¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA? Por José Antonio Vidal Hernández-Mora, Universidad de Murcia Domingo de la Villa Sanz, Universidad de Murcia

SUMARIO 1. Introducción · 2. Concepto y objetivos del control interno en la gestión de la tesorería · 3. En torno al concepto de tesorería · 4. Las actividades del área de tesorería · 4.1. Actividades relacionadas con necesidades operativas del disponible: estados básicos de tesorería · 4.2. La gestión de pagos y cobros · 4.2.1. Política general de pagos · 4.2.2. Pagos por caja · 4.2.3. Pagos por bancos · 4.2.4. Política general de cobros · 4.2.5. Cobros por caja · 4.2.6. Cobros por bancos · 4.3. La protección del disponible · 5. Conclusiones · Bibliografía

FICHA RESUMEN AUTOR: Vidal Hernández-Mora, José Antonio y de la Villa Sanz, Domingo. TÍTULO: ¿Cómo efectuar un control interno adecuado para la tesorería?. FUENTE: Técnica Contable, núm. 653, páginas 4 a 22, mayo 2003 LOCALIZACIÓN: TC 03.05.01 RESUMEN: Debido al proceso de internacionalización de la economía y al afán por desarrollar proyectos personales, asistimos a un continuo crecimiento del número de empresas en nuestro país aunque por el contrario gran parte de ellas fracasan. Una de las áreas clave es la de tesorería, provocando distintintas disciplinas interesadas en su estudio como el cash management o el desarrollo de control interno. Este trabajo tiene como propósito efectuar un análisis del sistema de control interno del área de tesorería mediante la propuesta de políticas, mecanismos y documentos al servicio de la Dirección empresarial para alcanzar la eficacia y eficiencia en la gestión del disponible y de los recursos financieros a corto plazo. DESCRIPTORES ICALI: Tesorería. Control interno. Estado de flujos de tesorería.

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1. INTRODUCCIÓN Durante las dos últimas décadas hemos asistido a un continuo crecimiento del número de empresas en nuestro país (fundamentalmente pymes), debido básicamente a la buena salud de la economía, al proceso de internacionalización de ésta y, porque no, al ansia creativa, al afán por desarrollar proyectos personales y a la ilusión por fraguarse un futuro mejor. Pero, en contra, nos encontramos también conque un buen grupo de éstas fracasa siendo la competencia y la falta de formación, entre otros factores, los que propician estas situaciones de dificultad. La competencia empresarial es un factor que caracteriza la economía actual, pero no debe comprenderse como un límite insalvable ya que, de hecho, continuarán en el mercado aquellas empresas que tengan una mayor capacidad de respuesta ante los cambios que imperan en el propio mercado, lo que puede conseguirse mediante la inversión en nuevas tecnologías Nº 653 • Mayo 2003

y productos, en la creación de valor y en la implementación de políticas y mecanismos de gestión en las distintas áreas de la propia compañía.

2. CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE LA TESORERÍA

Una de las áreas clave en el orden administrativo y de gestión es la de tesorería, que aunque puede entenderse como subordinada, principalmente, a la gestión de las compras y las ventas, participa de forma directa en la gestión global y en el éxito, o fracaso, de las compañías, especialmente en momentos bajistas del ciclo económico, ya que se encarga de la captación de los recursos y de la gestión del disponible, manteniendo el equilibrio financiero y la continuidad del ciclo de explotación.

El control interno como sistema debe contemplarse desde una doble perspectiva. Por un lado, como el instrumento que utiliza la auditoría de cuentas para determinar la amplitud de las pruebas sustantivas s realizar, una vez determinado el nivel de confianza derivado del mismo (ICAC, 1991: 24-27). En segundo lugar debe contemplarse como una función directiva básica en el análisis de la gestión empresarial.

De hecho, la preocupación por la tesorería, como pilar para asegurar la continuidad de las empresas, ha propiciado la aparición de distintas disciplinas interesadas en su estudio. Entre éstas destacamos, por un lado, la denominada cash management, que definida como “el conjunto de medidas estratégicas y organizativas que afectan a los flujos monetarios y, en definitiva, a los resultados financieros de una empresa” (López Martínez, 1993: 15), constituye la parte de la ciencia de la empresa dedicada al estudio de los negocios como un flujo de dinero, con independencia del producto que fabrica o del servicio que presta (Contreras Mora, 1995: 76 y sig.; López Rives y Fuentes Campuzano, 2000: 512). Y, por otro lado, el desarrollo del sistema de control interno, en el ámbito de la contabilidad, de la auditoría y de la dirección de empresas, constituyendo su objetivo la propuesta de políticas y mecanismos de control con la finalidad de mejorar la eficacia y eficiencia en las actividades de los pagos y los cobros, de los recursos financieros a corto plazo y en la defensa del disponible. Este trabajo tiene como propósito efectuar un análisis del sistema de control interno del área de tesorería mediante la propuesta de políticas, mecanismos y documentos al servicio de la Dirección empresarial para alcanzar la eficacia y eficiencia en la gestión del disponible y de los recursos financieros a corto plazo. Obviamente, la implantación y desarrollo de cualquier procedimiento de control supone un coste cuya rentabilidad debe ser evaluada adecuadamente. A estos efectos, la dimensión de la empresa resulta fundamental: su infraestructura administrativa, su grado de concentración o dispersión geográfica y decisional son factores condicionantes que pueden permitir o desaconsejar la implementación de procedimientos complejos de control. Nº 653 • Mayo 2003

En esta segunda óptica es en la que desarrollamos este artículo, para lo cual debemos contemplar la definición de control interno y sus objetivos básicos en relación con el área de tesorería y su gestión. Así, en la literatura contable y de auditoría encontramos múltiples definiciones, que tuvieron un punto de convergencia en el ámbito internacional con la aceptación por la profesión de la conceptuación expresada en el informe COSO1, que define el control interno como “un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: - Eficacia y eficiencia de las operaciones. - Fiabilidad de la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. De esta lectura deben destacarse tres aspectos: que es un proceso que afecta a las distintas actividades de cada área de gestión; que deben ser contempladas por todas las personas que intervienen en cada área y que debe supervisarse a lo largo del tiempo. Por tanto debe contemplarse como una disciplina que integre de forma sistemática a la suma de controles que proporcionen sus objetivos, los cuales, siguiendo la definición anterior, abarcan tres ámbitos o categorías (Cooper & Lybrand, 1996: tomo I, 15): 1 Son las siglas del Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting, creada en los Estados Unidos en 1985. Su elaboración se gestó durante un período de más de cinco años y realizada por el grupo de trabajo formado por la Comisión Treadway. Vid. Coopers & Lybrand, 1997: prólogo.

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- Operacionales, que se refieren a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la entidad y a la salvaguarda de activos. En este sentido, abarca aspectos sobre la organización, como la asignación de responsabilidades, la segregación de funciones o la disposición de documentos materiales soportes de las actividades desarrolladas o limitar el acceso al efectivo. - Información financiera. Referente a la preparación y publicación de estados financieros estables. - Cumplimiento. Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y los reglamentos aplicables. De estas categorías de objetivos, son los operativos los que centran nuestro interés, y sobre los que realizaremos el análisis del control interno. Así, como punto de partida, exponemos los aspectos que caracterizan a este área en relación con los objetivos operacionales de control interno y que sintetizamos en los cuatro siguientes: 1º. El efectivo es el bien más codiciado y, por tanto, susceptible de ser manipulado. Para este fin los potenciales infractores no dudarán en falsear las cuentas, soportes documentales y registros de control. Así se manifiestan Vance y Boutell (1977: 20) al expresar que “el grado de control que es ejercido sobre los activos de la firma depende en gran parte de la convertibilidad de estos activos en efectivo. Esto se debe al hecho de que la malversación o el robo es más probable que se practique con activos que puedan ser fácilmente vendidos o con el propio efectivo que con activos difíciles de convertir en efectivo. Obviamente el efectivo es el activo que debe ser controlado con el máximo cuidado”. Es obvio que el dinero soporta un alto riesgo de manipulación o malversación por parte de agentes internos y externos a la compañía, lo que evidencia que deberá prestarse una especial atención a las medidas dirigidas a su protección con el fin de reducir el riesgo de manipulación. 2º. La tesorería es clave en cualquier empresa debido a que está relacionada directamente con el resto de áreas, puesto que los pagos y los cobros constituyen la última etapa de cada transacción, ya sea por la compraventa de mercaderías o de inmovilizados, el coste de personal o por satisfacer los tributos. Además, los fondos disponibles de tesorería sufren variaciones continuas (como consecuencia del importante volumen de cobros y pagos que puede realizar, diariamenTÉCNICA CONTABLE • 6

te, una compañía), lo que obliga a implantar medidas específicas sobre su existencia y su valoración. 3º. La eficacia para atender los pagos y asegurar los cobros constituye una parte significativa de la relación entre la empresa y los terceros y, por tanto, de su imagen empresarial. A este respecto, Santomá (2000: 88) manifiesta que, “no controlar los cobros contribuirá a una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y éstos puede que relajen sus políticas de pago. La falta de puntualidad en los pagos, puede denotar problemas internos y mermar la confianza del acreedor/proveedor en la empresa”. Por tanto, la política de pagos y cobros, así como los medios utilizados (cheques, letras de cambio, etc.), deben ofrecer seguridad y eficacia para la gestión de la tesorería, para lo que deberá tenerse en cuenta el posible impacto de los cambios en la política de cobros y pagos sobre los riesgos ya cubiertos. Por ejemplo, si una empresa comercial sólo admite efectivo, como contraprestación de una venta, sus controles serán mínimos. En cambio, si además admite tarjetas de crédito o cheques deberá ampliar los controles sobre el cobro. 4º. Finalmente, deberán elaborarse estados de tesorería, a priori y a posteriori, para estimar la situación financiera en el futuro cercano, y para explicar la composición de los flujos de tesorería generados durante un período.

3. EN TORNO AL CONCEPTO DE TESORERÍA La contabilidad contempla a la tesorería como la masa patrimonial que agrupa a los activos más líquidos y de disponibilidad inmediata (sin restricciones en cuanto a límites y tiempo), ocupando su estudio el disponible depositado en bancos y en la caja (Vela Pastor y otros, 1996: 294; Urías Valiente, 1997: 454). Esta concepción de la tesorería ha sido utilizada por distintos autores al contemplar el sistema de control interno en la actividad de la auditoría de cuentas (Holmes, 1979: 269 y 284; ICJCE, 1982: 195; Kohler, 1982: 203 y sig.; Cashin y otros, 1988: 516; Cañibano Calvo, 1990: 327 y sig.). Sin embargo, este concepto adquiere connotaciones distintas cuando se trata de analizar la gestión del disponible, para lo cual la tesorería debe contemplarse en un sentido amplío, que incluya, además de la cantidad Nº 653 • Mayo 2003

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de dinero que una empresa tiene en efectivo, a otros activos líquidos, es decir, con disponibilidad inmediata. Esta tendencia ha sido propuesta por AECA (1998: 21), coincidiendo con la emisión del documento número 20 titulado “el Estado de Flujos de Tesorería”, a través del cual expresa que por fondos líquidos debe entenderse la tesorería en sí (los fondos de caja y bancos de disponibilidad inmediata) y los denominados otros medios líquidos equivalentes, que son:

con un mínimo coste, lo que posibilita la inversión transitoria del disponible a muy corto plazo en instrumentos financieros, como son, además de la renta fija clásica, los FIAMM y el mercado de capitales.

a) De una parte, como componentes positivos, todas las inversiones de tipo financiero que pueden ser convertidas en liquidez en un plazo muy corto de tiempo, dando lugar a cantidades predeterminadas de tesorería, con un riesgo de cambio o depreciación prácticamente despreciable.

Pasamos en este epígrafe a exponer el marco de funciones y actividades que constituyen el cuerpo de referencia para efectuar la propuesta del sistema de control, y que viene conformado por las funciones de autorización y ejecución, características del control interno, y las actividades de la gestión de tesorería.

b) De otra, como componentes negativos, los descubiertos en cuenta corriente bancaria y las pólizas de crédito o créditos bancarios de tipo similar, cualquiera que sea su denominación, que se utilicen habitualmente como instrumentos de gestión de tesorería”.

Por un lado, el proceso de una transacción, bien sea de compras, de ventas o de tesorería debe obedecer al cumplimiento de las funciones administrativas de autorización y ejecución. La autorización implica que toda transacción debe ser aprobada por un responsable de acuerdo con las directrices de la Dirección, así por ejemplo, cada medio de pago y cobro debe ser autorizado por el/los responsables (que serán los designados por los estatutos de la mercantil). Y la ejecución implica la realización del acto, que será, por ejemplo, la entrega del cheque como pago de una operación, una vez conformado el documento justificativo del pago.

En esta postura se alinea el Registro de Economistas Auditores (REA, 1994: 156), el cual a la hora de efectuar la revisión del control interno expresa que el ciclo de tesorería incluye entre sus actividades operaciones de inversión y financiamiento. La justificación de esta corriente es consecuencia del hecho de que la generación de fondos de tesorería proviene, además de la concreción de las operaciones ordinarias de explotación a través de la venta y cobro de productos y servicios, de la captación de recursos financieros en el mercado para financiar fondos de maniobra negativos u otras necesidades operativas, consecuencia del desfase temporal que surge entre los cobros y pagos con la finalidad de cubrir déficits temporales de tesorería. Para este fin, las fuentes de financiación de ciclos de explotación, habituales, las constituyen la póliza de crédito (utilizada indistintamente por empresas de venta al contado o a crédito, industriales y comerciales) y el descuento comercial (utilizada por empresas que venden a crédito). Por tanto, el proceso operativo de gestión de la tesorería debe incluir estas fuentes de orígenes de fondos en la planificación contable. Además, hemos de considerar que la evolución y desarrollo de los mercados financieros ha posibilitado la realización inmediata de inversiones a corto plazo, Nº 653 • Mayo 2003

4. LAS ACTIVIDADES DEL ÁREA DE TESORERÍA

En lo que respecta a las actividades configuradoras del área de tesorería, objeto de nuestra revisión, las hemos clasificado en tres categorías, que constituyen el marco de nuestro análisis: 1º Actividades relacionadas con las necesidades operativas del disponible: estados básicos de tesorería. 2º La gestión de pagos y cobros. 3º La protección del disponible y medios de pago.

4.1. Actividades relacionadas con necesidades operativas del disponible: estados básicos de tesorería

Esta actividad debe comprender la elaboración y formulación de dos estados básicos de tesorería, fuentes,

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asimismo, como de otros mecanismos de control: el presupuesto de tesorería y el estado de cash-flow. El presupuesto de tesorería “pretende conocer con anticipación la previsión del saldo de tesorería, ya sea deficitario o excedentario, con el objeto de planificar la política financiera de la empresa”(Amat, 1998: 64). Es, por tanto, el instrumento que aporta información sobre la evolución previsible de los flujos del efectivo, constituyendo el instrumento básico en el proceso de control del disponible. Su elaboración, emisión y seguimiento debe formar parte de la función directiva de planificación y dirección. En cambio, la ausencia del mismo supondría una grave deficiencia de control interno, ya que su resultado es determinante para buscar soluciones financieras a corto plazo y para incidir sobre la política de cobros y pagos. Además, sin una planificación presupuestaria no podrían adoptarse otras medidas de control analítico y, por tanto, careceríamos del instrumento fundamental para conocer la existencia de desviaciones. Ahora bien, aunque no es nuestro propósito proponer una estructura presupuestaria sobre la tesorería, ya que ésta ha sido abordada detenidamente en la literatura contable (Contreras Mora, 1995: 35 y sig.; González Pascual, 1995: 19 y sig.; Goenaga García y Muñoz García, 1993: 38-45), sin embargo, sí estimamos oportuno manifestar como recomendación que este presupuesto debería tener en consideración la fecha-valor2, de otra manera en el corto plazo podrían ocasionarse distorsiones derivadas de la confianza otorgada sobre determinados acontecimientos como, por ejemplo, que un cheque de otra entidad abonado en cuenta sea valorado en ese instante (y no dos días después como es preceptivo), traduciéndose en un perjuicio puntual de la tesorería que provoque un descubierto bancario o la devolución de un efecto. El segundo estado es el denominado estado de flujo de tesorería (EFT) o caja generado. Es un estado extracontable que algunos autores consideran como complementario de los estados contables básicos de la empresa y como un mecanismo indicador de si los flujos de caja generados en un período son suficientes para atender las necesidades de tesorería a corto plazo (AECA, 1998:13; Gabás Trigo, 1996: 50-54; Ruíz Lamas, 1997: 30-36; Flores Caballero, 1997: 3743; González Pascual, 1997: 48-56). AECA (AECA, 1998: 13) lo define como “un documento financiero que muestra, debidamente ordenados y agrupados TÉCNICA CONTABLE • 8

por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos habidos en una entidad, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio, así como de ayudar al entendimiento de la evolución de la tesorería y demás medios líquidos manejados por la empresa durante el mismo”. Dada la relevancia de este estado, reproducimos el modelo reducido propuesto por AECA (1998: 69 el modelo normal y en p. 42 el modelo reducido) que, en nuestra opinión, es bastante completo y ofrece una visión integral del estado de la generación de la tesorería (cuadro nº1). De la lectura de este cuadro destacamos, principalmente, a la partida nº1 titulada “flujos netos de tesorería por actividades ordinarias”, ya que refleja la información más importante de este estado debido a dos motivos (AECA, 1998: 22): a) Permite conocer las pautas de transformación de cobros y pagos de las partidas de ingresos y gastos, que constituyen la cuenta de resultados. b) Constituye la fuente primaria de tesorería para la realización de pagos como: el reembolso de préstamos y pagos por operaciones de inversión en activos inmovilizados, debiendo recurrirse a otras fuentes alternativas de fondos líquidos cuando la cuantía de los mismos no sean suficiente para cubrir las necesidades descritas. Finalmente, otras consideraciones relevante respecto de este estado son que (AECA, 1998: 23 y 29): - La parte relativa a las actividades ordinarias, complementa la visión tradicional del devengo con otra que destaca la generación y el empleo de flujos líquidos, con el fin de permitir una mejor comprensión de la gestión financiera llevada a cabo por la empresa. - Los excedentes líquidos de tesorería de estas actividades son los flujos netos de tesorería por las actividades ordinarias, que pueden ser déficit o superávit por las operaciones comunes y que se repiten en el tiempo, y que por tanto, van a seguir generando pagos y cobros en el futuro. - Los flujos procedentes de actividades ordinarias, de actividades de inversión o de actividades de financiación con el mismo origen, pero de diferente Nº 653 • Mayo 2003

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signo, no pueden compensarse para presentar en el EFT el excedente neto, ya que las operaciones que las generan son, por lo general, independientes, de forma que la compensación puede ocultar al lector información indispensable para la correcta comprensión de las actividades desarrolladas en el ejercicio de la empresa.

4.2. La gestión de pagos y cobros

El objetivo de esta actividad reside en la implantación de políticas generales y específicas en relación con la autorización y con mecanismos de ejecución para mejorar la eficacia y eficiencia en la gestión y evitar el riesgo de fraude. La autorización y ejecución de los mismos requiere, inicial y primordialmente, la definición y determinación, por parte de la Dirección, de una política definida de pagos y cobros que se adecue a las necesidades comerciales y

financieras de la compañía y sean acatadas por el personal. En cambio, la ausencia de éstas podría generar consecuencias negativas para la gestión (aceptar plazos de pagos inferiores a los plazos de cobros) y desórdenes de la tesorería (por ejemplo, no conocer los importes a desembolsar en un período de tiempo invalidaría al presupuesto como herramienta de control). Además, como es preceptivo, los pagos y los cobros podrán ser atendidos con el efectivo depositado en la caja o en el banco (por medio de los instrumentos bancarios: cheques, pagarés, transferencias o domiciliación bancaria).

2 La fecha valor es aquella en la que el banco abona o carga una operación a efectos de valor. A este respecto, es práctica habitual que la fecha valor en los cargos coincida con la fecha en la cual se efectúa el pago, mientras que la fecha valor en los abonos se retrase unos días. Vid. Santomá, 2000: 27).

Cuadro 1. Estado de flujo de tesorería reducido ESTADO DE FLUJO DE TESORERÍA REDUCIDO

N

N-1

1.- FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES ORDINARIAS POR OPERACIONES DE EXPLOTACIÓN + cobros de clientes y deudores (impuestos indirectos incluidos) - pagos a proveedores y acreedores - pagos al personal - pagos de servicios exteriores- otros pagos POR INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS CORRIENTES + cobros de intereses - pagos de intereses POR IMPUESTOS - pagos del impuesto sobre beneficios del ejercicio - pagos por liquidaciones de IVA - pagos por otros impuesto (actividades económicas, bienes inmuebles, etc.) FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN + Cobros por ventas de activos materiales, inmateriales y financieras. - pagos por adquisición de activos materiales e inmateriales y de otras inversiones financieras FLUJOS NETOS DE TESORERÍA POR ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN + captación + captación - reembolso - reembolso

de de de de

capitales capitales capitales capitales

ajenos a ajenos a ajenos a a ajenos

largo plazo corto plazo largo plazo a corto plazo

INCREMENTO (DISMINUCIÓN) DE TESORERÍA Y OTROS MEDIOS LÍQUIDOS Partidas que componen la tesorería y otros medios líquidos equivalentes TESORERÍA Y OTROS MEDIOS LÍQUIDOS FINALES (detalle en nota aparte)

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Con base, por tanto, en la política de pagos y cobros, vamos a abordar las medidas y medios que contribuyen a favorecer el control de la gestión de la tesorería. Para este fin, vamos a proponer controles en tres niveles: en primer lugar, medidas inherentes a la política general y, posteriormente, contemplaremos los pagos y cobros por caja y por bancos. 4.2.1. Política general de pagos

Las medidas más significativas que deberían considerarse en relación con la política general de pagos son las siguientes: 1) Es recomendable proponer una fecha fija en cada período para atender los desembolsos de operaciones habituales del tráfico comercial, y comunicarlo por escrito a los proveedores y acreedores (por ejemplo, establecer dos días al mes, los días 15 y 30). Esta actuación facilita la preparación del presupuesto y, por tanto, contribuye a ordenar la tesorería. 2) Con respecto a la utilización de instrumentos de pago es recomendable, como principio general, emplear medios bancarios (el cheque, pagaré, la letra de cambio o la transferencia electrónica) tanto para atender las obligaciones derivadas de operaciones ordinarias (proveedores) como las contraídas con los acreedores, con el personal o con los tributos, evitando realizar pagos por la caja. Ello es debido a que: - El mercado admite habitualmente, aunque dependiendo del sector de actividad, el diferimiento del pago de las operaciones del tráfico (en cuyo caso se utiliza, principalmente, la letra de cambio o el pagaré). - Aunque no se aceptase el diferimiento del pago, los instrumentos bancarios son susceptibles de admitir controles físicos (por ejemplo, la firma del propio medio) y permite un mejor seguimiento de las operaciones en caso de que se extravíe el instrumento (a través del rastreo del extracto bancario o solicitando información a la entidad financiera). 3) Únicamente se deberían autorizar los desembolsos por caja para cantidades pequeñas, inferiores a un determinado importe. Este proceder impediría la posesión de una cifra importante de efectivo en la caja y reduciría el riesgo de manipulación y pérdida en caso de robo. TÉCNICA CONTABLE • 10

4) La ejecución de cada pago, tanto si se trata de operaciones ordinarias o no, debería hacerse con base en el documento soporte de la operación (factura, nómina, etc.). Para satisfacer el mismo, el soporte deberá contener la rúbrica o firma de los responsables de su autorización (por ejemplo, en el caso de una factura, se comprobará que ésta ha sido cotejada con la orden de pedido y con el albarán de entrada; o, el pago de la nómina exige que ésta haya sido previamente conformada y autorizada por el gerente). 4.1) Además, cuando el desembolso sea en efectivo se rubricará el documento soporte con un sello que indique “pagado” y otro que marque la fecha del día. Asimismo, este documento debería rubricarse por el acreedor conformando el pago. 4.2) Cuando el pago sea a crédito se confeccionará, comprobará y autorizará el instrumento elegido. La emisión requiere rellenar completamente el medio; la comprobación conlleva cotejar que los datos consignados coinciden con los del soporte documental; y la autorización implica que sea firmado por la persona con poderes notariales. Una vez comprobado, es recomendable realizar dos copias del mismo, como paso previo a su envío al proveedor o acreedor. Ambas copias tendrán el siguiente destino: - Una primera, debería adjuntarse a la factura o documento análogo como justificante del desembolso. - La segunda copia se enviaría a Contabilidad para el registro. Finalmente, el original se enviará al proveedor, al acreedor, al trabajador o a la entidad financiera (en el caso del descuento comercial) para atender la deuda contraída. El envío, asimismo, debería realizarse por medio de un transporte que permita su acreditación (correo certificado o contratando los servicios de una compañía de transportes en caso de que el importe de los pagos sea muy elevado) para evitar el extravío o la intercepción del instrumento por un tercero. 4.2.2. Pagos por caja

La tendencia actual en el ámbito de la empresa es la de reducir, en la medida de lo posible, los pagos por la caja. Nº 653 • Mayo 2003

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A este respecto, únicamente sería recomendable la utilización del efectivo depositado en la caja (denominada caja-chica) para atender el desembolso de transacciones de poca relevancia y mínima cuantía (por ejemplo, los portes debidos de un envío, las materiales diversos adquiridos contra reembolso, sellos y cartas, material de oficina, etc.). No obstante, para abonar estas deudas es inevitable retener diariamente una cantidad de efectivo, lo que conduce a que sea necesario arbitrar un procedimiento que asegure un control sobre el efectivo manejado por el cajero y que permita, además, ofrecer una equivalencia entre el efectivo depositado y el saldo de caja. Para este fin, el sistema más aceptado es el denominado “fondo fijo de caja”. La implementación de un “fondo fijo de caja” o “caja chica”(ICJCE, 1982: 199; Casals Creus y otros, 1998:132) es responsabilidad del cajero, y la base de este procedimiento reside en la disposición de un fondo de dinero, con una cuantía máxima y por un determinado período de tiempo, para atender los desembolsos por la caja. La gran ventaja que ofrece este mecanismo radica en que se ejerce un control directo sobre el disponible en caja e indirecto sobre el cajero. Los pasos que definen este sistema son los siguientes: El proceso se inicia con la entrega por parte del gerente de un cheque (preferentemente nominativo) al cajero, por el importe estipulado para atender las obligaciones que en un período habitual contrae la compañía, para que éste lo haga efectivo. A continuación, deberá obrar conforme a las siguientes normas de funcionamiento: 1) Para atender cada pago, deberá verificarse que la transacción objeto del mismo ha sido aprobada y, por tanto, el documento soporte contiene la rúbrica del responsable (por ejemplo, un porte debido será rubricado por el responsable de administración y el pago de una dieta o gasto de viaje será autorizado por el gerente). Este documento se guardará en la caja en sustitución del efectivo entregado. 2) Cuando se agote el disponible del “fondo fijo” o cuando finalice el período de tiempo máximo autorizado3, el cajero entregará al gerente el original del documento-registro del “fondo fijo de caja” adecuadamente conformado y firmado (quedándose una copia para su control) junto con los recibos o justificantes. Nº 653 • Mayo 2003

El gerente, tras la pertinente comprobación, le reembolsará un cheque por la suma del importe de los justificantes para que lo haga efectivo e inicie un nuevo período con la misma cantidad inicial. 3) El gerente, finalmente, archivará el documento del fondo y entregará los justificantes a contabilidad para su registro. Junto con la llevanza de este sistema, también sería recomendable fijar un límite máximo de dinero para poder efectuar un pago en efectivo, de tal modo que si supera esa cantidad, deberá ser autorizado por el gerente y utilizarse un medio bancario. 4.2.3. Pagos por bancos

La empresa empleará instrumentos bancarios para disponer de los fondos depositados en las cuentas corrientes contratadas con las entidades de crédito. Los principales instrumentos empleados en el tráfico empresarial, y que centran la atención del control interno son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré y la transferencia electrónica. La utilización de uno u otro va a depender de la naturaleza de la transacción, y de la filosofía de la Dirección. Ahora bien, en cualquier caso deberán observarse una serie de medidas de control afectas a estos instrumentos en una doble dirección: con respecto a la autorización y con respecto a su ejecución (cumplimentación, comprobación y envío del documento). 1º. Con respecto a la autorización de los instrumentos de pago, deberían contemplarse aquellas medidas dirigidas a determinar el sistema más adecuado para representar a la mercantil y, como consecuencia, designar a las personas autorizadas para firmar los medios de pago, que son quienes asumen la responsabilidad sobre el disponible depositado en el banco. 1.1) La primera recomendación es que la facultad para firmar el cheque, pagaré o letra recaiga, como mínimo, en dos signatarios de forma mancomunada (aspecto éste que deberá constar en los estatutos de la 3 La justificación de autorizar un período máximo de tiempo es para que no se demore el trueque de los justificantes por el cheque compensatorio, y éstos se contabilicen oportunamente. En caso contrario, se estaría falseando la imagen fiel, puesto que en el Balance siempre aparecerá como saldo de caja la cifra inicial con que se dotó dicho fondo.

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mercantil), es decir, que los poderes para firmar estos instrumentos se otorguen necesariamente a más de una persona, lo que conlleva dos importantes ventajas: - El documento soporte del desembolso (por ejemplo, una factura o una nómina) deberá ser revisado, al menos, por dos personas (quienes lo justificarán mediante una firma o rúbrica). Este hecho aporta como notable beneficio que haya más posibilidad de detectar errores voluntarios o involuntarios en el documento operativo y origen del pago o en el propio instrumento (por ejemplo, un cheque emitido por un importe superior al consignado en la factura). - La seguridad de los administradores con respecto a la utilización del efectivo. En este sentido, existe más posibilidad de apropiación indebida si el disponible es manejado por una sola persona (aunque fuese uno de los administradores) que si es autorizado por dos (la confianza puede desembocar en fraude). No obstante, habría que considerar, también, los inconvenientes de esta medida. Por un lado, habría que llevar cuidado con el exceso de confianza que pudiera depositar un firmante sobre el otro, lo que podría provocar que ninguno de los dos revisase el documento soporte, amparándose en que el anterior ya lo habrá revisado. Y, por otro lado, se podría perder operatividad en la ejecución del pago por la ausencia de uno de los signatarios. Aspectos que deberán ser observados por los autorizados. 1.2) La variación de los estatutos de la sociedad modificando los administradores o las personas autorizadas para representar y firmar por la compañía se deberá poner en conocimiento de las entidades financieras para desautorizar a los anteriores y reconocer a los nuevos a través del reconocimiento de firmas (Back, 1990: 155). Asimismo, en caso de incomparecencia de algún autorizado de firmas por enfermedad u otra causa relevante, los estatutos deberán permitir su rápida sustitución. 1.3) Cuando la empresa opte por utilizar como instrumento la transferencia electrónica, deberá identificarse a las personas autorizadas, las cuales dispondrán de una clave de acceso. En este sentido es, asimismo, recomendable que la autorización sea concedida como mínimo a dos responsables de forma mancomunada, del mismo modo que si se tratase de un cheque o pagaré. TÉCNICA CONTABLE • 12

1.4) Finalmente, hemos de incluir una medida relacionada con la integridad del disponible en el banco y que es consecuencia de la relación comercial entre el banco y el proveedor. El fundamento para su adopción estriba en que, a veces, por exceso de confianza, el banco podría cargar un efecto ficticio girado por el vendedor contra una cuenta corriente del cliente sin que éste haya sido aceptado. Para evitar esta eventualidad es recomendable que el pagador (cliente) envíe periódicamente a la entidad de crédito una relación exacta y completa de los pagarés, letras y cheques aceptados por fechas de vencimiento. O también, como medida complementaria se podría exigir al banco que solicite una autorización fehaciente a la compañía para proceder al cargo de una letra o pagaré. Ahora bien, cuando esto ocurra, el perjudicado deberá solicitar lo antes posible a la entidad de crédito que proceda a la anulación del cargo, teniendo en cuenta que “los plazos de devolución interbancarios para efectos comerciales son necesariamente cortos, siendo en la mayoría de los casos entre 3 y 10 días, según el tipo de documento y la forma de intercambiarlo. Pasados estos plazos, y según el sistema, puede haber otro período (30 días para el sistema de truncamiento) en el que se admite la devolución salvo buen fin, siempre y cuando pueda cargarse al cedente. Agotados todos los plazos, la devolución, en caso de admitirse, debe ser soportada por la entidad domiciliataria” (Robles, 1995: 104). 2º. La ejecución, por otra parte, tiene como fundamento la consideración de una serie de reglas relativas a las personas encargadas de su emisión, a la forma idónea como debe cumplimentarse y al modo de su envío al cliente o deudor. Después de relacionar las medidas estimadas, procederemos a comentar las ventajas e inconvenientes derivados del empleo de uno u otro instrumento en el tráfico comercial. La cumplimentación y emisión requiere que se observen las siguientes medidas: 2.1) En primer lugar, el documento debería emitirse por el cajero, y la firma mancomunada debería recaer en la persona del gerente, y en un segundo administrador, que bien podría ser el responsable de una área distinta de la tesorería. De esta manera, se establece un doble control (la emisión y la firma) limitando el riesgo de error. Nº 653 • Mayo 2003

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2.2) Los cheques, letras o pagarés deben cumplimentarse nominativos y cruzados, y nunca al portador. El cheque nominativo obliga a consignar a la persona física o jurídica destinataria del cheque, de esta manera el tenedor deberá justificar su identidad para cobrarlo por ventanilla, estampando su firma en el reverso. Ahora bien, existe el riesgo de que un cheque enviado por correo sea interceptado, manipulado y cobrado por un tercero por ventanilla, sin que se le pueda seguir el rastro al mismo. Para evitar esta posible actuación es recomendable cruzar el medio de pago (procedimiento que consiste en insertar dos barras paralelas sobre el anverso). Con este proceder, únicamente podrá cobrarse mediante su abono en una cuenta corriente bancaria del nominado, y nunca por ventanilla. 2.3) Es, asimismo, recomendable, a colación con lo manifestado anteriormente, que los cheques o pagarés nominativos se envíen por correo certificado o medios similares, para reducir el riesgo de que sean interceptados por terceros. 2.4) Es aconsejable, asimismo, anotar en la matriz del talonario el número, concepto, fecha e importe del cheque o pagaré emitido. Como alternativa a esta medida, sería recomendable hacer una fotocopia del mismo y unirla al documento soporte del pago. 2.5) Cuando se termine un talonario no se debe tirar la matriz, ya que contiene información de lo acontecido con cada cheque hasta pasado un tiempo razonable, cómo mínimo hasta que esté cerrado contablemente el ejercicio económico de referencia. En ese caso se podrá destruir la matriz. 2.6) En el momento de estampar la firma de los cheques o pagarés, los documentos operativos, que deberán ser originales, se cancelarán con un sello que indique “pagado” y se indicará la fecha. De esta manera se evitará la duplicidad del pago (ya que por error o manipulación se podrían confeccionar dos cheques de una misma factura). 2.7) Los cheques anulados o extendidos erróneamente deberán contener la palabra “anulados” y se deberán unir a la matriz del talonario, rompiéndose la parte del cheque que lleve la firma o las firmas en caso de que éstos hubieran sido firmados y, destruyéndose dicha parte, para evitar su falseamiento. Nº 653 • Mayo 2003

Por último, las ventajas e inconvenientes de la utilización de los instrumentos de pago para la gestión y el control los exponemos en relación con dos aspectos: con base en la seguridad que el instrumento ofrece y como medio susceptible de control de la tesorería. Estas consideraciones tienen como propósito establecer un orden de prioridad en la utilización de estos instrumentos. A) En primer lugar, situamos como sistema más seguro y eficiente a la transferencia electrónica o pago por transmisión telemática ( Santomá, 2000: 133-137), siendo la principal ventaja que ofrece con respecto a la letra y el pagaré, la de evitar la emisión y el envío de papel, con lo que se reduce la carga administrativa y se elude el riesgo de extravío de éste. Además, al realizarse por el banco se tiene un control absoluto sobre la tesorería con respecto al instante en el cual se realiza el cargo, y su coste de intermediación sería bajo4. B) El segundo lugar, lo ocupa el pagaré por delante de la letra. Entendemos que el pagaré es un medio más eficiente, ya que aunque ambos producen jurídicamente los mismos efectos (la Ley Cambiaria expresa que el firmante de un pagaré queda obligado de igual manera que el aceptante de una letra de cambio) el pagaré es, a diferencia de la letra, emitido por el comprador y pagador, lo que le aporta las siguientes ventajas con respecto a la letra: B.1) Lo emitirá manualmente o por medios informáticos (utilizando un fichero anexo al programa de contabilidad) cuando se contabiliza la factura. La emisión por un medio informatizado asegurará que la cifra consignada, la fecha de vencimiento y la cuenta de la domiciliación bancaria coincidirá con la introducida al ordenador, evitando de esta manera la comisión de errores. La letra de cambio, a diferencia del pagaré, es emitida por el vendedor, quién podría cometer errores al rellenar el importe o los datos de la domiciliación bancaria, o consignar un domicilio de pago distinto al deseado por el pagador. B.2) El pagaré se emitirá a la fecha de vencimiento pactada con el vendedor (generalmente aceptando los plazos habitualmente contemplados por el sector, por 4 La utilización de este medio conlleva la emisión de dos cartas; una para dar la orden al banco y, otra, dirigida al proveedor en la cual se indique la parte de la deuda que quede cancelada con el importe de la transferencia. Vid. Torre, 1997: 23 del 4ºcap.

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ejemplo, a 30, 60 o 90 días) desde la fecha de recepción de la mercancía y no desde la fecha de emisión de la factura que suele ser anterior a la fecha de recepción. Ventaja ésta que se reserva el emisor de la letra de cambio favoreciendo sus intereses. B.3) El pagaré se emitirá, asimismo, una vez que se tenga constancia fehaciente de que la mercancía recibida es correcta y que ninguna partida ha llegado en mal estado o no reúne las condiciones de calidad pactadas. En caso contrario, se produciría una devolución parcial cuya traducción sería un menor coste de la operación, en cuyo caso, el pagaré podrá ajustarse al importe neto de la compra. Por el contrario, la letra se emitirá por el importe bruto de la factura, independientemente de la posible devolución de alguna partida. Generando, posteriormente, un entramado o cruce de devoluciones de abonos y compensaciones monetarias que hace el proceso engorroso, llegando incluso, en ocasiones, el comprador a no recuperar el importe de la devolución. B.4) El comprador conocerá al emitir el pagaré el importe exacto, la fecha de vencimiento y la entidad financiera pagadora, lo que facilita la planificación de la tesorería. En cambio, podría ocurrir que en la letra emitida no figure la entidad financiera pagadora, lo que puede provocar que ésta se cargue en una cuenta bancaria de la empresa distinta a la deseada, en la cual no disponga de fondos en ese instante, lo que implicaría, probablemente su devolución, que en el caso de que fuera aceptada, se incluiría en el Registro de Aceptaciones Impagadas (RAI) con el consiguiente perjuicio comercial para la compañía. C) Por último, existe otro documento, el recibo, que es elaborado por el comprador con las mismas características que el pagaré, pero que no incluye la cláusula “pagaré al vencimiento”, lo que lo invalida como un documento con garantías jurídicas suficientes para que sea aceptado en el tráfico mercantil.

1) Se debería evitar, en la medida de lo posible, la recepción de cobros en efectivo, ya que el disponible puede ser manipulado en mayor medida que un medio instrumentalizado (por ejemplo, una diferencia de 30 euros en un cobro de 600 puede justificarse basándose el defraudador en un error de conteo, hecho que no puede ocurrir con los cheques), y su control puede eludirse más fácilmente que los medios bancarios (ya que éstos pueden ser rastreados y localizados por las entidades financieras). Para ello, es conveniente enviar instrucciones por escrito (por medios que aseguren que ha sido recibido por los clientes o deudores) a los clientes y deudores solicitándoles: - Que eviten realizar los pagos en efectivo. - Que emitan los cheques nominativos a favor de la compañía y nunca al portador (aunque así lo sugiera un cobrador de la compañía). 2) La ejecución de los cobros debería ajustarse a las siguientes reglas: 2.1) El documento soporte del mismo (factura de ventas, recibo de alquiler, etc.) deberá contener impreso los correspondientes niveles de control. A este respecto, deben contemplarse las siguiente medidas: - Cuando el cobro sea en efectivo se insertará en el soporte del cobro una indicación de “cobrado” (si bien, el vendedor suele poner la rúbrica de “pagado”) y la fecha del mismo. - Cuando el cobro sea por un instrumento a la vista o a crédito (cheque, pagaré, etc.), al instrumento original se le deberían hacer dos copias con los siguientes destinos: • El original se enviará al banco para su compensación o para el descuento financiero. • La primera copia se adjuntará a la factura o documento análogo como justificante interno del cobro.

4.2.4. Política general de cobros

Antes de acometer el estudio sobre los controles de los cobros por caja o por bancos debemos, de igual modo que hicimos con los pagos, considerar las medidas de carácter general que deberían observarse: TÉCNICA CONTABLE • 14

• La segunda copia se enviará a Contabilidad para el registro. 2.2) Tanto si el cobro es en efectivo como por cheque se deberá preparar un recibo para su ingreso en el banco. Nº 653 • Mayo 2003

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Éste debería confeccionarse por el responsable de administración o el gerente y llevado al banco por el cajero. A continuación, una vez expuestos los criterios generales, distinguiremos los cobros admitidos por caja (que obedecen, habitualmente, a las ventas del sector servicios y, principalmente, el comercio) de los recibidos por instrumentos bancarios (derivados, habitualmente, de las ventas a crédito), ya que ofrecen una problemática distinta desde el punto de vista del control.

siguiente) en una entidad bancaria o trasladarse a las oficinas de la compañía. El resguardo del ingreso será el soporte o justificante de los cobros en efectivo recogidos en el ticket-resumen de las ventas. Pero mientras el dinero se encuentre en las dependencias de la compañía, es conveniente disponer de una caja fuerte o similar para guardar el efectivo hasta su traslado a la entidad financiera o a las oficinas de la compañía, lo que limitaría el riesgo de sustracción en caso de intento de robo.

4.2.5. Cobros por caja

Inicialmente, hemos de distinguir los cobros que se reciben en las oficinas centrales de la compañía de los que se reciben fuera de ella (situación ésta que compete habitualmente a las empresas que pertenecen al sector comercial y, en menor medida, a los cobros a domicilio) lo que nos permite proponer medidas que favorezcan el control de los cobros en uno u otro sentido. 1º. Con respecto a los cobros que se reciben en lugares distintos de la oficina, los mecanismos y medidas que deben contemplarse son las siguientes: 1.1) Segregar las funciones de venta y cobro en caso de disponer de una red de agentes comerciales, ya que puede existir el riesgo de que los agentes sustraigan el dinero o parte de él por la connivencia con los clientes, y amparándose en la necesidad de haber tenido que ofrecer un descuento. 1.2) En el comercio será preceptivo la utilización de máquinas registradoras u ordenadores (“Terminales Puntos de Venta”) cuya llave de acceso será custodiada por el responsable del establecimiento. Ésta emitirá un ticket para cada venta a modo de factura y, al final de la jornada se emitirá un ticket-resumen de las operaciones efectuadas durante el día. Este resumen deberá permitir distinguir los cobros recibidos en efectivo de los realizados por otros medios alternativos, vigentes y aceptados en el comercio, como son las tarjetas de débito y crédito y los cheques. A propósito de lo expresado en el párrafo anterior, hemos de distinguir los cobros en efectivo de los recibidos por otros medios: - Cuando la venta sea en efectivo, éste deberá ingresarse lo antes posible (como muy tarde al día Nº 653 • Mayo 2003

- Cuando el cobro se reciba por medio de una tarjeta se deberá comprobar la firma del titular, y utilizar un datáfono o sistema alternativo que de forma mecánica dé conformidad a la operación. En su defecto, se debe pedir a la central del banco o entidad emisora de la tarjeta, la conformidad de la operación vía teléfono. El resguardo de las tarjetas se debe guardar como comprobante de estos cobros. - Cuando el cobro se realice aceptando un cheque, éste se emitirá nominativamente a favor de la mercantil o titular del establecimiento, y deberá apuntarse en el reverso el nombre y carné de identidad del emisor (con la finalidad de identificarle en el caso que resulte impagado). Para evitar riesgos, es recomendable aceptar cheques únicamente de clientes habituales o de reconocida solvencia. - El traslado del dinero del establecimiento a la entidad bancaria o a la oficina de la compañía debería realizarlo una persona distinta del responsable de la caja. Para ello, es recomendable que una vez rellenado y firmado el justificante del ingreso, la persona que lo traslade (otro empleado de la firma) lo cuente en ese instante. De esta manera se evita que haya diferencias entre lo consignado en el justificante y el efectivo entregado. - Cuando se trate de una compañía con diversas sucursales comerciales, el conjunto de resguardos (de los ingresos en el banco, de las tarjetas y de los cheques) juntamente con el efectivo (en el caso que no se haya ingresado en un banco) se enviará lo antes posible (siendo aconsejable que sea diariamente) a la oficina central. Éstos debería recibirlos el responsable de Administración o el gerente, quién cotejará la concordancia entre el ticket resumen y los justificantes y efectivo recibido. En caso

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de detectar diferencias se lo manifestará al responsable del establecimiento y se investigará el motivo. 2º. Con respecto a los cobros recibidos en las oficinas de la empresa, debería recibirlos el responsable de Administración, quién tras emitir un recibo prenumerado del cobro y rubricar el documento soporte (factura), emitirá dos copias del mismo: - Una la entregará al cajero junto con el dinero para su ingreso en el banco; y

anomalía (por ejemplo, en el caso que se reclame un cheque a un deudor y éste justifique que lo ha enviado, habría que averiguar el motivo por el cual no fue ingresado en la cuenta bancaria). 2) Los cheques nominativos recibidos deberán protegerse mediante endoso a favor de la propia entidad y cruzarse, y se deberán preparar para su ingreso en la entidad bancaria por el cajero lo antes posible (siendo deseable que se ingresen en el banco diariamente).

- la otra copia se la dará al contable para su registro.

4.3. La protección del disponible

4.2.6. Cobros por bancos

Las principales medidas que deben asegurar la realidad del efectivo depositado en caja, en las entidades financieras y la financiación a corto plazo son las siguientes:

Es obvio que el medio idóneo de cobro es la transferencia bancaria ya que supone un ingreso directo en la cuenta corriente, y cuya preocupación estriba en disponer lo antes posible del documento justificativo que lo sustenta. En cambio, el resto de medios de cobro (bien sean cheques, letras de cambio o pagarés) se reciben, habitualmente, por correo en la oficina de la empresa, en cuyo caso habrá que establecer unos criterios para su control. Para que haya un control adecuado es recomendable que exista una segregación de funciones entre la persona que abre el correo (que será misión del gerente en el ejercicio de sus responsabilidades o del responsable de Administración), la persona que lo contabiliza (contable) y la persona que efectúa el ingreso en la caja o en el banco (cajero). Con esta finalidad, una vez abierto el correo, deben contemplarse las siguientes medidas: 1) El responsable de Administración o el gerente debería llevar un libro-registro de cheques, letras y pagarés recibidos donde anote cada documento (cliente, concepto, número e importe). Una vez anotado, hará una copia y lo entregará: - El documento original al cajero para su compensación o para el descuento comercial lo antes posible; y, - la copia al contable para que inmediatamente registre el asiento. De esta manera se podrá cotejar el asiento del cobro, con el apunte en el libro-registro y con el abono en el extracto bancario en el caso que se detecte alguna TÉCNICA CONTABLE • 16

1º. Con respecto al efectivo depositado en caja: 1.1) Utilizar una caja de seguridad para guardar el dinero, y que esté situada en un lugar de acceso restringido al personal. 1.2) Disponer de instrumentos que detecten los billetes falsos. Son, generalmente, máquinas que mediante rayos ultravioleta advierte de la falsedad del billete. Es muy utilizado por las entidades financieras, y es muy útil para los establecimientos comerciales. 1.3) Contratar, con una compañía externa, un seguro sobre el efectivo medio mantenido en las oficinas o en los establecimientos comerciales que garantice su reposición en caso de pérdidas por robo. Esta medida es especialmente importante para las empresas de ámbito comercial que deben transportar el dinero desde las sucursales comerciales a las entidades de crédito para su ingreso. 1.4) Evitar mantener efectivo ocioso en caja, ya que por el efecto de la inflación y por su alto coste de oportunidad (ya que podría invertirse transitoriamente) se restarían fondos para la empresa. 1.5) El arqueo de caja. Esta técnica tiene como base la llevanza de un documento o registro en el cual quede reflejado el efectivo y otros recursos de caja. Tiene una doble finalidad: por un lado, el control de la caja y, por consiguiente, del cajero; y, por otro lado, Nº 653 • Mayo 2003

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sirve para comprobar si el saldo que refleja la cuenta del Balance coincide con los fondos existentes en la caja física de la empresa a una fecha determinada. Para una mejor comprensión de esta técnica proponemos, a continuación, un modelo de arqueo de caja (cuadro nº2). Este documento consta de los siguientes cuadrantes: El primero es utilizado para recoger el dinero físico que se encuentra en la caja (monedas y billetes nominadas en euros y debidamente desglosados).

Finalmente, la suma de los tres valores se anotan en el documento como “total de caja”. Ahora bien, para que esta medida sea efectiva debe ser firmado por el cajero y, esporádicamente, por un revisor que será, habitualmente, el director de Administración (dependiendo de la importancia del efectivo manejado), poniendo de manifiesto que ha estado presente en el arqueo.

El segundo es utilizado para recoger las divisas titularidad de la empresa.

Este documento debería elaborarse diariamente, coincidiendo con el cierre de caja, con el propósito de comprobar que el efectivo existente en la caja coincide con el expresado en el libro de caja. En caso contrario se pedirá explicaciones al cajero.

El tercero recoge el conjunto de impresos y recibos distintos del dinero que se han recibido como contraprestación al efectivo entregado.

Ahora bien, aunque sea un procedimiento que debe ejercerse periódicamente es aconsejable que se realicen arqueos sorpresivos por el gerente u otro administrador

Cuadro 2. Modelo de arqueo de caja MODELO DE ARQUEO DE CAJA

FECHA:

/

/

IMPORTE

1º EFECTIVO EN EUROS Billetes de 200 Euros. Billetes de 100 Euros Billetes de 50, etc. Euros Monedas de 50 Euros Monedas de 20 Euros Monedas 10, 5, etc. Euros (1) TOTAL EFECTIVO EN EUROS 2º EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA Billetes de Billetes de Billetes de

al cambio de al cambio de al cambio de

= = =

Euros. Euros. Euros.

(2) TOTAL EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA 3º PAPEL EN CAJA Talones recibidos nº Sellos y timbres nº Recibos de viajes nº Otros recibos a cobrar nº Vales sin justificar nº

de de de de de

Euros Euros Euros. Euros. Euros

(3) TOTAL PAPEL EN CAJA (4) TOTAL CAJA

(1)+(2) +(3) FIRMA DEL ADMINISTRADOR:

FIRMA DEL CAJERO:

Fuente: elaboración propia Nº 653 • Mayo 2003

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distinto del director de Administración, con el fin de confirmar que el arqueo habitual es correcto y que no existen desviaciones en el manejo del efectivo. De esta manera se evita que, por un exceso de confianza depositada en el cajero, y en el director de Administración, éstos se apropien indebidamente del efectivo simplemente cambiando dinero por un resguardo ficticio. 2º. Con respecto a los fondos depositados en las entidades financieras y a los medios de pago deben observarse, principalmente, las siguientes medidas: 2.1) Utilizar una caja fuerte para guardar los talonarios de cheques, de pagarés o letras de cambio, los cheques recibidos con un vencimiento posterior y, en su caso, el libro-registro de cheques y pagarés en papel continuo, cuyo acceso esté restringido al personal no autorizado. 2.2) Reducir, en la medida de lo posible, el número de bancos y cuentas bancarias abiertas a nombre de la sociedad. Entre las ventajas que aporta se encuentran las siguientes (López Martínez, 1993: 120): - Simplicidad en el seguimiento de la posición del efectivo, eliminando los costosos traspasos de fondos entre bancos. - Una adaptación total entre nuestros sistemas y los del banco. - Una fuerza máxima en la negociación de nuestras condiciones bancarias, al concentrar todo nuestro negocio en lugar de dispersarlo. También se deben considerar las razones que aconsejen no concentrar todo el negocio en un único banco (esta medida atiende a criterios de gestión más que a criterios contables): - Que no sea posible encontrar un banco que nos ofrezca todos los servicios posibles. - Que no haya un único banco que nos conceda todo el volumen de crédito que necesitamos. 2.3) Evitar firmar cheques en blanco, para limitar el riesgo de que sea interceptado y se apropien indebidamente de él. 2.4) Evitar mantener fondos de dinero ociosos en cuentas corrientes. El control sobre los fondos de tesorería TÉCNICA CONTABLE • 18

debe permitir que, en tanto en cuanto no sean necesarios, se puedan invertir en aquellos activos más rentables con el objeto de obtener una renta financiera. 2.5) Realizar transferencias de efectivo entre bancos para cubrir el posible déficit de un banco que pudiera ocasionarle un descubierto, con el consiguiente perjuicio económico y de imagen. No obstante, es conveniente contratar una póliza de crédito para cubrir posibles déficit temporales de tesorería, y evitar, por tanto, descubiertos bancarios. 2.6) Autorización expresa de la compañía a los directivos (u otros empleados) para el uso de tarjetas de crédito en la realización de viajes, de gastos de relaciones públicas, etc. Para ello, se debe autorizar un limite máximo de disposición, y los receptores deben justificar el buen uso de la misma. 2.7) El transporte del efectivo desde el establecimiento comercial a las entidades financieras o a la empresa debería hacerse por medio de profesionales externos (compañías de seguridad) cuando el importe supere una determinada cantidad relevante. 2.8) Seguimiento de los valores de cotización de las divisas en poder de la empresa, con la finalidad de evitar pérdidas derivadas de variaciones negativas del tipo de cambio. 2.9) Si se aceptan tarjetas de débito y crédito como instrumento de cobro se deberá realizar, cuando se reciban los extractos bancarios, las siguientes comprobaciones (Weaver y otros, 1988: 298): - Que el importe neto de la tarjeta ha sido abonado. Este control es básico cuando las operaciones se realizan por medio de una autorización personal y en ausencia de un proceso telemático. - Que la comisión cargada por cada operación corresponde a la realmente contratada por la compañía. 2.10) Tener en consideración los límites sobre la valoración de cargos y abonos de cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes, de crédito y libretas de ahorro. En relación con esta medida es recomendable conocer los límites de valoración de cargos y abonos en cuentas activas y pasivas, de crédito y libretas de ahorro emitidas por el Banco de España (cuadro nº3 y nº4). Nº 653 • Mayo 2003

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Cuadro 3. Limites de valoración de cargos en cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes, de crédito y libretas de ahorro ADEUDOS CLASES DE OPERACIONES 1º. 1.1. 1.2.

1.3. 2º. 3º. 4º. 4.1. 4.2.

FECHA DE VALORACIÓN A EFECTOS DEL DEVENGO DE INTERESES

- Cheques - Pagados por ventanilla o por compensación interior en oficina librada - Pagados en firme por otras oficinas o entidades

- Tomadas al cobro por otras oficinas o entidades - Reintegros o disposiciones - Ordenes de transferencias, ordenes de entrega y similares - Efectos devueltos: - Efectos descontados - Cheques devueltos

5º.

- Recibos de carácter periódico cuyo adeudo en cuenta ha autorizado previamente el deudor 5.1. -A cargo del deudor 5.2. - Devolución al cedente 6º.- Efectos domiciliados

- El mismo día de su pago - El mismo día de su pago, a cuyo efecto la oficina pagadora estampará su sello con indicación de la fecha de pago. Si faltase este requisito se adeudará con valor del día de su cargo en cuenta - El mismo día de su adeudo en la cuenta librada - El mismo día de su pago - El mismo día de su pago - El mismo día de su orden - El día de su vencimiento - El mismo de valoración que se dio al abonarlos en cuenta - Fecha del adeudo - La valoración aplicada en el abono Los efectos cuyo pago se domicilie en una entidad de depósito, tanto en el propio efecto como en el aviso de cobro, serán adeudados en la cuenta del librado con el valor del vencimiento, tanto si procede de la propia cartera de la entidad domiciliada como si le han sido presentados por entidades a través de a Cámara de Compensación o de una cuenta interbancaria

Fuente: Banco de España: Circular 8/1990, de 7-IX, sobre Transparencia de las Operaciones y Protección, Anexo IV.

Cuadro 4. Limites de valoración de abonos en cuentas activas y pasivas en cuentas corrientes, de crédito y libretas de ahorro ABONOS CLASES DE OPERACIONES 1º. 1.1. 1.2. 2º. 2.1. 2.2. 3º. 3.1. 3.2. 4º. 5º. 6º.

FECHA DE VALORACIÓN A EFECTOS DEL DEVENGO DE INTERESES

- Entregas en efectivo - Realizadas antes de las 11 de la mañana. - Las demás. Entregas mediante cheques, etc. - A cargo de la propia entidad (sobre cualquier oficina) -A cargo de otras entidades - Transferencias bancarias, órdenes de entregas y similares - Procedentes de la propia entidad - Procedentes de otras entidades - Descuento de efectos - Presentación de recibos de carácter periódico, cuyo adeudo en cuenta ha autorizado previamente el deudor - Abono de dividendos, intereses y títulos amortizados, de valores depositados

- El mismo día de la entrega - El día hábil siguiente a la entrega - El mismo día de la entrega - Segundo día hábil siguiente a la entrega - El mismo día de su orden en la oficina de origen - El segundo día hábil siguiente a su orden en la oficina de origen - Fecha en la que comienza el cálculo de intereses - El mismo día del adeudo - El mismo día del abono

Fuente: Banco de España: Circular 8/1990, de 7-IX, sobre Transparencia de las Operaciones y Protección, Anexo IV.

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La lectura de estas normas permite conocer la normativa emitida por el Banco de España, y su comprensión aportará beneficios derivados de la aplicación de las fechas de valoración. Por ejemplo, el efectivo resultante del día anterior de las ventas comerciales deberá ingresarse antes de las 11 de la mañana; asimismo, cuando se realicen transferencias o ingresos de cheques de otras entidades bancarias para compensar un posible descubierto en una cuenta corriente de otra entidad se tendrá en cuenta que el abono será efectivo dos días después de la orden o del ingreso del cheque. 2.11) Conciliaciones bancarias. Esta técnica pretende concordar el saldo según banco y el saldo según contabilidad a una fecha determinada. Para su ejecución deberemos disponer del extracto bancario que nos envía, periódicamente (con carácter semanal, mensual, etc.), la entidad financiera. Si bien, hoy día, internet facilita el acceso instantáneo a los movimientos de cada cuenta, lo que mejora la operatividad y el control al disponer diariamente de la información bancaria. La conciliación compete al responsable de contabilidad, y debe documentarse por medio de un modelo (Vid. ICJCE, 1982: 206; Amat Salas, 1985: 115; Kohler,1982: 214) que podría servir, además, como base para el registro de aquellos movimientos que provocan diferencias entre lo registrado contablemente y lo realmente cargado y abonado en la cuenta bancaria. Una propuesta de este modelo lo presentamos en el cuadro nº5.

2.12) En relación con las pólizas de crédito y el descuento comercial debe efectuarse un seguimiento periódico de las liquidaciones, con la finalidad de cotejar el coste de comisiones y de intereses con los tipos contratados. Para este fin debería comprobarse: el tipo de interés de la liquidación, la comisión de sobregiro y el interés cargado sobre el sobregiro. 3º. Métodos analíticos que informen sobre la evolución de la tesorería. Este último tipo de control, a posteriori, por un lado, nos permite comprobar el cumplimiento de las previsiones de tesorería para detectar las posibles desviaciones que pudieran surgir y poder actuar en consecuencia y, por otro lado, mediante la técnica de ratios y porcentajes, obtendremos índices de referencia sobre la posición financiera a corto plazo y sobre la liquidez, que podrá compararse con otros índices de referencia (por ejemplo, el índice ofrecido por otras empresas que pertenezcan al mismo sector). Las medidas que deben contemplarse son las siguientes: 3.1. Relacionados con la planificación presupuestaria y otras tendencias. Comprobar el cumplimiento del presupuesto de tesorería; y, su evolución con respecto de las cifras obtenidas en ejercicios anteriores y por la competencia 3.2. Indicadores para el control: ratios y porcentajes. Índices que muestran la posición financiera y de liquidez a corto plazo

Cuadro 5. Modelo de conciliación bancaria BANCO:

C.CORRIENTE Nº:

CÓDIGO DE CUENTA: 572.01.01

SALDOS FECHA

DEUDOR

ACREEDOR

SALDO CONTABLE EN BALANCE a INCREMENTAR +Pagos contabilizados y no cargados en cuenta +Cobros abonados y no contabilizados a DEDUCIR - Cobros contabilizados y no abonados en cuenta - Pagos cargados en cuenta y no contabilizados SALDO CONTABLE DESPUÉS DE LA CONCILIACIÓN SALDO BANCARIO DIFERENCIAS DE CONCILIACIÓN

TÉCNICA CONTABLE • 20

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¿CÓMO EFECTUAR UN CONTROL INTERNO ADECUADO PARA LA TESORERÍA?

Las cuentas de tesorería ofrecen, a través del análisis de ratios y porcentajes de tesorería, resultados relevantes acerca de la posición financiera a corto plazo de la compañía y de su liquidez. Los índices resultantes podrán cotejarse con los obtenidos en períodos anteriores, con los publicados por el sector y con los de la competencia, lo que le permite, en términos generales, conocer la salud de la empresa a corto plazo. Las ratios que principalmente deberían considerarse para este fin, son: a) Ratio de tesorería (Contreras Mora, 1995: 139; Walsh, 1994: 110), muestra la relación entre el disponible +cuentas a cobrar y el pasivo a corto plazo, e indica cual es la capacidad de la compañía para atender los pasivos a corto plazo. Si bien no se puede concretar un valor único, Walsh (1994: 110)5 manifiesta, con base en un estudio empírico que “un valor de 1, es muy fuerte, y significa que la compañía puede pagar todos sus pasivos con el efectivo en caja más sus cuentas por cobrar”. b) Disponibilidad inmediata, se obtiene de la relación existente entre el disponible y el pasivo a corto plazo, el cual mide la capacidad de la compañía para atender las obligaciones de pago en un instante del tiempo, y sería el resultado de suprimir el componente de cuentas a cobrar en la ratio anterior. Esta ratio puede ayudar a la Dirección a determinar cúal debe ser el stock mínimo de seguridad del disponible para mantener una posición de liquidez a corto plazo adecuada al sector al que pertenezca (Contreras Mora, 1995: 139). Amat Salas (1997: 61), manifiesta que “es difícil estimar un valor ideal para este ratio ya que el disponible (sin incluir aquellas cuentas bancarias que no sean de libre disposición por estar afectas a garantías) acostumbra a fluctuar a lo largo del año y, por tanto, se ha de procurar tomar un valor medio”. Por otro lado, los porcentajes que muestran la relación entre el disponible y el activo circulante, cuyo índice podrá cotejarse con el obtenido en períodos anteriores, permitirá comprobar si sigue la tendencia marcada por el sector.

El equipo directivo debe aplicar en todas las áreas financieras, y en sentido amplio, la función directiva del control como un sistema que agrupe de forma integrada los mecanismos y medidas que le otorgue la facultad de controlar su negocio, tanto en relación con la eficacia y eficiencia operativa como en la defensa del patrimonio empresarial. Resulta obvio señalar que todas las áreas son relevantes en la evolución de una compañía, pero también es cierto que no todas las áreas son iguales de sensibles para el control. Así, la tesorería, entendida en toda su amplitud, que incluya además del efectivo a otros elementos equivalentes, resulta una área estratégica y básica para el control. Por un lado, porque la imagen comercial de ésta puede derivarse de su gestión financiera, y por otro lado, porque un deficiente control puede conducir a la misma a situaciones de desequilibrio contable, e incluso a la quiebra de su continuidad. Por ello, el conocimiento, el desarrollo y la flexibilidad del control interno como sistema integrado de la gestión, aporta un valor añadido a la Dirección, al proporcionar de forma sistemática un elenco de controles que, debidamente implementados, coadyuvarán a mejorar la eficacia y eficiencia de la tesorería. La selección de los distintos mecanismos y medidas de control que hemos propuesto ha tenido como base la determinación de tres actividades de la tesorería, las cuales, contempladas de forma aislada en unos casos o conectados, en otros, contribuirán a asegurar la continuidad de la situación financiera a corto plazo.Las actividades que hemos determinado afectan a tres ámbitos distintos: Una primera, la formulación de estados de tesorería, debe contemplarse como básica en tanto en cuanto

5. CONCLUSIONES La utilización de información es una herramienta fundamental para mejorar la posición competitiva de Nº 653 • Mayo 2003

las compañías, independientemente del sector en las que éstas operen y de la dimensión de la empresa (pyme o grande). Pero el éxito de la gestión depende también de la actitud, aptitud y formación de los administradores y del resto de miembros del cuerpo de dirección que participan en la gestión.

5 En este sentido, también se manifiesta Amat Salas, 1997: 61.

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refleja la etapa de planificación consustancial con cada área operativa. Así, el presupuesto de tesorería va a permitir establecer cómo se va a comportar el disponible en el futuro y el estado de cash-flow ofrece una visión integral de la gestión de la compañía, no como el resultado de una gestión económica, sino como el de su gestión financiera, lo que pone de manifiesto la complementariedad que debe atribuírsele a este estado dentro de los sistemas de información. Además, estos estados posibilitan conocer las necesidades financieras a corto plazo y definir la política financiera dirigida a optar por fuentes alternativas de financiación, como es la póliza de crédito y el descuento comercial. La segunda actividad, la realización de pagos y cobros, es básica en la gestión de la tesorería, y en ella hemos mostrado la relevancia de conocer las ventajas e inconvenientes de los medios de pago

en el intercambio comercial para aumentar la eficiencia de la gestión, y lo hemos realizado analizando las distintas posibilidades que se le puedan ofrecer a las compañías industriales y comerciales, cuando utiliza los pagos y cobros por caja o por medios bancarios, destacando las ventajas de utilizar medios bancarios y reducir la operativa de caja. A la tercera actividad, la protección del disponible, debe dedicarse una especial atención, debido a que la sensibilidad del efectivo para la manipulación y malversación requiere que se implementen medidas activas de control sobre su operativa. En este sentido, hemos presentado una batería de mecanismos, técnicas y documentos-soportes para el control como son el fondo-fijo de caja, el arqueo de caja, la conciliación bancaria o la normativa dispuesta por el banco de I España.

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