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ESTADISTICA ESPANOLA Vol. 30, Núm. 1 17, 1988, págs. 131 a 137

C R IT I CA D E PRO G RAMAS DE O RD E NADO R Ventura : EI Editor de sobremesa por GONZALO ARNAIZ TOVAR Dirección General de Tributos Ministerio de Economía y Hacienda

1.

I ntroducción

Los programas de autoedición tienen como objetivo posibilitar una mejor présentación de los documentos que elabora una organiiación; se trata, en definitiva, de facilitar la comunicación con los destinatarios de dichos documentos. Hoy en día los programas de tratamiento de texto rn^s difundidos perrniten presentar "correctamente" los documentos. Sin embargo, esta presentación no se aleja mucho de la que proporcionan las máquinas de escribir y persisten las dificultades laparte de soluciones "manuales" corno recortar y pegar o pasar dos veces por la impresora) para integrar en un mismo documento texto, gráficos y tablas. Los programas de autoedición pretenden resolver estas limitaciones de los tratamientos de textos convencionales y ofrecen una presentación de calidad, cercana a la de la imprenta. Por su propia estructura, que trataremos de presentar someramente en esta reseña, los programas de autoedición tienen la ventaja añadida de posibilitar documentos homogéneos permitiendo, por tanto, transmitir una única imagen, fácilmente reconocible, al exterior.

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EI Xerox Ventura Publisher es en estos momentos el programa de autoedición para ordenadores personales más completo del mercado. Fue concebido originalmente por Ventura Software en 1986 que, posteriormente . Ilegó a un acuerdo con la Xerox Corporation para su comercialización. En nuestro país se empezó a comerciaiizar el año pasado en su versión 1.1 en castellano. Es a esta versión a la que nos referíremos. La configuración mínima sobre la que puede actuar Ventura es un PC/XT o compatible con 512 Kb de memoria, tarjeta gráfica Ide prácticamente cualquier variedad), u^ espacio en dísco de 1 a 3 Mb (dependiendo de las impresoras que se utilicen) y una impresora. La versión DOS más baja con la que trabaja es la 2.10. A partir de esta configuración mínima es preciso hacer !as siguientes puntualizaciones en cuanto a las relaciones de Ventura con los equipos disponibles: a) Aunque funcíona con memoria de 512 Kb el acceso a los discos es más lento, ya que en !a configuración del sistema hay que reducir el número de buffers. Es recomendable, por tanto, un mínimo de 640 Kb. b) La tarjeta gráfica que se utiliza tiene también ímportancia en cuanto a la visualización del texto en el monitor. EI Ventura dispone de tres tipos de visualización: reducido, normal y ampliado. Utilizando una tar ^ eta EGA todo el texto se puede leer en rnodo normal, cosa que no ocurre si se utiliza una tarjeta CGA, que obliga a recu rrir muchas veces al modo ampliado. e) Con un monitor normal y una buena tarjeta gráfica la única manera de visualizar una hoja entera (por ejemplo, en formato A4) es recurriendo al modo reducido. Sin embargo en este modo no se puede leer el texto, excepto si éste utiliza letras de gran tamaño. Entonces hay que recurrir al modo normal en donde ya no se visualiza toda la hoja y hay que estar continuamente moviéndose por ella. Una solución es utilizar monitores de pantalla grande donde en el modo normal de! Ventura se visuaiiza una hoja entera. d) Aunque el Ventura puede uti{izarse con impresoras matriciales tipo Epson, la calidad de sus presentaciones sólo queda plenamente reflejada si se utilizan impresoras láser. e) Por último, para un manejo eficaz y rápido, es casi imprescindible disponer de u n ratón. Ventu ra acepta prácticament todos los existentes.

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2.

Las partes integrantes de un documento. Software compatible con Ventura.

a)

Texto

el procedimiento de elaboración de un documento comienza por la organización de todo el material que lo va a componer. Todo este proceso se realiza con software externo cuyo resultado luego aceptará Ventura. . En primer lugar, utilizando un tratamiento de texto se prepara el texto del documento. Ventura acepta ficheros de texto de los siguientes programas: WordPerfect, WordStar, "MS Word, Windows Write, MultiMate, Xerox Writer Ilt y Xywrite III y IV; también acepta ficheros en DCA que pueden ser producidos por programas como Displaywrite III y IV, Volkswriter 3, Office Writer, WordStar 2000, Samna Word y Lotus Manuscript; por último Ventura acepta ficheros de texto en ASCII, lo que significa que se pueden cargar ficheros producidos -generalmente en procesos de impresión- por multitud de programas de hoja de cálculo y de Base de Datos. Aunque Ventura conserva, al cargar los ficheros elaborados con los programas anteriores, muchas de las características de los mismos, hay otras .

que desaparecen. Por ejemplo, si se utiliza WordPerfect, que es el tratamiento de texto normalmente usado por el autor de esta reseña, se conservan las negritas, los subrayados, los tabuladores pero no se conservan los centrados, las notas al pie de página (que el Ventura permite definir con su propio tratamiento de textoi, los subíndices y superíndices no aparecen correctamente, etc.

Para corregir estas diferencias y retocar algunos errores cometidos, el Ventura dispone, como ya se ha comentado anteriormente, de su propio editor de texto. Sin embargo nunca se debe utilizar este editor para introducir un texto largo, ya que es menos eficiente que los tratamientos de texto de uso común. b)

Tab/as

Mención aparte merecen las tablas que acompañan al texto. Norrnalmente éstas habrán sido producidas por algún tipo de hoja electrónica o salida de programa o paquete estadístico. Todo este tipo de software permite obtener una salida en formato ASCII (normalmente imprimiendo sobre un fichero). Hemos visto que Ventura acepta ficheros en ASCII. Sin embargo, si cargamos en Ventura una tabla generada por alguno de los procedimientos anteriores observaremos, con enorme frustración, que las columnas no aparecen alineadas y la tabla, por tanto, tiene un aspecto desastroso.

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La razón es sencilla: Ventura utiliza, ya que proporciona calidad cercana a la imprenta, espaciado proporcional. También se pueden utilizar tipos de letra con espaciado fi jo, y en tal caso las tablas quedan cuadradas, pero entonces el aspecto de los documentos es análogo al que proporcionan las m^quinas de escribir. ^a única manera, por tanto, de alinear tablas con espaciado proporcional es utilizar tabuladores para cada cofumna y luego definir la posición de esos tabuladores en Ventura.

Como los ficheros en ASCI I producidos en Lotus 1-2-3, o en Symphony o en un paquete estadístico no colocan tabuladores (colocan espacios en blanco) la cuestión no es tan sencilla de resolver como parece. Una primera solución, terriblemente pesada si la tabla tiene bastantes filas y columnas, es cargar el fichero ASCII en un tratamiento de texto y colocar los tabuladores de uno en uno. Una segunda solución es construir un programa que realice la tarea. Existen programas en el mercado que lo hacen, pero tampoco es muy complicádo construir uno. EI autor de esta reseña dispone de uno en Basic, rnuy rupestre pero que funciona, que pone a disposición del que lo solicite.

c^ Gráficos Por último unas breves palabras sobre el tercer elemento que puede formar parte del documento: el gráfico. Ventura acepta una gran variedad de. formatos GEM, AutoCAD, Lotus y Symphony PIC, Mentor Graphics, Video Show, MacDraw y otros PICT de Mackíntosh, CGM (Computer Graphios Metafile), EPSF (Encapsulated Postcript Standard Format) y HPGL ( Hewlett- Packard G raphics Languagel. Sin embargo, los gráficos proporcionan algunas sorpr®sas desagradables cuando se cargan en Ventura. A vece's los rótulos cambian de tamaño 0 dirección (por ejemplo, rótulos verticales pasan a ser horizontales o desaparecen), las tramas no se mantienen, etc. También se pueden cargar imágenes digitalizadas mediante un scanner en alguno de los siguientes formatos: PC Paintbrush(PCX), GEM o MacPaint (PIC1.

3.

Cómo se construye un documento

Una vez que se tienen todos los elementos que van a constituir el documento y que han sido generados con programas ajenos al Ventura es cuando éste entra en acción para colocar todas las partes del rompecabezas.

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Básicamente, para elaborar un docurnento Ventura dispone de dos funciones: viñeta y párrafo. Además, el programa dispone de otras dos funciones: texto y gráficos. La función texto permite utilizar el propio tratamiento de textos del Ventura, al que ya se ha hecho referencia anteriormente. La función gráfico facilita el dibujo de rectas, circunferencias, rectángulos y "rect^ngulos" de esquinas redondBadas; además, con dicha función se pueden construir "cajas de texto" que, en muchas ocasiones, posibilitan poner rótulos a los gráficos (recuérdese que algunas veces los rótulos de los gráficos cambian de aspecto al cargárlos en Ventura). Junto con las cuatro funciones básicas anteriormente mencionadas -al menos una de las cuales siempre tiene que estar activada- Ventura dispone de opciones de menú. Según sea la función básica activada se puede acceder a unas u otras opciones de menú. Algunas de las opciones son accesibles desde cualquier función, como las de cargar ficheros de texto 0 gráficos, formas de visualización, tipo y orientación de la página. etc. Con la funcián viñeta se define, en primer lugar, la estructura que va a tener la página del documento que va a acoger el texto principal. Es decir, se definen los márgenes, el número de columnas y tamaño de las mismas, la separación entre columnas, si la viñeta va a contar con file^es alrededor o verticales u horizontales, etc. Junto con la estructura de página base del documento, la función viñeta perrnite adernás definir, en las distintas páginas del documento, viñetas adicionales donde se encajarán gráficos o tablas u otros tipos de textos. Estas viñetas se pueden "anclar" a determinadas porciones de texto para que, si el texto se mueve por correcciones efectuadas en páginas anteriores, la viñeta le acompañe en su suerte. También se pueden establecer "capturas", es decir, porciones que recogen texto relativo a la viñeta y, si se quiere, la numeración de las figuras.

Con la función párrafo se definen las características del texto. Como su propio nombre indica da atributos a los distintos párrafos del texto. Generalmente un texto estará constituido por muchos párrafos de "texto norrnal" y otros p^rrafos de títulos, subtítulos, tablas, etc. que tendrán un formato diferente. Por defecto, Ventura considera que todos los párrafos son de texto normal. Lo primero, por tanto, que se hace es definir las características del texto normal: el tipo y tamaño de letra que se va a utilizar, la separación entre líneas y párrafos, si los párrafos van a estar justificados o cuadrados a derecha, izquierda o centrados, el sangrado, la posición y características de los tabuladores, el tipo de filetes que van a tener, etc.

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Una vez que se ha seleccionado un párrafo de texto normal y se han definido sus atributos podremos observar cómo todo el documento sigue un formato idéntico conforme le indican dichos atributos. Para definir los párrafos que no son de texto normal hay que seleccionar uno, darle los atributos adecuados y después ir seleccionando todos los párrafos del mismo tipo e indicar que sigan dichos atributos. Esto, si el documento es largo puede ser muy pesado. Por ello se utiliza el texto "preformateado". Con ello se quiere indicar que, en fa primera fase, es decir, cuando estamos en el tratamiento de texto se da un nombre a los párrafos. Por ejemplo, delante de cada título de sección escribiremos "/«7SECCION =", o, delante de cada título de subsección 'ífx^ SUBSECCION =", etc. De esta forma bastará en Ventura señalar uno de los p^rrafos del mismo nombre, definir los atributos y, automáticamente, todos tos párrafos con ese nombre seguirán un formato idéntico, de acuerdo con los atributos definidos. Por último, Ventura permite poner cabeceras y pies en las páginas (que pueden contener, entre otras cosas el número de p^ginal, numeración automática de capítulos, secciones y subsecciones y generación de índices y tablas de contenidos.

4.

Ventura y la posibilidad de homogeneizar documentos

Una vez construido el documento con su texto, gráficos, etc., Ventura salva un conjunto de ficheros de los que destacaremos tres: - EI fichero formato (extensión STY), que contiene toda la información relativa a los atributos de los párrafos, el tamaño y orientación de la página y características de la viñeta principal. Es, por tanto, el fichero que define el "estilo" que va a tener el documento. -- EI fichero de texto, que se salva con el mismo nombre y en el formato del tratamiento de iexto con el que se cargó en Ventura y que tiene una estructura preformateada para aligerar los trámites cuando se vuelva a cargar. Es importante tener esto en cuenta, ya que el fichero que estaba en el formato del tratamiento de texto, al ser salvado por Ventura, aparece con los signos "^« ", los nombres de párrafo y algunos caracteres tipogr^ficos propios del Ventura. - EI fichero de capítulo (extensión CH P}, en el que únicamente se almacenan las referencias a las distintas partes (es decir ficheros) que componen el documento: formato, texto, gráficos, etc. Además de los anteriores, Ventura puede generar otros ficheros. Este conjunto de ficheros que a primera vista puede parecer prolijo y que se

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podría haber sustituido por un único macrofichero, es una de las razones por las que Ventura funciona con gran rapidez, ya que el ordenador puede tratar mucho más rápidamente ficheros pequeños que grandes. Además se pueden hacer cambios en las distintas partes y volverlas a unir; esto facilita, por ejemplo, la actualizacián y puesta al día de documentos. Mientras que el fichero de capítulo hace referencia a un documento concreto, el fichero de formato es totalmente independiente. Por tanto un mismo formato se puede utilizar con distintos textos para darles a todos una apariencia idéntica. En este sentido, los formatos se configuran como los elementos claves de la homogeneidad de documentos. Una organización dispondría de distintos ficheros de formato (de hecho Ventura proporciona formatos modelo) para cada uno de los tipos de documentos que elabora: cartas, informes, estudios, etc. que darían un estilo idéntico a todos los documentos del mismo tipo.

Referencias KRUMM, Rog (1988). Ventura, Management Information Systems Inc. NACE, TE^ ( 1987). Ventura. Tips and tricks. Peachpit Press. X E R ox ( 19 8 6 y 19 8 7). Edición X VP. Guía del Usuario. XEROx (1987). Guía de Entrenamiento de Ventura Publisher.

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