Appendix V. List of Presentations and Workshops: “Assessment  of  Extension Services of the  National  Coffee  Growers  Federation” The presentations and planning workshops delivered through this project (Included are the slide presentations as complementary materials): 1. Presentation, May 14, 2013 in Bogota, Colombia. Title: “Una  Evaluación de Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros” Audience: Leadership of the FNC 2. Presentation, May 15, 2013 in Bogota, Colombia. Title: “Una  Evaluación de Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros: Consideraciones  para  La  Misión  del  Café” Audience: Governmental Commission for Coffee Policy 3. Presentation, May 15, 2013 in Bogota, Colombia. Title: “Una  Evaluación de Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros: Consideraciones  para  La  Misión  del  Café”  (same  slides as in Presentation 2) Audience: Colombian Agricultural Producer Groups and the Manuel Mejia Foundation 4. Presentation, May 16, 2013 in Bogota, Colombia. Title: “Una  Evaluación de Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros: Presentación  para  el  Servicio  de  Extensión” Audience: Extension leaders and extension agents. 5. Presentation, June 5, 2013 in Washington D.C.. Title: “Assessment of the Colombian National Federation of Coffee Growers (FNC) Extension Service” Audience: MEAS Conference: Development academics and practitioners. 6. Resource Handout, June 5, 2013 in Washington D.C. Title: “Speed Dating Session: Assessment of the Colombian National Federation of Coffee Growers  (FNC)  Extension  Service” Audience: MEAS Conference: Development academics and practitioners.

6/18/2013

Una Evaluación the Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros Benjamin C. Mueller, Miguel I. Gómez y Katie D. Ricketts Preparado para el Proyecto Modernizing Extension and Advisory Services (MEAS), con el apoyo de la United States Agency for International Development (USAID)

Bogotá, Mayo 14, 2013

Agenda • Introducción de equipo de trabajo • Objetivos y contexto del estudio • Métodos de evaluación  

Valoración de los Servicios de Extensión (privados y públicos) globales Métodos participativos – trabajo de campo con caficultores y extensionistas) para llevar a cabo un análisis situacional

• Resultados  Modelos exitosos de extensión públicos y privados globales  Análisis Situacional (debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas)

• Discusión y recomendaciones

1

6/18/2013

Objetivos • Proveer un diagnóstico de los Servicios de Extensión de la FNC • Analizar y proponer recomendaciones para fortalecer a los miembros y a la FNC como organización • Fomentar el dialogo para establecer pasos a seguir

Contexto • La FNC solicitó que el proyecto Modernizing Extension Advisory Services (MEAS) llevara a cabo un análisis situacional de su servicio de Extensión • MEAS es un proyecto financiado por la USAID compuesto por 16 Universidades del sistema Land Grant, incluyendo la Universidad de Illinois y la Universidad de Cornell • Cual es el papel del sistema de extensión dados los cambios globales y domésticos en el mercado de café • Servicio de Extensión versus simple asistencia técnica

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6/18/2013

Métodos - Valoración de Modelos de Extensión en El Mundo • Modelos privados (con y sin ánimo de lucro)  Cómo son los modelos de extensión privados (con y sin animo de lucro)? Cómo funcionan?  Entrevistas directas con 17 organizaciones que ofrecen servicio de extensión a caficultores en 21 países • Modelos públicos  Como se proveen los servicios de extensión públicos en países importantes en el mercado mundial de café?  Brasil, Vietnam, Indonesia, Perú, México, Honduras, Guatemala, Kenia, and Etiopia.

Métodos - DOFA: Herramienta de análisis situacional para diagnosticar el ambiente interno y externos de una organización • Fortalezas/Activos – Internos a la organización • Debilidades/Desafíos – Internos a la organización • Oportunidades – Ambiente externo y desarrollo organizacional hacia el futuro • Amenazas/Riesgos – Ambiente externo

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6/18/2013

Métodos DOFA de Evaluación • 15 preguntas desarrolladas para dos grupos – caficultores y extensionistas • Discusiones de foco en grupos pequeños llevados a cabo en ocho comunidades • Información cualitativa fue recolectada de 300 caficultores y 54 extensionistas

• Anotaciones sobre los comentarios de los participantes fueron agrupadas en cuatro categorías DOFA y asi desarrollar los hallazgos y resultados de la evaluación DOFA

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6/18/2013

Participantes en las Discusiones en Grupos de Foco City and State

Total Coffee Growers

Chinchiná, Caldas Argelia, Valle Marsella, Risaralda Anserma, Caldas Trujillo, Valle Rosas, Cauca Timbío, Cauca Paramour, Santander Socorro, Santander Socorro, Santander Pueblo Bello Yewra, Cesar Valledupar/Agustin Codazzi, Cesar Bogotá Total

N/A N/A N/A 25 10 41 44 42 45 34 44 16 N/A 301

CAFICULTORES LIDERES

APROXIMACION TRADICIONAL

Resultados: Modelos Generales Liderados por Entidades Privadas EXTENSION DIRECTA

EXTENSION INDIRECTA

TIPO 1 • Extensionistas trabajan diariamente con caficultores individualmente – miembros formales de la organización. • Extensionistas capacitan directamente a grupos de caficultores. • Extensionistas son los puntos de contacto principales para servicios de agronomía y negocios.

TIPO 3

TIPO 2 • Extensionistas capacitan a caficultores líderes en las comunidades. •

Estos lideres a su vez entrenan grupos específicos de acuerdo a los principios de extensión.

•

Estos incluyen – finqueros lideres, finqueros capacitadores, facilitadores de escuelas de campo, y agrónomos y expertos en cooperativas

•

Contratar con otros servicios de extensión (TIPO 1 o 2) para llevar a cabo las actividades.

•

Si la organización tiene staff, estos son típicamente expertos en áreas particulares de especialización o en sistemas de certificación – el staff trabaja en coordinación con extensionistas mas tradicionales.

•

Integran currículos sobre el proyecto o el sistema de certificación específico en las capacitaciones para los caficultores.

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6/18/2013

Modelos Privados: Objetivos de Extensión Diversos

Modelos Privados: Actividades Actividades de extensión populares 1.Visitas individuales (96%) & lotes demostrativos/escuelas de campo para caficultores (96%) • Aquellos que usan un modelo tradicional centralizado, tienden a usar mas visitas individuales. • Aquellos que usan un modelo descentralizado, como el modelo de caficultores líderes, tienden a usar mas lotes demostrativos/escuelas de campo para caficultores. 2. Reuniones periódicas en grupo (83%) 3. Medios masivos and extensión a través de comunicación móbil (58%) • TV,  radio,  “podcasts”,  SMS  text, video, e-learning…  

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6/18/2013

Resultados: Fortalezas/Activos • Cual es su opinión del modelo del Servicio de Extensión?  “Nos gusta el modelo de visitas a las fincas y los talleres donde podemos  poner  en  práctica  sus  recomendaciones”  “Es  importante  tener  varios  canales  de  información  para  mantener   informados a los productores en todas las áreas de interés.  “Es  un  modelo  excelente  que  motiva  a  las  familias  e  integra  a  la   comunidad.  “Es  bueno  porque  tenemos  varias  alternativas  para  recibir  asistencia   técnica  y  educación”  ‘Es  un  modelo  práctico.”    “Es  importante  porque  sentimos  que  nos  consultan  sobre  nuestras   necesidades”

Resultados: Fortalezas/Activos • Los caficultores expresaron un número mucho mayor de Fortalezas/Activos de los extensionistas de la FNC que en cualquiera de las otras categorías en el análisis DOFA  Todos indicaron que el acompañamiento del Servicio de Extensión es necesario para el éxito •

Aspectos del Servicio de Extensión altamente valorados:  Atención personalizada  Capacitación financiera  Expertos en asistencia técnica  Capacitación y educación  Diálogos constructivos sobre temas sociales  La amistad y la confianza con los caficultores y sus familias

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6/18/2013

Resultados: Debilidades/Desafíos • Comentarios hechos en muchas ocasiones:  Insuficiente cobertura, se necesitan mas extensionistas en el campo.  Se necesita mas asistencia técnica mas capacitación  Más actividades educativas  Se necesita mas apoyo para grupos de mujeres y para desarrollo organizacional

• Más asistencia técnica extendida mas allá de la caficultura • Se necesitan programas de asistencia financiera no solo para los pequeños productores • Mas capacidad para administrar la fuerza de trabajo • Mejorar el sistema de transporte para los extensionistas

Resultados: Oportunidades • El sector de cafés especiales • Mejor posicionamiento en el mercado de café de alta calidad • Programas de agroturismo de café • Tomar ventaja de los avances en la tecnología de información para los servicios de extensión (involucrar jóvenes) • Avances en tecnología de producción y post-cosecha

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6/18/2013

Resultados: Amenazas/Riesgos “Que  pasaría  si  el  servicio  de  extensión  desapareciera?” • “Estaríamos  desprotegidos  sin  guías.” • “Los  pequeños  caficultores  desaparecerían.” • “Debilitaría  nuestra  habilidad  de  trabajar.”

• “No  habría  nadie  para  preguntarle  sobre  enfermedades   de  las  plantas” • “No  habría  futuro  para  nosotros.  Sería  una  situación   grave y nos tocaría pagar por servicios de extensión. No tendríamos  acceso  a  tecnología  e  investigación.”

Modelos Públicos: Lecciones Críticas 1) Government efforts make coffee an attractive and important research area and career path depends on integration with research institutes and country universities. • Brazil, Indonesia 2) Countries are differentiating coffee production by targeting niche and specialty markets. • Peru , Honduras 3) Government support and reliance on private sector investment is happening globally. • Ethiopia, Kenya, Vietnam

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Lecciones Criticas de Modelos Privados Globales 1) Las organizaciones se están transformando hacia modelos descentralizados de extensión. 2) Estos modelos descentralizados tienen sistemas de monitoreo y evaluación fuertes.

3) “Ver  para  creer”  con  su  grupo  de  comparación:  Las   organizaciones reportan resultados positivos de actividades practicas y grupales (capacitación en el campo y lotes demostrativos). 4) Las organizaciones están expandiendo servicios, particularmente capacitación en el la administración de negocios, pero sin olvidar la asistencia técnica en agronomía.

Lecciones Criticas de Modelos Globales 5) Las organizaciones son exitosas cuando alinean los objetivos de extensión con los mercados del consumidor y cuando educan a los compradores sobre las realidades de los sistemas de extensión. 6) Los modelos de extensión flexibles que se adaptan a las condiciones locales están ganando popularidad – evitando estandarizaciones entre países. 7) Todas las organizaciones están en una carrera hacia el uso de tecnologías de información avanzadas. 8) Las colaboraciones con organizaciones de investigación, universidades, y otras instituciones especializadas estan ganando popularidad e importancia.

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6/18/2013

Algunas Recomendaciones • Hacer mas horizontal la administración del sistema de extensión en la FNC • Consolidar oficinal regionales para incrementar eficiencia • Fortalecer la contribución de colaboradores externos privados multinacionales que ayudes a conseguir sostenibilidad. • Fortalecer programas existentes de alianzas con centros universitarios relacionados servicios de extensión • Usar  mas  modelos  tales  como  “capacitar  and  capacitador”,   caficultores líderes y programas de certificación • Apoyar los Centros de Recursos en las regiones

Algunas Recomendaciones • Enfocar esfuerzos en el desarrollo de fincas cafeteras improductivas, así como en nuevos caficultores y caficultores jóvenes

• Continuar la expansión y el apoyo para una mayor participación de las mujeres en caficultura, en actividades gremiales y en posiciones de liderazgo • Buscar recursos para expandir la estrategia holística de trabajo con familias indígenas y desplazadas • Hacer un mayor uso y expansión de los medios masivos de comunicación con fines educativos

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GRACIAS POR PARTICIPAR! Comentarios? Preguntas? Benjamin C. Mueller [email protected] Miguel I. Gómez [email protected]

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Una Evaluación the Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros: Consideraciones Para la Misión del Café Benjamin C. Mueller, Miguel I. Gómez y Katie D. Ricketts Preparado para el Proyecto Modernizing Extension and Advisory Services (MEAS), con el apoyo de la United States Agency for International Development (USAID)

Bogotá, 15 Mayo 2013

Agenda • Introducción de equipo de trabajo • Objetivos y contexto del estudio • Métodos de evaluación  

Valoración de los Servicios de Extensión (privados y públicos) globales Métodos participativos – trabajo de campo con caficultores y extensionistas) para llevar a cabo un análisis situacional

• Resultados  Modelos exitosos de extensión públicos y privados globales  Análisis Situacional (debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas)

• Discusión y recomendaciones

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6/18/2013

Objetivos • Proveer un diagnóstico de los Servicios de Extensión de la FNC • Analizar y proponer recomendaciones para fortalecer a los miembros y a la FNC como organización • Fomentar el dialogo para establecer pasos a seguir

Contexto • La FNC solicitó que el proyecto Modernizing Extension Advisory Services (MEAS) llevara a cabo un análisis situacional de su servicio de Extensión • MEAS es un proyecto financiado por la USAID compuesto por 16 Universidades del sistema Land Grant, incluyendo la Universidad de Illinois y la Universidad de Cornell • Cual es el papel del sistema de extensión dados los cambios globales y domésticos en el mercado de café • Servicio de Extensión versus simple asistencia técnica

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Métodos - Valoración de Modelos de Extensión en El Mundo • Modelos privados (con y sin ánimo de lucro)  Cómo son los modelos de extensión privados (con y sin animo de lucro)? Cómo funcionan?  Entrevistas directas con 17 organizaciones que ofrecen servicio de extensión a caficultores en 21 países • Modelos públicos  Como se proveen los servicios de extensión públicos en países importantes en el mercado mundial de café?  Brasil, Vietnam, Indonesia, Perú, México, Honduras, Guatemala, Kenia, and Etiopia.

Métodos - DOFA: Herramienta de análisis situacional para diagnosticar el ambiente interno y externos de una organización • Fortalezas/Activos – Internos a la organización • Debilidades/Desafíos – Internos a la organización • Oportunidades – Ambiente externo y desarrollo organizacional hacia el futuro • Amenazas/Riesgos – Ambiente externo

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6/18/2013

Métodos DOFA de Evaluación • 15 preguntas desarrolladas para dos grupos – caficultores y extensionistas • Discusiones de foco en grupos pequeños llevados a cabo en ocho comunidades • Información cualitativa fue recolectada de 300 caficultores y 54 extensionistas

• Anotaciones sobre los comentarios de los participantes fueron agrupadas en cuatro categorías DOFA y así desarrollar los hallazgos y resultados de la evaluación DOFA

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Participantes en las Discusiones en Grupos de Foco City and State

Total Coffee Growers

Chinchiná, Caldas Argelia, Valle Marsella, Risaralda Anserma, Caldas Trujillo, Valle Rosas, Cauca Timbío, Cauca Paramour, Santander Socorro, Santander Socorro, Santander Pueblo Bello Yewra, Cesar Valledupar/Agustin Codazzi, Cesar Bogotá Total

N/A N/A N/A 25 10 41 44 42 45 34 44 16 N/A 301

Resultados: Modelos Generales Liderados por Entidades Privadas

CAFICULTORES LIDERES

APROXIMACION TRADICIONAL

EXTENSION DIRECTA TIPO 1 • Extensionistas trabajan diariamente con caficultores individualmente – miembros formales de la organización. • Extensionistas capacitan directamente a grupos de caficultores. • Extensionistas son los puntos de contacto principales para servicios de agronomía y negocios.

EXTENSION INDIRECTA TIPO 3 •

Contratar con otros servicios de extensión (TIPO 1 o 2) para llevar a cabo las actividades.

•

Si la organización tiene staff, estos son típicamente expertos en áreas particulares de especialización o en sistemas de certificación – el staff trabaja en coordinación con extensionistas mas tradicionales.

•

Integran currículos sobre el proyecto o el sistema de certificación específico en las capacitaciones para los caficultores.

TIPO 2 • Extensionistas capacitan a caficultores líderes en las comunidades. •

Estos lideres a su vez entrenan grupos específicos de acuerdo a los principios de extensión.

•

Estos incluyen – finqueros lideres, finqueros capacitadores, facilitadores de escuelas de campo, y agrónomos y expertos en cooperativas

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Modelos Privados: Objetivos de Extensión Diversos

Modelos Privados: Actividades Actividades de extensión populares 1.Visitas individuales (96%) & lotes demostrativos/escuelas de campo para caficultores (96%) • Aquellos que usan un modelo tradicional centralizado, tienden a usar mas visitas individuales. • Aquellos que usan un modelo descentralizado, como el modelo de caficultores líderes, tienden a usar mas lotes demostrativos/escuelas de campo para caficultores. 2. Reuniones periódicas en grupo (83%) 3. Medios masivos and extensión a través de comunicación móbil (58%) • TV,  radio,  “podcasts”,  SMS  text, video, e-learning…  

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Resultados: Fortalezas/Activos • Los caficultores expresaron un número mucho mayor de Fortalezas/Activos de los extensionistas de la FNC que en cualquiera de las otras categorías en el análisis DOFA  Todos indicaron que el acompañamiento del Servicio de Extensión es necesario para el éxito

•

Aspectos del Servicio de Extensión altamente valorados:  Atención personalizada  Capacitación financiera  Expertos en asistencia técnica  Capacitación y educación  Diálogos constructivos sobre temas sociales  La amistad y la confianza con los caficultores y sus familias

Resultados: Fortalezas/Activos • Cual es su opinión del modelo del Servicio de Extensión?  “Nos gusta el modelo de visitas a las fincas y los talleres donde podemos  poner  en  práctica  sus  recomendaciones”  “Es  importante  tener  varios  canales  de  información  para  mantener   informados a los productores en todas las áreas de interés.  “Es  un  modelo  excelente  que  motiva  a  las  familias  e  integra  a  la   comunidad.  “Es  bueno  porque  tenemos  varias  alternativas  para  recibir  asistencia   técnica  y  educación”  ‘Es  un  modelo  práctico.”    “Es  importante  porque  sentimos  que  nos  consultan  sobre  nuestras   necesidades”

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Resultados: Debilidades/Desafíos • Comentarios hechos en muchas ocasiones:  Insuficiente cobertura, se necesitan mas extensionistas en el campo.  Se necesita mas asistencia técnica mas capacitación  Más actividades educativas  Se necesita mas apoyo para grupos de mujeres y para desarrollo organizacional

• Más asistencia técnica extendida mas allá de la caficultura • Se necesitan programas de asistencia financiera no solo para los pequeños productores • Mas capacidad para administrar la fuerza de trabajo • Mejorar el sistema de transporte para los extensionistas

Resultados: Oportunidades • El sector de cafés especiales • Mejor posicionamiento en el mercado de café de alta calidad • Programas de agroturismo de café • Tomar ventaja de los avances en la tecnología de información para los servicios de extensión (involucrar jóvenes) • Avances en tecnología de producción y post-cosecha

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Resultados: Amenazas/Riesgos “Que  pasaría  si  el  servicio  de  extensión  desapareciera?” • “Estaríamos  desprotegidos  sin  guías.” • “Los  pequeños  caficultores  desaparecerían.” • “Debilitaría  nuestra  habilidad  de  trabajar.”

• “No  habría  nadie  para  preguntarle  sobre  enfermedades   de  las  plantas” • “No  habría  futuro  para  nosotros.  Sería  una  situación   grave y nos tocaría pagar por servicios de extensión. No tendríamos  acceso  a  tecnología  e  investigación.”

Modelos Públicos: Lecciones Críticas 1) Algunos países están haciendo esfuerzos para conectar la investigación y la extensión de manera exitosa, integrando el sector cafetero con universidades y centros de investigación. • Brasil, Indonesia 2) Algunos países le están apostando de lleno a los cafés especiales enfocándose en diferenciación de producto y mercados tipo nicho basados en sostenibilidad y calidad • Perú, Honduras 3) Algunos países apoyan la inter-dependencia entre los sectores publico y privado, atrayendo inversión de los compradores • Etiopia, Kenia, Vietnam

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Lecciones Criticas de Modelos Privados Globales 1) Las organizaciones se están transformando hacia modelos descentralizados de extensión. 2) Estos modelos descentralizados tienen sistemas de monitoreo y evaluación estrictos. 3) “Ver  para  creer”  con  su  grupo  de  comparación:  Las   organizaciones reportan resultados positivos de actividades prácticas y grupales (capacitación en el campo y parcelas demostrativos). 4) Las organizaciones están expandiendo servicios, particularmente capacitación en el la administración de negocios, pero sin olvidar la asistencia técnica en agronomía.

Lecciones Criticas de Modelos Globales 5) Las organizaciones son exitosas cuando alinean los objetivos de extensión con los mercados del consumidor y cuando educan a los compradores sobre las realidades de los sistemas de extensión. 6) Los modelos de extensión flexibles que se adaptan a las condiciones locales están ganando popularidad – evitando estandarizaciones entre países (o regiones en el mismo país). 7) Todas las organizaciones están en una carrera hacia el mejor uso de tecnologías de información avanzadas. 8) Las colaboraciones con organizaciones de investigación, universidades, y otras instituciones especializadas están ganando popularidad e importancia.

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Algunas Recomendaciones • Hacer mas horizontal la administración del sistema de extensión en la FNC. • Consolidar algunas oficinas regionales para incrementar eficiencia. • Fortalecer la contribución de colaboradores externos privados multinacionales que ayuden a conseguir sostenibilidad. • Fortalecer programas existentes de alianzas con centros universitarios relacionados servicios de extensión • Incrementar el uso de modelos tales  como  “capacitar  and   capacitador”,  caficultores  líderes  y  programas de certificación • Apoyar los Centros de Recursos en las regiones

Algunas Recomendaciones • Enfocar esfuerzos en el desarrollo de fincas cafeteras improductivas, así como en nuevos caficultores y caficultores jóvenes

• Continuar la expansión y el apoyo para una mayor participación de las mujeres en caficultura, en actividades gremiales y en posiciones de liderazgo • Buscar recursos para expandir la estrategia holística de trabajo con familias indígenas y desplazadas • Hacer un mayor uso y expansión de los medios masivos de comunicación con fines educativos

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GRACIAS POR PARTICIPAR! Comentarios? Preguntas? Benjamin C. Mueller [email protected] Miguel I. Gómez [email protected]

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Una Evaluación del Servicio de Extensión de La Federación Nacional de Cafeteros: Presentación para el Servicio de Extensión Benjamin C. Mueller, Miguel I. Gómez y Katie D. Ricketts Preparado para el Proyecto Modernizing Extension and Advisory Services (MEAS), con el apoyo de la United States Agency for International Development (USAID)

Bogotá, Mayo 16, 2013

Agenda • Introducción de equipo de trabajo • Objetivos y contexto del estudio • Métodos de evaluación   

Valoración de los Servicios de Extensión (privados y públicos) globales Modelo de Acción Humana Métodos participativos – trabajo de campo con caficultores y extensionistas) para llevar a cabo un análisis situacional

• Resultados  Modelos exitosos de extensión públicos y privados globales  Modelo de Acción Humana  Análisis Situacional (debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas)

• Discusión y recomendaciones

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Objetivos • Proveer un diagnóstico de los Servicios de Extensión de la FNC • Analizar y proponer recomendaciones para fortalecer a los miembros y a la FNC como organización • Fomentar el dialogo para establecer pasos a seguir

Contexto • La FNC solicitó que el proyecto Modernizing Extension Advisory Services (MEAS) llevara a cabo un análisis situacional de su servicio de Extensión • MEAS es un proyecto financiado por la USAID compuesto por 16 Universidades del sistema Land Grant, incluyendo la Universidad de Illinois y la Universidad de Cornell • Cual es el papel del sistema de extensión dados los cambios globales y domésticos en el mercado de café • Servicio de Extensión versus simple asistencia técnica

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Métodos - Valoración de Modelos de Extensión en El Mundo • Modelos privados (con y sin ánimo de lucro)  Cómo son los modelos de extensión privados (con y sin animo de lucro)? Cómo funcionan?  Entrevistas directas con 17 organizaciones que ofrecen servicio de extensión a caficultores en 21 países • Modelos públicos  Como se proveen los servicios de extensión públicos en países importantes en el mercado mundial de café?  Brasil, Vietnam, Indonesia, Perú, México, Honduras, Guatemala, Kenia, and Etiopia.

Modelo de Acción Humana: Los Seis Elementos de Acción Humana en la Organización • Existencia – la historia de la organización • Recursos – miembros y recursos de la organización • Estructura – la forma y los sistemas de la organización • Poder – los  “stakeholders”  y  la  vitalidad  de  la  organización • Misión – the dirección de la organización • Significado – el valor y la significancia de la organización

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Métodos - DOFA: Herramienta de análisis situacional para diagnosticar el ambiente interno y externos de una organización • Fortalezas/Activos – Internos a la organización • Debilidades/Desafíos – Internos a la organización • Oportunidades – Ambiente externo y desarrollo organizacional hacia el futuro • Amenazas/Riesgos – Ambiente externo

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Métodos DOFA de Evaluación • 15 preguntas desarrolladas para dos grupos – caficultores y extensionistas • Discusiones de foco en grupos pequeños llevados a cabo en ocho comunidades • Información cualitativa fue recolectada de 300 caficultores y 54 extensionistas • Anotaciones sobre los comentarios de los participantes fueron agrupadas en cuatro categorías DOFA y así desarrollar los hallazgos y resultados de la evaluación DOFA

Participantes en las Discusiones en Grupos de Foco City and State

Chinchiná, Caldas Argelia, Valle Marsella, Risaralda Anserma, Caldas Trujillo, Valle Rosas, Cauca Timbío, Cauca Paramour, Santander Socorro, Santander Socorro, Santander Pueblo Bello Yewra, Cesar Valledupar/Agustin Codazzi, Cesar Bogotá Total

Total Coffee Growers

N/A N/A N/A 25 10 41 44 42 45 34 44 16 N/A 301

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Resultados: Modelos Generales Liderados por Entidades Privadas

CAFICULTORES LIDERES

APROXIMACION TRADICIONAL

EXTENSION DIRECTA TIPO 1 • Extensionistas trabajan diariamente con caficultores individualmente – miembros formales de la organización. • Extensionistas capacitan directamente a grupos de caficultores. • Extensionistas son los puntos de contacto principales para servicios de agronomía y negocios.

EXTENSION INDIRECTA TIPO 3 •

Contratar con otros servicios de extensión (TIPO 1 o 2) para llevar a cabo las actividades.

•

Si la organización tiene staff, estos son típicamente expertos en áreas particulares de especialización o en sistemas de certificación – el staff trabaja en coordinación con extensionistas mas tradicionales.

•

Integran currículos sobre el proyecto o el sistema de certificación específico en las capacitaciones para los caficultores.

TIPO 2 • Extensionistas capacitan a caficultores líderes en las comunidades. •

Estos lideres a su vez entrenan grupos específicos de acuerdo a los principios de extensión.

•

Estos incluyen – finqueros lideres, finqueros capacitadores, facilitadores de escuelas de campo, y agrónomos y expertos en cooperativas

Modelos Privados: Objetivos de Extensión Diversos

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Modelos Privados: Actividades Actividades de extensión populares 1.Visitas individuales (96%) & lotes demostrativos/escuelas de campo para caficultores (96%) • Aquellos que usan un modelo tradicional centralizado, tienden a usar mas visitas individuales. • Aquellos que usan un modelo descentralizado, como el modelo de caficultores líderes, tienden a usar mas lotes demostrativos/escuelas de campo para caficultores. 2. Reuniones periódicas en grupo (83%) 3. Medios masivos and extensión a través de comunicación móbil (58%) • TV,  radio,  “podcasts”,  SMS  text, video, e-learning…  

Hallazgos, Modelo de Acción Humana (N=225) Totalmente de acuerdo

De acuerdo

En Desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

Significado

63%

33%

4%

0%

Fortaleza/Activo (Interno)

Misión

60%

34%

5%

1%

Oportunidad (Externo)

Estructura

40%

42%

15%

2%

Fortaleza/Activo o Debilidad/Desafío (Interno)

Existencia

43%

38%

15%

3%

Poder

39%

43%

15%

3%

Amenaza/Riesgo o Oportunidad (Externo) Debilidad/Desafío (Interno)

Recursos

34%

36%

25%

5%

Debilidad/Desafío (Interno)

Elemento de HAM

Categoría DOFA

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Resultados: Fortalezas/Activos • Los caficultores expresaron un número mucho mayor de Fortalezas/Activos de los extensionistas de la FNC que en cualquiera de las otras categorías en el análisis DOFA  Todos indicaron que el acompañamiento del Servicio de Extensión es necesario para el éxito

•

Aspectos del Servicio de Extensión altamente valorados:  Atención personalizada  Capacitación financiera  Expertos en asistencia técnica  Capacitación y educación  Diálogos constructivos sobre temas sociales  La amistad y la confianza con los caficultores y sus familias

Resultados: Fortalezas/Activos • Cual es su opinión del modelo del Servicio de Extensión?  “Nos gusta el modelo de visitas a las fincas y los talleres donde podemos  poner  en  práctica  sus  recomendaciones”  “Es  importante  tener  varios  canales  de  información  para  mantener   informados a los productores en todas las áreas de interés.  “Es  un  modelo  excelente  que  motiva  a  las  familias  e  integra  a  la   comunidad.  “Es  bueno  porque  tenemos  varias  alternativas  para  recibir  asistencia   técnica  y  educación”  ‘Es  un  modelo  práctico.”    “Es  importante  porque  sentimos  que  nos  consultan  sobre  nuestras   necesidades”

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Resultados: Debilidades/Desafíos • Comentarios hechos en muchas ocasiones:  Insuficiente cobertura, se necesitan mas extensionistas en el campo.  Se necesita mas asistencia técnica mas capacitación  Más actividades educativas  Se necesita mas apoyo para grupos de mujeres y para desarrollo organizacional

• Más asistencia técnica extendida mas allá de la caficultura • Se necesitan programas de asistencia financiera no solo para los pequeños productores • Mas capacidad para administrar la fuerza de trabajo • Mejorar el sistema de transporte para los extensionistas

Resultados: Oportunidades • El sector de cafés especiales • Mejor posicionamiento en el mercado de café de alta calidad • Programas de agroturismo de café • Tomar ventaja de los avances en la tecnología de información para los servicios de extensión (involucrar jóvenes) • Avances en tecnología de producción y post-cosecha

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Resultados: Amenazas/Riesgos “Que  pasaría  si  el  servicio  de  extensión  desapareciera?” • “Estaríamos  desprotegidos  sin  guías.” • “Los  pequeños  caficultores  desaparecerían.” • “Debilitaría  nuestra  habilidad  de  trabajar.”

• “No  habría  nadie  para  preguntarle  sobre  enfermedades   de  las  plantas” • “No  habría  futuro  para  nosotros.  Sería  una  situación   grave y nos tocaría pagar por servicios de extensión. No tendríamos  acceso  a  tecnología  e  investigación.”

Modelos Públicos: Lecciones Críticas 1) Algunos países están haciendo esfuerzos para conectar la investigación y la extensión de manera exitosa, integrando el sector cafetero con universidades y centros de investigación. • Brasil, Indonesia 2) Algunos países le están apostando de lleno a los cafés especiales enfocándose en diferenciación de producto y mercados tipo nicho basados en sostenibilidad y calidad • Perú, Honduras 3) Algunos países apoyan la inter-dependencia entre los sectores publico y privado, atrayendo inversión de los compradores • Etiopia, Kenia, Vietnam

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Lecciones Criticas de Modelos Privados Globales 1) Las organizaciones se están transformando hacia modelos descentralizados de extensión. 2) Estos modelos descentralizados tienen sistemas de monitoreo y evaluación estrictos. 3) “Ver  para  creer”  con  su  grupo  de  comparación:  Las   organizaciones reportan resultados positivos de actividades prácticas y grupales (capacitación en el campo y parcelas demostrativos). 4) Las organizaciones están expandiendo servicios, particularmente capacitación en el la administración de negocios, pero sin olvidar la asistencia técnica en agronomía.

Lecciones Criticas de Modelos Globales 5) Las organizaciones son exitosas cuando alinean los objetivos de extensión con los mercados del consumidor y cuando educan a los compradores sobre las realidades de los sistemas de extensión. 6) Los modelos de extensión flexibles que se adaptan a las condiciones locales están ganando popularidad – evitando estandarizaciones entre países (o regiones en el mismo país). 7) Todas las organizaciones están en una carrera hacia el mejor uso de tecnologías de información avanzadas. 8) Las colaboraciones con organizaciones de investigación, universidades, y otras instituciones especializadas están ganando popularidad e importancia.

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Recomendaciones • Hacer mas horizontal la administración del sistema de extensión en la FNC. • Consolidar algunas oficinas regionales para incrementar eficiencia. • Fortalecer la contribución de colaboradores externos privados multinacionales que ayuden a conseguir sostenibilidad. • Fortalecer programas existentes de alianzas con centros universitarios relacionados servicios de extensión • Incrementar el uso de modelos tales  como  “capacitar  al capacitador”,  caficultores  líderes  y  programas de certificación • Apoyar los Centros de Recursos en las regiones

Recomendaciones • Enfocar esfuerzos en el desarrollo de fincas cafeteras improductivas, así como en nuevos caficultores y caficultores jóvenes • Continuar la expansión y el apoyo para una mayor participación de las mujeres en caficultura, en actividades gremiales y en posiciones de liderazgo • Buscar recursos para expandir la estrategia holística de trabajo con familias indígenas y desplazadas

• Hacer un mayor uso y expansión de los medios masivos de comunicación con fines educativos

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Recomendaciones • Sería posible reclutar voluntarios y desarrollar programas de entrenamiento a voluntarios de la FNC? • Mejorar el Programa de Orientación de Nuevos Empleados. • Crear  un  programa  de  mentores  tipo  “padrino.” • Crear un programa de retención para favorecer carreras laborales mas atractivas. • Desarrollar equipos especializados y utilizar el enfoque de “circuitos  pequeños”  con un equipo multidisciplinario de educadores que viajan juntos.

GRACIAS POR PARTICIPAR! Comentarios? Preguntas? Benjamin C. Mueller [email protected] Miguel I. Gómez [email protected]

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Assessment of the Colombian National Federation of Coffee Growers (FNC) Extension Service Benjamin C. Mueller, Miguel I. Gómez and Katie D. Ricketts Prepared for the, Modernizing Extension and Advisory Services Project, MEAS Supported by the United States Agency for International Development

Washington D.C., June 7, 2013

Presentation Overview • Context and objectives of the study • Methods and analysis • Field Study: a participatory action research approach • External Research: identify best practices for successful extension models. • What we learned from «Best Practices» research • Privately-led and public models of extension

• Recommendations from the field study to the FNC

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Context • Coffee contributes 17% of the agricultural GDP in Colombia and is its most traditional farming activity • 900,000 Hectares under cultivation in 17 states • Average size of farm is 1.6 Hectares (3.5 acres) • 563,000 coffee farmer families composed of 2.2 million people • 25% of rural population and 33% of rural employment • FNC includes 540,000 members and their Extension Service employs 1,400 agents and administrators.

Purpose and Objectives •

FNC requested that MEAS provide an external assessment of FNC Extension Service from the perspective of its coffee farmer members and FNC extension agents

•

Develop a partnership with FNC administration, its extension agents and the coffee growers to assess, analyze and make recommendations to strengthen FNC Extension and its 540,000 membership and the Federation as an organization.

•

Encourage dialogue and participatory activities to develop consensus decision-making related to best practices of successful international extension models in coffee and cocoa sectors.

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Assessment Methods • Human Action Model- a survey to diagnose the organizational elements of FNC Extension. • Administered electronically to 225 FNC extension agents prior to field study • Field study over 3 weeks in six states with Focused Small Group Discussions with 54 FNC extension agents and 301 coffee growers • Meetings with FNC central administration and research center leaders • In depth-review of global private/public extension models

Extension Model Review •

•

Private (for-profit and not-for-profit) models •

What do private (for profit and not for profit) models of extension look like? How do they function?

•

Primary interviews with 14 extension providers working in 16 countries

Public models •

How is public extension undertaken in major coffee producing countries?

•

Brazil, Vietnam, Indonesia, Peru, Mexico, Honduras, Guatemala, Kenya, and Ethiopia.

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TRADITIONAL APPROACH

3 Generalized Models Pursued by Private Entities DIRECT EXTENSION

INDIRECT EXTENSION

TYPE 1 • Extension agents work daily with individual farmers and farmer groups -they are members of the organizational staff. • Extension agents directly train farmer groups. • Extension agents are primary points of contact for agronomy/business services

TYPE 3 • Contract or work directly with direct extension providers (either TYPE 1 or TYPE 2) to implement most extension activities. • If the organization has extension staff, they are specialized, usually experts in a particular area or certification system who work together with traditional extension agent partners. • Integrate project/certification specific curriculum into farmer trainings.

LEAD FARMER/TRAINER APPROACH

TYPE 2 • Extension agents focus on training individual farmer-leaders within the community. These individuals then take on responsibility to train specific farmer groups and organizations according to specific extension principles. These include: • Lead farmers • Farmer-trainers • Farmer-field school facilitators • Trained coop. agronomists

Privately Led Models: Allocation of Extension Budgets 80%

Extension Budget Allocations

PPP participants Direct Service Providers Certifiers

60%

Total Average

40% 20% 0%

Agronomic Business Dev. Social Programs Financial Assist. Support (Budget (% Budget) (% Budget) (% Budget) %) Greater  organizational  effort  than  budget  in  every  case…  

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Privately Led Models: Allocation of Extension Effort Organizational Effort in Extension Areas

60%

PPP participants Direct Service Providers Certifiers

40%

Total Average

20%

0% Agronomic Support (% Effort)

Business Dev. Social (% Effort) Programs (% Effort)

Financial Assist. (Effort %)

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Publically-led models: Key Findings 1) Government efforts make coffee an attractive and important research area and career path- depends on integration with research institutes and country universities. • Brazil, Indonesia 2) Countries are differentiating coffee production by targeting niche and specialty markets. • Peru , Honduras

3) Government support and reliance on private sector investment is happening globally. • Ethiopia, Kenya, Vietnam

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Key Lessons 1)

Organizations are moving towards decentralized extension models.

2)

Decentralized extension models are underpinned by strong monitoring and evaluation frameworks.

3)

See it to believe it with your peer group: extension agencies report positive results from hands-on, group methods (farmer-field schools / demonstration plots).

4)

Organizations are expanding coverage to include business development trainings in addition to agronomic assistance.

Key Lessons (con’t) 5) Organizations succeed when they align extension goals with endmarkets and educate buyers about extension realities. 6) Flexible extension models are being created to better adapt to local context – strong breaking away from blind standardization across countries. 7) Everyone is racing towards technological advancement. 8) Partnerships with research organizations, universities, and other specialized service providers are growing in popularity and importance.

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Field Study Recommendations • Flatten the administration toward a more decentralized FNC model in decision making • Use more train the trainer, peer learning and certification programs to create expertise among community leaders and coffee farmers • Develop specialized FNC extension agent teams and use the circuit rider approach of small multidisciplinary educator teams • Encourage partnerships that target older owners of unproductive farms and coffee farmers without land.

Field Study Recommendations cont. • Strengthen the contribution of external funders and private multinational market partners that lead to sustainability

• Resources to expand on its holistic approach to working with indigenous and post conflict relocated families • Continued expansion and support of greater participation of women and youth as producers and in FNC leadership roles (49% of producers are women)

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Field Study Recommendations cont. • Greater use and expansion of mass media education and mobile technology tools

• Create more FNC/university partnerships related to extension graduate programs

THANK YOU FOR PARTICIPATING! Comments? Questions? Benjamin Mueller [email protected] Miguel Gómez [email protected]

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Brief description of model or approach The National Federation of Coffee Growers in Colombia (FNC) is a private/public partnership with over 540,000 coffee farmers who are members supported by 1,400 Extension agents in 17 states, central headquarters in Bogota and a research center near Manizales, Colombia. The FNC extension agents visit each farm annually, but also organize a variety of educational and technical assistance group activities. The Federation is a private sector membership organization where coffee farmers are guaranteed sale of their coffee production and receive support for loans, technology equipment such as tablets, and have access to mass media and web-based content. The FNC has a strong research center that conducts primarily coffee production related activities but was instrumental in developing new varieties coffee resistant to recent plagues and diseases.

What is the extension or advisory component in this model or approach? There are 1,000 Extension agents in the field that provide technical assistance in all phases of coffee production. In addition the FNC Extension provides education and training in a variety of appropriate formats. FNC Extension assists with organizational issues for its members and provides assistance in obtaining loans for renovation of their coffee farms. Extension also works on social and community issues related to relocated families in the post conflict stage of civil strife in Colombia as well as a variety of intergenerational issues and special needs presented by their growers including indigenous communities. What clientele is being served and how (i.e., who are the intended users/beneficiaries)? Coffee growers form the membership of the Federation. The average size of their coffee farms is 1.6 hectares which is less than 4 acres. FNC Extension provides technical assistance in cultivation and post- harvest  of  coffee.  The  FNC  purchases  their  members’  coffee  harvest  with  $.96  on  the  dollar   returned to the growers. Additional services are described in the previous question.

(Please note specifically if it has the potential of helping subsistence farmers/small scale farmers)

What kind of technologies or practices are being adopted as a result of the extension services provided through this model (i.e., what kind of changes farmers and other actors along the value chain are making)? There are a variety of technology innovations being used. Extension agents enroll in virtual learning distance learning courses. Extensive website information is available from a website hosted by their research center, CENICAFE. Recently coffee producers have purchased tablets with 60% discounts and more tablets will be distributed. Extension agents will be receiving a more substantial version of the tablets in the near future to use in their field visits and to work offline. FNC has a large data base that tracks all the farms in their system of over 500,000 farms. The FNC coffee growers use a smart id card that can be used for a variety of functions related to credits, purchase of supplies and sales. An upgraded mobile phone is also being introduced to provide more advanced functions for the growers especially related to banking transactions. All of these technologies serve to put the growers better in touch with the technical assistance they need to combat diseases and to access credit and track sales.

How is the model being financed (donor funded, government program, user fees, Public-private partnership,  …)? The model is a public-private partnership where the national government provides a fund that is used to guarantee sales of the coffee harvest and in some cases to provide a subsidy to the growers when prices are lower. Private sector multi-nationals are also partners with FNC in the production of café especial or gourmet coffee. Special projects for the relocated growers, indigenous growers and women’s  groups  are  also  financed  by  external  funders.  

What are the challenges/shortcomings/limitations of the model? There are challenges to flatten the administrative aspects so that decision-making and operations planning by the central administration is informed by the participation of growers across 17 states. With the drop in coffee prices and rising production costs there are challenges to provide adequate coverage. The ratio of extension agents to coffee farmers is 1 agent for 500 growers.

How can this (kind of) service be sustained beyond what is most likely a defined project period?

The FNC has been in existence since 1927. It continues to evolve and will very likely continue to be the one of the strongest extension programs in the coffee sector internationally if not the strongest. How can this model/approach be scaled up or applied in other contexts/countries? This model can be applied to other countries where there is a commitment from the central government to support small growers and there exists attractive enough conditions to draw external buyers and funders.

Where to find more information (weblinks, etc.)? If you want to find out more about: •  The  100%  Colombian  Coffee  Program  click  here www.juanvaldez.com •  Specialty  Coffees Of Colombia Click herewww.askjuan.com •  The  National  Federation  of  Coffee  Growers  click  herewww.cafedecolombia.com •  For  100%  Colombian  Freeze  Dried  Coffee  click herewww.buendiacoffe.com

www.juanvaldez.net www.federaciondecafeteros.org

Dear Ben, Would you be willing to be a presenter in the "Speed Dating" Session on June 5 in the afternoon? This session is under the theme of Alternative models of providing extension and advisory services (EAS). The  underlying  notion  here  is  that  the  EAS  landscape  is  “pluralistic”.  Not  only  are  there  manydifferent types of providers (public sector, private for profit, NGOs and CSOs, farmer-based  organizations  ,  …)   but also different models and approaches (e.g.,  through  lead  farmers,  through  volunteers,  “answer   plots”,  ...).

Our goal is to showcase a spread of models or approaches. We want to better understand about each of them: 

What clientele is being served and how (i.e., who are the intended users/beneficiaries)?

 How well suited is the approach for different types of technologies or practices (in terms of the sophistication and risk of agronomic/animal husbandry practices, farm management options, integration into value chains, social capital formation, etc.)?  How does the approach enhance farmer learning and the adoption of new technologies and practices as well as their adaptation in use?  How is the model being financed (donor funded, government program, user fees, Public-private partnership,  …)?  How can the provision of this kind of service be sustained beyond what is most likely a defined project period? and 

How can the model be scaled up or applied in other contexts/countries?

Of course, shortcomings/limitations of the model or approach should also be addressed.

The whole symposium is a mix of presentations and discussion/workshop like sessions. We want to hear what organizations like FNC are doing in extension and advisory services (EAS, or extension in a broad sense; see definition below). But to continue with more and more of traditional style presentations can become very tiring and so we came up with the idea of thespeed dating session: Each of the 8 speed-presenters will sit at a table and be visited by groups of 5- 6 persons. The presenter will describe the extension approach or model used by his/her organization/project, using the attached template as a guideline. S/he only has 5 minutes to present, then 5 minutes for questions by the group, then a bell rings and the group moves on. Then the presenter receives the next group (for a total of 6 groups; remember to have a bottle of water at hand!). I’ve  actually  participated  in  such  an  event,  so  while  it  sounds  confusing,  it  actually  works.  At  the  event  I   attended, some presenters had prepared a power point presentation, others posters, and yet others had brochures. But after having dealt with a few groups they all resorted to speaking freely. Five minutes is very short, and one becomes very focused. So I recommend to the speed dating presenters that they plan to speak freely from the get go. You are welcome to bring brochures, though. However, please do fill out the attached template (ideally by May 20). We will make enough copies for all symposium participants. Several reasons for requesting the completed description:

1.

It  is  intended  as  an  aide  in  preparing  your  “spiel”,

2. We would like to have a document that describes each model/approach in a standardized fashion and that we can post online, and

3.

For symposium participants to use as a reference material throughout the rest of the symposium.

4. Also, given the huge interest in the symposium, we actually have more participants than can actively listen to all speed dating presentations. So they should at least have access to a written description. There will also be representatives of organizations at the symposium who will not have a chance to present (due to space and time limitations). But through sharing the description of their approach using the same template we will have a broader spread of approaches at hand. Do let me know if you have any questions or suggestions! I look forward to seeing you in D.C. in a few weeks!