ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES “SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS” DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

Área de Articulación y Gestión Área de Desarrollo

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Bogotá, DC., enero de 2009

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

Título:

ESTUDIO TÈCNICO DE LA CADENA DE TRÁMITES “RETIRO PARCIAL DE CESANTÌAS” DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO PROYECTO OPTICA PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Fecha elaboración aaaa-mm-dd:

2009 – 01 – 05

Sumario:

El presente documento contiene el esquema del estudio técnico de la cadena de trámites de retiro parcial de cesantías del Fondo Nacional de Ahorro

Palabras Claves:

OPTICA – Cadena de trámites – Cesantías

Formato:

Word

Dependencia:

Área de Articulación y Gestión Área de Desarrollo

Código:

Lenguaje:

Versión:

3.0

Español

Estado:

Categoría: Autor (es):

everis Daniel Enrique Ariza Jefe de oficina de Planeación Fondo Nacional de Ahorro Edgar Augusto Fuertes Puertos Jefe de oficina de Informática Fondo Nacional de Ahorro

Revisó:

Sara Jeannette Torres Rojas Coordinadora grupo de Gestión de Proyectos y Atención de Requerimientos Fondo Nacional de Ahorro Francisco Camargo Salas Director Área de Articulación y Gestión Programa Agenda de Conectividad Johanna Pimiento Quintero Directora Área de Desarrollo Programa Agenda de Conectividad Pág. 2 de 221

Firmas:

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Mauricio Sarria Durán Consultor Programa Agenda de Conectividad José Ignacio Melo Consultor Consultor Programa Agenda de Conectividad

Daniel Enrique Ariza Jefe de oficina de Planeación Fondo Nacional de Ahorro Edgar Augusto Fuertes Puertos Jefe de oficina de Informática Fondo Nacional de Ahorro Aprobó:

Francisco Camargo Salas Director Área de Articulación y Gestión Programa Agenda de Conectividad Johanna Pimiento Quintero Directora Área de Desarrollo Programa Agenda de Conectividad

Información Adicional: Ubicación:

\Poira\Areas\Articulación y Gestion\Proyecto Óptica

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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1.0 2.0 2.1

FECHA 22-07-2008 11-08-2008 27-08-2008

No. SOLICITUD

RESPONSABLE everis everis everis

2.2

21-11-2008

everis

3.0

12-12-2008

everis

DESCRIPCIÓN Versión preliminar Cambio de estructura de contenido Cambio de estructura de contenido Ajustes enviados por el Programa Agenda de Conectividad y entidades involucradas en la cadena de trámites Ajustes a comentarios del Programa Agenda de Conectividad al documento técnico

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................. 12

2.

MARCO CONCEPTUAL Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL ESTUDIO ............................................................... 23 2.1 METODOLOGÍA ................................................................................................................................................................ 23 2.1.1 Levantamiento de la información................................................................................................................................ 23 2.1.2 Análisis de la situación actual .................................................................................................................................... 24 2.1.3 Modelo de optimización .............................................................................................................................................. 24 2.1.4 Marco normativo ........................................................................................................................................................ 24 2.1.5 Integración de los sistemas de información ................................................................................................................ 25 2.1.6 Estimación de costos ................................................................................................................................................... 25 2.1.7 Presentación de resultados ......................................................................................................................................... 25 2.2 ALCANCE DEL ESTUDIO TÉCNICO ..................................................................................................................................... 26

3.

SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO ....................................................................................................................... 31 3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA CADENA DE TRÁMITES ............................................................................................................ 31 3.1.1 Estrategia .................................................................................................................................................................... 32 3.1.2 Procesos ...................................................................................................................................................................... 34 3.1.3 Organización .............................................................................................................................................................. 46 3.1.4 Tecnología .................................................................................................................................................................. 47 3.1.5 Normatividad .............................................................................................................................................................. 55 3.2 INDICADORES ACTUALES DE LA CADENA DE TRÁMITES .................................................................................................... 59 3.3 DIAGNÓSTICO DE LA CADENA DE TRÁMITES..................................................................................................................... 63

4.

MODELO DE OPTIMIZACIÓN ......................................................................................................................................... 64 4.1 ASPECTOS MEJORABLES DE OPTIMIZACIÓN ...................................................................................................................... 64 4.1.1 Soluciones de optimización ejecutada o en desarrollo ............................................................................................... 65 4.1.2 Soluciones de optimización pendientes ....................................................................................................................... 68 4.1.3 Diagrama de actividades ............................................................................................................................................ 70 4.1.4 Detalle de automatización Solicitud de retiro parcial de cesantías del FNA ............................................................. 73 4.1.5 Detalle de automatización Consulta del certificado de tradición y libertad - SNR .................................................... 76 4.1.6 Análisis de la diferencia GAP ..................................................................................................................................... 78 4.2 ESTIMACIÓN DE COSTOS ................................................................................................................................................... 79 4.3 COMPARACIÓN SITUACIÓN ACTUAL Y FUTURA ................................................................................................................ 84

5.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ......................................................................................................................................... 86 5.1 5.2 5.3

6.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ............................................................................................................................................. 86 MATRIZ DE RIESGOS DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................................... 93 RECOMENDACIONES DE LA CONSULTORÍA ..................................................................................................................... 101

ANEXOS ............................................................................................................................................................................... 103 6.1 RESPONSABLE DE ENTIDADES DEL ESTADO INVOLUCRADAS EN LAS CADENA DE TRÁMITES .......................................... 103 6.2 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS MEDIANTE CASOS DE USO .................................................................................. 105 6.2.1 Diagrama de contexto de arquitectura ..................................................................................................................... 106 6.2.2 Especificación de casos de uso ................................................................................................................................. 111 6.2.3 Flujos de información ............................................................................................................................................... 116 6.2.4 Especificación de requerimientos funcionales .......................................................................................................... 125 6.3 METODOLOGÍA DE COSTOS ............................................................................................................................................ 150 6.3.1 Identificación de los casos de uso ............................................................................................................................. 150 6.3.2 Lectura detallada de los Casos de Uso ..................................................................................................................... 151

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 6.3.2.1 Variables asociadas a la estimación .................................................................................................................... 151 6.3.2.2 Estandarización de criterios ................................................................................................................................. 152 6.3.3 Clasificación de los casos de uso .............................................................................................................................. 152 6.3.3.1 Clasificación por actores...................................................................................................................................... 152 6.3.3.2 Clasificación por cantidad de transacciones ........................................................................................................ 153 6.3.4 Complejidad de los casos de uso .............................................................................................................................. 154 6.3.4.1 Complejidad de actores ........................................................................................................................................ 154 6.3.4.2 Complejidad de la cantidad de transacciones ...................................................................................................... 156 6.3.5 Cálculo de los factores de influencia ........................................................................................................................ 158 6.3.5.1 Factores ambientales (EF) ................................................................................................................................... 158 6.3.5.2 Factores técnicos .................................................................................................................................................. 161 6.3.6 Cálculo de los puntos de casos de uso ajustados ...................................................................................................... 164 6.3.7 Determinación de la tasa de rendimiento ................................................................................................................. 164 6.3.8 Estimación de costos ................................................................................................................................................. 166 6.4 DETALLE DE COSTOS DEL TRÁMITE “SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS” ................................................... 167 6.4.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS CASOS DE USO ......................................................................................................................... 167 6.4.2 LECTURA DETALLADA DE CASOS DE USO ...................................................................................................................... 167 6.4.3 CLASIFICACIÓN DE LOS CASOS DE USO .......................................................................................................................... 167 6.4.3.1 CLASIFICACIÓN DE ACTORES ..................................................................................................................................... 167 6.4.3.2 CLASIFICACIÓN DE TRASANCCIONES ......................................................................................................................... 168 6.4.4 COMPLEJIDAD DE LOS CASOS DE USO ............................................................................................................................ 168 6.4.4.1 COMPLEJIDAD DE ACTORES ....................................................................................................................................... 169 6.4.4.2 COMPLEJIDAD DE LA CANTIDAD DE TRANSACCIONES ................................................................................................ 169 6.4.4.3 CÁLCULO DE PUNTOS DE CASOS DE USO NO AJUSTADOS .......................................................................................... 170 6.4.5 CÁLCULO DE LOS FACTORES DE INFLUENCIA ................................................................................................................. 170 6.4.5.1 FACTORES AMBIENTALES .......................................................................................................................................... 170 6.4.5.2 FACTORES TÉCNICOS ................................................................................................................................................. 170 6.4.6 CÁLCULO PUNTOS DE CASOS DE USO AJUSTADOS .......................................................................................................... 171 6.4.7 DETERMINACIÓN DE LA TASA DE RENDIMIENTO ............................................................................................................. 171 6.4.7.1 HORAS HOMBRE......................................................................................................................................................... 172 6.4.8 ESTIMACIÓN DE COSTOS ................................................................................................................................................. 172 6.4.8.1 VALOR HH PROMEDIO .............................................................................................................................................. 172 6.4.8.2 COSTOS...................................................................................................................................................................... 172 6.5 DETALLE DE COSTOS DEL TRÁMITE “CONSULTA DEL CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD DE INMUEBLES”........... 173 6.5.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS CASOS DE USO ......................................................................................................................... 173 6.5.2 LECTURA DETALLADA DE CASOS DE USO ...................................................................................................................... 173 6.5.3 CLASIFICACIÓN DE LOS CASOS DE USO .......................................................................................................................... 173 6.5.3.1 CLASIFICACIÓN DE ACTORES ..................................................................................................................................... 173 6.5.3.2 CLASIFICACIÓN DE TRASANCCIONES ......................................................................................................................... 174 6.5.4 COMPLEJIDAD DE LOS CASOS DE USO ............................................................................................................................ 174 6.5.4.1 COMPLEJIDAD DE ACTORES ....................................................................................................................................... 174 6.5.4.2 COMPLEJIDAD DE LA CANTIDAD DE TRANSACCIONES ................................................................................................ 175 6.5.4.3 CÁLCULO DE PUNTOS DE CASOS DE USO NO AJUSTADOS .......................................................................................... 175 6.5.5 CÁLCULO DE LOS FACTORES DE INFLUENCIA ................................................................................................................. 175 6.5.5.1 FACTORES AMBIENTALES .......................................................................................................................................... 175 6.5.5.2 FACTORES TÉCNICOS ................................................................................................................................................. 176 6.5.6 CÁLCULO PUNTOS DE CASOS DE USO AJUSTADOS .......................................................................................................... 176 6.5.7 DETERMINACIÓN DE LA TASA DE RENDIMIENTO ............................................................................................................. 177 6.5.7.1 HORAS HOMBRE......................................................................................................................................................... 177 6.5.8 ESTIMACIÓN DE COSTOS ................................................................................................................................................. 178 6.5.8.1 VALOR HH PROMEDIO .............................................................................................................................................. 178 6.5.8.2 COSTOS...................................................................................................................................................................... 178 6.6 PROPUESTAS NORMATIVAS ............................................................................................................................................ 179

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6.7 6.8

AYUDAS DE MEMORIA DE REUNIONES REALIZADAS CON LAS ENTIDADES INVOLUCRADAS ............................................ 182 OTROS ANEXOS .............................................................................................................................................................. 202

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RELACIÓN DE TABLAS Tabla 1. Justificación del alcance por número de solicitudes. ....................................................................................... 26 Tabla 2. Justificación del alcance por monto solicitado. ............................................................................................... 27 Tabla 3. Análisis por modalidad de retiro parcial de cesantías. .................................................................................... 27 Tabla 4. Documentos requeridos en función de la modalidad de retiro.* ...................................................................... 29 Tabla 5. Monto total de cesantías aprobadas a mayo de 2008 ....................................................................................... 41 Tabla 6. Cesantías aprobadas mensualmente por modalidad de retiro a mayo de 2008 ............................................... 42 Tabla 7. Entidades involucradas y áreas responsables. ................................................................................................. 46 Tabla 8. Sistemas principales involucrados en la cadena de trámites. .......................................................................... 48 Tabla 9. Detalle técnico del sistema que soporta el trámite en el FNA. ......................................................................... 50 Tabla 10. Aplicaciones informáticas SNR....................................................................................................................... 53 Tabla 11. Indicadores actuales de la cadena de trámites. .............................................................................................. 59 Tabla 12. Referencia para la estimación de costos y tiempos. ....................................................................................... 60 Tabla 13. Referencia de la estimación de documentos. .................................................................................................. 62 Tabla 14. Soluciones de optimización ejecutadas o en desarrollo. ................................................................................ 65 Tabla 15. Soluciones de optimización pendientes FNA. ................................................................................................. 68 Tabla 16 . Solución de optimización pendiente - SNR. ................................................................................................... 68 Tabla 17. Pasos previos para el retiro parcial de cesantías........................................................................................... 71 Tabla 18. Costos de solución FNA. ................................................................................................................................. 80 Tabla 19. Costo de la solución para la SNR. .................................................................................................................. 82 Tabla 20. Plan de implementación.................................................................................................................................. 87 Tabla 21. Compromisos Plan de Implementación. ......................................................................................................... 89 Tabla 22. Plan de implementación - SNR. ...................................................................................................................... 91 Tabla 23. Riesgos del Plan de Implementación. ............................................................................................................. 94 Tabla 24. Responsables de entidades del Estado involucradas en la cadena de trámites. ........................................... 103 Tabla 25. Especificación de requerimientos mediante casos de uso. ........................................................................... 105 Tabla 26. Identificación de actores. .............................................................................................................................. 111 Tabla 27. Listado de casos de uso. ............................................................................................................................... 114 Tabla 28. Entrada de Ejecutar Async para solicitud de retiro parcial de cesantías en el FNA. .................................. 116 Tabla 29. Documento XML de ejecución asíncrona para la solicitud de retiro parcial de cesantías en el FNA. ....... 116 Tabla 30. Respuesta de ejecución asíncrona para solicitud de retiro parcial de cesantías ante el FNA. .................... 119 Tabla 31. Entrada de consulta de ejecución asíncrona. ............................................................................................... 120 Tabla 32. Salida de consulta de ejecución asíncrona. .................................................................................................. 120 Tabla 33. Documento XML de respuesta consulta del estado de ejecución del trámite ante el FNA........................... 121 Tabla 34. Entrada de consulta. ..................................................................................................................................... 122 Tabla 35. Salida de consulta. ........................................................................................................................................ 122 Tabla 36. Entrada de Ejecutar Sync para consulta de datos del Certificado de Tradición y Libertad - CTL. ............ 122 Tabla 37. Documento XML de ejecución asíncrona para la consulta del CTL. .......................................................... 123 Tabla 38. Salida de Ejecutar Sync para consulta de datos del Certificado de Tradición y Libertad - CTL. ............... 123 Tabla 39. Parámetros de entrada consulta asíncrona. ................................................................................................. 140 Tabla 40. Complejidad de actores. ............................................................................................................................... 154 Tabla 41. Complejidad de la cantidad de transacciones. ............................................................................................. 156 Tabla 42. Factores ambientales. ................................................................................................................................... 158 Tabla 43. Factores técnicos. ......................................................................................................................................... 161 Pág. 8 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Tabla 44. Tasa de rendimiento de HH, según Factores Ambientales. .......................................................................... 165 Tabla 45. Clasificación de actores................................................................................................................................ 167 Tabla 46. Clasificación de transacciones ..................................................................................................................... 168 Tabla 47. Complejidad de Actores. ............................................................................................................................... 169 Tabla 48. Complejidad de la cantidad de transacciones. ............................................................................................. 169 Tabla 49. Factores ambientales. ................................................................................................................................... 170 Tabla 50. Factores técnicos. ......................................................................................................................................... 170 Tabla 51. Determinación de la tasa de rendimiento. .................................................................................................... 171 Tabla 52. Clasificación de actores................................................................................................................................ 173 Tabla 53. Clasificación de transacciones ..................................................................................................................... 174 Tabla 54. Complejidad de Actores. ............................................................................................................................... 174 Tabla 55. Complejidad de la cantidad de transacciones. ............................................................................................. 175 Tabla 56. Factores ambientales. ................................................................................................................................... 175 Tabla 57. Factores técnicos. ......................................................................................................................................... 176 Tabla 58. Determinación de la tasa de rendimiento. .................................................................................................... 177

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO RELACIÓN DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Secciones del documento técnico.............................................................................................................. 12 Ilustración 2. Cadena de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” por la metodología de identificación de cadenas. ......................................................................................................................................................................................... 28 Ilustración 3. Pasos previos para iniciar el trámite en el FNA. ..................................................................................... 34 Ilustración 4. Proceso interno FNA solicitud retiro parcial de cesantías. ..................................................................... 39 Ilustración 5. Diagrama de actividad modelo de optimización FNA.............................................................................. 70 Ilustración 6. Modelo de optimización “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. ......................................... 73 Ilustración 7. Detalle de automatización “Consulta del certificado de tradición y libertad - CTL”. ............................ 76 Ilustración 8. Esfuerzo estimado solución - FNA. .......................................................................................................... 81 Ilustración 9. Esfuerzo estimado solución – SNR. .......................................................................................................... 82 Ilustración 10. Comparación situación actual y futura. ................................................................................................. 84 Ilustración 11. Diagrama de contexto de arquitectura FNA. ....................................................................................... 107 Ilustración 12. Diagrama de contexto de arquitectura para consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a través de la PDI. ....................................................................................................................................... 108 Ilustración 13. Diagrama de casos de uso “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. ................................. 112 Ilustración 14. Diagrama de casos de uso “Consulta de CTL a través de la PDI”. ................................................... 113 Ilustración 15. Ejemplo ilustrativo identificación de los casos de uso. ........................................................................ 151 Ilustración 16. Ejemplo ilustrativo clasificación por actores. ...................................................................................... 153 Ilustración 17. Ejemplo ilustrativo clasificación por cantidad de transacciones. ........................................................ 154 Ilustración 18. Ejemplo ilustrativo complejidad de actores. ........................................................................................ 155 Ilustración 19. Ejemplo ilustrativo complejidad de la cantidad de transacciones. ...................................................... 157 Ilustración 20. Ejemplo ilustrativo cálculo de puntos de casos de uso sin ajustar....................................................... 158 Ilustración 21. Ejemplo ilustrativo complejidad de factores ambientales. ................................................................... 160 Ilustración 22. Ejemplo ilustrativo complejidad de factores técnicos. ......................................................................... 163 Ilustración 23. Ejemplo ilustrativo cálculo puntos de casos de uso ajustados. ............................................................ 164 Ilustración 24. Ejemplo ilustrativo determinación de la tasa de rendimiento. ............................................................. 165 Ilustración 25. Ejemplo ilustrativo horas hombre de implementación. ........................................................................ 166 Ilustración 26. Ejemplo ilustrativo valor de implementación. ...................................................................................... 166 Ilustración 27. Acta número 1. ...................................................................................................................................... 182 Ilustración 28. Acta número 2. ...................................................................................................................................... 184 Ilustración 29. Acta número 3. ...................................................................................................................................... 186 Ilustración 30. Acta número 4. ...................................................................................................................................... 188 Ilustración 31. Acta número 6. ...................................................................................................................................... 190 Ilustración 32. Acta número 7. ...................................................................................................................................... 192 Ilustración 33. Acata número 8. .................................................................................................................................... 196 Ilustración 34: Circular 003/2008 “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para el pago de cesantías” .................................................................................................................. 202 Ilustración 35. Resolución No. 212 de 2008. ................................................................................................................ 204 Ilustración 36. Procedimiento de solicitud de retiro de cesantías. .............................................................................. 206 Ilustración 37. Formulario para el retiro de cesantías ante el FNA. ........................................................................... 215 Ilustración 38. Constancia de recepción de documentos. ............................................................................................. 216 Ilustración 39. Formato de autorización. ..................................................................................................................... 217 Ilustración 40. Lista de chequeo “solicitud de retiro de cesantías para educación.” .................................................. 218 Ilustración 41. Lista de chequeo “Solicitud de retiro de cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla.” ....................................................................................................................................................................................... 219 Pág. 10 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Ilustración 42. Lista de chequeo “solicitud de retiro de cesantías para liberación de gravamen hipotecario.”......... 220 Ilustración 43. Lista de chequeo “solicitud de retiro de cesantías para mejora o construcción de vivienda.” ........... 221

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

1. INTRODUCCIÓN

E

l objetivo fundamental del proceso de optimización de cadenas de trámites en el Estado Colombiano debe enfocarse en evidenciar la situación actual de cada una de ellas, con el fin último de identificar los problemas, disfunciones y deficiencias que se generan desde el interior de cada una de las entidades que participan en la cadena, así como, en la interacción transversal entre todas las entidades involucradas. Lo anterior, se hace con el propósito de definir posibilidades de mejora y buscar una sinergia de conveniencia con resultados de eficiencia y eficacia administrativa a favor de los intereses de los ciudadanos y empresarios. Esta visión integral conlleva a que exista un flujo de información unificado, práctico, coherente y ágil entre las diferentes entidades que hacen parte de la cadena de trámites a optimizar, con un propósito común de eliminar cuellos de botella, duplicidad de información, tiempos de respuesta prolongados, trámites innecesarios. Mientras que los trámites están normados y se inician directamente con la petición de un usuario a una entidad del Estado, los servicios entre entidades en el presente estudio técnico se identifican como la asistencia o colaboración proporcionada entre entidades para facilitar información o garantizar el cumplimiento de normas en el desempeño de sus funciones, sin que el usuario tenga conocimiento de ello. Lo anterior conlleva a que la optimización propenda por la automatización de los sistemas de los procesos que soportan los trámites, con el compromiso por parte de las entidades involucradas en la cadena de trámites, a implementar los desarrollos, mecanismos y procedimientos necesarios o requeridos, que permitan de forma segura y eficiente el intercambio de información, la cual es facilitada a través de la solución de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI) del Programa Agenda de Conectividad. El presente documento técnico se encuentra estructurado en seis secciones así: Ilustración 1. Secciones del documento técnico.

1. Introducción

2. Marco conceptual y definición del alcance del estudio

3. Situación actual y diagnóstico

4. Modelo de optimización

5. Plan de Implementación

6. Anexos

En la primera sección se presenta la introducción del estudio técnico, algunos conceptos referentes a los términos más utilizados en el documento y un resumen ejecutivo.

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básicos

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La segunda sección detalla el marco conceptual donde se enumeran los siete pasos de la metodología utilizados para la optimización de la cadena de trámites y el alcance del estudio técnico. La tercera describe la situación actual de la cadena de trámites en la que se destacan las situaciones relevantes encontradas en los siguientes aspectos: Estrategia: Identifica la existencia de proyectos que se encuentran en ejecución o que estén planeados por alguna entidad involucrada y relacionados con la cadena de trámites, los recursos asignados, y qué incidencia tienen o tendrán con el proyecto de optimización. Así mismo, se expone la intención de colaboración y compromiso por parte de la alta dirección de cada entidad para la automatización e integración de la cadena de trámites. Finalmente, se tienen en cuenta las decisiones y orientaciones de orden político que puedan contribuir o afectar el desarrollo de la optimización. Procesos: Presenta una descripción detallada de las actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar el resultado esperado por el ciudadano o empresario. Organización: Relaciona las entidades del Estado involucradas en la cadena de trámites y las áreas directamente responsables de generar resultados. Tecnología: Reconoce el estado de automatización de los procesos que soportan los trámites y servicios entre entidades de la cadena de trámites, señalando las necesidades de comunicación para compartir información y las facilidades técnicas de interacción. Normatividad: Relaciona las normas vigentes (Leyes, Decretos Ley, Decretos, Resoluciones, convenios, Circulares, etc.) que soportan las acciones de las entidades del Estado, así como los derechos, obligaciones y requisitos exigidos a los ciudadanos y empresarios. Así mismo, se detallan en esta sección los indicadores actuales identificados para la cadena de trámites, los cuales pretenden establecer los factores relevantes para el análisis de la situación actual, siendo éstos el insumo esencial para establecer el diagnóstico de la cadena y hacer las conclusiones pertinentes. La cuarta sección recomienda el modelo de optimización para la cadena de trámites, describiendo integralmente los aspectos a mejorar en cuanto al rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos desde el punto de vista de racionalización (al interior de cada entidad), de simplificación (transversales que integran más de una entidad del Estado); tiempo de ejecución, indicadores actuales, metas propuestas, porcentaje de mejora, estado de ejecución y detalles de la automatización propuesta. Igualmente se presenta una estimación de costos en los cuales incurrirán las entidades para implementar los lineamientos funcionales de la automatización y concluye esta sección con las recomendaciones de la consultoría para la optimización de la cadena. Cabe destacar que cualquier aspecto a mejorar puede ser soportado por propuestas normativas que se detallan en uno de los anexos del estudio técnico. En la quinta sección se recomienda un plan de implementación a seguir para el modelo de optimización propuesto, así mismo se incluye una matriz de riesgos de la implementación y recomendaciones de la consultoría encaminadas a aminorar los riesgos detectados.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Finalmente, en los anexos del estudio técnico se detallan los responsables de las entidades con las cuales se realizó el levantamiento de la información y aprobación del modelo de optimización propuesto, las especificaciones de los requerimientos mediante casos de uso, metodología de estimación de costos, el detalle de los costos, propuestas normativas y las ayudas de memoria de reuniones realizadas durante el estudio técnico con las entidades involucradas hasta el 27 de octubre de 2008, además de otros anexos que sirvieron para el estudio.

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CONCEPTOS BÁSICOS A continuación se presentan algunos conceptos básicos referentes a los términos más utilizados en el presente documento técnico con el fin de facilitar la comprensión del mismo. Actor: Representan las entidades que interactúan con el sistema, quienes hacen uso del sistema bien sea para entregar información o recibir de éste información.1 Afiliado: En el proceso de gestión comercial, se considera a aquella persona que ha formalizado su intención de afiliarse al Fondo Nacional de Ahorro, ya sea para la administración de sus cesantías ó de ahorro voluntario contractual. En el proceso de administración de cuentas y pago, es aquella persona que formaliza su afiliación con la consignación de dineros en la cuenta individual del afiliado.2 Afiliación: Procedimiento que deben cumplir las personas naturales cuando seleccionan al Fondo Nacional de Ahorro como su fondo de cesantías.3 Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel de entidad.4 Análisis de la diferencia (GAP): Actividades que requiere realizar una Entidad para alcanzar el modelo de optimización propuesto.5 API: Application Programming Interface - Interfaz de Programación de Aplicaciones. Grupo de rutinas (conformando una interfaz) que provee un sistema operativo, una aplicación o una biblioteca, que definen cómo invocar desde un programa un servicio que éstos prestan. En otras palabras, una API representa un interfaz de comunicación entre componentes software.6 Aportes: Consignación que hace un empleador del valor de sus trabajadores.7 Automatización (requisito automatizado): Es el uso de las TIC para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites. (Programa Agenda de Conectividad).8 Biometría: Proceso mediante el cual se toma la información biométrica de una persona (huellas, foto, firma y documento).9

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Metodología UML. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. Norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004. Guía de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Bohem B.W. Software Engineering Economics. Prentice Hall 1991. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Fondo Nacional de Ahorro.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Cadena de trámites: Relación que se establece a partir de una necesidad del ciudadano o del empresario entre un trámite principal u origen en función de los requisitos que éste establece con otros trámites y/o servicios. Esta relación puede darse intra e inter-sectorial, ya sea entre entidades del Estado o con particulares que desempeñan funciones administrativas.10 Cadena de trámites tipo: Agrupación de cadenas, cuyo trámite origen comienza en la misma entidad y se asemejan por tener un patrón similar en el proceso de tramitación.11 Campos relevantes: Datos del formulario o de los documentos de entrada que se requieren para iniciar un trámite ante una entidad del Estado, identificados como información indispensable para ser validada, procesada o trasformada durante el proceso que soporta el trámite o servicio (ejemplos: Fecha de expedición, nombres, primer apellido, segundo apellido).12 Casos de uso: Técnica para la captura de requisitos potenciales del nuevo sistema o actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico.13 Certificado de tradición y libertad de inmuebles: Es el documento público en el cual se registran los datos individuales de cada predio, sus propietarios y los títulos que soportan el derecho real de dominio de los mismos o sus respectivas limitaciones.14 Cesantía: Prestación social anual, que corresponde a un mes de salario, a que tiene derecho el trabajador por haber prestado sus servicios a un empleador en un año o proporcionalmente por el tiempo laborado.15 Cesantía definitiva: Es el pago total del saldo acumulado de cesantías que se realiza a un afiliado cuando termina su relación laboral con la entidad que aportaba y reportaba al Fondo Nacional de Ahorro el valor de la cesantía, con lo cual presenta su petición de retiro y pago.16 Cesantía parcial: Es el pago del retiro de la totalidad o de una parte del saldo acumulado de cesantías durante el tiempo de servicio.17 COBIS (Cooperative – Open Banking Information System): Herramienta diseñada en arquitectura clienteservidor, que permite implementar la estrategia tecnológica con monitor transaccional de esquema modular y corporativa que permite la automatización de instituciones bancarias y financieras, orientado a brindar productos y servicios que satisfacen las necesidades de información de los clientes, un sistema de información integrado que soporta la operación de las áreas involucradas en el negocio del FNA, garantiza

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Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Guía de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Boehm B., Clark B., Horowitz E., Madachy R., Shelby R., Westland C., “Cost Models for Future Software Life Cycle. Decreto Ley 1250 de 1970. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA el crecimiento y la competitividad necesaria para afrontar cambios actuales y futuros en la organización y en el sector financiero colombiano.18 Condiciones de inicio de ejecución: Condiciones mínimas para que una entidad del Estado pueda dar inicio a un trámite. (Ejemplos: Documentos condicionales requeridos, notificación de otras entidades, etc.).19 Content Manager: Es el componente para la gestión de contenidos empresariales, para aplicaciones de documentación de nivel de producción y rutas de documentación. Los servidores de DB2 Content Manager proporcionan servicios de transacciones, seguridad, integración de procesos y del ciclo de vida, y una infraestructura exhaustiva y abierta para gestionar, compartir, reutilizar y archivar todo tipo de contenido digitalizado, desde contenido Web en HTML y XML, imágenes de documentación, documentos electrónicos de oficina y salida impresa, hasta soportes enriquecidos como audio o vídeo digital.20 Diagrama de actividades: Es una herramienta que sirve para representar el orden de las actividades a ejecutar dentro del proceso que soporta el trámite.21 Documentos de entrada anexos: Todos los documentos diferentes al formulario de entrada, que se pueden solicitar para iniciar un trámite ante una entidad del Estado, sin tener en cuenta las condiciones que se puedan generar.22 Documentos de salida: Todos los documentos que son entregados al ciudadano al finalizar un trámite.23 Embargos: Es la medida cautelar que se le coloca a los inmuebles, prestaciones, sueldos o salarios con el fin de garantizar el pago de una obligación.24 Empleadores del sector privado: Son las empresas o las personas naturales empleadoras que pertenecen al sector privado, en las cuales la afiliación de sus trabajadores al Fondo Nacional de Ahorro para la administración y pago de las cesantías es de carácter voluntario.25 Enrolamiento Biométrico: Es la captura y almacenamiento de rasgos biológicos o comportamentales de un ser humano, mediante diversos dispositivos electrónicos que se encargan de convertir los rasgos característicos en señales eléctricas.26 Entidades públicas: Son los organismos o entidades del Estado, que se relacionan con el Fondo Nacional de Ahorro mediante el procedimiento denominado registro, para aportar y reportar las cesantías de sus servidores públicos afiliados para su administración y pago, con carácter obligatorio, cuando se trate de funcionarios que laboren en las entidades que hacen parte de la rama ejecutiva del poder público en el

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Procedimiento de verificación de documentos y requisitos para Retiro de Cesantías. Guía de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Procedimiento de verificación de documentos y requisitos para Retiro de Cesantías. Ana Mercedes Cáceres-Diagramas de actividad Universidad Don Bosco. Año 2006. Guía de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Guía de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. www.fna.gov.co Procedimiento de verificación de documentos y requisitos para retiro de cesantías.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO orden nacional, y el procedimiento es voluntario cuando se trate de los demás servidores públicos del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.27 Esfuerzo jornada: Equivale a día laborable de 8 horas. Formulario de entrada: documento con características específicas o plantilla con espacios vacíos que han de ser diligenciados con el fin de iniciar un trámite ante una entidad de Estado.28 Grafo: Representación gráfica mediante la cual se presenta el esquema básico de las cadenas de trámites. En él se reflejan las relaciones entre los trámites que forman una cadena de trámites.29 Indicador: Es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medición y de evaluación cuantitativa o cualitativa.30 MECI: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.31 Notificación: Serie de pasos en los que debe incurrir una entidad del Estado para informar al interesado el resultado del trámite.32 Novedad: Procedimiento mediante el cual un empleador adiciona o modifica, información de reporte de cesantías, de uno o varios afiliados, mediante oficio o acto administrativo.33 Optimización: Conjunto de actividades o iniciativas de racionalización o simplificación administrativas que componen las mejoras de optimización propuestas por una cadena de trámites.34 PDI: Plataforma de Interoperabilidad del Programa Agenda de Conectividad. Pignoraciones: Es la garantía que se le brinda al acreedor como respaldo al valor adeudado por el afiliado.35 PF, Puntos de Función: Basado en descomposición funcional, es un método de cálculo de tamaño, estimación y medida del software, desarrollado por Allan Albrecht (IBM) a fines de los 70. Aseguró independencia de la tecnología y haciendo un análisis desde el punto de vista del usuario sin inmiscuirse en las complejidades del procesamiento.36

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Fuente: www.fna.gov.co Fuente: Guía de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. 29 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. 30 Fuente: Guía de administración del riesgo, DAFP. 31 Fuente: Fondo Nacional de Ahorro. 32 Fuente: Código Contencioso Administrativo. 33 Fuente: Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. 34 Fuente: Hacia una visión sistémica de la gestión pública DAFP. 35 Fuente: Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. 36 Fuente: Booch G., Rumbaugh J., Jacobson I. The Unifed Modeling Languaje User Guide. Addison Wesley Longman, Inc, October 1998. 28

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Racionalización: Rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos al interior de cada entidad.37 Reporte de Cesantías: Comunicación por medio de la cual un empleador notifica y autoriza al Fondo Nacional de Ahorro el cargue del valor de la liquidación anual de cesantías en la cuenta individual de cada afiliado, valor previamente aportado (doceavas para el sector público o consignación anual para el sector privado), sumas a que tiene derecho el trabajador afiliado.38 Requisitos: Son los documentos, pasos o condiciones necesarias para la ejecución del trámite. (DAFP).39 Ríos: Reporte interno de operación sospechosa.40 SARLAFT: Sistema de administración de riesgo de lavados de activos y de financiación del terrorismo.41 Servicios entre entidades: Se identifican como la asistencia o colaboración que se proporcionan entre entidades para facilitar información o garantizar el cumplimiento de normas en el desempeño de sus funciones, sin que el usuario tenga conocimiento de ello. Simplificación: Rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos, transversales que integran más de una entidad del Estado.42 Superintendencia de Notariado y Registro - SNR: Entidad pública de carácter nacional, descentralizada y con personería jurídica propia, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, actúa como entidad rectora del proceso registral y de la política tarifaría.43 SOA: Arquitectura Orientada a Servicios. Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.44 Subcadena de trámites: Es aquella parte de una cadena de trámites que se repite en dos a más cadenas de trámites.45 SUIT: Sistema Único de Información de Trámites. SuperCade: Centros de Atención Distrital especializados.46 TIC: Tecnologías de la Información y la Comunicación.47 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

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Guía para la racionalización de trámites, procesos y procedimientos, DAFP junio de 2002. Acuerdo 950 de 1998 reglamento de cesantías. Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Procedimiento de verificación de documentos y requisitos para Retiro de Cesantías. educaedu-colombia.com Hacia una visión sistémica de la Gestión Pública DAFP. Superintendencia de Notariado y Registro. Longstreet. Use Cases and Function Points. www.ifpug.com/Articles/usecases.htm. Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano-Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud. (Definición proporcionada por el DAFP).48 Transacción: Se refiere al número de pasos operacionales que se requiere realizar para resolver una problemática de negocio incluida dentro de un caso de uso.49

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Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad. Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad (Decreto 1151 del 14 de abril de 2008 del Ministerio de Comunicaciones). 49 Fuente: C.R Symons. Software Sizing and Estimating, MKII FPA. John Wiley ans sons, 2005. 48

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RESUMEN EJECUTIVO DE LA CADENA El presente resumen tiene por objeto presentar los resultados obtenidos en el estudio técnico para la optimización de la cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del Fondo Nacional de Ahorro. Inicialmente, se realizó el levantamiento de información donde se identificaron los trámites y servicios entre las entidades asociadas a la cadena de trámites, las entidades involucradas con sus responsables directos y el alcance del estudio técnico de la cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. Una vez proporcionada la información por parte del Fondo Nacional de Ahorro, la Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de la Protección Social, la misma fue revisada, estandarizada y analizada en conjunto con los responsables de las entidades involucradas siendo la base para establecer los aspectos mejorables propuestos en el estudio técnico. En el análisis de la situación actual se tuvieron en cuenta puntos relevantes como la estrategia, procesos, organización, tecnología y normatividad con los cuales se evidenciaron los problemas, disfunciones, deficiencias y se determinó el diagnóstico de la situación actual, que junto con los indicadores identificados por su relevancia e impacto, sirvieron como referencia para la propuesta de optimización de la cadena de trámites que incluye aspectos mejorables desde el punto de vista de racionalización, simplificación, automatización y normativos. Es así que en el Fondo Nacional de Ahorro se identificaron siete trámites con el mismo procedimiento interno, por lo que se recomendó fusionarlos en un “trámite tipo” que le permita a la entidad optimizar su proceso interno, disminuir tiempos de respuesta y mejorar el servicio al afiliado. Igualmente se encontró que para realizar el retiro parcial de cesantías, el afiliado tiene que realizar una serie de trámites previos para obtener la documentación y así dar inicio del proceso dentro del Fondo Nacional de Ahorro, los cuales le generan gastos adicionales. Actualmente el interesado en solicitar un retiro parcial de cesantías invierte, en promedio, 145,2 minutos realizando los trámites previos (el tiempo medido es el tiempo realmente invertido en la ejecución de las actividades necesarias para hacer la solicitud y no el tiempo de duración del mismo), mientras que el costo promedio en que incurre el afiliado para realizar el trámite es de $6.732. Como propuesta de mejora se plantea que el empleador haga uso de la Plataforma de Interoperabilidad del Programa Agenda de Conectividad, y así tener acceso al formulario vía Web para eliminar los trámites previos al empleado. De esta forma se consigue que el formulario sea la única documentación que requiere el FNA para que sus afiliados puedan realizar el retiro parcial de las cesantías. Para llevar a cabo esta solución se aprobó la Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y al interior del Fondo Nacional de Ahorro la Circular No. 003/2008 que consiste en “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para el pago de cesantías”. La solución planteada tiene como beneficios la disminución del tiempo del trámite debido que una vez optimizado se reducirá aproximadamente a 9,7 minutos promedio, con un reajuste de costos a $1.661 promedio, y la eliminación de actividades que no generan valor agregado en el proceso interno del Fondo Nacional de Ahorro, pasando de 13 a 3 actividades.

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Al iniciar el estudio se identificó una dificultad para garantizar la veracidad en la documentación entregada por el afiliado, debido a que se presentaban falsificaciones en los certificados de tradición y libertad de inmuebles y demás documentos. Para resolver el tema de la falsificación del certificado, se planteó como mejora la implementación de una consulta electrónica a los sistemas de la Superintendencia de Notariado y Registro. La mejora planteada le generaba beneficios tanto al afiliado como al Fondo Nacional de Ahorro. Durante el desarrollo del proyecto el Fondo Nacional de Ahorro estableció mediante Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna 003/2008 expedida por la presidencia del Fondo eliminar el requerimiento del certificado de tradición y libertad de inmuebles como requisito del trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. Esta acción de racionalización implica la eliminación de esta consulta del modelo de automatización que se identificó inicialmente como propuesta en el presente estudio. Sin embargo, dada la importancia de esta consulta utilizada en muchas otras cadenas de trámites (se estima que participa como subcadena en 227 cadena de trámites), se determinó diseñar un modelo de consulta del certificado de tradición y libertad partiendo del proyecto de Ventanilla Única de Registro – VUR de la Superintendecia de Notariado y Registro. Así mismo, el Fondo Nacional de Ahorro, junto con el Ministerio de la Protección Social, incluyó como una de las propuestas para el proyecto de ley antitrámites eliminar la solicitud de la autorización expedida por el Ministerio para el retiro parcial de cesantías, siendo uno de los requisitos para los afiliados del sector privado. Basados en estas propuestas de mejora se especificaron los requerimientos funcionales para el modelo de optimización y se estimaron los costos en que incurrirán las entidades involucradas para la implantación de las soluciones tecnológicas sugeridas por la consultoría. Finalmente, se definieron las acciones a realizar para la implementación, se detectaron riesgos para las propuestas y se detallaron recomendaciones para mitigar dichos riesgos. A través del fortalecimiento de las políticas de Gobierno en Línea estas acciones y recomendaciones llevan a generar confianza y credibilidad a los ciudadanos en las entidades del Estado.

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2. MARCO CONCEPTUAL Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL ESTUDIO

D

entro del marco conceptual y definición del alcance se describe la metodología a partir de la cual se ha elaborado el estudio técnico, así como, la identificación de las cadenas, subcadenas, trámites y servicios entre entidades que son objeto del análisis.

2.1

METODOLOGÍA

La presentación de los resultados del documento del estudio técnico de la cadena de trámites se centra en el análisis del trámite principal y de los trámites y servicios entre entidades que la integran. Para tal efecto se contemplaron los siguientes pasos esenciales: 2.1.1

Levantamiento de la información

Para el levantamiento de la información se realizaron las siguientes actividades: -

Identificación de trámites y servicios entre entidades: Con la entidad responsable de la cadena de trámites se identificó el inventario de trámites y servicios entre entidades asociados a la misma, las entidades involucradas con sus responsables directos (ver anexo 6.1) y el alcance del documento. Cada una de las entidades involucradas fueron convocadas para presentarles formalmente el proyecto y construir el grupo de trabajo que reportó la información pertinente solicitada, la cual se constituyó como base de documentación para el análisis de la misma, permitiendo así, tener la visión sistémica de la operación y funcionalidad de los procesos que soportan cada uno de los trámites y servicios entre entidades involucrados en la cadena.

-

Estandarización de la información: Recibida la información de las entidades involucradas, esta fue revisada, estandarizada y analizada, confirmando que la documentación entregada estuviera completa (todos los campos diligenciados) y que respondía a los requerimientos solicitados (información correcta), siendo la base para establecer los aspectos principales referentes a que áreas y personas participan en la ejecución del trámite, qué actividades ejecutan, cuándo lo hacen, cómo y dónde lo hacen, el tiempo que necesitan para hacerlo y la normatividad que sustenta la ejecución del trámite.

-

Verificación de la información: Una vez identificada, documentada y estandarizada la información requerida, se realizaron reuniones con los responsables de las entidades involucradas en la optimización de la cadena de trámites, con el fin de verificar la información levantada, dar respuesta a las inquietudes detectadas previamente y ajustar los requerimientos de acuerdo con los resultados de las reuniones.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 2.1.2

Análisis de la situación actual

-

Análisis de trámites y servicios entre entidades asociadas a la cadena: Se hizo un análisis de las situaciones relevantes encontradas, problemas, disfunciones y deficiencias, detectadas en la ejecución de cada trámite y servicios entre entidades, teniendo en cuenta como puntos esenciales la estrategia, procesos, organización, tecnología y normatividad.

-

Identificación de indicadores actuales de la cadena: Se determinaron los principales aspectos a medir de la cadena de trámites con el fin de establecer los indicadores importantes y sus resultados de medición actuales.

-

Diagnóstico de la cadena de trámites: En esta etapa se valoraron las fortalezas, problemas, deficiencias y necesidades de los diferentes factores que interactúan en cada proceso que dan sustento al trámite y servicio entre entidades de la cadena que permiten concluir el estado en que se encuentra la cadena de trámites en la fecha del estudio.

2.1.3

Modelo de optimización

-

Detalle de racionalización: En el entendido que el objetivo final de la racionalización es realizar el rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos al interior de cada entidad, se identificaron los aspectos a mejorar para cada entidad involucrada en la cadena de trámites, teniendo en cuenta la perspectiva de voluntad y posibilidades de cada entidad, lo cual se expresó en el diagrama de actividades que permite visualizar el orden lógico en la decisión tomada.

-

Detalle de simplificación: En el sentido que la simplificación de trámites está orientada a rediseñar, suprimir o fusionar trámites, procesos o procedimientos transversales que integran más de una entidad del Estado, se determinaron los aspectos a mejorar que permiten una integración más favorable y coordinada de las relaciones entre entidades y sectores con el fin de reducir los cuellos de botella o problemas para compartir información de uso común.

-

Detalle de automatización: Teniendo en cuenta las condiciones tecnológicas de la situación actual, el diagnóstico de la cadena de trámites y en gran medida del interés y voluntad manifestados por cada entidad, se establecieron los aspectos a mejorar en cuanto a la automatización de los procesos involucrados, mejoras que se detallan en los apartes de análisis de la diferencia (GAP) y especificación de requerimientos que hacen parte del estudio técnico.

2.1.4

Marco normativo

-

Revisión: Se revisó el marco normativo que ampara cada trámite y servicio entre entidades de acuerdo con la información suministrada por cada entidad.

-

Análisis: Para cada aspecto a mejorar de racionalización y simplificación se hizo un análisis de la pertinencia y necesidad de modificaciones normativas directamente relacionadas que permitan hacer posibles las soluciones propuestas.

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-

2.1.5

Propuestas normativas: Basados en el análisis de la necesidad de modificaciones del marco normativo requerido, se presentaron los requisitos normativos que se deben implementar para hacer posibles las soluciones con el fin de que cada entidad involucrada en la cadena de trámites gestione la aprobación pertinente. Integración de los sistemas de información

-

Diagrama de contexto de arquitectura: Se elaboró un diagrama general de arquitectura que contiene la representación de los elementos tecnológicos que intervienen en el procesamiento de la cadena de trámites. El nivel de detalle del diagrama es el requerido para contextualizar las especificaciones de los casos de uso y brindar un entendimiento de los principales componentes y su relación (ver anexo 6.2.1.)

-

Especificación de casos de uso: Para cada caso de uso identificado se generó un documento de especificación que contiene el detalle de su funcionamiento (ver anexo 6.2.2.)

-

Flujos de Información: Se describió la dinámica, estructura de envío y recepción de mensajes entre los diferentes sistemas que componen la solución (ver anexo 6.2.3.)

-

Especificación de requerimientos funcionales: Se definió a nivel global el conjunto de requerimientos funcionales que deben ser implementados como parte de la solución informática. Para la representación gráfica de la especificación de los requerimientos funcionales se utilizaron diagramas de casos de uso en notación UML (ver anexo 6.2.4.)

2.1.6 -

2.1.7

Estimación de costos A partir de las recomendaciones del modelo de optimización se consideraron las actividades de automatización a realizar. Con este análisis se definió el esfuerzo necesario para implementar cada una de las propuestas, estimando los costos en que incurrirían las entidades. Presentación de resultados

-

Plan de implementación: Se recomendó un cronograma de actividades principales que deben seguir cada una de las entidades involucradas en la cadena de trámites para la implementación del modelo de optimización propuesto, sobre el cual el Programa Agenda de Conectividad hará seguimiento del cumplimiento.

-

Matriz de riesgos del plan de implementación: Se detectaron dificultades en las cuales pueden incurrir las entidades involucradas en la cadena de trámites.

-

Recomendaciones de la consultoría: Se plantearon una serie de propuestas cuya finalidad es mitigar los riesgos detectados.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 2.2

ALCANCE DEL ESTUDIO TÉCNICO

El objetivo fundamental de este documento es presentar el modelo de optimización de los procesos que soportan los trámites y servicios entre entidades de la cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del Fondo Nacional de Ahorro (de aquí en adelante FNA). Por medio de la ejecución de esta cadena una persona natural afiliada al FNA, puede solicitar el pago de una parte del saldo acumulado de sus cesantías por diferentes motivos: Compra, construcción o mejora de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, abono a crédito hipotecario o educativo del FNA. Durante las primeras reuniones de definición del alcance mantenidas con el FNA y el Programa Agenda de Conectividad (en adelante AdC) se acordó que la optimización de esta cadena se centraría en el retiro parcial de cesantías, quedando excluidas las cadenas relacionadas con el retiro definitivo de cesantías, dado que el procedimiento a seguir es considerablemente diferente. En este sentido, el análisis realizado justificó la decisión tomada ya que según los datos estudiados (periodo comprendido entre enero a mayo de 2008) el 84% de 132.388 de las solicitudes de retiro de cesantías corresponden al retiro parcial, mientras que el retiro definitivo representa el 16% de las solicitudes realizadas. Tabla 1. Justificación del alcance por número de solicitudes. 50

RETIRO PARCIAL

RETIRO DEFINITIVO

Número de Solicitudes

Porcentaje Solicitudes

Número de Solicitudes

Porcentaje Solicitudes

Enero

8.411

71%

3.486

29%

Febrero

54.144

92%

4.736

8%

Marzo

29.231

87%

4.306

13%

Abril

22.897

76%

7.121

24%

Mayo

17.705

75%

5.816

25%

TOTAL

132.388

84%

25.465

16%

Para el mismo periodo de análisis, el retiro parcial de cesantías representó un 76% del monto de los retiros realizados por los afiliados del FNA ($205.002.489.304), mientras que el 24% correspondió a los retiros realizados por los afiliados para el retiro definitivo de sus cesantías ($70.415.290.511).

50

Fuente: Fondo Nacional de Ahorro.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Tabla 2. Justificación del alcance por monto solicitado.

RETIRO PARCIAL

Enero Febrero Marzo Abril Mayo TOTAL

Monto 18.660.245.938 80.226.611.536 38.606.907.480 41.459.047.503 26.049.676.847 205.002.489.304

RETIRO DEFINITIVO

Porcentaje Monto 67% 86% 74% 68% 64% 76%

Monto 9.305.597.109 13.573.737.187 13.599.312.451 19.143.348.824 14.793.294.940 70.415.290.511

Porcentaje Monto 33% 14% 26% 32% 36% 24%

Así mismo se identificó que existían siete (7) modalidades de retiro parcial de cesantías que cumplen con procedimientos similares, por lo cual se decidió conformar con estas siete (7) modalidades una “cadena de trámites tipo” denominada “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. En la tabla que se relaciona a continuación se especifica por cada una de las siete (7) modalidades el número de solicitudes presentadas al FNA y el valor que representó dichos retiros: Tabla 3. Análisis por modalidad de retiro parcial de cesantías.

No. de solicitudes

Valor

Compra de vivienda

5939

29.393.416.914

Construcción de vivienda

216

1.310.328.697

Mejora de vivienda

11774

38.923.298.857

Libereación de gravamen hipotecario

1966

7.352.741.247

102908

104.668.605.049

1034

1.829.081.134

Modalidad

Abono a credito hipotecario Abono a credito educativo FNA Cesantías para educación TOTAL

1608

2.991.799.837

125445

186.469.271.735

Así pues, el alcance definitivo del presente documento abarca la descripción de la situación actual y la propuesta del modelo de optimización de la “cadena de trámites tipo” denominada “Solicitud de retiro parcial de cesantías” que abarca siete (7) cadenas, una (1) subcadena de trámites y dos (2) servicios entre entidades, que se detallan a continuación.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Momentos Esenciales del Ciudadano asociados a la Cadena de Trámites: Acceso a la pensión, Acceso a la propiedad y Acceso al estudio. Ilustración 2. Cadena de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” por la metodología de identificación de cadenas. Fondo Nacional de Ahorro Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías

Certificado Tradición y Libertad

C. Exist. y Repr. Legal

Formulario

Declaración convivencia

Autorizació n MPS

Promesa compraventa

Superintendencia de Notariado y Registro Trámite 4056 - Expedición del Certificado de Tradición y Libertad de Inmuebles

TR 4056

Cédula de ciudadanía

Contrato de obra

TR 2979

Certificado estado de cuenta

Certificado laboral

Registro civil de nacimiento

Orden de Matrícula

Paz y salvo

Registraduría Nacional del Estado Civil Trámite 2979 - Expedición de la Cédula de Ciudadanía

Autorización MPS

TR 6001

Ministerio de la Protección Social Trámite 6001 - Autorización del Ministerio de la Protección Social Número de la matrícula inmob.

Superintendencia de Notariado y Registro Trámite 145 - Solicitud de Registro de Instrumentos Públicos TR 145

Escritura pública

Registro Consigna ción

Cadenas de Trámites: -

Cadena 84951 - Solicitud edificarla. Cadena 850 - Solicitud de Cadena 851 - Solicitud de Cadena 852 - Solicitud de Cadena 853 - Solicitud de Cadena 854 - Solicitud de Cadena 877 - Solicitud de

de retiro parcial de cesantías para compra de vivienda o lote para retiro retiro retiro retiro retiro retiro

parcial parcial parcial parcial parcial parcial

de de de de de de

cesantías cesantías cesantías cesantías cesantías cesantías

51

para para para para para para

mejora de vivienda. construcción de vivienda. liberación de gravamen hipotecario. realizar abono a obligación hipotecaria. abono a crédito educativo. educación.

El ID (código de identificación) de la cadena y subcadena de trámites del documento técnico es una clasificación propia de la aplicación de la metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad.

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Subcadenas de Trámites: -

Subcadena 1311 - Expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles, de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Trámites: -

Autorización para retiro parcial de cesantías del Ministerio de la Protección Social.

Servicios entre entidades: -

Servicio validación de cédula de ciudadanía.

La solicitud de retiro parcial de cesantías del FNA requiere la presentación de catorce (14) documentos, de los cuales el certificado de tradición y libertad de inmuebles requiere de un trámite para la expedición del mismo ante la Superintendencia de Notariado y Registro. Este trámite a su vez requiere de otro documento expedido por la misma entidad, donde se especifique el número de matrícula inmobiliaria que se solicita a través del trámite “Solicitud de registro de instrumentos públicos”. En el caso en que el peticionario no haya solicitado la cédula de ciudadanía ante la Registraduría Nacional del Estado Civil requerirá hacer el trámite correspondiente para la expedición del documento. El servicio de autorización para el retiro parcial de cesantías (línea punteada) es prestado por el Ministerio de la Protección Social y aplica a los afiliados vinculados al sector privado. Los documentos requeridos en función de cada modalidad de retiro parcial de cesantías son: Tabla 4. Documentos requeridos en función de la modalidad de retiro.*

Documentos necesarios ID

Tipo de retiro parcial CTL

CC

CERL

F

PyS

AMPS

CB

849 Compra de vivienda o lote para edificarla.

X

X

X

X

X

X

X

850 Mejora de vivienda.

X

X

X

X

X

851 Construcción de vivienda

X

X

X

X

X

852 Liberación de gravamen hipotecario

X

X

X

X

X

X

853 Abono a obligación hipotecaria.

X

X

X

X

X

854 Abono a crédito educativo

X

X

X

X

877 Educación

X

X

X

X

*Descripción de los acrónimos de la tabla 4: -

CTL: Certificado de tradición y libertad de inmuebles. CC: Cédula de ciudadanía. CERL: Certificado de existencia y representación legal. Pág. 29 de 221

X

CPCRCM V

CO

CEC

CL

RCN

OM

X

X

X

X X

X

X

X X

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO -

F: Formulario único de solicitud de retiro de cesantías. PyS: Paz y salvo. A-MPS: Autorización del Ministerio de la Protección Social. CB: Certificación bancaria. CPC-V: Contrato promesa de compra-venta. RCM: Registro civil de matrimonio/ declaración de convivencia. CO: Contrato de obra. CEC: Certificado de estado de cuenta/ obligación financiera. CL: Certificación laboral. RCN: Registro civil de nacimiento. OM: Orden de matrícula.

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3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO

A

continuación se presenta la descripción general de la cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. Se entiende como situación actual el momento inicial del levantamiento de información del estudio técnico. Para ello se describirán los siguientes apartados generales:

-

Situación actual.

-

Indicadores actuales de la cadena de trámites.

-

Diagnóstico de la cadena de trámites.

-

Conclusiones del diagnóstico.

Los trámites y entidades que participan en la cadena son: 1. Nombre del trámite origen: Solicitud de retiro parcial de cesantías. -

Nombre de la entidad: Fondo Nacional de Ahorro.

2. Nombre del servicio entre entidades: Autorización del retiro parcial de cesantías. -

Nombre de la entidad: Ministerio de la Protección Social (en adelante MPS).

3. Nombre del trámite: Expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles. -

Nombre de la entidad: Superintendencia de Notariado y Registro (en adelante SNR).

3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA CADENA DE TRÁMITES De acuerdo con la metodología planteada en la introducción del documento, la situación actual describe el objetivo de la cadena y de cada uno de los trámites y servicios entre entidades. Además, analiza la estrategia, procesos, organización, tecnología y normatividad de las mismas. Objetivo de la cadena La cadena de trámites de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” permite a cualquier persona natural afiliada al FNA, solicitar el pago de una parte del saldo acumulado de sus cesantías para la compra de vivienda o lote para edificarla; con el fin de efectuar adecuaciones, adaptaciones, remodelaciones, acondicionamientos, adiciones o reparaciones locativas al inmueble de su propiedad o de su cónyuge o compañero permanente; construcción de vivienda; liberación de gravamen hipotecario, abono a obligación hipotecaria, abono a crédito educativo y educación.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Objetivos de trámites y servicios -

Trámite “Autorización del retiro parcial de cesantías” del MPS: El ciudadano que desee realizar el retiro parcial de cesantías y que se encuentre vinculado de manera independiente o como empleado a una empresa del sector privado, debe acercarse al MPS para que sean analizados los motivos expuestos en la carta presentada al empleador; una vez revisados los motivos se obtiene la aprobación y se autoriza para que puedan ser retiradas las cesantías en el FNA.

-

Trámite “Expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles” ante la SNR: El trámite de expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles le permite a una persona natural o jurídica que requiera la expedición de este certificado, solicitarlo en las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de acuerdo a la ubicación del inmueble.

3.1.1 Estrategia En el FNA se encuentran en ejecución los siguientes proyectos de optimización y automatización relacionados con la cadena de trámites: -

Biometría: Sirve para la actualización de los datos de los afiliados, por tanto, la información capturada garantiza los criterios de calidad, integridad y complejidad. Este proyecto ha sido implementado y es de carácter obligatorio para los nuevos afiliados del FNA y voluntario para los afiliados ya existentes. La biometría le permite al FNA la identificación y autentificación plena de los datos del afiliado y del empleador mediante la toma de huella digital.

-

Proyecto Banca Virtual: Le permite al afiliado tener acceso al formulario vía Web, una vez diligenciado el formulario, debe acercarse a las oficinas del FNA para cumplir con los demás requerimientos. Este proyecto se realiza en dos partes así: Proyecto banca virtual: Su alcance va desde la solicitud de retiro de cesantías por el afiliado hasta la autorización del trámite de retiro por parte del empleador. Proyecto COBIS: Inicia desde la autorización del trámite hasta la aprobación de la orden de pago por parte del ordenador del gasto.

-

Modelo Estándar de Control Interno - MECI: El propósito esencial de MECI es orientar a las entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control: Subsistema de control estratégico: Agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Subsistema de control de gestión: Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: Planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos e información medios de comunicación. Subsistema de control de evaluación: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación. -

Sistema de Gestión de Calidad: Sistema establecido para direccionar y controlar en los aspectos de calidad a la entidad, conforme con los requisitos descritos en las normas, estableciendo políticas y objetivos de calidad, procesos estratégicos, misionales, de soporte y de evaluación, definiendo los niveles de responsabilidad y autoridad, las actividades, indicadores y documentos que en conjunto se enfocan a la satisfacción de los clientes del Fondo Nacional de Ahorro.

Durante el levantamiento de información en el MPS, no se evidenciaron proyectos que afecten directamente el servicio para el retiro parcial de cesantías. En la SNR se encuentran en desarrollo los siguientes proyectos:

52

-

Modernización de sus sistemas de información registral: Está orientado a consolidar y modernizar los sistemas de información registral a nivel nacional, concentrando toda su información en único repositorio de datos y operando un único sistema de información.

-

Ventanilla Única de Registro - VUR: Su finalidad es la concentración de los trámites y gestiones asociadas al proceso de registro de propiedad de inmuebles incluyendo el trámite notarial a través de Internet. Dentro de los servicios que prestara esta ventanilla están: Consulta jurídica de los inmuebles, consulta de índices, expedición de tradición y libertad de inmuebles. La SNR propone que la Ventanilla Única de Registro - VUR sea operada por las notarías, las cuales se constituyen en el canal de entrada al proceso y realizan la intermediación entre la solicitud del interesado y la resolución de ésta ante todas las demás entidades que participan en el proceso. Entre las entidades que se han considerado están: IDU, Secretaría de Hacienda, Catastro Distrital y Notarias entre otras.

-

Consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles en los SuperCades: Es un proyecto soportado en el sistema de información52 de la SNR que será implementado en los SuperCades de la ciudad de Bogotá, para la expedición de los certificados de tradición y libertad de inmuebles ubicado en el Distrito Capital y municipios que apliquen, con el objetivo de descentralizar su expedición y de esta forma facilitar el trámite a los ciudadanos.

Nota: Folio Magnético el cual se encuentra implementado en las oficinas principales de Instrumentos Públicos.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Las actividades adelantadas para el estudio técnico del presente documento permiten evidenciar que los planes descritos son complementarios con el proyecto de automatización y optimización de la cadena de trámites “OPTICA”. En este sentido, la alta dirección de las entidades manifestó el interés del resultado del estudio para complementar los proyectos en curso. 3.1.2 Procesos En este apartado se describen los procesos que soportan los trámites y servicios entre entidades de la cadena. Inicialmente se presenta una visión general del proceso y a continuación se detalla para cada uno de los trámites y servicios entre entidades, el formulario de entrada requerido, los documentos de entrada anexos que se solicitan para iniciar el trámite, las condiciones de inicio de ejecución del trámite, el detalle del proceso y los documentos que son entregados al ciudadano al finalizar el trámite. En la ilustración que se relaciona a continuación se presentan los pasos previos que el afiliado o un apoderado que lo represente, debe seguir para iniciar su trámite en el FNA. Posteriormente se describe cada una de las actividades relacionadas en la ilustración: Ilustración 3. Pasos previos para iniciar el trámite en el FNA.

Interno FNA

1 Inicio de Retiro de Cesantías

6

Empresa

2 C arta de autoriz ac ión del empleador Ministerio de Protección Social

3 Afiliados Sello de MPS

4

Superintendencia de Notariado y Registro

R etiro de CLT

5

Juzgados

Justificación de embargo

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1. El afiliado al FNA del sector privado interesado en realizar el retiro parcial de cesantías, inicia el proceso acercándose a las sedes del FNA donde se le entrega el formulario original y se le dan las especificaciones para la recopilación de la información, requisito previo para realizar la solicitud de retiro parcial de cesantías. Para el caso de los afiliados de entidades públicas no es necesario que se acerquen a las sucursales del FNA debido a que el formulario está disponible en las oficinas de recursos humanos de las entidades. 2. El afiliado debe generar una carta dirigida al empleador donde se especifica la razón puntual por la cual requiere el retiro de sus cesantías. El empleador aprueba el retiro de las cesantías devolviendo la carta al empleado debidamente firmada. 3. Si el afiliado es empleado de una entidad privada y desea retirar sus cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla, mejora de vivienda, construcción de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, abono a obligación hipotecaria, el MPS aprueba el retiro de sus cesantías, mediante el estampado de un sello en la carta firmada por el empleador. 4. En caso que el afiliado desee realizar la solicitud de retiro parcial de cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla, mejora de vivienda, construcción de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, abono a obligación hipotecaria debe anexar el certificado de tradición y libertad de inmuebles, expedido por la SNR. 5. En aquellos casos en que el afiliado haya tenido embargos debe acercarse al juzgado donde se encuentre radicado el proceso, con el fin de solicitar un oficio que certifique el levantamiento del embargo. En caso que el afiliado tenga pignoradas sus cesantías debe anexar el paz y salvo expedido por el departamento de cartera del FNA donde certifique el levantamiento de la pignoración. 6. Cuando el afiliado y/o apoderado haya cumplido con los pasos anteriormente descritos, se dirige al FNA con los requisitos exigidos para iniciar el trámite de solicitud de retiro parcial de cesantías.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 3.1.2.1

Descripción detallada del proceso que soporta el trámite “Solicitud de retiro parcial de cesantías” en el FNA:

Formulario de entrada: Formulario de solicitud de retiro parcial de cesantías. Campos relevantes: - Fecha de diligenciamiento. - Ciudad. - Departamento. - Número del documento de identificación del afiliado. - Tipo del documento de identificación del afiliado. - Apellidos y nombres del afiliado. - Documento de identificación de la empresa. - Código de la empresa. - Tipo de empresa (pública o privada). - Nombre de la empresa. - Dirección. - Teléfono de la empresa. - Ciudad y departamento. - Fecha de ingreso a la empresa. - Fecha de retiro de la empresa. - Tipo de retiro o destino económico. - Nombre de la entidad financiera. - Número de cuenta (debe concordar con los parámetros suministrados por la entidad bancaria). - Tipo de cuenta (ahorros – corriente). - Ciudad y departamento (donde tiene la cuenta). - Dirección de correspondencia. - Firma del empleador. - Firma del afiliado. - Impresión dactilar legible del índice derecho del afiliado. Documentos de entrada y campos relevantes: Formulario inscripción empresa. Condiciones de inicio de ejecución: Formulario de entrada con documentos anexos. Pág. 36 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Documentos de entrada anexos: Según modalidad se solicitan los siguientes: -

-

Solicitud de retiro parcial de cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla: o

Fotocopia simple de los documentos de identidad del afiliado y del promitente vendedor si de persona natural se trata. Si es persona jurídica certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente.

o

Contrato de promesa de compraventa con el lleno de los requisitos legales (Ley 153/87) en el cual conste como mínimo el nombre, la identificación y firma de las partes, precio de venta y valor a pagar con el avance solicitado.

o

Certificado de tradición y libertad de inmuebles objeto de la compraventa con fecha de expedición no mayor a noventa (90) días.

o

Carta aprobada por el empleador para autorización expedida por el MPS (en caso de ser empleados privados).

o

En caso de que se trate de compra de inmuebles adjudicados por entidades tales como Empresas de Desarrollo Urbano, Caja de Vivienda Popular, Caja de Vivienda Militar, INURBE, Banco Central Hipotecario, Cajas de Compensación Familiar, Municipios, en defecto de la promesa de compraventa y del certificado de tradición y libertad de inmuebles bastará la constancia de adjudicación en la cual se expresen los nombres de los adjudicatarios, la ubicación del inmueble y el valor de la vivienda.

Solicitud de retiro parcial de cesantías para mejora o construcción de vivienda: o

Fotocopia simple de los documentos de identidad tanto del afiliado como del contratista.

o

Contrato, original o fotocopia autenticada, de construcción o de mejora en el cual se especifiquen: La dirección del inmueble objeto de la construcción o mejora, las obras a ejecutar y valor de la mano de obra y presupuesto de materiales a utilizar por su precio comercial con firmas tanto del contratante como del contratista.

o

Certificado de tradición y libertad de inmuebles del lote donde se pretende construir la vivienda o de la vivienda que se pretende mejorar con fecha de expedición no mayor a noventa (90) días.

o

Copia del registro civil de matrimonio si el lote o el inmueble que se pretende construir o mejorar es de propiedad del cónyuge del solicitante o declaración de convivencia si el propietario es el compañero (a) permanente.

o

Carta aprobada por el empleador para autorización expedida por el MPS (en caso de ser empleados privados).

o

En caso de que se trate de mejora o construcción en inmuebles adjudicados por entidades tales como Empresas de Desarrollo Urbano, Caja de Vivienda Popular, Caja de Vivienda Militar, INURBE, Banco Central Hipotecario, Cajas de Compensación Familiar, Municipios, en defecto de la promesa de compraventa y del certificado de tradición y libertad de inmuebles bastará la constancia de adjudicación en la cual se expresen los nombres de los adjudicatarios, la ubicación del inmueble. Pág. 37 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO -

-

-

-

Solicitud de retiro parcial de cesantías para liberación de gravamen hipotecario: o

Fotocopia simple del documento de identidad del peticionario.

o

Certificado original expedido por el acreedor en el cual conste el estado actual de la deuda. En caso de presentar fotocopia ésta debe estar autenticada.

o

Copia del registro civil de matrimonio si el inmueble que se pretende liberar es de propiedad del cónyuge del solicitante o declaración de convivencia si el propietario es el compañero(a) permanente.

o

Certificado de tradición y libertad de inmuebles del bien hipotecado en el cual deberá constar el gravamen que se pretende liberar con fecha de expedición no mayor a noventa (90) días.

o

Carta aprobada por el empleador para autorización expedida por el MPS (en caso de ser empleados privados).

Solicitud de retiro parcial de cesantías para abono a obligación hipotecaria: o

Fotocopia simple del documento de identidad del peticionario.

o

Carta aprobada por el empleador para autorización expedida por el MPS (en caso de ser empleados privados).

o

Paz y salvo (si es el caso).

Solicitud de retiro parcial de cesantías para abono a crédito educativo: o

Fotocopia simple del documento de identidad del afiliado.

o

Registro civil de matrimonio: Si la solicitud de cesantía parcial se destina para la cancelación de los estudios del cónyuge, compañero(a) permanente o hijos(as), se debe anexar.

o

Paz y salvo (si es el caso).

Solicitud de retiro parcial de cesantías para educación: o

Fotocopia legible del documento de identidad del afiliado.

o

Registro civil de nacimiento (si es el caso).

o

Certificación laboral.

o

Paz y salvo (si es el caso).

o

Fotocopia del recibo de pago de la matrícula y/o pensión donde conste nombre de la institución educativa, NIT o RUT de la institución educativa, nombre del usuario, valor de la matrícula y forma de pago, nombre de la entidad financiera, tipo de cuenta (corriente o de ahorros) y número de cuenta.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Condiciones de inicio de ejecución: Formulario y según la modalidad documentos de entrada requeridos. Proceso: Una vez el afiliado y/o apoderado cumpla con los pasos anteriormente descritos, se dirige con los requisitos exigidos para iniciar el trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” a los puntos de atención ubicados en las capitales de los departamentos o remite la documentación por correo certificado a la oficina principal del FNA en Bogotá. Ilustración 4. Proceso interno FNA solicitud retiro parcial de cesantías.

Fondo Nacional de Ahorro Proceso Interno

2

Toma impresión dactilar

Revisió Revisión Grafoló Grafológica

3 4

Validación Intranet

11 Validación Documentación

Formulario

4

Grafó Grafólogo

12 1

5 6

Afiliado Documentación

Verificación Datacrédito

Enrolamient o Biométrico

Asesor Comercial

7

8 9

10

Content Manager

Radica formulario en C.O.B.I.S

Orden previa de pago C.O.B.I.S

Validación datos empleador

Almacenamiento de Datos

Aprobació Aprobación Orden de Pago

13

Profesional FNA

Orden de Pago

Verificación Contact Center

La descripción de las actividades relacionadas en la ilustración anterior es la siguiente: 1. El asesor comercial recibe del afiliado y/o apoderado el formulario de solicitud de retiro parcial de cesantías con la documentación anexa, revisa que el formulario se encuentre correctamente diligenciado y verifica los documentos anexos contra lista de chequeo. Pág. 39 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 2. Se le solicita al afiliado y/o apoderado la toma de la impresión dactilar del índice derecho y la firma en el formulario de la solicitud del retiro parcial de cesantías en caso de no estar firmado. 3. Se validan los datos en la intranet donde se verifican los datos del empleador y que el afiliado no tenga créditos con el FNA, que posea saldo de cesantías de acuerdo con el valor solicitado y que no tenga pignoraciones, ni embargos. En caso de tener pignoraciones o embargos, se informa al afiliado que debe anexar el original del paz y salvo, donde certifique el levantamiento de la pignoración. Si el afiliado posee embargos, verifica en COBIS53 el estado actual del embargo con el número de documento de identidad informándole al afiliado que debe anexar el oficio actualizado del embargo del respectivo juzgado. 4. Se valida la información contenida en el formulario de solicitud de retiro parcial de cesantías y se verifica la documentación anexa contra lista de chequeo, revisando que la documentación requerida de acuerdo con la modalidad de retiro esté completa y no presente inconsistencias. Los requisitos generales que el afiliado debe anexar al formulario dependen de la modalidad de solicitud detallados anteriormente. Si se presentan inconsistencias en el formulario o en la documentación anexa se le informa al afiliado las correcciones que debe realizar o los documentos que debe adjuntar y se le devuelve la documentación. 5. Si al validar la información presentada no existe ninguna inconsistencia se verifica la información registrada en Data Crédito con el fin de confirmar los datos de identificación del afiliado. Para esto el asesor comercial ingresa el número del documento de identidad, esta operación arroja el nombre y los apellidos, el género, rango de edad, número de documento de identidad, departamento, ciudad de expedición del documento, fecha de expedición del documento y estado del documento del afiliado. Si no coinciden los datos se le solicita al afiliado una certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde certifique la veracidad de la documentación presentada. 6. Si los datos están correctos se realiza el enrolamiento biométrico. En caso que la solicitud de retiro parcial de cesantías se realice a través de un apoderado no se realizará enrolamiento biométrico ni se escaneará el documento de identidad, lo único que se pedirá es la fotocopia del documento de identidad del apoderado. 7. Se realiza la verificación en el Content Manager54 donde se confirma que la firma del empleador esté registrada en el sistema, de no estarlo se le devuelve la documentación al afiliado, informándole que la firma del empleador no se encuentra o no coincide; el asesor comercial imprime una carta donde se le pide al empleador actualizar sus datos y es enviada con el afiliado quien debe regresar al FNA con la carta actualizada para poder continuar con el procedimiento (en este caso debe iniciar el trámite desde la entrega de la documentación). 8. Una vez confirmados los datos del empleado y del empleador se radica en el sistema COBIS la información contenida del formulario validando el registro de la información en el total de los campos de obligatorio diligenciamiento. Al afiliado se le entrega la constancia de radicación de los documentos. 9. El asesor comercial elabora la orden previa de pago que es registrada en el sistema COBIS. 53

COBIS: Herramienta diseñada en arquitectura cliente-servidor, que permite implementar la estrategia tecnológica con monitor transaccional de esquema modular y corporativa que permite la automatización de Instituciones Bancarias y Financieras, orientado a brindar productos y servicios que satisfacen las necesidades de información de los Clientes, un sistema de información integrado que soporta la operación de las áreas involucradas en el negocio del FNA. 54

Content Manager: Es el componente para la gestión de contenidos empresariales, para aplicaciones de documentación de nivel de producción y rutas de documentación.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 10. De acuerdo a los montos establecidos por el FNA se realiza en el sistema de manera automática el envío de los datos, número de documento de identidad, nombre del afiliado, entidad y valor de retiro al Contact Center, para confirmación telefónica de los datos del afiliado que presenta la solicitud del retiro. 11. Una vez realizada esta verificación, los expedientes se remiten a revisión grafológica para que se realice la validación de falsedad documental, verificación de la impresión dactilar y comparación de los documentos; si existen inconsistencias se remite la solicitud al codificador para que realice la devolución formal de los documentos al afiliado. De no existir inconsistencias se da el visto bueno al expediente. 12. Se realiza la verificación en el Content Manager donde se verifica que la firma del empleador esté registrada en el sistema y coincida con la firma de aprobación para el retiro parcial de cesantías, si existen inconsistencias se remite la solicitud al codificador para que realice la devolución formal de los documentos al afiliado. 13. Si no existe ninguna inconsistencia el profesional de vicepresidencia financiera aprueba la orden de pago. A partir de ese momento se inicia el proceso de notificación y de giro por parte de la División de Tesorería, el cual tiene horarios establecidos. Por esta razón, si el giro se realiza antes de las 11:00 AM., el dinero se abonará a la cuenta del afiliado al día siguiente; pero si el giro se realiza después de esta hora se abonará a la cuenta del mismo, dos días después. El FNA paga las cesantías parciales dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud del afiliado. De acuerdo con cada modalidad el FNA a mayo de 2008 aprobó las siguientes solicitudes de retiro parcial de cesantías: Tabla 5. Monto total de cesantías aprobadas a mayo de 200855

Cesantías Aprobadas según Modalidad de Retiro: Compra de Vivienda Construcción de Vivienda Liberación de gravamen hipotecario Mejora de vivienda Cesantías para educación Abono a credito educativo Abono a credito hipotecario TOTAL

55

No. de Solicitudes

Fuente: Fondo Nacional de Ahorro

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5939 216 1966 11774 1608 1034 102908 125445

% de Solicitudes 4,49% 0,16% 1,49% 8,89% 1,21% 0,78% 77,73% 94,76%

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Los valores aprobados a mayo de 2008 fueron: Tabla 6. Cesantías aprobadas mensualmente por modalidad de retiro a mayo de 2008 56 Cesantías Aprobadas según Modalidad de Retiro: Compra de Vivienda Construcción de Vivienda Liberación de gravamen hipotecario Mejora de vivienda Cesantías para educación Abono a credito educativo Abono a credito hipotecario TOTAL

Valor Aprobado

% Aprobado

29.393.416.914 1.310.328.697 7.352.741.247 38.923.298.857 2.991.799.837 1.829.081.134 104.668.605.049 $ 186.469.271.735

14,34% 0,64% 3,59% 18,99% 1,46% 0,89% 51,06% 90,96%

Documento de salida: Telegrama de notificación de desembolso de cesantías. Campos relevantes: -

Nombres y apellidos.

-

Dirección.

-

Suma que se esta consignando.

-

Teléfono.

Tiempo promedio del proceso: 73,8 minutos.

56

Fuente: Fondo Nacional de Ahorro

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3.1.2.2

Descripción detallada del proceso que soporta el trámite “Autorización para el retiro parcial de cesantías” ante el MPS:

Formulario de entrada: No aplica. Campos relevantes: No aplica. Documentos de entrada anexos: Carta de solicitud con autorización del empleador para el retiro parcial de cesantías. Condiciones de inicio de ejecución: No existen condiciones adicionales para el inicio del servicio. Proceso: Este requisito tan sólo es necesario para aquellos afiliados que pertenezcan a empresas del sector privado y deseen retirar sus cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla, mejora de vivienda, construcción de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, abono a obligación hipotecaria. El empleado se dirige al MPS para obtener el sello de aprobación del retiro de sus cesantías. El Ministerio verifica la información contenida en la carta de solicitud que ha sido previamente aprobada por el empleador y si cumple con los requerimientos de ley estampa el sello de autorización para el retiro de cesantías. Documento de salida: Carta de solicitud con sello de autorización del MPS. Campos relevantes: No aplica. Tiempo promedio del proceso: 35,7 minutos.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

3.1.2.3

Descripción detallada del proceso que soporta el trámite “Expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles” ante la SNR:

Formulario de entrada: No aplica. Campos relevantes: No aplica. Documentos de entrada anexos: No aplica. Condiciones de inicio de ejecución: Número de matrícula del inmueble y pago del número de copias solicitadas. Proceso: El ciudadano se acerca a la oficina de la SNR donde se encuentra radicado el inmueble con el número de matrícula inmobiliaria, el cajero solicita el dato del número de matrícula, radica la solicitud en el sistema y verifica que el número solicitado se encuentre disponible. El sistema realiza la liquidación por concepto de registro teniendo en cuenta el tipo de tarifa y el número de copias, se asigna un turno o número de radicado por cada número de matrícula solicitado y se imprime el recibo de pago para que el ciudadano cancele el monto correspondiente. El cajero ordena la impresión del certificado, un funcionario clasifica las impresiones según el orden de radicado y entrega el certificado al ciudadano de acuerdo con el número de radicación asignado. Si existe algún error en la expedición del certificado, se confirman los datos de la certificación impresa con el número de matrícula inmobiliaria que por escrito debió haber entregado el ciudadano. En caso que la equivocación fue responsabilidad del funcionario, se realiza una nueva impresión del certificado en el sistema. Si se presenta el caso de digitar un número de matrícula inmobiliaria diferente al que se menciona en la solicitud diligenciada por el ciudadano, el certificado y el número de radicación deberán ser anulados por el funcionario de la ventanilla. Se puede presentar también que el certificado sea anulado por atascamiento de papel en el momento de generar la impresión. En caso de no conocerse el número de matrícula inmobiliaria, el ciudadano debe acercarse al punto de consulta ubicado dentro de la SNR y con el número de la cédula de ciudadanía del dueño del inmueble y/o dirección del mismo paga $2.000 adicionales para obtener el número de matrícula inmobiliaria. Con el número de matrícula el ciudadano puede iniciar el trámite para obtener su certificado de tradición y libertad de inmuebles como antes fue mencionado. En la actualidad existe la posibilidad de realizar el trámite desde un SuperCade, caso en el cual debe cancelar el valor correspondiente para la expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles en el banco y solicitar el certificado con el número de matrícula inmobiliaria. En caso de no conocer el número de matrícula inmobiliaria, debe acercarse a la sede donde esté registrado su predio para realizar el trámite como anteriormente fue descrito.

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Ahora bien, en algunas ocasiones el número de matrícula inmobiliaria solicitado no se encuentra disponible debido a que no existe en el sistema; o el número de folio se encuentra en custodia en la SNR; o el número de matrícula solicitado se encuentra bloqueado en algún trámite de registro dentro de la oficina de origen; o que el número de matrícula solicitado corresponda a un predio de mayor extensión y debe ser requerido directamente en la oficina de registro de origen. En caso de presentarse cualquiera de estas causas para la no expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles, el sistema genera de manera automática un documento que sustentará el caso correspondiente, documento que debe firmar el responsable del proceso y entregarse al ciudadano para así dar inicio al trámite de devolución del dinero. Seguido a esto, el ciudadano deberá acercarse a la oficina donde tenga registrado el inmueble para dar inicio al trámite de la solicitud del certificado de tradición y libertad de inmuebles. Documento de salida: Certificado de tradición y libertad de inmuebles. Campos relevantes: -

Propietario del inmueble.

-

Datos del vendedor.

-

Medidas cautelares.

-

Patrimonios de familia.

-

Tradición y antigüedad del inmueble.

-

Fecha de expedición.

-

Singularización del inmueble.

Tiempo promedio del proceso: 35,7 minutos.

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3.1.3 Organización Las entidades del Estado y áreas directamente responsables que actualmente participan en la cadena de trámites son: Tabla 7. Entidades involucradas y áreas responsables.

No.

Entidad

Descripción de la responsabilidad

Ejecutar el trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías”

Área responsable Oficina de Informática Oficina Comercial y de Mercadeo División de Cesantías Vicepresidencia de División de Afiliados y Cesantías y Crédito Entidades Vicepresidencia División de Tesorería Financiera

1

Fondo Nacional de Ahorro

2

Estampar el sello de Ministerio de la autorización para el retiro Protección Social parcial de cesantías

Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control de Trabajo

3

Superintendencia Expedir el certificado de de Notariado y tradición y libertad de Registro inmuebles

Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora Jurídica Oficina de Registro de Instrumentos Públicos

4

Consejo Superior Emitir oficio de de la Judicatura levantamiento de embargo (Juzgados)

Despacho judicial correspondiente

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3.1.4 Tecnología Con corte a junio de 2008, la “Solicitud de retiro parcial de cesantías” en sus diferentes modalidades, es un procedimiento en el que el afiliado es el responsable de cumplir con los pasos previos descritos en el (apartado 3.1.2) como requisito para poder dar inicio al trámite en el FNA. En este sentido, cada entidad involucrada en la cadena de trámites tiene sistemas de información independientes sin presentar interrelación alguna. A continuación se describen los sistemas principales: -

FNA: Sus procesos están soportados por COBIS, sistema encargado del manejo de todos sus productos y servicios, entre ellos los trámites de “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. La tecnología utilizada en COBIS es Cliente - Servidor operando sobre un Servidor Sybase en plataforma AIX en el que la lógica de negocio se implementa a través de procedimientos almacenados. Los funcionarios del FNA acceden a COBIS a través de un cliente grueso desarrollado en Visual Basic 6 sobre plataforma Windows. Cabe destacar que el FNA es una de las entidades del Estado Colombiano que posee un alto grado de desarrollo tecnológico respecto de otras entidades del gobierno, por lo que puede servir de referencia y ejemplo en futuras optimizaciones.

-

Superintendencia de Notariado y Registro: Cuenta con varios sistemas de información: Folio Magnético: Está basada en el acceso a una base de datos desde clientes pesados, con una arquitectura Cliente - Servidor. La versión de base de datos está desactualizada, por ello se tiene en marcha un proyecto de actualización de toda su infraestructura con horizonte a 2010. Sistema de Información Registral (SIR): Es una aplicación Web, que maneja 66 oficinas territoriales lo que representa el 27% de la información nacional. Para 93 Oficinas de Registro la expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles se hace de forma manual. Dicho modelo representa el 11% de la información nacional. Sistema Punto de Servicio: Tiene como función agrupar lógicamente la información de todos los predios registrados en el ámbito de Bogotá D.C. Con la unificación a nivel de acceso de la información, se puede atender cualquier solicitud del ciudadano en cualquier SuperCade, de manera eficiente y confiable, sin importar el origen o ubicación del folio o predio. Este aplicativo fue desarrollado por la empresa ADA para la SNR el lenguaje PowerBuilder Versión 10.5.

A continuación se muestra por entidad cada uno de los sistemas o soluciones principales involucrados en la cadena de trámites objeto de estudio con su fecha de puesta en producción, participación y las oportunidades u obstáculos que estas soluciones representan: Pág. 47 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Tabla 8. Sistemas principales involucrados en la cadena de trámites.

Entidad

FNA

Fecha Puesta en Producción

Octubre 1999

MPS

SNR

Sistema o Solución

COBIS

Descripción

Participación

Oportunidades/obstáculos

COBIS es un producto maduro adaptable a las necesidades actuales y futuras del FNA. La arquitectura ClienteSoportar el Servidor dificulta el acceso vía proceso de Retiro Trámite principal Internet de los empleadores o Parcial de de la cadena afiliados Cesantías de FNA La plataforma SOA permite el desarrollo de nuevos servicios que pueden ser expuestos a usuarios o sistemas externos al FNA

No requiere sistemas para el servicio que presta

1995

Debido a que el sistema con el que cuenta la SNR utiliza Expedir el Consulta del tecnología obsoleta, es más Folio Magnético certificado de certificado de complejo conectase a la Círculo Registral tradición y libertad tradición y libertad plataforma de de Bogotá de inmuebles de inmuebles interoperabilidad (PDI) de la AdC. Por esta razón, se plantean soluciones alternativas para dar apoyo a Pág. 48 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Entidad

Fecha Puesta en Producción

Sistema o Solución

Descripción

Participación

Oportunidades/obstáculos este trámite

2000

2008

Expedir el certificado de Sistema de tradición y libertad Información de inmuebles para Registral - SIR oficinas territoriales

Expedir el certificado de Sistema Punto de tradición y libertad N/A Servicio de inmuebles de Bogotá en los SuperCades

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N/A

A pesar de ser un sistema en ambiente Web su actual diseño tecnológico no soporta consultas al certificado de tradición y libertad de inmuebles Es un aplicativo temporal que será remplazado cuando se implemente y sea puesto el módulo central de la Ventanilla Única de Registro – VUR vía Web. La limitación que presenta este aplicativo en la actualidad es que requiere licenciamiento de ORACLE adicional y un canal de comunicaciones dedicado

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 3.1.4.1

Detalle técnico del sistema COBIS que soporta el trámite en el FNA

El FNA tiene implementadas aplicaciones en las cuales apoya sus procesos que se detallan a continuación: Tabla 9. Detalle técnico del sistema que soporta el trámite en el FNA.

Aplicaciones

MÓDULO CESANTÍAS

MÓDULO DATACREDITO SUI

MÓDULO CONTENT MANAGER

Verificación del documento de identidad. Valida en línea la información básica de los clientes con la información contenida en la base de datos de Datacrédito, controlando el riesgo de fraude por suplantación e ingresando la información depurada a su base de datos.

Verificación de autenticidad de la firma del empleador. Administra imágenes, documentos, contenido de WEB, archivos de multimedios y más con interfases incorporado a trabajo de Workflow. Se apoya sobre AIX®, Windows® y es también disponible para p-series™ y zSeries®

N/A

Windows 2000 Server llS 5.0

Sistema Operativo

Sistema operativo AIX versión 5.L

SW Base

N/A

La aplicación biométrica permite capturar y almacenar en una base de datos, los datos biográficos de la persona (templete de los datos de la cédula), foto digital, firma digital en dos tamaños, imagen de las huellas digitales, templete de la información dactilar y la imagen de la cédula. Todo esto con el fin de realizar una verificación de la identidad de la persona que se está presentando ante el FNA para realizar algún trámite. Por otro lado la plataforma biométrica hace una verificación inicial 1:N con todos los registros biométricos capturados previamente con la finalidad de detectar posibles fraudes. Servidor: Sistema Operativo Windows Server 2003 R2 Cliente: Sistema Operativo Windows XP N/A

Lenguaje de Programación

Visual Basic versión 6.0

Visual Basic versión 6.0

WSDL

Comercial

Comercial

Comercial

Comercial

Trámite principal de la cadena.

Autenticación.

Verificación.

Verificación.

Cliente - Servidor.

Cliente - Servidor. Autenticación por medio del directorio activo.

Basado en Web.

Basado en Web.

N/A

N/A

N/A

N/A

Funcionalidades

Desarrollo propio o comercial Pasos soportados del trámite Arquitectura

Apoya la operatividad del área en la administración de las cesantías y en el pago de las mismas, teniendo como base las cuentas individuales de los afiliados y de acuerdo con las políticas establecidas por el FNA, manejo de embargos y pignoraciones, entre otros, para que la administración se realice de forma ágil, oportuna, confiable y contribuyendo a una mejor imagen del FNA y servicio a sus afiliados.

MÓDULO BIOMETRÍA

Roles de Uso

N/A

Comunicación con otros sistemas

Áreas usuarias: División de Cesantías, Atención al Afiliado, Puntos de Atención Regional. Interfases: Módulos de

N/A

N/A Para las pantallas de visualización se utiliza VBScript - JavaScript, DFL, SQLServer 2000, BD2.

Áreas usuarias:

División de Cesantías, Atención al Afiliado, Puntos de Atención

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Aplicaciones

Conexión a sistemas clientes

MÓDULO CESANTÍAS

MÓDULO BIOMETRÍA

Entidades, Clientes, Presupuesto, Contabilidad, Crédito, Cartera, Caja y Bancos y Gestión Humana.

Interfases: uno de los

Interfases: Módulos de Entidades, Clientes, Presupuesto, Contabilidad, Crédito, Cartera, Caja y Bancos y Gestión Humana. FONDO VIRTUAL:

Procesos TI

Lenguaje: JSP - VBScript JavaScript Plataforma Webservices, Windows 2003 server Base de Datos: Transact SQL Sybase 12.5 Arquitectura Basado en Web Cliente - Servidor

MÓDULO DATACREDITO SUI

MÓDULO CONTENT MANAGER

N/A

N/A

N/A

N/A

Regional.

componentes de software que compone la plataforma biométrica permite su integración con todos los módulos de COBIS que lo requieran. Actualmente la esta implementando en los Módulos de Clientes y Cesantías.

Interfases: Módulos de clientes y Cesantías.

Motor Biométrico Sagem de verificación 1:N OCX de enrolamiento (captura) Autenticación (Visual Basic 6.0) Motor de base de datos MSQL 2005 Enterprise Edition

A continuación se presenta la descripción, infraestructura, comunicaciones y seguridad del sistema principal que soporta el trámite: Descripción del Sistema: El sistema COBIS apoya en la operatividad del área de cesantías y en el pago de las mismas, teniendo como base las cuentas individuales de los afiliados y las políticas establecidas por el FNA. También permite el manejo de embargos y pignoraciones, por lo que todo el proceso se realiza de forma ágil, oportuna y confiable. Dicho sistema está constituido por diferentes módulos en los que están soportadas las diferentes necesidades del negocio. A continuación se describen brevemente las funcionalidades de estos módulos: -

Módulo de Cesantías: Apoya la operatividad del área en la administración de las cesantías y el pago de las mismas teniendo como base las cuentas individuales de los afiliados y de acuerdo a las políticas establecidas por el FNA, manejo de embargos y pignoraciones, entre otros, para que la administración se realice de forma ágil, oportuna y confiable. Las áreas que los utilizan internamente son: La División de Cesantías, Atención al Afiliado y los Puntos de Atención Regional.

-

Módulo Fondo Virtual: Se implementa en un esquema Web, con funcionalidades de consulta mediante el acceso de usuarios y login único para cada usuario.

El FNA tiene los sistemas informáticos basados en arquitectura orientada a servicios SOA para la solución Pág. 51 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO de procesos en el FNA. Esto permite automatizar los procesos operativos de la entidad, por medio de la integración con herramientas de escritorio y con el sistema de información COBIS. La plataforma de solución SOA utilizada es IBM WebSphere que soporta los productos y servicios de la entidad. Adicionalmente a la aplicación de COBIS el FNA tiene otras aplicaciones. Dichas aplicaciones son Biométrica, Data Crédito y Contact Manager: -

Biométrica: Esta aplicación permite capturar y almacenar en una base de datos los datos biográficos de una persona (templete de los datos de la cédula), foto digital, firma digital en dos tamaños, imagen de las huellas digitales, template de la información dactilar y la imagen de la cédula. Todo esto con el fin de realizar una verificación de identidad de la persona que se está presentando ante el FNA para realizar algún trámite. Por otro lado, la plataforma biométrica hace una verificación inicial 1:N con todos los registros biométricos capturados previamente, con la finalidad de detectar posibles fraudes.

-

Data Crédito: En esta aplicación se hace la verificación del documento de identidad. Se valida en línea la información básica de los clientes con la información contenida en la base de datos de Data Crédito, controlando el riesgo de fraude por suplantación e ingresando la información depurada a su base de datos.

-

Contact Manager: Permite hacer la verificación de autenticidad de la firma del empleador. Administra imágenes, documentos, contenido de WEB, archivos de multimedia y más con interfases incorporado a trabajo de Workflow. Se apoya sobre AIX®, y Windows® y es también disponible para p-series™ y zSeries®.

Infraestructura del Sistema: El sistema COBIS está implementado sobre un sistema operativo AIX 5L de IBM., utiliza una arquitectura de tipo Cliente - Servidor y esta conectado a una base de datos de tecnología SyBase 12.5. Esta desarrollado en Visual Basic en su versión 6.0. La aplicación de biometría utiliza una arquitectura de tipo Cliente - Servidor. El servidor funciona en un sistema operativo Windows Server 2003 y el cliente sobre Windows XP. La base de datos a la que se encuentra conectado este sistema está en MySQL 2005, el desarrollo de esta aplicación se hizo en Visual Basic versión 6.0, por tal razón es de fácil integración en los módulos del sistema COBIS. Comunicaciones y Seguridad: Para proveer información tanto a nivel interno (funcionarios) como a nivel externo (afiliados, clientes potenciales y proveedores) el FNA cuenta con servicios de soporte informático a la gestión de la entidad bajo arquitectura Web, servicios que pueden ser accedidos a través de un browser.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA El acceso a Internet para la sede principal y puntos de atención se hace a través de un canal dedicado con un ancho de banda de 6 Mbps, el cual se encuentra a cargo de un proveedor externo, quien es el directo responsable de la infraestructura tecnológica y a su vez de mantener la disponibilidad del mismo. En la aplicación de biometría la seguridad entre el cliente y el servidor se controla por medio de la autenticación del directorio activo. La comunicación entre sistemas se hace por medio de servicios Web.

3.1.4.2

Detalle técnico de los sistemas que soportan el trámite en la SNR

A continuación se presenta la información detallada de la aplicación que soporta el trámite realizado por la SNR: Tabla 10. Aplicaciones informáticas SNR.

SISTEMA DE INFORMACIÓN REGISTRAL

Aplicaciones

FOLIO MAGNETICO

Funcionalidades

Sistema misonal de la Superintendencia de Notariado y Registro. Permite liquidar de forma automática los derechos a pagar por el registro de los diferentes instrumentos públicos y de esta manera tener el control y ubicación del trámite del documento. Se encuentra implementado en la ciudades capitales del país

Sistema terirtorial de la Superintendencia de Notariado y Registro. Permite liquidar de forma automática los derechos a pagar Permitir la expedición del certificado de por el registro de los diferentes tradición y libertad a través de los instrumentos públicos y de esta manera SuperCades en la ciudad de Bogotá tener el control y ubicación del trámite del documento. Se encuentra implementado en la ciudades capitales del país

SOLARIS

SOLARIS

WINDOWS XP PROFESSIONAL

ORACLE versión 7X

ORACLE

ORACLE VERSION 7.2.X

FORMS 3 de ORACLE

JAVA J2EE

POWER BUILDER VERSION 10.5

PROPIO

PROPIO

COMERCIAL - ADA S.A.

Expedición del certificado de tradición y libertad a nivel terirtorial

Expedición del certificado de tradición y libertad

Sistema Operativo SW Base Lenguaje de Programación Desarrollo propio o comercial

Pasos que están Expedición del certificado de tradición y soportados del trámite libertad en las ciudades capitales

SISTEMA PUNTO DE SERVICIO

Arquitectura

Cliente - Servidor

Ambiente Web

Cliente - Servidor

Roles de Uso

Administrador, usuario final

Administrador, usuario final

Administrador, usuario final

Plataforma SOA

Conectores ORACLE

Comunicación con otros Conectores ORACLE sistemas Terminales WYSE no inteligentes Conexión a sistemas clientes Procesos TI

Ninguna

Protocolo TCP/IP Conexión Asíncrona

Protocolo TCP/IP Conexión Asíncrona

N/A

N/A

N/A

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

Descripción del Sistema Para la solicitud de expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles el proceso está soportado por tres sistemas distintos. -

Folio Magnético: Es la aplicación con la que actualmente la SNR está expidiendo el certificado de tradición y libertad de inmuebles en las oficinas de Bogota D.C. Con esta aplicación se maneja la información de 57 Oficinas de Registro lo que representa el 62% de la información nacional.

-

Sistema de Información Registral (SIR): Es una aplicación Web, que maneja 66 oficinas territoriales lo que representa el 27% de la información nacional. Para 93 Oficinas de Registro la expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles se hace de forma manual. Dicho modelo representa el 11% de la información nacional.

-

Sistema Punto de Servicio: Tiene como función agrupar lógicamente la información de todos los predios registrados en el ámbito de Bogotá D.C. Con la unificación a nivel de acceso de la información, se puede atender cualquier solicitud del ciudadano en cualquier SuperCade, de manera eficiente y confiable, sin importar el origen o ubicación del folio o predio. Este aplicativo fue desarrollado por la empresa ADA para la SNR el lenguaje PowerBuilder Versión 10.5.

Infraestructura del Sistema Folio magnético está sobre un sistema operativo Solaris y está desarrollado en Forms 3 que es una herramienta de Oracle que permite crear una interfaz de usuario, para acceder a las bases de datos que en este caso es una Oracle 7. SIR está desarrollado con tecnología Java J2EE soportado por una base de datos Oracle. Sistema de Punto de Servicio se encuentra implementado con una arquitectura cliente servidor, que funciona sobre un Sistema Operativo Windows XP Professional, soportado por una base de datos Oracle versión 7.2. Comunicaciones y Seguridad Las comunicaciones entre entidades se hacen por medio de conectores Oracle, y las conexiones entre sistemas entrantes y salientes se hacen por medio de protocolos TCP/IP de forma asíncrona. La seguridad de esta aplicación se maneja por medio de roles de usuarios con su respectivo User y Password, se tienen roles de tipo administrador y usuario final.

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3.1.5 Normatividad Las principales normas que soportan los trámites y servicios entre entidades para la solicitud del retiro parcial de cesantías se describen a continuación: Fondo Nacional de Ahorro: Las normas que soportan el proceso al interior del FNA para realizar el retiro parcial de cesantías son: -

Ley 3118 de 1968: “Por la cual se crea el Fondo Nacional de Ahorro”.

-

Ley 432 del 29 de enero de 1998: “Por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se transforma su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones”.

-

Ley 546 de 23 de diciembre de 1999: “Por la cual se dictan normas en materia de vivienda, se señalan los objetivos y criterios generales a los cuales debe sujetarse el Gobierno Nacional para regular un sistema especializado para su financiación, se crean instrumentos de ahorro destinado a dicha financiación, se dictan medidas relacionadas con los impuestos y otros costos vinculados a la construcción y negociación de vivienda y se expiden otras disposiciones”.

-

Ley 24 de 1952: "Pignoración Banco Popular".

-

Ley 21 de 1982: "Pignoración Cajas de Compensación Familiar".

-

Ley 41 de 1975: "Saldo acumulado de cesantías".

-

Ley 153 de 1987: "Reglamentación de requisitos legales, contratos de promesa de compraventa".

-

Ley 344 de 1996: "Utilización de vida de retiro de cesantías".

-

Decreto Ley 1045 de 1978: “Liquidación de cesantías”.

-

Decreto 3118 del 26 de diciembre de 1968: “Por el cual se crea el Fondo Nacional de Ahorro, se establecen normas sobre auxilio de cesantías de empleados públicos y trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones”.

-

Decreto 1453 del 29 de julio de 1998: “Se reglamenta la Ley 432 de 1998, que reorganizó el Fondo Nacional de Ahorro, se transformó su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones”.

-

Decreto 1454 del 29 de julio de 1998: “Se aprueba el Acuerdo número 941 del 22 de julio de 1998, que adopta los Estatutos Internos del Fondo Nacional de Ahorro”.

-

Decreto 982 del 1 de junio de 2000: “Se establecen las condiciones y modalidades de los convenios Inter administrativos con el Icetex para el otorgamiento de créditos educativos y se dictan otras disposiciones”.

-

Decreto 1252 del 30 de junio de 2000: “Se establecen normas sobre el régimen prestacional de los empleados públicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la fuerza pública”. Pág. 55 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

-

Decreto 1747 del 11 de septiembre de 2000: “Se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales”.

-

Decreto 975 del 31 de marzo de 2004: “Por el cual se reglamentan parcialmente las leyes en relación con el subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social en dinero para áreas urbanas”.

-

Decreto 1226 de 1970: "Pignoración Fondo de bienestar Social”.

-

Decreto 1481 de 1989: "Pignoración Fondo de empleados".

-

Decreto 1325 de 1983: "Pignoración de créditos con Corporaciones de Ahorro y Vivienda y Banco Central Hipotecario".

-

Decreto 1453 de 1998: “Por el cual se reglamenta la ley 432 de 1988 y Decreto 1406 de 1999”, “Por el cual adopta unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993”.

Los actos administrativos de la entidad vigentes son: -

Reglamento de Cesantías (Acuerdo 950 de 1998): “Por el cual se adopta el reglamento de cesantías del Fondo Nacional de Ahorro”.

-

Resolución 036 del 2007: “Adopción del manual y procedimientos del proceso de cesantías”.

-

Resolución 068 del 2004: “Modificación de la Resolución 125 del 2003 y Resolución 174 de 1978 por la cual se reglamenta el ejercicio del contrato de mandato ante el FNA”.

Ministerio de la Protección Social: Las normas que soportan el proceso al interior del MPS para la autorización del retiro parcial de cesantías son: - Código sustantivo del trabajo, artículo 254: “Prohibición de los pagos parciales. Se prohíbe a los empleadores efectuar pagos parciales del auxilio de cesantías antes de la terminación del contrato de trabajo, salvo en los casos expresamente autorizados, y si los efectuaren perderán las sumas pagadas, sin que puedan repetir lo pagado”. -

Código Sustantivo del Trabajo, artículo 256: “Financiación de viviendas.

1. Los trabajadores individualmente, podrán exigir el pago parcial de su auxilio de cesantía para la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a su vivienda, siempre que dicho pago se efectúe por un valor no mayor del requerido para tales efectos. 2. Los empleadores pueden hacer préstamos a sus trabajadores sobre el auxilio de cesantías para los mismos fines. 3. Los préstamos, anticipos y pagos a que se refieren los numerales anteriores, deben ser aprobados por el respectivo inspector del trabajo, o, en su defecto, por el Alcalde Municipal, Pág. 56 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA previa demostración de que van a ser dedicados a los fines indicados en dichos numerales. 4. Los empleadores podrán realizar planes de vivienda, directamente o contratándolos con entidades oficiales, semioficiales o privadas, en beneficio de sus trabajadores, financiados en todo o en parte, con prestamos o anticipos sobre el auxilio de cesantía de los trabajadores beneficiados. En este caso, se requerirá el consentimiento de éstos y la aprobación previa del Ministerio del Trabajo. 5. Los trabajadores podrán, igualmente, realizar el pago parcial de sus auxilios de cesantías para realizar planes de vivienda que deberán ser contratados con entidades oficiales, semioficiales o privadas, previa aprobación del Ministerio del Trabajo. 6. Aprobado el plan general de vivienda a que se refieren los numerales 4o. y 5o. de este artículo, no se requerirá nueva autorización para cada préstamo, o liquidación parciales”. Superintendencia de Notariado y Registro: Las normas que soportan el proceso al interior de la SNR para la expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles son: -

Ley 223 de 1995: “Por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones”.

-

Decreto Ley 1250 de 2000: “Por el cual se expide el estatuto del registro de instrumentos públicos”.

-

Decreto 01 de 1984: “Por el cual se reforma el código contencioso administrativo”.

-

Decreto Ley 125 de 1970: “Por el cual se expide el estatuto del notariado”.

-

Decreto 1428 de 2000: “Por el cual se fijan los derechos por concepto de la función registral y se dictan otras disposiciones”.

El Estatuto que soporta el trámite del Registro de Instrumentos Públicos, se refleja en el Decreto Ley 1250 de 1970, manejando los siguientes aspectos: -

Títulos, actos y documentos sujetos a registro.

-

Archivo del registro.

-

Modo de hacer el registro.

-

Cancelación del registro.

-

Mérito probatorio del registro.

-

Reconstrucción de folio o libro de registro.

-

Unidad catastral y relación con el registro catastral.

-

Certificados de los folios de matrícula.

-

Estructura de los Círculos registrales. Pág. 57 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO -

Funciones de los registradores.

-

Organización de las oficinas de registro.

-

Matricula de bienes prescritos.

-

Funciones y efectos del catastro

Toda la actividad relacionada con el Registro de Instrumentos Públicos, se tramita por parte de los interesados ante las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente al Círculo Registral del inmueble. Estas Oficinas tienen entre otras funciones las siguientes: -

Reproducción de Constancia de Inscripción de un documento.

-

Correcciones.

-

Copias y constancias de documentos que reposen en el archivo.

-

Consultas de Índice de Propietarios y de Inmuebles.

-

Certificado para los procesos de Declaración de Pertenencia.

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3.2

INDICADORES ACTUALES DE LA CADENA DE TRÁMITES

Los indicadores que por su impacto sirven como referencia en la optimización de la cadena de solicitud de retiro parcial de cesantías del FNA son: Tabla 11. Indicadores actuales de la cadena de trámites.

Aspectos a medir

Tiempo

Costo

Nombre del indicador

Descripción del indicador

Resultado del indicador

Duración promedio de ejecución del trámite

Cuantifica los minutos promedio desde que el afiliado comienza a recopilar todos los documentos que se requieren para el inicio del trámite, hasta que se le envía notificación de la orden de pago

145,2 minutos

Valor total del trámite

Trámites

$6.732,6

Número de documentos a presentar por el afiliado para la “Solicitud del retiro parcial de cesantías”

14 documentos

Número de actividades que se ejecutan dentro del proceso de retiro parcial de cesantías

Número de actividades que se ejecutan en el proceso interno del FNA

13 actividades

Número de trámites para solicitar el retiro parcial de cesantías

Trámites para solicitar el retiro parcial de cesantías

Número de Documentos documentos

Actividades

Costo promedio que tiene el trámite para el ciudadano (se incluyen costos de traslado y administrativos)

7 trámites

La forma de medición y los soportes de los resultados de los indicadores (con corte a junio de 2008) se detallan a continuación:

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO -

Indicador de tiempo: Se calculó como la sumatoria del tiempo que tarda el afiliado en desplazarse a cada entidad, el tiempo de la entidad en realizar el trámite y el tiempo del trámite dentro del FNA así: El tiempo de desplazamiento desde un punto de la ciudad a otro se estima en 53,8 minutos57. 76,4 minutos son la sumatoria del tiempo que tarda cada entidad en realizar el trámite específico y de acuerdo a la información suministrada por el FNA la orden de pago se aprueba en un tiempo promedio de 15 minutos, a partir de ese momento se inicia el proceso de giro por parte de la División de Tesorería.

-

Indicador de costo: Se calculó como la sumatoria del costo del documento, más el costo de desplazamiento de los trámites previos que debe realizar el afiliado para obtener la documentación requerida en el momento de iniciar el trámite del retiro parcial de cesantías en el FNA. Se debe tener en cuenta que para costear el desplazamiento el 45% de solicitudes aprobadas por el FNA son afiliados del sector privado (deben acercarse al Ministerio de la Protección Social y al FNA por el formulario original) y el 55% de solicitudes restantes pertenecen a afiliados del sector público (solo deben acercarse al FNA). De igual forma el certificado de tradición y libertad que tiene un costo de $11.000 se promedio con las modalidades que exigen el documento y el porcentaje de solicitudes recibidas por el FNA. Para el traslado se tomó como referencia “Transmilenio” que no es el medio de transporte con mayor costo, ni el más económico ($1.500).

En la siguiente tabla se detalla el tiempo promedio que tarda el afiliado en realizar los trámites previos y dentro del FNA, así como el costo promedio para cada una de las modalidades de solicitud de retiro parcial de cesantías: Tabla 12. Referencia para la estimación de costos y tiempos.

Tipo de Retiro Parcial

Compra de vivienda Construccion de vivienda Mejora de vivienda Liberacion de gravamen Hipotecario

Número

% (#)

Valor

$ 29.393.416.914

% ($)

Afiliados Públicos 55%

Afiliados Privados 45%

Estimado Medio

t(min)

$

t(min)

$

t(min)

$

14,3%

267,1

20.508

368,9

23.508,3

14,0

980,6

5.939

4,5%

216

0,2%

$ 1.310.328.697

0,6%

267,1

20.508

368,9

23.508,3

0,5

35,7

11.774

8,9%

$ 38.923.298.857

19,0%

267,1

20.508

368,9

23.508,3

27,8

1.944,0

1.966

1,5%

$ 7.352.741.247

3,6%

267,1

20.508

368,9

23.508,3

4,6

324,6

102.908

77,7%

$ 104.668.605.049

51,1%

78,5

3.008

180,3

6.008,3

96,6

3.387,8

Abono a credito educativo FNA

1.034

0,8%

$ 1.829.081.134

0,9%

78,5

3.008

78,5

3.008,3

0,6

23,5

Cesantias para Educacion

1.608

1,2%

$ 2.991.799.837

1,5%

78,5

3.008

78,5

3.008,3

1,0

36,5

Pignoraciones / Embargos

244

0,2%

$ 352.807.034

0,2%

145,2

6.732,6

Abono a credito hipotecario

Otros

TOTAL

6.699

5,1%

$ 18.180.410.535

8,9%

132.388

100%

$ 205.002.489.304

100%

Se tuvieron en cuenta las siete modalidades para realizar el estudio técnico de enero a mayo de 2008, a las 57

Nota: Investigaciones y encuestas realizadas por la Secretaria de Tránsito y Transporte a 60 sectores distribuidos en 19 localidades de la ciudad, con un tamaño de muestra de 7.600 encuestas.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA cuales se les especificó: -

%(#): Es el porcentaje del número de solicitudes recibidas por el FNA para las diferentes modalidades de retiro parcial de cesantías. Incluye el porcentaje de las cesantías que se encuentran pignoradas, embargadas y otras modalidades no incluidas en el estudio técnico.

-

%($): Es el porcentaje del monto de retiros realizados por los afiliados al FNA para las diferentes modalidades de retiro parcial de cesantías. Incluye el porcentaje de las cesantías que se encuentran pignoradas, embargadas y otras modalidades no incluidas en el estudio técnico.

-

Afiliados públicos (55%):

-

o

t(min): Representa el tiempo que tarda el afiliado del sector público en realizar los trámites previos y dentro del FNA.

o

$: Representa el costo en que incurre el afiliado del sector público para realizar los trámites previos e iniciar el retiro parcial de cesantías dentro del FNA.

Afiliados privados (45%): o

t(min): Representa el tiempo que tarda el afiliado del sector privado en realizar los trámites previos y al interior del FNA.

o

$: Representa el costo (desplazamiento del ciudadano recopilando documentación exigida para iniciar el trámite y pago del certificado de tradición y libertad) en que incurre el afiliado del sector privado para realizar los trámites previos e iniciar el retiro parcial de cesantías dentro del FNA.

-

Estimado medio: Es el promedio estimado entre el tiempo y el costo en que incurre el afiliado por el porcentaje de solicitudes recibidas por el FNA.

-

Indicador de documentos: Se tuvieron en cuenta los documentos que son requeridos por el empleador y el FNA para iniciar con el trámite de retiro parcial de cesantías. Actualmente el Fondo Nacional de Ahorro para iniciar el trámite de retiro parcial de cesantías requiere de catorce (14) documentos dentro de los cuales se encuentran: -

Certificado de tradición y libertad de inmuebles. Cédula de ciudadanía. Certificado de existencia y representación legal. Formulario único de solicitud de retiro de cesantías. Paz y salvo. Autorización del Ministerio de la Protección Social. Certificación bancaria. Contrato promesa de compra-venta. Registro civil de matrimonio/ declaración de convivencia. Pág. 61 de 221

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Contrato de obra. Certificado de estado de cuenta/ obligación financiera. Certificación laboral. Registro civil de nacimiento. Orden de matrícula.

Estos documentos son exigidos por el Fondo dependiendo de la modalidad de retiro parcial de cesantías que realice el afiliado, a continuación se relacionan la cantidad de documentos: Tabla 13. Referencia de la estimación de documentos.

ID

Nombre de la Cadena de Trámites

Número de Documentos

849

Solicitud de retiro parcial de cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla.

8

850

Solicitud de retiro parcial de cesantías para mejora de vivienda.

7

851

Solicitud de retiro parcial de cesantías para construcción de vivienda

8

852

Solicitud de retiro parcial de cesantías para liberación de gravamen hipotecario

7

853

Solicitud de retiro parcial de cesantías para realizar abono a obligación hipotecaria.

5

854

Solicitud de retiro parcial de cesantías para abono a crédito educativo

4

877

Retiro parcial de cesantías para educación

7

-

Indicador de actividades: Se calculó a partir del número de actividades que se ejecutan al interior del FNA, desde la solicitud del afiliado hasta la aprobación de la orden previa de pago.

-

Indicador de trámites: Mide el número de trámites que se ejecutan en el FNA de acuerdo con las modalidades actualmente existentes.

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3.3

DIAGNÓSTICO DE LA CADENA DE TRÁMITES

De acuerdo con el levantamiento de la información, la consultoría detectó fortalezas y puntos de mejora que se detallan a continuación: -

Reutilización de subcadenas: La subcadena “Expedición del certificado de tradición y libertad de inmuebles” de la SNR puede ser utilizada en 227 cadenas de trámites (Ej. Legalización de crédito para mejora de vivienda del FNA, solicitud de subsidio para construcción sobre lote, solicitud subsidio familiar de vivienda de interés social rural del Banco Agrario de Colombia, etc.), con lo que el alcance de su optimización impacta exponencialmente.

-

Análisis de la subcaneda: Al iniciar el estudio se identificó una dificultad para garantizar la veracidad en la documentación entregada por el afiliado, debido a que se presentaban falsificaciones en los certificados de tradición y libertad de inmuebles y demás documentos. Para resolver el tema de la falsificación del certificado, se planteó como mejora la implementación de una consulta electrónica a los sistemas de la Superintendencia de Notariado y Registro. Durante el desarrollo del proyecto el Fondo Nacional de Ahorro estableció mediante Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna 003/2008 expedida por la presidencia del Fondo eliminar el requerimiento del certificado de tradición y libertad de inmuebles como requisito del trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías”. Esta acción de racionalización implica la eliminación de esta consulta del modelo de automatización que se identificó inicialmente como propuesta en el presente estudio. Sin embargo, dada la importancia de esta consulta utilizada en muchas otras cadenas de trámites (se estima que participa como subcadena en 227 cadena de trámites), se determinó diseñar un modelo de consulta del certificado de tradición y libertad partiendo del proyecto de Ventanilla Única de Registro – VUR de la Superintendecia de Notariado y Registro.

-

Análisis de trámites tipo: El análisis de las modalidades de retiro parcial de cesantías demuestra que los siete trámites cumplen el mismo proceso por lo tanto se pueden fusionar en un solo “trámite tipo” que da respuesta a cada una de ellas.

-

Trabajos adelantados: La alta dirección del FNA ha adelantado proyectos con el fin de optimizar sus procesos y tecnología para ser competitivos en el mercado.

-

Identificación de puntos de mayor impacto: Una vez analizados los momentos (previo al trámite y procedimiento interno en el FNA), se ha identificado que el verdadero impacto está en la optimización de las actividades previas a la solicitud realizada por el afiliado ante el FNA, dado que él debe acudir a diversas entidades para cumplir con los requisitos necesarios generando gasto de tiempo y costos al solicitante.

-

Análisis de la operativa interna del FNA: Se puede evidenciar que de acuerdo con el número de actividades que conforman el proceso interno del trámite para el retiro parcial de cesantías se deben revisar e identificar aquellas que no generan valor agregado con el fin de dar agilidad al proceso.

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4. MODELO DE OPTIMIZACIÓN

L

as soluciones contempladas en el modelo de optimización incluyen el rediseño, supresión o fusión de trámites, procesos y procedimientos, reflejados en las propuestas de racionalización y simplificación (soportadas por soluciones de automatización y cambios normativos), estimación de costos y comparación de la situación actual y futura.

4.1

ASPECTOS MEJORABLES DE OPTIMIZACIÓN

Dentro de las propuestas descritas a continuación se contempló como tiempo de ejecución el corto plazo (hasta 2 meses), mediano plazo (de 2 a 6 meses) y largo plazo (mayor a 6 meses).

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Soluciones de optimización ejecutada o en desarrollo Tabla 14. Soluciones de optimización ejecutadas o en desarrollo.

Aspecto a mejorar

Existencia de 7 trámites diferentes para el retiro parcial de cesantías

Cantidad de documentación exigida por el FNA al afiliado para ejecutar el trámite de retiro parcial de cesantías

Estado (ejecutado o en desarrollo)

7 trámites

1 cadena de trámites tipo

86%58

Ejecutado

Corto plazo

13 documentos

3 documentos

76.9%

Ejecutado

Largo Plazo

1 documento

0 documentos

100%

En desarrollo

Tipo de solución

Tiempo de ejecución

Indicador actual

Racionalización

Fusionar los 7 trámites para la solicitud del retiro parcial de cesantías en un trámite tipo para las diferentes modalidades. Se aprobó mediante Resolución No. 212 de 2008

Corto plazo

Realizar seguimiento de la aprobación del proyecto de Acuerdo (que remplazará el Acuerdo 950 de 1998 del FNA), por el cual se establece que los requisitos diferentes al formulario de solicitud de retiro parcial de cesantías pasen a ser responsabilidad del empleador

Simplificación Normatividad

Modificar el numeral 3 del artículo 256 del Código Sustantivo del Trabajo para 58

Meta

Porcentaje de mejora

Descripción de la solución

Nota: El porcentaje de mejora se obtiene de aplicar una regla de tres teniendo en cuenta el indicador actual y la meta.

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Aspecto a mejorar

Tipo de solución

Descripción de la solución

Tiempo de ejecución

Indicador actual

Corto Plazo

13 actividades

Meta

Porcentaje de mejora

Estado (ejecutado o en desarrollo)

3 actividades

77%

Ejecutado

eliminar la solicitud del estampado del sello por parte del Ministerio de la Protección Social (ver anexo 6.6)

Número de actividades dentro del proceso interno del FNA para el retiro parcial de cesantías

Racionalización

Revisar, identificar y eliminar las actividades que no generan valor agregado al proceso interno de retiro parcial de cesantías y ajustar el manual de procesos. Se aprobó mediante Resolución No. 212 de 2008

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Detalles de racionalización y simplificación: -

Fusionar los siete (7) trámites para la solicitud del retiro parcial de cesantías en un trámite tipo para las diferentes modalidades: Para cada uno de los trámites, como requisito, el solicitante debe diligenciar el mismo formulario y se ejecutan las mismas actividades. Se aprobó mediante Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna No. 003/2008 que consiste en “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para el pago de las cesantías” donde se modificaron los requisitos exigidos para el retiro parcial de cesantías, el cual empezará a regir a partir del 8 de noviembre de 2008. Con esta Resolución se formaliza la fusión de los siete (7) trámites. Se debe actualizar la información en el Sistema Único de Información de Trámites para pasar de los actuales 32 trámites del FNA, a 26.

-

Documentación exigida por el FNA al afiliado: Se aprobó mediante Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna No. 003/2008 que consiste en “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para el pago de las cesantías” donde se modificaron los requisitos exigidos para el retiro parcial de cesantías, el cual empezará a regir a partir del 8 de noviembre de 2008. A partir de esta resolución se eliminan los requisitos previos que requería el FNA para otorgar el retiro parcial de cesantías. Con esto, los únicos requisitos son la cédula de ciudadanía y el formulario de retiro.

-

Modificar el numeral 3 del artículo 256 del Código Sustantivo del Trabajo: Se presentó propuesta ante el Departamento Administrativo de la Función Pública para ser integrada en el proyecto de ley antitrámites que se presentará en el segundo semestre de 2008. Esta propuesta pretende eliminar la solicitud del estampado del sello del Ministerio de la Protección Social.

-

Revisar, identificar y eliminar las actividades que no generan valor agregado al proceso interno de retiro parcial de cesantías: Se aprobó mediante Resolución No. 212 de 2008 “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías del proceso de Administración de Cuentas y Pago de Cesantías” y la Circular interna No. 003/2008 que consiste en “Implementar mecanismos que simplifiquen los requisitos, trámites y procedimientos para el pago de las cesantías” donde se modificaron los requisitos exigidos para el retiro parcial de cesantías, el cual empezará a regir a partir del 8 de noviembre de 2008. Se reestructuro el manual de procedimientos y funciones para la solicitud de retiro parcial de cesantías.

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Soluciones de optimización pendientes Tabla 15. Soluciones de optimización pendientes FNA.

Aspecto a mejorar Acceso al trámite Tiempos y costos promedio utilizados por el afiliado para la solicitud de retiro parcial de cesantías

Tipo de solución Simplificación Automatización Simplificación Automatización

Descripción de la solución Iniciar el trámite de solicitud a través del portal de AdC o desde el portal del FNA. Hacer uso de la PDI para permitir el acceso y diligenciamiento del formulario vía Web para solicitar el retiro parcial de cesantías

Tiempo de ejecución

Indicador actual

Meta

Porcentaje de mejora

Largo plazo

Formulario físico

Desmaterialización del formulario

100%

145,2 minutos

9,7 minutos

93,32%

$6.732

$1.661

75,3%

Tiempo de ejecución

Indicador actual

Meta

Porcentaje de mejora

Largo Plazo

Consulta presencial

Inicio del trámite de consulta a través del portal de la PDI

100%

35,7 minutos

3 minutos

91,6%

$16.000

$11.000

31,25%

Largo Plazo

Tabla 16 . Solución de optimización pendiente - SNR.

Aspecto a mejorar

Acceso a la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles

Tipo de solución

Simplificación Automatización

Descripción de la solución

Acceder a la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a través de la PDI Largo Plazo

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Detalles de racionalización y simplificación FNA: -

Iniciar el trámite de solicitud a través de la PDI: Se recomienda diseñar el acceso al trámite permitiendo al solicitante ingresar el formulario a través del portal de AdC o mediante un link en el portal del FNA. Una vez diligenciado el formulario de solicitud de retiro parcial de cesantías, el sistema le arrojará al solicitante un número de solicitud o rastreo que le permitirá al ciudadano hacer trazabilidad a su petición. El estudio incluye la especificación funcional expresada en casos de uso de los requerimientos del sistema de la PDI para la implementación del formulario electrónico.

-

Hacer uso de la PDI para permitir el acceso y diligenciamiento del formulario vía Web: Ejecutar el plan de implementación teniendo en cuenta el detalle de automatización para la optimización propuesta y las especificaciones de requerimiento mediante casos de uso contenidos en el estudio técnico. El estudio incluye la especificación funcional expresada en casos de uso de los requerimientos del sistema de la PDI para la implementación del formulario electrónico.

-

Impacto de la eliminación del certificado de tradición y libertad de inmuebles: Se aprobó mediante Resolución No. 212 de 2008 y la Circular interna 003/2008 expedida por la presidencia del FNA la eliminación del requerimiento del certificado de tradición y libertad de inmuebles del trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. Esta acción de racionalización implica la eliminación de esta consulta del modelo de automatización que se identificó inicialmente como propuesta en el presente estudio. Debido a que esta consulta sigue siendo utilizada en muchas otras cadenas de trámites (se estima que participa como subcadena en 227 cadenas de trámites), se justificó que se continuara con el modelo optimizado del FNA sin incluir la SNR y por separado especificar las bases tecnológicas del acceso a la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a través de la Plataforma de Interoperabilidad. A continuación se presenta el detalle de la racionalización y simplificación que propone para la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a través de la PDI.

Detalles de racionalización y simplificación SNR: -

Acceso a la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a través de la PDI: El presente estudio incluye el diseño tecnológico de la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a partir del proyecto de Ventanilla Única de Registro – VUR de la SNR. Este diseño está orientado a permitir el reuso del servicio de consulta a través de la Plataforma de Interoperabilidad – PDI siguiendo los lineamientos y estándares del programa Agenda de Conectividad. Dicha consulta hace referencia a la subcadena del Certificado de Tradición y Libertad, la cual se podrá reutilizar en otras cadenas que lo requieran.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 4.1.3

Diagrama de actividades

A continuación se muestra el detalle del proceso (actividades y responsables) una vez aplicadas las propuestas de optimización de la cadena de trámites de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. Las actividades resaltadas son aquellas que se encuentran o deben ser sistematizadas.

Ilustración 5. Diagrama de actividad modelo de optimización FNA. RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS ENTRADA

AFILIADO

EMPLEADOR

ASESOR COMERCIAL - FNA

SALIDA

2 Revisar documentación requisito

1 Entregar documentación

3 ¿Cumple requisitos?

1

NO

1

4 Devolver documentación

SI

5 Introducir clave personal al portal de la PDI

6 Diligenciar formulario de retiro parcial de cesantías

7 Enviar solicitud del retiro parcial de cesantías al portal de la PDI

8 Validar información suministrada por el empleador para realizar el retiro parcial de cesantías

9 ¿Existen incosistencias? SI

10 Finalizar trámite

11 Realizar transferencia bancaria

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NO

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Tabla 17. Pasos previos para el retiro parcial de cesantías.

No.

Actividad

Responsable

Descripción

Afiliado

Entregar al empleador la documentación requerida para realizar el retiro parcial de cesantías

1

Entregar documentación

2

Revisar documentación requisito

Empleador

Revisar los documentos requisitos para iniciar el trámite de solicitud de retiro parcial de cesantías de acuerdo a la modalidad

3

¿Cumple con los requisitos?

Empleador

Si la respuesta es NO continuar con la actividad No. 4 Si la respuesta es SI continuar con la actividad No. 5

4

Devolver documentación

Empleador

En caso que el afiliado no tenga la documentación completa o existan inconsistencias se devuelve la documentación al afiliado indicando los motivos y termina el proceso de solicitud

5

Introducir clave personal al portal de la PDI

Empleador

Una vez se tenga la documentación requisito el empleador ingresa al “portal” de la PDI, introduce su clave personal (asignada previamente por el FNA), para realizar la solicitud del retiro parcial de cesantías

6

Diligenciar formulario para el retiro parcial de cesantías

Empleador

Diligenciar formulario vía Web de la retiro parcial de cesantías

7

Enviar solicitud de retiro parcial de cesantías al portal de la PDI

Empleador

solicitud para el

Enviar la solicitud de retiro parcial de cesantías vía Web para revisión del FNA. El empleador puede consultar el estado del trámite accediendo al portal de la PDI

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO No.

Actividad

Responsable

Descripción

8

Validar información suministrada por el empleador para realizar el retiro parcial de cesantías

El asesor comercial del FNA realiza validaciones de Asesor identidad del afiliado, validez de la cuenta bancaria, comercial - FNA estado de la cuenta bancaria, monto acumulado de cesantías, monto solicitado de cesantías

9

¿Existen inconsistencias?

Si la respuesta es SI continuar con la actividad No. 10 Asesor comercial - FNA Si la respuesta es NO continuar con la actividad No. 11

10

Finalizar trámite

En caso que existan inconsistencias el asesor comercial Asesor genera una respuesta negativa al trámite y se finaliza el comercial - FNA retiro parcial de cesantías

11

Realizar transferencia bancaria

El FNA consignara a la cuenta del afiliado el monto Asesor solicitado de sus cesantías el día siguiente de la comercial - FNA aprobación del trámite de retiro parcial de cesantías

Las actividades resaltadas y que están pendientes de automatizar se detallan en el apartado 4.1.4 Detalle de Automatización. Este diagrama de actividades debe ser tenido en cuenta para la actualización del manual de procesos y procedimientos del FNA.

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4.1.4

Detalle de automatización Solicitud de retiro parcial de cesantías del FNA

En la imagen que se muestra a continuación se presenta el modelo de automatización propuesto el cual fue acordado con la entidad líder de la cadena luego de analizar el impacto positivo que este generará en los indicadores actuales de gestión para la cadena de trámites estudiada:

Ilustración 6. Modelo de optimización “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA.

PDI

Portal

Enrutador

FNA

ENTIDAD

Formulario

Afiliados Empleador

COBIS

Asesor FNA

PIN Consulta trá trámite

Se plantea utilizar la infraestructura de la PDI de la AdC para que el ciudadano u otras entidades puedan iniciar el trámite desde la Web. Para ello el FNA deberá estar conectado a la PDI por medio de los servicios Web tal como se establece en el manual para la implantación de los trámites/servicios del enrutador transaccional.59 El modelo de optimización propuesto para la cadena de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” busca entre otros reducir los tiempos de espera de los afiliados con varias soluciones, de las cuales las principales son: 1. Permitir el acceso al trámite vía Web.

59

Fuente: Marco de trabajo para Entidades - Plataforma de Interoperabilidad - Colombia Telecomunicaciones.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Esta mejora se basa en la utilización de la Plataforma de Interoperabilidad (PDI) del Programa AdC. La PDI es el sistema de interconexión entre las entidades del Estado y el ciudadano, la cual además establece un lenguaje común (GEL-XML) para la comunicación de datos entre las entidades. En el modelo de optimización se ha planteado utilizar al máximo las posibilidades de esta plataforma siempre que las entidades en cuestión tuvieran la madurez tecnológica suficiente para ello. Para estimar el grado de madurez de las entidades se analiza la capacidad de sus sistemas informáticos para resolver consultas mediante la ejecución de servicios Web que respondan a su invocación de forma síncrona o inmediata, y de recibir peticiones para la ejecución de los trámites de forma asíncrona o síncrona. Una vez analizados los sistemas de la entidad se concluyó lo siguiente: FNA: COBIS, plataforma informática que soporta todos sus procesos de negocio, tiene la suficiente madurez tecnológica para interoperar con la PDI, recibiendo de esta las peticiones de consulta y ejecución del trámite. Se propone realizar la implementación de servicios Web en el FNA para el inicio del trámite y para la consulta del resultado del mismo los cuales deberán ser consumidos desde la PDI siguiendo el estándar de servicios Web establecido para el enrutador transaccional. Detalle de automatización para el FNA Como modelo de optimización para el FNA se plantea la creación del formulario electrónico para la solicitud de retiro parcial de cesantías. Este formulario estará publicado en el portal Web de la PDI y desde allí será accedido por los usuarios autorizados de la entidad empleadora, quienes lo diligenciaran con los datos de los empleados afiliados al Fondo interesados en solicitar el retiro parcial de cesantías. También a través del portal Web de la PDI los empleadores podrán consultar el estado actual de las solicitudes que tengan pendientes con el FNA. Las ventajas aportadas por dicha solución serán, entre otras, la reducción de costos en la elaboración del formulario físico, el control del fraude debido al incremento de la seguridad que se maneja en el formulario electrónico, la mejora en la facilidad de acceso al trámite para el afiliado y su empleador y la disminución de la carga operativa interna del FNA al permitirle al empleador la consulta directa del estado del trámite. Inicio del trámite vía Web El planteamiento del modelo de optimización se basa en el uso de las funcionalidades que ofrece la PDI del Programa AdC para que el ciudadano u otras entidades puedan iniciar y consultar el trámite desde la Web. Para ello el FNA deberá estar conectado a la PDI por medio de los servicios Web. Es necesario el desarrollo de un módulo que permita conectar los servicios Web que son requeridos para el correcto funcionamiento del enrutador transaccional de la PDI. En este sentido, los desarrollos propuestos en el portal Web de la PDI y en los sistemas internos del FNA son los siguientes:

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

-

Formulario electrónico para acceso al trámite vía portal Web de la PDI: El modelo objetivo plantea iniciar el proceso de la “Solicitud de retiro parcial de cesantías” vía Web. Para ello se utilizará la PDI con las funcionalidades de su portal de acceso Web para la ejecución de trámites. La petición que inicia el usuario desde el portal Web de la PDI se traduce en invocaciones de los servicios Web publicados en la plataforma del FNA siguiendo los lineamientos establecidos por el estándar del Enrutador Transaccional de la PDI.

-

Verificación de funcionamiento de la plataforma del FNA: Con esta llamada el enrutador transaccional de la PDI se asegura que los sistemas del FNA están listos para recibir las llamadas siguientes y completar el trámite. Este servicio se implementa en la plataforma tecnológica del FNA.

-

Consulta: Esta llamada se realiza desde el enrutador hacia los sistemas del FNA para confirmar si el solicitante del retiro parcial de cesantías ya tiene una solicitud de retiro activa y por lo tanto no es necesario ejecutar el trámite de expedición.

-

Ejecución síncrona: Mediante la invocación de este servicio publicado en la plataforma tecnológica del FNA se registra el evento con la orden de inicio del trámite dentro de los sistemas de información de negocio del FNA. Después de este paso, se retorna al usuario solicitante la identificación para el trámite que se ha creado y el cual puede ser utilizado para una consulta posterior del estado de avance. Una vez registrado el trámite en la plataforma del FNA, se empieza a gestionar por parte de los funcionarios del Fondo quienes se apoyan en las herramientas de información internas.

-

Consulta de ejecución asíncrona: Debido a que el proceso de ejecución de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” no se resuelve de forma inmediata (en línea), es necesario incluir la llamada de consulta asíncrona en el enrutador que pregunte a los sistemas del FNA cuando ha terminado la solicitud que inicio con la llamada de ejecución asíncrona.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 4.1.5

Detalle de automatización Consulta del certificado de tradición y libertad - SNR Ilustración 7. Detalle de automatización “Consulta del certificado de tradición y libertad - CTL”.

NODO CENTRAL VUR

PDI Portal

Enrutador

Índice Consulta de existencia

Formulario Entidad Financiera

Usuario

Consulta de datos

CTyL

Centro

Sur

Norte

Se plantea utilizar la infraestructura de la PDI de la AdC para que el ciudadano u otras entidades puedan realizar la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles vía Web. Para ello la SNR deberá estar conectada a la PDI por medio de los servicios Web tal como se establece en el manual para la implantación de los trámites/servicios del enrutador transaccional.60 El modelo de optimización propuesto para la subcadena “Consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles” crea dos nuevos mecanismos de acceso a la información emitida por la SNR. Estos son los siguientes: 1. Permitir la ejecución directa de la consulta por parte del ciudadano vía el portal Web de la PDI. 2. Permitir la integración de la consulta como subproceso dentro de otros trámites que se implementen sobre la PDI.

60

Fuente: Marco de trabajo para Entidades - Plataforma de Interoperabilidad - Colombia Telecomunicaciones.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Detalle de automatización para la SNR Como modelo de optimización para la SNR ha planteado la creación del formulario electrónico de consulta del CTL. Este formulario estará publicado en el portal Web de la PDI y desde allí será accedido por los usuarios autorizados del portal, quienes lo diligenciaran con los datos del inmueble cuyo certificado se desea consultar. De forma complementaria se propone la construcción y exposición de los servicios Web para integrar la consulta en otros trámites que se implementen a través del portal de trámites de la PDI. Las ventajas aportadas por dicha solución serán, entre otras, la reducción de costos para el ciudadano asociados con la solicitud del certificado cuando se hace directamente en las oficinas de la SNR, reducción de la posibilidad de fraudes gracias a la consulta en línea y la posibilidad de reusar y automatizar la consulta del CTL dentro de las cadenas de trámite que lo requieran. Consulta del CTL vía portal Web de la PDI Esta alternativa de optimización se basa en el uso de las funcionalidades que ofrece la PDI del Programa AdC para que el ciudadano u otras entidades puedan realizar consultas de información del Certificado de Tradición y Libertad de forma interactiva desde la Web. La funcionalidad requerida para implementar esta consulta se encuentra detallada en los anexos de este estudio técnico bajo el numeral 6.2.4 Especificación de requerimientos funcionales. El caso de uso que define la forma como se usaría el sistema del portal de la PDI para ejecutar esta consulta es el CU-PDI-004 Consulta del CTL. Como prerrequisito para implementar esta consulta la SNR deberá estar conectada a la PDI por medio de los servicios Web según el estándar definido para el Enrutador Transaccional. Integración de la consulta del CTL en trámites que se implementen en la PDI Se plantea la conexión del sistema Nodo Central VUR de la SNR a la PDI siguiendo el estándar del Enrutador Transaccional. Los requerimientos para efectuar esta conexión se detallan en los anexos de este estudio técnico bajo el numeral 6.2.4 Especificación de requerimientos funcionales. Los casos de uso que deben ser implementados para permitir el reuso de la consulta desde otras cadenas de trámites automatizadas usando la PDI son los siguientes: 

CU-SNR-001 Verificar Funcionamiento.



CU-SNR-002 Consulta de Tarifa.



CU-SNR-003 Consulta de Existencia CTL.



CU-SNR-004 Consulta de Datos CTL.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

4.1.6

Análisis de la diferencia GAP

En el FNA se plantea realizar los siguientes cambios para alcanzar el modelo de optimización propuesto: Como modelo objetivo se plantea desarrollar una adaptación al sistema del FNA que permita el acceso al trámite de retiro parcial de cesantías vía Internet utilizando el portal Web - PDI del Programa AdC. Las funcionalidades a desarrollar para materializarla son: -

Documentar el diseño detallado técnico y funcional de los casos de uso correspondientes a los ajustes a nivel de la PDI (CU-PDI-001 hasta CU-PDI- 003).

-

Documentar el diseño detallado técnico y funcional de los casos de uso correspondientes a los ajustes de la plataforma de servicios del FNA (CU-FNA-001 hasta CU-PDI-004).

-

Con base en el diseño detallado derivado de los casos de uso de la PDI y el FNA desarrollar los proyectos de construcción de los ajustes en cada una de sus plataformas tecnológicas.

-

Implementar los cambios necesarios en la Plataforma SOA del FNA para instalar los certificados digitales que se requieren para recibir los llamados a los servicios Web desde la PDI.

En el caso del acceso vía PDI a la consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles en el Nodo Central de la VUR, se hace necesario implementar en este último sistema los casos de uso CU-SNR-001 hasta CU-SNR-004. Estos desarrollos permitirán acceder a esta consulta desde cualquier trámite que se implemente a futuro en la PDI de una forma estándar y reutilizable. Para realizar los ajustes antes mencionados se plantea realizar las siguientes fases: Fase I: Diseño técnico y funcional -

Documentar diseño técnico detallado: Alta disponibilidad, integración con el enrutador transaccional, definición de entradas y salidas, utilización de GEL- XML.

-

Documentar diseño funcional detallado: Validación de datos, tipo de datos, llamadas entre sistemas.

-

Diseñar un modulo de conexión para recibir y realizar llamadas a los servicios Web.

-

Definir los perfiles de usuario y permisos de los solicitantes que pueden iniciar el trámite de retiro de cesantías.

Fase II: Desarrollo -

Desarrollar los módulos de acceso vía Web para recibir y realizar las llamadas a los servicios Web con los estándares de GEL-XML.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

-

Establecer planes de prueba en un entorno similar al de producción que garanticen: o

Consulta, servicios Web del estado del proceso del trámite.

o

Correcto acceso a los servicios Web presentados.

o

Acceso seguro de comunicaciones.

o

Pruebas unitarias.

Fase III: Pruebas -

Realizar pruebas sobre sistemas de integración.

-

Aceptar pruebas ejecutadas.

Fase IV: Paso a producción

4.2

-

Desplegar en producción.

-

Documentar mantenimiento.

ESTIMACIÓN DE COSTOS

Consultada la entidad respecto de los costos que incluirán dentro del presupuesto para el año 2009 destinado a implementar los ajustes en la Plataforma de servicios SOA e internamente en el sistema COBIS, se determina que estos recursos ascienden a un total de $250.000.000. Para la implementación de los ajustes en sus sistemas se ha estimado para el FNA un equipo de trabajo con las siguientes características: o

1 Gerente Técnico de Proyecto 50%.

o

1 Líder de Arquitectura / Desarrollo 50%.

o

1 Desarrollador Experto 100%.

o

2 Desarrolladores Junior 100%.

Este equipo desarrollará el proyecto durante un período de seis (6) meses como es detallado en el plan de implementación (ver numeral 5.1)

A partir de las recomendaciones del modelo de optimización detalladas en el apartado 4.1.4 se estimaron Pág. 79 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO las actividades de automatización a realizar. Con este análisis se definió el esfuerzo necesario para cada una de ellas con el cual se estimaron los costos en que incurrirán las entidades ver anexo 6.3. 61 Las soluciones incluidas en esta cadena para la optimización tienen las siguientes actividades, esfuerzo y costos estimados: -

Solución del FNA:

1. Desarrollo de acceso al trámite de retiro parcial de cesantías vía Web utilizando la Plataforma de Interoperabilidad de la AdC. La funcionalidad debe incluir:  Documentar el diseño técnico y funcional detallado.  Definición y configuración en COBIS de los perfiles de usuarios y permisos de acceso del trámite Web.  Creación de un módulo de acceso Web de inicio del proceso para recepción de las llamadas de servicios Web de: o

Ejecución, servicio WS de inicio del proceso según las interfases especificadas en este documento.

o

Consulta, servicio WS del estado del proceso del trámite.

 Desarrollar las llamadas de servicios Web, necesaria para el correcto funcionamiento del Enrutador Transaccional, estas son: o

Verificar funcionamiento.

o

Consulta asíncrona. Tabla 18. Costos de solución FNA.62

Costos de Solución FNA Costos de Desarrollo $ 90.480.880,62 Costos de Licencias $ 0,00 *Otros Gastos Identificados $ 0,00 Total $ 90.480.880,62 Para el desarrollo del sistema se propone una estructura de proyecto de cinco (5) personas con los perfiles y la duración que se detalla a continuación: o 1 Gerente Técnico de Proyecto 50%. o

1 Líder de Arquitectura / Desarrollo 50%.

o

1 Desarrollador Experto 100%.

61

Fuente: Estimación del esfuerzo y costos según el documento “metodología de estimación de costos”.

62

Nota: No incluye costos de hardware ni comunicaciones.

Pág. 80 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA o

2 Desarrolladores Junior 100%.

Con la estructura propuesta se define la duración estimada del proyecto de desarrollo del FNA. Ilustración 8. Esfuerzo estimado solución - FNA.

Esfuerzo Días Laborables

Esfuerzo Estimado

1

39,66477273

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Días

-

Solución SNR: 1. Desarrollo de acceso al trámite de consulta del certificado de tradición y libertad vía Web utilizando la Plataforma de Interoperabilidad de la AdC. La funcionalidad debe incluir:  Documentar el diseño técnico y funcional detallado.  Definición y configuración del Nodo Central VUR de los perfiles de usuarios y permisos de acceso del trámite Web.  Creación de un módulo de acceso Web de inicio del proceso para recepción de las llamadas de servicios Web de: o

Ejecución, servicio WS de inicio del proceso según las interfases especificadas en este documento.

o

Consulta, servicio WS del estado del proceso del trámite.

 Desarrollar las llamadas de servicios Web, necesaria para el correcto funcionamiento del Enrutador Transaccional, estas son: o

Verificar funcionamiento.

o

Consulta asíncrona. Pág. 81 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

Tabla 19. Costo de la solución para la SNR.

Costos de Solución SNR Costos de Desarrollo $20.106.862,36 Costos de Licencias $ 0,00 *Otros Gastos Identificados $ 0,00 Total $20.106.862,36 Para el desarrollo del sistema se propone una estructura de proyecto de cuatro (4) personas con los perfiles y la duración que se detalla a continuación: o

1 Gerente Técnico de Proyecto 20%.

o

1 Desarrollador Experto 100%.

o

1 Desarrollador Junior 100%.

o

1 Documentador / Capacitador 50%.

Con la estructura propuesta se define la duración estimada del proyecto de desarrollo de la SNR. Ilustración 9. Esfuerzo estimado solución – SNR.

Esfuerzo Días Laborables

Esfuerzo Estimado

1

10,38839286

0

2

4

6 Días

Pág. 82 de 221

8

10

12

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 4.3

COMPARACIÓN SITUACIÓN ACTUAL Y FUTURA

La siguiente grafica detalla la situación actual y la situación futura aplicando las propuestas de optimización desarrolladas en el documento técnico. Ilustración 10. Comparación situación actual y futura.

Pasos previos - Situación actual

Modelo de Optimización

Interno FNA

PDI 1 6

Inicio de Retiro de Cesantías

Portal

Enrutador

Empresa

2

FNA

ENTIDAD C arta de autoriz ac ión del empleador Ministerio de Protección Social

3

Formulario

Afiliados Empleador

Afiliados

COBIS PIN

Sello de MPS

4

Consulta

Superintendencia de Notariado y Registro

trá trámite

R etiro de CLT

5

Juzgados

Justificación de embargo

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Asesor FNA

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Fondo Nacional de Ahorro Proceso Interno

2

Toma impresión dactilar

Revisió Revisión Grafoló Grafológica

3 4

Validación Intranet

11 Validación Documentación

Formulario

4

Grafó Grafólogo

12 1

5 6

Afiliado Documentación

Verificación Datacrédito

Enrolamient o Biométrico

Asesor Comercial

7

8 9

10

Validación datos empleador

Almacenamiento de Datos

Content Manager

Radica formulario en C.O.B.I.S

Orden previa de pago C.O.B.I.S

Verificación Contact Center

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Aprobació Aprobación Orden de Pago

13

Profesional FNA

Orden de Pago

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5. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

E

n este apartado se presenta la descripción general de las actividades que se deben realizar (ahora o en el futuro) las entidades involucradas en la cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. En este apartado se tienen en cuenta los siguientes puntos: -

Plan de implementación.

-

Riesgos del plan de implementación.

-

Recomendaciones de la consultoría.

5.1

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

Las acciones a realizar para la implementación y el desarrollo de las soluciones presentadas en este documento tienen relaciones de ejecución en el tiempo. Por ello se presenta a continuación el cronograma de las soluciones con la duración de ejecución estimada en meses y los responsables de cada actividad. En azul se representan las actividades que ya han sido implementadas, y en verde las que están pendiente de implementación.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Tabla 20. Plan de implementación. ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Estado

Jun08

Jul08

Ago08

Sep08

Oct08

Nov08

Dic08

Ene09

COMPROMISO INTERINSTITUCIONAL Convenio para uso de la Plataforma de Interoperabilidad Pendiente Elaboración del borrador del convenio AdC Pendiente Revisión jurídica entidad responsable FNA Pendiente Revisión jurídica entidad relacionada AdC AdC - Área de Seguimiento al perfeccionamiento y firma del convenio Articulación y Pendiente Gestión CONSECUCIÓN DE RECURSOS Incluir recursos dentro del presupuesto del 2009 - FNA

Consecución de recursos AdC

FNA

Ejecutado

Ejecutado, contrato AdC fabrica de software DESARROLLO DE PROPUESTAS DE AUTOMATIZACIÓN

FNA Diseño Revisión de requerimientos desarrollados en el estudio Pendiente técnico AdC Pendiente Diseño detallado AdC Pendiente Construcción AdC Pendiente Pruebas AdC Pendiente Estabilización AdC Pendiente Salida en vivo AdC DESARROLLO DE AJUSTES A LOS SISTEMAS DEL FNA PARA LA INTEROPERABILIDAD CON LA PDI Construcción FNA Pendiente Diseño FNA Pendiente Pruebas FNA Pendiente Estabilización FNA Pendiente Salida en vivo FNA Pendiente IMPLANTACIÓN DE PROPUESTAS PROCEDIMENTALES Fusionar los siete (7) trámites en un "trámite tipo" Aprobación de la Resolución 212 de noviembre de 2008

FNA

Ejecutado

Pág. 87 de 221

Feb09

Mar09

Abr09

May09

Jun09

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO ACTIVIDADES Emitir circular interna para la fusión de los trámites en un trámite tipo "Solicitud de retiro parcial de cesantías"

RESPONSABLES

Estado

FNA

Ejecutado

Jun08

Jul08

Ago08

Sep08

Eliminar actividades que no generan valor agregado al procedimiento interno del FNA Aprobación de la Resolución 212 de noviembre de 2008

FNA

Ejecutado

Emitir circular interna para la modificación a el manual de procedimientos

FNA

Ejecutado

Modificar numeral 3 del artículo 256 del Código Sustantivo del Trabajo

IMPLANTACIÓN DE PROPUESTAS NORMATIVAS Sujeto a FNA - MPS - DAFP - aprobación AdC del Congreso GESTIÓN DEL CAMBIO

Diseño de la estrategia de gestión del cambio

FNA

Ejecutado

Implementación de la estrategia

FNA

Ejecutado

Seguimiento y control a la implementación

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA IMPLEMENTACIÓN Reuniones AdCEjecutado FNA

Pág. 88 de 221

Oct08

Nov08

Dic08

Ene09

Feb09

Mar09

Abr09

May09

Jun09

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Tabla 21. Compromisos Plan de Implementación.

No.

Actividad

Descripción

Responsables

Tiempo

Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) Edgar Fuertes (Jefe Oficina Informática FNA) Janeth Torres (Coordinadora Grupo de Gestión de Proyectos Oficina Informática FNA) William Albarracín (Jefe Informática SNR) Javier Anaya (Superintendente delegado de Registro SNR)

A partir de noviembre de 2008 1 mes

María Isabel Mejía (Directora Programa AdC) El programa AdC debe garantizar los recursos Francisco Camargo (Director de Articulación y necesarios para el modelo de implementación Gestión AdC)

A partir de enero de 2009 1 mes

1

Compromiso formal (mediante actas de compromiso interinstitucionales), colaboración y liderazgo de cada entidad (alta dirección y Compromiso demás servidores públicos responsables de los interinstitucional productos de la cadena) para la implementación de las soluciones y el cumplimiento de las metas propuestas

2

Consecución de recursos financieros

3

Desarrollo de las propuestas de automatización

4

Implementación sistemas de la entidad

5 5.1

Johanna Pimiento (Directora de Desarrollo AdC) Desarrollar los componentes de software que Daniel Gutiérrez (FNA) permitan la automatización del modelo Harbey Cubides (FNA) Juan Orlando Camino (FNA) Edgar Fuertes (FNA) Janeth Torres (FNA) Aplicar las soluciones y modificaciones de los Daniel Gutiérrez (FNA) sistemas de la entidad. Harbey Cubides (FNA) Juan Orlando Camino (FNA)

Implantación de Fusionar los 7 trámites para la solicitud del propuestas Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) retiro parcial de cesantías en un trámite tipo procedimentales para las diferentes modalidades Implantación de Revisar, identificar y eliminar las actividades Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) propuestas que no generan valor agregado del proceso Pág. 89 de 221

A partir de enero de 2009 6 meses A partir de enero de 2009 6 meses A partir de julio de 2008 4 meses A partir de julio de

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

No.

6

7

8

9

Actividad procedimentales

Descripción Responsables interno de retiro parcial de cesantías y ajustar el manual de procesos Modificar el numeral 3 del artículo 256 del Implantación de Código Sustantivo del Trabajo para eliminar la propuestas Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) solicitud del estampado del sello del ministerio normativas de la protección social Adoptar actividades de gestión del cambio Gestión del que hagan que el personal de la entidad y Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) Cambio usuarios acojan las propuestas del estudio técnico Es importante establecer un plan de comunicaciones y de capacitación para dar a conocer los cambios y mejoras implementados Sensibilización, en la cadena de trámites a optimizar y comunicación y Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) automatizar, tanto para los servidores capacitación públicos involucrados como a los ciudadanos y empresarios que demandan los productos de la cadena de trámites Francisco Camargo (Director de Articulación y Gestión AdC) José Ignacio Melo (Consultor AdC) Se debe garantizar el cumplimiento de las Enrique Cusba (Consultor AdC) Seguimiento y actividades de optimización, automatización y Daniel Ariza (Jefe Oficina Planeación FNA) control de metas propuestas a través del seguimiento y Edgar Fuertes (Jefe Oficina Informática FNA) implantación control del plan de implementación Janeth Torres (Coordinadora Grupo de Gestión de Proyectos Oficina Informática FNA)

Pág. 90 de 221

Tiempo 2008 4 meses Sujeto a aprobación del Congreso A partir de noviembre de 2008 6 meses A partir de noviembre de 2008 6 meses

A partir de enero de 2009 6 meses

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Tabla 22. Plan de implementación - SNR. ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Estado

Jun-08

Jul08

Ago08

Sep08

Oct08

Nov08

Dic08

Ene09

Feb09

COMPROMISO INTERINSTITUCIONAL Convenio para uso de la Plataforma de Interoperabilidad Pendiente Elaboración del borrador del convenio AdC Pendiente Revisión jurídica entidad responsable SNR Pendiente Revisión jurídica entidad relacionada AdC AdC - Área de Seguimiento al perfeccionamiento y Articulación y Pendiente firma del convenio Gestión CONSECUCIÓN DE RECURSOS Incluir recursos dentro del SNR Pendiente presupuesto del 2009 - SNR Ejecutado, contrato Consecución de recursos AdC AdC fabrica de software DESARROLLO DE PROPUESTAS DE AUTOMATIZACIÓN SNR Diseño Revisión de requerimientos Pendiente desarrollados en el estudio técnico AdC Pendiente Diseño detallado AdC Pendiente Construcción AdC Pendiente Pruebas AdC Pendiente Estabilización AdC Pendiente Salida en vivo AdC Construcción Diseño Pruebas Estabilización Salida en vivo

DESARROLLO DE AJUSTES A LOS SISTEMAS DEL FNA PARA LA INTEROPERABILIDAD CON LA PDI SNR Pendiente SNR Pendiente SNR Pendiente SNR Pendiente SNR Pendiente GESTIÓN DEL CAMBIO

Diseño de la estrategia de gestión del

SNR

Pendiente

Pág. 91 de 221

Mar09

Abr09

May09

Jun09

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Estado

SNR

Pendiente

Jun-08

Jul08

Ago08

Sep08

Oct08

Nov08

cambio Implementación de la estrategia Seguimiento y control a la implementación

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA IMPLEMENTACIÓN Reuniones AdCPendiente SNR

Pág. 92 de 221

Dic08

Ene09

Feb09

Mar09

Abr09

May09

Jun09

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

5.2

MATRIZ DE RIESGOS DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

A continuación se presenta la matriz de riesgos del plan de implementación, cuyos campos son los siguientes: -

ID: Corresponde al consecutivo de riesgo identificado.

-

Riesgo: Nombre del riesgo al que se hace referencia.

-

Descripción: Se detallan las principales características del riesgo asociado.

-

Probabilidad de ocurrencia: En este campo se evalúa la posibilidad de que el riesgo se llegue a dar. Para ello se define una escala en la que se da un valor de Alto si el riesgo tiene muchas posibilidades de ocurrir, medio si no es muy probable y bajo si se considera que la posibilidad de ocurrencia es residual.

-

Impacto: Se evalúa la cómo impacta el riesgo en la entidad. El riesgo se mide con una escala de Alto/Medio/Bajo y se justifica el impacto.

-

Calificación: Se evalúa la criticidad del riesgo con una escala de Alto/Medio/Bajo. Tabla 23. Calificación de riesgos.

Probabilidad

Impacto

Calificación

Alto

Alto

Alto

Alto

Medio

Alto

Alto

Bajo

Medio

Medio

Alto

Medio

Medio

Medio

Medio

Medio

Bajo

Bajo

Bajo

Alto

Medio

Bajo

Medio

Bajo

Bajo

Bajo

Bajo

-

Acciones de contingencia: Se detallan las acciones de mitigación que se pueden establecer para reducir la probabilidad de ocurrencia del mismo y su impacto.

-

Responsable del seguimiento: Se asigna una entidad responsable de controlar la evolución de los riesgos establecidos.

Pág. 93 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Los riesgos presentados en la siguiente tabla pueden afectar el plan de implementación de las propuestas de mejora presentadas en el estudio técnico. Tabla 24. Riesgos del Plan de Implementación.

ID

Riesgo

Descripción

Prob. Ocurrencia

Impacto

Calificación

Acciones de Contingencia

Responsable de seguimiento

Firma de convenios ínteradministrativo FNA - AdC.

1

No cumplir con los Incumplimiento del cronogramas y por ende plan de no alcanzar los implementación compromisos planeados y acordados

Medio

Alto, por generar retrasos en los compromisos establecidos, generando un incremento en los costos y tiempos estimados

Establecer y acordar la metodología de seguimiento del proyecto.

Medio

Conformar un comité técnico de seguimiento al plan y uno directivo de control del proyecto. Establecer un calendario de reuniones. Establecer y acordar la metodología de gestión del proyecto, gestión de las comunicaciones, gestión de requerimientos, gestión de riesgos y de recursos.

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AdC FNA

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

ID

Riesgo

Descripción

Prob. Ocurrencia

Impacto

Calificación

Acciones de Contingencia

Responsable de seguimiento

Adecuada gerencia del proyecto.

2

No cumplir con el alcance de la solución

No cumplir con las expectativas definidas y acordadas en la propuesta de automatización

Medio

Alto, por que no se logra el objetivo del proyecto

Medio

Establecer un calendario de reuniones de entendimiento y definición del alcance entre el equipo de tecnología del FNA y el de desarrollo de la fabrica de software de AdC. Seguimiento permanente del proyecto por parte de los comités técnico y directivo. Adecuada gerencia de proyectos por parte del proveedor de fabrica de software.

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FNA AdC

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ID

Riesgo

Descripción

3

Que el FNA no pueda apropiar los recursos No contar con los financieros necesarios o no recursos suficientes pueda disponer del recurso para el desarrollo humano a tiempo para el de la solución por desarrollo de los parte del FNA componentes de automatización de la solución

4

Inadecuado desarrollo de la interoperabilidad de la solución propuesta

No lograr el desarrollo adecuado de la interoperabilidad entre el sistema del FNA y la solución desarrollada en la PDI

Prob. Ocurrencia

Impacto

Calificación

Acciones de Contingencia

Responsable de seguimiento

Bajo

Alto, por que del desarrollo de estos componentes depende la interoperabilidad entre los sistemas del FNA y la solución propuesta en la PDI y por lo tanto afecta el cumplimiento del objetivo del proyecto

Medio

Incorporar estos desarrollos en el plan estratégico de sistemas de la entidad

FNA

Bajo

Alto, por retrazar el proyecto, incremento de costos y tiempo de implementación

Medio

Establecer un calendario de reuniones de entendimiento y definición del alcance entre el equipo de tecnología del FNA y el de desarrollo de la Fabrica de Software de AdC.

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FNA AdC

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

ID

5

6

Riesgo

Continuar con el estampado de sello en el MPS para autorizar el tramite de Retiro Parcial de Cesantías

Ausencia de Articulación FNA AdC

Descripción

Prob. Ocurrencia

Impacto

Alto

Medio, por que no optimiza el proceso y no permite la reducción de los tiempos y los costos (de desplazamiento y procedimiento interno)

No derogación del numeral 3 del artículo 256 del Código Sustantivo del Trabajo. La no derogación del citado numeral, implica que el afiliado continúe solicitando/obteniendo el sello expedido por el Ministerio de la Protección Social de manera presencial

Que el proceso de articulación entre el FNA y AdC se debilite por la falta de capacidad de AdC de dar seguimiento a los procesos de acompañamiento y articulación ya iniciados

Medio

Alto, se daría una pérdida de credibilidad por parte de la entidad, con respecto al apoyo "real" que pueda esperar de AdC en sus procesos de simplificación, y automatización de trámites

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Calificación

Alto

Acciones de Contingencia

Hacer seguimiento a la propuesta del proyecto de Ley antitrámites por parte del Ministerio de la Protección Social, Departamento Administrativo de la Función Pública y el Fondo Nacional de Ahorro.

Responsable de seguimiento

FNA DAFP MPS

Participación activa por parte del Ministerio de la Protección Social para la derogación del artículo.

Designar responsable por parte de AdC para el FNA. Medio

Establecer un seguimiento más cercano a la entidad desde el área de articulación.

AdC

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ID

7

Riesgo

Descripción

Ausencia o inadecuada implementación del Ausencia del proceso interno de gestión proceso de gestión de cambio para la de cambio implementación de la nueva solución

Prob. Ocurrencia

Medio

Impacto

Alto, por que no se implantaría el modelo de optimización propuesto, se generan ineficiencias funcionales (actividades sin responsables definidos – no realización de la actividad o su realización por diferentes responsables), puede ocasionar ineficiencias frente al empleador y aumento de tiempo en el trámite

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Calificación

Acciones de Contingencia

Responsable de seguimiento

Incluir dentro del plan de implementación del proyecto, las actividades a realizar del frente de gestión del cambio. Asignar los responsables.

Alto

Implementar una adecuada de gestión del cambio que garantice la comunicación de: -Nuevos requisitos de información. -Nuevos procedimientos. - Nuevas herramientas de desarrollo. - Tiempos de respuesta del trámite. - Responsabilidades adquiridas con el nuevo procedimiento.

FNA

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ID

8

9

Riesgo

Descripción

Una demora excesiva de la implementación de la VUR implica la continuidad del La no modelo actual, es decir la implementación de consulta presencial del la Ventanilla Única certificado de tradición y de Registro por libertad de inmuebles (con parte de SNR el impacto consiguiente de costos y tiempos) y una potencial barrera de adopción a futuro

La solución no sea utilizada

Divulgación deficiente de la solución automatizada y falta de capacitación a los empleadores

Prob. Ocurrencia

Medio

Bajo

Impacto

Alto, por que de dicho proyecto depende la implementación de la consulta del CTL desde la PDI

Alto, por que puede ocasionar poca utilización de la solución

Calificación

Medio

Acciones de Contingencia

Participación activa por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y el Programa AdC para el desarrollo del modelo de optimización de la Ventanilla Única de Registro.

SNR AdC

Hacer seguimiento a las actividades establecidas dentro del plan de implementación.

Incluir dentro del plan de implementación, estrategias de divulgación efectivas y capacitaciones a los empleadores. Medio

Desarrollar tutores de autoaprendizaje. Desarrollar campañas de divulgación a nivel nacional.

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Responsable de seguimiento

FNA AdC

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ID

Riesgo

Descripción

Prob. Ocurrencia

Impacto

Calificación

Acciones de Contingencia

Responsable de seguimiento

Gestionar adecuadamente el desarrollo del proceso.

10

Demora en la contratación de la fabrica de software del Programa de AdC

Demora en el procesos de contratación de la fabrica de software encargada de desarrollar los componentes de software que permite la automatización del modelo

Medio

Alto, por que no se podría desarrollar el proyecto

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Cumplimiento efectivo del cronograma del proceso. Medio

Si por alguna circunstancia no se logra adjudicar el contrato, establecer rápidamente los nuevos requisitos de los pliegos de condiciones

AdC

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5.3

RECOMENDACIONES DE LA CONSULTORÍA

Para alcanzar las metas propuestas y mitigar los riesgos descritos anteriormente, se deben tener en cuenta una serie de recomendaciones que facilitarán a la(s) entidad(es) la implantación de las soluciones. Los principales riesgos identificados en el FNA están orientados a la fase de automatización, en virtud que las oportunidades de mejora a nivel de optimización ya se implementaron. De allí los riesgos del FNA están focalizados sobre elementos que frenan o impiden la rápida implementación del nuevo modelo a través de las recomendaciones propuestas. En este sentido, se expone: -

-

Focalización en el desarrollo de las acciones de mejora / implementación a corto plazo (aprovechamiento del impulso inicial para conseguir el cambio que se esta mitigando con el paso excesivo del tiempo): o

Dedicación de recursos: Es necesario que el Programa Agenda de Conectividad asigne y promueva el seguimiento cercano tanto de profesionales del área de Articulación y Gestión, como del área de Desarrollo que garanticen un acompañamiento permanente y cercano de las actividades del plan de implementación.

o

Claridad de expectativas: Es necesario que a lo largo del proyecto de implementación existan adecuados niveles de comunicación entre el Programa Agenda de Conectividad FNA, para la correcta gestión de expectativas de la entidad.

o

Alto nivel de exigencia en plazos y objetivos: Es necesario asegurar el cumplimiento de los compromisos tanto del FNA como del área de Desarrollo del Programa Agenda de Conectividad. Las acciones enmarcadas en el plan deberán ser cumplidas en los plazos más cortos posibles.

Consideración del resultado de la consultoría como una transformación del modelo, y así comunicarlo y socializarlo (interna y externamente), a través de: o o

Planes de comunicación. Planes de gestión del cambio, con objetivos claros y específicos:

-

Realizar un seguimiento a la evolución de las decisiones que se tomen con respecto a la Ley Antitrámites para, de esta forma, poder implementar las acciones de mejora a todos los afiliados del FNA.

-

Tener un control detallado de los resultados obtenidos en el proyecto de la VUR, para adecuar la solución a los requerimientos de la optimización de la subcadena del Certificado de Tradición y Libertad.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Objetivo Principal: Minimizar el impacto de la implementación de las mejoras identificadas y el nuevo modelo de gestión asociado. Hay elementos organizacionales propios del FNA que el profesional asignado del área de Articulación y Gestión del Programa Agenda de Conectividad, deberá comprender y “articular”, de forma que los plazos, cronogramas y actividades se ejecuten de la mejor manera y que no generen impacto y/o imagen de obligatoriedad en su ejecución. Objetivos Parciales: 

Lineamiento de las líneas de trabajo de las diferentes áreas implicadas, asegurando la consecución de los hitos y objetivos establecidos.



Involucrar y motivar a las personas para que participen activamente en la implantación del nuevo modelo.



Gestión de las expectativas, evitando sobrevaloración e infravaloración de los beneficios potenciales de las iniciativas / mejoras.



Anticipar los posibles riesgos derivados de las iniciativas que afecten al desarrollo de la consultaría y la consecución de los objetivos.

-

Venta interna de los resultados esperados y objetivos de la consultoría (Por ejemplo.: Beneficios particulares del área y que afecten a otras áreas). Se deberá garantizar por parte del FNA que la comunicación de beneficios, muestre las mejoras globales y que no pueda ser percibido como un proceso que pudiera incidir en el recorte de personal.

-

Búsqueda de colaboración y apoyo de áreas clave para la implementación de los planes de mejora clave identificados, por ejemplo:

-

o

Sistemas: Implementación de herramientas (VUR, portal de la PDI del Programa Agenda de Conectividad).

o

Recursos humanos: Planes de gestión del cambio, comunicación, capacitación, formación, reestructuración (personas / puestos / actividades).

Hacer seguimiento a las interacciones que tenga el ciudadano con la entidad relacionadas con el trámite, con el fin de tener conocimiento del número de contactos requeridos e identificar las acciones preventivas o de mejora para aplicarlas.

En general, las recomendaciones van todas dirigidas a lograr el acompañamiento del FNA en el proceso y al logro de sinergia de las entidades involucradas y relacionadas.

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6. ANEXOS 6.1

RESPONSABLE DE ENTIDADES DEL ESTADO INVOLUCRADAS EN LAS CADENA DE TRÁMITES Tabla 25. Responsables de entidades del Estado involucradas en la cadena de trámites.

Entidad FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA FNA

Nombre Edgar Augusto Fuertes Puerto Daniel Enrique Ariza Heredia Sara Jeannette Torres Rojas Alexandra Jiménez Hernández Freddy Leonardo Sánchez Triana Harbey Antonio Cubides Martinez Oswaldo Fernando Mideros Argote Juan Orlando Camino Ochoa Claudia Patricia Hernández Díaz Enrique Arrázola Montes Mónica Muñoz Calderón Hernando Cruz Sánchez César Abril Henry Medrano

Cargo

E-mail

Teléfono

Jefe Oficina de Informática

[email protected]

381 0150 Ext.

Jefe Oficina de Planeación

[email protected]

381 0150 Ext.

Coordinadora Grupo Gestión de Proyectos y Atención de Requerimientos

[email protected]

381 0150 Ext. 6315,

Profesional Oficina de Informática

[email protected]

381 0150 Ext.

Coordinador Grupo Redes y Ofimática

[email protected]

381 0150 Ext. 2305

Profesional Oficina de Informática

[email protected]

381 0150 Ext.6344

Coordinador Grupo Control de Operaciones Soporte y Desarrollo

[email protected]

381 0150 Ext.6307

Líder Técnico Aplicaciones WEB

[email protected]

381 0150 Ext. 2317

Líder Técnico Aplicaciones SOA

[email protected]

381 0150 Ext.

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

3444913 Ext.2872 381 0150 Ext. 2648 381 0150 Ext. 2239 381 0150 Ext. 2235

Profesional Oficina de Informática Profesional División Cesantías Profesional División Cesantías Facilitador Calidad Profesional Administrativo

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Entidad FNA Superintendencia de Notariado y Registro Superintendencia de Notariado y Registro Superintendencia de Notariado y Registro Superintendencia de Notariado y Registro Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio De Protección Social Ministerio De Protección Social Ministerio De Protección Social Ministerio De Protección Social

Nombre Ruth Liliana Gómez Castro

Cargo Jurídica

William Albarracín Barreto Jefe de Informática Javier Anaya Narváez

Delegado de Registro

Martha Lucia Murillo Rodríguez

Coordinadora Grupo Desarrollo Informático Asesora Jurídica de la Superintendente

María Teresa Salamanca Wilson Álvaro Acuaro

Director Financiero

Ángela María Caro Bohórquez

Directora Territorial Cundinamarca

Ramiro Correa Neira Luz Stella Veira De Silva María Torres

Unidad Especial De Inspección, Vigilancia y Control de Trabajo Jefe Unidad Especial De Inspección Vigilancia y Control de Trabajo Asesora de Unidad

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E-mail

Teléfono

[email protected]

2828672

[email protected]

3004265403

[email protected] [email protected]

3282121 Ext. 425 ó 427 3282121 Ext. 210 218

[email protected] [email protected]

2848884

[email protected]

3305000 Ext. 3350

[email protected]

3305000 Ext. 1628

[email protected]

3305000 Ext. 1625

[email protected]

3305000 Ext. 1649

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6.2

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS MEDIANTE CASOS DE USO

En este anexo se define a nivel global el conjunto de requerimientos funcionales que deberán ser implementados como parte de la solución informática. La representación gráfica de la especificación de los requerimientos funcionales utiliza Diagramas de Casos de Uso en notación UML mediante el manejo de los siguientes artefactos:

Tabla 26. Especificación de requerimientos mediante casos de uso.

Artefacto

Utilización

Representación en UML

Actor

En un diagrama de casos de uso, un actor representa una función desempeñada por un objeto externo. Un objeto físico, por lo tanto, puede estar representado por varios actores. Una relación de comunicación indica cómo participa un actor en un caso de uso

Servidor Público

Caso de Uso

En un diagrama de casos de uso, un caso de uso representa un conjunto de sucesos que se generan cuando un actor utiliza un sistema para completar un proceso. Normalmente, un caso de uso es un proceso relativamente largo, no un paso o una transacción individual

Paquete

Un paquete es el elemento básico de organización de un modelo de UML. Cada elemento pertenece a un único paquete mientras que un paquete puede anidarse en otro

Consulta Estado Trámite

Casos de Uso Entidad - PDI

Plataforma de Interoperabilidad

Sistema

Establece el límite del sistema expresado mediante la agrupación de Casos de Uso

Caso de Uso 1

Caso de Uso 2

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Artefacto

Utilización

Representación en UML Caso de Uso A

Extiende (Extends)

En un diagrama de casos de uso, la relación de extensión entre dos casos de uso indica que una instancia del caso de uso B, sujeta a las condiciones especificadas en la extensión, puede incluir el comportamiento especificado por el caso de uso A. La punta de flecha de la forma de relación Extiende señala hacia el caso de uso de base, no hacia la extensión

«extends»

Caso de Uso B

Caso de Uso A

Uses (Usa)

La relación de uso (usa) entre dos casos de uso indica que una instancia del caso de uso A incluirá también el comportamiento especificado por el caso de uso B. La punta de flecha de la forma de relación Usa señala hacia el caso de uso que se está utilizando

«uses»

Caso de Uso B

Adicionalmente se clasifican los requerimientos y los respectivos casos de uso de acuerdo con la complejidad estimada para su diseño y desarrollo (cinco categorías de complejidad). Cada caso de uso tiene asociada un área funcional y la(s) entidad(es) que se involucran o son responsables de su implementación.

6.2.1

Diagrama de contexto de arquitectura

Arquitectura específica FNA A continuación se presenta el diagrama global de la arquitectura objetivo el cual contiene la representación de los elementos tecnológicos que intervienen en el procesamiento de la cadena de trámites para la “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA. El nivel de detalle del diagrama sirve para contextualizar las especificaciones de los Casos de Uso y brindar un entendimiento de los principales componentes y su relación:

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Ilustración 11. Diagrama de contexto de arquitectura FNA.

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES

Consulta del estado de la solicitud

Empresas (Empleador)

SOLICITUD DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS - Mapa de la Arquitectura Técnica de Contexto Revisiones: Autor Fecha

Observaciones:

Fecha de Impresión:

Comentario Agosto de 2008

Servicios de Portal

Servicios de Presentación Estándares Portlets / Webparts AJAX en Portlets

Servicios de Seguridad Single Signon Autenticación multifactor Autorización basada en Roles

Servicios de Contenido Formularios Electrónicos (Solicitud de retiro parcial de cesantías)

Ciudadano (Afiliado)

Otras Aplicaciones

Aplicaciones de Portal - Plataforma de Interoperabilidad Trámites FNA Trámites Invima Trámites MPS Trámites DNE Otros trámites

Ingreso al sistema Diligenciamiento del formulario de Retiro Parcial de Cesantías vía Web

Servicios de Aplicaciones Solicitud de retiro parcial de cesantías Consulta de estado de trámite

Entidades del Sistema Financiero

Sistema de Gestión de Contenido Web

Aplicación

Notificación de inicio de trámites (Portal -> Tramitador)

Base de datos de Runtime

Consulta de estado de trámite

Sistema de Pago en Línea

1 2 3 4 1

1

5

Definición de Trámites

Notificación

2

Trámites en ejecución

3

4

2

3

Monitorización de Eventos de Negocio

Aplicación Analista de Gestión de Trámites

4

Certificados Digitales

Entidad Certificadora 5

Notificación por otros Canales

5 C all

Tramitador

ce er nt A PD Móv

Aplicación

il Web / SM SI Mail V FA R / X

Plataforma de Notificación ko

Enrutador de Servicios

Directorio de Servicios

Notificación por canales electrónicos

s Kio

Bases de datos

s

PDI / Enrutador Transaccional Fondo Nacional de Ahorro Flujo de invocación de servicios Web publicados por el FNA. Lenguaje de Intercambio: GEL-XML.

Servicios de Infraestructura

Servicios OUT

Servicios publicados en la SOA del FNA (estándar Enrutador Transaccional)

Servicios IN

Plataforma SOA del FNA (Websphere)

Endpoint de servicios expuestos al Enrutador Transaccional

Verificación de funcionamiento: Validar el estado de los sistemas internos del FNA (COBIS y plataforma tecnológica) que atienden los servicios requeridos por la PDI Consulta: confirmar si el solicitante del retiro parcial de cesantías ya tiene una solicitud de retiro de cesantías activa y por lo tanto no sea necesario ejecutar el trámite de expedición Ejecución asíncrona: Registra el trámite en los sistemas del FNA usando los valores de entrada capturados en el formulario electrónico publicado en el portal. Retorna inmediatamente sin esperar el resultado final del trámite. Consulta de resultado: Obtiene el status o resultado final de la ejecución asíncrona de un trámite

Invocación de procedimientos almacenados de COBIS desde cliente grueso VB6

Asesor Comercial FNA

Servidor de Aplicaciones / Repositorio de Servicios

Data Service Layer Intranet / VPN

Repositorio Invocación de procedimientos almacenados de COBIS desde plataforma SOA

Procedimientos Almacenados

Bases de datos COBIS (Sybase, AIX 5L)

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COBIS COBIS - Modulo de Cesantías

Áreas usuarias: División de Cesantías, Atención al Afiliado, Puntos de Atención Regional

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Arquitectura de consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles en la SNR a través de la PDI El siguiente diagrama define la arquitectura de contexto requerida para soportar la consulta del certificado de tradición y libertad expedido por la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR a través de la PDI. Este servicio de consulta había sido inicialmente contemplado como parte de la cadena para el trámite de “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA, sin embargo durante la fase de optimización el FNA optó por eliminarlo del trámite interno del Fondo. Debido a que este servicio es requerido en otras cadenas de trámites, se consideró pertinente detallar su arquitectura y especificación de casos de uso de forma independiente. Ilustración 12. Diagrama de contexto de arquitectura para consulta del certificado de tradición y libertad de inmuebles a través de la PDI. ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES

Entidades (funcionario)

CONSULTA DEL CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD - Mapa de la Arquitectura Técnica de Contexto Revisiones: Autor Fecha

Observaciones:

Fecha de Impresión:

Comentario Agosto de 2008

Servicios de Portal

Servicios de Presentación Estándares Portlets / Webparts AJAX en Portlets

Ciudadano

Otras Aplicaciones

Aplicaciones de Portal - Plataforma de Interoperabilidad Servicios VUR Trámites Invima Trámites MPS Trámites DNE Otros trámites

Ingreso al sistema Consulta del Certificado de Tradición y Libertad

Servicios de Seguridad Single Signon Autenticación multifactor Autorización basada en Roles

Servicios de Contenido Formularios Electrónicos (Solicitud del Certificado de Tradición y Libertad – CTL))

Servicios de Aplicaciones Pago en Línea CTL Consulta de CTL

Entidades del Sistema Financiero

Sistema de Gestión de Contenido Web

Aplicación

Notificación de inicio de trámites (Portal -> Tramitador)

Base de datos de Runtime

Consulta de estado de trámite

Sistema de Pago en Línea

1 2 3 4 1

1

5

Definición de Trámites

Notificación

2

Trámites en ejecución

3

4

2

3

Monitorización de Eventos de Negocio

Aplicación Analista de Gestión de Trámites

4

Certificados Digitales

Entidad Certificadora Notificación por otros Canales

5

5

C all

Tramitador

ce nte r A PD Móv

Aplicación

il Web / SM S IV Mail FA R / X

Bases de datos

Plataforma de Notificación

Notificación por canales electrónicos

sk Kio

Enrutador de Servicios

Directorio de Servicios

os

PDI / Enrutador Transaccional Superintendencia de Notariado y Registro - SNR Flujo de invocación de servicios Web publicados por la SNR. Lenguaje de Intercambio: GEL-XML.

En los centros de atención de la SNR se consulta de forma asistida la información de los CTL utilizando el repositorio del Nodo Central de la VUR

Servicios de Infraestructura

Servicios OUT

Servicios publicados en la plataforma de servicios Web del Nodo Central VUR (estándar Enrutador Transaccional)

Servicios IN

Plataforma de servicios Nodo Central VUR

Endpoint de servicios expuestos al Enrutador Transaccional

Verificación de funcionamiento: Validar el estado de los sistemas internos del Nodo Central VUR de la SNR que atienden los servicios requeridos por la PDI Consulta Existencia CTL (Ejecución síncrona): Retorna un indicador de si existe en la base de datos la información necesaria para ejecutar la consulta del CTL. Retorna también un indicador de si la entidad que consulta está exenta de pago. Consulta de tarifa: Consulta el valor que el usuario debe pagar (cuando no esté exento) por concepto de la consulta de CTL. Consulta Datos CTL (Ejecución síncrona): Recibe los datos de identificación del predio o inmueble. Retorna los datos completos asociados al CTL.

Base de Datos Nodo Central VUR (Sólo índices CTL)

VUR Usuario Centros de Atención SNR

Consulta de existencia de datos para CTL

Servidor de Aplicaciones / Repositorio de Servicios

Replicación de índices

Data Service Layer

Replicación de índices Replicación de índices

Consulta de datos para CTL

Bases de Datos Regionales SNR (datos completos CTL)

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Repositorios para consulta de CTL: Nodo Central. Sólo contiene información replicada de los nodos regionales para construir un índice centralizado Bases de datos regionales. Contienen los datos completos para responder las consultas de CTL. Se acceden una vez se haya consultado el índice central y se haya determinado la ubicación del CTL

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Dentro de los diagramas se identifican estos componentes principales: Portal Web de la PDI: Corresponde al portal de acceso público a través de Internet a las aplicaciones que se implementan en la PDI. En el caso de la cadena de trámites para el FNA, se propone que en este portal se publiquen las páginas de los formularios electrónicos para la solicitud de retiro parcial de cesantías, lo mismo que las páginas de consulta de trámites en curso con el fondo. Los formularios electrónicos de la solicitud publicados en el portal contienen las validaciones de datos en presentación que deben ser resueltas por el usuario antes de proceder al envío de información al componente tramitador. El portal se surte de un repositorio gestionado por un sistema de contenido para aplicaciones Web (Web Content Management System) e implementa la funcionalidad de la capa de presentación utilizando estándares abiertos para tecnologías de portal como JSR 168 o JSR 286. El portal soporta tecnologías para la creación de interfaces de usuario enriquecidas como AJAX y/o RichFaces. En cuanto a los mecanismos de seguridad para el ingreso de usuarios, el portal tiene implementadas páginas para el suministro de credenciales de identificación y autentificación (usuario y contraseña). Otros factores de autentificación, como manejo de tokens para generación de PIN temporales y certificados digitales de cliente también se pueden soportar. El portal ofrece también los servicios genéricos de registro inicial de usuarios, regeneración de contraseñas, ayuda en línea y acceso en tiempo real a servicios de soporte vía chat. Tramitador: Plataforma de ejecución y gestión de tareas de la PDI. Se encarga de recibir las solicitudes de inicio de trámite y consultas registradas por los usuarios en el portal de la PDI. El módulo tramitador incluye un repositorio para gestionar la definición de los trámites que se soportan en la PDI. Para el FNA el repositorio de procesos del tramitador contiene la definición de las actividades y el flujo de ejecución de los siguientes pasos: o

Ingreso de información (formulario electrónico).

o

Orden de inicio de la ejecución del trámite en el sistema del FNA (COBIS).

o

Consulta de estado de solicitud de retiro parcial de cesantías.

El tramitador coordina la ejecución de las tareas interactivas que requieren participación del usuario a través del portal Web mediante la implementación de un modelo de navegación tipo asistente (wizard). En el caso de solicitudes de inicio de trámite estas se registran en una base de datos de procesos en ejecución (runtime) que mantiene la información con los estados transitorios o definitivos de los procesos que se ejecutan en las entidades conectadas a la PDI (FNA, en este caso).

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Enrutador de servicios: Plataforma encargada de recibir los requerimientos de invocación de servicios provenientes del tramitador o directamente del portal. Estos requerimientos son convertidos en invocaciones de servicios Web a las plataformas tecnológicas de las entidades conectadas a la PDI utilizando como representación de los datos de intercambio las definiciones contenidas en el estándar GEL-XML. Aunque primariamente se utiliza para enviar mensajes salientes desde la PDI, el enrutador también está en la capacidad de exponer puntos de entrada (endpoints) que pueden ser accedidos o consumidos por las entidades conectadas a la PDI. Estos puntos de entrada son comúnmente utilizados por las entidades para acceder la funcionalidad ofrecida por las plataformas de servicios de la PDI directamente o a través de terceros como lo son Pago en Línea, Notificación Electrónica y Estampado de Tiempo. Plataforma SOA del FNA: Plataforma tecnológica de soporte a la ejecución de los servicios Web que deben implementarse en el FNA. Incluye los adaptadores para recibir servicios Web (Servicios IN) implementados en la plataforma del servidor de aplicaciones del fondo (Websphere Application Server de IBM). Estos servicios Web a su vez invocan automáticamente la lógica de los componentes de negocio implementados en procedimientos almacenados del sistema COBIS. La vía contraria (Servicios OUT) se implementa mediante el manejo de clases java que pueden ser invocadas directamente o a través de servicios Web de acceso interno. COBIS: Es el sistema central de negocio sobre el que se manejan los procesos principales del FNA. A nivel interno es en este sistema donde se apoya la gestión del proceso de las solicitudes de retiro parcial de cesantías. Está implementado sobre base de datos Sybase y su lógica de negocio está expuesta a los usuarios como procedimientos almacenados que se acceden en un modelo de aplicación cliente-servidor. NODO CENTRAL VUR: Corresponde a la plataforma de servicios y consulta de información en las bases de datos distribuidas de la SNR. En la actualidad (Noviembre de 2008) la SNR está diseñando el esquema tecnológico final de esta plataforma. En la arquitectura se presentan los elementos principales que se han definido hasta el momento los cuales permiten exponer servicios Web (Plataforma de servicios Nodo Central VUR) para consultar un repositorio central que contiene la información sobre la ubicación final de la base de datos que alberga un CTL en particular. Utilizando la información de localización, el sistema del Nodo Central VUR realiza la consulta directa a la base de datos que se encuentra en la jurisdicción de registro notarial identificada.

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6.2.2

Especificación de casos de uso

Los actores representan las entidades que interactúan con el sistema, quienes hacen uso del sistema bien sea para entregar información o recibir de éste información (necesidades de intercambio de información). Los actores identificados para la cadena de trámite de la “Solicitud de retiro parcial de cesantías” son los siguientes: Tabla 27. Identificación de actores.

Actor

Descripción del rol

Afiliado FNA

Afiliado al FNA beneficiario del desembolso del monto solicitado para el retiro parcial de cesantías

Empleador

Funcionario de la entidad o empresa empleadora encargado de validar la información suministrada por el afiliado y de dar inicio formal al trámite de retiro ante el FNA. Posee un código y una contraseña de ingreso para acceder la funcionalidad de registro de solicitud y consulta de estado de trámite. La interacción con el sistema (Portal de la PDI) la ejecuta a nombre del afiliado interesado

Asesor Comercial FNA

Funcionario del FNA que se encarga de consultar las solicitudes de retiro parcial que hayan sido registradas en el sistema y que estén pendientes de procesar. Ejecuta el ciclo completo desde la recepción, validación de requisitos y generación de la orden de desembolso (o rechazo del trámite)

Plataforma SOA del FNA

Plataforma de servicios del FNA encargada de publicar y atender los requerimientos a los servicios Web requeridos para la ejecución y consulta del trámite desde la PDI

Nodo Central VUR

Plataforma de servicios de la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR. Recibe de la PDI las invocaciones a los servicios Web para la consulta del valor a pagar y de los datos para consulta del certificado de tradición y libertad – CTL

Usuario de consulta CTL

Individuo registrado como usuario válido en el portal de la PDI y que utiliza el servicio de consulta del certificado de tradición y libertad de la SNR

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Diagrama de Casos de Uso

Ilustración 13. Diagrama de casos de uso “Solicitud de retiro parcial de cesantías” del FNA.

Portal de Trámites PDI Ingreso al Sistema

Plataforma SOA FNA

*

RegistroSolicitud Verificar Funcionamiento

*

*

* * * * *

Consulta Estado Solicitud *

*

*

Consultar

Plataforma SOA FNA *

Empleador

* * **

Límite del sistema

Ejecutar (Async) *

Plataforma de Interoperabilidad

*

Pág. 112 de 221

Consultar Resultado

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Ilustración 14. Diagrama de casos de uso “Consulta de CTL a través de la PDI”.

Plataforma de Servicios Nodo Central VUR (SNR) Plataforma de Interoperabilidad PDI

Verificar Funcionamiento *

Límite del sistema

Consulta de Tarifa * Consulta de CTL *

*

Pago en Línea * * **

**

* Usuario de consulta CTL

Ejecutar Consulta de Existencia CTL

Plataforma de Interoperabilidad

*

Límite del sistema

Plataforma de Servicios Nodo Central VUR

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Ejecutar Consulta de Datos CTL

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

Listado de Casos de Uso Tabla 28. Listado de casos de uso.

Código

Nombre

CU-PDI001

Ingreso al Sistema

CU-PDI002

Registro Solicitud

CU-PDI003

Consulta Estado Solicitud

CU-PDI004

Consulta del CTL

CU-PDI005

Pago en Línea

CU-FNA001

Verificar Funcionamiento

CU-FNA002

Consultar

CU-FNA003

Iniciar Trámite

Descripción Permite que el empleador suministre las credenciales de identificación y autenticación. El sistema valida las credenciales presentadas y acepta o deniega el ingreso al sistema de trámites El usuario del sistema en el empleador accede y diligencia el formulario electrónico para registrar los datos del afiliado que desea realizar el trámite de retiro parcial de cesantías ante el FNA El empleador utiliza el sistema para indagar por el estado de ejecución de un trámite que previamente ha sido iniciado El usuario del sistema ingresa en el formulario publicado en el portal de la PDI los datos del inmueble o predio que se desea consultar. El sistema lo guía a través de los pasos necesarios para ejecutar la consulta y obtener los datos del certificado de tradición y libertad expedido por la SNR Utilización del módulo de pago en línea de la PDI para cancelar el valor del servicio de trámite que desea iniciar el solicitante (aplica para consulta de CTL en la SNR) Consulta la plataforma SOA del FNA para determinar su estado de operación Consulta en el sistema del FNA si el afiliado ya había iniciado trámite con anterioridad o si es la primera vez que lo hace Como respuesta al diligenciamiento y envío del formulario electrónico de solicitud de retiro parcial de cesantías, el sistema tramitador registra los datos para dar inicio al trámite y le responde de forma inmediata al empleador que originó el requerimiento. El sistema tramitador se encarga de interactuar con la plataforma de servicios SOA del FNA para solicitar allí el inicio de la ejecución del trámite Pág. 114 de 221

Entidad del Sistema PDI

PDI

PDI

PDI

PDI FNA FNA

FNA

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Código

Nombre

CU-FNA004

Consultar Resultado

CU-SNR001

Verificar Funcionamiento

CU-SNR002

Consulta de Tarifa

CU-SNR003

Consulta de Existencia CTL

CU-SNR004

Consulta de Datos CTL

Descripción Mediante esta funcionalidad la PDI interactúa con la plataforma SOA del FNA para consultar acerca del estado de ejecución de una solicitud de retiro parcial de cesantías por parte de un afiliado Corresponde a la implementación del servicio Web verificar funcionamiento según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI Corresponde a la implementación del servicio Web Tarifar según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI Corresponde a la implementación del servicio Web Ejecutar según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI. La funcionalidad que consulta en el índice consolidado del Nodo Central VUR si la información de un CTL existe en una de las bases de datos del sistema descentralizado de información de la SNR Corresponde a la implementación del servicio Web Ejecutar según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI. Como valor de retorno se envían los datos asociados a un CTL

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Entidad del Sistema FNA

SNR

SNR

SNR

SNR

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

6.2.3

Flujos de información

A continuación se detallan los campos de entrada y salida de los servicios Web necesarios para la interoperación entre el Enrutador Transaccional de la PDI y el sistema COBIS a través de la plataforma SOA del FNA. Entrada de ejecución asíncrona (Ejecutar Async) para solicitud de inicio de trámite en el FNA Tabla 29. Entrada de Ejecutar Async para solicitud de retiro parcial de cesantías en el FNA.

No.

Tipo

Descripción

1

Código trámite

Numérico

2

Versión trámite

Numérico

Identificación de la versión del trámite o servicio

XML

Datos de entrada obtenidos del formulario electrónico de solicitud de retiro parcial de cesantías los cuales está contenidos en un documento XML con la estructura que se relaciona en la siguiente tabla

3

-

Campo

XML Entrada Ejecución

Identificación única del trámite o servicio

Documento XML de ejecución asíncrona (Definición en GEL-XML)

Tabla 30. Documento XML de ejecución asíncrona para la solicitud de retiro parcial de cesantías en el FNA.

No.

Campo

Tipo

1

Fecha de registro

Fecha

2

Número documento de

Alfanumérico Pág. 116 de 221

Descripción Fecha de realización de la solicitud (generada por la PDI)

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA No.

Campo

Tipo

identidad

Descripción Número del documento identidad del afiliado

de

3

Tipo de documento de identificación afiliado

Alfanumérico

Especifica si el tipo de documento del afiliado es NUIP, C.C, T.I, C.E

4

Primer apellido

Alfanumérico

Primer apellido del afiliado

5

Segundo apellido

Alfanumérico

Segundo apellido del afiliado

6

Nombres

Alfanumérico

Nombres del afiliado

7

Código afiliado

Alfanumérico

Identificación del afiliado según codificación propia del FNA

8

Documento de identificación de la empresa

Alfanumérico

Número del NIT de la empresa empleadora

9

Código de la empresa

Numérico

Código de la empresa empleadora según codificación propia del FNA

10

Tipo de empresa

Numérico

Indica si la empresa empleadora es pública o privada

11

Fecha de ingreso a la empresa empleadora

Fecha

Fecha en empresa

12

Fecha de retiro de la empresa empleadora

Fecha

Fecha de retiro de la empresa

13

Tipo de retiro de cesantías

Numérico

Pág. 117 de 221

que

ingresó

a

la

Para retiro parcial los posibles valores son: Compra de vivienda, construcción de vivienda, mejora de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, abono a crédito hipotecario FNA, abono a crédito educativo FNA, para educación y compra de acciones.

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO No.

Campo

Tipo

Descripción Para retiro definitivo los posibles valores son: Terminación de contrato, fallecimiento de afiliado, servicio militar, conversión de salario integral, sustitución patronal

14

Código de la entidad financiera

Numérico

Código del banco entidad donde el afiliado tiene la cuenta (identificación Superfinanciera)

15

Número de cuenta

Numérico

Número de cuenta

16

Tipo de cuenta

Numérico

Ahorro, corriente

17

Ciudad

Alfanumérico

Ciudad donde el afiliado tiene la cuenta

18

Departamento

Alfanumérico

Departamento donde el afiliado tiene la cuenta

19

Número documento de identidad del beneficiario

Alfanumérico

(Opcional) documento beneficiario

20

Tipo de documento de identificación

Numérico

(Opcional) Tipo de documento del beneficiario: C.C, T.I, C.E

21

Primer apellido

Alfanumérico

(Opcional) Primer apellido del beneficiario

22

Segundo apellido

Alfanumérico

(Opcional) Segundo apellido del beneficiario

Pág. 118 de 221

de

Número identidad

del del

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA No.

Campo

Tipo Alfanumérico

Descripción (Opcional) beneficiario

Nombres

del

23

Nombres

24

Dirección correspondencia Alfanumérico del afiliado

Dirección de correspondencia, (residencia- oficina)

25

Tipo de dirección

Numérico

Tipo de dirección: Residencial u oficina

26

Teléfono

Numérico

Teléfono de contacto del afiliado

27

e-mail

Alfanumérico

e-mail del afiliado

28

Ciudad

Alfanumérico

Ciudad de residencia del afiliado

29

Departamento

Alfanumérico

Departamento de residencia del afiliado

Salida del Sistema -

Respuesta a ejecución asíncrona (EjecutarAsyncResponse) Tabla 31. Respuesta de ejecución asíncrona para solicitud de retiro parcial de cesantías ante el FNA.

No.

Campo

Tipo

Descripción

1

Resultado

Booleano

Indica el éxito de la ejecución si/no

2

Resultado ejecución

Enumeración string

Información del resultado de la ejecución

3

Motivo rechazo

String

Descripción del error de ejecución (si lo hubo)

Tiquete

Numérico (mayor que cero)

4

Pág. 119 de 221

Consecutivo asignado por la PDI, común a cada uno de los tramites/servicios en un Árbol. Puede llegar a ser igual a numero Rastreo en el caso de árboles compuestos

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO No.

Campo

Tipo

Descripción por un solo trámite/servicio

5

Numérico (mayor que cero)

Número rastreo

Consecutivo asignado por la PDI para cada instancia del trámite

único

Entrada de consulta de ejecución asíncrona (ConsultarResultado)

Tabla 32. Entrada de consulta de ejecución asíncrona.

No.

Campo

Tipo

Descripción

1

Tiquete

Consecutivo asignado por la PDI, común a cada uno de los Numérico (mayor tramites/servicios en un Árbol. Puede llegar a ser igual a que cero) numeroRastreo en el caso de árboles compuestos por un solo trámite/servicio

2

Número rastreo

Numérico (mayor Consecutivo asignado por la PDI único para cada instancia que cero) del trámite

Salida de consulta de ejecución asíncrona (ConsultarResultadoResponse) Tabla 33. Salida de consulta de ejecución asíncrona.

No. 1

2

Campo Resultado

Resultado consulta

Tipo

Descripción

Booleano

Indica el éxito de la ejecución si/no

Enumeración string

Información del resultado de la consulta “en ejecución”, “si existe documento”, “no existe documento”, o “error interno”. Si se retorna “si existe documento”, se está indicando que la solicitud ha sido aprobada. Si se retorna “no existe documento”, se indica que la solicitud fue rechazada

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA No.

Campo

Tipo

Descripción

3

Motivo rechazo

String

Descripción del error de consulta (si lo hubo)

4

XML respuesta

XML

Documento XML que contiene el detalle sobre el estado de la ejecución del trámite

-

Documento XML de respuesta a la consulta de ejecución asíncrona (GEL-XML) Tabla 34. Documento XML de respuesta consulta del estado de ejecución del trámite ante el FNA.

No.

Campo

Tipo

Descripción

1

Nombre del Afiliado

Alfanumérico

Nombre del afiliado

2

Dirección

Alfanumérico

Dirección del afiliado

3

Ciudad

Alfanumérico

Ciudad donde habita el afiliado

4

Departamento

Alfanumérico

Departamento donde habita el afiliado

5

Monto

Numérico

Valor consignado

6

Entidad bancaria

Numérico

Código de la entidad bancaria donde se realizó el depósito

7

Fecha depósito

Fecha

Fecha y hora en la que se realizó el desembolso

8

Número de cuenta

Alfanumérico

Número de la cuenta bancaria del afiliado o beneficiario a la cual se giró el valor solicitado en la solicitud de retiro parcial de cesantías

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO -

Entrada de consulta (Consultar) Tabla 35. Entrada de consulta.

No.

1

Campo Validación en intranet de la información contenida en el documento de identidad del afiliado -

Tipo

Descripción

Numérico

Intranet

Salida de consulta (ConsultarResponse) Tabla 36. Salida de consulta.

No.

1

Campo

Tipo

Descripción Verifica en COBIS la información que arroja el sistema, contra el físico de la solicitud de retiro de cesantías: Número de orden, beneficiario, nombre del afiliado y/o beneficiario, cuenta de giro (ahorros, corriente) y valor

Verifica información de orden de pago Numérico que arroja el sistema

Entrada de ejecución síncrona (Ejecutar Sync) para Consulta del CTL Tabla 37. Entrada de Ejecutar Sync para consulta de datos del Certificado de Tradición y Libertad - CTL.

No.

Campo

Tipo

Descripción

1

Código trámite

Numérico

Identificación única del trámite o servicio

2

Versión trámite

Numérico

Identificación de la versión del trámite o servicio

3

XML Entrada Ejecución XML

Datos de entrada obtenidos del formulario electrónico de solicitud de Certificado de Tradición y Libertad – CTL expedido por la Superintendencia de Notariado y Registro. Los campos que se manejan se detallan a continuación Pág. 122 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

-

Documento XML de ejecución síncrona (Definición en GEL-XML) Tabla 38. Documento XML de ejecución asíncrona para la consulta del CTL.

No.

Campo

Tipo

Descripción

1

Número de matrícula inmobiliaria

Numérico

Número de matrícula inmobiliaria del inmueble

2

Nombre de la persona

Alfanumérico

Nombre de la persona propietaria del inmueble solicitado

3

Identificación

Alfanumérico

Número de documento de identidad del propietario del inmueble

4

Dirección del inmueble

Alfanumérico

Dirección registrada para el inmueble

5

IP maquina

Alfanumérico

Dirección IP de requerimiento

6

Código entidad solicitante

Numérico

Código que identifica la entidad que solicita el certificado

la

máquina

que

origina

el

Salida de ejecución síncrona (EjecutarResponse Sync) para Consulta del CTL Tabla 39. Salida de Ejecutar Sync para consulta de datos del Certificado de Tradición y Libertad - CTL.

No. 1

2 3

Campo

Tipo

Descripción

Número de matrícula

Alfanumérico

Número de matrícula del inmueble

Salvedades (1.n)

Conjunto

Lista de salvedades registradas para el inmueble

Linderos

Conjunto

Linderos oficiales que definen el límite físico del predio

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO No.

Campo

Tipo

Descripción

4

Complementación

Alfanumérico

Descripción de la complementación del predio consultado

5

Dirección

Conjunto

Lista de direcciones que ha tenido el predio

6

Matriz (matrícula madre)

Alfanumérico

Datos de la Matrícula Inmobiliaria

7

Anotaciones (0.n)

Conjunto

Lista de anotaciones realizadas sobre el predio

8

Segregación (1.n)

Conjunto

Lista de divisiones que se han dado sobre el predio

9

Personas

Conjunto

Lista de propietarios que ha tenido el predio

10

Salvedades

Conjunto

Lista de salvedades

11

Cancelaciones

Conjunto

Cancelaciones efectuadas

12

Identificación de la consulta

Compuesto

Datos de ejecución de la consulta en el Nodo Central VUR. Contiene consecutivo, fecha de ejecución y el número de la Matrícula Inmobiliaria

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 6.2.4

Especificación de requerimientos funcionales

Especificación Caso de Uso CU-PDI-001 Nombre Ingreso al Sistema. Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Permite que el empleador suministre las credenciales de identificación y autenticación. El sistema valida las credenciales presentadas y acepta o niega el ingreso al sistema de trámites. Actores El o los usuario(s) autorizado(s) en la empresa empleadora. Cada usuario debe tener credenciales independientes y personales. Flujo normal de eventos 1. El usuario empleador accede la página de ingreso del portal de trámites de la PDI. 2. El portal envía la página de ingreso de credenciales hacia el navegador del usuario empleador. 3. El usuario ingresa las credenciales correspondientes a su identificación, el NIT de su empresa y la contraseña. 4. El usuario presiona el botón con el texto ingresar que se encuentra en la pantalla de ingreso al portal de trámites. 5. El sistema (navegador) valida que los datos requeridos hayan sido ingresados. 6. El sistema (PDI) valida las credenciales suministradas. 7. El sistema redirige al usuario a la página principal de trámites.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

Flujos alternativos 1. El sistema rechaza las credenciales suministradas. 2. El sistema redirige al usuario hacia una página de error. 3. El sistema actualiza los controles de intentos fallidos de ingreso al sistema. Precondiciones 1. El portal de la PDI se encuentra operativo. Poscondiciones 1. El usuario empleador se encuentra en la página principal de trámites o en la página de error. 2. Si el usuario no se encontraba activo en el sistema y requirió el acceso directo a una página interna del portal de la PDI, se redirigirá automáticamente a la página de ingreso para que suministre sus credenciales de usuario. Luego de realizar un ingreso exitoso se redirigirá a la página solicitada inicialmente.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Especificación Caso de Uso CU-PDI-002 Nombre Registro solicitud del retiro parcial de cesantías. Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción El usuario del sistema en el empleador accede y diligencia el formulario electrónico para registrar los datos del empleado que desea realizar el trámite de retiro parcial de cesantías. Actores El o los usuario(s) autorizado(s) en la empresa empleadora. Flujo normal de eventos 1. El usuario empleador accede la página de registro de solicitud para retiro parcial de cesantías con el FNA. 2. El portal envía la página de ingreso de datos para la solicitud (formulario electrónico). 3. El usuario ingresa la porción del formulario que contiene los datos del afiliado y presiona el botón de verificar datos de afiliado. 4. El sistema (PDI) ejecuta el caso de uso CU-FNA-002 Consultar pasando como dato de entrada la identificación del afiliado. 5. Si la consulta devuelve que no existen solicitudes en curso para el afiliado, se presentan el resto de campos del formulario. 6. El usuario ingresa los datos correspondientes al resto de los campos del formulario según se presenta en el aparte 6.2.3 Flujos de información. 7. El sistema (PDI) valida los datos ingresados en el formulario de acuerdo con las validaciones locales (navegador) que estén definidas. 8. El sistema (PDI) consulta en la plataforma SOA del FNA si esta se encuentra activa y operacional (servicio Web Verificar Funcionamiento).

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO

9. El sistema registra la solicitud enviando los datos del formulario a la plataforma SOA del FNA mediante la invocación del servicio Web EjecutarAsync y usando como dato de entrada lo especificado en el aparte 6.2.3 Flujos de información. Como parámetro de retorno de la ejecución del servicio Web se obtienen los valores para Tiquete y Número de Rastreo. 10. El sistema registra en el tramitador los datos básicos del trámite que se ha iniciado incluyendo los campos Tiquete y Número de Rastreo. 11. El sistema despliega en un mensaje informativo el valor del Número de Rastreo del trámite. Flujos alternativos El trámite ya está en ejecución 1. El servicio Consultar retorna indicando que un trámite ya se encuentra en curso para el afiliado. 2. Se notifica al usuario empleador que el trámite se encuentra en ejecución y se le indica el valor del Número de Rastreo para que pueda ser consultado. Los datos de ingreso no son válidos 1. Los datos ingresados en el formulario no cumplen las exigencias de validación. 2. El sistema notifica al usuario acerca de los problemas identificados dándole una indicación visual de la ubicación y explicación de los mismos directamente sobre el formulario electrónico. Precondiciones 1. El portal de la PDI se encuentra operativo. 2. El usuario empleador ha ingresado al portal de la PDI y mantiene una sesión de trabajo activa. Poscondiciones 1. Se ha iniciado un trámite en la plataforma SOA del FNA y en el tramitador. 2. En caso contrario se ha notificado al usuario de la problemática presentada mediante el despliegue del mensaje de error correspondiente y se permita que continúe la navegación en el portal de la PDI.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Especificación Caso de Uso CU-PDI-003 Nombre Consulta estado solicitud. Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción El empleador utiliza el sistema para indagar por el estado de ejecución de un trámite que previamente ha sido iniciado. Actores El o los usuario(s) autorizado(s) en la empresa empleadora. Flujo normal de eventos 1. El usuario empleador accede la página de consulta de trámites del portal de la PDI. 2. El portal invoca el servicio de consulta de trámites registrados en el módulo tramitador pasando como dato de entrada la identificación del usuario actual del sistema. 3. El módulo tramitador devuelve la lista de solicitudes registradas (es decir la lista de solicitudes realizadas para cada uno de los empleados que han gestionado el trámite) y que hayan sido realizadas por el usuario empleador. 4. El portal de la PDI despliega la pantalla de consulta la cual contiene la lista de trámites indicando para cada uno su tipo, número de rastreo, fecha de inicio, y estado actual. Los trámites finalizados se presentan en la consulta hasta un tiempo límite (parametrizable) después de su cierre. 5. El usuario selecciona de la lista el trámite específico para el envío de la consulta de detalle (opción ver detalle). 6. El sistema consulta en la base de datos del tramitador utilizando el número de rastreo del trámite seleccionado. 7. El sistema despliega el detalle del estado actual del trámite.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Flujos alternativos 1. El sistema no encuentra el número de rastreo del trámite seleccionado. 2. Se presenta un mensaje de error al usuario indicando que el trámite en cuestión no se encuentra registrado en el sistema. Precondiciones 1. El portal de la PDI se encuentra operativo. 2. El usuario empleador ha ingresado al portal de la PDI y mantiene una sesión de trabajo activa. Poscondiciones Se ha presentado un mensaje con los detalle del estado del trámite. De lo contrario se ha presentado mensaje de error al usuario.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Especificación Caso de Uso CU-PDI-004 Nombre Consulta del CTL. Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción El usuario del sistema ingresa en el formulario publicado en el portal de la PDI los datos de identificación del inmueble o propietario que se desea consultar. El sistema lo guía a través de los pasos necesarios para ejecutar la consulta y obtener los datos del Certificado de Tradición y Libertad expedido por la SNR. Actores Los usuario(s) válidos con acceso al portal de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El usuario accede la página de Consulta de datos del CTL publicada en el portal Web de la PDI. 2. El portal retorna la página de ingreso de datos para la consulta (formulario electrónico). 3. El usuario ingresa los datos correspondientes a los campos del formulario según se presenta en el aparte 6.2.3 Flujos de información. 4. El sistema (PDI) valida los datos ingresados en el formulario sean los mínimos de acuerdo el aparte 6.2.3 Flujos de información. 5. El sistema (PDI) consulta en la Plataforma de servicios Nodo Central VUR si ésta se encuentra activa y operacional (servicio Web Verificar Funcionamiento). 6. El sistema (PDI) invoca el servicio Web Ejecutar Consulta de existencia de CTL (Sync) en la Plataforma de servicios Nodo Central VUR (la funcionalidad el servicio Web está definida en CU-SNR-003 Consulta de Existencia CTL) usando como datos de entrada lo especificado en el aparte 6.2.3 Flujos de información. Como valor de retorno de la ejecución del servicio Web se obtienen los valores que indican si la información para generar el certificado existe y si la entidad que ejecuta la consulta se encuentra exenta del pago del certificado. 7. Si la entidad no está exenta de pago se ejecuta el servicio Web Tarifar en la Plataforma de servicios Nodo Central VUR (la funcionalidad el servicio Web está definida en CU-SNR-002 Consulta de Tarifa) y se obtiene el valor a pagar por concepto de la consulta. Si la entidad está exenta de pago el flujo se reanuda en el paso 9. Pág. 131 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 8. Se ejecuta el caso de uso CU-PDI-005 Pago en Línea pasando como entrada el valor de la tarifa obtenido en el paso anterior. Como valor de salida se obtiene el comprobante de pago electrónico, el cual es utilizado en el siguiente paso de este flujo. 9. El sistema (PDI) invoca el servicio Web Ejecutar Consulta de datos CTL (Sync) en la Plataforma de servicios Nodo Central VUR (la funcionalidad el servicio Web está definida en CU-SNR-004 Consulta de Datos CTL) usando como datos de entrada lo especificado en el aparte 6.2.3 Flujos de información. Como valor de retorno de la ejecución del servicio Web se obtienen los datos asociados al CTL del inmueble consultado. El detalle de la información obtenida 10. El sistema despliega los datos obtenidos en la consulta en una página de visualización de resultados que permite imprimir o guardar el resultado en un archivo local. Flujos alternativos La información para generar el certificado no se encuentra digitalizada 1. El servicio Ejecutar Consulta de existencia de CTL retorna indicando que la información necesaria para generar el CTL no se encuentra en las bases de datos de la SNR. 2. Se notifica al usuario acerca de la condición y se le indica que debe acercarse directamente a la jurisdicción específica de la SNR a realizar el trámite de digitalización de datos para el predio. Los datos de ingreso no son válidos 1. Los datos ingresados en el formulario no cumplen las exigencias de validación. 2. El sistema notifica al usuario acerca de los problemas identificados dándole una indicación visual de la ubicación y explicación de los mismos directamente sobre el formulario electrónico. Precondiciones 1. El portal de la PDI se encuentra operativo. 2. El usuario empleador ha ingresado al portal de la PDI y mantiene una sesión de trabajo activa. Poscondiciones 1. Se ha ejecutado la consulta del CTL en el Nodo Central VUR de la SNR y se han presentado los datos obtenidos al usuario. 2. En caso contrario se ha notificado al usuario de la problemática presentada mediante el despliegue del mensaje de error correspondiente y se permita que continúe la navegación en el portal de la PDI.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Especificación Caso de Uso CU-PDI-005 Nombre Pago en línea (servicios PDI). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Utilización del módulo de pago en línea de la PDI para cancelar el valor del servicio de consulta de datos del Certificado de Tradición y Libertad – CTL expedido por la Superintendencia de Notariado y Registro. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema Tramitador recupera el valor a pagar por concepto de la consulta del CTL. Este valor ha sido obtenido a través de la invocación del servicio Consulta de Tarifa publicado en la plataforma de servicios del Nodo Central VUR de la SNR. 2. El sistema tramitador presenta al usuario la lista de entidades financieras para que seleccione aquella que utilizara para realizar el debito del valor de la consulta. 3. El usuario escoge una entidad financiera de la lista que se le ha desplegado. 4. El sistema redirige el usuario a una nueva página de ingreso en el sitio Web del banco que ha seleccionado. 5. El usuario suministra las credenciales para autenticarse como el dueño de la cuenta bancaria. 6. Continuando en el sitio Web del banco, se le presenta al usuario los datos del pago que debe hacer. Estos datos incluyen: valor a pagar, concepto y número de operación. Estos valores provienen de los datos que para la transacción se han almacenado en el sistema Tramitador. 7. El usuario aprueba la ejecución del débito a su cuenta y el sistema de Pago en Línea genera un número de aprobación. 8. El sistema redirige al usuario nuevamente a la página del formulario electrónico. 9. El número de aprobación del pago se presenta en un campo no editable. 10. El sistema habilita en el formulario electrónico el botón que permite al usuario dar inicio al trámite. Pág. 133 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Flujos alternativos Error en la plataforma de Pago en Línea 1. La plataforma de servicios Web de Pago en Línea no responde o genera excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada. 3. El sistema notifica al usuario de la condición. Error en el sitio Web de la entidad financiera 1. Durante la interacción con las páginas del sitio Web de la entidad financiera se produce una excepción o se rechaza la operación de débito a la cuenta bancaria del solicitante. 2. El sitio Web de la entidad financiera informa de la condición de error. 3. El sistema redirige al usuario nuevamente a la página del formulario electrónico 4. El sistema notifica al usuario de la condición. Precondiciones 1. El sistema Tramitador de la PDI se encuentra operativo. 2. El método Verificar Funcionamiento de la plataforma de Pago en Línea ha sido invocado y ha retornado sin errores. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador indicando si el pago del valor del trámite se ha podido realizar o no.

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Especificación Caso de Uso CU-FNA-001 Nombre Verificar Funcionamiento (Plataforma SOA del FNA). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Consulta la plataforma SOA del FNA para determinar su estado de operación. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador invoca el servicio Verificar Funcionamiento de la plataforma SOA del FNA. 2. La plataforma SOA del FNA retorna el estado actual de operación del sistema. 3. El valor de la respuesta se devuelve al invocador. Flujos alternativos 1. La plataforma SOA del FNA no responde o genera una excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada. El código de la excepción se devuelve como respuesta al invocador. Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Especificación Caso de Uso CU-FNA-002 Nombre Consultar (Plataforma SOA del FNA). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Consulta en el FNA si el afiliado ya había iniciado trámite con anterioridad o si es la primera vez que lo hace. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador invoca el servicio Consultar de la plataforma SOA del FNA utilizando como parámetro de entrada el documento de identificación del afiliado (proviene del caso de uso CUPDI-002 Registro Solicitud). 2. Si existe un trámite en curso para el afiliado dentro del FNA, la plataforma SOA retorna el estado actual del trámite. 3. Si no existe un trámite en curso para el afiliado, el servicio consultar retorna un indicador para trámite inexistente. 4. El valor de la respuesta se devuelve al invocador Flujos alternativos 1. La plataforma SOA del FNA no responde o genera una excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada. El código de la excepción se devuelve como respuesta al invocador. Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo Pág. 136 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 2. El método Verificar Funcionamiento de la plataforma SOA del FNA ha sido invocado y ha retornado que el sistema se encuentra operativo. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador

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Especificación Caso de Uso CU-FNA-003 Nombre Iniciar Trámite (Plataforma SOA del FNA). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Como respuesta al diligenciamiento y envío del formulario electrónico de solicitud de retiro parcial de cesantías, el sistema tramitador registra los datos para dar inicio al trámite y le responde de forma inmediata al empleador que originó el requerimiento. El sistema tramitador se encarga de interactuar con la plataforma de servicios del FNA para solicitar allí el inicio de la ejecución del trámite. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador registra en su base de datos local los datos básicos de la solicitud (provenientes del caso de uso CU-PDI-002 Registro Solicitud) 2. El sistema tramitador invoca el servicio Ejecutar de la plataforma SOA del FNA utilizando como parámetros de entrada los establecidos en el aparte 6.2.3 Flujos de información 3. El servicio se ejecuta en la plataforma SOA del FNA dejando como resultado el registro de la solicitud en el sistema COBIS (haciendo uso de los procedimientos almacenados de esta solución). 4. La plataforma obtiene el valor de retorno de la invocación del registro en COBIS y lo devuelve como valor de retorno de la invocación hecha por el tramitador. 5. El tramitador actualiza el estado del registro de trámite hecho en el paso 1 con la respuesta obtenida. 6. El valor de la respuesta se devuelve al invocador. Flujos alternativos 1. La plataforma SOA del FNA no responde o genera una excepción. Pág. 138 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 2. La excepción es atrapada y decodificada. 3. El código de la excepción se actualiza en el registro de trámite insertado en el paso 1 del flujo normal. 4. El código de la excepción se devuelve como respuesta al invocador. Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. 2. El método Verificar Funcionamiento y Consultar de la plataforma SOA del FNA han sido invocados y han retornado sin errores. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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Especificación Caso de Uso CU-FNA-004 Nombre Consultar Resultado (Plataforma SOA del FNA). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Mediante esta funcionalidad la PDI interactúa con la plataforma SOA del FNA para consultar acerca del estado de ejecución de una solicitud de retiro parcial de cesantías por parte de un afiliado. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador recupera un registro de trámites pendientes de su base de datos de trámites. 2. El sistema tramitador invoca el servicio ConsultarResultado de la plataforma SOA del FNA utilizando como parámetros de entrada los siguientes elementos obtenidos del registro individual de trámite del paso 1: Tabla 40. Parámetros de entrada consulta asíncrona.

Campo Tiquete Número de rastreo

Descripción Número de tiquete asociado con el trámite (consecutivo global) Número de rastreo del trámite (consecutivo por tipo de trámite)

3. El servicio se ejecuta en la plataforma SOA del FNA devolviendo como resultado el estado de ejecución de la solicitud en el sistema COBIS (haciendo uso de los procedimientos almacenados de esta solución).

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La plataforma obtiene el valor de retorno de la invocación del trámite en COBIS y lo devuelve como valor de retorno de la invocación hecha por el tramitador. La especificación del valor de salida se encuentra definida en GEL-XML (ver anexo 6.2.3). 4. El tramitador actualiza el estado del registro de trámite hecho en el paso 1 con la respuesta obtenida (campo Resultado). 5. El valor de la respuesta se devuelve al invocador. Flujos alternativos 1. La plataforma SOA del FNA no responde o genera una excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada, el código de la excepción se devuelve como respuesta al invocador. 3. El registro de trámite obtenido en el paso 1 permanece sin modificar. Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. 2. El método Verificar Funcionamiento de la plataforma SOA del FNA ha sido invocado y ha retornado sin errores. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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Especificación Caso de Uso CU-SNR-001 Nombre Verificar Funcionamiento (Plataforma de servicios del Nodo Central VUR de la SNR). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Corresponde a la implementación del servicio Web VerificarFuncionamiento según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI. Consulta en la plataforma de servicios del Nodo Central de la VUR del SNR el estado de operación actual de los componentes del sistema (esto es: Plataforma de servicios Web y la verificación de la conectividad con las bases de datos distribuidas a nivel nacional) y retorna a la PDI el valor resultante. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador de la PDI invoca el servicio Web VerificarFuncionamiento publicado en la plataforma de servicios del Nodo Central de la VUR. 2. La lógica implementada en el servicio Web realiza una consulta del estado de operación del sistema principal del Nodo Central VUR. La consulta verifica también la capacidad actual del Nodo Central VUR para comunicarse con las bases de datos distribuidas en las oficinas regionales de la SNR a nivel nacional. 3. Retorna el estado actual de operación del sistema al sistema tramitador de la PDI. Flujos alternativos 1. La plataforma de servicios Web del Nodo Central VUR de la SNR no responde o genera una excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada. El código de la excepción se devuelve como respuesta al tramitador de la PDI. Pág. 142 de 221

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Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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Especificación Caso de Uso CU-SNR-002 Nombre Consulta de Tarifa (Plataforma de servicios del Nodo Central VUR de la SNR). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Corresponde a la implementación del servicio Web Tarifar según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI. En el caso de la SNR se manejará tarifa para el servicio de consulta del Certificado de Tradición y libertad - CTL. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador de la PDI invoca el servicio Web Tarifar publicado en la plataforma de servicios del Nodo Central de la VUR. El dato de entrada es la identificación del trámite o servicio, en este caso: Consulta del Certificado de Tradición y Libertad. 2. La lógica implementada en el servicio Web realiza una consulta de la tarifa que debe ser pagada por el usuario que desee realizar la consulta del CTL. Este dato debe obtenerse de la base de datos del Nodo Central VUR. Para el año 2008 el valor del trámite es de 11.000 pesos. 3. Retorna el valor en pesos del resultado de la tarifación al sistema tramitador de la PDI. Flujos alternativos 1. La plataforma de servicios Web del Nodo Central VUR de la SNR no responde o genera una excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada. El código de la excepción se devuelve como respuesta al tramitador de la PDI.

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Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Especificación Caso de Uso CU-SNR-003 Nombre Consulta de Existencia CTL (Plataforma de servicios del Nodo Central VUR de la SNR). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Corresponde a la implementación del servicio Web Ejecutar (según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI). Este servicio consulta, en el índice consolidado del Nodo Central VUR, si la información de un CTL existe en una de las bases de datos de las diferentes jurisdicciones territoriales de la SNR. Si la información existe, el servicio retorna también si la entidad que lo solicita se encuentra exenta de pago (de ley o por convenio con la SNR) Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador de la PDI invoca el servicio Web Ejecutar publicado en la plataforma de servicios del Nodo Central de la VUR. Los datos de entrada son la identificación de la persona o entidad que realiza la consulta y la identificación del predio o inmueble cuyo CTL se desea consultar, tal y como se establece en el aparte 6.2.3Flujos de información. 2. La lógica implementada en el servicio Web realiza una consulta en la tabla de índice unificado de la base de datos del Nodo Central VUR. La consulta indica en cual base de datos del conjunto de bases de datos distribuidas de la SNR se encuentra la información del CTL para el predio o inmueble consultado. A continuación se consulta en la tabla de entidades exentas de pago para ver si se encuentra la entidad o persona a nombre de la cual se está haciendo la consulta. 3. El servicio Web retorna un valor booleano indicando si el CTL se encuentra disponible para su consulta o no. Retorna también si la entidad o persona se encuentran exentas de pago o no. Flujos alternativos 1. La plataforma de servicios Web del Nodo Central VUR de la SNR no responde o genera una excepción. Pág. 146 de 221

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2. La excepción es atrapada y decodificada. El código de la excepción se devuelve como respuesta al tramitador de la PDI. Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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Especificación Caso de Uso CU-SNR-004 Nombre Consulta de Datos CTL (Plataforma de servicios del Nodo Central VUR de la SNR). Versión 1.0 Autor everis Colombia. Descripción Corresponde a la implementación del servicio Web Ejecutar (según lo especificado por el Marco de Trabajo para Entidades del Enrutador Transaccional de la PDI). La funcionalidad del servicio Web consulta en el índice consolidado del Nodo Central VUR la localización de la base de datos con la información completa del CTL solicitado. Mediante una consulta directa a esa base de datos, se recupera el CTL y se devuelve en formato GEL XML a la PDI. Actores El sistema tramitador de la PDI. Flujo normal de eventos 1. El sistema tramitador de la PDI invoca el servicio Web Ejecutar publicado en la plataforma de servicios del Nodo Central de la VUR. Los datos de entrada se especifican en el aparte 6.2.3Flujos de información. 2. La lógica implementada en el servicio Web realiza una consulta en la tabla de índice unificado de la base de datos del Nodo Central VUR. La consulta retorna la ubicación del CTL para el predio o inmueble consultado dentro del conjunto de bases de datos distribuidas en las oficinas regionales de la SNR. 3. A continuación se consulta en la tabla de entidades exentas de pago para ver si se encuentra la entidad o persona a nombre de la cual se está haciendo la consulta. 4. Si la entidad o persona no están exentas de pago, se consulta en la plataforma de Pago en Línea de la PDI si el valor suministrado para el comprobante electrónico de pago en línea es válido. 5. Si se tiene conectividad con la base de datos en la ubicación remota, se conecta con ella y se ejecuta la consulta. Los datos consultados y devueltos corresponden a los datos grabados con la historia del inmueble o predio. Pág. 148 de 221

ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 6. El servicio Web retorna los valores obtenidos de la consulta del CTL o un indicador de la condición que negó la consulta en la base de datos remota. El formato utilizado para representar los datos del CTL están representados en el estándar GEL-XML. Flujos alternativos 1. La plataforma de servicios Web del Nodo Central VUR de la SNR no responde o genera una excepción. 2. La excepción es atrapada y decodificada. El código de la excepción se devuelve como respuesta al tramitador de la PDI. Precondiciones 1. El tramitador de la PDI se encuentra operativo. Poscondiciones 1. Se ha devuelto una respuesta al invocador.

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6.3

METODOLOGÍA DE COSTOS

En el presente anexo se explican las bases sobre las que se fundamentaron las estimaciones de costos basada en casos de uso para la automatización de la cadena de trámites. Se tuvieron en cuenta la metodología de gestión de proyectos de everis, estándares de dimensionamiento mundialmente reconocidos y la propuesta de una organización adecuada para enfrentar esta tipología y magnitud de proyectos. Para dimensionar el esfuerzo y los costos requeridos para la automatización, se identificaron los requisitos del/los sistema(s) a ser implementados por las entidades involucradas en la cadena de trámites, requisitos que posteriormente fueron reflejados y estructurados en casos de uso. Una vez identificados y construidos los casos de uso y para cuantificar la complejidad de los mismos, se realizó el levantamiento en detalle algunas variables (por ejemplo actores, transacciones) y condiciones descritas en los casos de uso. A las variables identificadas y clasificadas, se les aplicaron funciones de ajuste que determinaron la complejidad de construcción de cada uno de los casos de uso requeridos. Estas funciones se determinan con base en los factores de influencia técnicos y ambientales del proyecto, que son variables propias de cada desarrollo y que nos permiten ubicar la estimación dentro del marco real de cada proyecto. Las etapas que componen la metodología de estimación de costos son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Identificación de los casos de uso. Lectura detallada de los casos de uso. Clasificación de los casos de uso. Complejidad de los casos de uso. Cálculo de factores de influencia. Cálculo de puntos de casos de uso ajustados. Determinación de la tasa de rendimiento. Estimación de costos.

A continuación se detalla cada una de las etapas de la metodología, soportando con ejemplos ilustrativos (resaltados en color verde) la aplicación de la misma. 6.3.1

Identificación de los casos de uso

Basados en la optimización de la cadena de trámites, se debe realizar el levantamiento de información asociada con los requerimientos tecnológicos para la automatización. Esta información corresponde a todos aquellos aspectos necesarios para sistematizar el trámite y que son el insumo fundamental para la construcción de los casos de uso.

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Una vez identificados todos los requerimientos tecnológicos, se procede a la construcción de los casos de uso por parte de los responsables tecnológicos y de desarrollo. Estos casos de uso no son más que una técnica para la captura de requisitos potenciales del nuevo sistema o actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico. Ilustración 15. Ejemplo ilustrativo identificación de los casos de uso.

Ejemplo ilustrativo Como ejemplo ilustrativo utilizaremos un requerimiento de desarrollo para la automatización de una cadena de trámites. Se desarrollará la metodología implementando cada una de las etapas que se listaron anteriormente.

Requerimiento tecnológico para la automatización

Desarrollo de la solución de software para automatizar la cadena de trámites para la inscripción, actualización y certificación del registro público en carrera administrativa y la provisión de empleos mediante utilización de listas de elegibles y bancos de datos de carrera administrativa.

Identificación de los casos de uso

Los casos de uso que componen el nuevo sistema o actualización de software son: 1. Registrar situación administrativa de un servidor. 2. Registrar información de desplazados o reinicio. 3. Modificar información de desplazados o reinicio. 4. Recomponer lista de elegibles. 5. Registrar sitios. 6. Cargar condición de desplazamiento por acción.

6.3.2

Lectura detallada de los Casos de Uso

Una vez identificados los casos de uso que componen el nuevo sistema o actualización de software se realiza una lectura detallada de los casos de uso con el objetivo de entenderlos funcionalmente identificando las variables asociadas a la estimación (transacciones y actores que componen el caso de uso) y la estandarización de criterios. 6.3.2.1

Variables asociadas a la estimación

Las variables a identificar durante el proceso de lectura detallada en cada caso de uso son las siguientes: 1. Número y tipo de actores involucrados: Número y tipo de actores involucrados en un caso de uso, en el tipo se diferencia entre usuario final u otra aplicación o sistema. 2. Número de transacciones a ejecutar: Número de pasos operacionales que se requiere realizar para resolver una problemática de negocio incluida dentro de un caso de uso. Pág. 151 de 221

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO 3. Número de transacciones alternativas o complementarias: Flujos de trabajo que surgen como alternativos al flujo o caso principal, solo se cuantifican aquellos que son realmente complementarios a los primeros. 4. Otras consideraciones: Cuando existan complejidades relativas adicionales, se completará un campo o variable con comentarios que potencialmente pueden influir en la estimación a realizar.

6.3.2.2

Estandarización de criterios

Para realizar un trabajo homogéneo y estándar se definen algunos criterios relativos a la forma de identificar las variables indicadas así: 1. Identificación del número de transacciones: Se acuerda que una transacción es aquella que da solución a una parte de un proceso y que al menos contiene una interacción completa con el sistema (Ej.: El actor interactúa con la aplicación y esta le entrega una respuesta final o para continuar con una serie selecciones). 2. Transacción adicional: En caso que una transacción requiera aplicar algoritmos complejos o que requiera invocar a otra aplicación y/o servicio, esta se considerará como una transacción adicional a la transacción base.

6.3.3

Clasificación de los casos de uso

Una vez identificadas las variables asociadas a la estimación, se clasifica cada caso de uso en función de los actores y la cantidad de transacciones que lo componen como se detalla a continuación:

6.3.3.1

Clasificación por actores

La clasificación de los actores se establece determinando el número y el tipo de actores que componen el caso de uso. El número depende de cualquiera de los siguientes 3 tipos de actor que intervienen: Acceso vía API, acceso mediante algún protocolo o acceso mediante una interfaz de usuario.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Ilustración 16. Ejemplo ilustrativo clasificación por actores.

Ejemplo ilustrativo

Clasificación por actores

A continuación se clasifican el número de actores por caso de uso y una descripción del tipo de actor. Caso de Uso 1. Registrar situación administrativa de un servidor 2. Registrar información de desplazados o reinicio 3. Modificar información de desplazados o reinicio 4. Recomponer lista de elegibles 5. Registrar sitios 6. Cargar condición de desplazamiento por acción

6.3.3.2

Actores 1 2 1 1 1 2

Tipo de actor Usuario final interactuando con el sistema Usuario final El otro es un servicio WS Usuario Final consultando en el sistema Servicio Web Servicio Web Servicio Web Interfaz con sistema

Clasificación por cantidad de transacciones

Una vez clasificados los actores, se procede a clasificar el número de transacciones principales y alternativas que componen cada de cada caso de uso. Dichas transacciones corresponden al número de pasos operacionales para implementar el caso de uso.

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Ilustración 17. Ejemplo ilustrativo clasificación por cantidad de transacciones.

Ejemplo ilustrativo

Clasificación por cantidad de transacciones

A continuación se identifican el número de transacciones principales y alternativas que componen cada caso de uso. Transacciones Transacciones principales alternativas Caso de Uso 1. Registrar situación administrativa de un 3 2 servidor 2. Registrar información de desplazados o 4 2 reinicio 3. Modificar información de desplazados o 3 1 reinicio 4. Recomponer lista de elegibles 3 1 5. Registrar sitios 3 1 6. Cargar condición de desplazamiento por 4 2 acción

6.3.4

Complejidad de los casos de uso

La complejidad del caso de uso se determina con el tipo de actores que lo componen y el número de transacciones del caso de uso de la siguiente forma:

6.3.4.1

Complejidad de actores

Se definen tres tipos de complejidad de actores (simple, medio, complejo) a los cuales se les asigna un peso de 1 a 3 que corresponden a la categoría determinada para cada tipo.

Tabla 41. Complejidad de actores.

Peso por tipo de complejidad complejidad de actores de actores Tipo de

Simple

1

Categoría de complejidad de actores

Cuando se trata de otro sistema que interactúa con el sistema a desarrollar mediante una interfaz

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Peso por tipo de complejidad complejidad de actores de actores Tipo de

Categoría de complejidad de actores

Medio

2

Cuando se trata de otro sistema que interactúa con el sistema a desarrollar mediante un protocolo (Ej. TCP/IP) o una interfaz basada en texto (Ej. línea de comandos)

Complejo

3

Un tipo de actor complejo es una persona que interactúa con el sistema mediante una interfaz gráfica (GUI)

Para cada caso de uso se tienen en cuenta el número de actores, el tipo de actor y la correlación de estos con las categorías de complejidad para determinar así el peso por tipo de complejidad de actores registrando uno (1) donde le corresponda. Se determinan los “totales peso registrado para casos de uso” (simple, medio, complejo) con la sumatoria de los puntos registrados. Ilustración 18. Ejemplo ilustrativo complejidad de actores.

Ejemplo ilustrativo

Complejidad de actores Peso por tipo de complejidad de actores Actores Tipo de actor 1 2 3 Caso de Uso Simple Medio Complejo 1 1 Usuario Final interactuando con el sistema. 1 2 2 Usuario Final. El otro es un servicio WS. 1 1 3 1 Usuario Final consultando en el sistema. 1 4 1 Servicio Web 1 5 1 Servicio Web 1 6 2 Servicio Web. Interfaz con sistema. 1 1 Totales peso registrado para casos de uso 1 4 3 Resultado peso por tipo de complejidad de actores 1 8 9 UAW = peso del actor no ajustado 18

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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA CADENA DE TRÁMITES DE RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO Se calcula el “resultado peso por tipo de complejidad de actores” multiplicando el peso por tipo de complejidad de actores por el total peso registrado para casos de uso así: Simple

1 * total 1 = 1

Medio

2 * total 4 = 8

Complejo 3 * total 3 = 9 Finalmente se estima el “peso del actor no ajustado UAW” con la sumatoria de “resultado peso por tipo de complejidad de actores”: UAW = 1 + 8 + 9 = 18. Este indicador debe ser ajustado con los factores de influencia que se describen más adelante.

6.3.4.2

Complejidad de la cantidad de transacciones

Se establecen tres tipos de complejidad de la cantidad de transacciones (simple, medio, complejo) a los cuales se les asigna un peso de 5, 10 y 15 respectivamente que corresponden al número total de transacciones del caso de uso. Tabla 42. Complejidad de la cantidad de transacciones.

Simple

Peso por tipo de complejidad de la cantidad de transacciones 5

Medio

10

5a8

Complejo

15

9 a 15

Tipo de complejidad de la cantidad de transacciones

Número total de transacciones del Caso de uso 1a4

De esta forma, a medida que construyen los casos de uso, se debería asignar una tasa de complejidad a cada caso de uso: • Simple (5 puntos): El Caso de Uso es considerado una parte simple de trabajo, toca solamente una entidad particular de la base de datos; su escenario exitoso tiene 4 transacciones o menos. • Medio (10 puntos): El Caso de Uso es más difícil, involucra más diseño y toca dos o más entidades de bases de datos; su escenario exitoso tiene entre 5 y 8 transacciones. • Complejo (15 puntos): El Caso de Uso es muy difícil, involucra generalmente procesamiento complejo y toca 3 ó más entidades de bases de datos; su escenario exitoso tiene más de 8 transacciones. Para cada caso de se suman las transacciones (Tx) principales y alternativas para calcular el total de transacciones para determinar así el peso por tipo de complejidad de la cantidad de transacciones registrando uno (1) donde le corresponda.

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ÁREA DE ARTICULACIÓN ÁREA DE DESARROLLO PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Se determinan los “totales peso registrado para casos de uso” (simple, medio, complejo) con la sumatoria de los puntos registrados. Ilustración 19. Ejemplo ilustrativo complejidad de la cantidad de transacciones.

Ejemplo ilustrativo

Complejidad de la cantidad de transacciones

Total de transacciones

Caso de Tx Tx uso principales alternativas 1 3 2 5 2 4 2 6 3 3 1 4 4 3 1 4 5 3 1 4 6 4 2 6 Totales peso registrado para casos de uso Resultado peso por tipo de complejidad de la cantidad de transacciones UAW = peso del actor no ajustado

Peso por tipo de complejidad de la cantidad de transacciones 10 15 5 (5