Actividades clave para organizar tu concierto

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Seguimos nuestro Modelo de Organización de Eventos para ayudarte a organizar tu concierto. En esta ocasión, vamos a analizar las actividades clave –uno de los 9 apartados en los que se organiza el modelo- para que no olvides nada y sepas dónde debes centrar tus esfuerzos.

¡hola! Tanto si eres promotor experimentado como si es tu primera vez, sabrás que organizar un concierto conlleva muchas y muy variadas tareas. ¿Cómo contrato al artista o alquilo la sala? ¿Cuándo pongo las entradas a la venta? ¿Cómo promociono el concierto? Amandine Delpierre Responsable de Música Apasionada por la música y la organización de eventos. Mi motor: ¡Ayudar a crear momentos ilusionantes!

Vamos a ayudarte a planificarlo con la ayuda de nuestro modelo de organización de eventos. Enumeraremos las actividades clave de la organización de conciertos –booking, producción, ticketing, promoción, operaciones y patrocinios- para ayudarte a centrar esfuerzos en aquello que requiera una mayor atención. Para que no se te escape nada ¡y tu concierto sea un éxito!

Booking Una de las primeras cosas que debes hacer cuando organizas un concierto es ocuparte del booking, es decir, la contratación del artista. Cuando piensas en un artista, debes comprobar su disponibilidad con su mánager o agencia de booking. La contratación depende de si es un artista nacional o internacional, de su caché o de las fechas del año, entre otros factores. Hay dos temporadas muy fuertes de conciertos –entre octubre y noviembre y de febrero a mayo- y debes recordar que muchos artistas están en verano de gira por distintos festivales, así que es más difícil contratarlos en esas fechas. Además, ten en cuenta también que la negociación no es la misma si vas a contratar a un artista para una sala con un aforo de 200 personas que si es para un gran recinto con un auditorio de miles de personas. Cuando tengas decidido el artista que quieres llevar a tu ciudad, tendrás que intentar encajar las fechas con las de la sala que más le convenga (¿cuánto aforo puede llenar?). Después, toca de lleno otra de las actividades clave de la organización de conciertos: la producción.

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Producción Las tareas de producción se desarrollan de forma paralela al booking. Debes encontrar un sitio para celebrar el concierto, contactar con la sala para ver qué fechas tienen disponibles, cuánto te van a cobrar de alquiler, qué aforo tiene, con qué equipo de luces y sonido cuenta, etc. Producción artística

Es todo lo que se refiere al artista: viajes, transportes internos – del hotel al recinto o cualquier otro traslado relacionado con el concierto-, alojamiento, dietas, comida, horarios de prueba de sonido, etc. Tanto si son artistas nacionales como internacionales, agradecen enormemente que les facilites toda esta información. Para eso, debes rellenar lo más posible la hoja de ruta.

Producción técnica

Es todo lo que se refiere al sonido, luces, backline –los instrumentos-. Un artista nacional suele traer su propio backline pero es muy probable que tengas que alquilarlo para uno internacional; y suele estar incluido en las salas pequeñas y medianas, mientras que los grupos que actúan en salas muy grandes acostumbran a traer su equipo en tráilers.

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Ticketing Una vez que tienes tu artista y tu sala, llega el momento de poner las entradas a la venta. Una opción muy recomendable y que cada vez utilizan más organizadores, es salir con una oferta promocional. Con una promoción puedes darle un empujón inicial a la venta: ofrecer cien entradas a 30 euros, por ejemplo, e ir subiendo el precio a medida que se acerca la fecha del concierto, como se ve en el gráfico. Es una táctica que funciona muy bien: crea interés por comprar una entrada antes de que se acabe la oferta. Mira este post para ver cómo funcionan las distintas estrategias.

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Promoción Ahora que tienes artista, sala y una estrategia de venta de entradas, es necesario que te centres en la promoción de tu concierto. ¿Has pensado ya en todas las cosas que tienes que hacer para darlo a conocer entre el público al que quieres atraer? En un concierto pequeño o mediano, lo normal es que te ocupes tú mismo de la promoción, publicándolo en las redes sociales o repartiendo flyers. Un flyer repartido en un concierto muy afín al que estás organizando suele funcionar y su coste es pequeño. El marketing online tiene cada vez más peso. Además de ver resultados en las ventas, puedes medir el resultado de las campañas. Puedes publicar banners en webs especializadas en música, anuncios en facebook o tweets patrocinados, que suponen una inversión pequeña y suelen tener buenos resultados. Puedes hacer promoción en prensa y radio si el concierto se hace en una sala mediana o grande. Incluso hacer un intercambio con ellos, como un sorteo de entradas para el concierto.

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Es importante que el artista también promocione el concierto en su web y sus redes sociales, porque al final el que vende es él. Lo que mejor funciona es la promoción en los canales del artista, es la que realmente le llega al público.

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Operaciones La gestión de operaciones o, lo que es lo mismo, la manera de administrar los recursos –personas, instalaciones, tiempo, dinero, etc.-, es otra de las actividades clave en la organización de un concierto. Las operaciones abarcan muchas y muy variadas actividades: desde el pago del alquiler de la sala a la recepción del artista en el aeropuerto. Y una de tus grandes tareas como promotor es lograr que todo fluya de manera coordinada. Hay que pagar al artista, a los proveedores, la sala, etc. Es habitual pagar la sala y al artista con antelación. Por regla general, aunque tuvieses que cancelar el concierto tendrías que pagarles igual, aunque eso dependerá finalmente del artista, la sala y la relación que tengas con ambos. En el rider, o ficha técnica del artista, se especifican sus necesidades de luces y sonido, además de un plano para montar el backline en el escenario, las conexiones y cualquier atrezzo necesario para el concierto. Si hay que alquilar algo más y te enfrentas a un gasto extra tras otro, el presupuesto no dejará de crecer. Pero si planificas bien tus operaciones, los engranajes encajarán y todo fluirá.

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Patrocinios El patrocinio también puede ser una de las actividades clave de la organización de tu concierto. ·

Pequeños promotores Si eres un pequeño promotor y vas a organizar un concierto en una sala pequeña, con un artista casi desconocido, probablemente no vas a poder contar con un patrocinador (Siempre hay excepciones: puede haber marcas que estén organizando este tipo de conciertos como parte de su estrategia.)

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Medianos promotores Si ya has organizado conciertos anteriormente, has escogido una sala mediana o grande y el artista o grupo de tu concierto goza de fama y prestigio, probablemente puedas contar con la ayuda de un patrocinador. Hoy día hay muchos conciertos son factibles porque hay un patrocinio detrás, como ocurre con marcas como Vodafone, Mastercard o Samsung.

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Grandes promotores Si vas a organizar un concierto en una sala muy grande, el patrocinio será, probablemente, una partida importante en tu presupuesto, igual que ocurre en los festivales de música. De hecho, algunas de las marcas que comenzaron patrocinando conciertos o festivales se han terminado convirtiendo directamente en promotores de grandes conciertos, como ocurre con Heineken o Budweiser.

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