Cargue masivo de información de ventas de Sustancias Químicas Corrosivas cutáneas sometidas a Registro de Control

Cargue masivo de información de ventas de Sustancias Químicas Corrosivas cutáneas sometidas a Registro de Control Mecanismo de reporte de informació
Author:  David Luna Olivera

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Cargue masivo de información de ventas de Sustancias Químicas Corrosivas cutáneas sometidas a Registro de Control

Mecanismo de reporte de información FORMAS DE REPORTE (Registro de Control)

Venta unitaria

Cargue masivo de ventas (Varias ventas en bloque)

Venta Unitaria

PASO 1

Ingrese a la solución con su usuario registrado

PASO 2

Seleccione la ventana o carpeta de Venta unitaria

PASO 3

Diligencie los datos que el sistema le solicita

PASO 4

Haga clic en “Guardar”

Cargue masivo de registros

Es un servicio dispuesto en la plataforma para establecimientos que por su tamaño puedan tener un volumen de ventas considerable

Permitir que el usuario que reporta los registros de control del establecimiento pueda subir varios de estos y no uno a uno

Valiéndose de la remisión de un archivo en formato de texto (txt) que es el formato con el cual se almacenan los datos en las tablas del sistema

PARA ESTABLECIMIENTOS CON VARIAS VENTAS Y QUE DESEEN REPORTARLAS DENTRO DEL PLAZO

Del archivo txt a subir en la solución

1

TIPO_DOCUMENTO_COMERCIO

2

NUMERO_DOCUMENTO_COMERCIO

3

NUMERO_FACTURA

4

FECHA_VENTA

5

PASO 1

PROCEDENCIA

6

TIPO_DOCU_COMPRADOR

7

NUM_DOCU_COMPRADOR

8

NOMBRE_COMPRADOR CANTIDAD

9 10

TIPO_UNIDAD

11 DIRECCION_SUCURSAL 16 ES_MEZCLA 12 NOM_DPTO NOM_MUNICIPIO 13 TIPO_SUSTANCIA 14 CAT_CORROSIVA 15

• Cree un archivo de Microsoft Excel escribiendo estos 16 encabezados de columna

NOTA: En la página web www.invima.gov.co podrá disponer de esta plantilla

1

Del reportante TIPO DE IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA QUE HACE EL REPORTE DEL REGISTRO DE CONTROL

PASO 2

TIPO_DOCUMENTO_COMERCIO

Posibles opciones NIT

Es un campo alfabético de 3 caracteres

RUT

• En la primera columna ingrese el dato NIT o RUT según corresponda

2

NUMERO_DOCUMENTO_COMERCIO

NÚMERO DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL REPORTANTE

Campo numérico

10 caracteres

800356789

• En la segunda columna ingrese el número de NIT o RUT según corresponda, no incluya guión (-) y cerciórese de copiarlo de PASO 3 igual forma a cuando se registró como usuario 3

NUMERO_FACTURA

NÚMERO DEL FACTURA

Campo numérico

20 caracteres

• En la tercera columna ingrese el número de factura de compraventa. Este campo permite la inclusión del carácter PASO 4 guión (-)

4

FORMATO aaaa/mm/dd

Campo Alfanumérico

FECHA_VENTA

10 caracteres

2014/08/07

• En la cuarta columna ingrese la fecha de venta de la sustancia química corrosiva. Este campo sólo acepta el caracter /. En el caso que la información txt provenga de un sistema que maneja PASO 5 hora, el formato debe ser aaaa/mm/dd 5

PROCEDENCIA

PROCEDENCIA DE LA SUSTANCIA QUÍMICA CORROSIVA

Campo alfabético

150 caracteres

• En la quinta columna ingrese el nombre del distribuidor o proveedor de la sustancia química corrosiva. PASO 6

6

3 caracteres

TIPO_DOCU_COMPRADOR

Campo alfabético

• En la sexta columna ingrese el tipo de documento de identificación del comprador de la sustancia química PASO 7 corrosiva. Los valores pueden ser CC, CE, NIT o RUT

7

NUM_DOCU_COMPRADOR

Campo Numérico 10 caracteres • En la séptima columna ingrese el número de documento de identificación del comprador de la sustancia química corrosiva PASO 8 8

NOMBRE_COMPRADOR

NOMBRE DEL COMPRADOR

Campo alfabético

150 caracteres

• En la octava columna ingrese el nombre del comprador de la sustancia química corrosiva. PASO 9

9

CANTIDAD

Campo numérico

Si vende, por ejemplo, 500 mililitros (ml) ingrese 0.5

Sólo debe ir hasta 5

Separe el dato por punto (.) no por comas (,)

• En la novena columna ingrese la cantidad vendida de la sustancia química corrosiva. Tenga en cuenta las condiciones para esto. PASO 10

10

TIPO_UNIDAD

Campo alfabético - 2 Caracteres Si es litro ingrese l

PASO 11

Si es Kilogramo ingrese Kg

• En la décima columna ingrese la unidad de la cantidad vendida de la sustancia química corrosiva. 11

DIRECCION_SUCURSAL

DIRECCIÓN DEL ESTABLECIMIENTO QUE VENDIÓ LA SUSTANCIA QUÍMICA CORROSIVA

Campo alfabético

PASO 12

100 caracteres

• En la décimo primera columna ingrese la dirección del establecimiento que hace la venta. Verifique que la dirección corresponda con la que reportó al registrar el usuario.

12

NOM_DPTO

• En la décimo segunda columna ingrese el nombre del Departamento donde se ubica la sucursal del establecimiento que hizo la venta. Verifique que el departamento esté escrito PASO 13 como lo seleccionó al hacer el registro del usuario 13

NOM_MUNICIPIO

• En la décimo tercera columna ingrese el nombre del Municipio o ciudad donde se ubica la sucursal del establecimiento que hizo la venta. Verifique que el departamento esté escrito como PASO 14 lo seleccionó al hacer el registro del usuario

Campo alfabético – 50 caracteres

14

TIPO_SUSTANCIA

• En la décimo cuarta columna ingrese el Número CAS de la sustancia química corrosiva que vendió y que está en la Resolución 2715 de 2014 Artículo 2. A este dato le debe PASO 15 ingresar los caracteres guión (-) que tienen.

15

CAT_CORROSIVA

• En la décimo quinta columna ingrese la categoría de corrosividad cutánea de la sustancia química corrosiva que vendió y que está en la Resolución 2715 de 2014 Artículo 2. PASO 16 No separe el dato con espacios. • Sólo se aceptan 2 caracteres

16

Es un campo alfabético de 2 caracteres

ES_MEZCLA

SI

LA SUSTANCIA QUÍMICA CORROSIVA HACE PARTE DE UNA MEZCLA DE SUSTANCIAS

LA SUSTANCIA QUÍMICA CORROSIVA ES ÚNICA EN EL PRODUCTO

PASO 17

NO

• En la última columna ingrese el dato SI o NO según corresponda

Generación del txt desde Excel Buen ingreso de datos

Conversión a txt exitosa

REPORTE EXITOSO

Una vez ingresados los datos, guarde el archivo de Microsoft Excel Después guarde el archivo como CSV (MS-DOS) Cierre el archivo con extensión csv Desde el explorador cambie la extensión del archivo a txt Abra el archivo (como Block de Notas) Valide que no tenga espacios en ningún campo ni al final y que estén separados por comas y guarde Suba a la solución de reporte de Registro de Control

Archivo de Excel

Guardar como archivo CSV (MS-DOS) Al guardar Excel le comentará que algunas características del libro se perderán. De ACEPTAR o SI a estas preguntas.

Cambio de extensión a txt

Verificación del archivo txt

En Archivo dar Guardar o Ctrl g

Subir el archivo txt a la solución Cargue masivo Examinar

Cargar

Verificar correo electrónico Primer correo con la actividad de cargue masivo

Esperar segundo correo con el resultado de la operación

De lo informado Registro exitoso - OK

Corregir lo que le sea informado y volver a hacer el cargue masivo

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