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ACTA No. 31-2013 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 18 de setiembre de 2013; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con justificación la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión.
Convocadas la señora Yesenia Castillo
Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración documental presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil.--------------------------------------------------------------------CAPITULO I. LECTURA Y APROBACION DE ACTAS.-----------------------------------------ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación de las actas No. 29-2013 y 30-2013.-ACUERDO 1. Se aprueban con correcciones las actas No. 29-2013 del 11 de setiembre del 2013 y No. 30-2013 del 12 de setiembre del 2013.-------------------------------
CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS INSTITUCIONALES DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. ARTÍCULO 2. Oficio CISED-4-2013 del 10 de setiembre del 2013 recibido el 13 de setiembre del 2013; suscrito por la señora Cecilia Campos Muñoz, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Nacional de Aprendizaje; por medio del cual presenta 4 valoraciones parciales con 116 series documentales.---------------------------------------------------------------------------------------ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED-4-2013 del 10 de setiembre del 2013 recibido el 13 de setiembre del 2013; suscrito por la señora Cecilia Campos Muñoz, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Nacional de Aprendizaje; por medio del cual presenta 4 valoraciones parciales con 116 series documentales, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012. ACUERDO FIRME.-----------------------CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL.-------------------------------------------------------ARTÍCULO 3.
Continuación del análisis del Informe de Valoración IV-29-2013-TP a
partir del subfondo 1. Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC a partir de la serie documental 1.75. Expediente de Fideicomiso BNCR.
Asunto: Tablas de plazos de
conservación de documentos. Fondo: Dirección General de Aviación Civil. Convocada
la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección. Hora: 8:45 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.
Al ser las 9:10 horas ingresan las señoras Castillo Villalta y María del
Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración documental presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil.
La señora Retana Ureña procede con la lectura del informe de
valoración No. IV-29-2013-TP a partir de la serie documental 1.75. Expediente de Fideicomiso BNCR y se retoman las series 1.45. Estados Financieros, 1.60. Expediente de Comisión de Transición, 1.68. Expediente de antecedente administrativo, 1.69. Expediente de Comisión de Transición, 1.71 Expediente de Contraloría General de la República, 1.72. Expediente de Contrataciones y 1.74. Expediente de Proyectos de Obras del subfondo 1. Consejo Técnico de Aviación Civil, Cetac vistos en la sesión 302013 de 12 de setiembre del 2013--------------------------------------------------------------------ACUERDO 3. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio DGAC-CISED-OF-002-2013 de 23 de abril de 2013, para el Fondo: Dirección General de Aviación Civil a partir de la serie documental “1.75. Expediente de Fideicomiso BNCR” del Subfondo 1. Consejo General de Aviación Civil,
CETAC y hasta la serie documental “2.48. Estados Financieros” del Subfondo 2. Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada-OFGI); y DECLARA con valor científico cultural las siguientes series documentales, tal y como se detalla a continuación: -------------------------------------------------------------------------------------------------Fondo: DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL, DGAC------------------------------Subfondo: Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC1
Aprobar todo lo
relacionado con la actividad aeronáutica costarricense como: aprobación, ampliación y modificación de los certificados de explotación, audiencias públicas, otorgamiento de permiso de uso, aprobación y modificación de itinerarios, aprobación de tarifas, convenios bilaterales. Así como funciones de carácter administrativo como: aprobación y modificaciones de presupuesto y plan de compras, aprobación de contrataciones, etc.--------------------------------------------------------------------------------------Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada del Servicio Aeroportuario (OFGI) Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural--------1.45. Estados financieros. Estados Financieros Si. Ya que permiten conocer la de
dos
tipos.
Estados
financieros
del situación
financiera
de
la
presupuesto de la DGAC, donde se establecen Dirección General de Aviación las partidas internas del presupuesto para el área Civil.
Conservar en soporte
administrativa del OFGI, y el Estado Financiero papel la información que no esté Externo que se entrega por parte del Gestor, duplicada en la serie documental donde contiene documentación de Estados de la
serie
Inversión, Estados de las Cuentas Corrientes y Estados 1
documental
2.48.
Financieros
del
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Carlos Araya Monge, Presidente del CETAC, la señora Maribel Mathieu Campos, Secretaria del CETAC y los miembros del CISED.-----------------------------
Conciliaciones Bancarias. Original:
Órgano
Original y copia. subfondo
Fiscalizador,
Órgano
Fiscalizador
Presupuesto. (Contrato de Gestión Interesada
Soporte papel/ electrónico. Cantidad: 3 metros. – OFGI.---------------------------------Fechas
extremas:
2002-2012.
Vigencia ---------------------------------------------
administrativa-legal: 25 años.--------------------------- --------------------------------------------1.60. Expediente de Comisión de Transición. Sí. Porque permite conocer los Expediente de Comisión de Transición que se antecedentes sobre la concesión inicia desde la conformación de la misma, en del aras
de
(sic)
supervisión
administrativa
Aeropuerto
Internacional
y Juan Santamaría. Conservar en
operativa entre el Gobierno - Gestor privado. soporte papel la información que Proceso de Cambio. Contiene: informes, estudios no esté duplicada en la técnicos, propuestas, etc.
Copia. Original: documental
Órgano Fiscalizador. Soporte papel. Cantidad: 1 Correspondencia
serie 2.2.
comisión
de
metro. Fechas extremas: 2001-2003. Vigencia Transición del subfondo Órgano administrativa-legal: 25 años.--------------------------- Fiscalizador (Contrato de Gestión ------------------------------------------------------------------ Interesada - OFGI-.-----------------Contrato Concesión para construcción y operación de la Nueva Terminal de Pasajeros del Aeropuerto Internacional Daniel Oduber Quirós, AIDOQ, CORIPORT S.A.------------------------------------------------------------------------------------------1.68.
Expediente
administrativo.
de
antecedente Sí.
Ya que permite conocer el
Expediente de Antecedente antecedente de la concesión del
administrativo que contiene información sobre los aeropuerto Daniel Oduber Quirós inicios de la convocatoria de este proceso de en Liberia.-------------------------------
fiscalización por parte del CORIPORT S.A. --------------------------------------------Contiene:
Correspondencia,
acuerdos,
etc. ---------------------------------------------
Original y copia. Original y copia Concesión de --------------------------------------------la nueva Terminal del AIDOQ.
Soporte papel. ---------------------------------------------
Cantidad: 0.30 metros. Fechas extremas: 2011- --------------------------------------------2012. Vigencia administrativa-legal: 20 años.-----
---------------------------------------------
1.69. Expediente de Comisión de Transición. Sí. Ya que permite conocer los Expediente de Comisión de Transición que se antecedentes de la concesión del divide en órgano de control de operaciones y aeropuerto Daniel Oduber Quirós parte constructiva. Se nombra para dar paso en Liberia. -----------------------------entre la administración de la institución y paso a --------------------------------------------manos privadas, en este proceso se inicia desde --------------------------------------------la conformación de la misma, va recopilando --------------------------------------------documentos tramitados y se van estableciendo --------------------------------------------en la puesta en marcha del gestor de operación --------------------------------------------en el Aeropuerto Daniel Oduber Quirós, con ello --------------------------------------------dar inicio a la actuación y gestiones de --------------------------------------------supervisión
de
la
gestión
administrativa
y ---------------------------------------------
operativa entre el Gobierno - Gestor privado. --------------------------------------------Original y copia. Original y copia Concesión de --------------------------------------------la nueva Terminal del AIDOQ.
Soporte papel. ---------------------------------------------
Cantidad: 0.30 metros. Fechas extremas: 2011- --------------------------------------------2012. Vigencia administrativa-legal: 20 años.-----
--------------------------------------------
1.71. Expediente de Contraloría General de la Sí. República.
Ya que permite conocer el
Expediente sobre la relación al proceso de fiscalización que la
Contrato denominado Concesión de la Nueva Contraloría Terminal
de
Pasajeros
del
General
Aeropuerto República
Internacional Daniel Oduber Quirós. Contiene: proceso
ha de
de
la
realizado
al
concesión
del
Correspondencia. Informes Técnicos, acuerdos, Aeropuerto Internacional Daniel documentos del proceso de fiscalización de Oduber Quirós en Liberia.---------operaciones
en
la
terminal
aérea
AIDOQ. ---------------------------------------------
Original y copia. Original y copia Concesión de --------------------------------------------la nueva Terminal del AIDOQ.
Soporte papel. ---------------------------------------------
Cantidad: 0.60 metros. Fechas extremas: 2011- --------------------------------------------2012. Vigencia administrativa-legal: 20 años.----1.72.
Expediente
de
--------------------------------------------
Contrataciones. Si.
Ya
que
Expediente de Contrataciones para proyectos de información la terminal del AIDOQ. Contiene: atestados para contrataciones
contiene
relativa
a
la las
administrativas
las contrataciones externos (sic) y consultores para los proyectos y obras que externos, Carteles, especificaciones técnicas, se desarrollan en el Aeropuerto curriculums (sic), ofertas presentadas, análisis de Internacional
Daniel
Oduber
ofertas presentadas. Original y copia. Original y Quirós en Liberia.--------------------copia Concesión de la nueva Terminal del --------------------------------------------AIDOQ.
Soporte papel.
Fechas
extremas:
Cantidad: 1 metro. ---------------------------------------------
2011-2012.
Vigencia ---------------------------------------------
administrativa-legal: 20 años.--------------------------- --------------------------------------------
1.73. Expediente del Consejo Nacional de Sí. Concesiones.
Ya que permite conocer el
Expediente de Concesionarios proceso de concesión realizado
que son responsables de realizar el proceso de por
el
Consejo
Nacional
Concesión de este contrato. Contiene: Acuerdos, Concesiones
del
correspondencia, anexos.
Daniel
Original y copia. Internacional
de
Aeropuerto Oduber
Original y copia Concesión de la nueva Terminal Quirós en Libera.--------------------del AIDOQ. metros.
Soporte papel.
Cantidad: 0.30 ---------------------------------------------
Fechas extremas: 2012.
Vigencia ---------------------------------------------
administrativa-legal: 20 años.--------------------------- --------------------------------------------1.74. Expediente de Proyectos de Obras. Sí. Proyecto de avance y seguimiento de
Ya que permite conocer el
Obras desarrollo
de
obras
sobre el desarrollo de necesidades del Edificio complementarias realizadas en el Terminal y otras Obras Complementarias del Aeropuerto Internacional Daniel AIDOQ. Contiene: Detección de la necesidad, Oduber Quirós en Liberia.---------proyectos pequeños de Obra tomados en cuenta --------------------------------------------dentro del Contrato. Correspondencia, acuerdos, --------------------------------------------anexos.
Original y copia.
Original y copia ---------------------------------------------
Concesión de la nueva Terminal del AIDOQ. --------------------------------------------Soporte papel. Cantidad: 0.30 metros. Fechas --------------------------------------------extremas: 2011-2012.
Vigencia administrativa- ---------------------------------------------
legal: 20 años.---------------------------------------------1.75.
Expediente
Expediente
del
de
Fideicomiso
Fideicomiso
con
el
--------------------------------------------
BNCR. Sí.
Ya
Banco información
que
contiene
la
financiera-contable
Nacional de Costa Rica. Propósito de cumplir con del fideicomiso realizado con el la Directriz General sobre los presupuestos del Banco Nacional de Costa Rica Fideicomiso,
Presupuesto
del
Fideicomiso, para la concesión del Aeropuerto
documentos financieros para el CETAC sobre la Internacional
Daniel
Oduber
distribución de depósito en fideicomiso CETAC- Quirós en Liberia.--------------------dólares.
Programa
326.
Contiene: ---------------------------------------------
Correspondencia, acuerdos sobre órdenes de --------------------------------------------ejecución, documentos financieros, Presupuesto --------------------------------------------Ordinario,
Auditorias realizadas.
Original y ---------------------------------------------
copia. Original y copia Concesión de la nueva --------------------------------------------Terminal del AIDOQ. Soporte papel. Cantidad: --------------------------------------------0.30 metros.
Fechas extremas: 2011-2012. ---------------------------------------------
Vigencia administrativa-legal: 20 años.-------------1.76. Informes Técnicos.
-------------------------------------------
Informes técnicos Sí. Ya que permiten conocer el
confeccionados por el Órgano de Control o desarrollo técnico del Aeropuerto Gerente General para informar de los distintos Internacional
Daniel
Oduber
avances, proyectos, auditorías realizadas, planes Quirós en Liberia.--------------------de ejecución, estudios de mercado, etc. Original --------------------------------------------y copia. Original y copia Concesión de la nueva --------------------------------------------Terminal del AIDOQ. Soporte papel. Cantidad: --------------------------------------------0.30 metros.
Fechas extremas: 2011-2012. ---------------------------------------------
Vigencia administrativa-legal: 20 años.--------------
---------------------------------------------
1.79. Expediente de Obras de Arte. Expediente Sí.
Ya que permite conocer el
de Obras de Arte propiedad de la DGAC- y que inventario en obras de arte que se encuentran en la terminal Aérea. Original y se custodian en el Aeropuerto copia. Original y copia Concesión de la nueva Internacional
Daniel
Oduber
Terminal del AIDOQ. Soporte papel. Cantidad: Quirós de Liberia.--------------------0.30 metros. Fechas extremas: 2012. Vigencia --------------------------------------------administrativa-legal: 20 años.--------------------------- --------------------------------------------1.83. Planes. Expediente que contiene todos los Sí. Ya que permiten conocer las planes presentados al CETAC, que es una estrategias y planes de mediano propuesta de cómo desarrollar las estrategias plazo
relacionados
con
el
durante cierto tiempo. (PAO, Plan de desarrollo, Aeropuerto Internacional Daniel Plan
de
mantenimiento,
Plan
Comercial). Oduber Quirós de Liberia.----------
Original y copia. Original y copia Concesión de --------------------------------------------la nueva Terminal del AIDOQ.
Soporte papel. ---------------------------------------------
Cantidad: 0.30 metros. Fechas extremas: 2012. --------------------------------------------Vigencia administrativa-legal: 20 años.--------------
--------------------------------------------
1.85. Expediente de Presupuesto. Expediente Sí.
Ya que permite conocer el
de Presupuesto donde se lleva el control de presupuesto
asignado
al
ambos presupuestos por programa: parte interna Aeropuerto Internacional Daniel dentro del presupuesto de la DGAC y el Oduber Quirós de Liberia así presupuesto externo (Programa 326), que esta como su ejecución.------------------definido por proyecciones por el impuesto de --------------------------------------------ingreso al país y se distribuye el porcentaje que --------------------------------------------se mide entre la CETAC- COLIPORT S.A. ---------------------------------------------
Contiene: Detalle de los montos a distribuir por --------------------------------------------porcentaje entre ambas autoridades. Original y --------------------------------------------copia. Original y copia Concesión de la nueva --------------------------------------------Terminal del AIDOQ. Soporte papel. Cantidad: --------------------------------------------0.60 metros. Fechas extremas: 2012. Vigencia --------------------------------------------administrativa-legal: 20 años.--------------------------
--------------------------------------------
2. Subfondo: Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada (OFGI). Objetivo: Velar por el cumplimiento efectivo y oportuno de las obligaciones y derechos de las partes de conformidad con lo dispuesto en el Contrato de Gestión Interesada del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría y legislación aplicable: 2 Funciones: Fiscalizar el cumplimiento contractual y de las normas y compromisos internacionales en la operación y seguridad aeroportuaria del Aeropuerto internacional Juan Santamaría.
- Velar por la calidad del servicio al cliente sea
acorde con el contrato de Gestión Interesada - Velar por la correcta aplicación de las multas y procedimientos según el apéndice M del Contrato de Gestión interesada. Brindar Asesoría Legal Especializada en el Tema de Contrato de Gestión Interesada (sic). Fiscalizar los ingresos y egresos generados en la operación del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría- Atención de los reclamos y recursos interpuestos por el Gestor.
Fiscalizar la correcta facturación de los servicios aeroportuarios y no
aeroportuarios. Conciliar en forma mensual con el Departamento de Contabilidad de la DGAC, las distribuciones de ingresos y el repago y saldo de los ingresos diferidos. 2
El órgano Fiscalizador nace debido a la concesión del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría en el año 2001, mediante el llamado Contrato de Gestión Interesada, publicado bajo el Reglamento N° 29455MOPT de la Creación del Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada, OFGI. En el organigrama se observa como Órgano Fiscalizador.--------------------------------------------------------------------------------------------
Fiscalizar el cumplimiento del cronograma de obras. Fiscalizar los costos y la calidad de las obras. Fiscalizaciones “in sitio” a las obras del AIJS- Revisión de informes y documentos técnicos presentados por el Gestor.------------------------------------------------Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural--------2.2. Correspondencia Comisión Transición. Si, Porque permite conocer la Correspondencia que se tramitó cuando se crea dinámica
del
desarrollo
la Comisión de Transición que es una comisión aeroportuario especialmente el que tenía a cargo en ese momento para proceso
de
supervisar toda la gestión administrativa y concesión
transición del
de
la
Aeropuerto
operativa entre el gobierno y el Gestor privado. Internacional Juan Santamaría y Cuando pasa la operación del Aeropuerto es complementaria a la serie Internacional Juan Santamaría al ente privado documental 1.60. “Expediente de adjudicado para su operación en la terminal Comisión
de
Transición”
del
aérea. Esto genera una reingeniería de recursos subfondo Consejo Técnico de humano, activos, cierre de oficinas, traslados de Aviación
Civil-CETAC.
oficinas, traslados y personal ubicado en otras Conservar la correspondencia de áreas de la terminal es decir un proceso largo de carácter sustantivo relacionada reestructuración. Soporte papel.
Original.
Copia CETAC. con la concesión del Aeropuerto
Cantidad: 1 metro.
extremas: 2000-2001.
Fechas Internacional Juan Santamaría a
Vigencia administrativa- criterio del Jefe de la Unidad
legal: Permanente en oficina productora.------------ Productora y el Encargado del ------------------------------------------------------------------
Archivo Central y que no se
------------------------------------------------------------------ duplique con la documentación
------------------------------------------------------------------
de la serie documental 1.60.
------------------------------------------------------------------
citada.-----------------------------------
2.18.
Expediente
de
Cooperativa Sí.
Porque permite conocer la
Autogestionaria de Servicios Aeroindustriales relación y los servicios que la Coopesa R.L.
Documentos sobre la situación empresa
jurídica del espacio que ocupa dentro de las Autogestionaria
Cooperativa de
Servicios
instalaciones del AIJS. Sobre las tarifas que debe Aeroindustriales Coopesa R.L. pagar
la
Cooperativa
Recomendaciones correspondencia
al
CETAC. presta a la Dirección General de
y antecedentes. Contiene Aviación Civil.-------------------------recibida.
Recurso
de ---------------------------------------------
revocatoria y apelación en subsidio presentado --------------------------------------------por COOPESA.
Documentación
de
soporte ---------------------------------------------
Coopesa Contiene: correspondencia, traslados --------------------------------------------de correspondencia, Informe de Auditoría de --------------------------------------------Aguas, Oferta de Servicios de Gestión integral de --------------------------------------------residuos de Coopesa, fotografías y reportes. --------------------------------------------Original.
Copia CETAC, COOPESA.
Soporte ---------------------------------------------
papel. Cantidad: 4 metros3. Fechas extremas: --------------------------------------------2000-2012.
Vigencia administrativa-legal: 15 ---------------------------------------------
años.---------------------------------------------------------2.23.
Expediente
Contrato 3
de
Adendum
Gestión
realizados
Interesada
--------------------------------------------
al Sí. Ya que permite conocer los
(CGI). cambios realizados al contrato de
Según lo indicado por la señora Castillo Villalta en la sesión 31-2013 de 18 de setiembre del 2013, dado que en la tabla de plazos se consignó 0,30/año.----------------------------------------------------------------------------
ADDENDUM interesada prestados
al del
en
el
Contrato
para
Servicios AIJS.
la
Gestión concesión
del
Aeropuerto
Aeroportuarios Internacional Juan Santamaría y
Contiene:
Minutas, complementa
la
serie
1.38.
propuesta de ADDENDUM AL CGI, anexo, “Expediente de addendum” del apéndices, plan maestro, Copia recibida por la subfondo Consejo Técnico de Contraloría General de la República. Original CETAC.
Soporte papel.
Copia. Aviación Civil-CETAC declarado
Cantidad: 3 con valor científico cultural en la
metros4. Fechas extremas: 2003-2012. Vigencia sesión
29-2013
de
11
de
administrativa-legal: permanente en oficina.-------- setiembre del 2013.-----------------2.39.
Formulación
del
Fideicomiso. Sí.
Ya
Formulación de la Proyección de ingresos del información
que
contiene
la
financiera-contable
Contrato de Gestión Interesada AIJS, control y de la formulación del fideicomiso liquidación. Contiene: Proyección de ingresos, para la concesión del Aeropuerto egresos, informe del Plan Anual Operativo, Internacional Juan Santamaría. acuerdos del CETAC, Certificación del Banco de Conservar en soporte papel.------Costa Rica.
Original. Copia CETAC.
Soporte ---------------------------------------------
papel/electrónico. Cantidad: 5 metros5. Fechas --------------------------------------------extremas: 2002-2012.
Vigencia administrativa- ---------------------------------------------
legal: 10 años.---------------------------------------------
---------------------------------------------
2.48. Estados Financieros. Documentación de Sí. Ya que reflejan la situación la Estados Financiero Banco de Costa Rica (BCR), situación 4
financiera
de
la
Según lo indicado por la señora Castillo Villalta en la sesión 31-2013 de 18 de setiembre del 2013, dado que en la tabla de plazos se consignó 0,30/año. 5 Según lo indicado por la señora Castillo Villalta en la sesión 31-2013 de 18 de setiembre del 2013, dado que en la tabla de plazos se consignó 0,50/año.
Fideicomiso 3045 AIJS. Estados de Inversión, concesión Estados
de
las
Cuentas
Corrientes
del
Aeropuerto
y Internacional Juan Santamaría.
Conciliaciones Bancarias. Estados Financieros Conservar la información que no de COOPESA/ Cooperativa Autogestionaria de esté Servicios
Aeroindustriales
R.L.
duplicada
Estados documental
Financieros de Alterra al 31 de diciembre del financieros”
en
la
serie
1.45.
“Estados
del
subfondo
2001. Original. Copia interesado. Soporte papel. Consejo Técnico de Aviación Cantidad: 2 metros6.
Fechas extremas: 2001- Civil-CETAC.---------------------------
2006. Vigencia administrativa-legal: 10 años.-----
--------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio DGAN-CISED-OF-002-2013 de 23 de abril de 2013, para el Fondo: Dirección General de Aviación Civil, Subfondo 1. Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC y el subfondo 2. Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada-OFGI hasta la serie documental “2.48. Estados Financieros”; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Dirección General de Aviación Civil, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202. Se exceptúan las series pendientes que se detallan en el acuerdo 4 de esta acta--------------------------------------------------------------------------------------------------------------Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, 6
Según lo indicado por la señora Castillo Villalta en la sesión 31-2013 de 18 de setiembre del 2013, dado que en la tabla de plazos se consignó 0,60/año
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-20097, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”.--------------------------------------------------------------------------En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CODFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007.------------------------------Asimismo, se le consulta a la señora Castillo Villalta si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.----------------------------------
7
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.---------------------------------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo al señor Luis Carlos Araya Monge, Presidente del Consejo Técnico de Aviación Civil, CETAC y al señor Fernando Soto Campos, Fiscalizador General del Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada/OFGI). ACUERDO 4. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección, que esta Comisión Nacional deja pendiente la declaratoria de valor científico cultural de las series documentales 1.40. “Expediente de contrataciones”, 1.47. “Expediente del Fondo de Fiscalización”, 1.48. “Expediente de garantías de cumplimiento”, 1.49. “Expediente Hangar de la NASA”, 1.50. “Expediente de laudos arbitrales”, 1.51. “Expediente de Proyectos de Obras”, 1.53. “Expediente de presupuesto”, 1.54. “Expediente de Plan Estratégico”, 1.55. “Expediente de Plan Maestro”, 1.59. “Expediente de Orden de Cambio”, 1.62. “Expediente de Plan Comercial”, 1.63. “Expediente Plan Remediación”, 1.65. “Expediente Programa 326”, 1.67. “Expediente de Propuesta Tarifaria” del Subfondo 1. Consejo General de Aviación Civil, CETAC apartado Órgano Fiscalizador de la Gestión Interesada del Servicio Aeroportuario (OFGI) y las series documentales 2.28. “Contratos Administrativos”, 2.29. “Informes”, 2.41. “Registro y Control del Fondo de Fiscalización”, 2.42. “Expediente de Contratación mediante el Fondo de Capitalización” del Subfondo 2. Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión InteresadaOFGI) hasta tanto se aclaren las consultas de fondo y forma surgidas durante el análisis del informe de valoración.----------------------------------------------------------------------ACUERDO 5. Comunicar a la señora Yesenia Castillo Villalta, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General de
Aviación Civil y Encargada del Archivo Central de esa dirección, que esta Comisión Nacional continuará con el análisis del informe de valoración IV-29-2013-TP en una próxima sesión a partir del subfondo 2. Órgano Fiscalizador (Contrato de Gestión Interesada-OFGI) a partir de la serie documental 2.49. Expediente Financiero.--------CAPITULO IV. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PENDIENTES.--------------------------------ARTÍCULO 4. Oficio DSAE-304-2013 de 20 de junio del 2013 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, mediante el cual se presentan para valoración de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos series documentales producidas por las áreas de Recursos Humanos, Auditoría Interna, Planificación y Asesoría Legal, producto del trabajo que la Comisión de Criterios de Valoración ha llevado a cabo. Sesión 22-2013 Acuerdo 7. Continuar en una próxima sesión el análisis del oficio DSAE-304-2013 de 20 de junio del 2013 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, a partir de la página No. 4 punto C.-------------------------ACUERDO 6. Continuar en una próxima sesión el análisis del oficio DSAE-304-2013 de 20 de junio del 2013 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, a partir de la página No. 4 punto C. referente a propuesta de criterios de valoración documental.-----------------------------------CAPÍTULO V. ASUNTOS VARIOS.--------------------------------------------------------------------ARTÍCULO 5. Oficio AL-247-2012 de 10 de octubre de 2012, suscrito por la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional donde da respuesta al acuerdo 3 de la sesión 18-2012 del 12 de abril del 2012; sobre importantes apreciaciones de la relevancia, validez y eficacia de las actas de órganos
colegios como esta Comisión, la Junta Administrativa del Archivo Nacional y los Comités Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.---------------------------ACUERDO 7. Comisionar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de esta Comisión Nacional para que traslade a los miembros de esta Comisión Nacional copia de los pronunciamientos de la Procuraduría General de la República mencionados en el oficio AL-247-2012 de 10 de octubre de 2012 suscrito por la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional referente a aspectos importantes de las actas de los órganos colegiados.------------------CAPITULO VI. VALORACIONES DOCUMENTALES RECIBIDAS Y ASIGNADAS AL DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS-------------------------------ARTÍCULO 6. Informes de valoración por programar y análisis general de los trámites de valoración documental. La señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria Ejecutiva de esta Comisión Nacional y Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos comenta el comportamiento que ha experimentado el proceso de valoración documental de enero 2013 a la fecha e indica que hay siete informes de valoración terminados pendientes de programar en próximas sesiones de esta Comisión Nacional, incluyendo el informe de valoración de la Dirección General de Aviación Civil iniciado en le sesión 29-2013 del 11 de setiembre del 2013. SE TOMA NOTA.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------José Bernal Rivas Fernández
Virginia Chacón Arias
Presidente
Directora Ejecutiva No firma por no haber estado presente