DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

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DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR 1. INTRODUCCIÓN El Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, CEAACES, como organismo público que rige el sistema de educación superior, en lo que concierne a la calidad, tiene como misión: “Contribuir al aseguramiento de la calidad de las instituciones, programas y carreras que se ofrecen en las instituciones que integran el Sistema Nacional de Educación Superior, mediante la aplicación de procesos continuos de autoevaluación, evaluación externa y acreditación para viabilizar la rendición social de cuentas de los Centros de Educación Superior, en relación con el cumplimiento de sus misiones, fines y objetivos, y que respondan al desarrollo integral que requiere el país” El CEAACES, en cumplimiento a lo establecido en la disposición transitoria vigésima de la Constitución que establece que “(. . .) En el plazo de cinco años a partir de la entrada en vigencia de esta Constitución, todas las instituciones de educación superior, así como sus carreras, programas y postgrados deberán ser evaluados y acreditados conforme a la ley. En caso de no superar la evaluación y acreditación, quedarán fuera del sistema de educación superior.”; concomitante al artículo 22 del Reglamento expedido por el CEAACES mediante Resolución No. 002-052-CEAACES-2013, fecha en la cual se establece que el CEAACES clasificará a las instituciones de educación superior, identificando los grupos de similares características;..”. El Art. 93 de la LOES se refiere al principio de calidad como la búsqueda constante y sistemática de la excelencia…….mediante la autocrítica, la crítica externa y el mejoramiento permanente; y el Art. 107 expresa que el principio de pertinencia consiste en que la educación superior responda a las expectativas y necesidades de la sociedad, a la planificación nacional, y al régimen de desarrollo. Considerando que uno de los objetivos del CEAACES es contribuir al mejoramiento constante y sostenido de la calidad de la educación superior, se ha elaborado el presente documento guía para la elaboración del plan de mejoras y el plan de fortalecimiento institucional de las instituciones de educación superior.

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2. OBJETIVO: El objetivo del presente documento es orientar a las universidades y escuelas politécnicas en la preparación de los planes de mejora (Instituciones que se encuentran en las categorías A, B y C) y planes de fortalecimiento institucional (Instituciones que se encuentran en la categoría D), de manera que logren el mejoramiento continuo y sostenido de sus niveles de calidad. 3. FUNDAMENTO CONCEPTUAL: La acreditación es un proceso cuyas primeras experiencias se pueden referir a Estados Unidos en su afán de ordenar la formación en el campo de la medicina, o a Europa y su interés en velar por el cumplimiento de la misión pública de las instituciones de educación en relación a sus propósitos declarados, en un marco de mejoramiento continuo de la calidad1. En América Latina el proceso de acreditación parte de iniciativas de los gobiernos en su interés de controlar la calidad de la educación superior. Inicia con Chile en 1990 y en la misma década surgen agencias de acreditación en México, Costa Rica, Colombia y Argentina. En el 2003 se crea la Red Iberoamericana de Acreditación de la Educación Superior RIACES, que agrupa a la mayoría de países de América Latina y del Caribe, además de España. Luego de un largo camino recorrido en el campo de la acreditación, se han aprendido importantes lecciones; una de las más importantes es:

La Institución de Educación Superior es la ÚNICA que puede generar calidad El trabajo del organismo de acreditación es necesario y permite de alguna manera ejercer cierto control de la calidad de la educación a través de un proceso de evaluación; pero en cuanto abandona la institución, todo lo que pase en ésta respecto de la calidad está completamente en sus manos.

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Toro Rafael (2012), Gestión interna de la calidad en las instituciones de Educación Superior, CINDA-RIL Editores, Chile

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Cuando una institución inicia un proceso de gestión de calidad suele enfocarse en cumplir lo que solicita el organismo de acreditación, pero debe comprender que eso no es correcto. La IES debe preocuparse por cumplir de una manera sistemática y sostenida con sus propósitos declarados (misión y visión); el cumplimiento con los indicadores del modelo de evaluación del CEAACES será una consecuencia lógica de ese propósito. Una acreditación que genera obediencia no es buena (es similar al alumno que contesta lo que el profesor desea), pues la IES debe intentar obtener logros mayores que los que estipula el CEAACES. El proceso aplicado por el CEAACES no busca obediencia sino excelencia. En ese sentido, evalúa estándares mínimos que debería cumplir la IES en su camino hacia la excelencia. El resultado de la evaluación institucional determina una aproximación sobre la realidad institucional a partir de la cual la IES se edifica.

La evaluación busca investigar cuán buena es la institución para asegurar su propia calidad y mejorar

Con el objeto de generar un contexto referente a la calidad, se exponen cinco ideas básicas que orientarán a las instituciones de educación superior en la definición de sus planes de mejora y fortalecimiento institucional. 3.1 Consistencia Existen muchos conceptos referidos a la gestión de la calidad; sin embargo, para fines de este documento se asumirá que ésta es una actividad directiva estratégica que busca lograr de manera sistemática, un incremento de la calidad en lo que dicha institución se propone2. La calidad se puede comprender como el “cumplimiento creciente de los propósitos declarados por las instituciones de educación superior, en la medida en que estos incorporen tanto los elementos provenientes del medio externo, consistencia externa,

2

Ibidem

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como los provenientes de su propia misión, principios y prioridades, consistencia interna”3. Las instituciones declaran sus propósitos en su misión. La misión debería contener al menos 3 elementos: 

Principios declarados.- La institución define valores que van más allá del ámbito meramente educativo y que generan un contexto valorativo dentro del cual opera la IES.



Caracterización.- Corresponde a la parte central de la misión y define la esencia e identidad de la institución en cuanto a la parte académica y educativa. Toda la institución se diseña a partir de ella: perfiles de egreso, programas, metodologías, niveles de estudio, relaciones con la sociedad, entre otros. La misión es el faro que guía todo el quehacer de la IES.



Relación con el entorno.- La educación es un servicio público y por ello tiene el deber de ser pertinente ante la sociedad. En la misión se debe reflejar la manera en que la institución responde a este alto deber.

La misión constituye un ofrecimiento público de la institución a la sociedad; por desgracia, muchas veces es etérea, poética y subjetiva, utilizada como un instrumento de marketing. Una manera de resolver esta dificultad es creando adicionalmente una misión extendida que contenga los propósitos específicos, que pueden ser traducidos en indicadores claves de desempeño (ADN de la misión) y que deben ser verificados.

En el contexto de la calidad, la IES debe ser capaz de cumplir con su misión Otro elemento fundamental en el desempeño de una institución es la Visión; en ella se plasman los anhelos de la IES para su futuro: ser una institución global, formar parte de una Red reconocida de IES, ser un referente regional, etc., obedecen a lo que la institución quiere ser en el futuro a mediano y largo plazo, lo que debe ser planificado y ejecutado. La definición de la visión es un ejercicio estratégico que obedece a un análisis de diversos factores como la realidad socio-económica del país, las tendencias en la 3

Ibidem.

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educación, la evolución del conocimiento, las necesidades insatisfechas del entorno, entre otros, y puede modificarse en el tiempo; es dinámica.

La gestión institucional y la definición de planes de mejoramiento tienen por objeto llevar a la institución de un estado presente con una misión establecida, a un futuro prometedor de mediano y largo plazo 3.2 Enfoque La IES debe trabajar enfocadamente para lograr los objetivos que se proponga y evitar desperdiciar tiempo y recursos. Esto requiere definir prioridades en todos los campos; la IES debe ser capaz de identificar los elementos vitales dentro de su gestión y trabajar sobre ellos, evitando en lo posible trabajar en elementos triviales. La Ley de Pareto (80/20) corresponde a un conocimiento empírico que ha demostrado su validez en casi todos los campos. En este caso, se propone que el 80% de los defectos se genera en el 20% de los procesos. Cuando la IES identifica y gestiona sus aspectos vitales (20%), puede lograr resultados impactantes (80%); por el otro lado, incorrectamente puede enfocarse en cuestiones intrascendentes (80%) que tendrán un impacto muy limitado (20%).

20 80 80 20 Figura 1: Representación Ley de Pareto

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Aplicaciones de esta ley en la elaboración del plan de mejoras/fortalecimiento institucional de las IES, pueden ser:  

Identificar las fortalezas y debilidades más importantes de la institución y priorizarlas. Identificar las causas raíz de los problemas para definir los planes de acción, evitando enfocarse en causas triviales.

La IES debe trabajar de una manera estratégica en la elaboración del plan de mejoras o plan de fortalecimiento institucional, identificando prioridades y enfocándose en las acciones que generarán mejoramientos importantes, no desperdiciando tiempo y recursos en aspectos poco prioritarios. 3.3 Efectividad. Toda institución debería definir acciones que tengan un impacto importante en sus resultados. Si se pudiera evaluar y graficar el efecto de una acción tomada en la calidad, se verificaría que existen acciones que no generan cambios importantes en la calidad y acciones que si lo generan.

CALIDAD

Umbral

Saturación

FACTOR DE CALIDAD

Figura 2: Rendimientos decrecientes (Basado en “Gestión interna de la calidad en las IES”, Toro J., 2012)

La ley de los rendimientos decrecientes puede explicar este comportamiento. El punto de umbral corresponde a aquel antes del cual las actividades que se emprendan para mejorar la calidad, tienen un impacto muy limitado; por ejemplo, la compra de títulos para la biblioteca, aunque es necesario e importante disponer de una biblioteca con

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títulos suficientes a la que los estudiantes puedan acceder, no tendrá un impacto importante si los estudiantes no los usan. A continuación está una zona en la que las acciones implementadas tienen un impacto importante en la calidad; por ejemplo, además de dotar de títulos a la biblioteca, las acciones que toma la IES a través de sus profesores para que los estudiantes utilicen de una manera efectiva dichos títulos, mejora el proceso de enseñanza-aprendizaje y por ende la calidad. Existe una tercera zona a partir del punto de saturación donde por más inversión que se realice en el factor de calidad seleccionado, el mejoramiento en la calidad será nuevamente limitado; por ejemplo, la compra de más títulos no mejorará importantemente la calidad debido a que los estudiantes no podrán leerlos todos. En este punto se requiere trabajar sobre otros factores de calidad clave, que generalmente se refieren a los procesos (la manera en que se hacen las cosas). Para citar un ejemplo: mejorar la relación profesor-estudiante en el aula puede elevar el nivel de calidad pero solamente hasta un punto; llegará un momento en que el mejoramiento de esta relación no genere mejoramientos importantes en la calidad (saturación). Entonces, trabajar en el mejoramiento de la metodología de enseñanza para una misma relación profesor-estudiante en el aula permitirá elevar el nivel de calidad. Lo expuesto se puede apreciar en el siguiente gráfico: CALIDAD

CALIDAD

Mejora en otros factores que potencien recursos saturados

FACTOR DE CALIDAD

Figura 3: Potenciamiento de factores saturados (Basado en “Gestión interna de la calidad en las IES”, Toro J., 2012)

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La efectividad se puede entender como la capacidad de lograr los resultados planteados (eficacia), optimizando el uso de recursos (eficiencia). La IES debería definir acciones que permitan lograr resultados importantes en la calidad. Al inicio se podrán identificar fácilmente factores que permitan lograr incrementos sustanciales en la calidad, como disponer de una plantilla suficiente de profesores competentes, o dotar a la biblioteca de los títulos necesarios para generar aprendizajes idóneos; pero a medida que se avanza en el camino de la calidad, el mejoramiento se vuelve más difícil. La gestión de la calidad y el mejoramiento en este escenario no puede obedecer a un arrebato de creatividad sino a un proceso sistemático que desarrolle estrategias innovadoras. Lo anterior se puede aplicar a aspectos donde se está empezando a trabajar; en estos casos, con pequeños cambios se logran resultados importantes; sin embargo, cuando una institución ya ha transitado por este camino, el mejoramiento se hace más difícil y se requieren estrategias creativas que permitan avanzar por el camino del mejoramiento continuo. 3.4 Proyección Los estándares determinados por el CEAACES constituyen solamente la línea de partida de lo que una IES debería cumplir para lograr sus propósitos. Si se revisan los indicadores del modelo, todos tienen una razón de ser y generan un impacto positivo en la calidad; sin embargo, solamente constituyen estándares mínimos.

Los planes de mejoramiento de las IES son mucho más grandes y ambiciosos que lo que evalúa el modelo del CEAACES; basta fijarse en los propósitos declarados en sus misiones y visiones, y en lo que ofrecen a sus estudiantes y a la sociedad en su conjunto En el camino hacia la excelencia, la regulación es un proceso inicial; en tanto que, el aseguramiento de la calidad sobrepasa ampliamente los estándares mínimos, como se puede apreciar en las figuras de la 4 a la 8.

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Excelencia Aseguramiento de la calidad

Regulación

Figura 4: El camino hacia la excelencia Elaborado: CEAACES

A continuación se pueden apreciar algunos de los resultados del proceso de evaluación. Aún las universidades que se encuentran en la categoría A, tienen un potencial de mejora importante en criterios como: eficiencia académica, investigación y academia, como se aprecia en las figuras No. 5 y 8.

Figura 5: Resultados Universidades Categoría A pregrado y posgrado Elaborado: CEAACES

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Figura 6: Resultados Universidades Categoría D pregrado y postgrado Elaborado: CEAACES

Figura 7: Resultados Universidades categoría B pregrado Elaborado: CEAACES

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Figura 8: Resultados Universidades categorías A y B posgrado Elaborado: CEAACES

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3.5 Urgencia e Importancia Stephen Covey4 propone como uno de los hábitos de la gente altamente efectiva, el enfocarse en lo importante, disminuyendo el tiempo que se dedica a lo urgente, para proyectarse al futuro (el cuadrante I es el cuadrante del futuro). Pasar del cuadrante II al I, es un proceso.

IMPORTANTE

I

II

NO IMPORTANTE

Define cuatro cuadrantes en los que una persona (institución) puede estar gastando su tiempo y expone que la gente altamente efectiva dedica la mayor parte de su tiempo al cuadrante I (Importante y No urgente). Además, propone que ninguna persona debería dedicar tiempo al cuadrante IV porque es un desperdicio; y debería disminuir el tiempo dedicado al cuadrante III.

IV

III

NO URGENTE

URGENTE

Figura 8: Matriz URGENTE-IMPORTANTE Elaborado: CEAACES (Adaptación del concepto de Stephen Covey)

Este concepto puede ser aplicado perfectamente al proceso que seguirán las IES en su camino hacia el mejoramiento de la calidad y la excelencia, así como a la actividad de elaboración del Plan de Fortalecimiento Institucional y Plan de Mejoras. Una IES que se encuentra en la categoría D, requiere lograr una mejora significativa en los indicadores del modelo de evaluación; tiene un plazo de 12 meses (máximo 24, previo análisis y aprobación o no, por parte el Pleno del Consejo del CEAACES) para 4

Stephen Covey (1997 ). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Espasa Libros. España

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lograrlo y pasar al menos a la categoría C; con seguridad requiere enfocarse en el cuadrante II que corresponde a actividades que son importantes y además urgentes, pero sin perder de vista sus propósitos definidos (cuadrante I). Por otro lado, una IES que se encuentra en la categoría A, puede enfocarse más en el cuadrante I. Lo anterior se justificará perfectamente cuando la IES elabore su Plan de Fortalecimiento Institucional o Plan de Mejoras. 4. PLAN DE MEJORAS Y PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Posterior a la evaluación institucional, el CEAACES emitió el Reglamento para la determinación de resultados del proceso de evaluación, acreditación y categorización de las Universidades y Escuelas Politécnicas y de su situación académica e institucional. El Capítulo VI corresponde a “De los planes de fortalecimiento institucional y de los planes de mejoras”. Del Plan de Fortalecimiento Institucional En el artículo 18 de dicho Reglamento se establece para las universidades y escuelas politécnicas ubicadas en categoría “D”, la presentación de un plan de fortalecimiento institucional que les permita ubicarse al menos en categoría “C”, en el término máximo de 60 días contados desde la fecha en que se notifique la resolución. Este plan será aprobado por el Pleno del CEAACES en el término de 30 días, previo informe de la Comisión Permanente de Evaluación, Acreditación y Categorización de Universidades y Escuelas Politécnicas. El plan de fortalecimiento institucional debe contemplar un plan de acción que se ejecute en doce meses y debe contener en detalle:       

Objetivos Indicadores Medios de verificación Actividades Presupuesto asignado para el cumplimiento del plan Cronograma de trabajo Documentos de respaldo

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Del Plan de Mejoras Además, en el artículo 20 se establece que todas las universidades y escuelas politécnicas deberán presentar al CEAACES, en el término máximo de 60 días posteriores a la notificación de la resolución de los resultados de la evaluación, un plan de mejoras que permita cumplir progresivamente con estándares de calidad establecidos por el Consejo. El Pleno del CEAACES emitirá la resolución de aprobación en el término máximo de 30 días. En el caso de que el Pleno no apruebe el plan, La institución podrá presentar por una única ocasión un nuevo plan en el plazo máximo de 15 días contados a partir de la correspondiente notificación. El plan de mejoras debe contener en detalle:       

Objetivos Indicadores Medios de verificación Actividades Presupuesto asignado para el cumplimiento del plan Cronograma de trabajo Documentos de respaldo

El cronograma del plan de mejoras deberá contemplar un horizonte de 24 meses. 4.1

Elaboración del Plan de Fortalecimiento Institucional y Plan de Mejoras.

El plan de fortalecimiento institucional y el plan de mejoras deben ser elaborados con el propósito fundamental de elevar los niveles de calidad de la IES. La evaluación realizada por el CEAACES es solamente un insumo para su elaboración. Adicionalmente se deben considerar otros insumos importantes como el Informe de Autoevaluación presentado, el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional y los POA correspondientes, otros documentos y directrices institucionales que la IES considere importantes para mejorar su calidad, los objetivos país contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan del Buen Vivir, etc.

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Informe de evaluación institucional CEAACES

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Plan Estratégico de Desarrollo Institucional, POA

Informe de Autoevaluación

Objetivos estratégicos del país Plan de Mejoras/Plan de Fortalecimiento

Figura 5: Insumos para la elaboración de Plan de Mejoras/Fortalecimiento Elaborado: CEAACES

4.1.1 Proceso de elaboración de planes. El PEDI contiene la planificación institucional e integra elementos importantes de lo que la IES es y de lo que pretende ser en el futuro. La elaboración del Plan de Mejoras/Fortalecimiento institucional obtiene insumos importantes del PEDI. A continuación se exponen algunos aspectos que deberán ser considerados. a. Revisar los propósitos declarados de la IES (Misión, visión, valores).- La IES se diseña a partir de sus propósitos declarados. Para evitar que la misión y visión sean solamente declaraciones poéticas y subjetivas, se debe desglosarla en sus partes y establecer Indicadores de impacto que permitan verificar y monitorear la manera en que la IES está cumpliendo con su misión (ADN de la misión) y acercándose a su visión (ADN de la visión). Adicionalmente debe definir los valores institucionales y la manera en que la institución los difunde, y logra que hagan parte de la cultura interna. b. Revisar los objetivos estratégicos planteados por la IES y verificar la consistencia interna y externa.- Los objetivos estratégicos son los grandes QUÉ, que se orientan al logro de los propósitos declarados (misión y visión); generalmente, son de largo plazo. Los objetivos estratégicos a su vez se desglosan en objetivos tácticos e inclusive operativos, los cuales son de mediano y corto plazo.

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DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR Objetivo Estratégico

Objetivo Táctico

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Objetivo Operativo

OO1.1.1 OT1.1 MISIÓN VISIÓN

OO1.1.2

OE1 OT1.2

OO1.1.1

Figura 6: Esquema de desglose de objetivos estratégicos Elaborado: CEAACES

La IES debe revisar sus objetivos estratégicos y verificar que los mismos alineen con sus propósitos declarados (cumplimiento de la misión y logro de la visión). Se debe considerar adicionalmente la orientación de los objetivos de país plasmados en el Plan Nacional de Desarrollo y Plan del Buen Vivir. Para los objetivos establecidos se deben definir indicadores que permitan verificar el avance logrado en el tiempo. c. Relacionar los objetivos estratégicos con los indicadores del modelo de evaluación.- Una vez revisados los objetivos estratégicos y sus indicadores, se debe relacionarlos, de ser posible, con los indicadores del modelo de evaluación del CEAACES. Con seguridad se tendrán más indicadores de los planteados por el modelo de evaluación del CEAACES, ya que la institución en un estado maduro de calidad, se orienta a objetivos mucho más retadores que el mero cumplimiento. d. Realizar un análisis interno y del entorno.- Conocer en qué es fuerte y débil la institución, así como las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo, es importante al momento de definir estrategias que ayuden a la IES a lograr sus objetivos. Es importante que la IES desarrolle un ejercicio reflexivo profundo para identificar sus fortalezas y debilidades internas en relación con su capacidad para alcanzar los propósitos declarados (¿Cuáles son las debilidades que me impiden cumplir con mi misión tal como está expresada y que me impiden alcanzar la visión que nos hemos propuesto?, ¿Cuáles son las fortalezas de mi institución que me apoyan para cumplir mi misión y lograr la visión?). Este análisis debe ser completo y no solamente en relación a la evaluación del CEAACES que consideró los criterios: Academia, eficiencia académica, investigación, organización e infraestructura, los que también evolucionarán con el tiempo.

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Con seguridad, las debilidades identificadas a través de un ejercicio crítico y honesto se podrán relacionar con los indicadores determinados por el CEAACES. Se deben identificar también las oportunidades y amenazas del medio externo, que apoyan o limitan el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos estratégicos. Realizar un análisis PESTA (de factores: políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales), y de las cinco Fuerzas de Porter, permiten identificar oportunidades y amenazas del medio externo, que afectan al desempeño de la IES. Este debe ser un ejercicio periódico debido a que las condiciones externas son cambiantes. El análisis interno y del entorno sirve para definir estrategias. Será un muy buen ejercicio en esta fase analítica, comparar los resultados propuestos por la IES en la autoevaluación y los resultados presentados en el informe de evaluación institucional presentado por el CEAACES; esto permitirá sacar importantes conclusiones que pueden nutrir el plan. e. Definir las estrategias y planes de acción para lograr los objetivos.- Las estrategias son los grandes CÓMO que permiten lograr los objetivos. Una vez que se ha confirmado la consistencia interna y externa, se deben establecer las estrategias para lograr los objetivos (para hacerlo se puede utilizar la información obtenida en el análisis interno y externo; por ejemplo, a través de un ejercicio FODA). La ejecución de las estrategias debería ser priorizada considerando aspectos como: cumplimiento legal, impacto estratégico en la calidad, necesidad de recursos, plazos de ejecución, entre otros. En el caso de las IES que se encuentran en la categoría D, el plan se orientará a elevar los niveles de los indicadores del modelo de evaluación del CEAACES de una manera focalizada (revisar el fundamento conceptual); sin embargo, no puede dejar de realizar todo el ejercicio previo que es el que le da contexto e identidad. Las estrategias deben desglosarse en actividades y tareas, con asignación de responsables, fecha de inicio y fin, presupuesto y medios de verificación relacionados. Se debe lograr que las estrategias, actividades y tareas tengan un impacto real en la calidad (revisar 3.3, sobre rendimientos decrecientes), sin descartar la

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necesidad de realizar actividades que se encuentren antes del punto de umbral (esto dependerá del estado de madurez de la gestión de la calidad, por parte de la IES). f. De ser el caso, definir acciones necesarias para los indicadores de la evaluación del CEAACES que no estén contemplados aún, e incluirlas en el plan. g. Establecer un cronograma de trabajo.- Con toda la información levantada, elaborar un cronograma de trabajo. Para racionalizar el cumplimiento de actividades se pueden utilizar herramientas como Diagramas Gantt. h. Definir una estructura de seguimiento y control.- Muchos de los planes definidos no se cumplen debido a una falta de seguimiento y control. Se debe definir mecanismos para realizar un seguimiento efectivo del cumplimiento del plan y del logro de los objetivos. Se puede pensar en herramientas como tableros de comando. Adicionalmente, se debe establecer la periodicidad del seguimiento.

4.1.2 Estructura del plan de mejoras/Fortalecimiento institucional El Plan de mejoras/Fortalecimiento institucional está formado de 3 partes: 1. Documento del Plan.- En el cual se exponen todos los elementos del plan como: Introducción, antecedentes, objetivos, determinación de objetivos específicos, la relación de estos con el aseguramiento interno de la calidad de la IES y una sección con las conclusiones y anexos. 2. Plan de acción.- Corresponde al detalle de las acciones que implementará la IES para mejorar de manera progresiva la calidad. Se traduce en el cronograma de trabajo. 3. Estructura de seguimiento y control.- Corresponde a la estructura definida por la IES para garantizar, 1) el cumplimiento de actividades del plan; 2) El logro de los objetivos establecidos. Elementos del Documento del plan Tanto el plan de fortalecimiento institucional como el plan de mejoras, deben contemplar los siguientes elementos:

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Introducción – Antecedentes.- En esta sección se realiza una breve presentación de la institución para establecer un contexto. Se pueden incluir elementos como: creación, ubicación, carreras que oferta, número de estudiantes, etc., que permitan tener una idea muy clara y lo más completa posible de la institución Se puede además hacer referencia al proceso de evaluación y la normativa que soporta la elaboración de planes de Mejora/Fortalecimiento.

Se evaluará la presentación que realice la IES sobre sí misma, de manera que se pueda tener una idea muy clara de su situación, del proceso de evaluación, de los resultados.



Filosofía institucional.- En esta sección se debe presentar la filosofía institucional (misión, visión, valores), que corresponde a los propósitos declarados por la IES. Adicionalmente, se debe contemplar la manera en que la IES monitorea que se está cumpliendo con la misión y alcanzando la visión (indicadores de impacto, ADN); así como la manera en que la IES trabaja para difundir y hacer que los valores hagan parte de la cultura institucional en todos los niveles (describir los mecanismos para verificar que este objetivo se está logrando). Se puede utilizar un formato como el presentado a continuación: MISIÓN (Colocar la misión institucional)

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS (Desglosar la misión en los principales elementos constitutivos, de manera que estén contemplados todos)

Indicadores de impacto (Para cada elemento constitutivo establecer indicadores claves que permitan monitorear que el elemento se está cumpliendo).

Se debe generar algo similar para la visión.

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Se evaluará el desglose de la misión y visión institucional en sus partes constitutivas y los indicadores de impacto propuestos para medir el cumplimiento. Además, los mecanismos que aplica la IES para difundir los valores y medir los resultados.



Objetivos Estratégicos.- A partir de la filosofía institucional se establecen los objetivos estratégicos que guiarán el accionar de la IES en un período establecido. Los objetivos estratégicos son los objetivos macro, globales. Los objetivos deben orientarse a cumplir con la misión e impulsar a la IES a lograr su visión; todos los objetivos deben ser “SMART”: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y asociados a una unidad de tiempo. Los objetivos estratégicos deben desglosarse en una serie de objetivos tácticos (y si se requiere, operativos), que le dan operatividad a la estrategia. El logro de los objetivos operativos permite alcanzar los objetivos tácticos, y éstos a su vez los estratégicos. En esta sección se deben definir los objetivos estratégicos, tácticos y operativos. Es importante verificar si los objetivos están alineados con los propósitos declarados, si se relacionan con los objetivos país y si tienen un impacto en la calidad de la educación (se pueden incluir otros aspectos que la IES considere relevantes). Tabla No. 1: Evaluación cualitativa de objetivos

OBJETIVOS

Relación con Misión y Visión Institucional Alto

Medio

Bajo

Relación con Objetivos País Alto

Medio

Bajo

Impacto en la calidad de la educación Alto

Medio

Bajo

Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 Objetivo 5 Elaborado: CEAACES

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Una manera de verificar si los objetivos se están logrando es medir por medio de indicadores; se deben establecer los indicadores necesarios. Adicionalmente se deben relacionar los objetivos e indicadores institucionales con los indicadores del modelo del CEAACES.

Se evaluará:    



El alineamiento de los objetivos con los propósitos declarados (misión, visión). El desglose y alineamiento de objetivos estratégicos en tácticos y operativos. Capacidad de indicadores para medir el logro de los objetivos. Relacionamiento de objetivos con indicadores CEAACES.

Análisis situacional.- Existen factores internos y externos que afectan el desenvolvimiento efectivo de la IES. Los factores internos son aquellos sobre los cuales la IES puede tomar acción y se relacionan con sus fortalezas y debilidades. Los factores externos son aquellos sobre los cuales la IES no tiene injerencia, pero que es necesario identificar porque afectan su accionar; tienen que ver con las oportunidades y amenazas. En esta sección se deben identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, a partir de análisis como PEST, 5 Fuerzas de Porter, capacidades internas, teniendo en mente la visión y objetivos estratégicos definidos (¿Qué fortalezas tengo como institución que al utilizarlas me ayudaría importantemente a lograr los objetivos y alcanzar la visión?; ¿Qué debilidades tengo como IES que me impedirían o dificultarían lograr los objetivos?; ¿Qué oportunidades externas existen que puedo aprovechar para lograr los objetivos?; ¿Qué amenazas externas existen que me pueden impedir lograr los objetivos?). En esta sección se puede adicionalmente realizar un análisis entre la autoevaluación institucional y los resultados de la evaluación del CEAACES, que genere insumos para la elaboración del plan.

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Se evaluará el análisis interno y externo realizado por la IES, que le permita identificar sus fortalezas y debilidades, así como las oportunidades y amenazas.



Definición de estrategias.- En esta sección se deben establecer las estrategias que permitirán alcanzar los objetivos. Aunque se pueden aplicar diferentes enfoques para el efecto, se podría realizar a través del análisis FODA. La información obtenida del análisis situacional es de mucha utilidad en esta fase (se pueden definir estrategias que permitan utilizar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, eliminar o disminuir debilidades y amenazas, para lograr los objetivos; también se pueden definir estrategias combinadas FO, FA, DO, DA. Se recomienda revisar bibliografía al respecto). Se debe apreciar la perfecta relación entre los objetivos y las estrategias definidas. Las estrategias que se definan deben apoyar la consistencia interna y externa; deben ser actividades que impacten considerablemente a la calidad de la educación y de los profesionales que está formando y deben proyectar a la IES más allá del cumplimiento base (modelo CEAACES). Tabla No. 2: Evaluación cualitativa de estrategias Impacto en la calidad (Rendimientos decrecientes, ver 3.3)

Consistencia (Ver 3.1)

ESTRATEGIAS Alto

Medio

Bajo

Alto

Medio

Bajo

Urgencia e Importancia (Ver 3.5)

Proyección (Ver 3.4) Alto

Medio

Bajo

CI

C II

Estrategia 1 Estrategia 2 Estrategia 3 Estrategia 4 Estrategia 5 Elaborado: CEAACES

De las estrategias definidas se desprenderán los planes de acción.

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Se evaluará   



La consistencia entre los objetivos y las estrategias planteadas. La calidad de las estrategias en relación a la tabla anterior. Si las estrategias nacieron de algún tipo de análisis (p.e. fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas)

Conclusiones.- Señalar las conclusiones sobre todo el trabajo realizado.

Se evaluará la pertinencia y correspondencia de las conclusiones con todo el trabajo desarrollado y si éstas proyectan a la IES a tomar decisiones.



Referencias bibliográficas: Se deberán señalar las fuentes bibliográficas que fueron utilizadas para el desarrollo del plan. El trabajo realizado debe obedecer a un ejercicio soportado en fuentes que ayuden a la IES a mejorar el plan presentado (no se juzgarán las fuentes utilizadas, pero no son aceptables aquellas como blogs, wikis, etc.). Utilizar el formato APA.



Anexos: Son los documentos que se incluyen para respaldar particularidades descritas en el plan.

Se evaluará que los anexos sean relevantes a lo que respaldan. En caso de presupuesto y documentos legales, deben estar aprobados por la autoridad competente.

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Elementos del Plan de acción El plan de fortalecimiento institucional y el plan de mejoras contemplarán un plan de acción que deberá contener OBLIGATORIAMENTE al menos los siguientes elementos: 

Objetivos: Objetivos estratégicos, tácticos (y operativos donde corresponda). Se recuerda que deben estar alineados a los propósitos declarados por la institución (misión y visión).



Indicadores: Con base en los objetivos planteados se deben establecer indicadores que permitirán medir el cumplimiento de los objetivos.



Indicadores del modelo de evaluación CEAACES relacionados: Se deben colocar los indicadores del modelo de evaluación utilizado por el CEAACES en las partes que corresponda.



Estrategias: Se deben colocar las estrategias definidas en el documento del plan



Actividades y Tareas: Corresponde al conjunto de acciones o tareas a implementar y que se desprenden de las estrategias definidas. Las actividades deben estar contempladas para un período máximo de 24 meses para el caso de planes de mejora, y de hasta 12 meses para el caso de planes de fortalecimiento institucional. Pueden haber actividades que tengan un nivel de complejidad mayor; en este caso, se requiere subdividirlas en acciones más sencillas, denominadas tareas; tanto las tareas como las actividades deben ser verificables y entendibles.

Se evaluará que las actividades y tareas tengan relación con las estrategias definidas y permitan ver de manera secuencial su cumplimiento



Fechas de ejecución: Cada actividad debe tener una fecha de inicio y una fecha de finalización. Los plazos establecidos deben corresponder a la duración racional de la actividad, evitando contemplar plazos exagerados para actividades simples o

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plazos muy cortos para actividades complejas. También debe considerarse un plazo adecuado debido a imprevistos que pudieran surgir.

Se evaluará que los plazos sean consistentes con la duración estimada de la actividad.



Responsable: Cada actividad o tarea debe tener un responsable para su ejecución. Las personas responsables no necesariamente son quienes ejecutan las actividades, pero si quienes garantizan su cumplimiento dentro de los plazos establecidos, así como la eficacia y eficiencia de las acciones implementadas. Los responsables deben proveer las evidencias de realización (medios de verificación).

Se evaluará que exista un responsable para la ejecución de cada actividad.



Presupuesto: Es el valor monetario destinado para la ejecución de las tareas o actividades que serán implementadas. El presupuesto establecido debe ser realista, obedecer a un proceso de análisis responsable. La IES deberá verificar que el presupuesto esté aprobado por la autoridad competente de la institución.

Se evaluará que las actividades que requieran un presupuesto, lo tengan contemplado.



Medios de verificación: Corresponde a un detalle de los instrumentos o medios a través de los cuales se acreditará el cumplimiento de las actividades y objetivos establecidos. Los medios de verificación proporcionan al evaluador evidencia de

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cumplimiento. Se debe cuidar que los medios de verificación sean adecuados y suficientes, y que permitan verificar el cumplimiento de las actividades.

Se evaluará que los medios de verificación planteados sean pertinentes y relevantes a la actividad propuesta.



Cronograma de Trabajo: Las acciones propuestas en el plan deber estar plasmadas en un Diagrama de Gantt, que deberá ser anexado.

Estructura de seguimiento y control La IES debe definir una estructura que le permita realizar un seguimiento efectivo del cumplimiento de las actividades del plan y del logro de los objetivos planteados. Es importante que el seguimiento sea periódico y participen las personas responsables del cumplimiento de las actividades. Se debe buscar que las actividades sean ejecutadas en los plazos definidos, evitando retrasos innecesarios; sin embargo, cuando por alguna circunstancia especial no se ejecute alguna actividad, se deben establecer las acciones correctivas necesarias. La unidad encargada del seguimiento y control, debe tener la responsabilidad y autoridad suficiente para poder demandar de los responsables el cumplimiento de las actividades. Se deben definir mecanismos para informar y retroalimentar periódicamente a los principales directivos de la IES, acerca del cumplimiento de actividades y el logro de los objetivos; estas reuniones deberían ser documentadas y evidenciar las decisiones que se toman como resultado del seguimiento. 4.1.3 Método de evaluación de planes La evaluación de los Planes de Mejora/Fortalecimiento institucional se realizará considerando las siguientes ponderaciones:

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Tabla No. 3: Criterios de evaluación de planes mejora/fortalecimiento y ponderaciones

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

PONDERACIÓN

1

Documento del plan

40%

2

Plan de acción

40%

3

Estructura de seguimiento interno

20%

TOTAL

100%

Elaborado: CEAACES

A su vez, dentro de cada criterio se han definido ponderaciones para los diversos ítemes que la componen, así: 1. Documento del Plan: Tabla No. 4: Criterios de evaluación del documento del plan y ponderaciones

ÍTEMES DE EVALUACIÓN 1 2 3

Introducción - Antecedentes Operacionalización de la filosofía institucional (indicadores de impacto) Objetivos estratégicos-tácticos (alineamiento con filosofía institucional)

PONDERACIÓN 5% 20% 15%

4

Indicadores para objetivos estratégicos

10%

5

Análisis situacional

5%

6

Estrategias (A partir de análisis situacional)

20%

8

Relación de objetivos e indicadores institucionales con los indicadores del modelo del CEAACES Conclusiones

9

Anexos (Documentos de respaldo)

10%

TOTAL

100%

7

10% 5%

Elaborado: CEAACES

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2. Plan de Acción: Tabla No. 5: Criterios de evaluación de planes y ponderaciones

ÍTEMES DE EVALUACIÓN

PONDERACIÓN

1

Actividades y tareas

50%

2

Fechas de ejecución

10%

3

Responsables

5%

4

Presupuesto

20%

5

Medios de verificación

15%

TOTAL

100%

Elaborado: CEAACES

3. Estructura de seguimiento interno Tabla No. 6: Criterios de evaluación de estructura interna de seguimiento y ponderaciones Elaborado: CEAACES

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

PONDERACIÓN

1

Periodicidad de seguimiento

20%

2

Responsable de seguimiento

30%

3

Mecanismos para acciones correctivas

20%

4

Instrumentos para información y retroalimentación a autoridades TOTAL

30% 100%

Todos los ítemes de evaluación tienen rúbricas de calificación que permiten otorgar un puntaje objetivo a cada elemento del plan. El plan se considera APROBADO cuando ha obtenido una calificación igual o superior a 80/100

CALIFICACIÓN OBTENIDA

DECISIÓN

1

Igual o superior a 80/100

APROBADO

2

Inferior a 80/100

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NO APROBADO

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ANEXO A. Formato del Plan de Trabajo PLAN DE MEJORAS/FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL INSTITUCIÓN: CONTACTO OFICIAL: FECHA DE INICIO DEL PLAN: FECHA DE FINALIZACIÓN DEL PLAN: PERIODICIDAD DE SEGUIMIENTO FECHA Y HORA DE SEGUIMIENTO LUGAR

Cronograma Objetivos Extratégicos

Objetivos Tácticos

Indicador

Fórmula de cálculo

Estrategias

Acciones

ACCIÓN 1.1

Tareas

Fecha de Inicio

Fecha de Finalización

TAREA 1.1.1

20/03/2014

15/04/2014

TAREA 1.1.2

mar-14

abr-14

TAREA 1.1.3 INDICADOR 1

ESTRATEGIA 1

Responsable (Cargo)

Presupuesto (USD)

Medio de verificación

Indicadores (modelo de evaluación) relacionados

500 Director de Aseguramiento de Calidad

0 1200

TAREA 1.2.1 ACCIÓN 1.2 TAREA 1.2.2 TAREA 1.3.1 ACCIÓN 1.3 TAREA 1.3.2

OBJETIVO TÁCTICO 1.1

TAREA 2.1.1 ACCIÓN 2.1

TAREA 2.1.2 TAREA 2.1.3 TAREA 2.2.1

INDICADOR 2

ESTRATEGIA 2

OBJETIVO ESTRATÉGICO 1

ACCIÓN 2.2

TAREA 2.2.2 TAREA 2.2.3 TAREA 2.3.1

ACCIÓN 2.3 TAREA 2.3.2 TAREA 3.1.1 ACCIÓN 3.1

TAREA 3.1.2 TAREA 3.1.3

INDICADOR 3

ESTRATEGIA 3

TAREA 1.2.1 ACCIÓN 3.2 TAREA 1.2.2 TAREA 1.3.1 ACCIÓN 3.3 TAREA 1.3.2

OBJETIVO TÁCTICO 1.2

TAREA 4.1.1 ACCIÓN 4.1

TAREA 4.1.2 TAREA 4.1.3 TAREA 4.2.1

INDICADOR 4

ESTRATEGIA 4 ACCIÓN 4.2

TAREA 4.2.2 TAREA 4.2.3 TAREA 4.3.1

ACCIÓN 4.3 TAREA 4.3.2

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Aristizáball, M., Ramírez, P., & Sánchez, M. (2005). Guia para la elaboración del plan de mantenimiento y mejoramiento. Antioquia: Publicaciones Universidad. Dirección General de Investigación y Acreditación Universitaria, Asamblea Nacional de Rectores. (2005). Modelo de Autoevaluación con fines de mejora de las carreras universitarias. Lima: Publicaciones de la Asamblea Nacional de Rectores. SINAES. (2003). Proceso de Acreditación: Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior. Recuperado el 15 de julio de 2013, de sitio web de Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior: www.sinaes.ac.cr/proceso_acreditacion/guiaelaborarplanmej.doc Unidades Tecnológicas de Santander. (2011). Acreditación: Unidades Tecnológicas de Santander. Recuperado el 15 de julio de 2013, de sitio web de Unidades Tecnológicas de Santander: http://200.21.199.181/oaca/images/Guia%20elaboracion%20plan%20de%20mejoramient o.pdf Covey S. (1997). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Espasa Libros. España Toro J. (2012). Gestión interna de la calidad en las instituciones de educación superior. Centro Interuniversitario de Desarrollo CINDA- RIL Editores. Chile

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