CARACTERÍSTICAS DE EXCEL VISTAS EN LAS PRÁCTICAS El documento Introducción a Excel 2003.pdf contiene la teoría básica de Excel. En el siguiente documento, se especifica para cada una de las prácticas realizadas en clase, las opciones, funciones, … de Excel que hemos tenido que utilizar. Como muchas de ellas se utilizan en múltiples prácticas (ej: aplicación de formatos, bordes, fórmulas, funciones, …), se estudiará en profundidad en la primera en la que aparece y en las siguientes, sólo se hará referencia a la misma ó sólo se verá lo que la práctica tiene de novedoso. PRÁCTICA 1: FORMATOS DE CELDA Y RELLENAR SERIES. 1.- Formatos de celda. Al seleccionar determinadas celdas y elegir Formato  Celdas…, obtenemos el cuadro de diálogo de la figura pudiendo modificar el formato de los números que se representan en las celdas, la alineación de su contenido, las características de la fuente, los bordes, los colores de relleno (tramas) y la posibilidad de proteger u ocultar las celdas. a) Número. En cuanto a las características del formato de los números, se puede elegir alguna de las categorías de las mostradas en la figura: General, Número, Moneda, Contabilidad, etc. Según la categoría, se pueden modificar distintos aspectos. En la figura, p.ej., en la categoría Número se puede indicar cuántas posiciones decimales tendrán los números representados, si se usará ó no el separador de miles (.) y cómo se representarán los números negativos. En la barra de herramientas Formato tenemos el botón para fijar formato de miles y los botones , para aumentar o disminuir decimales. Al elegir las categorías Moneda ó Contabilidad, se puede elegir igualmente número de posiciones decimales y el símbolo monetario que se representará. En la barra de herramientas Formato, existe el botón

, que aplica el estilo Moneda a las

celdas y el botón de euros.

para fijar el formato

Al elegir las categorías Fecha u Hora¸ se puede elegir de una lista el modo de representar éstas, si el contenido de las celdas son fechas u horas, para una configuración regional determinada que también se puede modificar (en nuestro caso: Español). Al elegir la categoría Porcentaje, indicaremos las posiciones decimales. En este caso, el contenido de las celdas se multiplicará por 100 y se añade el símbolo %. En la barra de herramientas también existe el botón , que aplica dicho formato a las celdas seleccionadas. Hay que tener cuidado al utilizar estas celdas en las fórmulas ya que, al calcular un tanto por ciento, si éstas celdas ya tienen el formato de porcentaje, no será necesario dividir por 100. Al elegir la categoría Fracción, se pueden escribir fracciones en las celdas, con un dígito en el numerador y denominador, con dos dígitos, con tres, ó según otros tipos de los posibles que se pueden elegir.

Al elegir la categoría Científica, podemos indicar el número de decimales. En la categoría Texto no se define ninguna característica para los datos tipo texto. En la categoría Especial, se pueden indicar tipos característicos para datos en las celdas (código postal, teléfono, …). En la categoría Personalizada, se puede definir un formato partiendo de alguno ya definido, usando unos caracteres especiales para indicar la máscara que deben seguir los datos. b) Alineación. En la ficha Alineación se puede elegir la alineación, horizontal y vertical del contenido de las celdas, dentro de las mismas, ajustar el texto a la celda, reducir ésta hasta ajustar, combinar varias celdas seleccionadas, elegir la dirección del texto y la orientación del mismo. En la barra de herramientas Formato tenemos el botón que permite combinar las celdas y centrar el contenido en las mismas. También tenemos otros botones para modificar la alineación (horizontal) de las celdas. Todas estas opciones aparecen en la figura adjunta.

c) Fuente. En la ficha Fuente, tenemos opciones para cambiar las características de caracteres escritos en las celdas, según las opciones que aparecen en la figura: tipo de letra, tamaño, estilo, tipo de subrayado, color y efectos (tachado, superíndice ó subíndice). También se pueden realizar muchas de estas opciones a través de la barra de herramientas Formato.

d) Bordes. En la ficha Bordes podemos añadirle bordes a las celdas seleccionadas, pudiendo elegir la posición del borde, estilo y color. e) Tramas. Aquí podemos elegir el color de relleno de las celdas seleccionadas o el tipo de trama.

f) Proteger. Excel permite proteger un gran número de características de las hojas de cálculo, de modo que los usuarios que las utilicen no puedan realizar cambios en las fórmulas, formato, etc. ya sea de manera intencionada o por error. Para proteger una hoja ejecutamos la opción de menú Herramientas  Proteger  Proteger hoja y veremos la ventana que muestra la figura. Es necesario marcar la opción Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas y elegir una contraseña para que no pueda desbloquearla cualquiera, aunque no es obligatorio. También podemos seleccionar un gran número de opciones que permitan o denieguen el efectuar determinadas acciones a los usuarios. Una vez protegida la hoja, podemos desprotegerla si conocemos la contraseña y ejecutamos Herramientas  Proteger  Desproteger hoja. Antes de proteger una hoja podemos introducir dos tipos de protección en las celdas, desde la ficha Proteger de la ventana Formato de celdas. Como podemos observar tenemos dos posibilidades: 

Celda bloqueada. Evita que la celda se modifique, desplace, cambie de tamaño o elimine.



Celda oculta. Oculta una fórmula en una celda de modo que no aparezca en la barra de fórmulas al seleccionar la celda.

Ambas opciones no serán efectivas a menos que, con posterioridad a su activación, protejamos la hoja como se ha visto antes.

2.- Rellenar series. A veces es interesante, cuando se trata de escribir series predefinidas (p.ej., los días de la semana, los meses, …) utilizar las ventajas que ofrece Excel en este sentido. En algunos casos, escribimos el primer término de la serie (ej: Lunes) y arrastrando del botón de autollenado (cuadradito en la esquina inferior derecha de la celda), conseguimos rellenar el rango deseado. En otros casos, cuando se trata de series numéricas, escribimos los dos o tres primeros términos de la serie y, habiéndolos seleccionado, arrastramos en el sentido deseado del botón de autollenado. Ej. para crear una serie con los números impares :

La series numéricas que se crean por defecto de esta forma, son progresiones aritméticas o lineales, es decir a cada número se le suma la diferencia que hay entre los dos primeros que hemos escrito. Para crear series geométricas (cada número multiplicado por una cantidad) u otro tipo de series, es necesario acceder al menú Edición  Rellenar  Serie… Obtenemos el cuadro de la figura: Es conveniente escribir el primer término de la serie. En caso de que sea un número, aparecerá el cuadro tal como en la figura. Si se trata de una fecha, elegiremos el tipo de serie cronológica y podemos elegir escribir días laborables, meses o años. Podemos elegir filas o columnas para rellenar, el tipo de serie, el incremento de una celda a otra y el límite (último dato de la serie). En caso de que la serie no siga ninguno de los tipos que aparecen en la figura, escribiremos los dos o tres primeros datos y elegimos Tendencia. Excel adaptará los datos a la tendencia que siguen los primeros, ej:

En este caso, la tendencia es dividir por 5 por lo que hay que escoger el tipo Geométrica y Tendencia. 3.- Eliminar líneas de división. Como otras muchas opciones de Excel, en Herramientas  Opciones  Ficha ver podemos elegir qué elementos queremos ver en las hojas u ocultarlos. Uno de ellos es las líneas de división. Desmarcando esta opción, éstas no aparecerán.

PRÁCTICA 2: RELLENAR SERIES. Existen series o listas que no están definidas en Excel. Por ese motivo, cuando escribimos los primeros términos y arrastramos, no se rellenan las celdas de modo automático. El usuario puede añadir nuevas listas para tenerlas disponibles en todo momento. Accediendo a Herramientas  Opciones, en la ficha Listas personalizadas tenemos la posibilidad de Agregar una nueva lista a las ya disponibles, p.ej., Fecha, Concepto, Debe, Haber, Importe, IVA.

PRÁCTICA 3: AUTOSUMAS. Seleccionando un rango de datos y pulsando el botón de Autosuma disponible en la barra de herramientas Estándar, se suman los elementos del rango. Automáticamente se inserta en la celda contigua la función =SUMA(rango). También podemos situarnos en la celda donde queremos obtener la suma y pulsar el botón Autosuma. Posteriormente seleccionamos el rango a sumar. La sintaxis de la función SUMA es SUMA(número1; número2; …), es decir el número de argumentos que admite no está limitado a un único rango. De esta forma podemos sumar varias celdas (separadas por punto y coma) ó sumar varios rangos, aunque no estén contiguos. Sería un error escribir SUMA(A1+B2+B4+…), aunque Excel lo permite porque al final lo que tenemos es SUMA(un número). PRÁCTICA 4: FÓRMULAS Y FUNCIONES. En esta práctica se utiliza la función SUMA explicada anteriormente y fórmulas para calcular importes (productos de celdas), ej: =B9*A10 (suponiendo en A10) el precio unitario de un producto y en B9 el número de unidades. Para calcular importe de IVA suponiendo éste en una celda, ej: B23 en formato de porcentaje, de la forma 16%, hay que tener en cuenta que hay que multiplicar el importe por B23 (y no dividir por 100, pues eso ya va implícito en el formato de porcentaje). Lo que en realidad se almacena en B23 es 0,16. También hay que considerar si al utilizar alguna celda en la fórmula, ésta debe permanecer fija para poder arrastrar la fórmula a celdas adyacentes. Si es así, habrá que utilizar referencia absoluta a esa celda, ej., $B$23. PRÁCTICA 5: FUNCIONES Y FÓRMULAS. En esta práctica se utiliza la función SUMA y fórmulas para sumar, restar, multiplicar o dividir celdas. En esta caso, será necesario utilizar los operadores adecuados (+, -, * y /). La función SI Esta función es utilizada en otras prácticas más complejas. En ésta, se utiliza para comparar dos celdas e indicar VERDADERO o FALSO en el caso de que la comparación sea verdad ó no.

La sintaxis de la función SI es: SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso). Esta función comprueba la condición indicada en el primer argumento y devolverá el valor indicado en el segundo argumento si la condición es verdadera ó el valor indicado en el tercer argumento si aquella era falsa. Para la prueba lógica se utilizan los operadores de comparación: > (mayor), < (menor), = (igual), (distinto), = (mayor o igual). P.ej., =SI(A3>=B3; Verdadero; Falso), comprueba si el valor de la celda A3 es mayor o igual que el de la celda B3. En caso de que sea cierto, la función devolverá Verdadero. En otro caso, devolverá Falso. PRÁCTICA 6: SUMAS. En esta práctica se realizan sumas (función SUMA) sobre distintos rangos, a veces no contiguos. También se le asignan nombres a los rangos: Nombrar rangos Podemos nombrar un rango, ej., A3:B7 mediante un nombre como DATOS y al utilizarlo en las fórmulas, indicar el nombre en vez del rango, ej., =SUMA(DATOS) en vez de =SUMA(A3:B7). Para nombrar un rango, se selecciona éste y en el cuadro de nombres se indica el nombre para el mismo. También en Insertar  Nombre  Definir, podemos realizar la operación anterior indicando el nombre y el rango de celdas al que se la aplica.

Pulsando el botón Eliminar en este cuadro, podemos borrar un nombre elegido.

PRÁCTICA 7: SUMAS (Presupuesto para empresa) En esta práctica se utiliza la función SUMA y otras fórmulas para calcular porcentajes, los cuales se encuentran en otras celdas. Estas celdas deben permanecer fijas al arrastrar las fórmulas por lo que al hacer referencia a ellas, se utilizarán referencias absolutas (de la forma $B$13), no relativas. PRÁCTICA 8: SUMAS, FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS Y ALINEACIÓN DE CELDAS. En esta práctica se utiliza la función SUMA y la alineación de celdas ya vista anteriormente en Formato  Celdas. Formato de filas y columnas Si accedemos a Formato  Fila ó Formato  Columna, tenemos la posibilidad de modificar el Alto de la fila ó el Ancho de la columna, además de otras opciones como: Autoajustar la fila o columna al contenido, Ocultar ó Mostrar la fila o columna elegida. Una vez que se oculta una fila o columna, para mostrarla es necesario seleccionar al menos una celda de la misma. Lo más fácil es escribir una celda de la misma en el cuadro de nombres, con lo cual accedemos a ella, y una vez ahí, seleccionar la opción Mostrar.

PRÁCTICA 9: FACTURA. En esta práctica (Factura Valtronic) se utilizan muchas de las características vistas anteriormente: formato de celdas, combinar celdas, ocultar líneas de división, alineación de celdas, alto de filas, ancho de columnas, fórmulas que calculan importes (precio * cantidad), sumas, cálculo de IVA haciendo una referencia absoluta a la celda donde está el tanto por ciento a aplicar, … Lo novedoso de esta práctica es: 1. Inserción de imágenes. Igual que en Word, para insertar una imagen elegimos Insertar  Imagen  Imagen prediseñada… (en este caso). La imagen no se ajusta a ninguna celda si no que se puede colocar donde se desee. 2. Aplicar formato condicional. Para que los datos de un rango se muestren con un formato u otro según una condición establecida (ej: su valor menor o igual que otro), hay que definir un formato condicional. En Formato  Formato condicional tenemos el cuadro que se muestra en la figura.

Pulsando el botón Agregar>> podemos definir las condiciones que queramos. Una condición se suele expresar de la forma Valor de la celda Operador de comparación Valor. Las opciones disponibles aparecen al desplegar la lista correspondiente. Una vez que hemos definido la condición, pulsamos el botón Formato… y obtenemos un cuadro donde podemos modificar las características de la fuente, los bordes o las tramas. Cuando los valores en las celdas cumplan alguna de las condiciones especificadas, se aplicará el formato definido. 3. Inserción y modificación de gráficos. Los gráficos son herramientas muy útiles, ya que, con un simple vistazo, permiten sacar conclusiones acerca de una serie de valores. Excel permite crear una amplia gama de gráficos diferentes para representar cualquier conjunto de datos introducidos en un libro. Aunque la creación de gráficos se realiza con ayuda de un Asistente que suministra la información necesaria, es conveniente conocer algunos conceptos relacionados con los gráficos: Se denomina Serie a cada conjunto de datos de la misma naturaleza. En la mayoría de los gráficos pueden existir varias series: una de ellas se representará en el eje X, y el resto, en el eje Y, de modo que proporcionarán los valores necesarios para dibujar los elementos del gráfico (barras, cilindros, conos, líneas, etc). Los elementos de un gráfico son:

Título del gráfico Líneas de división Título del eje

Eje vertical

Leyenda

Eje horizontal Elementos que representan las series de valores Para crear un gráfico, se seleccionan los datos a representar y se elige Insertar  Gráfico ó bien, se pulsa el botón de la barra de herramientas. También se puede insertar el gráfico y elegir los datos en el momento de su creación (paso 2 del asistente). En el primer paso del asistente se elige el tipo de gráfico. En el segundo paso se eligen los datos de origen (si previamente no se han escogido): Se puede modificar de forma global el rango de datos e invertir la situación de las series de datos (filas o columnas).

La ficha Serie permite modificar de modo individual el rango de datos. Se pueden agregar o eliminar series de valores, escribir o seleccionar un dato para que se utilice como nombre de la serie activa (leyenda), modificar los valores para la serie activa, o modificar la serie de categorías para el eje X.

En el paso 3 del asistente, se pueden escribir los títulos del gráfico y los ejes, así como otras opciones:



La ficha Eje permite dibujar u ocultar los ejes del gráfico.



La ficha Líneas de división, agrupa opciones para activar o desactivar las diferentes líneas de división.



La ficha Leyenda permite activar o desactivar la visualización de las leyendas, y en caso de estar activada, elegir su posición.



La ficha Rótulos de datos permite mostrar rótulos dentro del gráfico, ya sea el nombre de la serie, la categoría o el valor.



La ficha Tabla de datos permite mostrar una tabla adyacente al gráfico con los datos que corresponden al mismo.

En el último paso del asistente, se elige la ubicación para el gráfico (la misma hoja u otra nueva). Una vez esté el gráfico insertado, se pueden modificar sus características de formato, datos, tipo, … a través de las opciones del menú Gráfico o bien a través del menú contextual de cada uno de los elementos del gráfico (ejes, leyenda, títulos, series, etc.). Así, p.ej., podemos cambiar las formas de las barras, la perspectiva (si se trata de un gráfico en 3D), la fuente de los títulos, tamaño, …, los colores, la

alineación de los ejes, agregar más datos, modificar los datos de origen, etc. Las modificaciones pueden ser múltiples. PRÁCTICA 10: RESOLUCIÓN DE ECUACIONES DE SEGUNDO GRADO. En esta práctica se utiliza la fórmula para resolver una ecuación de segundo grado. Si tenemos la ecuación ax 2  bx  c  0 , ésta tiene dos soluciones según la siguiente fórmula:

x

 b  b 2  4ac 2a

En la práctica se calcula primero b 2  4ac (radicando), en otra celda se calcula la raíz y en otras dos se calculan las dos soluciones, respectivamente. También se utiliza la función SI para comprobar si el radicando es