ANEXO A. OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR 1. OBJETIVO Presentar los requisitos mínimos que deben cumplir todo CONTRATISTA y proveedor en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente cuya intención sea prestar servicios o suministrar productos a la organización, entendiéndose esta como Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios. Este documento hace parte integral del contrato y no implica el reemplazo de las obligaciones de ley que apliquen. 2. ALCANCE Aplica a todos los CONTRATISTAS y proveedores de la organización, y a los trabajadores de estos o SUBCONTRATISTAS. 3. ASPECTOS NORMATIVOS GENERALES

Ley 9 de 1979

Resolución 1016 de 1989

Ley 100 de 1993 Decreto 1295 de 1994

Decreto de 2002

1703

Decreto 510 de 2003

El empleador debe responsabilizarse de un programa permanente de medicina, higiene y seguridad en el trabajo destinado a proteger y mantener la salud de los trabajadores de conformidad con la Ley. Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la presente Resolución. Obligación en la afiliación y cotización a pensión, salud y riesgos laborales de todo trabajador. Obligaciones del Empleador: Pago de la totalidad de la cotización de seguridad social de los trabajadores a su servicio. Obligación del empleador: Notificar a la entidad administradora de riesgos laborales a la que se encuentre afiliado, los accidentes laborales y las enfermedades laborales. Cotizaciones en contratación no laboral. En los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural a favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamientos de servicio, de prestación de servicio, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Las personas naturales que prestan servicios al estado o a empresas del sector privado bajo la modalidad de contrato de prestación de servicio o cualquier otra modalidad de servicios deberán estar afiliados al sistema general de pensiones.

1 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

Decreto de 2003

2800 La afiliación de los trabajadores independientes a ARL se hará a través del contratante, en las mismas condiciones y términos establecidos en el Decreto-ley 1295 de 1994.

Decreto de 2010

1393 La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social, conforme a la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que estos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas. Las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud deben hacerse sobre la misma base de las cotizaciones efectuadas al Sistema de Riesgos Profesionales y de las realizadas al Sistema General de Pensiones. Para afiliar a un trabajador, contratista o a cualquier persona obligada a cotizar al Sistema de Riesgos Laborales debe demostrarse que se encuentra cotizando a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y de Pensiones. Ley 1562 de Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria: 2012 - Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación. - Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante. Decreto 723 de Se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las 2013 personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones. Decreto 1072 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Requisito 2.2.4.6). de 2015 Circular Practicar los exámenes médicos laborales de ingreso, periódicos y de retiro, los Unificada de cuales son a cargo y por cuenta del empleador. 2004 SEGURIDAD VIAL Ley 769 de Todo vehículo debe garantizar el perfecto funcionamiento de frenos, del sistema 2002 de dirección, suspensión, señales visuales, audibles permitidas y sistema de escape de gases; igual demostrar estado adecuado de llantas, vidrios de seguridad, espejos y cumplir con las normas de emisión de gases que establezcan las autoridades ambientales. Ley 379 de La licencia de conducción habilitará a su titular para conducir vehículos 2010 automotores de acuerdo con las categorías que para cada modalidad establezca la

2 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

reglamentación que para el caso adopte el Ministerio de Transporte, estipulando claramente si se trata de un conductor de servicio público o particular. Decreto 19 de - Las licencias de conducción para vehículos de servicio particular tendrán una 2012 vigencia de diez (10) años para conductores menores de sesenta (60) años, cinco (5) años para personas entre sesenta (60) y ochenta (80) años, y un (1) año para mayores de ochenta (80) años. - Las licencias de conducción para vehículos de servicio público tendrán una vigencia de tres (3) años para conductores menores de sesenta (60) años y un (1) año para mayores de sesenta (60) años. - La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes se realizará en centros de diagnóstico automotor, legalmente constituidos, que posean las condiciones que determinen los reglamentos emitidos por el Ministerio de Transporte y el Ministerio de Ambiente, en lo de sus competencias. El Ministerio de Transporte habilitará dichos centros, según la reglamentación que para tal efecto expida. Resolución 378 El mantenimiento preventivo se realizará a cada vehículo en los periodos de 2013 determinados por la empresa, para lo cual se garantizará como mínimo el mantenimiento cada dos (2) meses, llevando una ficha de mantenimiento donde consignará el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas, indicando día, mes y año, centro especializado e ingeniero mecánico que lo realizó y el detalle de las actividades adelantadas durante la labor. Resolución Por la cual se expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan 1565 de 2014 Estratégico de Seguridad Vial. Decreto de 2015

1079 Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.

4. DEFINICIONES Contratista: Persona natural o jurídica que presta servicios relacionados con el objeto contractual de la organización de conformidad con especificaciones, plazos y condiciones convenidos. Proveedor: Una persona u organización que suministra productos y/o servicios a la organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidos. Proveedor de Adquisiciones (Suministros): Es considerado un proveedor de suministros aquella persona u organización que suministra productos y/o elementos a la organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidas. Ejemplo proveedor de papelería, insumos, dotación, muebles, etc. Proveedor de Mantenimiento: Es toda persona natural o jurídica que se contrata para conseguir que las instalaciones, equipos de emergencia, redes eléctricas y equipos críticos se conserven en condiciones óptimas de funcionamiento, previniendo las posibles averías, fallos, incendios, cortocircuitos y accidentes en las instalaciones donde opere Consultoría Colombiana o sus consorcios; consiguiendo así que el trabajo se realice con los niveles de

3 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

calidad y seguridad. Contratista de Estudios: Actividad o conjunto de actividades realizadas por persona natural o jurídica especialista, las cuales sirven con insumo para el desarrollo de cualquier tema de tipo técnico. Contratista de Asesorías: Persona natural o jurídica experta en el desarrollo de un tema técnico. Accidente de Trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo aquel que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. Enfermedad Laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con trabajo, bajo el control de la Organización. Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. Impacto ambiental: Es cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de la Firma. Condición de emergencia: Estado de alteración parcial o total de actividades de una empresa, ocasionado por la ocurrencia de un evento que genera peligro inminente y cuyo 4 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

control supera la capacidad de respuesta de las personas y de la Firma. 5. CONDICIONES GENERALES Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y PROVEEDORES el presente documento y los requisitos aquí establecidos y de estos últimos es responsabilidad cumplir con las disposiciones en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente que se requieran por el desarrollo de las actividades contratadas. 6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES • Proveer un ambiente de trabajo saludable y seguro, que proteja al personal de cualquier peligro asociado con la prestación del servicio para la cual ha sido contratado. Hacen parte del ambiente de trabajo todas las instalaciones, equipos, herramientas y demás elementos utilizados por el CONTRATISTA , así como prácticas de trabajo. • El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la legislación vigente sobre seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, así como las disposiciones administrativas, reglamentarias, instrucciones escritas o verbales que sobre la materia imparta el representante autorizado por la organización durante la ejecución de la obra o servicio. 7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Estos requisitos aplican y deben verificarse durante cada una de las etapas definidas en el proceso de adquisiciones. Se han clasificado los CONTRATISTA y PROVEEDORES por tipo de servicio prestado: -

Proveedor de adquisiciones (suministros). Proveedor de transporte. Proveedor de mantenimiento. Contratista de estudios. Contratista de asesorías.

7.1 REQUISITOS (SUMINISTROS)

HSE

PARA

PROVEEDOR

DE

ADQUISICIONES

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de adquisiciones (suministros) durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea este persona natural o persona jurídica.

5 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

PARA LA

REQUISITO

INSCRIPCIÓN

PERSONA NATURAL

Registro de proveedores completamente diligenciado.

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique

Registro Único Tributario (RUT).

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique

Fotocopia de la cedula.

X

Certificación bancaria

X

Experiencia (Hoja de Vida)

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Evaluación de seguimiento en HSEQ

Planilla de pago de seguridad social

X

X

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique

6 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

Registro de proveedores completamente diligenciado

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula del representante legal

X

Certificación bancaria

X

Brochure de la empresa

X

Registro de cámara y comercio

X

Certificación de contador publico validando el pago de aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se puede presentar en su defecto certificación de EPS y ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias) Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Plan anual de trabajo HSE Evaluación de seguimiento en HSEQ

X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

PARA LA

REQUISITO

INSCRIPCIÓN

PERSONA JURIDICA

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique. Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique X

Administración, Administrativo o HSE según aplique

X

Coordinador HSE

X

Coordinador HSE Administración, Administrativo o HSE según aplique

X

Coord. Coord.

Coord. Coord.

7.2 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE TRANSPORTE Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte legalmente constituidas. Para los casos excepcionales debe contarse con la aprobación del Gerente de Proyecto. A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios de transporte, tanto la persona jurídica (empresa de transporte), como el conductor y el vehículo que prestaría dicho servicio, para las diferentes fases de inscripción, antes y durante la prestación del servicio.

7 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

En el siguiente cuadro se presentan los requisitos para el proceso de inscripción del proveedor, antes de la prestación del servicio y durante la prestación del servicio si es persona natural o si es persona jurídica.

Registro de proveedores completamente diligenciado

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula del representante legal

X

Certificación bancaria

X

Brochure de la empresa

X

Registro de cámara y comercio

X

Resolución del Ministerio de Transporte donde se autoriza la operación como empresa de transporte especial

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Programa de mantenimiento preventivo de vehículos Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Plan anual de trabajo HSE

X X X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA JURIDICA

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Coordinador HSE Coordinador HSE Coordinador HSE

8 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

X

Licencia de tránsito

X

X

Revisión tecnico mecánica sin observaciones

X

X

X

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique

X

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique

Revisión técnico mecánica preventiva cada dos (2) meses

X

X

Registros de mantenimiento realizados al (los) vehículo (s) contratado (s)

X

X

SOAT

Póliza de responsabilidad civil contractual que deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte b) Incapacidad permanente. c) Incapacidad temporal. d)Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona. Póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir al menos los siguientes riesgos: a) Muerte o lesiones a una persona. b) Daños a bienes de terceros. c) Muerte o lesiones a dos o más personas. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona.

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

X

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique

Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el vehículo se deben presentar los documentos para el nuevo vehículo.

X

X

Cédula de ciudadanía

X

Licencia de conducción

X

Certificación vigente de ¨Curso de Manejo Defensivo¨

X

X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Planilla de pago de seguridad social

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

DOCUMENTOS DEL CONDUCTOR

Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Coordinador HSE

Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el conductor se deben presentar los documentos para el nuevo conductor.

9 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

7.3 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de mantenimiento durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.

Registro de proveedores completamente diligenciado

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula

X

Certificación bancaria

X

Experiencia (Hoja de Vida)

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Evaluación de seguimiento en HSEQ

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA NATURAL

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Coordinador HSE

Planilla de pago de seguridad social X X Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X Coordinador HSE la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente) Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE HSEQ del Contratante) Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el X Coordinador HSE Departamento de HSEQ) X X Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas Coordinador HSE Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE conformidad con la legislación colombiana. Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts. - Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

10 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

Registro de proveedores completamente diligenciado.

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula del representante legal

X

Certificación bancaria

X

Brochure de la empresa

X

Registro de cámara y comercio

X

Evaluación de seguimiento en HSEQ Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad social de la empresa contratista. Planilla de pago de seguridad social

X X

X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA JURIDICA

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Coordinador HSE Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique

Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X Coordinador HSE la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente) Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo X Coordinador HSE Plan anual de trabajo HSE X Coordinador HSE Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el X Coordinador HSE Departamento de HSEQ) Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE HSEQ del Contratante) X X Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas Coordinador HSE Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE conformidad con la legislación colombiana. Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts. - Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

7.4 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ESTUDIOS A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA de estudios durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.

11 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

Registro de proveedores completamente diligenciado

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula

X

Certificación bancaria

X

Experiencia (Hoja de Vida)

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Evaluación de seguimiento en HSEQ

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA NATURAL

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Coordinador HSE

Planilla de pago de seguridad social X X Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X Coordinador HSE la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente) Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma) Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el X Coordinador HSE Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma) Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X X (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada) Coordinador HSE Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE conformidad con la legislación colombiana. Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts. - Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

12 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

Registro de proveedores completamente diligenciado.

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula del representante legal

X

Certificación bancaria

X

Brochure de la empresa

X

Registro de cámara y comercio

X

Evaluación de seguimiento en HSEQ Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad social de la empresa contratista. Planilla de pago de seguridad social

X X

X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA JURIDICA

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Coordinador HSE Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique

Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X Coordinador HSE la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente) Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo X Coordinador HSE Plan anual de trabajo HSE X Coordinador HSE Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el X Coordinador HSE Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma) Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma) Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X X (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada) Coordinador HSE Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE conformidad con la legislación colombiana. Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts. - Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

7.5 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ASESORÍAS A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

13 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

de asesorías durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea esta persona natural o persona jurídica.

Registro de proveedores completamente diligenciado

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula

X

Certificación bancaria

X

Experiencia (Hoja de Vida)

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

X

X

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Coordinador HSE

X

X

Coordinador HSE

Evaluación de seguimiento en HSEQ Planilla de pago de seguridad social Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA NATURAL

X

Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)

X

Coordinador HSE

Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)

X

Coordinador HSE

Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X X (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada) Coordinador HSE Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts. - Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

14 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

Registro de proveedores completamente diligenciado.

X

Evaluación inicial de proveedores en HSEQ

X

Registro Único Tributario (RUT)

X

Fotocopia de la cedula del representante legal

X

Certificación bancaria

X

Brochure de la empresa

X

Registro de cámara y comercio

X

Evaluación de seguimiento en HSEQ Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad social de la empresa contratista.

X X

Planilla de pago de seguridad social Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente) Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Plan anual de trabajo HSE Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)

X

X

X

X

X X

A QUIEN PRESENTAR EL DOCUMENTO SOPORTE

DURANTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ANTES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

REQUISITO

PARA LA INSCRIPCIÓN

PERSONA JURIDICA

Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Administración o Coord. Administrativo según aplique Coordinador HSE Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Administración, Coord. Administrativo o Coord. HSE según aplique Coordinador HSE Coordinador HSE Coordinador HSE

X

Coordinador HSE

Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma) Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X X (cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada) Coordinador HSE Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE conformidad con la legislación colombiana. Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo: - Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts. - Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación. - Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.

8. REQUISITOS LEGALES Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y 15 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

medio ambiente, deben regirse por los requisitos de ley establecidos en la legislación colombiana actual y la que entre en vigencia durante la ejecución del contrato. De igual manera, las mencionadas actuaciones, deben orientarse al cumplimiento de las políticas, estándares y condiciones contractuales establecidas por el CONTRATANTE. 9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL CONTRATO 9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA Previo al inicio de las actividades del contrato, se debe realizar una reunión con el Departamento de HSEQ del CONTRATANTE, en esta reunión participan: -

El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso. El coordinador técnico de la actividad por parte del CONTRATANTE. El coordinador HSE designado para el proyecto por parte del CONTRATANTE. El coordinador administrativo por parte del CONTRATANTE.

Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión debe concertarse con el Jefe del Departamento de HSEQ de la organización. La reunión tiene por objeto dar a conocer por parte del CONTRATANTE las obligaciones que en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (HSE) deben ser consideradas para el desarrollo del contrato. 10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN 10.1

ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES

Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE los accidentes y casi accidentes en un plazo no mayor de 24 horas después de ocurrido el evento, este reporte se debe hacer al Coordinador HSE de la Firma responsable del proyecto y/o al Departamento de HSEQ según corresponda. El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al CONTRATANTE en un plazo no mayor a 7 días hábiles si el evento no es grave; cuando el evento sea considerado como grave o tenga consecuencias mortales en la persona afectada los plazos no pueden ser mayor a 15 días hábiles desde el momento de ocurrido el evento. 10.2

PERMISOS DE TRABAJO

Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es necesario que se tramite antes del desarrollo de la actividad un ¨Permiso de Trabajo¨ el cual tendrá validez únicamente con la firma del funcionario del CONTRATANTE responsable de la supervisión de la actividad. 16 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

10.3

AUDITORIAS EN HSE

El CONTRATANTE en el momento que lo considere podrá realizar auditorías al CONTRATISTA para verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente derivadas de las actividades propias del contrato. 11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE 11.1 -

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11.2 -

DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA que desarrollara las actividades propias del contrato en el momento en que el CONTRATISTA o PROVEEDOR sea requerido. Entregar de manera formal los programas, procedimientos, instructivos o formatos HSE que sean considerados y aplicables a los servicios y/o productos brindados por el CONTRATISTA y que serán de obligatorio cumplimiento por parte de este y de su personal. Realizar inspecciones, y auditorías de HSE, en las cuales se verificará el cumplimiento de los requisitos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente contenidos en el presente documento según lo considere pertinente el CONTRATANTE. La comunicación del ¨Anexo A. Obligaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor¨, se realiza durante el proceso de selección y evaluación inicial establecida por el CONTRATANTE y deberá ser realizado por el responsable del proceso de contratación. DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los siguientes datos básicos durante el tiempo de ejecución de la labor contratada: • • • • • • • • •

Total Horas Hombre Trabajadas. No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL). No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido. No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con tiempo perdido ni fatalidades). Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL). No. de casos reportados por Casi – Accidente. No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL). No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido. No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con

17 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

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tiempo perdido). Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional. No. de eventos reportados por accidente vehicular. No. de eventos reportados por incendios. Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en temas relacionados con HSE. No. de incapacidades de origen común reportados en el mes. No. de días reportados por incapacidad de origen común. No. de ejercicios de simulacro realizados

Recibir las auditorias en HSE que programe el CONTRATANTE. Atender la totalidad de requerimientos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente realizados por el CONTRATANTE al CONTRATISTA. Presentar el sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente en donde se consideren los controles de mitigación del riesgo en la salud e impactos ambientales específicos para las actividades objeto del contrato, el cual debe cumplir con la normatividad vigente. El CONTRATISTA debe informar oportunamente al CONTRATANTE, sobre cualquier hecho que afecte o pueda afectar el desempeño HSE relacionado con las actividades propias del contrato. Para toda persona natural se debe entregar de manera obligatoria antes de la prestación del servicio la constancia de pago de aportes a seguridad social sin excepción.

12. CANALES DE COMUNICACIÓN Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente durante la ejecución del contrato y que estén relacionados con las actividades objeto de desarrollo del alcance del mismo. Los siguientes son los aspectos mínimos que deben ser informados por el CONTRATISTA al CONTRATANTE: -

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Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social, según sea el caso con la clasificación de riesgo. Requerimientos, quejas, solicitudes o cualquier comunicación realizada por la comunidad, el CONTRATANTE, o cualquier autoridad competente (en caso de que se presenten). Certificación de competencias para el desarrollo de actividades de alto riesgo. Permisos de trabajo para tareas de alto riesgo (si aplica). Reporte de accidentes, casi accidentes de trabajo (en caso de su ocurrencia). Certificado de disposición de residuos (si aplica). Cambios en el equipo de trabajo del CONTRATISTA durante el desarrollo del contrato (si aplica).

18 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01

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Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

13. CONSIDERACIONES GENERALES -

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El conductor que presente servicio de transporte de manera continua se debe involucrar en las actividades de promoción y prevención que organice la empresa CONTRATANTE, en este caso Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los consorcios. Se prohíbe la ingestión de bebidas alcohólicas durante el desarrollo de las labores propias del contrato o trabajar bajo sospecha de haber consumido licor o sustancia psicoactiva alguna es motivo de sanción por parte del CONTRATANTE. El Coordinador Administrativo debe informarle al Coordinador HSE durante el proceso de contratación el próximo ingreso del CONTRATISTA para la respectiva gestión de control en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente establecida en el presente documento. Se debe presentar al área administrativa y/o al Departamento de HSEQ según corresponda durante los diez (10) primeros días del mes, los aportes de seguridad social de la (s) persona (s) que apliquen si el desarrollo de la actividad contratada excede los treinta (30) días calendario. Cuando se identifiquen documentos que no cumplan con los requerimientos por falta de claridad, el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá aclarar las inconsistencias y en ausencia de las aclaraciones el CONTRATANTE podrá dar por terminado el contrato por inconsistencias y/o falsedad en los requisitos inicialmente pactados.

19 Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01