CP-CA-0014

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

Versión 1

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Identificación del proceso Nombre del proceso Objetivo:

Administración de Cartera Cobrar las obligaciones vencidas de los deudores y facilitar su pago con el fin de disminuir la obligación fiscal. Inicia con la identificación de la existencia de una obligación vencida y finaliza con el pago, la prescripción o la remisibilidad de la misma.

E 1. Cobro Persuasivo

A C

2. Facilidades de Pago

D E

INICIO

Normalización de saldos B

D

C Alcance:

E

3. Cobro Coactivo E

Cobro Coactivo de ejecución de bienes del deudor

FIN

E

A 4. Sucesiones

E

Administración de títulos

B 5. Procesos Concursales  Lineamientos operacionales:



C

E

La gestión de cobro de las obligaciones administradas por la DIAN se debe adelantar de manera oportuna para asegurar el recaudo de recursos para el funcionamiento del Estado y evitar el envejecimiento de la cartera morosa. Las rentas por cobrar deben ser permanentemente actualizadas utilizando las herramientas legales que otorga el Estatuto Tributario.

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera Cargo del responsable del proceso:

Versión 1

Director de Gestión

Entradas (No. Proveedor Proveedor que la suministra) Objetivo Subproceso: No aplica

Dependencia del responsable del proceso:

Información específica Salidas y/o productos (No. Procedimiento Cliente al que va dirigido)

1. Proceso de Recaudación

Obligaciones pendientes (1)

FT-RE-XXXX Solicitud de reproceso de saldo (1)

2. Proceso de Gestión Jurídica

Actos administrativos (2) (3)

3. Proceso de Fiscalización y Liquidación

Comunicaciones oficiales (4)

FT-RE-XXXX Solicitud de corrección de declaraciones y/o recibos de pago (1)

4. Proceso de Recursos Físicos 5. Proceso de Servicios Informáticos

Cobro Persuasivo Cobro Coactivo

Correos electrónicos informando el ajuste de saldo o corrección de inconsistencia (1) Respuestas de casos por PST (5)

Cobro Coactivo de Ejecución de bienes al deudor Facilidades de pago Procesos Concursales

6. Proceso de Gestión Humana

Autos comisorios (6)

Declaraciones (4) 7.PR-CA-0269 Procedimiento de Acuses de recibo (4) Cobro Persuasivo Respuestas a oficios de investigación de bienes (4, 8.PR-CA-0272 11) Procedimiento de Facilidades de Planillas de Pago correspondencia (4) 9.PR-CA-0273 Procedimiento de

Respuestas sobre el trámite de órdenes de

Correos electrónicos de solicitud de ajuste a SIPAC (2)

Dirección de Gestión de Ingresos o su delegado

Clientes y/o partes interesadas

Responsable

1. Proceso de Recaudación 2. Proceso de Servicios Informáticos 3. Proceso de Gestión Humana 4. Proceso de Recursos Físicos 5. Contribuyente

Autos comisorios proyectados (3)

6. Proceso de Gestión Jurídica

Oficios de citación (4)

Planillas de Administración de Títulos de correspondencia (4) Depósito Judicial Recuperación de cartera a través de un proceso de sucesión

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Oficios de aviso de cobro (4) Formatos de visita (5)

Normalización de Saldos Actas de comparecencia (5) Oficios persuasivos penalizables (4) Una vez impreso este documento se considera Copia no Controlada

7. Bancos, Oficina de Registro de Instrumentos públicos y privados, RUNT, Secretaria de Catastro, Registraduría, Etc. 8. Entidad competente para la inscripción de la medida cautelar. 9. Tercero que presento el incidente de desembargo 10. Perito.

Dirección de Gestión de Ingresos o su delegado

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera Procesos Concursales

embargo (4)

Versión 1 Correos electrónicos de solicitud de declaración (4)

Página 3 de 11 11. Proceso Inteligencia Corporativa – Subproceso Comunicaciones

Expedientes físicos (7, 8, 10.PR-CA-0270 9, 10, 23) Procedimiento Cobro Coactivo Mandamiento de pago notificado (4)

Documentos de la denuncia 12. Adjudicatario. penal (6)

11.Bancos, Oficina de Registro, RUNT, Secretaria de Catastro, Registraduría Etc.

Planillas de entrega de documentos (6)

13. Oficina de Registro de Instrumentos públicos.

Comunicados de embargo de sumas de dinero (4)

14. Procedimiento PR-CA0270 Cobro Coactivo

Comunicado de desembargo de cuenta (4)

15. Proceso de Administración de Cartera ( Cobro Persuasivo, Cobro Coactivo, Cobro Coactivo – Ejecución de Bienes del Deudor, Facilidades de Pago)

Documento por medio del cual se proponen excepciones al mandamiento de pago (4)

12.Tercero poseedor. Incidente de desembargo (12) 13.Perito. Informe del Perito (13) 14.Contribuyente. Solicitud de aclaración u 15.Oficina de objeción del dictamen registro. pericial. (14) 16.Postores interesados en participar en el remate. 17.Despacho Judicial 18.Personas Naturales, Personas Jurídicas

Copia de página del periódico o constancia del medio donde se realizó la publicación. (4) Certificado actualizado del bien objeto del remate (15) Sobre con Postura para el remate (16)

19. Interesado en levantar medida cautelar.

Títulos de depósito judicial (16)

20. Entidad financiera.

Solicitud para Facilidad de pago y sus documentos

Expediente (4, 14) Planilla de transito de expedientes (4) Oficio de consulta de bienes del deudor (4, 7) Comunicado de embargo de bienes (4) Mandamiento de pago aprobado (4)

16. Funcionario a cargo del expediente. 17. Deudor 18. Beneficiario del TDJ 19. Entidad Financiera 20. Despacho Judicial 21. Legatario / Heredero

Resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución (4) Resolución que falla el recurso de reposición (4) Resolución que ordena Una vez impreso este documento se considera Copia no Controlada

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera 21. Otras autoridades soporte (4) competentes. Documentos o información 22. Reclamante o requerida para beneficiario del TDJ. complementar la solicitud de Facilidad de Pago (4) 23. Proceso de Administración de Título de Depósito Judicial Cartera TDJ (19, 20,16) Listado de títulos remitido por el banco (20) Autorización para aplicar el (os) TDJ(s)(13) Solicitud de conversión de títulos judiciales a otras direcciones seccionales o entidades competentes (21, 23) Documentos para entrega del TDJ (22) Extractos de movimientos bancarios (20) Respuesta de la aceptación o rechazo de los términos y condiciones propuestas. (4) Solicitud de modificación de la facilidad de pago (4) Respuesta a requerimiento por incumplimiento de la facilidad de pago. (4)

Versión 1 seguir adelante la ejecución (4) Acto Administrativo que ordena embargo de bienes sujetos a registro (8) Acto administrativo que resuelve el incidente (9) Auto de designación de perito y ordena el avalúo (10) Acta de Posesión del perito. (10) Auto de Traslado de avalúo (5) Auto Liquidación del crédito y costas (5) Auto de Notificación de acreedores hipotecarios y/o prendarios (5) Solicitud de publicación de aviso de remate (11) Acta de Diligencia de Remate (12) Auto Aprobatorio de Remate (12, 13) Requerimiento para completar la documentación o Una vez impreso este documento se considera Copia no Controlada

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

Versión 1

Recurso de reposición (4)

requisitos faltantes (4)

Auto de apertura (17)

Comunicación de la viabilidad de la solicitud de facilidad de Pago (4)

Noticia, avisos de prensa, radio, televisión, correo electrónico, internet o información de terceros (18) Oficio Informando el inicio de la sucesión con copia de diligencia de inventarios y avalúos (17) Información de las vigencias 2005 y anteriores en el aplicativo NORMALIZA (5)

Requerimiento para perfeccionamiento de las garantías (4) Resolución que ordena el embargo en garantía (4) Resolución que otorga la Facilidad de pago y su notificación (4) Solicitud de perfeccionamiento de garantía en sustitución (4) Comunicación de la viabilidad de la modificación de la facilidad de pago (4) Resolución de modificación de la facilidad de pago (4) Requerimiento por incumplimiento de lo acordado en la facilidad de pago (4) Resolución que declara sin vigencia la Facilidad de pago (4) Una vez impreso este documento se considera Copia no Controlada

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

Versión 1 Acto administrativo que resuelve el recurso de reposición (4) Comunicación del rechazo o desistimiento de la solicitud de otorgamiento o modificación de una Facilidad de pago (4) Auto que declara cumplida o cancela la facilidad de pago (4) Inventario de Bienes Recibidos en Dación de Pago (1) Informe Resoluciones de Cruce de Cuentas (1 ) Informe Resoluciones de Cancelación con Bienes Recibidos en Dación de Pago (1) Anexos Informes: (Inventario de Bienes Recibidos en Dación de Pago , Informe Resoluciones de Cruce de Cuentas, Informe Resoluciones de Cancelación con Bienes Recibidos en Dación de Pago) (1) Prueba de Envío de Expediente (15) Una vez impreso este documento se considera Copia no Controlada

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

Versión 1

Copia del TDJ (16) Respuesta a otras direcciones seccionales a consulta de obligaciones (15) Solicitud de autorización para aplicar el TDJ (17, 18) Auto y comunicado de fraccionamiento del título (19) Auto y comunicado de Aplicación del título (19) TDJ (18, 19) Recibos oficiales de pago (19, 21) Auto y el comunicado de Conversión del título (16, 19, 20) Auto y el comunicado de Endoso del TDJ (18, 19) Comunicación al beneficiario sobre el endoso del TDJ (18,19) Conciliación TDJ (1) Comunicado solicitando información sobre existencia de deudas a Una vez impreso este documento se considera Copia no Controlada

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

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Versión 1

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cargo del causante (16) Certificación del Estado de las obligaciones (20) Oficio comunicando que se puede continuar con el proceso (20)       

 

Subproceso

Resolución de prescripción de la acción de cobro (1, 5, 15) Resolución de remisión de obligaciones (1, 5, 15) Auto de ajuste a la Cuenta Corriente por Saldos irreales (1, 5, 15) Auto de ajuste a la Cuenta Corriente y a la Contabilidad por Saldos a favor (1, 5, 15) Auto de ajuste a la Cuenta Corriente por saldos negativos (1, 5, 15)

Documentos relacionados Código del Documento

Nombre del Documento

PR-CA-0269

Procedimiento Cobro Persuasivo

PR-CA-0270

Procedimiento Cobro Coactivo

PR-CA-0271

Procedimiento Cobro Coactivo – Ejecución de Bienes del Deudor

No aplica

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CP-CA-0014

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

Versión 1

No aplica

Requisitos de la norma NTCGP 100:2009 7.1 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.5.1 7.5.2 7.5.3

PR-CA-0272

Procedimiento Facilidades de Pago

PR-CA-0273

Procedimiento Procesos Concursales

PR-CA-0274

Procedimiento Recuperación de Cartera a través de un Proceso de Sucesión

PR-CA-0275

Procedimiento Administración de Títulos de Depósito Judicial

PR-CA-0276

Procedimiento Normalización de Saldos

IN-CA-0069

Instructivo para declarar la remisión de obligaciones y fijación de parámetros para realizar investigación de bienes

IN-CA-0070

Instructivo Garantías y otras actuaciones

IN-CA-0071

Instructivo Extinción de Dominio

IN-CA-0072

Instructivo Bienes Recibidos en Pago de Obligaciones Fiscales

IN-CA-0073

Instructivo Solución de inconsistencias para normalizar saldos de la CCC

IN-CA-0074

Instructivo Eventos especiales en la generación de actos administrativos para normalizar saldos

Normatividad:

Recursos: Humanos

Ver Catálogo Normativo

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Físicos

Ver manual de funciones

Infraestructura física, elementos de oficina.

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CP-CA-0014

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera

Versión 1

Página 10 de 11

7.5.4 7.5.5 MECI 1000:2005 2.1.1 Políticas de operación 2.1.2 Procedimientos 2.1.3 Controles 2.1.4 Indicadores 2.2.1 Información primaria 2.2.2 Información Secundaria 2.2.3 Sistemas de información

Tecnológicos

SIPAC, SISCOBRA CANDADO, Cuenta Corriente Contribuyente (CCC) SIE Obligación Financiera, SIAT, SISCOBRA ADUANERO, NORMALIZA.

Otros:

No aplica

Indicadores

Riesgos

Eficacia: En construcción…

Ver mapa de riesgos

Eficiencia: En construcción… Efectividad: En construcción…

Aspectos Ambientales

Impactos Ambientales Agotamiento de los Recursos Naturales Afectación a la Flora Aumento de Desechos Hacia Relleno Sanitario

Consumo de Papel Consumo de Thoner

Aumento de Desechos Hacia Relleno Sanitario

Consumo de Otros Insumos De Oficina

Agotamiento de los Recursos Naturales

Consumo de Agua

Agotamiento de los Recursos Naturales

Consumo de Energía

Generación de conciencia ambiental

Educación Ambiental

Versión 1

Descripción de las modificaciones No aplica, versión Inicial.

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CP-CA-0014

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Proceso: Administración de Cartera Versión 1

Versión 1

Vigencia Desde

06/08/2014

Página 11 de 11 Descripción de Cambios

Hasta Versión Inicial

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