PROYECTO DE FACTIBILIDAD Y VIABILIDAD PARA LA INSTALACION DE UNA HERRAMIENTA QUE PERMITA EL CONTROL Y ASIGNACION DE CUPO DE LOS AFIANZADOS EN EL RAMO DE CUMPLIMIENTO

CLAUDIA CECILIA DURAN FLOR EUGENIA CUELLAR GONZALEZ YOHANNA ROCIO SÁNCHEZ JEREZ

UNIVERSIDAD DE LA SABANA INSTITUTO DE POSTGRADOS ESPECIALIZACION EN SEGUROS Y SEGURIDAD SOCIAL BOGOTA D.C. 2009

PROYECTO DE FACTIBILIDAD Y VIABILIDAD PARA LA INSTALACION DE UNA HERRAMIENTA QUE PERMITA EL CONTROL Y ASIGNACION DE CUPO DE LOS AFIANZADOS EN EL RAMO DE CUMPLIMIENTO

CLAUDIA CECILIA DURAN FLOR EUGENIA CUELLAR GONZALEZ YOHANNA ROCIO SÁNCHEZ JEREZ

Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de especialistas en Seguros y Seguridad Social

UNIVERSIDAD DE LA SABANA INSTITUTO DE POSTGRADOS ESPECIALIZACION EN SEGUROS Y SEGURIDAD SOCIAL BOGOTA D.C. 2009

AGRADECIMIENTOS:

Agradecemos a Dios por la esperanza que nos mueve y el amor que nos da felicidad, salud, fuerza y serenidad que nos permitieron la luz para prepararnos y cumplir la misión que nos encomendó. A nuestros padres, por su amor, comprensión y paciencia; por ser ejemplares y ayudarnos a salir adelante para ver nuestros sueños hechos realidad. A aquellos pequeños, NUESTROS HIJOS, que a pesar de haber sacrificado su tiempo entendieron nuestro deseo de ser profesionales y así poder forjarles un mejor futuro; JEIMY, SANTIAGO, LAURA, LESLIE, TATIANA Y PAULA. A nuestros DOCENTES que con su tolerancia y paciencia lograron transmitir y sembrar en cada uno de nosotros los conocimientos que hoy nos permiten alcanzar una etapa más de nuestras vidas. A la Doctora Myriam Stella Martínez por su asesoría y dirección en la finalización de este trabajo.

DEDICATORIA.

Dedicado a mi esposo, mis hijas, mi familia, sin su apoyo comprensión y solidaridad esta meta no se hubiese cumplido, ellos han sido la razón y el motivo que me dieron el valor suficiente para demostrarme que si se puede y que con amor y perseverancia todo se logra. 1 A mi esposo e hijas, por su amor, sacrificio, apoyo incondicional y por su lealtad y serenidad que me alientan a la vida, pero sobre todo por su adorable compañía en mi afán por alcanzar mi sueño. A mis hermanos, por sus ánimos. A mis amigos, por su sueños. Para todas las personas que me acompañaron en todos y cada uno de los momentos de mi vida, especialmente a aquellas que me apoyaron cuando más lo necesité 2. A mis padres, Elvira Jerez y Ernesto Sánchez por estar siempre a mi lado, por su constante apoyo incondicional y sus buenos consejos. A mi hija por ser el motor que me impulsa a crecer como madre, como ser humano y como profesional. A Oscar Luis Sánchez, por su ayuda y apoyo en muchos de los procesos que aquí tuvieron lugar. 3

1 Claudia Cecilia Durán 2 Flor Eugenia Cuellar 3 Yohanna Sánchez Jerez

NOTA DE ACEPTACION

____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ Presidente del Jurado

____________________________________________ Jurado ____________________________________________ Jurado

Bogotá, D.C., 7 de Marzo de 2009

TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO............................................................................................................12 RESUMEN .............................................................................................................17 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................18 1

PROBLEMÁTICA...........................................................................................20 1.1 1.2 1.3 1.4

2

OBJETIVOS ...................................................................................................25 2.1 2.2

3

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .....................................................................20 ELEMENTOS DEL PROBLEMA .......................................................................21 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................22 JUSTIFICACIÓN ...........................................................................................23 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................25 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................25

MARCOS DE REFERENCIA..........................................................................26 3.1 MARCO TEÓRICO .......................................................................................26 3.1.1 Antecedentes .......................................................................................26 3.1.2 El seguro de Cumplimiento en Latinoamérica......................................27 3.2 MARCO LEGAL.......................................................................................28 3.2.1 Normatividad ........................................................................................28 3.3 MARCO CONCEPTUAL ..........................................................................31 3.3.1 Información jurídica del afianzado .......................................................31 3.3.2 Solvencia Moral....................................................................................32 3.3.3 Análisis del Contrato ............................................................................32 3.3.4 Contragarantía .....................................................................................33 3.3.5 Clases de Contragarantías ..................................................................33 3.3.6 nformación Financiera..........................................................................33 3.3.7 Capacidad Financiera ..........................................................................33 3.3.8 Análisis financiero ................................................................................33 3.3.9 Módulo de Cupo , cúmulos y contragarantías ( Gerencia de Cumplimiento – Manual ) ................................................................................38

4

METODOS Y TECNICAS DE LA INVESTIGACION ......................................40 4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN..............................................................................40 4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ..............................................................................40 4.3 CANALES ...................................................................................................40 4.3.1 Número de intermediarios de cada canal.............................................40 4.3.2 Primas emitidas....................................................................................41 4.3.3 Número de pólizas por intermediario y sucursal – corredores .............42

4.3.4 Producción por Sucursal –Intermediario –Corredores .........................45 4.3.5 Cantidad de Clientes por Canal –Corredores ......................................46 4.3.6 Cantidad de pólizas en BSD ................................................................50 4.3.7 Intermediarios con Mayor Producción en BSD ....................................51 4.3.8 Intermediarios con mayor número de clientes en BSD ........................51 4.3.9 Producción San Diego .........................................................................52 4.4 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. ................................................................53 4.4.1 Fuentes ................................................................................................53 4.4.2 Aplicación de Instrumentos de Medición..............................................53 4.5 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN .............................57 4.5.1 Análisis Encuestas ...............................................................................57 Análisis documentos referidos de Entrevistas ................................................69 4.5.2 Análisis procedimiento establecido para Asignación de cupo..............70 4.5.3 Análisis Tipos de Afianzados: ..............................................................72 5

RESULTADOS Y /O ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA .....74 5.1 RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS ...............................................................74 5.2 ENCUESTA FUNCIONARIOS ..........................................................................81 5.3 PRESUPUESTO .....................................................................................86 5.3.1 Etapas del proyecto .............................................................................86 5.3.2 Plazo ....................................................................................................86 5.3.3 Requerimientos....................................................................................86 5.3.4 Formas de pago ...................................................................................87 5.3.5 Detalle de Costos.................................................................................87

6

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................88 6.1

AMENAZAS Y OPORTUNIDADES..........................................................88

7

BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................91

8

ANEXOS.........................................................................................................92

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Tabla 2. Tabla 3. Tabla 4. Tabla 5. Tabla 6. Tabla 7. Tabla 8. Tabla 9. Tabla 10. Tabla 11. Tabla 12. Tabla 13. Tabla 14. Tabla 15. Tabla 16. Tabla 17. Tabla 18. Tabla 19. Tabla 20. Tabla 21. Tabla 22. Tabla 23. Tabla 24. Tabla 25. Tabla 26. Tabla 27. Tabla 28. Tabla 29. Tabla 30. Tabla 31. Tabla 32. Tabla 33. Tabla 34. Tabla 35. Tabla 36. Tabla 37.

Normatividad Cantidad de pólizas por canal Número de intermediarios por canal Producción por canal Resumen por canal producción y número de pólizas Número de pólizas por Sucursal-Intermediario SBC Número de pólizas por Sucursal-Intermediario MEC Número de pólizas por Sucursal-Intermediario CAC Número de pólizas por Sucursal-Intermediario BQC Producción por Intermediario – Sucursal SBC Producción por Intermediario – Sucursal MEC Producción por Intermediario – Sucursal CAC Producción por Intermediario – Sucursal BQC Número de Clientes por Intermediario – Sucursal SBC Número de Clientes por Intermediario – Sucursal CAC Número de Clientes por Intermediario – Sucursal MEC Número de Clientes por Intermediario – Sucursal BQC Número de pólizas Sucursales Canal Agentes Número de pólizas Bogotá San Diego – Intermediarios Número de Clientes por Intermediario – Sucursal BSD Producción BSD Análisis Flujograma Asignación de Cupo - Actual Resultado Por Canal – Encuesta Intermediarios Compañías de preferencia para apertura de cupo de Afianzamiento Motivos de Preferencia Documentación requerida adecuada Cupo de afianzamiento eficiente Estándar de atención Otras Aseguradoras donde se solicita garantías de cumplimiento Debilidades de las demás Compañías Aseguradoras Estándar de tiempo preferido Documentación requerida por Colpatria adecuada? Cupo de afianzamiento suficiente - Colpatria Inconvenientes con Colpatria Quién elige la Aseguradora Estándar de tiempo preferido Que esperan los intermediarios de Colpatria

Pág. 17 29 30 30 30 31 32 33 33 34 34 35 35 36 37 37 38 39 40 41 41 60-61 63 63 64 64 65 65 66 66 67 67 68 68 69 69 69

Tabla 38. Tabla 39. Tabla 40. Tabla 41. Tabla 42. Tabla 43. Tabla 44. Tabla 45. Tabla 46. Tabla 47. Tabla 48. Tabla 49. Tabla 50.

Resultado Por Canal – Encuesta Funcionarios Facilidad de la herramienta actual Documentación adecuada Cupo de Afianzamiento suficiente Cupo de Afianzamiento suficiente Debilidades del proceso actual –Asignación cupo Facilidad de consulta de cupo Facilidad de reporte de cupos de afianzamiento Estándar sugerido Inconvenientes asignación cupo Permisibilidad de consulta contragarantía en SISE Permisibilidad de consulta contragarantía en SISE Recomendaciones para Asignación de cupo

70 70 71 71 72 72 72 73 73 74 74 75 78-79

LISTA DE GRÁFICOS Pág. Gráfico 1. Gráfico 2. Gráfico 3 Gráfico 4 Gráfico 5 Gráfico 6 Gráfico 7

Gráfico 8 Gráfico 9 Gráfico 10 Gráfico 11 Gráfico 12 Gráfico 13

Gráfico 14 Gráfico 15

Planteamiento del Problema – razón causa vs efecto Cuál es la compañía aseguradora de su preferencia, al momento de solicitar el cupo de afianzamiento y expedición de garantía ? La documentación requerida por esta aseguradora, es adecuada para la asignación de cupo de afianzamiento de un cliente? El cupo de afianzamiento que le brinda esta aseguradora, es suficiente a las capacidades financieras y económicas de sus clientes? Cuál es el estándar de atención que le brinda esta Compañía, al solicitar el cupo de afianzamiento de un cliente y la expedición de garantía, para un negocio normal ? En orden de preferencia con cual otra aseguradora ha solicitado la asignación de cupo de afianzamiento y la expedición de garantía ? Desde que entrega su solicitud a COLPATRIA , cuál debe ser el tiempo máximo que debe emplear la entidad para asignar un cupo de afianzamiento y expedir una garantía , para un negocio normal ? La documentación requerida por COLPATRIA, es adecuada para la asignación de cupo de afianzamiento de un cliente? El cupo de afianzamiento que le brinda COLPATRIA es suficiente a las capacidades financieras y económicas a sus clientes? Quien toma la decisión de elegir una u otra compañía aseguradora? En orden de importancia que lo motiva mas para sugerir a su cliente una u otra Compañía Aseguradora ? Que esperaría usted de COLPATRIA, para ser la compañía de su preferencia? Actualmente el software que se utiliza para el análisis de estados financieros es una herramienta fácil de diligenciar que cumple con toda la información que debe conocerse de un cliente? Los documentos solicitados por la compañía al asesor, intermediario y/o cliente, son adecuados para la asignación de cupos de afianzamiento? El cupo de afianzamiento que otorga la compañía es suficiente a las capacidades financieras y económicas de los clientes,

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Gráfico 16 Gráfico 17 Gráfico 18 Gráfico 19 Gráfico 20

Gráfico 21 Gráfico 22 Gráfico 23

Como considera el estándar de atención de cupo de Afianzamiento por parte de la Gerencia de Línea ? Que debilidades le encuentra al proceso actual de asignación de cupos de afianzamiento? Una vez asignado el cupo de afianzamiento por parte de la Gerencia de Línea en el sistema SISE, es fácil consultar el cupo de afianzamiento de un cliente? El sistema permite de forma ágil y oportuna generar un reporte para conocer el cupo de afianzamiento y cúmulo actual por afianzado? Desde que usted envía la documentación exigida para aprobación de cupos de afianzamiento, cuál debe ser el tiempo máximo de respuesta que debe emplear la Gerencia de Línea para el cargue del mismo. Que inconvenientes ha tenido en la asignación de cupos de afianzamiento? El sistema le permite verificar si un afianzado cuenta con contragarantía recibida y aprobada? Si existiera una alternativa diferente para la asignación de cupo de afianzamiento, que esperaría de ella?

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GLOSARIO

AFIANZADO: Tomador del seguro de Cumplimiento; persona natural o jurídica que mediante un contrato se obliga a realizar o dar una cosa; a quien la Compañía aseguradora respalda mediante el seguro otorgado. BENEFICIARIO: Es la persona física designada por el asegurado para recibir los beneficios derivados de la póliza de seguros en caso de que se presente la pérdida o daño. Puede ser en determinado momento el mismo contratante de la póliza, como es el caso de los seguros de daños. CAUCION JUDICIAL: Es una garantía ordenada por la ley y mediante la cual las entidades que administran justicia , en el curso de un proceso o diligencia judicial, aseguran que se cumpla lo ordenado por el juez con fundamento en los códigos de procedimiento civil, penal, laboral, etc. CAPACIDAD DEL CONTRATO: Este término es muy común en el negocio de reaseguro y significa la cantidad máxima de responsabilidad que tiene una aseguradora o reaseguradora con respecto a las indemnizaciones que deben cubrir y que a partir de dicha cantidad empieza a operar un contrato de reaseguro. COBERTURA: Es el alcance del riesgo que se desea asegurar. CONSORCIO: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. CONTRAGARANTIA: Garantía que ofrece el afianzado a la Compañía de seguros como respaldo al acompañamiento que hace ésta en la celebración de contratos mediante las pólizas de seguro. Es el respaldo que le permite a una aseguradora resarcirse patrimonialmente en el evento de verse obligada a pagar la indemnización por la ocurrencia de un siniestro. Mediante la contragarantía el tomador de la póliza se obliga con la aseguradora a reembolsar las sumas de dinero que ésta llegue a pagar por concepto de la atención de un siniestro. Pueden ser: personales (pagaré en blanco o una contragarantía de casa matriz) o reales (hipoteca, fiducia inmobiliaria, endoso de CDT).

CONTRATO DE REASEGURO: Es el acuerdo entre el Asegurador y el Reasegurador en dónde se estipulan los términos y las condiciones en virtud de los cuales una de las partes acepta en reaseguro las cantidades cedidas por la aseguradora para que en caso de siniestro se paguen los beneficios a la aseguradora. CONTRATO DE SEGUROS: Es el contrato mediante el cual una parte se obliga al pago de una prima para poder tener derecho a recibir las indemnizaciones a consecuencia de una pérdida o daño amparada en el mismo. La otra parte se obliga a cubrir dichas indemnizaciones de acuerdo con el clausulado de dicho contrato en dónde generalmente se establecen las condiciones en que deben ocurrir los siniestros, se definen las exclusiones, las limitaciones y las condiciones de pago, temporalidad del compromiso y definiciones de los aspectos relacionados con el seguro. CUMULO: Suma comprometida por el afianzado mediante las pólizas otorgadas por la Compañía de Seguros. CUPO DE AFIANZAMIENTO: Monto hasta por el cual la Compañía de seguros está en disposición de acompañar al Afianzado. EMPRESAS UNIPERSONALES: Conforme a la definición legal, mediante la empresa unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO : Compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Es también sinónimo de un seguro (estar garantizado es igual que estar asegurado) o de estar asegurado (la garantía de la póliza es igual que el capital asegurado por ella). GERENCIA DE RIESGOS: Conjunto de medidas destinadas a proteger los elementos y recursos de una empresa contra los daños y pérdidas derivados de un posible siniestro. INTERES ASEGURABLE: Se refiere a la relación económica que tenga el asegurado con los bienes o personas que se están amparando en la póliza. No se trata del interés que tenga el valor de los bienes. Así, en el seguro de vida la mayoría de las compañías piden que la persona cubierta tenga un parentesco, relación comercial o de negocios con el beneficiario o el que paga las primas. En

el caso del seguro de daños se refiere a la pérdida económica que le representaría al asegurado el daño o pérdida del bien amparado. Ahora bien, el interés asegurable en esta clase de seguros lo constituye el patrimonio mismo del contratante el cual se ve amenazado frente al posible incumplimiento del contrato en que eventualmente incurra el contratista afianzado. Lo cual implica que una vez rescindido el contrato que le dio origen al seguro, desaparece el interés y el riesgo asegurado. En efecto, en el seguro de cumplimiento el riesgo está constituido por la eventualidad del incumplimiento del contratista afianzado; su conducta, en cuanto éste puede cumplir o no, es el hecho futuro e incierto del cual depende la obligación del asegurador de indemnizar al contratante el perjuicio que dicho incumplimiento le causa. Como tal implica la ejecución o abstención, según la prestación objeto del contrato. INTERMEDIARIO DE SEGUROS: El artículo 1347 del Código de Comercio define a los corredores de seguros como “(...) las empresas constituidas o que se constituyan como sociedades comerciales, colectivas o de responsabilidad limitada (hoy sociedades anónimas), cuyo objeto social sea exclusivamente ofrecer seguros, promover su celebración y obtener su renovación a título de intermediarios entre el asegurado y el asegurador”. En otras palabras, es la persona natural o jurídica que promueve la celebración de contratos de seguro. Existen cuatro clases de intermediarios: - Dependiente (Persona natural con contrato laboral que representa una sola aseguradora)- Independiente (Persona natural que representa una o varias aseguradoras) - Agencia de Seguros (Persona jurídica que representa una o varias aseguradoras) Corredores de Seguros (Persona jurídica especializada independiente de las aseguradoras). LIMITE DE RESPONSABILIDAD DE LA ASEGURADORA: Es la cantidad máxima que pagará en caso de presentarse un siniestro. MARGEN DE SOLVENCIA: Conjunto de recursos constituidos por patrimonio propio no comprometido, coincidente en cierta medida con el patrimonio neto contable que, como mínimo deben tener las entidades aseguradoras para garantizar los compromisos adquiridos con sus asegurados. Se trata de patrimonio libre, no sujeto a obligación alguna, cuya cuantía mínima viene legalmente establecida. PERSONA NATURAL “Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición”. (art. 74 C. Civil)

En materia comercial, el empresario como persona natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, las personas que ejecutan ocasionalmente operaciones mercantiles no se consideran comerciantes pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones. PERSONA JURIDICA: Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”. POLIZA: Es el instrumento o documento probatorio por excelencia del contrato de seguro. Es aconsejable, leer todas las cláusulas contenidas en el mismo para tener una información completa de sus términos y condiciones. En él se reflejan las normas que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual convenida entre el asegurador y el asegurado. RAMO: Se entiende por ramo a la modalidad o conjunto de modalidades de seguros relativas a riesgos de características o naturaleza semejantes (ramo vida, ramo automóviles, etc.). Debe tenerse en cuenta que para operar en un determinado ramo la entidad aseguradora debe estar previamente autorizada por la Superintendencia Financiera. REASEGURO: Es el método mediante el cual las compañías de seguros distribuyen sus riesgos entre otras compañías de seguros o de reaseguro para disminuir su responsabilidad frente a un asegurado y disminuir al máximo su pérdida probable. Es también la cantidad y/o proporción que asume la reaseguradora frente a un riesgo. RESULTADOS TECNICOS: Son los resultados que se registran exclusivamente en un ejercicio de la aseguradora derivados de las primas cobradas, los gastos realizados, los siniestros pagados sin considerar por ejemplo los resultados de sus inversiones, reservas, etc. SEGURO DE CUMPLIMIENTO: Contrato por el cual una aseguradora, a cambio de un precio (prima), garantiza el cumplimiento por parte del tomador (afianzado) de una obligación contenida en un contrato, una disposición legal o una orden judicial y se obliga a pagar al acreedor de la misma (asegurado) hasta por una suma determinada (valor asegurado) los perjuicios que le haya ocasionado dicho incumplimiento. El objetivo de una póliza de cumplimiento es asegurar, garantizar o afianzar el cumplimiento de obligaciones contenidas en un contrato, la ley, o una orden judicial.

SUMA ASEGURADA: Es el valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la Compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma. TOMADOR: Es la persona que contrata el seguro con el Asegurador. Generalmente en los seguros individuales el tomador contrata el seguro por cuenta propia, uniéndose así en una persona dos figuras (Tomador o Contratante y Asegurado). Por el contrario el seguro es por cuenta ajena cuando el tomador es distinto del Asegurado; esta situación es típica en los seguros colectivos. Es la persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos a una aseguradora. UNION DE SOCIEDADES: Con este término se hace referencia al conjunto de mecanismos utilizados para, con distintos grados de intensidad, unir la actividad de varias empresas societarias. UNION TEMPORAL: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. UNILATERAL: Acto jurídico que solo impone obligaciones a una sola de las partes. VALIDEZ: Cualidad de un acto o contrato jurídico para que produzca todos los efectos que se deriven de su propia naturaleza y de la voluntad constitutiva.

RESUMEN

La Compañía, por el otorgamiento de pólizas de seguro de cumplimiento se expone financieramente dado que se convierte en el codeudor del afianzado. Por ésta razón, es importante el conocimiento integral del cliente y mantener la información actualizada y siempre disponible Este trabajo pretende proponer una herramienta tecnológica que permita a la Compañía mantener dicha información y agilizar el trámite de estudio de los clientes

INTRODUCCIÓN

Para Seguros Colpatria S.A. el nicho de mercado en el ramo de Cumplimiento está enfocado en la infraestructura, por ser el motor de crecimiento económico de un país. Actualmente el 90% de las pólizas suscritas están comprendidas por negocios de obras civiles que han permitido el crecimiento del ramo y a contribuir con la visión de nuestro pais: “Visión Colombia 2019” que busca fomentar, el diseño e implementación de metas, planes y proyectos sectoriales viables que permitan mejorar las condiciones de vida y a disminuir los niveles de pobreza. Es así como hemos visto en los dos últimos años una importante generación de obras de infraestructura que ha generado un crecimiento en las utilidades de las aseguradoras y el desarrollo de la competencia, que para el caso del ramo, está básicamente dada en el servicio reflejado en calidad y oportunidad, y desencadenan una oportunidad mayor en la colocación de los negocios de cumplimiento que se deriven de los contratos que por éstas obras se sigan originando y permitan materializar los procesos de contratación. El presente trabajo ” PROYECTO DE FACTIBILIDAD Y VIABILIDAD PARA LA INSTALACION DE UNA HERRAMIENTA QUE PERMITA EL CONTROL Y ASIGNACION DE CUPO DE LOS AFIANZADOS EN EL RAMO DE CUMPLIMIENTO” tiene como propósito efectuar el planteamiento para lograr la factibilidad de instalación de una herramienta que facilite la asignación del cupo operativo o cupo de afianzamiento y control de cúmulos para los afianzados en el ramo de cumplimiento. De acuerdo a las exigencias actuales del Ramo de Cumplimiento en cuanto a la identificación. Administración, medición, control y monitoreo del riesgo se hace necesario e indispensable automatizar todos aquellos procesos y/o procedimientos que se llevan de forma manual y que nos permitan de forma inmediata clasificar al Afianzado, analizar su situación crediticia, efectuar una calificación por tipo de cliente, un conocimiento de cliente basados en el comportamiento histórico del mismo al interior de la compañía, con entidades aseguradoras y/o bancarias, Así mismo que nos permita la asignación de una contragarantía acorde al tipo de negocio que se requiera afianzar.

Es por esto que, como aporte a la compañía, damos entrega de una herramienta que nos permitirá establecer mecanismos de control y conocimiento de nuestros actuales y posibles clientes, generando un valor agregado que es el que la competencia nos exige: agilidad en los procesos iníciales para conquistar al cliente, alcanzar el reconocimiento de las principales entidades estatales, así como de los más importantes contratistas del país, lo que nos permite colocarnos a la vanguardia de lo que demanda el mercado asegurador.

PROYECTO DE FACTIBILIDAD Y VIABILIDAD PARA LA INSTALACION DE UNA HERRAMIENTA QUE PERMITA EL CONTROL Y ASIGNACION DE CUPO DE LOS AFIANZADOS EN EL RAMO DE CUMPLIMIENTO

1 1.1

PROBLEMÁTICA Descripción del Problema

Actualmente no existe una herramienta automática que permita cargar la información financiera del afianzado, para realizar el análisis y la asignación de cupo operativo o cupo de afianzamiento. Actualmente este procedimiento se efectúa de forma manual. Este problema afecta en general a la Compañía, a la Gerencia del Ramo, a los Directores y Profesionales de cuenta al incurrir en la falta de conocimiento de los clientes que desea Afianzar, al no llevar una base de datos mínima de años inmediatamente anteriores que contenga elementos suficientes para evaluar y medir la capacidad y la trayectoria tanto de propietarios como de los gerentes de la empresa al interior de la compañía, del mercado asegurador y financiero que se hace necesaria para hacer una debida selección, análisis y suscripción adecuada de los riesgos. Este factor es fundamental y con frecuencia uno de los más importantes que cualquier garantía que la empresa afianzada pueda llegar a ofrecer. Podría incurrir por falta de un verdadero análisis e identificación del afianzado; que no tenga activos o colaterales para el pago de sus obligaciones al momento de incurrir en un siniestro, conllevando a la compañía a un Riesgo de crédito.-“Es la posibilidad de pérdida debido al incumplimiento del prestatario o la contraparte en operaciones directas, indirectas o de derivados que con lleva el no pago, el pago parcial o la falta de oportunidad en el pago de las obligaciones pactadas.” La asignación de Cupo operativo o cupo de afianzamiento cuenta con un recurso único y exclusivo dedicado a la asignación del mismo y que al solicitarse entra en una lista de espera hasta su atención, lo que ocasiona demoras en la suscripción y a la perdida del mismo frente a la competencia; así mismo cuando este recurso no se encuentra disponible el proceso colapsa haciéndose a un más demorado y con lleva finalmente y como ya se dijo a la perdida de negocios.

Para esta asignación es necesario contar con la información Financiera de los dos (2) últimos años anteriores, para realizar el cargue de los indicadores financieros que, de no tenerlos, no es posible la asignación del mismo para el caso de clientes nuevos, pero para los clientes que llevan una trayectoria en la compañía en ocasiones debe volverse a suministrar por perdida de documentos o simplemente por no contar con un historial de cliente. 1.2

Elementos del Problema

El problema de estudio esta relacionado directamente por las siguientes situaciones, tal como se muestra en el árbol de problemas que detallaremos más adelante y que es considerada una de las causas primarias en el tema de estudio y es la existencia de varios códigos asignados a un mismo afianzado, lo que dificulta la asignación, el control de cupos operativos, el control de cúmulos y contragarantías. Actualmente el proceso inicia con la creación de los clientes en una base de datos en una tabla de maestro de asegurados que asigna un código o identificación del asegurado que permite atar al cliente al cupo operativo o cupo de afianzamiento. No existe una herramienta que permita cargar la información financiera del cliente, ni mantener disponible el comportamiento financiero del mismo y su trayectoria. Falta de concientización por parte de las personas que efectúan la expedición de las pólizas y la importancia de cargar correctamente la información del cliente. No existe unificación de sistema en el proceso de expedición ( sise tradicional-1 conexión2 ) no se ha hecho un desarrollo al sistema de forma que permita trabajar bajo un mismo ambiente controlado, actualmente se trabaja bajo el sistema pero bajo dos modalidades diferentes uno permite control y el otro no. Con base en lo anterior, se vislumbra un problema de uniformidad e integración de información tanto para conocer la situación financiera de los afianzados, como para la asignación de cupo y control de cúmulos, esto por la ausencia de una

1 Sise Tradicional: Sistema Integral para la Administración de Compañías de Seguros

2 Conexión: Herramienta desarrollada por Colpatria, que permite la expedición de los ramos de Automóviles, Hogar, Zona Común, Responsabilidad Correlativa, Caución Judicial en las oficinas de los intermediarios o cualquier punto remoto de expedición.

herramienta que permita mantener disponible y actualizada la información del cliente y/o afianzados. 1.3

Planteamiento y Formulación del Problema

¿En qué consiste realmente el problema? Exposición financiera de la compañía por una inadecuada suscripción en el ramo de Cumplimiento, ya que no existe una herramienta automática que permita cargar la información financiera del afianzado, la asignación de cupo operativo o cupo de afianzamiento, mantener el cúmulo real actualizado y conocer su idoneidad en la actividad del contrato que requiere ejecutar. Para mayor ilustración y con el fin de identificar claramente las causas y sus consecuencias, a continuación presentamos la siguiente gráfica: No ser idóneos

Incumplimiento de los requisitos mínimos de suscripción

Afianzar clientes que no cuentan con capacidad financiera y técnica

Los cupos asignados no corresponden a la situación fianciera de los clientes

No asignación de cupos automáticos

Exposición financiera d e la Compañía

Ausencia de una herramienta que permita mantener disponible la información del cliente

Falta de agilidad, oportunidad en la atención a los clientes

Riesgos Descubiertos Falta de concientización de la importancia de cargar correctamente la información de los clientes.

No existe unificación en el proceso de expedición ( Sise tradicional - Conexión Colpatria

Figura 1. Planteamiento del problema

No integridad de la información con las principales centrales de riesgo (lavado de activos, situación financiera.

1.4

Justificación

Actualmente no existe una herramienta integral que permita o facilite el análisis de los estados financieros, la actualización del cupo operativo o cupo de afianzamiento y el control de cúmulos, para los afianzados en el ramo de cumplimiento. Teniendo en cuenta lo anterior las consecuencias que se pueden conllevar, son las siguientes: Demora en suscripción No asignación de cupos automáticos Pérdida de negocios Falta de producción Falta de control Posibles descubiertos, por falta de control Afianzar clientes que no tengan la idoneidad para el contrato que va a ejecutar Los cupos asignados no correspondan a la situación financiera del cliente Afianzar clientes que no cuentan con capacidad financiera Exposición financiera de la Compañía Por ende la implementación y desarrollo de la herramienta planteada en el presente proyecto es muy importante, para la Compañía, para los intermediarios, las sucursales y en especial el cliente. Es importante para la Compañía por la pérdida de negocios, para los intermediarios por la pérdida de sus clientes y para el cliente por la pérdida de sus negocios y/o contratos. Anteriormente no existían controles y actualmente se lleva un control manual. Todo lo anterior se origina por la falta de automatización del análisis de los estados financieros para la asignación del cupo de afianzamiento. Ausencia de una herramienta que permita mantener disponible la información del cliente. Falta de concientización de la importancia de cargar correctamente la información del cliente. No existe unificación en el proceso de expedición ( sise tradicional- conexión).

Adicionalmente a continuación detallamos algunos de los aspectos más importantes que pueden llegar a contribuir a la solución, o los motivos por los cuales nos llevaron a pensar en la implementación de la citada herramienta: Existen clientes creados con diferentes códigos y nombre ( unificar). La asignación de cupo esta centralizado única y exclusivamente en la Gerencia de Línea y bajo la responsabilidad de una sola persona La calificación del cliente se efectúa manualmente, por ende la asignación del cupo No existe buena administración para la reasignación de cupos, teniendo en cuenta que el sistema no libera las pólizas ya vencidas. El Seguro de cumplimiento, es un ramo estratégico para la Compañía y está próximo a ser certificado por ICONTEC e IQNET, por ende debemos atacar todas aquellas posibles inconsistencias y mejorar los procedimientos y procesos. Adicionalmente con los nuevos retos establecidos por la ley 1150, se deben optimizar los procesos para dedicarnos a lo que verdaderamente exige este nuevo reto: competencia y convertir este ramo en una fortaleza que nos distinga entre los mejores del mercado. Uno de los motores fundamentales de la dinámica económica del país, es la Ejecución de Contratos ya sean del orden privado o estatal, de manera que resulta necesario que en materia de seguros de Cumplimiento, se brinde una asesoría específica y directa para aquellos clientes que permanentemente y dentro de su actividad económica deben celebrar contratos El Seguro de Cumplimiento reviste gran importancia en la medida que es el elemento que permite que se materialicen todos los procesos de contratación, ya que con él las entidades contratantes se precaven de los perjuicios que pudieren llegarle a causar los contratistas por incumplimiento de las obligaciones aseguradas.

2

OBJETIVOS

2.1

Objetivo General

Implementar un estudio de factibilidad que permita desarrollar en el sistema actual, una herramienta que establezca los criterios de evaluación unificados, aplicable a las diferentes actividades (afianzados), que sirva para identificar, medir, controlar / mitigar, calificar y monitorear la situación financiera de cada afianzado y lograr establecer el cupo operativo o cupo de afianzamiento acorde con la realidad que presenta. 2.2

Objetivos Específicos • Conocer la situación real del cliente que se requiere Afianzar, conociendo su comportamiento y trayectoria en el mercado asegurador y en el mercado financiero, basados en el “cruce de información” con las compañías aseguradoras, entidades financieras y entes de control. • Clasificar por perfiles a cada uno de los afianzados por su objeto social, comportamiento y capacidad financiera de manera que permita exigir una contragarantía acorde con el mismo. • Diseñar una matriz de evaluación que contemple todas las variables financieras exigidas para la asignación de cupo operativo o cupo de afianzamiento. •

Determinar los criterios de evaluación, incluyendo la información mínima de suscripción exigida para cada caso, incluyendo las consultas exigidas para catalogar al cliente como objetivo o no (Lista clinton, Datacrédito, etc.)

•

Evaluar el grado de importancia de cada variable financiera, para lograr establecer el peso que debe tener cada una de ellas.

•

Definir la escala de calificación vs. el cupo operativo o cupo de afianzamiento asignado.

3 3.1

MARCOS DE REFERENCIA Marco Teórico

3.1.1 Antecedentes

El afianzamiento o garantía viene utilizándose desde tiempos inmemorables. En el Antiguo Testamento aparecen claras referencias de la fianza y así mismo existen indicios de garantías en Egipto y de su empleo por parte de los romanos y los fenicios. En las novelas de Justiniano, ya se hablaba del beneficio de excusión y del beneficio de división. Pero, el primer esfuerzo organizado para aplicar los principios del seguro a las fianzas, fue hecho en Londres en 1720 cuando se constituyó la primera Compañía de Seguros de Garantía. Sin embargo, solo a partir de 1840 fue cuando comenzaron a operar compañías suscribiendo Seguros de Fidelidad. No existe una denominación uniforme ni precisa acerca del Seguro de Cumplimiento, pues en algunos países se conoce como Cauciones, en otros, como Seguro de Garantía, Seguros de Crédito o Avales, Afianzamiento. En Colombia aparece en el año de 1938 con el nombre de Seguro de Manejo y Cumplimiento. En 1983 con el Decreto 222, el estatuto de la contratación oficial, en su Artículo 70 se le da la denominación de GARANTIA, así: "Las garantías podían consistir en fianzas de bancos o de compañías de seguros... ". Hoy, de acuerdo con la Ley 1150 de 2007, que modificó el Estatuto General de la Contratación de la Administración Publica, Ley 80 de 1993, el contratista debe presentar Garantía Única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, garantías bancarias ó cualquier mecanismo de cobertura del riesgo. Nótese, entonces, que la denominación primaria y la que comúnmente se utiliza de Seguro de Cumplimiento está cambiando por la de "Garantía".

Con el nombre de "Manejo y Cumplimiento" con que se bautizó este seguro no estamos de acuerdo, por lo que en primer lugar, parece dar a entender que se tratara de un solo amparo cuando en realidad son dos coberturas diferentes, ya que una cosa es afianzar la fidelidad de un empleado, y otra bien distinta el cumplimiento de obligaciones que emanan de leyes o contratos. Por otro lado, " Cumplimiento" es un término bastante extenso y por lo tanto un seguro que lleve tal calificativo, no nos está indicando con precisión sobre la protección de que se trata. 3.1.2 El seguro de Cumplimiento en Latinoamérica

El mercado latinoamericano de fianzas, incluye las afianzadoras reguladas (México y Guatemala) y las compañías de seguros que expiden fianzas y cauciones. 316 empresas operan en América. Latina el ramo de fianzas/cumplimiento Las compañías multinacionales no son importantes en el ramo (representan solo el 22.85% del mercado) el porcentaje mayoritario corresponde a participación de compañías locales en cada país, la mayoría especializadas solamente en fianzas/cumplimiento. Esta particularidad se debe, a que este ramo está muy ligado con la estabilidad jurídica y política de los países, el conocimiento muy cercano que de los contratantes y contratistas se debe tener desde el punto de vista de solvencia técnica y moral, aspectos estos muy particulares y fluctuantes en América. Latina y que conocen mejor las compañías locales que las multinacionales. La siniestralidad en éste ramo es muy baja, lo que lo convierte en un ramo en general rentable para las aseguradoras que suscriben diligentemente. El ramo ha demostrado un crecimiento sostenido para el último cuatrienio. El desarrollo del ramo en Latinoamérica, depende en la mayor medida de las inversiones que en infraestructura realicen los países. En el mercado de cumplimiento lidera la participación en la producción México seguido de Colombia y Brasil. Se espera que con los tratados de libre comercio que se están negociando en la región con Estados Unidos, los países de Latino América aumenten su inversión en infraestructura, principalmente de transporte (carreteras, puertos etc.) lo que necesariamente incide positivamente en la producción del ramo. Contrariamente, cualquier inestabilidad política de un gobierno o crisis económica, se refleja necesariamente en un mal rendimiento del ramo. Compañías Colombianas autorizadas para el ramo:

ACE Seguros S.A Aseguradora Colseguros S.A. Aseguradora Solidaria de Colombia Ltda. Entidad Cooperativa Compañía Aseguradora de Fianzas S.A. Confianza Mapfre - Crediseguro S.A. Compañía Mundial de Seguros S.A Cóndor S.A. Compañía de Seguros Generales Seguros de Vida ALFA S.A. Seguros del Estado S.A. Seguros Colpatria S.A. La Previsora S.A. Compañía de Seguros Compañía Suramericana de Seguros CHUBB de Colombia Compañía de Seguros S.A. Liberty Seguros S.A. 3.2

MARCO LEGAL

3.2.1 Normatividad Tabla 1 – Normatividad

Un recorrido histórico a la regulación que ha fijado el marco normativo del seguro. Leyes Nombre Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Asunto Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Modificación de la Ley 80 de 1993 y disposiciones generales de la contratación con recursos públicos.

Archivo

Decretos Nombre Decreto 679 de 1994 Decreto 2790 de 2002

Decreto 280 de 2002 Decreto 066 de 2008 Decreto 2474 del 7 de julio de 2008 Decreto 2450 del 4 de julio de 2008 Acuerdo Número 145 de junio 19 2008 Consejo Superior Decreto 4828 Diciembre 24 de 2008

Decreto 4881 Diciembre 31 de 2008

Asunto

Archivo

Reglamentación parcial de la Ley 80 de 1993. División de la Garantía en concesiones para la prestación de servicios y actividades de telecomunicaciones. División de la Garantía en contratos de concesión y contratos de obra. Reglamentación parcial de la Ley 1150 de 2007. Nueva reglamentación sobre modalidades de selección en la contratación estatal. Condiciones de la chatarrización. Reglamento para la constitución de garantía que asegure la continuidad en la prestación del servicio público notarial. Régimen de Garantías en la contratación de la Administración Pública Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponente a cargo de las Cámaras de Comercio

Fuente: Página Fasecolda

LEY 225 DE 1938 – Crea el seguro de manejo y cumplimiento •

Artículo 1o. El Gobierno procurará que alguna o alunas de las Compañías de Seguros que funcionan en el país establezcan el seguro de manejo o de cumplimiento de que trata la presente Ley y en las condiciones que en ella se fijan, y si ello no fuera posible procederá a llevar a cabo las gestiones conducentes a la fundación de una sociedad Anónima de seguros de

Manejo o de Cumplimiento, en la cual, además de las personas o entidades particulares podrán ser accionistas La Nación y las entidades de Derecho Público. •

El seguro de que trata el artículo anterior tendrá por objeto garantizar el correcto manejo de fondos o valores de cualquier clase que se confíen a los empleados públicos ó a los particulares, a favor de las entidades o personas ante las cuales sean responsables, y podrá extenderse también al pago de impuestos, tasas y derechos y al cumplimiento de obligaciones que emanen de leyes ó contratos. Decreto Ley 150 de 1976 - Estatuto de la Contratación Estatal. Art. 55 - Obligación de las entidades del estado de garantizar el cumplimiento de los contratos. Garantías de compañías de seguros o de bancos. Contraloría: Reglamento y aprobación de las pólizas matrices. Resolución 8660 de 1981 de la Contraloría - Póliza Matriz de Cumplimiento en favor de Entidades Estatales. Decreto Ley 222 de 1983 - Estatuto de la Contratación Estatal. Obligación de garantizar los contratos con fianzas bancarias o de compañías de seguro Contraloría: Reglamento de las cuantías y términos. Superfinanciera: Aprobación de las pólizas matrices. Ley 45 de 1990 - Reforma al Sector Financiero y Asegurador. Libertad de productos y tarifas. Decreto 663 FINANCIERO

de

1993

ESTATUTO

ORGÁNICO

DEL

SISTEMA

•

Artículo 203: seguro de manejo o de cumplimiento del estatuto orgánico del sistema financiero.

•

Objeto del seguro: dentro de los seguros de manejo o de cumplimiento habrá uno que tendrá por objeto garantizar el correcto manejo de fondos o valores de cualquier clase que se confíen a los empleados públicos, a los particulares, seguro de manejo o de cumplimiento del estatuto orgánico del sistema financiero a favor de las entidades o personas ante las cuales sean

responsables, y podrá extenderse también al pago de impuestos, tasas y derechos y al cumplimiento de obligaciones que emanen de leyes o de contratos. Ley 80 de 1993 - Estatuto de la Contratación Estatal. Obligación de garantizar el contrato. Art. 25 Núm. 19: Garantía Única. Garantías bancarias o pólizas de seguro. El Gobierno Nacional realiza grandes inversiones en proyectos de infraestructura y, para garantizar a las entidades estatales que éstos planes sean llevados a la realidad de manera eficiente y exitosa las aseguradoras ofrecen los seguros de cumplimiento. La póliza de cumplimiento es una herramienta clave para poder acceder a la contratación del Estado y, al mismo tiempo, permite al Gobierno ampararse de los perjuicios patrimoniales ocasionados por el incumplimiento del contratista, que gracias a la compañía aseguradora, los reconocerá hasta el monto del valor asegurado. Para que los amparos de cumplimiento sean acordes con los intereses del Estado y la comunidad, la Federación de Aseguradores Colombianos, FASECOLDA, cuenta con la Cámara de Cumplimiento que hace un seguimiento riguroso de las normas y los procesos contractuales y, en algunos casos, interviene en ellos. 3.3

MARCO CONCEPTUAL

Nos basamos específicamente en todos aquellos conceptos relacionados con el módulo de cupos, cúmulos y contragarantías. La asignación de cupo es un proceso que requiere un estudio detallado del Afianzado, cuyo objetivo es determinar si la aseguradora, le otorga un Cupo de Afianzamiento, este estudio abarca los siguientes aspectos: 3.3.1 Información jurídica del afianzado Es muy importante evaluar la legalidad de la empresa afianzada, para lo cual, se debe contar con una copia actualizada del “Certificado d e Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio” para revisar:

o o o o o o o o o o o

Razón social Domicilio social Tipo de sociedad Objeto social Fecha de inicio y terminación de la sociedad. Representante legal Atribuciones del representante legal Capital social => Suscrito y pagado Distribución de los aportes sociales según tipo de sociedad Posibles compromisos sobre activos de la sociedad Revisor fiscal

3.3.2 Solvencia Moral Es el análisis subjetivo del suscriptor, se debe apoyar en lo que terceros opinan del afianzado => Imagen que proyecta (Responsabilidad, cumplimiento de sus obligaciones, información de periódicos, referencias etc.). 3.3.3 Análisis del Contrato

Se relaciona directamente con el riesgo como tal, es recomendable evaluar todas las cláusulas. Objeto del Contrato => Riesgo que la Aseguradora asume Ubicación del contrato => Sitio en que se desarrollará Precio: Evaluar si existe cláusula de reajuste de precios Forma de Pago: Se puede clasificar según las modalidades de contratación, sin embargo a continuación detallamos las más utilizadas: + Precios unitarios => Acumula una serie de ítems para llegar a un precio total. Es importante que incluya una cláusula de reajuste de precios, pues se corre el riesgo que sea a precios fijos pactados. + Contrato por administración delegada => El contratista recibe honorarios con base en porcentajes sobre el valor de la obra. No existe riesgo económico por parte de contratista por sobrecostos.

+ + + +

3.3.4 Contragarantía

En caso de incumplimiento de la obligación garantizada por parte del contratista afianzado, el afianzador repita contra él por las sumas que deba pagar bajo la póliza otorgada. De igual forma, facilita el precio de recuperación de las sumas indemnizadas. Constituye práctica internacionalmente aceptada exigirla en favor del afianzador y por parte del deudor afianzado. 3.3.5 Clases de Contragarantías En el seguro de Cumplimiento suelen ser: Personales. Pagaré en blanco con carta de instrucciones Reales. Prenda e Hipoteca 3.3.6 Información Financiera Comparativos de los dos últimos periodos contables anuales, junto con los Balances y Estados de Pérdidas y Ganancias. Si el Contratista / Afianzado, no pasa la evaluación Financiera, no será considerado como riesgo para colocar en forma facultativa ni suscribir el seguro en Colpatria. 3.3.7 Capacidad Financiera Es la evaluación económica del afianzado, que se lleva a cabo con el análisis de los estados financieros. Cada una de las Aseguradores determina cuales son los aspectos más importantes a tener en cuenta: 3.3.8 Análisis financiero Es el proceso mediante el cual se recopila información financiera y otros datos del negocio para estudiarlos, a través de razones financieras, tendencias e indicadores del sector, comparándolos de un periodo a otro, con el fin de sacar

conclusiones acerca de la situación financiera y económica de la empresa, para que el suscriptor de cumplimiento tome decisiones. 3.3.8.1 Índices de Liquidez Liquidez es la capacidad de la empresa para responder a sus obligaciones corrientes, por lo tanto los índices de liquidez se refieren al monto y a las relaciones entre el pasivo corriente y el activo corriente que presumiblemente, proveerán los fondos con que abonarán las deudas.

a. Capital de Trabajo :Una compañía que tenga un capital de trabajo adecuado está en capacidad de pagar sus compromisos a su vencimiento y al mismo tiempo satisfacer contingencias e incertidumbres. Un capital de trabajo insuficiente es la causa principal de morosidad en pagos y, lo que es peor, de serias dificultades financieras.(Activo Corriente - Pasivo Corriente). b. Razón Corriente: Indica la capacidad de la empresa en cumplir con sus obligaciones a corto plazo. (Activo Corriente / Pasivo Corriente) c. Prueba Acida: Mide con mayor severidad el grado de liquidez de las empresas ya que, en algunas circunstancias, los inventarios y otros activos a corto plazo pueden ser difíciles de liquidar. ((Disponible + Inversiones Temporales + Deudores) / Pasivo Corriente). d. Pasivo Corriente /Inventarios: En términos porcentuales, muestra que tanto depende la cancelación del pasivo corriente de la venta de inventarios. (Pasivo Corriente / Inventarios) e. Endeudamiento: Este indicador ayuda a determinar la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus obligaciones de corto y largo plazo. Es importante conocer la discriminación del pasivo total. Una empresa puede tener un endeudamiento alto pero si la mayor parte de éste es a largo plazo ella no tendrá las dificultades que ha de suponer un indicador alto. Una empresa que tenga una buena rotación de sus activos corrientes puede tolerar un endeudamiento mayor que otra cuya rotación sea menor. Se considera que un endeudamiento del 60% es manejable, es decir, que de cada 100 pesos que la empresa tiene de sus activos se adeudan 60 pesos a los acreedores. Un endeudamiento menor al anterior muestra una empresa en capacidad de contraer mas obligaciones y un endeudamiento mayor muestra una empresa a la que se le puede dificultar la consecución de mas financiamiento.

f. Patrimonio Neto: Es una medida más conservadora del Patrimonio Líquido ya que puede darse el caso de que este haya sido inflado por valorizaciones sin sustentación real. (Patrimonio Líquido - Valorizaciones).

3.3.8.2 Nivel de endeudamiento Corresponde al grado de apalancamiento utilizado e indica la participación de los acreedores sobre los activos de la compañía. (Total Pasivo / Total Activo). a. Endeudamiento sin Valorizaciones: Similar al indicador anterior, es más conservador ya que del valor del activo se resta la intangibilidad de las valorizaciones. (Total Pasivo / (Total Activo - Valorizaciones). b. Activos Fijos / Patrimonio Líquido: Entre mayor sea este porcentaje más vulnerable será la compañía a imprevistos y cambios inesperados en el entorno económico. Los recursos de la empresa están congelados en maquinaria y equipo y el margen de generación de capital de trabajo se estrecha demasiado para la realización de sus actividades diarias. (Activos Fijos / Patrimonio Líquido). c. Concentración Endeudamiento a corto plazo: Indica el porcentaje de los pasivos que deben ser asumidos a corto plazo. (Pasivo Corriente / Pasivo Total). d. Endeudamiento/Ventas: Medida adicional del nivel de endeudamiento que tiene la empresa. Si se compara con los estándares de la actividad a la que pertenece, indica la proporcionalidad de su nivel de endeudamiento a su nivel de ventas. (Pasivo Total / Ventas Netas). e. Endeudamiento financiero/Ventas: (Obligaciones Financieras /Ventas Netas). f. Carga Gastos No Operacionales: Indica el porcentaje de los ingresos anuales dedicados al cubrimiento de gastos no operacionales. (Gastos no Operacionales / Ventas Netas).

3.3.8.3 Cobertura de Intereses Indica cuantas veces el flujo de caja generado por una empresa es superior a las cargas financieras a pagar por la misma en un periodo determinado. a. Cobertura de Gastos No Operacionales: Indica la capacidad o limitación de la empresa para asumir gastos no operacionales a partir de utilidades.

b.

c.

d. e.

f.

g. h. i.

Entre mayor sea la relación mayor será la facilidad de cumplir con sus obligaciones no operacionales dentro de las cuales se destacan los gastos financieros. (Utilidad Operacional / Gastos No Operacionales). Ebitda: Utilidad antes de gastos financieros, impuesto sobre la renta, depreciaciones y amortizaciones. Es una medida más cercana al Flujo de Fondos ya que a la utilidad se suman partidas que no afectan el movimiento de efectivo. (Utilidad Operacional + Depreciación + Amortizaciones). Ebitda / Gastos No Operacionales: Indica la capacidad o limitación de la empresa para asumir gastos no operacionales con base a flujo de fondos. ((Utilidad Operacional + Depreciación + Amortizaciones) / Gastos No Operacionales). Rentabilidad : Es la obtención de beneficios o ganancias provenientes de una inversión o actividad económica. Rentabilidad Bruta: El margen bruto de utilidad refleja la capacidad de la empresa en la generación de utilidades antes de gastos de administración y ventas, otros ingresos y egresos e impuestos. Al comprarlo con estándares financieros de su actividad, puede reflejar compras o costos laborales excesivos. (Utilidad Bruta / Ventas Netas). Rentabilidad Operacional: Refleja la rentabilidad de la compañía en el desarrollo de su objeto social, indicando si el negocio es o no lucrativo independientemente de ingresos y egresos generados por actividades no directamente relacionadas con este. (Utilidad Operacional / Ventas Netas). Rentabilidad Neta: Mide la rentabilidad después de impuestos de todas las actividades de la empresa, independientemente de si corresponden al desarrollo de su objeto social. (Utilidad Neta / Ventas Netas). Rentabilidad del Patrimonio: Muestra la rentabilidad de la inversión de los socios o accionistas. (Utilidad Neta / Patrimonio Líquido). Rentabilidad del Activo Total: Muestra la capacidad del activo en la generación de utilidades. (Utilidad Neta / Activo Total).

3.3.8.4 Actividad Objeto social principal de toda persona natural o jurídica. a. Rotación del Patrimonio Líquido: Muestra el volumen de ventas generado por la inversión realizada por los accionistas. (Ventas Netas / Patrimonio Líquido). b. Rotación del Activo Total: Corresponde al volumen de ventas generado por el activo total. (Ventas Netas / Activo Total).

c. Rotación del Capital de Trabajo: Corresponde al volumen de ventas generado por el capital de trabajo y debe ser utilizado conjuntamente con el indicador de Rotación del Activo Total. Una alta rotación puede indicar un volumen de ventas excesivo para el nivel de inversión en la empresa. Puede también indicar que la empresa depende excesivamente del crédito recibido de proveedores o entidades financieras para financiar sus fondos de operación. (Ventas Netas / (Activo Corriente - Pasivo Corriente). d. Rotación de Cartera: Establece el número de veces que las cuentas por cobrar rotan en el transcurso de un año y refleja la calidad de la cartera de una empresa. (Ventas Netas / Cuentas por Cobrar Clientes). e. Periodo de Cobro: De uso similar al índice anterior, refleja el número de días utilizados por la empresa en recaudar su cartera. ((Cuentas por Cobrar Clientes / Ventas Netas) * 365). f. Rotación de Inventarios: Días requeridos para que la empresa convierta sus inventarios en cuentas por cobrar o efectivo. ((Inventarios / Costo de Ventas) * 365). g. Ciclo Operacional: Refleja el número de días que requiere la compañía para convertir sus inventarios en efectivo. Es la suma del número de días requeridos para rotar el inventario y el periodo de cobro. (((Inventarios / Costo de Ventas) * 365) + ((Cuentas por Cobrar Clientes / Ventas Netas) * 365))). h. Período de Pago a Proveedores: Es indicativo del número de días utilizados por la empresa en pagar a sus proveedores y de mayor utilidad si se utiliza en comparación con los estándares del sector en la medida en que el costo de ventas no está compuesto únicamente por compras a crédito a proveedores. ((Cuentas por Pagar a Proveedores / Costo de Ventas) * 365).

3.3.8.5 Variaciones (después de inflación) Estos indicadores reflejan el crecimiento en patrimonio, ingresos netos y capital de trabajo en términos reales al descontar el efecto inflacionario. a. Patrimonio Líquido:(Patrimonio Líquido Ultimo Año / (Patrimonio Líquido Año Anterior * ( 1 + Inflación Ultimo Año)) – 1 b. Patrimonio Neto: ((Patrimonio Líquido Ultimo Año - Valorizaciones Ultimo Año) / (Patrimonio Líquido Año Anterior - Valorizaciones Año Anterior) * ( 1 + Inflación Ultimo Año)) – 1 c. Ventas Netas: (Ventas Netas Ultimo Año / (Ventas Netas Año Anterior * ( 1 + Inflación Ultimo Año)) – 1

d. Capital de Trabajo: Capital de Trabajo Ultimo Año / (Capital de Trabajo Año Anterior * ( 1 + Inflación Ultimo Año)) – 1 3.3.9 Módulo de Cupo , cúmulos y contragarantías ( Gerencia de Cumplimiento – Manual ) En Colpatria, La Gerencia de Línea establece: La adecuada suscripción en el ramo de cumplimiento requiere del profundo análisis a la situación financiera, la capacidad técnica y las contragarantías de respaldo del afianzando y no los cálculos para definir la suficiencia total de las primas, por tal razón tanto los cúmulos como las contragarantías deberán estar siempre bien integrados en función del comportamiento profesional del afianzado, de su solvencia económica y de sus contragarantías, ya que estos factores dimensionan el porcentaje del cupo operativo o cupo de afianzamiento que se otorgue al cliente. El principio básico de los seguros de cumplimiento, es que en caso de incumplimiento de la obligación garantizada por parte del contratista afianzado, el asegurador repita contra él por las sumas que deba pagar según lo pactado en la póliza de seguro otorgada, y en consecuencia, con el objeto de facilitar la recuperación de las sumas indemnizadas, nace la necesidad de exigir la constitución de contragarantías. En virtud de lo anterior, la contragarantía constituye el medio más eficaz para que Seguros Colpatria pueda hacer uso del derecho de subrogación por lo que se debe ser muy estricto en la exigencia de una contragarantía sólida que respalde la recuperación de la suma pagada, ante el evento de un siniestro reconocido y pagado. La contragarantía se entiende como la entrega de un titulo valor por parte del tomador afianzado a la compañía de seguros, con el fin de garantizar la recuperación de los valores pagados al beneficiario de la indemnización como consecuencia de la ocurrencia del riesgo asegurado, por lo que constituye el respaldo jurídico eficaz al pago de las obligaciones garantizadas mediante la expedición de las pólizas de cumplimiento, que le permite a Seguros Colpatria protegerse patrimonialmente cuando se vea obligada a realizar el pago de la indemnización garantizada frente a la ocurrencia de un siniestro.

Es muy importante tener en cuenta que las contragarantías serán eficaces en la medida en que el afianzado y su codeudor, según sea al caso, cuenten con el respaldo de bienes de su propiedad sobre los cuales la compañía pueda solicitar las medidas de embargo correspondientes. El control de cúmulos por afianzado, minimiza el riesgo de exceder la capacidad de nuestro contrato de reaseguro y en consecuencia la de tener riesgos que en un momento dado no cuenten con el necesario respaldo de reaseguro y comprometan el patrimonio de la aseguradora. El cupo de afianzamiento es la Capacidad Máxima de asunción de riesgo que Colpatria esta dispuesta a otorgarle a un Contratista / Afianzado y el tope máximo para un cliente excelente, es la capacidad total del Contrato de Reaseguro. A continuación detallamos el procedimiento para la fijación del CUPO DE AFIANZAMIENTO, el cual es otorgado por la GERENCIA NACIONAL DE CUMPLIMIENTO, quien le informará a cada DIRECTOR TÉCNICO, EL CUPO asignado por Afianzado. Para efectos de asignar el Cupo de Afianzamiento se tendrán las siguientes consideraciones: 1. El Cupo de Afianzamiento NO debe superar la Delegación para suscribir Pólizas de Cumplimiento y/o Judicial, que le ha sido otorgada a cada Director Técnico. 2. Cuando el cupo de Afianzamiento esté en el 95% de la delegación para suscribir Pólizas de Cumplimiento y/o Judicial, que le ha sido otorgada a cada Subgerente Técnico Comercial, deberá enviarse toda la información del Contratista Afianzado a la Gerencia Nacional de Cumplimiento para que esta amplíe el Cupo de Afianzamiento. 3. Cuando un Contratista / Afianzado supere el cupo de Afianzamiento, las condiciones de tasas y comisiones, serán las que se negocien vía Facultativa. Para fijar el CUPO DE AFIANZAMIENTO, se tendrán en cuenta las siguientes variables: • • •

Calificación Financiera del Afianzado Experiencia en la Ejecución de las obras objeto de su actividad. Capacidad del Contrato de Reaseguro

4

4.1

METODOS Y TECNICAS DE LA INVESTIGACION

Tipo de Investigación

Se trata de una investigación aplicada porque ésta se caracteriza por su interés en la aplicación, utilización y consecuencias prácticas de los conocimientos. La investigación aplicada busca el conocer para hacer, para actuar, para construir, para modificar. 4.2

Población y Muestra

El tamaño de la población de la muestra se define por segmentos, de la siguiente manera: 4.3

Canales

Actualmente la Compañía posee dos canales: Corredores y No corredores. El Canal Corredor cuenta con el mayor número de pólizas. Tabla 2 – Cantidad de Pólizas por Canal

Canal AGENTES CORREDORES Total general Fuente : SISE

4.3.1 Número de intermediarios de cada canal Se encuentra distribuido de la siguiente manera:

Total 1.061 15.542 16.603

Tabla 3– Número de Intermediarios por Canal

Canal

Total

AGENTES

210

CORREDORES

391

Total general

601

Fuente : SISE

4.3.2 Primas emitidas Resultado de las primas emitidas por canal de los últimos cuatro años Tabla 4– Producción por Canal Desc Canal

2006

ALIAN

2008

2009

Total general *

32.690.989

47.277.258

66.385.093

1.670.841

148.024.181

1.332.214

17.569.287

25.026.552

63.368

43.991.421

31.893

33.714

3.349.344.879

6.436.603.426

10.389.543.338

578.372.554

20.753.864.197

ARP DIR BANCA CORR

2007

CORR DIR

65.607 316.806.450

GRUPO

32.416

316.806.450

2.753

35.169

SALUD CORR

38.220

SALUD DIR

17.952

38.220 17.952

SALUD TRAD

37.244.578

47.435.482

79.810.685

15.350.714

179.841.459

TRAD

58.791.141

136.345.552

300.260.609

55.619.721

551.017.023

TRAD DIR Total general *

968.514

1.446.486

2.282.416

50.701

4.748.117

3.480.436.623

6.686.713.958

11.180.171.315

651.127.899

21.998.449.796

Fuente : Cubos

Se puede evidenciar que el canal corredor así como tiene el mayor número de pólizas, también tiene la mayor producción. Tabla 5– Resumen por Canal Canal

No. Pólizas

Agentes Corredor Total

1.061 15.542 16.603

Fuente : SISE - Cubos

% Part

Primas Emitidas

6% 927.743.980,33 94% 21.070.705.815,55 100% 21.998.449.795,88

% Part

4% 96% 100%

4.3.3 Número de pólizas por intermediario y sucursal – corredores

Se estableció la cantidad de pólizas por intermediario y por sucursal, tal como se detalla a continuación:

Tabla 6. Número de pólizas por Sucursal-Intermediario SBC codigo interm intermediario Total 2299DELIMA MARSH S.A. 2193 9406WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. 1305 32503PREMIUM COLOMBIA LTDA ASESORES DE SEGURO 785 5231AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. 702 21559INASEG LTDA. ASESORES DE SEGUROS 207 30372COMSEGURAR LTDA 152 23750HELM INSURANCE S.A CORREDORES DE SEGUROS 141 22339MALDONADO VELA CLAUDIA SORAYA 141 19630CORRECOL CORREDOR COLOMBIANO DE SEGUROS 117 27525BOND SEGUROS ASESORES DE SEG LTDA 112 30673MALDONADO VELA NYDIA ESPERANZA 111 27666ASEGURANDES LTDA 107 33566ARESS CORREDORES DE SEGUROS S.A. 102 30989PROIS PROGRAMADORA DE SEGUROS LTDA 91 15038GUIANZA S.A CORREDORES DE SEGUROS 72 6625CONSOCIAL & ENFASEGUROS SA CORREDORES 61 30064LINPAO Y CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS 57 5650SEKURITAS S.A. CORREDORES DE SEGUROS 56 3497JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA&IRAGORRI 52 33185FADUL ESTEFAN Y CIA LTDA ASESORES 52 Total general 6616 Fuente : SISE

Tabla 7. Número de pólizas por Sucursal-Intermediario MEC

codigo interm

intermediario Total 2619DELIMA MARSH S.A. 456 30338JORGE LOPEZ L Y CIA LTDA 247 26711INTERSEGUROS LTDA AGENCIA DE SEGUROS 112 31830WOOLSTON HOYOS Y CIA LTDA ASESORES 84 30983RAVE VELASQUEZ MARIA EUGENIA 83 2299DELIMA MARSH S.A. 77 30370INTERMEDIARIOS ASOCIADOS Y COMPAÑIA LTDA 67 24640JAVIER ESCOBAR Y CIA LTDA ASES.EN SEG. 54 24323WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. 52 2777ARESS CORREDORES DE SEGUROS S.A. 51 32503PREMIUM COLOMBIA LTDA ASESORES DE SEGURO 48 5918URBESEGUROS LTDA 47 9406WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. 39 1214DELIMA MARSH S.A. 37 34327VISION AGENCIA DE SEGUROS LTDA 28 950201DIREC SUCURSAL MEDELLIN CORREDORES 26 34328CALLEJAS DE HOYOS MARIA DEL PILAR 22 28775GRANDES NUMEROS LIMITADA AGENCIA DE SEGU 21 999999AGENTE INEXISTENTE 19 31952JAIME RAIGOSA B Y CIA LTDA 18 Total general 1588 Fuente : SISE

Tabla 8. Número de pólizas por Sucursal-Intermediario CAC

codigo interm intermediario Total 1214DELIMA MARSH S.A. 220 30571AROCA ARISTIZABAL & CIA LIMITADA 162 5857GARCES LLOREDA Y CIA. LTDA. 153 6703LLANO DOMINGUEZ LTDA. 112 23135GONZALEZ SANCHEZ LUIS ENRIQUE 74 30440CALISEGUROS LTDA ASESORES EN SEGUROS 73 20873ALVARO ESCOBAR & CIA LTDA AGENCIA 63 28151AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. 52 31566PROMOTORA JAQUE LTDA PROMOTORES DE SEG 33 35172HOLGUIN LERMA ALFONSO 27 34090SYNERGIA AGENTES DE SEGUROS CALI LTDA. 23 21704WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. 21 5585BARONA VILLA Y CIA LTDA 21 26759LATORRE ECHEVERRI Y CIA LTDA AGENCIA 20 33524LONDOÑO NICHOLLS FRANCISCO JAVIER 19 17804AGENCIA DE SEG. CATANO Y CIA 19 30650MEGASEGUROS Y COMPAÑIA LTDA 16 28249ARANGO BUENO Y CIA LTDA 12 2299DELIMA MARSH S.A. 12 2620DELIMA MARSH S.A. 9 Total general 1141 Fuente : SISE Tabla 9. Número de pólizas por Sucursal-Intermediario BQC

codigo interm

intermediario Total 24445CONASEGUROS LTDA ASESORES DE SEGUROS 109 31843CONEXION LTDA ASESORES D SEGUROS 104 31441PORTO Y CIA LTDA 87 32894SANCHEZ SALAZAR ALFREDO ENRIQUE 69 32828LEWIS ALFARO HENRY HABID 49 33268VISBAL SALGADO ALVARO ENRIQUE 30 30040MILENIUM ASESORES INTEGRALES DE SEGUROS 27 33538DE LIMA TORRES ANTONY MANUEL 26 31529WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. 12 1214DELIMA MARSH S.A. 11 Total general 524 Fuente : SISE

4.3.4 Producción por Sucursal –Intermediario –Corredores De igual manera establecimos la producción por sucursal y intermediario, sin embargo coincide la información tanto en número de pólizas como primas emitidas: Tabla 10. Producción por Intermediario – Sucursal SBC Descripción

2006

2007

2008

22384 - 4 - DERUAN CO. LTDA

46,981,428

102,612,866

83,473,703

32503 - 4 - PREMIUM COLOMBIA LTDA ASESORES DE SEGUROS ,

80,292,458

163,184,651

320,123,198

21374 - 4 - EUROAMERICAN INSURANCE AGENCY LIMITADA ,

2009

Total general * 233,067,997

17,191,981

580,792,288 158,244,450

149,450,101

2,874,078

3,200,270

2,720,000

30915 - 4 - AFIANZAR SOCIEDAD ASESORA EN SEGUROS

40,821,304

48,000,144

78,038,461

15,903,016

182,762,925

30989 - 4 - PROIS PROGRAMADORA DE SEGUROS LTDA

12,594,920

58,862,246

126,218,795

3,398,619

201,074,580 209,764,357

31416 - 4 - CONCABA LTDA ASESORES DE SEGUROS ,

2,647,147

98,634,489

102,383,520

6,099,201

33105 - 4 - FERCOR Y CIA AGENCIA DE SEGUROS LTDA

2,429,947

143,973,788

160,000,537

28,180,724

334,584,997

1,631,847

426,868,925

7,879,289

436,380,061 155,694,691

5551 - 6 - PROTEGIENDO BFR SA SOCIEDAD CORREDORA 11055 - 6 - SANTIAGO VELEZ & ASOCIADOS SA

38,139,620

28,140,023

84,529,546

4,885,501

9071 - 6 - HELM INSURANCE S.A. CORREDORES DE SEG ,

51,976,756

115,102,949

176,777,390

-3,387,960

340,469,135

186,336,376

234,196,563

261,334,245

23,594,867

705,462,052

908304 - 7 - DIREC. SUCURSAL BOGOTA CORREDORES

53,561,367

251,204,615

276,450,670

16,257,997

597,474,649

2975 - 4 - ASETEC LTDA ASEGUR TEC

21,637,506

71,163,975

97,574,084

997,425

191,372,991

5231 - 6 - AON RISK SERVICES COLOMBIA SA

77,765,383

189,567,045

369,637,654

58,082,434

695,052,515

2299 - 6 - DELIMA MARSH SA LOS CORREDOR

9406 - 6 - WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG SA

808,136,224

1,739,304,830

2,436,753,209

65,959,738

5,050,154,001

32520 - 4 - RIVESEGUR LTDA ASESORES DE SEGUROS

19,085,353

60,617,413

109,901,476

39,402,154

229,006,397

15038 - 6 - GUIANZA LTDA CORREDORES DE SEG

10,179,093

114,429,081

123,341,844

1,836

247,951,854

19630 - 6 - CORRECOL CORRED.COLOMBIANOS DE SEG S.A.

193,670,793

151,110,302

186,953,131

1,662,016

533,396,242

26996 - 4 - LAUSA LTDA

205,798,588

226,465,605

236,767,680

160,764

669,192,636

27666 - 4 - ASEGURANDES LTDA

68,139,632

114,455,725

79,750,006

8,642,506

270,987,868

30372 - 4 - COMSEGURAR LTDA ,

98,729,760

148,625,291

245,541,545

-1,347,373

491,549,222

152,166,380

33,832,278

64,744,477

528,634

251,271,768

59,858,896

85,755,354

99,851,227

935,363

246,400,840

3497 - 6 - JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA&IRRAGORR 6625 - 4 - ENFASEGUROS LTDA

Participación

1.506% 3.752% 1.022% 1.181% 1.299% 1.355% 2.162% 2.819% 1.006% 2.200% 4.558% 3.860% 1.236% 4.491% 32.628% 1.480% 1.602% 3.446% 4.324% 1.751% 3.176% 1.623% 1.592%

Fuente : Cubos Tabla 11. Producción por Intermediario – Sucursal MEC Descripción

2006

2007

22415 - 6 - WACOLDA SA CORREDORES DE SEGUROS

5,311,132

5,325,683

24323 - 6 - WILIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG SA

33,025,377

46,983,512

2008

2009

18,393,594

Total general * 29,030,409

126,672,930 10,130,679

216,812,499

26711 - 4 - INTERSEGUROS LTDA AGENCIA DE SEGUROS

4,826,101

7,151,183

19,231,770

2,214,863

33,423,917

28775 - 4 - GRANDES NUMEROS LIMITADA AGENCIA DE SEGU

1,264,697

10,891,811

11,765,249

217,259

24,139,016

30338 - 4 - JORGE LOPEZ L Y CIA LTDA ,

52,934,669

153,672,579

139,212,898

9,592,377

355,412,523

30370 - 4 - INTERMEDIARIOS ASOCIADOS Y COMPAÑIA LTDA

24,335,299

61,415,491

68,238,324

153,245

154,142,358

30983 - 3 - RAVE VELASQUEZ MARIA EUGENIA

23,621,979

73,919,221

97,608,751

7,319,026

202,468,976

636,263

9,154,730

32,570,925

1,239,549

43,601,468

1,440,000

39,500,694

87,625,288

1,602,173

130,168,154

83,317,674

9,349,739

92,667,413

13802 - 6 - ANPRO SEGUROS CORREDORES - 13802 ,

21,873,780

17,888,933

13,543,873

2,214,258

55,520,844

24640 - 4 - JAVIER ESCOBAR Y CIA LTDA ASES.EN SEG.

18,453,567

21,851,517

12,311,326

1,007,544

53,623,954

2619 - 6 - DELIMA MARSH S.A.

45,516,911

83,151,469

363,821,529 13,951,412

506,441,321

70,514

1,788,175

52,069,777

1,077,033

55,005,499

33919 - 3 - ZAPATA MARULANDA MARTIN ALONSO

6,125,825

24,992,636

130,351

31,248,813

34057 - 3 - DIAZ JIMENEZ, JUAN CARLOS

2,440,000

35,247,980

37,687,980

12,750,396 10,508,122

23,258,518

10,461,957

26,467,601

31468 - 4 - MULTISEGUROS LATINOS LTDA , 31830 - 4 - WOOLSTON HOYOS Y CIA LTDA ASESIRES 34327 - 4 - VISION AGENCIA DE SEGUROS LTDA

2777 - 6 - ARESS LTDA

34328 - 3 - CALLEJAS DE HOYOS MARIA DEL PILAR 5918 - 4 - URBESEGUROS ,

Fuente : Cubos

9,228,957

6,709,213

67,474

Participación

1.27% 9.48% 1.46% 1.06% 15.54% 6.74% 8.85% 1.91% 5.69% 4.05% 2.43% 2.34% 22.14% 2.41% 1.37% 1.65% 1.02% 1.16%

Tabla 12. Producción por Intermediario – Sucursal CAC Descripción

2006

2007

2008

601,753

42,329,075

46,467,178

313,131

89,711,138

4,720,526

11,606,010

30,260,327

129,804

46,716,668

21704 - 6 - WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. - 21704 , 28151 - 6 - AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A , 30571 - 4 - AROCA ARISTIZABAL & CIA LIMITADA , 1214 - 6 - DELIMA MARSH SA

Total general *

1,317,730

14,793,327

25,238,830

-349,299

41,000,589

26,491,539

298,711,232

257,165,918

3,420,859

585,789,548

353,967

7,058,239

11,553,829

50,000

2,413,999

17,215,270

2,940,496

16,872,331

5,175,273

22,704,684

46,307,171

9,918,888

12,311,947

19,357,142

17804 - 4 - AGENCIA DE SEG CATANO Y CIA 18294 - 4 - OCAMPO DIAZ LTDA 23135 - 3 - GONZALEZ SANCHEZ LUIS ENRIQUE 30440 - 4 - CALISEGUROS LTDA ASESORES EN SEGUROS

2009

12,459,581

33524 - 3 - LONDOÑO NICHOLLS FRANCISCO JAVIER 34090 - 4 - SYNERGIA AGENTES DE SEGUROS CALI LTDA.

18,966,035 19,679,268 24,988,100 91,390,324 31,669,089

238,582

90,497,783

249,464

90,985,830

5857 - 6 - GARCES LLOREDA Y CIA LTDA

2,183,196

5,118,671

243,375,791

429,036

251,106,693

6703 - 4 - LLANO DOMINGUEZ LTDA.

6,568,945

18,029,830

40,741,115

7,313,447

72,653,337

Participación

5.83% 3.04% 2.67% 38.09% 1.23% 1.28% 1.62% 5.94% 2.06% 5.92% 16.33% 4.72%

Fuente : Cubos

Tabla 13. Producción por Intermediario – Sucursal BQC Intermediario 24445 - 4 - CONASEGUROS LTDA ASESORES DE SEGUROS

2006 78,451,158

2617 - 6 - DE LIMA Y CIA LTDA 29617 - 4 - J COLOM E HIJOS Y CIA LTDA

2007

2008

153,478,194

181,359,765

61,583

13,202,536

2009

Total general *

11,689,735

424,978,852 13,264,118

2,749,438

5,727,075

5,815,200

30040 - 4 - MILENIUM ASESORES INTEGRALES DE SEGUROS

35,859,357

16,370,901

32,008,622

201,180

84,440,060

30292 - 6 - JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI ,

14,942,045

8,183,403

3,852,674

0

26,978,122

31441 - 4 - PORTO Y CIA LTDA ,

6,813,210

26,834,910

40,334,092

8,015,801

81,998,012

31443 - 3 - GOMEZ DE LA VEGA GONZALO PIO JUAN JOSE

5,516,081

48,947,108

50,696,202

113,692

105,273,083

1,920,068

97,777,563

177,351,066

6,599,211

283,647,908

13,072,115

26,041,359

14,458,269

1,147,377

54,719,121

31529 - 6 - WILLIS COLOMBIA S.A , 31843 - 4 - CONEXION LITDA ASESORES DE SEGUROS , 32015 - 4 - AP & CIA LTDA AGENCIA DE SEGUROS

14,291,713

367,623

32828 - 3 - LEWIS ALFARO HENRY HABID

367,623

5,354,042

9,653,234

1,128,384

16,135,659

27,001,301

68,394,003

157,947

98,733,968

631,373

386,378

33268 - 3 - VISBAL SALGADO ALVARO ENRIQUE

2,584,779

17,019,768

4,122,910

23,727,457

33538 - 3 - DE LIMA TORRES ANTONY MANUEL

4,055,922

6,091,941

131,380

10,279,243

604,451

15,835,296

16,439,748

3,475

42,335,260

32894 - 3 - SANCHEZ SALAZAR, ALFREDO ENRIQUE

3,180,716

33237 - 4 - MILENIUM ASESORES INTEGRALES DE SEGUROS

35443 - 4 - AGENCIA DE SEGUROS VERGARA PEÑA Y CIA LI , 35450 - 3 - VELEZ COMAS JORGE EMILIO

790,181

4631 - 4 - BETANCOUR PUCCINI Y CIA LTDA 9288 - 6 - ERNESTO SUAREZ MC CAUSLAND Y C 950900 - 7 - NEGOCIOS DIRECTOS BQC - CTG CORREDORES

1,017,751

21,222,880

21,108,905

790,181

8,778,391

2,942,332

9,835,767

21,556,490

543,559

691,542

128,895,583

130,130,684

Participacion

29.29% 0.91% 0.98% 5.82% 1.86% 5.65% 7.25% 19.55% 3.77% 0.03% 1.11% 6.80% 0.07% 1.64% 0.71% 1.13% 0.05% 2.92% 1.49% 8.97%

Fuente : Cubos

4.3.5 Cantidad de Clientes por Canal –Corredores

Se estableció la cantidad de clientes que posee cada intermediario del canal corredor y específicamente las sucursales de mayor producción:

Tabla 14. Número de Clientes por Intermediario – Sucursal SB

intermediario DELIMA MARSH S.A. WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. PREMIUM COLOMBIA LTDA ASESORES DE SEGURO AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. INASEG LTDA. ASESORES DE SEGUROS HELM INSURANCE S.A CORREDORES DE SEGUROS COMSEGURAR LTDA MALDONADO VELA CLAUDIA SORAYA ARESS CORREDORES DE SEGUROS S.A. CORRECOL CORREDOR COLOMBIANO DE SEGUROS BOND SEGUROS ASESORES DE SEG LTDA MALDONADO VELA NYDIA ESPERANZA ASEGURANDES LTDA PROIS PROGRAMADORA DE SEGUROS LTDA GUIANZA S.A CORREDORES DE SEGUROS JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA&IRAGORRI CONSOCIAL & ENFASEGUROS SA CORREDORES LINPAO Y CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS SEKURITAS S.A. CORREDORES DE SEGUROS FADUL ESTEFAN Y CIA LTDA ASESORES Total general Fuente : sise

Total 2.221 1.318 785 716 207 181 152 141 139 117 112 111 107 91 72 70 63 57 56 53 6.769

Tabla 15. Número de Clientes por Intermediario – Sucursal CAC

intermediario DELIMA MARSH S.A. AROCA ARISTIZABAL & CIA LIMITADA GARCES LLOREDA Y CIA. LTDA. LLANO DOMINGUEZ LTDA. GONZALEZ SANCHEZ LUIS ENRIQUE CALISEGUROS LTDA ASESORES EN SEGUROS ALVARO ESCOBAR & CIA LTDA AGENCIA AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. PROMOTORA JAQUE LTDA PROMOTORES DE SEG WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. HOLGUIN LERMA ALFONSO SYNERGIA AGENTES DE SEGUROS CALI LTDA. BARONA VILLA Y CIA LTDA LATORRE ECHEVERRI Y CIA LTDA AGENCIA AGENCIA DE SEG. CATANO Y CIA LONDOÑO NICHOLLS FRANCISCO JAVIER MEGASEGUROS Y COMPAÑIA LTDA ARANGO BUENO Y CIA LTDA HYPERSEGUROS LTDA AGENCIA DE SEGUROS AGENCIA DE SEGUROS BONANZA LTDA. Total general

Total 241 162 153 112 74 73 63 52 33 31 27 23 21 20 19 19 16 12 6 6 1.163

Fuente : Tabla 16. Número de Clientes por Intermediario – Sucursal MEC

intermediario DELIMA MARSH S.A. JORGE LOPEZ L Y CIA LTDA INTERSEGUROS LTDA AGENCIA DE SEGUROS WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. WOOLSTON HOYOS Y CIA LTDA ASESORES RAVE VELASQUEZ MARIA EUGENIA INTERMEDIARIOS ASOCIADOS Y COMPAÑIA LTDA ARESS CORREDORES DE SEGUROS S.A. JAVIER ESCOBAR Y CIA LTDA ASES.EN SEG. PREMIUM COLOMBIA LTDA ASESORES DE SEGURO URBESEGUROS LTDA VISION AGENCIA DE SEGUROS LTDA CALLEJAS DE HOYOS MARIA DEL PILAR GRANDES NUMEROS LIMITADA AGENCIA DE SEGU AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A.

Total 571 247 112 93 84 83 67 60 54 48 47 28 22 21 19

JAIME RAIGOSA B Y CIA LTDA NARANJO RUIZ JAIRO ALBERTO MULTISEGUROS LATINOS LTDA ANPRO SEGUROS CORREDORES ZAPATA MARULANDA MARTIN ALONSO VIGIA LTDA NEGOCIOS OFIC. MULTIBANCA FONTIBON AGENC. DE SEG. VALENCIA JIMENEZ Y CIA LTDA SEGUROS GARPOS Y ASOCIADOS LTDA Total general

18 16 13 11 10 10 10 10 10 1.664

Fuente : sise

Tabla 17. Número de Clientes por Intermediario – Sucursal BQC

intermediario CONASEGUROS LTDA ASESORES DE SEGUROS CONEXION LTDA ASESORES D SEGUROS PORTO Y CIA LTDA SANCHEZ SALAZAR ALFREDO ENRIQUE LEWIS ALFARO HENRY HABID VISBAL SALGADO ALVARO ENRIQUE MILENIUM ASESORES INTEGRALES DE SEGUROS DE LIMA TORRES ANTONY MANUEL WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEG. S.A. DELIMA MARSH S.A. J COLOM E HIJOS Y CIA LTDA NEGOCIOS DIRECTOS BQC-CTG CORREDORES INASEG LTDA. ASESORES DE SEGUROS GOMEZ DE LA VEGA GONZALO PIO JUAN JOS GOMEZ OJEDA OVANIS ICR Y CIA LTDA ASESORES EN SEGUROS BETANCOUR PUCCINI Y CIA. LTDA. JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA&IRAGORRI CARDOZO PINZON MAURICIO ANIBAL DE LIMA Y CIA LTDA Total general Fuente : sise

Total 109 104 87 69 49 30 28 26 21 18 10 9 8 7 5 5 5 4 4 4 602

4.3.6 Cantidad de pólizas en BSD A pesar de que para el canal no corredor la producción es menor, establecimos cuál es la sucursal con mayor producción, la cual es Bogotá San Diego con 381 pólizas

Tabla 18. Número de pólizas Sucursales Canal Agentes

Cuenta de Nro. Póliza Sucursal ALIANZA BOGOTA ALIANZA BOGOTA CENTRO ALIANZA BOGOTA NORTE ALIANZA BOGOTA OCCIDENTE ALIANZA BOGOTA POLO ALIANZA EJE CAFETERO ARMENIA BARRANQUILLA BOGOTÁ SAN DIEGO BUCARAMANGA CALI CENTRO CANAL ESPECIAL DE VIDA CARTAGENA IBAGUE MANIZALES MATRIZ CANAL TRADICIONAL MEDELLIN CENTRO NEIVA PALMIRA PASTO PEREIRA VILLAVICENCIO Total general Fuente : SISE

Total 68 4 16 5 6 149 17 37 381 3 72 9 11 8 10 8 118 5 7 71 55 1 1061

4.3.7 Intermediarios con Mayor Producción en BSD

De acuerdo a lo anterior se determinan los intermediarios con mayor número de pólizas para la sucursal San Diego.

Tabla 19. Número de pólizas Bogotá San Diego – Intermediarios

intermediario MONTENEGRO CUDRIS LUIS ALBERTO RAMIREZ LOPEZ DIEGO HERRAN TAPIA WILLIAM MEDINA SANCHEZ SILVIA INES PEÑA TORRES NOHORA LUZ SEGUROS EMPRESARIALES Y FAMILIARES LTDA MONTAÑEZ BARRIOS MARIA DEL CARMEN BONILLA MEDINA KATERIN LUCIA QUIMBAYA QUIMBAYA FRANCY EDITH PROIS PROGRAMADORA DE SEGUROS LTDA S & A CONSULTORES DE SEGUROS LTDA Total general

Total 23 22 21 15 11 10 10 8 8 7 7 142

Fuente : SISE

4.3.8 Intermediarios con mayor número de clientes en BSD

Así mismo, como para el caso de corredores, se establecen los intermediarios con mayor número de clientes

Tabla 20. Número de Clientes por Intermediario – Sucursal BSD

intermediario MONTENEGRO CUDRIS LUIS ALBERTO RAMIREZ LOPEZ DIEGO HERRAN TAPIA WILLIAM MEDINA SANCHEZ SILVIA INES PEÑA TORRES NOHORA LUZ SEGUROS EMPRESARIALES Y FAMILIARES LTDA MONTAÑEZ BARRIOS MARIA DEL CARMEN GUIA SALUD ASESORES DE MEDICIN QUIMBAYA QUIMBAYA FRANCY EDITH BONILLA MEDINA KATERIN LUCIA S & A CONSULTORES DE SEGUROS LTDA PROIS PROGRAMADORA DE SEGUROS LTDA ARANDA PERALTA CARMEN LUCIA AREVALO PACHECO LIGIA LAID CARDENAS MURILLO JOSE LUIS NALSALUD LTDA AGENTES DE MEDIC MARTINEZ CASAS ELKIM YESID CASTELLANOS DURAN PEDRO ERNESTO R Y O CONSULTORES DE SEGUROS C PEÑA MURCIA JOSE EUSTACIO O&P ASESORES EN SEGUROS S.A SANCHEZ CARDONA GIANCARLO IGNACIO Total general

Total 23 22 21 15 11 10 10 9 8 8 7 7 6 5 5 5 4 4 4 4 4 4 196

Fuente : sise

4.3.9 Producción San Diego Tabla 21. Producción BSD

Descripción

2006

2007

35142 - 3 - RODRIGUEZ MARTINEZ DIANA YAQUELINE 30485 - 3 - GARAVITO BARINAS JENNIFER MARCELA 32843 - 3 - MEDINA SANCHEZ LIDIA JANNETH

2008

4,615,000

15,826,869

15,783,626

50,756,532

4,170,957

19,741,196

18,220,064

42,132,217

7,944,033

7,944,033

26784 - 4 - CONSULTORES DE SEGUROS ALL SERVICE LTDA

1,719,022

1,770,560

1,344,702

30225 - 3 - MURCIA RAMIREZ ANA SILIA

5,570,423

9,550,201

193,793

1,718,049

3,875,166

2,690,229

1,389,102

20874 - 3 - LONDO O LEMA MARIA DOLORES

4,834,284 171,625

15,486,042

94,176

5,687,392

5,000,000

28444 - 3 - RODRIGUEZ QUIMBAYA LUIS EDUARDO

Fuente : Cubos

Total general *

19,146,037

16099 - 3 - PEÑA BONILLA NICOLAS

29800 - 3 - MARTINEZ CASAS ELKIM YESID

2009

4,615,000

1,020,886

5,000,000 5,100,218

Participación

2.57% 28.27% 23.46% 4.42% 2.69% 8.62% 2.78% 3.17% 2.84%

4.4

Recolección de Información.

4.4.1 Fuentes Las fuentes de información para nuestro análisis son: La Gerencia de Línea, las direcciones de cumplimiento establecidas en las diferentes sucursales que cuentan con delegación para la expedición de pólizas de cumplimiento, los subgerentes que tienen intermediarios con producción representativa en el ramo, los intermediarios con mayor producción, Cámara de Comercio, Supersociedades y FASECOLDA. 4.4.2 Aplicación de Instrumentos de Medición. Los instrumentos utilizados son básicamente tres: Encuestas, entrevistas y análisis de documentos. a. Encuestas : El Grupo objetivo para la realización de las encuestas está conformado por: • Intermediarios: Corredores de seguros – tanto decisores (gerentes) como funcionarios encargados de la venta y expedición de pólizas de cumplimiento. • Funcionarios a cargo del ramo en las diferentes sucursales y/o puntos de expedición (Directores, profesionales de cumplimiento y analistas) y Subgerentes Técnico Comerciales. b. Entrevistas: Se realizaron entrevistas con las personas relacionadas con el ramo. Internamente a Carmen Leonor García – Gerente de Cumplimiento, Juan Pablo González –Director Salvamentos y Recobros, Camilo Merchán – Profesional de estadísticas; A personas externas: José Fernando Zarta – Director Nacional del Instituto Nacional de Seguros, Sandra Serrato – Directora de la cámara de cumplimiento de FASECOLDA. Carmen Leonor García – Gerente de Cumplimiento– Seguros Colpatria S.A.. Manifiesta su interés por el presente proyecto y enfatiza la conveniencia de enfocarlo a la ley 1150 de 2007, específicamente a la nueva gestión de las Cámaras de Comercio, respecto al servicio delegado por el Estado según el

Artículo 6°, que establece “ Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal”. Y más específicamente a la calificación y clasificación de los inscritos, donde se tienen aspectos decisorios en la asignación de cupo como son: la experiencia, la capacidad técnica, la capacidad financiera. Las cámaras de comercio certificarán el llamado Factor K, que no es otra cosa que la capacidad de contratación que tendrá cada proponente, certificación que facilitará la tarea de las compañías de seguros en cuanto al estudio previo para la asignación del cupo operativo. José Fernando Zarta- Director del Instituto Nacional de Seguros. Teniendo en cuenta que uno de nuestros objetivos es clasificar los afianzados por los diferentes sectores económicos y dada la experiencia del Dr. Zarta, acudimos a el, para conocer los tipos de sociedades, sus deberes y responsabilidades así como el de sus socios, accionistas y representantes legales de cada una de ellas, así como si les asiste obligación de registrar la información financiera en algún ente de control ( Cámara de Comercio, Supersociedades, Superfinanciera) y si existe sanción por la no presentación de los mismos, toda vez que pretendemos encontrar la base más completa en alguno de estos entes y a nivel nacional que nos permita tener información verídica, oficial e inmediata. Al respecto el Dr. Zarta manifiesta que para todo comerciante existe obligatoriedad de registrar los estados financieros ante la cámara de comercio, sin embargo no existe sanción alguna por el no reporte de los mismos, pero sí, por la falsedad de los datos que se registren al registro mercantil, los cuales serán sancionados conforme al código penal. La Cámara de Comercio estará obligada a formular denuncia ante el juez competente. Sandra Serrato – Directora Cámara de Cumplimiento. FASECOLDA La Dra. Serrato ha estado frente al trámite de la última reforma de la contratación estatal que incide en el mercado asegurador, en especial en el área de cumplimiento. La Cámara se encarga de estudiar la normatividad, analizar las nuevas tendencias y presentar una posición técnica unificada en la industria aseguradora. Con relación al tema que nos compete, manifiesta que el último Decreto relacionado con el Registro Único de Proponentes, tiende a ser derogado por cuanto la responsabilidad adquirida por las Cámaras de Comercio es muy grande, a pesar de que poseen dos años para implementarla. Adicionalmente y con relación al Decreto 4828 de 2008, confirma que las compañías tienen tan solo dos meses para modificar y acoplar sus condicionados a las nuevas exigencias

para la contratación estatal, lo cual todavía está en polémica con las diferentes compañías de seguros, pero a su vez la posición del estado es muy clara, se propone un seguro especial, simplemente las compañías de seguros están en libertad de acoplarlo y los diferentes proveedores están en la libertad de elegir cual de las cinco garantías le conviene o puede ofrecer. La competencia es clara, sin embargo también es cierto que la póliza de seguro es la opción más conveniente para el proveedor y no se puede dejar de lado esta ventaja. De otra parte y con relación a la sectorización del ramo, su respuesta es que ha sido muy difícil la consecución de esta información y todavía no ha logrado unificar la información, no todas las compañías acceden al suministro de su portafolio, la única información que maneja FASECOLDA es la relacionada con producción y siniestralidad. Juan Pablo González – Director de Salvamentos y Recobros – Seguros Colpatria S.A. La finalidad de esta entrevista es poder determinar las falencias de suscripción en el ramo de cumplimiento, porque es en el momento del recobro donde podemos identificar cuales son los riesgos a los que se ve expuesta la compañía. Al respecto manifiesta que la única inconsistencia que ha tenido es la relacionada con el diligenciamiento de la contragarantía exigida, es uso común de las sucursales hacer firmar la contragarantía en blanco, dejando en blanco la carta de instrucciones y llegado el caso la compañía podría llegar a incurrir en un fraude procesal y no es el mismo tomador/afianzado quien diligencia esta carta de instrucciones. También es importante determinar las condiciones de diligenciamiento y firma, para cada tipo de contragarantía, en razón que dependiendo del tipo de sociedad los socios y/o accionistas tienen un grado de responsabilidad frente al tipo de empresa constituida. Camilo Merchán- Profesional de Cumplimiento – Seguros Colpatria S.A. Nos presentó la herramienta que maneja actualmente la Gerencia de línea, mediante la cual es establece el cupo de afianzamiento, la cual es diferente a la que se maneja en las sucursales. Entrevista Asesor Jurídico de la Cámara de Comercio Entrevista realizada el 31 de Enero de 2.009, ubicada en la Av el dorado, nos ratificó que la cámara en este año entra en un periodo de recesión para que todos los proponentes se inscriban nuevamente al RUP (Registro único de proponentes), a partir del 01 de abril porque salen nuevas actividades de

proveedores. Adicionalmente nos confirmaron que la Cámara y Comercio efectuará las funciones de certificar y Publicar el Factor K de contratación de acuerdo a lo exigido por la ley 1150, para cada uno de los proveedores que quieran licitar con el ESTADO, pero no tienen conocimiento de cómo lo van a desarrollar, ni para cuando pueda estar listo. (Esta información la desconocen por completo) En cuanto a las bases de datos de información financiera de los proponentes inscritos en el RUP, tuvimos la oportunidad de hablar con el Señor Luis Albeiro Ortiz -Asesor del Departamento de Servicios , quien nos confirmó que las bases que manejan son únicamente territoriales (Bogotá y cincuenta y nueve (59) municipios) y que en la actualidad, cada Cámara de Comercio administra y comercializa sus bases de manera independiente, por cuanto se hace dispendioso solicitar esta información a cada cámara para la realización del proyecto .

4.5

PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

4.5.1 Análisis Encuestas 4.5.1.1 Encuesta Intermediarios A continuación presentamos el resumen del análisis del resultado de las encuestas realizadas a un total de 26 intermediarios de los cuales 15 pertenecen al canal corredor y 11 al canal tradicional. Cuál es la Compañía Aseguradora de su preferencia al momento de solicitar cupo de afianzamiento? Confianza Estado

27% 38%

Liberty Mundial Crediseguro

8%

Segurexpo

0% 0%

4%

23% 0%

Ninguna Otro

Figura 2.

Los intermediarios prefieren Seguros Confianza para efectuar el trámite de apertura de cupos porque encuentran agilidad, eficacia, aceptación de negocios, capacidad de contratación, experiencia y conocimiento de los funcionarios. Dentro del grupo de intermediarios que prefieren otras Compañías, la de mayor preferencia es Colpatria porque consideran que se presta una buena atención.

La documentación requerida por su aseguradora es adecuada para la asignación del cupo?

4%

Si No

96%

Figura 3.

Los intermediaros manifiestan que la documentación requerida por las aseguradoras es adecuada para el conocimiento del cliente y adicionalmente, argumentan que es igual en todo el mercado.

El cupo asignado por su aseguradora es suficiente para la capacidad del cliente? 16%

Si No

84% Figura 4.

Los intermediarios consideran que las Compañías otorgan los cupos de acuerdo a las capacidades de cada cliente y deben verlo así, no respecto a la necesidad del mismo, pues el cliente siempre requiere más.

Cuál es el stándar de atención que le brinda ésta Compañía al solicitar el cupo de afianzamiento?

4%

8%

Menos de una hora

28%

4%

De una a dos horas De dos a tres horas De tres a cuatro horas

32%

De cuatro a cinco horas

24%

Màs de cinco horas

Figura 5.

El estándar que manejan las Compañías preferidas, según la información de los intermediarios, oscila entre menos de una hora y tres horas; el 83% así lo manifiesta.

En orden de preferencia, con cuál otra aseguradora ha solicitado la asignación de cupos de afianzamiento? Chubb 18%

5%

Colpatria Segurexpo

18%

Royal

9%

Estado 5% 9%

5%

22%

9%

Previsora Mapfre Mundial Liberty

Figura 6.

El 22% de los encuestados tiene como segunda opción a Seguros del Estado para solicitar la vinculación de sus clientes a través de cupos de afianzamiento, seguida por Liberty y Colpatria Las principales debilidades que encuentran al momento de solicitar los cupos de afianzamiento y expedición de garantías son: la demora en la respuesta y la exigencia de la firma de contragarantía y la consecución del Sarlaft Cuál debe ser el tiempo máximo que se debe emplear para asignar un cupo en Colpatria?

8%

4%

8%

Menos de una hora

19%

De una a dos horas De dos a tres horas 19%

42%

De tres a cuatro horas De cuatro a cinco horas Màs de cinco horas

Figura 7..

El resultado de ésta pregunta coincide con el tiempo estándar que manejan las Compañías preferidas por los intermediarios para la asignación de cupos de afianzamiento: oscila entre menos de una hora y tres horas La documentación requerida por Colpatria es adecuada para la asignacion de cupo de afianzamiento? 12% Si No 88%

Figura 8.

Esta respuesta también es consecuente con el resultado de la documentación requerida por la Compañía de preferencia de los intermediarios y la razón es que es la misma en todo el mercado.

El cupo asignado por Colpatria es suficiente a las capacidades de los clientes?

24%

Si No

76%

Figura 9.

Permite alternativas para la expedición de acuerdo a las necesidades del cliente, no obstante, la evaluación realizada es demasiado centrada en indicadores financieros, falta evaluación subjetiva y de conocimiento del cliente y del mercado; la Compañía es muy conservadora en la asignación de cupos. Los mayores inconvenientes que se presentan al solicitar un cupo de afianzamiento son: la demora en la asignación de los cupos, el monto asignado es insuficiente, centralización del proceso en una sola persona, solicitud de documentación adicional, políticas muy estrictas

Quién toma la decisión de elegir una u otra Compañía Aseguradora?

12%

4% Intermediario Afianzado Asegurado 84%

Figura 10.

Quien tiene la potestad de decidir dónde deja el negocio, es el intermediario

Qué lo motiva más para sugerir a su cliente una u otra Compañía?

6%

4%

Servicio 8%

Calidad

10%

Precio Respaldo 16% 42% 6%

8%

Delegación Agilidad Integralidad Soporte tècnico

Figura 11.

La razón de elección de las aseguradoras está centrada en la agilidad en la respuesta, inclusive por encima del precio de las pólizas.

Qué espera de Colpatria para que sea la Cía. de su preferencia? Servicio 2% 4%

4%

Calidad

11% 11%

Precio Respaldo Delegación

9%

43% 7%

9%

Agilidad Integralidad Soporte tècnico Flexibilidad

Figura 12.

En concordancia con lo expuesto como la razón de elección de una Compañía, los intermediarios esperan de nuestra Compañía agilidad en los procesos de asignación de cupos operativos de afianzamiento.

4.5.1.2 Encuesta Funcionarios Cómo lo citamos anteriormente los funcionarios a los cuales dirigimos la encuesta fue a los Subgerentes y/o Directores, profesionales de cuenta y analistas que manejan el ramo, de lo cual se obtuvo respuesta de 11 Subgerentes y 5 analistas. Vale la pena aclarar que del total de subgerentes, son muy pocos los que conocen o manejan el tema de suscripción por cuanto en cada sucursal existe un director para tal fin.

El software actual es una herramienta fácil de diligenciar?

31% Si No 69%

Figura 13.

Los funcionarios que utilizan hoy la herramienta, consideran que es de fácil utilización y diligenciamiento porque permite ver la situación financiera actual del cliente, no obstante, se considera que no se deba utilizar para todo tipo de clientes dado que las actividades son diferentes y adicionalmente no está asociado al sistema de expedición.

Son adecuados los documentos solicitados?

19%

Si No

81%

Figura 14.

Se considera que son adecuados los documentos porque nos permiten conocer al cliente y establecer su realidad financiera; adicionalmente, son los básicos que toda Compañía aseguradora requiere.

El porcentaje que considera que no es adecuado manifiesta que no son de fácil trámite para el cliente y que no existe una política clara que estipule los documentos que se deben exigir dependiendo de la actividad del cliente.

El cupo de afianzamiento que se otorga es suficiente para las capacidades financieras y técnicas de los clientes? 6% 25%

Si No N/A 69%

Figura 15

Consideran que es suficiente porque está asociado con la situación financiera de los clientes; sin embargo, los intermediarios siempre manifiestan que en otras Compañías les asignan mejores cupos.

Cómo considera el estándar de atención para la asignación de cupo por parte de la Gerencia de Línea? 0% 44%

Bueno Regular 56%

Figura 16

El estándar es considerado en forma pareja entre bueno y regular.

Malo

Qué debilidades le encuentra al proceso de asignación de cupos?

5%

5% Centralizado

42%

Demora Base deficiente Ninguno

48%

Figura 17

Se evidencia que la problemática presentada está dada en la demora en la definición de los cupos y en la centralización del proceso, toda vez que éste se encuentra a cargo de una sola persona dentro de la organización y si ésta persona no se encuentra o está en reuniones, no se define el tema.

Es fácil consultar el cupo de afianzamiento de un cliente en el sistema SISE?

31% Si No 69%

Figura 18

La mayoría admite que no es fácil consultar el cupo en el sistema y básicamente está dado porque no se tienen los permisos necesarios para su consulta.

Se puede generar reporte en el sistema para conocer el cupo y cúmulo actual? 13%

Si No

87%

Figura 19

Al igual que en el item anterior, el no es casi generalizado y está dado por la falta de permisos y por la lentitud del sistema para generar dichos reportes; adicionalmente, la información que baja no es confiable toda vez que no se realizan actualizaciones periódicas Cuál debe ser el tiempo máximo para asignación de cupo por parte de la Gerencia de Línea?

25% 37%

In mediato

19% 19%

1 5 a 30 minutos 3 0 a 60 minutos Otro

Figura 20

El mayor número de personas considera que el tiempo máximo para la asignación de cupos por parte de la Gerencia de Línea debe ser de 30 a 60 minutos; no obstante, los demás consideran que el tiempo debe ser el mínimo que se pueda.

Qué inconvenientes ha tenido en la asignación de cupos de afianzamiento?

6%

13% 43%

Demora Centralizado Falta capacitación Ninguno

38%

Figura 21

Al igual que las debilidades, se encuentra que los mayores inconvenientes se dan por la demora y la centralización del proceso en una sola persona. El sistema permite verificar si un afianzado cuenta con contragarantía recibida y aprobada?

25% Si No 75%

Figura 22

El 75% de las personas responden que no, en razón a que algunas personas poseen la opción, pero siempre está deshabilitada o simplemente no se cuenta con la opción.

Si existiera una alternativa diferente para asignación de cupo que esperaría de ella? 5%

Agilidad

23% 44%

Delegación Eficiencia Menos Información

5%

Software 9%

14%

Seguridad

Figura 23

El 44% de las personas coinciden en agilidad, 23% sugieren una herramienta automática y el 14% consideran que si se posee delegación, también podría asignar cupo acorde a dicha delegación. Al igual que los intermediarios, los funcionarios coinciden en que la agilidad y/o la oportunidad es lo más relevante para prestar un buen servicio a los intermediarios.

4.5.2 Análisis documentos referidos de Entrevistas Análisis de documentos: Teniendo en cuenta las observaciones respecto de las entrevistas realizadas, creemos importante destacar las nuevas funciones de las Cámaras de Comercio en cuanto a Clasificación, Calificación de los proponentes. a. Autoclasificación: Es la determinación por parte del proponente de la(s) actividad(es), especialidad (es) y grupo(s) que le corresponden, según la naturaleza de las actividades que específicamente haya realizado y que de acuerdo con ello determina la contratación con las entidades estatales. b. Autocalificación: Es la asignación por parte del proponente de los puntajes respectivos y la consiguiente determinación de la capacidad máxima de contratación, la cual será respetada por las entidades contratantes, en todo proceso de adjudicación de contratos. Los factores que la conforman, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 92 de 1998 son: Experiencia (E) Capacidad Financiera (Cf)

Capacidad Técnica (Ct) Capacidad de Organización (Co)

c. Capacidad Residual: Es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista, privados o estatales, incluyendo los exceptuados de registro en las cámaras y los que se tengan por participación en sociedades, consorcios o uniones temporales. Las entidades estatales deberán exigirla al contratista en el momento de presentar la propuesta, cualquiera que sea la modalidad del contrato. La Cámara de Comercio no certifica la capacidad residual de contratación. d. Factor de Paridad Internacional: Es un factor multiplicador para determinar la capacidad máxima de contratación de los constructores y consultores, el cual es calculado anualmente por la Sociedad Colombiana de Ingenieros, aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio y publicado por las cámaras de comercio. e.

Fórmulas para determinar la capacidad máxima de contratación. Constructores: K = F.P.I x Co x [1+ (E+Cf+Ct)] 1.000 Consultores K = F.P.I x Co x 1+ (E+Cf+Ct) 1.000 Proveedores K = Co x [ 1+ (E+Cf) ] 1.000

4.5.3 Análisis procedimiento establecido para Asignación de cupo Este análisis es una de la bases fundamentales para el proyecto a implementar, toda vez que de acuerdo al flujograma identificamos los procedimientos bajo los cuales sugerimos optimizar el procedimiento actualmente ejecutado y las actividades vs responsables que se podrían descentralizar dada la concentración o carga operativa que originan la falta de agilidad en su suscripción.

Ver Anexo Flujograma Asignación de cupo Tabla 22. Análisis Flujograma Asignación de Cupo - Actual

Actividad

9

Descripción Actividad Actual Actualmente la presentación financiera del afianzado está a cargo de la sucursal, bajo un formato diseñado por la Gerencia de Cumplimiento llamado "Prueba Acida" donde se califica al afianzado por su nivel de rentabilidad, liquidez, endeudamiento y solvencia económica, sin embargo en el citado formato no se especifica cual de las razones financieras determinan esta nivelación. Adicionalmente toda la información relacionada con el Balance y Estado de Pérdidas y Ganancias, debe ser diligenciada manualmente, lo que con lleva tiempo. No existe diferencia de calificación por las diferentes actividades o sectores económicos ( comercial, servicios, industrial)

11

Es deber de la sucursal una vez haya diligenciado la "Prueba Acida" enviar a la Gerencia de Línea toda la documentación del afianzado, quién a su vez confirma vía email a la sucursal el cupo asignado al afianzado. De acuerdo a la cotidianidad este proceso no se cumple, toda vez que se identifican casos donde la sucursal envia toda la información y no se tiene respuesta de la Gerencia de Línea, ocasionando demoras y en algunos casos pérdida de los negocios por falta de oportunidad.

12

La Gerencia de Línea en cabeza de única y exclusivamente el Profesional de Cumplimiento,es la encargada de determinar si financieramente cumple o no con las condiciones exigidas de acuerdo a una calificación que arroja el formato de prueba ácida . Los criterios de asignacion solo son conocidos por la misma area, y se carga en el sistema de manera manual , una vez se crea al cliente en el maestro de asegurados.

18

22

26

Cuando el comité técnico a prueba la asignación de cupo, esta información no es informada a la sucursal por ningún medio. La impresión de contragarantía es una opción que no está habilitada para los usuarios que son responsables del proceso, generalmente la impresión de la contragarantía se realiza en blanco en formato de Word y no se utiliza el que el sistema genera de acuerdo a lo establecido por la compañía. Esta contragarantia en blanco puede ocasionar que el Afianzado diligencie inadecuadamente campos que son de uso exclusivo de la compañía y que al momento de la subrogación no permita su recobro, convirtiéndose en un riesgo operativo para la compañía. No existe instrucción de diligenciamiento de contragarantía de acuerdo al tipo de sociedad y al grado de responsabilidad de los socios y/o accionistas frente al tipo de empresa constituida. Adicionalmente se conocen casos donde la carta de instrucciones no es diligenciada y llegado el caso la compañía podría llegar a incurrir en un fraude procesal .

Actividad

31

34

35 37 38

Descripción Actividad Actual El sistema - SISE no permite verificar si un afianzado cuenta con contragarantía aprobada, no se registra el estado actual de dicha contragarantía. Existe un reporte que genera las contragarantías y su diferente estado, pero está información no es actualizada constantemente. Existe otro módulo donde se puede confirmar el estado de la contragarantía , pero la información no coincide con la del reporte generado. La relación de contragarantías en custodia no se han logrado unificar, púes las existentes poseen información diferente tanto en nombre de afianzados y en identificación , algunas lo traen otras tienen la información incompleta o en nombre o en identificación. No hay como fusionarlas. La Contragarantía se guarda en el archivo general de la Vicepresidencia Técnica, actualmente no existe una custodía real de titulos valores . La asignación de cupo está centralizada en una sóla persona. No existe política clara para esta asignación, ni figura en las mismas. No hay una opción fácil y rápida de consultar si un Afianzado esta en acuerdo de reestructuración y/o cuenta con procesos judiciales en contra.

Fuente: Isolución –Calidad Web

4.5.4 Análisis Tipos de Afianzados: Dada la naturaleza de garante que asume Seguros Colpatria, es muy importante e imprescindible que se profundice en el conocimiento pleno de tipo de afianzado con el fin de garantizar una correcta suscripción y consecución de respaldo y/o contragarantías exigibles, según la manifestación del Director de Salvamentos y Recobros. Por tal razón consideramos relevante conocer con exactitud los grados de responsabilidad en las posibles sociedades/empresas que pueden llegar a ser afianzados de la Compañía. Sociedad Anónima Sociedades Limitada Sociedad en comandita por acciones Sociedad en comandita simple Empresas Unipersonales Consorcios Uniones Temporales Así mismo y teniendo en cuenta las diferentes actividades reconocidas en el mercado, es conveniente conocer la clasificación de los sectores económicos, es por ello que como parte de nuestro proyecto adjuntamos anexo correspondiente a las citadas clasificaciones. ( Anexo No.4)

Sin embargo y dada la naturaleza de nuestro proyecto, se concluye que para efectos de asignación de cupo, podemos clasificar los sectores por: Servicios, Industrial, Comercial y dado el portafolio de la compañía se podría pensar en incluir también otra clasificación denominada Infraestructura o Construcción.

5

RESULTADOS Y /O ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA

5.1

Resultados de las Encuestas A continuación detallamos el resultado de las encuestas realizadas a cada uno de los grupos establecidos

Encuesta Intermediarios Tabla 23. Resultado Por Canal – Encuesta Intermediarios

Encuestados Intermediarios

Frecuencia Porcentaje

Corredor Tradicional

15 11 26

Total

58% 42% 100%

Porcentaje Porcentaje válido Acumulado 58% 58% 42% 100% 100%

Fechas de realización : Enero 2009

Compañía Aseguradora de su preferencia para apertura de cupos de afianzamiento y expedición de Garantía. Tabla 24. Compañías de preferencia para apertura de cupo de Afianzamiento

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Confianza Estado Liberty Mundial Crediseguro Segurexpo Ninguna Otra

10 6 0 1 0 0 2 7

38% 23% 0% 4% 0% 0% 8% 27%

38% 23% 0% 4% 0% 0% 8% 27%

38% 62% 62% 65% 65% 65% 73% 100%

Totales

26

100%

100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

Por qué motivo prefiere ésta aseguradora? Tabla 25. Motivos de Preferencia

Confianza

Confianza 0

Estado Mundial 0 0

Chubb 1

Colpatria Royal Mapfre Totales 0 0 0 1

Mejores condiciones Agilidad Experiencia Conocimiento Eficacia Capacidad Servicio Flexibilidad Totales

0 6 1 1 1 0 0 1 10

0 5 0 0 0 1 0 2 8

0 0 0 0 0 1 0 0 1

1 0 0 0 0 0 0 0 2

0 4 0 0 1 0 1 0 6

0 1 0 0 0 0 0 0 1

0 1 0 0 0 0 0 0 1

1 17 1 1 2 2 1 3 29

Fuente: Encuestas Intermediarios

La documentación requerida por ésta aseguradora es adecuada para la asignación del cupo de afianzamiento? Tabla 26. Documentación requerida adecuada

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

25 1

96% 4%

96% 4%

96% 100%

Totales

26

100%

100%

Por qué?

Es igual a la de todo el mercado Es de fácil consecución y entendimiento Información básica Piden documentación extra Según políticas de la Compañía Piden lo estrictamente necesario

Confianza

Estado

Colpatria Suramericana

Totales

6

2

0

0

8

1 0

0 0

0 2

0 0

1 2

0

0

0

1

1

0

0

1

0

1

1

2

0

0

3

Suficiente para medir capacidad financiera y comercial

0

1

0

0

1

Totales

8

5

3

1

17

Fuente: Encuestas Intermediarios

El cupo de afianzamiento que le brinda ésta aseguradora es suficiente a las capacidades financieras y económicas de sus clientes?

Tabla 27. Cupo de afianzamiento eficiente

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

21 4

84% 16%

84% 16%

84% 100%

Totales

25

100%

100%

Por qué?

Confianza

Estado

Mundial

Colpatria

Totales

2 2

2 1

0 1

2 0

6 4

0

0

0

1

1

Permite alternativas para el cliente

0

1

0

0

1

Políticas claras de la Compañía

2

0

0

0

2

Totales

6

4

1

3

14

De acuerdo con el patrimonio del cliente No es suficiente Brinda lo que necesita manteniendo sus políticas

Fuente: Encuestas Intermediarios

Cuál es el estándar de atención que le brinda ésta Compañía? Tabla 28. Estándar de atención

Menos de una hora De una a dos horas De dos a tres horas

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

7 6 8

28% 24% 32%

28% 24% 32%

28% 52% 84%

De tres a cuatro horas De cuatro a cinco horas Màs de cinco horas

1 1 2

4% 4% 8%

4% 4% 8%

Totales

25

100%

100%

88% 92% 100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

En orden de preferencia, con cuál otra aseguradora ha solicitado cupos de afianzamiento? Tabla 29. Otras Aseguradoras donde se solicita garantías de cumplimiento

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Chubb Colpatria Segurexpo Royal Estado Previsora Mapfre Mundial Liberty

1 4 1 2 5 1 2 2 4

5% 18% 5% 9% 23% 5% 9% 9% 18%

5% 18% 5% 9% 23% 5% 9% 9% 18%

5% 23% 27% 36% 59% 64% 73% 82% 100%

Totales

22

100%

100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

En el mismo orden de preferencia, qué debilidades les encuentra al momento de solicitar la asignación del cupo? Tabla 30. Debilidades de las demás Compañias Aseguradoras

Firma contragarantía y exigencia Sipla Demora Delegación Conservador Se requiere documentación extra No otorgan claves Capacidad Fallas del sistema Totales

Liberty

Estado

Mundial

Colpatria

Royal

1 2 0 0

0 3 0 0

0 2 0 0

0 3 1

0 0 1 0

0 1 0 0

1 11 1 1

0 1 0 0 4

0

0 0 0 0 2

1 0 0 0 5

0 0 0 0 1

0 0 0 0 1

1 1 1 1 18

Fuente: Encuestas Intermediarios

1 1 5

Mapfre Totales

Desde que entrega su solicitud, cuál debería ser el tiempo máximo que se debe emplear para la definición del cupo? Tabla 31. Estándar de tiempo preferido

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Menos de una hora De una a dos horas De dos a tres horas De tres a cuatro horas De cuatro a cinco horas Màs de cinco horas

5 5 11 2 1 2

19% 19% 42% 8% 4% 8%

19% 19% 42% 8% 4% 8%

19% 38% 81% 88% 92% 100%

Totales

26

100%

100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

La documentación requerida por Colpatria es adecuada para la asignación del cupo? Tabla 32. Documentación requerida por Colpatria adecuada?

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

23 3

88% 12%

88% 12%

88% 100%

Totales

26

100%

100%

Por qué?

Es igual a la de todo el mercado Es contraria a la del mercado, se exige el RUT y más documentación innecesaria. Información básica para conocer al cliente Documentación legal fácil de conseguir Las demás compañías no exigen balances de los dos últimos años, unicamente el último año. De acuerdo a sus políticas Totales

Si 5

Colpatria No 0

Totales 5

0 3 1

2 0 0

2 3 1

1 1 11

1 0 3

2 1 14

Fuente: Encuestas Intermediarios

El cupo de afianzamiento que le brinda Colpatria es suficiente a las capacidades financieras y económicas de sus clientes?

Tabla 33. Cupo de afianzamiento suficiente - Colpatria

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

16 5

76% 24%

76% 24%

76% 100%

Totales

21

100%

100% Colpatria Si

No

Totales

1 0

1

1 1

4 1 0

0 0 2

4 1 2

0

1

1

De acuerdo a sus políticas

0 2

1 0

1 2

Totales

8

5

13

Por solvencia del grupo Debería ser acorde a la actividad del afianzado El cupo va acorde a la información financiera del cliente Permite alternativas para expedición Se debe asignar más cupo Su capacidad es mínima frente a las demás aseguradoras Se centran demasiado en los indicadores financieros, falta evaluación subjetiva, de conocimiento del cliente y del mercado

Fuente: Encuestas Intermediarios

Qué inconvenientes ha tenido con Colpatria al momento de solicitar los cupos de afianzamiento? Tabla 34. Inconvenientes con Colpatria

Inconvenientes El cupo no es suficiente Demora Delegación Políticas conservadoras Se requiere documentación extra

1 12 1 3 1

Totales

18

Fuente: Encuestas Intermediarios

Quién toma la decisión de elegir una u otra aseguradora? Tabla 35. Quién elige la Aseguradora

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Intermediario Afianzado Asegurado

21 3 1

84% 12% 4%

84% 12% 4%

84% 96% 100%

Totales

25

100%

100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

En orden de importancia, qué lo motiva para sugerir a su cliente una u otra Compañía Aseguradora? Tabla 36. Estándar de tiempo preferido

Servicio Calidad Precio Respaldo Solidez Agilidad Comisión Capacidad Totales

Frecuencia

Porcentaje

4 5 8 4 3 22 3 2 51

8% 10% 16% 8% 6% 43% 6% 4% 100%

Porcentaje válido 8% 10% 16% 8% 6% 43% 6% 4% 100%

Porcentaje Acumulado 8% 18% 33% 41% 47% 90% 96% 100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

Qué esperaría de Colpatria para que sea la Compañía de su preferencia? Tabla 37. Que esperan los intermediarios de Colpatria

Servicio Calidad Precio Respaldo Delegación Agilidad Integralidad

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

5 5 4 4 3 19 2

11% 11% 9% 9% 7% 42% 4%

11% 11% 9% 9% 7% 42% 4%

11% 22% 31% 40% 47% 89% 93%

Soporte tècnico Flexibilidad

1 2

2% 4%

2% 4%

Totales

45

100%

100%

96% 100%

Fuente: Encuestas Intermediarios

5.2

Encuesta Funcionarios

Tabla 38. Resultado Por Canal – Encuesta Funcionarios

Encuestados Funcionarios

Frecuencia Porcentaje

Porcentaje Porcentaje válido Acumulado

Subgerentes / Directores

11

69%

69%

69%

Asistentes-Analistas

5

31%

31%

100%

16

100%

100%

Total Fechas de realización : Enero 2009

Actualmente el software que se utiliza para el análisis de estados financieros es una herramienta fácil de diligenciar que cumple con toda la información que debe conocerse de un cliente? Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Si No

11 5

69% 31%

69% 31%

Totales

16

100%

Porcentaje Acumulado 69% 100%

Tabla 39- Facilidad de la herramienta actual

100% Por qué?

Si

No

Totales

0 2 4

1 0 0

1 2 4

0

1

1

Contiene datos innecesarios para determinar la solvencia de un cliente No esta asociado al sistema SISE No se aprecia sobre que base se asigna el cupo

0 0 0

1 1 1

1 1 1

Totales

6

5

11

No se conoce Es un formato en excel de fácil diligenciamiento Visualiza la situación financiera No es una herramienta que se deba utilizar para todo tipo de clientes

Fuente: Encuestas Funcionarios

Los documentos solicitados por la compañía al asesor, intermediario y/o cliente son adecuados para la asignación de cupos de afianzamiento? Tabla 40- Documentación adecuada

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

13 3

81% 19%

81% 19%

81% 100%

Totales

16

100%

100%

Por qué?

Si

No

Totales

2 2 4

0 0 0

2 2 4

No son de fácil trámite para el cliente

0 0

1 1

1 1

Comparados con los solicitados por las otras compañías, son demasiados

1

0

1

No se aprecia sobre que base se asigna el cupo

0

0

0

Totales

9

2

11

Son muy completos Se puede conocer al cliente Son los básicos No existe política clara para requisición de documentos, dependiendo de la actividad

Fuente: Encuestas Funcionarios

El cupo de afianzamiento que otorga la compañía es suficiente a las capacidades financieras y económicas de los clientes? Tabla 41- Cupo de Afianzamiento suficiente

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

21 4

84% 16%

84% 16%

84% 100%

Totales

25

100%

100%

Por qué?

Los cupos otorgados son inferiores a los otorgados por las demás compañías No tengo conocimiento de cómo se otorga el cupo Son muy limitados, se agotan muy rápido

Si

No

N/A

Totales

0

2

0

2

0 0

0 1

1 0

1 1

Es muy conservador, comparado con otras compañías No se tienen políticas definidas para asignación de cupo

0

1

0

1

0

1

0

1

0

5

1

11

De acuedo a la capacidad financiera

5

Totales

5

5

Fuente: Encuestas Funcionarios

Cómo considera el estándar de atención de cupo de afianzamiento por parte de la Gerencia de Línea? Tabla 42- Cupo de Afianzamiento suficiente

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Bueno Regular Malo

9 7 0

56% 44% 0%

56% 44% 0%

56% 100% 100%

Totales

16

100%

100%

Fuente: Encuestas Funcionarios

Qué debilidades le encuentra al proceso actual de asignación de cupos de afianzamiento? Tabla 43- Debilidades del proceso actual –Asignación cupo

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Centralizado en una sola persona Demoras Base deficiente Ninguno

8 9 1 1

42% 47% 5% 5%

42% 47% 5% 5%

42% 89% 95% 100%

Totales

19

100%

100%

Fuente: Encuestas Funcionarios

Una vez asignado el cupo de afianzamiento por parte de la Gerencia de Línea en el sistema SISE, es fácil consultar el cupo de afianzamiento de un cliente? Tabla 44- Facilidad de consulta de cupo

Si No

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

5 11

31% 69%

31% 69%

31% 100%

Totales

16

100%

100%

Por qué?

Si 0 0 0 0 1 0 1

No se posee la opción Solo la posee la gerencia No existe la opción El sistema es muy demorado Existen diferentes opciones La opción siempre está deshabilitada Totales

No 3 1 3 2 0 2 11

N/A 1 0 0 0 0 0 1

Totales 4 1 3 2 1 2 13

Fuente: Encuestas Funcionarios

El sistema permite de forma ágil y oportuna generar un reporte para conocer el cupo de afianzamiento y cúmulo actual por afianzado? Tabla 45- Facilidad de reporte de cupos de afianzamiento

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

2 14

13% 88%

13% 88%

13% 100%

Totales

16

100%

100%

Por qué?

Si

No

N/A

Totales

Es bastante demorado No se posee la opción No se conoce la opción Debería ser más claro No existe opción La opción siempre está deshabilitada

0 0 0 2 0 0

5 2 1 0 2 4

0 1 0 0 0 0

5 3 1 2 2 4

Totales

2

14

1

17

Fuente: Encuestas Funcionarios

Desde que usted envía la documentación exigida para aprobación de cupos de afianzamiento, cuál debe ser el tiempo máximo de respuesta que debe emplear la Gerencia de Línea para el cargue del mismo? Tabla 46- Estandar sugerido

Inmediato

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

3

19%

19%

19%

15 a 30 minutos 30 a 60 minutos Otro

3 6 4

19% 38% 25%

19% 38% 25%

Totales

16

100%

100%

38% 75% 100%

Fuente: Encuestas Funcionarios

Qué inconvenientes ha tenido en la asignación de cupos de afianzamiento? Tabla 47. Inconvenientes asignación cupo

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Demora Centralizado en una sola persona Falta capacitaciòn Ninguno

7

44%

44%

44%

6 1 2

38% 6% 13%

38% 6% 13%

81% 88% 100%

Totales

16

100%

100%

Fuente: Encuestas Funcionarios

El sistema le permite verificar si un afianzado cuenta con contragarantía recibida y aprobada? Tabla 48. Permisibilidad de consulta contragarantía en SISE

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

Si No

4 12

25% 75%

25% 75%

25% 100%

Totales

16

100%

100%

Por qué?

No se posee la opción La herramienta la poseen solo algunas personas La opción siempre está deshabilitada Se debe consultar un archivo en excel que maneja la Gerencia de Línea Totales Fuente: Encuestas Funcionarios

Si

No

N/A

Totales

0

2

0

2

0 0

1 2

0 0

1 2

0 0

1 6

0 0

1 6

Si existiera una alternativa diferente para la asignación de cupo de afianzamiento, que esperaría de ella? Tabla 49. Permisibilidad de consulta contragarantía en SISE

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje válido

Porcentaje Acumulado

10 3 2

45% 14% 9%

45% 14% 9%

45% 59% 68%

1 5 1

5% 23% 5%

5% 23% 5%

73% 95% 100%

22

100%

100%

Agilidad Delegación Eficiencia Menos Información Software Seguridad Totales

Fuente: Encuestas Funcionarios

5.3

PRESUPUESTO

5.3.1 Etapas del proyecto • Se realizara un proceso de liquidación de cupos operativos automáticos para clientes de la aseguradora Colpatria S.A. • Finalizado este proceso se le enviará una copia del mismo para ser revisado por el cliente

5.3.2 Plazo El plazo máximo de entrega será de treinta (30) días hábiles a partir de la fecha, este plazo puede ser menor dependiendo de la cantidad de cambios que sean solicitados.

5.3.3 Requerimientos a) Archivo en Excel que hace la liquidación (8 Horas). b) Archivos con los scripts (tablas y procedimientos) que realizaran los cálculos en el sistema de seguros. (32 Horas).

c) Programa en Visual, que permitirá el acceso a la liquidación en el aplicativo de seguros (16 Horas).

5.3.4 Formas de pago Al iniciar el trabajo, se solicitaremos la entrega del 40%, y una vez finalizado el proyecto deberá ser enviado el 60% restante.

5.3.5 Detalle de Costos Este es un estimativo, teniendo en cuenta que el proveedor tiene una tarifa que varia de año en año. Para este año el mismo tiene un costo por hora de US$ 180. 1. El Precio por la liquidación en Excel es de USD$ 1.440 2. El Precio con de los scripts (tablas y procedimientos) que realizarán los cálculos en el sistema de seguros es de USD$ 5.760 3. Programa en Visual, que permitirá el acceso a la liquidación en el aplicativo de seguros USD 2.880. Nota : A partir de la fecha de confirmación de esta cotización, se iniciara el implementación de los programas relacionados. Sin embargo se harán entrega de los mismos sin realizar las compilaciones respectivas.

6

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De acuerdo con las condiciones dadas y teniendo en cuenta las exigencias del mercado, la herramienta que queremos entregar es una solución acertada para garantizar la agilidad en la definición de los cupos para los clientes, lo cual minimiza sustancialmente el tiempo de definición de los negocios. Es fundamental mantener y captar clientes ,dada la situación de competencia a la que se enfrenta la compañía y teniendo en cuenta que las empresas exitosas son las que satisfacen necesidades, se debe satisfacer la necesidad de “agilidad” resultante de las entrevistas realizadas tanto a intermediarios como a los funcionarios. Adicionalmente, teniendo en cuenta que el mercado demanda hoy procesos en línea dado que la tecnología necesaria para la generación de los negocios está madura y cubre no solamente los objetivos de agilidad sino también de ahorro de costos.

6.1

AMENAZAS Y OPORTUNIDADES

Como en muchos otros casos de transformaciones o avances a lo largo de la historia, afrontamos un momento de cambio lleno de oportunidades pero no exento de amenazas. El mayor problema en este momento es la coincidencia de múltiples iniciativas por parte de las aseguradoras en un intento de modernizarse y prestar más y mejores servicios a los afianzados a un menor costo con una ausencia de estándares que pueden conducir a las compañías que no se pongan a la vanguardia de los requerimientos del mercado en una situación muy compleja y que la puede dejar fuera de competencia. Por consiguiente, y para convertir esta potencial amenaza en una atractiva oportunidad, es urgente el desarrollo o adopción de una serie de procedimientos, con el trabajo conjunto de todas las áreas, que permitan a la compañías participar en el proceso de diseño de soluciones de para el servicio, es por ello que a continuación presentamos un cuadro resumen donde detallamos la situación deseada del proceso actualmente establecido por la Compañía, sobre cada uno de los puntos que a nuestro criterio deben ser ajustados.

Tabla 50. Recomendaciones para Asignación de cupo

Actividad

9

11

12

Situación Deseada /Recomendaciones 1. Crear una herramienta de formato de Prueba Acida directamente en SISE, que establezca la clasificación y/o tipificación de las razones financieras y asigne una calificación de acuerdo al tipo de sector económico. 2. Que la herramienta permita subir la información financiera y asignar el cupo operativo de forma automática a SISE. 3. Que esta herramienta pueda utilizar bases de datos de entidades confiables que contengan la información financiera de actuales y posibles clientes en un 80% a 90% , sin necesidad de llegar a digitar esta información y permita hacer el cargue automático a las bases de datos de la compañía, ganando tiempo y evitando errores humanos al hacer el cargue manual. 1. Crear herramienta en el sistema que permita automáticamente consignar toda la información del cliente ( Estados financieros, Actividad, Experiencia) de tal manera que permita la asignación de cupo automático y asignación de contragarantía de acuerdo al negocio que se quiera asumir. 1. Que las personas que intervienen en el proceso de cargue de Prueba Acida, conozcan los criterios para asignar el correspondiente cupo operativo. 2. Establecer un peso para cada razón financiera, dependiendo del sector económico. 3.Establecer una herramienta que permita asignar los cupos de forma automatica.

18

El suscriptor conozca cual es la capacidad máxima asignada al cliente, de tal manera que cuando llegue un contrato, no pierda tiempos innecesarios en consultas o autorizaciones a la Gerencia de Linea que retrasen la suscripción.

22

1. Parametrizar las opciones de impresión a los usuarios responsables del proceso. 2. Que las contragarantias que se imprimen del sistema bajen con la información preestablecida por la compañía con númeración e información necesaria del afianzado, permitiendo el control de las mismas y el recobro al momento de la subrogación. 3. Que el sistema tenga la opción de validar el estado en el que se encuentra la contragarantia (Ingresada, Aprobada, Liberada, Ejecutada, Con reclamo, Anulada, Devuelta y recibida) antes de efectuar la expedición y/o al momento de hacer la correspondiente consulta. 4. Se requiere un manual de Contragarantias que se especifique las condiciones de diligenciamiento de las mismas por tipos de sociedad y grado de responsabilidad. 5.La Contragarantia debe seleccionarse al momento de la expedición de la póliza, de manera que si el cliente requiere de una contragarantia cerrada a un negocio especifíco, se pueda llevar un mejor control.

26

1. Crear un manual que permita a las personas que intervienen en el proceso, conocer el tipo de sociedad, diligenciar y hacer firmar la Contragarantia correspondiente a los responsables de las mismas.

Actividad

31

34

35

Situación Deseada /Recomendaciones 1. Unificar los Afianzados , asegurados y Beneficarios por su número de identificación y no por códigos, de manera que permita llevar un control de cupos, cúmulos y contragarantías a un único cliente. 2. Una vez que se haga esta unificación, la persona encargada del recibo y custodía de las contragarantias deberá efectuar de manera constante la actualización de los estados de las contragarantías generadas, permitiendo el control y seguimiento, oportunidad al momento de la suscripción y evitando un riesgo a la compañía por la falta de diligenciamiento de las mismas. 1. Hacer responsable a una sola persona de efectuar la relación y control de las Contragarantías que reciba y sean aprobadas de manera manual . 2. Efectuar de manera constante la actualización en el sistema de las contragarantías recibidas, la cual debe estar a cargo de la persona responsable del proceso. 3. Generar mensualmente validaciones de información que permita cruzar automáticamente los negocios recibidos vs las garantías recibidas y aprobadas. 4. Generar informes mensuales de aviso a las sucursales de las garantías que se tienen pendientes de recibo y aprobación por parte de la compañía. 1.Hacer responsable de la custodía y almacenamiento de estos títulos a una sola persona. 2. Las contragarantías deben depositarse fuera de las instalaciones de la compañía. 2. Las contragarantías deben estar almacenadas en una bóveda o caja fuerte con un cuidado especial para que no se deterioren y bajo la responsabilidad de una sola persona. 3. Todas las contragarantías deben ser digitalizadas y númeradas sin excepción de manera que se pueda consultar y verificar la existencia de las mismas.

37

1. Asignación automática al Sistema SISE. 2. Lleve un control de cupo, cúmulo y disponible por Afianzado. 3. Generar un histórico de cliente

38

1. El sistema debe generar automáticamente un aviso, tanto en la consulta como al momento de que se requiera efectuar la expedición de una garantía por el número de identificación.

7

BIBLIOGRAFÍA 1. Código Civil 2. Código de Comercio - El Seguro de Cumplimiento 3. Ley 225 de 1938 4. Ley 150 de 1976 5. Resolución 8660 de 1981- Contraloría general de la república. 6. Ley 222 de 1983 Estatuto de contratación Estatal. 7. Ley 45 de 1990 Reforma al sector financiero y asegurador. 8. Ley 203 Estatuto Orgánico del Sistema financiero. 9. Ley 80 de 1993. Estatuto de Contratación Estatal. 10. Decreto 679 de 1994 11. Políticas y procedimientos Seguros Colpatria S.A. 12. El Seguro de Fianza – Hernando Galindo Cubides –Skandia Tercera Edición-1985 13. Ley 1150 de 2007 14. Decreto 4828 del 24 de Diciembre de 2008 15. Decreto 4881 del 31 de Diciembre de 2008 16. www.supersociedades.gov.co 17. www.fasecolda.com.co 18. www.superfinanciera.gov.co

8

ANEXOS

Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6

Flujograma Asignación de cupo- Actual Flujograma Asignación de cupo- Deseado Clases de Sociedades Sectores Económicos Diagrama de proceso - Herramienta para la asignación de cupo Herramienta propuesta para la asignación de cupo operativo

SEGUROS COLPATRIA S.A GERENCIA DE CUMPLIMIENTO

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO PROCESO: ASIGNACION DE CUPO CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DFL-G-CU-EYDR-002

CONVENCIONES ## Operación

Decisión

Procedimiento

Conector

Documento

ROL RESPONSABLE

#

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

Cliente

Intermediario

Gerencia Cumplimiento

Sucursal

Controles

Vicepresidencia Técnica

Inicio - Fin

Documentos y Registros Relacionados

0

INICIO

-

-

1

Explorar mercado

-

-

2

Radicar documentos

-

-

3

Recibir y verificar documentos

4

Enviar a la sucursal

-

-

5

Recibir documentos de solicitud de apertura de cupos

-

El director tecnico de cada sucursal es responsable de mantener una carpeta actualizada por cada afianzado

6

Validar si es un cliente nuevo o antiguo

7

Los documentos se encuentran completos?

48/2

Analista Sucursal

Si No

8

Solicitar los documentos faltantes

9

Elaborar presentación financiera del afianzado

Analista Sucursal

10 Enviar a la Gerencia de Línea

D. Técnico. Elaborar correo electrónico indicando documentos soportes enviados para la apertura

11 Recibir documentos y confirmar su recepción vía email

Profesional de Cumplimiento. Se debe responder este mail como constancia de la recepción de los documentos a la sucursal

12 Financieramente cumple con las condiciones ?

No Si

13 Esta dentro de la delegación del profesional de cumplimiento? Si

No

14 Escalar al siguiente nivel en la Gerencia de Línea

15 Autoriza el cupo y esta dentro de su delegación? Si

16 Presentar al cómite técnico 17 Aprueba la asignación de cupo? No Si

18 Informar vía email a la sucursal

Profesional de Cumplimiento

19 Crear código de afianzado en el maestro de aseguradores.

Analista sucursal. A través de SISE registre información básica del cliente o Representante legal.

20 Enviar mail a la Gerencia de Línea informando código de asignación.

Analista sucursal.

21 Asigna el cupo y crea contragarantía en el módulo de cúmulo y

Profesional de Cumplimiento. Manual de Cumulos y contragarantias.

22 Imprimir contragarantía.

Analista sucursal.

23 Informar al intermediario el cupo y entregar contragarantía.

Analista sucursal.

contragarantía.

24 Contactar al cliente

25 Entregar al cliente e informar cupo operativo asignado.

49/1

SEGUROS COLPATRIA S.A GERENCIA DE CUMPLIMIENTO

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO PROCESO: ASIGNACION DE CUPO CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DFL-G-CU-EYDR-002

CONVENCIONES ## Operación

Decisión

Procedimiento

Conector

ROL RESPONSABLE

#

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

Cliente

Intermediario

Sucursal

Gerencia Cumplimiento

Vicepresidencia Técnica

Controles

Documento

Inicio - Fin

Documentos y Registros Relacionados

26 Diligenciar y entregar contragarantía. 27 Enviar a la sucursal 28 Se diligenció correctamente la contragarantía?

Si No

Analista sucursal.

29 Reimpresión de la contragarantía. 30 Enviar contragarantía diligenciada. 31 Cambiar el estado de la contragarantía a aprobado.

Profesional de cumplimiento. Ingresar por SISE al modulo administración de contragarantias.

32 Enviar la contragarantía a custodia.

Profesional de Cumplimiento.

33 Recibir contragarantía

Sec. Vicep. Técnica

34 Relacionar contragarantías en custodia.

Sec. Vicep. Técnica

35

Sec. Vicep. Técnica. Las contragarantias se almacenan en AZ en orden de llegada por tiempo indefinido.

Archivar contragarantía.

36 37

Fin

B

Profesional de Cumplimiento

Asignar cupo de afianzamiento

38 Se encuentra en acuerdo de reestructuración y/o cuenta con procesos judiciales en contra?

Si

Este informe debe reflejar el estado de cuenta real del cliente

39 Solicitar informe del promotor

40

Solicitar antecedentes y estado actual de procesos

41

A Si

Todo se encuentra dentro de los términos?

42 Informar a la sucursal que el cliente no cumple con las condiciones.

43 Contactar al intermediariao 44 Esta interesado en continuar con el negocio?

No Si

45 Conseguir apoyo de codeudor

46/2

47 Fin 49 Informar a la sucursal de la no asignación de cupo

La sucursal debe informar al cliente el motivo de la negación del cupo

A B

Anexo No. - Flujograma Asignación de Cupo

Actividad

31

34

35 37 38

Descripción Actividad Actual El sistema - SISE no permite verificar si un afianzado cuenta con contragarantía aprobada, no se registra el estado actual de dicha contragarantía. Existe un reporte que genera las contragarantías y su diferente estado, pero está información no es actualizada constantemente. Existe otro módulo donde se puede confirmar el estado de la contragarantía , pero la información no coincide con la del reporte generado. La relación de contragarantías en custodia no se han logrado unificar, púes las existentes poseen información diferente tanto en nombre de afianzados y en identificación , algunas lo traen otras tienen la información incompleta o en nombre o en identificación. No hay como fusionarlas. La Contragarantía se guarda en el archivo general de la Vicepresidencia Técnica, actualmente no existe una custodía real de titulos valores . La asignación de cupo está centralizada en una sóla persona. No existe política clara para esta asignación, ni figura en las mismas. No hay una opción fácil y rápida de consultar si un Afianzado esta en acuerdo de reestructuración y/o cuenta con procesos judiciales en contra.

Actividad

22

26

31

34

35

37

38

Situación Deseada /Recomendaciones 1. Parametrizar las opciones de impresión a los usuarios responsables del proceso. 2. Que las contragarantias que se imprimen del sistema bajen con la información preestablecida por la compañía con númeración e información necesaria del afianzado, permitiendo el control de las mismas y el recobro al momento de la subrogación. 3. Que el sistema tenga la opción de validar el estado en el que se encuentra la contragarantia (Ingresada, Aprobada, Liberada, Ejecutada, Con reclamo, Anulada, Devuelta y recibida) antes de efectuar la expedición y/o al momento de hacer la correspondiente consulta. 4. Se requiere un manual de Contragarantias que se especifique las condiciones de diligenciamiento de las mismas por tipos de sociedad y grado de responsabilidad. 5.La Contragarantia debe seleccionarse al momento de la expedición de la póliza, de manera que si el cliente requiere de una contragarantia cerrada a un negocio especifíco, se pueda llevar un mejor control. 1. Crear un manual que permita a las personas que intervienen en el proceso, conocer el tipo de sociedad, diligenciar y hacer firmar la Contragarantia correspondiente a los responsables de las mismas. 1. Unificar los Afianzados , asegurados y Beneficarios por su número de identificación y no por códigos, de manera que permita llevar un control de cupos, cúmulos y contragarantías a un único cliente. 2. Una vez que se haga esta unificación, la persona encargada del recibo y custodía de las contragarantias deberá efectuar de manera constante la actualización de los estados de las contragarantías generadas, permitiendo el control y seguimiento, oportunidad al momento de la suscripción y evitando un riesgo a la compañía por la falta de diligenciamiento de las mismas. 1. Hacer responsable a una sola persona de efectuar la relación y control de las Contragarantías que reciba y sean aprobadas de manera manual . 2. Efectuar de manera constante la actualización en el sistema de las contragarantías recibidas, la cual debe estar a cargo de la persona responsable del proceso. 3. Generar mensualmente validaciones de información que permita cruzar automáticamente los negocios recibidos vs las garantías recibidas y aprobadas. 4. Generar informes mensuales de aviso a las sucursales de las garantías que se tienen pendientes de recibo y aprobación por parte de la compañía.

1.Hacer responsable de la custodía y almacenamiento de estos títulos a una sola persona. 2. Las contragarantías deben depositarse fuera de las instalaciones de la compañía. 2. Las contragarantías deben estar almacenadas en una bóveda o caja fuerte con un cuidado especial para que no se deterioren y bajo la responsabilidad de una sola persona. 3. Todas las contragarantías deben ser digitalizadas y númeradas sin excepción de manera que se pueda consultar y verificar la existencia de las mismas. 1. Asignación automática al Sistema SISE. 2. Lleve un control de cupo, cúmulo y disponible por Afianzado. 3. Generar un histórico de cliente 1. El sistema debe generar automáticamente un aviso, tanto en la consulta como al momento de que se requiera efectuar la expedición de una garantía por el número de identificación.

SEGUROS COLPATRIA S.A GERENCIA DE CUMPLIMIENTO

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO PROCESO: ASIGNACION DE CUPO CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DFL-G-CU-EYDR-002

CONVENCIONES ## Operación

Decisión

Procedimiento

Conector

Documento

ROL RESPONSABLE

#

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

Cliente

Intermediario

Gerencia Cumplimiento

Sucursal

Vicepresidencia Técnica

Inicio - Fin

Documentos y Registros Relacionados

Controles

0

INICIO

-

-

1

Explorar mercado

-

-

2

Radicar documentos

-

-

3

Recibir y verificar documentos

4

Enviar a la sucursal

-

-

5

Recibir documentos de solicitud de apertura de cupos

-

El director tecnico de cada sucursal es responsable de mantener una carpeta actualizada por cada afianzado

6

Validar si es un cliente nuevo o antiguo

7

Analista Sucursal

No

Se encuentra en acuerdo de reestructuración y/o cuenta con procesos judiciales en contra?

Si

8

Este informe debe reflejar el estado de cuenta real del cliente

Solicitar informe del promotor

9 Solicitar antecedentes y estado actual de procesos

10

Si

Todo se encuentra dentro de los términos?

No A

11 Validar en la herramienta si el cliente se encuentra clasificado

Analista Sucursal

Si No

12 Los documentos se encuentran completos?

Si No

13 Solicitar los documentos faltantes

Analista Sucursal

14 Esta dentro de la delegación del analista o director? No Si

15 Elaborar presentación financiera del afianzado

16 Enviar a la Gerencia de Línea

Director Técnico. Elaborar correo electrónico indicando documentos soportes enviados para la apertura

17 Recibir documentos y confirmar su recepción vía email

Profesional de Cumplimiento. Se debe responder este mail como constancia de la recepción de los documentos a la sucursal

18 Financieramente cumple con las condiciones ?

No Si

19 Esta dentro de la delegación del profesional de cumplimiento?

Si No

20 Escalar al siguiente nivel en la Gerencia de Línea

21 Autoriza el cupo y esta dentro de su delegación? Si No

22 Presentar al cómite técnico 23 Aprueba la asignación de cupo? No Si

24 Informar vía email a la sucursal

La sucursal debe informar al cliente el motivo de la negación del cupo

25 Crear código de afianzado en el maestro de asegurados.

Analista Sucursal. Atraves de SISE registre información básica del cliente o Representante legal.

26 Enviar mail a la Gerencia de Línea informando código de asignación.

27 Asigna el cupo y crea contragarantía en el módulo de cúmulo y

Profesional de Manual de contragarantias.

contragarantía.

28 Imprimir contragarantía.

Analista Sucursal

29 Informar al intermediario el cupo y entregar contragarantía.

Analista Sucursal

cumplimiento. Cumulos y

30 Contactar al cliente

31 Entregar al cliente e informar cupo operativo asignado.

32 Diligenciar y entregar contragarantía. 33 Enviar a la sucursal 34 Se diligenció correctamente la contragarantía?

Si No

35 Reimpresión de la contragarantía.

Analista Sucursal

36 Enviar contragarantía diligenciada. 37 Cambiar el estado de la contragarantía a aprobado. 38 Enviar la contragarantía a custodia.

Profesional de cumplimiento. Ingresar por SISE al modulo administración de contragarantias. Profesional de cumplimiento.

39 Recibir contragarantía

Sec. Vicep. Técnica.

40 Relacionar contragarantías en custodia.

Sec. Vicep. Técnica.

41

Sec. Vicep. Técnica. Las contragarantias se almacenan en AZ en orden de llegada por tiempo indefinido.

Archivar contragarantía.

42 43

Fin Profesional de Cumplimiento

Asignar cupo de afianzamiento

44 Informar a la sucursal que el cliente no cumple con las condiciones.

45

Contactar al intermediariao

46

Esta interesado en continuar con el negocio?

47

Conseguir apoyo de codeudor

48

Fin

No Si 48/2

Anexo No. 2 - Flujograma Asignación de Cupo / Propuesta

ANEXO 3. CLASIFICACION DE SOCIEDADES Clasificación Jurídica: 1) Empresas individuales o de persona natural: son aquellas que tienen la forma mas simple para constituirse, ya que dentro de las formalidades legales con las que debe cumplir son mínimas en el servicio de impuestos internos, es decir, para dar inicio a sus actividades, solo debe presentar su cedula de identidad, llenar formulario de solicitud, presentar un contrato de arriendo, o declaración de cesión de un inmueble y solo si va a facturar certificar su domicilio, patentes comerciales y requerimientos sanitarios vigentes para cada actividad; con respecto a la gestión , normalmente corresponde al titular, el cual, es dueño de los bienes o servicios que vende y ante cualquier circunstancia la responsabilidad es total arriesgando todo su patrimonio. 2) Empresas individuales de Responsabilidad Limitada: son empresas con características jurídicas, y no de persona natural, a pesar que se forman a partir de un solo individuo, ese tipo de empresa se creo para disminuir los riesgos de las personas naturales limitando la responsabilidad, ya que en caso de fallar los negocios estos no estarían comprometiendo todo su patrimonio, ya que cuentan con responsabilidad limitada. Las formalidades que debe cumplir, es realizar una escritura pública creando la sociedad individual de responsabilidad limitada, concurrir al servicio de impuestos internos, realizar las formalidades en este servicio, presentar contrato de arriendo o sesión del lugar, escritura pública y su cedula de identidad, solicitar patente y cumplir con las exigencias sanitarias. 3) Sociedades de Hecho: Esta es una sociedad que tiene características propias de una comunidad, para formalizarla se realiza una escritura de sociedad la cual contempla en su estructura, la comparecencia de los socios, su individualización, el objeto a perseguir de la sociedad, la duración, los aportes, individualización del representante legal y el domicilio, esta sociedad se denomina de hecho , pero no de derecho, con lo cual no es recocida legalmente como sociedad por bancos y otras instituciones y la responsabilidad de los socios es sin límite arriesgando estos su patrimonio. 4) Sociedades de Responsabilidad Limitada: este tipo de sociedad, garantiza a muchos empresarios una cierta tranquilidad en cuanto al patrimonio individual, ya que su nombre lo dice, la responsabilidad queda limitada. Esta sociedad se legaliza según escritura de constitución de sociedad individualizando a los socios, se define el objeto de la sociedad, la duración , la administración, los aportes, forma de repartir las utilidades, mecanismos de disolución, se nombra al representante legal, se realiza un extracto, el cual se debe publicar en el diario oficial e inscribir en el registro de comercio, luego de esto, se realiza el inicio de actividades con un

contrato de arriendo, publicación en el diario oficial y constitución inscrita además de cumplir con las normas sanitarias, laborales, comerciales correspondientes y permisos municipales. Cuando hablamos de responsabilidad limitada, nos referimos al bajo riesgo que corren los patrimonios personales, ya que las responsabilidades se limitan a los aportes o al porcentaje de estos. 5) Sociedad Anónima Cerrada: esta sociedad es de características muy similar a las limitadas con respecto a las responsabilidades, pero tiene otras características que la hacen ser atractivas, en el sentido al constituirse, mantiene dos formas administrativas, la de accionistas y un directorio, que en conjunto definen los acuerdos, modificaciones a los estatutos sociales, inversiones, aumentos de capital, lineamientos productivos y todo lo concerniente al funcionamiento de la empresa. En conjunto con esto uno o varios de los directores es elegido representante legal, el cual tiene facultades de representación amplias o restringidas dependiendo de los poderes otorgados, si exige mayor cantidad de solemnidades, como por ejemplo, para crearse se realiza la constitución de sociedad, se publica el extracto en el diario oficial y se inscribe en el registro de comercio, con estos procedimientos no se ha completado su validez legal, ya que se debe realizar la primera junta ordinaria de accionistas, la cual, contempla la elección de un directorio provisorio, el cual se encargará de gestionar provisoriamente la sociedad, para obtener RUT, realizar el inicio de actividades para poder funcionar, cada reunión debe ser respaldada por el acta correspondiente, y aceptada por los socios y reducirlas a escritura pública, llevar un registro de socios en el libro correspondiente, etc. 6) Sociedad Anónima Abierta, es de las mismas características de la sociedad anónima cerrada, con la diferencia que estas quedan sujetas a la superintendencia se seguros y valores, e ingresa cualquier persona a esta sociedad, con el solo requisito de adquirir acciones (Derechos) que le generaran beneficios monetarios, teniendo que hacer públicos sus balances y necesitando notario público en ocasiones como ministro de fe de algunas asambleas.

POR SU ACTIVIDAD O GIRO SEGÚN EL ORIGEN DEL CAPITAL SEGÚN LA MAGNITUD DE LA EMPRESA OTROS CRITERIOS POR SU ACTIVIDAD O GIRO : Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrollan en: a. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en: Extractivas; Son las que se dedican a la extracción de recursos naturales, ya sea renovables o no renovable. Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser productoras de bienes de consumo final o de producción. Agropecuarias: Como su nombre lo indica su función es la explotación de la agricultura y la ganadería. b. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en : Mayoristas: Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas tanto al menudeo como al detalle. Ejemplo: Bimbo, Nestlé, Jersey, etc. Menudeo: Son los que venden productos tanto en grandes cantidades como por unidad ya sea para su reventa o para uso del consumidor final. Ejemplo: Sams Club, Cosco, Smart & Final, y la Abarrotera de Tijuana. Minoristas o Detallistas: Son los que venden productos en pequeñas cantidades al consumidor final. Ejemplo: Ley, Comercial Mexicana, Calimax, etc. Comisionistas: Se dedican a vender mercancías que los productores dan en consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión. c. Servicios: Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Se pueden clasificar en:

Servicios públicos varios ( comunicaciones, energía, agua ) Servicios privados varios (servicios administrativos, contables, jurídicos, asesoría, etc). Transporte (colectivo o de mercancías) Turismo Instituciones financieras Educación Salubridad ( Hospitales ) Finanzas y seguros

SEGÚN EL ORIGEN DEL CAPITAL: Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien se dirijan sus actividades las empresas pueden clasificarse en: a. Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas pueden ser las siguientes: Centralizadas: Cuando los organismos de las empresas se integran en una jerarquía que encabeza directamente el Presidente de la República, con el fin de unificar las decisiones, el mando y la ejecución. Ejemplo: Las secretarías de estado, Nacional Financiera ( Nafin ) Desconcentradas: Son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión limitada, que manejan su autonomía y presupuesto, pero sin que deje de existir su nexo de jerarquía. Ejemplo: Instituto Nacional de Bellas Artes. Descentralizadas: Son aquellas en las que se desarrollan actividades que competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas de personalidad, patrimonio y régimen jurídico propio. Ejemplo: I.M.S.S, CFE., ISSSTECALI, Banco de México. Estatales: Pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma externa de sociedad privada, tiene personalidad jurídica propia, se dedican a una actividad económica y se someten

alternativamente al derecho público y al derecho privado. Ejemplo: Ferrocarriles, CESPT, DIF Estatal, Issstecali. Mixtas y Paraestatales: En éstas existe la coparticipación del estado y los particulares para producir bienes y servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único propietario tanto del capital como de los servicios de la empresa. Ejemplos: PRODUTSA (Promotora de Desarrollo Urbano de Tijuana), Aeropuertos y Servicios Auxiliares, Caminos y Puentes Federales. b. Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es 100% lucrativa. Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país. Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y extranjeros. Trasnacionales; Cuando el capital es preponderantemente ( que tiene más importancia ) de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen.

SEGÚN LA MAGNITUD DE LA EMPRESA: Este es uno de los criterios más utilizados para clasificar a las empresas, el que de acuerdo al tamaño de la misma se establece que puede ser pequeña, mediana o grande. Existen múltiples criterios para determinar a que tipo de empresa pueden pertenecer una organización, tales como: a. Financiero:El tamaño se determina por el monto de su capital. b. Personal Ocupado: Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en la que laboran menos de 250 empleados, una mediana aquella que tiene entre 250 y 1000, y una grande aquella que tiene más de 1000 empleados c. Ventas: Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. Según este criterio una empresa es pequeña cuando sus ventas son locales, mediana cuando son nacionales y grande cuando son internacionales. d. Producción: Este criterio se refiere al grado de maquinización que existe en el proceso de producción; así que una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo, es decir, que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de obra. Una empresa

mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaria y menos mano de obra. Por último, la gran empresa es aquella que esta altamente mecanizada y/o sistematizada. e. Criterios de Nacional Financiera: Para esta institución una empresa grande es la más importante dentro de su giro.

OTROS CRITERIOS A. Criterios Económicos: Según este criterio las empresas pueden ser: a. Nuevas: Se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se producen en el país, siempre que no se trate de meros sustitutos de otros que ya se produzcan en este y que contribuyen en forma importante en el desarrollo económico del mismo. b. Necesarias: Tiene como objeto la manufactura o fabricación de mercancías que se producen en el país de manera insuficiente para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado déficit sea considerable y no tenga un origen en causas transitorias. c. Básicas: Aquellas industrias consideradas primordiales para una o varias actividades de importancia para el desarrollo agrícola o industrial del país. d. Semibásicas: Producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las necesidades vitales de la población. B. Criterios de Constitución Legal: De acuerdo con el régimen jurídico en que se constituya la empresa, ésta puede ser: Sociedad Anónima, Soc. de Responsabilidad Limitada, Soc. Cooperativa, Soc. en Comandita Simple, Soc. en Comandita por Acciones, y Soc. en Nombre Colectivo.

ANEXO No. 4 - SECTORES ECONÓMICOS Un sector es una parte de la actividad económica cuyos elementos tienen características comunes, guardan una unidad y se diferencian de otras agrupaciones. Para comenzar, se puede hacer una diferenciación entre los sectores económicos y los sectores de la economía. ¿Cuáles son los sectores de la economía? Según la división clásica, los sectores de la economía son: • • •

Sector primario o sector agropecuario. Sector secundario o sector Industrial. Sector terciario o sector de servicios.

Sector primario o agropecuario Es el sector que obtiene el producto de sus actividades directamente de la naturaleza, sin ningún proceso de transformación. Dentro de este sector se encuentran la agricultura, la ganadería, la silvicultura, la caza y la pesca. No se incluyen dentro de este sector a la minería y a la extracción de petróleo, las cuales se consideran parte del sector industrial. Sector secundario o industrial Comprende todas las actividades económicas de un país relacionadas con la transformación industrial de los alimentos y otros tipos de bienes o mercancías, los cuales se utilizan como base para la fabricación de nuevos productos. Se divide en dos sub-sectores: industrial extractivo e industrial de transformación: Industrial extractivo: extracción minera y de petróleo. Industrial de transformación: envasado de legumbres y frutas, embotellado de refrescos, fabricación de abonos y fertilizantes, vehículos, cementos, aparatos electrodomésticos, etc. Sector terciario o de servicios

Incluye todas aquellas actividades que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el funcionamiento de la economía. Como ejemplos de ello tenemos el comercio, los restaurantes, los hoteles, el transporte, los servicios financieros, las comunicaciones, los servicios de educación, los servicios profesionales, el Gobierno, etc. Es indispensable aclarar que los dos primeros sectores producen bienes tangibles, por lo cual son considerados como sectores productivos. El tercer sector se considera no productivo puesto que no produce bienes tangibles pero, sin embargo, contribuye a la formación del ingreso nacional y del producto nacional. Aunque los sectores anteriormente indicados son aquellos que la teoría económica menciona como sectores de la economía, es común que las actividades económicas se diferencien aún más dependiendo de su especialización. Lo anterior da origen a los sectores económicos, los cuales son: 1. Sector agropecuario: anteriormente.

Corresponde

al

sector

primario

mencionado

2. Sector de anteriormente.

Corresponde

al

sector

terciario

mencionado

secundario

mencionado

servicios:

3. Sector industrial: anteriormente.

Corresponde

al

sector

4. Sector de transporte: Hace parte del sector terciario, e incluye transporte de carga, servicio de transporte público, transporte terrestre, aéreo, marítimo, etc. 5. Sector de comercio: Hace parte del sector terciario de la economía, e incluye comercio al por mayor, minorista, centros comerciales, cámaras de comercio, |San Andresitos, plazas de mercado y, en general, a todos aquellos que se relacionan con la actividad de comercio de diversos productos a nivel nacional o internacional. 6. Sector financiero: En este sector se incluyen todas aquellas organizaciones relacionadas con actividades bancarias y financieras, aseguradoras, fondos de pensiones y cesantías, fiduciarias, etc. 7. Sector de la construcción: En este sector se incluyen las empresas y organizaciones relacionadas con la construcción, al igual que los arquitectos e ingenieros, las empresas productoras de materiales para la construcción, etc.

8. Sector minero y energético: Se incluyen en él todas las empresas que se relacionan con la actividad minera y energética de cualquier tipo (extracción de carbón, esmeraldas, gas y petróleo; empresas generadoras de energía; etc.). 9. Sector solidario: En este sector se incluyen las cooperativas, las cajas de compensación familiar, las empresas solidarias de salud, entre otras. 10. Sector de comunicaciones: En este sector se incluyen todas las empresas y organizaciones relacionadas con los medios de comunicación como (telefonía fija y celular, empresas de publicidad, periódicos, editoriales, etc.).

Asignacion de Cupos Operativos

Digite la siguiente información: NIT de la empresa, sin número ó Nombre de la empresa:

JOSE FELIX ESCOBAR ABOGADOS LTDA

Tipo de empresa:

COMERCIAL

Corredor:

ASP SEGUROS LTDA

Ingrese el cúmulo vigente:

0

805.008.249

Inserte el valor del Contrato:

1.000.000.000

INDICADORES DE LIQUIDEZ CONCEPTO

DEFINICIÓN

La razón corriente indica la Razón Corriente capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones Se considera aceptable 1.3 o más Capital de Trabajo (C.T.)

Solvencia Total

Prueba Ácida

VALOR 2007

VALOR 2006

Activos Corrientes

$ 0 Activos Corrientes

$ 11.256.000

Pasivos Corrientes

$ 0 Pasivos Corrientes

$ 64.148.000

Razón Corriente

NA Razón Corriente

Son aquellos recursos que requiere Activos Corrientes la empresa para poder operar.Para Pasivos Corrientes determinar el capital de trabajo de Capital de Trabajo una forma mas objetiva, se debe t d l es Acontar ti l Solvencia con ilostbienes Activos Totales y recursos suficientes para Pasivos Totales respaldar los adeudos que se tengan contraídos, aún cuando Se considera aceptable 1.5 ó más Solvencia Total Muestra la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones correientes pero sin Depende del tipo de empresa el

0,2

$ 0 Activos Corrientes

$ 11.256.000

$ 0 Pasivos Corrientes

$ 64.148.000

$ 0 Capital de Trabajo

-$ 52.892.000

$ 0 Activos Totales

$ 54.959.000

$ 0 Pasivos Totales

$ 64.148.000

NA Solvencia Total

0,9

Activos Corrientes

$ 0 Activos Corrientes

$ 11.256.000

Pasivos Corrientes

$ 0 Pasivos Corrientes

$ 64.148.000

Inventario

$ 0 Inventario

$0

Empresas Comerciales Minimo 0.3 Empresas Industriales Minimo 0.9 Empresas de Servicios Minimo 1.2

Prueba Ácida

NA

Prueba Ácida

0,2

INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO CONCEPTO

Nivel de Endeudamiento

DEFINICIÓN Porcentaje del activo que está comprometido como deuda. Tambien se define como el Es la relación entre el pasivo total

Se considera aceptable 60% o MENOS Este indicador nos muestra el endeudamiento que tiene la Endeudamiento empresa con el sistema financero Financiero Es la relacion entre las obligaciones

VALOR 2007

VALOR 2006

Pasivos Totales

$ 0 Pasivos Totales

$ 64.148.000

Activos Totales

$ 0 Activos Totales

$ 54.959.000

Nivel de Endeudamiento Obilgaciones Financieras Ventas Netas

Nivel de Endeudamiento Obilgaciones $0 Financieras $ 0 Ventas Netas

NA

Se considera aceptable 30% ó Endeudamiento Fin. MENOS Este indicador señala el porcentaje de utilidad bruta que queda Utilidad Bruta despues de descontar de las Es la relacion entre la utilidad bruta Ventas Netas

NA

117% $0 $ 7.915.000

Endeudamiento Fin.

Margen Bruto de Depende del tipo de empresa: Utilidad Empresas Comerciales entre el 20%

0%

$ 0 Utilidad Bruta

$ 7.915.000

$ 0 Ventas Netas

$ 7.915.000

Empresas Industriales entre el 30% y Empresas de Servicios entre el 20% Marge Bruto Utilidad y 30% Este indicador señala el porcentaje de utilidad operacional que queda Utilidad Operacional despues de descontar de las Es la relacion entre la utilidad Ventas Netas

NA Marge Bruto Utilidad

$ 0 Utilidad Operacional

-$ 31.426.000

$ 0 Ventas Netas

Margen Depende del tipo de empresa: Operacional de Empresas Comerciales entre el 5% Utilidad Empresas Industriales entre el 10% y

Empresas de Servicios entre el 5% y Marge Operacional de 10% Utilidad

100%

$ 7.915.000

Marge Operacional de Utilidad

NA

Este indicador señala el porcentaje de utilidad neta que queda Utilidad Neta despues de descontar de las Es la relacion entre la utilidad neta Ventas Netas

Margen Neto de Depende del tipo de empresa: Utilidad Empresas Comerciales entre el 2%

-397%

$ 0 Utilidad Neta

-$ 31.179.000

$ 0 Ventas Netas

$ 7.915.000

Empresas Industriales entre el 5% y Empresas de Servicios entre el 2% y Margen Neto de Utilidad 3%

Margen Neto de Utilidad

NA

-394%

INDICADORES DE ACTIVIDAD CONCEPTO

Rotación Cuentas por Cobrar

DEFINICIÓN Este indicador de actividad nos refleja a cuantos dias esta el nivel de rotacion de la cartera C*C *365 / Ventas Netas

Se considera aceptable 45 días ó MENOS Este indicador de actividad nos Capacidad Instalada

VALOR 2007

$ 0 Cuentas por Cobrar

Ventas Netas

$ 0 Ventas Netas

Rotación Cuentas x Cobrar

Capacidad Instalada

$0 $ 7.915.000

Rotación Cuentas x Cobrar

NA

Valor del Contrato refleja la capacidad de la empresa Ventas Netas para realizar el contrato Es la relacion entre el valor del Se considera aceptable 40% ó MENOS

VALOR 2006

Cuentas por Cobrar

$ 1.000.000.000 Valor del Contrato

0,0

$ 1.000.000.000

$ 0 Ventas Netas

NA

Capacidad Instalada

$ 7.915.000

12634%

CUPO OPERATIVO Patrimonio sin revalorización Activos Fijos CUPO FINAL

Elaborado por:

$0

-$ 20.294.000

$0

$ 43.644.000

$ 0 CUPO FINAL

Fecha : lunes, 23 de marzo de 2009

$ 1.319.167

Asignacion de Cupos Operativos

Digite la siguiente información: NIT de la empresa, sin número de ifi ió Nombre de la empresa:

JOSE FELIX ESCOBAR ABOGADOS LTDA

Tipo de empresa:

COMERCIAL

Corredor:

ASP SEGUROS LTDA

Ingrese el cúmulo vigente:

0

805.008.249

Solo dilgencie Este espacio

Ejecute esta opción para calculos de nits

1.000.000.000,00

Inserte el valor del Contrato:

Si no se encuentran valores para la empresa, ingresarlos manualmente en estas casillas

Variables financieras:

Variables Financieras

Ejecute esta opción cuando ingresa un nuevo año para el calculo

2007

2006

2007

Activos Corrientes

$0

$ 11.256.000

Pasivos Corrientes

$0

$ 64.148.000

Activos Totales

$0

$ 54.959.000

Pasivos Totales

$0

$ 64.148.000

Inventario

$0

$0

Obilgaciones Financieras

$0

$0

Ventas Netas

$0

$ 7.915.000

Utilidad Bruta

$0

$ 7.915.000

Utilidad Operacional

$0

-$ 31.426.000

Utilidad Neta

$0

-$ 31.179.000

Cuentas por Cobrar

$0

$0

Patrimonio sin revalorización

$0

-$ 20.294.000

Activos Fijos

$0

$ 43.644.000

INDICADORES FINANCIEROS

2006

INDICADORES DE LIQUIDEZ DEFINICIÓN

CONCEPTO

Razón Corriente

Capital de Trabajo (C.T.)

Solvencia Total

Prueba Ácida

VALOR 2007

VALOR 2006

Refleja la disponiblidad de la empresa a corto Activos Corrientes plazo para afrontar compromisos a corto plazo Pasivos Corrientes

$ 0 Activos Corrientes

$ 11.256.000

$ 0 Pasivos Corrientes

$ 64.148.000

Se considera aceptable 1.3 o más:

Razón Corriente

NA Razón Corriente

El resultado debe ser siempre positivo. Es la porcion de activos corrientes financiados con pasivos a largo plazo.

Activos Corrientes

$ 0 Activos Corrientes

$ 11.256.000

Pasivos Corrientes

$ 0 Pasivos Corrientes

$ 64.148.000

Es la diferencia entre el AC y el PC:

Capital de Trabajo

$ 0 Capital de Trabajo

-$ 52.892.000

Respaldo que se tiene con todos los activos para cubrir todos los pasivos. Es la relación entre el activo total (A.T.) y el pasivo total

Activos Totales

$ 0 Activos Totales

$ 54.959.000

Pasivos Totales

$ 0 Pasivos Totales

$ 64.148.000

Se considera aceptable 1.5 ó más

Solvencia Total

NA Solvencia Total

Muestra la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones correientes pero sin depender de la venta de sus activos.

Activos Corrientes

$ 0 Activos Corrientes

$ 11.256.000

Pasivos Corrientes

$ 0 Pasivos Corrientes

$ 64.148.000

Depende del tipo de empresa el minimo:

Inventario

$ 0 Inventario

0,2

0,9

$0

Empresas Comerciales Minimo 0.3 Empresas Industriales Minimo 0.9 Empresas de Servicios Minimo 1.2

Prueba Ácida

NA

Prueba Ácida

0,2

INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO DEFINICIÓN

CONCEPTO

VALOR 2007

Porcentaje del activo que está comprometido Pasivos Totales como deuda. Tambien se define como el Activos Totales porcentaje de los acreedores dentro de la

Nivel de Endeudamiento

VALOR 2006 $ 0 Pasivos Totales

$ 64.148.000

$ 0 Activos Totales

$ 54.959.000

Es la relación entre el pasivo total (PT) y el Activo Total (AT) Se considera aceptable 60% o MENOS Este indicador nos muestra el endeudamiento que tiene la empresa con el sistema financero

Endeudamiento Financiero

Nivel de Endeudamiento Obilgaciones Financieras Ventas Netas

Es la relacion entre las obligaciones financieras a corto plazo y las ventas Se considera aceptable 30% ó MENOS Endeudamiento Fin. Este indicador señala el porcentaje de utilidad bruta que queda despues de descontar de las Utilidad Bruta ventas el costo de las mismas. Es la relacion entre la utilidad bruta y las ventas Ventas Netas netas Depende del tipo de empresa:

Margen Bruto de Utilidad

NA Nivel de Endeudamiento $ 0 Obilgaciones Financieras $ 0 Ventas Netas

NA

Endeudamiento Fin.

117% $0 $ 7.915.000

0%

$ 0 Utilidad Bruta

$ 7.915.000

$ 0 Ventas Netas

$ 7.915.000

Empresas Comerciales entre el 20% y 30% Empresas Industriales entre el 30% y 40% Empresas de Servicios entre el 20% y 30%

Marge Bruto Utilidad

Este indicador señala el porcentaje de utilidad operacional que queda despues de descontar Utilidad Operacional de las ventas el costo de ventas y los gastos M

O

i

l

Es la relacion entre la utilidad operacional y las Ventas Netas ventas netas

NA Marge Bruto Utilidad

$ 0 Utilidad Operacional $ 0 Ventas Netas

100%

-$ 31.426.000 $ 7.915.000

Margen Operacional de Utilidad

Depende del tipo de empresa: Empresas Comerciales entre el 5% y 10% Empresas Industriales entre el 10% y 20% Marge Operacional de NA Utilidad Este indicador señala el porcentaje de utilidad neta que queda despues de descontar de las Utilidad Neta ventas el costo de ventas y todos los gastos

Marge Operacional de Utilidad

Empresas de Servicios entre el 5% y 10%

Margen Neto de Utilidad

Es la relacion entre la utilidad neta y las ventas netas Depende del tipo de empresa:

Ventas Netas

-397%

$ 0 Utilidad Neta

-$ 31.179.000

$ 0 Ventas Netas

$ 7.915.000

Empresas Comerciales entre el 2% y 3% Empresas Industriales entre el 5% y 10% Empresas de Servicios entre el 2% y 3%

Margen Neto de Utilidad

Margen Neto de Utilidad

NA

-394%

INDICADORES DE ACTIVIDAD DEFINICIÓN

CONCEPTO

VALOR 2007

Este indicador de actividad nos refleja a cuantos dias esta el nivel de rotacion de la cartera.

Rotación Cuentas por C*C *365 / Ventas Netas Cobrar

Se considera aceptable 45 días ó MENOS Este indicador de actividad nos refleja la capacidad de la empresa para realizar el contrato. Capacidad Instalada

VALOR 2006

Cuentas por Cobrar

$ 0 Cuentas por Cobrar

Ventas Netas

$ 0 Ventas Netas

Rotación Cuentas x Cobrar

Rotación Cuentas x Cobrar

NA

Valor del Contrato

$ 1.000.000.000 Valor del Contrato

Ventas Netas

$ 0 Ventas Netas

$0 $ 7.915.000

0,0

$ 1.000.000.000 $ 7.915.000

Es la relacion entre el valor del contrato y las ventas netas Se considera aceptable 40% ó MENOS

Capacidad Instalada

NA

Capacidad Instalada

12634%

CUPO OPERATIVO

Elaborado por:

Patrimonio sin revalorización Activos Fijos

$0

-$ 20.294.000

$0

$ 43.644.000

CUPO FINAL

$ 0 CUPO FINAL

$ 1.319.167

Fecha de realización: lunes, 23 de marzo de 2009

2007

2006

50% Vtas Netas

$0

$ 3.957.500

Patrimonio sin revalo

$0

$0

Activos Fijos

$0

$0

Promedio

$0

$ 1.319.167

prueba acida

0

1

1 si pasa la prueba acida y o si no

solvencia

0

1

1 si pasa la prueba y 0 si no

Margen Bruto Utilidad

0

1

1 si pasa la prueba y 0 si no

$ 0,0

$ 1.319.166,7

Si Cupo es negativo

$0

$ 1.319.167

Si Cupo > Tope

$0

$ 1.319.167

0

3

CUPO FINAL

SUMA

Tipo Empresa

Prueba Acida

Margen

2007

Solvencia

2006

COMERCIAL

0,3

20%

1,5

$0

INDUSTRIAL

0,9

30%

1,5

$0

$ 11.256.000 $ 64.148.000

SERVICIOS

1,2

20%

1,5

$0

$ 54.959.000

$0

$ 64.148.000

$0

$0

$0

$0

$0

$ 7.915.000

$0

$ 7.915.000

$0

-$ 31.426.000

$0

-$ 31.179.000

$0

$0

$0

-$ 20.294.000

$0

$ 43.644.000

REPUBLICA

DE COLOMBIA

•

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEA'~8 DECRETO NÚMERcf 474 DE 2008

Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de la ley 1150 de 2007 y de la ley 80 de 1993

DECRETA

TITULO I DISPOSICIONES GENERALES APLICABLES SELECCiÓN

A LAS MODALIDADES

DE

Artículo 1. Objeto. El presente decreto reglamenta las modalidades de selección y señala disposiciones generales en materia de publicidad, selección objetiva y otros aspectos relacionados con los procesos de contratación pública.

Artículo 2. Modalidades de selección. De conformidad con el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 las entidades seleccionarán a los contratistas a través de las siguientes modalidades: 1. 2. 3. 4.

Licitación pública, Selección abreviada, Concurso de méritos y, Contratación directa.

DECRETO NÚ'~R02

~

'74

de 2008

Hoja W. 2

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Parágrafo. Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa. Artículo 3. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente decreto. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Parágrafo 1. Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementarán ton los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección. Parágrafo 2. El Gontenidode los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura. Parágrafo 3. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el

'1

2474

DECRETO NÚMERO __

de 2008

Hoja W. 3

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." curso del proceso de selección. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección. Parágrafo 4. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto.

Artículo

4. Convocatoria

pública.

En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la contratación se publicará de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 8 del presente decreto, y contendrá la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

Artículo

5. Acto administrativo

de apertura del proceso de selección.

La entidad, medJante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos. Para la contratación directa se dará aplicación a lo señalado en el artículo 77 del presente decreto. El acto administrativo de que trata el presente artículo señalará: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección. Parágrafo 1. El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, señalado en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale. Parágrafo 2. En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, la Entidad revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección.

DECRETO NÚME~

'7 4

de 2008 Hoja W. 4

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Artículo

6. Contenido

mínimo del pliego de condiciones.

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos: 1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. 2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. 3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso. 4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo. La información a que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios. Parágrafo. No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

Artículo

7. Modificación

del Pliego de Condiciones.

La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. Parágrafo 1. En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. Parágrafo 2. Para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones o hayan

24'74 DECRETO NÚMERO __

de 2008 Hoja N°. 5

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 19S3 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, ~ se dictan otras disposiciones."

asistido a la audiencia de reparto de riesgo a que se refiere el artículo 4 de le Ley 1150 de 2007, cuando ésta se realice con anterioridad a la apertura del proceso.

Artículo 8. Publicidad del procedimiento

en el SECOP.

La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección: 1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos. 2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos. 3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. 4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos. 5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación. 6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos. 7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública. 8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas. 9. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. 10. El acto administrativo de suspensión del proceso. 11. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. 12. Las adendas a los pliegos de condiciones. 13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de evaluación del concurso de me ritos a que se refiere el artículo 69 del presente decreto. 14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponde en la conformación dinámica de la oferta a la que se refiere en artículo 14 del presente decreto. 15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. 16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. 17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta. 18. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

",

2 4 '7 4

DECRETO NÚMERO __

de 2008

Hoja W. 6

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Las entidades públicas que no cuenten con los recursos tecnológicos que provean una adecuada conectividad para él uso del SECOP, deberán reportar esta situación al Ministerio de Comunicaciones. El reporte señalará, además de la dificultad o imposibilidad de acceder al sistema, la estrategia y el plan de acción que desarrollarán a efecto de cumplir con la obligación del uso del sistema electrónico. Semestralmente la entidad actualizará este reporte. En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el SECOP en el día en que deba realizarse la publicación a que se refiere el inciso segundo del articulo 4 del presente decreto, la entidad publicará para cada proceso de licitación, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de éstos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto de pliego de condiciones como la versión definitiva del mismo y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso. Parágrafo 1. La no presentación del reporte o del plan de acción señalado en el presente artículo acarreará la violación de la presente norma, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único. Parágrafo 2. Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el SECOP, deberán tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido. Parágrafo 3. La publicaciÓn electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años después de la fecha de liquidación del contrato, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda. Parágrafo 4. La información general sobre las licitaciones públicas que la entidad pretenda abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio. Parágrafo 5. No se harán las publicaciones a las que se refiere el presente articulo, en los procesos de selección de enajenación de bienes del estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, salvo lo señalado en el parágrafo 6 del presente artículo, y de adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos. Tampoco se harán las publicaciones a las que se refiere el presente artículo, respecto

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de 2008

Hoja W. 7

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." de los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, sin perjuicio que la entidad, en el manual de contratación, establezca mecanismos de publicidad de la actividad contractual. Cuando se trate de la celebración de contratos en desarrollo de lo previsto en el literal h) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, sólo se publicará la información relacionada en los numerales 17 y 18 del presente artículo. En tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto a que se refiere el artículo 77 del presente decreto cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18 del presente artículo. Parágrafo 6. La Dirección Nacional de Estupefacientes será responsable de garantizar la publicidad a través del SECOP y de su página web del acto de apertura del proceso de selección de promotores para la enajenación de bienes, el aviso de invitación, los pliegos de condiciones, las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas, las adendas al pliego de condiciones, el informe de evaluación, el acto de selección, el acto de declaratoria de desierta, el contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta, el acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

Artículo 9. Publicidad condiciones definitivo.

del proyecto

de pliego

de condiciones

y del pliego

de

La entidad estatal publicará el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo de conformidad con el artículo anterior. Esta publicación aplica para las modalidades de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada. El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos con propuesta técnica detallada (PTD), y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada y concurso de méritos con propuesta técnica simplificada (PTS). La publicación del proyecto de pliegb de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior, según sea el caso. El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. En todo caso, la aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

Artículo

10. Reglas de subsanabilidad.

En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 Y 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y en el presente decreto. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que la entidad lo establezca en los pliegos de condiciones, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior. Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla. Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización, de conformidad con el artículo 22 del presente decreto. En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

Artículo 11. Verificación de requisitos habilitantes. De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 33 de la Ley 1150 2007, en tanto no entre en vigor el artículo 6° ídem, las entidades verificarán información de los proponentes a que se refiere el numeral 1° del artículo 5° ibídem, perjuicio de que se exija la presentación del certificado del Registro Único Proponentes para efectos de determinar la clasificación y calificación de proponentes, cuando corresponda.

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Articulo 12. Ofrecimiento más favorable a la entidad. El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el Artículo 5 de Ley 1150 de 2007 se determinará de la siguiente manera: 1- En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio. 2- En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el presente decreto y en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación. 3- En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes ó fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." b. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo - beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. 11. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio. 111. Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras. IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos. Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costobeneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja. La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido. Parágrafo en varias todos los señalados

1. En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros para tal efecto en los mismos.

Parágrafo 2. Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la Entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 82 del presente decreto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el próceso.

Artículo

13. Oferta con valor artificialmente

bajo.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor de que trata el parágrafo 2 del artículo anterior, recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente. Parágrafo. En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, sólo será aplicable por la entidad lo previsto en el presente artículo, respecto del precio final obtenido al término de la misma. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.

TITULO 11 MODALIDADES DE SELECCiÓN

CAPiTULO I DE LA LICITACiÓN PÚBLICA

Artículo inversa.

14. Presentación

de la oferta

de manera

dinámica

mediante

subasta

De conformidad con el inciso segundo del numeral 1 del artículo 2 de ,la ley 1150 de 2007, y para los efectos del presente artículo, se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejorad as, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones. El pliego de condiciones señalará si en el proceso de licitación de que se trate procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa. Tal método sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación de costo - beneficio a que se refiere el literal b del numeral 3 del artículo 12 del presente decreto. Cuando se use para la presentación de la totalidad de la propuesta, el sistema permitirá, mediante lances sucesivos ascendentes o descendentes según se defina para cada variable, obtener de manera automática la relación costo - beneficio de cada propuesta. En el evento de ser utilizado para configurar una porción de las variables de la oferta, el mismo permitirá obtener la mejor postura de cada oferente en relación con cada una de las variables sometidas al procedimiento.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

En la fecha señalada en el pliego de condiciones los oferentes presentarán los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por la entidad. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica. La entidad dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones verificará el cumplimiento de los requisitos y condiciones señalados en el numeral anterior, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta. En dicha subasta, los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas de conformidad con el pliego de condiciones, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por ésta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta. Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto. En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica. La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en todo momento el proponente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que éste pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado. Al término de la subasta, se adjudicará el contrato a quien haya presentado la oferta con la mejor relación costo - beneficio, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 del presente decreto.

Artículo 15. Audiencia de adjudicación. La licitación se adjudicará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." 2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes. 3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad. 4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.

5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes. 6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptará la decisión que corresponda y se notificará a los presentes de conformidad con el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.

CAPITULO 11 SELECCiÓN ABREVIADA

Adquisición

Sección I de bienes y servicios de características común utilización

Artículo 16. Bienes y servicios utilización.

de características

técnicas

técnicas

uniformes

uniformes

y de

y de común

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. Parágrafo 1. No se consideran de características técnicas utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

uniformes y de común

Parágrafo 2. Para efecto de lo previsto en el presente artículo, por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Parágrafo 3. No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

Artículo 17. Procedimientos para la adquisición de características técnicas uniformes y de común utilización.

bienes

y servicios

de

Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos. Parágrafo. Cuando en relación con los bienes y servicios a que se refiere el presente artículo, el valor del respectivo contrato no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá optar por adquirirlos en los términos del artículo 46 del presente decreto, haciendo uso del procedimiento allí señalado. Parágrafo transitorio. Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación podrán hacer uso de los acuerdos marco de precios para la adquisición de este tipo bienes y servicios, hasta que no se asignen las responsabilidades a que se refiere inciso 4° del parágrafo 5° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y se expida reglamentación correspondiente.

Subsección

no de el la

1. Subasta inversa

Artículo 18. Definición de subasta inversa para la adquisición de características técnicas uniformes y de común utilización.

de bienes y servicios

Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los respectivos pliegos de condiciones.

Artículo 19. Aplicación de la subasta inversa en la contratación de bienes servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

y

En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a que se refiere el inciso 2° del literal a) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, se tendrá como único criterio de evaluación el precio. En caso que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda. Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos éstos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. El resultado de la subasta se presentará a consideración del

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

comité a que se refiere el parágrafo 2 del artículo 12 del presente decreto, a efecto de que el mismo formule la recomendación pertinente a quien corresponda. Parágrafo. La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios a los que se refiere el presente artículo. Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993.

Artículo

20. Estudios

previos para la subasta inversa.

Como parte del contenido de los estudios y documentos previos señalados en el artículo 3 de presente decreto, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de cada entidad. Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo: a) b) c) d)

Denominación de bien o servicio. Denominación técnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripción general.

Parágrafo. El SECOP mantendrá un registro con las fichas técnicas a que se refiere el presente artículo.

Artículo

21. Contenido

de la propuesta

inicial.

En el momento señalado en el pliego de condiciones, los proponentes presentarán una propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.

Artículo

22. Verificación

de los requisitos

habilitantes.

Para que una subasta pueda llevarse a cabo en los términos de este decreto deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará de conformidad con lo señalado en el artículo 8 del presente decreto. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si vencido ese plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones. Parágrafo. Durante la prórroga a que hace referencia el tercer inciso del presente artículo, cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta, en los términos señalados en el presente artículo.

Artículo

23. Modalidades

de Subasta Inversa.

La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades: a. Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. b. Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante ésta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito. Parágrafo 1. En desarrollo de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización a través de subastas inversas, las entidades usarán la modalidad electrónica, salvo que la entidad certifique que no cuentan con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual podrán llevar a cabo los procedimientos de subasta de manera presencial, sin perjuicio de las verificaciones que al respecto efectúe el Ministerio de Comunicaciones. Parágrafo 2. Para el desarrollo de las subastas electrónicas inversas las entidades podrán utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el SECOP o contratar con terceros su realización, de no contar con una propia, que en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En los dos últimos casos la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por el administrador del SECOP, así como realizar en éste último la totalidad de las publicaciones a que se refiere la presente subsección.

Artículo

24. Márgenes mínimos de mejora de ofertas.

Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables. En la subasta presencial sólo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior según el caso. En la subasta electrónica, los lances serán válidos si superan el margen mínimo de mejora en relación con el precio de arranque o el último lance válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Artículo 25. Procedimiento de subasta inversa presencial. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas: a. b. c. d. e. f. g. h.

La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas. La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior. Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados. Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes. La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

Parágrafo. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. Artículo 26. Autenticidad subasta electrónica.

e integridad de los mensajes de datos en el curso de una

En las subastas inversas electrónicas se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y según lo señalado en el pliego de condiciones. Artículo 27. Procedimiento de la subasta inversa electrónica. La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la entidad para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos. El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el menor de las propuestas iniciales de precio a que se refiere el artículo 21 del presente decreto.

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Hoja W.17

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efect!) las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en los pliegos de condiciones. Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999. Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes. Para la suscripción del contrato por medios electrónicos, el representante legal o apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al SECOP y a la entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en los pliegos de condiciones. En este caso, la remisión del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico que la entidad haya señalado en los pliegos de condiciones. Parágrafo. La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de precios se produzca automática mente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte. Conforme avanza la subasta el proponente será informado por parte del Sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

Artículo

28. Fallas técnicas

ocurridas

durante la subasta inversa electrónica.

Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al SECOP, a la entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el SECOP o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente. Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el SECOP o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento. Parágrafo. La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.

Subsección

11. Bolsas de productos

DECRETO NÚMERc?

4 '14

de 2008

Hoja N°. 18

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Artículo

29. Régimen aplicable.

En lo no previsto por la presente subsección, el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de éstas. En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

Artículo 30. Listado de bienes y servicios de común utilización.

de características

técnicas

uniformes

y

Las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, de tal manera que sólo aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate. Este listado actualizado de bienes y servicios deberá mantenerse a disposición de las entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente página web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los interesados. Parágrafo. Las bolsas de productos podrán establecer modelos estandarizados para los diferentes documentos requeridos para las negociaciones que a través suyo realicen las entidades estatales.

Artículo

31. Estudios

previos para la adquisición

en bolsa de productos.

En adición al contenido de los elementos mínimos establecidos para los estudios y documentos previos en el artículo 3 del presente decreto, los que elabore la entidad estatal que desee adquirir bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos, contendrán lo siguiente: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

Artículo

32. Disponibilidad

presupuesta!.

Con el propósito de determinar el valor de los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal, las entidades deberán tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya realizar la negociación.

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DECRETO NUMERO __

de 2008

Hoja N°.19

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." Parágrafo. No se podrá celebrar el respectivo contrato de comisión sin la acreditación por parte de la entidad estatal comitente de la existencia de las disponibilidades presupuestales que amparen los valores señalados en el presente artículo.

Artículo

33. Inscripción

en el SICE y registro de precios en el RUPR.

Los comisionistas de bolsas de productos que deseen actuar como tales por cuenta de entidades estatales, deberán registrarse previamente en el SICE, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003. Así mismo, deberán registrar en el RUPR el valor estimado de la comisión que cobrarán por sus servicios, de conformidad con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 598 de 2000 y el literal b) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003. Los comitentes vendedores y sus comisionistas en operaciones que se realicen por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, no estarán obligados a registrarse en el SICE.

Artículo

34. Requisitos

para actuar como comisionista

de entidades

estatales.

Las entidades estatales podrán exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección, a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando éstos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. Las bolsas de productos podrán exigir a sus miembros comisionistas el cumplimiento de requisitos habilitantes para actuar como comisionistas compradores y/o vendedores, en tratándose de negociaciones por cuenta de entidades estatales.

Artículo

35. La selección

objetiva de comisionistas.

La selección objetiva de los comisionistas de entidades estatales, previa solicitud a la bolsa formulada por la entidad de que se trate, se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo basado en el precio, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. Parágrafo 1. Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas serán únicamente los contenidos en la presente subsección y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo. Parágrafo 2. La seriedad de las posturas presentadas durante el proceso de selección de comisionistas será respaldada en la forma como las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos y los reglamentos de éstas dispongan para el efecto. Parágrafo 3. Para la publicación en el Diario Único de Contratación Pública de los contratos de comisión que celebren las entidades estatales para hacer uso, a través de bolsas de productos legalmente constituidas, de las causales de selección abreviada establecidas en los literales a) y f) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la tarifa aplicable se tomará con base en el valor de la comisión que la entidad estatal pagará a su comisionista.

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DECRETO NUMERO __

de 2008

Hoja N°. 20

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Artículo

36. Obligaciones

de los comisionistas

de entidades

estatales.

Las entidades estatales no podrán exigir a sus comisionistas obligaciones diferentes a las propias del contrato de comisión.

Artículo

el cumplimiento

de

37. Garantía única a favor de la entidad estatal.

Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de la entidad estatal comitente la garantía única de cumplimiento de conformidad con el artículo 7° de la ley 1150 de 2007 y las normas que lo reglamenten, en relación con el valor de la comisión que se pagará al comisionista por sus servicios.

Artículo

38. Garantía de cumplimiento

por parte de la entidad estatal.

La entidad estatal comitente deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada. Dichas garantías podrán constituirse mediante póliza de seguros, depósitos en efectivo, fiducia en garantía y/o títulos valores de alta liquidez endosados en propiedad al organismo de compensación de la bolsa de que se trate. En todo caso, durante la vigencia de las operaciones, el organismo de compensación podrá exigir garantías adicionales con el fin de mantener la idoneidad de la misma, de conformidad con las reglas que regulan las bolsas de productos. Parágrafo 1. Al momento de pago, las garantías líquidas con sus rendimientos, podrán aplicarse al mismo. En todo caso los rendimientos, si los hubiere, pertenecerán a la entidad estatal. Parágrafo 2. El certificado de disponibilidad presupuestal aportado por la entidad para respaldar la operación no se considerará como garantía.

Artículo

39. Garantías a cargo del comitente

vendedor.

El comitente vendedor de la entidad estatal deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las garantías establecidas en sus reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales la entidad estatal adquiere bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Parágrafo. Las entidades estatales podrán exigir al comitente vendedor la constitución de garantías a su favor, adicionales a las señaladas en el presente artículo, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.

Artículo 40. Procedimiento

de negociación.

En la negociación por cuenta de entidades estatales en bolsas de productos el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio.

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DECRETO NÚMERO __

de 2008

Hoja N°. 21

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos de éstas dispongan para el efecto.

Artículo 41. Ruedas de negociación

convocadas

por las bolsas.

Las bolsas de productos a iniciativa propia, podrán organizar ruedas de negociación para la adquisición de productos de características técnicas uniformes y de común utilización e invitar a participar, mediante avisos en medios de comunicación de amplia circulación, a los proveedores y a las entidades estatales interesados. En tal caso, en los avisos se indicarán los productos que se podrán adquirir y la fecha en que se llevará a cabo la rueda de negociación, indicando además el procedimiento y requisitos que deberán cumplir las entidades estatales y los vendedores para poder participar. Una vez recibidas las solicitudes de parte de las entidades estatales, y agotado el plazo que se haya señalado en el aviso para el efecto, la bolsa procederá a convocar a una rueda de selección objetiva de comisionistas, de conformidad con el artículo 35 del presente decreto.

Artículo 42. Supervisión

e interventoría

del cumplimiento

de la operación.

Las entidades estatales podrán adelantar supervisión e interventoría sobre la ejecución de las operaciones que por su cuenta se realicen en las bolsas de productos. En el evento en el cual "la entidad estatal verifique inconsistencias en la ejecución, procederá a poner en conocimiento de la bolsa tal situación con el propósito de que la misma la examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de conformidad con sus reglamentos y, de ser el caso, notifique del incumplimiento a su organismo de compensación.

Artículo 43. Registro de precios y contratos

en el SICE.

Las bolsas de productos deben registrar en el portal del SICE, a más tardar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, tanto los contratos de comisión, como las operaciones que por cuenta de entidades estatales se hayan realizado en el mes inmediatamente anterior de conformidad con las normas precedentes. Así mismo, se registrarán los precios de intención de venta que se hayan presentado durante las negociaciones, que hayan conducido a cada una de las operaciones.

Sección 11 De la contratación de menor cuantía

Artículo 44. Procedimiento

de menor cuantía.

El procedimiento para la contratación de menor cuantía será el siguiente:

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Hoja W. 22

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

1. La convocatoria y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto. 2. El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, ningún caso podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles.

que en

3. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes. La manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberá contener, además de la expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar. La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta. En caso de no presentarse manifestación entidad declarará el proceso desierto.

de interés dentro del término previsto, la

4. En caso que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a éste que podrá presentar oferta en el proceso de selección. Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos. En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo. 5. Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá a la evaluación de las mismas en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones, y adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del presente decreto. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto. La entidad deberá publicar en el SECOP la decisión a que se refiere este numeral con el fin de enterar de la misma a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Parágrafo 1. La entidad podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante subasta inversa de conformidad con lo señalado en el artículo 14 del presente decreto. Parágrafo 2. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía regulado en el presente artículo, la entidad podrá iniciarlo de nuevo,

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Hoja N°. 23

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

Artículo 45. Sorteo de consolidación

de oferentes.

En el caso previsto en el numeral 4 del artículo anterior, cuando la entidad haya decidido realizar sorteo entre quienes manifestaron interés en participar en número superior a diez (10), se seguirá el procedimiento señalado en el pliego de condiciones para tal efecto. En todo caso, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la pulcritud del mismo. En todo caso, la audiencia del sorteo se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones. De todo lo anterior, la entidad deberá dejar constancia escrita en acta que será publicada en el SECOP. En aquellos casos en que la entidad no cuente con la infraestructura tecnológica y de conectividad, el acta será comunicada a todas y cada una de las personas que participaron de la respectiva audiencia.

Artículo

46. Contratación

de mínima cuantía.

Cuando el valor del contrato por celebrar sea igualo inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas, haciendo uso del procedimiento que según el Manual de Contratación de la entidad le permita obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar. Cuando la entidad adquiera bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que ha adquirido a precios de mercado. El contrato así celebrado podrá constar en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento definido por la entidad en el manual de contratación siempre que reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. En la contratación de mínima cuantía no se dará aplicación a lo señalado en el título I del presente decreto, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que la justifiquen, y se siga el procedimiento que consagre el manual de contratación. Parágrafo. Lo señalado en el presente artículo se aplicará en las demás causales de selección abreviada y en el concurso de méritos cuando la cuantía del contrato sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

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DECRETO NÚMER0

de 2008

Hoja W. 24

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Sección 111 De los contratos para la prestación de servicios de salud Artículo 47. De los contratos de prestación de servicios de salud. Las entidades estatales que requieran la prestación de servicios de salud, se celebrarán por parte de la entidad tomando como única consideración las condiciones del mercado, haciendo uso del procedimiento que según el Manual de Contratación le permita obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del servicio a contratar. Las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de 1990.

Sección IV Selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación Artículo 48. Selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas en el artículo 44 del presente decreto con excepción de lo señalado en los numerales 3 y 4 del citado artículo. La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

Sección V Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios Artículo 49. Régimen aplicable. En todo lo no previsto en la presente sección, la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria a través de bolsas de productos se regirá por lo dispuesto en los artículos 29 a 43 del presente decreto relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. En lo no previsto allí, el régimen aplicable a esta causal de selección abreviada será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales y en los reglamentos de éstas.

Artículo 50. Productos de origen o destinación agropecuaria. A efecto de hacer uso de la causal de selección abreviada contenida en el literal f) del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, se consideran productos de origen

DECRETO Ná~ERc?

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de 2008 Hoja N°. 25

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesque ros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancial mente sus características físicas y/o, químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos. Se entiende que son productos homogéneos aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan. Parágrafo 1. Las bolsas, conforme a sus reglamentos, podrán diseñar y expedir certificados no circulables, representativos de los productos de origen o destinación agropecuaria que se adquieran por las entidades estatales a través de aquellas. Parágrafo 2. Para los efectos del presente decreto, se entienden como operaciones sobre productos de origen o destinación agropecuaria, únicamente aquellas que tengan como propósito el aprovisionamiento de la entidad estatal comitente.

Sección VI Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado - EICE - y de las Sociedades de Economía Mixta - SEM -

Artículo

51. Actos y contratos

de las EICE y las SEM.

Las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, así como aquellas a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007, se regirán para su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de ¡nhabilidades e incompatibilidades del Estatuto General de Contratación. Las demás entidades de esa misma naturaleza jurídica aplicarán lo previsto en el literal g) del numeral 2 del artículo 2° de la ley 1150 de 2007 en cuyo caso se dará aplicación al procedimiento· de selección abreviada de menor cuantía, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la ley 80 de 1993.

Sección VII Contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de derechos humanos y población con alto grado de exclusión.

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de 2008 Hoja W. 26

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Artículo

52. Procedimiento

de contratación.

Los contratos a los que se refiere el literal h del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, y que estén directamente relacionados con el desarrollo o ejecución de los proyectos en ella mencionados, se celebrarán por parte de la entidad tomando como única consideración las condiciones del mercado, haciendo uso del procedimiento que según el Manual de Contratación le permita obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar. No se hará la publicación de que trata el artículo 8 del presente decreto, cuando con el fin de preservar la seguridad de los beneficiarios del programa, la entidad así lo determine. Si el objeto a contratar es de características técnicas uniformes y de común utilización se aplicará el procedimiento señalado para este tipo de objetos.

Sección VIII De los bienes y servicios para la seguridad

Artículo

53. Bienes y servicios

y defensa nacional

para la defensa y seguridad

nacional.

Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los adquiridos para ese propósito por la Presidencia de la República, las entidades del sector defensa, el DAS, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, el Ministerio del Interior y de Justicia, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura, en las siguientes categorías: 1. Material blindado o adquisición de vehículos para blindar. 2. Materiales explosivos y pirotécnicos, materias primas para su fabricación y accesorios para su empleo. 3. Paracaídas y equipos de salto para unidades aerotransportadas, incluidos los necesarios para su mantenimiento. 4. Los equipos de buceo y de voladuras submarinas, sus repuestos y accesorios. 5. Los elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad en los establecimientos de reclusión nacional del sistema penitenciario y carcelario colombiano, tales como sistemas de seguridad, armas y equipos incluyendo máquinas de Rayos X, arcos detectores de metales, detectores manuales de metales, visores nocturnos y demás. 6. Los bienes y servicios requeridos por la Organización Electoral - Registraduría Nacional del Estado Civil para la realización del proceso de modernización de la cedulación, identificación ciudadana y aquellos que requieran las entidades del Estado para acceder a los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como para la realización de las elecciones. 7. La alimentación del personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional que comprende las raciones de campaña, el abastecimiento de las unidades en operaciones, en áreas de instrucción y entrenamiento, cuarteles, guarniciones militares, escuelas de formación militar y policial y cualquier tipo de instalación militar o policial; incluyendo su adquisición, suministro, transporte, almacenamiento, manipulación y transformación, por cualquier medio económico, técnico y/o jurídico.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." 8. Elementos necesarios para la dotación de vestuario o equipo individual o colectivo de la fuerza pública. 9. Medicamentos e insumos médicos-quirúrgicos de estrecho margen terapéutico, para enfermedades de alto costo. 10. La prestación de servicios médicos asistenciales y prioritarios para enfermedades de alto costo. 11. Equipos de hospitales militares y establecimientos de sanidad del sistema de salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, equipos de sanidad de campaña y equipos militares de campaña destinados a la defensa nacional y al uso privativo de las fuerzas militares. 12. El diseño, adquisición, construcción, adecuación, instalación y mantenimiento de sistemas de tratamiento y suministro de agua potable, plantas de agua residual y de desechos sólidos que requieran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional para el desarrollo de la misión y funciones que les han sido asignadas por la Constitución y la Ley. 13. Los bienes y servicios que sean adquiridos con cargo a las partidas fijas o asimiladas de las unidades militares y a las partidas presupuestales asignadas en los rubros de apoyo de operaciones militares y policiales y comicios electorales. 14.Adquisición, adecuación de las instalaciones de la Rama Judicial, del Ministerio Público y excepcionalmente del Ministerio del Interior y de Justicia, que se requieran por motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por el Departamento Administrativos de Seguridad DAS o por la Policía Nacional. 15. Adquisición de vehículos para blindar, repuestos para automotores, equipos de seguridad, motocicletas, sistemas de comunicaciones, equipos de rayos X de detección de armas, de explosivos plásticos, de gases y de correspondencia, para la seguridad y protección de los servidores y ex servidores de la Rama Judicial del Ministerio Público y excepcionalmente del Ministerio del Interior y de Justicia, que se requieran por motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS o por la Policía Nacional. 16. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventorías necesarias para la ejecuc.ión de los respectivos contratos. 17. Bienes y Servicios requeridos directamente para la implementación y ejecución del Sistema Integrado de Emergencia y Seguridad - SI ES- y sus Subsistemas. 18. Los contratos a que se refiere el artículo 79 del presente decreto, cuando sean celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura. Parágrafo 1. Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes y servicios a que hace referencia el presente artículo se someterán en su celebración al procedimiento establecido para la menor cuantra de conformidad con lo señalado en los artículos 44 a 45 del presente decreto. Cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, podrán adquirirse mediante los procedimientos descritos en la Sección I del Capítulo 11 del presente decreto. En este caso se entenderá que son bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que cuenten con Norma Técnica Militar o Especificaciones Técnicas que reflejen las máximas condiciones técnicas que requiera la Entidad, prescindiendo de cualquier otra consideración. Parágrafo 2. La adquisición de los bienes y servicios relacionados en este artículo se podrá llevar a cabo directamente por parte de cualquiera de las entidades a las que

DECRETO NÚMER02

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Hoja W. 28

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." hace referencia el presente artículo cuando por razones de seguridad nacional ésta debe ser reservada, lo que deberá estar debidamente justificado por la entidad. Parágrafo 3. El procedimiento señalado en el presente artículo podrá ser aplicado por entidades públicas distintas a las señaladas en el inciso 1 del presente artículo, cuando requieran adquirir los bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional arriba descritos y los señalados en el artículo 79 del presente decreto, previo concepto favorable de la Secretaria Jurídica de la Presidencia de la República, con base en la solicitud motivada presentada previamente por la entidad interesada. Parágrafo 4. El Instituto Nacional de Vías podrá contratar bajo esta modalidad la adquisición de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional que se requieran para el desarrollo del Programa de Seguridad en Carreteras, siempre y cuando esta adquisición se efectúe con los recursos que administra con destinación específica para el sector defensa.

CAPITULO 111 DEL CONCURSO DE MERITOS

Normas

Artículo

54. Procedencia

Sección I generales aplicables al concurso

del Concurso

de méritos

de Méritos.

A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura. En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de la entidad contratante, se podrá seleccionar al consultor o al proyecto haciendo uso del procedimiento que según el Manual de Contratación le permita obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del servicio a contratar, sin que sea necesario contar con pluralidad de ofertas. En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección. Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo, sin perjuicio de la evaluación que la entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12 del presente decreto. Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda de

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

conformidad con lo señalado en la ley y en el presente decreto. En todo caso, el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la entidad. Parágrafo. Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión a que se refiere el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Artículo

55. Tipos de propuesta

técnica.

Para la selección de consultores o de proyectos, la entidad definirá en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes según se define en el presente artículo. Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consu!toría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos. Cuando los servicios de respectivo concurso de metodologías, se exigirá estos casos sólo procede

Artículo

56. Contenido

consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD). En la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

del Pliego de Condiciones

y Requerimientos

Técnicos.

El pliego de condiciones para el concurso de méritos deberá contener, además de lo señalado en el artículo 6 del presente decreto, el anexo de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. En los mismos se señalará cuando menos lo siguiente: 1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. 2. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría. 3. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría. 4. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como esfudios, informes previos, análisis o documentos definitivos. 5. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.

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DECRETO NÚMÉR0

de 2008

Hoja N°. 30

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

Artículo

57. Costo estimado

de los servicios

y disponibilidad

presupuestal.

Con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la revisión a que se refiere el artículo 71 del presente decreto. En el caso de requerirse una propuesta técnica detallada (PTD), la entidad podrá contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación a que se refiere el primer inciso del presente artículo, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el momento de su verificación.

Artículo

58. Comité asesor.

Para los efectos previstos en el parágrafo 2 del artículo 12 del presente decreto, el comité asesor que se conforme para el desarrollo del concurso de méritos estará integrado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas. En caso que la entidad no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para ello. El comité asesorará a la entidad, entre otras cosas, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de I~s ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación. La entidad podrá, de manera motivada, apartarse de las recomendaciones ocasión del proceso de concurso de méritos le realice el comité asesor.

Artículo

59. Prevalencia

que con

de los intereses de la entidad contratante.

Los consultores están obligados a dar asesoramiento competente, objetivo e imparcial, otorgando en todo momento la máxima importancia a los intereses de la entidad, asegurándose de no incurrir en conflictos de interés. En consecuencia, los proponentes evitarán dar lugar a situaciones en que se pongan en conflicto con sus obligaciones previas o vigentes con respecto a otros contratantes, o con su futura o actual participación en procesos de selección, o en la ejecución de otros contratos. En consecuencia, al momento de presentar su expresión de interés en precalificar para ser incluido en la lista corta y al presentar su propuesta, el proponente deberá declarar

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de 2008

Hoja N°, 31

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán contratados, no se encuentran incursos en conflicto de interés.

los servicios

Parágrafo. Esta norma se aplicará también a quienes sean contratados para integrar o acompañar las labores del comité asesor.

Artículo

60. Valoración

de la experiencia

del proponente.

La experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá acumular a la de ésta, cuando ella no cuente con más de cinco (5) años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica. En el caso de los consorcios o uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan, de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que el pliego de condiciones señale un tratamiento distinto en razón al objeto a contratar. En el caso de sociedades que se escindan, la experiencia de la misma se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos, y se contabilizará según se disponga en los respectivos pliegos de condiciones del proceso.

Selección

Artículo

61. Procedimiento

Sección 11 por Concurso

de concurso

Abierto

abierto.

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de conformidad con el proceso señalado en el presente capítulo, prescindiendo de los procedimientos de precalificación, de que trata la sección 111 del mismo. Parágrafo. Para la selección de proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por medio de jurados se aplicará el procedimiento señalado en el decreto 2326 de 1995, hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique.

Sección 111 Procedimientos de precalificación

Artículo

62. Definición

de los procedimientos

de Precalificación.

La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un sólo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta. La que se realice para varios concursos de méritos determinados o determinables se denominará lista multiusos. Para proceder a precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, la entidad aplicará el procedimiento que se señala en el presente decreto para la lista corta y para la lista multiusos.

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de 2008

Hoja W. 32

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." El procedimiento de precalificación es anterior e independiente concurso de méritos para los que se aplique.

de los procesos de

Artículo 63. Solicitud de expresiones de interés para la precalificación. Con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos la entidad realizará una convocatoria pública a través del SECOP. Con base en la solicitud, el aviso de convocatoria incluirá la siguiente información: 1. La fecha límite para presentar la expresión de interés. 2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes. 3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos. 4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes. Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria a que se refiere el presente artículo, y acompañarán dicha manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado.

Artículo 64. Conformación de la lista corta. Para la conformación de la lista corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y posteriormente valorará la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación. La entidad confor.mará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada. En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria. En el evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 90 del presente decreto. En el aviso de convocatoria que incluye la solicitud de manifestaciones de interés se especificará la forma de valorar la información allegada por los interesados, con base en los siguientes criterios: a. Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que.asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución. b. Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone. Adicionalmente, la entidad podrá tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones."

contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate. El comité preparará el informe de lista corta que servirá para adoptar la decisión que la integre. La lista corta será publicada en el SECOP. De conformidad con el artículo 77 de la ley 80 de 1993, contra esta decisión sólo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados. Parágrafo. Con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades a que se refiere el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a celebrarse. Artículo 65. Conformación de listas multiusos. Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS). La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6) meses, y deberán contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes. Para la integración de las listas multiusos la entidad hará una convocatoria pública a través del SECOP, en la que señalará las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales se determinarán conforme lo preceptuado en el artículo anterior. El Manual de Contratación de la entidad dispondrá las reglas de funcionamiento de las listas multiusos, y las condiciones para evitar la concentración de adjudicaciones en sus miembros. Parágrafo 1. Las condiciones de habilitación de los interesados serán verificadas al momento de elaboración de las listas multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia según disponga el respectivo manual de contratación. Parágrafo 2. Las listas multiusos serán publicadas en el SECOP con el fin de comunicarlas a los interesados. De conformidad con el artículo 77 de la ley 80 de 1993, contra esta decisión sólo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados. Sección IV Proceso de selección Artículo 66. Etapas del Concurso de Méritos El concurso de méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el título I del presente decreto: 1. Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos. 2. Publicación del pliego de condiciones.

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Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." 3. Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificación. 4. Presentación de las ofertas. 5. Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas. 6. Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas. 7. Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles. 8. Apertura de la propuesta económica del primer elegible. 9. Verificación de la consistencia de la propuesta económica. 10.Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta. Parágrafo. Salvo los expresamente señalados en el presente decreto, en el pliego de condiciones se señalarán los términos y plazos que gobiernan el concurso de méritos. El término para presentar ofertas se contará a partir de la expedición del acto administrativo de apertura.

Artículo

67. Invitación

a presentar

propuestas.

Salvo en el concurso de méritos que se realice con el sistema de concurso abierto, la entidad, junto con la expedición del acto administrativo de apertura, enviará a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, una carta de invitación a presentar propuestas, que contendrá: 1. El nombre de la entidad contratante. 2. La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas. 3. La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. Los interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás documentación exigida.

Artículo

68. Criterios

de evaluación

de las propuestas

técnicas.

Para la evaluación de la propuesta técnica la entidad hará uso de los siguientes factores de evaluación: 1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares. 2. Propuesta metodológica consultoría.

y plan con cargas de trabajo para la ejecución

de la

3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. Parágrafo 1. Para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD), la entidad asignará un porcentaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51 %) del total del puntaje al criterio a que se refiere el numeral 3 del presente artículo. El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se refiere el numeral 1 del presente artículo y la propuesta metodológica y el plan y

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de 2008 Hoja W. 35

Continuación del decreto "Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones." cargas de trabajo referida en el numeral 2 ídem, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio del numeral 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el numeral 2, y que, en ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por ciento (10%). Para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) sólo se tendrán como criterios calificables los contenidos en los numerales 1 y 3. El porcentaje asignado al numeral 3 no será inferior al sesenta por ciento (60%) en ningún caso. Parágrafo 2. En los pliegos de condiciones deberá indicarse el puntaje mínimo que una oferta deberá recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones máximas a acreditar en desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas en cuenta. Parágrafo 3. La entidad estatal contratante verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría.

Artículo 69. Procedimiento evaluación ..

de evaluación

de las propuestas

técnicas

e informe de

El comité asesor valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del respectivo concurso en desarrollo del artículo 68 del presente decreto. El comité entregará a la entidad su informe de evaluación, el cual contendrá el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluación estará suscrito por cada uno de los miembros del comité. Parágrafo. Los pliegos de condiciones establecerán reglas de desempate objetivas reservándose como última medida la del sorteo.

Artículo

70. Propuesta

claras y

económica.

La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros: 1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc. 2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. 3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor. 4. Gastos de administración. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes. Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no