PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN EN CENTRO ESPECIALIZADO DE PAGOS (CEP) y CENTRO DE ATENCION DISTRITAL ESPECIALIZADO (CADE) DEL PROCESO ADMINISTRACION FINANCIERA

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento Expedición de Certificados de Tradición en CEP Y CADE, el cual tiene como objetivo proporcionar al usuario una opción rápida y confiable de su Certificado de Tradición de manera inmediata a través de los puntos de atención dispuestos en los CEP Y CADE de Bogotá, D.C. El procedimiento, se realiza a través de los CEP Y CADE con funcionalidad de la Superintendencia de Notariado y Registro, donde al usuario se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. Los clientes internos del procedimiento son la Superintendencia de Notariado y Registro, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y entidades financieras; los clientes externos son: la ciudadanía, entidades gubernamentales y privadas que requiera de expedición del Certificado de Tradición. ALCANCE: Inicia: Los ciudadanos que requieren adelantar el trámite, se acercan a los CEP y CADE. En este sitio el usurario se dirige a la ventanilla asignada para la expedición de certificados de tradición y libertad. Acto seguido, el ciudadano se ubica en la fila de la ventanilla en donde espera su turno para que sea atendido. ¿Qué hace?: En el punto de contacto, el ciudadano realiza la fila, cancela y recibe el servicio realizado por el CEP o CADE, el cajero realiza todo el proceso de expedición del Certificado de Tradición. Además Registrar reclamaciones, si es del caso. Termina: Generación en línea del Certificado de Tradición, con la respuesta al usuario, por reclamaciones y, se hace la conciliación bancaria.

2. RESPONSABLES:

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Responsable estratégico: Dirección Financiera. Responsable operativo: Administración CEP y CADE Financiera.

y Dirección

Responsables Control y Mejoramiento: Dirección financiera 3. DEFINICIONES: La Matrícula Inmobiliaria, es un folio destinado a un bien determinado y se distinguirá con un código o complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vaya sentando (Ley 1579 DE 2012). Certificado de Tradición: es un documento público que contiene los actos jurídicos relacionados con un inmueble, escritos en orden cronológico y consecutivo, que señalan el titular o titulares del dominio de la propiedad, expedido(s) por la Superintendencia de Notariado y Registro. Recaudo: Entidades financieras que recaudan los servicios de las entidades públicas y privadas que hacen presencia en el CEP Y CADE. Servicio en CEP Y CADE: Reducción en los tiempos de desplazamiento del ciudadano en la capital del país, al acceder a la mayor parte de los servicios que se encuentran a cargo del Distrito, en un mismo lugar. 3.1 PHVA Planeación: Planeación de los recursos humanos, logísticos y financieros para la operación del procedimiento. Número de Oficinas de Registro para la prestación del servicio. El perfil de las personas responsables de la atención al usuario en el centro de atención, para dar respuesta inmediata a los requerimientos de los clientes- usuarios

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Hacer: Solicitar Certificado de Tradición, consultar la matrícula inmobiliaria, consultar la validez del Certificado de Tradición, Registrar reclamaciones y hacer conciliación bancaria. Verificar: Número de Certificados de Tradición expedidos mes por Oficina de Registro y total. Calidad del servicio (oportunidad, disponibilidad, seguridad y veracidad de la información). Recaudos mes por Oficina de Registro y total. Número de reclamaciones y % de respuestas satisfactorias mes. Actuar: Generar acciones de mejora continua en la prestación del servicio, en las respuestas al usuario y en la veracidad y seguridad de la información. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIÓN. ¿CÓMO? Descripción de actividades:

1. 1. Solicitud Certificado de Tradición en CEP Y CADE (Usuario)

1. Cuando el ciudadano NO tiene conocimiento del procedimiento para solicitar certificados de tradición en los CEP Y CADE, inicia el proceso en el modulo de información, en donde recibe la orientación sobre el trámite que debe seguir. 2. Se le informa que en los CEP Y CADE se expiden los certificados de cualquier zona de Bogotá (norte, sur o centro) exceptuando los   

Predios de mayor extensión y/o predios con más de 150 anotaciones. Predios registrados antes del 4 de Septiembre de 1970 (Diario Oficial 33119). Predios exentos de pago.

3. Punto de control: El usuario realiza la consulta con el número de matrícula inmobiliaria, para determinar si procede la expedición del Certificado de Tradición y evitar al máximo las devoluciones.

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La no radicación de turno de solicitud de certificado de tradición se puede presentar por que el folio de matrícula se encuentre pendiente de un trámite administrativo o judicial : - Como turno de documento en trámite, - Turno de corrección, - Actuación administrativa, - Folio en custodia, o - Que se trate de un folio extenso (Folio de matrícula con más de 150 anotaciones). 4. Realiza el pago en CEP y CADE, en el formato dispuesto para tal fin. La consignación para la solicitud del Certificado de Tradición, debe ser diligenciada con todos los datos completos e incluir el número de la Matrícula Inmobiliaria. 5. El solicitante debe escribir en un formato el número de la matrícula de manera clara. 6. Se cancela directamente al funcionario asignado en la ventanilla de radicación del CEP y CADE. 7. Efectuado el pago el usuario recibe el servicio por parte de los CEP Y CADE para tal fin y solo podrá obtener máximo la expedición de diez (10) Certificados de Tradición, los cuales son de expedición inmediata. Si requiere más de diez, debe acercarse a la oficina de Registro, según la ubicación de los inmuebles y solicitar una serie para varios Certificados de Tradición. Responsable: Externo: el usuario que hace el trámite. Interno: Funcionario/contratista de la Superintendencia que presta el servicio en CEP Y CADE. Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer las condiciones de uso del procedimiento y el manual de usuario. Interno: el manejo del software; básicos en sistemas y en registro de la propiedad.

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Recursos esenciales: Externo: Conocer número de matrícula inmobiliaria y Circulo Registral. Interno: Software o aplicativo para la consulta y expedición de certificados de tradición, Internet, impresora, papel y tinta Normatividad: Ley 1579 de 2012, Decreto 2280 de 2008 y resolución de reajuste de tarifas para el cobro del Certificado de Tradición, Resolución 126 de 2013, “Por la cual se fijan las tarifas por concepto del ejercicio de la función registral”. Herramientas de control: Externo: el usuario verificará número de matrícula inmobiliaria. Interno: Estadística registral, El Certificado de Tradición contendrá la información actualizada a la fecha y hora de su impresión. Frecuencia: Diario

2. Expedición del Certificado de Tradición en línea en CEP Y CADE.

Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 1. Ingresa, el operario, a la Pagina Web de la SNR www.supernotariado.gov.co. Ver manual del usuario y condiciones de uso. 2. Seleccionar el Link de Servicios Registrales en Línea. 3. El usuario debe “loguearse”, introduciendo la clave y usuario.

es

decir

identificarse

4. Seleccionar la opción de Certificado de Tradición en Línea: - Seleccionar el Circulo Registral-Oficina de Registro- donde se encuentra registrado el predio. - Digitar el número de Matrícula Inmobiliaria. - Dar click sobre el icono de búsqueda. Punto de control. - Verificar si la dirección que aparece corresponde al predio del cual se está solicitando el Certificado de Tradición. - Dar click en agregar. - Digitar el Número de Certificados a solicitar. Se pueden solicitar hasta diez (10) Certificados de Tradición. - Verificar el valor cancelado y número de cuenta bancaria a

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5. -

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la que se efectuó la consignación, que debe pertenecer a la Superintendencia de Notariado y Registro. Ingresar datos del usuario: Seleccionar si es persona Natural o Jurídica. Verificar el resultado de la transacción. Ver recibo, imprimir o tomar nota sobre número del PIN, importante conservar en número del PIN, para continuar con el proceso. El recibo muestra: número de solicitud, valor pagado y número de PINES. Seleccionar la opción de Generar Certificado de Tradición: Imprimir Certificado de Tradición. De manera inmediata, el usuario debe indicar cuantas copias del recibo de pago requiere (como mínimo dos), para ser entregada, una al usuario junto con el certificado de tradición y la otra que permanecerá en la ventanilla de radicación con la finalidad de realizar el cuadre de caja al final del día.

Responsable: Externo: el usuario que hace el trámite. Interno: Funcionario/contratista usuario del sistema, Registrador de Instrumentos Públicos de Bogotá Centro, Sur y Norte, el Jefe de la Oficina de Informática. Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer las condiciones de expedición del Certificado de Tradición. Interno: el manejo del software; básicos en sistemas y en registro de la propiedad. Recursos esenciales: Interno: Software o aplicativo para la consulta y expedición de certificados de tradición, Internet, impresora, papel y tinta.

Normatividad: Ley 1579 de 2012, decreto 2280 de 2008, resolución de reajuste de tarifas para el cobro del Certificado de Tradición.

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Herramientas de control: Interno: Estadística registral, reportes para conciliación bancaria y calidad en el certificado expedido. El Certificado de Tradición contendrá la información actualizada a la fecha y hora de su impresión. Frecuencia: Diario Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 3. Resolver Descripción de actividades: reclamaciones, Devoluciones. 1. La no radicación de turno de solicitud de certificado de tradición se puede presentar por que el folio de matrícula se encuentre pendiente de un trámite administrativo o judicial : -Como turno de documento en trámite, -Turno de corrección, -Actuación administrativa, -Folio en custodia, o -Que se trate de un folio extenso (Folio de matrícula con más de 150 anotaciones). 2. En estos casos, el funcionario de la ventanilla debe remitir al usuario a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de ubicación del inmueble, para que allí le expliquen la razón que generó la no expedición del certificado y el procedimiento que debe seguir. 3. Para la devolución del dinero diferente a las causales de folio en trámite administrativo o judicial, ante la no expedición de un certificado de tradición, se debe expedir una constancia en la que se indica la causal específica que motivó la negativa de la solicitud. Firmada por el Coordinador. 4. Con esa constancia, el usuario del servicio debe dirigirse a la ventanilla del banco para que allí le devuelvan el dinero previamente consignado y cuyo trámite debe hacerlo en el mismo día en que realizó la consignación.

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5. Ante la imposibilidad del programa para imprimir certificados de tradición en los CEP Y CADE, se debe tener en cuenta que cuando por alguna razón el certificado no salga impreso, se expida incompleto o imperfecto, o el empleado de la ventanilla se equivoque al digitar el número de matrícula, el operario solicitará autorización de anulación al Coordinador. Una vez autorizado, se anula el turno y volverá a radicar la solicitud, generando un nuevo turno de radicación, que debe seguir el mismo procedimiento citado con anterioridad. 6. Cuando el usuario del servicio se equivoque y señale una matrícula que no corresponda a la que requiere; por ejemplo, cuando corresponde a un circulo diferente al digitado o cuando esté errado el número de matrícula que el usuario escribió, deberá cancelar, una vez más, el valor del Certificado de Tradición en el banco y solicitar una nueva radicación, siguiendo el trámite normal citado con anterioridad. 7. Responder al usuario: Atención al usuario da respuesta de reclamaciones al ciudadano, determina la clase de reclamo y los niveles que corresponda para dar respuesta. Definir tiempo de respuesta al usuario: Se informa al usuario sobre la recepción de la reclamación y tiempo de respuesta.

Responsable: Coordinador de CEP Y CADE, Director Financiero. Conocimiento: el manejo del software; básicos en sistemas y en registro de la propiedad. Recursos esenciales: Acceso a Internet, Software o aplicativo para la consulta y expedición de certificados de tradición, papelería, Impresora, Tóner y demás suministros. Normatividad: Ley 1579 de 2012, Decreto 2280 de 2008, resolución de tarifas para el cobro del Certificado de Tradición.

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Herramientas de control: Identificar en el procedimiento el punto donde se genera la inconsistencia. Si la inconsistencia se genera en el pago, la respuesta la genera el Banco y si la inconsistencia es en la presentación o información del Certificado de Tradición, la respuesta la genera la Dirección Financiera. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 4. Conciliación Descripción de actividades: Bancaria por venta de PINES 1. Al finalizar la jornada laboral, cada operario de la ventanilla de radicación de solicitudes de certificados, debe imprimir los siguientes reportes para el cuadre de caja, así: Resumen diario de ingresos por usuario (tira caja). Resumen diario de ingresos. Anulados del día. Es necesario precisar que cuando se anulen turnos, en el recibo de caja debe colocarse en forma manual la expresión “ANULADO”, con la autorización del Coordinador. La misma situación se presenta cuando los certificados salen incompletos y es necesario radicar nuevamente la solicitud. 2. El Coordinador del CEP Y CADE, efectuará la preconciliación del cuadre de caja consultando las consignaciones y el tira caja. 3. Una vez efectuada la preconciliación, se dejará constancia mediante acta detalla y se entregará al Coordinador de los CEP Y CADE, quien a su vez remitirá a la Dirección Financiera. 4. En el sistema, validar el número de PINES vendidos y utilizados. Ver reportes diarios, mensuales y acumulados para el Área Financiera. 5. Obtener acceso de consulta del Banco, para validar

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diariamente, la cantidad de PINES vendidos y el reporte por recaudos. 6. El Operador del sistema genera los siguientes reportes a la SNR:  Informe de consolidación PINES diarios, Mensuales y acumulativos, por Orip  Movimiento detallado de PINES diarios, mensual y acumulativo de PINES utilizados y no utilizados.  Movimiento detallado de PINES generados, diario, mensual y acumulativo. La SNR tiene control sobre: PINES vendidos, usados y no usados. Recaudos diarios, mensuales y acumulados. Informes de PINES por Orip. El Grupo de Tesorería realizará la conciliación entre los reportes generados y la entidad financiera encargada de recaudar el dinero. El Grupo de Contabilidad realizará la carga del extracto bancario y la clasificación del ingreso en la PCI de Nivel Central a través del Macroproceso de Ingresos en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, para control de la información de ingresos se remitirá a las Oficinas de Registro las estadísticas correspondientes en la generación de certificados a través de este servicio. Responsable: Director Financiero, Coordinador Grupo de Tesorería, Coordinador Grupo de Contabilidad, Registradores de Instrumentos Públicos, Entidad Financiera, Coordinador CEP Y CADE y el Operador del Sistema, funcionarios responsables del manejo de la cuenta producto. Conocimiento: el manejo del software; básicos en sistemas y en registro de la propiedad. Normas básicas de contabilidad universalmente aceptadas. Recursos esenciales: Software o aplicativo, acceso a Internet, papelería, Impresora, Tóner y demás suministros.

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Normatividad: Protocolos técnicos Herramientas de control: Verificación de los informes generados y el extracto bancario o consulta diaria para la consistencia de la información financiera. Frecuencia: mensual Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REQUISITOS APLICABLES 5.1 Documentos de referencia:      

Política de calidad. Mapa de riesgos del proceso. Políticas de uso. Preguntas frecuentes. Convenio entidad financiera Manual de Usuario Portal versión vigente- Axede, de Agosto de 2011. “Sistema de Información de Registro SIR”.

5.2 Requisitos aplicables:     

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP: 1000:2009. Legales y reglamentarios: ley 960 de 1970 Ley 1579 de 2012 Por el cual se expide el nuevo Estatuto Registral. Normas de contabilidad universalmente aceptadas. Instructivos del Sistema utilizados para la expedición de Certificados de Tradición en la WEB.  Resolución No. 2968 de Marzo 29 de 2010, “Por el cual se establece la prestación del servicio de solicitud de certificado de tradición en línea.

6. NOTAS DE CAMBIO.

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VERSIÓN 01

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NATURALEZA DEL CAMBIO Creación del Procedimiento

7. ANEXOS: Formatos (No maneja formatos) Código Elaboró:

Nombre Revisó:

Aprobó:

Sandra Villalobos Oscar Aníbal Luna Olivera Juan Carlos Torres Rodriguez Contratista Dirección Director Financiero Coordinador Grupo MECI Calidad Financiera Carlos Alberto Yanet Campo Profesional Universitario Grupo MECI Calidad

Fecha: 21 de marzo de 2013

Fecha:

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21 de marzo de 2013

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