PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION Y DE INCENTIVOS

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ALCALDIA MUNICIPAL

SAN SEBASTIAN CAUCA

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION Y DE INCENTIVOS "Al pueblo le llego la hora" Administración 2008 -2011

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE.......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES........................................................................... 5 6. PRESENTACIÒN………………………………………………………………………6 7. PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION……………………...…….……7 8. AREAS CLAVES DE CAPACITACION………………………………….…………..8 9. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS………………………...9 10. CONTENIDO ................................................................................................. .11 11. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................. 12 12. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................ 12 13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 13 14. ANEXOS……………………………………………………………………………..13

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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer las líneas estratégicas de Capacitación No Formal e Informal para los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de San Sebastián Cauca que les permita afianzar conocimientos, habilidades y destrezas en el área de desempeño así como a ejercer liderazgo y responder con calidad el servicio público a la comunidad en general haciendo posible la consolidación de la hora del pueblo. E igualmente la adopción de incentivos para los servidores públicos de la Alcaldía Municipal. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los Servidores Públicos de la Alcaldía Municipal de San Sebastián Cauca. Concibiendo que la capacitación es una herramienta que coadyuva a la generación de resultados benéficos para la comunidad sebastianeña y los incentivos facilitan la creación de un clima laboral agradable. 3. DEFINICIONES 3.1 EMPLEO PÚBLICO Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 3.2 ESTRATEGIAS Se refiere a tácticas sobre cómo lograr los objetivos propuestos; por consiguiente se refleja en planes, programas y proyectos. Opciones o maneras elegidas por la entidad para utilizar sus recursos y dirigir los esfuerzos hacia el logro de los objetivos, considerando sus propias fortalezas, debilidades, las oportunidades y amenazas que caracterizan su entorno. 3.3 CAPACITACIÓN Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la Ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación Este documento es propiedad de la Administración Municipal de San Sebastián Cauca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de la Administración Municipal y/o representante legal.

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inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. 3.4 FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Con la expedición de la Ley 909 de 2004, se introduce el concepto de Competencias Laborales en la Administración Pública para desempeñar un empleo incluyendo los requisitos de estudios y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio público, las cuales deben ser coherentes con el contenido funcional del empleo. 3.5 FORMACION Adquirir habilidades, elevar el conocimiento, desarrollo de aptitudes en una persona. 3.6 SISTEMA DE ESTIMULOS Se entiende por sistema de estímulos el conjunto interrelacionado y coherente de políticas, planes, entidades, disposiciones legales y programas de bienestar e incentivos que interactúan, con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar social de los empleados del Municipio de San Sebastián Cauca en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales 4. NORMATIVIDAD Ley 909 de 2004, la cual dentro se su contexto fija responsabilidades para los jefes de las entidades estatales en materia de Capacitación. Los Decretos Leyes 1567, 1572 Y 2504 de 1998. Aún vigentes en materia de Capacitación. La política definida por el Departamento Administrativo de Función Pública dentro del Sistema Nacional de Capacitación.

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Todas estas herramientas de tipo legal debidamente aplicadas permitirán generar en la Alcaldía Municipal de San Sebastián y en los servidores públicos una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr competitividad y eficiencia. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 REGLAS GENERALES Es obligación de la entidad: a. Formar servidores competentes, y no solamente calificados, que tengan capacidad de ejecución exitosa, agregar valor a los productos y procesos en los cuales intervienen; b. Fortalecer los fundamentos para un gestión pública cada vez más honesta y transparente; c. Garantizar una mejor atención al ciudadano como cliente principal de los servicios a cargo del Estado Colombiano; d. Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes estratégicos del Desarrollo del Talento Humano, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal; e. Involucrar a todos los funcionarios de la alcaldía en los procesos de Desarrollo del talento humano que adelante la entidad. f. Crear incentivos para los servidores públicos, en aras de fortalecer el clima laboral. El empleado tiene las siguientes obligaciones en relación con la capacitación: a. Participar en la identificación de las necesidades de capacitación y formación de su dependencia o equipo de trabajo; b. Participar en las actividades del Plan de Capacitación, de las jornadas de bienestar social y de los incentivos, conforme a sus funciones, obligaciones y derechos; c. Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestación del servicio a cargo de la entidad; Este documento es propiedad de la Administración Municipal de San Sebastián Cauca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de la Administración Municipal y/o representante legal.

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d. Participar activamente en la evaluación de los planes y programas estratégicos institucionales; e. Proponer acciones de mejoramiento dentro de los planes estratégicos de la alcaldía municipal. 5.2 PUNTOS DE CONTROL RIESGO: Elaborar y ejecutar un Plan de Capacitación que no responda adecuadamente a las necesidades y expectativas de los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de San Sebastián. CONTROL: Estructuración del plan de capacitación, basado en datos estadísticos, estudios, encuestas y demás documentos de la entidad que ayuden a identificar y soportar con claridad las necesidades y expectativas de los funcionarios. RIESGO: Parcialización de recursos del plan de capacitación hacia solo un grupo de funcionarios de la Alcaldía Municipal de San Sebastián. CONTROLES: La elaboración del Plan de Capacitación debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad, consultando las reales necesidades y expectativas de las áreas administrativas y de los funcionarios RIESGO: Crear estímulos e incentivos para un grupo mínimo de servidores públicos de la Alcaldía Municipal de San Sebastián Cauca. CONTROLES: Adoptar parámetros de evaluación que permitan la participación de todos los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de San Sebastián Cauca. 6. PRESENTACIÓN Recientemente, con la expedición de la Ley 909 de 2004, el legislador afirma el compromiso por parte de las Entidades del Estado de capacitar y formar a los empleados públicos, orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias, fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el mejoramiento continuo en la búsqueda de la calidad del servicio que misionalmente le asiste cumplir al ente territorial para el cual labora.

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La Alcaldía Municipal facilitará el cumplimiento de toda la normatividad sobre capacitación del talento humano dispuesto a su servicio con el firme propósito de lograr el fortalecimiento de la capacidad de gestión administrativa y proyección social frente al reto de lograr las metas del Plan de Desarrollo “Al pueblo le llegó la hora”. 7. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN Son procesos de formación y capacitación dirigidos a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en él habilidades gerenciales y de servicio público y a suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. 7.1 Inducción. Es el proceso dirigido a iniciar al empleado público en su integración a la cultura organizacional, durante los cuatros meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento de la inducción por el empleado vinculado en período de prueba, deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período. Los objetivos de la inducción serán los contemplados en las normas que regulan la carrera administrativa. 7.2 Reinducción. Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional, en virtud de los cambios producidos en el Municipio de San Sebastián Cauca, la reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, en el momento que se produzcan cambios e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Los objetivos de la reinducción serán los contemplados en las normas que regulan la carrera administrativa. Por tanto el presente documento administrativo denominado “PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y DE INCENTIVOS” se constituye en la guía de las acciones a desarrollar en materia de Capacitación, en él se identifican las temáticas por áreas estructuradas, utilizando las acciones necesarias para facilitar el desarrollo integral de los servidores públicos, potencilizando sus aptitudes, habilidades y conductas en sus dimensiones ética, creativa, comunicativa, y su mejoramiento institucional como elemento importante en la búsqueda de la certificación de calidad de los procesos administrativos, y la evaluación Institucional.

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8. AREAS CLAVES DE CAPACITACION AREA GENERAL 1. SISTEMAS Informática Básica Informática Avanzada 2. ADMINISTRATIVA Técnicas Secretariales Manejo Documental Ética Administrativa Derechos y Deberes del Servidor Público 3. PSICOLOGIA Liderazgo Trabajo en Equipo Utilización del Tiempo Libre Relaciones interpersonales Resolución de conflictos

AREA MISIONAL 1. FUNCION PUBLICA Carrera Administrativa Gerencia de Proyectos Procesos Administrativos Legislación Colombiana y de competencia municipal 2. ADMINISTRACION PUBLICA Generalidades de la Administración Pública Colombiana. Finanzas Públicas Impuestos Municipales Manejo Presupuestal Contratación Administrativa Control Interno, disciplinario y contable Derecho policivo. 3. OTROS Sistema de Gestión de la Calidad

Los programas de capacitación estarán orientados al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el desempeño de los servidores públicos, buscando niveles de excelencia, a la intervención del clima organizacional y a las necesidades funcionales de los equipos de trabajo, propiciando el fortalecimiento permanente de la cultura organizacional. 9. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS 9.1 Bienestar Social. Los programas de bienestar social se organizarán y se ejecutaran en la Alcaldía Municipal de San Sebastián con la iniciativa de los servidores públicos con la finalidad de orientar, crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo, deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia eficiencia y efectividad; además lograr un verdadero compromiso del empleado con la Alcaldía Municipal. A continuación se enuncian los programas de bienestar social. - Jornadas de salud ocupacional. Este documento es propiedad de la Administración Municipal de San Sebastián Cauca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de la Administración Municipal y/o representante legal.

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- Ejecución de jornadas lúdicas y deportivas el día jueves cada quince días partir de las 4:00 PM. - Visitas a las diferentes comunidades del municipio para intercambiar actividades culturales y deportivas. - Celebración de fechas especiales día de la mujer, de la madre entre otras - Celebración de cumpleaños de los funcionarios. - Integración e intercambios deportivos con los funcionarios de alcaldías municipales vecinas. - Paseos al finalizar el año laboral. - Realización de una Jornada de integración con todos los empleados y sus familias en el mes de diciembre. - Charlas formativas – Clima Organizacional 9.2 Incentivos. Los incentivos, como componentes tangibles del sistema de estímulos deberán orientarse a: 1. Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo, para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos. 2. Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia. Objetivo: Otorgar reconocimientos por el buen desempeño, propiciando así una cultura de trabajo orientada a la excelencia, a la calidad y productividad, bajo un esquema de mayor compromiso con los objetivos institucionales de la Alcaldía Municipal de San Sebastián Cauca. 9.2.1 Plan de Incentivos. Teniendo en cuenta que los recursos del Municipio de San Sebastián Cauca no son suficientes, se establecerán en dicho plan, Incentivos No pecuniarios. De acuerdo con la siguiente denominación: -

Mejor empleado de Libre Nombramiento y Remoción Mejor empleado del nivel técnico y asistencial. Para el mejor equipo de trabajo.

9.2.1.1 Otorgamiento de Incentivos. Para otorgar los incentivos, el nivel de excelencia de los empleados de libre nombramiento y remoción se efectuará con base en el informe de los acuerdos de gestión, para los demás empleados por la calificación del nivel directivo, y para los equipos de trabajo se tendrá en cuenta la armonía y resultados del mismo frente a la ejecución del Plan de Desarrollo.

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9.2.1.2 Procedimiento. El municipio de San Sebastián Cauca, establecerá con el equipo evaluador el procedimiento para la selección de los mejores empleados en cada una de las categorías establecidas. 9.2.1.3 Incentivos. Se otorgará un reconocimiento público, con anotación a la hoja de vida. Para ser acreedor a la mención el servidor público no deberá presentar ningún tipo de antecedentes en el momento de la selección. Anualmente se establecerá la mención para cada una de las categorías, el reconocimiento se hará efectivo antes de culminar la vigencia fiscal. 9.2.1.4 Exclusiones. Se excluye de lo dispuesto en el presente plan de incentivos al personal contratista, a los funcionarios de la Personería y Concejo Municipal quienes se regulan por estatutos propios da capacitación y estímulos de cada entidad y organismos de control respectivo. 9.2.1.5 Equipo Evaluador: El equipo evaluador estará conformado por: -

El Alcalde Municipal El Secretario de Gobierno/Jefe de personal El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces

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10. CONTENIDO No.

1

RESPONSABLE

Alcalde Municipal

2 Secretario de Gobierno 3

DEPENDENCIA PARTICIPANTE

Establecer políticas generales para el desarrollo y actualización del personal y dar las directrices al Despacho del Jefe de personal o quien haga sus veces para la Alcalde formalización del Plan Institucional de Capacitación y de estímulos. Determinar los requerimientos y necesidades de los servidores públicos en todo su contexto. Para ello se aplicaran encuestas, entrevistas y demás herramientas que permitan determinar las reales necesidades de los funcionarios de la Alcaldía Secretaria de Gobierno/Oficina Municipal. Consolidar información y de conformidad con las de Personal directrices y los recursos existentes realizar el Plan de Capacitación y someterlo a consideración del Consejo de Gobierno.

4 Consejo de Gobierno

Consejo de Gobierno

5

6

Secretario de Gobierno

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Secretaría de Gobierno

Analizar el plan proyectado, ordenar los ajustes necesarios y someter a consideración para aprobación. Adoptar mediante Acto administrativo el Institucional de Capacitación y de estímulos.

Plan

Coordinar la difusión, ejecución, evaluación y actualización del plan.

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11. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Establecer políticas generales para el desarrollo y actualización del personal

1

Analizar el plan proyectado, ordenar los ajustes necesarios y someter a consideración

Determinar las necesidades y expectativas de los servidores públicos y la entidad

Consolidar información y de conformidad con las directrices y los recursos existentes realizar el Plan Institucional de capacitación y de estímulos

Adoptar mediante Acto administrativo el Plan Institucional de Capacitación y de estímulos

Coordinar la difusión, ejecución, evaluación y actualización del plan 1

FIN

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12. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

CODIGO NOMBRE

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ACCESO

CONSERVACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PERSONAL AUTORIZADO

TIEMPO DE RETENCIÓN

MÉTODO

Secretario de Gobierno/Jefe de Personal

Permanente

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN RECOLEC CIÓN

INDIZACIÓN

CLASIFICACIÓN

Encuestas

Carpeta

Cronológico

Archivo de Gestión

13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 11.1 Manual de Funciones y Competencias laborales 11.2 Plan Estratégico de Gestión del Talento Humano

14. ANEXOS - Consolidado institucional de necesidades de capacitación.

ELABORACIÓN Elaborado Por:

REVISIÓN Revisado por:

APROBACIÓN Aprobado por:

Einar Collo Campo Cargo: MECI - CALIDAD

Mauricio Javier Ordóñez Cargo: Secretario de Gobierno/jefe de Personal

Víctor Armando Martínez P Cargo: Alcalde Municipal

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