CIRCULAR: BM-087-99 ASUNTO: Entrega de documentos de microfilm FECHA: 29 de abril de 1999 Con el fin de brindar un mejor servicio y mejorar los procesos en el Departamento de Microfilm y Archivo, se dispuso lo siguiente: 1. Se nombraron dos encargados (interinos) para el buen funcionamiento y marcha de las siguientes unidades: > Unidad de Microfilm y Archivo es la Sra. Mariaelena Vega Aguilar. > Unidad Recepción, Digitación, Microfilm de entrada y Reparto es el Sr. Allan Rainholds Quirós. 2. A partir del 03 de mayo del presente año se recibirán diariamente en el departamento de Microfilm un máximo de 45 documentos, los que incluirán defectuosos o inscritos. Es importante recordar que el registrador debe entregar estos documentos antes de las 9:30 a.m. para que se proceda a la microfilmación.

CIRCULAR BM-035-99 ASUNTO: Derogatoria del arancel de profesionales en derecho, modificación del cobro del timbre de Colegio conforme lo indica la ley no. 3245 del 03 diciembre de 1963 FECHA: 13 de enero del 2000 Con el fin de unificar criterio con el Registro Publico de la Propiedad Inmueble, externado mediante la circular DRP-10-99 de fecha 10 de febrero del presente año, se emite la presente circular con las modificaciones pertinentes a los actos y contratos inscribibles en este Registro. 1. En vista de que el Poder Ejecutivo derogó, en base al dictamen de la Procuraduría General de la República N° 20307-J del 11 de marzo de 1991 y sus reformas (Arancel de Profesionales en Derecho), se les instruye para que a partir de la publicación de dicha derogatoria, no se continúe con la aplicación de las tablas de cobro de timbre de colegio actuales, relacionados en el citado Arancel Capitulo X denominado Timbre del Colegio de Abogados. Artículos del 102 hasta el 109 ambos inclusive. En lo que concierne a los actos o contratos susceptibles o no de inscripcion en los Registros Públicos (entre ellos el Registro Público Bienes Muebles), la expresada Ley 3245 en el articulo 5, establece el cobro del timbre con la siguiente tabla: “ a) En un colón si el acto o contrato no excede de 1.000,00 colones; b) En dos colones si el acto o contrato no excede de 1.000.00 colones y no pase de 5.000.00 colones, o si es de cuantía inestimable .

NOTA: En razón de no existir en la actualidad timbres del Colegio de Abogados de dos colones, los actos inestimables inscribibles en este Registro estará exentos del timbre como cambio de color, características en general, liberación de Derechos de Aduana, refaccionamientos, etc. En las inscripciones de vehículos y buques la cuantía la determinara el valor fiscal del bien otorgado por la Dirección General de Tributación. c) En cinco colones si el acto o contrato excede 5.000.00 colones y no pase de 10.000.00 colones d) En diez colones si el acto o contrato excede de 10.000,00 colones y no pase de 20.000.00 colones e) En veinte colones si el acto o contrato excede de 20.000.00 colones y no pase de 50.000.00 colones f) En cincuenta colones si el acto o contrato es superior a 50.000.00 colones En caso de que el documento contuviere vanas operaciones, el aumento de honorarios se cobrará en relación con la cantidad resultante de la suma de ellas, pero respecto de actos o contratos inestimables o indeterminados, cada uno soportará el aumento qué le corresponde. ... "(énfasis agregado) II. Fecha a partir de la cual se vuelve al cobro de timbre como lo establece la citada Ley 3245 de 03 de diciembre de 1963. El cobro del timbre de colegio conforme lo establece dicha ley, es aplicable a todos los actos y contratos que se

otorguen a partir del 10 de febrero de 1999. Los documentos de archivo otorgados antes de esa fecha, les sigue rigiendo el cobro establecido en el Arancel que se

derogó, por lo tanto, deberán subsanar el defecto del reintegro del timbre conforme a los montos correspondientes del citado Arancel.

CIRCULAR: BM-257-99 ASUNTO: Inscripciones de muebles en sucesiones testamentarias e intestadas en sede notarial FECHA: 17 de noviembre de 1999 Como complemento a la Guía de Calificación de Documentos, por este medio se les hace saber los requisitos de fondo que deben de cumplir los documentos presentados a este registro, mediante los cuales se adjudiquen bienes en sucesiones testamentarias e intestadas, conforme lo dispuesto en el artículo 129 y 130 del Código Notarial: 1.- En sucesorios ab intestato, el Notario debe dar fé del cata de apertura por la cual le fue solicitada su intervención y la tramitación de la mortual, el nombre y calidades del causante, los herederos y el nombramiento de albacea provisional. Deberá hacer constar que se cumplieron con los requisitos del artículo 915 del Código Procesal Civil, con indicación expresa de que no hay menores, incapaces o ausentes interesados. 2.- No es necesariamente que el albaceazgo conste inscrito en el Registro de Personas Jurídicas. Este requisito debe exigirse y es de importancia cuando el albacea comparezca enajenando bienes de la sucesión (art. 466 inc. 4 del código civil). 2.- Si existiere testamento abierto otorgado ante notario, el notario ante quien se tramita la sucesión deberá dar fé además de la existencia del mismo, con indicación de las citas (número de escritura, tomo, folio del Protocolo y funcionario que lo autorizó) y también deberá hacerse constar la aceptación de la herencia por parte de los causahabientes. Lo anterior de conformidad con el artículo 946 del Código Procesal Civil. 3.- El notario debe dar fé en ambos tipos de sucesiones de la fecha de publicación del edicto en el Boletín Judicial citando a interesados para que hagan valer sus derechos en el sucesorio y de haber transcurrido el término de ley al efecto. En los sucesorios ab intestato, deberá hacerse constar el acta de aceptación de los herederos que en definitiva resultaren reconocidos como tales. 4.- El Notario también debe dar fé del contenido del acta de protocolización del inventario y avalúo de los bienes, y de que el mismo ha sido aceptado por todos los interesados (art. 947 del Código Procesal Civil). Los bienes objeto de inscripción deben estar plenamente identificados, según lo exige el artículo 39 del Reglamento de Organización del Registro Público de la Propiedad Mueble. 5.- Deberá el Notario transcribir el acta protocolizada en la que constan los acuerdos de participación de bienes. Debe dar fé que dicha acta fue aprobada por todos los interesados y de que fueron pagados todos los impuestos correspondientes (art. 948 del Código Procesal Civil. 6.- Finalmente, el notario autorizante debe dar fé del número de expediente por el cual se tramitó el sucesorio y de que guarda copia del mismo en el Archivo de Referencias (art. 131 del Código Notarial).

CIRCULAR: BM-010-99 ASUNTO: Proceso de implementación del nuevo sistema informático en su primer etapa del Módulo del Diario FECHA: 22 de enero de 1999

En vista del proceso de implementación del nuevo sistema informático en su primer etapa del Módulo del Diario, a continuación se les indica algunos procedimientos que temporalmente deben realizar al momento de calificar los documentos que les son asignados en el reparto. 1- VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTREN ANOTADOS EN EL VIEJO SISTEMA. DE NO APARECER LA ANOTACION CORRESPONDIENTE, DEBE PROCEDERSE DE INMEDIATO CON LA RESPECTIVA ANOTACION DEL MOVIMIENTO. 2- CONTROLAR QUE LOS ENTEROS BANCARIOS SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE MARCADOS. 3- MARCAR LOS DOCUMENTOS INSCRITOS Y DEFECTUOSOS EN EL NUEVO SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.

CIRCULAR BM-027-99 ASUNTO: Aplicación del Código Notarial y puntos afines. Asignación de reparto. FECHA: 10 de febrero de 1999 A efectos de dar correcta aplicación a la normativa dispuesta en el Cogido Notarial, que entró a regir el 22 de noviembre del año pasado, a continuación se expone el criterio a seguir en carios casos, respecto de los cuales se ha determinado existen dudas sobre los requisitos exigibles y procedimientos de inscripción. 1.- MANDAMIENTOS: (arts. 282, 635, 636 del C.P.C., 468 del C.C. y 14 de la Ley de Tránsito) -Los mandamientos expedidos por autoridad judicial competente deben inscribirse, excepto que existen documentos antes de traspaso o prenda, en cuyo caso se anotarán como defectuosos. Procede la inscripción si el mandamiento versa sobre el crédito prendario propiamente dicho. Practicada la anotación, a partir de la presentación del mandamiento, la transmisión de la propiedad o la constitución de cualquier derecho real sobre la cosa se entenderá hecha sin perjuicio del acreedor anotante, razón por lo que no es necesario la aceptación expresa del gravamen o anotación. Se exceptúan los gravámenes de tránsito (art. 207 de Ley de Tránsito). -En las demandas ordinarias, se procederá a su anotación e inscripción, sin importar quién sea el propietario (arts. 452 y 468, incisos 1,2,3, y 469 del C.C.), ya que lo que se discute es la titularidad del bien. En el caso de créditos personales, debe exisitir relación entre el titular y el demandado (s); de lo contrario se cancelará su presentación. La anotación de

demanda tendrá una vigencia de diez años, contados a partir de la fecha de presentación al Registro. -Los decretos de embargo sobre vehículos, ahora tenidos por practicados, caducan de pleno derecho a los cuatro años y el Registrador al inscribir títulos nuevos procederá a su cancelación de oficio. Al certificar el asiento respectivo se hará caso omiso de ellos (art. 56 inc. 4 del Reglamento de Organización del Registro Público de la Propiedad Mueble). 2.FORMALIDADES MANDAMIENTOS

DE

LOS

-Todo mandamiento de anotación, cancelación y ejecutorias deberá presentarse con la respectiva boleta de seguridad destinada para uso de las autoridades judiciales o en su defecto con la boleta de seguridad del notario que lo tramita. -Los mandamientos deberán indicar: acreedor, embargante (s), monto: el que se indica en el mandamiento, así como el actor (es) y demandado (s), citas exactas de los bienes a embargar y al menos el tipo de proceso y el número de cédula de identidad de las partes procesales (art. 282 C.P.C.). -El Registrador señalará el defecto –si procediere- y el mandamiento se entregará a la Secretaría de esta Dirección, quien lo remitirá a la Oficina del Poder Judicial ubicada en este Registro Nacional para su entrega al despacho Judicial respectivo. -Por convenio entre la Dirección Ejecutiva del Poder Judicial y este registro, en materia de tránsito los mandamientos por colisión se remitirán mediante listados, el cual vendrá acompañado por una Boleta de Seguridad, una copia del listado de

marras se remitirá al Consejo de Seguridad Vial a Proceso de Servicio al Usuario. Temporalmente, por imposiblidad material de dar trámite a estos docuemtnos, no se inscribirán los mismos a fin de incluir en nuestra base de datos la información relativa al número de causa y partes involucradas, razón por lo que la publicidad dada a estos gravámenes se seguirá realizando únicamente con base en el número de boleta de citación y los otros datos que son trasferidos electrónicamente por el Consejo de Seguridad Vial. El Registro no tramitará gravámenes de tránsito por multas fijas, sino que el listado respectivo se enviará al Consejo de Seguridad Vial. -Conforme al artículo 1 de la Ley de Aranceles del registro Público, los mandamientos de anotación en material civil deben pagar dos mil colones en timbres del registro Nacional, independientemente de la cantidad de los muebles de que se trate. Dichos timbres se deben adherir al mandamiento con el sello de cancelado o firma del jefe de la Oficina para cancelados o bien donde existan agencias del Banco de Costa Rica, los dos mil colones se podrán cancelar mediante Entero de Gobierno. La constitución de gravámenes en garantía de excarcelaciones, certificaciones y mandamientos provenientes de autoridades judiciales en materia penal, de trabajo, agraria, de familia y tránsito están exentos de derechos de inscripción, (art. 9 de la Ley de Aranceles del registro Público). -Los levantamientos y todo documento relativo a cancelación de gravámenes y anotaciones está exento de timbres del registro Nacional. 3.-RETIROS SIN INSCRIBIR (art. 15 de la Ley No.6145)

-Cuando se solicite el retiro sin inscribir de un documento que requiera la formalidad de la escritura pública, a partir del 22 de noviembre de 1998, el retiro también deberá hacerse en escritura pública. En los otros casos, tratándose de documentos privados o inscripciones mediante solicitud, en retiro podrá hacerse mediante solicitud formulada por la persona legitimada, debidamente autenticada por Notario. La solicitud de retiro estará exenta de pago de derechos de registro y cualquier otro impuesto. 4.-SELLO BLANCO La Dirección de Notariado el día 29 de noviembre de 1998, publicó en los distintos diarios nacionales un aviso estableciendo la información que debe contener dicho sello: nombre, carné abogado y notario y: -Plazo de tres meses para confeccionarlo ante empresas autorizadas por la Dirección Nacional de notariado. Mientras tanto, se admite el sello blanco o de tinta. -A partir del 01 de marzo de 1999, se debe exigir el sello blanco con las especificaciones indicadas. 5.-APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 2 Y 3 DE LA LEY DE ARANCELES -Todos los actos o contratos inscribibles en el Registro deberán cancelar, al ser presentados, todos los tributos, timbres e impuestos respectivos, los cuales se cancelarán mediante entero bancario. Todos los documentos sujetos a inscripción o anotación pagarán un mínimo de dos mil colones –excepción hecha de los exentos- salvo que les corresponda pagar una suma mayor según la Ley de Aranceles.

-Cuando son varios actos o contratos en un mismo documento que se pretende inscribir y los derechos son inferiores a dos mil colones en derechos de Registro, el documento debe pagar como mínimo ese monto. El pago mínimo del arancel se establece por documento, y no por los actos o operaciones que él contenga. -Las ejecutorias de divorcio o separación judicial, o ejecutorias de sentencia en juicios ordinarios, deben cancelar dos mil colones en timbres del Registro Nacional. Cuando son varias las operaciones se suman y si es una suma inferior a ese monto, siempre se debe pagar como mínimo los indicados dos mil colones. 6.-USO DE OFICIO

PAPEL

DE

TAMAÑO

Conforme al artículo 76 del Código Notarial, todos los documentos en los que se intervenga un Notario, como autorizante de las escrituras públicas o testimonios –deberán expedirse siempre en papel de tamaño oficio-. El Registrador no dará trámite a los documentos que no cumplan con esta formalidad, No se exigirá el uso de papel de tamaño oficio para actuaciones notariales extraprotocolares. 7.-OTORGAMIENTO DE PRENDAS EN ESCRITURA PÚBLICA -Al tenor de la reforma hecha al artículo 537 del Código de Comercio, a partir del 22 de noviembre pasado, las prendas en las que se ofrezca como garantía vehículos automotores, buques o aeronaves deberán ser constituidas en escritura pública. En estos casos las modificaciones, prórrogas, endosos nominativos o cesiones, novaciones, cancelaciones totales o parciales o cualquier otro acto jurídico vinculado con

ella también deberá hacerse en escritura. Las prendas que tengan las garantías indicadas, constituida antes del 22 de noviembre en documento privado, pueden inscribirse siempre y cuando tengan razón de fecha cierta anterior al 22 de noviembre de 1998. -Las prendas que no tengan como garantía vehículos, buques o aeronaves podrán ser confeccionadas en documento privado o en fórmulas oficiales de contrato, pero deberán venir autenticadas por un notario público y traer consignada razón de fecha cierta. 8.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA DEL PODER JUDICIAL -Los Despachos Judiciales que hacen uso de correro interno organizado por el Poder Judicial (Despachos ubicados en los Circuitos Judiciales I y II de San José, Heredia, Alajuela y Cartago, así como las Flores, Alajuelita, Aserrí, Desamparados, San Sebastián, Hatillo, Pavas, Escazú, Santa Ana, La Unión y San Pablo de Heredia) tramitarán toda la correspondencia dirigida a este Registro a través de la Oficina destacada en el Registro Nacional. Para las oficinas del Circuito Judicial de Guanacaste, toda remisión de mandamientos de anotación, cancelación y ejecutorias sobre muebles se remitirán a la regional del Registro Nacional de Liberia. La correspondencia que ingresa por correo ordinario será clasificada por la Unidad de Microfilm y la que corresponda se trasladará al Diario para la asignación de asiento. Las solicitudes de certificación para su trámite, quien luego las entregará a la Oficina del Poder Judicial ubicada en el Registro Nacional. 9.-OBLIGATORIEDAD DE RECOGER DIARIAMENTE LOS REPARTOS

Finalmente se les informa a los funcionarios registradores la obligatoriedad de recoger diariamente el reparto de documentos a él asignado para su calificación, de forma que no se permitirá que existan repartos sin retirar en la Unidad de Diario, bajo pena de las mediadas disciplinarias que se adopten para quien incumpla esta disposición. Ningún registrador o certificador podrá tomar vacaciones, permiso sin goce de sueldo o cualquier otra licencia que implique ausencia al trabajo, si tiene repartos pendientes de trámite, Por esta razón, dado el atraso de varios días que existe en el reparto de documentos, el funcionario debe informar a su Jefe Inmediato a partir de qué fecha desea tomar la licencia, a efectos de que él decida sobre la viabilidad del premiso y en caso de que se considere justificable, ante un atraso en el trámite de sus

repartos y logre retirarse dejando al día su trabajo. De igual manera deberá procederse cuando por razón de enfermedad el funcionario no se presente algún día a laborar y se haya asignado reparto de documentos para su calificación. Al respecto se les informa, que conforme al artículo 20 del Reglamento de Organización del registro Público de la Propiedad Mueble, el registrador cuenta en principio con cinco días hábiles, luego de recibido los documentos, para proceder a su calificación, entendiendo esta Dirección que por razones ajenas al servidor, como los problemas actuales que enfrentamos con el sistema de información, a veces deviene difícil observar este término.

CIRCULAR: BM-031-99 ASUNTO: Complemento a la circular DRPM-430-95 FECHA: 11 de febrero de 1999 En aplicación de¡ Principio de Prioridad y las normas legales citadas, se adiciona la Circular DRPM-430-95 de¡ 20 de setiembre de 1995 en el sentido de que en caso de gravámenes prendarios en los que no se indica el grado de la obligación, el Registrador deberá inscribirlo como de lo grado cuando no existen otros gravámenes inscritos o bien de 20 grado si existiera gravámen de 1° y así sucesivamente, pues el acreedor que presentó el documento se beneficia de la publicidad registral y adquiere mejor derecho sobre cualquier otro que no haya presentado el documento al Registro. Asimismo, en los casos en que se constituya el gravámen en un grado inferior y no está inscrito el de grado superior, el Registrador lo inscribirá consignándole el grado inmediatamente siguiente, pues éste adquirirá la prelación o prioridad sobre otros de igual o mayor rango que sean presentados al Registro con posterioridad en razón de que en nuestro sistema registral se produce el avance automático de puestos, a no ser que expresamente las partes hayan solicitado la reserva de grado correspondiente.

CIRCULAR: BM-033-99 ASUNTO: Inscripción de buques FECHA: 16 de febrero de 1999 En vista del atraso actual en la calificación de documentos y considerando que los documentos en que se constituyen derechos sobre embarcaciones no representan una cantidad importante dentro del reparto que diariamente recibe el Registrador, se les solicita su colaboración a fin de que dichos documentos sean calificados con prioridad y así poder ser retirados con la mayor prontitud por parte de los interesados que generalmente son personas que residen en lugares alejados de la capital y no pueden estarse desplazando con mucha regularidad al Registro debido al alto costo de los pasajes y hospedaje en que tienen que incurrir. Asimismo, se les recuerda que de previo a la calificación de dichos documentos deben ser anotados en los expedientes que se custodian en archivo de Buques o bien en el sistema informático de ese Registro. Además, las dudas sobre dicha materia deben ser consultadas en primera instancia con el señor Jorge Rodríguez o con esta Dirección a fin de cumplir con lo, establecido en esta circular.

CIRCULAR: BM-037-99 ASUNTO: Implementación de la directriz de la Dirección Nacional de Notariado no. 7-99: papel de seguridad para uso de los notarios públicos. FECHA: 17 de setiembre de 1999

proceder conforme a lo dispuesto en la presente circular. Es necesario aclarar, que dicho requisito se exige a todo testimonio expedido a partir del 19 de setiembre de este año, no importando que la matriz haya sido otorgada en cualquier tiempo antes de esa fecha.

En acatamiento a lo dispuesto por los artículos 7, inciso d), 24, inciso d), 76 y 79 del Código Notarial, 30 y 31 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el registro Público y a afecto de dar cumplimiento de la directriz no. 7-99, emitida por la Dirección Nacional de Notariado, la cual fue publicada en el Boletín Judicial no. 66 del 7 de abril del presente año, referente al papel de seguridad para uso de los notarios públicos, se les comunica que a partir del día 19 de setiembre de 1999, es un requisito de admisibilidad el uso del papel de seguridad para los testimonios de escritura que se presenten al diario de este Registro para su anotación y posterior inscripción.

La Oficina del Diario, perteneciente al Departamento de Recepción y Entrega de Documentos a partir de ese día, deberá abstenerse de recibir testimonios de escritura que no vengan impresos en el citado papel, con las salvedades aquí señaladas, con respecto a la fecha de expedición que corresponden a cada testimonio. En tratándose de segundos testimonios expedidos por los notarios públicos a partir de ese día o después de esa fecha, deben cumplir con el uso del papel de seguridad indicado. Los expedidos por el Archivo Notarial, continúan como hasta la fecha, sin exigírseles ese requisito.

Características del papel de seguridad: Tamaño oficio de color blanco, tiene el código de barras impreso en el lado derecho inferior, viene con un sello de agua centrado y a lo largo de todo el papel que se observa a trasluz. Para hacer exigible el papel de seguridad, se debe verificar la fecha de expedición del testimonio, tomando como punto de partida los que son expedidos a partir del día 19 de setiembre de 1999, fecha a partir de la cual es obligatorio el uso de ese papel. En el caso de que el respectivo testimonio de escritura se haya expedido en la misma hora y fecha del otorgamiento de la principal (escritura matriz), debe verificarse la fecha de expedición del testimonio con el fin de

Con relación a las razones notariales consignadas por los notarios públicos, se pueden dar dos situaciones: 1- Para los documentos (testimonios de escritura) que se hayan expedido antes del 19 de setiembre supracitado y que se encuentren defectuosos se aceptan como válidas las razones notariales impresas en papel corriente, siempre y cuando esas razones sean de fecha anterior al 19 de setiembre indicado. Si son de esa fecha o posteriores a la misma, se debe exigir que sean consignadas en el respectivo papel se seguridad, tal y como se indicará en el punto siguiente, numerado como 2. 2.- Corrección de defectos en testimonios expedidos a partir del 19 de setiembre: estas razones también deben confeccionarse en papel de seguridad para todos aquellos casos en que

consignen con fecha del 19 de setiembre de 1999 en adelante. Con ese fin, el Agente Aduanero deberá presentar ante la Aduana respectiva, un Alcance de Corrección de Póliza de Importación, para su homologación por parte del Administrador de la Aduana o su designado. Para ello el Agente Aduanero deberá hacer constar en dicho alcance que ha verificado físicamente que los datos a corregir o adicionar corresponden fielmente, por lo cual será responsable y ante eventuales falsedades de la información suministrada, queda sujeto a las acciones que procedan de acuerdo con las normas sobre el Contrabando y la defraudación Fiscal y otros delitos que hubiere cometido. Con base en dicho Alcance, la Aduana internamente procederá mediante Resolución, a corregir lo correspondiente y pondrá en conocimiento de su hecho al registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores, por la misma vía del correo electrónico. El Alcance homologado por la Aduana, lo presentará el agente aduanero, junto con los demás documentos al departamento de revisión Técnica del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, para que emita el documento respectivo. (lo resaltado es propio). Así las cosas, queda claro que responsabilidad del departamento revisión Técnica, advertir sobre errores en las características de

es de los los

vehículos a efecto de que sean corregidos por la respectiva aduana y que en principio no debe emitir la respectiva “Boleta de Revisión Técnica”, hasta tanto la Aduana no haya realizado las correcciones. Es criterio de esta Dirección que el Registro está obligado a cumplir con el Principio de Celeridad en la inscripción de los actos que le son sometidos, con fundamento en el artículo 1° de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el registro público que establece en su párrafo segundo: “...Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral. Son contarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan esos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto.” Por lo anterior, afecto de proceder con la inscripción de los vehículos en los que haya inconsistencia entre los datos consignados en el documento electrónico y la boleta de revisión técnica, el registrador una vez que verifique que los datos anteriormente señalados están correctos, procederá a incluir en la base de datos el resto de las características del vehículo que consten en la boleta de revisión técnica.

CIRCULAR: BM-050 ASUNTO: Código Notarial FECHA: 3 de marzo de 1999

Al tenor de esta normativa y en concordancia con el artículo 452 del Código Civil, el Registrador deberán cancelar la presentación de los documentos que no se puedan inscribir en los casos que existan documentos anotados pendientes de inscripción, pues son actos que resultan ineficaces y el notario protocolizante asume la responsabilidad ante los otorgantes ya que no puede ignorar la situación registral del bien objeto del contrato. Asimismo esta disposición es aplicable, para aquéllos casos de documentos que tienen como parte a una persona jurídica que aún no se encuentra inscrita o se encuentra en proceso de inscripción en el Registro de Personas Jurídicas, ya que el artículo 34 del mismo Código creó la figura de la reserva de prioridad que podrá solicitar el interesado mientras se completa el trámite de inscripción de la sociedad. B- De acuerdo con el artículo 99 de ese mismo cuerpo legal, por medio de escritura adicional se deberán corregir los errores u omisiones de la escritura principal, pero no podrá constituirse un nuevo acto o contrato, de tal manera que el Registrador deberá proceder con la cancelación de la presentación de las adicionales en que se otorguen nuevos contratos como traspasos o gravámenes prendarios, en virtud de lo dispuesto en este numeral. C- En vista de que aún se siguen presentado quejas por parte de los usuarios por la falta de unificación de criterios al no señalarse los defectos de un documento de una sola vez, en violación del principio de calificación unitaria, de lo cual esta Dirección ha insistido reiteradamente sobre esa obligación del Registrador mediante diversas circulares, se les transcribe el artículo 6 bis de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, que fue reformado por el artículo 184 del Código Notarial, en el que se dispone una sanción contra el funcionario que incumpla en forma reiterada ese deber. Artículo 6 bis.- Los funcionarios de las dependencias de los registros que reciban documentos para su inscripción, una vez que los califiquen, indicarán los defectos en un solo acto. El incumplimiento hará incurrir al funcionario público en responsabilidad disciplinaria, con la sola denuncia del notario o el interesado. El jefe administrativo o director aplicará de inmediato la sanción. La reiteración facultará al jefe inmediato para reubicar al funcionario. ( el subrayado no es del original) D- Por último se les recuerda que. el articulo 31 de la Ley Sobre Inscripción de Documentos Públicos que también fue reformado por el articulo 184 del código de cita dispone que cuando una escritura pública sea otorgada ante varios notarios, bastará con la boleta de seguridad de cualquiera de ellos.

CIRCULAR: BM-069-99 ASUNTO: Varios FECHA: 24 de marzo de 1999

A continuación se detallan algunos criterios y procedimientos que deben ser observados pro los Registradores en el proceso de calificación e inscripción de los documentos sujetos a estudio. A- Aunque el articulo 179 de¡ Código Notarial en su reforma al artículo 3 de la Ley (le Aranceles M Registro Público, se establece la posibilidad de aplicar un descuento de¡ 6% a los tributos y timbres de los documentos que son presentados al Registro, mediante oficio 000935 de fecha 30 de junio de 1998, la Dirección General de la Tributación Directa ha manifestado que: "" Sobre el

particular esta Dirección General le manifiesta que la reforma contenida en el artículo 179 de/ Código Notarial, Ley 7764, que modifica el artículo 3 de la Ley de Aranceles de/ Registro Público, Ley N* 4564, se refiere únicamente a los tributos y timbres contenidos en la Ley de Aranceles de/ Registro Público, no así para los impuestos de traspasos de bienes inmuebles y a la propiedad de vehículos, aeronaves y embarcaciones, porque para que dicho descuento de/ seis por (6%) afectara estos impuestos, debió reformarse la leyes que crearon los citados tributos en este sentido." Por lo tanto, de acuerdo a lo anterior, no es aplicable dicho descuento en el impuesto de transferencia de vehículos y embarcaciones, debiéndose exigir el pago total de los mismos.

B- A efecto de agilizar el trámite en la eliminación de anotaciones de prendas en el nuevo sistema, el registrador deberá llenar el formulario que les fue suministrado para tal efecto, haciendo entrega del mismo a la secretaría de la Dirección para luego ser entregado al señor Juan Diego Varela del Departamento de Informática, quien se

encarga de realizar correspondiente.

la

eliminación

C- Debido a una errónea interpretación de parte de esta Dirección que en su momento emitió un criterio equivocado sobre el monto a cancelar de timbres fiscales y derechos de registro en los certificados de prenda, se aclara que tratándose de gravámenes prendarios constituidos como parte del precio de venta del vehículo, debe cancelarse el 13 X 1000 en timbres fiscales, además del 1 X 1000 en derechos de registro. Lo anterior, en razón de que la reforma a la Ley Reguladora del Mercado de Valores únicamente eximió de¡ pago de timbres fiscales a los gravámenes prendarios que se constituyan como producto de un préstamo, no así los que se otorguen por parte del precio. D- Por razones de seguridad con el fin de reducir las posibilidades de que los enteros de pago de derechos de registro sean utilizados indebidamente, se les solicita la colaboración a todos los funcionarios para que adhieran con goma dichos enteros al documento o bien que consignen las citas de presentación en el mismo. E- Tratándose de inscripción de buques resultando el documento inscrito, el registrador realizará el mismo procedimiento que se utiliza con los gravámenes prendarios cuando son pasados al departamento de microfilm. Si el documento queda defectuoso, deben pasarse los mismos utilizando el programa de VP03 indicándose el número de la matrícula o las citas de presentación como ADJ. F- Se les recuerda, que el artículo 84 del Código Notarial establece que en caso de

no comprobarse la certeza de la personería indicada por el notario, el registrador debe cancelar la presentación de¡ documento en forma inmediata.. G- Se les aclara que de conformidad con el artículo 8 de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, cuando se van a inscribir varios documentos que se complementan y que han sido presentados con diversas citas de presentación, le corresponderá la inscripción de todos ellos, al registrador que se le haya asignado el último documento presentado al Diario. Si trata de un documento adicional, de acuerdo con el artículo 29 del Reglamento de este Registro, se le asignará al Registrador que calificó el documentos principal y que rechazó por adolecer de defectos, que precisamente son los que se subsanan mediante la escritura adicional.

CIRCULAR: BM-070-99 ASUNTO: Control de documentos FECHA: 24 de marzo de 1999

A la fecha la mayoría de los registradores no han cumplido con la disposición de esta Dirección de actualizar el sistema de control de documentos, pues gran cantidad de ellos ya han sido trasladados al microfilm o archivo y esa información no consta en el sistema causando gran confusión, atraso y malestar entre los usuarios y los mismos funcionarios que se encargan de hacer entrega de los documentos a los interesados. Dado lo imperativo que resulta tener actualizada esa información, no solo por las razones ya indicadas, sino también para poder hacer la respectiva conversión de la información del sistema "viejo" al nuevo sistema, esta Dirección les concede a todos los funcionarios que tienen que realizar ese tipo de proceso un plazo improrrogable hasta el día 9 de abril del presente año para que se realice la actualización de la información. De no cumplirse lo ordenado, esta Dirección estará levantando el respectivo expediente administrativo al funcionario que incumpla esta disposición a efecto de que se les impongan las sanciones reglamentarias que correspondan por desobediencia e incumplimiento de las directrices que les son impuestas. No omito manifestarles, que a ésta Dirección se le estará haciendo entrega en los próximos días por parte de la Empresa Desarrolladora del nuevo sistema, un informe detallado de los documentos que cada funcionario tiene pendientes, lo que le permitirá controlar que a la fecha indicada se haya cumplido con la disposición ya expuesta.

CIRCULAR: BM-080-99 ASUNTO: Prioridad en la inscripción de prendas aduaneras FECHA: 13 de abril de 1999 En razón de que la Administración Aduanera concede un término improrrogable de un mes a las empresas que caucionan el pago de los impuestos mediante prenda aduanera, a efectos de presentar el respectivo documento inscrito en este registro, esta Dirección en forma atenta les solicita, en virtud del atraso en la calificación de documentos que tienen algunos registradores, se sirvan dar prioridad en el trámite a este tipo de títulos, procurando que todo el procedimiento registral se logre finiquitar dentro del término indicado

CIRCULAR: BM-093-99 ASUNTO: Establecimiento de unidades de trabajo por grupo de registradoresl FECHA: 11 de mayo de 1999

Con el fin de distribuir de una forma más equitativa el trabajo diario de los registradores, se acordó lo siguiente: 1. A partir del estructura actual modificara con el las cuales estarán

12 de mayo del presente año, la de los Grupos de Registradores se fin de constituir Unidades de Trabajo conformadas por 5 o 6 registradores.

2. Con esta integración existirá un control de calidad en la calificación y una colaboración constante entre los miembros de la Unidad. Además, con esta medida los registradores de cada unidad deberán coordinar las vacaciones para que en cada equipo solo haya un miembro en vacaciones, ya que los documentos defectuosos que recibirá cada Unidad de Trabajo serán únicamente los documentos de los miembros que se encuentren en vacaciones o inhabilitados.

Reg. 35

1-04 Ricardo Sibaja Quirós

Reg. 36

Wender Campell Reid

Reg. 38

Gilda Jiménez Barrantes

Reg. 43

Alejandra Varela Fallas

Reg. 20

Flor Mora Solís

Reg. 04

1-05 José Manuel Núñez Jiménez

Reg. 17

Jessica Lobo Carrillo

Reg. 45

Gabriela Rojas Villalobos

Reg. 32

Jorge Rojas Rodríguez GRUPO 02

Reg. 15

2-01 Oscar Madrigal Estrada

Reg. 23

Freddy Sancho Rodríguez

Reg. 27

Carlos Esquivel Portuguéz

Reg. 62

Grettel Orozco Rodríguez

3. Es importante, indicar que en las unidades de trabajo se integraron los registradores inhabilitados y de esta forma los documentos defectuosos de estos funcionarios se distribuirán dentro de la unidad a que pertenecen.

Reg. 11

Manuel Hernández Gutiérrez

Reg. 39

2-02 Lizethe Aguilar Romero

4. Adjunto encontrarán, los cuadros que muestran la integración de las unidades de trabajo por Grupo de Registradores.

Reg. 51

Viria Barrantes Flores

Reg. 52

Roberto Lambert Grant

Reg. 68

Jorge Hernández Díaz

Reg. 46

Marvin Madrigal B

Reg. 03

GRUPO 1 1-01 Patricia Castro Jiménez

Reg. 22

Martha Ureña Núñez

Reg. 37

2-03 Marjorie Bastos González

Reg. 34

Adriana Chavarría Cordero

Reg. 55

William Santamaría Monge

Reg. 54

Kattia Salazar Villalobos

Reg. 60

Norman Maynard Fernández

Reg. 01

Patricia Rojas Avila

Reg. 67

Mauren Guerrero Mejía

Reg. 57

Walter Salazar Chaves

Reg. 13

1-02 María Martha Machado Flores

Reg. 14

Gilbert Bonilla Monge

Reg. 18

2-04 Ana Lorena Rodríguez Chaves

Reg. 21

Lucía Sánchez Velazco

Reg. 26

Oscar Camacho Castro

Reg. 41

Llineth Arias Castillo

Reg. 29

Rocío Mora Cedeño

Reg. 05

Carlos Mckoy Doyle

Reg. 65

Alvaro González González

Reg. 44

Jeannette Badilla Madrigal

Reg. 06

1-03 Mauricio Soley Pérez

Reg. 10

José Alexis Solís Retana

Reg. 42

Nuria Umaña Ramos

Reg. 58

Oscar Rodríguez Sánchez

Reg. 08

Luis Soto Bolaños

GRUPO 3

Reg. 16

3-01 Xinia Castrillo Sequeira

Reg. 25

Juan Carlos Brenes Hernández

Reg. 28

Margoth Fernández Morales

Reg. 47

Ileana Cerdas Contreras

Reg. 09

Flora Oviedo Chaves

Reg. 02

3-02 José Fco. González Corrales

Reg. 49

Hermelinda Murray Morrison

Reg. 53

Gerardo Jiménez García

Reg. 66

Cecilia Ruiz Navarrete

Reg. 31

Arnoldo Moreno Alvarado

Reg. 07

3-03 Jimmy Morera Fallas

Reg. 19

Sandra Moya Serrano

Reg. 30

Nidia Abarca Jiménez

Reg. 56

Eunice Mora Calderón

Reg. 57

Martha Arias Poveda

Reg. 48

Rodolfo Coirrales González

Reg. 12

3-04 Wilson Corella Corrales

Reg. 24

Walter Huertas González

Reg. 33

Ernesto Ureña Abarca

Reg. 64

Nuria Sevilla Navarrete

Reg. 50

Vera Montero Ménedez

CIRCULAR: BM-094-99 ASUNTO: 1. Correcciones a los certificados electrónicos de aduana. 2. Requisitos de inscripción de las prendas aduaneras. 3. Microfilmación de prendas FECHA: 11 de mayo de 1999 1. Correcciones a los certificados electrónicos de aduana. En virtud de que en las últimas semanas se ha venido presentando algunos problemas de carácter técnico en el programa de transmisión de resoluciones y correcciones a los certificados electrónicos de aduana, a partir del día de hoy, mientras se hace un diagnóstico de las causas que generan las fallas y se adoptan las soluciones pertinentes, para efectos de inscripción de los documentos, no se bloquearán los relacionados certificados al asignárseles asiento de presentación en el Diario. Debe aclararse que para efectos de admisión de documentos al Diario y emisión de placas temporales, el nuevo sistema del Diario continuará bloqueando los certificados de aduana, pero este proceso no se refleja en el sistema utilizado por los Calificadores. En consecuencia, al realizar la calificación, corresponderá a los registradores, como se hacía en años pasados, marcar los certificados de aduana con el tomo y asiento correspondiente, siempre y cuando no se determine un defecto que amerite corrección por parte de la Aduana de algún dato mal digitado en el certificado electrónico. Al reingresarse el documento al registro, una vez subsanado el error, deberá el registrador verificar que toda la información esta correcta y que no ha sido modificada, y se procederá en forma inmediata a su bloqueo. Este procedimiento no excluye el uso del programa de resoluciones por parte de la Aduana, en casos en que éste funcione correctamente. Si por error se bloquea un certificado de aduana que requiera de corrección, sólo los Coordinadores del Área registral, la Licda. Marjorie Franco del Departamento de Asesoría Jurídica y este servidor están autorizados para levantar el bloqueo. Por otra parte, en virtud de que el formato actual del certificado de aduana, en algunos campos, como por ejemplo el de estilo, tienen limitaciones de espacio en cuanto a la cantidad de caracteres digitables, se permitirá el uso del campo de “observaciones”, para corregir o aclarar cualquier dato transmitido. 2.- Requisitos de inscripción de las prendas aduaneras: En lo que respecta a la inscripción de prendas aduaneras, en razón de que se ha determinado incongruencia de criterios entre los Registradores sobre los requisitos que le son exigibles, se les recuerda lo siguiente:

1.- No se les exige que contengan la razón de fecha cierta a la que se refiere el artículo 380 del Código Procesal Civil. 2.- El Registro ha acordado no exigibles certificación de personería a las partes contratantes, cuando actúen en representación de personas jurídicas, pues la Aduana respectiva al emitir el título se hace responsables del control de su vigencia y facultades. 3.- Todos los espacios en blanco que contiene el formato de la prenda aduanera, deben estar llenos con la información correspondiente, así también las casillas deben todas venir marcadas. 4.- La firma del deudor o su representante debe venir autenticada por Notario y con la respectiva boleta de seguridad. 5.- El plazo de vencimiento de la obligación debe estar claramente consignado, mas no es competencia del registrador señalar cuál plazo es aplicable, por ejemplo seis meses, un año, cinco años, etc., pues los plazos son variables según la garantía se trate de materia prima o maquinaria o equipo. 6.- Conforme al principio de especialidad registral, la garantía debe estar lo más individualizada y determinada posible, verbigracia, tratándose de materia prima por su peso o cantidad, descripción y destino de producción; o bien su marca, serie, modelo etc., tratándose de equipo o maquinaria. 7.- Debe darse prioridad al trámite de inscripción de prendas aduaneras, como ya se les había informado en la Circular BM-080-99 de 13 de abril de este año. 3. Entrega de prendas al despacho Finalmente se les informa que, para la buena marcha de la Unidad de Microfilm y Archivo de este Registro, se ha dispuesto que los documentos prendarios, inscritos o defectuosos, pasados al Archivo, deben ser remitidos a esa Unidad antes de las doce mediodía, a afectos de que en horas de la tarde pueda realizarse adecuadamente el proceso de archivo de los mismos.

CIRCULAR: BM-100-98 ASUNTO: Pago de impuesto de transferencia mediante entero FECHA: 20 de mayo de 1999 Se les recuerda que mediante el acuerdo N°. J.139 tomado por la Junta Administrativa del registro nacional en su sesión Extraordinaria N°. 11-99 del 02 de marzo del presente año, se dispuso que a partir del 01 de mayo del presente año, el impuesto de transferencia de vehículos deberá cancelarlo el interesado utilizando el mismo entero bancario que se aplica para los derechos y timbres que corresponde a cada acto o contrato. En dicho entero aparecerá una nueva línea o renglón en el que se indica el monto del impuesto cancelado sin que sea necesario que el interesado adjunte el formulario suministrado por la Tributación Directa que hasta se ha venido utilizando para declarar dicho pago. En relación con este mismo asunto, se les informa también, que conforme el Criterio de Calificación registral no. 003-98 emitido por la Dirección General del registro nacional de fecha 23 de noviembre de 1998 y que en su oportunidad fue hecho del conocimiento de todos los funcionarios, el monto del impuesto de transferencia de los vehículos automotores y embarcaciones, se cancelará conforme al mayor valor del vehículo con base a los valores de Tributación Directa, conforme a la lista que anualmente se publica y que consta en el sistema de información de este Registro y en caso de no constar ese valor fiscal en dicho sistema, el interesado podrá pagar el impuesto calculándolo sobre el valor del acto o contrato que se presenta para su inscripción. Por no ser competencia de este Registro, el funcionario registral no deberá realizar el cálculo del impuesto declarado no el monto de las multas que en el caso concreto correspondieran, ya que es responsabilidad del ente recaudador de impuestos establecer los mecanismos idóneos para fiscalizar que los montos declarados por el contribuyente son efectivamente los que por ley deben cancelarse. En vista de que este nuevo procedimiento ya fue publicado en el Diario La Nación el día de hoy, indicándose que el mismo rige a partir del próximo día 24, se les informa que en reunión celebrada con funcionarios del Banco de Costa Rica y los Directores del registro Nacional, se acordó que debido a que el Banco aún no ha realizado ciertos procesos para que los interesados puedan cancelar el entero en cualquiera de las Agencias ubicadas por todo el país, este requisito se exigirá formalmente a partir del 01 de julio del presente año. No obstante lo anterior, los usuarios que utilicen del Banco de Costa Rica ubicada en el Registro Nacional, podrá realizar el pago bajo este nuevo sistema, de tal manera que durante este lapso (del 24 de mayo al 01 de julio) se estarían recibiendo declaraciones del impuesto de marras, tanto en las fórmulas que actualmente se utilizan y en el entero de pago de derechos y timbres.

A fin de asegurar el debido cumplimiento de este sistema, el registrador deberá “marcar” el correspondiente entero en el sistema cuando el documento es calificado, con el fin de evitar que un mismo formulario sea utilizado en otro documento.

CIRCULAR: BM-104-99 ASUNTO: Varios FECHA: 21 de mayo de 1999 Para garantizar el orden en los métodos de trabajo de los distintos departamentos que conforman este Registro y en garantía de la seguridad en el manejo y el control de documentos, se han dispuesto las siguientes medidas que deben ser observadas por todos los funcionarios del Área Registral y del Área de Servicios: 1.El reparto de documentos podrá ser retirado diariamente por los registradores a partir de las 8:30 a.m. hasta las 3:00 p.m.. 2. El acceso al Archivo para funcionarios ajenos a dicho departamento será restringido, cualquier consulta sobre esta área deberá hacerse a través de la encargada la Señora Marielena Vega Aguilar. Además, es importante indicar que los documentos inscritos o defectuosos se entregaran únicamente en el área donde se microfilman los documentos. 3. Para el servicio de los funcionarios registradores, se les informa que en la Unidad de Certificaciones y Microfilm hay dos máquinas para consultar y una para sacar copias. También podrán utilizar las máquinas destinadas a los usuarios o público en general a partir de las 3:30 p.m.. 4. Se reitera, que está prohibida la permanencia de personas ajenas a la Institución o funcionarios de otros Registros, en las oficinas de los Registradores y las otras del Área del Servicio. Los coordinadores velarán porque esta disposición sea cumplida a cabalidad.

CIRCULAR: BM-105-99 ASUNTO: Control de asistencia para los funcionarios exentos de marca FECHA: 21 de mayo de 1999 En razón de las irregularidades que se han podido constatar en la asistencia de los funcionarios exentos de marca y a fin de mejorar los controles pertinentes, sin olvidar la supervisión que se debe ejercer sobre todo el personal del Registro, la Dirección de este Registro ha dispuesto que los Coordinadores del Área de Servicios y del Área Registral, así como la Asistencia Administrativa velarán por el puntual cumplimiento de la jornada laboral de todos aquellos servidores que por razones de antigüedad o por grado académico (licenciatura) gozan del beneficio de no registrar su asistencia mediante reloj marcador. Al efecto se observara el siguiente procedimiento: 1.Los Coordinadores del Área Registral y la Coordinación del Área de Servicios deberán reportar semanalmente a la Asistencia Administrativa las ausencias de los indicados funcionados que estén a su cargo. Dichos servidores están obligados, al igual que el resto de los servidores, a justificar sus ausencias por medio del formulario dispuesto al efecto. En caso de omisión de este deber, la Dirección del Registro reportará de oficio al Área de Recursos Humanos cualquier irregularidad que se haya presentado en la asistencia, con base en el informe remitido por las Coordinaciones. 2. Los Coordinadores del Área Registral y la Coordinación del Área de Servicios, los Asesores Jurídicos y los miembros de la Comisión de Usuarios deberán también reportar y justificar sus ausencias a la Asistencia Administrativa en los mismos términos y condiciones supraindicados.

CIRCULAR: BM-108-99 ASUNTO: Control de enteros bancarios FECHA: 27 de mayo de 1999

En virtud de que el Banco de Costa Rica, extendió el servicio de pago de derechos y timbres así como del impuesto a la transferencia de vehículos al resto de Agencias del país, el control o "marca" de enteros deberá realizarlo el registrador el mismo día que recibe el reparto cuando verifica las anotaciones de los documentos que le han sido asignados en el reparto diario. Este procedimiento debe llevarse de esta forma, en razón de que la actualización de los enteros cancelados en las Agencias Bancarias se realiza hasta el día siguiente de que el usuario realizó el pago correspondiente, de tal forma que si el documento es presentado al Diario del Registro el mismo día que se canceló el entero, el mismo no consta en el sistema de cómputo. Este proceso es de vital importancia realizarlo en la forma indicada, para evitar que un mismo entero sea utilizado en otro documento ya sea en este Registro o en el resto que integran el Registro adicional, quedando bajo la responsabilidad de cada registrador llevar a cabo el control indicando para evitar cualquier anomalía que se pudiese presentar con este tipo de documentos.

CIRCULAR: BM-109-99 ASUNTO: Asignación de placas para vehículos oficiales de uso discrecional FECHA: 31 de mayo de 1999 Conforme al artículo 225 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, la Ley No. 5691 de 19 de mayo de 1975, el Informe No. 103-98 de 13 de noviembre de 1998 de la Contraloría General de la República, “Informe Sobre los resultados del Estudio Efectuado en Relación con los Vehículos de la Administración Pública Costarricense” y el “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos, publicado por ese Ente Contralor en diciembre de 1995, procederá la adjudicación de placas de uso discrecional (código particular) únicamente para aquellos vehículos asignados a funcionarios a los cuales por ley se les concede ese beneficio. Al respecto, según dispone el relacionado informe, “los vehículos de uso discrecional oficiales son aquellos automotores del Estado que pueden portar placas particulares, que no tienen marcas visibles que los distinguen como logotipo o rótulos que no cuentan con restricciones en cuanto a combustibles ni horarios, y que están bajo el estricto criterio del funcionario que lo tiene asignado.” “Los funcionarios de las entidades, a los que se les aplica la Ley de Tránsito no. 7331, autorizados por el artículo 225 para utilizar vehículos discrecionales son el Presidente de la república, Presidente de la Asamblea Legislativa, Vicepresidentes de la República, Ministros de Gobierno, Viceministros, Magistrados de la Corte Suprema de Justicia y del Tribunal Supremo de Elecciones, Contralor General de la República, Subcontralor General de la República, Procurador General de la República, Procurador Adjunto, Presidentes Ejecutivos, Gerentes, Subgerentes, Auditores y Subauditores de las instituciones autónomas. En los organismos que rige la ley no. 5691, los funcionarios que están facultados para utilizar esta clase de vehículos son los que aparecen en los reglamentos internos aprobados por la Contraloría” A la luz de estas disposiciones, todas las instituciones de la administración pública costarricense, centralizada y descentralizada (a las que pertenecen todas las instituciones autónomas y semiautónomas), incluso las empresas públicas no estatales y los bancos del Estado, además del Banco Popular, deberán inscribir sus vehículos con código “oficial”. La asignación de placas particulares por parte de este Registro sólo se autorizará cuando en la respectiva solicitud de inscripción el Jerarca del Ente así lo solicite, con expresa indicación del funcionario al que le va a ser asignado el automotor para su uso discrecional. En caso de que no exista en el sistema de información el código correspondiente a una de estas instituciones, el registrador lo comunicará a la Comisión de Usuarios para que ésta proceda a su inclusión en la lista oficial de códigos de las placas.

En consecuencia con lo anterior, instituciones como la Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A., la Refinadora Costarricense de Petróleo S.A., el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, las universidades estatales y otras a las cuales se les venía autorizando la inscripción de sus flotillas vehiculares con placas particulares, deberán de ahora en adelante registrar las mismas con placas oficiales y sólo se autorizará la matrícula particular en los casos de excepción señalados y en las condiciones aquí dispuestas.

CIRCULAR: BM-126-99 ASUNTO: Varios FECHA: 21 de junio de 1999 1- Se reitera el criterio emitido por esta Dirección en la calificación del documento presentado al Diario bajo el Asiento 049491 del Tomo 09 del día 16 de junio del presente año, en la que se modifica la Circular DRPM-050-99. 2- En todo negocio jurídico en el que el adquirente del bien o el acreedor del gravámen prendario es una persona jurídica que no se encuentre debidamente inscrita en el Registro respectivo, de conformidad con el artículo 84 del Código Notarial deberá cancelarse la presentación al Diario. 3- De conformidad con el artículo 40 del Código Notarial es obligación del notario determinar las facultades de las personas que actúan en carácter de representante de una-persona jurídica. Por tal razón, es suficiente que el notario de fe de la personería con vista al documento o al Registro de Personas Jurídicas, sin necesidad de que se refiera expresamente a la vigencia de la misma. 4- Según así lo dispone el artículo 73 del Código Notarial, todos los documentos notariales siempre deben llevar un sello blanco que identifica al notario autorizante. Este requisito, se ha considerado exigible para todos los documentos que fueron otorgados a partir del 01 de marzo de 1999. Asimismo, deberá exigirse para aquellos otros documentos que aunque fueron otorgados con anterioridad a esa fecha, son corregidos mediante escritura adicional o mediante razón notarial, debiendo por lo tanto, el notario consignar el sello en la escritura adicional o en la razón notarial según sea el caso. 5- De acuerdo al artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público, cuando se otorgan o constituyen varios actos o contratos-en un mismo documento, se deberá sumar los montos de cada acto o contrato a efecto de cancelar la totalidad de los mismos, manteniendo un mínimo de 2000 colones de derechos de registro. 6- En lo que se refiere a las correcciones que se practican en el correo electrónico a cargo de la Aduana respectiva, deberán observarse las siguientes posibilidades a efecto de ordenar la inscripción: a) Que la corrección aparece en la pantalla principal sustituyendo la información anterior en la que aparecía el error, sin utilizar el archivo de "resoluciones". Procede la inscripción.

b) Que la corrección aparezca en el archivo de "resoluciones" y en la pantalla principal aparece aún la información incorrecta. En este caso, procede la inscripción pues la fecha de la resolución deberá necesariamente ser posterior a la de la actualización de la pantalla. c) Que la corrección aparezca en la pantalla principal y en el archivo de resoluciones aparece la información errónea. En este caso, procede también la inscripción, debido a que la fecha de la actualización de la pantalla deberá ser posterior a la fecha de la "resolución". 7- A continuación se detalla el nuevo horario de entrega y retiro de documentos por parte de los registradores en los Departamentos de Reparto y Microfilm. Retiro del reparto: 8:30 a.m. hasta las 9:30 a.m. Entrega de documentos para su microfilmación y archivo (incluye prendas) Hasta las 12 p.m. 8- Con el fin de mantener el Departamento de Archivo al día, cada registrador deberá obligatoriamente pasar un máximo de 45 documentos diarios entre inscritos y defectuosos, así como un mínimo de 15 documentos

diarios.

Las secciones de reparto, archivo y microfilm, remitirán un informe a la Dirección en los casos de que algún funcionario calificador incumpla con alguna de las disposiciones indicadas a efectos de establecer las sanciones que correspondan, a no ser que el registrador demuestre la existencia de una causa justa que le haya impedido cumplir con esta disposición. 9- Una gran mayoría de los registradores no están cumpliendo con la obligación de marcar la salida de los documentos cuando son pasados a microfilm, o bien, los marcan como inscritos encontrándose en realidad defectuosos, lo que trae como consecuencia que los funcionarios del Diario deben recibirlo manualmente cuando es presentado de nuevo por usuario, para posteriormente trasladar el documento al registrador para que le "marque" la salida y así poder ingresarlo formalmente al Diario. En vista de esta situación, ésta Dirección a partir de esta fecha procederá a sancionar sin excepción a los funcionarios que no estén realizando este proceso, por lo que se les apercibe sobre la obligatoriedad de cumplir con esta disposición, a efecto de no ser sujetos de una sanción formal.

CIRCULAR: BM-135-99 ASUNTO: Copia de cédula de identidad. FECHA: 5 de julio de 1999

Se les comunica a los funcionados que por recomendación de la Dirección General, a partir de¡ día de hoy deberá exigirse como requisito para el retiro de las placas metálicas una fotocopia de la cédula de identidad de¡ propietario registral del automotor en los siguientes casos: 1- Una fotocopia de la cédula si la persona que retira la placa es el propietario registral. 2- En caso de que el propietario autorice a otra persona para que le retire la placa de su vehículo, deberá aportarse una fotocopia de la cédula de identidad del propietario registral y de la persona autorizada. 3- Si en la escritura de traspaso del vehículo se autoriza a un tercero para realizar los trámites registrales que incluye el retiro de las placas metálicas, deberá aportarse la fotocopia e a cédula de identidad únicamente de la persona autorizada siempre y cuando se aporte, una copia de la escritura en la que conste esa circunstancia.

CIRCULAR: BM-158-00 ASUNTO: Estilo de vehículos pick up FECHA: 26 de julio de 1999 Se les adjunta Circular de fecha 20 de julio de 1999 suscrita por el Lic. José Antonio Rodríguez Corrales, Director General de Aduanas, en la que se aclara a los Gerentes de las Aduanas la incongruencia que se presenta con el estilo en los vehículos tipo pick up, entre la información que brinda la aduana por medio de¡ correo electrónico y la descrita en la boleta de revisión técnica, lo que ha originado que gran cantidad de documentos son devueltos defectuosos por los registradores.

En vista de lo anterior, el registrador procederá a inscribir el vehículo indicando el estilo consignado por el Departamento de Revisión Técnica siempre y cuando se ajuste a los tipos de vehículos que se indican en dicha circular y coincidan sus datos descritos en la misma con los que aparecen en el correo electrónico. Así entonces, resulta improcedente rechazar como defectuosos los documentos solicitando resolución de aduana, cuando la Aduana y el Departamento de Revisión Técnica describen de/distinta manera el estilo de un mismo vehículo siempre y cuando se trate de las marcas consignadas.

CIRCULAR: BM-165-99 ASUNTO: Requisitos del título de prenda aduanera FECHA: 9 de agosto de 1999 A efectos de unificar los criterios de calificación relativos a la prenda aduanera, a continuación se les transcriben en lo que interesa los artículos 31, 32, 33, y 35 del Decreto Ejecutivo no. 26285-H-COMEX, “Reglamento de los Regímenes de perfeccionamiento Activo y Devolutivo de derechos”, con las observaciones del caso.

Artículo 31: Emisión del Título de Prenda “Para toda declaración de ingreso al régimen de maquinaria y equipo deberá emitirse e inscribirse su correspondiente título de prenda aduanera. Tratándose de materia prima, el beneficiario presentará semestralmente, una prenda aduanera global, debidamente inscrita, por el valor de los impuestos correspondientes a la totalidad de la materia prima ingresada al régimen en el semestre anterior, o según un estimado si se iniciara operaciones en ese semestre... Artículo 32: Requisitos del Título de Prenda Aduanera El gravamen prendario legal en primer grado, establecido a favor del Fisco sobre la maquinaria, equipo y materia prima ingresados al amparo del régimen, sus prórrogas, novaciones, cancelaciones parciales o totales o cualquier otro acto jurídico respecto de aquel título, deberá constar por escrito, en los formatos prenumerados y autorizados por la Dirección. Además deberá estar libre de tachaduras, borrones, entrerrenglonaduras y suscribirse en letras, sin números ni abreviaturas, salvo cando estos formen parte de una marca o distintivo. Todo error u omisión deberá ser salvado por nota aparte. Lo escrito al dorso del documento como parte complementaria al mismo se respaldará con la firma del beneficiario, de conformidad con el punto 12) del siguiente artículo.” Artículo 33: datos que debe contener el Título de Prenda El Título de Prenda Aduanera deberá contener al menos la siguiente información: 1- Nombre, apellidos, cédula de identidad y domicilio del beneficiario, si se trata de una persona física, o la razón social, denominación, cédula jurídica y domicilio si se tratare de una persona jurídica, quien para todos los efectos, es el deudor. (OBSERVACIÓN: La Dirección acordó no exigir certificación de personaría jurídica en el caso de personas jurídicas, pues la Dirección de Aduanas lleva un registro de las empresas y sus representantes legales, razón por lo cual el control de legalidad lo ejerce ésta en forma exclusiva). 2.- Monto en colones de los impuestos por lo que responde, que al menos debe ser igual al monto total de la liquidación de impuestos de la declaración aduanera que corresponda...

3.- Que la prenda se constituye en primer grado, indicando el nombre de la Aduana de Control, a cuyo favor se rinde. 4.- Origen del gravamen, que será la importación de las mercancías al amparo del régimen, debiéndose indicar el número y la fecha de la respectiva declaración aduanera, en el caso de la maquinaria y equipo; o el periodo que cubre tratándose de materia prima. (OBSERVACIÓN: Cuando el objeto de la prenda es materia prima, no es procedente exigir que se indique el número y la fecha de la declaración aduanera o póliza de desalmacenaje, pues lo que se otorga es una prenda global, que se presenta cada seis meses en base a una proyección de lo que va a ingresar durante ese período). 5.- Descripción, peso, valor CIF, y cantidad exacta de las mercaderías dadas en garantía. 6.- Lugar en que deberán permanecer las mercancías e indicación de quien asume la responsabilidad por su custodia. 7.- Lugar donde se efectuará el pago del adeudo, que será el mismo donde se ubica la aduana de control. 8.- Fecha de vencimiento de la prenda o de la prórroga, que nunca debe superar el plazo otorgado para la permanencia de la mercancía en el país. 9.- Que una vez vencido el plazo de permanencia de las mercancías, sin que hayan sido reexportadas, importadas definitivamente o se demuestre que la empresa las ha usado indebidamente o dado un fin distinto al autorizado, la Aduana de Control iniciará el procedimiento previsto en los artículos 36 a 38 del presente Reglamento para el cobro del adeudo. Igualmente indicará que concluido dicho procedimiento y vencido el plazo de 5 días que establece el artículo 61 de la Ley, sin que voluntariamente se haya efectuado el pago, la Aduana de Control procederá a la venta efectiva de las mercancías en pública subasta, según las disposiciones previstas al efecto. 10.- Que la inscripción en el Registro de Prendas del Registro Público es obligatoria y no estará sujeta al pago de ningún tributo, de conformidad con el artículo 185 de la Ley General de Aduanas, no. 7557, publicada en La gaceta no. 212 del 08 de noviembre de 1995. 11.- Lugar y fecha de emisión del título. (OBSERVACIÓN: Por acuerdo emitido por esta Dirección a las prendas aduaneras se les dispensó del requisito de la fecha cierta consignada notarialmente). 12.- Firma del beneficiario o su representante legal, debidamente autenticada por un abogado...” (OBESERVACION: El Notario auténticamente deberá aportar la respectiva Boleta de seguridad. Además, por disposición de esta Dirección, no se está admitiendo que la autenticación notarial se sustituya con la firma de dos testigos presenciales del otorgamiento). “Artículo 35 : Liberación de la prenda aduanera ante el Registro Público

Una vez que las mercancías han sido reexportadas o importadas definitivamente dentro de los plazos establecidos, a solicitud del beneficiario el jerarca de la Aduana de Control o a quien este delegue, emitirá la respectiva comunicación al Registro de Prendas del Registro Público, a efectos de que se cancele o libere el gravamen respectivo. Esta circular complementa lo dispuesto en la circular BM-094-99 de 11 de mayo de 1999.

CIRCULAR: BM-203-99 ASUNTO: Inconsistencias entre correo electrónico y revisión técnica FECHA: 20 de setiembre de 1999

En vista de las reiteradas inconsistencias que diariamente se presentan en la información consignada en el correo electrónico y las boletas de causando que gran cantidad de solicitudes de inscripción de vehículos sean devueltas afectuosas por los registradores, lo que produce una serie de inconvenientes a los usuarios que tienen que acudir a las respectivas aduanas para que mediante resolución se incluya en el sistema de correo electrónico la respectiva corrección, y debido a los problemas que se presentan en la mayoría de las aduanas que no incluyen en dicho sistema con el debido tiempo las referidas correcciones, esta Dirección ha dispuesto que en acatamiento de¡ Decreto Ejecutivo No 22636-J-H-MOPT. publicado en la Gaceta el día 10 de setiembre de 1993, el registrador se limitará a verificar la concordancia de los datos de la boleta de revisión técnica con los que constan en el correo electrónico únicamente en cuanto: 1- Nombre de¡ importador o consignatario y número de cédula. 2Marca de¡ vehículo 3- Año modelo del vehículo 4- Número de Serie, Chasis o VIN. 5- Datos relacionados con el pago de impuestos Lo anterior con fundamento en el artículo 5) de dicho Decreto que en lo que interesa dispone: "....En caso de encontrar errores u omisiones en cuanto a marca, modelo, año modelo, serie, estilo y combustible que emplea, el Departamento de Revisión Técnica no podrá efectuar las modificaciones en el documento que al efecto emita, sino que se limitará a anotarías al dorso del documento de nacionalización para que se realicen las correcciones pertinentes. Con ese fin, el Agente Aduanero deberá presentar ante la Aduana respectiva, un Alcance de Corrección de Póliza de Importación, para su homologación por parte del Administrador de la Aduana o su designado. Para ello el Agente Aduanero deberá hacer constar en dicho alcance que ha verificado físicamente que los datos a corregir o adicionar corresponden fielmente, por lo cual será responsable; y ante eventuales falsedades de la información suministrada, queda sujeto a las acciones que procedan de acuerdo con las normas sobre el Contrabando y la Defraudación Fiscal u otros delitos que hubiere cometido. Con base en dicho Alcance, la Aduana internamente procederá mediante Resolución, a corregir lo correspondiente y pondrá en conocimiento de su hecho al ,Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores, por la misma vía de¡ Correo Electrónico. El Alcance homologado por la Aduana, lo presentará el agente aduanero, junto con los demás documentos al Departamento de Revisión Técnica de¡ Ministerio de Obras Públicas y Transportes, para que emita el documento respectivo. lo resaltado es propio) Así las cosas, queda claro que es responsabilidad del Departamento de Revisión Técnica, advertir sobre los

errores en las características de los vehículos a efecto de que sean corregidos por la respectiva aduana y que en principio no debe emitir la respectiva "Boleta de Revisión Técnica ", hasta tanto la Aduana no haya realizado, las correcciones Es criterio de esta Dirección que el Registro está obligado a cumplir con el Principio de Celeridad en la inscripción de los actos que le son sometidos, con fundamento en el artículo 1° de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público que establece en su párrafo segundo: " ... Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral. Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan esos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto. " Por lo anterior, a efecto de proceder con la inscripción de los vehículos en los que haya inconsistencias entre los datos consignados en el documento electrónico y la boleta de revisión técnica, el registrador una vez que verifique que los datos anteriormente señalados están correctos , procederá a incluir en la base de datos el resto de características del vehículo que constan en la boleta de revisión técnica.

CIRCULAR: BM-247-99 ASUNTO: Enteros bancarios FECHA: 5 de noviembre de 1999

Se hace de¡ conocimiento de los funcionarios, que personas desconocidas están utilizando en la presentación de documentos en el Registro Nacional, enteros bancarios falsificados haciendo constar el pago de los derechos e impuestos que por ley corresponden. ( Se adjunta muestra de un entero presentado en esas condiciones en el Diario del Registro Público de la Propiedad Inmueble ) Con el fin de ejercer un mayor control en la verificación de los enteros en el sistema computarizado y así evitar la comisión de este tipo de ¡lícitos, a partir de esta fecha deberá observarse el siguiente procedimiento. 1- Tratándose de inscripciones de vehículos y cambios de placas en los que deba emitirse una placa temporal, la verificación y -marca". del entero en el sistema será realizado por los funcionados del Diario que atienden las ventanillas de recepción de documentos. De constar el pago de los derechos correctamente, el funcionario admitirá el documento y extenderá la placa temporal. De no aparecer la información de dicho entero en el sistema de cómputo, el funcionario no deberá recibir el documento al interesado pues no se ha cumplido con el requisito de admisibilidad establecido en el artículo 12 del Reglamento de este Registro, referente a la cancelación de derechos e impuestos de ley. 2- Cuando los registradores procedan a verificar los enteros de los documentos que se encuentran en proceso de calificación, "marcaran" los enteros que aparezcan en el sistema de cómputo. De no aparecer la información correspondiente, deberán dar un tiempo prudencia] máximo de 2 días para consultar de nuevo a efecto de que se actualice la información en el sistema de cómputo. De no constar la información después de transcurrido dicho plazo, el registrador pondrá la situación en conocimiento de la Comisión de Usuarios integrada por el Lic. Marvin Madrigal Bermúdez y Lic. Walter Salazar Cháves quienes comprobarán en la Agencia de¡ Banco de Costa Rica ubicada en las instalaciones de¡ Registro Nacional si la información se encuentra actualizada. De estar actualizada dicha información, el Registrador procederá a cancelar al Diario la presentación de los documentos que se encuentren en la situación ya explicada 3- Por otra parte, a partir de la fecha de esta circular, esta Dirección no autorizará bajo ninguna circunstancia el intercambio de enteros entre documentos cuando los mismos hayan sido adjuntados a los documentos en forma errónea por los interesados. Por ser esta una situación extraregistral, la solución al problema le corresponde a los usuarios que cometieron el error y no a esta Institución.

CIRCULAR: BM-287-99 ASUNTO: Procedimiento para realizar cambios de placas por errores internos. Cancelación de anotaciones FECHA: 13 de diciembre de 1999 Por este medio les informo que a partir del día de hoy, se toman las siguientes disposiciones procedimentales, a efectos de realizar correcciones Internas por errores en asignación de placas, así como lo referente a cancelación de anotaciones: El registrador que ha cometido el error en la asignación de la placa, debe dirigirse al departamento de anotación, con los documentos que generaron la placa a corregir, y solicitar una anotación de cambio de placas, sobre la placa temporal que será asignada a través de la siguiente forma: TMP-ZZ-(últimos seis dígítos del chasis) Es importante señalar que la anotación se realizará con el mismo tomo y asiento que se generó el error, y con la secuencia posterior, a la ya utilizada. En cuanto a la cancelación de anotaciones, las presentaciones asignadas a los registradores, podrán ser canceladas por ellos mismos, y todas aquellas que no se encuentren asignadas a un registrador determinado podrán ser canceladas por los tres coordinadores del área registral., a través de la aplicación creada al efecto.

CIRCULAR: BM-SN-99 ASUNTO: Envío de usuarios al Departamento de Informática. FECHA: 24 de agosto de 1999 Por este medio les informo que a solicitud de funcionarios de informática, indico que tipo de consultas sobre aduanas deberá remitirse al departamento de informática, las cuales deberán cumplir con los siguientes requisitos: Haber incluido la información con al menos 24 horas de antelación, y no más de 8 días, ya que en el primer supuesto son 24 horas lo que tarda en llegamos la información, y en el segundo después de 8 días se elimina la información a efectos de no saturar el sistema de aduanas. No constar la información en el sistema viejo de aduanas. Contar con el número de archivo que asigna la aduana cuando incluye una póliza de desalmacenaje en el sistema. Es importante indicar que de presentarse una consulta que no cuente con los requisitos antes indicados, deberá acudirse a los señores Álvaro Jiménez o José Manuel Hewitt, ubicados en SIANSA (extensión 226), los cuales evacuaran a cualquier consulta que al respecto pueda surgir.

CIRCULAR: BM-274-99 ASUNTO: Tabla de timbres de abogado vigente a la luz de la declaratoria de inconstitucionalidad del decreto ejecutivo 27624-J-MINAE-MAG-MOPT-MP de 25 de enero de 1999 FECHA: 2 de diciembre de 1999

Para los efectos correspondientes se les transcribe el "Extracto" publicado en La Gaceta del 15 de noviembre de este año, que pone en vigencia nuevamente el Decreto Ejecutivo No. 20307-J del 11 de marzo de 1991, del cual se les adjunta copia en lo pertinente al Timbre del Colegio de Abogados. I. Que fue declarada con lugar la acción de inconstitucionalidad No. 99-1332, presentada por La Unión de Abogados y Abogados de Bancos Estatales en contra del Decreto Ejecutivo No 27624-J-MINAE-MAG-MOPT-MP de 25 de enero de 1999, que modificó el cobro del Arancel de Profesionales en Derecho, y el cobro del Timbre del Colegio, por lo tanto a partir de la publicación del extracto de esa declaratoria, vuelve a regir lo que establece el Decreto Ejecutivo No 20307-J del 11 de marzo de 1991 y sus reformas, con respecto los montos del cobro del expresado timbre. Se les instruye: que a partir de la primera publicación del "extracto" de dicha declaratoria, que aparece en La Gaceta del 15 de noviembre de 1999, se vuelve al cobro del expresado timbre en la forma contenida en el citado Arancel, artículos 102 hasta el 109 ambos inclusive. II. La citada declaratoria de inconstitucionalidad es declarativa y retroactiva a la fecha de vigencia del Decreto anulado (09 de febrero de 1999), lo que significa que cualquier documento, acto o contrato pendíente de inscripción otorgado a partir de esa fecha, deberá readecuarse al cobro del expresado timbre, a fin de cumplir con lo que la Sala Constitucional ordenó. Lo que se ha inscrito no lo afecta dicha declaratoria. Como consecuencia de dicha inconstitucionalidad se deja sin valor ni efecto legal la Circular DRPM-35-99 del 16 de febrero de 1999 emitida por esta Dirección.