Universidad Interamericana de Puerto Rico Recinto de Fajardo COMP 2110: Introducción a la Ciencias de Cómputos Prof. Madeline Ortiz Rodríguez Revisado el 2 de mayo de 2010

Base de Datos: Ejercicio #2 Microsoft Access 2007 Primera Parte: Creación de formularios Objetivos: Crear distintos tipos de formularios para la entrada, verificación y actualización de la base de datos. Formularios: Los formularios en una base de datos son utilizados mayormente por el usuario final de la base de datos. Estos pueden presentar los datos de cada registro por separado, aunque en ocasiones puede presentar un grupo reducido de registros a la vez. Es el programador el que prepara la estructura de la base de datos en forma de tabla desde el “Datasheet View” y añade sus características, especificaciones o propiedades en el “Design View.” También prepara los formularios de entrada, verificación y actualización de datos de acuerdo a las necesidades de su cliente. En la primera parte de este ejercicio crearás tres formularios. Los primeros dos con la ayuda del programa, utilizando las herramientas “Form” y “Split Form.” El tercero lo diseñaremos con la herramienta “Form Design.”

A: Formulario #1: Form 1. Comienza por abrir el archivo de “Lenguajes_Programacion_MOR” y la tabla “Lenguajes”. 2. Haz clic en la pestaña titulada “Create” y verás que el menú superior cambia de la siguiente manera. Otras opciones disponibles que no se encuentran en esta imagen son las de Informes (“Reports”) y Otros (“Other”). Trabajaremos con lnformes en la segunda parte de este ejercicio.

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3. Observa el primer encasillado titulado “Tables.” A través de estas opciones podrías crear otras tablas y enlazarlas entre sí según sea necesario. Por ejemplo, la de “Vocabulario”. 4. En el segundo encasillado encontrarás las opciones para crear distintos tipos de formularios (“Forms”). Con éstos trabajaremos a continuación.

5. Haz clic sobre “Form” para crear el primer tipo de formulario. Este presentará un registro a la vez. Verás la información de tu primer registro en el lado derecho de la pantalla, debajo del nombre de la tabla.

6. Cierra el panel de la izquierda para ver el registro a pantalla completa, haciendo clic en el doble signo de menor que. Shutter Bar Open/Close Button 7. Ahora observa la categoría ID (número) y la marca de tabla que aparece a su izquierda. Símbolo de tabla en Microsoft Office Al hacer clic sobre el símbolo de tabla seleccionarás todos los campos (categorías) en la columna de la izquierda. Esto puede darte una idea de cómo preparar formularios para distintos propósitos u usuarios cuando utilices la opción de “Form Design”. 8. Navega a lo largo de tu base de datos y confirma que todos los registros incluyan la información correcta. Si fuera necesario, actualiza tu base de datos. Puedes utilizar la barra de navegación de Registros que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

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9. Observa que cada columna es una tabla diferente. Agranda el espacio que provee el programa para la imagen, alargando la celda, de tal manera que ambas columnas de la pantalla estén niveladas. 10. Cierra el formulario. El programa te preguntará si deseas guardarlo. Al contestar que sí, te pedirá un nombre. Llama tu primer formulario: “L: Casos_Individuales” Al completar este proceso volverás a la tabla de “Lenguajes”. B: Formulario #2: Split Form 1. Selecciona la pestaña de “Create” para abrir el menú y sus herramientas. 2. Haz clic sobre el segundo tipo de formulario: “Split Form” que se encuentra en el encasillado de “Forms.”

Verás que el programa te presenta el formulario en la parte superior y la tabla de “Datos generales” en la parte inferior de la pantalla. Observa además que el menú superior es diferente. Ahora estás ubicado en la pestaña de formato para los formularios. Este menú te permite cambiar la manera en que se verá el formulario.

3. Busca el encasillado titulado “Controls” y haz clic sobre “Title.” Verás como el título del Formulario se selecciona. Cámbialo para que lea “Tabla y Casos Individuales” en vez de “Lenguajes”.

4. Haz clic en la segunda línea de la tabla y observa la parte superior de la pantalla. Ahora el formulario deberá presentarte el segundo registro. 5. Cierra y guarda este formulario con el mismo nombre de su título: 3

“L: Casos_Individuales_Tabla” Al completar este proceso volverás a la tabla de “Lenguajes.” 6. Si deseas modificar este formulario, una vez lo hayas guardado y cerrado, deberás: a. Abrir el formulario con doble clic sobre su nombre. b. Hacer clic con el botón de la derecha del puntero sobre su nombre c. Seleccionar “Layout View”, tal y como se muestra a continuación:

En este menú puedes modificar la forma en que se vé tu formulario. C. Formulario #3: Form Design 1. Selecciona la pestaña de “Create” para abrir el menú y sus herramientas. Trabajaremos en la pantalla de “Design View.” … Ver lado inferior izquierdo de la pantalla. Ver lado inferior derecho de la pantalla. 2. Guarda este formulario con el nombre “L: Ejemplos_código” 3. Haz clic sobre el último tipo de formulario, “Form Design,” que se encuentra en el encasillado de “Forms.”

Verás que la pantalla te muestra el formulario básico, una página cuadriculada con puntos marcando líneas y columnas o posibles espacios entre las categorías y datos que incluirá. 4

En la parte superior se encuentra el nombre del formulario (Form1), una regla, y la barra titulada “Detail.” Esta barra indica que a continuación se incluirán las categorías y los datos de la base de datos. 4. Hacia la derecha del menú superior, busca el encasillado titulado “Tools” y haz clic sobre la herramienta “Add Existing Fields” 5. Verás que se abre un panel a la derecha de la pantalla con una lista de las categorías que compone tu base de datos. Para seleccionar los campos, haz doble clic sobre la categoría “Nombre” y luego sobre “Ejemplo_Código”. 6. Cambia la palabra “Nombre” por “Nombre del Lenguaje”. También cambia a “Ejemplo de Código” la otra categoría. 7. Modifica el ancho de columna para la categoría y el encasillado del dato correspondiente. De esta manera los datos se verán completos cuando veas el formulario final. 8. Guarda tu trabajo con Control – S. 9. En el área de controles selecciona la herramienta para título y añade el mismo en el “Form Header” que aparecerá en la parte superior del formulario. Título

Este debe decir “Ejemplos de Código” 10. Guarda tu trabajo con Control-S.

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11. Añade el número de página para que aparezca centralizado en la parte inferior de la página. Al hacer clic sobre el icono de número de página (debajo del de título), verás la siguiente pantalla: Selecciona el formato para que podamos ver el número de la página y el total de páginas en el archivo. Selecciona la posición para que el número aparezca en la parte inferior de la página. El alineamiento debe ser centralizado y todas las páginas deberán tener número. 12. Guarda tu trabajo con Control – S. 13. Haz clic en el icono de “Form View” para ver el formulario en formato de impresión con su contenido. D: Añadir datos utilizando los formularios creados: 1. Añade dos registros utilizando tu primer formulario. Guarda tu trabajo. 2. Añade dos registros utilizando el segundo formulario. Guarda tu trabajo. 3. Añade el último registro con el tercer formulario. Guarda tu trabajo. 4. Guarda tu trabajo con Control – S. 5. Cierra el archivo. Tarea: Contesta las siguientes preguntas. Las mismas se discutirán en clase. 1. 2. 3. 4.

¿Cuál es la diferencia entre una tabla y un formulario en una base de datos? ¿Con qué propósito se utiliza una tabla? ¿Cuándo se utiliza un formulario? ¿Quién utilizaría éstos dos componentes de una base de datos?

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Parte II: Creación de Informes (en inglés “Reports”) Objetivos: Crear distintos tipos de informes en done se mostrarán los datos añadidos a la base de datos. ¿Qué son Informes en una base de datos? En una empresa los informes se pueden crear diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente, anualmente, o incluso en momentos especiales. Su uso puede ser relativamente distinto en cada nivel de una compañía. Un supervisor, gerente o vice-presidente puede tomar distintos tipos de decisiones. Éstas estarán bien documentadas cuando se analizan los datos a través de los informes. Los cambios en inventario o en ventas en una industria significan que habrá que hacer cambios en la empleomanía o en la compra de materia prima, ya sea para aumentarla o disminuirla. Por ello un informe que recoge la información pertinente y la muestra de manera clara y concisa es de suma importancia para cualquier empresa. En este ejercicio crearemos tres tipos informes utilizando las opciones o herramientas que nos provee Access 2007. Entregarás el segundo y el tercero la próxima semana. Antes de imprimir este ejercicio asegúrate de tener la información para trece registros completos: tres dados en clase y 10 investigados por ti. A: Informe #1: Report 1. Abre el archivo “Lenguajes_Programacion_MOR” y haz doble clic sobre la tabla “Lenguajes: Table” para abrirla. Tu informe se basará en los datos que incluye esta tabla. 2. Abre la barra de herramientas de “Create” y observa los distintos tipos de informes que puedes crear. Al posar el puntero sobre las distintas opciones el programa te describe cada uno de los informes que puedes generar de tu tabla. En la imagen se ha seleccionado el primer tipo de informe: Report.

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3. Haz clic sobre “Report” para crear el primer informe. Este es el más sencillo y contiene todos los datos que incluye tu tabla. 4. Revisa cómo quedaría este informe en forma impresa antes de continuar. Selecciona “File Print – Print Preview.”

5. ¿En cuántas páginas se imprimiría este informe? Utiliza los controles en la parte inferior de la pantalla para verificarlo.

6. Observa además el título del informe, la información que aparece a la derecha del encabezado, los márgenes de las páginas y las columnas. ¿Qué puedes decir al respecto? 7. Guarda el informe con el nombre “L: Lenguajes_Investigados” para tenerlo como referencia futura. El panel de la derecha que contiene los componentes de tu base de datos deberá verse de la siguiente manera:

8. Modifica el título del informe para que diga “Lenguajes Investigados”. 9. Guarda tu trabajo con Control – S. 10. Cierra el informe haciendo clic en la “X” que aparece en la línea del título, en el lado derecho de la pantalla. 8

B: Informe #2: “Report Wizard” 1. Asegúrate de tener la tabla “Lenguajes: Table” abierta y abre el menú de “Create.” 2. Mueve el cursor sobre “Report Wizard” y haz clic sobre el mismo.

3. El “Wizard” te ayudará a crear tu informe a través de una serie de ventanas en donde harás selecciones específicas. a. En la primera pantalla selecciona las categorías que incluirás en tu informe. Haz clic sobre la categoría en la lista de la izquierda y luego en el botón de mayor que (>) para mover las categorías seleccionadas a la derecha. Escoge las siguientes categorías:

Presiona “Next” para continuar.

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b. En la segunda pantalla determinarás si deseas agrupar tus datos por alguna categoría en específico. En esta ocasión no agruparemos los datos.

Presiona “Next” para continuar. c. En la tercera pantalla puedes seleccionar la manera en que ordenarás tus datos. En el encasillado número uno selecciona Año y en el segundo Nombre.

Presiona “Next” para continuar.

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d. En la cuarta pantalla seleccionarás el formato de tu informe. Tienes tres alternativas. Escoge el segundo, en forma de tabla “Tubular.”

Presiona “Next” para continuar. e. En el quinto paso escogerás el estilo de tu preferencia. Explora la lista y selecciona el que más te guste. Por ejemplo, aquí se seleccionó el estilo “Solstice”.

Presiona “Next” para continuar.

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f. En el sexto y último paso escribirás el nombre del Informe en el primer encasillado. Llama este informe “L: De_Donde_Viene”.

Presiona “Finish” para terminar el informe. 4. Una vez completes los pasos del “Wizard,” el programa te presentará el informe en la pantalla de “Print Preview”, tal y como se vería al imprimirlo. Busca el icono que lo representa en la parte inferior derecha de la pantalla; este es, el de la lupa.

5. Para hacerle cambios y confirmar que todos los datos se vean correctamente, haz clic sobre “Design View”.

a. Esta página te permitirá hacerle cambios al formato del documento. b. Puedes seleccionar una categoría y el dato correspondiente, haciendo clic sobre la categoría. La doble flecha (↔) te permitirá cambiar el ancho de la categoría. Por ejemplo, cambia el ancho del año para que se vea completo en tu informe. 6. Una vez estés satisfecho con los cambios realizados, guarda tu trabajo. 7. El nombre de este informe debe ser: “L: De_donde_vienen”. 8. Una vez tengas todos los datos en cada registro, imprime tu informe para entregarlo el próximo lunes. 12

C: Informe #3: “Report Wizard” 1. Crea otro informe y agrupa los registros por Paradigma. 2. Llámalo “L: Lenguaje_Paradigma”. 3. El título del informe debe decir “Lenguajes de Programación Agrupados por Paradigma” 4. Verifica que el mismo contenga todos los datos visibles. Si es necesario, realiza los cambios para que todos los datos se vean completos en el Informe. 5. Guarda tu trabajo. 6. Imprime y entrega en o antes del 13 de mayo de 2010. 7. Cierra el programa. En resumen - Tarea para entregar: 1. Los dos informes preparados con el “Wizard”. Estos deben incluir los datos de diez registros o más con datos en todas las categorías, incluyendo las fotos. 2. El formulario que incluye los registros completos, titulado: “L: Casos Individuales”.

¡Te felicito, haz completado los ejercicios de Base de Datos!

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