CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

Procedimiento: Revisión de los pedidos, ofertas y contratos

CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - Procedimiento: Revisión de los pedidos, ofertas y contratos CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Macroproceso: Distribución Proceso: Pérdidas de Energía Actividad: DI04004001 - Elaborar plan de servicios de laboratorio Procedimiento: Revisión de los pedidos, ofertas y contratos

Procedimiento

Código

PR-DI-04-004-019

Fecha

2014-09-23

Versión

2.0

Revisión de los pedidos, ofertas y contratos

Objetivo

Establecer el procedimiento para la revisión de solicitudes, ofertas y contratos del Laboratorio de Calibración y ensayo de medidores de CHEC.

Alcance

Este procedimiento se aplica a todas las solicitudes de servicio que reciba el laboratorio. Las solicitudes se reciben en forma telefónica, por escrito o directamente en la recepción del laboratorio.

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Condiciones generales

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Actividades del Procedimiento Actividad

Descripción

Responsable

Documentos y Registros

Una vez recibida la solicitud, se establece si el laboratorio posee los recursos físicos, de personal y equipos necesarios para la ejecución de los servicios solicitados, mediante el diligenciamiento del formato FODI-04-004-031 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos. En caso de que los recursos del laboratorio no permitan la ejecución de los servicios solicitados, o la ejecución del los mismos quede condicionada por algún motivo, se le informará por escrito al solicitante.

FO-DI-04-004-031 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos.

2. El laboratorio puede ejecutar el servicio solicitado?

El laboratorio puede ejecutar el servicio solicitado?

3. Realizar la oferta

Se determina el valor de los servicios a prestar, de acuerdo con los valores indicados en la circular de Precios de Venta de Equipos, Materiales y Mano de Obra que publica anualmente la empresa. La descripción de los servicios y el valor de la oferta quedan registrados en el FODI-04-004-031 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos. Para el caso de trabajos a clientes internos, los valores se liquidarán pero se dejará consignado en las observaciones que no se efectuará la facturación correspondiente.

Asistente Técnico Laboratorios y Mantenimiento Equipos

4. Definir los métodos a utilizar.

Para el caso de los servicios de calibraciones y ensayos, se indica al solicitante que los métodos a utilizar son los contenidos en la versión vigente de la norma NTC 4856 (Verificación inicial y posterior de medidores de energía). A través del formato FO-DI-04-004-031 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos, el solicitante selecciona las pruebas a realizar al medidor, indica si desea que se realice evaluación de la conformidad y se consignan las dudas o sugerencias que tenga respecto de los métodos utilizados. Las dudas o cambios que el solicitante formule frente a los métodos, serán resueltas por el laboratorio por vía escrita antes de iniciar la realización de los trabajos.

Asistente Técnico Laboratorios y Mantenimiento Equipos

FO-DI-04-004-031 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos.

5. Firmar contrato de servicios

Una vez se ha verificado que el laboratorio tiene los recursos necesarios para la prestación del servicio solicitado y que el solicitante ha quedado conforme con el valor de la oferta y los métodos a utilizar (cuando aplica) se procede firmar el contrato de

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FO-DI-04-004-031 Revisión de los pedidos, ofertas y contratos.

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1. Revisar el pedido (Capacidad del Laboratorio)

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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - Procedimiento: Revisión de los pedidos, ofertas y contratos servicios. Es condición para la entrega de los ítems probados, que el solicitante entregue previamente los comprobantes de pago de los servicios. 6. Se requieren hacer correcciones o cambios al contrato? Se le comunicará al personal relacionado y se reiniciará el proceso de revisión del pedido, oferta y contratación del servicio con el solicitante.

8. Fin

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7. Comunicación de las correcciones o cambios

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