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Seminario/Taller Auditoría de la Cadena de Abastecimiento
Auditoría de la Cadena de Abastecimiento
Facilitador: Dr. Luis Diego Bolaños, IS, MBA, MII
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Seminario/Taller Auditoría de la Cadena de Abastecimiento
Principios
1. La comprensión de la estructura y los flujos generales del proceso, son factores de éxito para reconocer cuáles son las actividades que realmente agregan valor. 2. Los procesos deben ser profundamente analizados con el fin de identificar a partir del estado actual, las actividades que movilizan o impulsan el desempeño, para luego establecer un estado ideal, y definir la forma en que se eliminarán las brechas entre ambos. 3. Los procesos sirven a un cliente que espera satisfacer sus expectativas, en contra de esto se detectan riesgos que atentan contra estos objetivos, estos riesgos deben ser controlados. www.equilibrium2000.com
Principios, Modelo de Control
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Factores de Éxito
• Indicadores Clave del desempeño • Cuadro de Mando Integral
Riesgos • Establecer controles que los minimicen • Procedimientos y políticas
Objetivos
• Afectados por riesgos que atentan en puntos clave del proceso • Soportados por Factores Críticos Éxito www.equilibrium2000.com
Modelo de control
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Diagrama Cero Cadena Abastecimiento
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Seminario/Taller Auditoría de la Cadena de Abastecimiento Categoría
%Costo sobre ventas
Industria
%Costo sobre ventas
Transporte
3,31%
Empresas Manufactura
Almacenamiento
2,03%
Productos industriales
7,77%
Manejo del inventario
1,82%
Bienes de consumo
7,60%
Servicio al cliente y procesamiento de órdenes
0,56%
Abarrotes
7,82%
Alimentos y bebidas
8,49%
Mercancías generales
7,44%
Farmacéuticos
4,31%
Administración
0,39%
Otros
0,19%
Total
7,93%
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Mayoristas
11,68%
Minoristas
5,34%
Estructura de costos logísticos
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Motivacion del Personal
Inventarios Obsolescencia y caducidad
Rentabilidad del Almacen
Costos logísticos
Rotación Inventario
Recursos financieros
Satisfacción del cliente
Inversión en activos
EVA Productividad Almacén
Eficiencia en Distribución
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Factores de Éxito
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A nivel estratégico y operativo, la creación de un Cuadro de Mando Integral Logístico alineado, coherente, objetivo y cuantificable es un imperativo. No hay organizaciones exitosas que puedan trabajar eficientemente sin tener una manera clara de comunicar sus expectativas de desempeño y de evaluar el cumplimiento de este desempeño. www.equilibrium2000.com
Modelo de Eficiencia
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En la Cadena de Abastecimiento la situación es aún mas obligante ya que hay muchas personas y procesos involucrados. Nuestra misión es crear un CMI inicial para su operación de la Cadena de Abastecimiento. www.equilibrium2000.com
Modelo de Eficiencia
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1) Para diseño de indicadores financieros: Miden el Costo en el uso de los recursos en los diferentes procesos logísticos. Nuestra primer tarea es identificar cuáles son los recursos utilizados en cada proceso. Los indicadores financieros se presentan en forma agregada (la sumatoria simple de los costos), en forma relativa (la proporción o porcentaje a otro valor agregado), o en forma unitaria, midiendo los costos de algunas transacciones o actividades individuales como pedidos, ordenes de compra, SKU y otros. www.equilibrium2000.com
Modelo de Eficiencia
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2) Diseño de indicadores de productividad: Es la relación entre el output de un proceso dividido entre el consumo de recursos de ese proceso. Estos indicadores miden la eficiencia en el uso de los recursos mientras los financieros miden el costo de los recursos. El primer paso para calcular los indicadores de productividad es definir los recursos utilizados y como se mide el consumo de esos recursos y el segundo es determinar los procesos a medir productividad y el output esperado o real. www.equilibrium2000.com
Modelo de Eficiencia
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3) Indicadores de tiempo: Consideran el tiempo entre el inicio de un proceso y su finalización. Este tiempo se compara con uno que definiríamos tiempo “Tipo” o tiempo esperado. La clave de buenos indicadores de tiempo esta en la definición del principio y el final de la actividad. www.equilibrium2000.com
Modelo de Eficiencia
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4) Diseño de indicadores de calidad: Miden los aciertos y errores de los diferentes procesos de logística con respecto a lo que se defina como “Calidad” en la organización. Su tarea consiste en identificar las actividades de cada proceso y definir (y medir) los aciertos/errores en cada una de ellas. www.equilibrium2000.com
Modelo de Eficiencia
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Proceso
Indicadores Financieros
Indicadores de productividad
Indicadores de Indicadores de Seminario/Taller Auditoría de la Calidad tiempo de Cadena de Abastecimiento respuesta
Servicio al cliente Costo total de atender todas las órdenes Costo de atender una orden
Cantidad de órdenes por hora hombre
Exactitud de captura de las órdenes
Planeación y administración del inventario
Costo total del inventario Costo del inventario por SKU
Rotación del inventario SKU asignados por planificador
Fill rate Exactitud de Pronóstico
Suplencia
Costo total del proceso de compras Costo de Comprar una orden
Ordenes de compra Porcentaje de por hora hombre órdenes perfectas SKUs por comprador
Tiempo de ciclo de una orden
Almacenamiento
Costo total de almacenamiento Costo almacenamiento por unidad Costo almacenamiento por metro 2
Unidades almacenadas por metro 2 Unidades por hombre
Exactitud del inventario Exactitud del alisto % Merma
Tiempo de ciclo de una orden de almacenamiento
Distribución
Costo total de distribución Costo distribución por kilómetro
Cantidad de visitas por ruta Grado de uso de la capacidad de contenedores
Porcentaje de Tiempo en tránsito llegadas a tiempo Porcentaje de daños durante el transporte Kilómetros entre 13 accidentes
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Tiempo de ingreso de una orden Tiempo para procesar una orden
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FCE
Inventarios
Servicio al cliente
Costos totales
Incrementar el nivel de servicio al cliente Bajar los costos de transporte Bajar lo costos de almacenamiento Reducir el nivel de Inventarios Entregar más rápidamente Reducir los costos de mano de obra
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Encontrar el equilibrio
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Conceptos fundamentales
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Cadena de Valor
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Logística Estratégica
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Modelo de Control
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Modelo de Eficiencia
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Cuadro de Mando Integral Logístico
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Auditando la Cadena de Abastecimiento
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Auditar la Cadena busca establecer el estado de factores fundamentales:
Cadena de Valor Sinergia Equipos Reales
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Alineamiento Estratégico Propósito Transparencia
Modelo de Control Riesgo controlado
El propósito de auditar la Cadena
Modelo de Eficiencia Enfoque hacia los factores éxito
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“La Auditoría de la Cadena de Abastecimiento valida que diferentes estrategias en forma congruente logren una ventaja competitiva” Exceder satisfacción de clientes Producción rentable de bienes y servicios Asegurar conservar clientes
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Reducir los costos Sinergia en Hacer el apoyo de crecer el la P de negocio “Plaza” Creación de valor para el cliente
Conservar un nivel de rentabilidad
El propósito: Ventajas competitivas
Llevar lo producido al mercado
Organizar procesos y recursos
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Recursos Logísticos • • • •
Fuerza laboral Espacio Inventario Sistemas de transporte • Sistemas de Información Logísticos
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Procesos Logísticos • Respuesta al cliente • Administración del Inventario • Compras • Almacenamiento • Distribución
Salidas Logísticas • Ordenes Perfectas • Integridad de los inventarios • Integridad de la Información
El propósito: Efectividad en la Cadena
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Seminario/Taller Auditoría de la Cadena de Abastecimiento Clientes Objetivos Indicadores Metas Iniciativas
Finanzas
Procesos
Objetivos
Objetivos
Indicadores
Estrategia
Indicadores
Metas
Metas
Iniciativas
Iniciativas
Recursos Objetivos Indicadores Metas Iniciativas
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El propósito: Ejecución de Iniciativas
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Costo distribución por kilómetro
Costo total de atender todas las órdenes 100
90
Costo total de distribución
80
Costo almacenamiento por metro 2
Costo almacenamiento por unidad Costo total de almacenamiento
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Costo de atender una orden Costo total del inventario Actual Costo del inventario por SKU
Costo total del proceso de compras Costo de Comprar una orden
El propósito: Eliminar las brechas
Meta
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Búsqueda de constante innovación para lograr mejoras radicales en los procesos de la Cadena de Abastecimiento
Garantizar la rentabilidad del accionista
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Innovación y búsqueda de mejores prácticas
Enfoque hacia la planeación
El propósito de auditar la Cadena
Medición permanente del desempeño
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Gracias
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