PREGUNTAS

RESPUESTAS TEMA De conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 2242 de 2015, El articulo 11. Acuse de recibo aplica solo a quienes reciban facturas en XML, quienes reciban la factura electrónica en representación gráfica podrán dar el quienes reciban en representación gráfica también deben surtir este acuse de ACUSE DE RECIBO correspondiente acuse de recibo por sus propios medios y en los términos allí recibo? establecidos. La DIAN no interviene en la Aceptación. Sin embargo se aclara que el PDF sería el equivalente a una representación gráfica, Para el acuse de recibo no es necesario el En la aceptación se envía al adquirente un XML y un correo. También un PDF.? ACEPTACIÓN PDF o representación gráfica si el adquirente cuneta con los medios para aceptarla electrónicamente. en todo caso el acuse de recibo puede acordarse entre las partes. Es necesario que el adquirente acuerde con quien expide la factura electrónica, la El acuse de recibo electrónico puede ser on line o asíncrono. ? manera como la recibirá de conformidad con el numeral 2 del artículo 15 del ACUSE DE RECIBO Decreto 2242 de 2015. Las bases legales son las mismas para todos. Con esta forma de facturar no cambia la En caso de que un cliente refute el recibo de dicha factura electrónica cuales legislación para efectos comerciales. El obligado a facturar debe conservar la prueba ACUSE DE RECIBO son las bases jurídicas nuestras en caso de algún procedimiento legal? de la entrega de la factura electrónica al adquirente. Art. 4 Decreto. 2242/2015. Es necesario tener alguna aceptación explicita del Si, es necesario que el adquirente acuerde con quien expide la factura electrónica, la ADQUIRENTES adquirente de recibir factura electrónica? manera como la recibirá. Numeral 2 del Artículo 15 del Decreto 2242 de 2015. Las empresas de servicios públicos domiciliarios pueden voluntariamente facturar de manera electrónica, caso en el cual deben cumplir con toda la regulación del Decreto Las empresas de servicios públicos domiciliarios como haría Factura 2242/2015. En cuanto a la identificación del adquirente dice el artículo 3 del Decreto ADQUIRENTES electrónicamente si no conocen al adquirente? 2242/2015 en su literal c) "Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación." Si la empresa de servicios públicos factura electrónicamente pero los clientes Si el adquirente de los servicios públicos no reciben electrónicamente la factura, el ADQUIRENTES no la reciben de manera electrónica como funcionaria ? obligado a facturar la debe entregar en representación gráfica. Si el adquirente tiene problemas para recibir electrónicamente la factura debe Cual es el tiempo de la DIAN para que el adquirente informe que tiene informar de inmediato al obligado a facturar para que éste la entregue por otro ADQUIRENTES problemas para recibir las facturas electrónicas.? medio. En todo caso es responsabilidad del obligado entregar la factura al adquirente. Se debe dar claridad sobre el numeral 3.2.4 del proyecto de resolución, a que La Resolución 00019 de 2016, aclaró el tema, se trata de los prefijos que el obligado se refiere con la asignación de los prefijos que el proveedor tecnológico a facturar solicita a la DIAN para entregarlos a sus proveedores tecnológicos que utilizará en la expedición de factura electrónica. Hace referencia a los prefijos generarán las facturas. La DIAN mediante el servicio informático dispuesto para este ASIGNACION DE PREFIJOS/PROVEEDORES que entrega en la DIAN al obligado a facturar electrónicamente en la fin, autorizará los prefijos y rangos de numeración que se entregarán a cada resolución de facturación o son otros prefijos que entregará al proveedor proveedor. tecnológico.

De acuerdo con los términos prescritos en el artículo 19 del Decreto 2242 de 2015, Sería interesante conocer el calendario que regirá para que los contribuyentes los voluntarios podrán solicitar su habilitación como facturadores electrónicos a CALENDARIO adopten esta modalidad. partir del momento en que la DIAN ponga a disposición los servicios informáticos allí descritos. Una compañía puede tener una facturación POS y una facturación de venta (no pos). La facturación electrónica solo aplicará entonces para la venta NO POS?, es decir en el cátalo de participantes de una compañía obligada a facturar electrónicamente solo estarán los adquirientes de la venta (NO POS que estén obligados a facturar electrónicamente o que opten por hacerlo?) Donde consultamos Anexos Técnicos ?

En el catálogo se registrarán solo a los participantes que facturen electrónicamente, a los adquirentes que reciban factura por medio electrónico, y a los proveedores tecnológicos autorizados. El Pos no se registra en el catálogo de factura electrónica CATALOGO pero coexiste con la factura electrónica de conformidad con el artículo 16 del Decreto 2242 de 2015. Los anexos están publicados en la pagina Web de la DIAN, con la Resolución 00019 de 20016.

Si el certificado digital se daña puedo usar otro o utilizo la contingencia.?

El contribuyente debe correegir el daño del certificado. El obligado debe garantizar CERTIFICADO DIGITAL que pueda firmar las facturas. En este caso no se configura la contingencia.

Se debe aclarar si existirá una clave técnica por cada rango de un prefijo que Se entregará una clave de contenido técnico de control para cada uno de los rangos tenga una resolución de facturación autorizada por la DIAN o solo por la CLAVE TECNICA DE CONTROL autorizados para facturar, que pueden incluir prefijos. resolución independiente de la cantidad de prefijos que esta contenga. La Clave de contenido técnico de control es uno de los elementos necesarios para La clave de contenido técnico de control descrito en Resolución es el generar el CUFE, sin embargo éste no es el único elemento para generarlo. Ver CLAVE TECNICA DE CONTROL procedimiento que permite obtener este código único de factura ?. anexo 003 de la Resolución 0019 de 2016. La factura electrónica se emitirá a todos los clientes de la compañía.? Que características especiales tiene el cliente para expedirle la factura electrónica. ? Se cuenta con la información detallada que será disponibilidad cuando sea entregada la factura en representación grafica física o digital, en la lectura del código QR? Y que campos serán mostrados por el servicio ofrecido por la DIAN?

Si. Debe emitirse a todos los clientes. Esto sin perjuicio de utilizar los documentos CLIENTES equivalentes a la factura a que se refiere Artículo 16 del Decreto 2242 de 2015. No existen características especiales para los clientes que reciben la facturar CLIENTES electrónica. La información detallada disponible para el caso en que se entregue la factura en representación gráfica se encuentra contenida en el anexo técnico 003 de la CODIGO QR Resolución 0019 de 2016,

La contingencia no contempla pólizas. El art 15 de la Resolución señala cuatro (4) contingencias: 1. Por fallas del obligado a facturar o fallas en los servicios del Art. 15. Contingencia que condiciones debe llevar la póliza, debe imprimir el proveedor; 2. La atribuible al adquirente; 3. Por fallas en los sistems de la DIAN; 4. CONTINGENCIA QR?. Por zona geográfica específica. La factura expedida en contingencia, por talonario, no lleva QR. En el “ARTÍCULO 15. Contingencias y situaciones especiales” numeral 2, dice que cuando se presente una falla en los sistemas del adquirente éste deberá Es deber del obligado a facturar entregar la factura al adquirente y éste debe emitir informarlo al obligado a facturar. No se menciona qué ocurre si la falla en los un acuse de recibo de la misma. Deben las partes asegurarse del cumplimiento de CONTINGENCIAS sistemas del adquirente no le permite enterarse de que le fue enviada una estas obligaciones. factura.

En el Artículo 15 “contingencias y situaciones especiales” del proyecto de resolución, menciona que la compañía tendrá que tener una Resolución de facturación alternativa a papel, facturación que debe contar con numeración consecutiva autorizada por la DIAN. Surgen las siguientes observaciones: • Se sugiere a la administración de Impuestos evaluar el desgaste administrativo y las consecuencias operativas que conlleva el hecho de facturar en papel de acuerdo al volumen de las operaciones de una empresa Gran Contribuyente, por lo que se hace necesario mantener una resolución de facturación en sistema computador de contingencia. • De acuerdo con la Resolución 3878 de 1996 indica las diferentes modalidades de facturación, e indica que si una compañía actualmente factura a computador no podrá facturar a papel y viceversa. Consideramos que se debe ampliar la explicación de este punto, ya que actualmente Bayer S.A utiliza sistema de factura en computador y en caso de una contingencia no podrá facturar este mismo, al contrario deberá facturar una a una, cada transacción en papel, lo cual no puede ser soportado en nuestros procesos internos, generando graves consecuencias para el desarrollo y normal flujo de los negocios. • En razón de lo anterior, ¿Se contará con una resolución de facturación paralela de contingencia durante el plan piloto? Por la cantidad de facturas que se podrían expedir en una contingencia, es necesario un estándar XML exclusivo para reportar las operaciones que se realizaron mientras se estaba en contingencia en donde se pueda reportar información consolidada (ej.: Numero de factura, NIT emisor, Nit Receptor, valor antes de IVA, IVA y valor total). Como se procede si la DIAN está por fuera más de 48 horas.? El prefijo tiene vigencia, y como sería la conservación?

La contingencia queda regulada específicamente en el artículo 11 de la Resolución 00019 de 2016. Se mantiene el concepto de facturar en talonario durante los eventos que dan lugar a la contingenica. Efectivametne la DIAN previa solicitud, CONTINGENCIAS otorgará por resolución la numeración a utilizar en la contingencia. De otro lado en el piloto se tendrá facturación de contingencia con el prefijo exclusivo CSFE.

Este tema se reglamentó en la Resolución No. 000019 de 2016 para lo cual se recomienda revisar el artículo 11 de esta norma, cabe recordar que en caso de CONTINGENCIAS contingencias se deben trascribir una a una las facturas expedidas durante su ocurrencia. La informacion a transmitir es por cada factura, no es consolidada. Cuando la DIAN esté fuera del servicio aplicará la contingencia de que trata la resolución 0019 DE 2016 y enviará las facturas dentro de las siguientes 48 horas a su CONTINGENCIAS restablecimiento. Los números de las facturas si tienen vigencia. La conservación de las facturas de CONTINGENCIAS contingencia es la misma del Estatuto Tributario (5 años).

El Articulo 8 del proyecto de Resolución indica el código único de factura La forma de calcular el CUFE se encuentra en el anexo técnico y es responsabilidad electrónica (nuevo requisito de facturación), ¿este será entregado por la del obligado a facturar generarlo a través de la plataforma tecnológica que disponga CUFE Administración de Impuestos a la compañía o al proveedor tecnológico? para generar la factura electrónica. Si se rechaza una factura por error en el CUFE como se reenvía.

Si hay error en el CUFE no se debe reenviar. Esta es una validación interna de la DIAN CUFE que de estar incorrecto el cálculo puede dar lugar a sanciones.

Se menciona un código único de factura electrónica en la documentación (adicional a los prefijos de la numeración), que corresponde a un valor alfanumérico obtenido a través de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, este procedimiento debería ser ejecutado desde el sistema de ventas de la compañía o a través del proveedor tecnológico ?

El CUFE lo genera el obligado a facturar. Diferente es que el servicio lo preste el proveedor, en ese caso será el proveedor quien preste el servicio para facturar CUFE electrónicamente. Se advierte que el CUFE es responsabilidad del obligado a facturar electrónicamente.

Artículo 8, “Código Único de Factura Electrónica, elemento del sistema técnico de control.” Observación, Clave técnica de control: Es importante especificar en que momento o bajo que circunstancia se le asigna una clave técnica a un proveedor tecnológico y si esta se asigna es para uno o varios obligados facturar electrónicamente

La DIAN entregará una clave de contenido técnico de control para cada uno de los rangos autorizados para facturar. La clave se le entrega al obligado a facturar CUFE/CLAVE TECNICA DE CONTROL electrónicamente o a su proveedor autorizado.

Referente al articulo 16 del Decreto 2242 se habilita el uso de tiquetes POS en convivencia con la factura electrónica, sin embargo hemos encontrado que en el mercado existen comercios que operan bajo modelo comercial POS y su resolución de facturación es por computador, el articulo en mención no define si esto aplica a quien estrictamente tenga resolución de facturación POS y lo deja a interpretaciones de modelo de negocio. Como deberíamos proceder frente a los casos mencionados.

La Resolución que otorga rangos de numeración por computador deberá usarse únicamente para facturar por este medio. En igual sentido para otros tipos de facturación. Sin embargo si es obligado a facturar según el Decreto 2242 de 2015, el DOCUMENTOS EQUIVALENTES /POS artículo 16 contempla la posibilidad de utilizar documentos equivalentes a la factura dentro de los cuales no se encuentran las facturas por computador ni por talonario.

Qué pasa con las ventas POS?, aplican para la facturación electrónica?

El POS continúa vigente y coexiste con la factura electrónica de conformidad con el DOCUMENTOS EQUIVALENTES /POS artículo 16 del Decreto 2242 de 2015.

Si aplica Factura Electrónica para las ventas POS, la impresión la debe hacer el El proveedor tecnológico sólo está autorizado para generar factura electrónica, no proveedor?, Si no es el proveedor intermediario, se debe tener respuesta de la para emitir factura POS. Las normas que reglamentan los documentos equivalentes DOCUMENTOS EQUIVALENTES /POS aprobación de la DIAN para poder emitir una factura POS (tirilla)? POS continúan vigentes. Se puede facturar electrónicamente solo una parte de los negocios o pueden La factura electrónica puede existir con el POS, con las facturas generadas en DOCUMENTOS EQUIVALENTES /POS existir dos sistemas facturación diferentes ? contingencia y con los otros documentos equivalentes a la factura. El plazo de entrega de ejemplar de la factura electrónica a la DIAN es de 48 horas, El Articulo 11 del proyecto de Resolución, no menciona si el plazo para la Contadas a partir de la generación de cada factura electrónica. La DIAN llevará a cabo entrega del ejemplar a la DIAN inicia su obligación con en el plan piloto o, un piloto para probar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el Decreto ENTREGA DEL ¿debe entenderse cuando salga la Resolución de los obligados a facturar 2242 de 2015 y en la Resolución 00019 de 2016 . Las 48 horas para entregar la DIAN/PILOTO electrónicamente? factura electrónica a la DIAN opera independientemente del piloto. Las noticias sobre el avance y resultados del piloto serán publicados en la página web.

EJEMPLAR

A

LA

Para el tema de registro de extranjeros que realizan actividades comerciales en Para facturar electrónicamente no hay tratamiento especial para registro de Colombia que tipo de tratamiento van tener con esa información, se me ocurre extranjeros. El procedimiento de habilitación o autorización es igual para los EXTRANJEROS pensar en un proceso automático para la devolución de impuestos de salida nacionales y para los extranjeros. de capital. De acuerdo con el Articulo 1 del Decreto 2242 de 2015, establece: Parágrafo. DIAN no podrá establecer la obligación de facturar electrónicamente, hasta que se expida la reglamentación de Ley 1231 de 2008 Y demás normas relacionadas que permita la puesta en circulación de factura electrónica como título valor. No obstante lo anterior, las personas de que tratan los numerales 2 y3 del presente artículo, es decir, aquellas que voluntariamente opten por expedir factura electrónica, podrán hacer la solicitud a partir la publicación del presente decreto. Surgen las siguientes preguntas: ¿Debemos esperar a que se reglamente la Ley o debemos realizar la solicitud a la Administración de Impuestos? ¿Cuáles son los plazos establecidos para realizar dicha solicitud? ¿A partir del momento en que se radica la solicitud se entiende que es documento equivalente la factura electrónica o debemos esperar una respuesta por parte de la Administración?

Entre tanto se expide la reglamentación del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, las empresas pueden solicitar voluntariamente facturar electrónicamente en los términos del Decreto 2242 de 2015. No obstante no será posible facturar electrónicamente sino hasta el momento en que la DIAN ponga a disposición los servicios informáticos necesarios para recibir los archivos XML en las condiciones FACTURADORES descritas en la resolución 0019 de 2016 y sus anexos técnicos, para lo cual el artículo VOLUNTARIOS 19 del Decreto 2242 de 2015 ha prescrito un termino de 6 meses que vencen el próximo mes de mayo. Para facturar electronicamente por solicitud voluntaria del contribuyente la Subdirección de Fisclización Tributaria expedirá una resolución de habilitación.

Las notas para facturas del exterior son las relacionadas con las exportaciones, luego FACTURAS DEL EXTERIOR son iguales a las nacionales. Cuáles son las características tecnológicas de envío que debe tener el archivo. Es el XML estándar adoptado por la Dian especificado en el Anexos 001 de la FORMATO XML ? (Tipo de archivo, compresión, marcas de agua, tamaño) Resolución 00019 de 2016. Notas débito o crédito de facturas del exterior que requisitos tienen ?

El cálculo es correcto, en suma son seis meses como período mínimo para empezar a facturar electrónicamente. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto A partir del Párrafo del ARTÍCULO 3. Habilitación para expedir factura 2242 de 2015 las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a electrónica…. , se deduce que el plazo máximo que un contribuyente obligado facturar electrónicamente entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres (3) HABILITACION a facturar electrónicamente, es de 6 meses? meses después de su publicación en el Diario oficial, lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica.

ELECTRONICOS

La exigencia de la ISO 27001 a los proveedores tecnológicos está establecida en pro de salvaguarda de la información que circula entre los diferentes actores del esquema, no obstante cuando un facturador decide hacerlo mediante el uso de un software propio no está contemplado una medida que genere dicha salvaguarda lo cual es de vital importancia para la trascendencia del proyecto. Desde mi perspectiva se deberían exigir protocolos de seguridad técnicos por el manejo sensible de información dado que los software y la transmisión de datos se pueden vulnerar y poner en riesgo la información tanto de emisor como de adquirentes.

Cada contribuyente que decida facturar electrónicamente de manera directa, es responsable pos su propia información y en este sentido debe establecer sus propias medidas de seguridad. De otro lado, ya que los proveedores Tecnológicos son agentes externos que se encargaran de expedir la factura, el Decreto 2242 de 2015 ISO 27001 ha contemplado una serie de exigencias para ellos, como la certificación ISO 27001 en aras de dotar de respaldo a los usuarios que usen sus servicios, principalmente en atención a que los proveedores tecnológicos van a manejar información privilegiada de los contribuyentes que los contraten.

Los UBL definidos tienen todos los elementos para el cumplimiento que se expresa en el Proyecto de Resolución que se están socializando para facturas, notas de crédito, débito y acuses, sin embargo el ARTICULO 9. Del Decreto 2242 de 2015, indica que adicionalmente “El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar a la DIAN, a través de los servicios Lo que se propone podrá reglamentarse en el momento en que se solicite la informáticos electrónicos que disponga la Entidad, en las condiciones y LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS Y VENTAS obligatoriedad del Libro de Compras y Ventas. (En futuras fases de este proyecto). términos que ésta señale” el “Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo, cuando la DIAN lo disponga.”, para lo cual el actual Proyecto de Resolución NO contempla una definición de esquema UBL para dicho efecto , ni mecanismos para informar a la DIAN dicha información. Mandato: Cuando se tiene esta figura en un grupo empresarial, si se implementa una productora se tendría que implementar también en la El artículo 11 del Decreto 2242 de 2015, regula las condiciones en caso de Mandato. MANDATO comercializadora o viceversa? Se contempla por parte de la DIAN brindar este servicio con un aplicativo más No se contempla utilizar otro medio para generar y entregar las facturas. Para las sencillo en su portal que le evite al contribuyente hacer uso de software u microempresas y pequeñas empresas la DIAN ofrecerá servicios tecnológicos MIPYMES operador tecnológico necesariamente?? gratuitos, de acuerdo con los términos establecidos en el Decreto 2242 de 2015 En los anexos no se especifica el procedimiento para anulaciones de factura, La anulación siempre se hará con nota crédito electrónica de conformidad con el NOTAS CREDITO Y DEBITO como sería? parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 Las notas crédito con las que se contabilizan los rechazos se pueden realizar después El cliente puede reclamar después de las 48 horas ? NOTAS CREDITO Y DEBITO de las 48 horas. Numeración consecutiva de notas crédito y débito será administrada de forma individual por el emisor de factura electrónica o existirá alguna numeración No existe numeración autorizada por la DIAN para las notas débito y crédito. Esto se NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO dada por la DIAN? Si es por parte del emisor será particular a cada rango de regula con la Resolución No. 000019 de 2016. facturas electrónicas o será consecutiva por todo el tiempo.

Artículo 1. Actualmente la numeración de las Notas Débito y Crédito tienen un consecutivo general, según este documento, se requiere cambiar a La Dian no otorga números para las notas. numeración asignada y aprobada por la DIAN, pero está la duda si será un consecutivo general (grupo), por compañía, por ciudad. Artículo 1. Las Notas actualmente no se hacen obligatoriamente con Solo para el caso en el que con la nota se pueda identificar a que factura(s) se referencia a una factura, para esto será obligatorio?, en el documento dice refiere. “Cuando sea el caso”, cuales casos? El CUFE va en notas débito o crédito. Las notas no tienen CUFE. No, los rangos de numeración no pueden ser compartidos. Cuando se cambia de El rango de numeración puede ser compartida o cuando cambia de solución solución no hay necesidad de pedir otros números. Pero si cambia de Proveedor tecnológica debe pedir otros números?. Tecnológico sí debe informarlo a la DIAN, en la asignación de prefijos en el Sistema de Factura Electrónica. Una vez sea Obligado a Facturar Electrónicamente que pasa con las existencias Estas facturas pierden validez. Y se debe solicitar su inhabilitación. de las facturas en talonario? Las salidas varias (obsequios a clientes, muestras, etc.) van a ser legales?, Las condiciones contables y fiscales no han sido modificadas con el Decreto 2242 de deben mostrarse valores, impuestos, etc.? 2015. El piloto que se tiene en mente realizar va a servir para tener un mejor Si, se harán las correspondientes evaluaciones sobre diversos aspectos. dimensionamiento a nivel de tiempos de salida a producción con el sistema. En la información generada no se detalla cuando se inicia el piloto FE?, ¿Cómo y cuándo se solicitará el acceso a los ambientes de pruebas de la DIAN y a la obtención de los intervalos de facturación, códigos, etc.? Se debe detallar si en primer lugar la DIAN va a seleccionar los proveedores de tecnología y los certificará y después se iniciará el piloto o cual será el proceso? ¿Cuándo se realizará esta certificación? No se detalla ¿Cómo es el proceso de habilitación que le permite a un proveedor de tecnología prestar el servicio durante la prueba piloto de FE?

NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO

NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO NOTAS DEBITO Y CREDITO/CUFE NUMERACION

NUMERACION OBSEQUIOS Y MUESTRAS PILOTO

El procedimiento específico para las autorizaciones y las habilitaciones se encuentra descrito en la Resolución 00019 de 2016. Sobre el plan piloto se informará a los PILOTO participantes mediante un documento independiente definiendo el alcance del mismo.

El alcance del piloto es (i)Probar las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica establecida por la DIAN.(ii) Poner a prueba la solución tecnológica desarrollada por la DIAN para la masificación y control fiscal de la factura electrónica, realizando el máximo de pruebas de los procesos que hacen parte del servicio informático.(iii) Probar las condiciones técnicas y funcionales de interoperabilidad entre las soluciones tecnológicas de facturación electrónica con las que cuenten los participantes frente al sistema técnico de control para la factura electrónica adoptado por la DIAN, en los términos del Decreto 2242 de 2015 y la En el proyecto de resolución y anexos que reglamentan el Decreto 2242 de resolución 0019 de 2016 y sus anexos técnicos. las implicaciones del piloto son: (i) 2015 no se identifica la figura de empresa piloto de Facturación Electrónica, los participantes asumen sus propios costos, (ii)las pruebas realizadas con datos por lo cual nos surgen las preguntas: simulados, tal y como bien lo establece la resolución 019 de 2016, se realizaran sobre • ¿Cuál es el nivel de alcance al ser una empresa piloto? el procedimiento de habilitación para personas que opten por expedir factura PILOTO • ¿Cuáles son las implicaciones y beneficios de ser una empresa piloto? electrónica de manera voluntaria, (iii) Las facturas que se generen luego de recibir la • ¿En el plan piloto debemos aplicar la reglamentación del proyecto de habilitación serán reales y estarán en sistema electrónico de factura electrónico real. Resolución? (iv)Los potenciales proveedores tecnológicos que hayan participado en el piloto , si los mismos surtieron el procedimiento de habilitación de conformidad con en el artículo 10, numeral 2 del Decreto 2242 de 2015, podrán solicitar a la DIAN la autorización como proveedores tecnológicos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 12 del mencionado decreto. SIN DUDA durante el plan piloto se aplicará lo establecido en la normatividad vigente, Decreto 2242 de 2015 y resolución 0019 de 2016 recientemente expedida.

debe tenerse en cuenta que antes de acreditar los requisitos del artículo 12, quienes pretendan ser autorizados como proveedores tecnológicos, deben en todo caso Articulo 4 del proyecto de Resolución, indica una serie de requisitos que debe obtener la habilitación para facturar electrónicamente para hacer la solicitud de cumplir el proveedor tecnológico, ¿estos requisitos deben ser cumplidos antes autorización, el piloto por su parte a realizar pruebas de habilitación, en dichos PILOTO/PROVEEDORES o después del plan piloto?, lo anterior teniendo en cuenta que a la fecha no se términos y de acuerdo a la consulta elevada, los requisitos deben acreditarse encuentran acreditados mediante Resolución ningún proveedor tecnológico. después de haber surtido el procedimiento de habilitación ya sea durante piloto o después del mismo. Se pone en consideración de la Entidad, reevaluar el término de las 48 horas establecido para enviar éste reporte en razón a que es un término muy corto La sugerencia no fue acogida, las 48 horas establecidas parten de análisis y en el cual pueden presentarse contingencias de tipo tecnológico, que PLAZO discusiones que se dieron en el marco del proyecto de Decreto 2242 de 2015. conlleven a incumplimiento por parte de los obligados y a la consecuente imposición de sanciones.

El Articulo 9 del proyecto de Resolución indica la política de firma electrónica, por lo cual nos surgen las siguientes preguntas. ¿La responsabilidad de la firma electrónica será de la compañía o del proveedor tecnológico? ¿La firma electrónica tiene fecha de caducidad?

Así las cosas, se refuerza el argumento frente a la necesidad, importancia e imposibilidad de prescindir de la consagración de la “firma digital válida” a lo largo de la Resolución que se analiza ya que el país no puede quedar rezagado con respecto a lo que sucede en el resto del mundo en donde además, se sitúan países de diferentes latitudes en los que ya ha sido adoptada la figura que se reglamenta en el acto administrativo sub examine con la consecuente adaptación y aceptación de la firma digital para los efectos pertinentes, por lo cual en Colombia no sería aceptaba y ni siquiera realizable la expedición de normas o directrices diferentes que además de anacrónicas llevarían a ubicarnos de manera segregada en la comunidad internacional. La firma digital tiene algún costo? El Software de la firma digital es de terceros o puede ser auto desarrollado?.

De conformidad con el articulo 3 del Decreto 2242 de 2015, la firma podrá pertenecer al obligado a facturar electrónicamente, a los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico. POLITICA DE FIRMA La vigencia de la firma con certificado digital es potestativo de la relación comercial al momento de adquirirlas. El Decreto 2242 de 2015 en su artículo 3 al establecer las condiciones de expedición de la factura electrónica ha contemplado la posibilidad de incluir en la factura elementos que garanticen autenticidad e integridad como los son la firma digital y la firma electrónica, sin embargo la DIAN en virtud del mismo artículo debe adoptar una política de firma acorde con la equivalencia funcional que requiere de acuerdo con su misionalidad, por esta razón la reglamentación expedida por la DIAN, es POLITICA DE FIRMA consecuente con estas necesidades y por tanto se adopta la política de firma contenida en los anexos técnicos. no obstante la entidad deja abierta la posibilidad de adoptar una política adicional de firma electrónica cuando las condiciones técnicas de una firma electrónica sin certificado digital expedido por una entidad certificadora puedan cumplir con las exigencias de la DIAN. Si tiene costo. Los precios varían dependiendo del mercado. Se aclara que no es un POLITICA DE FIRMA costo que deba pagarse a la DIAN ni que la misma deba regular. En cualquier caso la firma que acompañe la factura electrónica deberá cumplir los requisitos adoptados por la DIAN en la Política de Firma que se adopta en la POLITICA DE FIRMA Resolución 00019 de 2016.

Con el nuevo proceso de factura electrónica confirmar si las resoluciones de Si, Los prefijos y sus rangos se solicitaran a la subdirección de asistencia al cliente en rangos de numeración van a ser expedidas de igual manera como se hace Prefijos / Rangos la forma que ésta lo disponga . actualmente, que se recibe un rango autorizado de prefijos vendedor. Si la respuesta de la pregunta anterior es positiva, necesitamos confirmar ¿si estos rangos de prefijo se podrán configurar en el sistema de ventas de la La numeración hace parte del sistema técnico de control y debe estar en el XML, por compañía o deben ser configurados en la aplicación autorizada como tanto el software de facturación del obligado o del proveedor debe incluir esta Prefijos / Rangos proveedor tecnológico (intermediario) para expedir la numeración de la función. factura electrónica ? Los prefijos son solicitados por los obligados a facturar acorde a sus propias Se deben tener prefijos por cada línea ? Prefijos / Rangos necesidades.

En el “ARTÍCULO 3. Habilitación para expedir factura electrónica por parte de los facturadores electrónicos seleccionados por la DIAN” del proyecto de resolución se indica que se deberá contar con un “software que el proveedor tecnológico ofrece para sus clientes, el cual previamente ha superado las pruebas”, tenemos las siguientes inquietudes: a. El software por parte de los proveedores estará en desarrollo una vez la resolución este en firme, ¿se les permitirá tener un periodo de estabilización? b. ¿El resultado del protocolo de pruebas que será llevado a cabo por la DIAN para cada proveedor tecnológico será público? c. La autorización de proveedores tecnológicos indicada en el Decreto 2242 de 2015 Articulo 12 será otorgada después de superada el 100% de las pruebas indicadas por la DIAN o el proveedor tecnológico podrá subsanar algunos errores del software en algún tiempo estipulado, si este es el caso, ¿esta información será pública para la toma de decisión del proveedor más idóneo?

El numeral 5 del Articulo 15 indica que cuando la DIAN cancele o renueve la autorización como proveedor tecnológico, se podrá registrar un nuevo proveedor tecnológico, sin embargo es pertinente clarificar: ¿Con qué periodicidad la DIAN cancela o modifica los proveedores tecnológicos registrados? ¿La Administración de Impuestos se pronunciará mediante comunicado oficial?

Las respuestas a sus interrogantes se encuentran en la Resolución Reglamentaria No. 000019 del 24 de febrero de 2016, la cual está publicada en la página web de la Entidad. Sin embargo aclaramos que para el caso de los Proveedores tecnológicos: a. Estos se autorizan por la DIAN luego de pasar un proceso de habilitación como facturadores electrónicos. surtido este trámite y una vez realizada la solicitud para PROVEEDORES actuar como proveedores tecnológicos la DIAN tendrá dos meses para decidir. b. Los proveedores tecnológicos que sean autorizados por la DIAN quedarán registrados en el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica. c. La autorización no contiene calificación. El resultado del trámite de autorización se refiere a la decisión de la Entidad de autorizarlo o no para actuar como Proveedor Tecnológico.

La autorización como Proveedor Tecnológico se otorga por 5 años y ésta se debe renovar por parte del interesado antes de su vencimiento. Lo anterior sin perjuicio de PROVEEDORES lo establecido en el artículo 16 de la Resolución 00019 de 2016 que regula los eventos que dan lugar a la cancelación de dicha autorización.

Art.6. Efectivamente. El proveedor antes de acreditar los requisitos para ser Art.6 Los proveedores primero deben habilitarse como voluntarios a facturar? autorizado como tal, debe se debe habilitado para facturar electrónicamente de PROVEEDORES acuerdo con el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015 Artículo 1. Firma Digital. Esto condiciona que la impresión la realice el No, no es condición. Depende de las condiciones contratadas entre el obligado a PROVEEDORES proveedor intermediario? facturar electrónicamente y su proveedor tecnológico. Artículo 5. El consecutivo a utilizar lo solicita la compañía y lo aprueba la DIAN PROVEEDORES como hasta hoy?, Es posible que el proveedor intermediario administre el No, no es condición. Depende de las condiciones contratadas. consecutivo?. El proveedor intermediario es quien administra el consecutivo aprobado?

No, el consecutivo es administrado por el obligado a facturar, la Resolución 00019 de 2016 aclaró el tema, se refiere a los prefijos que el Obligado a facturar solicita a la PROVEEDORES DIAN para entregar a sus proveedores tecnológicos para generar sus facturas.

En lo que respecta al artículo 6 Autorización de Proveedores Tecnológicos, el No. Los proveedores tecnológicos deben en primer lugar habilitarse para facturar proveedor tecnológico que ya esté autorizado, deberá pasar por una nueva electrónicamente y luego si lo desean solicitar la autorización como Proveedores, PROVEEDORES solicitud de autorización? (como habla de concordancia con esta resolución). cumpliendo todos los requisitos del Decreto 2242 de 2015 SAP licencia el uso del software a las compañías, en este caso, seremos nosotros considerados como proveedor tecnológico y estaremos obligados a solicitar la autorización? O se puede considerar en este punto, que a cada compañía usar nuestro software para emitir su propia facturación, SAP no requiere autorización de Proveedor Tecnológico? Se puede cambiar los proveedores tecnológicos iniciales ? En caso de no darse cumplimiento con las condiciones indicadas en el Decreto 2242 de 2015 “Articulo 7. Ejemplar de la factura electrónica para la DIAN” por incumplimiento del proveedor tecnológico. ¿Cuál es la responsabilidad por parte del Proveedor Tecnológico e implicaciones a nivel sancionatorio?

Van a tener proveedores autorizados para la conexión con los sistemas de La Dian? En caso positivo, ¿Cuándo tendremos este listado de proveedores autorizados? En caso negativo podemos ir contactando a cualquier proveedor ?

– Habilitación de Proveedores de Tecnología En la documentación generada no especifica ¿Cómo son las pruebas para que nos certifiquemos como proveedores? Cuáles serán las Fechas? Cuando comenzamos a enviar información y / o documentación? Así mismo falta especificar ¿Cuál es la lista de los requisitos para la certificación? Si vamos a tener casos de uso? cuando van a ser distribuidas esas listas?, cuál va a ser el medio de contacto con la DIAN para resolver dudas durante todo el proceso?

Si una compañía presta los servicios de facturación electrónica, debe solicitar autorización como proveedor tecnológico en los términos del artículo 12 del PROVEEDORES decreto2242 de 2015, de otro lado si se adquiere un software o licencia para que cada empresa genere su propia facturación Los obligados si pueden cambiar de proveedor tecnológico. La responsabilidad fiscal se encuentra en cabeza del obligado a facturar electrónicamente, sin embargo en cuanto a los posibles perjuicios causados por el incumplimiento Proveedor Tecnológico, el contratante podrá acudir a las vías legales pertinentes, para hacer valer sus derechos, teniendo en cuenta lo establecido en la ley y las clausulas particulares relativa a estos temas, establecidas en los contratos suscritos entre las partes. El modelo de factura electrónica señala que los obligados a facturar electrónicamente podrán hacerlo directamente o a través de proveedor tecnológico, no obstante quien desee proveer estos servicios deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 12 del Decreto 2242 de 2015. los proveedores autorizados se verán reflejados en el catálogo de factura electrónica. a la fecha no hay proveedores autorizados.

PROVEEDORES

PROVEEDORES / RESPONSABILIDAD ANTE LA DIAN

PROVEEDORES / RESPONSABILIDAD ANTE LA DIAN

Las respuestas a sus interrogantes se encuentran en la Resolución Reglamentaria No. 000019 del 24 de febrero de 2016, la cual en encuentra publicada en la página web de la Entidad. Sin embargo aclaramos que para el caso de los Proveedores tecnológicos no existen pruebas para certificación. La DIAN no certifica Proveedores Tecnológicos, no obstante en los términos del Decreto 2242 de 2015 los mismos PROVEEDORES/PQRS serán autorizados luego de pasar un proceso de habilitación como facturadores electrónicos y cumplir con los requisitos del artículo 12 del Decreto 2242 de 2015; Respecto de los medios de contacto para resolver dudas durante el proceso las mismas podrán ser enviadas a través de los medios dispuestos como sistema PQR, call center, entre otros.

Quienes alteren los requisitos para obtener la autorización, una vez sean detectados Los proveedores pueden alterar los requisitos ? por la autoridad tributaria perderán dicha calidad sin perjuicio de las acciones PROVEEODRES administrativas y penales a lugar. Cuando se habla de "Representación Gráfica" de la factura esta se puede No, si cualquier momento el adquirente lo solicita, se debe entregar representación REPRESENTACION GRAFICA entregar en CONTINGENCIA? gráfica, no debe entenderse como contingencia

No se generará una reglamentación respecto a la representación gráfica, sin embargo Se realizará una reglamentación especial adicional para la impresión gráfica de dichas representaciones deberán incluir un código QR que se describe en los anexos REPRESENTACION GRAFICA/QR las facturas?. técnicos de la Resolución Reglamentaria 00019 de 2016. El proveedor tecnológico que cumpla con las condiciones para prestar los servicios de facturación electrónica de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2242 de 2015 y las condiciones técnicas y operativas establecidas en concordancia con los anexos tecnológicos de que trata esta Resolución, será autorizado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al registro de la solicitud en el servicio informático. La resolución de autorización será expedida por la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria por un periodo de cinco (5) años. En qué momento se conocerán las compañías que estarán obligadas a facturar electrónicamente? Esta información será publica o llegara a través de resolución a cada empresa obligada?

Se aclara que de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 1 La DIAN no podrá expedir la resolución de carácter general seleccionando los obligados a facturar electrónicamente, hasta tanto el Ministerio de Comercio Industria y Turismo reglamente la ley 1231 de 2008 y demás normas relacionadas que permitan la RESOLUCION SELECCIONADOS puesta en circulación de factura electrónica como título valor. a partir de este momento la DIAN podrá seleccionar a los obligados a facturar electrónicamente en los términos del artículo 10 numeral 1 del Decreto 2242 de 2015

Proceso previo para convertirse en Facturador Electrónico: modo seleccionado Dentro de los documentos de anexo al proyecto de resolución se encuentra el documento “G09_201601250_CONDICIONES_DE_OPERATIVIDAD_TECNOLOGICA.pdf” el cual habla del proceso previo para convertirse en Facturador Electrónico en modo seleccionado, habla de la notificación de la Resolución de la DIAN mediante la cual el Director General determina que el contribuyente debe actualizar su forma de facturación por el nuevo modelo de Facturación Electrónica. ¿Cuál es el medio de notificación? Correo físico, electrónico?, etc. y que fecha se tiene para la generación de esta notificación? Va existir un mecanismo para que todos conozcamos el listado de los contribuyentes que deben optar por el nuevo modelo de Facturación Electrónica?

Ya que la resolución que seleccioné a los obligados a facturar electrónicamente de es de carácter general , de acuerdo con el artículo 65 del CPACA, tras ser expedida, La misma debe publicarse en el diario oficial y solo a partir de este momento será RESOUCION DE SELECCIONADOS obligatorio,adiconalmente la resolución será publicada en la página web de la DIAN. FACTURAR ELECTRONICAMENTE En caso de fuerza mayor que impida la publicación en el Diario Oficial, la DIAN podrá disponer que la misma se haga a través de un medio masivo de comunicación eficaz.

A

– Proceso previo para convertirse en Facturador Electrónico: modo voluntario Dentro de los documentos de anexo al proyecto de resolución se encuentra el documento “G09_20160125De acuerdo con lo prescrito en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015. El Servicio 0_CONDICIONES_DE_OPERATIVIDAD_TECNOLOGICA.pdf” el cual habla del SERVICIO INFORMATICO DE FACTURA Informático de factura electrónica la DIAN debe disponerlo 6 meses después de la proceso previo para convertirse en Facturador Electrónico en modo voluntario ELECTRONICA publicación del Decreto (Art 19 ). y dice que debe ingresar a la opción de FACTURACIÓN ELECTRÓNICA y diligenciar el formulario, pero al ingresar en esa opción, todavía no está habilitada. ¿Cuándo se tendrá disponible o habilitada esta opción?

– Certificación de las soluciones Dentro de los documentos de anexo al proyecto de resolución se encuentra el documento “G09_201601250_CONDICIONES_DE_OPERATIVIDAD_TECNOLOGICA.pdf” No se menciona el detalle de los requisitos que se deben cumplir y el proceso que se debe seguir para certificar las soluciones ante la DIAN. El código de seguridad del Software es un atributo permanente o está sujeto a algún tipo de modificación. El software puede ser utilizado por más de un Obligado a Facturar Electrónicamente?.

se aclara que El Decreto 2242 de 2015 no establece que la DIAN certificará soluciones. Las normas existentes solo establecen el procedimiento para la habilitación de los facturadores electrónicos y la autorización de los proveedores SOFTWARE tecnológicos por su parte la resolución 0019 de 2016 señala que durante el proceso de habilitación el facturador deberá indicar el software mediante el cual facturará. El código del Software es permanente y puede ser utilizado por más de un Obligado a SOFTWARE Facturar Electrónicamente.

El software lo puede realizar esto depende de los atributos del mismo es un tema SOFTWARE que lo define el desarrollador. Si, el catálogo de factura electrónica incluye estados y los mismos se verán reflejados en el catálogo, como por ejemplo haber obtenido la habilitación para facturar Una vez se haya validado nuestros software queda algún registro de nuestro electrónicamente y haber sido autorizado como proveedor tecnológico, si otros software en su Catálogo? O cada vez que uno de nuestros clientes quiera obligados a facturar electrónicamente lo contratan como proveedor tecnológico, los SOFTWARE/PROVEEDORES software? Para utilizarnos debe hacer pruebas mismos no deberán hacer nuevas pruebas toda vez que con la autorización se entiende que el proveedor tecnológico surtió exitosamente las pruebas de habilitación. Incluir en los documentos técnicos flujos del proceso en el cual se involucre a No se incluirán, existirán otros documentos guías como el manual de usuario. SUGERENCIAS todos los actores que formarán parte flujo. Generar diagramas de los formularios de cada uno de los documentos No se generaran diagramas de formularios pero se explicara en el anexo técnico de SUGERENCIAS electrónicos con los datos obligatorios que deberán presentarse. los documentos XML. Recomiendo considerar sesiones técnicas de trabajo para validar la conexión a Se evaluara durante el piloto, reglas del piloto y de la liberación en producción. SUGERENCIAS los webservice durante el flujo completo. Que el envío a la DIAN lo haga el software y este sea automático ?

En el caso de Ecuador para la viabilidad de este proyecto hay un paso previo No se acogió en la reglamentación, toda vez que se trata de un tema comercial que que es la integración con el sistema contable de los clientes con el objetivo de SUGERENCIAS deben decidir los contribuyentes de conformidad con el modelo actual. generar la estructura del XML sería interesante analizar este tema. Independiente de sistema o del operador tecnológico, la DIAN debe contemplar una arquitectura de plataforma robusta que ayude la comunicación de todas las transacciones en línea que se van a generar, en Ecuador al inicio del proyecto las peticiones al SRI en busca de autorizaciones provocaba la caída del servicio, recomendamos validar el capacity de la infraestructura. La empresa que generará los certificados electrónicos es muy importante su involucramiento. El call center de la DIAN debe tener todo el conocimiento en el proceso, los tiempos de respuesta y los errores más comunes.

No se acogió en la reglamentación, No habrá intervención en línea de la DIAN en las transacciones comerciales, estos documentos serán entregados a la DIAN SUGERENCIAS posteriormente. En el proyecto lógicamente esta analizado y estudiado todo lo referente a la infraestructura. Este tema ya estaba contemplado en la reglamentación expedida.

SUGERENCIAS

Está contemplado.

SUGERENCIAS

Nos gustaría seguir participando de este proceso para juntos analizar la forma La entidad estará atenta a atender las solicitudes de información y aclarar las dudas SUGERENCIAS de implementar el proyecto y hacerlo viable en un corto tiempo. de los contribuyentes a través de las herramientas disponibles. Se deberían disponibilizar ejemplos de diferentes tipos de documentos en XML Ya en el anexo técnico del XML se contempla un ejemplo para estos documentos. SUGERENCIAS tales como facturas, notas de crédito y débito. La confidencialidad e integridad de la información intercambiada entre el software de facturación del facturador electrónico y el servicio web dispuesto Así funcionara el servicio. Se ha dispuesto todo lo necesario para garantizar la SUGERENCIAS por la DIAN se basa en el cifra miento del canal de comunicación por medio del confidencialidad e integridad en la información recibida en la DIAN. protocolo HTTPS… Una vez ustedes den de alta al público su software GRATIS (2017) este debe tener unos alcances básicos para evitar que todas las empresas colombianas opten por este modelo ya que serviría como excusa para no contratarnos, lo Esta es una sugerencia relacionada con el decreto, sin embargo el alcance contenido que nos sacaría del mercado a muchas empresas pequeñas que ya trabajamos en el Decreto es básico ya que esta orientado solo a la expedición de factura SUGERENCIAS en ese tema. En nuestro caso particular vamos a sacar una APP para factura electrónica electrónica bajo el modelo FREEMIUM, en donde lo gratis será definido por la cantidad de transacciones mensuales. Lo que se propone es una estrategia que puede ser implementada por los Para el éxito del proyectos se debe contemplar la sociabilización del proyecto contribuyentes al interior de las empresas. No obstante la DIAN ha puesto a a través de charlas consultivas al área contable que va a interactuar con esta SUGERENCIAS disposición del público información sobre la factura electrónica a través de su página información para sus cierres contables. web. Hay servicio para recuperar el estado de validaciones?

Las validaciones se verán en una consulta desarrollada en el Servicio informático de VERIFICACIONES factura electrónica con resultados de recepciones exitosas o fallidas.

Es importante que en la reglamentación quede establecido si los elementos podrán ser utilizados libremente para uso de los emisores Se podrá agregar extensiones dentro de las reglas UBL o de la DIAN. y receptores o serán de uso exclusivo de la DIAN y por tanto no se podrán agregar que no estén normados.

Que diseño debe tener la FE.

XML

Debe cumplir con el formato estándar XML. La representación gráfica es libre, no obstante dichas representaciones deberán incluir un código QR tal como se describe XML/REPRESENTACION GRAFICA en los anexos técnicos de la Resolución Reglamentaria 00019 de 2016.