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TE CNO LOG ÍAS DE LA
III
INFORMACIÓN
CUADERNO DE TRABAJO
CICLO ASOCIACIÓN DE EXPORTADORES DEL PERU www.adexperu.org.pe CENTROS ACADEMICOS DE ADEX www.adexperu.edu.pe Av. Javier Prado Este 2875 – San Borja – Teléfono 618 – 3333
Tercer Ciclo Tecnologías de Información III
DIRECTOR GENERAL Hugo Nava Cueto DIRECTOR ACADÉMICO Enrique Román López COORDINADOR DEL MÓDULO Fidel Miñán Ayasta
Tecnologías de Información
III Ciclo
CONTENIDO 1.
GESTION DE INFORMACIÓN CON MICROSOFT EXCEL .................................................................................................. 2 1.1. Orientación sobre el uso del Aplicativo ....................................................................................................................................... 2 1.1.1 Llenar la hoja de cálculo con datos ..................................................................................................................................... 3 1.2.2. Imprimir una hoja de cálculo ................................................................................................................................................ 5 1.2.3. Formato de Celdas y Rangos .................................................................................................................................................. 8 1.2.4. Administrar hojas de cálculo .............................................................................................................................................. 11 1.2. Utilizar funciones avanzadas ....................................................................................................................................................... 13 1.2.5. Funciones para resumir condicionalmente los datos ................................................................................................ 15 1.2.6. Funciones para buscar datos en un libro ....................................................................................................................... 18 1.2.7. Funciones lógicas condicionales a fórmulas ................................................................................................................. 23 1.2.8. Funciones para formatear texto ........................................................................................................................................ 25 1.3. Crear gráficos, imágenes y formas en una hoja de cálculo ............................................................................................... 27 1.2.9. Terminología de los gráficos ............................................................................................................................................... 28 1.2.10. Crear un gráfico básico ......................................................................................................................................................... 28 1.2.11. Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico .................................................................................................................... 29 1.2.12. Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos .............................................................................................................. 31 1.2.13. Mostrar u ocultar una leyenda .......................................................................................................................................... 31
1.4. Tablas dinámicas en una hoja de cálculo ................................................................................................................................ 32 1.2.14. Crear y/o eliminar tabla dinámica .................................................................................................................................. 32 1.2.15. Filtrar los resultados de una tabla dinámica ............................................................................................................... 35 1.2.16. Gráficos con tablas dinámicas ............................................................................................................................................ 37 2. ANALISIS DE DATOS, ESQUEMAS Y GRUPOS ..................................................................................................................38 1.5. Análisis estadístico y técnico con las herramientas para análisis de datos ............................................................... 38 2.1.2. Organizar los datos para su posterior análisis ............................................................................................................ 39 2.1.3. Uso técnicas de análisis de datos ....................................................................................................................................... 39 1.6. Gestión de Esquemas ........................................................................................................................................................................ 40 2.1.1. Esquematizar una lista de datos en una hoja de cálculo ......................................................................................... 40 2.1.2. Personalizar un esquema con estilos ............................................................................................................................... 41 2.1.3. Crear un informe de resumen con un gráfico ............................................................................................................... 42 1.7. Conectarse a datos externos (importar) .................................................................................................................................. 43 2.1.4. Funciones de Base de Datos................................................................................................................................................. 45 3. APLICACIÓN DE MICROSOFT EXCEL A COMERCIO EXTERIOR ..................................................................................47 3.1. Herramientas Matemáticas, Estadísticas y Financieras ................................................................................................... 48 3.1.1. Funciones Matemáticas ........................................................................................................................................................ 49 3.1.2. Funciones estadísticas ........................................................................................................................................................... 51 3.1.3. Funciones financieras ............................................................................................................................................................ 58 4. MACROS EN MICROSOFT EXCEL ........................................................................................................................................65 4.1. 5.
Gestión de Macros ............................................................................................................................................................................. 65
4.2. Asegurar y compartir documentos ............................................................................................................................................. 70 MICROSOFT ACCESS ..............................................................................................................................................................72 5.1.
Usar el Aplicativo Microsoft Access ............................................................................................................................................ 73
5.2.
Bases de datos, tabla ........................................................................................................................................................................ 75
5.3.
Consultas a una tabla ...................................................................................................................................................................... 80
5.4.
Formularios ......................................................................................................................................................................................... 84
5.5. Reportes ................................................................................................................................................................................................ 86 6. RECOMENDACIONES BIBLIOGRÁFICAS ...........................................................................................................................89
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METODOS CUANTITATIVOS Y TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN
FUNDAMENTACIÓN DEL CURSO (SUMILLA) El reto de estar vinculados a la globalización afecta a la persona en todos los niveles culturales, donde la calidad y profesionalismo del ser humano está condicionado a jugar un rol preponderante y es la principal fuente de datos para los entes económicos, razón por la que es necesario el uso y aplicación correcta de las TIC’s. La asignatura de Tecnologías de la información III, es de naturaleza teórico-práctica, se propone desarrollar en el alumno los conocimientos necesarios para que comprenda y utilice la computadora como instrumento en la realización y ejecución de cálculos financieros y matemáticos, para ello deberá comprender los principios y normas técnicas de la computación aplicada a los negocios internacionales.
COMPETENCIA(S) DEL CURSO •Maneja de los fundamentos de las aplicaciones cuantitativas a las TIC`s. •Aplica las diferentes herramientas de cálculo. •Comprende las herramientas estadísticas. •Maneja y aplica herramientas Financieras.
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La gestión de la información es el proceso de analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La información para la gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión!
Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Microsoft Excel
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Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
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1. GESTION DE INFORMACIÓN CON MICROSOFT EXCEL 1.1. Orientación sobre el uso del Aplicativo
Figura: Grupo de comandos de la ficha Inicio
Pestaña Inicio La cinta de opciones de Microsoft Excel 2007 está compuesta de una serie de fichas, cada una relacionada La cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2007 está compuesta de una serie de fichas, cada una relacionada con tipos de tareas específicas que los usuarios realizan en Excel. La ficha Inicio, la primera, contiene los comandos que los usuarios emplean con mayor frecuencia. El hecho de tener los comandos visibles en el área de trabajo le permite trabajar de manera rápida y eficaz. Los comandos están organizados en tareas relacionadas llamadas grupos de comandos. Por ejemplo, cuando la ficha Inicio está activa, usted puede ver el grupo Portapapeles que contiene los botones para cortar, copiar y pegar datos. Estos comandos le permiten revisar, mover y duplicar los datos en una hoja de cálculo. Aquellos comandos relacionados con la edición de datos están agrupados en el grupo Modificar. Utilice los comandos de este grupo para llenar celdas adyacentes, ordenar y filtrar datos, así como para buscar datos específicos dentro de una hoja de cálculo. ________________________________________________________ ________________________________________________________ ____________________
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TOME NOTA
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El texto se almacena en una sola celda aunque parezca extenderse hacia las celdas adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y si la siguiente celda contiene datos, la entrada aparece en forma truncada.
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1.1.1 Llenar la hoja de cálculo con datos
Figura: Auto completado si la información ya está ingresada en celdas superiores
Introducir rótulos Los rótulos se emplean para identificar datos numéricos y constituyen el tipo más común de texto que se introduce en una hoja de cálculo. También se emplean para ordenar y agrupar datos. Si los primeros caracteres que teclee en una columna coinciden con una entrada existente en esa columna, Excel introducirá los caracteres restantes automáticamente. La función Autocompletar sólo funciona para las entradas que contienen texto o una combinación de texto y números.
___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ Introducir fechas ______________ En muchas ocasiones, las fechas se emplean en las hojas de cálculo para dar seguimiento a datos durante un período de tiempo específico. Pueden utilizarse en fórmulas y para desarrollar gráficos y tablas. De manera predeterminada en Excel 2007, el formato de fecha para el año es de cuatro dígitos y las fechas se alinean a la derecha en las celdas.
Figura: Buscando formato diferente a xlsx
Elegir un formato de archivo diferente Puedes cambiar el nombre de un libro existente para crear un nuevo libro. Cuando se hayan introducido todos los datos del primer ciclo, usted puede guardar el archivo con un nombre nuevo y emplearlo para introducir los datos del segundo ciclo. También puede utilizar un libro existente como plantilla para crear nuevos libros. Utilice el cuadro de diálogo Guardar como para implementar cualquiera de estas dos opciones. __________________________ __________________________ __________________________ __________________________
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Para verificar que la función Autocompletar esté habilitada: haga clic en Botón de Microsoft Office; luego, haga clic en Opciones de Excel; haga clic en Avanzadas; en la sección Opciones de edición, haga clic en la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda en caso de que no esté seleccionada, y haga clic en Aceptar.
¿PROBLEMAS?
Figura: Manejando celdas; Insertar, eliminar y cambiar formato
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Agregar una celda nueva a una hoja de cálculo Después de haber creado una hoja de cálculo, es posible que necesite agregar datos adicionales o eliminar datos innecesarios. Para intercalar texto o valores adicionales entre de los que ya están en la hoja, necesitará insertar celdas. Puede insertar una celda o celdas y desplazar las demás hacia abajo en la misma columna o puede desplazarlas sobre la misma fila hacia la derecha. _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _---_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _---_________________________________________________ _________________________________________________ _----
Tabla:
PARA SELECCIONAR
Algunas opciones para elegir celdas y rangos
Celdas adyacentes o rangos de celdas El contenido de una celda. Filas o columnas adyacentes.
HAGA LO SIGUIENTE Seleccione la primera celda o rango y mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona otras celdas o rangos. Haga doble clic en la celda y luego arrastre por el contenido que desea seleccionar. Arrastre por los encabezados de fila o de columna.
Filas o columnas no adyacentes.
Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
Toda una fila o columna.
Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
Todas las celdas de una hoja
Haga clic en el botón Seleccionar todo (la intersección de los de cálculo. encabezados de columna y de fila) o presione CTRL+E.
Un rango amplio de celdas.
Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en la última celda.
Un rango de celdas. Una única celda.
Haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla SHIFT mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección. Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección para ir a dicha celda
_______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ APUNTES
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1.2.2. Imprimir una hoja de cálculo
Figura: Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página
Encabezado y/o pie de página En Microsoft Office Excel, puede agregar o cambiar los encabezados o pies de página con el fin de proporcionar información útil en las copias impresas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, puede agregar información predefinida de encabezado y pie de página o insertar elementos como números de página, fecha y hora o nombre del archivo. Para definir en qué parte de la hoja impresa deben aparecer y con qué escala y alineación, puede elegir entre varias opciones de encabezado y pie de página. En el grupo Texto de la Pestaña Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.
Figura: Edición de espacios usados para Encabezado y pie de página
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TOME NOTA
Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página . También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.
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________________________________________________________________________________________ APUNTES
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________________________________________________________________________________________ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores ________________________________________________________________________________________
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Figura: Preparar un documento utilizando la pestaña Diseño de página
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Preparar un documento para su impresión Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página ______________________ ______________________ ______________________
Figura:
______________________
Configurar página: Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja
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_______________________ APUNTES
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_______________________ _______________________ Establecer el área de impresión _______________________ En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión _______________________ y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión. _______________________ Agregar celdas a un área de impresión existente _______________________ INVESTIGUE
_______________________ _________________________________________________________________ _______________________ _________________________________________________________________ _______________________ _________________________________________________________________ _______________________ _________________________________________________________________ _______________________ _________________________________________________________________ _____ Borrar el área de impresión _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Gestión de Información con _______________________________________________________ Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores
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Diseño de Impresión Aunque ya existía “Diseño de página” en versiones anteriores de Excel, el nuevo Excel 2007 amplia esta función añadiendo una Etiqueta en la Cinta Ribbon facilitándonos el manejo de los encabezados y pies de pagina como así también la configuración de impresión. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _______ Incluir encabezados de filas y columnas al imprimir una hoja de cálculo. Para que las filas y las columnas sean más fáciles de identificar en una copia impresa de una hoja de cálculo, puede incluir sus encabezados de filas (encabezado de fila: área gris numerada a la izquierda de cada fila. Haga clic en el encabezado de fila para seleccionar la fila entera. Para aumentar o disminuir el alto de una fila, arrastre la línea situada debajo del encabezado de fila.) y encabezados de columnas (encabezado de columna: área gris con un número o una letra de la parte superior de cada columna. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar una columna entera. Para aumentar o disminuir el ancho de una columna, arrastre la línea situada a la derecha del encabezado de columna.).
Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desee imprimir.
Figura:
Cómo seleccionar hojas de cálculo
Opciones de impresión de filas y columnas
Dos o más hojas adyacentes; Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________
TOME NOTA
.
_______ Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título en la parte superior de la hoja. Para cancelar la selección de varias hojas de un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual
También puede activar la casilla Encabezados de filas y columnas en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página (ficha Diseño de página, grupo Configurar página, selector de cuadro de diálogo .
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1.2.3. Formato de Celdas y Rangos
Figura: Configuración de alineación de texto en una celda o celda combinada
Ajustar Texto Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada como se puede ver en el ejemplo siguiente.
Celda combinada: celda creada al combinar dos o más celdas seleccionadas. La referencia de celda para una celda combinada es la celda superior izquierda del rango original seleccionado. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ “En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Combinar y centrar”
Alinear contenido de una celda ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ______________________ Mejora de la región y la configuración de las selecciones Ahora, desde impresión rápida puede no ser la forma correcta de hacerlo como archivo de Excel puede ser complejo con las observaciones, el marcado y el color en todos los tonos. Puede utilizar Impresora zona como una forma para seleccionar regiones para la impresión rápida. Ahora para configuraciones avanzadas, en la sección de diseño de página, seleccione el botón Imprimir títulos, que se vea un conjunto de opciones que le dará la mayor parte de la impresión manos encendido. Bordes de Celda Mediante estilos de borde predefinidos, puede agregar rápidamente un borde alrededor de 1 las celdas o rangos de celdas. Si los bordes de celdas predefinidos no se adaptan a sus necesidades, puede crear un borde personalizado. Los bordes de celdas que aplica aparecen en las páginas impresas. Si no usa bordes de celdas pero desea que se vean los bordes de las líneas de división de la hoja de cálculo en las páginas impresas, puede mostrar las líneas de división.
TOME NOTA
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Rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.
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Puede crear un estilo de celda que incluya un borde personalizado y, a continuación, aplicar ese estilo de celda cuando desee mostrar el borde personalizado alrededor de las celdas seleccionadas En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda. _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ Figura: Estilos de celda prediseñados de Excel
Si no puede ver el botón Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el botón Más que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda
Formato como Tabla _______________________________________________________________________________________ INVESTIGUE
Formato Condicional _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________ Quitar el borde a una celda ______________________________________________________________________________ En la hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea quitar un borde. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto a Bordes
y, a
continuación, haga clic en Sin bordes _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________
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Aplicar un borde de celda predefinido En una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea agregar un borde, cambiar el estilo de borde o del que desea quitar un borde Teclado rápido
CTRL + 1 ___________________________________________________ ___________________________________________________
Figura:
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Configuración de alineación de texto en una celda o celda combinada
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________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ __________Rellenar Celdas con color Dar formato como Tabla
Figura: Formato como tabla, configurable fila encabezado, filas con bandas en herramientas de tabla
________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ __________-
Que características tiene la tabla
INVESTIGUE
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1.2.4. Administrar hojas de cálculo
Figura: Múltiples hojas de cálculo en un libro
Cuando una hoja de cálculo contiene el formato que desea emplear en una nueva hoja de cálculo, es más efectivo copiar la hoja existente en lugar de crear la nueva hoja desde cero. Después puede eliminar o sobrescribir los datos con los nuevos y no necesitará formatear la nueva hoja de cálculo (el formato se copia con los datos). Esto también asegura que el formato sea consistente entre las hojas de cálculo del libro. Varias hojas de cálculo en un libro ¿Cómo copiar una hoja de cálculo en un libro?
_________________________________ _________________________________ __________ Observe que cuando se copia una hoja de cálculo, se copia tanto el color de etiqueta, como el contenido y el formato.
TOME NOTA
Figura: Múltiples hojas de cálculo en un libro, operaciones que permiten crear nuevas hojas y ocultar/mostrar
Ocultar y mostrar una hoja de cálculo Así como ocultó columnas y filas específicas para que no se imprimieran, o para ocultar información sensible o confidencial mientras trabajaba con otros datos de la hoja de cálculo. Puede aplicar el mismo procedimiento para ocultar y mostrar hojas (hacer que sea invisibles/hacer que sean visible de nuevo). Por ejemplo, si deseara imprimir todo el libro sería conveniente ocultar si la hoja por el momento no contiene datos. __________________________
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_______________________ _______
______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ __________________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _ ¿PROBLEMAS?
Cuando se abre el cuadro de diálogo Insertar, pueden aparecer varios archivos de Excel en la ficha General. Los archivos representan plantillas que han sido descargadas o creadas por usuario de Excel en la computadora…
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Figura: Vista del libro que permite configurar el libro.
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Vistas del libro Muestra las diferentes formas de presentar la hoja de cálculo, de manera que el usuario tenga la facilidad de configuración antes de imprimir.
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ _____________________________________________________________________________ ______________________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________ _______________________ TOME NOTA
Crear una vista personalizada
En una hoja de cálculo, cambie la configuración de presentación e impresión que desea guardar en una vista personalizada.
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vistas personalizadas.
Haga clic en Agregar.
En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la vista.
Sugerencia Para que una vista sea fácil de identificar, puede incluir el nombre de la hoja de cálculo activa en el nombre de la vista.
En Incluir en la vista, active las casillas de las opciones de configuración que desea incluir.
Todas las vistas que agregue al libro aparecerán en Vistas en el cuadro de diálogo Vistas personalizadas. Si selecciona una vista de la lista y hace clic en Mostrar, aparecerá la hoja de cálculo que estaba activa cuando creó la vista Buscar y reemplazar datos Puede que desee encontrar fácilmente qué celdas de una hoja de cálculo que tienen validación de datos. Quizá haya heredado una hoja de cálculo creada por otro persona y que tiene que actualizar o la hoja de cálculo es grande y ha olvidado en qué celdas ha agregado la validación de datos. Afortunadamente, podrá resaltar fácilmente las celdas con validación de datos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a especial. Haga clic en Validación de datos y, a continuación, haga clic en Todas. Si se encuentran celdas que contienen validación de datos, estas celdas se señalan; en caso contrario, se mostrará el mensaje "No se encontraron celdas".
¿Cómo limpiar datos? INVESTIGUE
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Tabla: Mensajes de error en un libro.
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Mensajes de advertencia y/o error Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: Mensaje en celda ##### #¡NUM! #¡DIV/0! NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! #¡NULO!
Descripción Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. Cuando se divide un número por cero Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula Se produce cuando una referencia de celda no es válida Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan
1.2. Utilizar funciones avanzadas Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. MS Excel cuenta con funciones financieras, estadísticas, matemáticas, trigonométricas, etc. que resuelven las necesidades más frecuentes de distintas disciplinas. Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.
TOME NOTA
Para incluir una función dentro de la hoja de cálculo se puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos
Asistente Para Funciones El asistente para funciones nos ayuda a colocar la función y los argumentos adecuados, llevándonos parte por parte para su creación. Para activar el Asistente puede Ud. hacer lo siguiente Seleccionar el Menú Insertar , opción Función Dar clic sobre el icono
Figura: Función PI() con sus argumentos de la función.
en la barra de herramientas
Escribir las funciones El asistente para funciones es un método para crear las funciones, pero también se puede escribir directamente con todos sus elementos. Para iniciar la función escriba el signo igual ( = )
Según el tipo de fórmula que cree, ésta podrá contener una o más de las partes que se enumeran a continuación.
Una función, como PI(), empieza con un signo igual (=) y se pueden agregar argumentos entre los paréntesis. Cada función tiene una sintaxis de argumento específica. 1. Función 2. Referencia de Celda Puede referirse a los datos de otras celdas de la hoja de cálculo 3. Constantes: valores numéricos 4. Operadores: son los símbolos que se usan para especificar el tipo de cálculo
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Ficha de Formulas
_______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________ Una vez elegida la función, presione siguiente y la caja de diálogo estará asociada a la función que utilizamos. Ingrese los argumentos que son requeridos, según la función y presione Terminar.
Figura: Componentes de una función, argumentos de la función
Argumentos de la función Pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error, referencias de celda u otras funciones. Sintaxis de una función: Comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.
=SUMA(A10;B5:B10;50;37)
Las funciones anidadas usan una función como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.
Argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.
La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI
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1.2.5. Funciones para resumir condicionalmente los datos Utilizar la Función: CONTAR.SI 2 La función CONTAR.SI cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado . =CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy")
Rango:
____________________ ____________________ ____________________
Figura: Argumentos de la función CONTAR.SI
Criterio:
SINTAXIS
____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ________
Figura: Argumentos de la función CONTAR.SI.CONJUNTO
= CONTAR.SI(rango; criterio) rango: es el rango que será evaluado. criterio: es la condición que identificará las celdas a contar en el rango evaluado.
Utilizar la Función: CONTAR.SI.CONJUNTO Permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Rango_criterios1:
SINTAXIS
____________________ ____________________ ____________________ Criterio1: ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ________
2
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2) rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta función permite evaluar hasta 127 criterios!
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Figura: Argumentos de la función PROMEDIO.SI
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Utilizar la Función: PROMEDIO.SI La función PROMEDIO.SI permite calcular un promedio de acuerdo a uno criterio determinado Rango:
____________________ ____________________ ____________________ Criterio: ____________________ ____________________ ____________________ Rango_promedio
SINTAXIS
____________________ ____________________
Figura: Argumentos de la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO
=PROMEDIO.SI(rango; criterio; rango_promedio) rango: es un rango con condiciones a cumplir. criterio: es la condición que se debe cumplir en el rango. rango_promedio: es el rango con los valores a promediar.
Utilizar la Función: PROMEDIO.SI.CONJUNTO La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados Rango_promedio: ____________________ ____________________ ____________________ Rango_criterio1: ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ________
SINTAXIS
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2)
rango_suma: es el rango que contiene los números a promediar. rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta función permite evaluar hasta 127 criterios!
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REDONDEAR NÚMEROS Con frecuencia, al calcular valores obtenemos datos con varios decimales. La función REDONDEAR.MAS, por ejemplo, permite aproximar hacia arriba un número con decimales, la cantidad de decimales que sean necesarios. REDONDEAR realizar el redondeo a una determinada cantidad de decimales. REDONDEAR.MAS permite redondear hacia arriba una determinada cantidad de decimales. REDONDEAR.MENOS redondear hacia abajo la cantidad de decimales. REDONDEA.IMPAR redondear hasta encontrar el número impar más próximo. REDONDEA.PAR redondea un número hasta encontrar el par más próximo. REDOND.MULT redondea un número a un determinado múltiplo
Figura: Argumentos de la función REDONDEAR.MAS
Utilizar la Función: REDONDEAR.MAS La función REDONDEAR.MAS considera una cantidad específica de decimales de un número dado. La unidad de los decimales considerados aumenta en 1
SINTAXIS
Número: ____________________ ____________________ ____________________ Núm_decimales: ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ________
= REDONDEAR.MAS(número; núm de decimales) número: es el número que se desea redondear y puede ser una celda o una función que devuelva números. núm de decimales: es la cantidad de cifras decimales que se desea considerar de número. Si num de decimales es negativo número se redondea "hacia arriba" buscando completar decenas, centenas etc.
TALLER DE APLICACIONES Con la siguiente tabla: Unidades Vendidas
Pantalones Corbatas Camisas
2.000 345 2.356
Precio Sugerido
12,4316 23,3567 4,5667788
Ingresos
24.863,20 8.058,06 10.759,35 43.680,61
¿Qué hacer? Aproximar los precios con un solo decimal. Redondear los precios con los dos decimales. Hallare el total.
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1.2.6. Funciones para buscar datos en un libro Utilizar la Función: BUSCAR Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Debes Argumentos de la función indicar el valor a buscar, dónde quieres que busque y de dónde obtendrás el resultado. BUSCAR Figura:
SINTAXIS
ARGUMENTOS ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ________
"valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas más abajo del buscado
Utilizar la Función: BUSCARV, BUSCARH Si está buscando una coincidencia exacta en Microsoft Excel, no es necesario ordenar la Argumentos de la función primera columna de una tabla de búsqueda para usar las funciones BUSCARV y BUSCARH. BUSCARV, BUSCARH Para buscar una coincidencia exacta, especifique como FALSO el cuarto argumento de BUSCARV o BUSCARH. Si omite el cuarto argumento, o lo especifica como VERDADERO, debe ordenar la primera columna de la tabla. Figura:
TOME NOTA
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores
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SINTAXIS
Valor_buscado ____________________ ____________________ Matriz_buscar_en ____________________ ____________________ Indicador_filas ____________________ ____________________ Ordenado ____________________ ____________________ ________ BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera fila de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma horizontal el valor que ponemos en el primer argumento.
TOME NOTA
Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que está primera fila está ordenada. Si los valores no estuvieran, tenemos que indicárselo para que pueda encontrar los datos. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento llamado Ordenado.
Utilizar la Función: COINCIDIR Esta función nos devuelve la posición que ocupa un valor determinado dentro de una matriz Argumentos de la función de datos. COINCIDIR Valor_buscado ____________________ ____________________ Matriz_buscada ____________________ ____________________ Tipo_de_coincidencia ____________________ ____________________
SINTAXIS
Figura:
COINCIDIR(Valor buscado; Matriz datos; Tipo de coincidencia)
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO.
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Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y así sucesivamente. Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.
Utilizar la Función: COLUMNA Argumentos de la función COLUMNA: Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa el número de columna en la que se encuentra una referencia. Es importante hacer notar que la función no COLUMNA nos devolverá la letra de la columna, si no el número de la columna. Figura:
Ref. ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
Utilizar la Función: FILA Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos dice el número de fila en la que se Argumentos de la función encuentra una referencia. FILA Figura:
Ref. ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
TOME NOTA
FILAS: Esta función nos devuelve el número de filas que forman parte dentro de una matriz o rango de datos. COLUMNAS: Esta función nos devuelve el número de columnas que forman parte dentro de una matriz o rango de datos.
______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ __ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores
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Figura: Argumentos de la función DESREF
III Ciclo
Utilizar la Función: DESREF Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver ARGUMENTOS. ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ____________________
DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2. Utilizar la Función: INDICE Devuelve el valor de un elemento de una tabla o una matriz (matriz: utilizada para crear Figura: fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de Argumentos de la función argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula INDICE común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), seleccionado por los índices de número de fila y columna. ARGUMENTOS. ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
SINTAXIS
____________________ ____________________ Utilice la forma matricial si el primer argumento de INDEX es una constante matricial. ___________________ INDEX(matriz,núm_fila,núm_columna) Matriz es un rango de celdas o una constante matricial.____________________ ____________________
___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
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Figura: Argumentos de la función INDIRECTO
III Ciclo
Utilizar la Función: INDIRECTO Convierte la referencia (una celda, un rango, un nombre, etc) en formato de texto en algo entendible por Excel, es decir, en una referencia en sí misma. Ref.. ____________________ ____________________ A1 ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
SINTAXIS
____________________ ___________________ Utilice la forma matricial si el primer argumento de INDEX es una constante ____________________ matricial. INDIRECTO (Ref. A1) ____________________
ACTIVIDAD EN CLASE ¿Qué realizaré? (reciba instrucciones del profesor) Utilizando funciones resuelva los ejercicios planteados en Hojas de Calculo
TALLER DE CERTIFICACIÓN EXCEL
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III Ciclo
1.2.7. Funciones lógicas condicionales a fórmulas Utilizar la Función: Y Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI. Nos permite realizar en lugar Figura: de unas preguntas varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Argumentos de la función Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas. Y Valor_lógico ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________
SINTAXIS
___
Figura: Argumentos de la función O
Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...) La celda A1, está la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función SI.
Utilizar la Función: O Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera. Valor_lógico ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___
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SINTAXIS
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Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...) Utilicemos el ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")
Utilizar la Función: SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista Argumentos de la función con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una SUBTOTALES vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES. Figura:
Núm_función ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___
Núm_función ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ___________________________________________
Ref1, Ref2,… ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ___________________________________________
Para las constantes núm_función de 1 a 11, la función SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el submenú Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los números ocultos y visibles de una lista. Para las constantes núm_función de 101 a 111, la función SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el comando Ocultar filas. Utilice estas constantes cuando sólo desee calcular subtotales de los números visibles de una lista.
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1.2.8. Funciones para formatear texto Figura: Argumentos de la función DIA Las funciones para manejo de fechas son volátiles.
Utilizar Funciones de Fecha DIA.- devuelve el número del día de una fecha Sintaxis : = Dia(Fecha) Fecha 21/04/1985
DIA =Dia(A2) Dato extraído es 21
MES().- devuelve el mes, un número entero del 1 (enero) al 12(diciembre) Sintaxis:
=Mes(Fecha)
AÑO().-devuelve el año de una fecha, entre el año 1900-9999 Sintaxis:
=Año(Fecha)
__________________________
HOY(), devuelve la fecha actual que muestra el sistema Sintaxis:
=HOY(Fecha) =Dias360(Fecha inicio, Fecha Fin)
AHORA(), Devuelve la fecha y la hora actual Sintaxis:
__________________________ __________________________
DIAS360.- Indica el número de días entre dos fechas Sintaxis:
__________________________
__________________________ ________________________
= Ahora()
HORA().- Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). Sintaxis: =hora(número) 5:30 p.m. =hora(A2) 17 (17 horas) 9:00 a.m. =hora(A3) 9 (9 horas)
MINUTO().- Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como números enteros comprendidos entre 0 y 59. Sintaxis:
=minuto(número)
5:35 p.m. =minuto(A2) 35 9:25 a.m. =minuto(A3) 25
Utilizar la Función: NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de Argumentos de la función NOMPROPIO texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas. Figura:
Texto ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ___________________________________________ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores
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Figura: Argumentos de la función MAYUSC, MINUSC, SUSTITUIR
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Utilizar la Función: MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas
Texto ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ El valor de “Texto”; es el texto que se desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ___________________________________________ ser una referencia o una cadena de texto Utilizar la Función: MINUSC Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas
Texto ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ El valor del “Texto” es el texto que se desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los ___________________________________________ caracteres de texto que no sean letras. Utilizar la Función: SUSTITUIR Sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto. Use SUSTITUIR cuando desee reemplazar texto específico en una cadena de texto; use REEMPLAZAR cuando desee reemplazar cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de caracteres. Argumentos de la Función __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________
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1.3. Crear gráficos, imágenes y formas en una hoja de cálculo Con Microsoft Excel se pueden crear gráficos entre un amplio rango de tipos de gráficos estándar, cada uno de ellos con su correspondiente Sub tipo. Se pueden usar imágenes graficas para representar los valores en lugar de Barras o Líneas, se pueden usar Líneas y Barras superpuestas. Para insertar un gráfico tenemos Crear gráficos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
TOME NOTA
Figura: Partes de un grafico en Excel
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Microsoft Office Excel 2007 admite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes.
1.……………………………..… 2.……….………………………… 3.……….………………………… 4.……….………………………… 5.……….………………………… 6.……….………………………… 7.……….…………………………
Tipos de gráficos disponibles Gráficos de columnas Gráficos de barras Gráficos de líneas Gráficos circulares Gráficos XY (Dispersión) Gráficos de áreas Gráficos de anillos Gráficos radiales Gráficos de superficie Gráficos de burbujas Gráficos de cotizaciones Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide
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1.2.9. Terminología de los gráficos Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son:
Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.
Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.
Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.
Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.
Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.
Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.
Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.
1.2.10. Crear un gráfico básico En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a Figura: continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Tipos de gráficos que dispone Excel, el uso Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y depende del tipo de subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar. información
___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
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TOME NOTA
III Ciclo
Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente. Excel puede situar el grafico en la hoja de cálculo existente, se activa Como objeto en, o en una hoja de grafico individual, se activa En una hoja nueva. Si se introduce el grafico como objeto, en una hoja existente, se crea un grafico con un tamaño predeterminado. Debiendo arrastrarse con el mouse para ajustar la posición y el tamaño del mismo. Si se introduce el grafico en una hoja de grafico separada, Excel crea el grafico con un tamaño estándar
1.2.11. Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.
Figura: Diseño de gráfico, especialmente sirve para ampliar información de leyenda y/o título
____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________
En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar.
_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _ TOME NOTA
Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico
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Formato manual de un gráfico Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
Figura: Aplicación de Formato en un área del gráfico
__________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ ________________________________________ Modificar un gráfico Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.) o en el área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.) del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico.
Figura: Cambiar tipo de gráfico y guardar como plantilla
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________
TOME NOTA
Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado
_____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________
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1.2.12. Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos
Figura: Agregar Titulo, Rótulo, Leyenda
Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico.), por ejemplo títulos de gráfico y de eje. Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.) que se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje. _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _________________________
TOME NOTA
Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse, hacer clic en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.
1.2.13. Mostrar u ocultar una leyenda
Figura: Formas y posiciones de presentar una leyenda en un gráfico
Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.); sin embargo, puede ocultarla o cambiar su ubicación después de crear el gráfico. _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________
De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los gráficos. Si tiene restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamaño del gráfico desactivando la casilla Mostrar la leyenda sin superponerla al gráfico. ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores
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1.4. Tablas dinámicas en una hoja de cálculo Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen. Figura:
_____________________________________
Estructura de una tabla dinámica
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________
1.2.14. Crear y/o eliminar tabla dinámica
__________________________________ Antes de crear una tabla dinámica, debemos observar que todas las filas y columnas a _____________________________________ utilizar deben contener información. Los títulos de la tabla serán las variables de consulta. _____________________________________ __________________
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ __________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ __________________________ ______________________________________ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores ______________________________________
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Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Figura:
______________________________________________________________
Opción para insertar tabla dinámica y gráfico
______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ __________________________________________________________ Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
Figura: Asistente de creación de tabla dinámica
______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________
TOME NOTA
Para seleccionar un rango de datos que será parte del análisis posicionamos el curso en la primera celda de la tabla (extremo superior izquierdo de la tabla), Excel automáticamente reconocerá el rango de datos (si las filas y columnas tienen datos); el título de la tabla se convertirá en campos de consulta. -
Seleccione una tabla o rango Rango de datos para el análisis Utilice una fuente de datos externa Esta opción permite conectar los Excel con datos externos. Elija dónde desea colocar el informe de la tabla dinámica. o Nueva hoja de cálculo crea una hoja con el informe o Hoja de cálculo existente crea informe en la misma hoja en un rango seleccionado
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
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Figura: Tabla dinámica antes de asignar campos de consulta
Filtro de informe: _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Rótulos de Columna _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Rótulos de Fila _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada año de la tabla. Una columna para cada uno de los trimestres de la tabla. Ventas en las operaciones de cálculo de la tabla. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los años, en el campo columnas tenemos los trimestres y en el centro de la tabla las sumas de las ventas. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
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Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
TOME NOTA
El panel lateral seguirá activo para utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
1.2.15. Filtrar los resultados de una tabla dinámica Los resultados obtenidos puede visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Figura: Opción de Filtros de una tabla dinámica
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de fila nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos años disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza en, etc.
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Si dejamos marcados los años 1993 y 1993, los otros años desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas. Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatoria, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Figura: Opción para cálculos adicionales
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Figura: Configuración de campo de valor
______________________________________ Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda ______________________________________ de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes ______________________________________ opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un ______________________________________ cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante ______________________________________ Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones. ______________________________________ ______________________________________
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III Ciclo
1.2.16. Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos
Figura: Panel de filtro en gráfico dinámico
__________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ ________________________________________________
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III Ciclo
Análisis de datos es la actividad de transformar un conjunto de datos con el objetivo de poder verificarlos muy bien dándole al mismo tiempo una razón de ser o un análisis racional. Es también analizar los datos de un problema e identificarlos de información.
2. ANALISIS DE DATOS, ESQUEMAS Y GRUPOS 1.5. Análisis estadístico y técnico con las herramientas para análisis de datos Son herramientas útiles para organizar, describir y analizar los datos recogidos con los instrumentos de investigación. El análisis de datos encierra dos procedimientos: La organización de los datos y La descripción y análisis de los datos El Pack de herramientas de análisis está orientado a personas que quieran sacar el máximo partido a Excel con funciones más específicas a materias como la educación, la investigación, el negocio, la ingeniería, la estadística. Por defecto el Excel no se instala puesto que la mayoría de usuarios no necesita de tales capacidades, para instalar el paquete debemos acceder al Botón Office y hacer clic en el botón Opciones de Excel. En el desplegable que encontrarás al pie del listado selecciona Complementos de Excel y pulsa el botón Ir:
Se abrirá el cuadro de diálogo que permite activar las opciones de análisis. Debemos marcar Herramientas para análisis y Herramientas para análisis - VBA y pulsar sobre Aceptar. Nos aparece un mensaje indicándonos que esa función no está instalada, y nos pregunta si la queremos instalar. Debemos pulsar sobre el botón Sí. Es posible que tengamos que introducir el CD de Microsoft Office 2007 en la unidad de CD-Rom y comenzará la instalación.
TOME NOTA
Excel 2007. Análisis de datos y modelos de negocios es la obra que le ayudará a dominar las técnicas de análisis y modelos de datos que le ayuden a transformar su información en resultados precisos.
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III Ciclo
2.1.2. Organizar los datos para su posterior análisis Una vez recogidos los datos, se requiere organizarlos, es decir, prepararlos para su análisis posterior. Los datos cuantitativos se organización en una matriz de tabulación; el análisis de los datos se efectúa sobre esta matriz, la cual está guardada en un archivo y contiene todos los datos recopilados. Los datos cualitativos se organizan en archivos de documento; El análisis de datos se efectúa sobre estos documentos. Siempre es recomendable grabar las entrevistas a profundidad. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ____________________________________
2.1.3. Uso técnicas de análisis de datos Cuando utilice una de estas herramientas, deberá proporcionar los datos y parámetros para cada análisis y la herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas correspondientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en una tabla de resultados. Algunas herramientas generan gráficos además de tablas de resultados. Figura: Técnicas de análisis de datos
INVESTIGUE
Estadística descriptiva __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Histograma __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Regresión __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
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PARA RECORDAR
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III Ciclo
Rango de salida Introduzca la referencia correspondiente a la celda superior izquierda de la tabla de resultados. Excel determinará automáticamente el tamaño del área de resultados y mostrará un mensaje si la tabla de resultados reemplaza los datos existentes. En una hoja nueva Haga clic en esta opción para insertar una hoja nueva en el libro actual y pegar los resultados comenzando por la celda A1 de la nueva hoja de cálculo. Para darle un nombre a la nueva hoja de cálculo, escríbalo en el cuadro. En un libro nuevo Haga clic en esta opción para crear un nuevo libro y pegar los resultados en una hoja nueva del libro creado.
1.6. Gestión de Esquemas Se define como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. Un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. TOME NOTA
Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en toda la sierra con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos más adelante.
2.1.1. Esquematizar una lista de datos en una hoja de cálculo Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de 3 esquema muestra datos de detalle para el nivel externo anterior, representado por un número inferior de los símbolos de esquema. Utilice un esquema para mostrar filas o columnas de resumen, o para revelar los datos de detalle para cada grupo. Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas. 3
Símbolos de esquema: símbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los datos detallados presionando en el signo más, en el signo menos y en los números 1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de esquema.
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PARA RECORDAR
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Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema adecuados. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región. El nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo las filas de detalle 11 a 13 están actualmente visibles). Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema
y
Ocultar esquema ____________________________________________________________________
INVESTIGUE
____________________________________________________________________ Quitar esquema ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Agregar y/o borrar subtotales ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
2.1.2. Personalizar un esquema con estilos Para las filas del esquema, Microsoft Office Excel utiliza estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2. Para las columnas del esquema, Excel utiliza estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas de resumen de los datos. Cambiando la forma en que están definidos estos estilos, puede aplicar distintos formatos de texto y celdas para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo. Siga los siguientes pasos Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. Copiar datos esquematizados
Si no ve los símbolos de esquema
,
y
, haga clic en el botón de Microsoft Office
, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
Utilice los símbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no desee copiar. Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas. Seleccione el rango de filas de resumen. En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. Haga clic en Ir a Especial. Haga clic en Sólo celdas visibles. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.
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2.1.3. Crear un informe de resumen con un gráfico Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que sólo muestra los totales acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente: Crear un informe de resumen Aplicar un esquema a los datos. Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un esquema de columnas.
Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar sólo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila: ________________________ ________________________ ________________________ ________________________
_____________ Representar en un gráfico el informe de resumen Seleccione los datos de resumen que desea representar. Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.
TOME NOTA
Cree el gráfico. Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo.
Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.
Funciones en subtotales INVESTIGUE
________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Ordenar información en subtotales ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
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1.7. Conectarse a datos externos (importar) Asistente para importar datos La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva
TOME NOTA
Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información.
¿Cuándo debo utilizar una ubicación de confianza? Se recomienda usar una ubicación de confianza para almacenar un archivo cuando no se desee que la característica de seguridad del Centro de confianza lo compruebe al abrirlo. Por ejemplo, quizá desee abrir un documento que contiene una macro que el Centro de confianza deshabilita porque considera que no es segura 1.
2.
En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes de la lista desplegable Mostrar, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Este es el valor predeterminado. Para mostrar sólo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga clic en Conexiones en este libro. Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos, o ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro de diálogo. Para mostrar sólo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo. Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada en la carpeta Mis documentos. Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que es posible tener acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red. Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Servicios de Excel en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Una DCL es una biblioteca de documentos del sitio de Microsoft Office SharePoint Services 2007 que contiene un conjunto de archivos de conexión de datos de Office (.odc). Generalmente, es el administrador del sitio el que configura la DCL, quien, además, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de diálogo Conexiones externas.
3.
Si no ve la conexión que desea, puede crear una haciendo clic en Examinar en busca de más y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual quiere conectarse.
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4.
5. 6.
III Ciclo
Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y se usa como la nueva información de conexión. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Importar datos, en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes: La sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro y sus opciones, como se muestra en la lista a continuación, no están disponibles para conexiones de texto, consulta web y datos XML. Si se está conectando a estos datos proceda al paso 5. Haga clic en Tabla para crear una tabla para realizar una ordenación y filtrado sencillos. Haga clic en Informe de tabla dinámica para crear un informe de tabla dinámica para resumir cantidades grandes de datos agregando y subtotalizando los datos. Haga clic en Informe de gráfico y tabla dinámicos para crear una tabla dinámica y un informe de gráfico dinámicos para resumir los datos visualmente. Haga clic en Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso posterior. Use la opción Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso posterior. Por ejemplo, si se está conectando a un origen de datos de un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) y desea convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja cálculo con el comando Convertir en fórmulas (en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Herramientas OLAP), puede utilizar esta opción, ya que no necesita almacenar el informe de tabla dinámica.
7.
En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes: Para situar el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica. O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo
8. 9.
.
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo. También puede cambiar las propiedades de conexión haciendo clic en Propiedades, realizando los cambios en los cuadros de diálogo Propiedades de conexión, Rango de datos externos o Propiedades de asignación XML y, por último, haciendo clic en Aceptar.
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Importar datos de Word a Excel Muchas veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel. Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel. Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar. Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla. Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú: Conexiones
INVESTIGUE
_________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Importar datos de Excel a Word _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________
2.1.4. Funciones de Base de Datos _________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Funciones de base de datos Función
Descripción
BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.
BDCONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.
BDCONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
BDEXTRAER
Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.
BDMAX
Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDMIN
Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados.
BDDESVEST
Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos.
BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDSUMA BDVAR BDVARP
Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios. Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos. Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.
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Utilizar Función BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________
Utilizar Función BDMAX, BDMIN Devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas. Sintaxis BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________
INVESTIGUE
TOME NOTA
Utilizar Función BDPRODUCTO Utilizar Función BDPROMEDIO Utilizar Función BDSUMA Utilizar Función BDEXTRAER Utilizar Función BDVAR
Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.
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Las aplicaciones desarrolladas en Excel son de mucha utilidad para el pequeño y microempresario, el ejecutivo de ventas, el administrador de empresas, el hombre de negocios, los estudiantes de Administración, Contabilidad, Economía, Ingeniería Económica y para todas aquellas personas del entorno económico.
3. APLICACIÓN DE MICROSOFT EXCEL A COMERCIO EXTERIOR Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas Funciones de información FUNCIÓN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
CELDA TIPO.DE.ERROR INFO ESBLANCO ESERR ESERROR ES.PAR ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO ESNUMERO ES.IMPAR ESREF ESTEXTO N ND TIPO
DESCRIPCIÓN
Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda. Devuelve un número que corresponde a un tipo de error. Devuelve información acerca del entorno operativo en uso. Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error. Devuelve VERDADERO si el número es par. Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico. Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A. Devuelve VERDADERO si el valor no es texto. Devuelve VERDADERO si el valor es un número. Devuelve VERDADERO si el número es impar. Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia. Devuelve VERDADERO si el valor es texto. Devuelve un valor convertido en un número. Devuelve el valor de error #N/A. Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.
Funciones de financieras Nº
FUNCION
6
AMORTIZLIN
2
AMORTIZPROGRE
3
CANTIDAD.RECIBIDA
4
CUPON.DIAS
5
CUPON.DIAS.L1
6
CUPON.DIAS.L2
7
CUPON.FECHA.L1
8
CUPON.FECHA.L2
9
CUPON.NUM
10
DB
11
DDB
12
DURACION
DESCRIPCION Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un coeficiente de depreciación Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de liquidación Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de liquidación Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de liquidación Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución de saldo u otros métodos que se especifiquen Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos
Nº
FUNCION
DESCRIPCION
29
PAGOINT
Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado
30
PAGOPRIN
Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado
31
PRECIO
Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica
32
PRECIO.DESCUENTO
Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento
33
PRECIO.PER.IRREGULAR.1
Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período irregular
34
PRECIO.PER.IRREGULAR.1
Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período irregular
35
PRECIO.VENCIMIENTO
36
RENDTO
37
RENDTO.DESC
38
RENDTO.PER.IRREGULAR.1
Devuelve el rendimiento de un valor con un primer período irregular
39
RENDTO.PER.IRREGULAR.2
Devuelve el rendimiento de un valor con un último período irregular
40
RENDTO.VENCTO
Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento
Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)
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Nº
FUNCION
DESCRIPCION
13
DURACION.MODIF
14
DVS
15
EFECTO
16
FV.PLAN
17
INT.ACUM
18
INT.ACUM.V
19
INT.PAGO.DIR
20
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO
21
LETRA.DE.TES.PRECIO
22
LETRA.DE.TES.RENDTO
23
MONEDA.DEC
24
MONEDA.FRAC
25
NPER
26
PAGO
27
PAGO.INT.ENTRE
28
PAGO.PRINC.ENTRE
Nº
Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de 100 $ Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o parcial utilizando el método de depreciación de saldos decrecientes Devuelve el tipo de interés anual efectivo Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.) Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.) Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.) Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un número decimal Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio expresado en una fracción Devuelve el número de períodos de una inversión Devuelve el pago periódico de una anualidad Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos
FUNCION
III Ciclo
DESCRIPCION
41
SLN
Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado
42
SYD
Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico
43
TASA
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad
44
TASA.DESC
Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
45
TASA.INT
Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor bursátil
46
TASA.NOMINAL
Devuelve el tipo de interés anual nominal
47
TIR
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo
48
TIR.NO.PER
Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
49
TIRM
Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés
50
VA
Devuelve el valor actual de una inversión
51
VF
Devuelve el valor futuro de una inversión
52
VNA
53
VNA.NO.PER
Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
3.1. Herramientas Matemáticas, Estadísticas y Financieras Funciones matemáticas y trigonométricas ABS(número) ALEATORIO() COMBINAT(número;tamaño) COS(número) ENTERO(número) EXP(número) FACT(número) NUMERO.ROMANO(número,forma) PI() POTENCIA(número;potencia) PRODUCTO(número1;número2;...)
Descripción
RAIZ(número) RESIDUO(número;núm_divisor) Funciones estadísticas MEDIA.ARMO(número1;número2;...) MAX(número1;número2;...)
Devuelve el valor absoluto de un número Devuelve un número entre 0 y 1 Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos Devuelve el coseno de un ángulo Redondea un número hasta el entero inferior más próximo Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado Devuelve el factorial de un número Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano Devuelve el valor de la constante PI Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos Devuelve la raíz cuadrada del número indicado Devuelve el resto de la división Descripción Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN(número1;número2;...)
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA(número1;número2;...)
Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA(número1;número2;...) PROMEDIO(número1;número2;...)
Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR(número1;número2;...) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
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III Ciclo
La complejidad y extensión de los datos estadísticos y las distribuciones de frecuencia hacen que sean necesarios condensar o resumir estos datos en unos ‘índices’ representativos para realizar los estudios, comparaciones, y obtención de conclusiones.
3.1.1. Funciones Matemáticas
Figura: Opción Número, modifica los datos en fracciones.
Fracciones Utilice el formato Fracción para mostrar o escribir números como fracciones reales, en lugar de como decimales. 2. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 3. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Número.
4. 5.
En la lista Categoría, haga clic en Fracción en la lista Categoría. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de formato de fracción que desee utilizar. Formatos de fracción disponibles Formato de fracción Fracción con un solo dígito Fracción con dos dígitos Fracción con tres dígitos Fracción como mitades Fracción como cuartos Fracción como octavos Fracción como dieciseisavos Fracción como décimas Fracción como centésimas
Este formato muestra como 123 1/2, redondeo al valor más próximo de fracción de un solo dígito 123 26/57, redondeo al valor más próximo de fracción de dos dígitos 123 57/125, redondeo al valor más próximo de fracción de tres dígitos 123 1/2 123 2/4 123 4/8 123 7/16 123 5/10 123 46/100
Operaciones lógicas Operador AND OR XOR NOT EQV
Función Devuelve TRUE si las dos expresiones tienen el valor TRUE. Devuelve TRUE si una de las dos expresiones tiene el valor TRUE. Devuelve TRUE si una (y solo una) de las dos expresiones tiene el valor TRUE. Devuelve lo contrario a la expresión. Devuelve TRUE si dos expresiones son idénticas.
Ejemplos SI(AND(A1>10; B110; B110 XOR B110) (A1>10) EQV (B1>20)
Determinar Tendencias Una vez calculados los valores m y b de la recta y analizado los dos estadísticos anteriores, podemos realizar el pronóstico de valores que alcanzará Y en función de los nuevos valores de X.
y =mX+b
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Mediante esta función podemos calcular, tanto los valores que obtendría la Y para distintos valores de X1, como las diferencias entre los valores reales de X1 y los valores estimados para cada X1.
Figura: Argumentos de la función tendencia
__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ Crear una previsión de ventas para el año próximo __________________________________ puede ser una ardua tarea, especialmente si está ocupado intentando alcanzar sus cifras de ventas actuales. __________________________________ Afortunadamente, si tiene los datos de sus ventas pasadas, podrá usar las herramientas __________________________________ especiales de Microsoft Office Excel para predecir sus ventas futuras. ________________________________
TOME NOTA
Figura: Grafico de ecuación y cálculo de R2
¿No ha querido alguna vez una bola de cristal para adivinar el futuro y ver cómo serán sus ventas pasado un año? Realmente no es magia (son sólo matemáticas), y las Líneas de tendencia de Microsoft Excel le ayudan a ello. ¿Son confiables estas líneas de tendencia? La respuesta tiene que ver con algo denominado R al cuadrado, o, específicamente, el valor R al cuadrado de la línea de tendencia (aquí es cuando vienen las matemáticas). Piense en el valor R al cuadrado como un número mágico, en este caso un número entre el 0 y el 1
Las líneas de tendencia son representaciones gráficas de las tendencias de los datos que puede usar para analizar problemas de predicción. Dicho análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante el análisis de regresión, puede ampliar el significado de una línea de tendencia de un gráfico más allá de los datos reales para predecir valores futuros
Cualquier tipo de gráfico de regresión. A menudo el problema más común es el de hacer gráficos con regresión lineal en Excel.
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a.
b. c.
d.
III Ciclo
Lo primero que necesitamos son datos, con los cuales construiremos un gráfico. En este caso no he querido ponerme muy interesante y he optado solo por algunos bastante sencillos con un leve grado de dispersión. Recomiendo que si lo que desean es crear un gráfico de regresión, sea cual fuere, el modelo que deben usar es el de gráfico de dispersión. El modelo ejemplo está hecho en Office 2007 pero funciona de la misma manera en Office 2003, solo que en lugar de ir a la pestañita de inserción lo que deberemos hacer. Así que seleccionamos nuestras dos listas de Excel y luego a crear el gráfico.
________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________ 3.1.2. Funciones estadísticas Estadística descriptiva La herramienta de análisis Estadística descriptiva genera un informe estadístico de una sola variable para los datos del rango de entrada, y proporciona información acerca de la tendencia central y dispersión de los datos. Las de herramientas de análisis de datos están orientadas al uso de funciones más específicas a materias como la educación, investigación, negocio, ingeniería y estadística. Click en esta opción Recordando: como activar complementos de Excel? Botón Office
Buscar: complementos Herramienta por la cual generará automáticamente un resumen con las principales variables estadísticas Figura: Análisis de datos
Paso 1:______________________________________________________________________________________________ Paso 2: _____________________________________________________________________________________________ Paso 3:______________________________________________________________________________________________
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Elegimos estadística descriptiva para analizar datos estadísticos básicos Para una investigación e interpretación.
__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ _____________-__________________________________ __________________________________ ____________________________________________________ __________________________________ ____________________________________________________ __________________________________ __________________________________ _____________--
Figura: Configuración de estadística descriptiva
_____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ ___________
Cuadros de frecuencia Así como las gráficas de barras, los histogramas se usan para resaltar la diferencia entre las clases que se han agrupado los datos. Por tanto, para construir cualquiera de los dos tipos de gráficas, se necesita primero agrupar los datos en una tabla la cual se conoce como una tabla de frecuencia. En el caso de datos numéricos continuos los datos se agrupan en intervalos o bins. La frecuencia de un intervalo es el número de datos que se encuentran en él. Los intervalos deben poseer las siguientes características: Todos deben ser del mismo ancho (class width). Todos los datos deben caer en uno de las intervalos. Deben haber un total de entre 5 y 15 intervalos.
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Figura: Argumentos de la función frecuencia
_______________________________ _______________________________ _______________________________
Una tabla de frecuencias es la herramienta para registrar el comportamiento de un conjunto de datos; consiste en organizar información en intervalos, estableciendo la cantidad de datos comprendidos en dichos intervalos. Cuando los datos son de carácter cualitativo se agrupan por modalidades por: Ejemplo: sexo Modalidad
Conteo
Frecuencia
Hombres
IIII III
8
Mujeres
IIII IIII
10
Si la información es de carácter cualitativo, esta se organiza por valores en un intervalo, por ejemplo, personas que tienen un determinado peso Intervalo 56-60
Conteo |||| |||
Frecuencia 8
61-65
||||
4
66-70
|||| |
6
- Se tiene una información de temperaturas registradas durante el mes de febrero en una cadena logística de 2009. Se requiere que clasifique las temperaturas del container en frío, normal y caluroso de acuerdo con los datos de la tabla 1 Tabla Nº 01 Temperaturas limite inferior
Superior
Frío
11
20
Normal
21
30
Caluroso
31
40
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Día
Temperatura
Día
III Ciclo
Temperatura
01/02/2009
18
16/02/2009
33
02/02/2009
32
17/02/2009
25
03/02/2009
40
18/02/2009
19
__________________________________________________________
04/02/2009
25
19/02/2009
24
__________________________________________________________
05/02/2009
35
20/02/2009
34
06/02/2009
27
21/02/2009
36
07/02/2009
38
22/02/2009
27
08/02/2009
22
23/02/2009
37
09/02/2009
38
24/02/2009
29
10/02/2009
27
25/02/2009
34
11/02/2009
12
26/02/2009
24
12/02/2009
16
27/02/2009
40
13/02/2009
23
28/02/2009
30
14/02/2009
38
01/03/2009
29
15/02/2009
23
__________________________________________________________ __________________________________________________________ 1. Elaborar la tabla de frecuencias Seleccione el Rango 2.- Seleccione función: Seleccione estadísticas frecuencias 3.- Seleccione el rango de B6:B34 de Datos 4.- Seleccione grupos de F6:F8 5.- Presione las teclas CTRL + SHIFT + ENTER y los resultados de la frecuencia aparecerán en el rango de las celdas seleccionadas.
Calcular la frecuencia de ventas utilizando datos de la jerarquía de ventas
¿Cuál es el rango de salida? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ¿Cuál es el rango de intervalos? ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
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Histogramas En datos agrupados el Histograma pone en el eje vertical las densidades de frecuencia de cada intervalo de forma que el área de cada rectángulo es la frecuencia absoluta del intervalo ¿Cómo crear histogramas?
___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ _____________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ % _____________% Frecuencia acumulado Clase Frecuencia acumulado 20 4 13,79% 30 13 44,83% 30 13 58,62% 40 12 86,21% 40 12 100,00% 20 4 100,00% y mayor... 0 100,00% y mayor... 0 100,00% Clase
Histograma
Frecuencia
_______________________________ 14
120,00%
12
100,00%
_______________________________
80,00%
_______________________________
60,00%
_______________________________ % acumulado
10 8 6
40,00%
4
20,00%
2 0
0,00% 30
40
20 Clase
y mayor...
Frecuencia
_______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________
_______________________________ ___________________________________________________________________________ __ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
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En los siguientes datos se muestra datos de una encuesta realizada a empresas, construya la tabla de frecuencias en una hoja Excel.
De los siguientes datos: X
Calcule la siguiente información
1
31
40 48 55 63 77
95
suma datos
2
31
41 48 55 64 79
95
N
3
32
41 49 56 64 79
97
Max
3
32
41 49 56 65 80
97
Min
9
33
42 49 56 65 80
99
Curtosis
9
33
42 49 56 66 81
95
Asimetria
12
33
42 50 57 66 81
95
Q1
12
33
42 50 57 67 82
97
Q2
13
34
43 50 58 67 82
97
Q3
13
34
43 50 58 68 83
99
Mdn
15
35
43 51 59 69 83
83
Media
15
35
43 51 59 69 84
83
Desv. Tipica
18
35
44 51 59 70 84
84
Moda
18
35
44 51 59 70 86
84
p Dist. Norm
21
35
44 51 60 71 86
86
21
36
44 51 60 71 87
86
23
36
45 52 61 71 87
83
23
37
45 52 61 71 88
83
_________________________________________________________
24
37
45 53 61 72 88
84
_________________________________________________________
24
37
45 53 61 72 88
84
_________________________________________________________
25
37
46 53 61 73 88
86
_________________________________________________________
25
38
46 53 62 73 93
86
26
38
47 54 62 75 93
86
26
38
47 54 62 75 95
95
Perdidos
_________________________________________________________ _________________________________________________________ __
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Desviación normal En DISTR.NORM, cuando el último argumento se establece en TRUE, DISTR.NORM devuelve la probabilidad acumulativa de que el valor observado de una variable aleatoria Normal con una media mu y una desviación estándar sigma sea menor o igual que x. Si acumulado se establece en FALSE (o en 0, que se interpreta como FALSE), DISTR.NORM devuelve el alto de la curva de densidad de probabilidad en forma de campana. Figura:
__________________________
Argumentos de función DISTR.NORM
__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ Para ilustrar las diferencias entre DISTR.NORM y DISTR.NORM.ESTAND, cree una hoja de cálculo de __________________________ Microsoft Excel en blanco, copie la tabla siguiente, seleccione la celda A1 de la hoja de cálculo y pegue __________________________ las entradas de manera que la tabla rellene las celdas A1:F6 de la hoja de cálculo. __________________ DISTR.NORM (x,mu,sigma,TRUE)
DISTR.NORM.ESTAND ((x - mu)/sigma)
=(A3-B3)/C3
=DISTR.NORM(A3,B3,C3,TRUE)
=DISTR.NORM.ESTAND(D3)
15
=(A4-B4)/C4
=DISTR.NORM(A4,B4,C4,TRUE)
=DISTR.NORM.ESTAND(D4)
100
15
=(A5-B5)/C5
=DISTR.NORM(A5,B5,C5,TRUE)
=DISTR.NORM.ESTAND(D5)
100
15
=(A6-B6)/C6
=DISTR.NORM(A6,B6,C6,TRUE)
=DISTR.NORM.ESTAND(D6)
x
mu
sigma
100
100
15
90
100
70 130
(x - mu) /sigma
Regresión lineal Servirá para hacer cualquier tipo de gráfico de regresión. A menudo el problema más común es el de hacer gráficos con regresión lineal en Excel. Figura: Acceso a: Análisis de datos
De la ventana análisis de datos, elija Regresión _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ ___ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ ___ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ ___ _____________________________________________ _____________________________________________ 57 Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores ___
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3.1.3. Funciones financieras Excel incluye varias Funciones financieras que ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos. Para activar las funciones financieras de Excel debe seleccionar el Asistente de Funciones (fx) en las barras de estado que se ubican en la parte superior. Posteriormente debe seleccionar la categoría de funciones financieras. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________
Utilizar Función DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo. El método de depreciación de saldo fijo calcula la depreciación a tasa fija. La función DB usa las fórmulas siguientes para calcular la depreciación durante un período: (costo - depreciación total de períodos anteriores) * tasa Donde: Tasa = 1 - ((valor_residual / costo) ^ (1 / vida)), redondeado hasta tres posiciones decimales. Figura: Argumentos de la función DB
__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________
SINTAXIS
______________
DB(costo;valor_residual;vida;período;mes) Costo: Es el costo inicial del bien. Valor_residual: Es el valor al final de la depreciación. Vida: Es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también conocido como vida útil del bien). Período: Es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida. Mes: Es el número de meses en el primer año. Si se omite el argumento mes, se supondrá que es 12.
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Utilizar Función DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período específico con el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique. (Los cinco argumentos deben ser números positivos) Figura: Argumentos de la función DDB
__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________
SINTAXIS
______________
DDB(costo,valor_residual,vida,período,factor) Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciación. Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también conocido como vida útil del bien). Período es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida. Factor es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de amortización con una tasa doble de disminución del saldo).
El método de depreciación por doble disminución del saldo calcula la depreciación a una tasa acelerada. La depreciación es más alta durante el primer período y disminuye en períodos sucesivos. La función DDB usa la fórmula siguiente para calcular la depreciación para un período: costo - valor_residual(depreciación total en períodos anteriores) * factor / vida Si no desea usar el método de depreciación por doble disminución del saldo, cambie el argumento factor. TOME NOTA
Utilice la función DVS si desea pasar al método de depreciación lineal cuando la depreciación sea mayor que el cálculo de disminución del saldo. Utilizar Función SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado.
Figura: Argumentos de la función SLN
__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ ______________
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SINTAXIS
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SLN(costo;valor_residual;vida) Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciación. Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido como la vida útil del bien).
___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ __________________________ Utilizar Función SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico. Figura: Argumentos de la función SYD
_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________
SINTAXIS
_____________________
SYD(costo;valor_residual;vida;período) Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciación (también conocido como valor residual del bien). Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido como la vida útil del bien). Período es el período, que debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida.
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Utilizar Función DVS Devuelve la amortización de un bien durante un período especificado, inclusive un período parcial, usando el método de amortización acelerada con una tasa doble y según el coeficiente que especifique. Las iniciales DVS corresponden a disminución variable del saldo. Figura: Argumentos de la función DVS
_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _____________________
Todos los argumentos, excepto el argumento sin_cambios, deben ser números positivos.
TOME NOTA
Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave), o en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.
SINTAXIS
DVS(costo;valor_residual;vida;período_inicial;período_final;factor; sin_cambios) Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciación (también conocido como valor residual del bien). Este valor puede ser 0. Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la depreciación del bien (también conocido como la vida útil del bien). Período_inicial es el período inicial para el que se desea calcular la depreciación. El argumento período_inicial debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida. Período_final es el período final para el que se desea calcular la depreciación. El argumento período_final debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida. Factor es el tipo de depreciación del saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de depreciación por doble disminución del saldo). Si no desea usar el método de depreciación por doble disminución del saldo, cambie el argumento factor. Para obtener una descripción del método de amortización o de depreciación por doble disminución del saldo, vea la función DDB. Sin_cambios es un valor lógico que especifica si deberá cambiar al método directo de depreciación cuando la depreciación sea mayor que el cálculo del saldo en disminución. Si el argumento sin_cambios es VERDADERO, Microsoft Excel no cambia al método directo de depreciación aun cuando ésta sea mayor que el cálculo del saldo en disminución. Si el argumento sin_cambios es FALSO o se omite, Excel cambia al método directo de depreciación cuando la depreciación es mayor que el cálculo del saldo en disminución. Todos los argumentos, excepto el argumento sin_cambios, deben ser números positivos.
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Utilizar Función TIR Devuelve un valor de tipo Double. Que especifica la tasa interna de retorno para una serie de flujos de caja periódicos (pagos y cobros). TIR(valores(), [estimación ] ) Argumento valores()
Estimación
Descripción Requerido. Matriz (matriz: variable que contiene un número finito de elementos que tienen un nombre y un tipo de datos comunes. Cada elemento de una matriz se identifica con un número de índice exclusivo. Los cambios realizados a un elemento de una matriz no afectan a los demás elementos.) de valores de tipo Double que especifican valores de flujo de caja. La matriz debe contener como mínimo un valor negativo (un pago) y un valor positivo (un cobro). Opcional. Valor de tipo Variant (tipo de datos Variant: tipo de datos predeterminado para variables que no tienen caracteres de declaración de tipo cuando una instrucción Deftype no es efectiva. Un tipo Variant puede almacenar datos numéricos, de cadena, de fecha y hora, Null o Empty.) que especifica el valor que se calcula que sea devuelto por TIR. Si se omite, estimación tiene el valor 0,1 (10 por ciento).
La tasa interna de retorno es la tasa de interés recibida por una inversión formada por pagos y cobros que se producen a intervalos periódicos. La función TIR utiliza el orden de los valores de la matriz para interpretar el orden de los pagos y cobros. Asegúrese de especificar los valores de los pagos y cobros en el orden correcto. El flujo de caja de cada período no tiene que ser fijo, como es el caso de una anualidad. El valor de TIR se calcula por iteración. Empezando por el valor de estimación, TIR recorre el cálculo hasta que obtenga un resultado con una precisión del 0,00001 por ciento. Si TIR no encuentra ningún resultado después de veinte intentos, se genera un error. Utilizar Función VA Devuelve un valor de tipo Double que especifica el valor actual de una anualidad basándose en los pagos periódicos fijos que se van a realizar en el futuro y una tasa de interés fija. VA(tasa, nper, pago, [vf ], [tipo ] ) Argumento tasa nper
pago vf
tipo
TOME NOTA
Descripción Requerido. Valor de tipo Double que especifica la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para un automóvil a una tasa de interés anual del 10 por ciento y realiza pagos mensuales, la tasa por período es de 0,1/12 ó 0,0083. Requerido. Valor de tipo Integer (tipo de datos Integer: tipo de datos fundamental que contiene números enteros. Una variable Entero se almacena como un número de 16 bits (2 bytes) cuyo valor oscila entre -32.768 y 32.767.) que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si realiza pagos mensuales para el préstamo de un automóvil de cuatro años, el préstamo tiene un total de 4 x 12 (ó 48) períodos de pago. Requerido. Valor de tipo Double que especifica el pago que se debe realizar en cada período. Los pagos suelen contener el capital y los intereses que no cambian durante la anualidad. Opcional. Valor de tipo Variant (tipo de datos Variant: tipo de datos predeterminado para variables que no tienen caracteres de declaración de tipo cuando una instrucción Deftype no es efectiva. Un tipo Variant puede almacenar datos numéricos, de cadena, de fecha y hora, Null o Empty.) que especifica el valor futuro o saldo en efectivo deseado tras realizar el pago final. Por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es de 0 $ porque es el valor tras el pago final. Sin embargo, si se desea ahorrar 50.000 $ durante 18 años para la educación de un hijo, el valor futuro será de 50.000 $. Si se omite, se supone que el valor es 0. Opcional. Valor de tipo Variant que especifica cuándo se deben realizar los pagos. Utilice 0 si los pagos se deben realizar al final del período de pago ó 1 si se deben abonar al principio del período. Si se omite, se supone que el valor es 0.
Una anualidad es una serie de pagos fijos en efectivo realizados a lo largo de un período de tiempo. Una anualidad puede ser un préstamo (como un préstamo hipotecario) o una inversión (como un plan de ahorro mensual). Los argumentos tasa y nper se deben calcular con los períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula en meses, nper también se debe calcular en meses.
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Utilizar Función VF Devuelve un valor Double que especifica el valor futuro de una anualidad basada en pagos fijos periódicos y una tasa de interés fija. VF(tasa, nper, pago [, va ] [, tipo ] )
Figura: Argumentos de la función VF
__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ ______________ Argumento
Descripción
tasa
Requerido. Valor de tipo Double que especifica la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para un automóvil a una tasa de interés anual del 10 por ciento y realiza pagos mensuales, la tasa por período es de 0,1/12 ó 0,0083. Requerido. Valor de tipo Integer (tipo de datos Integer: tipo de datos fundamental que contiene números enteros. Una variable Entero se almacena como un número de 16 bits (2 bytes) cuyo valor oscila entre -32.768 y 32.767.) que especifica el número total de períodos de pago de la anualidad. Por ejemplo, si realiza pagos mensuales para el préstamo de un automóvil de cuatro años, el préstamo tiene un total de 4 x 12 (ó 48) períodos de pago. Requerido. Valor de tipo Double que especifica el pago que se debe realizar en cada período. Los pagos suelen contener el capital y los intereses que no cambian durante la anualidad. Opcional. Valor Variant (tipo de datos Variant: tipo de datos predeterminado para variables que no tienen caracteres de declaración de tipo cuando una instrucción Deftype no es efectiva. Un tipo Variant puede almacenar datos numéricos, de cadena, de fecha y hora, Null o Empty.) que especifica el valor actual (o suma global) de una serie de pagos que se abonarán en el futuro. Por ejemplo, al pedir dinero prestado para comprar un automóvil, el importe del préstamo es el valor actual para el prestamista de los pagos mensuales del coche que se vayan a abonar. Si se omite, se supone 0. Opcional. Valor Variant que especifica cuándo vencen los plazos. Utilice 0 si los pagos vencen al final del período de pago o 1 si los pagos vencen al comienzo del período. Si se omite, se supone 0.
nper
pago va
tipo
TOME NOTA
Una anualidad es una serie de pagos fijos en efectivo que se realizan durante un período de tiempo. La anualidad puede ser un préstamo (como una hipoteca) o una inversión (como un plan de ahorro mensual). Los argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.) tasa y nper se deben calcular con los períodos de pago expresados en las mismas unidades. Por ejemplo, si tasa se calcula en meses, nper también se debe calcular en meses.
_______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________
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Utilizar Función VNA Calcula el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos). Figura: Argumentos de la función VNA
_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _____________________
VNA(tasa;valor1;valor2; ...)
SINTAXIS
Tasa es la tasa de descuento a lo largo de un período. Valor1, valor2, ... son de 1 a 29 argumentos que representan los pagos e ingresos. Valor1; valor2; ... deben tener la misma duración y ocurrir al final de cada período.
VNA usa el orden de valor1; valor2; ... para interpretar el orden de los flujos de caja. Asegúrese de introducir los valores de los pagos y de los ingresos en el orden adecuado.
Los argumentos que consisten en números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que consisten en valores de error o texto que no se puede traducir a números se pasan por alto.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.
TOME NOTA
La inversión VNA comienza un período antes de la fecha del flujo de caja de valor1 y termina con el último flujo de caja de la lista. El cálculo VNA se basa en flujos de caja futuros. Si el primer flujo de caja ocurre al inicio del primer período, el primer valor se deberá agregar al resultado VNA, que no se incluye en los argumentos valores. Para obtener más información, vea los ejemplos a continuación
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III Ciclo
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento, además son un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción
4. MACROS EN MICROSOFT EXCEL Una macro consiste en la ejecución automática de un conjunto de comandos y funciones. Su utilidad se presenta cuando en forma recurrente, se desea ejecutar la misma serie de comandos y funciones, es decir, se requiere ejecutar periódicamente tareas repetitivas. Esta secuencia se almacena en un módulo escrito en lenguaje de programación MS Visual Basic y puede ser ejecutado a través de la pulsación de un botón, por método abreviado o por un menú de macros.
4.1. Gestión de Macros
Figura:
Crear Macro 1. Crea un nuevo libro de Excel y guarda en escritorio con su nombre_apellido
Activar macros
_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _____________________ Los siguientes datos Serán modificados desde una macro 1.- Fila 1 Reemplazado por “0” 2.- Fila 2 Borrado el contenido
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Tecnologías de Información
2.
III Ciclo
Desde la celda A1 y Pulsa las teclas ALT + F11.
Figura: Creando espacio para insertar código de Visual Basic Aplication
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ 3.
Accede al menú Insertar para insertar un nuevo módulo (Presiona sobre Módulo).
Figura: Espacio para crear módulo
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________
4.
Vuelve al menú Insertar Selecciona Procedimiento... Nos aparece el cuadro de diálogo Procedimiento. _____________________________________
Figura:
_____________________________________
Ventana para insertar nombre y procedimiento
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ Puede utilizar un nombre adecuado para su uso posterior; sin embargo para el ejemplo use el nombre “limpiar”. 5. 6.
Selecciona Procedimiento y que es de ámbito Público. Presiona sobre Aceptar.
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Tecnologías de Información
7.
III Ciclo
Escribe el código del procedimiento como se ve en la imagen, lo escrito después de “ ‘ “ son comentarios aclaratorios.
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ 8. Cierra la ventana del Editor de VisualBasic. _____________________________________ 9. Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 10. Accede a la pestaña Vista. Haz clic en el botón Macros Figura: Ventana para ejecutar macro
_____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ 11. Selecciona la macro creada Limpiar y pulsa sobre Ejecutar. ____________________ Observa como las celdas del rango A1:E1 se han puesto a cero y las del rango A2:E2 se han quedado sin contenido. Guarda los cambios como un libro de Excel habilitado para macros. Ejecutar Macro Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
TOME NOTA
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
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Tecnologías de Información
III Ciclo
Es posible crear un botón de comando que realice la operación que se indica en la macro. Antes de implementar estas operaciones debemos activar la pestaña programador de Excel. ¿Cómo se llega hasta aquí? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________ Figura: ________________________________
Ventana para activar pestaña programador
________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ______________________________
Luego Pestaña Programador elija Insertar __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ ____________
__________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ Explique lo que sucedió en después de hacer clic en el botón __________________________________________ ___________________________________________________________________________ ____________ __________________________________________________________________________
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Tecnologías de Información
III Ciclo
La automatización de tareas mediante macros VBA en Excel nos otorgan numerosas ventajas como lo son la erradicación de errores de cálculos humanos, ahorro de tiempo de 4 trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia, eficiencia .... Ejemplo sencillo de una tarea repetitiva, imaginemos que todos los lunes al llegar al trabajo, debemos de realizar un informe acerca de los precios y códigos (referencias) actuales de los productos de la empresa, para ello disponemos de un reporte con el siguiente formato:
__________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una única columna, __________________________________________ representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto: __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ ____________
Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberíamos de hacer los siguientes pasos para cada producto: 4
Seleccionar la referencia del producto "Cortar" la referencia Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto Seleccionar el precio del producto "Cortar" el precio Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto Seleccionar las filas que estén en blanco Borrar las filas
www.webandmacros.com
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III Ciclo
4.2. Asegurar y compartir documentos Permitir que varios usuarios modifiquen un libro a la vez Existen muchas formas de compartir, analizar y comunicar información empresarial en Microsoft Office Excel 2007. El modo en que decida compartir los datos dependerá de muchos factores, como la forma en que desee que otros usuarios vean los datos o trabajen con ellos. Por ejemplo, ¿desea impedir que se modifique la información confidencial o importante, o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los datos? Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Microsoft Office Excel o que trabajan con versiones diferentes de Excel. Quizás sólo desee compartir una versión fija de un libro que pueda enviarse por correo electrónico e imprimirse fácilmente. Firmar digitalmente un libro Puede obtener un certificado digital de una autoridad de certificación comercial, como VeriSign, Inc. o de su administrador de seguridad interna o profesional de Tecnologías de la Información (TI). También puede crear una firma digital mediante la herramienta Selfcert.exe. Puede firmar digitalmente un documento por las mismas razones que puede firmar un documento impreso. Una firma digital se usa para autenticar información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros, mediante criptografía digital. Las firmas digitales ayudan a establecer las siguientes garantías:
Autenticidad: La firma digital ayuda a garantizar que la persona que firma es quien dice ser. Integridad: La firma digital ayuda a garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente. No renuncia: La firma digital ayuda a probar a todas las partes el origen del contenido firmado. Por "renuncia" se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado.
Una vez firmado digitalmente un documento, será de sólo lectura para impedir la realización de modificaciones.
1. 2.
3.
Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Finalizar y, a continuación, haga clic en Agregar una firma digital. Si desea consignar la razón de firmar el documento, escriba esta información en el cuadro situado en Razón para firmar este documento en el cuadro de diálogo Firmar. Haga clic en Firmar.
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Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.de información .
III Ciclo
Microsoft Access
Tecnologías de Información
Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
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III Ciclo
5. MICROSOFT ACCESS Es un sistema de gestión de base de datos desarrollado por Microsoft que permite almacenar y recuperar datos convertido en información. Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD). Son un conjunto de programas que permiten definir, construir y manipular una base de datos.
Definir una base de datos: significa especificar los tipos de datos a tratar.
Construir una base de datos: Proceso de almacenar y clasificar los datos en una tabla.
Manipular una base de datos: Consiste en realizar algún tipo de operación como consulta, actualización, etc. de bases de datos. Tiene como fin manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos, los cuales se convertirán en información útil para los fines creados.
Figura: Componentes de una base de datos
Base de Datos. Es un conjunto de Datos organizados y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Generalmente están organizados en tablas. En inglés es database. Tabla.- Colección de datos clasificados y almacenados en forma de filas y columnas. Componente básico o elemental de una base de datos.
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________
TOME NOTA
Una base de datos sirve a una comunidad más amplia de usuarios que los sistemas tradicionales. Los sistemas relacionales con lenguaje de consulta de cuarta generación permiten que los empleados no especializados en computo tengan acceso a grandes bases de datos.
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Campo Se llama así a cada columna de una tabla.
Figura:
III Ciclo
________________________________________________
Características de una tabla y un campo
________________________________________________ ______________________________
Registro Se llama así a cada fila de una tabla
________________________________________________ ________________________________________________ ______________________________
¿Un registro afecta a todas los campos? INVESTIGUE
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
_______________________________________________________________ 5.1. Usar el Aplicativo Microsoft Access Borrarlaelaplicación?: área de impresión ¿Cómo iniciar ___________________________________________________________________ Para iniciar el aplicativo Access debemos: a. ___________________________________________________________________ Dar click en el botón inicio b. Elegir todos los programas ___________________________________________________________________ c. Seleccionamos Microsoft Office d. ___________________________________________________________________ Click en Microsoft Office Access 2007 ___________________________________________________________________ TOME NOTA
Tome decisiones mejor fundadas controlando, informando y compartiendo información de forma ___________________________________________________________________ eficaz. Comience a utilizar el nuevo Access. Descargue la nueva versión, pruébela en el explorador ___________________________________________ o cómprela hoy.
Ventana de Inicio La nueva interfaz de usuario es el resultado de una exhaustiva investigación y pruebas de eficacia. Su diseño permite encontrar más fácilmente los comandos necesarios La interfaz de usuario de Office Access incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar más rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los menús.
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III Ciclo
Figura: Características de la ventana de inicio de Microsoft Access
___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ _______________________________
_________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _____________
_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________
Los principales elementos de la interfaz de usuario de Office Access 2007 son: TOME NOTA
Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se inicia Access desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio. Cinta de opciones de Office Fluent Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos. Ficha de comandos: combinados de manera significativa. Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece según el contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo. Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los resultados que se van a obtener. Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos más usados, como Guardar y Deshacer. Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se muestran como documentos con fichas. Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista. Minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.
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III Ciclo
Datos Fuente INVESTIGUE
_________________________________________________________________ Diseño de Base de Datos ___________________________________________________________________
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de TOME NOTA
datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado.
5.2. Bases de datos, tabla Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007 Creando una Base de datos 1. Desde la página de introducción de Microsoft Access, en la opción Nueva base de datos en blanco, clic en el icono Base de datos en blanco. Se mostrara el siguiente panel Base de datos en blanco, donde se especificará el nombre del archivo, el lugar donde se guardará dicho archivo. Documentador de bases de datos INVESTIGUE
_______________________________________________________________________ Analizar Tablas _______________________________________________________________________
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III Ciclo
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones, esto suele implicar uno o varios de los siguientes puntos: Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas. Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso. Figura: Crear Base de datos en blanco, especificar el nombre y carpeta donde se guardará
_______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______
Figura:
___________________________________________________________________________________
Entorno de trabajo y distribución de ventanas
___________________________________________________________________________________ ______________________________ ________________________________________________________ ________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________ ____________________________ ________________________________________ ______________________________________
____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ _________________________________________________________ ____________________________________ _________________________________________________________ ____________________________________ _________________________________________________________ __________________ _________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Se observa que las pestañas Inicio, crear,_________________________ datos externos y herramientas de base de datos que en su conjunto forman la cinta de opciones. Llamados también fichas de comandos estándar. Existen otras que solo aparecen al ejecutar una acción llamados fichas de comando contextual.
Tabla creada
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2.
En la página de Introducción de Microsoft Access, dar clic en el botón personalizar y del listado que muestra elegir la opción Nuevo, Vemos en la barra de herramientas de acceso rápido: Un nuevo icono que representa a un documento en blanco; Al dar clic en el icono aparece el Panel de Base de datos en blanco donde especificamos el nombre y lugar del archivo creado.
3.
En la página de Introducción de Microsoft Access, clic en el botón de office y del listado elegir opción nuevo. Debe mostrar el panel de Base de datos donde se debe elegir el nombre y lugar al archivo creado para finalmente clic en el botón crear. El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.
TOME NOTA
Figura: Crear una base de datos a partir de una plantilla
III Ciclo
La vista predeterminada del Panel está organizada por grupos donde el elemento más importante es una tabla. A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados a ella. Por ejemplo, en la imagen vemos el grupo Alumnos la Tabla Alumnos. En la misma categoría Creación de una baseencabezado de datos apor partir de una plantilla también encontramos el Formulario Alumnos y el Informe A) A partir de una plantilla destacada Alumnos, ambos relacionados con la tabla con el mismo nombre. 1) Desde la página de introducción de Microsoft Access dar clic en el botón Plantillas locales 2) Nos mostrara un listado de opciones donde uno debe elegir el de su preferencia. 3) Debe mostrar un panel con el nombre elegido, en el cual se debe colocar el nombre del archivo a crear, la ubicación y después si es que lo desea activar la opción Crear y vincular la base de datos a un sitio Windows SharePoint Services. 4) Dar clic en el botón Crear.
PARA RECORDAR
B) A partir de una plantilla de Microsoft Online 1) Desde la página de introducción de Microsoft Access dar clic en una de las categorías que muestra: Trabajo, educación, personal, ejemplo, 2) Al elegir una de ellas se mostrara las diversas plantillas en el cual se debe optar solo por una. 3) Debe mostrarnos un panel donde se debe colocar el nombre del archivar a crear como también de su ubicación. 4) Dar clic en el botón descargar. Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento: Guarde la tabla. Haga clic en el botón de Microsoft Office Guardar o presione CTRL+G
y, a continuación, haga clic en
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Figura: Componentes de una tabla
III Ciclo
Crear, eliminar y guardar Tablas Para entender lo que es una tabla vamos a ver el siguiente gráfico _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________
____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ __________________________
¿Qué pasos debo realizar para abrir una base de datos recientemente guardados? _________________________________________________________________ INVESTIGUE
Figura: Opciones para crear tablas
¿Qué pasos debo realizar para cerrar una base de datos si no hemos realizado ninguna operación? ___________________________________________________________________
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la pestaña Crear. _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________
Figura:
________ Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree 5 la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseño para crear primero la estructura de tabla y, a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.
Guardar tabla
_______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ 5
________
Vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.
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III Ciclo
Insertar, eliminar y guardar Campos En la pestaña Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.
Figura:
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Tipos de campos
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ _____ Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos _________________________________ corresponden a las columnas de la tabla. Puede trabajar con una tabla denominada _________________________________ "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información_________________________________ diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo _________________________________ de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
TOME NOTA
_________________________________ _______________________________
PARA RECORDAR
PASOS PARA CREAR CAMPOS Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
INVESTIGUE
Aparece el panel Plantillas de campos. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. El campo aparece en la hoja de datos.
¿Qué tipos de campo? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______
_
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III Ciclo
5.3. Consultas a una tabla Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe
Figura:
Creación de Consultas Abrir la base de datos donde se encuentra las tablas a realizar las consultas Dar clic en la ficha crear e ir al grupo de otros u otro donde veremos los botones según la configuración del programa.
Opciones de consultas a una base de datos
Asistente para consultas Diseño de consulta
Figura: Asistente para consultas
Dar clic en el botón Asistente para consultas si desea usar esta opción o elegir el Diseño de consulta
Usando el asistente para consultas Para ello vamos a realizar una sencilla consulta. Emplearemos una sola tabla de nombre PERSONAL que se encuentra en la Base de datos SISTEMAS. Realizando los primeros pasos anteriores dar clic en el botón Asistente para consultas y nos debe mostrarnos la siguiente ventana:
En la cual nos muestra 4 opciones de asistentes para la creación de consultas: Asistentes para consultas sencillas Asistentes para consultas de tabla de referencias cruzadas Asistentes para búsquedas de duplicados Asistentes para búsquedas de no coincidencias
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III Ciclo
Elijamos la primera opción y después dar clic en Aceptar y nos mostrara la siguiente ventana
Figura: Asistente para consultas sencillas
________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________
Seleccionar cada campo que cree conveniente y después dar clic en el botón para tenerlo disponible a la hora de realizar la consulta. Para nuestro caso sólo tomaremos los campos Nombres, Apellidos y Estado Civil. Estos se irán mostrando en la sección libre o vacía. Ver figura adjunta.
________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Dar clic en este botón, si se equivoco al seleccionar un campo.
________________________ ________________________
Ahora si usted desea tener todos los campos disponibles de la tabla dar clic en el botón Dar clic en el botón siguiente y nos mostrara ésta ventana. Elija la opción resumen si trabaja con datos numéricos. Dar clic en el botón siguiente y debe mostrarnos la siguiente ventana: Donde ingresaremos el nombre de la consulta.
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Tabla insertada Panel
III Ciclo
al
Botón desplegable para insertar campos
Al activar o desactivar muestra u oculta el campo consultado
Después dar clic en el botón Finalizar y nos mostrara la consulta con las columnas especificadas. ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________
Guardar la consulta dando clic en el botón guardar
______ y cerrar la consulta.
Vista diseño (sin usar el asistente para consultas) Para este ejemplo tomaremos la tabla EVALUADOS que se encuentra en la Base de datos PROYECTOS. 1) Dar clic en la ficha crear e ir al grupo de otros u otro donde veremos los botones según la configuración del programa. 2) Dar clic en el botón Diseño de consulta. 3) Nos debe mostrar la siguiente ventana donde seleccionaremos la tabla EVALUADOS y después dar clic en el botón Agregar y Cerrar respectivamente. También pudo dar doble clic sobre dicha tabla y ésta se mostrara con todos sus campos.
TOME NOTA
Criterios de consulta. Una expresión es una combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se evalúan como un solo valor. Se usa una expresión cuando se requieren datos que no residen directamente en una tabla. Por ejemplo, la expresión [PrecioUnidad]*[Cantidad] multiplica el valor del campo PrecioUnidad por el valor del campo Cantidad. Las expresiones se pueden usar de formas Paradiversas. insertarElcampos quecreación se consultaran formas. Una de ellas dar muy proceso de y el uso dehay las diversas expresiones pueden llegar a ser es bastante complejos. doble clic sobre el o arrastrar el campo de la tabla hacía la cuadricula de diseño.
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También dando clic en el botón desplegable de la primera celda Campo y elegir el campo correspondiente. 4)
Insertar los campos NOMBRE, APELLIDO, CURSO y NOTA de tal manera que se pueda mostrar así:
Muestra los campos seleccionados Muestra el nombre de la tabla
5)
Muestra las formas de ordenar los datos Permite mostrar o no los campos seleccionados Permite insertar criterios de búsquedas de datos
Permite especificar un criterio alternativo al primero
5) Dar clic en el consulta. (como resultado)
6) 7)
8)
botón ejecutar y nos debe mostrar los resultados de la También pudo dar clic en el botón Ver
Para volver a vista Diseño dar clic en el botón Ver (como vista) Si desactiva el check de la columna APELLIDO, éste no se mostrara al realizar al consulta. Para eliminar una columna ubicar el puntero del mouse sobre ella y dar clic en el botón Eliminar columnas Dar clic en el botón guardar y nos debe mostrar el siguiente cuadro de diálogo donde debemos insertar el nombre a la consulta y después dar clic en Aceptar. Este se mostrara en el panel de exploración.
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5.4. Formularios Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Crear Formulario Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la ficha Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para formularios En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en
Asistente para formularios . En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ________________ Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ________________________________ Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
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Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.
INVESTIGUE
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.
.
Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.
¿Cómo mostrar el formulario en vista de diseño? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
______ Gestión de Información con Microsoft Excel - Office |Colección: TICS para exportadores _
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5.5. Reportes Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Crear Informes Es posible crear informes utilizando las siguientes opciones Mediante la herramienta de informes Mediante el Asistente para informes Informe utilizando la herramienta Informe en blanco Ajustar el informe en la vista Presentación Ajustar el informe en la vista Diseño Agregar controles al informe Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco Puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:
En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos se muestra a la derecha de la ventana de Access. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.
Agregar controles al informe Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.
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Vista previa del informe utilizando Vista preliminar del Informe Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista preliminar en el menú contextual. Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas
1. 2. 3. 4. 5.
Haga clic para mostrar la primera página. Haga clic para mostrar la página anterior. Haga clic para mostrar la página siguiente. Haga clic para mostrar la última página. Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta. _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ __---_
En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. También puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen. _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ __---_ TOME NOTA
Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones
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Imprimir el informe Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión. Cambiar la configuración de página 1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado. 2.
En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal
3.
para definir la orientación de la página; en Tamaño para
establecer el tamaño del papel; en Márgenes para ajustar los márgenes, etc. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.
Enviar el informe a una impresora 1. Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración. 2.
Haga clic en el botón de Microsoft Office
3.
Imprimir . Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias. Haga clic en Aceptar.
4.
y, a continuación, haga clic en
Enviar el informe por correo electrónico Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia de papel. 1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en
2.
3. 4.
el botón Microsoft Office y, a continuación, en Correo electrónico . En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan. En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.
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Información bibliográfica
6. RECOMENDACIONES BIBLIOGRÁFICAS VIDAL GARCÍA MARTÍN 2008 Excel 2003 (ANAYA MULTIMEDIA) ANTONIO ORTIZ ORTEGA Y JOSÉ LUÍS SALGUERO ROMERO 2007 Microsoft Excel 2007.- Guía Práctica. ANAYA BARRERAS, M. 2006 Matemáticas Con Microsoft Excel. (Editorial Ra-ma) KNIGHT, GERALD 2008 Excel. Análisis De Datos Empresariales (ANAYA MULTIMEDIA) FERNANDO RODRÍGUEZ BRAGA 2006 Microsoft Excel 2003. Nivel Avanzado (parte I) (Ideas Propias Editorial) WALKENBACH, JOHN 2008 Excel 2007 Bible (Wiley John + Sons) MENCHEN PEÑUELA, ANTONIO 2008 Tablas Dinámicas En Excel 2007 PALLEROLA COMAMALA, JOAN Las Macros En Excel PASCUAL GONZALEZ, FRANCISCO Guía De Campo De Excel 2007
http://ayudaexcel.com/affiliate/ifanlo/producto/manual-programacion-macros-vba www.aulafacil.com/Excel/temario.htm http://www.webfecto.com/2009/06/14/manual-de-excel-manual-excel/ http://manual-de-funciones-excel.softonic.com/ http://www.programatium.com/01Manuales/Office/excel.htm http://www.ayudaexcel.com/
http://www.mundotutoriales.com/tutoriales_microsoft_excel-mdtema127.htm http://office.microsoft.com/es-es/word-help
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Av. Javier Prado Este 2875 San Borja Lima 41 – Perú, Casilla 1806, Lima 1
www.adexperu.org.pe Lima – Perú
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