Apuntes de Excel

Microsoft Office Excel: Microsoft Office Excel es una aplicación, que se presenta en un archivo que se denomina Libro1, consta de varias hojas decálculo que se utilizan para presentar y procesar datos en un formato que utiliza filas y columnas. Se puede llegar a él por medio del menú Inicio. También por medio de la siguiente ruta: Inicio\Todos los programas\Microsoft Office\Microsoft Excel. También mediante algún acceso directo o bien abriendo un archivo de Excel existente, También mediante el menú contextual con la opción Nuevo.

Menú contextual: (Clic con el botón derecho sobre el escritorio)

Profr. Antonio Gutiérrez Popoca

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Ventana Principal Una vez que se ha abierto se presenta la ventana principal que en Office 2007 y 2010 está formada por la cinta de opciones. Los elementos principales de la ventana principal son: La cinta de opciones tiene activa la ficha Inicio que es la principal. En la parte de abajo se observa que estamos trabajando en la Hoja1, los elementos que la conforman son: Filas: Identificadas con números, en otras hojas de cálculo se llaman renglones. Columnas: Identificadas con literales. La intersección entre una columna y una fila es una celda, en este caso se muestra seleccionada la celda A1, que toma su nombre de la columna A y la fila 1.

El indicador de que estamos trabajando en la Hoja1 se llama etiqueta

Filas

Nombre de la hoja (etiqueta) En el cuadro de nombres se identifica la celda que está seleccionada, en este caso la celda B2 donde inicia el rango, la barra de fórmulas indica la

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Apuntes de Excel operación aplicada al rango de celdas Un grupo de celdas conforma un rango, aquí se muestra el rango b2: f2) Para cambiar el nombre de una hoja haga doble clic sobre la etiqueta cuando aparezca sombreada es el momento de anotar el nuevo nombre o bien use el menú contextual (botón derecho) y seleccione la opción cambiar nombre

También en este momento puede cambiar el Color de etiqueta, usando la opción correspondiente de este menú contextual.

Cambiar el ancho de una columna Si usted requiere de cambiar el ancho de una columna puede:  

Seleccionar la columna haciendo clic sobre la letra que identifica a la columna Colocarse entre las dos columnas para que aparezca una flecha de dos puntas y arrastrar el puntero del ratón hacia la izquierda o derecha.

También puede:   

Seleccionar una columna Abrir el menú contextual Seleccionar la opción: Ancho de columna

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Introducir un número adecuado en el cuadro de diálogo y hacer clic en aceptar. Si usted requiere de modificar el ancho de varias columnas debe primero de seleccionarlas utilizando el puntero del ratón y después arrastrar el puntero en la dirección deseada.

Un procedimiento semejante aplica para modificar la altura de las filas.

Ejercicio: Para hacer esta figura seleccione los rangos de celdas y aplique herramienta Color de relleno en los rangos o las celdas seleccionadas

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Al seleccionar la herramienta Color de relleno aparece una paleta de colores en donde se aplica el color deseado.

Pruebe hacer otras figuras utilizando diversos colores Dele un nombre a su Hoja1 por ejemplo “Cara”, y

Combinar y centrar celdas 1.- seleccione la Hoja2 2.- Seleccione las celdas A1- G1 como se muestra en la imagen

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Apuntes de Excel Seleccione después la herramienta Combinar y centrar para convertir todo ese rango en una sola celda, lo que escriba en esa nueva celda se mostrará centrado. Si desea regresar las celdas a su estado original vuelva a hacer clic sobre la herramienta Combinar y centrar.

Su hoja deberá de tener este aspecto Observe que es una sola celda que se llama A1 Ahora escriba sobre esta celda: “Festividades Patrias”

Ahora seleccione las celdas B2 – D2 y haga clic en Combinar y centrar

Seleccione también las celdas E2-G2 y haga clic en Combinar y centrar

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Ahora seleccione el rango de celdas A3 – H3 y aplique la herramienta Combinar y centrar

Escriba en las celdas lo siguiente: Celda A2: “Independencia” celda E2: “Revolución” celda A3 “Fechas”

Continúe combinando y centrando celdas hasta obtener el siguiente resultado

Vista Preliminar Ahora es el momento de ver la vista previa de impresión o también llamada Vista Preliminar. Para esto puede seguir la ruta Archivo\Imprimir, mostrará la vista preliminar

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que en Office 2010 le

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También podemos colocar en nuestra ventana de Excel el icono que nos muestra directamente la vista previa de impresión y de imprimir que nos muestra cómo se verá nuestro documento impreso. Para hacerlo deberemos de examinar en la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rápido si ya tenemos el icono de Vista Preliminar. Si no lo tenemos activado procederemos a activarlo haciendo clic en la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

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Apuntes de Excel Cuando hagamos clic en la opción Vista previa… aparecerá el icono y podremos tener un acceso rápido a la Vista Preliminar.

Bordes: Como en la Vista Preliminar no aparecen las celdas en necesario marcarlas con la herramienta: Bordes. Seleccione el rango de celdas, que se muestra y después abra la herramienta Bordes y seleccione: Todos los bordes

Cuando haga clic en la opción seleccionada se habrán colocado los bordes.El resultado deberá de ser similar a esto.

En la Vista Preliminar deberá de verse así:

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Configuración de páginas para imprimir. Ahora pasemos a configurar las páginas para hacer la impresión.

En esta vista se observa que las celdas seleccionadas están ubicadas en una Orientación Vertical y con una alineación izquierda que es la que se asigna por omisión esto es que si no modificamos la configuración aparecerá así. Para cambiar la orientación de la hoja y el centrado de las celdas seleccionada podemos de proceder así:

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Apuntes de Excel Cerramos la vista preliminar y seleccionamos la ficha Diseño de página; en la parte inferior derecha de la sección Configurar página se observa un pequeño cuadro con una flecha señalando hacia abajo cuando se hace clic en ese cuadrito se abre el cuadro de diálogo de Configurar página

Para cerrar la vista preliminar Office 2007 tiene un botón que dice Cerrar vista preliminar y en Office 2010 se hace clic en la ficha Inicio.

Este cuadro permite cambiar la Orientación de Vertical a Horizontal con lo cual la vista previa ahora se presenta así: Observe que otros lugares.

el cuadro de diálogo Configurar página puede abrirse desde

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. Después de cambiar la Orientación configuraremos los márgenes:

de

Vertical

a

Horizontal

ahora

En el cuadro de diálogo Configurar página ahora seleccionamos la ficha Márgenes y en la parte de abajo seleccionamos las casillas de verificación

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Apuntes de Excel Horizontalmente y Verticalmente y después de hacer clic en el botón Aceptar con lo que obtendremos la siguiente Vista preliminar.

Para cerrar la Vista preliminar volvemos a hacer clic en la fichaInicio o cerramos la Vista preliminar por medio del botón Cerrar vista preliminar (Office 2007) Ahora vamos a agregar un sombreado a la celda A1, primero la seleccionamos para esto abriremos la Herramienta Color de relleno que despliega un cuadro de colores en dondeSeleccionaremos un color gris al 25%.

Después de dar clic en el color seleccionado obtendrás el siguiente resultado:

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Por supuesto que podrá colocar el contenido de las celdas seleccionadas en Negritas, Cursivas o Subrayado con solo hacer clic en la Herramienta correspondiente o por medio de las combinaciones de teclas: Control N para Negritas, Control K para Cursivas o Control S para Subrayado Ejercicios: Haga una lista de los diferentes lugares desde donde puede abrirse el cuadro de diálogo Configurar Página Elabore diferentes formatos y aplique sombreados en diferentes tonos, así como Textos en negritas, cursivas y diferentes tipos de fuentes, utilice la herramienta de Combinar y centrar y la herramienta de Bordes

Introduciendo números Haga doble clic en la etiqueta Hoja3 y cámbiele el nombre por el de Números

Capture en la celda A1 el número 1, en la celda B1 el número 2, en la Celda C1 el número 10, en la celda D1 el número 100 y en la celda E1 el número 9.

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Seleccione el rango (a1:a8) Después ubique el grupo Modificar y haga clic en el comando Rellenar Seleccione la opción Series, en incremento confirme 1 y en límite escriba 8, haga clic en aceptar observe el resultado. Seleccione el rango (B1:B8) y siga un procedimiento similar solo que en incremento escriba 2 y en límite escriba 16, haga clic en aceptar y observe el resultado Seleccione el rango (C1:C8) y repita el procedimiento, en incremento escriba 10 y en límite escriba 80. Seleccione el rango (D1:D8) y repita el procedimiento, en incremento escriba 1 y en límite 107. Seleccione el rango (E1:E8) y respita el procedimiento, en incremento escriba 9 y en límite escriba 72. El resultado final será como se muestra a continuación:

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Explique que importancia tiene para su trabajo práctico con Excel

Sumas Si es necesario inserte una nueva hoja de cálculo en su libro dando clic en la Herramienta Insertar hoja de cálculo Puede usar la combinación de teclas propuesta.

Cambie el nombre de la etiqueta por la de Sumas.

Inserte números dígitos en el rango A1:E1 En la celda F2 Escriba la siguiente Fórmula =Suma(A1:E1), aquí es importante tener mucho cuidado con la escritura de las fórmulas.

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Observe: Cuando usted ingresa la fórmula Excel le muestra con un marco azul las celdas que se indican en las fórmulas Los rangos se escriben entre paréntesis y separados por dos puntos (A1:E1) Para que Excel haga una operación es necesario empezar con un signo = La fórmula aparece en la Barra se fórmulas, pero cuando se cambia de celda aparece el resultado. Ahora extienda las fórmulas como lo hizo en la hoja anterior. Suponga que usted quiere hacer una suma que no abarque todo el rango sino algunas celdas específicas. Usted puede indicarlo de la siguiente manera: Colóquese en la celda G2 e introduzca la siguiente fórmula =A1+C1+E1

Observe: Se marca en diferentes colores las celdas que se van a sumar, y como son celdas que no forman un rango no se escriben entre paréntesis. Cuando haga clic en otra celda aparecerá el resultado. Se pueden extender las fórmulas, pero si no hay datos en las celdas aparecerá el resultado como 0 o en ocasiones como “falso”, depende de cómo esté configurado el programa.

Observe que al agregar datos aparece el resultado. Guarde su libro utilizando el ícono de guardar o bien Guardar como si es que lo quiere guardar en otra ubicación. Cierre su programa. Profr. Antonio Gutiérrez Popoca

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Otras operaciones (Promedio) Después de abrir nuevamente el libro agregue una nueva hoja de cálculo y dele el nombre de Promedios, e introduzca los siguientes datos:

Para esto debe de ajustar el ancho de las celdas Ahora va a modificar la alineación del texto de algunas celdas: Seleccione el rango de celdas (C1:F1), también puede seleccionarlas individualmente. Abra el cuadro de diálogo Formato de celdasque se encuentra en el cuadro que contiene una pequeña flecha señalando hacia abajo después de la palabra alineación, debe de estar en la ficha Inicio.

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En la parte derecha está un cuadrante que dice Orientación con un pequeño cuadro rojo que debe de ser arrastrado hacia arriba y hacia la izquierda para modificar la alineación del texto hasta que indique 90 grados, después de hacer clic en aceptar el texto de la celda o celdas seleccionadas se modificará. El resultado deberá de ser como se muestra.

Para extender la fórmula puede auxiliarse del comando Rellenar, Opción: Hacia abajo, después de seleccionar el rango de celdas conveniente.

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Ahora también puede colocarle bordes y sombrear alguna celdas o rangos de celdas

Coloque los sombreados y las Negritas, centre el contenido de las celdas A1 y B1. Puede mejorar la presentación de su formato si centra los nombres en las celdas tanto horizontalmente como verticalmente, para esto abra el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha Alineación y seleccione la opción centrar en la alineación tanto horizontal como Vertical.

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Para aumentar o disminuir las cifras decimales del promedio utilice la herramienta Disminuir o aumentar decimales que se muestra en la figura de abajo.

Observe los resultados, Elabore otros formatos aplicando Orientación, alineación del texto y sombreado de las celdas, examine diversos resultados después de probar varias opciones.

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Inserción de Gráficas Inserte una nueva hoja de cálculo y cámbiele el nombre por Gráfica, después introduzca los siguientes datos:

A continuación seleccione el rango de celdas (A2:B5) Después selecciona la ficha Insertar y seleccione la opción columna Seleccione la primera opción titulada Columna Agrupada

Como podemos ver nuestra gráfica no tiene un título y vamos a agregarlo. Para esto: Seleccionamos la gráfica y abrimos la ficha Presentación y seleccionamos el icono de Título del gráfico y nos presenta opciones para agregarle un título a nuestro gráfico

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En este caso seleccionamos Encima del gráficoy lo aplicamos el resultado deberá ser como sigue:

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Ejercicios: Examine otras diversas opciones de gráficos y también examine la vista preliminar. Intente cambiar los colores de los elementos de las gráficas.

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