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Código de Ética Empresarial.
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Índice Presentación……………………… ………………………………………………………………………………..…………………
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1. Definiciones………………………………………………………………………………………………………….………….…… 2. Finalidad…………….………………………………………………………………………………………………………….…….. 3. Alcance y Obligatoriedad……….…………………………………………………………………………………………..… 4. Generalidades………………………………..…………………………………………………………………………………..… 5. Conflictos de Intereses………………………………..…………………………………………………………………..…… 6. Relaciones Externas………………………………………..………………………………………………………………….… 7. Relaciones Internas…………………………………………………………………………………………………………….… 8. Manejo de la Información…………………………………………………………………………………………………….. 9. Uso de los Recursos……………………………………………………………………………………………………………… 10. Compromisos Éticos…………………………………………………………………………………………………………… 11. Interpretación del Código……………………………………………………………………………………………….….. 12. Vigencia…………………………………………….…………………………………………………………………………………
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Presentación.
La búsqueda de un equilibrio entre crecimiento e igualdad entre la sociedad y las empresas pone de manifiesto la necesidad de un actuar con respeto, claridad y transparencia, consciente de que las empresas son en primera instancia las llamadas a conformar las bases para establecer el equilibrio deseado se presenta a continuación el código ético de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A, (ESPH S.A) con el objetivo de establecer un marco de acción que oriente el actuar para los funcionarios y autoridades de la empresa. Es así como la Alta Gerencia y todos los funcionarios de la ESPH S.A se comprometen al cumplimiento y mejora de la gestión empresarial a través de la incorporación en su gestión empresarial de una herramienta que fortalece la transparencia y actuar ético expresado por los valores y principios que fundamentan del comportamiento y desempeño expresado en el presenta código ético. El código ético tiene como propósito hacer congruente la visión, misión y valores con la gestión empresarial a través de la definición de un comportamiento empresarial que busca establecer un conjunto básico y prioritario de conductas que guíen el actuar de los funcionarios en procura del desarrollo de una cultura basada en altos valores éticos, orientados a impulsar una clara gestión transparente de conformidad con las ideas rectoras de la ESPH S.A.
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Ing. Allan Benavidez Vilchez Gerente General
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Código de Ética. 1. Definiciones Para aplicación del presente código se entenderá: • Código ético: Marco de referencia donde se señala el comportamiento de todos los funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A. Sin perjuicio de otra normativa aplicable a los funcionarios de la ESPH S.A. • Junta Directiva: Autoridad superior de la ESPH S.A ejerce su gestión de manera colegiada. • Gerencia y Subgerencia: Máxima autoridad administrativa de la ESPH S.A. • Líder: Funcionario responsable de un proceso con autoridad para ordenar y tomar decisiones. • Funcionario: Son todos los trabajadores que realizan funciones dentro de la ESPH S.A
2. Finalidad. El presente Código de Ética tiene como fin regular las relaciones internas (compañeros) y externas (clientes, comunidad y proveedores), de los funcionarios de la ESPH S.A velando que sus actuaciones se encuentren apegadas a los principios y valores que rigen su función. 3. Alcance y Obligatoriedad. El presente Código de Ética se aplica a todos los miembros de la Junta Directiva, Gerencia, Subgerencia, Líderes y Funcionarios de la ESPH S.A. Las actuaciones contrarias a las disposiciones de este código serán consideradas como faltas laborales y su gravedad o persistencia son causa de amonestación, suspensión o despido, según lo indicado en el capítulo XVII del Reglamento Autónomo de Servicios de la ESPH S.A. 4. Generalidades. La administración de la ESPH S.A garantizará a través de acciones concretas y efectivas, la no tolerancia a actuaciones que riñan contra lo establecido los principios y valores definidos en el código ético. Es responsabilidad de todos los funcionarios según sea su nivel y posición en la empresa el velar por el cumplimiento de lo establecido en el código ético. 5. Conflictos de intereses. Se refiere a la afectación que se produce cuando la imparcialidad y correcta toma de decisiones podría verse o considerarse influenciada debido a la relación directo o indirecta con nuestro interés personal, o cuando los Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A
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interesados son parientes directos o cercanos e inclusive, personas allegadas con una cercanía tal al funcionario que atiende o resuelve algún asunto empresarial. Para atender este tema la Junta Directiva, Gerencia, Subgerencia, jefes y funcionarios de la ESPH S.A deben velar por el cumplimiento de las siguientes actuaciones: •
En el ejercicio de las funciones prevalecerá los intereses empresarial ante los intereses personales, y el interés público prevalecerá ante el interés empresarial.
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Respeto al ordenamiento jurídico y reglamentación interna empresarial.
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Proteger la independencia evitando cualquier posible conflicto de interés, rechazando invitaciones, regalos y gratificaciones que pueden interpretarse como intentos para influir sobre la independencia e integridad del cualquier funcionario.
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Utilizar el cargo con propósito acorde con su labor, no incurriendo en relaciones y situaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de la objetividad e independencia.
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Utilizando la información recibida en el desempeño de las labores únicamente para el buen ejercicio de las funciones, sin divulgar información que no corresponda a otras personas, organizaciones o empresas.
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Cuando se den situaciones relevantes que podrían influenciar la objetividad en el cumplimiento de las labores, informar de inmediato a los superiores.
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Evitar favorecerse indebidamente de personas con las que interactúan en relación de las funciones que ejercen.
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Cuando se identifiquen eventuales conflictos de intereses que afecten al personal o en perjuicio de la empresa se comunicara al superior jerárquico inmediatamente.
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En el ejercicio de las funciones, no se adelantara criterio o información sobre asuntos que se encuentren en trámite, si esto contraviene el debido proceso o vulnera el derecho a la confidencialidad.
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Velar por el cumplimiento de lo señalado en el capítulo VI “De las Prohibiciones” del Manual de Compras de la ESPH S.A.
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En relación con la contratación de familiares aplicara lo señalado en los acuerdos de Junta Directiva JD-313-2012 y JD-258-2012 sobre el nombramiento de familiares en la ESPH S.A
Se actuara con neutralidad política, como garantía de independencia frente a las influencias políticas que pudieran afectar el desempeño imparcial y objetivo de la responsabilidad de los funcionarios y la empresa. No utilizar recursos o fondos públicos para la promoción de partidos políticos como campañas, tarjetas, anuncios, compra de obsequios, atenciones o invitaciones, para beneficio de personas o grupos específicos.
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6. Relaciones Externas. •
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Los trabajadores de la ESPH S.A deben de atender a los usuarios internos, externos y clientes con respecto, amabilidad y consideración de manera que no se originen quejas por mala atención. La información que manipule el funcionario se debe manejar de manera confidencial y será utilizada exclusivamente para atender asuntos internos. Con excepción de aquellos documentos que están tipificados como públicos. En lo que se refiere a la atención del cliente, proporcionar los servicios de la máxima calidad de acuerdo con los protocolos establecidos. Serán tratados con respeto, amabilidad y honradez en todos los aspectos de las transacciones, se brindará solución a sus solicitudes, reclamos y se procurará satisfacer sus necesidades. Las relaciones que se desarrollen hacia lo externo de la empresa debe basarse en la integridad, la transparencia y el respeto mutuo lo cual debe traducirse en una serie de prácticas como: o Estar libres de coacción, influencia o favoritismo. o Calidad como base para las relaciones comerciales. o Precios justos según lo pactado y a tiempo. o Exigir que los proveedores que brindan servicios a la ESPH S.A realice buena prácticas empresariales. Las contrataciones que realice la empresa con terceros debe apegarse a los principios y valores establecidos en el código de ética empresarial. No recibir directa o indirectamente, beneficios originados en contratos, concesiones o franquicias que celebre u otorgue la empresa.
7. Relaciones Internas. • •
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El trato entre compañeros se debe guiar por las reglas de respeto, lealtad, honestidad y colaboración mutua. Evitar comentarios sarcásticos, destructivos y violatorios de la intimidad, que puedan afectar la imagen y las comunicaciones formales entre compañeros, unidades de trabajo y la empresa en general. Cuando ingresen nuevos funcionarios, el resto del personal y en especial los más afines a su labor, colaborarán en su inducción y facilitaran su adaptación a la empresa. La Gerencia General, Subgerencia, Jefaturas y cualquier otro funcionario que tenga a su cargo personal, debe ejercer su autoridad mediante el conocimiento, la apertura al dialogo, el convencimiento y un liderazgo basado en valores, principios éticos y morales.
8. Manejo de la Información. •
La información interna de la ESPH S.A en lo referente a disposiciones sobre personal, seguridad, datos contables, salarios y otros datos considerados como confidenciales, se manejarán a lo interno de la empresa y el trabajador no deberá manifestarlo a particulares. Se exceptúa la atención a los entes fiscalizadores externos e internos y a las autoridades judiciales, debidamente acreditadas, en los cuales se deberá brindar toda la cooperación necesaria.
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En lo referente al uso y administración de la información se debe cumplir con lo que la ESPH S.A. establece la Normativa General de Administración y Seguridad de la Información.
9. Uso de recursos. • • •
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El trabajador administrará los recursos de la ESPH S.A con responsabilidad y cuidado como si fueran de su propiedad, cumpliendo con los principios de eficacia, economía y probidad. En cuando al uso adecuado de los vehículos se aplicará lo estipulado en el Reglamento de Transportes. Todos los funcionarios de la ESPH S.A deberán implementar los controles internos que garanticen la salvaguarda de los recursos de la empresa, dados en custodia, reconociendo su naturaleza de bien empresarial, sujeto de rendición de cuentas. Para el uso de equipo electrónico e internet, se aplicará lo estipulado en las políticas para la gestión de las tecnologías de la información de la ESPH S.A y el reglamento para monitoreo del uso de internet y correo electrónico. No usar las instalaciones físicas, equipo de oficina, vehículos o demás bienes de la ESPH S.A, para propósitos ajenos a lo que están destinados. En cuanto a la gestión y administración de activos se debe cumplir las disposiciones emitidas para este fin en el Manual de Normas Generales para el Control Activo Fijo de la ESPH S.A
10. Compromisos éticos. En este apartado se establecen los compromisos éticos, pautas para el comportamiento o conducta que tienen por obligación que cumplir los funcionarios de la ESPH S.A para que haya congruencia entre las acciones y conductas manifestadas por estos con los principios y valores éticos las acciones proclamados por la ESPH S.A que deben prevalecer. •
Para funcionarios.
Para un adecuado funcionamiento de la empresa los funcionarios deben cumplir con las siguientes actuaciones. o o
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Actuar con apego a la verdad y de buena fe, sin hacer incurrir en errores a sus compañeros, clientes o demás colaboradores. Ser puntual en todas sus funciones y obligaciones, respetando los horarios establecidos en reuniones, capacitaciones, eventos, o actividades fuera de la Empresa cuando sea invitado en representación de la misma. No usar los uniformes, herramientas o equipo de trabajo propiedad de la Empresa, para prestar servicios de carácter privado y velar por el buen uso de los mismos. No aceptar dádivas, regalos y cualquier otro beneficio económico, de proveedores, compañeros o clientes por cualquier monto, salvo que se trate de artículos promocionales tales como: lapiceros agendas, calendarios entre otros, cuyo valor no sea representativo. No aprovechar su condición de trabajador de la ESPH, para promocionar sus servicios privados, ni acordar con terceras personas la realización de trabajos que tengan relación con los servicios que brinda la empresa.
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Conducir sus relaciones laborales con compañeros, superiores, clientes, comunidad, proveedores y otras instituciones, dentro de un marco de respeto, rectitud e igualdad sin discriminación de ninguna naturaleza, actuando con tolerancia, comprensión, cortesía y discreción, evitando situaciones que afecten las buenas relaciones internas y el desempeño normal de las labores asignadas. No comprometer a compañeros de trabajo para dar un trato preferencial diferente del que usualmente y bajo el principio de igualdad se da a los clientes de la ESPH S.A. Denunciar a compañeros cuya labor sea deficiente o su conducta sea reprochable al grado de desnaturalizar el orden de sus funciones o dañar la imagen de la Empresa.
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Persuadir y motivar a los compañeros a cambiar actitudes inadecuadas De persistir éstas, deberá reportarlas al superior.
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Para Jefaturas. o o o o o
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Perseverar en el logro de sus funciones, con la motivación de cumplir con el deber que se le asignó y permanecer fiel al objetivo. Trabajar en colaboración con sus compañeros en todas las tareas y especialmente con las que afectan el servicio integral que debe prestar la empresa. Administrar con eficiencia el tiempo y los recursos que le son encomendados para obtener la máxima eficacia. Respetar los bienes tanto pertenecientes a los compañeros, así como de la Empresa, absteniéndose de sustraer artículos, herramientas o materiales que no les pertenecen. Adoptar una conducta responsable y de cumplimiento de todas sus obligaciones dentro de la organización, incluye las obligaciones que adquiera con entidades financieras.
Ser ejemplo de integridad, transparencia, disciplina y respeto. Propiciar un clima laboral positivo y cooperativo, fomentando siempre el trabajo en equipo, la satisfacción profesional para mantener buenas relaciones con todo el personal. Ser objetivos y justos en la evaluación del desempeño de sus subalternos, apegándose a la realidad de los hechos ofreciendo la debida retroalimentación cuando corresponda. Influir en los subalternos para que estos logren los objetivos empresariales propuestos. Debe ejercer su autoridad con respecto, sin discriminación buscando siempre el cumplimiento de los objetivos empresariales.
Para los Gerentes. o
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Sus conductas deben inspirar a sus subalternos, siendo ejemplo de integridad, transparencia, disciplina, respeto en el trato cotidiano y fiel observancia a la normativa interna, sin demostrar favoritismo de ninguna clase. Promover una cultura organizacional basada en la ética procurando que la empresa cumpla con la visión, misión, valores y objetivos estratégicos. Su gestión debe caracterizarse por el trabajo esforzado, honesto y creativo con el fin de garantizar
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el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades. Debe ejercer su autoridad con respecto, sin discriminación buscando siempre el cumplimiento de los objetivos empresariales.
Para la Junta Directiva o o o o o o o o
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Sus conductas deben inspirar y ser ejemplo de integridad, transparencia, disciplina, respeto y fiel observancia a la normativa interna. Actuar transparente. Promover la Rendición de cuentas. No influir en tomas de decisiones administrativas. Evitar el tráfico de influencias. Comportamiento ético en el desempeño de sus funciones. No deberá actuar en contra de los intereses de la empresa. No interactuar de manera personal con proveedores.
Compromiso hacia la comunidad. o
Cooperar con el desarrollo de una conciencia comunal y regional, donde los intereses comunes prevalezcan sobre los particulares y donde la protección del medio ambiente sea preocupación constante de todos sus miembros. Velando por el cumplimiento de: Prevención de la contaminación. Uso racional de recursos. Patrones sostenibles de consumo. Control en la generación y manejo de desechos. Promover compras verdes. Adquirir equipos eficientes con menor contaminación y consumo de energía. Reducir los impactos ambiéntales. Promoción de la educación y la sostenibilidad ambiental.
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Compromiso con el Control Interno. o o
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Velar por los derechos de las actuales y futuras generaciones de disfrutar un ambiente sostenible.
Todos los funcionarios deben velar por el buen funcionamiento y mejora del Sistema de Control Interno de la empresa. Todos los funcionarios de la ESPH S.A deben implementar controles internos que garanticen la salvaguarda de los recursos de la empresa, reconociendo su naturaleza de bien empresarial según la normativa interna e externa relacionada.
Compromiso de la Contraloría interna.
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Fiscalizar y asesorar la gestión y cumplimiento del programa ético empresarial. Informar a la Junta Directiva cuando no se esté cumpliendo con lo establecido en el programa ético empresarial. Actuar en apego a los principios y valores emitidos en el presente código ético.
11. Interpretación del Código. Los trabajadores de la E.S.P.H S.A., están facultados para exigir el cumplimiento del presente código ético y denunciar ante el Comité de Ética , aquellas conductas que vayan en contra de los mismos, con el fin de aplicar las medidas correctivas y disciplinarias que correspondan, según el caso. 12. Vigencia. Rige a partir de su aprobación por Junta Directiva.
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