Recuperación de la Información en la Base de Datos de una Biblioteca Especializada: una Experiencia en el Centro de Documentación de Adex. Preciado Umeres, José Dennis. Derechos reservados conforme a Ley

CAPÍTULO III EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE ADEX

3.1. Antecedentes Históricos del Centro de Documentación de ADEX La Asociación de Exportadores en una institución gremial de carácter privado creada en 1973 con la finalidad de promover e incrementar el comercio exterior en el país, fomentar la integración sub-regional y latinoamericana y brindar orientación y servicio a los exportadores e importadores y a todas aquellas empresas o personas directa e indirectamente vinculadas al comercio exterior41 .

Su principal objetivo es el de crear conciencia exportadora a nivel nacional porque tras este esfuerzo, no solo se fomenta la captación de divisas para el país, sino que también se contribuye a reducir la enorme brecha que existe entre los países desarrollado y aquellos en vías de desarrollo.

El logro de los objetivos demandaba, entre otros aspectos de carácter técnico un centro de entrenamiento especializado en Comercio Exterior. La Asociación de Exportadores, entendiendo esta necesidad crea el Centro Académico y de Investigación CEADEX, integrado por la Escuela de Comercio Exterior (ECEX) cuyo objetivo es el de capacitar al personal directivo, formar cuadros gerenciales y dar apoyo a las empresas

41

Asociación de Exportadores. ADEX: Memoria 198?. Lima: ADEX, 198?. p. 3-4.

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vinculadas a las exportaciones; además cuenta con el Instituto Superior Tecnológico de Comercio Exterior (ISTECEX) que busca la participación activa de sus estudiantes en la discusión de situaciones, problemas y casos con el fin de obtener soluciones aptas para ser aplicadas en la vida profesional.

Además ADEX y los CEADEX cuentan con un órgano de apoyo de información, como viene a ser el Centro de Información y Documentación de la Asociación de Exportadores cuyo fondo bibliográfico, se vienen desarrollando de manera óptima, gracias al

apoyo

brindado

por

distintas

organizaciones

internacionales

como

el

CCI,

UNCTAD/GATT, JETRO, CBI, AID, ONU, INTAL, etc.42 ; creándose esta biblioteca en el año de 1972, que en aquella época pertenecía al Comité Exportador de la Sociedad Nacional de Industrias, luego en 1975 se crea como un ente gremial la Asociación de Exportadores, siendo el Centro de Información y Documentación una herramienta principal de información para sus asociados; luego a mediados de julio de 1989 se funda la biblioteca de los CEADEX (Centros Académicos de la Asociación de Exportadores), con la finalidad de facilitar de información mas permisible para los alumnos de esta institución, implementando con documentación acerca del área de exportaciones (básicamente de tipo académico), y principalmente con las tesis que elaboraban los alumnos de los CEADEX (ISTECEX, ECEX).

42

Asociación de Exportadores. ADEX: Memoria 198?. Lima: ADEX, 198?. p. 25.

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De modo tal que las bibliotecas independientemente prestaban servicio de información de la siguiente manera: ü ADEX (Asociación de Exportadores) presta servicios a asociados de la institución y empresarios en general ü CEADEX (Centro Académicos de la Asociación de Exportadores) brinda servicios a los alumnos en general de la institución.

Luego a mediados del año 1992, de la directiva cree conveniente la fusión de ambas bibliotecas, dando paso a la formación del Centro de Documentación de la Asociación de Exportadores que brindaría servicios tanto a los asociados y alumnos, siendo éstos los usuarios potenciales. Además se ve la necesidad de abrir el servicio para el público en general en este mismo año, por la demanda de usuarios que requerían esta información (mayormente gente ligada al área de comercio y alumnos universitarios de ciencias afines a esta área), previo pago que estipulaba la institución para este servicio a usuarios externos.

3.2. Automatización del Centro de Documentación de ADEX Con respecto a la historia de la automatización del Centro de Documentación de ADEX es corta, dado que en el año de 1991 recién se comienza con el proceso de automatización de datos en esta unidad de información, es decir se empieza a ingresar datos al formato electrónico utilizando el programa ISIS versión DOS bajo la hoja de ingreso de

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la CEPAL; y luego de algunos años en 1996 se actualiza el software al MicroIsis versión para Windows, el cual se sigue utilizando hasta la fecha.

3.3. El Centro de Documentación El Centro de Documentación de ADEX es el más completo y especializado en el área de Comercio Exterior en el país y su primordial misión es la de hacer accesible la información relevante para la enseñanza, la investigación, y la gestión de la información. Cuenta con más de nueve mil títulos en la especialidad y en distintos soportes informativos (libros, revistas, periódicos, cds, dvds, etc).

Su objetivo central es ubicar, transferir y dar información a través de:

•

Interpretación de las necesidades de información de usuarios actuales y potenciales;

•

La identificación de recursos de información textuales y digitales, bajo

cualquier

soporte informático;

•

Entrega oportuna de documentación, datos específicos o información en general, tanto solicitada como prevista, por los diferentes medios de difusión (alertas impresas, correo electrónico, fax, etc).

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3.3.1. Organización Administrativa

La Organización Administrativa del Centro de Documentación de ADEX es la siguiente:

CUADRO Nº 2 Organización Administrativa del Centro de Documentación

Dirección General del ISTECEX

Dirección Pedagógica

Jefe del CENDOC

Asistente Turno Mañana

Practicante Turno Mañana

Asistente Turno Noche

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3.3.2. La Colección El Material Bibliográfico está dividido: •

Material de referencia (aproximadamente 300 títulos)

•

Folletos (aproximadamente 2000 títulos)

•

Libros (aproximadamente 2,500 títulos)

•

Tesis (aproximadamente 500 títulos)

•

Productos (aproximadamente 1000 títulos)

•

Aranceles (aproximadamente 30 títulos)

•

Directorios (aproximadamente 500 títulos)

•

Videos (aproximadamente 300 videos)

•

CDs (aproximadamente 200 cds)

3.3.3. Servicios Los servicios que presta la Biblioteca son gratuitos para los usuarios internos, y para los usuarios externos tiene un costo, según las tarifas ya establecidas, entre sus servicios tenemos: •

Servicio de Referencia; este servicio tradicional que se le brinda a todo los usuarios del

centro sin costo alguno.

•

Servicio de Lectura Interna: servicio orientado a los alumnos y usuarios en general del

Centro de Documentación en la sala de lectura.

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•

Consultas vía on-line: este servicio se presta a través del correo electrónico y va

dirigido especialmente a usuarios externos del CENDOC, en la mayoría socios y empresas afines al comercio exterior, estas consultas son totalmente gratuitas.

•

Servicio de Alertas informativas43 : este servicio se presta a alumnos, personal

institucional, y socios de ADEX, entre las alertas tenemos: las Alertas Bibliográficas que salen quincenalmente, las Alertas Web que salen semanalmente y las Alertas Ebooks que salen mensualmente.

•

Consulta de Base de Datos: este servicio cuenta con cuatro terminales para la búsqueda

bibliográfica y se encuentran en la sala de lectura del CENDOC; y correo con el software Winisis para la búsqueda en la base de datos.

•

Videoteca Especializada: este servicio se da solo a los alumnos de los Centros

Académicos de ADEX, ya que la mayoría de los videos son únicos; y para acceder a ellos los alumnos solicitan a sus docentes o a su coordinador el permiso para verlos en su respectivo salón de clase o en la sala de vídeo institucional.

•

Hemeroteca Especializada: servicio brindado a todo los usuarios del CENDOC y cuenta

con aproximadamente 500 títulos de revistas entre extranjeras y nacionales las cuales son adquiridas ya sea por canjes, donativos o suscripción. 43

Ver Anexo Nº 2, 3 y 4

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•

Estadísticas de Exportación e Importación44 : este servicio especializado se brinda a todo

los usuarios del CENDOC, previo pago por este; este servicio se envía según solicitud del usuario, es decir se puede acceder a él vía correo electrónico, fax o presencial y es un servicio altamente especializado en donde se plasma información relevante al producto solicitado, como valores Fob, precios, porcentaje, empresas exportadoras o importadoras, países de envío del producto, etc.

•

Servicio de Préstamo a domicilio: este servicio brinda al usuario interno autorizado el

derecho al préstamo de dos volúmenes a la vez y con un máximo de 2 días, especificando en el reglamento una multa si se diera el caso de un retraso no justificado en la entrega del material bibliográfico; además los materiales de referencia, las publicaciones periódicas, folletos, videos y dvds, no salen bajo este servicio.

•

Carné de Investigador: este servicio facilita el acceso a la información del CENDOC

durante 30 días y esta orientado a los usuarios externos, como investigadores y alumnos universitarios que dedican tiempo a la investigación de productos o de prácticas exportadores nacionales e internacionales.

44

Ver Anexo Nº 1

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•

Búsqueda Exacta de Información:

este servicio brinda

información especializada,

ordenada cronológicamente y según criterios de búsqueda del usuario, que pueden ser por tema, por autor, por año, etc. Puede ser entregada vía email, fax o presencial, de acuerdo al requerimiento del usuario.

•

Búsqueda Bibliográfica + índice del texto: este servicio no sólo brinda bibliografía sino

también los índices de las publicaciones que el usuario requiere para su investigación.

•

Búsqueda Bibliográfica + Separatas; se entrega el material de interés con un máximo 50

páginas por consulta.

•

Suscripción a AP-ADEX: es una base de datos virtual de artículos de revistas de interés

en el área de Comercio Exterior, está orientada a usuarios investigadores que desean adquirir artículos específicos de revistas nacionales o internacionales, este servicio tiene un costo y se accede de manera virtual, brindado al usuario una clave de acceso y además la suscripción es de por mes.

3.3.4. Usuarios En el siguiente cuadro se especifica el árbol general de usuarios del Centro de Documentación de ADEX:

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CUADRO Nº 3 Usuarios del Centro de Documentación de ADEX

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Además en el siguiente cuadro se muestra el número de usuarios durante el año 200345 :

CUADRO Nº 14 Estadística de Usuarios por meses 2003 (total 5532 usuarios)

1027

1200

Enero Febrero

1000 683 645 745

0

91 28 139

200

257

400

Junio Julio 347

420

549

601

800 600

Marzo Abril Mayo

Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre

También presentamos en el siguiente cuadro la cantidad de usuarios según su tipo46 :

45 46

Ver Anexo Nº 7, 8 y 9 Ver Anexo Nº 7, 8 y 9

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4500

4060

CUADRO Nº 15 Estadística por Tipo de Usuarios 2003 (total 5532 usuarios)

Alumnos Iescex

4000

Programa Anual Curso Intensivo

3500

Asistencia Gerencial

3000

Tesista IESCEX Tesis Programa Anual

2500

Egresados IESCEX

2000

Egresado Programa Anual

1500

Institutos

Universitarios

500 0

180 57 14 113 24 82 9 488 77 154 41 172 61

Administrativos

1000

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