MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIÓN SOCIAL

Rev. No._____

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE MATRIMONIO INICIA:

Asistente de Protocolo

FINALIZA:

Asistente de Protocolo

Hoja: 1/6

No. De pasos: 11

Paso No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Asistente de Protocolo

Envía nota a Matrimonios para indicar fecha en que se realizarán los Matrimonios Colectivos. Invita a las parejas a contraer matrimonio en la Ceremonia de Matrimonios Colectivos.

2 3

Matrimonios

Envía listado de parejas

4

Recibe listado de parejas y lo traslada a Protocolo

5

Elaboración de Constancias de Matrimonio

6

Asistente de Protocolo

Revisa Constancias de Matrimonio

7

Envía a Alcaldía las Constancias de Matrimonio para firma del Señor Alcalde y colocación de sello de agua.

8

Señor Alcalde Firma

9

Alcaldía

Coloca sello de agua Envía constancias de Matrimonio a Protocolo

10 11

Asistente de Protocolo

Envía Constancias a la Oficina de Matrimonios

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró:

Revisó

Autorizó

Mara Izquierdo

Rafael Paiz Conde

Ricardo de la Torre

Firma Fecha

2016

MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIÓN SOCIAL

Rev. No._____

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE AGENDAS DE ACTIVIDADES MUNICIPALES INICIA:

Asistente de Protocolo

FINALIZA:

Asistente de Protocolo

Hoja: 2/6

No. De pasos: 12

Paso No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Asistente de Protocolo

Solicita información para agenda a la persona que coordina la actividad.

2

Institución / Persona Actividad

Envía a Protocolo la información solicitada

3

Evalúa agenda

4

Si es necesario solicita se hagan cambios en agenda Asistente de Protocolo

5

Coloca información en formato municipal

6

Pasa la agenda a Jefe de Protocolo y Eventos para revisión Revisa agenda

7 Jefe de Protocolo

Traslada agendas a Director de Comunicación Social para aprobación

8 9 10

Coloca Visto Bueno en Agendas

Director de Comunicación Social

Traslada agendas con Visto Bueno a Jefe de Protocolo y Eventos

11

Jefe de Protocolo y Eventos

Traslada agendas a Asistente de Protocolo

12

Asistente de Protocolo

Envía Agenda a Alcaldía y a Gerencia Municipal

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró:

Revisó

Autorizó

Mara Izquierdo

Rafael paiz Conde

Ricardo de la Torre

Firma Fecha

2016

Rev. No._____

MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIÓN SOCIAL PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE INVITACIONES INICIA: Jefe de Protocolo y Eventos FINALIZA:

Asistente de Protocolo

Paso No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Jefe de Protocolo y Eventos

Traslada actividad a Asistente de Protocolo

Hoja: 3/6 No. De pasos: 11

Realiza borrador de invitación

2 Asistente de Protocolo

Traslada borrador de invitación a Jefe de Protocolo y Eventos

3 4 5 6 7

Jefe Protocolo y Eventos

Evalúa borrador de invitación, hace cambios Traslada borrador de invitación a Director de Comunicación Social para aprobación Coloca Visto Bueno en borrador de invitación

Director de Comunicación Social

Traslada borrador de invitación con Visto Bueno a Jefe de Protocolo y Eventos

8

Jefe de Protocolo y Eventos

Traslada borrador a Asistente de Protocolo

9

Asistente de Protocolo

Solicita material a Asistente de Protocolo

10

Coordinadora Administrativa

Entrega material solicitado

11

Asistente de Protocolo

Imprime invitaciones

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró:

Revisó

Autorizó

Mara Izquierdo

Rafael Paiz Conde

Ricardo de la Torre

Firma Fecha

2016

MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIÓN SOCIAL

Rev. No._____

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE INVITADOS ACTIVIDADES MUNICIPALES Hoja: 4/6 INICIA:

Paso No.

FINALIZA:

RESPONSABLE

Asistente de Protocolo

No. De pasos: 03

ACTIVIDAD

Recibe a los invitados en el Sótano, Primer Nivel, Séptimo Nivel de la Municipalidad, según indicaciones.

1 2

Asistente de Protocolo

Asistente de Protocolo

Da la bienvenida a los invitados Acompaña y traslada a los invitados al área donde se desarrolla la actividad.

3

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró:

Revisó

Autorizó

Mara Izquierdo

Rafael Paiz Conde

Ricardo de la Torre

Firma Fecha

2016

Rev. No._____

MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIÓN SOCIAL

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE NOTAS DE REQUERIMIENTOS PARA ACTIVIDADES MUNICIPALES Hoja: 5/6 INICIA:

Jefe de Protocolo y Eventos FINALIZA:

Asistente de Protocolo

No. De pasos: 9

Paso No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Jefe de Protocolo y Eventos

Traslada información de actividad a Asistente de Protocolo

2 3 4 5

Elabora borrador de notas

Asistente de Protocolo

Jefe de Protocolo y Eventos

Envía borrador de notas a Jefe de Protocolo y Eventos para revisión Revisa borrador de notas Traslada borrador de notas a Asistente de Protocolo con comentarios o con Visto Bueno Imprime notas en hojas membretadas

6 7 8

Pasa notas a Jefe de Protocolo y Eventos para firma

Asistente de Protocolo

Sella notas y saca copias para enviarlas Envía notas

9

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró:

Revisó

Autorizó

Mara Izquierdo

Rafael Paiz Conde

Ricardo de la Torre

Firma Fecha

2016

MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIÓN SOCIAL

Rev. No._____

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE ROTULACIÓN Y ENVÍO DE SOBRES PARA INVITACIONES A ACTIVIDADES MUNICIPALES Hoja: 6/6 INICIA:

Jefe de Protocolo y Eventos

FINALIZA:

Asistente de Protocolo

Paso No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Jefe de Protocolo y Eventos

Traslada actividad a Asistente de Protocolo

2

Solicita listado de invitados

3

Ingresa datos a formato de sobres

4 5

No. De pasos: 11

Imprime sobres

Asistente de Protocolo

Coloca invitaciones en sobres

6

Hace listados para entrega de invitaciones

7

Traslada invitaciones a Coordinadora Administrativa para coordinar Distribución

8

Coordinadora Administrativa

Entrega invitaciones a Mensajero

9

Mensajero

Entrega invitaciones

10

Mensajero

Entrega listas de invitaciones con sello y firma de recibido

11

Asistente de Protocolo

Adjunta listado de invitaciones a expediente de actividad.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró:

Revisó

Autorizó

Mara Izquierdo

Rafael Paiz Conde

Ricardo de la Torre

Firma Fecha

2016