BPC

GUIDE STYCZEŃ 2022

Robotyzacja w biznesie bpc-guide.pl

Baza

Spis treści

RPA od A do Z, czyli Robotyzacja procesów

biznesowych w pigułce ....... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Musisz jeszcze poznać kilka

istotnych kwestii na temat RPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 5 5

W których obszarach znajduje zastosowanie RPA? . . . . . . . . . . . . . . Proces wdrożenia.

Jak się przygotować?

Jak uniknąć błędów? ............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

Korzyści z robotyzacji. Co może zrobić RPA?

7

10 Przykładów zrobotyzowanej

9

Przykładowe przypadki użycia i procesy biznesowe . . . . . . . . . . . automatyzacji procesów w praktyce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jak zaprzyjaźnić się z robotyzacją

Wszystko co chcesz wiedzieć o RPA,

ale nie masz kogo zapytać . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Korzyści jakie osiągnęli klienci AmnisCode,

12 14 16 18 20

zatrudniając cyfrowego pracownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

SAY HI to AI, say HI to SAIO - wywiad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AXACOM rzuca wyzwanie rutynie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Jaki system IT wybrać? ...... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

BPC GUIDE

systemów IT Znajdź system IT

dopasowany do Twoich wymagań katalog.bpc-guide.pl

RPA od A do Z, czyli Robotyzacja procesów biznesowych w pigułce. Czym jest Automatyzacja Procesów Biznesowych (RPA)? Jakie rodzaje powtarzalnych zadań może obsłużyć? Oto kilka elementarnych podstaw, nie tylko dla liderów IT i biznesu, ale także dla każdego, kto potrzebuje wyjaśnienia tej koncepcji.

Zastępowanie pracy ludzkiej robotami trwa od dawna, ale „sadzanie” robotów za biurkiem, powierzanie im codziennych, często bardzo odpowiedzialnych zadań biznesowych, jeszcze w połączeniu z „uczeniem maszynowym” i „sztuczną inteligencją”, brzmi jak początek ponurej dystopijnej przyszłości, jak pomieszanie „Terminatora” z Matrixem... Wydaje się być już tylko o krok od fazy, w której maszyny zaczną rządzić ludzkością z bezwzględną dokładnością i nadludzką wydajnością. Na szczęście robotyzacja procesów biznesowych (RPA) nie obejmuje niczego w tym rodzaju, z wyjątkiem być może części dotyczącej wydajności. Tak naprawdę nie ma nawet żadnych robotów zaangażowanych w to oprogramowanie do automatyzacji.

Zamiast tego „robotem” RPA są boty programowe działające na komputerze biurowym, maszynie fizycznej lub wirtualnej. Oprogramowanie, które uczy się przepływu pracy z wieloma aplikacjami i jest zaprogramowane do wykonywania powtarzalnych zadań w wielu różnych systemach.

RPA to nie jest

zwykła automatyzacja

Kiedy dziś myślimy o automatyzacji, możemy pomyśleć o optycznym rozpoznawaniu tekstu (OCR), technologii przepływu pracy i automatycznym przesyłaniu danych z jednego systemu do drugiego. Ale systemy RPA mogą wchodzić w interakcje z wieloma istniejącymi aplikacjami, takimi jak ERP lub CRM, przechodząc pomiędzy nimi tak, jak na ekranie porusza się mysz komputerowa. Mogą manipulować danymi, uruchamiać zapytania i odczytywać odpowiedzi, „rozmawiać” z innymi systemami komputerowymi. Rozwiązania RPA są również w stanie „zaglądać” do raportów i zgłaszać problemy. Mają ten sam poziom bezpieczeństwa i dostępu jak nasz pracownik, ale mogą pracować bez przerwy. RPA to forma automatyzacji procesów

biznesowych, która pozwala zdefiniować

zestaw instrukcji wykonywanych przez „bota”, tak by były one w stanie naśladować

większość interakcji człowiek-komputer, aby

mogły wykonywać mnóstwo bezbłędnych zadań, z dużą skutecznością i szybkością. RPA umożliwia również rejestrowanie zadań

wykonywanych przez człowieka na jego

komputerze, a następnie wykonywanie tych samych zadań bez interwencji człowieka.

BPC GUIDE

3

RPA automatyzuje codzienne procesy, które do tej pory wymagały działań człowieka – często wiele z nich jest wykonywanych w rutynowy, czasochłonny sposób. Dzięki temu RPA daje nadzieję na zwiększenie wydajności organizacji.

Musisz jeszcze poznać kilka istotnych kwestii na temat RPA:

RPA nie jest jednym konkretnym produktem lub narzędziem.

RPA działa niezależnie od aplikacji i podstawowych systemów.

Na rynku istnieje wiele rozwiązań RPA, a każdy z nich może

Oprogramowanie RPA działa niezależnie od systemów

i muzyki, podczas gdy inne są lepiej przygotowane do pracy

jakości i konserwacji. Na przykład, jeśli Twój zespół IT

działać na różne sposoby. Tak jak niektóre komputery są wyposażone w narzędzia, które są lepsze do edycji filmów

biurowej. Jeśli zdecydujesz się na RPA, będziesz musiał ocenić różne produkty, aby określić, która oferta najlepiej pasuje do Twojej firmy.

RPA jest szybsze, tańsze i łatwiejsze do zaprogramowania.

Nie wymaga takiego poziomu zaangażowania IT, jak tradycyjna automatyzacja. Analityk biznesowy z jasnym zrozumieniem procesu i przepływu pracy może zaprogramować bota w technologii RPA — bez zaawansowanego szkolenia lub znajomości kodowania.

4

BPC GUIDE

bazowych oraz może być wdrożone i zmienione stosunkowo łatwo. Wymaga to jednak pracy ludzkiej przy kontroli

dokonuje aktualizacji w Twoim systemie ERP, z którego korzysta Twoje oprogramowanie RPA, oprogramowanie

RPA może również wymagać dostosowania by być pewnym, że proces lub zadanie, które wykonuje, działa prawidłowo.

RPA jest skalowalne.

Nie ma ograniczeń co do liczby ludzkich czynności lub procesów, które może obsłużyć. Ostatecznie jedynym ograniczeniem skalowalności RPA jest zdolność firmy do dotrzymania tempa zarządzania zmianą potrzebną do jej wprowadzenia. Dzięki tej właściwości oraz łatwości i szybkości tworzenia konkretnych automatyzacji z RPA organizacja jest w stanie błyskawicznie reagować na wszelkie zmiany rynku i otoczenia biznesowego.

W których obszarach znajduje zastosowanie RPA? Czy ten proces pasuje do RPA?

Ocena wewnętrznych procesów i przepływów pracy, które byłyby dobrymi kandydatami do automatyzacji z wykorzystaniem RPA, to bardzo ważny etap, którego wyniki mogą zaważyć na końcowym powodzeniu całego projektu.

Jest kilka podstawowych kryteriów, na które warto w tym etapie zwrócić uwagę, ponieważ mogą one pomóc Tobie i Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć, czym jest RPA i jak może być przydatne w Twojej Organizacji.

Co więcej, kryteria te mogą być pomocne podczas omawiania wdrażania RPA z nietechnicznymi kolegami z innych obszarów biznesowych w firmie.

Jedno z głównych kryteriów: RPA lubi wszelkie procesy, które wymagają od ludzi wykonywania dużej ilości powtarzalnej pracy na danych.

RPA idealnie nadaje się do zadań wymagających przetwarzania danych na wysokim poziomie, w którym występują powtarzalne funkcje i procesy, w których przewiduje się wyniki oparte na logice. Szukając takich procesów możemy oprzeć się na czterech cechach kontrolnych: • Proces musi być oparty na stałych regułach.

• Proces musi być powtarzany w regularnych odstępach czasu lub mieć wstępnie zdefiniowany wyzwalacz. • Proces musi mieć zdefiniowane wejścia i wyjścia. • Zadanie powinno mieć wystarczającą wielkość (wolumen).  

BPC GUIDE

5

Proces wdrożenia. Jak się przygotować? Jak uniknąć błędów?

To nie jest przepis na gwarantowany sukces, ale na pewno jeden z podstawowych warunków do jego osiągnięcia Pokaż ludziom spoza działu IT, w jaki sposób RPA może ograniczyć harówkę w ich codziennej pracy. Tym bardziej, że wyjaśnianie i ewangelizowanie RPA poza działem IT jest dużo łatwiejsze niż robienie tego w przypadku innych zaawansowanych tematów z tej dziedziny, takich jak np. serwerless lub mikrousługi.

Łatwiejsze też może być pokazanie osobom spoza działu IT, jak wdrożenia RPA mogą im bezpośrednio przynieść korzyści dzięki ograniczeniu pracochłonności w ich codziennych obowiązkach. Uświadomiony zespół nie tylko sprawniej dokona wdrożenia założonego projektu, ale będzie też dostrzegał nowe możliwości i generował nowe pomysły na dalszą automatyzację, no i na pewno nie przeszkadza świadomie obawiając się personalnych skutków automatyzacji jego pracy.

Chociaż RPA przynosi imponujące wyniki dla wielu firm, istnieje wiele przykładów, w których wdrożenia RPA zakończyły się niepowodzeniem. Często firmy nie doceniają kosztów i czasu związanych z instalacją rozwiązań RPA i odkrywają, że skuteczne skalowanie technologii RPA jest bardziej skomplikowane niż początkowo sądzono.

RPA może być doskonałym rozwiązaniem dla żmudnych i powtarzalnych procesów, ale jako takie samo nie naprawi procesu, którego w pełni nie rozumiesz lub który jest w inny sposób zasadniczo zepsuty. Nie próbujmy zastosować RPA, zanim naprawdę nie dowiemy się, jak działają nasze procesy, aby w trakcie projektu nie zaczęły nam się pojawiać w nich nowe wyjątki i warianty. Kłóci się to z podstawową zasadą i wymaganiem: „wybierania przewidywalnych, opartych na regułach procesów, które powtarzają się regularnie”. Zabieranie się za automatyzacje nieprzygotowanych i niezbadanych procesów to podstawowy i częsty błąd, który prowadzi do tego, że projekt RPA nie osiąga zamierzonych celów.

Przyczyny niepowodzeń w realizacji projektów RPA 1. Proces jest bardziej dynamiczny niż myślisz

Jest to prawdopodobnie największa pułapka: zasadniczo oznacza to, że zautomatyzowałeś niewłaściwy proces. Jeśli proces w wielu miejscach wymaga podejmowania decyzji, nadal w jego realizację angażowani są ludzie, a to przeczy celowości automatyzacji. Automatyzacja takich procesów, wymaga bardziej złożonych narzędzi RPA, ciągnie to za sobą dodatkowe koszty implementacji i wydłuża czas wdrożenia. Zadania obejmujące kreatywne myślenie, burzę mózgów, interakcję ze światem fizycznym (np. wyciąganie dokumentów z szafki na akta) są lepiej obsługiwane przez ludzi. Nie oznacza to, że nie można zautomatyzować żadnych elementów tych procesów – narzędzie do automatyzacji przepływu pracy może pomóc w obsłudze powtarzających się etapów procesu, który wymaga również podejmowania decyzji przez człowieka i umiejętności. Możemy też łączyć narzędzia RPA z dotychczasowymi narzędziami do automatyzacji przepływu pracy, wynosząc automatyzację procesu ponad tylko i wyłącznie boty RPA.

6

BPC GUIDE

2. Nieprzewidziane zmiany w interfejsach systemów biznesowych

Boty RPA słabo radzą sobie ze zmianami docelowych interfejsów użytkownika. Podstawowe RPA jest dobre w wykonywaniu przewidywalnych instrukcji, nie jest dobre w reagowaniu na nieoczekiwane zdarzenia, o czym na początku nie myślimy, ponieważ większość publikacji i materiałów informacyjnych łączy RPA z AI. Obecnie, chociaż obserwujemy sukcesywny wzrost implementacji aktywności wykorzystujących technologie kognitywne, podstawowe RPA jest zazwyczaj pozbawiona tych możliwości bądź są one dostępne opcjonalnie za dodatkowe pieniądze. Bot RPA działa dokładnie tak, jak mu kazano, gdy napotka scenariusze, do których nie został przeszkolony lub nie poinstruowano go do zarządzania wyjątkami, po prostu się „załamie”.

3. Niedocenianie konsekwencji politycznych

Niezbędnym dla sukcesu wdrożenia RPA jest zapewnienie odpowiedniej uwagi kluczowych menedżerów w firmie. Jest to niezbędne chociażby dla skutecznego zarządzania i zapewnienia odpowiednich nakładów finansowych. Podobnie jak w przypadku wielu inwestycji technologicznych. Szanse na sukces są większe, jeśli menedżerowie mogą pomóc Ci pokonać pojawiające się przeszkody. Może to być szczególnie ważne w organizacjach, w których automatyzacja jest swego rodzaju „brzydkim słowem”, chociażby z powodu mylnie postrzeganego bezpieczeństwa pracy robotów.

4. Miej realistyczne oczekiwania

Również w projektach RPA potrzebujesz wskaźników do pomiaru wyników i sprawdzenia, że RPA spełnia zamierzone cele. Upewnij się, że te cele są osiągalne i że do wbicia gwoździa nie próbujesz użyć śrubokręta. Rozwiązania RPA nie są usługami, które działają natychmiast, nie oczekuj, że rozwiązania RPA będą działać zaraz po wyjęciu z pudełka. Rozwiązania RPA są wdrożeniami bardzo konsultacyjnymi i wymagają wielu profesjonalnych analiz specjalistów biznesowych na etapie projektowania, ale również w trakcie realizacji i utrzymania w przyszłości, dlatego regularne monitorowanie założonych wskaźników pozwoli na bieżąco śledzić kierunek, w którym podąża nasz projekt i odpowiednio reagować.

Korzyści z robotyzacji. Co może zrobić RPA?

Przykładowe przypadki użycia i procesy biznesowe

Zrobotyzowana automatyzacja procesów obniża koszty pracy, a także zapobiega błędom ludzkim. W jednym przykładzie duży, komercyjny bank konsumencki po wcześniejszym przeorganizowaniu procesu reklamacyjnego, wykorzystał 85 botów programowych do uruchomienia 13 procesów, które obsłużyły 1,5 miliona żądań w ciągu roku. Pozwoliło to bankowi zwiększyć pojemność, która odpowiadała 230 pełnoetatowym pracownikom, przy zaledwie około 30 procentach kosztu rekrutacji większej liczby pracowników. Dodatkowo bank odnotował 27-procentowy wzrost zadań wykonywanych „właściwie za pierwszym razem”.

BPC GUIDE

7

Tak zwane „żarówki” zwykle zapalają się szybciej, dzięki przystępnym przykładom wykorzystania technologii w przedsiębiorstwie. Wróćmy więc do procesów intensywnie przetwarzających dane jako dobry punkt wyjścia. Zapewne zdajemy sobie sprawę, jak wiele różnych działań może dotyczyć danych: odbieranie, przetwarzanie, zbieranie, poprawianie, tworzenie i tak dalej.

Wyobraźmy sobie ogrom tego rodzaju pracy w obszarze takim jak finanse: same należności i zobowiązania tradycyjnie wymagały ton ręcznego, powtarzalnego wysiłku ze strony wykwalifikowanych pracowników. To, dlatego widzisz wzniosłe prognozy dotyczące zastosowań RPA w określonych funkcjach biznesowych i ciągły wzrost liczby realnych wdrożeń i implementacji. Inne tradycyjne sektory biznesowe, takie jak obsługa klienta i HR, specyficzne branże, takie jak ubezpieczenia i usługi finansowe oferują własne przykłady procesów powtarzalnych, wymagających dużej ilości danych i opartych na regułach. Konkretny przypadek jako przykład: Przetwarzanie zwrotów. Pomyśl o tym, kiedy ostatni raz zwróciłeś zakup dokonany przez Internet i co to oznacza nie tylko dla Ciebie, ale także dla firmy, od której kupiłeś. Czy „darmowe” zwroty są naprawdę darmowe?

8

BPC GUIDE

Tradycyjne przetwarzanie zwrotów odbywające się ręcznie jest kosztownym przedsięwzięciem. Obejmuje szereg powtarzalnych kroków: wysłanie wiadomości potwierdzającej otrzymanie zwrotu, aktualizację systemu inwentaryzacji, dokonanie korekty płatności dla klienta, zapewnienie aktualizacji wewnętrznego systemu rozliczeniowego. Jest to niezbędny proces, ale… z mnóstwem „możliwości” dla nieefektywności, błędów i innych problemów. I spójrzmy prawdzie w oczy: jest on strasznie nudny. I to jest właśnie rodzaj procesu, dla poprawy których istnieje RPA. Kroki związane ze zwrotem np. pary butów, które, powiedzmy, nie pasowały, całkiem dobrze odwzorowują powyżej wymieniane kryteria, zarówno dla klienta, jak i firmy. Jest to proces oparty na regułach, który ma określony wyzwalacz i jest powtarzalny; ma określone dane wejściowe (takie jak zainicjowanie zwrotu i zwrócenie produktu) i wyjścia (takie jak zwrot); a zwłaszcza w przypadku firm detalicznych z pewnością jest to znaczny wolumen.

Dzięki RPA firmy mogą zarządzać zwrotami bez zwiększania kosztów lub powodowania opóźnień. Oprogramowanie RPA może obsłużyć zwrot, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej przemyślanej i znaczącej pracy, jednocześnie eliminując błędy wprowadzania danych, które mogą zaszkodzić czasowi przetwarzania, zgodności i ogólnemu zadowoleniu klienta. Kolejny etap technologii RPA będzie łączyć sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe w celu uczynienia jej bardziej wydajną. Wyobraź sobie, że RPA to ręce i nogi bota, a sztuczna inteligencja to mózg. Sztuczna inteligencja z czasem staje się coraz bardziej inteligentna, oceniając dane, które może dostarczyć RPA. Zamiast po prostu wykonać zaprogramowane działanie, RPA, z pomocą sztucznej inteligencji, będzie w stanie na podstawie danych określić, jakie działanie należy podjąć.

10

PRZYKŁADÓW ZROBOTYZOWANEJ AUTOMATYZACJI PROCESÓW W PRAKTYCE

RPA pomaga firmom z wielu branż realizować różnorodne zadania. Z historii wdrożeń narzędzi i pracy nad automatyzacją procesów w wielu organizacjach można by przytoczyć setki świetnych przykładów RPA. Oto tylko 10 z nich:

1.

Migracja/wpis danych i przetwarzanie formularzy

Pracownicy często muszą pobierać odpowiednie informacje ze starszych systemów, aby mieć dostęp do danych dla nowszych systemów. RPA może wesprzeć ten ręczny proces i zakończyć go bez błędów ludzkich. Gdy papierowe formularze muszą zostać przeniesione do postaci cyfrowej, rozwiązanie RPA może odczytać formularze, a następnie wprowadzić dane do systemu, uwalniając ludzi od innych czynności.

2.

Operacje call center

Wiele próśb klientów otrzymywanych przez call center może być obsługiwanych przez technologię RPA; typowe zapytania klientów i rozwiązania mogą być dostarczane agentom za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego. Gdy problem zostaje eskalowany do pracowników działu obsługi klienta, RPA może pomóc w konsolidacji wszystkich informacji o kliencie na jednym ekranie, dzięki czemu agenci mają wszystkie informacje z wielu systemów, których potrzebują, aby zapewnić wzorową obsługę.

3.

Administracja roszczeń

5.

Centrum pomocy

W opiece zdrowotnej i ubezpieczeniach RPA służy do wprowadzania i przetwarzania roszczeń. Narzędzia RPA mogą to zrobić szybciej i z mniejszą liczbą błędów niż ludzie. Robot może również zidentyfikować wyjątki, które nie są zgodne z regułami, aby ostatecznie zaoszczędzić niepotrzebne płatności.

Jako pierwsza linia do rozwiązywania problemów technicznych użytkownika, RPA może pomóc zmniejszyć obciążenie ludzkiego help desku, zajmując się prostymi, powtarzającymi się problemami. Te problemy z pomocą techniczną na pierwszym poziomie są proste, ale czasochłonne. Ponadto regularne testy diagnostyczne firmowych systemów komputerowych wykonywane przez boty pomogą personelowi IT wyprzedzać problemy.

4.

6.

Wdrażanie pracowników

RPA zapewnia idealne rozwiązanie, aby zapewnić, że każdy pracownik zostanie przyjęty zgodnie z ustalonym procesem i otrzyma wszystkie informacje wymagane do przestrzegania wytycznych firmy.

Wsparcie procesów sprzedaży

Każdy dział sprzedaży powiedziałby, że czas, który należałoby poświęcić na budowanie relacji, jest wykorzystywany na zadania administracyjne, takie jak aktualizacja systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), konfigurowanie klienta w systemie rozliczeniowym oraz wprowadzanie danych do metryk sprzedaży i systemów monitorowania. RPA może być wykorzystana do usprawnienia każdej z tych czynności.

BPC GUIDE

9

7.

Systemy harmonogramowania

Za pomocą technologii RPA można ulepszyć planowanie online pacjentów na wizyty w opiece zdrowotnej. Boty mogą gromadzić wszystkie dane pacjenta, takie jak informacje o ubezpieczeniu, prośby o wizytę, preferencje dotyczące lokalizacji i inne, aby usprawnić planowanie wizyt.

8.

Wnioski o karty kredytowe

Obecnie boty przetwarzają „w tle” większość wniosków dotyczących kart kredytowych. Można je zaprogramować tak, aby łatwo obsługiwały wszystkie aspekty procesu, od zbierania informacji i dokumentów, sprawdzania zdolności kredytowej i sprawdzania przeszłości, aż do ostatecznego decydowania, czy wnioskodawca jest godny otrzymania kredytu i wydania karty.

9.

Zarządzanie wydatkami

Większość firm wymaga od swoich pracowników wprowadzania szczegółów w raportach wydatków, takich jak nazwa firmy, dane i kwoty, które bot RPA może automatycznie pobrać z przesłanych rachunków.

10.

Pobieranie danych z wielu stron internetowych, aby znaleźć najlepszą ofertę

Niezależnie od tego, czy chcesz podróżować, czy kupić pojazd, chcesz uzyskać najlepszą ofertę, a technologia RPA może Ci w tym pomóc, zbierając dane ze stron internetowych, porównując je i pokazując najlepszą ofertę.

10

BPC GUIDE

Mamy nadzieję, że te przykłady pokazują, w jaki sposób RPA jest obecnie wykorzystywane w praktyce, i miejmy nadzieję, że demonstrują ogromny potencjał tej technologii dla każdej firmy.

Podsumowanie

W wyścigu jakim jest cyfrowa transformacja, automatyzacja procesów biznesowych (RPA)

może być postrzegana jako szybka i łatwa metoda na usprawnienie krytycznych procesów, często wydłużając żywotność starszych systemów. Chociaż RPA jest cennym sposobem dla poszerzenia ogólnej ścieżki do cyfrowej transformacji, najlepiej jest stosować go jako rozwiązanie krótkoterminowe. Aby wyeliminować ograniczenia organizacyjne i kosztowne zakłócenia, organizacje muszą skoncentrować się na długoterminowej strategii inteligentnej automatyzacji. O czym będziesz mógł dowiedzieć się z następnych naszych artykułów i na naszych webinariach.

DANE KONTAKTOWE: SI-Consulting Sp. z o.o. ul. A. Słonimskiego 1-1a 50-304 Wrocław tel.: +48 71 780 91 11 [email protected] www.si-consulting.pl

Gdy tylko człowiek doświadczy wsparcia ze strony robotów, zaczyna kreatywnie myśleć, co jeszcze mógłby na nie delegować. Robot zostaje kolegą z pracy W  wielu organizacjach robotom nadaje się ludzkie imiona a  więc pojawiają się nowi pracownicy Krzyś, Ela, Rudolf. Eksperci mówią o  współpracy człowiek – robot a  robot posiadający własne imię znacznie to ułatwia. Najlepsze wyniki daje właśnie połącznie intuicji i  doświadczenia ludzi z możliwościami robotów.

Robotyzacja to proces, który obejmuje: • • •

•

wybór i optymalizację procesów pod jak najbardziej efektywne działanie robotów, dobór narzędzi RPA, osadzenie nowej technologii w infrastrukturze danego przedsiębiorstwa, wpasowanie procesów zarządzania robotyzacją w model biznesowy przedsiębiorstwa (governance)

Governance w zakresie RPA

Wdrożenie RPA przedsiębiorstwie to nie tylko uruchomienie platformy w RPA i automatyzacja pierwszych procesów. Niezbędnym warunkiem takiego wdrożenia jest zapewnienie skutecznej komunikacji pomiędzy biznesem, wewnętrznym IT i  firmą współpracującą w  zakresie robotyzacji. W  ramach tych działań warto przemyśleć, jak będzie odbywała się komunikacja pomiędzy działami, kto będzie odpowiedzialny za automatyzację procesów, a  kto za techniczne utrzymanie platformy, jakie procedury należy zmienić w  przedsiębiorstwie a  jakie mogą pozostać niezmienione w  związku z wdrożeniem nowej technologii.

Struktura modelowego projektu robotyzacji: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Opracowanie założeń do modelu zarządzania (governance);

Wypracowanie roadmapy automatyzacji procesów biznesowych; Opracowanie podejścia do identyfikacji dalszych obszarów i procesów do automatyzacji;

Opracowanie architektury środowiska z uwzględnieniem: stan na teraz, stan docelowy; Zbudowanie automatyzacji (robotów) dla pierwszych procesów biznesowych;

Wdrożenie botów na środowisku produkcyjnym;

Transfer wiedzy i przygotowanie dokumentacji; BPC GUIDE

11

Jak zaprzyjaźnić się z robotyzacją Wszystko co chcesz wiedzieć o RPA, ale nie masz kogo zapytać

W AmnisCode jesteśmy przekonani, że strumienia nowych technologii, tak jak

Wisły, kijem nie zawrócisz. Rozmowy z naszymi początkującymi w robotyzacji partnerami wskazują, że najtrudniej jest zacząć. Bo świadomość, iż robotyzacja

jest biznesowym wymogiem naszych czasów praktycy biznesu już mają. Wśród

myśli

o

robotyzacji

często

jest trapiące nas pytanie „Od czego zacząć”. Jak to w życiu (i miłości) – najtrudniejszy

pierwszy

krok.

Tym

trudniejszy, że stawiamy go w dziedzinę, która nie jest znana nam tak dobrze, jak

inne. Tu postaramy się podpowiedzieć, właśnie jak i od czego zacząć. Jeżeli jednak Pani i Pana organizacja ma już pierwsze robotyzacyjne kroki za sobą,

to uczciwie uprzedzamy, że ten artykuł niekoniecznie interesujący.

12

BPC GUIDE

będzie

dla

Państwa

Ostrzenie piły

Skoncentrowani na prowadzeniu biznesu i nieustannym dostosowywaniu go do zbyt szybko zmieniających się okoliczności i przepisów, skupiamy się na bieżących, palących potrzebach. Naszą uwagę pochłania rozgrzany rynek pracy, rosnące koszty roboczogodziny, wyzwanie konkurencyjności i oczekiwania klientów. Nierzadko realizujemy je przy zbyt dużym zaangażowaniu środków i zasobów. I niestety, często zapominamy o mocno akcentowanej przez specjalistów od zarządzania czasem zasadzie ostrzenia piły.

Zatrzymajmy się w bieżącym pędzie i zadbajmy o narzędzie, które umożliwi nam realizację celów biznesowych szybciej, taniej, skuteczniej – po prostu efektywniej. Tym bardziej, że narzędzia do ostrzenia piły/biznesu są w zasięgu ręki, bardzo precyzyjnie można je dobrać i są coraz tańsze. To oczywiście narzędzia RPA – robotyzacji procesów biznesowych. Wszyscy wiedzą, że zatrudnienie softwarowych robotów do wsparcia biznesu to wymóg czasów, ale w księgarniach brakuje pozycji pod tytułem „Sztuka wdrażania”. Absolutnie nie mam aspiracji, by choćby próbować zostać Michaliną Wisłocką w ars robotizationis, ale tak już jest, że skoro swoim partnerom podpowiadamy, wiedzę i doświadczenie mamy, to chcemy pomóc w znalezieniu własnej drogi.

Bez obaw o narzędzie i jego koszty

Niemal jako pewnik przyjmuję, że Pani i Pana organizacja jest na pierwsze wdrożenie RPA gotowa od strony technicznej. Niech przed wejściem w robotyzację ośmiela Państwa myśl, że jej wprowadzenie nie wymaga przebudowy systemów informatycznych firmy.

Narzędzia RPA są bowiem nakładkami na istniejące systemy. To wszystko pozwoli nam szybko wdrożyć pierwszego robota.

A zdecydowanie warto zrobić pierwszy krok bez zbędnej zwłoki, bo uzyskane efekty są ważnym bodźcem zwłaszcza dla nieprzekonanych. Zazwyczaj proponujemy na początek relatywnie proste wdrożeniem a zebrane przez partnera doświadczenia procentują przy wejściu w kolejne automatyzacje.

Gdzie na początku przyłożyć piłę

Najprawdopodobniej najodpowiedniejszym na początek będzie back office. Wskazuje na to teoria i dowodzi tego praktyka. Napisałem najprawdopodobniej, bo bywają przecież wyjątki. Ale dlaczego akurat w back office szukać miejsca początku robotyzacji w firmie? Bo w każdej firmie (poza wyjątkami) właśnie tu zbiega się najwięcej procesów masowych i powtarzalnych, a przy tym jednorodnych w strukturze. A to robota dla robota. Najlepsza. Czy robot szybko poradził by sobie z „Nowym Ładem”? W obszarze księgowym – kadrowopłacowym, bo tylko taki mogę mieć na myśli, z wyliczaniem wynagrodzeń, kwot wolnych, zaliczek, ulgi dla klasy średniej, zaktualizowanym formularzem PIT-2, na pewno szybciej i z mniejszą liczbą błędów niż człowiek.

Back office jest wdzięcznym polem do wprowadzenia RPA także dlatego, że softwarowego robota łatwo możemy okresowo delegować do innych zadań i zwiększyć zakres jego obowiązków o działania pokrewne, których natężenie jest zmienne w różnych okresach.

Full Time Equivalent

Każdy menadżer ma świadomość, na jakim stanowisku żmudnie wykonuje się powtarzalne czynności. Rozpoznanie wstępne (wywiadowcze) ma już zatem za sobą i może przystąpić do rozpoznania bojem. Polega ono na wykonaniu tak zwanego zdjęcia dnia.

Chodzi o możliwie precyzyjny obraz rutynowych czynności na danym stanowisku. Jeśli są to czynności okresowe, może przydatne będzie nawet zdjęcie tygodnia. Notujemy i zliczamy, czy zakres wykonywanych czynności przekłada się na 1/5 etatu, czy na etatów pięć. W ten sposób dojdziemy do wskaźnika Full Time Equivalent (FTE), czyli zastępstwa pełnoetatowego. A skoro pojawia nam się robotyczne zastępstwo pełnoetatowe, to zaraz towarzyszy mu myśl o następnej korzyści. Składki ZUS na robota nie podniosą! I na L-4 ani na kwarantannę robot też nie chodzi.

Przymiotnika „pełnoetatowe” proszę oczywiście nie traktować ortodoksyjnie, tylko jako przelicznik. Wyliczenie kosztu zaangażowania pracownika w projekt w ramach jego pełnej dyspozycyjności służbowej jest dla nas kwotą wyjściową do oszacowania opłacalności wdrożenia robota na danym stanowisku. To z kolei pozwala na wyliczenie ROI z jednostkowej robotyzacji.

Ze wskaźnikami FTE oraz ROI jesteśmy w domu, to znaczy w excelu. Bo łatwo policzymy wartość półrocznej pracy robota i zestawimy ją z graniczną wartością inwestycji w pierwsze wdrożenie. Pół roku to za długo? Prawda. W Amnis Code przyjmujemy, że pierwszy robot ma się zwrócić klientowi w trzy miesiące. I już. Doświadczenia potwierdzają, że to uzasadnione założenie.

ROI z RPA dla CEO

Skoro już doszliśmy do excela i mamy wyliczony ROI, to mamy też argumenty za robotyzacją dla nieprzekonanych. Dla szefa wszystkich szefów i dla Rady Nadzorczej. Tak jak wszyscy lubimy ROI, tak lubimy język korzyści. Na brzmienie frazy „Jest pół miliona do wyciągnięcia w zaledwie pół roku” chęć wgłębienia się w robotyzację rośnie. Oczywiście po wdrożeniu analizujemy życie robota i dokonujemy faktycznej oceny zwrotu z inwestycji. Mamy o tyle łatwiej, że robotowi zlecamy kilkoma linijkami kodu, żeby sam pisał na siebie szczegółowe raporty i wysyłał pod wskazane adresy. Nie pozwalamy mu też koloryzować.

Niejednokrotnie przekonaliśmy się o tym na przykładach naszych partnerów i często powtarzamy, że apetyt rośnie w miarę wdrożenia. Analiza korzyści z pierwszego robota wręcz wymusza robotyzację kolejnych obszarów. W AmnisCode pomagamy zrobić pierwszy krok. A potem następne i następne. Artur Kuraś, Dyrektor zarządzający AmnisCode

BPC GUIDE

13

Przeczytaj o korzyściach jakie osiągnęli klienci AmnisCode, zatrudniając cyfrowego pracownika Autopunkt

Holding 1

Express

Ogólnopolska sieć sprzedaży samochodów używanych licząca 13 oddziałów w 10 miastach w Polsce.

Wielobranżowa grupa kapitałowa z ponad trzydziestoletnią tradycją zatrudniająca około 1600 pracowników.

Największa polska wypożyczalnia samochodów z flotą liczącą ponad 12 tysięcy pojazdów osobowych, dostawczych i ciężarowych.

Zawieranie nowych polis i kontynuacje polis krótkoterminowych

Celem projektu było zautomatyzowanie procesu zawierania nowych umów ubezpieczenia oraz kontynuacji polis krótkoterminowych dla samochodów znajdujących się w ofercie Autopunktu. Wprowadzony przez AmnisCode robot filtruje pojazdy, których ważność polisy mija za dwa dni, weryfikuje w systemie DMS wszystkie wymagane do polisy dane, loguje się do zewnętrznego agregatora ofert ubezpieczeniowych, wprowadza dane i zawiera polisę. Po wykonanej operacji przesyła potwierdzenie do pracownika Autopunktu odpowiedzialnego za ten obszar. Robot wysyła też dzienne raporty zawartych polis. – Za sprawą robotyzacji w tym obszarze osiągnęliśmy ewidentną oszczędność czasu. Dzięki temu nasi pracownicy mogą wykonywać zadania wykraczające poza powtarzalne czynności. Była to zatem inwestycja w rozwój naszego biznesu – konkluduje Zygmunt Cesnyka, Dyrektor Operacyjny Autopunktu.

14

BPC GUIDE

Zaczytywanie zwolnień z PUE do Enovy

Procesem, którego automatyzacji podjęła się wespół z GK Holding 1 firma AmnisCode, była wymiana danych pomiędzy używanym przez klienta systemem ERP enova365 a Platformą Usług Elektronicznych ZUS. Przed wdrożeniem pracownik działu kadr po zalogowaniu na PUE ZUS musiał dla każdej ze spółek wchodzić w zakładkę „zaświadczenia lekarskie”, weryfikować czy nie pojawiły się nowe e-ZLA (elektroniczne zwolnienia lekarskie), pobrać dane w pliku csv i następnie wpisać dane do ERP, również logując się dla każdej ze spółek oddzielnie. – Ponieważ naszych 1600 pracowników jest zatrudnionych w kilkunastu spółkach Holdingu 1, było to zadanie bardzo czasochłonne. Wymarzone dla robota, a nie dla człowieka. Teraz pracownik podejmuje działanie tylko wtedy, gdy robot poinformuje o problemie z zaczytaniem – mówi Małgorzata Kalinowska-Szuper, kierownik działu personalnego Centrum Holding 1.

Rozwój robota do powiadomień windykacyjnych

Kierownik działu windykacji codziennie eksportował z systemu finansowoksięgowego do excela raport zaległych faktur i rozdzielał dłużników pomiędzy pracowników działu. Przygotowanie maila odpowiedniej treści, ręczne wpisanie wszystkich potrzebnych danych oraz wyszukanie w systemie adresu pochłaniało ogrom czasu. A jeszcze po każdej sprawie windykator musiał zapisać notatkę w systemie finansowoksięgowym i ustawić datę następnego kontaktu. – Obecnie wszystkie czynności zlecam robotowi stworzonemu przez AmnisCode. I to zlecam jednym plikiem z zestawieniem przeterminowanych należności. Potem tylko odbieram raport z nieomal pozbawionej błędów pracy. Ważnym jest też fakt, że skuteczność zrobotyzowanej windykacji okazała się znacząco wyższa niż w przypadku pracy człowieka – zdradza Tomasz Śmietana, kierownik działu windykacji w Expressie.

O firmie AmnisCode Strumienia nowych technologii, tak jak Wisły, kijem nie zawrócisz. AmnisCode to polska spółka ekspercka o wieloletnich, rozległych i nieustannie intensywnie wzbogacanych doświadczeniach w automatyzacji procesów biznesowych.

Mocną stroną AmnisCode jest fakt, że jej zespół wyrósł na potrzebach robotyzacyjnych Grupy Kapitałowej Holding 1 i swoje bogate doświadczenia zbierał w pierwszym rzędzie odpowiadając na zdiagnozowane zapotrzebowanie praktyków biznesu. Dlatego podstawowym wskaźnikiem i celem jej działań zawsze jest atrakcyjny ROI partnerów. AmnisCode wyszukuje dla swoich partnerów optymalne technologie i podpowiada, jak wdrożyć rozwiązania pozwalające im osiągnąć cel cyfrowej transformacji biznesu – zwiększenie skuteczności działań i efektywności firmy.

W robotyzacji procesów biznesowych AmnisCode korzysta między innymi z partnerstwa z czołowymi dostawcami technologii, jakimi są SAIO oraz UiPath. Firma tworzy aplikacje (w tym oczywiście także mobilne) wykorzystujące elementy robotyzacji i sztucznej inteligencji, wykonuje integracje API oraz pomaga w wykorzystaniu Machine Learning i Artificial Intelligence w realizacji zadań biznesowych.

DANE KONTAKTOWE: Amnis Code Sp. z o.o. Sp.k. ul. Puszkarska 7F 30-644 Kraków +48 667 071 642 [email protected] www.amniscode.pl

W jakich obszarach sprawdzają się rozwiązania RPA?

Na przełomie lat realizując już kilkaset projektów konsultingowych, nasi konsultanci nagminnie natrafiają w  przedsiębiorstwach na procesy w pełni powtarzalne, a które nie są ani zoptymalizowane, ani zautomatyzowane.

Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw MŚP, ale także tych sektora dużego i  korporacyjnego, co wręcz w  tych przypadkach jest bardziej bolące z uwagi na skalę tych procesów i ilość osób zaangażowanych w ich obsługę. Zatem w  jakich obszarach sprawdzają się rozwiązania RPA?

Wszędzie tam gdzie występują żmudne czynności, które nie wymagają myślenia, a są operacjami systematycznie powtarzalnymi. W  takich przypadkach robot wyręczy człowieka, a  organizacja uzyska bardzo szybkie ROI z projektu. Przykładów może być oczywiście całe mnóstwo i myślę, że Państwo nie będą mieli trudności w  znalezieniu w swoich organizacjach takich obszarów. Częstym, a  nawet chyba najczęstszym obszarem biznesowym gdzie RPA znajduje swoje zastosowanie, a jednocześnie z drugiej strony występuje najwięcej procesów podlegających automatyzacji i  robotyzacji to działy finansowo-księgowe, rozliczenia, kontroling i raportowanie. Pomysły i  potrzeby są różne, jednak w  tych obszarach najczęściej rozpoczynamy poszukiwać pomysłów na robotyzację. To chyba ciągle bynajmniej w  przemyśle największe pole do popisu i  szybkiego ROI dla rozwiązań RPA. Innymi popularnymi obszarami jest obsługa klienta, marketing czy rzeczone kadry i płace. Wojciech Ziaja Consulting Services Director BPC GROUP POLAND Sp. z o.o.

BPC GUIDE

15

SAY HI to AI, say HI to SAIO - wywiad

BPC GROUP POLAND: Jaką technologię wykorzystuje SAIO?

Pytanie skłania do dwóch odpowiedzi. Z jednej strony mówimy o platformie SAIO – i ta stworzona została w oparciu o technologię .NET od Microsoft. Taki wybór pozwala na szybką aktualizację stacku technologicznego, dzięki czemu SAIO jest narzędziem nowoczesnym oraz zgodnym z nowymi systemami operacyjnymi.

Z drugiej strony mamy technologię samych robotów. SAIO umożliwia ich budowanie z użyciem różnych języków programowania, jak C# czy Python. Co najważniejsze, daje również możliwość tworzenia robotów w oparciu o programowanie wizualne – czyli budowanie z predefiniowanych komponentów do automatyzacji konkretnych czynności. Innymi słowy umożliwia „wyklikiwanie” robotów przy użyciu myszki, co daje spore możliwości mniej zaawansowanym użytkownikom.

BPC GROUP POLAND: W jakich procesach SAIO znalazło dotychczas zastosowanie? SAIO znalazło szerokie zastosowanie w procesach biznesowych w ING – w Polsce i na świecie. Warto zaznaczyć, że procesy biznesowe w banku to nie tylko te, które są bezpośrednio związane z obsługą naszych klientów i operacjami finansowymi. Obsługujemy czynności w ramach obszarów, które są obecne we wszystkich przedsiębiorstwach, jak np. księgowość, finanse, HR, IT, ocena ryzyka kontrahenta.

Dlatego też, po sprawdzeniu rozwiązań SAIO i osiągnięciu bardzo mierzalnych sukcesów, skierowaliśmy naszą ofertę do klientów korporacyjnych. Aktualnie wzbogacamy SAIO o komponenty AI, tak więc paleta procesów i zastosowań będzie jeszcze większa. Już dziś można wykorzystać SAIO do klasyfikowania maili czy wykrywania anomalii w procesie.

16

BPC GUIDE

BPC GROUP POLAND: Jak wygląda proces wdrożenia SAIO? Jakie Państwa zdaniem punkty należy traktować priorytetowo na etapie planowania automatyzacji za pomocą systemu RPA?

Niezmiernie ważne jest budowanie w firmie kultury innowacji, digitalizacji i promowania rozwiązań usprawniających procesy i ułatwiających pracę. Wsparcie takich działań przez management jest podstawą kolejnych kroków w robotyzacji. Zaangażowanie pracowników w generowanie pomysłów na roboty, idący za tym system nagradzania i KPI bardzo sprzyja realizowaniu planów automatyzacji procesów.

Rekomendujemy wdrażanie robotyzacji małymi krokami, od pilotażowych wdrożeń w różnych jednostkach w firmie. Zwykle wszystko zaczyna się od wytypowania procesów, dokładnego opisania czynności wykonywanych przez pracownika, analizy z udziałem SAIO i wspólnej decyzji o kolejnych krokach. Przy takim podejściu w krótkim czasie można zobaczyć efekt i potencjał robotyzacji w firmie.

BPC GROUP POLAND: Dlaczego SAIO?

BPC GROUP POLAND: Kiedy warto wdrożyć robota?

Zawsze, kiedy proces jest powtarzalny, modelowy, oparty na regułach. Modelowo za robotem idą oszczędności i decyzje o automatyzacji są uzależniane od oczekiwanej obniżki kosztów dla danego procesu. Co ważne, raczej nie zdarza się, by celem lub skutkiem automatyzacji była redukcja etatów. W sytuacji rosnącego wolumenu operacji, sprzedaży czy obsługiwanych transakcji, przejmowania do obsługi nowych rynków i jednocześnie celów minimalizowania wzrostu zatrudnienia, decyzje o robotyzacji na pewno będą skutkować licznymi korzyściami biznesowymi. Motywacją do robotyzacji może też być uatrakcyjnianie środowiska pracy i stwarzanie pracownikom możliwości rozwoju. Z jednej strony pracownicy nabywają nowe kompetencje i sami robotyzują procesy, a z drugiej mogą lepiej i efektywniej wykorzystywać swój czas.

BPC GROUP POLAND: Jaki jest cykl życia robota?

Roboty często tworzone są jako technologia, która umożliwia szybką automatyzację procesu i nie wymaga aktualizacji wielkich systemów. Dzięki temu automatyzację możemy wdrożyć w przeciągu tygodni, a nie – jak to często bywa – lat.

Takie podejście skutkuje pewnym utrwaleniem się technologii Robotics w infrastrukturze firm. Dzięki temu, że roboty można wdrożyć szybko – te zadomawiają się w procesach, są stale uaktualniane do zmian w otoczeniu systemowym i technologicznym. Warto też powiedzieć, że same roboty stają się coraz bardziej zaawansowane technologicznie i śmiało sięgają do palety możliwości, jaką daje rozwój sztucznej inteligencji. Taka technologiczna finezja robotów oraz łatwość implementacji utrwala ich byt w infrastrukturze na lata.

BPC GROUP POLAND: Co jest potrzebne do uruchomienia pierwszego robota? Jaki jest sposób wdrożenia oraz ile ono trwa?

Wdrożenie pierwszego robota powinno być poprzedzone jak najmniejszym zaangażowaniem pracowników, a jednocześnie szybko pokazać mierzalny efekt. Dlatego my rekomendujemy wybranie procesu do robotyzacji, konsultację z SAIO, przygotowanie robota przez SAIO i oddanie w ręce pracowników. Zwykle w firmie jest odpowiednia infrastruktura techniczna do rozpoczęcia automatyzacji i prace nad pisaniem robota można szybko rozpocząć. Czas pisania samego skryptu jest uzależniony od skomplikowania procesu, przeciętnie zajmuje od kilku do kilkunastu dni roboczych.

BPC GROUP POLAND: Po co digitalizować dane wejściowe dla robota?

Najprościej mówiąc: dla zapewnienia najwyższej jakości obsługi. Dane, które nie są zdigitalizowane i zestandaryzowane, są podatne na błędy. Poddanie danych odpowiedniej obróbce, tj. wykorzystanie technologii OCR i/lub ich ręczne przetworzenie, a także ich standaryzacja znacząco poprawiają jakość obsługi całego procesu, który wykorzystuje wspomniane dane wejściowe.

SAIO to ogrom doświadczeń w automatyzacji procesów, ponad 2 tysiące działających robotów w Polsce i wielu krajach, przyjazna i stale rozwijana platforma, odpowiadająca na oczekiwania użytkowników z różnym zaawansowaniem IT. Tak więc, zapraszamy do współpracy: SAY HI to AI, say HI to SAIO. Odpowiedzi do wywiadu udzielili:

Joanna Porębska-Matysiak SAIO Commercialisation Product Owner

Jacek Tochowicz RPA Manager w ING Banku Śląskim.

SAIO „w pigułce” • Oprogramowanie powstało w ING Banku Śląskim w 2016 •

Od 2018 robotyzujemy procesy klientów biznesowych

•

SAIO umożliwia łatwe tworzenie, testowanie, uruchamianie i zarządzanie robotami oraz pracę w trybach nadzorowanym (RDA) i nienadzorowanym (RPA)

•

•

Wdrożyliśmy już 2 000 robotów - w 10 krajach, na dwóch kontynentach

Naszym klientom zapewniamy pełen zakres usług robotyzacyjnych: od przeglądu procesów, przez szkolenia aż po wdrożenie robota

Zapraszamy do współpracy - formularze kontaktowe znajdziecie Państwo na www.saio.com

DANE KONTAKTOWE: ING Usługi dla Biznesu S.A. ul. Chorzowska 50 40-121 Katowice tel.: +48 571 409 880 www.saio.com

BPC GUIDE

17

AXACOM rzuca wyzwanie rutynie

Szybciej, sprawniej i bardziej efektywnie? Rozwiązania ograniczające rutynę, rozwijające wydajność i kreatywność są dzisiaj na wyciągnięcie ręki. Zaproś do firmy robota. Recepta na rutynę i pomyłkę

„Robotyzacja” - bo tym właśnie są rozwiązania RPA - kojarzy się dziś większości z automatyzacją procesów produkcyjnych. Oczami wyobraźni widzimy robota, który wchodzi do przedsiębiorstwa, wkręca śrubki, łączy elementy, lutuje, szyje, kompletuje. Tak pewnie wielu wyobraża sobie robotyzację działań w firmie. My poszliśmy jednak dalej i oferujemy automatyzację procesów, którą można wdrożyć w zasadzie we wszystkich branżach i działalnościach, bez znaczenia czy jest to produkcja, handel czy usługi.

Każda gałąź gospodarki, a w niej każde przedsiębiorstwo boryka się z podobnymi ograniczeniami. Codzienne rutynowe działania, które absorbują uwagę ludzi, ograniczają kreatywność, a ich powtarzalność przyczynia się do zwiększenia ilości błędów. To błędne koło, które odbiera energię i jest słabym ogniwem wielu przedsiębiorstw.

18

BPC GUIDE

Trudno jest wymienić koszyk takich działań, bo w każdej organizacji będzie on inny. Począwszy od odbierania maili, przez wystawianie faktur, przesyłanie danych, pobieranie ich, rozdzielanie i dystrybuowanie. Specyfika pracy w każdym przedsiębiorstwie jest inna i inne są też powtarzalne czynności. Dlatego robotyzacja musi być skrojona na miarę potrzeb procesów realizowanych w firmie.

Wyobraźcie sobie zatem w swojej organizacji robota, który może wykonywać za was cały szereg tych powtarzalnych działań: między innymi takich jak żmudne logowanie do aplikacji, pozyskiwanie danych z interfejsu użytkownika, operacje odczytu i zapisu do baz danych, otwieranie, wysyłanie maili i inne. To właśnie nasze rozwiązania RPA UiPath. Tego robota nie zobaczycie na własne oczy, ale bardzo szybko poznacie korzyści płynące z możliwości jakie daje jego wdrożenie.

RPA UiPath to osiągalne w krótkim czasie i namacalne korzyści dla każdego przedsiębiorstwa. •

•

•

•

Do minimum ograniczają ryzyko pomyłek - robot realizuje zadanie i praktycznie się nie myli, a jeśli to zrobi, sam zgłosi odstępstwo od zadanej mu normy.

Pozwalają realizować prace, gdy brakuje pracowników - robot wykonuje zadania 24 godziny przez 7 dni w tygodniu, bez względu na święta i czas wolny.

Pozwalają działać szybciej i bardziej efektywnie - robot wykonuje powtarzalne czynności zamiast człowieka i umożliwia przesunięcie go do innych, bardziej wymagających zadań. Dają realne korzyści widoczne od razu, a zwrot inwestycji następuje zwykle w ramach jednego roku obrotowego.

RPA, Robotic Process Automation, jest stosunkowo nowym podejściem do optymalizacji powtarzalnych procesów biznesowych, ale od kilku lat bardzo dynamicznie rozwija się na świecie. Z pewnością wpływ na to miała także pandemia, która zwiększyła ilość dystrybuowanych w formie elektronicznej danych i ilość realizowanych online zleceń. Przedsiębiorstwa dążą do osiągnięcia szybkiego tempa wzrostu produktywności swoich pracowników oraz przyspieszenia optymalizacji procesów biznesowych, a co za tym idzie osiągania coraz lepszych wyników finansowych.

Automatyzację trzeba zrozumieć, by ją zobaczyć

Praca w przedsiębiorstwie, które wdrożyło procesy automatyzacji od pierwszego dnia niesie ze sobą powiew świeżości i otwiera nowe perspektywy rozwoju, wydajniejszego zarządzania i wykorzystywania zasobów ludzkich. Już samo dostarczanie automatyzacji, jej wdrażanie, daje bardzo dużo satysfakcji. - Naprawdę przyjemnie jest dawać ludziom rozwiązania, które przynoszą ulgę, pomagają i są zwyczajnie bardzo dobre. Takie są narzędzia RPA UiPath. Mnóstwo satysfakcji daje wdrożenie ich w przedsiębiorstwie i obserwowanie jak otwierają się przed jego właścicielami i menadżerami kolejne drzwi, zarówno do rozwijania zautomatyzowanych procesów jak i te pozwalające na rozwój innych aspektów firmy – mówi Hubert Nowaczyk prezes Axacom - Automatyzację trzeba zrozumieć. Trzeba ją poczuć, żeby zobaczyć ją we własnej firmie, w organizacji, na poszczególnych jej procesach. Ale najlepsze jest to jak bardzo łatwo to zrobić. To bardzo ekscytujące.

Rzeczy dzieją się same

Wdrożenie rozwiązań RPA UiPath w przedsiębiorstwie można przeprowadzić stosunkowo łatwo, szybko i bez względu na umiejętności programistyczne właścicieli czy menadżerów.

Naszym zadaniem jest takie przedstawienie narzędzi RPA, by już od pierwszych chwil uruchomić wyobraźnię klienta. To właśnie ona pomaga mu zrozumieć automatyzację, znaleźć procesy, które tego wymagają i pomysły, które mogą popłynąć jedynie z wnętrza organizacji – dodaje Monika Nowaczyk, dyrektor do spraw wdrożeń Axacom – RPA UiPath to narzędzia wspomagające pracę ludzi, ułatwiające ją, więc od podstaw tworzone są przez ludzi właśnie z samego środka firmy. Najlepiej wiedzą co ich ogranicza, blokuje energię rozwoju organizacji, wiąże ręce ludziom i marnotrawi pieniądze. Nauczeniem robota jak ma pracować dla organizacji zajmuje się Axacom, ale wskazanie procesów, które ma obsłużyć to już wspólna praca klienta i wdrożeniowców. Klient nie musi się martwić o swoje umiejętności programistyczne, o wiedzę z tego zakresu. Wystarczy jego świadomość potrzeb organizacji. Opracowanie zadań jakie zlecimy robotom to wspólny projekt. Użytkownik poszczególnych procesów pokazuje nam jak pracuje w danym systemie, a my uczymy robota każdego elementu tej pracy, a także tego co ma zrobić, gdy wystąpią od niej odstępstwa. - Najlepszy przykład jaki zawsze podajemy to wystawianie faktur. Do dziś pamiętam zadowolonych pracowników pewnej firmy handlowej, w której pracownicy po trzech dniach naszej pracy powiedzieli z ulgą: już nic nie będzie takie jak kiedyś. Kiedyś wystawienie, rozliczenie i wydrukowanie 1000 faktur miesięcznie pochłaniało mnóstwo czasu, generowało nierzadkie pomyłki i było najgorszą „robotą” w firmie. Po naszej krótkiej wizycie, jak mówi menadżer firmy, „rzeczy dzieją się same” – opowiada H. Nowaczyk i dodaje, że rozwiązania RPA UiPath są niezależne od mnogości systemów w jakich pracują firmy. To ich nie ogranicza, a firmie pozwala scalać pracę realizowaną w różnych systemach i aplikacjach.

W Axacom od ponad 18 lat wdrażamy rozwiązania ERP i wiemy, że część wymagań dotyczących optymalizacji pracy trudno jest oprogramować. Jednak odkąd mamy narzędzia RPA jak UiPath, większość tych zadań możemy zlecić robotom, nauczyć ich dokładnie tego co chcemy, żeby zostało zrobione.

Hubert Nowaczyk Prezes Zarządu

Monika Nowaczyk Dyrektor ds. wdrożeń

Rozszerzenie zakresu zadań nie wymaga realizacji nowego wdrożenia, „zatrudnienia” nowego robota i potocznego „stawiania systemu od nowa”. Wymaga korekty zadanych już działań lub ich stosownego rozwinięcia.

AXACOM to polska firma rodzinna, powstała w 2003 roku. Oferuje innowacyjne rozwiązania biznesowe najwyższej klasy oparte na produktach Microsoft oraz UiPath. AXACOM daje swoim Klientom profesjonalne wsparcie merytoryczne i biznesowe, doradza firmom w efektywnym realizowaniu biznesu. Specjalizuje się w tworzeniu rozwiązań pod konkretne potrzeby klientów, rozwiązań bazujących na produktach Microsoft Dynamics 365 for Finance i Supply Chain Management i rozwiązań z zakresu automatyzacji procesów biznesowych, robotyzacji procesów (RPA) w oparciu o najnowsze produkty UiPath.

DANE KONTAKTOWE: AXACOM Sp. z o.o. ul. 11-go Listopada 14A 98-200 Sieradz mob. +48 692 283 312 www.axacom.com.pl

BPC GUIDE

19

Jaki system IT wybrać? Które procesy biznesowe należy zautomatyzować?

Które rozwiązanie IT wybrać i z kim współpracować?

Jaki budżet przeznaczyć na wdrożenie systemu IT?

Pierwszym krokiem w wyborze zaawansowane systemu IT jest prawidłowo wykonana analiza potrzeb biznesowych.

Na polskim rynku dostępnych jest kilkadziesiąt systemów IT rożnych klas systemowych - tych ogólnopolskich i międzynarodowych zakwalifikowanych zgodnie ze standardami Gartnera. Oprócz nich oferowane są rozwiązania autorskie, lokalne.

Niezwykle istotne, aby na etapie ustalania budżetu dokonać analizy przedwdrożeniowej w okresie realizacji umowy.

Powinna ona obejmować opis bieżących procesów w przedsiębiorstwie (ze wskazaniem wąskich gardeł w  działalności), jak i  wymagań wobec systemu w perspektywie najbliższych lat.

Analizę procesów biznesowych najczęściej dokonuje się poprzez mapowanie, czyli zbiór wszystkich procesów na diagramie. Podstawą do stworzenia diagramu jest określenie wkładu (inputs) i rezultatu (outputs).

20

BPC GUIDE

Liczba firm informatycznych, które wdrażają systemy klasy IT w polskich dużych i średnich przedsiębiorstwach liczona jest w setkach.

Idealnie byłoby, gdyby do przedsiębiorstw trafiali wyłącznie dostawcy rzeczywiście rozumiejący ich biznes i mający narzędzie informatyczne dostosowane do tych potrzeb i procesów, niestety jest to jednak nierealne.

Powinna ona w sposób szczegółowy i jednoznaczny wskazać zakres projektu przy uwzględnieniu integralności wszystkich systemów informatycznych.

Należy pamiętać, że jedynie umowa, odpowiednio zabezpieczająca w zakresie prawnym przedsiębiorcę oraz przygotowana w sposób należyty analiza przedwdrożeniowa pozwoli zminimalizować ryzyka prawne związane z procedurą zakupową systemów informatycznych.

Usługi Doradcze Audyt organizacyjny

Umowa prawna

Identyfikacja potrzeb i  zakresu prac związanych z  uszczegółowieniem zasobów informacji co do wymagań wobec systemu informatycznego.

Opiniowanie i  sugerowanie zmian zapisów umowy pod kątem prawno-merytorycznym, które są najkorzystniejsze dla przedsiębiorstwa wraz z ich wyjaśnieniem i uzasadnieniem.

Analiza procesów biznesowych Doradztwo w  zakresie poprawy sprawności operacyjno-organizacyjnej przedsiębiorstwa. Opis kluczowych procesów biznesowych ze wskazaniem wąskich gardeł przepływu informacji oraz identyfikacją nieefektywnych obszarów funkcjonowania firmy.

Zapytanie ofertowe Precyzyjne sformułowanie wymagań funkcjonalnych, operacyjnych oraz technologicznych projektu z  uwzględnieniem ramowego harmonogramu prac. Opracowanie kryteriów wyboru rozwiązania oraz oceny ofert.

Analiza ofert Weryfikacja formalna ofert pod kątem zdefiniowanych kryteriów, wskazanie oferentów – faworytów; zorganizowanie prezentacji dedykowanych według opracowanego, jednolitego scenariusza.

Nadzór nad wdrożeniem

Uczestniczenie w opracowywaniu harmonogramu wdrożenia i nadzór nad realizacją prac i podziałem obowiązków pomiędzy Zespołem Wdrożeniowym przedsiębiorstwa, a dostawcą systemu IT.

Outsourcing kadr Realizowany jest na potrzeby zaawansowanych projektów wdrożeniowych w  przypadku konieczności czasowego zatrudnienia niezależnego konsultanta w wąskiej specjalizacji informatycznej lub nadzoru nad wdrożeniem systemu IT.

DANE KONTAKTOWE DZIAŁ USŁUG DORADCZYCH BPC GROUP POLAND

ò 662 105 884 Ø [email protected]

REDAKCJA: BPC GROUP POLAND Sp. z o. o. Jesionowa 9a 40-159 Katowice

[email protected] 32 777 15 01 www.bpc-guide.pl

Magazyn został opracowany na podstawie danych analitycznych BPC GROUP POLAND Sp. z  o.o. Dystrybuowany jest wśród uczestników spotkań edukacyjnych. Część nakładu kierowana jest bezpośrednio do przedsiębiorstw sektora MSP i korporacyjnego zlokalizowanych na terenie Polski. Niniejsza publikacja stanowi utwór w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim o prawach pokrewnych (t.j. z 2006 r. Dz.U. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.). Autorskie prawa majątkowe oraz autorskie prawa osobiste przysługują BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. Zawarte w niniejszej publikacji ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje o charakterze handlowym lub marketingowym, zostały w całości przygotowane przez wskazanych w niej dostawców rozwiązań informatycznych. Nie stanowią one oferty w rozumieniu art. 66 § 1 kodeksu cywilnego. BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. niniejszej BPC GUIDE 21 publikacji na ponosi odpowiedzialności za treści przygotowane przez wskazanych dostawców rozwiązań informatycznych.”

ENHANCE IT DECISION MAKING PROCESS

PROJEKTY DORADCZE Przedsiębiorstwa

Wsparcie przy wyborze zaawansowanych rozwiązań informatycznych.

Dostawcy IT

Pozycjonowanie systemów IT i wzmacnianie procesów sprzedażowych.

Inwestorzy IT

Wprowadzanie rozwiązań informatycznych na rynek Polski.

bpc-group.pl | bpc-guide.pl

PROJEKTY EDUKACYJNE Szkolenia

Podnoszenie kompetencji biznesowych kadry menadżerskiej.

Wydawnictwo

22

BPC GUIDE

Edukacja w obszarze wyboru systemów wspierających zarządzanie i aktualności z rynku.