Circular relativa a la legalización de libros de los empresarios en el Registro Mercantil, en atención a lo dispuesto por la Instrucción de 12 de febrero de 2.015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

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Instrucción de 12 de febrero de 2.015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Introducción El pasado día 16 de febrero de 2.015, se publicó en el Boletín Oficial del Estado, (B.O.E.), la Instrucción de 12 de febrero de 2.015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2.013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, (en adelante, “la Instrucción”), que tiene como objetivos aclarar y unificar los criterios del Registro Mercantil a la hora de la legalización de los libros de los empresarios. En este sentido, todos los libros de los empresarios, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2.013, deberán ser presentados de forma telemática, dentro de los CUATRO (4) MESES siguientes al cierre del ejercicio social. Así las cosas, y con el ánimo de mantener siempre informados a nuestros clientes, y conseguir la respuesta más adecuada y actualizada a sus dudas, desde assap hemos considerado necesario analizar la presente normativa, sus repercusiones, centrándonos, exclusivamente en los aspectos más relevantes de la misma, sin perjuicio de que, en caso de que así lo estimasen oportuno, podamos profundizar en algún apartado que les pueda ser de especial trascendencia.

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Instrucción de 12 de febrero de 2.015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Libros susceptibles de legalización 1.

Libros de Contabilidad Libro Diario. Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

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Libros Societarios Libro de Actas ( Junta y Consejo de Administración). Libro de Acciones Nominativas. Libro Registro de Socios. Libro Registro de Contratos celebrados entre el Socio/Accionista Único y la Sociedad Unipersonal.

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Entrada en vigor Todas las Actas de reuniones de los órganos colegiados, esto es Junta o Consejo, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, en relación con los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2.013, deberán se presentadas por vía telemática. Los libros en soporte papel, ya legalizados, solo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2.013. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro, trasladando los referidos asientos, contratos o actas al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente. Finalizado el referido ejercicio social, se procederá al cierre de los libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.

Plazo para efectuar la legalización de libros Dentro de los CUATRO (4) MESES siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. Por ejemplo, para el ejercicio social correspondiente a 2.014 y cerrado a 31 de diciembre del referido año, el plazo para legalizar los libros transcurriría desde el día 2 de enero de 2.015 hasta el próximo día 30 de abril de 2.015.

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Incumplimiento y sanciones No se prevé sanción por parte del Registro Mercantil por la falta de legalización de los libros. Únicamente el Registrador hará constar que la legalización se ha producido fuera de plazo. No obstante lo anterior, hay que tener en cuenta la siguiente excepción: Cuentas Anuales La falta de presentación de las Cuentas Anuales puede conllevar como sanción: Cierre Registral. Multa por importe de 1.200,00 € a 60.000,00 € por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, el referido límite se elevará a 300.000,00 €, cuando la sociedad o grupo de sociedades, tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000,00 €, instruyéndose para ello, el correspondiente procedimiento sancionador.

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Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado..

Presentación telemática de los libros Se realizará a través de la página web habilitada para ello.

El empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato, de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.

Las sociedades, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

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Legalización de libros de los empresarios en el Registro Mercantil. Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

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