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Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Contaduría y Administración
Microsoft Office Excel 2007 1ª. Parte
Autores: L.I. Alejandro Muñoz Estrada L.I. Blanca Edith Huitrón Martínez
¿Qué es Microsoft Office Excel 2007?
Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo electrónica dentro de la suite Microsoft Office. Una hoja de cálculo electrónica es una aplicación que se utiliza para: Realizar cálculos numéricos Analizar datos numéricos Presentar datos numéricos
Hoja de cálculo Una hoja de cálculo está estructurada por columnas y renglones (o filas) que permiten registrar datos y fórmulas en cada una de las intersecciones, denominadas celdas.
celda columna
renglón
Ventajas de Excel
Introducir datos e información de manera rápida y precisa
Introducir datos e información más rápida y precisa que con lápiz y papel
Ventajas de Excel …
Volver a calcular datos de manera sencilla
Corregir errores de escritura o actualizar los datos de forma sencilla.
Ventajas de Excel …
Realizar análisis de escenarios Proporciona el poder de tomar decisiones de negocio informadas
Habilidad de cambiar datos e información y ver rápidamente los resultados actualizados.
Ventajas de Excel …
Modificar el aspecto de la información
Proporciona eficaces características para hacer que la información sea visualmente atractiva y mas fácil de entender
Formato al texto y números con distintas fuentes, colores y estilos para destacarlos
Ventajas de Excel …
Crear gráficos
Hace sencillo crear gráficos basados en la información de la hoja de cálculo, los cuales se actualizan de forma automática cuando los datos o la información se modifica
Ventajas de Excel …
Compartir información Ofrece herramientas de colaboración como los libros de trabajo compartidos
Resulta sencillo colaborar en Excel, utilizando la red interna de la compañía, Internet o un dispositivo de almacenamiento en la red.
Ventajas de Excel …
Saber aprovechar el trabajo anterior
En vez de crear una nueva hoja de cálculo para cada proyecto, es sencillo modificar una hoja de cálculo ya existente en Excel. Permite emplear archivos con formatos prediseñados para crear rápidamente nuevas hojas de cálculo
Ventana de Excel 2007
Ventana de Excel 2007 …
Cintas de Opciones … Inicio
Ficha Inicio Contiene los comandos de edición y formato que se encuentran en las barras de herramientas Estándar y Formato de las versiones anteriores de Excel, además de la galería de estilos para las celdas.
Cintas de Opciones … Insertar
Ficha Insertar Contiene comandos para insertar en el documento tablas dinámicas, diferentes tipos de ilustraciones, gráficos dependientes de los valores de los datos, hipervínculos, cuadros de texto, encabezado y pie de página, WordArt, objetos y símbolos.
Cintas de Opciones … Diseño de página
Ficha Diseño de página Contiene comandos que permiten configurar el documento, asignar formatos predefinidos, ajustar el área de impresión y organizar los objetos que se insertan en la hoja.
Cintas de Opciones … Fórmulas
Ficha Fórmulas Contiene herramientas para insertar funciones predefinidas de Excel, administrar nombres de rangos, auditar fórmulas, configurar opciones de cálculo y utilizar nuevas soluciones para convertir euros.
Cintas de Opciones … Datos
Ficha Datos Permite obtener datos externos, dar seguimiento a todas las conexiones de la hoja con otras hojas o fuentes de datos, ordenar o filtrar datos, consolidaciones y validaciones de datos y definición de esquemas.
Cintas de Opciones … Revisar
Ficha Revisar Contiene comandos de revisión ortográfica, inserción de comentarios, seguimiento y control de cambios y protección de documentos.
Cintas de Opciones … Vista
Ficha Vista Para cambiar las vistas del documento, mostrar u ocultar reglas, la barra de fórmulas, líneas y cuadrículas, ampliar o reducir la vista del documento, administración de las ventanas y creación de macroinstrucciones.
Configuraciones de Excel Botón de Office
Opciones de Excel
Permite configurar todos los parámetros y opciones del programa
Combinación de colores del programa. Número de hojas en cada libro
Tipos de datos en Excel Datos Numéricos Todo número que se introduzca en una celda es considerado automáticamente por el programa como dato numérico, con los cuales se realizarán operaciones matemáticas o cálculos. Cuando se introducen solo números, Excel los reconoce como tales y los alinea a la derecha. Datos Numéricos
Tipos de datos en Excel Datos Alfanuméricos Los datos alfanuméricos o de texto son cadenas de caracteres que se utilizan para representar títulos, letreros, números telefónicos, direcciones, claves de artículos, nombres de columnas o notas explicativas, en la hoja de cálculo. Si se introducen números seguidos de texto, Excel automáticamente los reconoce como letreros, no como cantidades numérica. El programa alinea automáticamente los textos a la izquierda de la celda. Datos Alfanuméricos
Valores en Excel Son números, fórmulas y funciones que pueden ser aplicados en los cálculos. Para introducir un cálculo, es necesario escribir un signo de igualdad
(=) más la fórmula para el cálculo. Ejemplos:
= 2+2 = C5+C6 = B5 * F8
Orden de precedencia Cuando se trabaja con fórmulas que contienen más de un operador, el órden de precedencia es muy importante debido a que afecta el valor final. Por ejemplo: 4+2*5 Excel realiza los cálculos en una secuencia particular basada en las reglas siguientes: Las operaciones dentro de los paréntesis se calculan antes que cualquier otra operación. Los operadores de referencia (como los rangos) se calculan primero. A continuación se calculan los exponentes. Después cualquier multiplicación y división. (De manera progresiva de izquierda a derecha). Por último se calculan la suma y la resta, de izquierda a derecha.
Funciones en Excel Son fórmulas predefinidas de Excel, que permiten realizar cálculos sencillos o complejos con valores específicos denominados argumentos, utilizando una estructura particular que comienza con el signo (=), el nombre de la función y el argumento encerrado entre paréntesis. Los elementos del argumento (números, referencias de celdas, texto, valores de error o valores lógicos VERDADERO o FALSO) se separan con una coma. Los argumentos pueden ser también valores constantes, fórmulas y otro tipo de funciones.
Ejemplo:
= SUMA (B5:G5)
Funciones en Excel … Función Hoy(): Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema. Estructura: HOY() esta función NO tiene ningún tipo de argumento. Ejemplo: Escribe la función =HOY() en la celda A1 y después da clic en Enter y te aparecerá la fecha del sistema.
Funciones en Excel … Función Hora(Hora completa): Nos devuelve solo la hora de una celda. Estructura: HORA(Hora completa) Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =HORA(A1)
Funciones en Excel …
[Continuación]
Función NUM.SEMANA(Fecha; Tipo): Nos retorna el número de la semana dentro del año en la que se encuentra una fecha. Estructura: NUM.DE.SEMANA(Fecha,Tipo) En Fecha escribiremos la fecha que deseamos saber en que semana se encuentra. Tipo tiene dos posibles valores 1 o 2. Si escribimos 1 indicaremos que la semana empieza en Domingo. si escribimos 2, indicaremos que la semana empieza en Lunes. Ejemplo: =NUM.DE.SEMANA(HOY(),2)
Funciones en Excel … Función REDONDEAR(Valor; Número de decimales): El resultado de esta función nos redondea un número con la cantidad de decimales que le indiquemos. Estructura: REDONDEAR(Valor,Número de decimales) Valor es el número que deseamos redondear. Número de decimales son la cantidad de decimales que deseamos ver. Ejemplo: =REDONDEAR(A1,A2)
Funciones en Excel …
[Continuación]
Función TRUNCAR(Valor; Número decimales): Con esta función convertiremos un número decimal a uno entero quitando los números decimales. También podemos ver una cantidad de decimales que deseemos, pero en ningún momento redondea, simplemente recorta. Estructura: TRUNCAR(Valor, Número decimales) Ejemplo: Si escribimos la función =TRUNCAR(4,56) obtendremos como resultado: 4. Si tenemos la función =TRUNCAR(4,56;1), obtendremos como resultado 4,5.
Funciones en Excel … Función CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3, …): Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas “ ”.
Estructura: CONCATENAR(Texto1,Texto2,…) Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto “Juan”, en la celda A2 “Rodriguez” y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda debemos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1,” “,A2) Observa que el segundo argumento es “ “ de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un espacio.
Funciones en Excel … Función Sustituir(): Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena. Estructura: SUSTITUIR(Texto original, Parte de texto a sustituir, Nuevo texto) Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto “Funciones de Excel” y queremos que en la celda A2 aparezca “Funciones en Excel” deberemos escribir en la celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR(A1;"de";"en")
Funciones en Excel … Función ESPACIOS(): Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separación de palabras. Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: “Funciones de Excel”, observa que entre de y Excel hemos dejado muchos espacios en blanco. Si quisiéramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final será: “Funciones de Excel”. Observa que los espacios entre palabras se mantienen.
Funciones en Excel … Función REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar): Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner. Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar) Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto “Funciones de Excel” y en la celda A2 la función: =REEMPLAZAR(A1,11,2,"dentro de") Esta función nos devolverá el texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto “dentro de”. Hay que observar que hemos eliminado 2 caracteres y hemos introducido 9 en su lugar.
Funciones en Excel … Función Extrae(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer): Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto. Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: “Funciones de Excel” y en la celda A2 queremos obtener la palabra “de” deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2)
Funciones en Excel … Función MAYUSC(Texto): Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Estructura: MAYUSC(Texto) Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: “Funciones de EXCEL”. Si escribimos la función =MAYUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: “FUNCIONES DE EXCEL”.
Funciones en Excel … Función MINUSC(Texto): Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que… en la celda donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas. Estructura: MINUSC(Texto) Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: “Funciones de EXCEL”. Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: “funciones de excel”. Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.
Funciones en Excel … Función BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz, Matriz de datos donde buscar datos, Columna que se desea obtener dato, Ordenado)
Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)