Iniciativa Amazónica contra la Malaria/ Red Amazónica de Vigilancia de la Resistencia a los Antimaláricos Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Sobre este documento: Este documento es parte de la Iniciativa Amazónica contra la Malaria (AMI, inglés) y fue financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, inglés).

Fotos de la portada: Parte superior: © 2008 David Parsons Esquina inferior izquierda: © 2005 James Gathany/CDC Esquina inferior derecha: © 2008 David Spitz/PAHO-WHO

Citación recomendada: Espinoza, H. 2011. Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. Preparado por el Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) de Management Science for Health (MSH) y Links Media, LLC. para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo la Iniciativa Amazónica contra la Malaria. Gaithersburg, MD: Links Media, LLC.

Iniciativa Amazónica contra la Malaria/ Red Amazónica de Vigilancia de la Resistencia a los Antimaláricos Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Cláusula de exención de responsabilidades El contenido de ésta publicación refleja los puntos de vista y opiniones de su autor y no reflejan necesariamente los puntos de vista o políticas de la USAID o del gobierno de los Estados Unidos. Abril 2011. iii

Tabla de contenido Abreviaciones y acrónimos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii ¿Cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ¿Cómo implementar las BPA de medicamentos y dispositivos médicos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Anexo 1. Plan de implementación de las BPA en un almacén regional especializado de medicamentos (AEM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Anexo 2. Diseño de la distribución interna de un almacén basado en las mejoras a su infraestructura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

i

Abreviaciones y acrónimos AEM

Almacén Especializado de Medicamentos

AMI

Iniciativa Amazónica contra la Malaria

BPA

Buenas Prácticas de Almacenamiento

DIGEMID

Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas

DIRESA

Dirección Regional de Salud

MSH/SPS

Management Science for Health/Strengthening Pharmaceutical Systems

MINSA

Ministerio de Salud de Perú

RUC

Registro Único Contribuyente

USAID

Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

iii

¿Cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos? En un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento (BPA):1,2

• Los productos se almacenan en áreas acondicionadas, equipadas, organizadas y delimitadas para recibirlos, almacenarlos y despacharlos; asegurándose su integridad y calidad, mediante una organización y rotación correcta, y el desarrollo de operaciones adecuadas al seguir los procedimientos diseñados. • El personal cuenta con un área para llevar a cabo sus labores administrativas y las relacionadas con la documentación de las tareas del almacén (desde el manual de procedimientos hasta los registros de actividades). Además, cuentan con servicios higiénicos, casilleros y otras facilidades fuera del almacén. • El personal tiene las calificaciones y experiencia para realizar sus funciones, las cuales están establecidas y documentadas claramente, y son conocidas y cumplidas por ellos. El personal posee los materiales e implementos necesarios para realizar sus labores de forma segura, efectiva y eficiente. • El personal tiene a su alcance y utiliza el manual de calidad, el manual de organización y funciones, y el manual de los procedimientos que se llevan a cabo en el almacén. • Al recibir los productos se verifican sus características físicas y los documentos que los acompañan, se documenta la actividad y, se sigue el procedimiento para su almacenamiento o la resolución de cualquier discrepancia. • Los productos se almacenan conforme a una clasificación bien establecida y a sus condiciones de almacenamiento, ya sean ambientales o especiales, en instalaciones limpias y en buen estado. • Se hace un inventario periódico y se vigila la existencia, estado de conservación y vigencia de los productos. • Se distribuyen los productos utilizándose procedimientos, técnicas y, materiales adecuados para mantenerlos en condiciones óptimas durante el transporte y asegurar la identificación de los lotes. • Se reúnen los elementos adecuados de infraestructura, equipamiento, documentación, procedimientos y personal; como se ha señalado arriba.

1 Ministerio de Salud de Perú. 1999. Manual de buenas prácticas de almacenamiento. (Adaptado). (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html). 2 Ministerio de Salud de Perú. 2000. Guía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos y afines. (Adaptado) (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

1

2

¿Cómo implementar las BPA de medicamentos y dispositivos médicos? 1. Identifique aliados

Haga una lista de los interesados en contar con un almacén que cumpla con las BPA (ej., actores protagónicos: director regional de salud, personal del almacén, personal de centros de salud, pacientes). Identifique lo que motivaría a cada uno de ellos a apoyar el plan para implementar las BPA, e involúcrelos tan temprano como sea posible. Ya sea, para conseguir su aprobación o apoyo al trabajo que se inicia. 2. Identifique qué le falta a su almacén para cumplir con las BPA

Usted puede mejorar las condiciones y prácticas de almacenamiento en su almacén. Para lograrlo, además de iniciativa, necesita conocer los documentos normativos que combinados con su experiencia en el manejo de almacenes de medicamentos le ayudarán en este emprendimiento. Realice una evaluación de las condiciones y prácticas de almacenamiento y haga un inventario de los procedimientos operativos que exigen las BPA. Puede utilizar, la Guía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos y afines y el Manual de buenas prácticas de almacenamiento de productos farmacéuticos y afines de la Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID) del Ministerio de Salud de Perú (MINSA), disponibles en http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html). Al realizar el inventario de procedimientos identifique lo siguiente: • Nombre del procedimiento • Objetivo • Normas legales vinculadas • Políticas institucionales • Secuencia de actividades, tareas y responsables • Tiempo estimado de duración • Documentos y registros utilizados 3. Planifique cómo llegar a cumplir con las BPA

Para documentar la situación actual y plantear la propuesta que mejore las condiciones y prácticas de almacenamiento de su almacén, cada aspecto debe ser evaluado, analizado críticamente y comparado con los requisitos exigidos por las BPA. Deberá incluir una estimación de los recursos que necesita para ponerla en práctica y un cronograma. El anexo 1, muestra una tabla que le puede servir de guía para realizar esta actividad.

3

La magnitud del trabajo necesario (ej., tiempo, recursos, esfuerzo y financiamiento) dependerá de la situación encontrada. Para realizar algunas tareas, el personal del almacén será el principal recurso que necesitará; mientras que otras tareas, requerirán de la participación de otro tipo de funcionarios o de dinero. Programe a corto plazo, aquellas tareas que pueda realizar con los recursos que tenga disponible. No obstante, si es creativo puede reducir considerablemente los recursos requeridos, como por ejemplo usted puede: (1) acondicionar el almacén con materiales de bajo costo en lugar de construir, (2) mejorar la disposición interna, (3) utilizar la estantería de mayor carga, (4) utilizar paletas estándares, (5) reducir los niveles del inventario de productos y, (6) sincronizar la recepción y el despacho, entre otras. Prepare una versión inicial del plan de implementación de las BPA e identifique las situaciones que deben ser resueltas, la secuencia de acciones sugeridas para resolver cada una y, los recursos necesarios y las posibles fuentes de ellos. El plan utilizado por la Dirección Regional de Salud (DIRESA) Callao le puede servir de referencia (vea, http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/proyalmmedic.html). Discuta el plan con todos los interesados directos, como por ejemplo: el responsable regional de medicamentos, el responsable del suministro, el responsable financiero, el jefe y auxiliares de almacén y, algún usuario de los servicios del almacén. Esta actividad le permitirá afinar detalles, lograr el involucramiento de todos los actores, definir responsables en cada tarea y, facilitar la implementación de la propuesta. Prepare una versión revisada del plan. Introduzca los cambios que puedan resultar necesarios a medida que avanza en su ejecución. 4. Gestione los recursos necesarios

Obtenga de los directivos regionales la aprobación del plan. Es probable que encuentre objeciones por la falta de recursos financieros, sin embargo, debe quedar claro que esto no es un limitante para ejecutar el plan mientras se gestionan los recursos financieros. Identifique dentro y fuera de su organización funcionarios y oficinas (ej., administración, planificación y presupuesto, mantenimiento, agencias de cooperación, etc.) que puedan ser fuentes de recursos y de asistencia técnica. Inclúyalos en su plan de trabajo. 5. Ejecute el plan de trabajo

Debe existir una persona responsable de todo el proceso de implementación que desarrolle algunas actividades y realice el seguimiento del plan de trabajo. Se recomienda la siguiente secuencia de implementación: • Desarrollar los manuales de calidad, organización y funciones, y procedimientos. Este último manual se trabaja a partir del inventario de procedimientos que usted realizó. Estos procedimientos son analizados y si es necesario se adaptan a las BPA. En este proceso, también se identifican y desarrollan los nuevos procedimientos que se necesiten. La propuesta del manual de procedimientos deberá ser revisada, para su correspondiente validación, por el personal responsable de su aplicación. 4

En esta dirección electrónica encontrará el Manual de políticas y procedimientos operativos: Almacén especializado SISMED de la Dirección de Salud (DISA) Callao que puede utilizar como guía para desarrollar sus propios manuales, http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/Manual% 20de%20proced.%20AEM%20DISA%20Callao-Abril%2008.pdf • Realizar un examen médico del personal. • Sensibilizar y capacitar al personal sobre las BPA y el uso del manual de procedimientos. Estas sesiones de capacitaciones deben concluir con un cronograma de compromisos del personal para la implementación de los procedimientos que hasta ese momento, son factibles de implementar. Para motivar más al personal, identifique las necesidades individuales de capacitación y diseñe un plan de capacitación anual. • Dotar al personal de trabajo con ropa e implementos de seguridad apropiados. • Mejorar la infraestructura del almacén. Se recomienda iniciar esta actividad tan pronto se cuente con la aprobación y los recursos correspondientes. No obstante, sin que dependa de esto, puede iniciar las mejoras de las prácticas de almacenamiento. Si tiene planificado realizar un acondicionamiento de la infraestructura es importante tener presente las recomendaciones del manual de las BPA en el diseño. También deberá tener en cuenta cómo será la organización interna y el flujo de los productos dentro del almacén, pues de esto dependerá el mejor diseño y utilización de la infraestructura. Así tiene un diseño actualizado del tamaño y distribución interna del almacén, entre otros (ej. dónde van las puertas, luces, los aires acondicionados, etc.). (Vea, http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html). Si fuera posible busque asesoramiento de un especialista. El anexo 2, muestra la distribución interna de un almacén en base al cual se le realizaron mejoras en la infraestructura. • Dotar al almacén de materiales y equipos de manipulación de carga. De acuerdo con los recursos disponibles, debe definir los materiales que son más urgentes para la implementación de los procedimientos, como por ejemplo: señales de seguridad y de áreas internas, paletas, materiales de embalaje, tarjetas de vencimiento, termo higrómetros y extintores de fuego. Los equipos de manipulación de carga que se utilizarán (ej., transpaletas, montacargas, carretas, estantería de carga pesada) dependerán del diseño final del almacén, sea este manual o mecanizado. • Diseñar y ejecutar un plan de mantenimiento y saneamiento, preferiblemente, luego del acondicionamiento de la infraestructura del almacén. • Realizar el acopio y archivo de documentos. Durante la implementación de las BPA se generan registros y documentos que deben ser completados y archivados adecuadamente. Algunos de los documentos exigidos en las BPA son requisitos legales de funcionamiento y que a la vez dan formalidad al almacén, estos incluyen el registro ante las autoridades de salud y tributaria.

5

6. Seguimiento

La persona responsable del proceso de implementación de las BPA debe verificar mensualmente el avance del plan de trabajo e identificar las limitaciones. La tabla del anexo 1 servirá para realizar esta actividad, de ser necesario establezca nuevos plazos. Con el cumplimiento del plan de trabajo se entiende que mejorarán las condiciones y prácticas de almacenamiento. Se debe realizar una evaluación de las BPA cada tres meses, identificándose las no conformidades que deben ser explicadas al personal y, de ser necesario, actualizar el plan de trabajo. Para esta actividad utilice la Guía de inspección de BPA de la DIGEMID (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/ indexecve.html). 7. Obtención de la acreditación en BPA

Cuando finalice el plan de trabajo, la persona responsable del proceso de implementación de las BPA debe realizar una evaluación de las condiciones y prácticas de almacenamiento; utilice una vez más, la guía de inspección de la DIGEMID. Aunque se cumplan todos los requisitos es recomendable una segunda evaluación por una persona ajena al almacén pero, con experiencia en el tema. Dicha evaluación puede ser realizada por un inspector de la dirección que vigila la comercialización de medicamentos en el país. Si la segunda inspección es satisfactoria, ya está listo para iniciar el trámite para la certificación en las BPA que otorga la autoridad de salud del país. Recuerde que la certificación puede que no sea obligatoria, pero sí lo es mantener las BPA.

6

Anexo 1:  Plan de implementación de las BPA en un almacén regional especializado de medicamentos (AEM) No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén A.

Infraestructura

1

Condición de propiedad

Es propiedad de la beneficencia y están en proceso de donación.

Continuar con la gestión de donación.

0

0

0 Región

2

Cantidad de ambientes

Cuenta con 3 ambientes: • 1 almacén de medicamentos • 2 almacenes de insumos médicos

Mejorar la organización interna del almacén de medicamentos para optimizar su capacidad de almacenamiento e integrar los insumos médicos y, dejar en los antiguos ambientes sólo materiales no sensibles.

0

0

0 Jefe de almacén y auxiliares

0

3

Ubicación

Aceptable

Ninguna

4

Distribución de áreas

No cuenta con todas las áreas, con las que cuenta no están distribuidas adecuadamente.

Redistribuir las áreas del almacén de acuerdo a la propuesta entregada al jefe del almacén.

0

0

0 Jefe de almacén y auxiliares

0

5

Delimitación de áreas

No están identificadas ni delimitadas.

Identificar y delimitar las áreas del almacén pintándose líneas de color en el piso y colocándose letreros en las paredes.

1

350

6

Área administrativa

Se encuentra fuera del almacén.

Ninguna

0

0

7

Cadena de frío

No se ha evaluado

Ninguna

0

350

350 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén 0

0

0

7

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

II. Almacén 0

8

Sustancias inflamables

No tienen ambiente especial y externo.

Se recomienda utilizar el cuarto del almacén de insumos para el almacenamiento de productos inflamables.

0

0

0 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén

9

Estupefaciente

No están en el almacén de medicamentos bajo llave.

Acondicionar una vitrina con llaves dentro del almacén de medicamentos.

1

500

500 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén

10

Área de recepción

No está delimitada

Delimitar el área de recepción de acuerdo a la propuesta entregada al jefe de almacén y dotar de una mesa desarmable.

1

0

0 Jefe de almacén y auxiliares

0

11

Área de despacho

No está delimitada

Delimitar el área de despacho de acuerdo a la propuesta entregada al jefe del almacén.

1

0

0 Jefe de almacén y auxiliares

0

12

Tamaño del almacén

El área y volumen • Ampliar la capacidad actual del AEM resulta de almacenamiento insuficiente para al utilizar estantes el almacenamiento metálicos de dos adecuado de los niveles (mini estantes). productos. Sin embargo, • Optimizar el proceso se observa que no de compras para se utiliza la altura del reducir los niveles almacén y que hay de existencias de existencias superiores medicamentos. a 4 meses, en una zona • Optimizar el proceso donde se tienen fácil de programación acceso a las empresas de compras de proveedoras de medicamentos de medicamentos y por manera que ingresen lo tanto los tiempo de los productos en el reposición son cortos. momento y cantidad que se necesitan.

0

0

0 Responsable Regional de medicamentos y jefe de almacén (ver detalles adicionales en la Parte B. Materiales/ Equipos, ítem 5)

8

500

0

Oct

Nov

Dic

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Cantidad

(nuevos soles)

Precio

Costo estimado

0

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 13

Servicio de luz

Las instalaciones son recientes.

Programar mantenimiento de las instalaciones eléctricas para el 2011.

1

0

14

Servicios de agua

Si cuenta

1

2000

15

Vestuarios

No tienen

16

Servicios higiénicos

Cuenta con servicios higiénicos en malas condiciones.

Acondicionar los servicios higiénicos y vestuarios, y destinarlos para el uso exclusivo del almacén.

2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

17

Paredes

Son adecuadas y están en buen estado pero, requieren limpieza.

Limpiar las paredes

3

150

450 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

18

Pisos

Son de loseta, están a nivel y presentan agujeros debido al deterioro de las losetas.

Cambiar el piso de los dos ambientes del almacén (medicamentos e insumos) con concreto pulido.

1

5000

5000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

5000

19

Drenajes

No cuentan con drenajes dentro del AEM.

Instalar drenajes en lugares apropiados dentro del almacén.

1

1000

1000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

1000

20

Ventanas

Cuentan con ventanas grandes, cubiertas con madera corrediza para evitar el paso de la luz; requieren mantenimiento y limpieza.

Reducir el tamaño de las ventanas, dar mantenimiento y limpieza.

8

300

2400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

21

Techos

Son de fibrocemento cubierto con material aislante de calor.

Ninguna

0

0

2000

450

2400

0

9

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Cantidad

(nuevos soles)

Precio

Costo estimado

0

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

3350

2000

Nov

Dic

II. Almacén 22

Puerta de ingreso

Brinda seguridad y, permite el paso de las personas y productos.

Ninguna

0

0

23

Iluminación

Natural y artificial. Los centros de luz artificial presentan una orientación longitudinal respecto del almacén que no es apropiada para su organización interna.

Reorientar los centros de luz artificial en forma trasversal.

1

200

24

Ventilación

Cuentan con aire acondicionado en buen estado.

Ninguna

0

0

0

0

Subtotal

0

B.

Materiales/Equipos

1

Señalizadores de áreas de almacén

No cuentan

Imprimir letreros para cada área y colocarlos.

10

1

2

Señalizadores de seguridad e instrucciones (no comer, no fumar, ni beber, prohibido el ingreso de personas ajenas, zona segura, extintores, etc.).

Son insuficientes

Adquirir señales de seguridad e instrucciones: • (4) no comer • (2) no fumar • (6) prohibido el ingreso de personas ajenas • (10) zona segura • (10 salida • (8) extintores • (2) riesgo eléctrico • (2) use faja • (2) use zapatos de seguridad

44

3

10

200

200 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

10 132 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

6550

10 132

0

0

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 240

3

Termo higrómetros

Si cuentan pero son insuficientes.

Adquirir dos termo higrómetros

2

120

240 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

4

Paletas

Insuficientes

Adquirir 100 paletas de tamaño estándar (1 m x 1.2 m)

100

60

6000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

6000

5

Estantes

Cantidad insuficiente, en mal estado y pequeños para el volumen de productos que se maneja.

Adquirir estantes de carga ligera (ángulos ranurados) para productos de pequeño volumen como inyectables.

10

150

1500 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

1500

Adquirir estantes metálicos de carga pesada de tres niveles (mini estante) para productos de mayor carga.

10

600

6000

6000

6

Equipos de refrigeración

Tienen uno pero es insuficiente.

Adquirir un equipo de refrigeración para el almacenaje de medicamentos con cadena de frío.

1

1000

1000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

1000

7

Materiales de cadena de frío: cajas térmicas y paquetes fríos

Son insuficientes

Adquirir 2 cajas térmicas y paquetes fríos para el área de cadena de frío.

1

0

0 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

0

8

Ventiladores

No se requieren

Ninguna

0

0

0

11

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Cantidad

(nuevos soles)

Precio

Costo estimado

0

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

II. Almacén 9

Equipo electrógeno

No se requiere para el almacenaje de medicamentos.

Ninguna

0

0

10

Extintores de bióxido de carbón (CO2)

No cuentan

Adquirir un extintor para la oficina administrativa.

1

400

400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

400

11

Extintores de polvo químico seco (PQS)

No cuentan

Adquirir 10 extintores de polvo químico de 18 libras para los almacenes.

10

100

1000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

1000

12

Dispositivos de alarma, seguridad

Cuenta con servicio de vigilancia las 24 horas

Ninguna

13

Implementos de seguridad

No cuentan

Adquirir implementos de seguridad (botas con punta de acero, fajas de seguridad y guantes).

1

400

400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

14

Implementos de aseo (toalla, jabón y otros)

No cuentan

Adquirir implementos de aseo (toalla, jabón y otros).

8

20

160 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

15

Materiales e insumos de limpieza

No cuentan

Adquirir materiales e insumos de limpieza.

1

150

16

Transpaletas

No cuentan

Adquirir un transpaleta

1

2000

12

0

150 Jefe de almacén y auxiliares 2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

400

160

150

2000

Nov

Dic

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 17

Carritos transportadores de cajas

No cuentan

Adquirir carritos

1

300

300 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

300

18

Alarma de corte de energía

No cuentan

Adquirir e instalar una alarma de corte de energía eléctrica.

1

150

150 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

150

19

Escalera pequeña para estantes

Si cuentan

Ninguna

0

0

20

Escalera para estantes

No cuentan

Adquirir dos escaleras de diseño, tamaño y material apropiado para colocar carga en los estantes.

2

1000

21

Armario

Se requiere para estupefacientes.

Ver estupefacientes

22

Materiales de embalaje

Inadecuados e insuficientes

Adquirir materiales de embalaje adecuados (cintas de embalaje, dispensador de cintas, cartón corrugado, burbujas de plástico, rollos de plástico). (kit)

4

150

23

Tarjeta roja de vencimiento

No cuentan

Preparar tarjetas de vencimiento con papel brillante rojo.

20

1

24

Balanza

No se requiere

Ninguna

0

0 2000

2000 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén 0

600

600 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

20 Jefe de almacén y auxiliares

20

0

13

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 25

Mesa desarmable

No se tiene

Adquirir mesa desarmable para el área de recepción.

1

350

350 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

26

Gabinetes para vestuarios

No cuentan

Adquirir gabinetes para vestuarios.

1

700

700 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

Subtotal

350

700

7500

1262 10140

C.

Mantenimiento

1

Plan de mantenimiento

No se tiene

Elaborar un plan de mantenimiento de la instalación, equipos del almacén y extintores.

0

0

0 Jefe de almacén

2

Mantenimiento de instalaciones eléctricas

Las instalaciones son recientes.

Programar mantenimiento de las instalaciones eléctricas para el 2011.

1

0

0 Jefe de almacén

3

Mantenimiento de extintores

No tienen extintores

Adquirir extintores (ver sección de materiales y equipos).

0

0

0

4

Mantenimiento de los equipos de refrigeración

No se han realizado

Realizar mantenimiento de los equipos de refrigeración.

1

200

200 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

200

5

Plan de contingencia

No se tiene

Elaborar un plan de contingencia en caso de corte de energía eléctrica.

1

200

200 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

200

14

0

0

4210

0

0

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Cantidad

(nuevos soles)

1

0

0 Jefe de almacén 200 Jefe de almacén

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 6

Plan de fumigación

No se tiene

Elaborar un plan de fumigación semestral.

7

Saneamiento

No se ha llevado a cabo Realizar y documentar el saneamiento mediante una empresa privada.

1

200

8

Vigilancia

Si cuentan

0

0

Ninguna

0 200

0

Subtotal

0

0

600

75

75

D.

Procedimientos

1

Manual de procedimientos operativos

Si cuentan, pero no se cumple en su totalidad.

Capacitar al personal y desarrollar supervisiones periódicas.

3

50

150 Jefe de almacén

2

Retiro del mercado

Realizar un simulacro Tiene procedimiento de retiro de pero, no se realiza la evaluación de la eficacia productos. del sistema de retiro de productos.

0

0

0 Jefe de almacén

3

Control de temperatura

Si se realiza control y se tiene procedimiento

Ninguna

0

0

0

0

4

Control de humedad

Si se realiza el control y se tiene procedimiento

Ninguna

0

0

0

0

5

Normas de seguridad de personal.

Tiene en el manual de procedimiento aprobado.

Capacitar al personal y desarrollar supervisiones periódicas.

1

50

50 Jefe de almacén

0

0

0

0

50

15

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

II. Almacén 0

6

Limpieza

Tiene procedimiento pero, no se toma en cuenta al momento de realizar la limpieza.

• Capacitar al personal de limpieza e implementar registros. • Dotar de materiales e insumos de limpieza.

1

0

0 Jefe de almacén

7

Inventarios

Tiene procedimiento pero, no se aplica.

Capacitar al personal y supervisar el cumplimiento del procedimiento.

0

0

0 Responsable regional de medicamentos

8

Registro de existencias por producto, lote y fecha de vencimiento

No se tiene

Implementar el uso de tarjetas de control visible de almacén donde se registren los ingresos y salidas de productos con sus respectivos lotes y fecha de vencimiento.

1000

0.2

200 Jefe de almacén

200

9

Rotación del inventario y fecha de vencimiento

• Tienen procedimientos, registran la fecha en el software pero, no identifican físicamente los productos próximos a vencerse. • Distribuyen los productos según la fecha de vencimiento.

Implementar el uso de tarjeta roja para los productos próximos a vencerse.

0

0

0 Jefe de almacén

0

10

Inspecciones al almacén

Tienen procedimientos para el desarrollo de auto inspecciones pero, no se aplican.

Implementar los procedimientos de auto inspecciones.

0

0

0 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

16

0

0

Nov

Dic

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 11

Devoluciones

Tienen procedimientos para las devoluciones pero, no se aplican.

Implementar los procedimientos de devoluciones.

0

0

0 Jefe de almacén y auxiliares

0

12

Recepción

Tienen procedimiento de recepción y lo aplican.

Ninguna

0

0

0

0

13

Almacenamiento

Tienen procedimientos para el almacenamiento pero, no se aplican completamente.

Implementar y supervisar el cumplimiento de los procedimientos de almacenamiento.

0

0

0 Jefe de almacén

0

14

Distribución

Tienen procedimiento escrito y lo aplican.

Ninguna

0

0

0

0

15

Embalaje y despacho

Tienen procedimiento pero, no se cumple completamente debido a la falta de materiales y capacitación.

Adquirir materiales de embalaje adecuados y realizar capacitación al personal sobre embalaje y despacho.

1

0

0 Jefe de almacén

0

16

Inspección y supervisión al personal

Tienen procedimiento pero, no lo aplican.

Implementar el procedimiento.

0

0

0 Jefe de almacén

17

Archivo de protocolos de análisis

Si tienen pero, algunos medicamentos estratégicos y vacunas no tienen protocolo.

Completar los protocolos de los productos que no lo tienen.

0

0

0 Jefe de almacén

18

Ubicación de suministros

Semifluido

Ninguna

0

0

0

Subtotal

0 0

0 0

275

125

0

0

0

17

No

Asunto

Situación

Precio

Sugerencia

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

II. Almacén E.

Personal/Capacitación

1

Plan de capacitación

No cuentan

Elaborar un cronograma de capacitaciones del personal.

0

0

0 Jefe de almacén

0

2

Registro de capacitación

Tienen procedimiento y Aplicar el registro pero, no se ha procedimiento de puesto en práctica. capacitación.

0

0

0 Jefe de almacén

0

3

Fichas del personal

Tienen procedimiento y Poner en práctica el procedimiento y registro pero, no se ha puesto en práctica. elaborar fichas de todo el personal.

0

0

0 Jefe de almacén

0

4

Ropa de trabajo

No tienen

Adquirir ropa apropiada para el clima de la zona (pantalón y camiseta).

5

80

5

Implementos de seguridad personal

No tienen

Adquirir implementos de seguridad (ver sección de materiales y equipos).

0

0

0

6

Inspecciones y supervisiones al personal

No se realiza

Elaborar inspecciones según el procedimiento.

0

0

0 Jefe de almacén

7

Examen médico al personal

No se ha realizado

Realizar examen médico al personal del almacén y gestionar carnet sanitario.

10

20

200 Jefe de almacén

8

Pasantía en un almacén, certificado en BPA

Requieren

El jefe de almacén y un auxiliar deben realizar pasantía en un almacén.

2

1200

18

400 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

2400 MSH/SPS (gastos de viaje de 2 personas)

400

0

200

2400

Oct

Nov

Dic

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 100

9

Capacitación sobre las BPA MSH/SPS capacitó al personal en junio de 2009.

Realizar un reforzamiento en las BPA para el personal del almacén.

1

100

100 Jefe de almacén con apoyo de personal especializado

10

Capacitación sobre procedimientos

Requieren

Capacitar al personal sobre los procedimientos que aplica.

3

50

150 Jefe de almacén

11

Capacitación en manejo de extintores

No están capacitados

Elaborar capacitación con la Defensa Nacional sobre el manejo de extintores.

1

50

50 Jefe de almacén

50

12

Capacitación en manejo de sustancias inflamables

No están capacitados

Elaborar capacitación con los bomberos sobre manejo de sustancias inflamables.

1

50

50 Jefe de almacén

50

Subtotal

50

400

F.

Certificado/Documentos

1

Constancia de la inscripción Si cuentan actualizada.

Ninguna

0

0

0 Jefe de almacén

0

2

Registro Único de Contribuyente (RUC)

No cuentan

Extraer de internet una copia actualizada del RUC.

0

0

0 Jefe de almacén

0

3

Organigrama general y manual de funciones del personal del almacén.

No cuentan con un organigrama general del AEM y manual de funciones actualizado.

Elaborar un organigrama y manual de organización y, funciones del almacén especializado.

0

0

0 Jefe de almacén

2450

50

350

50

150

0

0

0

19

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Precio

Cantidad

(nuevos soles)

Costo estimado

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

II. Almacén 4

Certificado de Saneamiento No se tiene Ambiental

Fumigar cada 6 meses, a través de los servicios de una empresa privada; solicitar el certificado y la ficha técnica de la actividad.

0

0

0 Responsable regional de medicamentos y jefe de almacén

0

5

Planos de distribución del área

No cuentan

Elaborar un plano de distribución de las áreas, con sus respectivas medidas y, de acuerdo al nuevo diseño.

0

0

0 Jefe de almacén

0

6

Relación de empresas con las que trabaja (proveedores y establecimientos de salud)

No cuentan

Elaborar una lista de de las empresas y establecimientos con los que trabaja, y que contenga: • proveedores: nombre, RUC, teléfono, dirección • establecimientos de salud: nombre, teléfono, dirección

0

0

0 Jefe de almacén

0

7

Relación de los productos que maneja

No cuentan

Elaborar relación de productos que comercializa de acuerdo, y que contenga: producto, número de registro sanitario, vencimiento del RS.

0

0

0 Jefe de almacén

0

20

Nov

Dic

No

Asunto

Situación

Sugerencia

Cantidad

(nuevos soles)

Precio

Costo estimado

0

Responsable de la ejecución

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

II. Almacén 8

Lista de procedimientos operativos estándares

Si tienen, en el manual de procedimientos.

Ninguna

0

0

9

Certificación en las BPA

No cuentan

Una vez implementadas las recomendaciones, solicitar la certificación a DIGEMID.

1

3600

3600 Región de Salud/ Consultor

Subtotal Total (nuevos soles)

3600

0 42962

0

0

0

0

3600

7900 10537 14565

6360

0

3600

21

Anexo 2. Diseño de la distribución interna de un almacén basado en las mejoras a su infraestructura 11800 2300

B

Recepción

Almacenamiento

1000

Quarentena

2300

1125

Devoluciones

3650

Vencidos

despacho

C

2150

Almacenamiento

B

1000

Embalaje y

Almacenamiento

Almacenamiento

A

1000

1125

1000

A

2300

Vista de planta

22

La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional 1300 Pennsylvania Avenue, NW Washington, DC 20523 Tel: (202) 712-0000  Fax: (202) 216-3524

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