APLICATIVO ESTAMPILLAS – DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER MANUAL DE USUARIO – PERFIL ADMINISTRADOR

Bogotá, Febrero de 2016

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DESCRIPCION Este módulo fue diseñado para que los usuarios del Departamento de Norte de Santander administren la información relacionada con la expedición de Estampillas de Carga y de Transporte. La pantalla principal del módulo pagador se muestra en la figura 1, se ingresa al mismo mediante un usuario y una contraseña.

Figura 1: pantalla principal módulo ADMINISTRADOR Una vez dentro de la aplicación, el usuario tiene al menú principal tal como lo indica la figura 2.

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Figura 2: Menú Principal Usuario Administrador. El menú principal tiene las siguientes opciones: USUARIOS. Esta opción permite la creación de usuarios en el sistema, el administrador deberá, para cada uno, ingresar la siguiente información:     

Identificación Tipo de Identificación Nombre Empresa Correo Electrónico

Al presionar el botón “Guardar” el usuario quedará ingresado en el sistema. Esto se puede observar en la figura 3.

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Figura 3: Crear Usuario. EDITAR USUARIOS. Esta opción permite al usuario administrador Editar la información de algún usuario ingresado en el sistema. Para tal fin, lo primero que debe hacer es indicar el usuario que desea editar. Lo puede hacer seleccionando al usuario de la lista desplegable o ingresando el número de identificación en el cuadro correspondiente y presionando el botón “Buscar” tal como lo indica la figura 4ª.

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Figura 4ª: Busca usuario para editar. Una vez encontrado el usuario que se desea editar el usuario administrador podrá editar la información desplegada:      

Identificación Tipo de Identificación Clave Nombre Empresa Correo Electrónico

Si el administrador desea Editar algún campo lo puede hacer y luego presionando el botón “Actualizar” el usuario quedará actualizado. Si el administrador desea Eliminar el usuario, presionando el botón “Eliminar” el usuario quedará Eliminado. Esto se puede observar en la figura 4b.

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Figura 4b: Editar Usuario. EMPRESAS. En esta sección el usuario administrador podrá Crear empresas que podrán solicitar estampillas en el sistema. Para crear una empresa el usuario administrador deberá indicar en el sistema:          

Nombre empresa Tipo de identificación Número de identificación Correo electrónico Nombre contacto Teléfono fijo Teléfono celular Nombre representante legal Dirección empresa Oficina principal

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Presionando el botón “Guardar” la Empresa quedará registrada en el sistema. Esto se puede observar en la figura 5.

Figura 5: Crear Empresa. EDITAR EMPRESAS. Esta opción permite al usuario administrador Editar la información de alguna empresa ingresada en el sistema. Para tal fin, lo primero que debe hacer es indicar la empresa que desea editar. Lo puede hacer seleccionando la empresa de la lista desplegable tal como lo indica la figura 6ª.

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Figura 6ª: Busca empresa para editar. Una vez encontrada la empresa que se desea editar el usuario administrador podrá editar la información desplegada:          

Nombre empresa Tipo de identificación Número de identificación Correo electrónico Nombre contacto Teléfono fijo Teléfono celular Nombre representante legal Dirección empresa Oficina principal

Si el administrador desea Editar algún campo lo puede hacer y luego presionando el botón “Guardar” el usuario quedará actualizado. Si el administrador desea Eliminar el usuario, presionando el botón “Eliminar” el usuario quedará Eliminado. Esto se puede observar en la figura 6b.

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Figura 6b: Editar Empresa. APROBAR IMPRESIONES. En esta sección el usuario administrador podrá aprobar las solicitudes de impresión realizadas por las empresas que tienen acceso al sistema. La plataforma desplegará la siguiente información: Cantidad Empresa Fecha registro Valor Estado de pago o Pendiente o Pagado  Estado solicitud o Entregado o Aprobado o Pendiente por aprobar     

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Presionando el botón “Aprobar” la solicitud realizada por la empresa será aprobada y estará lista para que sea impresa. Esto se puede observar en la figura 7.

Figura 7: Aprobar Impresiones. IMPRESIONES. En esta sección el usuario administrador podrá enviar la orden de impresión a la impresora especializada de las estampillas autorizadas para impresión en el punto anterior. La plataforma desplegará la siguiente información:     

Empresa Cantidad Fecha solicitud Fecha aprobado Imprimir / Reimprimir

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Presionando el botón “Imprimir” la plataforma enviará la orden de impresión a la impresora. Si por algún motivo falla la impresión, la plataforma da la opción de reimprimir la orden. Esto se puede observar en la figura 8.

Figura 8: Imprimir Estampillas. ENTREGA. Esta sección le permite al usuario administrador indicarle a la plataforma que un conjunto de estampillas impresas va a ser entregado a la empresa que las solicitó. La plataforma le indicará al usuario:    

Empresa Cantidad Fecha solicitud Fecha impreso

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Y le dará la opción para imprimir el formato de entrega (formato que deberá ser diligenciado y correctamente archivado) y de indicar que el pedido fue entregado, presionando el botón correspondiente. Esto se puede observar en la figura 9.

Figura 9: Entrega de Estampillas. SOLICITUD MANUAL. En esta sección el usuario administrador podrá generar solicitudes de impresión de estampillas sin la intervención de una empresa registrada en el sistema. Para esto, deberá indicarle a la plataforma la cantidad de estampillas que solicitará, el tipo de estampilla (carga o pasajeros) y la empresa a la que le entregará las estampillas. Presionando el botón “Solicitar” la solicitud quedará en firme. Además, la plataforma permitirá que el usuario genere el recibo de pago correspondiente para que la empresa pueda hacer el pago. Para esto, la plataforma despliega la siguiente información:  Tipo de Estampilla  Cantidad  Valor

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   

Fecha solicitud Empresa Cantidad a pagar Valor a pagar

El usuario administrador deberá indicar la cantidad de estampillas que pagará la empresa, la aplicación calculará el valor correspondiente y presionando el botó “Recibo” la plataforma generará el recibo de pago con código de barras para que el pedido pueda ser pagado en cualquier oficina del Banco de Occidente. Esto se puede observar en la figura 10.

Figura 10: Solicitud Estampillas sin intervención de Empresas.

ALARMA. En esta sección el usuario administrador encontrará el listado de las solicitudes en mora de pago. La aplicación desplegará de cada una de ellas la siguiente información:

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 Empresa  Fecha Solicitud  Días de Mora Lo anterior se despliega en la figura 11.

Figura 11: Solicitudes en Mora. INFORMES. En esta sección la plataforma le permitirá al usuario administrador la generación de los siguientes informes respecto a los estados de una solicitud:      

Solicitado Aprobado Impresas Entregados Pagados Por pagar

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Cada informe podrá filtrarse por fecha inicial y fecha final y además por empresa. Presionando el botón “Generar” la plataforma presentará el informe correspondiente.

Figura 12: Informes.

DESCARGA ARCHIVO. En esta sección el usuario administrador podrá descargar el archivo de los pagos recibidos por concepto de estampillas. El usuario deberá indicar la fecha de la que requiere el archivo y presionando el botón “Descarga” la plataforma descargará el archivo en su ordenador. Esto se observa en la figura 13.

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Figura 13: Descarga archivo de pagos.

NORMATIVIDAD. En esta sección el usuario administrador podrá cargar la resolución que regula la expedición de las estampillas. El usuario deberá pulsar el botón “Seleccionar Archivo”, escogerlo de su ordenador y posteriormente presionando el botón “Guardar” la resolución quedará cargada en la plataforma.

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Figura 14: Normatividad. INVENTARIO. En esta sección el usuario administrador podrá indicarle a la plataforma lo relacionado con el inventario de estampillas. La plataforma le desplegará la cantidad de estampillas en stock, el usuario podrá indicar la cantidad de estampillas a agregar, en caso de recibir un nuevo pedido. Además podrá especificar el valor de las estampillas terrestre y de carga y la cantidad máxima que podrá solicitar una empresa. Presionando el botón “Guardar” datos quedarán registrados.

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Figura 15: Inventario. CAMBIAR CLAVE En esta sección el usuario administrador podrá cambiar su contraseña de ingreso. Deberá indicar la contraseña actual, la nueva contraseña y reescribir la nueva contraseña. Presionando el botón “Guardar” la nueva contraseña quedará guardada.

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Figura 16: Cambiar contraseña. Finalmente, presionando el botón Salir, el usuario administrador cerrará su sesión.

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