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Microsoft Office Access 2007

2 MICROSOFT ACCESS (2007) DEFINICIÓN: Es un manejador de bases de datos creado por Microsoft Corporation que permite administrar tablas, relaciones, consultas, formularios y módulos de código entre otros objetos para crear soluciones rápidas en lo que respecta al almacenamiento de información en las empresas e instituciones tanto públicas como privadas. Access forma parte de la Suite Microsoft Office, por lo tanto, es totalmente compatible con estas herramientas. INICIO DE MS ACCES 2007 Al iniciar Ms Access 2007, aparece la ventana de presentación en la cual, se debe crear la base de datos sobre la cual trabajar: 1. Para ello, presione el botón “Nueva Base de Datos en blanco”

2. Luego, clickee en el botón y cree una carpeta en el disco C: con el nombre “sistema” 3. Una vez creada, volvemos a la pantalla inicial y le damos el nombre central.accdb tal como se muestra en la figura:

4. Presione el botón “Crear” y de esta manera, entrará en el entorno de desarrollo integrado de Access, tal como se muestra en la siguiente figura:

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Botón Inicio de office

Panel de objetos

Barras de herramien tas

Area de trabajo

Barra de Estado

ENTORNO DE TRABAJO Access posee un intuitivo entorno de trabajo para empezar a diseñar todos los elementos de nuestra interfaz. Aquí se describen cada una de las partes que lo componen. El botón Inicio de office: Es homólogo a la mayoría de las aplicaciones Windows (desde office 2007). Permite desplegar diversas acciones sobre los archivos, el texto, las tablas, informes y demás elementos de las interfaces diseñadas con Access.

La Barra de Herramientas: Contiene iconos asociados a métodos abreviados para desplegar acciones propias de Access. El área de trabajo o Escritorio de Access: Sirve de soporte a los elementos de la interfaz. Cambia de acuerdo a lo que estemos realizando. Por ejemplo, si estamos en modo edición, muestra una cuadrícula con los campos donde podremos realizar el ingreso de los datos, pero si estamos en modo de diseño, mostrará las opciones de definición de tablas. Panel de Objetos: Es un área donde irán apareciendo todos los objetos que se definirán como elementos de nuestra interfaz, a saber, tablas, formularios, reportes, etc. Barra de Estado: Muestra el estado de los procesos realizados por Access CREAR UNA BASE DE DATOS (Sólo se coloca como referencia) Para crear una nueva base de datos hagamos clic en el botón inicio de office y luego en la opción “Nuevo” (o presionamos CONTROL+U) Allí aparecerá la ventana de inicio de Acces 2007. Repita los pasos 2 a 4 Una vez creada la base de datos, debemos comenzar a diseñar nuestras tablas: CREAR UNA TABLA En Access 2007, cuando ud acaba de crear una nueva base de datos, se genera automáticamente una tabla con el nombre “tabla1” y en el área de trabajo, aparecerá una cuadrícula donde se podrán ir ingresando datos y generando las columnas (campos) de la tabla, tal como se muestra a continuación: Sin embargo, a efectos de este curso, trabajaremos en el modo diseño, para ello: 1) Clickee con el botón derecho en el panel de objetos, justo sobre el objeto Tabla1: Tabla y seleccione Vista Diseño 2. Se le pedirá ingresar el nombre de la tabla, a lo cual, ud colocará alumnos tal como se muestra a continuación:

4 Ahora, aparecerá la ventana de diseñador de tablas, donde deberá indicar las características de los campos que contiene. 3. Access 2007 crea un campo Id automáticamente. Sencillamente, nos colocamos sobre éste y borramos el nombre Id. Ahora, estamos dentro del recuadro Nombre del Campo y le colocamos el nombre del primero de ellos, al cual, llamaremos cedula (se recomienda colocar los nombres de campo en minúscula y sin espacios en blanco). 4. En la lista Tipo de Datos, desplegamos las opciones que muestra clickeando en la flecha que acompaña al cuadro de texto y allí seleccionamos la opción Texto. De esta manera, le indicamos a Access que el tipo de datos que permitirá el campo cédula será texto.

Observación: Aunque la cédula es un valor numérico, se recomienda utilizar los campos numéricos sólo cuando se requiera realizar operaciones matemáticas o aritméticas (no tiene sentido sumar, restar o multiplicar cédulas) por lo cual, se le asigna el tipo texto. Otra acotación importante es que se acostumbra colocar un literal (letra) delante de la cédula y esto no podría realizarse si el campo fuese sólo numérico. Debemos recordar igualmente que si el campo se define como texto, podríamos indicarle a Access que sólo permita ingresar datos numéricos (aunque el campo por defecto permita todo tipo de caracteres). Esto lo podemos lograr indicando una Máscara de Entrada tal como se mostrará en pasos siguientes. Información Importante: Tipos de datos que soporta Ms Access. Tipo de Datos

Descripción

Límites en tamaño

Texto

(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto.

Memo

Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.

Hasta 65.535 caracteres. (Si el campo se manipula a través de DAO y sólo se va a almacenar en él texto y números [no datos binarios], el tamaño está limitado por el de la base de datos).

Numérico

Datos numéricos utilizados en cálculos 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el matemáticos. Para obtener más valor de la propiedad Tamaño información sobre la forma de del campo es Id. de réplica). establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del campo.

Fecha/Hora

Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

8 bytes.

Currency

Valores de moneda y datos numéricos

8 bytes.

5 utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Autonumérico

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Si desea más información, vea el tema de la propiedad Nuevos valores.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

Sí/No

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco) cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.

Hipervínculo

Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

texto a mostrar: el texto que aparece en un campo o control. dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o una página (dirección URL). subdirección: posición dentro del archivo o la página. sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para

Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

6 búsquedas, que crea un campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. En la parte media de la pantalla, se observarán las propiedades de cada campo. Para modificarlas, debe seleccionar con un clic el campo deseado (por ejemplo: “cédula”) y luego, presionar F6 o clickear en la propiedad deseada. 5. Para cada campo, debemos indicar sus características como el ancho, título, etc. Para ello, se utiliza el panel Propiedades de Campo

Las principales propiedades asociadas a los campos son: Tamaño del Campo: Indica el tamaño del campo (en caracteres). Para el caso de los campos numéricos, el usuario podrá elegir entre “entero”, “entero largo”, “byte”, simple o doble. Según sea la elección, los rangos de datos varían. Para el caso específico del campo cedula, debe tener una longitud de 9 caracteres. Valor

Descripción

Precisión decimal

Tamaño de almacenamiento

Byte

Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna

1 byte

Decimal

Almacena números entre 10^38-1 y 10^38-1 (.adp) Almacena números entre 10^28-1 y 10^28-1 (.mdb)

28

12bytes

Integer

Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Ninguna

2 bytes

Entero largo

(Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna

4 bytes

Single

Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E45

7

4 bytes

7 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Double

Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

15

8 bytes

En algunos casos como los campos tipo Fecha o Memo, se reservará el tamaño preestablecido de acuerdo al tipo de datos. Formato: Permite especificar cómo se mostrarán los datos al usuario una vez que se han ingresado. Por ejemplo, si se trata de un campo tipo “fecha”, puede elegir entre “fecha larga” (Domingo 01 de Enero de 2000) o “fecha corta” (01/01/2000). Por su parte, “>” y “