APLICACIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

V CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Vitoria, 11 de junio de 2009

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El Análisis de Puestos, una necesidad derivada del estatuto básico del empleado público ¾ Los mandatos normativos requieren de herramientas de gestión apropiadas para su traducción en reglas y prácticas eficientes. ¾ El EBEP contiene dos elementos con una fuerte carga innovadora que identifican sus señas de identidad: La carrera horizontal y la evaluación del desempeño. ¾ Para su puesta en práctica el análisis de puestos de trabajo se convierte en una herramienta de ayuda. PORQUE PERMITE SABER DE FORMA SISTEMÁTICA Y RIGUROSA: ¾ Qué funciones estamos satisfaciendo. ¾ A través de que tareas y procesos. ¾ Cuáles son las competencias, habilidades y destrezas que se le piden al empleado. ¾ Cuáles son los criterios y condiciones que determinan un buen desempeño. 2 © Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas

La conveniencia del periodo adaptativo y la familiarización con las herramientas de gestión

¾ El legislador ha demorado en el tiempo la entrada en vigor de estos elementos más innovadores, lo que hay que entender como una OPORTUNIDAD: ¾ Permite explorar, analizar, diseñar y probar técnicas no demasiado extendidas en las administraciones públicas. ¾ Permite en este tiempo ir familiarizándose con ellas y conocer su funcionamiento. ¾ Permite ir aprendiendo y corrigiendo errores sobre la marcha antes de su implantación.

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Los requerimientos estructurales

¾ El nuevo EBEP y sus posteriores desarrollos van a requerir un reforzamiento estructural y de capacidades técnicas en la función de gestión de personas: ¾ Fortalecimiento del capital humano dedicado a esta función. ¾ Acopio de herramientas y tecnologías de gestión, primordialmente el análisis de puestos de trabajo. ¾ Incorporación de un perfil especialista: el analista. ¾ Desmontando alguno mitos culturales: ¾ El análisis de puestos no genera rigidez, sino que, muy al contrario es la garantía de su flexibilidad y adaptabilidad. ¾ Puede ser una herramienta compleja pero está diseñada para ser manejada por especialistas. 4 © Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas

Significado de la experiencia iniciada en la dirección general de costes de personal y pensiones públicas ¾ No tiene otra pretensión que contribuir al caudal de experiencias en prácticas de gestión que mejoren la eficiencia y el impacto en la mejora de los servicios. ¾ Somos una Dirección General que reúne condiciones muy apropiadas para iniciar una experiencia de estas características:

¾ Somos una unidad de gestión (gestiona la nómina de cerca de 600.000 pensionistas) ¾ Tenemos un tamaño medio (más de 400 empleados) ¾ Disponemos de una planificación estratégica y de una gestión por objetivos ¾ Contamos con una cultura de calidad y mejora del servicio

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Objetivos del Análisis de Puestos

¾ Dotarse de una herramienta utilizable modularmente: •

Organización (RPT, diseño organizativo, de puestos, etc.)

•

Recursos humanos (selección, formación, carrera, perfiles, etc.)

•

Personal ( sistemas retributivos, gestión de personal, etc.)

¾ Contar con una metodología para desarrollar el trabajo diario ¾ Formación en aspectos organizativos ¾ Incorporar una visión global de metodologías y herramientas en gestión de recursos humanos ¾ Propiciar un cambio en la forma de actuar

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Testar la metodología

¾

Probar si el Análisis de Puestos es una herramienta útil para: • •

•

¾

Ligar el análisis a Retribuciones Que permita dimensionar plantillas en su doble faceta: 9

Cuantitativa (nº. de puestos)

9

Cualitativa (Grupos profesionales, perfiles, familias, etc.)

Que sirva como metodología de futuro en las competencias del Centro directivo

Impulso, liderazgo y puesta en marcha a través de un Grupo de trabajo

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Primer contacto con la metodología. Conclusiones

¾

Desconocimiento, por parte del experto elegido, de las funciones asignadas a su puesto de trabajo.

¾

Elección libre de las tareas: •

Excesivo tiempo en la redacción de las mismas

•

Mal encaje lingüístico respecto a las taxonomías a utilizar

•

Dificultad a la hora de valorar el puesto de trabajo

¾

No discriminación entre funciones y tareas

¾

Sobrevaloración de las tareas del puesto

¾

Excesiva información adicional difícilmente asumible

¾

Necesidad de tratar la información de manera estructurada 8

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Segundo contacto. Conclusiones

¾

Clarificar las funciones de los puestos de trabajo, con carácter previo al análisis funcional

¾

Las tareas deben ser elaboradas por los analistas y elegidas por los analizados entre una amplia relación de ellas

¾

Cuestionario cumplimentado por el empleado y posterior entrevista para completarlos.

¾

Validación por parte del superior jerárquico

¾

La relación función – tarea ofrece una amplia información organizativa

¾

Diagramar todas, o gran parte, de las tareas retrasa mucho el estudio y aporta poco valor adicional.

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Herramienta Informática

Agentes

Aplicaciones

Análisis de Puestos

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Fases del proyecto (desde la elaboración de la lista de tareas)

Los empleados cumplimentan el cuestionario de análisis de puestos (Access)

Los jefes visualizan los cuestionarios, y realizan su propia valoración. (Access)

• Seleccionan tareas • Valoran los 6 criterios •Informan sobre coordinación, supervisión y control en su trabajo. • Indican el grado de representatividad de las tareas seleccionadas, sobre el contenido total del puesto.

• Mismo proceso que en el caso de los empleados. • Añaden información sobre: • Tareas subsumibles en otras. • Anulación de tareas. • Campos de texto libre para aportar información.

La información de empleados y jefes debe ser tratada y validada por los analistas

El grupo de trabajo analiza la información recibida (Excel)

• Se elaboran mapas de puestos. • Se analizan las tareas: simplificación en número y denominación, atribución de familias de tareas, etc. • Se elaboran puestos tipo. • Otras salidas: cálculo de cargas y dimensionamiento de equipos, cálculo de costes…

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Valoración de tareas

Áreas de información Analistas Unidad 1

Unidad 2

Área de tareas (zonas de coincidencia)

12

Resultados del análisis de tareas 

Número de tareas

Familias de tareas

0 Iniciales

28 1ª fase

13 2ª fase 13

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Familias de tareas

Ficheros

Representar

DARETRI

Varios

Software Programas Inform.

Informática

Bases de datos

Presupuestos Control gasto

Intranet/web Consultas/incidencias

Varios (supervisión, control, representación…)

Presupuesto/gasto

Informes

Informes

Estadísticas

Estadísticas

Normativa

Normativa

RPT/Catálogo Expedientes Propuestas CECIR

Gestión expedientes (RPT, contratación)

Estudios Modelos/sistemas

Análisis

Procedimientos Pliegos Contratación administrativa

Contratación Administrativa

Obras/instalaciones

Obras/Instalaciones

Gestión RRHH

Gestión RR.HH

Régimen Interior

Régimen Interior

Seguridad

Seguridad 14

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Utilidades del Análisis de puestos

Familias de Puestos

Retribuciones y ev. desempeño

Visión de la Organización

Simulaciones, escenarios

PLATAFORMA

Monografías

Diseño de Puestos o Tipo

INFORMÁTICA

Cargas de trabajo y dimensionamiento

Cálculo de Costes

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