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Iniciativa Amazónica contra la Malaria/ Red Amazónica de Vigilancia de la Resistencia a los Antimaláricos Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Sobre este documento: Este documento es parte de la Iniciativa Amazónica contra la Malaria (AMI, inglés) y fue financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, inglés).
Fotos de la portada: Parte superior: © 2008 David Parsons Esquina inferior izquierda: © 2005 James Gathany/CDC Esquina inferior derecha: © 2008 David Spitz/PAHO-WHO
Citación recomendada: Espinoza, H. 2011. Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. Preparado por el Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) de Management Science for Health (MSH) y Links Media, LLC. para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo la Iniciativa Amazónica contra la Malaria. Gaithersburg, MD: Links Media, LLC.
Iniciativa Amazónica contra la Malaria/ Red Amazónica de Vigilancia de la Resistencia a los Antimaláricos Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Cláusula de exención de responsabilidades El contenido de ésta publicación refleja los puntos de vista y opiniones de su autor y no reflejan necesariamente los puntos de vista o políticas de la USAID o del gobierno de los Estados Unidos. Abril 2011. iii
Tabla de contenido Abreviaciones y acrónimos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii ¿Cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ¿Cómo implementar las BPA de medicamentos y dispositivos médicos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Anexo 1. Plan de implementación de las BPA en un almacén regional especializado de medicamentos (AEM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Anexo 2. Diseño de la distribución interna de un almacén basado en las mejoras a su infraestructura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
i
Abreviaciones y acrónimos AEM
Almacén Especializado de Medicamentos
AMI
Iniciativa Amazónica contra la Malaria
BPA
Buenas Prácticas de Almacenamiento
DIGEMID
Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas
DIRESA
Dirección Regional de Salud
MSH/SPS
Management Science for Health/Strengthening Pharmaceutical Systems
MINSA
Ministerio de Salud de Perú
RUC
Registro Único Contribuyente
USAID
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional
iii
¿Cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos? En un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento (BPA):1,2
• Los productos se almacenan en áreas acondicionadas, equipadas, organizadas y delimitadas para recibirlos, almacenarlos y despacharlos; asegurándose su integridad y calidad, mediante una organización y rotación correcta, y el desarrollo de operaciones adecuadas al seguir los procedimientos diseñados. • El personal cuenta con un área para llevar a cabo sus labores administrativas y las relacionadas con la documentación de las tareas del almacén (desde el manual de procedimientos hasta los registros de actividades). Además, cuentan con servicios higiénicos, casilleros y otras facilidades fuera del almacén. • El personal tiene las calificaciones y experiencia para realizar sus funciones, las cuales están establecidas y documentadas claramente, y son conocidas y cumplidas por ellos. El personal posee los materiales e implementos necesarios para realizar sus labores de forma segura, efectiva y eficiente. • El personal tiene a su alcance y utiliza el manual de calidad, el manual de organización y funciones, y el manual de los procedimientos que se llevan a cabo en el almacén. • Al recibir los productos se verifican sus características físicas y los documentos que los acompañan, se documenta la actividad y, se sigue el procedimiento para su almacenamiento o la resolución de cualquier discrepancia. • Los productos se almacenan conforme a una clasificación bien establecida y a sus condiciones de almacenamiento, ya sean ambientales o especiales, en instalaciones limpias y en buen estado. • Se hace un inventario periódico y se vigila la existencia, estado de conservación y vigencia de los productos. • Se distribuyen los productos utilizándose procedimientos, técnicas y, materiales adecuados para mantenerlos en condiciones óptimas durante el transporte y asegurar la identificación de los lotes. • Se reúnen los elementos adecuados de infraestructura, equipamiento, documentación, procedimientos y personal; como se ha señalado arriba.
1 Ministerio de Salud de Perú. 1999. Manual de buenas prácticas de almacenamiento. (Adaptado). (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html). 2 Ministerio de Salud de Perú. 2000. Guía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos y afines. (Adaptado) (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).
1
2
¿Cómo implementar las BPA de medicamentos y dispositivos médicos? 1. Identifique aliados
Haga una lista de los interesados en contar con un almacén que cumpla con las BPA (ej., actores protagónicos: director regional de salud, personal del almacén, personal de centros de salud, pacientes). Identifique lo que motivaría a cada uno de ellos a apoyar el plan para implementar las BPA, e involúcrelos tan temprano como sea posible. Ya sea, para conseguir su aprobación o apoyo al trabajo que se inicia. 2. Identifique qué le falta a su almacén para cumplir con las BPA
Usted puede mejorar las condiciones y prácticas de almacenamiento en su almacén. Para lograrlo, además de iniciativa, necesita conocer los documentos normativos que combinados con su experiencia en el manejo de almacenes de medicamentos le ayudarán en este emprendimiento. Realice una evaluación de las condiciones y prácticas de almacenamiento y haga un inventario de los procedimientos operativos que exigen las BPA. Puede utilizar, la Guía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos y afines y el Manual de buenas prácticas de almacenamiento de productos farmacéuticos y afines de la Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID) del Ministerio de Salud de Perú (MINSA), disponibles en http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html). Al realizar el inventario de procedimientos identifique lo siguiente: • Nombre del procedimiento • Objetivo • Normas legales vinculadas • Políticas institucionales • Secuencia de actividades, tareas y responsables • Tiempo estimado de duración • Documentos y registros utilizados 3. Planifique cómo llegar a cumplir con las BPA
Para documentar la situación actual y plantear la propuesta que mejore las condiciones y prácticas de almacenamiento de su almacén, cada aspecto debe ser evaluado, analizado críticamente y comparado con los requisitos exigidos por las BPA. Deberá incluir una estimación de los recursos que necesita para ponerla en práctica y un cronograma. El anexo 1, muestra una tabla que le puede servir de guía para realizar esta actividad.
3
La magnitud del trabajo necesario (ej., tiempo, recursos, esfuerzo y financiamiento) dependerá de la situación encontrada. Para realizar algunas tareas, el personal del almacén será el principal recurso que necesitará; mientras que otras tareas, requerirán de la participación de otro tipo de funcionarios o de dinero. Programe a corto plazo, aquellas tareas que pueda realizar con los recursos que tenga disponible. No obstante, si es creativo puede reducir considerablemente los recursos requeridos, como por ejemplo usted puede: (1) acondicionar el almacén con materiales de bajo costo en lugar de construir, (2) mejorar la disposición interna, (3) utilizar la estantería de mayor carga, (4) utilizar paletas estándares, (5) reducir los niveles del inventario de productos y, (6) sincronizar la recepción y el despacho, entre otras. Prepare una versión inicial del plan de implementación de las BPA e identifique las situaciones que deben ser resueltas, la secuencia de acciones sugeridas para resolver cada una y, los recursos necesarios y las posibles fuentes de ellos. El plan utilizado por la Dirección Regional de Salud (DIRESA) Callao le puede servir de referencia (vea, http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/proyalmmedic.html). Discuta el plan con todos los interesados directos, como por ejemplo: el responsable regional de medicamentos, el responsable del suministro, el responsable financiero, el jefe y auxiliares de almacén y, algún usuario de los servicios del almacén. Esta actividad le permitirá afinar detalles, lograr el involucramiento de todos los actores, definir responsables en cada tarea y, facilitar la implementación de la propuesta. Prepare una versión revisada del plan. Introduzca los cambios que puedan resultar necesarios a medida que avanza en su ejecución. 4. Gestione los recursos necesarios
Obtenga de los directivos regionales la aprobación del plan. Es probable que encuentre objeciones por la falta de recursos financieros, sin embargo, debe quedar claro que esto no es un limitante para ejecutar el plan mientras se gestionan los recursos financieros. Identifique dentro y fuera de su organización funcionarios y oficinas (ej., administración, planificación y presupuesto, mantenimiento, agencias de cooperación, etc.) que puedan ser fuentes de recursos y de asistencia técnica. Inclúyalos en su plan de trabajo. 5. Ejecute el plan de trabajo
Debe existir una persona responsable de todo el proceso de implementación que desarrolle algunas actividades y realice el seguimiento del plan de trabajo. Se recomienda la siguiente secuencia de implementación: • Desarrollar los manuales de calidad, organización y funciones, y procedimientos. Este último manual se trabaja a partir del inventario de procedimientos que usted realizó. Estos procedimientos son analizados y si es necesario se adaptan a las BPA. En este proceso, también se identifican y desarrollan los nuevos procedimientos que se necesiten. La propuesta del manual de procedimientos deberá ser revisada, para su correspondiente validación, por el personal responsable de su aplicación. 4
En esta dirección electrónica encontrará el Manual de políticas y procedimientos operativos: Almacén especializado SISMED de la Dirección de Salud (DISA) Callao que puede utilizar como guía para desarrollar sus propios manuales, http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/Manual% 20de%20proced.%20AEM%20DISA%20Callao-Abril%2008.pdf • Realizar un examen médico del personal. • Sensibilizar y capacitar al personal sobre las BPA y el uso del manual de procedimientos. Estas sesiones de capacitaciones deben concluir con un cronograma de compromisos del personal para la implementación de los procedimientos que hasta ese momento, son factibles de implementar. Para motivar más al personal, identifique las necesidades individuales de capacitación y diseñe un plan de capacitación anual. • Dotar al personal de trabajo con ropa e implementos de seguridad apropiados. • Mejorar la infraestructura del almacén. Se recomienda iniciar esta actividad tan pronto se cuente con la aprobación y los recursos correspondientes. No obstante, sin que dependa de esto, puede iniciar las mejoras de las prácticas de almacenamiento. Si tiene planificado realizar un acondicionamiento de la infraestructura es importante tener presente las recomendaciones del manual de las BPA en el diseño. También deberá tener en cuenta cómo será la organización interna y el flujo de los productos dentro del almacén, pues de esto dependerá el mejor diseño y utilización de la infraestructura. Así tiene un diseño actualizado del tamaño y distribución interna del almacén, entre otros (ej. dónde van las puertas, luces, los aires acondicionados, etc.). (Vea, http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html). Si fuera posible busque asesoramiento de un especialista. El anexo 2, muestra la distribución interna de un almacén en base al cual se le realizaron mejoras en la infraestructura. • Dotar al almacén de materiales y equipos de manipulación de carga. De acuerdo con los recursos disponibles, debe definir los materiales que son más urgentes para la implementación de los procedimientos, como por ejemplo: señales de seguridad y de áreas internas, paletas, materiales de embalaje, tarjetas de vencimiento, termo higrómetros y extintores de fuego. Los equipos de manipulación de carga que se utilizarán (ej., transpaletas, montacargas, carretas, estantería de carga pesada) dependerán del diseño final del almacén, sea este manual o mecanizado. • Diseñar y ejecutar un plan de mantenimiento y saneamiento, preferiblemente, luego del acondicionamiento de la infraestructura del almacén. • Realizar el acopio y archivo de documentos. Durante la implementación de las BPA se generan registros y documentos que deben ser completados y archivados adecuadamente. Algunos de los documentos exigidos en las BPA son requisitos legales de funcionamiento y que a la vez dan formalidad al almacén, estos incluyen el registro ante las autoridades de salud y tributaria.
5
6. Seguimiento
La persona responsable del proceso de implementación de las BPA debe verificar mensualmente el avance del plan de trabajo e identificar las limitaciones. La tabla del anexo 1 servirá para realizar esta actividad, de ser necesario establezca nuevos plazos. Con el cumplimiento del plan de trabajo se entiende que mejorarán las condiciones y prácticas de almacenamiento. Se debe realizar una evaluación de las BPA cada tres meses, identificándose las no conformidades que deben ser explicadas al personal y, de ser necesario, actualizar el plan de trabajo. Para esta actividad utilice la Guía de inspección de BPA de la DIGEMID (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/ indexecve.html). 7. Obtención de la acreditación en BPA
Cuando finalice el plan de trabajo, la persona responsable del proceso de implementación de las BPA debe realizar una evaluación de las condiciones y prácticas de almacenamiento; utilice una vez más, la guía de inspección de la DIGEMID. Aunque se cumplan todos los requisitos es recomendable una segunda evaluación por una persona ajena al almacén pero, con experiencia en el tema. Dicha evaluación puede ser realizada por un inspector de la dirección que vigila la comercialización de medicamentos en el país. Si la segunda inspección es satisfactoria, ya está listo para iniciar el trámite para la certificación en las BPA que otorga la autoridad de salud del país. Recuerde que la certificación puede que no sea obligatoria, pero sí lo es mantener las BPA.
6
Anexo 1: Plan de implementación de las BPA en un almacén regional especializado de medicamentos (AEM) No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén A.
Infraestructura
1
Condición de propiedad
Es propiedad de la beneficencia y están en proceso de donación.
Continuar con la gestión de donación.
0
0
0 Región
2
Cantidad de ambientes
Cuenta con 3 ambientes: • 1 almacén de medicamentos • 2 almacenes de insumos médicos
Mejorar la organización interna del almacén de medicamentos para optimizar su capacidad de almacenamiento e integrar los insumos médicos y, dejar en los antiguos ambientes sólo materiales no sensibles.
0
0
0 Jefe de almacén y auxiliares
0
3
Ubicación
Aceptable
Ninguna
4
Distribución de áreas
No cuenta con todas las áreas, con las que cuenta no están distribuidas adecuadamente.
Redistribuir las áreas del almacén de acuerdo a la propuesta entregada al jefe del almacén.
0
0
0 Jefe de almacén y auxiliares
0
5
Delimitación de áreas
No están identificadas ni delimitadas.
Identificar y delimitar las áreas del almacén pintándose líneas de color en el piso y colocándose letreros en las paredes.
1
350
6
Área administrativa
Se encuentra fuera del almacén.
Ninguna
0
0
7
Cadena de frío
No se ha evaluado
Ninguna
0
350
350 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén 0
0
0
7
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
II. Almacén 0
8
Sustancias inflamables
No tienen ambiente especial y externo.
Se recomienda utilizar el cuarto del almacén de insumos para el almacenamiento de productos inflamables.
0
0
0 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén
9
Estupefaciente
No están en el almacén de medicamentos bajo llave.
Acondicionar una vitrina con llaves dentro del almacén de medicamentos.
1
500
500 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén
10
Área de recepción
No está delimitada
Delimitar el área de recepción de acuerdo a la propuesta entregada al jefe de almacén y dotar de una mesa desarmable.
1
0
0 Jefe de almacén y auxiliares
0
11
Área de despacho
No está delimitada
Delimitar el área de despacho de acuerdo a la propuesta entregada al jefe del almacén.
1
0
0 Jefe de almacén y auxiliares
0
12
Tamaño del almacén
El área y volumen • Ampliar la capacidad actual del AEM resulta de almacenamiento insuficiente para al utilizar estantes el almacenamiento metálicos de dos adecuado de los niveles (mini estantes). productos. Sin embargo, • Optimizar el proceso se observa que no de compras para se utiliza la altura del reducir los niveles almacén y que hay de existencias de existencias superiores medicamentos. a 4 meses, en una zona • Optimizar el proceso donde se tienen fácil de programación acceso a las empresas de compras de proveedoras de medicamentos de medicamentos y por manera que ingresen lo tanto los tiempo de los productos en el reposición son cortos. momento y cantidad que se necesitan.
0
0
0 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén (ver detalles adicionales en la Parte B. Materiales/ Equipos, ítem 5)
8
500
0
Oct
Nov
Dic
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Cantidad
(nuevos soles)
Precio
Costo estimado
0
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 13
Servicio de luz
Las instalaciones son recientes.
Programar mantenimiento de las instalaciones eléctricas para el 2011.
1
0
14
Servicios de agua
Si cuenta
1
2000
15
Vestuarios
No tienen
16
Servicios higiénicos
Cuenta con servicios higiénicos en malas condiciones.
Acondicionar los servicios higiénicos y vestuarios, y destinarlos para el uso exclusivo del almacén.
2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
17
Paredes
Son adecuadas y están en buen estado pero, requieren limpieza.
Limpiar las paredes
3
150
450 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
18
Pisos
Son de loseta, están a nivel y presentan agujeros debido al deterioro de las losetas.
Cambiar el piso de los dos ambientes del almacén (medicamentos e insumos) con concreto pulido.
1
5000
5000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
5000
19
Drenajes
No cuentan con drenajes dentro del AEM.
Instalar drenajes en lugares apropiados dentro del almacén.
1
1000
1000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
1000
20
Ventanas
Cuentan con ventanas grandes, cubiertas con madera corrediza para evitar el paso de la luz; requieren mantenimiento y limpieza.
Reducir el tamaño de las ventanas, dar mantenimiento y limpieza.
8
300
2400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
21
Techos
Son de fibrocemento cubierto con material aislante de calor.
Ninguna
0
0
2000
450
2400
0
9
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Cantidad
(nuevos soles)
Precio
Costo estimado
0
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
3350
2000
Nov
Dic
II. Almacén 22
Puerta de ingreso
Brinda seguridad y, permite el paso de las personas y productos.
Ninguna
0
0
23
Iluminación
Natural y artificial. Los centros de luz artificial presentan una orientación longitudinal respecto del almacén que no es apropiada para su organización interna.
Reorientar los centros de luz artificial en forma trasversal.
1
200
24
Ventilación
Cuentan con aire acondicionado en buen estado.
Ninguna
0
0
0
0
Subtotal
0
B.
Materiales/Equipos
1
Señalizadores de áreas de almacén
No cuentan
Imprimir letreros para cada área y colocarlos.
10
1
2
Señalizadores de seguridad e instrucciones (no comer, no fumar, ni beber, prohibido el ingreso de personas ajenas, zona segura, extintores, etc.).
Son insuficientes
Adquirir señales de seguridad e instrucciones: • (4) no comer • (2) no fumar • (6) prohibido el ingreso de personas ajenas • (10) zona segura • (10 salida • (8) extintores • (2) riesgo eléctrico • (2) use faja • (2) use zapatos de seguridad
44
3
10
200
200 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
10 132 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
6550
10 132
0
0
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 240
3
Termo higrómetros
Si cuentan pero son insuficientes.
Adquirir dos termo higrómetros
2
120
240 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
4
Paletas
Insuficientes
Adquirir 100 paletas de tamaño estándar (1 m x 1.2 m)
100
60
6000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
6000
5
Estantes
Cantidad insuficiente, en mal estado y pequeños para el volumen de productos que se maneja.
Adquirir estantes de carga ligera (ángulos ranurados) para productos de pequeño volumen como inyectables.
10
150
1500 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
1500
Adquirir estantes metálicos de carga pesada de tres niveles (mini estante) para productos de mayor carga.
10
600
6000
6000
6
Equipos de refrigeración
Tienen uno pero es insuficiente.
Adquirir un equipo de refrigeración para el almacenaje de medicamentos con cadena de frío.
1
1000
1000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
1000
7
Materiales de cadena de frío: cajas térmicas y paquetes fríos
Son insuficientes
Adquirir 2 cajas térmicas y paquetes fríos para el área de cadena de frío.
1
0
0 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
0
8
Ventiladores
No se requieren
Ninguna
0
0
0
11
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Cantidad
(nuevos soles)
Precio
Costo estimado
0
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
II. Almacén 9
Equipo electrógeno
No se requiere para el almacenaje de medicamentos.
Ninguna
0
0
10
Extintores de bióxido de carbón (CO2)
No cuentan
Adquirir un extintor para la oficina administrativa.
1
400
400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
400
11
Extintores de polvo químico seco (PQS)
No cuentan
Adquirir 10 extintores de polvo químico de 18 libras para los almacenes.
10
100
1000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
1000
12
Dispositivos de alarma, seguridad
Cuenta con servicio de vigilancia las 24 horas
Ninguna
13
Implementos de seguridad
No cuentan
Adquirir implementos de seguridad (botas con punta de acero, fajas de seguridad y guantes).
1
400
400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
14
Implementos de aseo (toalla, jabón y otros)
No cuentan
Adquirir implementos de aseo (toalla, jabón y otros).
8
20
160 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
15
Materiales e insumos de limpieza
No cuentan
Adquirir materiales e insumos de limpieza.
1
150
16
Transpaletas
No cuentan
Adquirir un transpaleta
1
2000
12
0
150 Jefe de almacén y auxiliares 2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
400
160
150
2000
Nov
Dic
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 17
Carritos transportadores de cajas
No cuentan
Adquirir carritos
1
300
300 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
300
18
Alarma de corte de energía
No cuentan
Adquirir e instalar una alarma de corte de energía eléctrica.
1
150
150 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
150
19
Escalera pequeña para estantes
Si cuentan
Ninguna
0
0
20
Escalera para estantes
No cuentan
Adquirir dos escaleras de diseño, tamaño y material apropiado para colocar carga en los estantes.
2
1000
21
Armario
Se requiere para estupefacientes.
Ver estupefacientes
22
Materiales de embalaje
Inadecuados e insuficientes
Adquirir materiales de embalaje adecuados (cintas de embalaje, dispensador de cintas, cartón corrugado, burbujas de plástico, rollos de plástico). (kit)
4
150
23
Tarjeta roja de vencimiento
No cuentan
Preparar tarjetas de vencimiento con papel brillante rojo.
20
1
24
Balanza
No se requiere
Ninguna
0
0 2000
2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén 0
600
600 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
20 Jefe de almacén y auxiliares
20
0
13
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 25
Mesa desarmable
No se tiene
Adquirir mesa desarmable para el área de recepción.
1
350
350 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
26
Gabinetes para vestuarios
No cuentan
Adquirir gabinetes para vestuarios.
1
700
700 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
Subtotal
350
700
7500
1262 10140
C.
Mantenimiento
1
Plan de mantenimiento
No se tiene
Elaborar un plan de mantenimiento de la instalación, equipos del almacén y extintores.
0
0
0 Jefe de almacén
2
Mantenimiento de instalaciones eléctricas
Las instalaciones son recientes.
Programar mantenimiento de las instalaciones eléctricas para el 2011.
1
0
0 Jefe de almacén
3
Mantenimiento de extintores
No tienen extintores
Adquirir extintores (ver sección de materiales y equipos).
0
0
0
4
Mantenimiento de los equipos de refrigeración
No se han realizado
Realizar mantenimiento de los equipos de refrigeración.
1
200
200 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
200
5
Plan de contingencia
No se tiene
Elaborar un plan de contingencia en caso de corte de energía eléctrica.
1
200
200 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
200
14
0
0
4210
0
0
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Cantidad
(nuevos soles)
1
0
0 Jefe de almacén 200 Jefe de almacén
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 6
Plan de fumigación
No se tiene
Elaborar un plan de fumigación semestral.
7
Saneamiento
No se ha llevado a cabo Realizar y documentar el saneamiento mediante una empresa privada.
1
200
8
Vigilancia
Si cuentan
0
0
Ninguna
0 200
0
Subtotal
0
0
600
75
75
D.
Procedimientos
1
Manual de procedimientos operativos
Si cuentan, pero no se cumple en su totalidad.
Capacitar al personal y desarrollar supervisiones periódicas.
3
50
150 Jefe de almacén
2
Retiro del mercado
Realizar un simulacro Tiene procedimiento de retiro de pero, no se realiza la evaluación de la eficacia productos. del sistema de retiro de productos.
0
0
0 Jefe de almacén
3
Control de temperatura
Si se realiza control y se tiene procedimiento
Ninguna
0
0
0
0
4
Control de humedad
Si se realiza el control y se tiene procedimiento
Ninguna
0
0
0
0
5
Normas de seguridad de personal.
Tiene en el manual de procedimiento aprobado.
Capacitar al personal y desarrollar supervisiones periódicas.
1
50
50 Jefe de almacén
0
0
0
0
50
15
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
II. Almacén 0
6
Limpieza
Tiene procedimiento pero, no se toma en cuenta al momento de realizar la limpieza.
• Capacitar al personal de limpieza e implementar registros. • Dotar de materiales e insumos de limpieza.
1
0
0 Jefe de almacén
7
Inventarios
Tiene procedimiento pero, no se aplica.
Capacitar al personal y supervisar el cumplimiento del procedimiento.
0
0
0 Responsable regional de medicamentos
8
Registro de existencias por producto, lote y fecha de vencimiento
No se tiene
Implementar el uso de tarjetas de control visible de almacén donde se registren los ingresos y salidas de productos con sus respectivos lotes y fecha de vencimiento.
1000
0.2
200 Jefe de almacén
200
9
Rotación del inventario y fecha de vencimiento
• Tienen procedimientos, registran la fecha en el software pero, no identifican físicamente los productos próximos a vencerse. • Distribuyen los productos según la fecha de vencimiento.
Implementar el uso de tarjeta roja para los productos próximos a vencerse.
0
0
0 Jefe de almacén
0
10
Inspecciones al almacén
Tienen procedimientos para el desarrollo de auto inspecciones pero, no se aplican.
Implementar los procedimientos de auto inspecciones.
0
0
0 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
16
0
0
Nov
Dic
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 11
Devoluciones
Tienen procedimientos para las devoluciones pero, no se aplican.
Implementar los procedimientos de devoluciones.
0
0
0 Jefe de almacén y auxiliares
0
12
Recepción
Tienen procedimiento de recepción y lo aplican.
Ninguna
0
0
0
0
13
Almacenamiento
Tienen procedimientos para el almacenamiento pero, no se aplican completamente.
Implementar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos de almacenamiento.
0
0
0 Jefe de almacén
0
14
Distribución
Tienen procedimiento escrito y lo aplican.
Ninguna
0
0
0
0
15
Embalaje y despacho
Tienen procedimiento pero, no se cumple completamente debido a la falta de materiales y capacitación.
Adquirir materiales de embalaje adecuados y realizar capacitación al personal sobre embalaje y despacho.
1
0
0 Jefe de almacén
0
16
Inspección y supervisión al personal
Tienen procedimiento pero, no lo aplican.
Implementar el procedimiento.
0
0
0 Jefe de almacén
17
Archivo de protocolos de análisis
Si tienen pero, algunos medicamentos estratégicos y vacunas no tienen protocolo.
Completar los protocolos de los productos que no lo tienen.
0
0
0 Jefe de almacén
18
Ubicación de suministros
Semifluido
Ninguna
0
0
0
Subtotal
0 0
0 0
275
125
0
0
0
17
No
Asunto
Situación
Precio
Sugerencia
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
II. Almacén E.
Personal/Capacitación
1
Plan de capacitación
No cuentan
Elaborar un cronograma de capacitaciones del personal.
0
0
0 Jefe de almacén
0
2
Registro de capacitación
Tienen procedimiento y Aplicar el registro pero, no se ha procedimiento de puesto en práctica. capacitación.
0
0
0 Jefe de almacén
0
3
Fichas del personal
Tienen procedimiento y Poner en práctica el procedimiento y registro pero, no se ha puesto en práctica. elaborar fichas de todo el personal.
0
0
0 Jefe de almacén
0
4
Ropa de trabajo
No tienen
Adquirir ropa apropiada para el clima de la zona (pantalón y camiseta).
5
80
5
Implementos de seguridad personal
No tienen
Adquirir implementos de seguridad (ver sección de materiales y equipos).
0
0
0
6
Inspecciones y supervisiones al personal
No se realiza
Elaborar inspecciones según el procedimiento.
0
0
0 Jefe de almacén
7
Examen médico al personal
No se ha realizado
Realizar examen médico al personal del almacén y gestionar carnet sanitario.
10
20
200 Jefe de almacén
8
Pasantía en un almacén, certificado en BPA
Requieren
El jefe de almacén y un auxiliar deben realizar pasantía en un almacén.
2
1200
18
400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
2400 MSH/SPS (gastos de viaje de 2 personas)
400
0
200
2400
Oct
Nov
Dic
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 100
9
Capacitación sobre las BPA MSH/SPS capacitó al personal en junio de 2009.
Realizar un reforzamiento en las BPA para el personal del almacén.
1
100
100 Jefe de almacén con apoyo de personal especializado
10
Capacitación sobre procedimientos
Requieren
Capacitar al personal sobre los procedimientos que aplica.
3
50
150 Jefe de almacén
11
Capacitación en manejo de extintores
No están capacitados
Elaborar capacitación con la Defensa Nacional sobre el manejo de extintores.
1
50
50 Jefe de almacén
50
12
Capacitación en manejo de sustancias inflamables
No están capacitados
Elaborar capacitación con los bomberos sobre manejo de sustancias inflamables.
1
50
50 Jefe de almacén
50
Subtotal
50
400
F.
Certificado/Documentos
1
Constancia de la inscripción Si cuentan actualizada.
Ninguna
0
0
0 Jefe de almacén
0
2
Registro Único de Contribuyente (RUC)
No cuentan
Extraer de internet una copia actualizada del RUC.
0
0
0 Jefe de almacén
0
3
Organigrama general y manual de funciones del personal del almacén.
No cuentan con un organigrama general del AEM y manual de funciones actualizado.
Elaborar un organigrama y manual de organización y, funciones del almacén especializado.
0
0
0 Jefe de almacén
2450
50
350
50
150
0
0
0
19
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Precio
Cantidad
(nuevos soles)
Costo estimado
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
II. Almacén 4
Certificado de Saneamiento No se tiene Ambiental
Fumigar cada 6 meses, a través de los servicios de una empresa privada; solicitar el certificado y la ficha técnica de la actividad.
0
0
0 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén
0
5
Planos de distribución del área
No cuentan
Elaborar un plano de distribución de las áreas, con sus respectivas medidas y, de acuerdo al nuevo diseño.
0
0
0 Jefe de almacén
0
6
Relación de empresas con las que trabaja (proveedores y establecimientos de salud)
No cuentan
Elaborar una lista de de las empresas y establecimientos con los que trabaja, y que contenga: • proveedores: nombre, RUC, teléfono, dirección • establecimientos de salud: nombre, teléfono, dirección
0
0
0 Jefe de almacén
0
7
Relación de los productos que maneja
No cuentan
Elaborar relación de productos que comercializa de acuerdo, y que contenga: producto, número de registro sanitario, vencimiento del RS.
0
0
0 Jefe de almacén
0
20
Nov
Dic
No
Asunto
Situación
Sugerencia
Cantidad
(nuevos soles)
Precio
Costo estimado
0
Responsable de la ejecución
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
II. Almacén 8
Lista de procedimientos operativos estándares
Si tienen, en el manual de procedimientos.
Ninguna
0
0
9
Certificación en las BPA
No cuentan
Una vez implementadas las recomendaciones, solicitar la certificación a DIGEMID.
1
3600
3600 Región de Salud/ Consultor
Subtotal Total (nuevos soles)
3600
0 42962
0
0
0
0
3600
7900 10537 14565
6360
0
3600
21
Anexo 2. Diseño de la distribución interna de un almacén basado en las mejoras a su infraestructura 11800 2300
B
Recepción
Almacenamiento
1000
Quarentena
2300
1125
Devoluciones
3650
Vencidos
despacho
C
2150
Almacenamiento
B
1000
Embalaje y
Almacenamiento
Almacenamiento
A
1000
1125
1000
A
2300
Vista de planta
22
La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional 1300 Pennsylvania Avenue, NW Washington, DC 20523 Tel: (202) 712-0000 Fax: (202) 216-3524
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