REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

OPTIMIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMISIÓN DE REQUISICIONES DE MATERIALES INDIRECTOS Y SERVICIOS (IM&S) EN LA EMPRESA KRAFT FOODS VENEZUELA, PLANTA VALENCIA

EMPRESA: Kraft Foods Venezuela.

AUTOR: María Gabriela Vivas. CI: 18.612.865.

San Diego, septiembre 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

OPTIMIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA EMISIÓN DE REQUISICIONES DE MATERIALES INDIRECTOS Y SERVICIOS (IM&S) EN LA EMPRESA KRAFT FOODS VENEZUELA, PLANTA VALENCIA

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN ______________________________________________ Tutor Académico: Lcdo. Leonardo Vera. C.I: V- 5.478.873 ________________________________________________ Tutor Empresarial: Ing. Mauricio Afcha. C.I: V- 12.604.796

AUTOR: María Gabriela Vivas. C.I:18.612.865.

San Diego, septiembre 201

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ÍNDICE GENERAL PÁG. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………...6 CAPÍTULO I. La Empresa 1.1 Reseña Histórica………………...………………..……………………...…….…8 1.2 Misión…………….………………………..……..…………..…………..…….....9 1.3 Visión….……...………………………………………….....……………..…........9 1.4 Valores Organizacionales…..………..…………………………………..…..…...9 1.5 Productos Elaborados………………………..…………………………………..10 1.6 Mercados………………..……….…………………………………….….…..…11 1.7 Estructura Organizativa de Kraft Foods Venezuela.……………….……...…...11 1.8 Departamento de Compras……………………….…..……………...…………11 1.9 Estructura Organizativa del Departamento…………………..…….…….……12 1.10 Objetivos del Departamento…………………………...…………..….………13 1.11 Actividades desarrolladas durante el periodo de pasantías………..…...…...…13 CAPÍTULO II. El Problema 2.1 Planteamiento del Problema……………………….…………...……...…...…...15 2.2 Formulación del Problema……………………...………………………………18

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2.3 Objetivo General……………………………………….……..…...…………18 2.4 Objetivos Específicos………………………………………………...………18 2.5 Justificación…………………………………………………….………….....19 2.6 Alcances………………...……………………….…………………………..19 2.7 Limitaciones…………………………………………………………........…20 CAPÍTULO III. Marco Referencial Conceptual 3.1 Antecedentes…………………….…………..……….……..……..……….........21 3.2 Bases Teóricas……………………..……………………………..………...…....24 3.3 Definición de términos básicos……………….…………….…...………….…...33 CAPÍTULO IV Fases Metodológicas 4.1 Fase I………………... ……….…...…………………………….……………....35 4.2. Fase II………………………………………………………….……...………...37 4.3. Fase III………………………………………………………………..………..38 CAPÍTULO V Resultados 5.1 Fase I………………... ……….…...…………………..……………..…..……....39 5.2. Fase II………………………………………………………….…….……..…...45 5.3. Fase III………………………………………………………….……..………..46

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Conclusiones…………………………………………………..…………………49 Recomendaciones............……………………………………...…………………50 Referencias……………….……………………………………...……………….51 Anexos………………………….………………………………...………………54

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INTRODUCCIÓN

En el mundo de los negocios, a través de los tiempos nos ha enseñado que se deben buscar y dar pronta solución a las debilidades que se presenten en el desarrollo de cualquier área de trabajo, para así lograr sus objetivos. Kraft Foods Venezuela (KFV), no escapa de esta realidad, pues el actual procedimiento administrativo para emitir requisiciones, específicamente en el área de suministros, permite que ocurran diferentes escenarios que traen como consecuencia el retraso en la generación de la orden de compra. En la empresa KFV, en específico en el Departamento de Compras es importante optimizar el proceso existente para así lograr disminuir tiempo el cual se transforma en costos, es importante recordar que nos encontramos en un país donde el precio de los productos no se mantienen por un periodo de tiempo muy largo, y el stock de productos de los proveedores no es muy alto o no tienen garantía de existencia, razones por la cual es importante que las requisiciones emitidas sean elaboradas correctamente, para así lograr mantener los precios y garantizar la existencia de los productos y/o servicios solicitados. Buscando resolver las debilidades encontradas en el referido proceso de compras se plantea el siguiente Informe de Pasantías. El presente estudio está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I, La Empresa, Presenta una descripción general de la organización, actividad económica a la que se dedica, productos que ofrece, mercados que abarca ,

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reseña histórica, misión , visión y objetivos de la organización , políticas de calidad , y valores, estructura organizativa y la correspondiente descripción del departamento donde fue realizado el proceso de pasantías.

Capítulo II, El problema, Se presenta el planteamiento de la situación problemática de la organización, la identificación y formulación del problema, objetivo general y aquellos objetivos específicos pertinentes a la investigación, la justificación, alcance y posibles limitaciones.

Capítulo III, Marco Referencial Conceptual, Se presenta una relación generalizada de los antecedentes a la presente investigación, las bases teóricas, bases legales y la definición de términos básicos para efectuar el análisis para la misma.

Capítulo IV, Fases Metodológicas, Contiene el tipo y le diseño del estudio: técnicas e instrumentos de recolección de datos así como el procedimiento seguido para el logro de las mismas y el desarrollo de las fases metodológicas.

Capítulo V, Comprende a los resultados obtenidos en el estudio, conclusiones, referencias, bibliografías y anexo.

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CAPÍTULO I LA EMPRESA

1.1 Reseña Histórica

Kraft Foods Venezuela C.A, con su amplia gama de productos alimenticios, forma parte de la familia venezolana desde hace casi 80 años. Más de 7 décadas en las que la organización ha demostrado la misma potencia de un país que despertó al siglo XX, destinado a un futuro de progreso y modernidad, signado por el desarrollo de la industria petrolera. Kraft está ubicada en la zona Industrial Sur Avenida Domingo Olavarría, Valencia – Estado Carabobo, se dedica a producir y comercializar alimentos para el consumo humano, satisfaciendo los deseos y necesidades de los consumidores a través de la excelente calidad del personal que presta servicios a la organización. El Capital humano, entre gerencial, administrativo y obrero, centros de distribución, plantas (Valencia – Barquisimeto) tiene aproximadamente 1900 empleados en Venezuela.

En el año 1874, nace en Canadá James Lewis Kraft, en 1903 en Illinois decide invertir en una quesera de búfalo con muy poco dinero y todo el entusiasmo del mundo. Así comenzó lo que hoy en día es la industria de alimentos más grande del mundo, en 1955, llega a nuestro país Alimentos Kraft la cual comienza abriendo operaciones de importación y mercadeo de algunos productos a través de distribuidores locales. En el año 1962 Kraft inicia sus operaciones en Venezuela para

ello construye su primera planta en Latinoamérica, escogiendo la zona Industrial sur de la ciudad de Valencia, considerada hoy por la casa matriz de Kraft como la planta más grande y moderno de Latinoamérica.

La expansión se ha cumplido sin dejar de lado el concepto primario de calidad y sabor en sus productos. Su eslogan es la innovación, para alcanzar la máxima satisfacción de los consumidores, con los mejores productos del mercado y así ser líder del mercado nacional e internacional en lo que se refiere a fábrica y comercialización de alimentos para el consumo humano.

1.2 Misión

Ser líder mundial indiscutible de la industria de alimentos.

1.3 Visión

Ayudar a la gente de todo el mundo a alimentarse y vivir mejor. Satisfacer las necesidades del consumidor mediante ideas únicas para contribuir a que la alimentación sea más placentera, saludable y fácil.

1.4 Valores Organizacionales •

Innovación (satisfacer las necesidades reales de la vida mediante ideas únicas).

•

Calidad (cumplir la promesa de dar lo mejor).

•

Seguridad (asegurar altos estándares en todo lo que hacemos).

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•

Respeto e Integridad (cuidar a la gente, las comunidades y el medio ambiente).

•

Apertura (escuchas las ideas de los demás y alentar el dialogo abierto).

1.5 Productos Elaborados

La empresa fabrica una variedad de alimentos y bebidas de consumo masivo, la cual la hace la cuarta empresa multinacional en su ramo. Los segmentos cubiertos por su portafolio de productos son: bebidas, snacks, quesos, aderezos y comidas de preparación rápida. En detalle los productos que la organización ofrece al mercado son los siguientes: •

Bebidas en Polvo (PBS): Tang, Tang Plus, Clight, Clight Tea, Kool-Aid, Mañanita.

•

Viscosos: Mayonesa, Aderezo, Ligeresa, Sand Spread,

•

Margarinas.

•

Queso: Queso en Barra, Facilitas, Cheez Whiz, Philadelphia, Parmesano.

•

Crackers: Animalocos, Ritz, Línea Bran, Club Social.

•

Cookies: Oreo, Sorbetitos, Chips Ahoy, Newton, Reinitas, Trakinas.

•

Postres: Gelatinas, Tubolín, Flan, Pudín, Quesillo, Tortas, Nevado, Polvo de hornear.

•

Caramelos: Salvavidas, Salvajitos.

•

Planters: Nueces, Maní, Maní Salado, Merey, Pistacho.

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1.6 Mercados

Kraft Foods área Andina está conformada por Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela. En estos mercados la empresa procura la concentración de todo su esfuerzo y recursos en la satisfacción de sus clientes, consumidores, accionistas, empleados y de la comunidad en donde desarrolla sus actividades.

1.7 Estructura Organizativa de Kraft Foods Venezuela

Dirección General de la Empresa: Gerente general, nombrado por la junta directiva, ejerce la dirección administrativa, comercial, financiera y operativa de la empresa. Direcciones por áreas de la Empresa: se encuentra dividida por las siguientes direcciones y correspondientes gerencias.

1.8 Departamento de Compras

El Departamento de Compras de Materiales Indirectos y Servicios está estructurado con una unidad organizativa lineal liderada por un Director de Compras de Materiales Indirectos y Servicios, que a su vez tiene a su cargo un coordinador y unos compradores, que lideran las actividades de compra de Materiales Indirectos y Servicios, estos están apoyados por sus pasantes. En planta Valencia está dividido el trabajo por el comprador que este está a su vez apoyado por un pasante universitario y un pasante INCE, los cuales están para ofrecer el apoyo necesario para agilizar la generación de órdenes de compra.

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1.9 Estructura Organizativa del Departamento

Fuente: Dpto. Recursos Humanos Kraft Foods Venezuela, C.A

Gerente de Compras: su función es velar y garantizar el suministro de materias primas, empaques, repuestos, entre otros alineados con las necesidades del negocio. Comprador Sr.: divididos de acuerdo a la naturaleza de las compras (materia prima, empaques, repuestos, etc.), se encargan de realizar alianzas estratégicas con proveedores clave, desarrollar las compras de los proyectos de inversión para las plantas, entre otros. Comprador: igualmente divididos por familia de materiales, se encargan de materializar las compras locales y el trabajo transaccional del área (consolidar

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requisiciones, solicitar cotizaciones, generar órdenes de compra, seguimiento a entregas).

1.10 Objetivos del Departamento

Asegurar la continuidad del suministro de materia prima, materiales directos e indirectos, al igual que los servicios necesarios para el buen desempeño de la organización, con la finalidad de reducir el costo final del producto.

1.11 Actividades desarrolladas durante el periodo de pasantías •

Evaluación de las normas y procedimientos de la empresa Kraft Foods Venezuela en el área de Compras de Materiales Indirectos y Servicios.

•

Inducción en el área de trabajo en el Departamento de Compras, políticas y sistema.

•

Planteamiento y definición del proceso de compras, situación actual.

•

Reconocimiento de las áreas involucradas y usuarios responsables.

•

Evaluación exhaustiva del procedimiento actual y tormenta de ideas para la mejora del departamento referido.

•

Asignación de las compras de cargo directo.

•

Planteamiento del objetivo general con el propósito de proponer las oportunidades de mejora del departamento

•

Aplicación del primer objetivo específico, diagnosticar la situación actual en el departamento.

•

Aplicación del segundo objetivo específico, analizar el procedimiento administrativo actual.

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•

Aplicación del tercer objetivo específico, diseñar la propuesta de optimización del procedimiento administrativo del departamento

•

Proponer una estrategia con el propósito de desarrollar una mejora en el proceso.

•

Aplicación de un prueba piloto en el departamento de Servicio Médico para analizar la factibilidad del proyecto.

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CAPÍTULO II EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del problema Las compras son muy importantes tanto para las empresas manufactureras, comerciales y de servicios, ya que son la primera actividad dentro del proceso comercial de toda empresa y de no ser óptima difícilmente los procesos de ventas, mercadeo, y distribución serán efectivos. En consecuencia, afecta a la rentabilidad y calidad de la mayoría de las empresas, ya que no hay empresa que no requiera de algún producto o servicio para realizar sus actividades y que estén dirigidos a la satisfacción de las necesidades del cliente. Los procesos de compras deben enfocarse en la parte económica en la cual busque optimizar los costos de los pedidos, almacenaje y las cantidades de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo de las compras. En tal sentido, para Cruz, L., (2007), comprar es adquirir materias primas o cualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, así como la negociación de los servicios de postventa.

En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para así poder justificar que se efectué una compra que satisfaga dicha necesidad. El departamento de compras tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores. De igual manera, el departamento de compras debe buscar trabajar con el menor número de recursos económicos posibles, buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de selección de proveedores y operación dentro de la empresa. Al mismo tiempo se dice que el área de compras es capaz de lograr una reducción en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y al hacerlo debe de buscar conseguirlos al menor costo posible, ya sea mediante la búsqueda del proveedor que mejor condición les ofrezca o mediante la negociación con los diversos proveedores. En el mismo orden, el departamento de compras deberá cumplir con las políticas y controles administrativos internos establecidos por la empresa para el procedimiento de compras, utilizar los formularios de requisición de material, ofertas o cotizaciones, otorgamiento o análisis de las cotizaciones, orden de compra, nota de entrega y facturas, bajo la supervisión de la gerencia de compras, para

controlar que cada uno de estos documentos cuente con los recaudos

completos y se ajusten a la ley. Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Es muy frecuente que las personas o departamentos que 16

determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor, por esta razón es muy importante que se especifique con exactitud lo que se quiere. En el caso particular, el procedimiento de compra en la empresa Kraft Foods Venezuela, se inicia con una requisición que hace un departamento solicitante, luego que la requisición llega al departamento de compras, se procede a ubicar los proveedores que califican para dicha solicitud, se evalúan las cotizaciones y se procede a cargar precio, para luego generar la orden de compra. Sin embargo, en repetidas ocasiones se originan algunas irregularidades administrativas durante el procedimiento de emisión de requisiciones de compras, tales como, la no coincidencia de las características del material solicitado en la cotización del proveedor con las indicadas en la requisición de compras, por lo que el comprador le solicita al requisitor la modificación de la misma, lo que genera pérdida de tiempo y retraso en la generación de la orden de compra. Entre las posibles causas, se pueden mencionar, que con frecuencia el solicitante no está en su puesto o tiene turnos rotativos (lo que retrasa la modificación de la requisición), expiración de cotización o el proveedor se queda sin inventario, esta última mencionada es la más grave, debido a que el comprador tiene que reiniciar el proceso de compra desde el principio. Por tal motivo es necesario la optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiciones de compras, que evite las situaciones irregulares antes mencionadas y así lograr que el proceso sea más efectivo y eficaz, las solicitudes se generen en el tiempo estimado, y el material o servicio solicitado se haga efectivo sin ningún inconveniente.

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2.2 Formulación del problema Ante la problemática antes planteada se formula la siguiente pregunta:

¿Cuáles lineamientos permiten la optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones del departamento de materiales indirectos y servicios de la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia.

2.3 Objetivo General

Proponer la optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones del departamento de materiales indirectos y servicios de la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia.

2.4 Objetivos Específicos -

Diagnosticar la situación actual en cuanto a la necesidad de optimización de procedimiento administrativo para la emisión de requisiones en el departamento referido.

-

Analizar el procedimiento actual referido, que oriente la propuesta de optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones de la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia.

-

Diseñar

lineamientos

para

la

optimización

del

procedimiento

administrativo para la emisión de requisiones en la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia.

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2.5 Justificación La ausencia de un adecuado procedimiento administrativo para la emisión de requisiones del departamento de materiales indirectos y servicios de la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia, genera irregularidades administrativas, tales como, ordenes de compras incorrectas, retraso de entrega y devoluciones de insumos, lo que ocasiona un incremento en los costos, por lo que este informe propone la optimización del procedimiento administrativo con el fin de mejorar la gestión del referido departamento.

2.6 Alcance El producto de este estudio es proporcionar al personal una guía de trabajo para el adecuado funcionamiento y desempeño de la empresa, implementando un plan de gestión para optimizar el proceso de compras de la misma, buscando la máxima rentabilidad operacional para la empresa y lograr que el trabajador pueda ejecutar sus funciones de la manera más eficaz y eficiente a fin de lograr los objetivos planteados por la empresa. Resultando claro que optimizar estas funciones facilitarían las guías de acción que sirven para la normalización de las operaciones con el fin de regular la actuación del personal involucrando a la referida gestión, evitando de esta forma resultados indeseables, como consecuencia de una deficiente administración.

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2.7 Limitaciones El tiempo transcurrido durante el proceso de estudio, que orientaron la realización de dicho informe, se conto con la aprobación absoluta de los relacionados con el levantamiento de la información, por lo cual se considera que no hubo limitaciones a referir.

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CAPÍTULO III MARCO REFRERENCIAL CONCEPTUAL

El contenido de este capítulo se elabora a través de una rigurosa revisión bibliográfica, así también se consideraron una serie de estudios e investigaciones anteriores las cuales tienen relación directa o indirecta con el desarrollo de este trabajo, esto permite crear basamentos adecuados para la sustentación de las teorías que de algún modo aportan información a este trabajo.

3.1 Antecedentes

De Sousa G, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Manual de normas y procedimientos administrativos en el área de compras para la empresa

La Técnica Refrigeración Comercial C.A¨ presentado en la

Universidad José Antonio Páez para optar por el título de Licenciada en Administración de Empresas , el cual correspondió a un estudio de modalidad factible, permitiendo desarrollar una propuesta en un área; en un diagnóstico los datos fueron obtenidos directamente por el investigador a través de la aplicación del cuestionario a seis empleados de la empresa La Técnica Refrigeración Comercial C.A que dio como resultado la elaboración del manual de procedimientos que le permite contar con una herramienta para obtener información rápida y oportuna.

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La relación que guarda este informe con el presentado es que en ambos estudian las formas de mejorar la gestión administrativa de un departamento con el fin de mejorar sus procesos para lograr una gestión más eficaz y eficiente.

Quevedo A, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Manual de normas y procedimientos para el área de compras no productivas de la empresa Carvica C.A¨ presentado en la Universidad José Antonio Páez para optar por el título de Licenciada en Administración de Empresas, realizó un informe donde plantea el diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos para el área de compras no productivas de la empresa Carvica C.A, dentro del cual se toma en cuenta como parte del objeto de estudio el proceso de compras, dicha investigación está enmarcada dentro de la modalidad de proyecto factible sobre la base de un estudio tipo descriptivo, en un diagnóstico los datos fueron obtenidos directamente por el investigador a través de la aplicación del cuestionario a ocho empleados de la empresa. El estudio mencionado anteriormente tiene como aporte la relación existente entre los planteamientos de los mismos y su finalidad la cual es llevar a cabo de manera eficiente un proceso de compras. Por lo que las referencias teóricas aplicadas, así como el desarrollo de los objetivos planteados ayudaron a darle un mejor enfoque al actual estudio.

Méndez L, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado “Manual de normas y procedimientos administrativos para la gestión de las compras de la empresa Industrias el Manantial C.A” presentado en la Universidad José Antonio Páez para optar por el título de Licenciado en Administración de Empresas, el cual correspondió a un estudio de modalidad factible, aplicó la 22

técnica de observación directa y la recolección de datos mediante la entrevista al gerente general de la empresa en estudio, para una eficaz elaboración de un manual de procedimientos que faciliten las guías de acción, ya que su aplicabilidad reanudará en beneficios de operatividad que favorecen la disminución de costos y competitividad. La relación que guarda este informe con el presentado es que en ambos buscan la manera de mejorar la calidad de servicio del departamento de compras, por lo que sirve de apoyo para la elaboración del siguiente informe.

Reyes E, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Manual de normas y procedimientos para optimizar las funciones del departamento de compras de la empresa Comercializadora Química Amtex S.A¨ presentado en la Universidad José Antonio Páez para optar por el título de Licenciado en Administración de Empresas, donde plantea el diseño de un manual de normas y procedimientos administrativos para optimizar los procesos del departamento anteriormente mencionado en la empresa Comercializadora Química Amtex S.A, esto luego de la utilización del instrumento de cuestionario de preguntas cerradas realizado al grupo de empleados que componen la empresa en estudio que tiene un total de trece personas, dentro del cual se toma en cuenta como parte del objeto de estudio el proceso de compras, dicha investigación está enmarcada dentro de la modalidad de proyecto factible sobre la base de un estudio tipo descriptivo. El estudio mencionado anteriormente tiene como aporte el enfoque al cual está realizado, ya que ambos están enfocados en la optimización de los procesos. Por lo que el desarrollo de los objetivos planteados y el informe en general ayudaron a darle un mejor enfoque al actual estudio.

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Marrero I, (2010) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Plan de gestión para optimizar el proceso de compras de la empresa Ajeven C.A¨ presentado en la Universidad José Antonio Páez para optar por el título de Licenciada en Administración de Empresas, el cual correspondió a un estudio de modalidad factible, propone el diseño de un plan de gestión que permite facilitar, coordinar con eficiencia los pedidos o requerimientos enviados a este y que haya una buena planificación de los materiales, esto luego de la utilización del instrumento de observación directa a seis personas junto con una encuesta con respuestas dicotómicas contentiva al personal del departamento de compras, conformado por diez empleados. Se toma como referencia ya que corresponde al proceso de optimización de la empresa mencionada y aportando valiosa información para la realización del presente informe, usando los mismos instrumentos y técnicas de recolección de datos.

3.2. Bases Teóricas Compras Perrotin y Heusschen (1999), la definen de la siguiente manera, toda empresa necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones: •

Detección de la necesidad.

•

Solicitud y análisis de alternativas de compra. 24

•

Negociación con los proveedores.

•

Colocación de órdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de compras).

•

Seguimiento y activación de órdenes de compra.

•

Recepción de efectos comprados.

•

Almacenaje y registro.

•

Entrega de los insumos al sector que los requirió.

•

Estudio permanente del mercado de oferta.

•

Mantenimiento de registros de stock.

•

Control de calidad.

Importancia de la función de compras Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles, las cuales son: •

El precio de compra.

•

El plazo de pago.

•

El plazo de entrega el servicio de posventa.

•

La calidad.

•

La estabilidad del proveedor. Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y

coordinar el proceso de compras para cumplir con la producción y las ventas. La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar 25

el normal flujo de materiales para las áreas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribución y entrega del producto terminado a los clientes. La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de: •

El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros.

•

El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas.

•

La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento

•

La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

Sirve de gran apoyo para la propuesta planteada, esta teoría, para poder saber qué puntos se deben considerar para realizar una operación de compra, evitando un inconveniente y poder ejecutar la adquisición de la manera más conveniente para la empresa.

Políticas de Compras Cruz (2000), Se denomina política de compras a los criterios generados desde la dirección de una empresa con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las adquisiciones. Política de producto: Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definición de las especificaciones (qué se va a comprar) y la previsión de las necesidades (cuánto y cuando).

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Política de proveedores: Es responsabilidad de Compras diseñar un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la Compañía. Política de ahorros: Definir un criterio homogéneo en la contabilización de los ahorros dentro de los diferentes procesos de negociación, para ello existe un procedimiento de cálculo y contabilización de los ahorros, en el que se definen los diferentes conceptos de ahorro y las metodologías para el cálculo de los mismos. Política de compras: El objetivo de Compras es agilizar el proceso de compra, tanto interno como externo para conseguir la máxima eficiencia en la relación con proveedores. Política de sistemas de información: Compras aboga por una mejora continua en los sistemas de información de Compras, que permitan una comunicación electrónica fluida entre usuarios y compradores, y entre la organización y proveedores, generando y almacenando el mínimo posible de documentación escrita en el proceso. Todas las políticas antes mencionadas, permiten dar una visión clara y precisa para el desarrollo de este proyecto, dado que son puntos importantes en cualquier empresa, en donde no pueden ser pasados por alto.

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Procedimiento de Compras Cruz (2001), señala que un procedimiento básico de compras se compone de un conjunto de actividades que a continuación se enumeran y guardan una secuencia lógica: Recepción de la requisición o solicitud de materiales, se reciben las requisiciones provenientes principalmente del departamento de almacén debidamente autorizadas. Localización de las fuentes proveedoras, se localizan a los proveedores que tengan los materiales sean nacionales o extranjeros. En primera instancia se consulta el archivo de proveedores con que cuenta la empresa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o bien a la información que brindan las cámaras, instituciones o asociaciones industriales, entre otras. Solicitud de cotización, se solicitan por vía telefónica, fax, correo o a través de mensajero, y en la que transcribe todos los datos inherentes a lo solicitado en la requisición, además de lo indicado por el proveedor. Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones, este documento lo maneja exclusivamente el Departamento de Compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características que ofrecen los proveedores respecto a sus materiales o productos y de esa manera estar en posibilidades de elegir la mejor decisión de compras. La negociación, es la parte más importante de todo el proceso de compras, porque aquí el comprador pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisión, pero siempre con el principio de beneficio mutuo (se debe considerar a los proveedores como socios), porque cuando se manejan las relaciones comerciales en un solo sentido, no dura mucho tiempo. Las buenas

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negociaciones son producto de las buenas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa. La orden de compra, se elabora la orden de compra que ofrezca las mejores condiciones de negociación. En las prácticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido, que al aceptarlo y firmarlo de conformidad tácitamente se convierte en un contrato de compre-venta que genera consecuentemente derechos y obligaciones para ambas partes. Pedido, este documento manejado

comúnmente por las empresas se

considera un tanto informal en virtud de que no hay sanciones de transcendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de precio, por las fechas de entrega, la garantía, etc., y se emplea normalmente para compras de poco valor y se formula generalmente por vía telefónica o fax. Sin embargo el comprador debe llevar un registro minucioso de estas, ya que al final también se reflejan en las inversiones de la empresa. Seguimiento de las órdenes de compra, se establecen formas de control para activar las órdenes de compras fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que estos realizan. Cuando el departamento de compras ha fincado una O.C o pedido a cualquier proveedor, debe verificar que este cumpla con las condiciones de entrega pactadas y las especificaciones en cuanto a la calidad, cantidad y garantía de los materiales o productos referidos en la orden de compra. Recepción y comprobación de los materiales, se reciben las mercancías o insumos. Corresponde principalmente a los departamentos que tienen la responsabilidad de verificar las entregas que hacen los proveedores, generalmente son Almacén o Trafico. Estos departamentos, entre otras, deben verificar el contenido de la O.C o pedido contra el contrato de transporte (guía, talón de embarque), para cerciorarse de que es precisamente lo que se consigno en la O.C 29

y que no haya mermas, faltantes o deterioro significativo en el peso o contenido de los materiales o productos que se reciben. Así como hacer los reclamos correspondientes y notificar a Compras y Contabilidad de los mismos. Acuse de recibido, es el documento por excelencia que maneja el almacén para dar aviso o indicar las mercancías que está recibiendo por parte de la empresa proveedora, mismo que deberá coincidir literalmente con la descripción que se señala en la orden de compra (tamaño, peso, cantidad, calidad, etc.) que origino la entrega al almacén, todo esto a fin de señalar si hubo alguna falla en cuanto a los materiales que se solicitaron, por ejemplo: mermas considerables, defectos, retraso en las entregas u otros. Revisión de documentos y pago de facturas, en este caso, Compras, como parte iniciadora de las adquisiciones, debe participar también en el cierre y vigilancia de las compras. En sentido estricto Contabilidad a través del ares de Cuentas por Pagar, recibe las facturas para su revisión y pago correspondiente. (Generalmente el proveedor presenta sus facturas a cobro antes de su vencimiento). El área de Cuentas por Pagar extiende contra recibo al proveedor en el que se indica la fecha precisa en que presentarse a cobro, o bien en la que se hará el pago vía deposito en la cuenta de cheques del citado proveedor, lo anterior, en virtud de las condiciones de pago que se hayan pactado en la O.C o pedido. Punto de recompra, el departamento de almacén determina el punto de recompra que garantice la continuidad de entrega de insumos o productos, según los métodos cuantitativos existentes para pronosticar las compras futuras de una empresa. Este concepto es de suma importancia para la investigación de dicho proyecto, ya detalla cómo se realiza un proceso de compras en una empresa, y el mismo es necesario para el desarrollo

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Elementos esenciales de una buena compra. Los elementos mínimos e indispensables que deben considerarse en las compras que realice una empresa, sea esta manufactura, comercial o de servicios, deben ser invariablemente los que a continuación se mencionan, no poner una adecuada atención en ellos puede considerarse falta de ética por parte del administrador de las compras. (Cruz, 2001) Precio: uno de los elementos más importantes, restringido por las políticas de precios de los proveedores, por ejemplo: •

Precios por volumen de compras.

•

Precios por la introducción de nuevos productos.

•

Precios especiales o únicos.

Deben ir acompañados de los demás elementos que afectan de manera importante de los costos, la calidad e imagen de las mercancías. Calidad: el Departamento de Compras debe acudir y lograr los precios más bajos posibles sin descuidar la calidad, la disponibilidad, las condiciones de entrega y pago, para su adquisición. Las normas ISO 9000 son una demostración abierta entre vendedor, fabricante, distribuidor y los compradores. Cantidad: es importante conocer la rapidez con que serán utilizados los materiales por producción o comercializados por ventas. Asimismo, el periodo que transcurre entre la expedición de la orden de compra y su entrega. Por último, el costo que implicaría comprar cantidades innecesarias. Condiciones de entrega: involucra una serie de elementos que deben considerarse al negociar los materiales o mercancías, por ejemplo: •

El tiempo de entrega de los materiales.

•

El lugar en que se entregan los mismos. 31

•

Su disponibilidad para hacer las entregas.

•

La garantía parcial o total que ofrecen.

•

Las tolerancias y mermas, preventiva estipuladas y negociadas en la orden de compra, y otros.

Condiciones de pago: cabe señalar que el momento en que el comprador y el proveedor firman una orden de compra, ésta se convierte automáticamente en un conjunto de compra-venta formal para las partes que en él intervienen. En consecuencia, la condición de pago deberá cumplirse en los términos establecidos en la orden de compra. Las condiciones de pago pueden ser: •

De contrato riguroso.

•

Contra entrega de la mercancía, cobrar o devolver, cobrar al entregar.

•

Contado comercial.

•

Pago a 15, 30, 60, o 90 días después de haber entregado la mercancía y previa presentación de la factura y demás documentos.

•

De anticipo. Se entiende como la producción o cantidad parcial que el comprador debe entregar al proveedor en el momento de recibir la orden de compra, y que este previamente señalado en la misma.

Garantía: el Departamento de Compras debe negociar esta condición y posteriormente vigilar que se cumpla los términos de la misma, es decir, si esta es total, parcial o por cierto tiempo. Servicio de posventa: convenios que se celebren con los proveedores a fin de proporcionar a los compradores garantía, refacciones suficientes y servicio de mantenimiento (preventivo, o correctivo) o capacitación del personal de la empresa (maquinaria y equipo).

32

Los

elementos

mencionados

anteriormente

ayuda

a

orientar

la

investigación y el desarrollo de este proyecto, debido a que los elementos mencionados anteriormente son esenciales para una buena compra. 3.3 Definición de Términos Básicos Compras: es la función administrativa para obtener los insumos, productos o servicios solicitados que garanticen la operatividad de la empresa. Comprador: la persona que toma la decisión final de compra. Cotización: la cotización es el precio unitario de mercado de un bien. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico para determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. Inventario: cantidad de insumos, mercancías o artículos disponibles en el almacén que garantizan la operatividad de una empresa. Materia Prima: bienes utilizados en el proceso de fabricación de productos, para ser vendidos posteriormente. Mercancía: bienes tangibles que se compran para ser vendidos. Merma: cantidad perdida o disminuida de un material, desde la salida del proveedor hasta la entrega en un lugar de origen. Orden de Compra: documento que es un contrato de compra-venta entre el proveedor y el comprador. Proveedor: persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

33

Requisición: Es un documento electrónico o físico que se utiliza para realizar un pedido de un bien o servicio.

34

CAPÍTULO IV FASES METODOLÓGICAS

El capítulo tiene como finalidad dar a conocer los procedimientos y las técnicas que se van a utilizar como base para lograr los objetivos específicos del presente trabajo, ya que el planteamiento de una metodología adecuada es de gran importancia en la investigación, como garantía que los resultados obtenidos tengan el máximo de exactitud y confianza, la metodología es todo aquel proceso ordenado que se sigue para establecer los hechos hacia los cuales va dirigida la investigación.

4.1. Fase I: Diagnóstico de la situación actual en cuanto a la necesidad de optimización de procedimiento administrativo para la emisión de requisiones en el departamento referido. Baptista (1998), señala que las técnicas de recolección de datos “son las distintas forma o maneras de obtener la información y los instrumento que se amplían para recoger y almacenar información” De tal manera que se puede decir que las técnicas son el conjunto de procedimientos que se utilizan para construir los datos de la investigación.

En la presente fase se empleó como técnica el cuestionario contentivo de preguntas con respuestas dicotómicas (si/no), que según Pineda (1994) se refiere: “Es un instrumento de recolección de datos que contiene una lista de preguntas para ser escogidas por el informante seleccionado” (ver Anexo 1)

35

La encuesta según Navarro (1995) la define como “La encuesta estadística podría concebirse, en principio, como un dispositivo de observación similar a otros dispositivos observacionales utilizados por la ciencia natural”. Es decir, encuestas que incluyan un único nivel de observación: se trataría de estudios en los que el único observador seria el sujeto epistémico, individual o colectivo quien o quienes realizan la encuesta cualitativa ya que debido a la serie de preguntas con que cuenta se describe el perfil completo del cliente. Esta recolección de datos va a permitir obtener toda la información que se requiere para el desarrollo de este trabajo obtenido mediante fuentes documentales impresas y electrónicas y fuentes vivas las cuales son las personas que de una u otra manera aportaron información valiosa a través de encuestas. Es necesario determinar la población y muestra relacionada con el objetivo estudio esta es la que arroja la mayor información que según Balestrini (2002) la población “es un conjunto finito o infinito de personas, casos o elementos que presentan características comunes de los cuales pretenden indagar y conocer todos o unos de ellos”. Con el fin de encontrar la información objeto de estudio en la presente investigación está representada con una muestra conformada por cuatro (4) personas que trabajan en empresas Kraft Foods Venezuela, en el Departamento de Compras de la oficina de valencia, Edo Carabobo. De acuerdo a lo expresado, se tomó una muestra definida según Hernández y Baptista (1998: 207), como la muestra: “es esencia, un sub-grupo de la población. Puede ser probabilística o no probabilística según que todos los elementos de la población tenga la misma probabilidad de ser seleccionados o no”. Como la muestra es pequeña se tomaron todos los individuos que intervienen en la población o individuos, por consiguiente en esta muestra no se aplicarán los criterios muéstrales.

36

4.2. Fase II: Análisis

del procedimiento actual referido, que oriente la

propuesta de optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones de la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia. La técnica que se utilizó fue la observación directa la cual la define Berna (1999) “Es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar” Según los autores Collado y Lucio (2003) define la Observación Directa como una técnica de recolección de datos o denominada también observación de campo, cuyos propósitos son explorar ambientes contextos, y aspectos de la vida social además describir comunidades y comprender los procesos e identificar problemas. La Observación Directa: según Arias (2006) “la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna”. Este tipo de investigación se apoya en informaciones que provienen de la realidad o escenarios naturales como lo son entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones directas siendo estas fuentes primarias. Para tal fin, se diseñó la siguiente matriz o diagrama tabular, considerando los indicadores claves del proceso de compras.

37

Cuadro Nº 1 Aspectos Observados

Excelente

Bueno

Regular Deficiente

Cumple con toda la información técnica los requerimientos de compra. Personal capacitado en los procesos administrativos para la tramitación de requisiciones. Control de inventario, máximo y mínimo. Los requisitores reciben el material en el tiempo requerido. El proceso de compras es eficaz, se logran los objetivos planteados. Fuente: Vivas (2014)

4.3. Fase III: Diseño de los lineamientos para la optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones en la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia.

Los resultados de la encuesta en la primera fase y las conclusiones en la segunda fase, permitió establecer el plan de estrategias para mejorar el proceso de gestión de compras en dicho departamento, que logre hacer más eficaz y eficiente el desarrollo de sus actividades.

38

CAPÍTULO V RESULTADOS

En el presente capítulo se realiza la representación y análisis de cada una de las fases que fueron desarrolladas durante la elaboración del estudio, las cuales se implementaron con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos; cabe destacar que los resultados se obtuvieron la aplicación del cuestionario dirigido al personal del departamento de compras y de la observación directa al procedimiento de compras de estudio.

Fase I: Diagnóstico de la situación actual en cuanto a la necesidad de optimización de procedimiento administrativo para la emisión de requisiones en el departamento referido. Se presenta el resultado del cuestionario aplicado a la población sujeta a estudio la cual se ubicó en 5 departamentos de la empresa, los cuales son los que intervienen directamente con el proceso. Los resultados obtenidos se resumen en cuadros con un nivel de interpretación según la clasificación por el indicador, con la intención de conocer el porcentaje de aceptación de las personas sometidas al instrumento. Se obtuvo la frecuencia de las respuestas señaladas y se calcularon los porcentajes de cada ítem, para luego proceder a proponer un plan de gestión que permita mejorar la eficiencia y eficacia del departamento.

39

Ítem Nº 1. ¿Conoce usted los procedimientos que rigen el departamento de compras? Tabla Nº 1. ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

3

60%

NO

2

40%

TOTAL

5

100%

40%

SI

Fuente: Vivas (2014)

60%

NO

Análisis e Interpretación El presente gráfico demuestra que, el 60% de los encuestados conocen los procedimientos del departamento de compras contra un 40% que no conoce el mismo, de esta encuesta se obtiene como análisis que un porcentaje considerable conoce los parámetros establecidos dentro del departamento departamento de compras, compras al conocer los procedimientos de la empresa el personal puede realizar una labor eficiente.

40

Ítem Nº 2. ¿Existen formatos estandarizados para la elaboración de las requisiciones de compra? Tabla Nº 2. ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

5

100%

NO

0

0%

TOTAL

5

100%

Fuente: Vivas (2014) 0%

SI NO

100%

Análisis e Interpretación Este gráfico como se puede observar refleja el 100% de la población afirma que se cuenta con formatos estandarizados para la elaboración de requisiciones de compra. Esto refleja que al existir formatos para la elaboración de requisiciones nos permite hacer una optimización en el proceso, lo cual hace más fácil la aplicación del informe en estudio, ya que el personal está acostumbrado a seguir un procedimiento

41

Ítem Nº 3. ¿La modificación de las características del material solicitado según la requisición retrasa el proceso de generación de orden de compra?

Tabla Nº 3. ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

5

100%

NO

0

0%

TOTAL

5

100%

Fuente: Vivas (2014) 0%

SI NO

100%

Análisis e Interpretación El 100% de los encuestados consideran que la modificación de las características del material solicitado según requisición atrasa los procesos de generación de orden de compra, lo que da entender que optimizar dichos procesos es una vía factible para agilizar agili el procedimiento bajo estudio.

42

Ítem Nº 4. ¿Es frecuente la modificación de la requisición en el proceso de elaboración de orden de compra?

Tabla Nº 4. ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

3

60%

NO

2

40%

TOTAL

5

100%

Fuente: Vivas (2014)

40%

SI NO 60%

Análisis e Interpretación El 60% de los encuestados afirman que es frecuente la solicitud de modificación de las características del material solicitado, lo que ocasiona un retraso en la generación de orden de compra.

43

Ítem Nº 5. ¿Considera necesario la optimización del procedimiento de elaboración de requisiciones para agilizar la elaboración de la orden de compra?

Tabla Nº 5. ALTERNATIVA

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI

4

80%

NO

1

20%

TOTAL

5

100%

Fuente: Vivas (2014)

20% SI NO 80%

Análisis e Interpretación

El 80% de las personas encuestadas coincidieron en afirmar que si es posible mejorar los procedimientos del departamento de compras, dejando un 20% que considera que al procedimiento actual no es necesario optimizarlo. Permitiendo ndo desarrollar el presente informe dada a la necesidad del departamento.

44

Fase II: Análisis del procedimiento actual referido, que oriente la propuesta de optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones de la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia. En ella se describen los resultados obtenidos de la observación directa, lo que permite encontrar las soluciones más viables a la problemática existente en el área de compras. Cuadro Nº 1 Resultados de la observación directa Empresa: Kraft Foods Venezuela Periodo de observación: Mayo 2014

Aspectos Observados

Excelente

Cumple con toda la información técnica los requerimientos de compra.

Bueno

Regular

Deficiente

x

Personal capacitado en los procesos administrativos para la tramitación de

x

requisiciones. x

Control de inventario, máximo y mínimo. Los requisitores reciben el material en el tiempo requerido. El proceso de compras es eficaz, se logran los objetivos planteados.

x

x

Fuente: Vivas (2014)

Análisis Se puede apreciar a través del cuadro de observación directa que la opción que con mayor peso es, es la regular, como segunda alternativa la opción deficiente, ambas desfavorables para la empresa, evidenciando que su proceso es engorroso, tardío, complejo, lo que indica que este debe ser fortalecido, mejorado y reestructurado de manera que permitan optimizar los procesos en el departamento de compras. 45

Análisis general. Con el diagnóstico realizado se confirma la necesidad del estudio realizado para la determinación de la situación actual de la empresa en relación a la optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiciones de Materiales Indirectos y Servicios (IM&S) en la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia. De acuerdo a los resultados observados, a pesar de que la empresa cuenta con formatos estandarizados para la elaboración de requisiciones, es necesario realizar una optimización del mismo, ya que el existente proceso genera retrasos a la hora de la generación de orden de compra. Antes de realizar una compra, normalmente se piden como mínimo tres (3) cotizaciones de los materiales que se van a adquirir y así ordenar al proveedor de mejor conveniencia, es aquí donde al comprador le nace la necesidad de solicitar al requisitor que modifique las características del material solicitado debido a que no coincide con las características del presupuesto seleccionado, es aquí donde se retrasa el procedimiento, ya sea porque el requisitor está en un turno diferente al del comprador, o el mismo no está en su puesto de trabajo. Por lo tanto luego de haber hecho un análisis extenso de los resultados obtenidos, se debe efectuar la propuesta de optimización de los procedimientos administrativos y que el mismo sea comprendido por todo el personal que realiza requisiciones en la organización.

Fase III: Diseño de lineamientos para la optimización del procedimiento administrativo para la emisión de requisiones en la empresa Kraft Foods Venezuela, Planta Valencia. Una vez los datos obtenidos permitieron, establecer los lineamientos para el desarrollo de las mejoras al sistema de gestión de compras de la empresa Kraft Foods Venezuela.

46

Por consiguiente se presentan los lineamientos que pudieran ser apropiados para el mejoramiento del proceso de compras, logrando dar respuestas a las debilidades evidenciadas a través de las Fases I y II, es por ello que esta fase representa una solución viable de gran utilidad para la organización ya que con la puesta en marcha de los lineamientos planteados se contribuirá con la optimización de los procesos de compras a fin de hacerlos más eficaces y eficientes. Utilizar la motivación como premisa principal, ya que por medio de esta se podrá lograr que los empleados realicen las labores asignadas en función de los planes y objetivos planteados por la empresa Kraft Foods Venezuela. Dar capacitación y adiestramiento al personal encargado de emitir requisiciones, con el fin de desarrollar conocimientos, habilidades y destrezas que le permitan hacer una labor más efectiva y a su vez darle a conocer los lineamientos presentados a continuación;

Solicitar los recursos mediante un correo electrónico. El requisitor envía un correo electrónico con las características (tamaño, color, marca, modelo, voltaje, entre otras), descripción y motivo de uso del recurso solicitado. Esto con el fin de que el comprador tenga claro lo que el requisitor esta solicitando.

El comprador procede a buscar cotizaciones con los proveedores y enviar al requisitor la cotización más conveniente. Se procede a solicitar a los proveedores la cotización del recurso, para que luego el comprador proceda a hacer el estudio de las diferentes cotizaciones, procede a enviar la seleccionada al requisitor para que el mismo emita la requisición con las características reflejadas en la misma. Incluyendo esto en el procedimiento administrativo existente, se logra evitar errores y retraso a la hora de emitir las requisiciones. 47

Se evita que el comprador le solicite al requisitor modificar cualquier característica de la requisición, esto gracias a que, al momento del requisitor emitir la misma lo hace con cotización en mano, lo que le permite tener las características y detalles específicas de los recursos y/o servicios solicitados. Por otro lado, es importante realizar los cursos de capacitación y adiestramiento para que el personal encargado de emitir las requisiciones este informado de los lineamientos que se quieren implementar para lograr la optimización del procedimiento de administrativo del departamento de compras. A continuación se refleja un cuadro comparativo reflejando los resultados obtenidos. Cuadro Nº 2

Antes

Después

El comprador le solicita al requisitor hacer El comprador no se ve en la necesidad de modificaciones a la requisición por existir solicitarle

al

requisitor

realizar

diferencias entre la cotización y la modificaciones a la requisición. descripción del recurso reflejado en la requisición. El tiempo de espera para que el comprador El

tiempo

que

tarda

el

comprador

le cargue precio a la requisición depende cargándole precio a la requisición depende de los proveedores y del requisitor.

solo de los proveedores.

El tiempo en que se tarda el comprador en El tiempo en que se tarda el comprador en generar la orden de compra es de 4 a 5 generar la orden de compra es de 2 días. días. Los recursos no llegan a tiempo.

Los recursos llegan a tiempo.

Fuente: Vivas (2014).

48

Conclusiones.

Tomando en consideración los objetivos planteados y en función del análisis de los resultados obtenidos, se concluye lo siguiente: Las organizaciones de negocio como el caso de la empresa Kraft Foods, no solo venden; también tienen necesidad de comprar inmensas cantidades de materias primas, repuestos, equipos, insumos y servicios. Por ello necesitan conocer las políticas y procedimiento de compra y los recursos de las mismas. De ahí, que los bienes y servicios que compra la empresa deben ser adquiridos por gente capacitada que debe seguir las políticas y procedimientos de compra de la organización, ello en aras de mejorar la eficacia (cumplir un objetivo) con la mayor eficiencia (al menor costo). El desarrollo de las estrategias por parte de la empresa requiere de un análisis exhaustivo de la situación actual en función de las compras, plantearse bien sus objetivos, en la búsqueda de mejorar sus procesos y plataforma tecnológica, a fin de alcanzar la visión. Los datos obtenidos de la Fase I, II permitieron observar que hay una debilidad en el procedimiento administrativo al momento de emitir la requisición, se puede decir, que todos y cada uno de los objetivos planteados dentro de la investigación fueron logrados, después de haber recopilado, analizado e interpretado los resultados obtenidos de los instrumentos aplicados; lo que nos permitió establecer las estrategias que le ayudaran ser más eficaces y eficientes en el desarrollo de sus actividades.

49

Recomendaciones.

Se recomienda a la empresa Kraft Foods Venezuela ejecutar lineamientos para optimizar el proceso de compras que le permita ser más eficaces y eficientes que redunden en beneficio tanto para los empleados que allí laboran como para la empresa. Analizar los planes y estrategias propuestas en este informe en un corto plazo que conlleve a su realización. Mejorar las políticas de incentivos, reconocimiento de sus logros, creatividad y el desempeño de los empleados ya que de esta forma logran la motivación y por consiguiente eficiencia en sus labores diarias. Concientizar a los empleados en lo referente a la importancia de realizar sus funciones de manera correcta, con lógica y coherencia, esto con el propósito y recibir siempre el mejor servicio y por ende crear un clima organizacional apropiado para la organización.

50

Referencias

Bibliográficas

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Cruz, Leonel, (2007). Compras. Principios Generales. Editorial CECSA. México. Quevedo A, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Manual de normas y procedimientos para el área de compras no productivas de la empresa Carvica C.A¨. Presentado en la Universidad José Antonio Páez, Valencia, Edo Carabobo. De Sousa G, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Manual de normas y procedimientos administrativos en el área de compras para la empresa

La Técnica Refrigeración Comercial C.A¨. Presentado en la

Universidad José Antonio Páez, Valencia, Edo Carabobo. Perrotin y Heusschen (1999) Optimizando las Compras Editorial McGrawHill México. Cruz, Leonel (2000). Compras Un Enfoque Estratégico Editorial Mc Graw Hill, México. Méndez L, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado “Manual de normas y procedimientos administrativos para la gestión de las compras de la empresa Industrias el Manantial C.A”. Presentado en la Universidad José Antonio Páez, Valencia, Edo Carabobo. 51

Marrero I, (2010) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Plan de gestión para optimizar el proceso de compras de la empresa Ajeven C.A¨. Presentado en la Universidad José Antonio Páez, Valencia, Edo Carabobo. Reyes E, (2011) Realizó un informe de pasantías titulado ¨ Manual de normas y procedimientos para optimizar las funciones del departamento de compras de la empresa Comercializadora Química Amtex S.A¨. Presentado en la Universidad José Antonio Páez, Valencia, Edo Carabobo. Cruz,

Leonel.

Compras

Principios

Generales.

2a.

CECSA.

México. 2001. Hernández,

R.,

Fernández,

C.

y

Baptista,

P.

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http://www.consumoteca.com/economia-familiar/economia-y-finanzas/cotizacion/ [Consulta Abril 2014] http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-proveedor [Consulta: Abril 2014]. Definición

de

irregular

-

Qué

es,

Significado

y

http://definicion.de/irregular/#ixzz36gJ8KD6Q [Consulta: Mayo 2014]. 52

Concepto

Concepto de compras - Definición en DeConceptos.com http://deconceptos.com/ciencias-sociales/compras#ixzz36d0G7DPT

[Consulta: Mayo 2014].

Sabino Carlos, (1992). El proceso de investigación. [Documento en línea]. Disponible: http://paginas.ufm.edu/Sabino/PI.htm. [Consulta: Junio 2014].

http://es.wikipedia.org/wiki/Inventario [Consulta Junio y Julio 2014]

http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm [Consulta Julio 2014]

http://es.wikipedia.org/wiki/Merma [Consulta Julio 2014]

53

UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Encuesta

Estimados señores:

La siguiente encuesta ha sido planteada para diagnosticar la situación actual en el Departamento de Compras de la empresa Kraft Foods Venezuela, planta Valencia, en cuanto a la emisión de las requisiciones, , lo que servirá para definir las estrategias más adecuadas que fortalezcan y mejoren la gestión administrativa de este departamento. Por ello es importante para la investigación el aporte de sus ideas respondiendo a las siguientes preguntas.

INSTRUCIONES: Lea cuidadosamente cada pregunta Responda de acuerdo a su experiencia. Responda con sinceridad y Honestidad Si no entiende la pregunta, consulte al entrevistador

Usted cuenta con absoluta reserva y agradecemos su colaboración para el desarrollo óptimo de la investigación.

54

Anexo A. Instrumento de recolección de datos ENCUESTA

Encuesta – Diseño de herramientas de control para la documentación legal y fiscal de la cartera de clientes de Kraft Foods Venezuela en Valencia, estado Carabobo.

Ítem

Pregunta ¿Conoce usted los procedimientos que rigen el

1

departamento de compras?

¿Existen formatos estandarizados para la elaboración 2

de las requisiciones de compra?

¿La modificación de las características del material 3

solicitado según la requisición atrasa el proceso de generación de orden de compra?

¿Es frecuente la modificación de la requisición en el 4

proceso de elaboración de orden de compra?

¿Considera necesario la optimización del 5

procedimiento de elaboración de requisiciones para agilizar la elaboración de la orden de compra?

55

SI

NO

Anexo B. Instrumentos de Observación Directa. CUADRO DE OBSERVACIÓN

Aspectos Observados

Excelente

Cumple con toda la información técnica los requerimientos de compra. Personal capacitado en los procesos administrativos para la tramitación de requisiciones. Control de inventario, máximo y mínimo. Los requisitores reciben el material en el tiempo requerido. El proceso de compras es eficaz, se logran los objetivos planteados.

56

Bueno

Regular Deficiente

Anexo B. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MESES ACTIVIDADES Junio

Julio

Agosto

Septiembre

2014

2014

2014

2014

Planificación de la investigación

Diagnóstico

X

X

Recolección de los X

datos Análisis e interpretación de

X

los datos recabados Redacción del X

X

Informe Final

Defensa

X

57