ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA JAGUA DEL PILAR

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN 2015

WALDIN SOTO DURAN Alcalde Municipal

JUAN MIGUEL NÚÑEZ DURAN Secretario de Planeación, Obras y Medio Ambiente

MARZO 2015

Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

CONTENIDO

PRESENTACION

1 JUSTIFICACION 2

ALCANCE

3

FINES DEL PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

4 OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACION 5

PRINCIPIOS

6

MARCO JURÍDICO

7

LINEAS

PROGRAMÁTICAS

PARA

ENMARCAR

LOS

PROYECTOS

DE

APRENDIZAJE EN 2014. 8

9

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ALCALDÍA DE LA JAGUA DEL PILAR. 8.1 Inducción 8.2

Reinducción.

8.3

Plan Institucional de Capacitación – PIC Red Institucional de Capacitación

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

10 ESTRATEGIAS PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL PLAN DE CAPACITACION 11 ACCIONES A DESARROLLAR 12 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 12.1

EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN

13 RECURSOS 14 FINANCIAMIENTO 15 ELABORACION DEL PLAN 16 ANEXOS

Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

PRESENTACION El Plan Institucional de Formación y Capacitación es una herramienta institucional derivada del esfuerzo de la administración municipal de la Jagua del Pilar en cabeza del señor Alcalde WALDIN SOTO DURAN, orientada por la Oficina de Talento Humano adscrita a la Secretaría de Gobierno, Protección Social, Educación, Cultura, Deporte, Recreación y Servicios Administrativos, que constituye un instrumento que determina las prioridades de Capacitación de los Funcionarios de la Alcaldía Municipal de La Jagua del Pilar. El decreto 1567 de agosto 5 de 1998 en su Artículo 4º Define la capacitación en los siguientes términos.” Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. En estos términos la capacitación, es un proceso organizado, mediante el cual el personal adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de la organización, el puesto o el ambiente laboral. Como componente del proceso de desarrollo del Talento Humanos, la capacitación implica por un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del funcionario a su puesto ya la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral en la empresa. Y, por otro un conjunto de métodos técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de acciones específicas de la Entidad para su normal desarrollo. En tal sentido la capacitación constituye factor importante para que el colaborador brinde el mejor aporte en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la eficiencia y la mayor productividad en el desarrollo de sus actividades, así mismo contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del funcionario. El Plan Institucional de Capacitación está dirigido a los empleados de Carrera Administrativa, de libre nombramiento y remoción, los empleados de periodo fijo, el Alcaldes y a Empleados provisionales (entrenamiento en el puesto de trabajo e inducción). El Plan consiste en un conjunto de cursos, talleres o módulos de capacitación, estructurados y enfocados según niveles, áreas y grupos de funcionarios. Estamos seguros que las actividades de Capacitación programados en el presente Plan cumplirán con los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo 2012 -2015. 1. JUSTIFICACION Las entidades alcanzan sus propósitos siempre y cuando los recursos requeridos para su operación y administración existan, y sin distinguir entre la existencia o no de la cantidad necesaria de los mismos, es imprescindible que ellos puedan utilizarse de la manera y forma más adecuada. Es por ello que, en tratándose del recurso humano, este se convierte en el más importante en cualquier organización cuando aquel es formado en las actividades laborales. Esto es importante para una organización que presta los servicios al Estado, al momento de medir la conducta y rendimiento de los individuos y lograr la calidad y optimización de los servidores que se brindan. Un personal motivado y trabajando en equipo, son los pilares fundamentales en los que las organizaciones exitosas sustenta sus logros. La propiedad de una fuerza laboral motivada está en la calidad del trato que recibe en sus relaciones individuales que tienen con los funcionarios, en la confianza, respeto y consideración que sus jefes les prodiguen diariamente. Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

También es importante el ambiente laboral en la medida en que este facilita o inhibe el cumplimiento del trabajo de cada persona. Tales premisas conducen automáticamente a enfocar inevitablemente el tema de la capacitación como uno de los elementos vertebrales para mantener, modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de las organizaciones, direccionado a la optimización de los servicios prestados. En tal sentido se plantea el presente PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION (PIC) en el área del desarrollo del Talento Humano. 2. ALCANCE Este plan de capacitación está dirigido a todos los funcionarios que se encuentran vinculados a la planta de personal de la Alcaldía Municipal de La Jagua del Pilar.

3. FINES DEL PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN 

Elevar el nivel de rendimiento de los funcionarios y optimizar la calidad del servicio.



Generar conductas positivas y mejoras en el ambiente laboral, la calidad del servicio.



Generar conductas positivas y mejoras en el ambiente laboral, la calidad y la moral del trabajador.



Mantener la salud física y mental dentro de un ambiente laboral seguro lleno de actitudes positivas y comportamientos estables.



Mantener al funcionario actualizado con los avances tecnológicos y conocimientos prácticos y teóricos manteniéndolo activo, dinámico y creativo. 4. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACION

 OBJETIVO GENERAL Definir las necesidades de capacitación, formación y entrenamiento que requieran los empleados de la Alcaldía Municipal de La Jagua del Pilar para desarrollar el plan Institucional de Formación y Capacitación  OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Establecer las orientaciones conceptuales, pedagógicas, temáticas y estratégicas de esta política en el marco de la calidad y las competencias laborales.



Contribuir al mejoramiento institucional, fortaleciendo las competencias de los funcionarios y la capacidad técnica de las áreas que aportan a cada uno de los procesos y procedimientos de la alcaldía.



Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una ética del servidor público.



Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos, los objetivos y los procesos y procedimientos de la entidad.



Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes, para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.



Contribuir al desarrollo de las competencias individuales (contenidas en los manuales de funciones y de competencias laborales) en cada uno de los servidores. Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co



Contribuir en el proceso de capacitación de cada una de las áreas y de los procesos de la alcaldía, con el fin de que pueda satisfacer las necesidades de sus clientes internos y externos a través de sus servidores.



Potenciar el desarrollo del talento humano orientado a la cultura del servicio y la confianza ciudadana.



Mejorar el desempeño de los servidores públicos



Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de sus funcionarios.



Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de la ética del servicio público.



Elevar el nivel de compromiso de los funcionarios con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos del municipio de La Jagua del Pilar.



Facilitar la preparación permanente de los empleados con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral, así como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa.

5. PRINCIPIOS 

Complementariedad: La capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación, por lo cual debe consultar y orientar sus propios objetivos, en función de los propósitos institucionales.



Integralidad: Debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y con el aprendizaje organizacional.



Objetividad: La formulación de políticas, de planes y programas de capacitación, será la respuesta a un diagnóstico de necesidades de capacitación previamente analizado, utilizando procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y administrativas.



Participación: Toda gestión en los procesos de capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas; deben contar con la participación activa de los empleados.



Prevalencia del interés de la organización: Las políticas de capacitación, responderán fundamentalmente a las necesidades de la organización.



Integración a la carrera administrativa: La capacitación recibida por los empleados debe ser valorada como antecedente en los procesos de selección, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia.



Prelación de los empleados de carrera: Tendrán prelación los empleados de carrera para aquellos casos en los cuales la capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo.



Economía: En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a la capacitación, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interinstitucional.

6. MARCO JURÍDICO El Plan Institucional de capacitación (PIC) se encuentra enmarcado dentro de las siguientes normas: 

Ley 489 de 1998, por medio de la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden Nacional, se expiden las disposiciones, Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 186 de la Constitución Política de Colombia. 

Decreto 1567 de Agosto 5/1998 por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.



Decreto No. 682 de Abril 16 /2001 por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación.



Ley 909 de Septiembre 23/ 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.



Decreto 1227 de Abril 21/ 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto - ley 1567 de 1998.



Ley 1064 de Julio 26/2006 Por la cual se dictan normas para el apoyo fortalecimiento de la educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano establecida como educación no formal en la ley general de educación.



Decreto 4665 de Noviembre 29/ 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias.



Resolución 440 de Noviembre /2008 Por la cual se reglamenta el Plan Institucional de Capacitación y Formación de los empleados del Departamento Administrativo de la Función Pública.



GUÍA para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación - PIC - con base en Proyectos de aprendizaje en equipo.



La Resolución Municipal Nº 163 de noviembre 01 de 2012 mediante la cual se organizó el Clima Laboral en la Alcaldía de la Jagua del Pilar y se conforma el primer Comité del Clima Laboral. La Resolución Municipal Nº 167 de noviembre de 2012 mediante la cual se adopta el proceso de administración del talento humano para la alcaldía de la Jagua del Pilar.

 

La Resolución Municipal Nº 165 de noviembre 01 de 2012 mediante la cual se adopta el Clima Organizacional en la Alcaldía Municipal de La Jagua del Pilar.



La Resolución Municipal Nº 164 de noviembre 01 de 2012 mediante la cual se desarrolla El Sistema de Capacitación, Formación y de Estímulos en la Alcaldía Municipal de La Jagua del Pilar.



El Decreto Municipal N° 063 de Octubre 01 de 2012 mediante el cual se adopta el Plan de Bienestar Social para los empleados de la Planta de Personal del Municipio de La Jagua del Pilar. 7. LINEAS PROGRAMÁTICAS PARA ENMARCAR LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN 2015

       

Técnicas de Comunicación Sistemas de Información y Herramientas Tecnológicas. Herramientas para la Planeación, Control y Seguimiento de la gestión. Políticas Públicas Actualización Normativa Vocación por el servicio y ética del servidor público Cultura Organizacional, innovación y gestión del cambio. Fortalecimiento a la gestión Institucional

8. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ALCALDÍA DE LA JAGUA DEL PILAR Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

Este programa pretende desarrollar actividades de formación y capacitación para los empleados de la Alcaldía, a través de la generación de conocimientos, el desarrollo y fortalecimiento de competencias, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y el eficaz desempeño del cargo, Cubre los siguientes subprogramas: 8.1 Inducción: El programa de inducción, tiene por objeto iniciar al funcionario en su integración, a la cultura organizacional, al sistema de valores de la entidad, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la misión, visión y objetivos institucionales y crear sentido de pertenencia hacia La Alcaldía. Este programa se realiza cada vez que ingrese un funcionario a la entidad, a través de una serie de charlas que se dictaran en dos jornadas (mañana y tarde) y las cuales estarán agendadas según los temas a tratar como: 

La Oficina de Planeación dará a conocer la Estructura del Estado, Qué es la alcaldía de La Jagua del Pilar?, Misión y Visión, Sector Administrativo, Principios y Valores, Estructura-Organigrama Objetivos Institucionales.



La Oficina de Talento Humana o la secretaría de Gobierno: Dará a conocer los programas de Bienestar y Salud Ocupacional, Programa de Capacitación, Nómina, Evaluación del desempeño, estructura y número de funcionarios, el código de ética y valores de la entidad, régimen salarial y prestacional.



El funcionario encargado de la Gestión Documental dará a conocer este proceso y el sistema que opere.



La secretaría de gobierno dará a conocer las políticas de atención, productos y servicios.



La Oficina de Planeación dará a conocer todo el Sistema de Control Interno, donde se tocara temas como los procesos y procedimientos, Política de Direccionamiento Estratégico, Reportes de Mejoramiento y Auditorias.



La Oficina Jurídica o la secretaría de gobierno participa a través de la divulgación de la Ley 1010 de 2009 Acoso Laboral.

Finalmente se hace un acompañamiento con un tutor por un lapso de 15 a 20 días. (Dicho tutor es el jefe de la dependencia o un delegado suyo donde va a desempeñarse el funcionario que ingresa), quien se responsabilizará de la inducción en el puesto de trabajo a través de un cronograma de temas y actividades a desarrollar. 8.2 Reinducción. El programa de Reinducción está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en el Estado o en la entidad, fortaleciendo su sentido de pertenencia e identidad frente a la alcaldía. La reinducción se impartirá a todos los empleados por lo menos cada dos años (Decreto 1567 CAPITULO II), a través de la presentación por parte de los directivos o funcionarios competentes, de los planes y proyectos a desarrollar, las estrategias y objetivos de cada una de las áreas, así como los lineamientos generales de la entidad. 8.3 Plan Institucional de Capacitación – PIC – El Plan Institucional de Capacitación PIC es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública. Para su formulación se desarrolla las siguientes fases: 

Aplicación, tabulación y análisis de la encuesta de expectativas sobre Bienestar social, laboral y Capacitación.



Revisión de las Políticas impartidas sobre el tema de Capacitación por parte del Gobierno Nacional Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co



Determinar las líneas programáticas para enmarcar los Proyectos de aprendizaje Capacitación a los jefes de las distintas dependencias para la formulación de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo – PAE.



Formulación y acompañamiento de los Proyectos de Aprendizaje por equipos (PAE) o El proyecto de aprendizaje en equipo (PAE), es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de empleados con diferentes experiencias que trabajan juntos para realizar proyectos relacionados con su realidad, solucionar problemas y construir nuevos conocimientos para resolver necesidades de aprendizaje y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral.



Consolidación de la información de los Proyectos de aprendizaje en equipo formulados, para estructurar el Plan Institucional de Capacitación y presentarlos al Comité de Capacitación. Programar el PIC Institucional con base en los Proyectos de Aprendizaje aprobados en el Comité de Capacitación Ejecución del PIC.

 

8.4 Red Institucional de Capacitación: La Red Institucional de Capacitación es la ofrecida por otras instituciones públicas, en el marco de sus programas como:         

Escuela Superior de Administración Pública.-ESAPEscuela de Alto Gobierno- ESAP Ministerio de Hacienda y Crédito Público Contaduría General de la Nación Gobierno en Línea Departamento Nacional de Planeación - DNP Servicio Nacional de Aprendizaje SENA-Centro de Gestión Administrativa Instituto de Estudios del Ministerio Público IEMP (Procuraduría) Archivo General de la Nación - AGN

9.

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Para el diagnóstico de necesidades de capacitación se tiene en cuenta las necesidades institucionales planteadas en los diferentes Proyectos de aprendizaje por equipo, como también las diferentes preguntas problemáticas formuladas y los resultados de la encuesta de expectativas sobre Bienestar laboral, Salud Ocupacional y Capacitación que se obtuvieron previamente. Analizada la información se puede determinar si existen temas transversales a la entidad como también detectar la cobertura que pueda presentar en los diferentes niveles jerárquicos. Además se puede observar que temas y actividades de capacitación requieren financiación o apoyo tanto interno como externo, en este caso se elabora un cuadro donde encontraremos la consolidación de la información de los facilitadores externos en el cual se contempla los siguientes aspectos:     

Dependencia Tema Capacitación Establecimiento Educativo o Facilitador Valor Inversión Observaciones

Con lo expuesto anteriormente, se presenta esta información consolidada al Comité de Capacitación y Comité de coordinación de Control Interno con el fin de que puedan contar con las suficientes herramientas para que puedan determinar cuáles serán los proyectos aprobados y conformaran el Plan Institucional de Capacitación - PIC-. 10.

ESTRATEGIAS PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL PLAN DE CAPACITACION

Se sabe en la actualidad que existen diferentes formas de llevar a cabo un plan de capacitación apoyados en la tecnología existente, se pueden utilizar instrumentos como la Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

red de internet, foros, talleres, seminarios y en general todos los medios de comunicación disponibles, de igual forma se sabe que los recursos económicos son escasos, lo que nos lleva a ser racionales y austeros en los diferentes procesos adelantados por la entidad; por ello se han seleccionado básicamente dos formas para llevar a cabo este plan institucional de capacitación: CAPACITACIONES CON APOYO EN OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS: Las entidades públicas para llevar a cabo su principal actividad misional realizan importantes capacitaciones que tienen que ver con temas de la administración pública; estos temas los desarrollan generalmente instituciones como el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA (DAFP) Y LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PUBLICA (ESAP), creemos que es de gran importancia aprovechar las capacitaciones que brindan estas entidades que están orientadas al mejoramiento continuo del estado Colombiano y sus entidades Territoriales; además son capacitaciones de bajo costo para la administración y en la medida que estén relacionadas con este Plan de Capacitación se tendrán en cuenta para el desarrollo del mismo. De la misma forma se tendrán en cuenta capacitaciones desarrolladas por la Gobernación de La Guajira que son muy valiosas y generalmente actualizan a los funcionarios municipales. CAPACITACIONES CON PERSONAL DE LA ENTIDAD: Se programaran capacitaciones dirigidas por funcionarios con mayor capacidad de manejo en la administración pública, conocimientos técnico-funcionales del cargo. La capacitación se impartirá privilegiando el uso de metodologías que hagan énfasis en la práctica, en el análisis de casos concretos y en la solución de problemas específicos de la entidad. El plan de capacitación contara con un Plan de Inducción y Reinducción dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional y de servicio público, además reorientarlo en virtud de los cambios producidos en la administración pública. TIPOS, MODALIDADES Y NIVELES DE CAPACITACION Tipos de Capacitación Capacitación Inductiva: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro (4) meses siguientes a su vinculación. Normalmente se desarrolla como parte del proceso de selección de personal Capacitación Re inductiva: Esta dirigida a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos que más adelante se señalan. Capacitación Preventiva: Es aquella orientada a prever los cambios que se producen en el personal, toda vez que su desempeño puede variar con los años, sus destrezas pueden deteriorarse y la tecnología hacer obsoletos sus conocimientos. Esta tiene por objeto la preparación del personal para enfrentar con éxito la adopción de nuevas metodologías de trabajo, nueva tecnología o la utilización de nuevos equipos, llevándose a cabo en estrecha relación al proceso de desarrollo institucional. Capacitación Correctiva: como su nombre lo indica, está orientada a solucionar “Problemas de Desempeño”. En tal sentido su fuente original de información es la evaluación de desempeño laboral, pero también los estudios de diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar cuáles son factibles de solución a través de acciones de capacitación. Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

Capacitación para el Desarrollo de Carrera Administrativa: estas actividades se asemejan a la capacitación preventiva, con la diferencia de que se orienta a facilitar que los funcionarios puedan ocupar una serie de nuevas o diferentes posiciones en la Alcaldía que impliquen mayores exigencias o responsabilidades. Esta capacitación tiene por objeto mantener o elevar la productividad presente de los funcionarios de carrera administrativa, a la vez que los prepara para un futuro diferente a la situación actual en la entidad y con ello puede adquirir la pericia necesaria para desempeñarlos. MODALIDADES DE CAPACITACION: Los tipos de capacitación enunciados pueden desarrollarse a través de las siguientes modalidades: Formación: Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y amplia con relación al contexto de desenvolvimiento. Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances científicos tecnológicos en una determinada actividad. Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, a fin de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión. Complementación: su propósito es reforzar la formación de los funcionarios que maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiera alcanzar el nivel que este exige. Seminarios: Su objetivo es el de llevar a cabo un estudio profundo de determinadas cuestiones o asuntos cuyo tratamiento y desarrollo requiere o se ve favorecido cuando se permite una interactividad importante entre los especialistas y los participantes. Seminario – Taller: Es un lugar de co-aprendizaje, donde todos sus participantes construyen socialmente conocimientos y valores, desarrollan habilidades y actitudes, a partir de sus propias experiencias.

NIVELES DE CAPACITACION. Tanto en los tipos como en las modalidades la capacitación puede darse en los siguientes niveles: Nivel Básico. Se orienta a personal que se inicia en el desempeño de una ocupación o área específica en la entidad. Tiene por objeto proporcionar información, conocimiento y habilidades esenciales requeridos para el desempeño del cargo. Nivel intermedio: Se orienta al personal que requiere profundizar conocimientos y experiencias en una ocupación determinada o en un aspecto de ella. Su objeto es ampliar conocimientos y perfeccionar habilidades con relación a las exigencias de especialización y mejor desempeño en a ocupación. Nivel Avanzado: Se orienta a funcionarios que requieren obtener una visión integral y profunda sobre un área de actividad o un campo relacionado con esta. Su objeto es preparar cuadros ocupacionales para el desempeño de tareas de mayor exigencia y responsabilidad dentro de la entidad. 11. ACCIONES A DESARROLLAR Con base en los datos obtenidos en la encuesta y la percepción de los funcionarios y para mejorar el desempeño de los funcionarios en cada área, se desarrollaran los siguientes temas que contiene el Plan de formación y Capacitación de la alcaldía, que permitirán mejorar la calidad del talento humano en la entidad. Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

TEMA DE CAPACITACIÓN Servicio al cliente Relaciones Humanas Manejo de las TIC Procesos de auditorías internas y de calidad Actualización en normas y procesos en salud Normatividad vigente según cada dependencia Procesos contables y tributarios Cero Papel

COMPETENCIA Todos los funcionarios Todos los funcionarios Todos los funcionarios Control Interno Secretaria de Salud Todas las Áreas Área financiera Todas los Funcionarios

EJECUCIÓN Se informa mediante comunicado interno a las diferentes dependencias que presentaron sus proyectos su aprobación o no y las acciones a seguir. En el caso de la ejecución de los proyectos con facilitadores internos el profesional asignado del grupo de Gestión Humana y/o el CCCI trabajará directamente con el funcionario de enlace asignado por el área, frente al cronograma y temas a desarrollar presentados en el proyecto y realizará el respectivo seguimiento. Para los proyectos donde se determine la necesidad de contratar facilitadores externos, el área responsable deberá formular la solicitud de contratación ante el señor alcalde que dará la aprobación definitiva al trámite del proceso de selección. Una vez el proceso sea aprobado por este Comité, corresponde al área que formulo la necesidad de capacitación considerar los términos de contratación correspondientes y adelantar los estudios, procedimientos, y demás trámites, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación. INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL PIC Los indicadores que se trabajaran son: 

Formulación de los Proyectos de Aprendizaje: Proceso mediante el cual se formularon los proyectos de cada área, con el acompañamiento del Grupo de Talento Humano.



Consolidación del Diagnóstico de los Proyectos de Aprendizaje.



Implementación del PIC

12. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Esta fase permite mirar, en primera instancia el impacto de la formación y capacitación en los funcionarios; en segundo lugar posibilita medir los resultados organizacionales y por último sirve como retroalimentación para realizar los ajustes necesarios. La evaluación de la capacitación no es una etapa al final de la ejecución del plan, sino que es una acción que acompaña el diseño, la ejecución y los resultados del PIC. 12.1. EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN: Nos permite medir los resultados finales en la organización obtenidos como consecuencia de la asistencia de los funcionarios a los diversos cursos, seminarios, talleres, diplomados o congresos de formación. Semestralmente se presentara un informe. 13. RECURSOS  HUMANOS Lo conforman los participantes, facilitadores y expositores especializados en la materia.  MATERIALES Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

Infraestructura, las actividades de capacitación se desarrollaran en ambientes adecuados proporcionados por la alcaldía y en las instalaciones de las entidades de apoyo. Mobiliario. Equipo y otros: Esta conformado por carpetas y mesas de trabajo, pizarra, papel, plumones, portafolios, tecnologías de la información y la comunicación y ventilación adecuada.  DOCUMENTOS TECNICO EDUCATIVOS: Certificados, encuestas de evaluación, material de estudio, leyes Decretos etc. 14. FINANCIAMIENTO El monto de inversión de este plan Integral de Capacitación (PIC) será financiado con ingresos del sistema General de Participaciones forzosa inversión del presupuesto de gastos de la vigencia de la alcaldía de La Jagua del Pilar en el rubro T.C. 1.2.2.1 denominado “Capacitación Personal Administrativo”. 15. ELABORACION DEL PLAN

El Municipio de La Jagua del Pilar, teniendo en cuanta la presente metodología realizara el Plan Institucional de Capacitación anualmente, con base en las necesidades de la Administración municipal y cada una de sus dependencias y de acuerdo a las competencias laborales de cada uno de sus funcionarios. 16. ANEXOS ANEXO N° 1 NECESIDADES DETECTADAS PARA ARMAR PROYECTOS DE APRENDIZAJES EN EQUIPO DESCRIPCIÓN DEPENDENCIA LÍNEAS PROGRAMÁTICAS Fortalecimiento a la Gestión Contratación Institucional Todas las dependencias Pública Actualización Normativa. Actualización en Sistemas de Gestión Fortalecimiento a la Gestión Actualización en Institucional. Servicios Administrativos archivo Actualización Normativa. Actualización en Sistemas de Gestión Modernización Fortalecimiento a la Gestión Todas las dependencias administrativa Institucional Actualización en Fortalecimiento a la Gestión procesos Comisaría de familia, Institucional. administrativos, Inspección de Policía, Actualización Normativa. policivos, derecho Actualización en Sistemas de Gestión civil y penal. Ley de infancia y Comisaría de familia, Actualización Normativa. adolescencia Inspección de Policía, Actualización en Sistemas de Gestión Actualización y Fortalecimiento a la Gestión Todas las dependencias sistematización Institucional Fortalecimiento a la Gestión Cero papel Archivo Institucional Fortalecimiento a la Gestión Gestión Todas las dependencias Institucional. documental Actualización en Sistemas de Gestión Técnicas de Fortalecimiento a la Gestión Todas las dependencias oficina Institucional Fortalecimiento a la Gestión Procesos y Todas las dependencias Institucional. procedimientos Actualización en Sistemas de Gestión Procedimientos Comisaría de familia, Actualización Normativa. Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

policivos y de familia Resolución de conflictos Presentación y reporte de informes Sistema único de Información SUIF Sistema de seguimiento de programas de inversión SPI Sistema de información financiera SIIF Manejo de presupuesto

Inspección de policía.

Planeación, sec. gobierno, hacienda

Todas las dependencias

Todas las dependencias

Estrategias Anticorrupción

Todas las dependencias

Cobro coactivo

Sec. De hacienda

Atención usuario

Fortalecimiento a la Gestión Institucional. Actualización en Sistemas de Gestión

Fortalecimiento a la Secretaría de Planeación y Institucional. Servicios Públicos Actualización Normativa

Control interno

Sistema consolidado hacienda Sistemas Sistemas información

De

Gestión

Actualización Normativa Fortalecimiento a la Gestión Institucional. Actualización Normativa. Cultura Organizacional. Actualización en Sistemas de Gestión Fortalecimiento a la Gestión Institucional. Actualización Normativa Actualización Normativa. Actualización en Sistemas de Gestión

de Sec. De hacienda

Actualización en Sistemas de Gestión

de Servicios Administrativos

Fortalecimiento Institucional

al

Todas las dependencias

Identificación y formulación de Todas las dependencias proyectos de inversión pública

a

la

Gestión

Fortalecimiento a Institucional. Cultura Organizacional

la

Gestión

Fortalecimiento Institucional.

la

Gestión

a

En atención a que el periodo constitucional de la actual administración cuenta con solo nueve (9) meses, las necesidades de capacitación detectadas no podrán ser cubiertas en su totalidad, para lo cual se priorizaron dentro del cronograma de actividades aquellas que demanden aplicación inmediata, tales como aquellas que contribuyan a dar cumplimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General del Departamento de La Guajira “CGDG” la implementación del MECI:2014 y las Estrategias Anticorrupción, Atención al Ciudadano, Racionalización de Trámites, entre otras. ANEXO N° 2

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 2015 MESES MARZO ACTIVIDADES/SEMA 1 2 3 4 NAS

Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

Recolección necesidades capacitación dependencias.

de de por

Recolección de los Proyectos de aprendizaje en equipo. Consolidado PAE 2015 Presentación del PIC 2015 al Comité de Capacitación para su aprobación. MESES

MAYO

ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN/SEM ANAS

1

2

3

JUNIO 4

1

2

3

4

SEPTIEMBR E

NOVIEMBRE

1

1

2

3

4

Control Interno. Actualización MECI. Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.

Atención al Ciudadano. Sistemas.

Procesos y Procedimientos. Técnicas de Oficina.

Sistema de Gestión de la Calidad. Gestión Documental. Clima organizacional. Contratación Pública. CONVENCIONES

IMPLEMENTACIÓN MECI CAPACITACIÓN PAE

JUAN MIGUEL NÚÑEZ DURAN Secretario de Planeación Municipal.

Carrera 4 No 6 – 65 – Teléfono: 5705997 [email protected] www.lajaguadelpilar-laguajira.gov.co

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3

4