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VERSiÓN 4.0

Villavicencio, 09 de abril de 2012

Doctora DORIS SEGUNDA GOMEZ RIVEROS Contralora Departamental del Meta. Ciudad

Asunto: Estudio Oportunidad y Conveniencia para Contratación.

Atentamente, me permito presentar a su despacho el correspondiente estudio previo requerido de conformidad con el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, para adelantar el proceso de contratación de acuerdo con las modalidades de selección. 0

DESCRIPCiÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACiÓN

1.

>-

La Contraloría tiene la necesidad de realizar mantenimiento preventivo, correctivo y suministro de partes, de los equipos de computo (computadores de escritorio, portátiles, impresoras, scanner, y fotocopiadoras), debido a que en la actualidad se tiene en inventario algunos equipos que no cuentan con la garantía del fabricante.

>-

Los equipos que por su tecnología y cantidad, requieren de manejo especial a través de herramientas y cuidados específicos (principalmente impresoras y fotocopiadoras) que deben ser manejadas por personal especializado y con experiencia en el manejo de los mismos.

>-

Es función del área de sistemas, prestar los servicios de diagnostico y coordinación para la contratación del mantenimiento y reparación oportuna de los equipos de computo que tiene fallas de funcionamiento.

>-

La contratación del servicio de mantenimiento, permitirá que las actividades laborales cotidianas no se vean afectadas por problemas de infraestructura tecnológica.

>-

La Contraloría Departamental del Meta considera necesario y fundamental proteger y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad y los recibidos en comodato, en especial los equipos de computación, los cuales requieren como mínimo un mantenimiento preventivo al año.

~

De acuerdo a lo contenido en el numeral 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 "Numeral 21 - Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sid» ~

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encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados" y numeral "22 - Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenla oportuna de su utilización", se requiere iniciar un proceso de selección para la contratación del servicio. ~

La contratación del mantenimiento correctivo es necesaria teniendo en cuenta que en la actualidad se cuenta con equipos UPS, Estabilizadores, monitores y fotocopiadoras para la reparación, los cuales se encuentran en el almacén de la entidad en estado de inservibles y cuya reparación es menor que su costo total.

~

La prestación del servicio de mantenimiento correctivo permitirá garantizar una oportuna atención, buscando cumplir con una adecuada operación de los equipos de cómputo, contribuyendo con la normalidad productiva y operativa de todos y cada uno de los funcionarios de la Entidad.

~

Por todo lo anterior, se considera pertinente, oportuno y necesario la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo para mantener los equipos en completa operatividad en buenos niveles de eficiencia, ya que los equipos son una herramienta fundamental de trabajo de los funcionarios de la entidad.

2.

DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACiÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

2.1 OBJETO "Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de computadores de escritorio, computadores portátiles, UPS, fotocopiadoras, impresoras y escáneres de la Contraloría Departamental del Meta".

2.2

ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACiÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

2.2.1

ALCANCE DEL OB..IETO A CONTRATAR:

Con base en lo mencionado anteriormente, el contratista prestará el servicio de mantenimiento a los equipos según la siguiente descripción efectuada por el áre de sistemas:

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DESCRIPCiÓN - CARACTERíSTICAS TÉCNICAS DEL BIEN O SERVICIO A ADQUIRIR 1. MANTENIMIENTO continuación: A. MANTENIMIENTO ESCRITORIO:

PREVENTIVO

PREVENTIVO

DE

como

se

describe

COMPUTADORES

CANTIDAD

a

DE

Incluye limpieza interna y externa de los dispositivos (teclado, Mouse y monitor) del equipo, ejecución de los programas de diagnostico y limpieza del software, desfragmentación de discos en caso de ser necesario, actualización de Internet Explorer, instalación de Google Chrome y actualización de flash player (para lE y Chrome).

74

B. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SERVIDORES: Incluye limpieza interna y externa de los dispositivos (teclado, Mouse y monitor) del equipo, ejecución de los programas de diagnostico y limpieza del software, desfragmentación de discos en caso de ser necesario, actualización de Internet Explorer, instalación de Google Chrome y actualización de flash piayer (para lE y Chrome).

1

1. Servidor de aplicaciones:

HP ProLiant ML 150 G6, con Windows Server 2008

2. Servidor Proxy:

HP ProLíant ML 110, con Linux Debian

3. Servidor de Contingencia:

Del! PowerEdge 1800, con Windows Server 2003

3

Nota: El proveedor se hace responsable del funcionamiento de los

servidores después del mantenimiento realizado, para lo cual deberá

tomar las medidas necesarias para la puesta en marcha del servidor en

caso de ser necesario (realizar backup de la información y de la

confiquración instalada).

C. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PORTATILES. Incluye limpieza interna y externa del equipo, ejecución de los programas de diagnostico y limpieza del software, desfragmentación del disco duro en caso de ser necesario, desinstalación de software no autorizado, actualización de bases de datos de antivirus, escaneo de PC con el antivirus actualizado, actualización de Internet Explorer, instalación de Google Chrome y actualización de flash player (para lE y Chrome)

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D. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FOTOCOPIADORAS

1.

2. • •

RICOH Aticio MP 1500 Canon, Image Runner 3300 EN

Este servicio debe incluir ajuste y limpieza interna y externa de los dispositivos de la fotocopiadora. Realizar un diagnostico de la existencia o no de piezas y/o partes

desgastadas y del tiempo en que posiblemente requieran el

cambio de las mismas.

2

E. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SCANNER

• Este servicio incluye ajuste y limpieza interna y externa de los

dispositivos del scanner.

• Realizar un diagnostico de la existencia o no de piezas y/o partes

desgastadas y del tiempo en que posiblemente requieran el

cambio de las mismas.

3

1. HP SCAN,IET 8460 2. Escaner KODAK MOD i1 (2) F. MANTENIMIENTO PREVENTIVO IMPRESORAS: Cantidad 6

6

1

1

1

3

1 1 1 1

2

1

1

1

2

2

1

1

Marca V Tecnología

HP 1006, Láser monocromatica

HP 1102W, Láser monocromatica

HP 1010, Laser monocromatica

Samsunq 1710, Laser monocromatica

HP 1505, Laser monocromatica

HP LaserJet 1536, Multifuncional Laser monocromatica Samsung SCX 4500, Multifuncional Laser mocromatica Samsung SCX 4300, Multifuncional Laser Monocromatica Dell 5200, Láser Monocromatica de red

Dell1710, Láser Monocromatica de red

HP 3005, Láser Monocromatica de red

HP 4015, Láser Monocromatica de red

Samsung CLP 350, Laser a color

Samsunq CLP 325, Laser a color

HP 4575, Multifuncional de cartucho de tinta

HP3550, Cartucho de tinta

HP720C, cartucho de tinta

Epson LX300, matriz de punto

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I

1

I Zebra TLP 2844

VERSiÓN 4.0 1

• Este servicio incluye limpieza interna y externa, ajuste de piezas

•

(ej. Cables tornillos, tapa, etc.); alineación de cartuchos en caso de requerirse. Realizar un diagnostico de la existencia o no de piezas y/o partes desgastadas y del tiempo en que posiblemente requieran el cambio de las mismas.

2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

2

Incluye: computadores, portátiles, UPS, fotocopiadoras, impresoras y escáneres.

N/A

El cual debe incluir labores de reparación al igual que limpieza interna y

externa.

NOTA: Se determinarán unos montos para el mantenimiento correctivo de cada equipo, tomando de base el valor del mantenimiento preventivo. El suministro de repuestos o partes será incluido en el ítem de mantenimientos correctivos y para su instalación el contratista deberá contar con la autorización previa del supervisor del contrato.

2.2.2 OBLIGACIONES El contratista que resulte favorecido deberá cumplir con las siguientes:

a) Obligaciones Generales •

Desarrollar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad de conformidad a los parámetros establecidos en la CONTRALORíA.

•

Prestar a la CONTRALORíA los servicios contratados, de acuerdo con las especificaciones dadas en la invitación y demás condiciones requeridas por la entidad en los estudios previos y el contrato.

•

Presentar la factura de cobro al momento de la entrega de los servicIos realizados.

•

Avisar a la CONTRALORíA dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes I conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la n

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oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos de la CONTRALORíA. •

Ejecutar el objeto del presente contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con su propuesta y la solicitud de cotización o estudios previos los cuales hacen parte vinculante del contrato.

•

Proveer los servicios de óptima calidad y así como cumplir con las garantías necesarias y las condiciones solicitadas en los estudios previos y la oferta.

•

El Contratista procederá al saneamiento de los vicios ocultos que pudieren presentar los servicios objeto del contrato.

•

El contratista se obliga a sostener los precios de los servicIos ofertados dentro de la ejecución del contrato.

•

Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la CONTRALORíA por conducto del Supervisor.

•

Proveer los servicios objeto del contrato con sus respectivos accesorios de acuerdo a las especificaciones de la ficha técnica.

•

Todos los bienes y servicios que entregará el contratista deberán ser de primera calidad, libres de defectos, vencimientos e imperfecciones y cumplir con las especificaciones técnicas y de seguridad, de acuerdo con las normas de calidad del producto y/o servicio.

•

El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de su personal y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que la CONTRALORíA adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos. Permanecer a paz y salvo en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales y contratación de aprendices, durante todo el tiempo de ejecución del contrato y acreditar ese paz y salvo cada vez que se lo requiera la CONTRALORíA, por cuanto es un requisito previo para los pagos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

•

•

Constituir y presentar la garantía única expedida por compañía de seguros legalmente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia que ampare el cumplimiento del contrato de acuerdo con los amparos exigidos los estudios previos, invitación y el contrato.

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•

Atender diligente y oportunamente todos los requerimientos escritos o las recomendaciones operativas, técnicas, jurídicas o financieras que sean realizadas por el supervisor designado por la CONTRALORíA durante la ejecución del contrato.

•

Dar cumplimiento a todas aquellas obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato y necesarias para la correcta ejecución del objeto del mismo.

•

Las demás contempladas en el artículo 5° de la ley 80 de 1993.

b) Obligaciones Especificas

•

Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo contratado con la debida diligencia y prontitud.

•

Cumplir con el objeto del contrato, conforme a los documentos allegados en la propuesta entregada durante el procedimiento de selección acorde con los estudios previos, invitación y el contrato.

•

Presentar y cumplir a cabalidad con un Cronograma de Actividades para la realización del mantenimiento preventivo de los equipos concertadamente con el supervisor del contrato y conforme a la disponibilidad operativa de los funcionarios de la CONTRALORíA que tienen a cargo estos elementos

electrónicos inventariados. •

Efectuar el mantenimiento preventivo dentro de las instalaciones de la CONTRALORíA en el horario hábil establecido por la entidad.

•

Garantizar la buena calidad del servicio o bienes que son objeto del contrato mediante certificación de la autoridad competente de acuerdo a la naturaleza del contrato.

•

Tener idoneidad y experiencia en esta clase de servicios técnicos.

•

Contar con los repuestos necesarios para el mantenimiento correctivo (partes y accesorios).

•

Responder por los daños ocasionados a los equipos electrónicos por mala calidad del servicio o deficiencias técnicas del personal designado por el CONTRATISTA para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de I mismos.

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•

Tener disponibilidad de tiempo y del personal técnico para la prestación del servicio cuando lo requiera la CONTRALORíA.

•

Actualización de hojas de vida de los equipos de cómputo, con base en los mantenimientos y diagnósticos realizados, en los formatos adoptados por la Contraloria Departamental del Meta.

3. MODALIDAD DE SELECCiÓN DEL CONTRATISTA, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURíDICOS QUE SOPORTAN SU ELECCiÓN

El Decreto 734 de 2012, en el Artículo 3.1.1°. "Modalidades de selección", indica que de conformidad con el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, las entidades seleccionarán a los contratistas a través de las siguientes modalidades: 1. Licitación pública; 2. Selección abreviada; 3. Concurso de méritos;

4. Contratación directa y;

5. Míníma cuantía. La menor cuantía de contratación de la Contraloría Departamental del Meta para la presente vigencia 2013 será hasta 280 SMMLV, en consideración a que, el presupuesto anual de la entidad no supera los 120.000 SMMLV, que en pesos equivale a $165'060.000, y por ende, el 10% de este valor sería de $16'506.000.00, que corresponde a la MíNIMA CUANTíA. En este sentido, conforme al presupuesto oficial del proceso contractual que se pretende adelantar, el cual es de $8'000.000.00, el cual no supera el 10% de la menor cuantía de la Contraloría, y dado que los elementos a suministrar se consideran de características técnicas uniformes, para la selección del contratista se debe aplicar el PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE MíNIMA CUANTíA, de conformidad con lo establecido en el Título 111 Capitulo V del Decreto 734 d 13 de Abril de 2012 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

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Para la selección de los contratistas se aplicarán los pnnclplos de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa (artículo 209 Constitucional).

REQUISITOS HABILlTANTES:

3.1

CAPACIDAD JURIDICA

El oferente o proponente deberá acompañar con su propuesta escrita los siguientes documentos: 1. Certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio con antelación no mayor a tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta. 2. Fotocopia Cédula de Ciudadanía de la persona natural (comerciante) o del representante legal de la persona jurídica que presenten ofertas según sea el caso. 3. Certificación de estar al día en pagos al Sistema de Seguridad Social y demás Parafiscales. 4. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT). NOTA: La entidad contratante verificará los Antecedentes Disciplinarios que expiden la Procuraduría General de la Nación y el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República de cada uno de los oferentes con el fin de determinar que no se encuentran incursos en causales legales que le impidan contratar con el Estado.

3.2

CAPACIDAD TÉCNICA Y FINANCIERA

3.2.1 TECNICA (EXPERIENCIA) •

El oferente deberá estar matriculado ante la Cámara de Comercio respectiva con más de tres (3) años de anticipación a la fecha de apertura del presente proceso de mínima cuantía.

•

El oferente deberá acreditar en el Certificado de la Cámara de Comercio que su razón social, actividad comercial y establecimientos de comercio concuerdan c esta clase de contratos.

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•

Como garantía de buena calidad del producto ofrecido (BIENES Y SERVICIOS), el oferente para el desarrollo del objeto del presente proceso de contratación deberá contar con el personal técnico idóneo y suficiente que se requiera para EL OB,JETO CONTRACTUAL, y en todo caso, saldrá al saneamiento y reposición de los elementos o servicios de mala calidad de conformidad con las normas de protección al consumidor.

•

El oferente deberá acreditar idoneidad y experiencia en la celebración de contratos con objeto igual o de similares características relacionada con el objeto del presente proceso de selección, por un valor igualo superior al valor estimado para la presente contratación, dentro de los últimos tres (3) años anteriores con corte a la fecha de presentación de la propuesta, mediante las certificaciones de entidades públicas o privadas legalmente constituidas con sus respectivas direcciones y teléfonos, las cuales serán confirmadas por la entidad. Nota: Las certificaciones deberán contener los datos de dirección y teléfonos de quienes las expiden, con el fin de realizar las confirmaciones y verificaciones pertinentes sobre la autenticidad de las mismas, por lo tanto, no se tendrán como válidas aquellas que por falta de este requisito no se pueda constatar su contenido.

Lo anterior sin perjuicio que en la invitación a contratar se establezcan por parte de la Entidad otros requisitos habilitantes adicionales.

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, ANA LISIS TÉCNICO y ECONÓMICO DEL MISMO

4.1 VALOR HISTÓRICO Para efectos de determinar el valor estimado del contrato en el presente estudio previo, tendremos en cuenta, como precedente técnico y financiero de anteriores contratos que fueron celebrados por esta Contraloría para el mantenimiento preventivo y correctivo de esta clase de equipos electrónicos, veamos lo siguiente: a) El contrato de la vigencia 2010, cuyo objeto fue: el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de 76 computadores de escritorio, 10 portátiles, 25 impresoras, 2 fotocopiadoras, 1 escáner, 85 UPS y 89 estabilizadores, cuyo v fue de doce millones de pesos mlcte ($12'000.000).

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b) El Contrato de la vigencia 2011, cuyo objeto fue: el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de 76 computadores de escritorio, 14 portátiles, 25 impresoras, 2 fotocopiadoras y 1 escáner, cuyo valor fue de siete millones de pesos mlcte ($7'000.000). c) El Contrato de la vigencia 2012, cuyo objeto fue: Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de computadores de escritorio, computadores portátiles, estabilizadores, UPS, fotocopiadoras, escáner, e impresoras de la Contraloría Departamental del Meta, durante la vigencia 2012, de conformidad con las expectativas que se describen en la cláusula segunda del Contrato, 75 Computadores de escritorio, 14 Computadores portátiles, 2 fotocopiadoras, 1 escáner, 20 impresoras de diferentes marcas y tecnologías, cuyo valor fue de SEIS MILLONES OCHENTA MIL PESOS M/ete, ($6'080.000), con una adición de tres millones cuarenta mil pesos ($3'040.000).

4.1.1 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO En este orden de ideas, para establecer el valor estimado del contrato en la presente vigencia 2013 es necesario tener en consideración lo siguiente: •

Que se necesita el mantenimiento preventivo de 74 equipos de computo de escritorio, 14 equipos portátiles, 3 servidores, 2 fotocopiadoras, 3 escáneres, 34 impresoras de diferentes tecnologías.

• Que se requiere del mantenimiento correctivo para toda la vigencia 2013. •

Que a la fecha se cuenta con equipos que tienen necesidad de mantenimiento correctivo como son: (03) impresoras láser, (01) una fotocopiadora, Un (01) monitor, entre otros.

•

Que actualmente el presupuesto de la Contraloría Departamental del Meta es reducido.

En conclusión, luego de realizarse el análisis técnico y económico soportado en el valor histórico de otros contratos celebrados con anterioridad por esta entidad, se considera que el valor del contrato a celebrar se debe estimar en la suma de ocho millones de pesos m/cte. (8'000.000)1, el cual se discrimina de la siguiente manera:

1 Este valor estimado del contrato es el que considera la oficina de sistemas, se debe teniendo en cuenta la cantidad de equipos y los precios de los contratos de las anteriores vigencias para el mantenimiento preventivo los cuales son similares a los proyectados en este estudio previo, además, se estima un monto aproximado de ($3'500.000) tres millones quinientos mil pesos para el mantenimiento correctivo de los elementos que lo requieran para la vigencia 2013, el cual se determina a un precio igual que el preventivo más el repuesto que se requiera para la reparación del equipo electrónico objeto . I contrato.

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DESCRIPCiÓN DE BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR Mantenimiento preventivo de 74 equipos de computo, 14 equipos portátiles, 3 equipos servidores, 2 fotocopiadoras, 3 escáner, 34 impresoras de diferentes tecnologías. Mantenimiento correctivo, incluye: Monitores, CPU, Portátiles, UPS, impresoras, escáneres y fotocopiadoras. TOTAL

VERSiÓN 4.0

VALOR ESTIMADO

$4'500.000 $3'500.000

$8'000.000

Nota: El valor estimado del mantenimiento correctivo es invariable y se agotará de acuerdo con las necesidades que reporte el supervisor y el requerimiento de repuestos que se utilicen en la reparación de los equipos averiados. El contratista no podrá cobrar valores superiores a los mencionados en este cuadro.

4.2 FORMA DE PAGO El valor del contrato que se llegue a suscribir se pagará al CONTRATISTA mediante pagos de los servicios, repuestos e insumas, en la medida en que se vayan causando a su favor, previa presentación del informe de actividades realizadas, facturas correspondientes, certificación del supervisor del contrato, la cuenta de cobro correspondiente y el acta de liquidación parcial. Para el último pago se deberá anexar además de lo anterior, las respetivas actas de terminación y liquidación final del contrato.

Modalidad a contratar

Plazo o término de ejecución del contrato

Proceso de Minima Cuantía

Ocho (8) meses y/o hasta el 31 de Diciembre de 2013

Valor total del contrato

Forma de pago

$8.000.000

Según actas de liquidación parcial y certificación del supervisor

La Contraloría como requisito previo para autorizar el pago del contrato, verificara que el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los aportes de seguridad social y parafiscal, de conformidad con el artículo 8.1.16 Decreto 734 de 2012, el cual estipula:

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VERSiÓN 4.0

"( ... ) Para la realización de cada pago del contrato estatal, además de verificar lo anterior y el cumplimiento satisfactorio del objeto contratado, la entidad pública verificará que el contratista acredite que se encuentran al dia en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Adicionalmente, la entidad deberá respetar el orden de turno de que trata el numeral lO del artículo 4° de la Ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual, dispondrá en su organización interna, de los procedimientos necesarios y pertinentes para respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas así como establecerá mecanismos para el pronto y oportuno pago a estos." 4.3 PLAZO DE E..IECUCIÓN

El Plazo de ejecución del contrato será de ocho (8) meses y/o hasta el 31 de diciembre de 2013, que se contarán a partir de la legalización del respectivo contrato y del acta de iniciación firmada por el supervisor.

4.4 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACiÓN La Contraloría para adelantar el respectivo proceso contractual cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 2013000129 del 8 de abril de 2013, por valor de $8'000.000,00, en el rubro 1.2.2.10 - MANTENIMIENTO, para la vigencia fiscal de 2013.

5. JUSTIFICACiÓN DE LOS FACTORES DE IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

SELECCiÓN

QUE

PERMITAN

De conformidad con el Parágrafo del artículo 3.5.3° del Decreto 734 de 2012, se tendrá en cuenta exclusivamente el proponente con el PRECIO MÁS BAJO (en concordancia, con el artículo 50 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011). En caso de que éste no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en los artículos 2.2.9 y 2.2.10 del mencionado decreto, con relación a la propuesta de menor p cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición.

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Para la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de interés en procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, la Contraloría designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso. La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad. La Contraloría no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que el precio de la propuesta es artificialmente bajo. Empero, en ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos. Los factores de selección contendrán puntajes previamente asignados o porcentajes medibles sobre fórmulas matemáticas que permitan una evaluación objetiva de las propuestas económicas correlacionadas con condiciones técnicas y jurídicas preestablecidas y favorables a la Contraloría. En este sentido, para los factores de selección se fijarán los siguientes:

5.1 FACTORES DE SELECCiÓN: PRECIO O VALOR DE LA PROPUESTA: 100%. Se otorgarán 100 puntos a la (s) propuesta(s) de precio más BAJO. Únicamente serán tenidas en cuenta para efectuar la PONDERACiÓN, las propuestas habilitadas jurídica, financiera y técnicamente y se les asignará el puntaje una vez se efectúe la verificación de los siguientes criterios: CRITERIO Calificación Económica menor valor

PUNTAJE 100 Puntos

CALIFICACiÓN ECONÓMICA (demás valores) FÓRMULA ARITMÉTICA:

1" PA: PA: Pm: Pe:

Pm X 100 Pe Puntaje asignado. Valor de la propuesta de menor monto. Valor de la propuesta a evaluar.

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Los puntajes se aplicarán en forma individual de acuerdo con lo estipulado en los factores y puntajes de evaluación y para el total de los bienes y servicios se aplicará el porcentaje que representa el presupuesto total asignado. A fin de establecer el puntaje total de la propuesta, se realizará la sumatoria de los puntajes individuales logrados por la oferta en cada uno de los factores de ponderación del bien.

5.2 DESEMPATE En caso de presentarse empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 10 del artículo 3.5.4° del Decreto 734 de 2012.

5.3 VALIDEZ DE LA OFERTA La oferta económica presentada por los proponentes tendrá una validez de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de presentación de la misma.

6. TIPIFICACiÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACiÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. DISTRIBUCiÓN DE LOS RIESGOS: En la ejecución del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que afectan la carga económica o financiera de las partes que, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad de las partes en la contratación. Para efectos del presente acápite se entenderá las siguientes categorías de riesgo: Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación. Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durant con ocasión de la ejecución del contrato.

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Estimación: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. Asignación: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Para efectos de este proceso de selección son riesgos previsibles: el retraso en los pagos por parte de la Entidad, el incumplimiento en la prestación del servicio contratado yel incumplimiento en la garantía ofrecida por el oferente. Tipificación de asignación y estimación del riesgo

Los riesgos inherentes al presente proceso de contratación se pueden tipificar, estimar y asignar de la siguiente manera: IDENTIF/CACION DEL RIESGO Riesgo Precontractual: No suscripción o legalización del contrato por parte del proponente Riesgo de Operación: Mayores costos de operación de los proyectados en el provisión del talento humano o en los insumos requeridos para la ejecución del contrato por parte del contratista. Riesgo Financiero: se relaciona con la financiación, el cual puede afectar la liquidez del contratista, llegando a entorpecer la prestación del servicio contratado.

Riesgo Laboral: Incumplimiento en el pago de salarios, prestaciones sociales o indemnizaciones por parte del contratista al personal utilizado en la ejecución del contrato. Se exigirá al contratista la póliza de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. Riesgo Soberano: comprende los eventos producto de cambios en la normatividad que tengan impacto negativo en la ejecución del contrato. Riesgo de responsabilidad Civil Extracontractual

QUIEN LO ASUME

El proponente

El contratista

El contratista

MEDIDA PARA MITIGAR O REDUCIR EL RIESGO O CONTIGENCIA Se entiende perfeccionado el vinculo contractual con la aceptación de la oferta, sin perjuicio de la firma del respectivo contrato. Solicitar a los oferentes que estructuren en forma diligente la oferta económica, ya que no se aceptarán reclamaciones o reconocimiento por este concepto. Solicitar a los oferentes que estructuren en forma diligente la oferta económica, para que la ejecución del contrato, no se vea afectada por condiciones financieras de liquidez o endeudamiento, ya que no se aceptarán reclamaciones por este concepto. Se exigirá al contratista la póliza de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones.

El contratista

La Entidad contratante

El contratista

Restablecimiento del Equilibrio Económico en la proporción afectada por las nuevas disposiciones. El contratista responderá civil y extracontractual por cualquier hecho frente a terceros con ocasión de la ejecución llIel,.. objeto contratado. Y.l

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IDENTIFICACION DEL RIESGO Riesgo de Fuerza Mayor No Asegurable: Ocurrencia de hechos de fuerza mayor, caso fortuito, derivados de terrorismo o eventos Que alteren el orden público. Riesgo de Cumplimiento Riesgo por el manejo indebido de la información a la Que puede tener acceso el contratista

QUIEN LO ASUME La Entidad contratante y el contratista El contratista

El contratista

Riesgo de Accidente Laboral El contratista

rvERSIÓN 4.0 MEDIDA PARA MinGAR O REDUCIR EL RIESGO O CONTIGENCIA Otorgará el derecho a suspender las obligaciones estipuladas en el contrato y los costos serán asumidos por las partes, en la proporción Que afecte a cada uno. Se exigirá al contratista la póliza de cumplimiento general del contrato. El contratista asumirá en su totalidad las consecuencias patrimoniales y penales que se deriven del manejo indebido de la información que obtenga por causa y/u ocasión de la ejecución del contrato. El contratista a través de la ARP responderá por los accidentes de trabajo que se genere por causa del mismo, de igual forma el porcentaje de pago cancelado a la ARP deberá ser proporcional al riesgo.

Adicionalmente, a los riesgos antes enunciados, específicamente en esta clase de contratación de bienes y servicios en la que se obtiene un producto o valor agregado suministrado por el contratista con el fin de mantener los equipos electrónicos y de cómputo en optimas condiciones técnicas de conservación y funcionamiento que son necesarios para el desarrollo de las actividades de los funcionarios que laboran en las diferentes áreas de la entidad para el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales atribuidas a las contralorías territoriales en el ámbito de su jurisdicción, podemos identificar los siguientes riesgos particulares a esta clase de

contratos que pueden afectar el equilibrio económico del mismo, veamos: 1) Que el costo del mantenimiento preventivo de equipos de la entidad superen el valor estimado en el contrato, en este caso, el riesgo será asumido en su totalidad por el Contratista. 2) Que se presenten demoras en el pago al contratista por trámites operativos, los cuales serán asumidos por el contratista. 3) Que el deterioro o daños de equipos que se presentaren durante el procedimiento de mantenimiento por actividades propias del contratista, el riesgo será asumido en su totalidad por el Contratista. 4) Que se presenten por necesidades del servicio situaciones administrativas u operativas al interior de la entidad que impidan el normal desarrollo del cronograma del mantenimiento, la entidad contratante enviará previ

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comunicación de la nueva programación, sin que ello afecte el equilibrio económico del contrato. 5) Que el contratista no cumpla con la buena calidad en el mantenimiento preventivo y correctivo objeto del contrato, en este evento, el riesgo será asumido por el contratista.

7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTíAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO, Así COMO LA PERTINENCIA DE LA DIVISiÓN DE AQUELLAS, DE ACUERDO CON LA REGLAMENTACiÓN SOBRE EL PARTICULAR.

Teniendo en cuenta, el objeto del contrato, la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato anteriormente expuestos, el proponente que salga favorecido se obligará a constituir a favor de la Contraloría y a satisfacción del mismo, de conformidad con lo establecido en el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas legales que rigen la materia, Garantía única expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, en formato para entidades estatales, a partir de la fecha de suscripción del contrato, con el objeto de respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que su~an del mismo en las cuantías y términos que se señalan a continuación: 1. Cumplimiento general de las obligaciones, surgidas del presente contrato, en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, este amparo debe garantizar el cumplimiento del contrato, las modificaciones unilaterales que a este se le introduzcan, el pago de la cláusula penal y de las multas, y cubrirá el término de la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más. 2. Calidad del bien y del servicio, en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato y cubrirá el termino de la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más. 3. Salarios y prestaciones, equivalente al 5% del valor total del contrato y debe extenderse por el plazo del contrato y tres años más.

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Lo anterior, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, Artículo 3.5.r que dice: "No obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente capítulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7 0 de la Ley 1150 de 2007".

8. lA INDICACiÓN DE SI lA CONTRATACiÓN RESPECTIVA ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA El ESTADO COLOMBIANO EN lOS TÉRMINOS DEL ARTíCULO 8.1.17 DEL DECRETO 734 de 2012.

El presente procedimiento de contratación se encuentra excluido o no está cobijado por los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC) que vinculen al Estado Colombiano, de acuerdo con el Manual del TLC adoptado por el Departamento Nacional d i e ión (DNP). Elaborado por:

L1NA MA Profesional

Aprobado por:

NESTO

Revisado por:

ED

A VIAT lA DUSSAN Asesora Jurídica

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