ALCALDIA MUNICIPAL DE GUADALUPE

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO AVANCE DE LA IMPLEMENTACION DEL MECI SEGÚN LEY 1474 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE INFORME ENCUESTA MECI SEGÚN LA DAFP

Proyectado Por: Betty Castañeda Perdomo

Aprobado por: CHARLES BARRERA ZUÑIGA ALCALDE

Guadalupe – Huila 2015

INDICE

1. INTRODUCCION. 1.1 Objetivos: 1.2 Alcance del Informe. 1.3 Metodología. 2

INFOME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO 2.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA Y ACCIONES MEJORAMIENTO 2.2 HALLAZGO RELEVANTES 2.3 EVALUACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO. 2.4 2.5

3

DE

CONCEPTO DE APLICACIÓN DE NORMAS DE AUSTERIDAD DEL GASTO EN LA ENTIDAD CONCEPTO DE LA ASESORA DE CONTROL INTERNO

EVALUACION POR DEPENDENCIAS

4. RECOMENDACIONES PARA EL MATENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORAMIENTO DEL MODELO 5. INFORME SEGÚN LEY 1474 DEL 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN 6 CERTIFICADO DE PRESENTACION DE LA ENCUESTA DE LA DAFP 7 INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE 7.1 VALORACIÓN CUANTITATIVA 7.2 VALORACIÓN CUALITATIVA 7.3 SOPORTE DE ENVIO

7. RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO

1. INTRODUCCION. La Constitución Política Colombia de 1991 incorporó el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. A través de la Ley 87 de 1993 se establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno. Con el fin de buscar mayor eficacia en Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de un modelo de Control Interno, que condujo a la expedición del Decreto 1599 de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005” y el decreto 943 de 21 de Mayo de 2014 en donde se establece la actualización a la implementación del modelo estándar de control interno con una fecha límite de publicación en todas las entidades públicas a través de la página web el 21 de diciembre de 2014. Es necesario tener en cuenta lo que significa el control interno en las entidades públicas por eso, la pregunta frecuente es comprender qué es control interno y cuál es su propósito en la entidad pública? El control interno es una herramienta gerencial cuyo propósito es garantizar el cumplimiento de la misión, visión objetivos, funciones, valores éticos y corporativos de la entidad, para el logro de los fines esenciales del Estado Social de Derecho.

1.1. Objetivos: Este informe pretende dar a conocer el resultado de la Autoevaluación del desarrollo MECI, con fundamento en el ejercicio propio de las funciones de la oficina de Control Interno y en las auditorías realizadas durante el año 2014, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales además de realizar un análisis del seguimiento de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno para establecer los mecanismos que se requiere para su total implementación. 1.2. Alcance del Informe. Este informe sirve para medir la eficiencia y eficacia de los procesos del Municipio de Guadalupe desde el 1 de Enero hasta el 31 de Diciembre del 2014 en la implementación del MECI y en la evaluación al plan de desarrollo.

1.3. Metodología. Quien ejerce la función de control interno en el municipio, realizo la Autoevaluación correspondiente al año 2014 y presento el informe del avance de la implementación del MECI según la ley 1474 del 2011.

2. INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO

2.1. FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA Y ACCIONES MEJORAMIENTO

DE

FORTALEZAS DE LA ENTIDAD Compromiso de la alta dirección para dar aplicabilidad a la implementación del MECI.  Están adoptados oficialmente los códigos de ética y buen gobierno, el manual de funciones y competencias, marco fiscal, manual de procesos, manual de procedimientos, manual de auditoria , manual de control interno, manual de interventoría, manual de talento humano , guía básica de inducción, mapa de riesgos manual de comunicaciones y el Manual de almacén.  Se le ha dado aplicabilidad a la política de Administración del Riesgo, minimizando el impacto y la ocurrencia del mismo.  La oficina de contabilidad presenta oportunamente los informes contables con las respectivas notas explicativas a los órganos de control (Contaduría General de la Nación, Contraloría General, contraloría departamental,), bajo los parámetros establecidos en la normatividad por cada ente.  El Municipio cuenta con libros de contabilidad debidamente registrados de acuerdo a lo establecido en el plan General de Contabilidad Pública.  La implementación del MECI ha permitido mejorar el clima laboral y establecer responsabilidades en el desarrollo de los procesos.  La implementación del MECI, permitió al Municipio la construcción de muchos documentos necesarios para desarrollar mejor las actividades.  El MECI permitió establecer formatos de control de acuerdo a los procesos.  El manual de procesos estableció indicadores de cumplimiento y gestión.  La documentación del MECI y la publicación en cada uno de los computadores de los funcionarios en las diferentes áreas, como en la página web permite que sean documentos de consulta.  Se mejoraron los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación.  A los equipos de la entidad se le ha realizado plan de mantenimiento correctivo y preventivo necesarios para la actividad que desarrolla. . 

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Se mantiene actualizada la página, y se ha motivado a la comunidad ha emplea el link de queja y reclamos. Existen control a la correspondencia y a los derechos de petición para brindar oportunidad en las respuestas Se fortaleció la oficina de planeación en equipos y recursos humanos dando cumplimiento estricto a los recursos enviados para tal fin. Se mejoraron los ambientes laborales para la atención a la comunidad en la comisaria de familia, dirección de justicia y secretaria de planeación. Se ubicó la secretaria de Tránsito y Transporte en un lugar visible y de acceso al publicó y que cuenta con los espacios para desarrollar los programas y procedimientos pertinentes. Se organizó el consejo de juventudes y se han organizado los consejos y comités establecidos desarrollando los cronogramas programados y publicados. Se presentaron oportunamente los informes a 31 de enero, tales como: plan de adquisiciones, plan anticorrupción, plan anti trámites, presupuesto., planes de acción, plan de capacitación y plan de bienestar social DEBILIDADES DE LA ENTIDAD

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La entidad no ha operativizado el comité de bajas establecido por acto administrativo. El plan de mantenimiento a la infraestructura de la Entidad aún no se ha presentado. No se tiene una ruta de evacuación en la Entidad, que sea llamativa para seguir las instrucciones Los ambientes laborales no cuentan con los espacios adecuados para los funcionarios, ni para la atención al público. Los Consejos de Gobierno organizados, para que se evalúen las tareas propuestas y presenten las inquietudes de la comunidad para programar el trabajo de la semana, no se desarrollaron oportunamente. Falta estrategias agresivas, llamativas para aumentar el recaudo de la Entidad Falta coordinar la transversalidad para hacer cumplir las normas territoriales en los referente a: espacio público, política de menores, extensión de horario de los establecimientos comerciales, aplicabilidad a normas de (dirección de justicia, comisaria de familia, secretaria de tránsito, secretaria de hacienda y acompañamiento de la Policía Nacional) Se requiere mayor verificación a los permisos de licencias de construcción, uso de suelos y aplicabilidad del comparendo ambiental. Se requiere una estrategia y control para el recaudo de la prestación del servicio de la cancha sintética. Los secretarios de despacho no hacen estricto seguimiento a los cronogramas y obligaciones de los contratistas ni a las evaluaciones de gestión para que haya mayor eficiencia, eficacia y efectividad en el desarrollo de los procesos. El programa de capacitación no se desarrolló de acuerdo a lo programado.

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Los estados financieros y el balance general de la entidad no se han publicado en forma permanente. Falta un mayor seguimiento al banco de proyectos. Falta organización para el mantenimiento y revisión debidamente planeada de la maquinaria y vehículos de la entidad. EL clima organizacional de la entidad se ha visto vulnerado, por la práctica de la personera municipal de interrumpir abruptamente en las áreas solicitando la entrega de la información de manera inmediata, sin cumplir con los protocolos que estos organismos deben tener ante auditorías a realizar, o solicitud de entrega de información o evidencias, afectando el desarrollo de los procesos ,la eficiencia y eficacia de los mismos ya que en este tipo de alcaldías los empleados públicos tienen multiplicidad de funciones. el no cumplimiento de estas solicitudes con lleva quebrar las relaciones, y la utilización de medios de comunicación por parte de la representante del ministerio público confunde a la comunidad en la información..

2.2. HALLAZGOS RELEVANTES. El comité de bajas está debidamente adoptado por resolución pero no se le dio la operatividad para cumplir con esta actividad importante para complementar el saneamiento contable No se le hizo seguimiento al cumplimiento del programa anual de capacitación como se había programado en las fechas correspondientes.. No se ha estableció un cronograma especifico y visible al público sobre las actividades que desarrollan los funcionarios que realizan actividades de campo, o con la comunidad o con programas de impacto social. No se ha remitido la información en lo referente al seguimiento al plan de mejoramiento presentado a la contraloría departamental sobre lo relacionado a la protección de las fuentes hídricas No se ha presentado el seguimiento al plan de mejoramiento establecido por la entidad y reportado a la contraloría departamental sobre la cuenta 2012

2.3.

EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO DE HALLAZGOS DETECTADOS DE CONTROL INTERNO

En el área de planeación al funcionario, que se contrató para el banco de proyectos se le entregó todo el plan de adquisiciones para que basados en ellas realizara los proyectos y les hiciera la respectiva inscripción en el banco de proyectos municipal

Se contrató los servicios de un profesional para el desarrollo de los procesos de contratación de mínima, respuesta a derechos de petición y cumplimiento a la ley 489 de 1998 en toda su magnitud (proyectar proyectos de acuerdo), y apoyar la proyección de los estudios previos de la entidad en cualquier tipo de contrato, revisar y aprobar actas de liquidación y terminación de los contratos, apoyar a la secretaría de tránsito en las actuaciones administrativas El MEC I estableció un formato para que los contratistas presenten de manera uniforme, clara y de fácil seguimiento los informes de gestión o cumplimiento contractual , en donde se especifican todas las obligaciones contractuales, el producto esperado, las actividades desarrolladas las fechas de ejecución, las evidencias, y observaciones , facilitando de esta manera la supervisión a quien también se le estableció un formato de control y que es requerido para el pago.. Se organizaron carpetas tanto en medio físico como magnético para la compilación de todos los actos administrativos de la entidad. Y así dar cumplimiento al sistema de información secundaria según el MECI Los funcionarios han organizado jornadas para la verificación de cumplimiento al comparendo ambiental, aplicabilidad del código del Menor y normas de tránsito y transporte, pero no entregan informes ni porcentajes de cumplimiento Se ha visitado los establecimientos comerciales para verificar el cumplimiento de los requisitos para la prestación del servicio, este equipo se ha organizado bajo la coordinación de la secretaria de hacienda, quien establece un cronograma, pero no le da continuidad para dar cumplimiento, las pocas veces que se ha desarrollado esta actividad es efectivo el resultado., En cuanto a los planes de mejoramiento institucional la entidad tiene dos planes por auditorías realizadas por la contraloría departamental, a los cuales se les envió la información, fueron aceptados, ya se le dio cumplimiento a al inventario de los predios de la entidad con las respectivas escrituras públicas, se asignó el 1 % para la compra de predios, señalización, identificación, mantenimiento, protección de los mismos, pero esta por reportarse las evidencia respectivas. En cuanto al reporte oportuno del seguimiento al plan de mejoramiento de la cuenta 2012 se presentó la dificultad que en las fechas estipuladas, se presentó problemas de orden público que causo daños en la torre de comunicaciones, ,e imposibilito el envió, los responsables ante esta situación se les paso por alto el envió en medio físico, y cuando se presentó las condiciones para suministrar la información el chip de la entidad ya no estaba habilitado.

2.4 CONCEPTO DE APLICACIÓN DE NORMAS DE AUSTERIDAD DEL GASTO EN LA ENTIDAD

Como consecuencia del análisis de las variaciones de los rubros se concluye que no se ha presentado excesos en los gastos por lo tanto el municipio ha dado cumplimiento a las normas de austeridad en el gasto.    

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Se racionaliza la utilización de las líneas telefónicas de la entidad para eso se lleva un control de las mismas Se racionaliza el servicio de fotocopias para esto se lleva un formato de control de las mismas. Se controla el consumo de combustible a través de un formato de control. Se está trabajando en la cultura del ahorro de energía; todos los funcionarios apagan equipos y luces una vez terminada la jornada laboral, en este aspecto también se está proyectando tener en cuenta la compra de iluminaria o bombillos, según la ley de Retilap. Se ha sensibilizado al personal en la necesidad de ahorrar los servicios públicos, y el gastos de bienes como papelería tintas, utensilios y de aseo. La inversión de publicidad se ha realizado con criterios de austeridad logrando que su despliegue sea efectivo y permanente. Se reutiliza el papel.

2.5 CONCEPTO DE LA OFICINA GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Control Interno funciona como un ente que permita a la administración o al Alcalde tener asesoría o apoyo en el desarrollo de los diferentes procesos y en la toma de decisiones; Lo anterior nos ha permitido una evaluación a los procesos, una evaluación de los indicadores, la aplicación de medidas correctivas y preventivas y la producción de informes y acciones de mejoramiento. El cumplimiento al decreto 943 de 2014 sobre la actualización a la implementación del MECI , se dio oportunamente ya que dicha documentación fue publicada el día 20 de Diciembre de 2014 y se hizo la respectiva socialización a los funcionarios en lo referente a la presentación, organización del contenido , presentación de formatos de control ya que se contó con el acompañamiento de todo el equipo MECI, en dicha actualización,, además se publicó en todos los computadores de la entidad con estrategias como folletos, charlas, conferencias etc., haciendo de este un tema llamativo de fácil receptividad para todos los públicos, porque también se publicó en la página web , para el acceso a la información de toda la comunidad En la elaboración de este informe se practicaron algunas pruebas de auditoría y se determinaron debilidades en la parte de, almacén, ya que no está en interface con contabilidad., falta operatividad el comité de bajas, en la oficina de planeación falto a verificación de los documentos soportes para el EOT para hacer las objeciones pertinentes de manera oportuna

No se ha actualizado el documento manual de contratación se solicitó al dueño del proceso la actualización, de acuerdo a la normatividad vigente. La implementación del Modelo Estándar de Control Interno en el control de evaluación, ha permitido fomentar mayor responsabilidad en los funcionarios. Sin embargo, el municipio ha tenido dificultad en la presentación oportuna del seguimiento de los planes de mejoramiento a la contraloría departamental , porque la secretaria de gobierno, responsable de verificar la información y el cumplimiento del envió, no hecho estricta exigencia en un tiempo determinado a los dueños de los procesos involucrados como son la Secretaria de Hacienda, Almacén, Secretaria de Gobierno, Por este tema la asesoría de control interno, realizo una reunión, y un consejo de gobierno para explicar las consecuencias , disciplinarias, administrativas, y fiscales que trae la no presentación oportuna de los requerimientos de los organismos de control a las entidades públicas, y organizo un equipo de trabajo para la compilación de evidencias La evaluación de desempeño se le realizo en los tiempos establecidos a la funcionaria de carrera administrativa por parte de la secretaria de hacienda dando cumplimiento al plan mejoramiento individual y por áreas según auditoria de control interno. ,

3.

EVALUACIÓN POR DEPENDENCIAS

ARCHIVO MUNICIPAL

FORTALEZA 

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Se cuenta con el sitio apropiado para la oficina de archivo, se encuentra físicamente empacado, con el número de cajas y tomos para una fácil búsqueda de la información. Existen actualmente actos administrativos: Decreto N· 020 de 31 de marzo de 2014, por medio del cual se organiza el consejo interno de archivo. Y la Resolución N·081 de 14 de marzo de 2014, por el cual se adopta el reglamento interno para el consejo municipal de archivo. Se ha implementado un formato de control para la entrada y salida de los documentos. Se realizaron en el año 2014 las actas de las dependencias de las cuales se ha recibido documentación como familias en acción y almacén de los años, 2006-2007-2008-2009-2010.

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Se ha sistematizado la nomenclatura de organización de los documentos archivados desde el año 1973 al 2010 para localizar rápidamente la información solicitada por los diferentes entes. Se han renovado la documentación de que se encontraba en 120 A-Z de planeación, del año 2009 y 2010 a carpeta café como lo dice la ley 594 del 2000. Se han realizado y archivado actas de las reuniones con el comité de archivo con sus respectivas firmas.

DEBILIDAD 

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No se cuenta con la estantería necesaria, motivo por el cual el archivo de gestión se encuentra en cada una de las dependencias de los años 20112012-2013-2014, y en algunas dependencias se encuentra desde el 2009 como secretaria de Hacienda.. Tenemos pendiente la actualización de las Tablas de Retención Documental, y el plan de Gestión Documental.

PLANEACIÓN FORTALEZAS       

Personal actual capacitado y con experiencia. Maquinaria pesada para la ejecución de proyectos propios del sector. Equipos de oficina óptimos. La disponibilidad permanente del personal Buenas relaciones interpersonales con la dependencia Buena atención a la comunidad y respuesta oportuna a las inquietudes. Asistencia técnica a la comunidad

DEBILIDADES      

Hacinamiento en la oficina Carencia de archivo propio de la dependencia Bajos niveles de trabajo en equipo. Poco personal técnico y profesional Bajos niveles de adecuación de las oficinas de la dependencia. Bajos niveles de eficiencia en la conectividad de internet.

COMISARÍA DE FAMILIA Y DIRECCIÓN DE JUSTICIA

FORTALEZAS

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Ley 1098 de 2006. (Existe profesional frente a esta secretaria) Diagnostico de Infancia y adolescencia. -Comisaria de Familia comprometida. Se cuenta con un equipo idóneo de profesionales para el desarrollo de los procesos de la dependencia Política pública de Infancia y Adolescencia Se tiene asignado el sitio para prestar los servicios a la comunidad. Se cuenta con los sistemas de información necesarios para cumplir la misión del área. Se tienen los procesos especificados y los procedimientos definidos para el desarrollo de las funciones. A cada denuncia se le realiza el proceso administrativo (PARD) y se realiza el seguimiento de manera personal, de visita, de lleno de encuesta, de identificación del caso para la respectiva capacitación.

DEBILIDADES  

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Se cuenta con el lugar de prestación del servicio pero se requiere una sala de audiencias. Desconocimiento de la importancia del desarrollo integral de la niñez, la adolescencia y la juventud como elemento estratégico para el desarrollo, existiendo desarticulación en los procesos adelantados por todos los programas y secretarias de la administración municipal. . Fuerte cultura machista y pocas expresiones de ternura en las relaciones familiares. Altos índices de embarazo en adolescentes. Falta de acompañamiento psicosocial. Retraso en el desarrollo. -Hacinamiento.. Violencia Social. Abuelos, vecinos u otros asumiendo crianzas. .

EN CUANTO A LA PARTE DE INFRESTRUCTURA.   

No contamos a la fecha con un hogar de paso. No contamos con Policía de infancia y adolescencia. No existe espacio para atención al usuario, en caso de crisis y atención de denuncias.

SISBEN FORTALEZAS  se cuenta con los sistemas de información requeridos para él envió oportuno de la información.  La base de datos permanece actualizada.  Se hace la actualización de novedades de forma oportuna.  Tramites sin costo.  Atención al público de forma respetuosa y oportuna.  Compromiso con los procesos a cargo. DEBILIDADES .  Falta de espacio para archivo físico.

ENLACE DE VICTIMAS FORTALEZAS  

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Se realizó la Base de Caracterización de Victimas del Municipio. Se logró la inclusión en el Proyecto "Apoyo a Victimas del Coniflicto Armado Construyendo un Huila Competitivo", auspiciado por la Gobernación del Huila y liderado por la Secretaría de Gobierno y Desarrollo Comunitario del Departamento del Huila, en Convenio con la Unidad para la Atención, Reparación Integral a las Victimas UARIV, Municipios FENALCO y SENA. Programa de Empleo Temporal, "Trabajemos Todos", liderado por el Departamento para la Prosperidad Social D.P.S, Convocatoria a jóvenes con calidad de victima, para que acudan a los Distritos Militares a definir su situación militar. Se tiene una Plataforma CRM en donde se puede solicitar todas las novedades que las victimas requieran. (Red Nacional de Información) Se cuenta con la plataforma de VIVANTO, en donde puedo dar asistencia a las victimas respecto de las Ayudas Humanitarias, integrantes del núcleo familiar, hechos victimizantes, beneficios recibidos, turnos, reportes, Datos básicos, número de declaración. etc. ( Red Nacional de Información.) Programa de Apoyo Subsidiario en ayuda o atención humanitaria inmediata para victimas del conflicto armado. Programa de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas UARIV. RUSICST. Reporte Único del Sistema de Información de la Politica Pública de Victimas Formato Único Territorial – FUT Conmemoración del día Nacional de la Solidaridad con las Victimas del Conflicto Armado. Jornadas Civico Militar Comité Territorial de Justicia Transicional.

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Subcomite de Asistencia, Atención y Reparación a las Vcitmas.

DEBILIDADES 

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Se han realizado 5 convocatorias para que las victimas se registren en la base de caracterización. Algunas personas que tienen la calidad de victima, por seguridad y miedo no acuden a hacerse caracterizar. No se pudo convencer a aquellas persona de que la base de aracterización es un documento donde se registra las necesidades de las victimas,que nos brinda una actualización de datos importante para la asistencia, atención y reparación. Inicialmente la Administración hizo la convocatoria a las victimas, se hizo el proceso de Registro, con el apoyo del SENA, Red Unidos y el encargado de Proyectos de Planeación Municipal. Se logró incluir a 36 familias de las cuales la Secretaría de de Gobierno Departamental escogió a 34 personas, luego se evidenció de que el proyecto estaba dirigido para 17 familias, de modo que quedaban por fuera del proyecto 17 familias. En últimas se decidió conformar Unidades Asociativas de manera que 17 familias representaen a otras 17 para que no queden por fuera del Proyecto, estó se planteará en Reunión del 21 de febrero de 2015. Lo que se quiere lograr con este programa es Asistir a las victimas del conflicto armado de nuetro Municipio, en el componente de mejoramiento de sus ingresos, para que no dependan únicamente de las ayudas humanitarias. Actualmente están laborando 75 personas de los 90 cupos destinasdos para el Municipio de Guadalupe, laborando medio tiempo, con medio salario mínimo y realizando labores de limpieza en residuos solidos y basuras de la Rivera del Rio Suaza, quebrada la Viciosa y el caño de Jicua, como también de algunas vias terciarias. Se han realizado tres convocatorias. Tenemos problema para comunicar dicho evento, ya que si lo hacemos por la emisora existen lugares donde no llega la señal. Por lo general existe buena comunicación entre la Administración Municipal y los Distritos Militares de Pitalito y Neiva, para realizar la convocatoria con efecto de que las personas con calidad de victima de nuestro municipio acudan a definir su situación militar. Actualmente no se me ha habilitado para el uso del scanner, de la fotocopiadora ubicada en la oficina de planeación, lo que me dificulta solicitar las inclusiones de los nuevos integrantes de nucleos familiares en la base del CRM. Tengo represadas cerca de 100 solicitudes de inclusión de menores y otras de cambio de documento. Existe un inconveniente con esta plataforma y es que solamente puedo averiguar información de 5 personas, luego me la desactivan por seguridad durante una hora, esto me dificulta la buena atención al usuario victima. El único problema con este programa es el lleno de la planilla de solicitudes de ayuda humanitaria inmediata, puesto que tiene demasiada información y requiere de mucho tiempo para llenarla. Estamos esperando que la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas UARIV, asigne

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recurso para iniciar con las solicitudes de las personas que han declarado recientemente. Es un Reporte dispendioso y complejo. Pero seha realizado semestralmente desde el año 2013 el Reporte, informando todo lo que se ha realizado en Politica Pública de Victimas. Se tiene dificultad en la recopilación de las actividades que se han realizado, de las cuales se ha destinado presupuesto. Es un documento dispendioso, contiene mucha información para reportar de los tres últimos meses. Una de las debilidades para la convocatoria en esta conmemoració es el desplazamiento de las personas desde las veredas. Desde el año 2013, se viene conmemorando en nuestro municipio el día Nacional de la Solidaridad con las Victimas del Conflicto Armado. Una debilidad es la convocatoria, pues hay lugares donde la información por medio radial no tiene cobertura o señal. El bajo presupuesto para dicho evento.

SECRETARIA DE TRANSITO FORTALEZAS   

Se cuenta con completo Apoyo a la Policía de Transito Efectividad y aceptación positiva, en las campañas de Trabajo Social en las Instituciones Educativas del Municipio. Apoyo y cooperación con los Municipios Circunvecinos que no cuentan con oficina de Transito.

DEBILIDADES         

Falta de personal y equipo operativo para el debido control vehicular del municipio y reporte de accidentalidad Inoperancia en recaudo de comparendos locales Conectividad a Internet deficiente Archivo inapropiado e insuficiente Infraestructura Inadecuada Falta de Software que permita estar en línea con tesorería en tema de recaudo de trámites y un adecuado seguimiento a comparendos. Equipos obsoletos Falta de apoyo jurídico permanente Falta de apoyo para adelantar estrategias que permita llevar a cabo control a los conductores en el casco urbano del municipio.

ALMACEN

FORTALEZAS            

Formular, planear, organizar, y vigilar PAA, que se encuentra en la pagina del SECOP y de la entidad Inventario real de los bienes muebles, enseres de propiedad del municipio de Guadalupe con actas de entrega asignada a cada funcionario Hoja de vida de cada uno de los equipos de cómputos reales y actualizado de acuerdo a la fecha de adquisición Inventario real de los bienes inmuebles de propiedad del municipio de Guadalupe, clasificados con sus respectivo soportes (escritura, certificado de libertad y tradición y avaluó) Hoja de vida de los vehículos y maquinaria actualizando a diario el mantenimiento preventivo y correctivo de cada una de ellas. Alimentación al programa de almacén de los bienes muebles e inmuebles, contratos de suministro Identificación en lotes , Fotos y descripción de cada uno de ellos Los bienes muebles del municipio se encuentran debidamente identificados y plaqueteados. Los bienes inmuebles del municipio se han clasificado en: a. fuentes hídricas y reservas forestales, b. instituciones educativas y los otros en general. Identificación de los bienes para dar de baja. Creación del comité de bajas Se cuenta con la persona profesional e idónea para la realización de los procesos del área.

DEBILIDADES   

El comité de bajas no ha sido operativizado. Las bajas del inventario no se han llevado a cabo. El módulo del almacén no está en interface con contabilidad.

SALUD FORTALEZAS    

Compromiso del ente territorial y la E.S.E Se cuenta con un equipo extramural que realiza seguimiento y entrega de ayudas. Personal capacitado para diseñar estrategias Coordinación

DEBILIDADES

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Falta dotación en el área para la atención de los usuarios Poca receptividad de la población sobre el acceso a los servicios preventivos. Poca presencia de las ARL en el municipio. Población beneficiaria de ARL no identificada.

TESORERIA FORTALEZAS   

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La Secretaria de Hacienda y Tesorería cuenta con software para el procesamiento y manejo de la información contable, financiera y presupuestal de la entidad. La contabilidad del Municipio de Guadalupe es razonable y se practicó el saneamiento contable. Se cuenta con personal idóneo para el desarrollo de los procesos y procedimientos de las actividades desarrolladas en la Secretaria de Hacienda y Tesorería Municipal, con amplios conocimientos para el manejo del manejo del software contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Predial. Si se requiere, se cuenta con la capacitación por parte del proveedor del software. Se cuenta con asesores especializados en el campo de la contabilidad y presupuesto público, quienes están atentos ante cualquier inquietud en el desarrollo de los métodos y procedimientos en materia tributaria, contable y presupuestal. La entidad cuenta con los servicios de banca virtual con el Banco Agrario.

DEBILIDADES 

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Falta de los elementos necesarios para el desarrollo eficiente de los procesos y procedimientos al interior de la Secretaria de Hacienda y Tesorería Municipal; ya que los equipos de cómputo no cuentan con la capacidad de almacenamiento de la información contable, financiera y presupuestal. No se cuenta con una caja fuerte que brinde seguridad a los documentos y dineros recaudados en caja. Servicio de internet ineficiente que dificulta el desarrollo de las diferentes actividades de manera ágil y oportuna. Falta de instalaciones y muebles para el almacenamiento y organización de las carpetas y demás información física que se maneja en la dependencia. La impresora a cargo del auxiliar de tesorería se encuentra en mal estado. No se cuentan con un disco duro externo para realizar los backups. No se ha implementado el módulo de almacén e inventarios

RECREACION Y DEPORTES FORTALEZAS  

En gran porcentaje de las veredas se cuenta con polideportivos. Actualmente se viene adelantando proyectos como la construcción de la Alameda desde el perímetro Urbano hasta el puente sobre el rio Suaza, obra que genera seguridad y espacios para la recreación y deporte, construcción de cubiertas para polideportivos, construcción de parques infantiles.

DEBILIDADES    

Escasos recursos para realizar mantenimiento a escenarios deportivos, compra de material y realizar más eventos del sector. Las actividades deportivas que se ejecutan en su mayoría son asociadas a la disciplina del futbol, por lo tanto es necesario vincular personal o gestionar con otras entidades para ampliar la practica en otras disciplinas. Falta escenarios para actividades recreativas como Parques Infantiles diferentes a las prácticas deportivas. La mayoría de escenarios deportivos no cuentan con Titulación a nombre del Municipio lo que impide gestionar recursos para mejorarlos.

FAMILIAS EN ACCIÓN Y PROGRAMAS SOCIALES FORTALEZAS      

Se da a conocer las diferentes fases operativas del programa a través de medios de comunicación (radio, cartelera) y a través de líderes comunitarios con la voz a voz Se creó la veeduría del programa, en el 2014 el cual recibe capacitación trimestralmente y se le permite espacios de participación en los procesos operativos. Se programan reuniones cada dos meses para informar la operatividad del programa, en cuanto a inscripciones, suspensiones y novedades. Se incentivan a las madres líderes a través de las celebraciones especiales, día de la madre, día de la mujer, amor y amistad y navidad familiar Se generan espacios de aprendizaje a través de las capacitaciones y los encuentros de bienestar Se realizan novedades de ingreso de menores de 2 años de todas las poblaciones vulnerables, se realiza preinscripciones de familias

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desplazadas, novedades de traslados, novedades de cambios de números de celular y otras que permiten el cobro del subsidio. Se les fundamenta las inquietudes que presentan los beneficiarios del programa a través de la información generada por la plataforma SIFA, Y verbalmente si la inquietud así lo amerita Presentar a través del google drive los soportes que respalden el buen funcionamiento y el cumplimiento de la obligaciones contractuales a través del convenio 416 de 2012 del municipio y el DPS.

DEBILIDADES  

No se cuentan con los equipos necesarios para la eficiencia del proceso.. No se le está dando cumplimiento al archivo de gestión.

En cuanto a los programas sociales se ha creado el comité de discapacidad y se le da la operatividad del mismo. Se amplió la cobertura para el programa de adulto mayor en 273 nuevos cupos y se logró la caracterización de 355 adultos mayores. Se logró vincular al programa del departamento denominado adultos mayores del Huila, de los cuales se gestionaron 100 cupos de almuerzos permanentes. Se organizaron jornadas de integración y participación a nivel departamental articulado con el INDER y se participó en el encuentro departamental del adulto mayor en la ciudad de Neiva. Los programas por ser integrados y ejecutados por una sola persona no se pudo desarrollar todo lo programado.

GOBIERNO FORTALEZAS     

Comités operando y actas al día Cove municipal Consejos de seguridad Creación del consejo municipal de juventudes Se presentaron 12v proyectos de acuerdo al consejo municipal, los cuales fueron aprobados en su totalidad

DEBILIDADES

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Falta de presupuesto para desarrollar los programas sociales y suplir algunas necesidades dela comunidad.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN FORTALEZAS 

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Se cuenta con una página web para publicar la información de las diferentes obras y actividades realizadas por la administración municipal, la cual se vive actualizando de manera constante. Se han realizado en el plazo establecido los planes anticorrupción, antitrámites, de atención al ciudadano, los cuales han sido aprobados mediante resolución para su aplicación en la administración municipal. De igual manera se han publicado todos lo demás planes en la página web, como lo son el plan de compras de la vigencia, plan de desarrollo, informe de gestión y presupuesto de la vigencia en curso. Se cuenta con un plan de comunicación. Se ha realizado el plan de mantenimiento para los equipos de la alcaldía municipal, lo que permite realizar revisión periódica a estos con el fin de mantener si buen funcionamiento. Se posee un cuenta en redes sociales (Facebook) donde se vive publicando información de los diferentes eventos realizados por la administración municipal a la comunidad.

DEBILIDADES 

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Se ha establecido un cronograma para la entrega de información por parte de las diferentes dependencias, pero este no se cumple, es difícil que las dependencias envíen información para publicar en página web. A pesar de que se pasa reporte de los materiales necesarios para la reparación de los equipos de cómputo, es muy difícil el suministro de estos, ya sea por motivos de gestión por parte de almacén o de tesorería.. La conexión a internet es muy baja con relación a los equipos que hacen uso de esta, se debe ampliar el ancho de banda para mejorar la conectividad.

CULTURA FORTALEZAS

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Se cuenta con sitios como la casa de la cultura con espacios para la realización de las actividades de formación artística y cultural. Se cuenta con una biblioteca con óptimas condiciones para el servicio a la comunidad, se cuenta con personal capacitado Se cuenta con equipos de cómputo para el servicio a la comunidad con licencias y software educativos y con seguridad óptima. Se contó con personal capacitado y con idoneidad en cada una de las áreas y modalidades de la escuela de artes y oficios. Gran oferta y variedad en la enseñanza artística. Asistencia masiva de niños y jóvenes. Se compran instrumentos para las áreas de música. Se generan espacios donde la comunidad interactúa y aprecia los productos culturales que se generan a través de los procesos de formación. Se fortalecen las celebraciones culturales y tradicionales con las presentaciones de las escuelas artísticas y culturales. Se presentan proyectos a diferentes entidades privadas y públicas para el fortalecimiento a los procesos culturales en nuestro municipio. Se gestiona la compra de instrumentos y materiales de apoyo para las escuelas de música. Se gestionan y realizan convenios para captar recursos para las escuelas artísticas

DEBILIDADES       

Falta de interés en algunas entidades en dar continuidad a los convenios. No se cuenta con el apoyo suficiente para la presentación de los proyectos a las entidades estatales. Pocos eventos culturales a las comunidades rurales. Pocos espacios adecuados para la generación de eventos artísticos y culturales. Algunos procesos no tiene continuidad y se pierde la calidad del proceso. El espacio para algunas áreas es inadecuado. Faltan adecuar espacios o muebles para que funciones todos los computadores y se pueda dar mayor cobertura, ..

EDUCACIÓN FORTALEZAS

  

En el municipio existe infraestructura para el número de niños en edad escolar. En la actualidad existe cultura en buen porcentaje de familias y estudiantes respecto la necesidad de estudiar. En el municipio existen las autoridades competentes (Comisaria, ESE Local, Policía de menores, Personería, Psicorientadores de las Instituciones), para exigirles actuar al respecto del Bullying y consumo de Sustancias Psicoactiva.

DEBILIDADES 

  

Gran parte de los estudiantes de segundaria provienen del rural y para acceder a los Establecimiento educativos que ofrecen este nivel de estudio necesitan el servicio de transporte lo que se dificulta por los bajos recursos económicos de las familias y gran porcentaje de los recursos con que cuenta el municipio para el Sector de Educación tiene que dedicarlos a esta problemática impidiendo realizar otras inversiones también urgentes como lo es el mantenimiento y construcción de infraestructura. La vinculación del personal docente que no es de Planta, es responsabilidad de la Secretaria de Educación y este proceso implica de dos a tres meses, provocando que los estudiantes pierdan tiempo. Pocos recursos para la adquisición de material pedagógico, equipos de cómputo, mantenimiento y construcción de Infraestructura, sistemas de seguridad. La mayoría de Sedes Educativas no cuentan con Titulación a nombre del Municipio lo que impide gestionar recursos para mejorarlos y construir nueva infraestructura.

4. RECOMENDACIONES PARA EL MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL MEJORAMIENTO DEL MODELO.     

Promover el autocontrol como mecanismo para hacer mejor los procedimientos. Socializar permanentemente el Modelo Estándar de Control Interno como herramienta de medición y evaluación de toda la actividad y los procesos que desarrolla la entidad dentro de su objetivo social. Darle aplicabilidad a los documentos existente del MECI el cual le dio cumplimiento en su documentación a un 1005. Elaborar proyectos de mejoramiento por procesos e individual dando a conocer a cada empleado sus obligaciones contractuales y facilitando el manejo de controles. Involucrar dentro del sistema de información interno del municipio a todas las dependencias para producir una información integral sistematizada.

      





  

Hacer permanente seguimiento a los procesos e indicadores y utilizarlos para toma de decisiones. Inculcar el sentido de pertenencia de los funcionarios con la institución Revisión por cada responsable de cada proceso de los riesgos identificados para detectar nuevos riesgos. Se requiere una planeación presupuestal con el fin de desarrollar los planes y programas en los tiempos oportunos. Establecer el plan de capacitación de acuerdo a las necesidades de los funcionarios y darle estricto cumplimiento. Darle estricto cumplimiento al desarrollo de las auditorias programadas, las cuales deben atender a las normas y procedimientos de ley, por parte de control interno. Establecer jornadas de sensibilización normatividad como el código único disciplinario, Estatuto Anticorrupción, y responsabilidad en la rendición de informes con el fin de que los funcionarios conozcan las consecuencias de sus actos y desarrollen las actividades con compromiso y sentido de pertenencia. La Secretarias de despacho, cuenta con el apoyo de funcionarios de procesos prioritarios, se sugiere dar a conocer la obligaciones, las metas los indicadores de cumplimiento, las normas, manejo y control de los recursos, y establecer un cronograma para hacer seguimiento, es decir cada uno debe hacer su propio plan de acción, para revisar los resultados y así resaltar los mejores y quienes no cumplan se les debe establecer planes de mejoramiento individual. Se le debe hacer seguimientos a la evaluación de gestión, evaluación de desempeño, acuerdos de gestión, para establecer planes de mejoramiento individual. Gestionar un programa de capacitación al personal, Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la alcaldía (F1 - F6 y F7 - O3 - O4 - O5) Realizar 2 capacitaciones al año, mantenimiento preventivo con mayor regularidad del parque automotor, eficiencia y eficacia administrativa en los procesos contractuales, (F1 - F6 y F7 - A5 - A7 - A8) Sugiero ubicar la personería municipal en otro lugar que no sea el palacio municipal, ya que en la alcaldía existen áreas en hacinamiento y otras como la dirección de justicia y comisaria de familia que requiere por ley un espacio adecuado para las audiencias, y no me parece correcto ni justo vulnerar procesos fundamentales en su desarrollo como a la vez afectar su eficacia y eficiencia, cuando este debe ser un organismo independiente y además cuenta con presupuesto propio.

5. INFORME DE CONTROL INTERNO SEGÚN LEY 1474 DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE GUADALUPE

MODELO DE CONTROL PLANEACION

DIFICULTADES 





Las dificultades radican en una falta continua en la aplicabilidad a los productos del MECI, falta comprometer un tiempo específico en reforzar sobre el tema para que se identifiquen todos los componentes y elementos necesarios y de esta forma contribuir al cumplimiento de la misión – visión y objetivos institucionales. El manual de procesos y la caracterización de los mismos se ejecutó atendiendo el mapa de procesos de la entidad, pero se requiere una revisión a los procedimientos para desarrollarlos de manera más específica atendiendo el manejo de los riesgos. Es por eso que para complementar y modificar procesos pendientes en este manual y apoyándonos en el decreto 943 de 21 de Mayo 2014 en lo referente a la actualización de MECI, se decidió hacer unas modificaciones con respecto a los procedimientos establecidos No se han tomado estrategias específicas de evaluación estricta a la lectura de los manuales, que si bien es cierto se participó en la elaboración del documento con el acompañamiento de la asesora de control interno, estos deben ser dados a conocer, no solo de manera informativa sino como un compromiso de autoaprendizaje, cumpliendo con los procedimientos requeridos para su asimilación y aplicabilidad.

AVANCES 

En la actualidad se ha avanzado en el componente de procesos de la entidad, se ajustó este manual con la participación de los funcionarios atendiendo las directrices dadas por la DAFP y se socializo por dependencias identificando la funcionalidad que cada uno debía desarrollar para lograr los resultados.



Se socializo sobre el Modelo Estándar de Control Interno y la importancia de su aplicabilidad para el desarrollo eficaz y eficiente de la entidad.



Se enfatizó en la socialización del código de ética y de buen gobierno con el fin de fomentar el clima laboral. Se le hizo seguimiento al cumplimiento del plan anual de capacitación y al plan anual de bienestar social.



Se han buscado estrategias para implementar las políticas de gobierno en línea y a través de la página web dar a conocer a la comunidad las actividades que desarrolla la entidad



Se desarrolló la actualización del Modelo estándar de control interno en lo referente a la aplicabilidad del decreto 943 de 2014, y se utilizan estrategias de sensibilización y comunicación de este modelo, a todos los funcionarios tales como: envió de folletos, conferencias charlas videos a través del correo electrónico.



El manual de inducción y re- inducción, además de contener lo requerido para conocer la entidad , también da a conocer los delitos contra la administración pública, información que apoya a la práctica del código de buen gobierno y apunta a un cumplimiento de la ley 1474 de 2011



Se publicó el 31 de enero 2015 en la página web, el plan anticorrupción y anti tramites



Se publicó en la Página Web el Plan Anual de Adquisiciones en la fecha requerida el 31 de Enero 2015



Se publicó ,el Presupuesto aprobado para el año 2015 en la página web el 31 de Enero de 2015



Se presentó el Cierre Contable a la Contraloría Departamental, el día 5 de Febrero de 2015.



La entidad hace la Rendición de Cuentas ante los usuarios internos, de la Institución, la comunidad, como presidentes de Juntas, Asociaciones, Veedores, Concejo Municipal, representantes del Comercio, Medios de Comunicación, y de Justicia.



Se publicó en la Página Web el Plan anual de Capacitación y el Plan anual de Bienestar Social.



Se publicó en la Página Web los Planes de Acción, de la entidad de acuerdo al Plan de Desarrollo.



Se publicó en la Página Web el Plan Anual de Comunicaciones de la entidad.

AMBIENTE DE CONTROL:



Acta N°001 del 03 de septiembre de 2014 contiene el compromiso de la alta Dirección con la actualización e implementación del MECI según el decreto 943 de 2014



Acta N° 002 de Septiembre 17 de 2014 la Alta Dirección designa a la Doctora Claudia, para que haga el seguimiento y el acompañamiento a la implementación del MECI.



Acta N°003 de Septiembre 30 de 2014 se fortalece el equipo MECI para que le dé aplicabilidad a la documentación del MECI.



Resolución No.002 de 2012 Por la cual se crea el Equipo MECI en la alcaldía municipal de Guadalupe



Decreto No.004 de Enero 2 de 2012, se adopta el código de ética, en la entidad.

DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 

Resolución No.240 septiembre 11 de 2014 se establece el manual de Talento Humano



Resolución No.008 del 25 de enero de 2013, se establece el comité de convivencia laboral en la alcaldía.



Resolución No.008 Enero 17 de 2014 Por la cual se adopta el plan anual de capacitación



Resolución No.012 Enero 30 de 2014, se adopta el Plan Institucional de Bienestar social



Resolución No. 250 Septiembre 25 de 2014, Se Adopta el Manual de Inducción y Re inducción.



Resolución No. 025 Febrero 14 de 2014. Se adoptan los formatos de evaluación de desempeño establecidos por la CNSC, para evaluar a los funcionarios de carrera administrativa de la Alcaldía Municipal de Guadalupe



Resolución No.224 Septiembre 02 de 2014. Se adopta el Plan anual de Estímulos e Incentivos para los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Guadalupe.

ESTILO DE DIRECCION 

Decreto No.080 de noviembre 30 2012, Se adopta las Políticas de Buen Gobierno



Plan institucional de anticorrupción. Enero 28 de 2013, se evalúa, el plan anticorrupción desarrollado en el año 2013 y 2014 y se organiza el nuevo plan anticorrupción, y se adopta a través de Resolución N° 014 de 28 de enero del año 2015, y se le da cumplimiento a su publicación en la página web de la entidad el 31 de Enero del año 2015.



Resolución No.051 de Mayo 25 de 2012, se adopta políticas para la austeridad del gasto.



Resolución No.101 del 25 de marzo del 2013, adopción del modelo estándar de sostenibilidad contable y se crea el comité técnico de sostenibilidad contable en la entidad, la funcionalidad del mismo se evidencia a través de las respectivas actas.



Resolución No.116 del 29 de septiembre de 2012, por medio del cual se crea el comité de saneamiento contable.



Resolución No.321 del 12 de diciembre de 2014 se adopta el manual de indicadores de la entidad, indicando como se formulan, se les hace seguimiento, evaluación y creación de controles.



Resolución No. 288 de 12 de Noviembre de 2014, se adoptan las políticas de operación de la entidad de estricta aplicabilidad para todos los funcionarios de la entidad.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 

Planes y programas. Se organiza el PIC plan Intervenciones colectivas, se desarrolla el programa IAMI y AIEPI,



Plan de Desarrollo adoptado por Decreto N°050 de julio 06 de 2012, el cual anualmente se le hace el respectivo seguimiento, y se le certifica el porcentaje de avance, el cual es realizado por la oficina de planeación e informe que se tiene que rendir al SICEP.



Planes de Acción, los planes de acción se desarrollan de acuerdo a los indicadores planteados en el plan de desarrollo, en el plan de gestión, e internamente cada proceso presenta su plan de acción, además se cumple con la publicación en la página web de la entidad, el 31 de Enero del 2015.



Resolución No.056 de Julio 13 de 2012, por la cual se crea el plan de emergencia.



Con la resolución No.075 del 17 de julio de 2012, se adopta el plan indicativo cuatrinal.



Resolución No.018 de febrero 18 de 2012, se crea el comité territorial de justicia.



Con la resolución No.020 de febrero 28 de 2012, se reglamenta el comparendo ambiental.



Con la resolución No.023 de 13 de marzo de 2012 se modifica que el consejo territorial de planeación municipal



Resolución No.029 de marzo 31 de 2012, se crea el comité de vacunación PAE



El municipio cumple con el seguimiento, control y estrategias de la salud pública municipal, lo cual se evidencia a través del convenio interadministrativo No.001 del 6 de enero de 2015, 138104624.



Plan territorial de salud, acta de aprobación 001 de 31 de enero de 2014.



Resolución No.053 de julio 06 de 2012, por la cual se crea y organiza el consejo municipal de archivo.



Resolución No.055 de julio 13 de 2012se crea el consejo municipal de gestión de riesgo y se dictan otras disposiciones



Resolución No.058 de agosto 15 de 2012, se crea y organiza el consejo de cultura municipal.



Resolución No.073 de octubre 06 de 2012, se crea el comité de sustancias psicoactivas.



Resolución No.013 de 23 de febrero de 2013, se crea el consejo territorial de seguridad social en salud.



Resolución No.024 de abril 03 de 2013, se decreta el día de celebración de las víctimas.



Resolución No.027 del 10 de abril de 2013, se reglamenta la aplicación del comparendo ambiental.



Resolución No.035 de 25 de abril de 2013, se crea el comité municipal de discapacidad



Resolución No.011 de 22 de febrero de 2014, por medio del Cual se realiza la adición de Proyecto de Hornillas de la CAM



Resolución No.012 de 22 de febrero de 2014, por el cual se hace la adición del convenio 254 de la CAM



Resolución No.013 de 25 de febrero de 2014, por el cual se realiza el convenio de INVIAS 2399 de 2013.

MODELOS DE OPERACIÓN POR PROCESOS 

Resolución No. 328 de 13 de diciembre de 2014, por el cual se actualiza el Manual de Procesos y procedimientos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL  

Organigrama de la entidad define la estructura de autoridad Se adoptó el Manual de funciones de la entidad.

ADMINISTRACION DE RIESGO 

Resolución No. 327 de Diciembre 13 de 2014, Se adopta el Manual de Riesgos.

SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION

DIFICULTADES 

Se presenta dificultad en la socialización ya que no existe disponibilidad de tiempo para desarrollar las capacitaciones en forma constante para tratar los diferentes temas concernientes al MECI, existiendo poca participación general de los funcionarios por la multiplicidad de funciones.



El archivo por dependencias no se está llevando a cabo la aplicabilidad a las tablas de retención documental de acuerdo a la normatividad vigente. El archivo central. Cuenta con el espacio físico pero no está adecuado a las condiciones requeridas por la normatividad. La entidad no ha desarrollado el proceso de bajas ni el saneamiento contable.

AVANCES 

Esta adoptado el Mapa de Procesos con las caracterizaciones, en el cual se identifican los objetivos, requisitos, indicadores, controles, recursos, entradas por procesos, actividades, enmarcados en el Planear, Hacer, verificar y actuar.



El Manual de Procedimientos está debidamente adoptado por resolución, y se contó con la participación de todos los funcionarios para la construcción teniendo en cuenta los procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación quedando pendientes algunos por ajustar de acuerdo a la adquisición de software, y cambios de políticas como a la vez de competencias.



El Archivo central, se, destaca la organización de la historias clínicas, y que existe, el espacio físico, pero falta el archivo en medio magnético.



El archivo de gestión de los contratos suscritos por la Entidad, cuenta con el respectivo inventario.

SISTEMAS DE INFORMACION 

Resolución No. 325 de Diciembre 12 de comunicación e Información.



Los correos Institucionales garantizan el manejo de la información primaria y secundaria.



Cada dependencia cuenta con su normograma.



Los sistemas de información y herramientas tecnológicas permiten la implementación de las directrices de Gobierno en Línea y la alimentación de la página Web.

2014, Se adopta el Manual de



Se realiza en plan de Mejoramiento preventivo y correctivo en los equipos e infraestructura de la entidad.

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN 

Se cuenta con el Plan Anual de Comunicaciones se alimenta constantemente la página web, se publican los actos administrativos, la contratación, el Plan de Desarrollo, PAC, Plan de Adquisiciones, Plan Anticorrupción, Plan Presupuestal, Planes de Acción, Plan Anual de Capacitación, Plan Anual de Bienestar Social, Plan Anual de Estímulos e Incentivos para los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Guadalupe, el marco fiscal de la entidad, además los informe requeridos por las Entidades Públicas y Organismos de Control y la Rendición de Cuentas .

SISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

DIFICULTADES 

Falta mayor compromiso, sensibilización, auto-capacitación y revisión permanente a la caracterización de los procesos y procedimientos por parte de los funcionarios para desarrollar la cultura del autocontrol



Falta hacer un seguimiento estricto a los Planes de mejoramiento establecidos según resultado de la encuesta de Autoevaluación.



Falta socializar a los funcionarios sobre la evaluación de Control Interno, que se realiza anualmente y debe ser presentada a la DAFP.



Falta capacitar a los funcionarios sobre Auditorías Internas.



El MECI se debe dar en capacitación a todos los funcionarios, para exigir la aplicabilidad del mismo, por lo tanto se requiere hacer una evaluación escrita sobre los productos que se encuentran documentados.

AVANCES



Los funcionarios de la entidad cuenta con los siguientes productos documentados, los cuales les sirve de consulta ya que contiene una información didáctica y unos formatos establecidos para desarrollar como registros de control facilitando el cumplimiento de los indicadores.



Resolución No. 324 de Diciembre 12 de 2014, Se actualiza el Manual de Auditoria.



Resolución No. 322 Control interno.



Resolución No. 321 de Diciembre 12 de 2014, mediante el cual se adopta el manual de indicadores.



Resolución No. 326 de Diciembre 13 de 2014, Se adopta los Procedimientos para los Planes de Mejoramiento de la entidad. Resolución No. 323 de Diciembre 12 de 2014. Se adopta la autoevaluación en la Alcaldía Municipal.



de Diciembre 12 de 2014, Se adopta el Manual de



Se le hizo seguimiento al cumplimiento de los Planes de Mejoramiento establecidos en las auditarías por dependencias de control interno para el informe ejecutivo anual presentado a la Contraloría Departamental.



Se estableció el Plan Anual de Auditorias y se presentó el plan de acción de control interno.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMAS DE CONTROL INTERNO 

El Modelo Estándar de Control Interno, presenta un avance de cumplimiento significativo ya que se le dio estricto cumplimiento al decreto 943 de 2014 en su actualización.

RECOMENDACIONES 

Buscar las estrategias y los mecanismos al fortalecimiento, socialización, sensibilización y divulgación de todos los productos propios del Modelo Estándar de Control interno, con el fin de crear conciencia y la necesidad de su aplicabilidad para la organización de la entidad.



Establecer una inducción programada a todo el personal que ingrese a la entidad. sobre el manejo de formatos, manuales código y políticas operativas



Aplicar programas de salud ocupacional.



Ajustar el Manual de Funciones



Ajustar el manual de procedimientos, y velar por su aplicabilidad



Socializar y actualizar el mapa de Riesgos de manera permanente.



Contar con el personal idóneo, para el manejo del Archivo.



Formular planes de mejoramiento individuales y establecer acciones preventivas y correctivas.

 

Avisar oportunamente al público sobre el cambio de horario en la atención. Acatar las sugerencias dadas por el Asesor de Control Interno



Hacer estricto seguimiento al plan anual de capacitación y al plan anual de bienestar social.



Dar a conocer el plan anual de auditorías y darle cumplimiento.



Entregar cada ocho días, los martes informe y evidencias de las actividades desarrolladas por las dependencias al encargado de la página web.

Exigir a los funcionarios que asisten a las capacitaciones fuera de la Entidad programar la retroalimentación para todos los servidores de la entidad

6. INFORME AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (DAFP) Encuesta MECI - Envió certificación de cumplimiento del envió al aplicativo de la DAFP

7. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE De acuerdo a la normatividad vigente, el municipio de Guadalupe-Huila adelanta el proceso de control interno contable, de lo cual sustraemos lo siguiente: 1. Para el manejo de la información presupuestal, contable y financiera, el municipio maneja el software HAS SQL. 2. Las causaciones de ingresos, gastos y costos es oportuna y de acuerdo a la normatividad vigente. 3. Los manuales de procesos y procedimientos guardan coherencia con las normas que regulan el proceso contable y financiero. 4. Las respectivas certificaciones emitidas por los organismos de control evidencian que la información solicitada es enviada oportunamente. 5. Las evaluaciones permiten identificar que los funcionarios que desarrollan el proceso presupuestal, contable y financiero, son idóneos. 6. Las cuentas por pagar se consolidaron en las fechas establecidas. 7. El informe solicitado por la Contraloría Departamental sobre el cierre fiscal se envió oportunamente.

FORTALEZAS

ETAPA DE RECONOCIMIENTO: IDENTIFICACIÓN     

Se evidencia que todos los hechos tienen sus documentos soportes que son claros, tales como facturas, contratos, registros, cuadres de caja, permitiendo identificarse la transacción contable. Se cuenta con los manuales respectivos de procesos y procedimientos, y con las caracterizaciones respectivas. Los hechos económicos, sociales y ambientales son interpretados con el régimen de contabilidad pública. Los funcionarios encargados del área de contabilidad, presupuesto y tesorería son idóneos. Los hechos económicos, sociales y ambientales son interpretados de acuerdo con el régimen de contabilidad pública.

CLASIFICACIÓN

    

Se revisan mensualmente las conciliaciones según el avance de los procesos transversales. Son procesos proveedores en la medida que llegan los documentos soportes al área contable. Las cuentas de balance general y el estado de situación financiera fueron homologados como lo establece el régimen de contabilidad pública. El catálogo general de cuentas utilizado corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación. Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control.

REGISTROS Y AJUSTES      

Se hace la revisión y seguimiento para verificar los errores y corregir. Los registros contables se hacen en forma cronológica. La información contable se encuentra registrada e impresa, y guarda el consecutivo de los hechos, transacciones, u operaciones. El área financiera ha dado cumplimiento a la organización de los documentos, ya que están debidamente identificados. Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad. Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados

ETAPA DE REVELACIÓN ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES      

El catálogo de cuentas se encuentra actualizado. Cuenta con un software integral que permite que la información contable y financiera sea confiable y oportuna. Los libros y los estados financieros revelan la realidad de la entidad. Se elaboran y se diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el régimen de contabilidad pública. Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros contables. Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad pública, esto se evidencia en el envió anual que se realiza a la CGN.

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN INFORMACIÓN  

Y

COMUNICACIÓN

DE

LA

Se presentan oportunamente los informes a la contaduría general, a la contraloría general y departamental, y a la alta dirección. La información contable fácilmente se puede analizar e interpretar por parte de los usuarios.

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS  

Los soportes documentales se encuentran debidamente archivados. Con las normas de control interno se deben producir reportes y estados financieros útiles tanto para la comunidad como para la alta dirección

DEBILIDADES

ETAPA DE RECONOCIMIENTO: IDENTIFICACION 

 

 

Los insumos tales como entradas y salidas de almacén no se reciben en forma oportuna, la expedición de los CPD (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) se ha venido realizando de acuerdo a las solicitudes presentadas con gran dificultad ya que transversalmente no se ha dado manejo a la planeación presupuestal. Se cuenta con los manuales respectivos de procesos y procedimientos, con las caracterizaciones respectivas, quedando pendiente la socialización y aplicabilidad de los mismos. El área debe organizar normograma vigente de acuerdo a los procesos que realiza. CLASIFICACIÓN Se comparan los datos de las notas recibidas, y los datos de las otras entidades pero falta realizar actas de los actos administrativos de los mismos como la circularizacion. No se realizan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas, porque no se realiza el cruce oportunamente una vez la Contraloría General reporta al ente territorial.

REGISTROS Y AJUSTES    



 

Falta implementar o alimentar el software del almacén. No se generan los listados para realizar la respectiva verificación. Existe interface entre contabilidad, tesorería y presupuesto pero hace falta la interface con el módulo de almacén. A pesar de que existe operación en línea recta se está realizando de manera global ya que el software del almacén no se ha ajustado ni operativizado, por lo tanto no está autorizado y por lo tanto la información no es oportuna ni veraz. Falta una realización periódica de las conciliaciones y cruces de saldos, entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y demás procesos de la entidad, ya que se realiza solo cuando se reporta el balance a la Contaduría General de la Nación No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones, y pocas veces se confrontan con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes. No son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión amortización, valorización y agotamiento porque no se ha implementado la interface de almacén.

ETAPA DE REVELACION 

   

Se cumple con los informes a los organismos de control, no sucede lo mismo con los informes y reporte que solicita la alta dirección y el control interno. No se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad, el balance general y el estado de la actividad financiera, económica, social, y ambiental. Pocas veces se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera. Pocas veces la información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios. Se debe tener más en cuenta la información contable para cumplir con los propósitos de la gestión, ya que solamente se utiliza la información presupuestal. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN INFORMACIÓN

Y

COMUNICACIÓN

DE

LA

 

Poco se utiliza la información de acuerdo a lo establecido en el plan de adquisiciones para cumplir indicadores según el plan de desarrollo Los estados financieros y el balance general no son publicados de manera regular en la página web.

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS  

   

No se evidencia la operatividad del comité de sostenibilidad contable. El área presenta hacinamiento e incomodidad, puede presentarse pérdida de la documentación por la distribución del equipo de acompañamiento y apoyo, además hace falta contar con un servidor apropiado o un equipo tecnológico seguro ya que la información es urgente, importante y prioritaria en la toma de decisiones y en los informes reportados a las entidades públicas y organismos de control. Se puede tener identificados los riesgos de índole contable pero no se le da el tratamiento adecuado a pesar de existir una instancia asesora para ejecutar gestión. Las autoevaluaciones no son periódicas, por lo tano falta fomentar la cultura del autocontrol para determinar si los controles implementados en el área son efectivos. Se ha establecido la política de depuración contable y de la calidad de la información, pero no se ejecuta de manera permanente Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente se puede evidenciar en lo relacionado con el área de almacén ya que existe el módulo pero no se ha implementado la interface con el área contable.

AVANCES

De acuerdo a las evaluaciones y recomendaciones previas, se puede concluir que se ha avanzado en lo siguiente:   

Adquisición del módulo HAS SQL donde se manejan las interfaces del sistema financiero de la entidad. El personal es idóneo y competente. El archivo de gestión se encuentra organizado e identificado.

      

Se cuenta con una permanente asesoría contable tanto presencial como virtual. Se está aplicando la normatividad de la contabilidad pública. El cierre presupuestal y contable se realiza en los términos de ley. La entidad ha implementado el PAC como un eje fundamental de control financiero. El plan de adquisiciones se presentó oportunamente y se socializó al personal de la entidad. Al inventario de la entidad se le actualizó la codificación. Se estableció una ruta general en la entidad para la contratación y los pagos oportunos a los proveedores, estableciéndose los tiempos y requerimientos, con el fin de lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de este proceso.

8. RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO

  

 





 

Se debe operativizar el comité de bajas. El comité de sostenibilidad contable se adoptó por acto administrativo pero no se ha operativizado. La información contable se debe dar con indicadores de gestión y de cumplimiento claros que soporte la toma de decisiones de la alta dirección. Se debe publicar de manera permanente en la página web los estados financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad. Se deben implementar políticas contables para la recepción de la información de las diferentes dependencias de la entidad al igual que una política adecuada para realizar el cierre integral de la información. Los procesos y procedimientos de acuerdo al MECI deben ser socializados al personal del área e informados a todo el personal de la entidad. Los funcionarios del área deben cumplir todos los viernes en el horario de 5pm a 6pm, con el desarrollo del formato de actualización de las normas establecido por el MECI. El módulo de almacén debe operativizarse y hacer parte de la interface del sistema financiero de la entidad. Se debe realizar muestra física de los bienes para verificar el estado de los inventarios.



Se debe establecer por acto administrativo el mapa de riesgos del área contable el cual debe ser socializado con seguimiento permanente y evaluado para trazar los correctivos que se requieran. Se debe actualizar el manual de almacén y de inventarios el cual debe ser socializado para poderle dar aplicabilidad.



INFORME CONTABLE CUALITATIVO Y CUANTITATIVO-FORMATO EXCEL

Ayuda para importación del formulario: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE En el protocolo de importación, existen dos tipos de registros: los registros de cabecera (S) y los de detalle (D). El caracter de separación entre datos de cada registro es TAB. La existencia de dos TAB´s consecutivos se interpreta como un nulo lo cual invalida el registro generando un error de completitud excepto si el nulo corresponde a una varia-ble calculada. Pueden existir líneas en blanco entre registros.El registro de encabezado tiene la siguiente información : S

211941319

10112

2014 CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

- S: - 211941319: - 10112:

El tipo de Registro Código de la entidad a la cual pertenecen los datos Identificación del periodo Ene-Dic 2014 al cual pertenecen los datos Está formado por un entero de 5 dígitos así: el número 1 los dos dígitos del mes de inicio del periodo los dos dígitos del mes de fin del periodo - 2014: Identificación del año al cual pertenecen los datos - CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE: Nombre del formulario al cual pertenecen los datos - : Fecha de generación de la información en formato dd-mm-aaaa (por ejemplo: 20-10-2001) solo para envios de categoría El registro de Detalle tiene la siguiente información: D

Concepto

-D: -Concepto: -Variables:

Tipo de Registro Código del concepto al que hace relación a el registro que se está importando. Valores de las variables que se deben reportar en el siguiente orden:

VARIABLES



ACTIVIDAD Tipo de dato: Numérico Longitud: 2 Decimales: 0 Unidad de medida:Unidad OBSERVACIONES Tipo de dato: Alfanumérico Longitud: 2000 PROM_ACTIVIDAD Tipo de dato: Numérico Longitud: 4 Decimales: 2 Unidad de medida:Unidad PROM_ETAPA Tipo de dato: Numérico Longitud: 4 Decimales: 2 Unidad de medida:Unidad PROM_SIST Tipo de dato: Numérico Longitud: 4 Decimales: 2 Unidad de medida:Unidad CONCEPTOS VALIDOS Codigo

Nombre 1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1,1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1,1 ................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE? 1,11 ................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA? 1,12 ..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD? 1,13 ..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS? 1,14 ..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN? 1,15 ..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

CALIFICACIÓN

4 5 5 4 4 4

1,16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 1,17 ................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE? 1,18 ................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS? 1,19 ................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA? 1,2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 1,2 ................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? 1,21 ................18. EL EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN? 1,22 ................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS ? 1,23 ................20. SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO? 1,24 ................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS? 1,25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 1,26 ................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD? 1,27 ................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES? 1,28 ................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS? 1,29 ................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS? 1,3 ..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS? 1,3 ................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR?

1,31 ................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS? 1,32 ................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS? 1,33 ................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE? 1,34 ................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE? 1,35 ................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS? 1,36 .............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? 1,37 .............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD? 1,39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN

4 4 5 4 5 4 4 3 3 3 4 4 4 4

4 2 4 2 4 5 5

1,4 ..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE? 4 1,4 ........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 1,41 ................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? 5 1,42 ................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD? 5 1,43 ................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN? 3 1,44 ................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?3 1,45 ................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? 5 1,46 ................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE? 1,47 ................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES? 1,48 ........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 1,49 ................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL? 1,5 ..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE? 1,5 ................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL? 1,51 ................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD? 1,52 ................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

4 4 3 4 3 3 3

1,53 ................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN? 1,54 ................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN? 1,55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 1,56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 1,57 ................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE? 1,58 ................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE? 1,59 ................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE? 1,6 ..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? 1,6 ................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE? 1,61 ................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS? 1,62 ................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB 1,63 ................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD? 1,64 ................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN? 1,65 ................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS? 1,66 ................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

3 3

3 3 3 4 4 4 4 4 3 4 3

1,67 . . . . . . . . 57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD? 3 1,68 . . . . . . . . 58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?4 1,69 . . . . . . . . 59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA? 4 1,7 . . . . . . . . . 5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? 2 1,7 . . . . . . . . 60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR? 5 1,71 . . . . . . . . 61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES? 4 1,72 . . . . . . . . 62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA? 4 1,8 ..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA? 1,9 ..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE? 2 VALORACION CUALITATIVA 2,1 FORTALEZAS 2,2 DEBILIDADES 2,3 AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 2,4 RECOMENDACIONES

Cordialmente,

BETTY CASTAÑEDA PERDOMO ASESOR DE CONTROL INTERNO

CHARLES BARRERRA ZUÑIGA ALCALDE MUNICIPAL

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