ALCALDIA MUNICIPAL DE OVEJAS

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

TABLA DE CONTENIDO

1. ESPECIFICACIONES DEL MANUAL

OBJETIVOS CONTENIDO ESTRUCTURA UTILIZACIÓN

2. ASPECTOS GENERALES CONCEPTOS SOBRE LA AUDITORIA Característica de la Gestión de Auditoria Técnicas de verificación Determinación de las técnicas y prácticas aplicables Normas de auditoria generalmente aceptadas

NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO EN LA ENTIDAD RELACION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO EN LA ENTIDAD Relación de la Oficina Asesor de Control Interno con el Alcalde Relación de la Oficina de Control Interno con los demás dependencias de la Alcaldía de Ovejas 3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO MARCO GENERAL FUNCIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Funciones Generales Funciones por área

ALCANCE Y ATRIBUCIONES DE LABORES DE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO FRECUENCIA Y EXTENSION DE LAS REVISIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO PROGRAMAS DE AUDITORIAS Contenido de los programas de trabajo Seguimiento del programa de auditoria Acciones obligatorias

1. ESPECIFICACIONES DEL MANUAL

OBJETIVOS

Este documento tiene por objeto servir de herramienta de consulta para el personal adscrito a la Oficina de Control Interno del Municipio de Ovejas, como guía de comportamiento en el desarrollo de funciones y tareas que le han sido encomendadas.

CONTENIDO GENERAL

El manual contiene en su primera parte los conceptos básicos precisos que enmarcan la actividad de la Oficina de Control Interno, las técnicas de verificación, la metodología de trabajo que se pretende utilizar, la elaboración y presentación de informes.

Además hay una segunda parte que contiene la metodología para el seguimiento y evaluación de los elementos que conformen el Sistema de Control Interno. ESTRUCTURA

El presente manual contiene la siguiente estructura:  Índice del Contenido  Concepto Generales: Contiene información especializada sobre Auditoria.  Actividad de la Oficina Asesora de Control Interno: Contiene información sobre el seguimiento de procesos desde el punto de vista del Control.  Evaluación de Control Interno: Contiene la descripción detallada de los procedimientos de auditoria a los procesos del Municipio de Ovejas.  Fecha que entra en vigencia el Manual

UTILIZACION DEL MANUAL

El presente manual es la guía de actividades de la Oficina Asesora de Control Interno. Su manejo esta a cargo de los funcionarios adscritos a la Oficina. Su mantenimiento y actualización están asignados al Jefe de la Oficina.

2. ASPECTOS GENERALES

CONCEPTO SOBRE LA AUDITORIA INTERNA

La auditoria interna es fundamentalmente un control de controles, es una actividad independiente dentro de la organización, cuya finalidad es examinar las operaciones ordinarias de la entidad para determinar que los procedimiento aplicados se ajusten a las normas en cuanto la documentación requerida, etapas dentro del proceso y vigilancia de las áreas sobre los puntos de control correspondiente, en otras palabras es un Control Integral de gestión que funciona sobre la evaluación de otros control.

Debidos a su contacto con el personal de la entidad y el conocimiento de los detalles de las operaciones, la Oficina de Asesora de Control Interno debe estar en capacidad de asesora y recomendar los ajustes que se consideren necesarios para la eficiente funcionamientos de los procesos.

Así mismo, la Oficina de Asesora de Control Interno debe servir de receptor de sugerencias para cambios en los procedimientos de Control Interno, las cuales debe estudiar y documentar sometiéndolos a consideración del Alcalde para su aprobación.

La responsabilidad de la Oficina de Asesora de Control Interno en el desarrollo, mantenimiento y evaluación de las funciones de Control Interno constituye su principal contribución al propósito de evitar errores o desviaciones, así como propender por el mejoramiento de la gestión de la entidad.

Necesariamente la Oficina de Asesora de Control Interno debe tener el reconocimiento y aceptación no solo de los niveles jerárquicos, sino, de toda la organización, para garantizar su independencia, su labora didáctica y el beneficio para la entidad como consecuencia de sus actividades.

En la administración moderna se dice que los servicios prestados por una Oficina de Asesora de Control Interno debidamente estructurada y funcional a través de sus recomendaciones constructiva, sustentadas en informaciones apropiadas e imparciales, ayudan a las soluciones de muchos problemas relacionados con la gestión.

En la mayoría de las entidades del Sector Público a pesar de la normatividad existente, se presentan numerosas y complejos problemas administrativos, financieros, contables, operacionales y técnicos, por la cual la dirección tiene que contar con una unidad funcional especializada que coordine y evalúe el Sistema de Control Interno a fin de disminuirle el riesgo de ocurrencia de tales problemas.

El alcalde debe mantener informado permanentemente acerca de lo que está ocurriendo en la entidad en sus distintos niveles.

La Oficina Asesora de Control Interno es un medio asesor del Alcalde para tener información sobre la regularidad en los procedimientos ordinarios y sobre los insucesos que se detecten.

La información proporcionada por la Oficina Asesora de Control Interno al Alcalde permite una clara identificación de los problemas y de sus probables soluciones, mejorando así el funcionamiento de la entidad, disminuyendo costos e incrementando la eficiencia y la productividad.

2.1.1 Características de la gestión de auditoria

a. La gestión de auditoria interna es un examen que incluye evaluaciones, análisis,

revisiones,

diagnósticos,

indagaciones,

recomendaciones y

seguimiento a los informes. b. La gestión de auditoria interna es objetiva, y supone la condición de independencia del auditor respeto a las actividades a realizar, en

consecuencia

el

auditor

debe

mantener

una

aptitud

mental

no

comprometida de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. c. Es sistemáticamente planeada. d. Es dirigida por un auditor profesional o equivalente. e. Cubre los procedimientos y sistemas de Control Interno establecidos. f. Se efectúa de manera perceptiva o posterior a la ejecución de las operaciones.

2.1.2 Técnicas y métodos de evaluación del sistema de control interno Técnicas de Verificación Ocular

2.1.2.1 Comparación: Observar la similitud o diferencia de dos o más conceptos. Frecuentemente es útil comparar precios de compra, grados de utilización de equipos cobertura en la prestación de servicios, etc., entre dos o más dependencias.

Una gran parte de la auditoria se fundamenta en la comparación de resultados o realidades contra criterios aceptables, normas de calidad, rendimiento, indicadores de gestión, facilitando de esta forma la evaluación por el auditor y la formulación de las conclusiones y recomendaciones.

2.1.2.2 Observación: Es considerada la más general de las técnicas de auditoria y su aplicación es de utilidad en casi todas las fases del examen. Por medio de las de el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones al darse cuenta personalmente, de manera abierta o discreta como el personal realiza las operaciones. En su aplicación más común; el auditor puede obtener la certeza de que los inventarios fueron tomados de manera satisfactoria, observando de manera como se realiza la toma física del mismo. En dicha operación el auditor

observa las actividades del personal de la entidad en lugar de efectuar la toma física del inventario.

2.1.2.3 Revisión Selectiva: Constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen y otras circunstancias no puedan estar comprendidas en la revisión o constatación mas detenida o profunda.

2.1.2.4 Prueba de Recorrido: Seguir una operación de un punto a otro dentro su procesamiento.

Al revisar y evaluar el Sistema de Control Interno es muy común que el auditor selecciones algunas operaciones o transacciones representativas típicas de cada clase o grupo con el objeto de hacer seguimiento desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. Técnicas de Verificación Física

2.1.2.5 Inspección y Verificación: La inspección involucra al examen física y ocular de algo. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado a la constatación de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos, y similares. La verificación de activos tales como documentos por cobrar, títulos, acciones y otros similares, se efectúa mediante la técnica de la inspección.

Técnicas de Verificación Verbal

2.1.2.6 Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho.

El ejemplo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve mas como apoyo que como evidencia directa en el juicio del auditor.

Cualquier pregunta dirigida la personal de la entidad o hacia tercero que pueden tener conocimiento sobre las operaciones de la misma, constituye la aplicación de esta técnica.

2.1.2.7 La entrevista: Se utiliza fundamentalmente para recolectar información cualitativa y se debe realizar con las personas responsables e involucradas en el proceso.

Pueden realizarse mediante cuestionarios o preguntas abiertas que permitan conocer las características generales del proceso aprovechar o mediante preguntas que brinden información mas detallada. Técnicas de Verificación Escrita

2.1.2.8 Conciliación: Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre los conceptos interrelacionados.

El ejemplo mas común de esta técnica es la conciliación bancaria, que consiste en identificar las diferencias entre el saldo del extracto bancario y el saldo en libros, de la cuenta bancaria, en este caso, siempre que existan las fuentes independientes de datos organizados de la misma base, la técnica de conciliación puede ser aplicada.

2.1.2.9 Sinopsis: Es la esquematización, agrupación o resumen escrito que permiten un amor percepción y claridad de los distintos elementos significativos de un proceso.

Técnicas de Verificación Documental

2.1.2.10 Confirmación: Consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la afirmación escrita de una persona o

institución independiente de la entidad y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada.

Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de esta técnica tenga valor, indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los medios para efectuar la confirmación.

2.1.2.11 Comprobación: Examinar verificando la evidencia que respalda una operación o apto para demostrar su autenticidad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.

Dicho examen debe cubrir los siguientes puntos:

a. Obtener una razonable seguridad respeto a la autenticidad del documento. Es indudable que el auditor debe estar alerta para detectar cualquier documento fraudulento. b. Se debe examinar que la operación se realice en interés de la gobernación. c. Se debe tener la seguridad de que la operación ha sido aprobada por el funcionario competente, mediante firmas autorizadas en los documentos que la fundamenta. d. Se debe determinar, si las operaciones han sido registradas en forma correcta.

Los cuatro puntos mencionados son considerados por el auditor al examinar los documentos originales y aceptar estos como elementos de juicio de una operación.

2.1.2.12 Computación: Hace referencia al cálculo o conteo de datos numéricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas.

Es inconveniente resaltar que esta técnica prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo; por lo tanto, se requerirán de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determina transacción. En general cualquier operación matemática puede ser sujeta a error humano por lo tanto la verificación selectiva o global de dichas operaciones es un requisito indispensable en una auditoria. Métodos

2.1.2.13 Métodos de Narración: Consiste en la descripción mas detallada de los procedimientos más importantes de la administración y las características de control interno diseñado para las distintas áreas mencionando los registros y formularios que intervienen en el proceso.

2.1.2.14 Método de Cuestionario: este consiste en convertir en preguntas todas las normas de control interno, de tal manera que una respuesta afirmativa indicuela existencia y observación de la norma, y una respuesta negativa indique la ausencia de la misma. Es utilizado cuando se requiere obtener información de un número representativo de personas. La elaboración del cuestionario requiere determinar exactamente la información que se necesita, las personas que puedan brindar esa información y definir las preguntas indispensables dándole un orden lógico.

La aplicación del cuestionario permite servir de guía para relevar y determinar las áreas críticas de una manera uniforme, facilitando la preparación de la carta de control interno.

2.1.2.15 Diagrama de Movimientos: Consiste en describir objetiva y gráficamente, de manera secuencial los procedimientos mediante la utilización de símbolos convencionales y de aplicaciones que en una idea completa de los

2.1.4 NORMAS DE AUDITORIAS GENERALMENTE ACEPTADAS

Las normas de auditoria generalmente aceptadas son:

2.1.4.1 Normas Generales: El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores.

En todos los asuntos relacionados con el examen del trabajo encomendado, el o los auditores auxiliares mantendrán una actividad mental independiente.

Se ejercerá el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe.

2.1.4.2 Normas Relativa a la Ejecución del Trabajo: El proceso metodológico de la Oficina Asesora de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Ovejas, comprende cinco fases cuyas secuencias no necesariamente deben seguir con absoluta rigidez, de tal manera que pueda ser posible adelantar alguna de ella en forma simultánea e inclusive fusionar las dos primeras fases si las características especiales de trabajo así lo requieren.

Para el cumplimiento de estas frases se utilizaran papeles de trabajo los cuales están constituidas por formatos y documentos en donde se registra la información completa y suficiente obtenida durante la etapa de conocimiento preliminar, de análisis de situaciones, de reconocimiento y seguimiento.

2.1.3 DETERMINACION DE LS TECNICAS Y PRÁCTICAS APLICABLES

Es el criterio profesional del auditor el que debe determinar la combinación de las técnicas o prácticas mas adecuadas, que le proporcionen la evidencia necesaria y

suficiente certeza para fundar sus opiniones y conclusiones de tal manera que estas sean objetivas y profesionales.

En el caso de cualquier operación, actividad, área o rubro el auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Es lógico que el posea la habilidad, juicio y prudencia de escoger la mas efectiva, eficiente y económicas de estas herramientas de auditorias, de acuerdo con las circunstancias que la rodean en un determinado momento de trabajo.

Las tareas son las siguientes: FASE No. 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR

a) Objetivo: Una vez seleccionada el área o proceso objeto de análisis se procederá a su procedimiento global y a definir el objeto general del trabajo a realizar, su alcance general y el equipo básico de personas que lo ejecutaran. b) Acciones Básicas:  Recoger información y conocer, en general, el área o proceso que se va a analizar, lo cual se lograra mediante la consecución y consulta de

documentos,

la

realización

de

entrevistas,

inspecciones,

encuestas y otra técnica que se considere pertinente.  Determinar el objeto general de las labores a realizar, el cual debe fundamentarse en las circunstancias que motivaron su realización y el conocimiento general que se haya adquirido del área o proceso.  Definir el alcance general del trabajo a realizar, fijar los necesarios y el tiempo estimado para desarrollar las acciones.

c) Productos: Resumen de la información básica del área o proceso analizada. FASE No. 2: PLANTEAMIENTO DEL TRABAJO:

a) Objetivo: Con base en el análisis de la información general obtenida del área proceso se identifican sus aspectos claves, los puntos que se consideren críticos con el fin de determinar los objetivos y alcances específicos del trabajo.

b) Acciones Básicas:  Seleccionar y analizar la información específica del área o proceso de acuerdo con el conocimiento adquirido en el primera fase.  Precisar los aspectos claves y los puntos críticos del área o proceso, es decir, aquellos que merezcan especial atención por su incidencia en los resultados de la gestión, por su importancia dentro de los planes y programas establecidos o por que implican decisiones o tiene ingerencias en ellas.

También se identificaran aquellos aspectos relevantes que a juicio de quienes vayan a realizar el análisis del área o proceso, presenten inconvenientes o problemas.  Definir los objetivos y alcances específicos del trabajo con fundamento en el resultado del análisis de la información específica.

El alcance se definirá teniendo en cuenta, entre otros aspectos, el contenido del trabajo; el tamaño de la muestra que se va a analizar, la ubicación geográfica del área del análisis, y el número de recursos disponibles para su ejecución.

 Determinar los criterios que servirán de base para el trabajo, estos es, definir con precisión los parámetros que permitirán confrontar en el análisis de situaciones, lo que estaba sucediendo, con lo que debe ser y así, poder identificar las desviaciones existentes en cada caso.

Estos criterios están constituidas por normas internas y externas aplicables en la Alcaldía a políticas, objetivos, planes, programas metas, estándares, indicadores, además por la experiencia y buen juicio de quienes realizan el análisis.  Elaborar el plan de trabajo específico en el cual deberá consignarse los resultados de las acciones señaladas en esta fase en el correspondiente programa de trabajo.

c) Productos:  Plan y programa de trabajo específico.  Listado de aspectos claves y puntos críticos.  Listado de criterios para el análisis a realizar. FASE No. 3: EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS ESTABLECIDOS

a) Objetivo: Evaluar la idoneidad y efectividad de los controles establecidos y aplicados a las diferentes dependencias como parte integral del sistema de control interno, con el fin de identificar, tanto las situaciones positivas como críticas analizando las causas y efectos, para proponer recomendaciones y alternativas de soluciones orientadas a eliminar las causas detectadas y mejorar el sistema de control interno y, consecuencialmente, la gestión en el área o proceso objeto de análisis.

b) Acciones Básicas: Estas se circunscriben, fundamentalmente, al análisis de los elementos esenciales del sistema de control interno y de sus principios básicos señalados en los capítulos II y III de este documento.

Las acciones son:  Examinar los aspectos relacionados con la misión de la entidad y de cada uno de las dependencias, sistema de planeación existente, organización (funciones, normas, procedimientos, etc.), idoneidad del recursos

humano,

sistema

de

información

(aplicaciones

sistematizadas, formas preimpresas, flujos de correspondencias, etc.) y sistema de verificación (practicas sanas de control).  Analizar conjuntamente con las personas responsables de la ejecución de actividades las situaciones significativas y relevantes con fundamento en los criterios establecidos e identificar sus causas y efectos para presentar recomendaciones tendientes a mejorar la gestión.  Identificar las amenazas, oportunidades, debilidades y fortaleza del área procesos o dependencia objeto de análisis.

c) Productos:  Listado de las situaciones, de sus causas y efectos.  Listado de las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.  Listado de recomendaciones.

FASE No. 4: COMUNICACIONES DE RESULTADOS

a) Objetivos: Suministrar a la administración Departamental información útil, veraz y oportuna, en relación con los resultados del trabajo que se hubiere llevado a cabo, recomendando acciones preventivas y correctivas a mejorar la gestión. b) Acciones Básicas:

 Dar informe de avances verbales o escritas al Alcalde y a los responsables del proceso, área o dependencia que su hubiera analizado.  Presentar el informe final al Alcalde y a las demás dependencias que tengan relación con el área o proceso analizado, suministrando información importante y de trascendencia para la toma de decisión.

c) Productos: Informe Final

Contenido de informe final: El informe debe constituirse en un instrumento base de gestión. Su redacción debe ser clara sin ambigüedad y evitando la utilización de expresiones que puedan generar hostilidades y fricciones.

El informe contendrá, fundamentalmente, los siguientes aspectos:

1. Presentación:  Antecedentes y objetivos del trabajo realizado.  Información básica del área o proceso objeto de análisis.

 Alcance o cobertura del trabajo realizando (Se precisaran las áreas, procesos y operaciones analizadas y el período que fue objeto de análisis).  Metodología y técnicas empleadas.

2. Situaciones

encontradas:

Se

indicaron

las

situaciones

positivas

encontradas y las que presentaron desviaciones identificando sus causas y efectos con claridad.

3. Recomendaciones: Deberán describirse con precisión de tal manera que el contenido de ellas surja la elaboración del respectivo plan de mejoramiento. Este plan será elaborado por los responsables de la ejecución de las actividades en las señaladas y concertadas con la oficina Asesora de Control Interno Municipal. En su contenido se indicara los resultados esperados, el tiempo estimado para lograrlos y los funcionarios responsables de la ejecución de cada actividad.

4. Anexos: Cuando en aras de mayor claridad se justifican los anexos, el informe los incluirá en ellos se consignaron los datos que resultaron inconvenientes introducir en el texto del informe, por cuanto podría distraer la atención de sus destinatarios.

FASE No. 5: SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

a) Objetivos: La labor de la Oficina Asesora de Control Interno Municipal no concluye con la producción y remisión del informe final, pues debe realizar el seguimiento a las acciones señaladas en el plan de mejoramiento para determinar su efectivo cumplimiento.

b) Acciones Básicas:

 Efectuar seguimientos periódicos a través de visitas en las áreas que fueron objetos de análisis o mediante solicitudes escritas de información dirigidas a los directivos responsables de la ejecución de las acciones de mejoramiento.  Elaborar informes escritos sobre el resultado de las acciones de seguimiento adelantados.

c) Productos: Informes en cuyo texto se describirá el estado actual de las situaciones que fueron observadas en el trabajo objeto de seguimiento. También podrán señalarse nuevas recomendaciones, si fuera pertinente.

NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO EN LA ENTIDAD

En virtud de los dispuesto en los Artículos 209 y 269 de la Constitución Nacional la Alcaldía implanta sus sistemas de Control Interno mediante Decreto No. ( ) de, concibiéndolo como un sistema integral con diferentes componentes de gestión, orientados a procurar mayor eficiencia en el cumplimiento de la misión de la Alcaldía Municipal de ovejas.

Este sistema esta conformado no solo por los instrumentos de verificación con que cuenta la entidad sino también por otros elementos de gestión, como son las políticas definidas por la administración, sus planes generales y específicos, los métodos utilizados para su seguimiento, su organización que comprende una adecuada estructura orgánica, la regulación formal de sus procedimientos, la identificación formal de sus funciones generales en áreas y específicas en los cargos y la segregación de las mismas, así como la delimitación expresa de las líneas de autoridad y sus encargos.

También integra este sistema los instrumentos de que dispone la entidad para una adecuada selección y capacitación del personal; la aplicación de autocontroles en los procesos y la operación de sus sistemas de información y de sus aplicaciones.

Estos elementos del sistema de control están presentes en toda la organización de la Alcaldía Municipal de Ovejas, razón por la cual la responsabilidad de su implantación y eficaz aplicación no es solo de una dependencia en particular sino de todas las distancias y niveles de la administración, en especial, de cada uno de los directivos tiene labor preponderante en la ejecución de estas acciones.

Este enfoque ha sido aceptada por los distintos niveles de la administración y ha venido abriendo paso a una nueva cultura institucional de control, de manera que, en las circunstancias actuales se concibe el “EL AUTOCONTROL” como un instrumento importante par mejorar la gestión en la administración.

En suma, el Control Interno en la entidad es un sistema integrado por la articulación de diferentes elementos y acciones que desarrollan las diferentes áreas administrativas y operativas, con el objeto básico y primordial: “El cumplimiento de la misión de la Alcaldía de Ovejas procura el mejoramiento permanente de la calidad en el trabajo”. 2.3 RELACION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO CON LA ENTIDAD

2.3.1 RELACION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO CON EL ALCALDE: La relación del señor Alcalde con la Oficina Asesora de Control Interno esta dirigida a:

1. Determinar las políticas a seguir: El Alcalde define mediante instrucciones específicas a la Oficina Asesora de Control Interno las políticas de administración en materia de Control Interno; además le suministra información de carácter

general sobre políticas gubernamentales relativas a este ramo que afecte a la alcaldía.

2. Determinar las actividades a realizar: El Alcalde establece el marco de referencia de las Actividades de la Oficina Asesora de Control Interno, mediante la aplicación de sus programas de trabajo, la recepción de sus informes, el estudio de sus sugerencias y la asignación de revisiones especiales que se consideren prudentes en casos puntuales.

3. Respaldar las actividades de la Oficina Asesora de Control Interno Departamental: El Alcalde establece ante las diferentes dependencias de la Alcaldía la importancia de las actividades de la Oficina Asesora de Control Interno, destacando su relación de dependencia directa del Alcalde, y su independencia respecto a las demás áreas y estimulando la necesaria cooperación de todo el personal para la normal realización de sus funciones.

4. Proporcionar los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Oficina Asesora de Control Interno: El Alcalde aprueba el suministro oportuno de los recursos humanos, físicos y financieros que requiere la Oficina Asesora de Control Interno para garantizar el buen éxito de sus funciones.

5. Atender las recomendaciones de la Oficina Asesora de Control Interno Municipal: El Alcalde, previos los estudios sobre conveniencias y factibilidades de las soluciones propuestas por la Oficina Asesora de Control Interno, debe tomar las disposiciones necesarias para que los ajustes, correcciones y modificaciones a los procedimientos se apliquen en beneficio de la administración.

2.3.2 Relación de la Oficina Asesora de Control Interno con las demás dependencias de la Alcaldía

Todos los funcionarios deben tener pleno conocimientos de los aspectos de control involucrados en los procesos que ellos ejecutan en la administración, las políticas y procedimientos que deben atender el cumplimiento de sus funciones, el cual deben proceder a revisar que la exactitud y oportunidad de sus propias acciones correspondan a la calidad y resultado de los que son particularmente responsables, sin consideración a que tales acciones y resultados sean revisados y aprobados por otro funcionario.

Igualmente, cada funcionario es responsable por los bienes y activos de la Alcaldía de Ovejas confiados a sus cuidados, independientemente de que otros funcionarios practiquen los controles respectivos.

La existencia de la Oficina Asesora de Control Interno Municipal no puede exonerar a los funcionarios de responsabilidad sobre las funciones de control que se le han asignado.

Además la Oficina Asesora de Control Interno Municipal no puede participar en ningún momento en las operaciones de la administración, para poder mantener su independencia. El auditor es responsable ante el Señor Alcalde, y por lo tanto no esta obligado a dar cuenta de sus acciones a otras dependencia, aun cuando si debe proporcionar información sobre procedimientos de control cuando lo sea requerido.

La Oficina Asesora de Control Interno Municipal depende para su eficacia del apoyo total del señor Alcalde, del acceso directo al despacho del mismo, que se tomen las medidas necesarias para que sus hallazgos produzcan las acciones correctivas y los ajustes recomendadas.

3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO MUNICIPAL

3.1 MARCO GENERAL

La labor de la Oficina Asesora de Control Interno se relaciona directamente con la organización misma y con los controles de su gestión. Su interés sobre los procedimientos de control así como su efectividad y cumplimiento, deberá ser igual que sobre los resultados o productos finales o aun mayores. Es evidente que si los controles han sido apropiadamente establecidos y aplicados, los resultados finales o productos habrán de ser correctos.

A la Oficina Asesora de Control Interno le corresponde de manera general comprobar la eficiencia de las operaciones, el cumplimiento de los procedimientos establecidos, el acatamiento de las normas, el cumplimiento de los requisitos documentarios y seguridad aplicada en los bienes y valores.

3.2 FUNCIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

3.2.1 Funciones Generales: A efectos de alcanzar los objetivos indicados en el punto anterior, la Oficina Asesora de Control Interno, le compete adelantar acciones de apoyo y asesoría al Alcalde, a las diferentes secretarias y oficinas asesoras a través de:

a) Evaluar y verificar, de manera selectiva, la legalidad y confiabilidad de la información financiera.

b) Evaluar la eficiencia, eficacia y economía en el manejo de los recursos humanos, financieros y físicos de la administración y determinar, si es del caso las necesidades de regulación interna o de ajustes a la misma para el mejoramiento de la gestión (control de gestión)

c) Evaluar la ejecución de la normatividad, aplicable a los procedimientos adoptados para llevar a cabo los procesos de gestión, procurando identificar las dificultades existentes para su uso y los ajustes que sean necesarios para su mejoramiento (controles de gestión de legalidad).

d) Evaluar el cumplimiento de las políticas, objetivos, planes, programas y la economía y eficiencia en su ejecución (controles de gestión y resultados)

e) Valorar la rentabilidad publica de la gestión en la Alcaldía conforme a las pautas que para este efecto, señale y desarrolle la controlaría (control de gestión)

f) Verificar la confiabilidad seguridad y oportunidad

de la información y

sistemas computarizados.

A continuación se definen, por áreas en la administración, las acciones de control que corresponden ejecutar a la Oficina Asesora de Control Interno.

3.2.2 Funciones por Áreas

a) Área Administrativa: Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para la selección, evaluación y autorización de novedades de personal.

Analizar los programas de desarrollo y bienestar y evaluar su ejecución.

Evaluar la oportunidad para la autorización de las diferentes situaciones administrativas para el reconocimiento de salarios y prestaciones sociales de conformidad con la normatividad vigente.

Evaluar la razonabilidad y oportunidad de adquisiciones y contratación de servicios.

Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para las adquisiciones, almacenamiento e inventario de bienes y contratación de servicios de conformidad con la normatividad vigente.

b) Área Financiera: Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados en las operaciones contables, presupuestales y de tesorería de conformidad con la normatividad vigente.

Evaluar la rentabilidad de las operaciones financieras.

Evaluar el presupuesto programado para cada vigencia, con sus ajustes y ejecución.

Verificar la oportunidad y confiabilidad de los pagos que se hacen por concepto de adquisición de bienes y servicios.

Evaluar el manejo de los recursos patrimoniales de la entidad, así como los provenientes de los créditos.

c) Área operativa: Analizar la eficiencia, eficacia y legalidad de las acciones desarrolladas

por

la

administración,

evaluando

los

procedimientos

utilizados.

Evaluar la aplicabilidad y funcionalidad de los instrumentos metodológicos utilizados para el cumplimiento de la gestión.

d) Área de Sistemas: Analizar el programa de sistematización en la entidad, su ejecución y conformidad con las políticas establecidas en esta materia.

Evaluar las seguridades físicas de los equipos de cómputo y sistemas de acceso a las aplicaciones computarizadas.

Evaluar la existencia, actualización y seguridad física de los archivos de respaldo.

Evaluar la eficiencia y eficacia en la utilización de los equipos de cómputo y de las aplicaciones sistematizadas.

Verificar la existencia, aplicación y funcionalidad de la documentación, y del soporte técnico, necesario para el manejo de los sistemas de información y de los equipos de cómputo.

3.3 ALCANCE Y ATRIBUCIONES DE LAS LABORES DE LA OFICINA ASESROA DE CONTROL INTERNO

Las funciones establecidas para la Oficina Asesora de Control Interno deben tener una amplia divulgación en todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Ovejas, para que su naturaleza sea conocida por todos los niveles.

Aun cuando las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Control Interno son específicas, el alcance de sus actividades no debe estar limitado, con el propósito de que en caso necesario pueda ampliar el radio de sus acciones al cubrimiento de eventos, documentos, productos o resultados que pudieran aportar claridad a sus revisiones.

Los funcionarios de la Oficina Asesora de Control Interno tendrán libre acceso a las diferentes dependencias de la Administración Municipal y podrán examinar el contenido de todos los libros, registros y documentos, así como verificar la existencia de bienes, valores y demás activos de la Administración Municipal.

3.4 FRECUENCIAY EXTENSION DE LAS REVISIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

De conformidad con los resultados obtenidos en las visitas procedentes, la Oficina Asesora de Control Interno, determinara la mayor parte o menor intensidad y frecuencia con que cada dependencia se revisa, así como los puntos del programa en los que habrá de ponerse particular énfasis.

El jefe de la Oficina Asesora de Control Interno dispondrá que, ocasionalmente, se varía la extensión de alguno o algunos de los objetivos de las visas regulares, con el propósito de que se exploren especialmente algunos aspectos que se consideren de importancia.

Cualquier variación en la extensión de algunas visitas y sus énfasis requerirá de instrucciones especiales en la correspondiente asignación de tareas. 3.5 PROGRAMA DE AUDITORIA

3.5.1 Contenido de los Programas de Trabajo: Toda labor de auditoria debe ser controlada por medio de la utilización de programa de trabajo.

Estos programas son planes que se hacen previamente a los trabajos que han de efectuarse y deben responder a la recopilación razonable metódica y pormenorizada de práctica comunes de auditoria y evaluaciones de Control Interno basada en precepto oficiales de cumplimiento obligatorio y en procedimientos técnicos generalmente aceptados, aplicable total o parcialmente a todas las actividades y procedimientos a la administración.

El programa de auditoria es un esquema detallado del trabajo por realizar, de los procedimientos a aplicar y de los recursos involucrados, en el que se determina la

extensión y oportunidad, así como los papeles de trabajo que deben ser elaborados.

El resultado de la planificación adecuada y ha de ser una orientación para el funcionario que realiza la auditoria y una guía para la eficaz realización de su trabajo.

3.5.2 Seguimiento del Programa de Auditoria: Los objetivos y procedimientos de auditoria detallada para las diferentes áreas de la administración, no tiene el carácter de ser único y rígido para el cumplimiento de los propósitos buscados, el fin presente documento es proporcionar una guía de carácter general que oriente las actividades del funcionario de la Oficina Asesora de Control Interno Municipal, pero sin limitar sus acciones al simple diligenciamiento de formularios. El auditor es ante todo un profesional que aplica su conocimiento y criterios a los mejores resultados de su trabajo con disposiciones positivas y deseo de mejorar la administración Municipal.

En el desarrollo del trabajo de auditoria, los procedimiento, funcionarios y papeles de trabajo deben ser actualizados y modificados de acuerdo a nuevas circunstancias, observaciones, sugerencias y recomendaciones que de el resulten.

Los planes y programas de auditoria deben ser flexibles. Los acciones sugeridas y los procedimientos recomendados representan las experiencias que resultan útiles para lograr los objetivos de verificación. Se espera que el funcionario de la Oficina Asesora de Control Interno Municipal, seleccione los procedimientos que a su criterio se requieran en las verificaciones sobre el control, utilizando los procedimientos indicados en la presente guía, completándolos con otros procedimientos para lograr los objetivos previstos.

Dentro de estos criterios de flexibilidad, el funcionario tendrá que justificar en su informe cualquier variación importante que halla juzgado en los programas que se le ha confiado.

3.5.3 Acciones Obligatorias: En el desempeño normal de sus actividades, el funcionario de la auditoria se vera precisado a consultar frecuentemente las regulaciones

internas

sobre

procedimiento

y

políticas

generales

de

la

administración. Por consiguiente, además de mantener un conocimiento al día en las leyes, decretos, reglamentos, actas, circulares y demás disposiciones vigentes, deben utilizar como guía el Manual de Control Interno en el cual se cita la normatividad pertinente a cada proceso además de las autorizaciones necesarias y seguridades con que deben manejarse los procedimientos y bienes de la Alcaldía.