CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO

Bogotá, 2008

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TABLA DE CONTENIDO .

PRESENTACIÓN ___________________________________________________4 GLOSARIO DE TÉRMINOS ___________________________________________6 PROPÓSITO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO________________________8 RESEÑA HISTÓRICA DE LA ENTIDAD _________________________________9 TÍTULO I.

DE LA ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD. ________12

TÍTULO II. DEL LIDERAZGO Y EL BUEN GOBIERNO EN EL INSTITUTO____21 CAPÍTULO I. Del buen gobierno corporativo______________________________________ 21 CAPÍTULO II. Del liderazgo ____________________________________________________ 21

TÍTULO III. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO __________________________________________________24 CAPÍTULO I.

De la dirección del Instituto _______________________________________ 24

CAPÍTULO II. De la relación con los órganos de control externo _____________________ 27

TÍTULO IV. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD ________________________________________________________29 APARTADO I. Políticas para el desarrollo administrativo ___________________________ 29 CAPÍTULO I. Políticas para la promoción del talento humano________________________________29

CAPÍTULO II. Políticas para la gestión ética ______________________________________ 31 CAPÍTULO III. Política para la gestión de la calidad _______________________________ 33 CAPÍTULO IV. Políticas de información y comunicación ____________________________ 33 APARTADO II. Políticas frente al sistema de control interno_________________________ 35 CAPÍTULO V. Política frente al Modelo Estándar de Control Interno _________________________35

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APARTADO III. Manejo de los riesgos operacionales. ______________________________ 37 CAPÍTULO VI. Política frente a los riesgos operacionales. __________________________________37

APARTADO IV. Políticas frente a los grupos de interés_____________________________ 38 CAPÍTULO VII. Conflictos de interés _____________________________________________________38

CAPÍTULO VIII. Políticas de buen gobierno frente a los grupos de interés ____________ 41 APARTADO V. Políticas de responsabilidad social y ambiental y desarrollo sustentable 46 CAPÍTULO IX. Responsabilidad social con la comunidad.___________________________________46 CAPÍTULO X. Responsabilidad con el medio ambiente _____________________________________47

TÍTULO V. DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y DE LAS INSTANCIAS INSTITUCIONALES _________________________________49 CAPÍTULO I. De la resolución de conflictos ______________________________________ 49 CAPÍTULO II. Del Comité de Ética y de Buen Gobierno ____________________________ 50 CAPÍTULO III. Del Oficial de Ética _______________________________________________ 52 CAPÍTULO IV. De los indicadores de seguimiento a la gestión ética y de buen gobierno 54 CAPÍTULO V. Del Comité de Control Interno y Calidad _____________________________ 55 CAPÍTULO VI. De la divulgación, reforma y vigencia del Código de Buen Gobierno ____ 56

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PRESENTACIÓN

El equipo de Dirección del Instituto Colombiano Agropecuario ica representado por su Gerente General, y luego de un amplio proceso de participación y deliberación, con conciencia sobre sus responsabilidades en el ejercicio de la función pública y comprometida en la satisfacción del más alto interés que ánima a la Institución, considera: a. Que para el desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno y para la implementación del sistema de calidad en el Instituto, como vías esenciales para el fortalecimiento de la Entidad en el servicio ciudadano y, en especial, para el agronegocio en Colombia, se requiere contar con normas de autogobierno. b. Que es preciso acoger las buenas prácticas del gobierno corporativo en las entidades públicas, así como responder a las exigencias de normas de referencia en la materia, como aquellas que regulan el mercado de valores y las que se expresan en protocolos y acuerdos internacionales, como el Código Iberoamericano de Buen Gobierno y la consideración de códigos tales aplicables a entidades de diversos sectores en Colombia. c. Que la construcción del Plan Estratégico del ica

se basa en el

reconocimiento de la responsabilidad que corresponde a cada uno de los servidores de la Entidad y a la consolidación de las condiciones de liderazgo necesarias para la proyección de la Entidad hacia el año 2012. d. Que por propia decisión se estima esencial contar con un código de buen gobierno que regule el ejercicio de la autoridad y el liderazgo en el Instituto,

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más allá de las previsiones jurídicas y que determine las políticas esenciales para la operación interna y externa del mismo, así como los fundamentos para el relacionamiento con sus grupos de interés, y que asegure la transparencia, la responsabilidad pública y el compromiso con el servicio del ica frente a los retos de Colombia y el mundo.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el presente Código de Buen Gobierno, se establecen las siguientes definiciones empleadas en el texto:

Código de Buen Gobierno. Gobernar, ejercer la autoridad o el mandato sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institución. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.

Código de Ética. Documento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los Principios, Valores y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo servidor público de la entidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa.

Comité de Buen Gobierno. Instancia encargada de ejercer la veeduría sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, y el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la entidad.

Comité de Ética. Instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética para entidades del Estado, encauzado hacía la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia. Transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía, por parte de todos los servidores públicos de la entidad.

Conflicto de Interés. Situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se encuentra en una posición en donde podría aprovechar para si o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.

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Gestionar. Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o un objetivo.

Grupos de Interés. Manera en que las entidades son dirigidas, mejorando su funcionamiento interno y externo, buscando eficiencia, transparencia e integridad, para responder adecuadamente ante sus grupos de interés, asegurando un comportamiento ético organizacional.

Misión. Definición del quehacer de la entidad. Está determinado en las normas que la regulan y se ajusta de acuerdo con las características de cada ente público.

Políticas. Directrices u orientaciones por las cuales la lata dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad pública en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

Principios éticos. Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual la persona o grupo se adscriben.

Rendición de Cuentas. Deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración el manejo y los rendimientos de fondos, quienes y/o recursos públicos asignados y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que ha sido conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción.

Sistema de Desarrollo Administrativo. Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional

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para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración pública orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de conformidad con la reglamentación pertinente.

Transparencia. Principio que subordina la gestión de las instituciones a las reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés, implica así mismo rendir en cuenta de la gestión encomendada.

Valor ético.

Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente

deseables como atributos o cualidades propias y de los demás por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos.

Visión. Establece el deber ser de la entidad pública en un horizonte de tiempo, desarrolla la misión del ente e incluye el plan de gobierno de su dirigente que luego se traduce en el plan de desarrollo de la entidad.

PROPÓSITO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

Busca garantizar una gestión integra, eficiente y transparente de quines ejercen la dirección, administración y gestión, para con el correcto manejo de los recursos públicos con el fin de generar confianza de los públicos internos y externos hacia la entidad pública.

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RESEÑA HISTÓRICA DE LA ENTIDAD

El Instituto Colombiano Agropecuario, ica creado y organizado conforme a los Decretos 1562 de 1962, 3116 de 1963, 2420 y 3120 de 1968, 133 de 1976, 501 de 1989 y 2141 de 1992 es un establecimiento público del orden con

personería

independiente,

jurídica,

autonomía administrativa

adscrito al Ministerio de

Agricultura

y

y

nacional, patrimonio

perteneciente al

Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología. El Instituto Colombiano Agropecuario, ica, es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, creado mediante decreto 1562 de 1962, por el doctor Alberto Lleras Camargo, entonces Presidente de la República y su Ministro de Agricultura, doctor Hernán Toro Agudelo, como un organismo encargado de intensificar las labores de investigación, educación y extensión, para un mejor desarrollo del sector agropecuario con claros propósitos de beneficio social. Al lado de la investigación el ica desarrolló el mejor esquema de transferencia de tecnología e innumerables estudios socioeconómicos, al tiempo que impactó la docencia universitaria agropecuaria y apoyó el desarrollo de la industria de insumos agropecuarios, de los sistemas de riego y la ingeniería agrícola, área en la que entregó un sinnúmero de investigaciones sobre labranza de conservación que dieron lugar a la creación de implementos agrícolas, muchos de los cuales son producidos hoy por la industria.

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La anterior labor, fue desarrollada por el Instituto durante 30 años en los cuales jugó un papel de gran importancia en el sector agropecuario, con un equipo humano conformado por técnicos, investigadores y científicos, quienes hicieron del ica el organismo más importante de este sector y reconocido internacionalmente. A partir de 1992 y fundamentada en el artículo 20 transitorio de la Constitución Nacional y plasmada en el Decreto 2141 de ese año, el ica le fue encargada la tarea de la planificación y ejecución de acciones para proteger la producción agropecuaria de plagas y enfermedades que afecten o puedan afectar las especies agrícolas o pecuarias del país, como también asociarse para los mismos fines. A partir de ese momento, se inició una gran tarea institucional para fortalecer la entidad, pues ya especializada en sanidad agropecuaria, se emprendió y desarrolló un gran trabajo especializado mediante el sistema de atención en tres barreras (prevención, control y erradicación) contra plagas y enfermedades reconocidas internacionalmente. En 1999, el Instituto direccionó su misión y visión para asumir de mejor manera su responsabilidad con el país agropecuario de manera eficiente; en tal sentido, a partir de esa fecha se ha dado una respuesta sistemática mediante planes cuatrienales de protección sanitaria agropecuaria, que le permitieron a la entidad realizar acciones con políticas y estrategias claras para contribuir al desarrollo tecnológico y la producción competitiva, equitativa y sostenible del campo colombiano. A finales de 2001 el Instituto modificó y ajustó su modelo institucional acorde con los cambios mundiales que se dieron en el momento, especialmente en lo referente a los aspectos de inocuidad, bioseguridad agroalimentaria, análisis de riesgos y asuntos internacionales.

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2007, marca el comienzo del ica con una nueva imagen y un nuevo plan de trabajo para los próximos años, fortalecido como autoridad sanitaria y fitosanitaria del país con más de 1.700 funcionarios, 27 seccionales, 128 oficinas locales, una red de laboratorios compuesta por 26 centros de diagnóstico pecuario, 14 agrícolas, un sistema de laboratorios de referencia y un laboratorio de bioseguridad nivel 3A, este último próximo a funcionar. Estos recursos son la base del diagnóstico y de la vigilancia epidemiológica para la prevención, control y erradicación de plagas y enfermedades en cultivos y animales. Para garantizar la calidad sanitaria a través de su estructura cuarentenaria y de su sistema de prevención de riesgos, el ica avanza en la modernización de la infraestructura que atiende la operación de comercio internacional en 7 aeropuertos, 7 puertos y 6 pasos fronterizos donde realiza el control de las importaciones y exportaciones de productos agropecuarios. Por todo lo anterior, el país cuenta con un nuevo ica, visible y más cercano a sus usuarios, gracias a la tercerización y a modernos sistemas de conectividad. Mediante la Ley 1152 de 2007 y el decreto 4904 de 2007 se le asignan las funciones de pesca y acuicultura y a partir del 2 de enero de 2008 se empiezan a ejercer las actividades a nivel nacional, dentro de las que se destacan: la actualización del registro de los barcos autorizados para las diferentes pesquerías, la coordinación entre las diferentes entidades que monitorean la actividad para integrar la información disponible para el establecimiento de las cuotas de aprovechamiento del recurso pesquero, la implementación de planes de ordenación que involucran de manera participativa a las comunidades. En el año de 2008 el ica comienza una etapa de reestructuración llegando a feliz término, con la expedición del Decreto 4765 del 18 de diciembre de 2008, por el cual modifica la estructura del Instituto Colombiano Agropecuario ica; y con el Decreto 4766 de 18 de diciembre de 2008, se aprueba la modificación de la planta de personal del ica.

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TÍTULO I.

DE LA ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD.

Artículo 1. Naturaleza. El Instituto Colombiano Agropecuario ica es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Agricultura y perteneciente al Sistema de Ciencia y Tecnología, regido por la Constitución Política y por el ordenamiento jurídico de la República de Colombia.

Artículo 2. Compromisos estratégicos de la gestión. Misión: Trabajamos por la sanidad agropecuaria y la inocuidad en la producción primaria para proyectar los negocios del agro colombiano al mundo. Visión: Ser el socio estratégico del agro negocio colombiano. (Según Acuerdo de Consejo Directivo 000011 de Dic. 3 de 2007)

Objetivos estratégicos: 1. Orientar la gestión del ica hacia actividades estratégicas para la protección sanitaria de las especies animales, la mitigación de riesgos para la salud humana y el acceso a mercados, y definir aquellas actividades que se pueden tercerizar.

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2. Centrar la gestión del ica en actividades estratégicas para la protección fitosanitaria y el acceso a mercados y definir aquellas actividades que se pueden tercerizar.

3. Diseñar e implementar un sistema de supervisión y certificación de inocuidad en la producción primaria coordinada con las entidades del sistema MSF y con el sector público. 4. Facilitar el uso seguro de los transgénicos en Colombia. 5. Gestionar y mantener la admisibilidad sanitaria y fitosanitaria y fitosanitaria de los productos agropecuarios colombianos en los mercados internacionales. 6. Garantizar un ica visible en su gestión técnica y financiera. 7. Recuperar la pasión, motivación y compromiso del capital humano para articular y optimizar su contribución a la misión y visión del Nuevo ICA. 8. Simplificar y racionalizar los procesos entre las áreas técnicas y administrativas, y entre estas y el entorno, apoyados en la gestión de la calidad y en un sistema de información integral.

Estrategias 1. Impulsar la corresponsabilidad público - privada en MSF. 2. Tercerización. 3. Ponerse al día en tecnologías de información para garantizar eficiencia. 4. Fortalecer estratégicamente acciones en primera barrera. 5. Integralidad técnico - administrativa en todo proyecto.

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6. Descentralizar la ejecución técnica y centralizar la administrativa para mayor transparencia y efectividad.

Artículo 3.

Principios éticos. Los principios éticos del ica expresados en su

Código de Ética son: 1. La sanidad agropecuaria del país no es negociable. 2. La alimentación sana es un derecho de todos. 3. La razón de ser del ica es servir con criterio técnico a Colombia y al agronegocio del país para el mundo. 4. En el ica lo primero es el servicio con calidad al cliente. 5. Todo cuanto se oponga a la gestión ética debe ser rechazado. 6. La sanidad agropecuaria prevalece sobre cualquier interés particular.

Artículo 4. Valores. Los valores institucionales son: 1. La TRANSPARENCIA Como expresión de visibilidad y armonía con el interés público en toda gestión desplegada por el Instituto. Las conductas de los servidores del ica serán públicas y se ajustarán siempre al logro del fin a cargo de la Entidad. Nada que no se pueda revelar se ejecutará por los servidores del Instituto. 2. El COMPROMISO Como aptitud personal y colectiva de disponibilidad plena para el logro de los fines del ica, que se refleja en atributos como el adecuado uso del tiempo, el conocimiento y los recursos de la Entidad, así como en el ánimo

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y en la voluntad permanentes por hacer propios los propósitos institucionales por cada uno de los servidores, anteponiendo al interés individual el bien del ica. 3. La ACTITUD DE SERVICIO Como condición necesaria de los servidores del ica en su relacionamiento personal con los usuarios, clientes internos y externos de su gestión, que se refleja en la forma y en el contenido de sus acciones, caracterizadas por la búsqueda de la satisfacción de las necesidades del cliente, con base en el mutuo respeto, el diálogo, la amabilidad y la ponderación, propendiendo en toda circunstancia por la resolución efectiva de los asuntos a cargo de los servidores de la Entidad. 4. El RIGOR TÉCNICO-CIENTÍFICO Como característica propia de la gestión a cargo de los servidores del Instituto, los cuales aplicarán en toda circunstancia su saber y experiencia especializados, conforme a los parámetros técnicos y a las buenas prácticas según los requerimientos específicos. El rigor técnico-científico se expresa en el cumplimiento de los roles a cargo de los servidores del Instituto a partir de estándares objetivos que hagan a un lado intereses particulares o criterios subjetivos, por la prevalencia siempre del interés del servicio público.

5. La PROACTIVIDAD Como capacidad permanente de los servidores del Instituto en cuanto a crear, proponer, debatir y construir con el otro opciones y proyectos y desarrollar una actitud de trabajo caracterizada por su asertividad con enfoque de servicio al cliente, capaz de superar los particularismos y

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consolidar condiciones de gestión en equipo, que se anticipe a las expectativas de los usuarios y a las necesidades del país en cuanto al desarrollo del agronegocio con vocación hacia el mundo.

6. La COHERENCIA Como la plena armonía entre lo que se piensa, se dice y se hace en el Instituto por medio de sus servidores. Toda conducta y acción de los servidores de la Entidad se alinearán con la misión y la visión institucionales y respectarán las pautas del Código de Ética y del Código de Buen Gobierno, pues representarán la concreción en el obrar cotidiano de los principios y valores que asumen como propios. El desarrollo del ser como personas de los servidores, comprenderá su desarrollo como servidores del país y del sector agropecuario en el ica.

7. El RESPETO Como máxima del obrar de los servidores y de la Entidad.

Es el

reconocimiento en la otra persona de las condiciones que son propias a todos los individuos, como titulares de derechos inalienables, y la decisión inquebrantable de actuar reconociendo en el otro a un ser con igual dignidad. Se hará con el otro lo mismo que se desea personalmente para uno, preservándose en la Entidad la autonomía y la diferencia que a cada individuo caracteriza.

Artículo 5. Finalidad de la gestión del Instituto. El ica, bajo los preceptos de la Constitución Política y del ordenamiento jurídico,

busca asegurar la sanidad

agropecuaria lo correspondiente a la actividad de la acuicultura y pesca en

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Colombia para el fortalecimiento del agronegocio y su proyección internacional, y la garantía del derecho a la salud y el ambiente sano de las personas y la comunidad.

Artículo 6. Recursos para la gestión del Instituto. Para el logro de los cometidos institucionales, el ica reconoce como de valor estratégico los siguientes recursos:

a. El talento humano.

Los seres humanos que conforman el Instituto y

quienes con él se relacionan, son quienes constituyen la Entidad y le dan realidad a sus actuaciones y proyectos. b. El conocimiento. La actuación del ica se basa en el conocimiento científico y técnico y en la aplicación del saber al fin institucional. El ica es un organismo de carácter técnico científico, busca la verdad y defiende el rigor en el método. c. Los recursos públicos. La operación del Instituto se financia a partir de recursos del Estado y del recaudo, de carácter sagrado; ellos permiten la gestión del ica y el logro de sus objetivos. d. Los recursos materiales e inmateriales aportados para la gestión del ica. Representados en bienes tales como el reconocimiento público y el buen nombre del Instituto; de la misma manera, la solidaridad de la comunidad, el apoyo de los relacionados con el ica, la gestión de respaldo de las autoridades públicas y el aporte voluntario de sus integrantes, así como los demás bienes que integran el patrimonio moral del Instituto.

Artículo 7.

Características del servicio del ica.

El Instituto asume como

condiciones propias del servicio que presta, las siguientes:

a. Respeto por el ser humano. En toda su gestión, se respetará y promoverá la dignidad del ser humano.

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b. Calidez. Expresada en la amabilidad en el trato y la capacidad de diálogo. c. Claridad. Mediante la contundencia de las acciones y las decisiones. d. Rigor científico. Toda actuación del ica se basará en criterios, métodos y elementos técnico científicos. e. Oportunidad. Como capacidad de atender en el tiempo justo los requerimientos y de cumplir las funciones cuando corresponda.

Artículo 8. Grupos de Interés. El ica reconoce como sus grupos de interés a:

1. Los usuarios directos: productores, exportadores e importadores, y los comercializadores, transportadores y agentes de intermediación aduanera. 2. Los usuarios indirectos: consumidores, las ONG’s y la ciudadanía. 3. Las entidades públicas: autoridades del sector y entes del Estado. 4. Los terceros relacionados: gremios de la producción, la academia y los centros de investigación y los proveedores. 5. Los medios de comunicación. 6. Las entidades externas: entidades homólogas de otros países y los organismos internacionales de referencia.

Grupos de interés: (identificación y compromiso del ica cada grupo) Según guía operativa de transferencia de tecnología en el ica Productores Ganaderos Sociedades de intermediación aduanera Productores de insumos agropecuarios Asistentes técnicos particulares

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Asociaciones de colegios de agrónomos y veterinarios Corporaciones regionales Seccionales de salud Secretarias de agricultura UMATA Gremios Importadores Exportadores ONG Ministerios Universidades Centros de educación tecnológicas Empresas de aplicaciones terrestres Empresas de aplicaciones aéreas Autoridades nacionales y binacionales DIAN Aduana y Policía Nacional Organismos internacionales que tienen que ver con la función del ica Administradores de plazas agropecuarias Transportadores Consulados y embajadas Asociaciones de Pescadores

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Según plan estratégico Comercializadores Entidades del Sistema MSF Organismos internacionales de referencia Terceros autorizados Servidores Públicos de la entidad

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TÍTULO II. DEL LIDERAZGO Y EL BUEN GOBIERNO EN EL INSTITUTO

CAPÍTULO I. Del buen gobierno corporativo

Artículo 9. Buen gobierno corporativo. Se asume el buen gobierno corporativo como las condiciones óptimas autogestionadas para el ejercicio de las funciones de mando y autoridad en el Instituto, a partir de principios y normas que regulan el ejercicio de la dirección en la Entidad.

El buen gobierno es una responsabilidad de todos cuantos integran el ica e implica la responsabilidad grave y directa de quienes ejercen funciones de dirección y mando, como líderes de los procesos de la Entidad.

CAPÍTULO II. Del liderazgo

Artículo 10. Liderazgo para el servicio público. El ica se reconoce como una institución pública líder en servicio, integrada por un equipo de servidores líderes.

El liderazgo se asume en el Instituto como la capacidad personal y deliberativa de cumplir los fines y principios de la Entidad y de motivar su cumplimiento, para que la realidad se transforme. A partir del liderazgo individual, se construye en el Instituto con vocación de permanencia, un liderazgo colectivo institucional.

Todos los servidores del ica son líderes del servicio.

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Artículo 11. Condiciones del liderazgo en el ica. Se entienden como condiciones propias del liderazgo para el servicio en el ica, las siguientes:

a. Capacidad de servicio. El liderazgo se expresa en el más alto estándar de capacidad de servicio. b. Respeto y capacidad de diálogo. Ejercer liderazgo implica reconocer la dignidad humana y permitir la comunicación. c. Testimonio. El liderazgo se expresa en la acción y su efecto orientador se concreta a través del ejemplo. d. Proactividad. Se expresa como la manera de adelantarse a los hechos.

Artículo 12. Liderazgo interno y condiciones de operación. Los servidores del Instituto reconocen en todos los niveles y procesos, unas condiciones mínimas para el ejercicio del liderazgo y del buen gobierno institucional, a saber:

a. Relaciones entre servidores Se regirán por criterios de mutuo respeto, solidaridad y transparencia. Los servidores del Instituto respetarán el ámbito de autonomía que a cada uno compete y propenderán por mantener relaciones cordiales, en las que prevalezca el diálogo. Las diferencias se ventilarán por los canales institucionales, privilegiando siempre el arreglo directo y rápido.

b. Relaciones entre procesos Se regirán por criterios de mutua colaboración y sinergia, bajo el postulado rector de actuar siempre para cumplir el fin mayor del Instituto.

Se

respetará la autonomía y campo de acción de cada proceso, sin perder de vista el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Conforme los

parámetros del Instituto, se analizarán y resolverán las diferencias que surjan entre procesos y actividades de la Entidad.

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c. Relaciones de mando Se regirán por criterios de respeto, reconocimiento a la autoridad y capacidad de diálogo. El ejercicio del mando se hará en toda circunstancia con el cumplimiento de estándares mínimos y con la razonabilidad propia del fin que se busca. Los servidores subordinados apoyarán el ejercicio de la autoridad en el Instituto, comunicarán a sus superiores las inquietudes, diferencias de criterio y demás circunstancias que deban ser compartidas, procurando mantener el espíritu de equipo que caracteriza la gestión de liderazgo en el ica.

Artículo 13.

Liderazgo como autoridad sanitaria. El Instituto reconoce como

condición para su desarrollo institucional, que su gestión operacional demanda el reconocimiento de los usuarios, los terceros relacionados y la ciudadanía. De la misma manera, asume que ejercerá un liderazgo técnico en el ámbito de los organismos relacionados de otros países, como referente a nivel internacional.

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TÍTULO III. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO

CAPÍTULO I.

De la dirección del Instituto

Artículo 14. Equipo de dirección. Se consideran integrantes del equipo de dirección del Instituto con especiales responsabilidades en cuanto atañe a la aplicación del presente Código, quienes ejerzan funciones de mando y coordinación de procesos, conforme con el organigrama del ica, así como quienes de manera temporal ejerzan dichos roles. De manera particular integran la dirección del Instituto los miembros de su Consejo Directivo, el Gerente General y los Subgerentes del Instituto, los Jefes de Oficinas Asesoras y los Directores, así como los Coordinadores Seccionales.

Artículo 15. Obligaciones y condiciones del equipo de dirección. Quienes integran el equipo de dirección del Instituto asumen la responsabilidad asociada al buen gobierno institucional y se obligan a ser voceros de liderazgo, servicio y calidad, comprometiéndose a destacarse por sus condiciones de disponibilidad, integridad y responsabilidad pública.

En particular se obligan a:

a. Ejercer con dignidad y compromiso las funciones a su cargo. b. Dar ejemplo de civismo y compromiso con la función pública. c. Ejercer con criterio técnico sus cargos y mantenerse permanentemente actualizados en las materias que les competen. d. Rendir cuentas de su gestión al Instituto y a la sociedad. e. Preservar la información confidencial del Instituto. f. Velar por el buen nombre del Instituto.

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g. Ejercer liderazgo en los procesos que correspondan dentro del sistema de gestión de la calidad y de evaluación de desempeño. h. Aplicar y velar que se cumplan las previsiones del presente Código.

Artículo 16. Del Gerente General. El Gerente General representa al ica y tiene a su cargo la responsabilidad especial de impulsar y aplicar el buen gobierno, así como de controlar y motivar la gestión ética en el Instituto.

Su actuación privada y pública se orientará por asegurar la preservación del buen nombre de la Entidad, con el compromiso de empeñar todos sus esfuerzos en la consolidación institucional.

Al asumir la coordinación del equipo de dirección del Instituto se obliga a:

a. Cumplir fielmente el ordenamiento jurídico vigente. b. Velar por los intereses superiores del Instituto. c. Prevenir y preservar al Instituto de conflictos de interés y de inadecuadas prácticas de dirección, éticas y de gestión. d. Ejecutar el plan de desarrollo del Instituto.

Artículo 17. Del Consejo Directivo. El Consejo Directivo del Instituto trazará las orientaciones institucionales que se requieran para la buena marcha institucional y velará en armonía con las funciones a su cargo, por el desarrollo de la Entidad. Como instancia de dirección, preservará el ámbito propio de la Gerencia y de la administración del Instituto, y ejercerá el control sobre ellas, así como analizará integralmente la gestión institucional para recomendar y aplicar las mejoras que sean del caso.

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Artículo 18. Responsabilidad en el acto de delegación. En cumplimiento de los preceptos jurídicos y en consecuencia con las obligaciones de los servidores públicos, los servidores del Instituto que deleguen determinadas funciones deben ser celosos en la adopción y el seguimiento de dicha delegación.

En particular se obligan a precisar en el acto correspondiente las funciones delegadas, manteniéndose informados sobre la ejecución que de las mismas hagan los delegatarios; impartirán instrucciones generales sobre la forma en que deben ejercerse las funciones delegadas y señalarán los mecanismos de control que ejecutarán para hacer seguimiento a dichas funciones.

Los delegatorios de funciones deberán cumplir los estándares mínimos de solvencia profesional y técnica, así como ejercer su encargo con la suficiencia moral y la idoneidad requeridas, comprometiendo su empeño y celo en el logro de los fines del acto de delegación. Igualmente deberán informar al delegante sobre el desarrollo de sus funciones, así como formularán las recomendaciones que consideren necesarias para el mejor desarrollo de la gestión.

Artículo 19. Sometimiento al ejercicio de los controles. La dirección del Instituto reconoce la importancia del control para el cabal desempeño de la función pública. En particular, se somete a la colaboración y acatamiento debido a las instancias de control aplicables, reconociendo que el Instituto está sometido al ejercicio de controles de tipo interno, administrativo, fiscal, disciplinario, político, judicial, penal y social.

Los integrantes del equipo de dirección prestarán todo el apoyo requerido por las instancias que ejerzan los diferentes controles y velarán porque los demás servidores apliquen el mismo principio de actuación.

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CAPÍTULO II. De la relación con los órganos de control externo

Artículo 20. Política frente al control externo. El Instituto y su equipo de dirección se obligan con los entes de control externo a:

a. Prestar la colaboración requerida para el desempeño de sus funciones. b. Respetar su autonomía de gestión. c. Abstenerse de interferir en cualquier forma en el desempeño de su misión. d. Abstenerse de pretender tratamientos privilegiados. e. Respetar su buen nombre. f. Suministrar en forma oportuna y veraz la información que le requieran. g. Mantener relaciones armónicas y transparentes. h. Adoptar acciones correctivas y de mejora frente a sus hallazgos y recomendaciones. i. Acatar sus órdenes. j. Controvertir respetuosamente los actos cuando ello proceda, por los cauces institucionales.

Artículo 21. Prácticas en cuanto al ejercicio del control externo. El Instituto asume que el ejercicio externo de controles es ampliamente saludable para la consolidación institucional y reconoce la conveniencia de su desarrollo, bajo los parámetros normativos del caso.

Por ello y conforme las normas y políticas aplicables, adoptará estándares para el seguimiento, el cumplimiento y la aplicación de las recomendaciones y observaciones que le formulen las instancias de control, de tal suerte que se constituyan en procedimientos de mejora continua y se les apliquen los indicadores de medición y resultados pertinentes.

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El Instituto mantendrá relaciones armónicas con los organismos de control y celebrará los convenios que se requieran con ellos, para facilitar y propender por una mejor gestión del control.

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TÍTULO IV. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

APARTADO I. Políticas para el desarrollo administrativo

CAPÍTULO I. Políticas para la promoción del talento humano

Artículo 22. Compromiso con el talento humano. La dirección del Instituto se compromete con el fortalecimiento y desarrollo de las políticas, proyectos y acciones necesarias s para la promoción del talento humano de la Entidad y para la evaluación del desempeño de sus servidores, así como para el seguimiento de las acciones realizadas por sus servidores.

La gestión del talento humano en el ica se basa en el compromiso de todos por el logro de cometidos comunes, a partir de los principios del respeto y de la responsabilidad.

Artículo 23. Compromisos del buen gobierno para la promoción del talento humano. En particular, la política de talento humano en el Instituto se orientará a:

a. Promover el desarrollo de competencias, habilidades, aptitudes y de la idoneidad de sus servidores. b. Fundarse en el respeto por el ser humano y su dignidad. c. Aplicar criterios objetivos y razonables en los procedimientos y en la toma de las decisiones. d. Actuar con transparencia y objetividad en los procesos de selección, ascenso, formación y bienestar.

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e. Estimular esquemas y aplicar escenarios para el diálogo y la concertación. f. Impulsar el desarrollo de las acciones de prevención al acoso laboral. g. Estimular el desarrollo de acciones en el campo de la seguridad social y la salud ocupacional. h. Promover la participación de los actores del sistema de seguridad social para garantizar los derechos y el desarrollo de los servidores públicos. i. Prevenir la violencia y combatir el estrés laboral.

Artículo 24. Compromisos con la evaluación de gestión y desempeño. El Instituto asume como estrategia de alto impacto para el desarrollo institucional y la promoción del talento humano, el fortalecimiento de su esquema de evaluación de gestión y desempeño.

Los procesos de evaluación serán objetivos y razonables. Se suministrará la información necesaria y oportuna a los servidores públicos y se propenderá porque la aplicación de las evaluaciones se dé en un ambiente de cordialidad, así como se promoverá la aplicación de medidas de estímulo y reconocimiento a los servidores públicos.

El Instituto conforme a sus políticas de proveedores y contratación, aplicará así mismo acciones orientadas a la evaluación de los contratistas.

Se buscará que las mediciones de gestión institucional se reflejen en las condiciones de los servidores del Instituto, de tal suerte que éstos asuman como propios los resultados de la Entidad.

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CAPÍTULO II. Políticas para la gestión ética

Artículo 25. Compromiso estratégico con la gestión ética. El ica y su dirección reconocen la gestión ética como elemento insustituible de su plataforma estratégica. Ninguna acción ni decisión del Instituto procederán sin considerar los parámetros éticos autoimpuestos, que se expresan en el Código de Ética de la Entidad. El equipo de dirección se obliga a hacer que se cumplan dichos parámetros, a divulgarlos y a convertirlos en elementos de la cotidianidad en el Instituto.

Artículo 26. Política de gestión ética. La gestión ética se considera el fundamento para la implementación y la ejecución de todas las políticas del Instituto, por lo cual se le aplicará como una variable presente en la gestión integral del ica.

De manera particular el Instituto y su equipo de dirección asume los siguientes compromisos:

a. Desarrollar los postulados éticos institucionales en compromisos éticos por procesos y en protocolos de acción cotidianos, conforme las necesidades y condiciones del servicio. b. Estimular acciones para articular las inquietudes éticas individuales con la orientación institucional contenida en el Código de Ética. c. Promover la celebración de acuerdos de gestión ética con entidades del sector y relacionadas, así como con organizaciones no gubernamentales y con los usuarios. d. Rendir informes y divulgar la información que se requiera al público. e. Denunciar todo acto irregular o que atente contra los postulados del Código de Ética.

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f. Generar espacios de capacitación y reflexión en materias éticas y de buen gobierno. g. Realizar encuestas y sondeos sobre la gestión ética y en general, mantener contacto con los usuarios y relacionados para conocer sus apreciaciones en cuanto a la calificación de la forma de gestión del Instituto. h. Promover el desarrollo de acciones de control social. i. Mantener

vinculación

y

estimular

el

desarrollo

de

programas

gubernamentales en la materia.

Artículo 27. Compromiso con la gestión ética. El equipo de dirección del Instituto se obliga a realizar todas las acciones necesarias en orden a erradicar las prácticas corruptas y a combatir el soborno.

Todo colaborador que se vincule al Instituto y los contratistas de la Entidad se obligan a suscribir un compromiso por la lucha contra la corrupción, que contenga los elementos básicos señalados en el presente Código sobre la materia.

El Instituto estimulará la utilización de canales de comunicación con los usuarios y la ciudadanía a efecto de tener contacto directo y conocer inquietudes y quejas en materia de prácticas corruptas, garantizando la reserva y la confidencialidad de la información. Así mismo, implementará campañas orientadas a fortalecer la gestión ética y combatir la corrupción y participará activamente en las que impulse la Presidencia de la República y demás autoridades en el ámbito de sus competencias.

Artículo 28. Compromiso con la defensa de los derechos de autor y lucha contra la piratería. Conforme con sus obligaciones, la dirección estimulará y aplicará medidas para garantizar los derechos derivados de la propiedad intelectual y combatir la piratería en todas sus formas. Este compromiso se expresará de

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manera particular en la política de contratación de bienes y servicios de la Entidad y en la regulación de los productores del sector agropecuario.

CAPÍTULO III. Política para la gestión de la calidad

Artículo 29. Comprometidos con la modernización institucional y el mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad, trabajamos por la sanidad agropecuaria de Colombia y la admisibilidad de sus productos en los mercados internacionales, prestando servicios coherentes con las necesidades de nuestros clientes con Calidad y oportunidad.

CAPÍTULO IV. Políticas de información y comunicación

Artículo 30. Derecho de información. El Instituto reconoce el derecho a la información pública y adoptará las medidas necesarias para asegurar su vigencia.

Para tal propósito establecerá y fortalecerá las acciones orientadas a la comunicación informativa sobre su gestión y proyectos, de manera particular para mantener informados a sus grupos de interés, sobre las condiciones de la Entidad.

De igual manera, reportará públicamente su gestión administrativa, facilitando el acceso al conocimiento público sobre aspectos de las materias contractual, financiera y misional.

Artículo 31. Compromisos con la información. El Instituto y su equipo de dirección asumen los siguientes compromisos en materia de derecho a la información:

a. Fortalecer la operación de canales de comunicación y divulgación de información con sus grupos de interés.

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b. Estimular el uso de la página Web e Intranet del Instituto. c. Diseñar espacios de intercambio y divulgación, tales como conversa torios o encuentros ciudadanos. d. Mantener líneas confidenciales para la recepción de peticiones, quejas y reclamos (PQR). e. Fortalecer la red de atención al usuario conforme las políticas y proyectos adoptados según el plan estratégico y los planes operativos de la Entidad. f. Informar oportunamente la normatividad que produzca el Instituto.

Artículo 32. Compromiso con el Gobierno en Línea. De manera particular, el equipo de dirección del Instituto se compromete con el desarrollo y la efectiva aplicación del Gobierno en Línea, conforme las directrices gubernamentales al respecto.

Para ello, se definirá anualmente el cronograma de acciones y proyectos que permita fortalecer el uso de medios de interacción y divulgación ciudadana, tales como la página Web y se desarrollarán estrategias para facilitar los trámites que ante la Entidad deben hacer los usuarios y la ciudadanía en general.

De igual manera, se articularán acciones en cuanto a la presencia del Instituto en medios masivos de comunicación, a partir de la política de comunicación vigente y conforme al plan estratégico.

Artículo 33. Compromiso con la confidencialidad. El Instituto y sus servidores se obligan a preservar la información que por su naturaleza tenga el carácter de reservada.

De manera particular, asegurarán las condiciones para preservar el buen nombre de los usuarios y los relacionados, por lo cual se adoptarán las medidas

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necesarias para que la divulgación de noticias sobre actuaciones del ica se realice con el pleno cumplimiento de los estándares técnicos,

jurídicos y éticos

requeridos.

Los servidores que tengan acceso a información privilegiada deberán suscribir los acuerdos de confidencialidad necesarios. Por su parte, los terceros relacionados no podrán hacer uso de información privilegiada y confidencial del Instituto.

Artículo 34. Vocería del Instituto. La divulgación de noticias que se relacionen con la gestión de la Entidad, más allá de la transmisión de información sobre sus actos y proyectos, está en cabeza de la Gerencia General o de quien ella delegue.

Será el Gerente General el responsable de expresar la opinión del Instituto o de informar sobre actuaciones y materias que comprometan la responsabilidad o la orientación institucional.

Artículo 35. Compromiso con la comunicación organizacional. El Instituto adoptará las medidas del caso para garantizar la adecuada comunicación interna, mediante la cual se asegure la divulgación oportuna de la información que deba ser conocida por los servidores y los relacionados directamente con la Entidad.

APARTADO II. Políticas frente al sistema de control interno

CAPÍTULO V. Política frente al Modelo Estándar de Control Interno

Artículo 36. Política frente al sistema de control interno. El Instituto Colombiano Agropecuario ica, se compromete a mejorar continuamente el Sistema de Control Interno, mediante la adopción, implementación y aplicación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000 de 2005.

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Proporcionará los mecanismos necesarios para que todos los servidores públicos se involucren, comprometan y ejerzan desde su puesto de trabajo un liderazgo proactivo para el cumplimiento del autocontrol, la autorregulación y la autogestión; permitiendo de esta manera una gestión integral y transparente de los recursos públicos. Respetará la independencia de la Oficina de Control Interno y acogerá

las

sugerencias y recomendaciones que sobre el Sistema de Control Interno realice la misma a través de su evaluación independiente. Para el mejoramiento del Sistema de Control Interno tomará como referentes principales las recomendaciones de la Contraloría General de la República, la evaluación independiente de la Oficina de Control Interno y

las auditorias de

calidad, con el propósito de generar planes de mejoramiento integrales y efectivos (Institucional, por Procesos e Individuales), que permitan el cumplimiento eficiente de la misión institucional y de esta manera contribuir a los fines esenciales del Estado. Artículo 37. Principios de la política de control interno. El desarrollo del sistema de control interno en el Instituto atenderá en particular a los siguientes postulados:

a. Participación. Se estimulará la permanente y plena participación de todos los servidores en su implementación, ejecución y ajuste. b. Asimilación. En cuanto que el desarrollo de la misma se reflejará en la cotidianidad de la operación institucional, interiorizándose en los servidores y en la gestión de dirección. c. Visión finalista. Todas las acciones que en el sistema se ejecuten tendrán como norte el desarrollo del Instituto para la mejor prestación del servicio público a su cargo, el cual redundará en beneficio del agronegocio colombiano y en el aseguramiento de las condiciones del sector agropecuario y de sus beneficiarios.

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d. Perfectibilidad. Todas las acciones serán susceptibles de medición y de mejora para asegurar la calidad del servicio. La dirección será la garante de este proceso. e. Autocontrol. Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos. f. Autorregulación:

Capacidad

institucional

para

aplicar

de

manera

participativa los métodos y procedimientos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI. g. Autogestión. Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada a la entidad.

APARTADO III. Manejo de los riesgos operacionales.

CAPÍTULO VI. Política frente a los riesgos operacionales.

Artículo 38. Política para el manejo integral de riesgos operacionales. La alta dirección manifiesta su compromiso con la identificación, análisis, evaluación y administración de los riesgos que se encuentran presentes en el desarrollo de las actividades establecidas para el cumplimiento de los objetivos encomendados y su misión institucional. Anualmente, el responsable del manejo de los riesgos a nivel nacional junto con los responsables de los diferentes procesos revisará la matriz de riesgos con el propósito de actualizarlos, revisar sus controles y generar el plan de tratamiento de los mismos. Todos los funcionarios deben conocer la metodología para la identificación y evaluación de riesgos de la entidad y se formaran a los responsables de los procesos como analistas de riesgos, quienes se encargaran de aplicar y actualizar

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las herramientas para la administración y control de los riesgos y de su socialización. Los

responsables del manejo

de los riesgos de la institución son todos los

funcionarios de la entidad a través del ejercicio del autocontrol a sus actividades. APARTADO IV. Políticas frente a los grupos de interés

CAPÍTULO VII. Conflictos de interés

Artículo 39. Conflictos de interés. Nada debe oponerse al interés del ica. Todos los servidores de la Entidad se comprometen a que con su actuación prevalezcan el fin y los objetivos del Instituto, sobre cualquier intención o ánimo que de alguna manera se aparten de ese propósito, sin importar su causa o naturaleza.

Las actuaciones y decisiones de los servidores del ica se ejecutarán en forma libre y autónoma, sin permitir que en ellas interfieran factores externos o condiciones que afecten el interés institucional.

Artículo 40. Compromiso para la prevención de los conflictos de interés. Todos los servidores del Instituto deben adoptar las medidas que consideren necesarias para evitar incurrir en casos de conflicto de interés. De manera particular, se obligan a:

a. Cumplir cabalmente el régimen del servidor público y el régimen disciplinario. b. Abstenerse de recibir tratamientos de privilegio por parte de quienes tengan o puedan tener interés en las actuaciones del Instituto. c. Abstenerse de permitir tratamientos que de alguna manera comprometan o puedan comprometer su actuación en el Instituto.

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d. No participar en actividades o negocios que puedan afectar su libre criterio para actuar en el Instituto. e. No comprometer sus decisiones y actuaciones por criterios de proselitismo político o cuestiones de carácter religioso e ideológico. f. Prevenir cualquier forma de tráfico de influencias o de atención privilegiada. g. No interferir ni pretender obtener información de asuntos a cargo de otros servidores o procesos de la Entidad.

Artículo 41. Obligaciones en caso de conflicto de interés. En el evento de surgir situaciones que generen conflicto de interés, los servidores del ica están obligados a: a. Reportar la situación en forma inmediata y en todo caso, previamente a adoptar cualquier decisión, a su superior o a las instancias de buen gobierno y gestión ética institucionales. b. Realizar las denuncias a que hubiere lugar. c. Abstenerse de actuar o decidir en la materia de que se trate. d. Abstenerse de conocer o influir por cualquier medio en la decisión que deba adoptarse sobre el caso. e. Informar a los terceros claramente sobre su posición y obligaciones. f. Mantener una posición autónoma respecto de los terceros interesados y evitar que se mantengan o aumenten las condiciones que generan el conflicto. g. Apoyar la realización de las investigaciones o de las acciones de mejora a que haya lugar. h. Informar o consultar toda circunstancia en la que pueda considerarse ocurrir un conflicto de interés.

Artículo 42. Prohibiciones especiales. Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables, los servidores del Instituto se abstendrán de las siguientes prácticas:

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a. Valerse de su posición para acceder a negocios, designaciones o reconocimientos por terceros. b. Usar bienes del Instituto para ejecutar actividades por fuera de sus funciones. c. Utilizar indebidamente la información privilegiada y confidencial bajo su cargo. d. Gestionar por sí o por interpuesta persona negocios o asuntos ante la Entidad. e. Requerir sin previo aviso, de los servicios del Instituto en actividades que comprometen su interés personal o el de su familia. f. Aceptar regalos o dádivas en razón del servicio prestado, sin perjuicio de las implicaciones legales que de ello pueden derivarse. g. Tomar

decisiones

por

criterios

partidistas,

ideológicos,

religiosos,

sentimentales o de otra naturaleza, diferentes a los del buen servicio. h. Someter asuntos de conocimiento de la Entidad al juicio o conocimiento de terceros.

Artículo 43. Resolución de los casos de conflicto de interés. El Comité de Ética y de Buen Gobierno del Instituto conocerá y resolverá las consultas y los reportes que por situaciones de conflicto de interés se presenten.

El Comité resolverá en cada caso según proceda, asegurándose que en el evento de presentarse situaciones que efectivamente afectan la imparcialidad y transparencia en la actuación, los servidores se separen del conocimiento del asunto.

Cuando sea del caso, se realizarán los reportes o denuncias ante las autoridades competentes.

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El Comité llevará un registro de las consultas o reportes en materia de conflictos de interés, para definir las acciones preventivas y las estrategias que correspondan en orden al ajuste de la política que sobre la materia adopte el Instituto.

CAPÍTULO VIII. Políticas de buen gobierno frente a los grupos de interés

Artículo 44. Compromisos para la gestión con los usuarios directos. En desarrollo de su misión, el ica asume en particular los siguientes compromisos:

a. Asegurar un trato equitativo y en igualdad de condiciones. b. Ejercer las funciones de regulación a su cargo consultando únicamente el interés general y el fortalecimiento del sector agropecuario. c. Suministrar la información y requerir las observaciones pertinentes por los interesados, previamente al ejercicio de la función regulatoria. d. Adelantar las actividades de control en forma abierta y sin tratamientos de privilegio o con desequilibrio respecto a determinados usuarios. e. Atender los requerimientos que se le formulen y rendir las explicaciones del caso.

Artículo 45. Compromisos para la gestión con los usuarios indirectos. Conforme con la política de responsabilidad social, el ica se compromete con la comunidad en general a:

a. Informar sobre sus actuaciones y decisiones. b. Adoptar las medidas de control que se requieran para propender por la salud pública y la sanidad del ambiente.

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c. Orientar las mejores prácticas que aseguren el consumo de alimentos inocuos en el país. d. Dialogar con las ONG’s y organizaciones privadas y motivar su participación en el ejercicio de los controles a cargo del Instituto, así como en los procedimientos regulatorios. e. Estimular y apoyar la promoción de buenas prácticas con los diferentes gremios de la producción.

Artículo 46. Compromisos para la gestión con autoridades del Estado. Conforme los postulados del presente Código, el ica se compromete en su relacionamiento con autoridades del sector y del Estado en general a:

a. Respetar su ámbito de acción y competencias y colaborar en el desarrollo de sus propósitos institucionales. b. Requerir su apoyo cuando el desempeño de las tareas del Instituto lo demande. c. Coordinar acciones que deban ser ejecutadas en forma conjunta. d. Cumplir los requerimientos y decisiones que se impongan jurídicamente. e. Formular observaciones respetuosas y sugerencias para el logro de los fines de la función pública. f. Abstenerse de interferir en la toma de decisiones a cargo de autoridades públicas.

Artículo 47. Compromisos con terceros relacionados. El Instituto propenderá por el establecimiento de relaciones con terceros que puedan apoyar el desarrollo de su misión, tales como centros de investigación, la academia y los gremios de la producción.

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Podrá celebrar acuerdos o convenios de cooperación e intercambio y ejecutar proyectos de mutua conveniencia, que beneficien al sector agropecuario del país.

En particular el ica se obliga a: a. Suministrar la información no reservada de la que disponga. b. Apoyar

según

sus

competencias,

el

desarrollo

de

proyectos

de

investigación. c. Adelantar acciones concertadas que permitan el mejoramiento de los sectores productivos.

Artículo 48. Políticas para el manejo de proveedores. De conformidad con la normatividad en materia de contratación estatal y con las políticas y normas internas, el

ica adopta como postulados de su relacionamiento con los

contratistas y proveedores, los siguientes:

a. Transparencia. La contratación de proveedores se hará bajo estándares de selección objetiva y con adecuación a las necesidades del Instituto. b. Control y seguimiento. La ejecución de los contratos a cargo de los proveedores implicará un estricto seguimiento y la medición sobre sus resultados. c. Equidad. El tratamiento a los proveedores se hará en condiciones de justicia, sin privilegios ni consideraciones especiales o de favorecimiento para con alguno.

Artículo 49. Compromisos en cuanto al manejo de proveedores. El Instituto se compromete en particular en cuanto lo concerniente al manejo de sus proveedores y contratistas, con los siguientes postulados:

a. Dar estricta aplicación a las normas de contratación estatal.

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b. Informar a los proveedores sobre sus políticas, procedimientos y demás condiciones que requieran aquellos para el ejercicio de las tareas a su cargo. c. Apoyar el desarrollo de sus tareas. d. Incluir en los contratos, las cláusulas que se requieran en cuanto a los compromisos de gestión ética y de buen gobierno institucionales.

Artículo 50. Obligaciones de los proveedores. Los proveedores y contratistas del Instituto actuarán con lealtad para con éste, ejecutando las tareas a su cargo conforme la finalidad del servicio público. En particular se obligan a:

a. Abstenerse de exigir tratamientos especiales o de privilegio. b. Abstenerse de generar nexos o relaciones de cualquier índole que afecten la imparcialidad y objetividad de los servidores del ica o concluyan en la generación de conflictos de interés. c. Ocultar información o no reportar al Instituto circunstancias que deban ser conocidas por éste, en particular en lo que respecta a las previsiones del presente Código. d. No afectar el buen nombre del ica. e. No revelar información confidencial o reservada de la que tengan conocimiento. f. No privilegiar a terceros cuando desarrollen actividades a nombre del Instituto. g. Celebrar protocolos de gestión ética con el Instituto. h. Abstenerse de ejercer prácticas comerciales indebidas o de competencia desleal que afecten los intereses del Instituto.

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Artículo 51. Políticas para con los medios de comunicación. El ica reconoce y respeta la actuación de los medios de comunicación y recurre a ellos para la realización de las labores informativas y de divulgación que se requieran para el logro de sus cometidos institucionales.

En desarrollo de su política de comunicación e información, el Instituto adoptará las medidas que se requieran para garantizar el adecuado relacionamiento con los medios de comunicación, en particular procurando que:

a. Se promueva y garantice la autonomía del Instituto y de los medios de comunicación. b. Se realicen actividades informativas y de ilustración ciudadana sobre la gestión del Instituto y sobre las condiciones del sector agropecuario del país. c. Se exprese la verdad, aplicando criterios técnicos y bajo los presupuestos de ley. d. Se dé un tratamiento de equilibrio a los diferentes medios de comunicación. e. Se exija a los medios de comunicación la expresión exacta de los acontecimientos y noticias de los que den cuenta con participación del ica, así como se reclamen las rectificaciones a que haya lugar. f. Se realicen jornadas de intercambio y acercamiento con representantes de los medios de comunicación para ilustrarlos sobre las funciones y finalidades del Instituto y sobre las condiciones generales del sector bajo su cuidado.

Artículo 52. Políticas para con entidades homólogas del exterior y organismos internacionales. El Instituto procurará la celebración de convenios en las materias de su competencia, así como el relacionamiento con organismos homólogos de

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otros países, en tanto participará en instituciones internacionales que tengan que ver con la gestión de los asuntos a su cargo.

El intercambio de conocimientos y experiencias con estos organismos será prioritario para el ica, así como la aportación de sus experiencias, como organismo que a nivel internacional ejecute las políticas y proyectos del Estado colombiano en materia de sanidad agropecuaria, de acuicultura y pesca.

Para el desarrollo de estas relaciones el ica

aplicará los recursos humanos,

técnicos y financieros requeridos, conforme su plan estratégico.

El ica y su equipo de dirección se someten en cuanto al manejo de relaciones con organismos extranjeros e internacionales, a las políticas y directrices que trace el Gobierno Nacional, formulando a su vez a éste las recomendaciones que considere en la materia.

La promoción de los acuerdos internacionales sanitarios y fitosanitarios a cargo del ica, propenderá por el fortalecimiento del agronegocio en Colombia y por el crecimiento de las exportaciones del país.

APARTADO V. Políticas de responsabilidad social y ambiental y desarrollo sustentable

CAPÍTULO IX. Responsabilidad social con la comunidad. Artículo 53. Con el fin de garantizar la calidad de nuestros productos y servicios, la protección del medio ambiente en el accionar misional, el bienestar de los servidores, la contribución al valor agregado del componente sanitario y fitosanitario a las cadenas productivas del sector agropecuario, de acuicultura y

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pesca para la competitividad, el ica se compromete a mejorar e innovar continuamente la operación de los procesos. Artículo 54. Promoción de la responsabilidad social en materia agropecuaria. El ica se compromete con la comunidad a:

a. Desarrollar acciones de ilustración y capacitación sobre las materias objeto de su actividad. b. Establecer canales permanentes de diálogo e información. c. Actuar en la defensa sanitaria y fitosanitaria de las fronteras. d. Propender por la sanidad agropecuaria a nivel mundial. e. Estimular la aplicación de recursos de diferentes sectores en la consolidación de las condiciones y de la cultura de la sanidad agropecuaria en el país. f. Apoyar la ejecución de proyectos de responsabilidad social en el ámbito agropecuario nacional.

CAPÍTULO X. Responsabilidad con el medio ambiente

Artículo 55. Política ambiental. El Instituto Colombiano Agropecuario tiene el compromiso de promover la disminución del impacto ambiental ocasionado por el desarrollo de sus actividades que puedan afectar o afecten la producción del sector primario de la economía y de dar cumplimiento al mandato constitucional de intervenir en la explotación racional de los recursos naturales, con el fin de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos y la preservación de un ambiente sano. Artículo 56. Compromisos internos con el medio ambiente. El ica desarrollará su política de protección al medio ambiente considerando el aporte que como

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organización debe hacer a la conservación del mundo y teniendo en cuenta los siguientes compromisos y elementos:

a. Definir las estrategias para el ahorro de agua, considerado como un bien valioso y en riesgo de la humanidad. b. Implementar estrategias para el ahorro de energía. c. Los servidores del ica

asumen la responsabilidad de ahorrar papel y

productos de origen vegetal. d. Los servidores del ica asumen la responsabilidad de racionalizar el empleo de elementos contaminantes. e. Controlar y manejar de manera segura el uso de desechos químicos y biológicos en la Entidad. f. Estimular acciones de reciclaje, tanto a nivel institucional como personal por parte de servidores y relacionados con el Instituto.

Artículo 57. Comité de seguimiento. El ica contará con un Comité que haga seguimiento a sus políticas, estrategias y acciones en materia de desarrollo sustentable y responsabilidad social y ambiental, que será integrado en la forma en que lo considere el Gerente General.

Los resultados, recomendaciones y deliberaciones de este Comité serán puestos a disposición del Comité de Ética y Buen Gobierno del Instituto para que se adopten las medidas del caso.

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TÍTULO V. DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y DE LAS INSTANCIAS INSTITUCIONALES

CAPÍTULO I. De la resolución de conflictos

Artículo 58. Solución a conflictos. Los conflictos que surgen entre los servidores del Instituto serán resueltos por medio de mecanismos directos de arreglo y composición, privilegiando el diálogo y la concertación en la superación de las diferencias.

Los servidores que tengan conflictos entre sí, informarán de este hecho a sus superiores o al Comité de Ética y de Buen Gobierno, con el fin de que se promueva la generación de espacios de conciliación y mediación que permitan la superación de las diferencias y evitar en todo caso, que estas afecten el servicio.

Se dará todo el apoyo requerido al comité de prevención al acoso laboral en el Instituto.

Las diferencias entre miembros del equipo de dirección serán ventiladas ante el Comité de Ética y de Buen Gobierno o ante la instancia que éste designe.

En el caso de surgir diferencias entre instituciones o entre servidores de diferentes instituciones, se procurará igualmente el arreglo directo, sin perjuicio de la posibilidad de reportar a los superiores de cada una de ellas, para que se ventilen los asuntos a nivel de los equipos y de los responsables del buen gobierno.

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CAPÍTULO II. Del Comité de Ética y de Buen Gobierno

Artículo 59. Creación del Comité de Ética y de Buen Gobierno. Créase el Comité de Ética y de Buen Gobierno en el Instituto Colombiano Agropecuario ica, el cual tendrá a su cargo como instancia máxima, la promoción, divulgación y solución de los asuntos que comprometan la gestión ética y del buen gobierno institucionales, así como la aplicación de las disposiciones contenidas en los Códigos de Ética y de Buen Gobierno de la Entidad.

Artículo 60. Composición. El Comité de Ética y de Buen Gobierno del ica estará compuesto de la siguiente manera: -

Por el Gerente General del Instituto, quien lo presidirá.

-

Por los Subgerentes del Instituto.

-

Jefe Oficina Asesora Jurídica

-

Por un Coordinador Seccional designado por el Gerente General.

-

Por un representante de los servidores, designado por el propio Comité, para períodos de un (1) año.

Podrán ser invitados a las deliberaciones del Comité otros servidores del Instituto, así como personas externas cuya presencia se requiera para el conocimiento o el análisis de asuntos bajo consideración del organismo.

Artículo 61. Sesiones y convocatoria. El Comité de Ética y de Buen Gobierno del Instituto sesionará por lo menos una vez semestralmente y en todo caso, podrá sesionar cuantas veces se requiera para la consideración de consultas, quejas o asuntos bajo su competencia.

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La convocatoria estará a cargo del Gerente General.

Artículo 62. Funciones del Comité de Ética y de Buen Gobierno. Son funciones del Comité de Ética y de Buen Gobierno del Instituto las siguientes:

a. Hacer seguimiento a la aplicación de los Códigos de Ética y de Buen Gobierno del Instituto. b. Medir los resultados asociados a la gestión ética y de buen gobierno en la Entidad. c. Definir las políticas que en estas materias debe aplicar el Instituto. d. Proponer y adoptar mecanismos de prevención y control al conflicto de interés en el Instituto. e. Conocer y resolver las consultas que en materias de ética y buen gobierno sean puestas en su conocimiento. f. Resolver las consultas y adoptar las decisiones en cuanto toca con el régimen de conflictos de interés en el Instituto. g. Conocer y resolver los asuntos que por violaciones al Código de Ética y de Buen Gobierno se presenten en el Instituto, así como adoptar las recomendaciones que deban ser ejecutadas por las diferentes instancias de la Entidad. h. Nombrar al Oficial de Ética del Instituto. i. Adoptar las buenas prácticas que se aprecien necesarias para el desarrollo institucional en materia de gestión ética y buen gobierno corporativo.

La Gerencia General apoyará la labor del Comité, el cual se dará su propio reglamento.

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Artículo 63. Procedimiento. La consideración de consultas o quejas éticas y de buen gobierno por parte del Comité se tramitará de la siguiente manera, sin perjuicio de lo que establezca el reglamento de éste:

-

Conocido el asunto por cualquier vía, el Comité designará un instructor que adelante el análisis o la investigación del caso.

-

Podrá comisionarse al Oficial de Ética para que adelante el estudio de la cuestión de que se trate.

-

Se recibirá informe sobre el asunto por parte del instructor y se procederá a su estudio por el pleno del Comité, en sesión ordinaria o extraordinaria.

-

Se podrán acopiar pruebas o elementos de juicio que permitan ilustrar el conocimiento del Comité.

-

Podrá requerirse el apoyo de expertos o la concurrencia de los servidores que resulten involucrados en el asunto de que se trate.

-

El Comité resolverá la cuestión bajo el principio de verdad sabida buena fe guardada e informará los resultados a las partes interesadas.

-

Si de la actuación surgieren hechos que ameritan investigación por otras instancias, se darán los traslados del caso.

-

El Comité formulará recomendaciones generales para que se adopten por parte de las diferentes instancias del Instituto.

CAPÍTULO III. Del Oficial de Ética

Artículo 64. Del Oficial de Ética del Instituto. Crease en el Instituto Colombiano Agropecuario ica la figura del Oficial de Ética, encargada de promover, divulgar y facilitar la consideración y solución de los asuntos que tengan que ver con la aplicación del Código de Ética y la gestión ética de la Entidad.

Cualquier funcionario del ica puede ser designado Oficial de Ética.

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La figura del Oficial de Ética no implica cargo dentro de la Entidad, sino que constituye una misión de servicio bajo responsabilidad de un colaborador, el cual continuará ejerciendo las actividades propias de su empleo.

El Oficial de Ética prestará apoyo e instruirá la gestión del Comité de Ética y de Buen Gobierno.

Artículo 65. Funciones del Oficial de Ética. Son funciones del colaborador que actúe como Oficial de Ética en el Instituto:

a. Promover la cultura de la gestión ética. b. Proponer las formas de divulgación del Código de Ética y de Buen Gobierno y apoyar en su socialización. c. Facilitar fórmulas de arreglo directo entre servidores que presenten diferencias. d. Conocer y absolver las inquietudes que a él se le formulen en razón de los Códigos de Ética y de Buen Gobierno, sin perjuicio de que las mismas sean trasladadas al Comité de Ética y de Buen Gobierno. e. Instruir los asuntos que someta a su estudio el Comité de Ética y de Buen Gobierno. f. Apoyar las actividades y las sesiones del Comité de Ética y de Buen Gobierno. g. Llevar un seguimiento sobre las circunstancias que se presenten en el Instituto y que afectan la gestión ética y de buen gobierno institucional. h. Las demás que se desprendan de la naturaleza de la función o que sean encomendadas por la Gerencia General o por el Comité de Ética y de Buen Gobierno.

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CAPÍTULO IV. De los indicadores de seguimiento a la gestión ética y de buen gobierno

Artículo 66. Procedimientos de seguimiento. El Instituto adoptará por medio de la Gerencia General los mecanismos y procedimientos que estime conducentes en orden a realizar un efectivo seguimiento a la gestión ética y de buen gobierno en la Entidad.

Para ello aplicará encuestas o sondeos de opinión, en los que participarán los servidores y los grupos de interés. Podrá recurrirse al apoyo de especialistas que soporten la acción del Instituto en la materia.

El Comité de Ética y de Buen Gobierno tendrá a su cargo el diseño del programa de seguimiento a la aplicación de los Códigos, en el que se expresarán los mecanismos empleados en materia de seguimiento, su periodicidad y la forma de su aplicación.

Artículo 67. Indicadores de gestión ética y de buen gobierno. A partir de la aplicación de las herramientas que se definan, el Comité de Ética y de Buen Gobierno adoptará y actualizará los indicadores que se requieran.

Los resultados de las mediciones serán considerados por el Comité y por las instancias competentes de la Entidad, así como serán divulgados en la forma proporcionada y razonable que corresponda.

Entre los indicadores de seguimiento se encuentran los siguientes:

-

Índice

de integridad y transparencia (Corporación transparencia por

Colombia). Medir la credibilidad y el reconocimiento del ica por sus grupos

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de interés (nivel de gobernabilidad). Se sigue la metodología diseñada por la Corporación Transparencia por Colombia. El ica se compromete a someterse a esta evaluación y a mejorar continuamente para situarse en los índices superiores de la escala.

-

Índice interno de gestión ética. Medir los resultados internos de la gestión ética de manera anual.

-

Índice de comunicación. Medir los resultados de la gestión de la comunicación del ica logrando transparencia con los grupos de interés, mediante la aplicación de los instrumentos de diagnóstico de la comunicación pública.

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Índice de satisfacción del cliente externo. Medir la percepción que tienen el cliente externo sobre la imagen de integridad transparencia y eficiencia del ica sobre la gestión de sus recursos y la prestación de sus servicios.

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Indicadores operativos o de gestión de eficacia y eficiencia de los procesos de gestión ética y de comunicación pública. Con los cuales el modelo estándar de control interno evalúa y monitorea el sistema de gestión de la calidad soportado en una gestión por procesos. Serán definidos en los procesos de gestión ética y de comunicación pública.

CAPÍTULO V. Del Comité de Control Interno y Calidad

Artículo 68. Del Comité de Control Interno y Calidad. El Instituto contará con un Comité de Control Interno y Calidad cuya función será asegurar la implementación y evaluación de los procesos de calidad y control interno, asegurando una gestión que se oriente a procesos de mejoramiento continuo y al aseguramiento de la

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eficiencia, la eficacia y la efectividad, mediante el monitoreo estratégico de gestión y operativo, a través del Modelo Estándar de Control Interno.

La integración del Comité de Control Interno y Calidad corresponderá definirla a la Gerencia General.

CAPÍTULO VI. De la divulgación, reforma y vigencia del Código de Buen Gobierno

Artículo 70. Divulgación. El presente Código será incorporado a la página Web de la Entidad y se divulgará en forma directa a los servidores del Instituto y a los relacionados con él en los diferentes grupos de interés.

El Comité de Ética y de Buen Gobierno definirá las estrategias de divulgación y socialización sobre sus disposiciones, las cuales podrán consistir en la realización de talleres o conversatorios sobre temas de ética y buen gobierno corporativo.

Artículo 71. Reforma del Código de Buen Gobierno. La reforma de las disposiciones contenidas en el presente Código será adoptada por acto administrativo del Gerente General, a instancia o previo conocimiento por parte del Comité de Ética y Buen Gobierno del Instituto. El Código reformado deberá ser divulgado en la forma prevista en el artículo anterior.

Artículo 72. Vigencia. El Código de Buen Gobierno del Instituto Colombiano Agropecuario ica entrará en vigencia una vez adoptado por el Gerente General y en la fecha en que se divulgue mediante su incorporación a la página Web de la Entidad.

Dado en Bogotá D. C., a los 5 días e diciembre de 2008