MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA PERSONAL

1. OBJETIVO GENERAL El presente manual contempla los diferentes procedimientos relacionados con la selección, incorporar hasta su retiro a los funcionarios de la administración publica así todos los aspectos relacionados con las distintas prestaciones sociales y demás situaciones administrativas en el Municipio de Nariño Cundinamarca.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 2.1 Determinar que el proceso de selección de personal se ajuste a la ley 27 de 1992, decretos reglamentarios y demás normas concordantes. 2.2 Verificar que la clasificación del personal en el periodo de prueba sea objetiva e imparcial. 2.3 Determinar que los cargos se fundamentan de acuerdo con las necesidades y disponibilidad presupuestales. 2.4 Determinar que los nombramientos, cambios de cargo y terminación de contratos y horas extras sean autorizados de acuerdo con las normas que la regulan y las políticas administrativos. 2.5 Verificar que el sistema de registro sea adecuado para el control de novedades. 2.6 Determinar que los registros permitan obtener para el control de novedades. 2.7 Verificar que la calificación de personal en carrera administrativa sea objetiva e imparcial. 2.8 Definir las líneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades tales como: Reclutamiento; contratación y terminación de empleo.

2.9 Determinar que los pagos efectuados por concepto de salarios sean conforme a las disposiciones legales, convención colectiva y políticas de la Alcaldía. 2.9.1

Verificar que los descuentos y retenciones por concepto de salarios se hagan conforme a la reglamentación legal.

2.9.2

Determinar si ocurren pagos a funcionarios que no laboren en el Municipio de Nariño.

2.9.3

Verificar que los nombramientos se hagan de acuerdo a los requisitos exigidos para el cargo y de sus funciones especificas asignadas.

2.9.4

Vigilar que se de cumplimiento al Decreto 112 de Junio 25 de 1993, “por medio del cual se organiza la Comisión de Personal del Sector del Municipio de Nariño, se reglamenta la elección y se dictan otras medidas sobre su funcionamiento”, en igual forma las posibles modificaciones de que sea objeto.

2.9.5

Que se efectúen oportunamente las transferencias por concepto de seguridad social y compensación familiar a las entidades con las cuales en el Municipio haya convenio.

2.9.6

Controlar eficazmente los datos de solicitudes de liquidación contra las hojas de vida para evitar errores y problemas laborales e igualmente que se cancelen dentro de los términos que consagra la ley y llevar los registros de los mismos desde el punto de vista contable y presupuestal, y en lo posible automatizados.

2.9.7

Efectuar una permanente evaluación en cuanto a las políticas de seguridad, bienestar social, promoción e integración de personal y de gestión administrativa.

3. DESCRIPCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS 3.1 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE PERSONAL De acuerdo a la ley 27 de 1992 y demás normas concordantes, en la actualidad el Municipio de Nariño estableció procedimiento de selección y nombramiento de personal: 1. Convocatoria Se fija formato de convocatoria en lugar publico visible en la instalaciones de la Alcaldía y de concurrencia publica con (5) días de anticipación a la fecha de iniciación de la inscripción de los aspirantes y publicidad radial tres (3) veces diarias horas hábiles durante dos (2) días. 2. Inscripción de los aspirantes

La jefatura de Personal procede hacer las inscripciones de los aspirantes mediante la entrega de un formulario de registro para que el aspirante en el término de dos (2) días hábiles presente el formulario debidamente diligenciado y la entrega de la documentación (Certificado de estudio y experiencia autenticación) se hará al día siguiente. 3. Concurso A los ocho (8) días siguientes de fijada la lista de los aspirantes aceptados se realiza las pruebas conducentes para seleccionar el personal que va a ocupar los cargos requeridos. -

Examen escrito Entrevista Ejecución

Todas las pruebas son ejecutadas al mismo día de la evaluación.

4. Lista de elegidos

Dentro de los quince (15) días siguientes a la elaboración de las pruebas procederá elaborar un acta de calificación donde consta el puntaje de los aspirantes ordenados de mayor a menor, y se fija en lugar publico visible a la Alcaldía. Posteriormente se elabora la resolución de la lista de elegibles dentro del término legal y que tendrá vigencia hasta de un (1) año para los empleos objeto de concurso. 5. Nombramiento en periodo de prueba La jefatura de personal elabora el Decreto de Nombramiento en periodo de prueba de las personas aceptadas por el término de cuatro (4) meses que firmara el Alcalde. 6. Posesión en periodo de prueba

El concursante aceptado se posesionara en su cargo para ejecutar las actividades relativas al trabajo para el cual fue seleccionado. 7. Calificación del periodo de prueba

El empleado en periodo de prueba deberá a los cuatro (4) meses después de su posesión presentar un examen de calificación quien lo realizara el jefe inmediato superior en los formatos establecidos por la ESAP, si la calificación no es satisfactoria deberá declararse insubsistente su nombramiento.

8. Escalafonamiento o inscripción Cuando el empleado recibe calificación satisfactoria, adquiere los derechos de la carrera administrativa y podrá la inscripción en el escalafón, ante la respectiva Comisión del Servicio Civil, una vez en firme la calificación de servicios la solicitud de inscripción será presentada en formulario en la cual el jefe de personal haga constar, bajo la gravedad de juramento que el empleado participo en concurso abierto, figuraba entre los tres (3) primeros puestos de la lista de elegibles al momento del nombramiento en periodo de prueba y obtuvo calificación de servicios satisfactorios para dicho periodo.

6.2 PROCEDIMIENTOS DE ELABORACIÒN Y TRAMITE DE NOMINA Y PRIMA PARA EMPLEADOS ACTIVOS Y PENSIONADOS Paso No 1 Secretaria tesorería (a): Prepara reporte de novedades del personal, ingreso, retiro, vacaciones, etc., procede acceder el sistema y elabora nomina y desprendible. Paso No 2 Jefe de Personal Encargado. Recibe nomina de la Secretaria Tesorería y determina. Paso No 2ª Revisa la nomina, si estas bien elaborada la firma, radica en el Libro Control. Paso No 2b Devolver al auxiliar de nomina encargado (a). Paso No 3 Jefe de dependencia. Distribuye la nomina a sus empleados para que firmen y se entrega el desprendible al empleado del valor a recibir. Firma nomina y radica en Libro Control. Envía a Oficial Personal: (0-3) Nomina

Paso No 4 Jefe de personal. Delegado recibe nomina y ordena elaborar la orden de pago al auxiliar encargado de nomina, radica en Libro Control. Revisa y analiza (0-2) Nomina (0-4) Orden de Pago Paso No 4ª Jefe de personal delegado(a). Reciben documentación, revisan nomina y devuelven a personal para que continué el tramite de egreso.

3.2 PROCEDIMIENTOS DE ELABORACIÒN, TRAMITE Y AUTORIZACIÒN Paso No 1 Funcionarios de la administración solicita vacaciones al jefe y registra en el Libro Control. Demás funcionarios ante su jefe respectivo. (0.1) Solicitud Paso No 2 Jefe de Dependencia determina: Paso No 2ª Colocar visto bueno a la solicitud. Envía a funcionario de personal delegado(a) (0) solicitud Paso No 2b Negar la solicitud y devolvería al funcionario Paso No 3 Funcionario de personal delegado(a). Verifica autorización y coloca visto bueno. (0) Solicitud

Paso No 4 Auxiliar Nomina delgado(a) a) Liquidación b) Certificación c) Resolución d) Envía Jefe de Personal delegado(a) (0-4) Liquidación de Vacaciones (0-4) Certificación (0-4) Resolución Paso No 5 Jefe de Personal delegado(a). Procede a verificar y determina: Paso No 5ª Firmar documentos si cumple todos los requisitos y radica en Libro Control. Envía a Oficial de Correspondencia Alcaldía: (0-4) Liquidación (0-4) Certificación (0-4) Resolución Paso No 5b Devolver documentación al Auxiliar de Nomina delegado(a) Paso No 6 Secretaria Alcaldía. Decepciona documentación Envía al Alcalde: (0-4) Liquidación de Vacaciones (0-4) Certificación (0-4) Resolución Paso No 7 Alcalde. Firma resolución con la notificación al funcionario Envía Secretaria Alcaldía (0-4) Liquidación de Vacaciones (0-4) Certificación (0-4) Resolución

Paso No 8 Secretaria Alcaldía. Coloca sellos y radica en Libro Control. Envía a Jefe de Personal delgado(a) (0-5) liquidación de Vacaciones (0-6) Certificación (0-7) Resolución Paso No 9 Jefe de Personal delegado(a). Traslada documentación al auxiliar liquidador para que elabore Planilla y Orden de pago. Paso No 10 Auxiliar Nomina delegado(a). Elabora documentación. (0.3) Planilla (0.4) Orden de Pago Paso No 11 Funcionario y Secretario Dependencia y/o Planeaciòn y jefe nomina delegado(a). Paso No 12 Auxiliar nomina delegado(a). Radica en el Libro Control y deshoja para archivo y continua tramite para pagos3.3 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÒN, TRAMITE Y AUTORIZACIÒN DE CESANTIAS PARCIALES Y DEFINITIVAS Paso No 1 Funcionario de cualquier dependencia Envía solicitud a Alcalde: (0.1) Solicitud Paso No 2 Alcalde. Aprueba solicitud colocando visto bueno Envía Jefe Personal delegado(a) (0.1) Solicitud

Paso No 3 Jefe de Personal delgado(a), solicita documentación al funcionario si es cesantía parcial (Previsto en la ley) según sea el caso. Paso No 4 Auxiliar nomina delegado(a). realización de la liquidación de cesantías constando contra la hoja de vida. Revisa y analiza que este bien soportada. Envía a Auxiliar de Nomina Encargado. (0.5) Liquidación Paso No 4ª Revisa liquidación y procede a elaborar la certificación y resolución y envía a jefe de personal delegado. Envía Jefe delegado(a) (0-4) Liquidación (0-5) Certificación (0-5) Resolución Paso No 5 Jefe de personal delegado(a). Verifica la documentación y determina: Paso No 5ª Si la documentación es correcta firma y radica en Libro Control. Envía a Oficial Correspondencia Alcaldía: (0-4) Liquidación (0-4) Certificación (0-5) Resolución Paso No 5b Devolver al Auxiliar Nomina delegado(a) la documentación no esta bien elaborada. Paso No 6 Secretaria Alcaldía. Recibe documentación Envía a Alcalde: (0.6) Liquidación (0.6) Certificación (0.7) Resolución

Paso No 7 Alcalde. Firma resolución con Secretaria General y notifica al funcionario. Envía a Secretaria Alcaldía. (0-4) Liquidación (0-4) Certificación (0-4) Resolución Paso No 8 Secretaria Alcaldía. Coloca sello y radica en Libro Control. Envía Oficial de Personal: (0-4) Liquidación (0-4) Certificación (0-4) Resolución Paso No 9 Jefe de personal Delegado(a). Traslada la documentación. (0-5) Orden de Pago Paso No 10 Auxiliar Nomina Delegado(a) elabora documentación (0-5) Orden de Pago Paso No 11 Funcionario firma orden de pago y y jefe de personal delegado(a) coloca visto bueno. Paso No 12 Auxiliar Nomina delgado(a). Radica en Libro Control, deshoja documentación y al archivo. Documentación para trámite de pago.

3.4 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÒN Y TRAMITE DE INTERESES A LAS CESANTIAS (TRABAJADORES OFICIALES Paso No 1 Auxiliar Nomina delegado(a). Revisa cada carpeta de funcionarios y elabora manualmente liquidación de intereses a las cesantías en borrador individualmente. Envía a Oficial de Personal: (0) Formatos de Liquidación Paso No 2 Jefe Personal delegado(a). Revisa formatos y determina: Paso No 2ª Si este bien elaborado ordena sacar los definitivos. Paso No 2b Devolver al Auxiliar Nomina delegado(a) para su corrección si están mal elaborados. Paso No 3 Auxiliar Nomina delegado. Elabora formatos definitivos para la firma del Jefe de Personal. Radica en Libro Control. (0.2) Formatos de liquidación Paso No 3ª Revisa, verifica la liquidación y determina: Paso No 3b Si están bien elaborados y liquidados. Envia a Auxiliar Nomina delegado(a) (0.3) Formatos de liquidaciòn

Paso No 3c Si están mal liquidados devolver a jefatura de Personal delegado(a) para su corrección. Paso No 4 Nomina delegado(a). Elabora planilla. Envía a Oficial de Personal: (0-3) Formatos de Liquidación (0-3) Planilla Paso No 5 Jefe de Personal delegado(a). Firma la planilla y radica en Libro Control. Envía a Alcalde: (0-3) Formatos de Liquidación (0-3) Planilla Paso No 6 Alcalde. Cada obrero firma formatos y plantilla, una vez firmados, firma y radica en Libro Control. Envía Auxiliar Nomina delegado(a) (0-3) Formatos de liquidación (0-9) Planilla Paso No 7 Auxiliar Nomina delgado(a). Elabora orden de pago, radica en Libro Control y deshoja copia para archivo. Continua tramite para pago.

3.5 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÒN Y TRAMITE DE SUBSIDIO DE ESCOLARIDAD (TRABAJADORES OFICIALES) Paso No 1 Funcionarios. Envían al Oficial de Personal. (0) Certificados de escolaridad (0) Solicitud

Paso No 2 Jefe de personal encargado. Verifica documentos Envia Auxiliar Nomina delegado(a) (0) Certificado de escolaridad (0) Solicitud Paso No 3 Auxiliar Nomina delegado(a). Elabora Nomina de subsidio. Envia a Jefe de personal delegado(a): (0.4) Nomina subsidio Paso No 4 Jefe de Personal delegado(a). Verifica nomina y determina: Paso No 4ª Si están bien elaboradas, firma y radica en Libro Control. Envía a Alcalde: (0-3) Nomina de subsidio Paso No 4b Si esta mal elaborada devolver al Auxiliar Nomina delegado(a). Paso No 5 Secretarios de despachos. Suministra nomina para que funcionarios firmen y posteriormente firme el jefe y radica en Libro Control. Envia a Auxiliar Liquidador: (0-3) Nomina de subsidio Paso No 6 Auxiliar Nomina delegado(a). Elabora la orden de pago, se registra en el Libro Control y deshoja copia para el archivo. (0.2) Nomina de subsidio

Paso No 6ª Analiza y revisa liquidación de nomina y la envían al Jefe de Personal delegado(a) para que la corrija si hay errores o continué el tramite para pago.

3.7 ELABORACION Y TRÁMITE DE AUXILIO FUNERARIO O MATERNIDAD (TRABAJADORES OFICILIALES) Paso No 1 Funcionario, Envía Jefe de Personal delegado (a): (0) Certificado (0) Solicitud Paso No 3 Auxiliar de Nomina Delegado (a). Elaborara resolución y Orden de Pago y radica en Libro Control. Envía a Oficial Correspondencia Alcaldía: (0-4) Resolución (0-5) Orden de Pago Paso No 5 Alcalde. Firma resolución con Secretaria General Y notifican al funcionario Envía a Oficial Correspondencia Alcaldía: (0-4) Resolución (0-5) Orden de Pago Paso No 6 Secretaria Alcaldía. Coloca sellos y radica en Libro Control. Envía Auxiliar Liquidador: (0-4) Resolución (0-5) Orden de pago Paso No 7 Auxiliar Nomina delegado (a). Radica en libro control, archiva copia de cada documento y dos (2) de las resolución y demás documentación, continua tramite para pago.

4. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD O DELEGACIÒN Son responsables los empleados del Municipio de Nariño, relacionados con los diferentes procedimientos, del cumplimiento de las funciones señaladas, de la integridad de los documentos que conforman las operaciones de selección, contratación, pago de nomina y demás prestaciones sociales hasta su retiro y los demás aspectos detallados a continuación:

4.1 Del proceso de selección y calificación de servicios 4.1.1 Comité asesor. En elaborar el proyecto de convocatoria, para el concurso del proceso de selección; vigilar que el concurso se realice de acuerdo a lo establecido en la convocatoria y elaborar y firmar el acta del concurso (Art. 7 Dec. 256 de 1994) 4.1.2 Alcalde y Secretario General o sus delegados. De la convocatoria para el concurso en el proceso de selección de quien deberán enviar copia a la respectiva Comisión del Servicio Civil para su registro y control. Emitir resoluciones cuando el concuerdo debe ser declarado desierto y en las que se encuentre la lista de elegibles para los empleos objeto del concurso. 4.1.3 El Jefe de Personal y sus funcionarios en los siguientes parámetros: 4.1.3.1 El reclutamiento y las inscripciones para los concursos en el proceso de selección al igual que los formularios de inscripción que para este efecto distribuya el Municipio. 4.1.3.2 Verificar que los aspirantes acrediten los requisitos mínimos señalados en la respectiva convocatoria. 4.1.3.3 De elaborar y publicar la lista de aspirantes admitidos y rechazados indicando en este ultimo caso los motivos. 4.1.3.4 De resolver en definitiva las reclamaciones formuladas por los aspirantes rechazados a participar en los concursos.

4.1.3.5 De solicitar la inscripción del empleado ante la comisión de servicio civil en donde conste bajo la gravedad de juramento, que el empleado participo en un concurso abierto, figuraba en los tres (3) primeros puestos de la lista de elegibles al momento del nombramiento del periodo de prueba, y obtuvo calificación de servicio satisfactoria para dicho periodo. 4.1.3.6 Enviar a la Comisión de Servicio Civil al empleado inscrito en la carrera administrativa que cambie de empleo por ascenso, traslado o incorporación, le será actualizada su inscripción en el escalafón un formulario que se establezca para ello. 4.1.3.7 Enviar a la Comisión de Servicio civil dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes una relación detallada de las novedades de personal, ocurridas en el mes inmediatamente anterior. 4.1.3.8 De velar por la oportuna y adecuada aplicación del sistema de calificación de servicios, para tal efecto deberá: a) Informar a los calificadores sobre las normas y procedimientos que rigen la materia. b) Suministrar oportunamente los formularios y demás apoyos necesarios para proceder a las calificaciones y evaluaciones. c) Velar porque las calificaciones y las evaluaciones se produzcan oportunamente. d) Efectuar los promedios necesarios para obtener la calificación definitiva y comunicarla al interesado. e) Presentar al Alcalde informe de los resultados obtenidos en la calificación de servicios. 4.1.3.9 Llevar un archivo con toda la documentación de todos los concursos que realice el Municipio de Nariño. 4.1.4 De los jurados de calificación. En elaborar un informe firmado de todas las pruebas aplicadas y se de la publicación de sus resultados en las carteleras de la entidad.

4.1.5 Jefe de Dependencia. De calificar al empleado en el periodo de prueba de acuerdo a lo estipulado en el decreto 256 del 28 de Enero de 1994. Articulo 43 de manera objetiva e imparcial. 4.1.6 La Comisión de Personal. De conceptuar respeto de los proyectos de insubsistencia motivada por calificación insatisfactoria de los empleados. 4.2 De nomina y prestaciones sociales Auxiliares Liquidadores. De llevar y actualizar el reporte de novedades de personal así como de liquidar los salarios de activos y pensionados, y cotejar contra las hojas de vida en el caso de retiro de personal cuando se produzcan en el Municipio de Nariño. 4.2.2 Jefe de Dependencia: a) De verificar que los funcionarios que laboren a su cargo firmen con su respectivo número de identificación las nominas correspondientes por las diferentes erogaciones salariales y prestacionales. b) Autorizar Vacaciones c) Autorizar permisos 4.2.3 Jefe de Dependencia (Autocontrol). De verificar el correcto diligenciamiento, liquidación y cumplimiento de los requisitos legales y procedí mentales en las diferentes situaciones laborales. De verificar que todas las liquidaciones lleven solo los documentos descritos en la operaciones. De efectuar los cruces de información y confirmaciones necesarias para establecer la legalidad y veracidad de las diferentes operaciones de personal. 4.2.4 Jefe de Personal. De verificar la preparación de nominas de sueldos y prestaciones sociales y firmar las resoluciones emanadas de la Alcaldía en lo que respeta a los diferentes actos administrativos de personal. 4.2.5 El Alcalde. De expedir y firmar las resoluciones de las diferentes situaciones administrativas del personal del, Municipio de Nariño.

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL INTERNO 5.1 Las funciones de la Jefatura de Personal deben estar centralizadas en un solo departamento y bajo un funcionario responsable, según lo estipule su manual de funciones y procedimientos. 5.2 en le proceso de selección y calificación de servicios solo intervendrán los funcionarios responsables denominados para tal fin. 5.3 El funcionario responsable de calificar y el del empleado que deba solicitar la calificación en casos de periodos de prueba y en carrera administrativa serán sancionados disciplinariamente lo previsto en el Articulo 43 y 60 del Decreto 256 de Enero respectivamente, y de sus posibles modificaciones de que sea objeto posteriormente. 5.4 La revisión selectiva efectuada al proceso de selección, nomina y tramite de las diferentes prestaciones sociales por la oficina de Control Interno y de Gestión se podrá efectuar durante cualquier paso de los presentes procedimientos o en forma posterior a los mismos entendiéndose esta labor como una prueba de Auditoria que no involucra responsabilidad ni autoridad administrativa. La responsabilidad la asume cada funcionario participe de acuerdo con las funciones señaladas en el presente manual de control interno. 5.5 No se efectuara de prestaciones sociales y de resoluciones por separado. 5.6 Ningún funcionario del Municipio de Nariño excepto los señalados en el presente procedimiento y de conformidad con el mismo podrá portar documentos relacionados con el mismo. 5.7 Ningún funcionario del Municipio de Nariño podrá efectuar gestiones personales tendientes a acelerar los trámites ante los responsables del presente procedimiento en cuanto a liquidación de prestaciones sociales. 5.8 Los funcionarios participes en el procedimiento de selección, contratación, liquidación de nomina y prestaciones sociales deberán mantener sus sellos bajo llave.

5.9 Toda devolución de una liquidación de nomina o prestaciones sociales debida a anomalías, inconsistencia y/o errores imputables a un funcionario de personal se le notificara a los Asesores de Cuenta mediante memorando para que corrija el respectivo inconveniente. 5.10 Los funcionarios partícipes en el procedimiento de liquidación de nomina y demás prestaciones sociales responderán disciplinariamente y administrativamente, según el caso por la perdida, adulteración e integridad física de los documentos que integran el mencionado procedimiento. 5.11 Los funcionarios participes en el presente procedimiento deberán ejecutar sus funciones conforme a el orden y oportunidad descritos, no se podrá bajo ninguna circunstancia obviar pasos o realizarlos en secuencia distinta.