cree 3 registros así: cod_cargo

cargo

sueldo

1

Técnico

800000

2

Tecnólogo

1200000

3

Ingeniero

2500000

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas CUADROS COMBINADOS Antes de llenar la tabla DATOS PERSONALES mediante el formulario que tiene el mismo nombre , vamos a crear unos cuadros combinados en el formulario para que sea más fácil llenar esta tabla. Para eso vamos a abrir el formulario DATOS PERSONALES en vista diseño. Para esto solo debemos de dar clic contrario sobre el formulario y seleccionar vista diseño:

Ahora debemos borrar los campos COD_CARGO y COD_CIUDAD, para eso seleccionamos en forma individual cada campo y oprimimos la tecla suprimir:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Así debe de quedar la tabla, ya que los otros campos se organizan automáticamente:

Ahora crearemos los cuadros combinados de los dos campos que borramos en este formulario (cod_cargo y cod_ciudad). Para esto seleccionamos primero el botón CUADRO COMBINADO:

Ahora damos clic sostenido debajo del último campo para ubicar el cuadro combinado:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Automáticamente se debe de abrir un asistente el cual debe de seleccionar lo siguiente: En el primer pantallazo del asistente Seleccione la primera opción y luego Siguiente:

En el segundo pantallazo se selecciona la tabla de la cual se desea que tenga el cuadro combinado, en este caso seleccionamos la tabla CARGOS ya que es uno de los campos que borramos, luego siguiente:

En el tercer pantallazo damos clic en el botón de flecha doble para pasar todos los campos al otro lado:

Luego clic en siguiente:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas En el cuarto pantallazo solo damos clic en siguiente:

En el quinto pantallazo desactivamos la casilla de verificación (Quitar el chulo) y luego siguiente:

El sexto solo damos siguiente:

En el séptimo pantallazo seleccionamos ALMACENAR VALOR EN EL CAMPO y luego seleccionamos el campo COD_CARGO, luego siguiente:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas En el último pantallazo solo cambiamos la etiqueta “nombre” del campo, para nuestro caso se llamará CARGOS y luego FINALIZAR:

Debe de quedar así:

Luego seleccionamos ese cuadro combinado de la línea, y damos clic sostenido hacia arriba (Mover el cuadro) hasta que se observe una línea café que indica que el cuadro se acomodará automáticamente y lo soltamos:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas El cuadro se acomoda automáticamente asumiendo el mismo formato de todos los otros campos. Queda así:

Es necesario repetir los mismo pasos para hacer el cuadro combinado de CIUDADES el cual también borramos solo se debe tener cuidado en el paso 2 de seleccionar la tabla CIUDADES, en el paso 7 seleccionar almacenar el valor en el campo “cod_ciudad” y en el último paso seleccionar el nombre de la ética como CIUDADES. Quedará así:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Llene ahora la tabla “Datos Personales” usando el “Formulario datos personales”: Recuerde dar clic al botón “Ver” y luego seleccionar “Vista Formulario”:

Debe aparecer su nombre y sus datos en el primer registro (Debe llenar 5 registros diferentes). Para los campos CARGOS y CIUDADES, solo debe de dar clic en el flecha del cuadro combinado y seleccionar el deseado:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas CREACIÓN DE CONSULTAS De clic en la pestaña “Crear” y luego seleccione “Diseño de consulta”

Aparecerá una venta así:

Debo de agregar las tablas que deseo tenga esta consulta, puede ser una o las tres. Para este ejercicio agregaremos las tres (3) tablas. Esto se hace seleccionando la tabla en el recuadro “Mostrar Tabla” y oprimiendo el botón “Agregar”. Agregue las 3 tablas:

Cierren el recuadro “Mostrar tabla” después de agregar las tablas.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Luego debo bajar con clic sostenido los campos que deseo estén dentro de la consulta. Como ejemplo seleccionamos el campo “cedula” de la tabla “Datos personales y lo llevamos con clic sostenido hasta aquí:

De esta forma se agregan los campos que yo quiero que salgan en la consulta. Agregue de la tabla “Datos personales” los campos “nombres”, “apellidos”, “dirección”, “teléfono” y “celular”, ubicándolos al lado derecho del anterior:

De la tabla “Ciudades” agregue el campo “ciudad” y de la tabla “Cargos” agregue los campos “cargo” y “sueldo”.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas

Guarde la consulta con el nombre “Consulta única”

Cerremos la consulta y los formularios dando clic contrario sobre el nombre de cada una y seleccionando “cerrar”. Las consultas son usadas para crear los informes o para que salga en pantalla algún dato de una tabla específica por Ejemplo: para que salgan sus nombres y apellidos cuando se digite su cédula. CREACIÓN DE INFORMES Los informes son los datos que se quieren imprimir. Para esto seleccionamos la consulta creada anteriormente “Consulta única”, damos clic en la pestaña “Crear” y luego clic en “Informe”:

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada

Herramientas Informáticas Deberá aparecer todos los datos solicitados en la consulta en una hoja lista para imprimir. Así:

Guarde le informe como “Informe consulta única”.

Ing. Alvaro Iván Ramírez Posada