PROYECTO SMARTER

Implantado en: Ayuntamiento de Alcobendas.

RESUMEN Dentro de la estrategia del Ayuntamiento de Alcobendas, ya consolidada a lo largo de los años, de buscar la máxima eficacia y eficiencia en la prestación de servicios a los ciudadanos, las TIC juegan un papel cada vez más relevante y decisivo en la calidad final del servicio. Plenamente consciente de la importancia de las TIC, el Ayuntamiento de Alcobendas emprendió el pasado año 2014 un ambicioso proyecto de transformación de la gestión de sus Sistemas de Información con el doble objetivo de obtener eficiencias mediante la estandarización e industrialización de los procesos de gestión del Servicio TI y posicionarse para evolucionar hacia el concepto Smart City con soluciones más inteligentes, integradas y por tanto más sostenibles para ofrecer sus servicios municipales a sus ciudadanos. En los siguientes apartados se describe esta iniciativa del Ayuntamiento de Alcobendas, sus características más importantes, cómo se está llevando a cabo y los logros obtenidos.

ANTECEDENTES/PROBLEMÁTICA Fruto de su esfuerzo por alcanzar la excelencia, el Ayuntamiento de Alcobendas goza de una alta reputación por el nivel de automatización y eficacia de los servicios que presta a sus ciudadanos, refrendadas tanto por la evaluación de sus ciudadanos en las encuestas realizadas, como por medio de las distintas certificaciones de calidad ISO que ostentan distintas áreas del Ayuntamiento y su sello EFQM de Excelencia Europea 500+ en su modelo de gestión. Para la prestación de sus servicios se apoyaba en una gestión por procesos que a su vez utilizaban las TIC como herramientas de valor. Pero la prestación de los servicios TIC se realizaba por medio de entornos TIC diferenciados y organizativamente independientes entre sí: el propio Ayuntamiento, Patronatos (Patronato Municipal de Deportes, Patronato

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Sociocultural, Patronato de Bienestar Social) y empresas municipales (EMARSA, SOGEPIMA, SEROMAL, EMVIALSA) y esto traía como consecuencia situaciones que producían situaciones no deseadas:    

el deterioro en la calidad de algunos de los servicios malos tiempos de respuesta a los requerimientos y necesidades del Ayuntamiento , Patronatos y empresas municipales una incorrecta gestión de expectativas de los usuarios dificultades de integración entre sistemas de información

En definitiva, el alto nivel de calidad esperado por los usuarios de los procesos críticos, que paulatinamente aumentan su dependencia de los sistemas TIC y la continua demanda de servicios de TIC aconsejaban poner en marcha un proceso de transformación para responder en plazo y calidad a todas estas demandas enfocado en tres grandes ámbitos: infraestructuras TI, impresión y servicios de telecomunicaciones, unido a un nuevo modelo de servicio y sentando las bases hacia una SMART City. El Ayuntamiento de Alcobendas, consciente de la necesidad de transformar su actual modelo y servicio TIC hacia un modelo más eficiente e industrializado, orientado a un mejor servicio, costes más eficientes, mejoras en la calidad y evolución tecnológica, inició el programa SMARTER para la evolución de este servicio en línea con su estrategia TIC para los próximos años. La esencia es ofrecer un servicio completo que incluya las herramientas necesarias y los equipos más idóneos que permitan conseguir una drástica reducción del TCO al tiempo que se aporten importantes mejoras en los procesos del Ayuntamiento incluyendo la renovación del equipamiento existente. El Ayuntamiento de Alcobendas identifica 32 sedes donde existe un elevado volumen de equipamiento con la siguiente situación: 

Distintas marcas de dispositivos



Múltiples proveedores de servicio



Gran dispersión de modelos de dispositivos por marca.



Complicada gestión de consumibles por la dispersión de modelos y marcas incluido sus costes



En ámbito de impresión, alrededor del 60% del total del parque son impresoras de tinta, 90% del parque está compuesto por impresoras B/N, Color, matriciales, tinta, térmicas, de tarjetas, solo el 10% de equipos son multifunción.



Dificultad de seguimiento de SLA de servicios



Falta de información de consumos y uso de los servicios



Carga administrativa y técnica en la gestión de los servicios (administrativa, gestión y técnica)



Parque TIC obsoleto

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

OBJETIVOS PERSEGUIDOS El Ayuntamiento de Alcobendas, consciente de la necesidad de transformar su modelo de servicio TIIC (TI, Impresión y Comunicaciones, en adelante TIC) hacia un modelo más eficiente e industrializado se marcó como objetivo disponer de un servicio TIC integral, con menores costes, mayor calidad y con garantía de evolución tecnológica. Para ello inició un proceso de externalización parcial de las Infraestructuras y Soporte TIC de los Sistemas que en ese momento se encontraban en sus instalaciones y en algunos de sus proveedores de Servicios TIC. Además, en línea con su estrategia de desarrollo e impulso de la Innovación y la Participación en la Ciudad de Alcobendas, el Ayuntamiento también buscaba un socio tecnológico que aportase un modelo de gestión integral y sostenible basado en nuevas tecnologías con una plataforma tecnológica que sirviera de piedra angular para la evolución hacia una completa Smart City. La iniciativa que puso en marcha el Ayuntamiento de Alcobendas en definitiva buscaba implementar un proceso de transformación del modelo fragmentado de prestación de servicio en un modelo global end to end, optimizado y que sentase las bases para evolucionar hacia un modelo de gestión sostenible que diera respuesta a las necesidades crecientes del Ayuntamiento de Alcobendas. En el ámbito de impresión, el Ayuntamiento de Alcobendas persigue un Servicio Integral de Impresión, que unifique, estandarice y asegure la calidad de todos los elementos de servicio mediante la adecuada gestión, administración, configuración, sustitución, monitorización, control y resolución de incidencias y peticiones relacionadas con este ámbito de servicio: 

Optimización del equipamiento



Dimensionamiento del volumen de impresión



Incremento de la seguridad del documento



Control y seguimiento de los costes de impresión



Beneficios medioambientales con los nuevos dispositivos



Actualización Tecnológica

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

FASES DEL PROYECTO – RECURSOS EMPLEADOS CARACTERÍSTICAS DE LA SOLUCIÓN El alcance del servicio solicitado por el Ayuntamiento incluía la gestión, monitorización, mantenimiento, soporte, administración y evolución de todos los elementos constituyentes de su infraestructura TIC. Asimismo se incluía en el alcance, el dotar y mantener todos aquellos nuevos elementos derivados del crecimiento vegetativo y de las acciones evolutivas realizadas sobre la plataforma TIC. Los Servicios solicitados se articularon en tres pilares fundamentales: 1.

2.

3.

Evolución de la Plataforma TIC del Ayuntamiento de Alcobendas, de forma que permitiera remodelar, optimizar y mejorar continuamente los elementos TIC en el ámbito tanto de las tecnologías de la información como de las comunicaciones, con el objetivo de elevar su nivel de servicio, su infraestructura y sus componentes. Servicio Integral de las Comunicaciones del Ayuntamiento de Alcobendas que unificara y gestionara todos los elementos que intervienen en el ámbito de las comunicaciones como la voz IP, telefonía fija y móvil, acceso a Internet de banda ancha, red privada de datos e infraestructuras TIC ofreciendo cobertura a todas la sedes del Ayuntamiento. Servicio Integral de Impresión, que unificara, estandarizara y asegurase la calidad de todos los elementos de servicio mediante la adecuada gestión, administración, configuración, sustitución, monitorización, control y resolución de incidencias y peticiones relacionadas con este ámbito de servicio.

Como características adicionales también se buscaba en la solución aportada:      

Elaborar un Plan director u hoja de ruta con los proyectos necesarios para la evolución paulatina de Alcobendas hacia el modelo Smart City. Dotar al municipio de las Apps de la Ciudad para ofrecer a los ciudadanos un acceso fácil a sus trámites más relevantes con el Ayuntamiento cuando y desde donde lo necesiten. Estandarizar los procesos de gestión de TIC conforme a las mejores prácticas del mercado. Transformar las capacidades y aptitudes del personal Municipal TIC para adaptarse al nuevo modelo integrado de prestación de servicio y evolución futura de las plataformas TIC. Evolucionar la arquitectura de servidores, PCs, servicios de comunicación e impresión al estado del arte actual. Reenfocar la prestación de servicios internos TIC hacia un nuevo modelo de DEMANDA / SOLUCIONES.

EL PROGRAMA SMARTER Visto de forma global, la iniciativa Smarter tiene como principales objetivos los siguientes: 1.

Consolidación y renovación de Infraestructuras TIC y Servicios al Ciudadano. Este objetivo está enfocado a la prestación de unos servicios más eficientes y eficaces prestados inicialmente desde diferentes organismos descentralizados del Ayuntamiento, mejorando la calidad y prestaciones de los mismos hacía Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

2.

3.

los Ciudadanos así como la posibilidad de incluir nuevos servicios de forma más ágil y económica. Así mismo persigue una transferencia de conocimiento homogéneo entre los profesionales TIC de plantilla Municipal, a la vez que asegure una integración de las soluciones con bajo acoplamiento, fácil integración, reutilización de componentes y prestación consolidada de la visión TIC. Centralización y Renovación de las comunicaciones. El objetivo principal de esta acción es la de facilitar las interrelación con servicios no gestionados por el Ayuntamiento así como la prestación de nuevos servicios al ciudadano. (WiFi en la Ciudad, Conexiones 4G, comunicaciones unificadas, VOIP, etc.). Estandarización del modelo de prestación de servicios TIC. El objetivo principal de este cambio es generar homogeneidad en la prestación de servicios TIC hacia todos los servicios del Ayuntamiento con el objetivo de que los ciudadanos perciban el mismo nivel de prestaciones en todos los servicios que la ciudad posee además de la reducción de coste económico debido a la reducción del coste de gestión de los proveedores TIC.

DESARROLLO DEL PROYECTO 1. FASE I. ESTUDIO DE VIABILIDAD Para la identificación de los objetivos estratégicos del Ayuntamiento se realizó dos estudios de viabilidad que permitieron conocer tanto el estado de partida de los procesos del Ayuntamiento y las aplicaciones que los soportan, como del entorno tecnológico y de explotación de los sistemas. El alcance de los estudios incluyó los procesos principales del Ayuntamiento, las aplicaciones, los sistemas, la arquitectura y los procesos TIC del Ayuntamiento de Alcobendas y sus organismos autónomos. Con este estudio se buscaba disponer de información suficiente para plantear un plan de evolución TIC que sentará las bases del futuro modelo Smart City:  

 

Infraestructura de comunicaciones adecuada para toda la ciudad. Sistemas que permitan recoger una cantidad ingente de datos de sensores, de los mismos ciudadanos o del IT que se va incorporando en los suministros actuales de la ciudad, ya sea desde los puntos de alumbrado, alcantarillas, pozos, marquesinas, etc. Gran capacidad de procesamiento y escalado. Evitar el crecimiento en SILOS.

El contenido de los estudios se realizó a través de un análisis técnico y financiero con lo que hubo que obtener información de:      

Identificación de los procesos de negocio y su nivel de implantación. Aplicaciones que dan soporte a los procesos de negocio y su arquitectura. Arquitectura de los Centros de Datos (Primarios / Alternativos) y futuras necesidades. Modelo de Servicio de partida para cada servicio y futuras necesidades. Compromisos de nivel de servicio actuales. Identificación de Áreas de Mejora por Proceso / Servicio.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

   

Identificación de actividades de Transformación / Optimización de los servicios al modelo deseado. Costes actuales por servicio y su proyección futura respecto a las necesidades (Base Case). Tratamiento de activos (hardware), productos (software), servicios (propios y subcontratados) y mantenimiento. Tratamiento de Recursos Humanos.

La recogida de datos en el estudio de viabilidad se realizó con cuestionarios y entrevistas según se muestra en el siguiente diagrama:

Figura 1. Modelo de Relación del análisis de Viabilidad.

Con todo esto se obtuvo sendos informes de carácter técnico, organizativo, económico y financiero que contenía la situación de partida, un escenario de evolución futura y los proyectos de transformación necesarios para alcanzar la situación objetivo, con su alcance y estimaciones de precio por áreas:   

Un inventario pormenorizado de los recursos humanos de los que se disponía, del número de aplicativos internos/externos que se utilizaban y mantenían, de las infraestructuras y plataforma TIC del momento. Un conjunto de conclusiones con las áreas de mejora y sus recomendaciones particulares. Gasto económico de la organización en las TIC y las posibilidades de ahorro propuestas.

2. FASE II. FIRMA CONTRATO Y TRANSICIÓN DE LOS SERVICIOS Una vez ejecutada la fase de estudio de viabilidad se estableció una licitación abierta que estructuraba en tres áreas los servicios objeto de externalización.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Figura 2. Bloques del Contrato de Servicios.

La adjudicación del contrato fue, tras quedar desierto en primera convocatoria, a la UTE formada por IBM, CANON y VODAFONE tras un proceso de negociación. La solución adoptada se formalizó bajo cuatro competencias principales, que permitirían dar respuesta a los requerimientos. Las cuatro competencias son: 1. 2. 3. 4.

Liderazgo Tecnológico. Conocimiento Core. Compromiso con la Eficiencia. Calidad y Mejora Continua.

Esta decisión aportaba como ventaja clara ante la contratación a nivel de bloques contar con un modelo de gobierno integral que simplificaría la gestión y la relación con cada una de las áreas:

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Figura 3 Estructura de Servicios.

El Ayuntamiento y la UTE establecieron un proceso de negociación para definir el alcance de las prestaciones de la solución demandada por el Ayuntamiento, que debía incluir los siguientes aspectos: 



 

Transformar el Servicio a un modelo Industrializado en base a Niveles de Servicio que garantice: o Eficiencia y Productividad o Transición y Transformación o Continuidad del “día a día” o Cumplimiento de los ANS (Acuerdos de Nivel de Servicio) o Procesos y métodos para la Estandarización del servicio conforme a modelos de calidad TIC acreditados (ISO 20.000) Garantizar la Transición del Servicio o Reducción y flexibilización de costes a largo plazo o Control sobre todos los conceptos de coste incurridos o Eliminar costes innecesarios al disponer de una gestión eficiente o Reducción de costes por falta de calidad o disponibilidad o Actuar con visión coste/beneficio anticipadamente Disponer de un servicio que permita las futuras Transformaciones del Ayuntamiento de Alcobendas o Evolucionar hacia la gestión estandarizada de los servicios TIC Aporte de valor al Negocio o Renovación Tecnológica o Optimización de recursos y mejora continua Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015



o Excelencia y rigor en la prestación del Servicio Una infraestructura tecnológica y un plan director para la futura SmartCity

3. FASE III. TRANSFORMACION DE LOS SERVICIOS Durante esta fase, que es la actual del proyecto, cada proveedor integrante del programa acomete los proyectos de renovación tecnológica y la transformación de los modelos de servicios para alinearlos con el modelo global integrado futuro y se aplican las mejores prácticas del mercado en cada ámbito. Dentro del plan de transformación, cada integrante está llevando a cabo, de forma coordinada con el resto, una serie de proyectos de transformación:

Servicio de Hosting      

Proporcionar espacio físico de CPDs para el alojamiento de las infraestructuras que soportan el servicio. Disponibilidad de potencia eléctrica y consumo para dicha infraestructura. Comunicaciones de acceso al CPD y la gestión continúa del tráfico de red. Servicio de Manos Remotas. Servicio de Backup Gestionado. Centro de Operación.

IBM realiza la prestación de los servicios TI desde uno de sus centros de proceso de datos situados en Madrid, evitamos reproducir la dirección y localización exactas. Los servicios de alojamiento de correo (prestado en modalidad SaaS), intranet y webs públicas, así como el alojamiento de las herramientas del Centro de Gestión del Puesto se presta desde otro centro de proceso de datos interconectado tanto con el CPD principal de IBM como con el Consistorio Municipal. Como Centro Secundario y para recuperación ante desastres, se propuso la utilización del CPD actual de Ayuntamiento de Alcobendas. En lo relacionado con la categoría de Tier donde se alberga el CPD principal, según la normativa TIA 942, el edificio estaría en un nivel de Tier 3++ y tiene la consideración de Green Datacenter. Infraestructura Tecnológica IBM incluyó los servicios de provisión y operación de infraestructura con el objetivo de dar soporte a la infraestructura IT del Ayuntamiento de Alcobendas.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Dichos servicios se proveen en modalidad compartida (IaaS gestionado compartido), de modo que se buscan las máximas sinergias con la infraestructura existente, redundando todo ello en una optimización de costes y permitiendo un modelo de flexibilidad adicional. Servicios Gestionados IBM proporciona servicios integrales de Operación, Monitorización y Administración de Infraestructuras y Plataformas Tecnológicas del Ayuntamiento TI, incluyendo los servicios de Soporte al Usuario y el Servicio Integral del Puesto de Trabajo de los Usuarios del Ayuntamiento de Alcobendas. Evolución de la Plataforma TIC Para completar la estrategia del Ayuntamiento de Alcobendas asociada a disponer de un entorno de infraestructuras y tecnologías capaces de dar el adecuado soporte a los servicios de tecnología y garantizar su entrega con el nivel de calidad exigido y comprometido de una forma eficiente, se incluyeron los elementos y proyectos necesarios para evolucionar las plataformas. El diseño lógico de situación final para la infraestructura de CPD del Ayuntamiento de Alcobendas se guio por los siguientes principios de diseño:     

Mantenimiento de todas las capacidades actuales. Renovación tecnológica de la infraestructura de producción persiguiendo un mejor rendimiento, fiabilidad, robustez y seguridad. Mejora de las capacidades de disponibilidad incorporando un segundo centro de Disaster Recovery. Puesta al día de infraestructura crítica. Contención de costes reutilizando la mayor cantidad posible de capacidades de infraestructura actuales.

Esta migración a un CPD de IBM supone la renovación tecnológica de la infraestructura del Ayuntamiento al migrarse todos los servicios existentes en el CPD actual a “hardware” nuevo en el CPD de IBM. Esta renovación se realiza durante el primer año de servicio de forma que la nueva plataforma servirá como plataforma de servicio hasta el final del contrato. La infraestructura proporcionada por IBM en el CPD principal será en modo compartido de forma que se obtenga un ahorro de costes, pero siempre manteniendo la reserva de recursos para el Ayuntamiento indicada en las líneas base y la seguridad en base al aislamiento de entornos del Ayuntamiento. Para asegurar la continuidad de negocio se configurará el almacenamiento actual en el CPD del Ayuntamiento para replicar los datos del centro principal mediante las capacidades de virtualización del almacenamiento que proporciona la nueva infraestructura de almacenamiento proporcionada por IBM. En cuanto a los servidores se plantea mantenerlos apagados en el centro secundario de forma que se produzcan ahorros de costes tanto en consumo energético como en licencias software. En caso de entrada en contingencia se arrancarán los servidores según el procedimiento establecido de recuperación ante desastres a partir de la(s) cabina(s) de almacenamiento con todos los datos replicados desde el centro primario. Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

A continuación se muestra un diagrama simplificado de la arquitectura donde se indica el HW que se prevé renovar y el que se prevé reutilizar.

Figura 4. Diagrama de Arquitectura del HW

Divulgación y Formación en Gestión del Servicio TI y evaluación ISO 20K. El Ayuntamiento de Alcobendas, consciente de la necesidad de transformar su modelo actual de servicio TIC hacia un modelo más eficiente e industrializado, orientado a un mejor servicio, costes más eficientes, mejoras en la calidad y evolución tecnológica, ha iniciado paralelamente un proceso de transformación en el modo de prestar los servicios TIC en línea con su estrategia de innovación tecnológica para los próximos años. En este marco está implementando un conjunto de proyectos de transformación que evolucionen el modelo de prestación actual y adecuarlo a la estrategia y demanda de servicios del Ayuntamiento de Alcobendas.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Se ha realizado un estudio para analizar las capacidades y el grado de cumplimiento frente a los requisitos de la norma ISO 20.000 de la madurez de la gestión de servicios TIC actuales del Ayuntamiento en comparación con el estándar referenciado. Así mismo se realizó una comparación de los niveles de madurez de los procesos conforme a mejores prácticas del mercado. Dicho estudio incluido en el plan de calidad del Ayuntamiento ha dejado entrever la necesidad de un proceso de transformación no exclusivamente de las infraestructuras sino también del modelo de gestión del servicio para alinearlo al modelo ITIL V3 2011 y por supuesto preparar al Ayuntamiento para una posible certificación de la ISO 20.000 en un futuro no muy lejano. Las acciones resultantes de dicho estudio se están poniendo en marcha para la definición de los procesos básicos de la gestión IT:

     

Gestión de Incidencias y Problemas. Gestión de Peticiones y Cambios. Gestión de la Capacidad. Gestión de la Demanda. Gestión de la Continuidad de Negocio. Gestión de los Activos.

Dichas acciones se están llevando a cabo en colaboración con consultores expertos en Gestión del Servicio TIC de IBM y ya se ha obtenido el nivel de madurez del Ayuntamiento respecto a la ISO 20.000 y a los niveles de madurez correspondientes en ITIL. Evaluación de la Seguridad de la Información según el estándar ISO27002. Durante 2015 se realizará una evaluación de seguridad en relación al cumplimiento de la ISO27002 con el objetivo de cumplir todas las normas relacionas con dicha norma y su grado de vinculación con normativa de seguridad ya existente (LOPD) y poder estar en situación de una certificación del Organismo. Renovación de la plataforma de Usuario: Durante la ejecución de todo el proyecto SMARTER existe un plan de renovación tecnológica de la plataforma de usuarios que actualmente tiene el Ayuntamiento. El Ayuntamiento de Alcobendas requería renovar y evolucionar la plataforma de puesto de trabajo tradicional con el objetivo de tender a la completa movilidad del empleado para el desarrollo de sus funciones, recogida dentro del programa SMARTER Alcobendas. El plan de renovación de los puestos de trabajo municipales debía contemplar una solución de movilidad integral, movilizando el acceso a las aplicaciones, correo, agenda personal, documentos electrónicos, voz e impresión, de forma que una persona pueda iniciar la lectura de su correo en casa, continuar en el trabajo empleando sus aplicaciones, desplazarse a una reunión interna en el Ayuntamiento con su equipo, evitando desplazarse con documentación impresa, posibilitarle continuar con el acceso a sus aplicaciones, correo,…. e incluso poder realizar impresiones imprescindibles en el trayecto en conjunto con los distintos equipos multifunción existentes que incorporan estas capacidades. Además debería Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

permitir el uso de comunicaciones unificadas, permitiendo la realización de videoconferencias, recepción de mensajes de voz del servicio de telefonía, consulta de la agenda personal, acceso a redes sociales, etc. con independencia de su localización. Se deseaba que el puesto de trabajo tendiese a la movilidad completa del empleado, con independencia del tipo de aplicación y dispositivo que proveyese los servicios de aplicación. Para dotar a distintos puestos de trabajo de una solución completa de movilidad del puesto de trabajo se ha considerado: -

-

-

-

-

Movilizar el PC del empleado para que pueda desplazarse tanto dentro de la propia organización (reuniones internas, presentaciones, mesas de negociación, plenos, juntas de gobierno...), como fuera de ella (ciudadanos, empresas, asociaciones…). La premisa era la mejora de la calidad actual, ofrecer la máxima facilidad de adopción para el empleado, agilidad y comodidad, evitando que una mala adopción de un cambio tecnológico se convirtiese en barrera de entrada para la adopción de los servicios TI. Compatibilidad con aplicaciones existentes o facilidad para posibilitar el objetivo integral de movilidad. Capacidades del equipo en materia de conectividad: Posibilitar la conexión a Internet y Aplicaciones del Ayuntamiento, tanto desde dentro de la Organización (fuera de su puesto de trabajo habitual), como fuera de ella. El dispositivo debería contar con capacidades de conexión a redes WIFI, redes de datos LAN y a operadoras de telecomunicaciones. Posibilitar la impresión en movilidad, para lo cual el dispositivo debería disponer de tecnologías (p.e bluettooth) que permitiese enviar los trabajos de impresión. Soporte a Videoconferencias VIP. Se buscaba permitir la realización de videoconferencias al personal Municipal desde el propio dispositivo. Dada la criticidad de determinadas videoconferencias (consejos de administración, comités de dirección general, etc..) que se realizan de forma habitual, es imprescindible que el equipo de soporte de cobertura a: o Organización y preparación previa de reuniones que asegure el correcto desarrollo de las mismas. Especialmente si intervienen salas que no son del propio Ayuntamiento de Alcobendas. o Activación de las conexiones de videoconferencia. o Soporte y resolución de incidencias de los sistemas de videoconferencia durante el transcurso de las reuniones. Capacidades de video/voz: Los equipos debían tener la capacidad de procesamiento suficiente para ejecutar videos de alta definición con fluidez de servicios como YOUTUBE, VIMEO, ejecución de videos de tipo flash, etc. Políticas de energía eficientes: la solución de puestos de trabajo debía contar con un sistema de gestión que permitiese asignar políticas a los equipos en el estado energético adecuado en cada momento. Robustez y fiabilidad del equipo persiguiendo un mantenimiento, gestión y administración eficientes. Capacidad, rendimiento del equipo y características de seguridad (confidencialidad/privacidad) Facilidad de transporte, tamaño, peso, disponibilidad de accesorios. Facilidad de adopción por parte del usuario en su uso y del equipo técnico TI en la prestación de soporte: Mantenimiento, gestión y administración de la solución por parte del personal TI: se perseguía la gestión remota del parque informático mediante la utilización de herramientas que permitan controlar,

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

-

identificar y mantener información de los equipos. Asumir el control del puesto de trabajo de forma remota con objeto de solucionar incidencias, previo mensaje de aceptación del empleado, además de ser posible realizar un inventario de forma automatizada. Imagen / representación

El Ayuntamiento de Alcobendas deseaba responder a este ambicioso concepto dotando los medios técnicos y organizativos para ofrecer esta solución integral, tanto in situ, en las instalaciones Municipales, como de forma remota. Esto ha sido posible para determinados perfiles del organismo mediante un análisis de equipamiento junto al Intel y distintos fabricantes del sector, decantándose el Ayuntamiento finalmente por la tecnología de Microsoft con su reciente Tablet Surface Pro 3. Dicha renovación contempla más de 1.400 equipos a renovar entre equipamiento en movilidad y equipamiento tradicional de puesto de trabajo, con tecnología Intel.

El proceso de transformación del ámbito de impresión está actualmente en proceso de Implementación y prestación del servicio, habiéndose finalizado distintas sedes o edificios entre las que se encuentra la sede principal del Ayuntamiento de Alcobendas, se prevé pueda estar acometida la implementación total del nuevo servicio durante el mes de Febrero 2015. En las distintas fases de este ámbito de servicio el equipo de técnicos municipales ha estado trabajando con el equipo de especialistas de Canon para proporcionar las mejoras operativas y eficiencias en: 

Gestionar el uso de impresiones y copias en B/N o Color basándose en los grupos de seguridad del directorio activo conforme a las políticas definidas por el Ayuntamiento.



Aplicar políticas de restricción tanto a nivel de formato, funcionalidad concreta o dispositivo.



Gestionar todo el entorno de impresión desde un solo punto y de forma remota si es necesario. Posibilitando el control de uso de la plataforma y la extracción de reportes tanto de forma automatizada como a demanda.



Dotar de impresión confidencial a los usuarios del Ayuntamiento, mediante la cual, el trabajo no será liberado hasta que el usuario no se identifique en el dispositivo multifunción.



Bloquear los dispositivos multifuncionales para su uso mediante lectores RFID pudiendo existir métodos de desbloqueo adicionales.



Que los usuarios puedan liberar sus trabajos de impresión en cualquier equipo multifuncional en el cual el usuario este autorizado.



Controlar los costes de impresión (tanto de equipos multifunción como de impresoras de red) basándose en el Centro de Coste o departamento al que pertenece el usuario, así como individualizado por usuario. Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015



Integrar el envío de faxes desde los equipos multifunción con la plataforma de correo electrónico.



Gestionar las configuraciones y el estado de las impresoras.

El despliegue del servicio de impresión comprende las siguientes fases:

Figura 5. Ciclo de vida del Servicio de Impresión.

1.

Evaluación inicial (descubrimiento) Con el fin de conocer en profundidad el entorno actual de impresión del Ayuntamiento de Alcobendas, se realizó una Auditoría y estudio previo de dicho entorno, extrayendo información de contadores de dispositivos de impresión, así como necesidades de los usuarios en cuanto a funcionalidades actuales y requeridas, que sirvió para diseñar el plan de implantación del nuevo equipamiento, conforme a las expectativas del Ayuntamiento. El informe resultante permite localizar las posibles áreas de gasto y ayuda a identificar la mejor solución para optimizar la infraestructura y ofrecer así recomendaciones para el futuro.

2.

Instalación: Esta fase incluye el diseño, la instalación y la formación necesaria para poner en marcha una solución que gestione eficazmente la infraestructura de impresión, garantizando que se gestione de acuerdo a una política de impresión acordada y documentada que ayude a alcanzar los objetivos propuestos.

3.

Mantenimiento y asistencia:

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

El contrato de servicios se basa en el uso real e incluye mantenimiento y reparación de dispositivos, además del suministro del tóner que se necesite. Es importante mencionar que se ofrece un único punto de contacto con el proveedor y la Asistencia de Software para garantizar que la solución siempre esté actualizada. 4.

Servicio Gestionado : Este servicio consiste en la supervisión y gestión de todos los dispositivos cubiertos por el contrato, permitiendo al Ayuntamiento concentrarse en actividades más importantes para su actividad. Incluye lecturas de contadores automatizadas, gestión de tóner y supervisión de firmware, para que el Ayuntamiento nunca más tenga que preocuparse de estas tareas repetitivas que tanto tiempo consumen. Se ofrece también un servicio de asistencia que se encarga de escalar los problemas y las incidencias y un procedimiento de solicitud de servicio para facilitar el contacto del Ayuntamiento con la empresa que presta el servicio. También se brindan servicios de gestión de dispositivos para asegurar que el firmware esté siempre actualizado, los controladores de impresora supervisados y los activos controlados. Y un aspecto esencial para el éxito de los servicios gestionados: informes periódicos que garantizan que el Ayuntamiento recibe el servicio tal y como se ha acordado. También se incluye encontrar y abordar cualquier desvío de la política de impresión, proporcionando una visibilidad continuada sobre el rendimiento y la eficacia de la infraestructura de impresión gestionada.

El proceso de transformación del ámbito de telecomunicaciones está actualmente en proceso de Implementación y prestación del servicio, habiéndose finalizado la portabilidad del servicio de telefonía móvil, accesos a internet y la red principal MAN, así como distintos enlaces MPLS de sedes o edificios con menor densidad de usuarios. Los servicios de gestión del cambio junto con un grupo de profesionales integrados por técnicos municipales y el equipo de personas del operador, que están en todas las fases de la implantación de la solución, garantizan que la transición de las comunicaciones sea de manera transparente y sin impacto: 

a nivel económico



a nivel funcional



a nivel operativo en el personal que administra los servicios

La solución de comunicaciones proporcionada se apoya en una red multiservicio altamente segura, fiable y de baja latencia que combina movilidad y capacidades de comunicación fija para garantizar una elevada disponibilidad y continuidad de la actividad posibilitando al Ayuntamiento de Alcobendas el acceso a las comunicaciones unificadas. Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

El servicio de comunicaciones ofrecido al Ayuntamiento se soporta sobre una infraestructura de red redundante, robusta y totalmente escalable que evoluciona continuamente según las necesidades del mercado y las posibilidades de la tecnología. La infraestructura de red dispone de los medios necesarios para proporcionar servicios de voz móvil y fija, mensajería y servicios de datos con los mejores niveles de calidad. Las principales características de la Red son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Solución prestada por Infraestructura propia Extremo a Extremo. Acceso principales con Fibra Óptica Escalabilidad y flexibilidad Capilaridad Estabilidad y rápida convergencia ante fallos Seguridad Gestión

Los servicios provisionados por son: Red de Voz: Dentro de la solución de comunicaciones de Voz se incluyen:    

Voz Fija en Oficina Vodafone (Usuarios Fijos del sistema actual migrados a Oficina Vodafone) Voz Móvil corporativa en Oficina Vodafone. Telefonía IP Oficina Vodafone Sala de Videoconferencias.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Figura 6. Estructura general de la solución de comunicaciones de Voz.

Red de datos: Respecto a la red de datos Vodafone proporciona al Ayuntamiento una red de Doble Anillo de fibra oscura con enlaces de GbE y tiempos de respuesta en un rango comprendido entre 1 y 3 ms para paquetes de 32 bytes. Se propone mejorar distintos servicios VPN MPLS con la que cuenta actualmente el Ayuntamiento de Alcobendas de forma que se aumentará el caudal en todas aquellas sedes con el servicio VPN y en las que la cobertura para este servicio así lo permita. Todos los accesos a la Red MPLS propuestos contarán con redundancia de acceso 2.5G/3G/3.5G/4G. También se ofrece la solución de acceso a Internet de forma mejorada respecto a la actual, de manera centralizada, con diversificación de accesos y equipos y aumento el caudal tanto del acceso principal a 100 Mbps como del secundario a 50 Mbps.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Figura 7. Estructura general de la solución de comunicaciones de datos

Servicios de datos en movilidad: Vodafone va a dotar de 4G al municipio de Alcobendas. Servicio WIFI: Vodafone plantea una solución innovadora y homogénea sobre la red actual, con una propuesta de renovación total de todos los equipos en sedes siendo todo el nuevo Hardware del fabricante Cisco. Además se implantará WiFi en zonas públicas representativas de la ciudad (Plaza mayor, Recinto Ferial, Universidad Popular de Alcobendas y zonas que el Ayuntamiento considere). Servicios de Seguridad: Compuesto por un Servicio de Seguridad Perimetral y Navegación segura para el caso de los usuarios corporativos del organismo y sus servicios hacia ciudadanos.

MEJORAS EN EFICIENCIA Y REDUCCIONES DE COSTE Gracias a la gestión integral de servicios TIC, y dentro de la iniciativa Smarter, el Ayuntamiento está obteniendo los siguientes beneficios: 

Gestión end to end de todo el servicio TIC bajo un único modelo de servicio amparado bajo este modelo de servicio. Esto supone una gran reducción de costes de gestión de recursos humanos del Ayuntamiento, pudiendo derivar al técnico hacía gestor.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015



   

Servicio de Recuperación ante desastres. Debido a la deslocalización de las infraestructuras del Ayuntamiento hacia un modelo Cloud dentro de Centro de Procesos de Datos de la UTE se tiene un plan definido para la recuperación de los servicios ante un desastre. Implementación de un modelo de servicio basado específicamente en la mejora continúa para proveer de mayor eficiencia, disponibilidad y flexibilidad al servicio. Renovación tecnológica tanto de la Infraestructura de servidores, de la plataforma de usuario, comunicaciones y equipos de impresión. Estandarización de los procesos de gestión TIC. Flexibilidad y Escalabilidad para la inclusión de nuevos servicios.

Específicamente, y como resultado del proyecto de transformación cabe destacar como resultados a corto plazo:        

Optimización del Equipamiento Incremento de la Seguridad Control y seguimiento de los Costes TIC, factura virtual a servicios Beneficios Medioambientales con los nuevos dispositivos Actualización Tecnológica Reducción de Costes Simplificación Tecnológica Soluciones de Movilidad del Empleado

En el ámbito de impresión, este nuevo servicio ayuda a la optimización de: 

Reducción de los costes operativos en el apartado de impresión que existe actualmente.



Descenso en la producción de documentos y consumo de papel.



Información detallada sobre uso y control de consumo.



Garantía de funcionamiento de todo el sistema (equipos y software).



Homogeneización y optimización del parque de dispositivos.



Garantía en la seguridad y confidencialidad de los documentos.



Automatización y mejora en la gestión de consumibles.



Aumento de la funcionalidad, productividad y mejora de los sistemas de trabajo.



Ahorro energético y consumo sostenible (compromiso con el Medio Ambiente).



Procesos de mejora continua, seguimiento de servicio y SLAs



Gobierno y control permanente del servicio.

Bajo el concepto de comunicación Integrales, se proporciona una infraestructura de comunicaciones flexible, segura y sólida para servicios fijos y móviles garantizando la misma experiencia de usuario independientemente del lugar de trabajo donde se encuentre. 

Logrando una racionalización de sus comunicaciones



Asegurando una reducción de costes, a través de la eliminación de infraestructuras, mantenimientos e Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

integraciones innecesarios 

Evolucionando y desarrollando el entorno de tecnología más propicio



Aumentando los niveles de servicio a través de una gestión unificada

Además de estos beneficios inherentes a la ejecución de la externalización de servicios, el principal objetivo a medio / largo plazo que persigue el Ayuntamiento de Alcobendas es la transformación de sus servicios TIC para soportar el desarrollo de la plataforma SmartCity de Alcobendas que actualmente está en creación. De hecho, tal como se identificó en el estudio de viabilidad previo, ya se está trabajando en proyectos en esta línea. La hoja de ruta del programa Smarter se esquematiza en el siguiente diagrama:

Figura 8. Elementos básicos de la hoja de ruta SmartCity Alcobendas

He aquí el desarrollo del centro de gobierno de la ciudad propuesto en el estudio:

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Figura 9. Gobierno de la Ciudad. SmartCity

El proyecto SMARTER posiciona al Ayuntamiento de Alcobendas en la situación ideal para implantar un modelo de ciudad inteligente (Smart City) comenzando desde el interior de la gestión de los servicios TIC Municipales: centralización tanto de los servicios, infraestructuras, comunicaciones dentro de un modelo único gestionado por el Ayuntamiento en colaboración con grandes líderes tecnológicos. Esto permitirá una mejor interrelación de los servicios prestados a los ciudadanos. El proyecto SMARTER prepara al Ayuntamiento de Alcobendas para acometer la mejora en los principales sistemas de la ciudad, según se muestra en el siguiente diagrama.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Figura 10. Interrelaciones en el modelo SmartCity

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

En el apartado de beneficios económicos, cabe destacar la reducción del 36% que se identificó en el estudio de viabilidad según el siguiente desglose:

Figura 11. Ahorro estimado de costes

Actualmente, en los primeros seis meses de puesta en marcha se han podido recoger un retorno de inversiones en renovación de tecnología de 1.453.000€ en base a:        

Equipos de videoconferencia. Nuevo Equipamiento WiFi. Dispositivos de seguridad como firewalls, antispam, navegación web segura… PCs y Tablets (Lenovo, HP, DELL y Microsoft). Cabinas V7000 Storwize Manager de IBM. CSICO Call Manager. Nuevo Equipamiento de impresión Canon. Telefonía Móvil de última generación (Iphone 6, Samsung Galaxy S5…).

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

CONCLUSIONES DE LA ENTIDAD La situación económica ha abierto innumerables debates sobre los plazos y fórmulas que darán por finalizada la situación de los últimos años. Realmente los pronósticos se convierten con el paso del tiempo en opiniones voluntaristas e interesadas. La realidad es que el mundo se encuentra inmerso en una profunda crisis económica global de la que realmente se desconoce sus consecuencias. Lo que sí que parece que se afianza como una opinión común, es que nada volverá a ser igual. La recuperación cuando llegue no significará en ningún caso la vuelta al modelo económico vivido hasta el ejercicio 2006. Acabó la época de dinero fácil, se extreman las dificultades de obtención de fondos para la financiación recurrente; todavía con mayores dificultades la financiación de proyectos de inversión. El caso español es a nivel europeo uno de los más dramáticos, pues a los factores críticos comunes hay que añadir una grave crisis inmobiliaria y unas tasas de desempleo muy elevadas. Las áreas de tecnología también sufren los efectos de las políticas económicas: el recorte progresivo del gasto público (Cué, Carlos E. 2011) para cumplir con los objetivos de déficit público y de su inversión también afectan al entorno TIC, lo que ha llevado al presupuesto TIC a niveles del año 1999 (cf. AA.VV.: Evolución de los presupuestos TIC de las AAPP españolas). El uso intensivo de las TIC las convierte en uno de los mejores recursos para superar el escenario económico de déficit actual. Son la palanca que permitirá incrementar los ingresos/disminuir los gastos (cf. Ocaña Olivares, Javier.: Las TIC como motor de cambio del modelo productivo), generando eficiencias y aumentando la sostenibilidad y la eficacia en la prestación de servicios públicos. De hecho hay numerosos datos que lo corroboran:     



Las TIC explican casi un 25% del crecimiento anual del PIB de la UE (cf. AA.VV.: “El Plan Avanza2). Cada euro público invertido en TIC genera 7€ por parte del sector privado (cf. AA.VV. (2010): “El Plan Avanza2). Cada empleo creado en el sector TIC generaba a su vez seis empleos inducidos, de los cuales la mayoría sería de una elevada cualificación profesional (cf. AA.VV. (2010): “El Plan Avanza2). El 75% del PIB español se genera en sectores en los que Internet aparece como elemento clave de relación y transacción comercial.(cf. AA.VV. 2011: España Conecta) A pesar de la crisis, internet se hace cada vez más vital para la economía española. Su impacto en el PIB se estima en unos 23.700 millones de euros. (cit. por Capurro, E del secretario de Estado de Telecomunicaciones, Víctor Calvo-Sotelo) Las TIC pueden reducir un 15% las emisiones de CO2.( cf. AA.VV.: Informe Situación y retos de las Green TIC en España, 2012).

En un entorno económico complejo, unido a la continua demanda de nuevos y mejores servicios a los ciudadanos, la presión sobre los servicios Municipales para adaptarse a las demandas de la población y a la coyuntura económica, hacen pertinente este proyecto para optimizar el modelo de prestación de servicios TIC sobre el que se sustentan los procesos de negocio en la prestación de servicios públicos a los ciudadanos en Alcobendas, adecuando la situación actual por medio de una transformación estratégica. (vid. Ocaña Olivares, Javier. (2012). Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

Iniciar un proceso de transformación como este ha requerido un liderazgo al más alto nivel de la Institución y el absoluto convencimiento de las distintas Concejalías de iniciar este proceso de transformación. Del mismo modo trasladar esta visión al resto de la institución ha supuesto y supone un enorme esfuerzo en todos los ámbitos. El fruto de recoger resultados desde el año uno del programa ayudan a superar estas adversidades. Esta transformación más allá de las variaciones en tecnología, ha supuesto una verdadera metamorfosis interna para producir el cambio. Vencer las dificultades tecnológicas, presupuestarias, administrativas, temporales, organizativas, ámbitos de competencia, resistencias y miedos, van más allá de algo eminentemente tecnológico. Contar un equipo de profesionales que conozcan su trabajo y hagan suyo el cambio, sin duda ayuda a superar las adversidades, lo que unido al liderazgo indicado anteriormente permiten que continuamos con buen rumbo hacia los objetivos marcados. Centrándonos en las conclusiones que supone para la entidad la unificación de los servicios de un modo integral, en la actual fase de transición de los servicios eminentemente de TI (CPDs, sistemas e infraestructuras) está suponiendo una progresiva transferencia de conocimiento del know-how de nuestros técnicos municipales hacia los servicios prestados por el nuevo proveedor, esto provoca en algunos casos retrasos y ajustes, como todo proceso de cambio, pero a la vez ya nos está permitiendo dedicar a nuestro personal a nuevas tareas de valor para la organización y que a medio plazo permitirá haber convertido el rol de los técnicos municipales en gestores TI para nuestra Institución, permitiéndonos enfocarnos en las tareas de mayor relevancia (gestión, control y gobierno TI) dejando aquellas otras más repetitivas o de alta especialización tecnológica fuera de nuestras preocupaciones diarias. El servicio de telecomunicaciones aporta la infraestructura básica sobre la que desplegar el resto de servicios con las máximas garantías, sustentado con contrastadas soluciones tecnológicas y con las medidas de seguridad acordes que sirven como facilitador del resto de servicios. Afrontar un cambio de operador en las distintas dimensiones de este ámbito (telefonía móvil, conexiones MAN, conexiones WAN y telefonía fija) ha supuesto un enorme reto tanto desde el punto de vista técnico, como fundamentalmente cultural y estratégico. Entendemos que el paso emprendido por nuestra Institución nos ofrece cambios internos para ofrecer servicios básicos, enfocando nuevos métodos para la prestación de los mismos y eliminando procedimientos ya obsoletos, por otro lado nos ha permitido renovar equipamiento y sumar nuevos servicios. Un ejemplo muy esclarecedor es la posibilidad de provisionar un servicio de telefonía fija en cuestión de minutos, lo que antes podía llevarnos días para el despliegue del mismo servicio. Entendemos que este programa ayudará a otras administraciones a afrontar cambios de mayor o menor envergadura, contrastando la capacidad de los distintos actores del mercado de llevar a cabo los servicios, lo que mejorará la competencia del mercado que redundará en la cada vez mejor oferta de servicios a nuestras administraciones y ciudadanos. El nuevo ámbito de impresión aporta todas las ventajas de una infraestructura de impresión moderna sin la preocupación de tener que gestionar o mantener un sistema. Durante el diseño y la implementación, se tomaron todas las medidas necesarias para elaborar una política de impresión específica para la organización, acordada y documentada, ofreciendo las siguientes ventajas consideradas: 

Control de costes: visibilidad de qué se imprime, dónde se imprime, cómo y por quién en el entorno del Ayuntamiento, coordinando, planificando y diseñando conjuntamente con el Ayuntamiento de Alcobendas las políticas de impresión a aplicar y rediseñando los hábitos en la impresión, con el fin de proporcionar ahorros de costes y evitar que éstos puedan descontrolarse.



Más productividad en los dispositivos multifunción: no será necesario buscar las hojas impresas o reimprimir trabajos porque se ha averiado un dispositivo multifunción. Tampoco tendrá los dispositivos inactivos porque nadie se acordó de cargar el tóner. Ni se volverá a ver a personal deambulando de un

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015

lado a otro, comprobando lecturas de contadores y esforzándose para que todo el mundo imprima más eficazmente. 

Documentos más seguros: con la autentificación el personal municipal puede recoger sus documentos confidenciales de los dispositivos multifunción cuando lo deseen, sin tener que preocuparse de si un documento ha salido impreso a la vista del resto de usuarios.



Integración eficaz: se mejora el funcionamiento de los dispositivos y sistemas (impresión, copia, scan, fax automatizados). Es importante señalar que, gracias a la sencillez de la integración, no necesita reunir complejos requisitos informáticos. (simplificación tecnológica)



Sostenibilidad mejorada: una infraestructura racionalizada consumirá menos energía. Las políticas ayudarán a controlar los costes, traduciéndose en menos páginas impresas.

Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070

@asLAN_es – #PremiosAAPP - #ASLAN2015