UNIVERSIDAD DE NARIÑO

Oficina de Planeación

INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (BPPUDENAR)

ENERO DE 2009 1

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INTRODUCCIÓN El Banco de Programas y Proyectos, se constituye en una herramienta fundamental en la consolidación y fortalecimiento de los proyectos institucionales. La misión de la Universidad se concreta a través del proyecto educativo institucional y el plan de Trabajo de la Administración; por lo tanto, los proyectos deben estar articulados con los Ejes Estratégicos y los programas que lo conforman. El objetivo del siguiente instructivo es dar a conocer a la comunidad universitaria los aspectos relacionados con parámetros y trámites de los proyectos ante el Banco de Programas y Proyectos (BPPUDENAR)

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CONTENIDO

1. Guía para la formulación de Proyectos…………………………….4 1.1. Identificación de los proyecto…………………………………..4 1.2. Etapas del proyecto……………………………………………..5 1.3. Presentación del documento……………………………………7 2. Proceso de presentación, aprobación de Proyectos……………….11 3. Ejecución y cierre de proyectos……………………………………12

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1. Guía para la Formulación de Proyectos

1.1 Identificación de los Proyectos ¿Qué es Proyecto y Qué no es Proyecto? Todo proyecto introduce cambios fundamentales en: La manera de hacer las cosas o formas nuevas para desarrollar la misión institucional. Esto permite, por ejemplo diferenciar en los proyectos de creación de nuevos programas académicos entre su diseño y montaje y la operación o funcionamiento (no concebible como proyecto). Se debe evitar que el proyecto se confunda con una actividad rutinaria de la institución. Por lo general cualquier tipo de proyecto responde a las siguientes preguntas: ¿Qué vamos a hacer? Por qué lo vamos a hacer?

Es prioritario para la Institución? ¿Para qué lo vamos a hacer? ¿Quiénes son los beneficiarios? ¿Dónde lo vamos a hacer? ¿Cómo lo vamos a hacer? ¿Quiénes lo vamos a hacer? ¿Cuándo lo vamos a hacer? ¿Qué necesitamos para hacer el proyecto? ¿Cuánto va a costar el proyecto?

Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer. Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué elegimos ese problema para solucionar Articulación con el plan estratégico de la Universidad Objetivos del proyecto: qué lograría ese proyecto. Población Objetivo del proyecto: qué lograría ese proyecto. Espacio físico. Listado de actividades para concretar el proyecto Los responsables de las distintas actividades El tiempo que se tardará en hacer el proyecto Listado de recursos y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros) Presupuesto: precios de los recursos, según cantidad y tiempo de utilización.

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1.2 Etapas del Proyecto: Diagnóstico: Cual es la realidad y que problemas contiene? Una vez identificado el problema se debe establecer: ¾ Alternativas de Acción: existen diferentes caminos para lograr el objetivo. ¾ Elección de la alternativa: Identificar las ventajas y desventajas Determinar que esté a nuestro alcance Examinar la disponibilidad de recursos. Programación: Conjunto de procedimientos ordenados que permiten viabilizar el proyecto. Para lo cual se requiere determinar: ¾ ¾ ¾ ¾

El objetivo deseado Cuantas personas se benefician del proyecto Los productos y resultados para concretar el objetivo Las actividades que permiten materializar los productos o resultados. ¾ El grupo de trabajo del proyecto ¾ Y estimar los recursos necesarios para la ejecución del proyecto (recursos materiales, humanos, institucionales).

Ejecución: Conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. ¾ ¾ ¾ ¾

Disponibilidad presupuestal Registro presupuestal Giro de la obligación Cierre del proyecto 5

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Evaluación: Todo proyecto puede ser evaluado antes, durante y después de su ejecución. Los Informes Parciales de evaluación cuyo insumo principal es el informe de avance y el Informe Final deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuenta efectos o resultados no previstos en la formulación inicial. Toda evaluación debe tener en cuenta tanto los procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia del proyecto con respecto a sus objetivos, grupos destinatarios, plazos y recursos utilizados para la ejecución (presupuesto, personal y recursos materiales).

1.3 Presentación del Proyecto: Fecha de Presentación: escriba la fecha en la que envía el proyecto A la Oficina de Planeación y Desarrollo Nombre del Proyecto: Identifique con un nombre el proyecto a presentar, procurando que en el quede claro lo que se pretende desarrollar. Unidad Académica Responsable: Se refiere a la unidad a la cual pertenece al proyecto, puede ser; Extensión, Departamento, Programa, Sección, División, Área. Coordinador: Responsable de la presentación, ejecución y cierre del proyecto. Otras Dependencias participantes: Si existen otras unidades responsables y beneficiarias del proyecto. Articulación con el PLAN DE DESARROLLO 2008 – 2020, PENSAR LA UNIVERSIDAD Y LA REGIÒN Identifique el programa, subprograma y estrategia por eje temático. El Plan de Desarrollo puede ser consultado en la página de la universidad http://www.udenar.edu.co/la Marcha de la Reforma. Descripción del problema o necesidad: El análisis del problema debe incluir las deficiencias o limitaciones que ocasiona el problema en el cumplimiento de metas establecidas en cuanto a la cobertura, |INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS

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calidad o eficiencia administrativa, relacionada con la función específica de la Universidad en la que se enmarca el proyecto. ¾ Formular el problema como un estado negativo ¾ Identificar problemas existentes, reales, no ficticios ni futuros ¾ Un problema no es la ausencia de una solución, sino un estado negativo existente Ejemplo: Formulación incorrecta: “No existen laboratorios para los estudiantes de la facultad XYZ”.

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¾ ¾

Formulación correcta: “Los estudiantes de la facultad XYZ poseen escasas posibilidades de prácticas de laboratorios” Causas: Definir las ineficiencias técnicas, económicas, y las que corresponden a capacidad instalada. Una alternativa útil para identificar las causas críticas consiste en llevar a cabo una “lluvia de ideas”, es decir, elaborar una lista de las posibles causas que pueden estar generando el problema. Efectos: Definir los procesos internos y externos que se ven afectados por el problema. Definir los mecanismos actuales para las actividades y el servicio afectado. Resaltar además las ineficiencias que puedan existir y que serán superadas con el proyecto propuesto. Destacar particularmente aquellas deficiencias que se relacionen con limitaciones que puedan promover incremento de los costos, generando además una ineficiencia económica. (Por ejemplo contratación de personal innecesario, desgaste, subutilización de áreas o mal uso de recursos o elementos. El Problema Central debe ser verdadero, por lo cual tiene que existir evidencia empírica y que pueda ser sustentado con indicadores. Evitar las redacciones que incluyan más de un problema.

Población Beneficiada: Número de beneficiarios del proyecto y sus características se debe utilizar instrumentos de focalización como la auto selección y datos de afectados por programa, asignatura, dependencia, área, facultad, departamento. (Si el proyecto lo requiere). Zona geográfica, localidad o departamento. Al valorar el volumen de la población afectada, se contribuye a demostrar la importancia del Problema Central, ya que se estima qué cantidad de la población presenta una necesidad no atendida.

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No confundir la población afectada por el Problema Central, con población beneficiaria o grupo meta que será directamente atendido por el proyecto. Descripción del objetivo: es el impacto directo a ser logrado como resultado de la utilización de los productos producidos por el proyecto. Debe ser concreto, realista y verificable. Para plantear el Objetivo General, se convierte el Problema Central en una situación positiva. Debe ser consistente con la misión y visión de la Institución, y con los lineamientos generales del Plan de Trabajo de la administración. Indicador del objetivo: Los objetivos y tareas que se propone una dependencia deben concretarse en expresiones medible, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y tareas. Permiten medir cambios en las situaciones en el tiempo, son instrumentos de seguimiento y evaluación en la ejecución del proyecto. Elementos básicos de un indicador: Tiempo (Cuándo?), Grupo meta (Quién?), Cantidad (Cuánto?), Calidad (Cuán bueno?) Lugar (Dónde?). Ejemplo: “Reducción porcentual anual de la tasa de deserción de los estudiantes del programa de medicina de la Universidad de Nariño” Fuente de Verificación del Objetivo: Corresponde a la fuente de información que se utilizará para obtener los datos necesarios para calcular los indicadores. Instrumento físico a través del cual puedo acceder a la información que me permite verificar el cumplimiento de lo expresado en el indicador (documentos, actas, informes, encuestas, etc.) Descripción del proyecto: Explique en que consiste el proyecto, su dimensión, la metodología que se va a utilizar para llevar a cabo el proyecto y la justificación de la solución dada. Describa las actividades y/o componentes del proyecto. Productos: Resultados concretos y observables, que garantizan el cumplimiento del objetivo. Estos deben expresarse en trabajo terminado (sistemas instalados, personas capacitadas). Los productos se entenderán como las entregas a realizar en los informes de avance.

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Indicador de producto: Parámetros acordados para medir el logro de los productos, especifique al menos un indicador por cada producto. Retomado los parámetros mencionados para los indicadores de objetivo se presenta el siguiente ejemplo: “Un 3% de la cultura de planeación por proyectos ha sido incrementada al finalizar el segundo periodo de 2009”. Fuentes de Verificación: Respecto a los Medios de Verificación de este nivel, estos se refieren a dónde el evaluador puede encontrar las fuentes de información para verificar que los productos o resultados que han sido contratados, han sido producidos. Actividades: son los pasos generales y secuenciales, que deben darse para lograr cada uno de los resultados o productos enunciados. Tareas que el ejecutor debe cumplir para completar cada uno de los productos y resultados del proyecto y que implican costos. Programación: Se debe establecer en que fecha incluyendo días, mes y año, se dará inicio y se terminará la actividad correspondiente Fecha de inicio: Es la fecha en la cual el coordinador del proyecto considera conveniente dar inicio al proyecto. Fecha Terminación: Fecha en la cual se debe entregar resultados de la gestión realizada como parte de la ejecución de la actividad. Presupuesto del Proyecto: Estimación de ingresos y gastos posibles en la ejecución de un proyecto. “Cálculo de gastos que se hace por un tiempo determinado” Recursos materiales: Que necesitamos para cada una de las actividades que vamos a realizar. Recursos humanos: Personas que se van a ocupara de cada una de las actividades. Fuentes de financiación: Se debe incluir toda la información referente a las fuentes de recursos con las que cuenta el proyecto, al igual que el valor de los recursos que aporta dicha fuente. Costos de Operación: Se refiere a los costos en que se incurrirá para mantener el proyecto funcionando, y quien será la fuente de financiación. |INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS

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Sostenibilidad del proyecto: Se refiere a proyectos que generen excedentes económicos como fruto de la explotación de una actividad de producción de bienes o servicios. Se deben establecer los ingresos de acuerdo al periodo de producción específico para cada caso.

2. Proceso de Presentación, Aprobación de proyectos Las solicitudes de proyecto deben ser diligenciadas en el formato que se encuentra en la página web de la Oficina de Planeación y Desarrollo http://www.udenar.edu.co/contenido/img/formato.xls Anexar presupuestos estimados: • Adquisición de bienes y servicios: una cotización. Presenta claramente las características de los equipos requeridos. • Adecuación de Planta Física: Estimar de acuerdo valores entregados por el fondo de construcciones. • Redes y cableado y equipos de cómputo: Estimar de acuerdo valores entregados por el centro de informática. La Oficina de Planeación y Desarrollo realizará la asesoría pertinente en lo correspondiente a formulación y presentación de los proyecto. Los proyectos presentados por las dependencias deben ser avalados, por los respectivos Consejos de facultad, Vicerrectorías y oficinas adscritas a la Rectoría, según sea el caso. Los proyectos pasan a comités asesores (Consejo de Administración), o dependiendo del caso al Rector o el Consejo Superior para evaluación de pertinencia, elegibilidad y priorización. Los proyectos aprobados son radicados en el Banco de Programas y Proyectos.

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La recepción de los proyectos para la evaluación respectiva a cargo de las instancias competentes no trae implícita la aceptación. Una vez finalizado el estudio se dará a conocer oportunamente su aprobación.

3. Ejecución y Cierre de los Proyectos Inicio del Proyecto: El Coordinador del Proyecto y el Asesor del Área de Proyectos, firman el acta de inicio del proyecto, la cual contienen la fecha de inicio y terminación del proyecto, las fechas de entrega de informe de avance, personal involucrado, presupuesto asignado y las fuentes de financiación. Cualquier retraso en las fechas programadas debe ser informado a la Oficina de Planeación y Desarrollo a través del Área de Proyectos. Cambios en los Proyectos: El Coordinador del Proyecto pone en conocimiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo los cambios que se suscitan durante la ejecución del proyecto previa presentación de la justificación. Si el cambio solicitado implica aumento del presupuesto se verifica la disponibilidad presupuestal y consecuentemente el Área de Proyectos envía al comité correspondiente para la evaluación de los cambios. El Área de Proyectos informa al Coordinador del Proyecto sobre los cambios aprobados y actualiza la información en el Banco de Programas y Proyectos. 11

Informe de avance: El Coordinador de Proyectos presentará informes de avance al Área de Proyectos según lo acordado en el |INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS

acta de inicio. De igual forma el Área de Proyectos realizará el seguimiento y control a las fechas pactadas. Los informes de avance son enviados al comité respectivo para su evaluación. Cierre del Proyecto: El Área de proyectos convoca a reunión para el cierre del proyecto con el Coordinador del proyecto, se elabora y firma el acta liquidación del proyecto.

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