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MANUAL DE USUARIO SMART FINANCIERO

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TABLA DE CONTENIDO Iniciando Sesión .............................................................................. 1 Configurando el Sistema .................... ¡Error! Marcador no definido. Configuración de cargos (Plantilla de matrícula) ......................... 4 Configuración de cargos por plan de estudio .............................. 5 Configuración de otros cargos ...................................................... 6 Secuencia de documentos ............................................................. 7 Matrícula de estudiantes ................................................................. 8 Descuentos a estudiantes .............................................................. 9 Programar cargos recurrentes ..................................................... 10 Generar cargos mensuales........................................................... 11 Generar cargos por pagos atrasado ............................................ 12 Notas de débito .............................................................................. 13 Notas de crédito............................................................................. 14 Cobro en caja ................................................................................. 15 Registro de recibo ......................................................................... 16 Arqueo de caja ............................................................................... 17 Corregir estado de cuenta ............................................................ 18 Postear estado de cuenta ............................................................. 19 Certificar costos ............................................................................ 20 Transferencia de saldos de una año a otro................................. 21

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Iniciando Sesión Al iniciar el Smart Financiero, el sistema realiza una verificación del Estado de la data almacenada, para ello el sistema emitirá el mensaje de información que se muestra en la figura 1. El proceso de verificación de la base además de verificar la integridad de la misma, reestructura los datos, de manera que la Figura 1

misma ocupe menos espacio físico. Si presiona el botón “Sí”, realizara la verificación de lo contrario se omitirá el proceso.

Una vez realizado el proceso de verificación de la base de datos, inmediatamente aparecerá la ventana principal del Smart Smart Financiero (Figura 2).

Figura 2 Al presentarse esta pantalla usted deberá localizar los botones de inicio de sesión, los cuales tienen la apariencia de un semáforo. El inicio de sesión está representado por el icono se semáforo con la luz verde encendida y el icono de semáforo con la luz roja encendida representa el termino de la sesión. (Figura 3)

Figura 3

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Pulsando el botón de iniciar sesión, o pulsando las teclas CTRL-I, aparecerá la ventana de acceso, la cual lo validará dentro del Sistema Smart Financiero mediante una contraseña y un nombre de usuario (Figura 4). En esta pantalla (Figura 4), se establece la fecha actual de forma predeterminada, sin embargo, si usted necesita por cualquier motivo, realizar una actividad con una fecha diferente a la actual, esta se puede realizar simplemente cambiando la fecha actual escrita en la parte inferior de esta pantalla y pulsando posteriormente el botón cambiar, luego ingrese con su clave y nombre de usuario. Figura 4 De ser válida la configuración de nombre de usuario y contraseña el sistema habilitará todas las opciones (menús) y usted podrá realizar las actividades necesarias dependiendo de los permisos otorgados por el administrador del sistema, los cuales son creados por el Smart Seguridad.

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Configurando el sistema Si es la primera vez que se utiliza el sistema Financiero, es necesario configurar los datos del colegio, a fin de que este pueda desempeñarse óptimamente. La primera vez que se inicie el sistema aparecerá un mensaje como el que se muestra en la figura 5, la cual significa que los datos del colegio no hay sido registrados en el sistema; sin este paso no es posible continuar con el normal proceso del registro académico del colegio. Figura 5 Navegando por menú Herramientas y seleccionando la opción Variables de ambiente se mostrará una pantalla en la cual inicialmente deberá pulsar el botón derecho del Mouse sobre la pantalla, y una vez desplegado el menú deberá elegir la opción nuevo, tal como se muestra en la figura 6. La acción anterior cargará la pantalla que se muestra en la figura 7, a continuación deberá llenar los campos de acuerdo a la configuración que se desea tener con este sistema. Figura 6 IDColegio: Este es número que representará a su colegio dentro de nuestro sistema de Internet Mereb (si aplica). Este número será proporcionado por Bios Software, S.A. Nombre: En este campo escribirá el nombre de su colegio, el cual aparecerá en todos los informes emitidos por el sistema. Dirección: En este campo escribirá la dirección física del colegio. Teléfono: Aquí se escribe el teléfono del colegio. Año Escolar: En este campo escribirá el año del periodo académico para el cual se van a registrar todas las operaciones del sistema (emisión y captura de notas para el boletín, Figura 7 Bios Software, S.A.

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informes varios, etc.). Año Matricula: En este campo se escribirá el año del periodo académico para el cual se preparará la matricula escolar. Generalmente el periodo de matricula comienza en los últimos meses del año escolar, por lo cual se puede tener una configuración de año escolar 2007 y un año matrícula 2008. Formato cedula: Por el momento este campo se encuentra establecido para actualizaciones futuras y no debe ser establecido en ningún otro valor. Cuenta Caja: De utilizarse el sistema de contabilidad (asociado a la opción Maneja Contab.), en este campo se escribirá el número de la cuenta contable a la cual estarán asociadas las cajas de cobros del módulo Smart Financiero. Cuenta Banco: De utilizarse el sistema de contabilidad (asociado a la opción Maneja Contab.), en este campo se escribirá el número de la cuenta contable a la cual estarán asociadas a los pagos por banca en línea del módulo Smart Financiero. Desglosa Matricula: Esta opción habilita o deshabilita la propiedad del sistema de mostrar o no el detalle de los cargos que encierra la matricula del colegio, por ejemplo: Si el cobro de la matricula incluye cargos como libros, laboratorios, club de padres de familia, etc. El detalle completo aparecerá en el estado de cuenta del estudiante si la opción está habilita, si por el contrario, la opción se encuentra deshabilitada, en el estado de cuenta aparecerá la palabra matricula y la sumatoria de todos los cargos que este concepto abarca, pero n así su desglose. Desg. Rec. Matr (Desglosa Recibo de matricula): Es muy similar a la opción anterior solo que este afecta únicamente el recibo de matricula que emite el sistema. Maneja Contab (Maneja Contabilidad): Habilite esta opción si utiliza el sistema Smart Contabilidad, el cual registra todos los ingresos dentro del sistema de contabilidad del colegio de forma automática. Imp tit Bim (Imprime Titulo de Bimestre): Habilite esta opción si desea que en su boletín aparezca impreso el bimestre seleccionado. Indica Cuota Pago: Seleccione esta opción si desea que en los estados de cuenta y recibos de pago de los estudiantes aparezca la letra de la mensualidad o cuota que se está cobrando. Maneja Pago Futuro: Esta opción activa el manejo de cuentas por pagar cuando se realiza un cobro mayor al adeudado. Tratamiento: Escriba el titulo o cargo del director o administrador del sistema que desee que aparezca en el boletín y demás informes académicos. Director(a): Nombre del director o encargado académico del colegio. Provincia: Provincia en la cual está ubicada el colegio (Dato requerido para los acumulativos de los Estudiantes) Municipio: Municipio en la cual está ubicada el colegio (Dato requerido para los acumulativos de los Estudiantes) Web: dirección web del colegio Fax: Número de fax del colegio Forma Bca O.L.: Formato de alimentación automática para la banca en línea. Nota Base: Nota base del colegio (base 5 o base 100) Nota a los Estados de Cuenta: Descripción o mensaje que se colocará en los estados de cuentas de los estudiantes. NOTA: Cabe señalar que aunque se pueda configurar el sistema Smart Financiero de forma autónoma, este necesita el módulo académico para funcionar en su totalidad.

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Configuración de cargos (Plantilla de matrícula) Si es la primera vez que se utiliza el Sistema Financiero, es necesario configurar los cargos del colegio, a fin de que este pueda desempeñarse óptimamente. La primera vez que se inicie el sistema aparecerá un mensaje como el que se muestra en la figura 4, la cual significa que los datos del colegio no hay sido registrados en el sistema; sin este paso no es posible continuar con el normal proceso del registro académico del colegio.

Configuración de cargos por plan de estudio

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Configuración de otros cargos

Secuencia de documentos

Matrícula de estudiantes Una vez concluidas las fases de creación de planes de estudios, grupos y de haber ingresado los expedientes de los estudiantes en el Smart Académico, entonces ya estamos capacitados para realizar el proceso de matrícula de estudiantes. Matricular por primera vez a un estudiante Antes de tratar el tema de la matrícula, veamos el tema de los “Estatus”, el cual es necesario comprender para poder realizar una matrícula exitosa. • Matrícula provisional: Utilizamos este tipo de matrícula (representado por el color amarillo) para indicar que el estudiante ha reservado un cupo dentro del colegio. Este es el tipo de matrícula que se debe utilizar para

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matricular por primera vez en el año escolar a un estudiante, de otro modo el sistema no permitirá la matrícula. Cabe destacar que este tipo de matrícula solamente reserva el cupo del estudiante en el nivel y grupo seleccionado, por lo que no aparecerá en los listados de matrícula oficial, ni se le generará boletín. Además, de contar con el sistema Smart Financiero, tampoco se le generará estado de cuenta al estudiante. • Matricula oficial: Se utiliza este tipo de matrícula (representado por el color verde) para indicar que el estudiante ha cumplido con todos los requerimientos para formar parte de la lista oficial del colegio. En este paso, el sistema le creará el boletín al estudiante siempre y cuando el plan de estudio para el cual se ha matriculado el estudiante haya sido certificado en cuanto al contenido y que posea notas registradas. • Matrícula condicional o negada: Se utiliza este estatus (representado por el color rojo) para indicar al usuario que la administración del colegio ha decidido bloquear o no permitir la matrícula del estudiante para el año de matrícula en curso. • Moroso: Indica que el estudiante no se encuentra paz y salvo con el colegio. (Representado por el color azul) • Matrícula retirada: Es un indicador que el estudiante, posterior a la matrícula ha decidido retirarse del colegio para el año escolar en curso. (Representado por el color Rosado) • Prorroga: Indica que el estudiante, pasado el periodo de matrícula, todavía tiene oportunidad para matricularse en el colegio. (Representado por el color Celeste)

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Para realizar la matrícula de un estudiante por primera vez en el sistema ubique la opción Matriculando Estudiante ubicada en el menú “procesos \ matrícula \ matrícula por estudiante” o pulsando la secuencia de teclas CTRL+M. Con esta acción se mostrará la pantalla de matricula. Los pasos a seguir en esta pantalla son: 1. Colocar el año para el cual se va a realizar la matrícula (de forma predeterminada se muestra el valor “año matrícula” ingresado en la configuración del sistema). Cabe señalar que para poder realizar una matrícula para cualquier año, deben estar definidos los grupos a utilizar en ese año. 2. Ubique el estudiante a matricular, ya sea escribiendo su número de cédula o código de estudiante en el campo “cédula” y pulsando la tecla ENTER, o bien, pulsando el “botón mostrar lista” ubicada al lado del campo Cédula y escribiendo parte del apellido o nombre (según criterio de búsqueda) y pulsando la tecla ENTER, después de que se llene la sección de búsquedas con los posibles resultados, ubique el estudiante buscado y pulse el botón aceptar. Inmediatamente se mostrará la información resumida del estudiante (Nombre, Apellido, Sexo, etc.), las cuales son editables desde esta pantalla. 3. Ubique el grupo donde se desea matricular al estudiante en la sección “Grupo”, específicamente, en el botón mostrar lista ubicado junto al campo “Grupo”, marque con un clic el grupo deseado y pulsando finalmente el botón aceptar. Si conoce el nombre del grupo puede también escribirlo en el campo “Grupo” y luego pulse la tecla ENTER. 4. Pulse el botón Guardar y pulse el botón “Aceptar” en las ventanas de confirmación indicando que el proceso se realizó exitosamente. Los pasos anteriores realizan la matrícula provisional del estudiante, por lo que si se desea matricular oficialmente a un estudiante (recomendado solo si no cuenta con el sistema Smart Financiero) siga los mismos pasos para ese mismo estudiante, con la diferencia que ahora deberá seleccionar el estatus “Matrícula Oficial” y luego pulsar el botón aplicar.

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Descuentos a estudiantes

Programar cargos recurrentes

Generar cargos mensuales

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Generar cargos por pagos atrasado

Notas de débito

Notas de crédito

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Cobro en caja

Registro de recibo

Arqueo de caja

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Corregir estado de cuenta

Postear estado de cuenta

Certificar costos

Transferencia de saldos de una año a otro

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Banca en línea El proceso de banca en línea consta de varios pasos que deben seguirse en el siguiente orden para que todo resulte como se desee. Estos pasos son los siguientes: 1. Leer 2. Ajustar 3. Aplicar Archivo de pago Los pagos realizados en el banco pueden ser descargados de la página Web del banco a la carpeta c:\Smartwin\importar de la computadora donde se está ejecutando el Smart Financiero, Sin embargo, la ubicación de este archivo puede variar a consideración del usuario, empero el nombre del archivo debe ser “Pagos.txt”, ya que el sistema no reconoce ningún otro nombre de archivo para este proceso. El formato o contenido del archivo de texto “Pagos.txt” debe ser el siguiente: 1. Fecha: Contiene la fecha de la transacción (fecha en que se realizó el pago en el banco). 2. Referencia: Contiene el número de libreta del estudiante, la cédula, el año o el número de la cuota a pagar o una combinación de ellos. Este dato varía según la configuración del archivo que el banco proporciona y de la configuración seleccionada en el sistema. 3. Nombre: Debe ser el nombre del estudiante para poder hacer las comparaciones correspondientes a la hora de procesar el archivo, sin embargo puede ser el nombre de la persona que realizó la transacción. 4. Medio: Contiene la forma de transacción electrónica, la cual puede ser ATX, INT, BCNET, entre otros. 5. Monto: Es la cantidad depositada en el banco por medio de la libreta de pago. Estos campos deben estar en ese orden y deben estar separados por un carácter denominado “Delimitador”, el cual de forma predeterminada es el punto y coma (;), sin embargo puede utilizar cualquiera que usted desee, simplemente cambiando el campo delimitador de la pantalla de lectura. Nuestra recomendación es que trate de utilizar el caracter predeterminado, el cual es el punto y coma (;). TRANSFORMAR DE EXCEL A TEXTO Si el archivo del banco lo descarga en formato Excel, usted deberá transformarlo manualmente al formato texto. A continuación el proceso sugerido por nosotros para hacer la transformación del archivo al formato requerido: 1. Ubique en el menú inicio la opción “panel de control” y luego haga doble clic sobre el icono de “Configuración regional y de idioma”

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En la pantalla que aparece ubique entonces el botón “personalizar”, el cual se encuentra en la opción “Opciones generales”.

Realizado este paso, proceda a ubicar el campo “separador de listas”, la cual está localizada en la opción “Números”, y en el campo elija la opción punto y coma (;) y proceda a pulsar el botón “aceptar” de esta pantalla y el botón “aceptar” de la pantalla anterior.

2. Haga doble clic sobre el archivo descargado del banco en formato Excel. Si le aparece una pantalla similar a la siguiente entonces pulse el botón finalizar de esa misma pantalla.

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3. Una vez abierto el archivo, ubique la opción “Archivo / Guardar como” y en la pantalla que se muestre elija la opción “CSV (delimitado por coma)”, la cual se encuentra ubicado bajo la opción “Guardar como tipo”, en la parte inferior del cuadro de opciones, coloque como nombre de archivo “BancoCSV” y posteriormente pulse el botón guardar. Si se muestra una pantalla como la siguiente pulse el botón SI.

4. Luego, ubique en el explorador de Windows el archivo BancoCSV y pulse el botón derecho del Mouse sobre este archivo y elija la opción “Abrir con” y luego elija la opción “bloc de notas”, el archivo debe contener una apariencia similar al de la figura siguiente.

5. Por último seleccione la opción “Archivo \ Guardar como” y escriba en la opción “Nombre de archivo” la palabra “pagos” y guárdela en la siguiente dirección “c:\Smartwin\Importar”.

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PROCENSANDO EL ARCHIVO 1. Leer archivo. Ubicando el menú “Cuentas por cobrar / Procesar Pagos en banco / Registro Automático leer” se carga la pantalla de lectura del archivo de banco. Si el archivo “Pagos.txt”, se encuentra en la dirección que aparece en la pantalla selecciónelo de la parte inferior de la pantalla y luego pulse el botón

leer.

Si el archivo se encuentra en otra ubicación entonces utilice la opción “Ubicación de archivos” y ubique la dirección del archivo y selecciónelo de la parte inferior de la pantalla y pulse el botón

leer.

Si ya se había cargado anteriormente el mismo archivo sin haberlo procesado, pulse el botón eliminar para borrar los registros anteriores a la carga del nuevo archivo, de otro modo, el sistema no podrá continuar con la carga del archivo ya que el mismo se encuentra cargado. 2. Ajustar archivo. Una vez cargada la información mediante el proceso de lectura del archivo, entonces el sistema ubicará los pagos con sus respectivos cargos en el sistema Smart, esta relación se hará mediante el código de estudiante, el número de libreta o mediante la cédula del estudiante (según la configuración del banco y del sistema). El sistema realiza la búsqueda mediante pagos exactos reflejados en los cargos (dependiendo de la política de desglose del colegio), la realiza también por la referencia (cédula de estudiante o número de libreta) De no encontrar ningún dato del archivo de banco relacionado con su dato similar en el Smart Financiero, entonces el sistema marcará este dato con la simbología (???). En este caso debemos buscar manualmente el cargo al cual podremos aplicar este pago. Tomemos, por ejemplo, el caso de la figura, en el cual el joven Manuel Andrés realizó un depósito por $ 165.00 en el banco mediante la libreta de pago 07196006, sin embargo el sistema no ha encontrado nada relacionado con ese pago, en este caso pulsamos el registro con el botón derecho del Mouse y seleccionamos la opción “editar”, lo cual nos mostrará la siguiente pantalla:

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Seguidamente colocamos el número de la mensualidad a cobrar (en el caso de que queramos aplicar el pago a una mensualidad, de otro modo se mantiene con el valor por defecto), luego pulsamos el botón “Consultar Estado de Cta.” y obtenemos el siguiente resultado. Podemos observar que el estudiante tiene un saldo de $ 150.00 los cuales se aplican a la mensualidad o cuota del mes de marzo, así que cerramos el estado de cuenta y pulsamos ahora el botón “idcargo” (la que tiene forma de lupa). Esta acción mostrará la siguiente pantalla.

Luego seleccionamos el cargo 20 (mensualidad o cuota) y en cantidad colocamos el monto de la deuda de ese cargo (en este caso son los mismos $ 150.00), luego pulsamos la tecla “ENTER”. Hubiéramos podido aplicar los $ 165.00 y el estudiante hubiera quedado con un saldo a favor de $ 15.00 para la próxima mensualidad, pero en este ejemplo solamente usaremos el monto exacto a cancelar, por lo tanto pulsamos el botón

aplicar.

Realizado este paso, volvemos nuevamente a la pantalla de ajuste, solamente que ahora la información referente al estudiante Manuel Andrés ha variado. Podemos observar por ejemplo que ahora vemos dos registros de este estudiante, uno por $150.00 asignado a la mensualidad y otro por $15.00 el cual nuevamente vemos con los símbolos de interrogación (???) indicando que no existes datos relacionados con un cargo por ese monto. Nuevamente nos corresponde realizar los pasos anteriores para aplicarlo a otro

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cargo (transporte, libros, etc.). Lo importante es que al final del proceso de ajuste no debe quedar ningún registro con los indicadores (???). Realizado el ajuste procedemos con el paso “Aplicar.” Después de esto, podemos entonces proceder a revisar el estado de cuenta de los estudiantes para corroborar la información procesada o bien para consultar otro tipo de información.

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