RESUMEN DE LA SOLUCIÓN CA SERVICE MANAGEMENT - GESTIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE

¿Cómo puedo gestionar mejor mis activos de software y reducir los riesgos que conllevan las auditorías de conformidad?

CA Service Management le ayuda a saber qué activos de software se utilizan, a agrupar y distribuir software que no se esté utilizando para aplicarlo allí donde sea necesario, y a reducir los riesgos que comportan las auditorías de los distribuidores de software.

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Resumen ejecutivo Reto En un entorno donde se requiere que los departamentos de TI hagan más por menos, se hace preciso gestionar el software con eficacia para garantizar que el dinero se invierte en TI de la mejor manera. Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no gestionan dichas inversiones con eficacia. Suelen recurrir a hojas de cálculo o bases de datos que ellas mismas elaboran para hacer un seguimiento del uso y el aprovechamiento de las licencias de software. Tienen dificultades para saber qué licencias de software se están empleando y cuáles quedan libres y disponibles. La organización acaba por adquirir software que realmente no necesita y no consigue mantener bajo control la conformidad con las condiciones de uso de las licencias. Como resultado, incurre en elevados gastos generales correspondientes al software y la empresa se expone a un riesgo significativo, derivado de posibles infracciones que se detecten durante las auditorías que examinan la conformidad con las condiciones.

Oportunidad Las capacidades de gestión de activos de CA Service Management proporcionan una solución líder del mercado, diseñada para ayudarle a mejorar la gestión financiera, contractual y operativa de los activos de TI (hardware y software) a lo largo de su ciclo de vida. Se han diseñado expresamente para abordar las necesidades de los proveedores de servicios y las grandes empresas como parte de una completa solución de gestión de servicios. La solución permite gestionar de manera integral los activos en los que se fundamentan los servicios de TI, desde la solicitud hasta la retirada, y ofrece visibilidad y control financieros sobre dichas inversiones.

Ventajas Una solución completa de gestión de ciclos de vida de activos ofrece un retorno de la inversión demostrado para controlar el gasto en TI, permitir la conformidad con la normativa y las políticas y mejorar la prestación de servicios. Las capacidades de gestión de activos de CA Service Management le permiten saber mejor qué activos se encuentran en uso y cuáles están disponibles. Se encuentra en mejor posición para reasignar licencias de software donde se requieran y retirar activos que ya no aportan valor al negocio. Como resultado, se reducen los gastos derivados de adquisiciones innecesarias y los costes generales de TI. Además, las capacidades de elaboración de informes mejoran enormemente las negociaciones con los distribuidores, la gestión de la conformidad con las condiciones del software y la reacción ante las auditorías. A su vez, esto reduce los costes derivados de los distribuidores y los riesgos que suponen las auditorías de software.

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Sección 1: Reto

¿Innovar y avanzar o limitarse a sobrevivir con lo puesto? Actualmente, las organizaciones viven inmersas en un clima económico muy delicado, donde luchan por mantener su ventaja competitiva. A menudo, los directores financieros y de TI se encuentran con que estas dos directivas entran en conflicto. Sin embargo, los directores de TI y sus departamentos no solo tienen que prestar apoyo a la innovación para responder a las necesidades de una base de clientes cada vez más diversa; por lo general, además deben trabajar con un presupuesto bastante más ajustado que el de hace diez años. Al mismo tiempo, el entorno de TI se ha vuelto cada vez más complejo, con una gran implantación de la virtualización, nuevas plataformas e infraestructuras basadas en la nube, así como un amplio catálogo de dispositivos a los que hay que brindar compatibilidad. Esta complejidad obliga a distribuir aún mejor los recursos, ya bastante espartanos, dificultando la tarea de centrarse en la innovación. Para abordar esta dinámica, es preciso que los ejecutivos gestionen de forma proactiva las inversiones que ya han destinado a activos de software para asegurarse de lograr el máximo rendimiento. Además, uno de los aspectos principales de la gestión de los activos consiste en cumplir las condiciones de las licencias de software. Cada vez es más frecuente que los distribuidores ejerzan su derecho a auditar a los clientes con el fin de comprobar que no se sobrepasan los límites autorizados de la licencia al utilizar el software adquirido. Por tanto, las organizaciones se ven expuestas al riesgo de recibir multas por inconformidad con las condiciones acordadas, al tener que asumir los gastos que conlleva la realización de estas auditorías y a que el desarrollo normal de su negocio se vea perjudicado cuando tienen que reaccionar ante estas situaciones. Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no gestionan de forma adecuada las inversiones en software. Con el fin de hacer un seguimiento de las licencias de software y los activos físicos, recurren a procesos puramente manuales, a hojas de cálculo o a bases de datos de elaboración propia. Como resultado, no saben con certeza dónde se aplican y aprovechan estos activos o cuáles han caído en desuso, y desconocen si la aplicación práctica del software cumple con las licencias existentes. En lugar de optimizar la inversión, se restan inversiones a los proyectos innovadores debido al gasto en compras de activos físicos y de software, que en realidad no serían necesarios. La organización se expone a multas por inconformidad con los acuerdos del software y a cubrir los costes de las auditorías. Además, no es eficiente en las negociaciones con los distribuidores porque carece de información fiable.

Sección 2: Oportunidad

CA Service Management: Mejora del aprovechamiento de los activos ¿Y si pudiese gestionar sus activos de otra forma? ¿Y si supiese qué licencias se utilizan en cada momento y cuáles de ellas se deberían reasignar? ¿Y si agrupara las licencias de software y las distribuyera para aplicarlas donde se pudieran aprovechar al máximo, en lugar de tener que adquirir software nuevo? ¿Y si fuese capaz de gestionar de forma proactiva las relaciones con los distribuidores, controlar la conformidad con los acuerdos del software y reducir el riesgo que suponen las auditorías de las licencias? Las capacidades de gestión de activos de software de CA Service Management le capacitan para abordar estas demandas. Esta solución le ayuda a identificar en cada momento qué activos y licencias están en uso y cuáles permanecen inactivos, le ayuda a agrupar dichos activos y distribuirlos, allí donde hagan falta y según exija la situación, e informa de manera proactiva sobre los contratos suscritos con los distribuidores y la demanda de licencias de software. Esto le capacita para negociar mejor los contratos, gestionar los problemas de conformidad con las condiciones del software con proactividad y optimizar el aprovechamiento de las licencias de software.

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Reconocimiento e importación de la información sobre licencias La integración con sus herramientas de detección y los sistemas de adquisición existentes puede permitirle realizar búsquedas en cantidades enormes de información. El catálogo maestro de software de esta solución automatiza la tarea de reconocer manualmente cuál es el software sujeto a licencias (un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores), recopilando las licencias de software adquiridas y compilando los derechos de uso de los productos. Esta información se puede conciliar automáticamente, lo que permitirá que los analistas de gestión de activos de software empleen su tiempo más eficientemente, dedicándolo a actividades de más valor. Como resultado, se encuentra en mejor posición para crear un inventario más completo y preciso del software en uso y disponible en el entorno.

Seguimiento, gestión y distribución de licencias en toda la organización Una vez que sabe qué licencias se encuentran disponibles, la solución le ayuda a realizar un seguimiento para determinar cuáles están en uso y cuáles se encuentran libres, y le permite agrupar las licencias disponibles de un departamento o de toda la organización con la finalidad de mejorar el uso de los activos desocupados. De este modo, se encuentra mejor capacitado para coordinar la disponibilidad con las demandas que surjan y, por consiguiente, se reduce el monto de los gastos destinados a compras de licencias innecesarias.

Conocimiento de las implicaciones de gastos que deparan los activos de software Conocer cuál es el impacto financiero de la base de licencias le permite decidir qué costes son pertinentes para su organización y asignarlos en consecuencia. La solución realiza el seguimiento de todos los gastos relacionados con el software y los clasifica, incluidos los costes históricos, los actuales y los previstos, para ayudarle a analizar su impacto financiero. Los gastos se pueden asignar prorrateándolos según sus respectivos proyectos y unidades organizativas, lo que brinda transparencia y hace posible distribuir los costes basándose en los datos reales de aprovechamiento. Como resultado, mejora la aceptación de la asignación interna de costes y precios.

Auditoría e informes sobre el uso de las licencias Las capacidades de gestión de activos de software de CA Service Management le ayudan a comprender las condiciones del software y a generar informes acerca de su cumplimiento. Las capacidades avanzadas de generación de informes le permiten elaborar informes sobre el uso de los activos de software y a ocuparse de su mantenimiento. Un cuadro de mandos dinámico y personalizado muestra resultados esenciales para tomar decisiones mejor fundamentadas y ofrece indicadores clave relacionados con los riesgos más pronunciados respecto a las auditorías, las licencias más caras, los desarrolladores más importantes y los contratos de mayor calado. En las ocasiones en que su organización se enfrente a una auditoría, será capaz de reducir notablemente el esfuerzo necesario para informar al distribuidor de licencias y negociar con él. Además, será mucho menos probable que su organización reciba una multa por no cumplir las condiciones acordadas.

Gestión de distribuidores La solución le ayuda a gestionar las relaciones con los distribuidores, ya que compila información detallada acerca de los distribuidores de software con quienes tiene trato, incluidos datos de contacto y sus relaciones con otras empresas. Esto permite asumir el control de las relaciones con los distribuidores, así como conocer las interdependencias que existen entre todas las partes. Puede potenciar su capacidad de adquisición al disponer de información completa sobre el monto total gastado, así como contar con la posibilidad de prever el gasto total con un distribuidor durante un año determinado.

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Ilustración 1.0 Las completas capacidades de gestión de activos de software que ofrece CA Service Management le ayudan a reconocer e importar información sobre las licencias, a distribuir los activos de software según sea necesario y a gestionar de forma proactiva las relaciones con los distribuidores y la conformidad con las condiciones de las licencias.

Sección 3: Ventajas

Reducción de costes y riesgos por medio de la gestión de los activos de software Mediante la implementación de una gestión de activos de software eficaz y la automatización de los pasos clave de este proceso, tiene la posibilidad de mejorar el rendimiento en dos dimensiones. Los avances en la identificación del software, en los derechos de uso de los productos y en el agrupamiento y la distribución de los activos disponibles dan como resultado una reducción de los costes destinados a adquirir software. De acuerdo con el equipo de análisis de valor de negocio y de retorno de la inversión de CA, por regla general, las organizaciones logran reducir el total de los costes derivados de comprar más software del necesario entre el 50 y el 70 %.1 Asimismo, son capaces de reducir los costes que conlleva la realización de auditorías de conformidad con las condiciones del software, de limitar el riesgo de recibir una multa por inconformidad y de disminuir la cuantía de dichas multas. Nuevamente, según el equipo de análisis de valor de negocio y de retorno de la inversión de CA, las organizaciones que se sirven de la gestión de activos de software que ofrece CA Service Management son capaces, por regla general, de reducir el coste de las multas debidas a la inconformidad con las condiciones del software entre el 45 y el 55 %.1

1 Los intervalos de impacto que se mostraron anteriormente se facilitan para ofrecer una variedad de posibles mejoras en los procesos y estadísticas de retorno de la inversión que pueden lograrse mediante la implementación y la utilización de las capacidades de gestión de activos de software CA Service Management apropiadas y efectivas.

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Sección 4:

Un enfoque completo sobre la gestión de servicios de TI Todas estas capacidades de gestión de activos de software se diseñaron expresamente para abordar las necesidades de proveedores de servicios y grandes empresas como parte de nuestra completa solución CA Service Management. Incluyen una integración sólida, multicliente común y generación de informes habituales en todas las soluciones de gestión y automatización de servicios de CA Technologies. • La integración con CA Client Automation le permite moverse con facilidad entre el inventario de activos de TI detectados y los atributos demográficos, de soporte y financieros de los activos de TI gestionados. Todos los datos se almacenan dentro de la misma base de datos de gestión y su mantenimiento también se realiza aquí. Esto proporciona una solución completa para la gestión de licencias y activos de TI. • Por otra parte, la integración con las capacidades del catálogo de servicios de CA Service Management ofrece una gestión completa de ciclos de vida de activos, que comienza con la solicitud inicial desde el catálogo de servicios, lo que permite al usuario o solicitante final realizar solicitudes de activos que, a su vez, se pueden cubrir internamente con los activos disponibles en el inventario para evitar realizar compras innecesarias. • Por último, la integración con las capacidades de asistencia de CA Service Management es doble, ya que incluye procesos funcionales de servicios de atención y vinculación de datos de CMBD/activos, lo que le permite aprovechar datos de activos para mejorar la prestación de servicios de TI operativos a sus usuarios. Además, esta integración redunda en una mejor toma de decisiones relativas a la gestión de cambios al facilitar un conjunto más completo de información cuando se realizan evaluaciones de impactos y riesgos. • Las capacidades de generación de informes y cuadros de mandos avanzados permiten que los usuarios sin conocimientos técnicos creen y compartan cuadros de mandos interactivos e informes rápidamente.

Más allá de una tecnología excelente: el personal, los procesos y las prácticas recomendadas como centro de atención Más que como un producto, CA Service Management se concibe como una solución, cuyo fin es posibilitar buenos resultados de negocio y los programas. Por ejemplo, incluye procesos de ITIL™ pregenerados para agilizar la rentabilización, formación bajo demanda para mejorar la adopción por parte del usuario final, metodologías de implementación que se pueden repetir y preceptivas basadas en la madurez, y arquitecturas de implementación de prácticas recomendadas para optimizar el retorno de la inversión. Paquete de contenido de ITIL. Se ofrece un conjunto de documentos de procesos de ITIL pregenerados junto con flujos de trabajo compatibles pregenerados, que sientan las bases para que pueda implementar, adoptar y estandarizar con rapidez procesos de gestión de servicios de TI, lo que reduce significativamente el tiempo necesario, el coste y la necesidad de disponer de expertos en la materia para que las organizaciones puedan desarrollar este contenido por sí mismas. Formación bajo demanda. Se incluye una herramienta rentable de formación continua, que ayuda a mejorar las habilidades de los usuarios finales y analistas para que puedan abordar la necesidad que tiene la organización de alcanzar niveles de adopción de usuario final más altos con una mínima repercusión en las operaciones empresariales diarias. El módulo de formación bajo demanda de CA Technologies utiliza CA Productivity Accelerator para automatizar contenido pregenerado que es conforme a las prácticas recomendadas de ITIL y que se puede redefinir para su asignación a sus propias políticas de procesos, procedimientos y operaciones.

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Cuando la repercusión en las operaciones diarias es mínima, la organización de TI se encuentra mejor alineada tanto internamente como respecto a los objetivos de negocio, recibe menos llamadas de solicitud de asistencia y, por tanto, se puede centrar en la prestación de nuevos servicios empresariales más rápidamente. Arquitectura de implementación de referencia. El programa de arquitectura de referencia produce plantillas de arquitectura de implementación de carácter preceptivo y explica cómo implementar soluciones de gestión de servicios de CA Technologies basándose en un programa de certificación que prueba exhaustivamente los atributos funcionales, de rendimiento y de escalabilidad de la solución. Como resultado, se mitiga el riesgo de implementación y se reducen los costes y plazos de implementación. Implementación basada en la madurez. La serie de documentos preceptivos de prácticas recomendadas para cada fase del ciclo de vida de implementación que se ofrece aporta a nuestros clientes un caudal de conocimiento e información para la toma de decisiones fundamentadas. Nuestros documentos de fase de recopilación de requisitos se rellenan previamente para ofrecer los requisitos empresariales funcionales y técnicos y los casos prácticos más comunes según han notificado nuestros clientes y el sector en su conjunto. Estos documentos se han elaborado para aportar facilidad de uso y realización con el fin de desarrollar una estrategia de gestión de servicios que, al ejecutarse, ayude a nuestros clientes a reducir riesgos, costes y el tiempo de comercialización. Integración de datos. CA Technologies ha documentado una amplia estrategia de integración de datos y ha proporcionado una biblioteca de casos prácticos para ayudar a las organizaciones a definir sus requisitos de integración de datos. La estrategia incluye procesos detallados y formatos de archivos de datos para ofrecer el nivel de orientación necesario para reducir el riesgo y el tiempo asociados a esta actividad.

Sección 5:

Pasos siguientes Para obtener más información acerca de las capacidades de gestión de activos de software de CA Service Management y cómo puede obtener ventajas empresariales reales hoy mismo, póngase en contacto con el representante de ventas o visítenos en ca.com/es/itam.

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CA Technologies (NASDAQ: CA) crea software que impulsa la transformación de las empresas y les permite aprovechar las oportunidades de la economía de aplicaciones. El software se encuentra en el corazón de cada negocio, en todos los sectores. Desde la planificación a la gestión y la seguridad, pasando por el desarrollo, CA trabaja con empresas de todo el mundo para cambiar la forma en que vivimos, realizamos transacciones y nos comunicamos, ya sea a través de la nube pública, la nube privada, plataformas móviles, entornos de mainframe o entornos distribuidos. Más información en ca.com/es.

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